Tervetuloa Itä-Suomen yliopistoon - uuden työntekijän opas

Transkriptio

1 Tervetuloa Itä-Suomen yliopistoon - uuden työntekijän opas

2 Tervetuloa Itä-Suomen yliopistoon - uuden työntekijän opas

3

4 Tervetuloa Itä-Suomen yliopistoon - uuden työntekijän opas Itä-Suomen yliopisto 2011

5 Kopijyvä Oy Joensuu, 2011

6 Lukijalle Olet lämpimästi tervetullut Itä-Suomen yliopiston palvelukseen. Uusi työpaikkasi on asiantuntijaorganisaatio, joka tuottaa laadukkaita opetus-, tutkimus ja kehittämispalveluita. Sinä kuulut nyt osana tähän kokonaisuuteen ja työ- ja kehittämispanoksesi on tärkeä yliopiston menestymisen kannalta. Ensimmäisiä tehtäviäsi on perehtyä yliopiston toimintaan ja omaan yksikköösi. Yhteinen tavoitteemme on, että olet motivoitunut työssäsi ja pystyt säilyttämään motivaatiosi korkealla koko työurasi ajan. Tämä edellyttää Sinulta aktiivista otetta: vastuun ottamista, sitoutumista, sopeutumista yliopiston ja sen työyhteisön toimintaan ja kehittämistä. Työtehtäviin ja niihin liittyviin odotuksiin kannattaa perehtyä huolella. Sinulla on aina lupa kysyä ja tuoda oma osaamisesi esiin. Positiivisuus ja myönteinen ihmettelyn taito ovat aina hyviä avuja uuteen työpaikkaan tullessa. Vastuu perehdyttämisestä on sillä yksiköllä, missä tulet työskentelemään. Yksikön esimiehen tulee huolehtia siitä, että perehdyttäminen hoidetaan asianmukaisesti. Perehdyttäminen luo pohjaa työhyvinvoinnille ja sillä on vaikutusta työn tuottavuuteen ja laatuun. Tämän oppaan lopussa on perehtyjän muistilista sekä suomeksi että englanniksi, jonka pohjalta voi tarkistaa, että saat riittävät tiedot asioista. Vastuu omasta oppimisesta ja tiedonsaannista on aina myös perehtyjällä itsellään. Yliopiston perehdyttämiskäytännöistä löytyy tarkempaa tietoa intrasta: Yliopisto järjestää kaksi kertaa vuodessa Tervetuloa taloon -tilaisuudet pääkampuksilla. Olet lämpimästi tervetullut näihin tilaisuuksiin! 5

7 Rehtorin tervehdys Itä-Suomen yliopisto on uusi yliopisto, vaikka sen kahden edeltäjäyliopistojen historia ulottuukin aina 1960-luvulle saakka. Yliopistossa on työntekijöitä neljällä paikkakunnalla, kolme kampuksella ja yhdellä tutkimusasemalla. Monipaikkaisuus on meille erityinen haaste, samoin kuin lyhyt yhteinen historia nykyrakenteissaan. Silti uskallan väittää, että jo kahden vuoden aikana meille on muodostunut yhteinen yliopistoidentiteetti ja riittävän yhtenevät hallintokäytännöt. Hyvä, yhtenäinen työantajapolitiikka on selkeä toimintamme peruslähtökohta. Siksi uuden yliopiston rakentamisvaiheessa olemme kiinnittäneet erityistä huomiota mm. urakehityksen edistämiseen, työhyvinvointiin ja esimiestaitojen kehittämiseen. Haluamme olla kilpailukykyinen ja kannustava työnantaja. Yliopiston menestys on meidän kaikkien etu. Kaikilla työntekijäryhmillä on siinä oma roolinsa olkoon tehtävä ns. ydintehtävien (tutkimus ja opetus) tai hallinto- ja tukipalvelujen piirissä. Yliopisto on tulvillaan tietoa. Sisäisen viestinnän kehittäminen on yksi kestohaasteistamme. Yhä enemmän tietoa on saatavissa verkosta, erityisesti yliopiston intranetistä. Jokaisen teistä kannattaa panostaa intranetin hyödyntämiseen. Siihen tämä tietopaketti on erinomainen pohja. Tämän jälkeen on helpompi jäsentää sitä kokonaisuutta, joka uudelle työntekijällä vyöryy intranetin etusivulta. Kysyvä ei myöskään tieltä eksy. Myös yliopiston johto haluaa olla säännöllisesti koko yhteisön kuultavana, minkä areenana ovat lukukausien aikana järjestettävät UEF-tietotorit. Tervetuloa työyhteisöömme koko Itä-Suomen yliopiston johdon puolesta! Perttu Vartiainen rehtori 6

