Tilintarkastukset ja niiden antama oppi

Transkriptio

1 GLOBAL SERVICE / INDUSTRY Tilintarkastukset ja niiden antama oppi AUDIT / TAX / ADVISORY / LINE OF BUSINESS Lisbet Kontula KHT

2 Sisältö Sisäinen valvonta Olennaiset havainnot vuodelta 2007 Olennaiset havainnot aikaisemmilta ajoilta 2

3 Sisäisen valvonnan arviointi Talousarvioasetuksen 65 1 mom 7 kohta: toimintakertomuksessa tulee olla arviointi sisäisen valvonnan ja siihen sisältyvän riskienhallinnan asianmukaisuudesta ja riittävyydestä sekä sen perusteella laadittu lausuma sisäisen valvonnan tilasta ja olennaisimmista kehittämistarpeista (sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma). Sisäinen valvonta tarkoittaa toimintayksikön ohjaustoimintaprosesseihin sisältyviä menettelyitä, organisaatioratkaisuja ja toimintatapoja, joiden avulla voidaan saada kohtuullinen varmuus toiminnan ja talouden lainmukaisuudesta, talousarvion noudattamisesta ja varojen turvaamisesta, toiminnan tuloksellisuudesta sekä taloutta ja tuloksellisuutta koskevien oikeiden ja riittävien tietojen tuottamisesta. 3

4 Sisäisen valvonnan määritelmä Talousarvioasetus 69 Viraston ja laitoksen johdon on huolehdittava siitä, että virastossa ja laitoksessa toteutetaan sen talouden ja toiminnan laajuuteen ja sisältöön sekä niihin liittyviin riskeihin nähden asianmukaiset menettelyt (sisäinen valvonta), jotka varmistavat: 1) viraston ja laitoksen talouden ja toiminnan laillisuuden ja tuloksellisuuden; 2) viraston ja laitoksen hallinnassa olevien varojen ja omaisuuden turvaamisen; ja 3) viraston ja laitoksen johtamisen ja ulkoisen ohjauksen edellyttämät oikeat ja riittävät tiedot viraston ja laitoksen taloudesta ja toiminnasta Menettelyiden on myös käsitettävä viraston tai laitoksen vastattavana tai välitettävänä olevien varojen hoito sekä ne viraston ja laitoksen toiminnot ja tehtävät; jotka se on antanut toisten virastojen ja laitosten, yhteisöjen tai yksityisten tehtäväksi tai joista se muuten vastaa. 4

5 Järjestön tausta olennaiset asiat Riittävä jäsenmäärä/tausta. Tärkeätä, että on riittäviä voimavaroja hallinnoida hanketta/hankkeita Järjestön tilinpäätös on asiallisesti laadittu ja tilintarkastettu. Jos ei, niin on riski etteivät kulut ole osaa hankkeesta ja että on väärin raportoitu UM:lle On taloudellisesti itsenäinen järjestö järjestöllä on riittävää omaa rahoitusta. Jos ei, niin on riski, ettei järjestö pysty taloudellisesti selviytymään hankkeen hallinnosta ja koordinoinnista. Järjestöllä on riittävästi resursseja ja osaamista hallinnoida suunniteltu hanke lähinnä että onko kokemusta sekä alaa vastaavaa koulutusta esim. jos on terveysprojekti niin onko projektikoordinaattori terveysalan asiantuntija. Järjestön hankebudjetti on laadittu hankesuunnitelman/työsuunnitelman mukaisesti. Koordinointi kohdemaan yhteistyöpartnerin kanssa on asianmukaisesti ohjeistettu. Kohdemaassa yhteistyöpartneri tarvitsee yleensä koulutusta sekä ohjeistusta, jotta hanketta voidaan toteuttaa suunnitelman mukaisesti. 5

6 Vuosiraportit olennaiset asiat Vuosiraportti on laadittu hankesuunnitelman mukaisesti - siis mitä on suunniteltu niin onko ne myöskin toteutettu Vuosiraportti on asianmukaisesti allekirjoitettu ja rahoitusraportti on tilintarkastettu. Tilintarkastajan lausunto on KEO:n ohjeistusten mukainen ja liitetty vuosiraporttiin. Rahoitusraportti sisältää hankebudjetin luvut (hankesuunnitelman luvut), todelliset kulut (järjestön kirjanpidosta johdettu kulut) sekä budjettierot. Olennaiset budjettierot on analysoitu ja raportoitu syyt niihin sekä mihin toimenpiteisiin on ryhdytty. 6

7 Kirjanpidon järjestelyt Suorite- vai kassaperusteinen kirjanpito? Kirjanpitolaki antaa mahdollisuuden kassaperusteiseen kirjanpitoon tilikauden aikana. Kuitenkin tämä on lähinnä tarkoitettu pienille yhtiölle ja järjestöille. Jos kassaperusteinen, niin erillinen seurantajärjestelmä/apukirja, johon kirjataan ennakot ja näitä ennakoita pitää seurata tilivuoden aikana. Valtionavustuslaki pykälä 13, missä sanotaan määrärahan käytöstä: Valtionavustus saadaan käyttää ainoastaan valtionavustuspäätöksen mukaisen tarkoitukseen. Jos kirjataan maksuperusteisesti eikä UM:lle raportoidut kulut perustu järjestön kirjanpitoon, vaan erillisiin excel taulukoihin, niin ei voida varmuudella todeta, että hankkeelle myönnetyt varat ovat käytetty hankepäätöksen mukaisesti. Kumppanuusjärjestöiltä vaaditaan hyvää hallintoa. Hyvä hallinto on sama kuin hyvä kirjanpitotapa, joka on suoriteperusteinen kirjanpito. 7

8 Olennaiset havainnot vuoden 2007 tarkastuksissa Rajanveto järjestöjen oman toiminnan ja kehitysyhteistyötoiminnan välillä missä raja kulkee? Muutamien järjestöjen osalta hankkeiden rahoitus oli osa isompaa ohjelmaa ja sisältyi niin sanottuun korirahoitukseen. Vaikka on useampia rahoittajia yhteen ohjelmaan, niin on selkeästi hanke per rahoittaja tai hanke on korvamerkitty. Yhtenäinen raportointi puuttuu; jopa suomalaisten järjestöjen raportointiohjeet ovat erilaisia ja eivät aina ole UM:n ohjeitten mukaisia. Ohjeistukset puuttuvat; ei ole yhteneväisiä tai puuttuvat kokonaan. Järjestöllä on lähetetty kehitystyöntekijä paikalla siten on selkeästi parempi ja tehokkaampi seuranta sekä myöskin koulutusta paikalliselle yhteistyöpartnerille. Yhteistyöpartnereiden osuus ja vastuu ei ole merkittävästi lisätty Tämä mielestämme tulisi korjata ja siirtää vähitellen vastuu yhteistyöpartnereille. 8

9 Mitkä ovat ne pääasialliset havainnot, jotka ovat tulleet esiin aikaisemmissa hanketarkastuksissa Kirjanpito ei ole asianmukaisesti järjestetty; ei ole asianmukaisesti kirjattu kirjanpitoon viiveitä ja tositteet ovat puutteellisia. Vuosiraportit ei ole johdettavissa järjestön kirjanpidosta Vuosiraportit ovat myöhässä Henkilöstökulut eivät perustu työajanseurantaan siten ei voida tarkastaa onko kulut hankkeelle tehtyä työtä. Hallintokulut ovat yleisiä järjestön kuluja eivätkä ole suoraan johdettavissa kirjanpidosta. Tilinpäätös laadittu myöhässä tämä on kirjanpitolain vastainen. Tilintarkastus ei ole asianmukaisesti järjestetty ei ole tarkastettu ohjeitten mukaisesti. 9

10 Mitkä ovat ne pääasialliset havainnot, jotka ovat tulleet esiin aikaisemmissa hanketarkastuksissa Jos on investointeja (autoja, tietokoneita, kalusteita), pitää suomalaisen kansalaisjärjestön kanssa varmistaa, että käyttöomaisuusluettelo otetaan käyttöön sekä että inventointi tehdään vuosittain. Jos KEO-33 hyväksyy muutoksia hankesuunnitelmaan tai jos on kumppanuusjärjestö, tuenkäyttösuunnitelmaan, niin muutoksen hyväksyminen pitää olla asianmukaisesti dokumentoitu. Mielestäni, jos on olennainen muutos, niin se on muutos sopimukseen, joten pitää olla sopimuksen muutosta vastaavaa dokumentointia. 10

11 The information contained herein is of a general nature and is not intended to address the circumstances of any particular individual or entity. Although we endeavor to provide accurate and timely information, there can be no guarantee that such information is accurate as of the date it is received or that it will continue to be accurate in the future. No one should act on such information without appropriate professional advice after a thorough examination of the particular situation. Esittäjän yhteystiedot: Lisbet Kontula KPMG Oy Ab lisbet.kontula@kpmg.fi 11