8 Sisällys LUKIJALLE... 5 REHTORIN TERVEHDYS... 6 ITÄ-SUOMEN YLIOPISTO... 9 Itä-Suomen yliopiston synty ja organisaatiorakenne...9 Organisaatiokaavio...9 Filosofinen tiedekunta...10 Luonnontieteiden ja metsätieteiden tiedekunta...10 Terveystieteiden tiedekunta...10 Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta...11 Tukiyksiköt...11 Hallintokeskus Yleishallintoyksikkö Henkilöstöyksikkö Opinto- ja opetuspalvelut -yksikkö Kansainvälisten asioiden yksikkö Tutkimuspalvelut -yksikkö Talous- ja toimitilayksikkö Suunnittelu- ja kehittämisyksikkö Viestintäyksikkö Palvelu- ja erillislaitokset...12 Itä-Suomen yliopiston apteekki...12 Kielikeskus...12 Kirjasto...13 Koulutus- ja kehittämispalvelu Aducate Tietotekniikkakeskus Palvelussuhteen ehdoista...15 Työsopimus...15 Työaika...15 Palkkaus...15 Palkanmaksu Vuosiloma... 16

9 Sairauspoissaolojakso Työtapaturma ja ammattitauti Perhevapaat Merkkipäivät ja lähiomaisiin liittyvät poissaolot Työmatka Sivutoimilupa ja -ilmoitus Työterveyshuolto Työtodistus Kehityskeskustelu Palveluja henkilöstölle...20 It Help Desk...20 Opinto- ja opetuspalvelut...20 UEF-tietopankki...20 Ammattijärjestöt...20 Apurahat...20 Asiakirjahallinto-, kirjaamo- ja arkistopalvelut...20 Henkilökuntakortti ja henkilöstöedut Kahvila- ja ravintolapalvelut Laatutyö Puhelinluettelo SoleTM SoleCRIS Tasa-arvo ja yhdenvertaisuus Työsuojelu Varhaisen tuen toimintamalli...22 Yliopistoliikunta...22 Yliopiston viestintä...22 Liite: Perehdytyksen muistilista...23 New employee induction / checklist...26

10 Itä-Suomen yliopisto Itä-Suomen yliopiston tehtävänä on tuottaa korkeatasoista tutkimusta ja opetusta. Yliopisto profiloituu vahvuusaloilleen ja tukee erityisesti Itä-Suomen kehitystä. Itä- Suomen yliopisto on monialainen tutkimusyliopisto, joka profiloituu kansainvälisesti kilpailukykyisten tiede- ja koulutusalojensa kautta. Yliopiston vahvuusaloilla tehtävä tutkimus on kansainvälisesti korkeatasoista, koulutus on vetovoimaista ja ylläpitää kansallista osaamispääomaa sekä tuottaa yhteiskunnan ja elinkeinoelämän kannalta merkittäviä tieteellisiä tutkimustuloksia. Itä-Suomen yliopiston tutkimuksen vahvuusaloja ovat metsä ja ympäristö, terveys ja hyvinvointi sekä uudet teknologiat ja materiaalit. Tutkimuksen uusiutumiseksi yliopisto kannustaa rakentamaan uusia monitieteisiä ja poikkitieteellisiä tutkimusryhmiä ja -konsortioita, joille yliopisto suuntaa sisäisen kilpailun kautta strategista rahoitusta. Yliopistossa toimii tutkijakoulu, johon kuuluvat kaikki yliopiston jatko-opiskelijat. Itä-Suomen yliopiston arvot ovat tieteen vapaus, eettisyys ja oikeudenmukaisuus. Henkilöstöpolitiikan ytimenä ovat akateeminen vapaus ja ammattimainen johtaminen. Henkilöstö, opiskelijat ja yhteistyökumppanit rakentavat ja edelleen kehittävät ihmisläheistä ja kilpailukykyistä yliopistoa. Itä-Suomen yliopisto toteuttaa arvojensa mukaista ihmisläheistä ja kilpailukykyistä henkilöstöpolitiikkaa. Henkilöstöstrategian lähtökohtana ovat ihmiset ja heidän työnsä. Ks. tarkemmin: ITÄ-SUOMEN YLIOPISTON SYNTY JA ORGANISAATIORAKENNE Itä-Suomen yliopisto aloitti toimintansa , kun Joensuun yliopisto ja Kuopion yliopisto yhdistyivät. Yhdistymisen myötä syntyi valtakunnallisesti suurin yliopisto, joka työllistää n työntekijää ja toimii aktiivisesti kolmella kampuksella. Pääkampukset ovat Joensuussa ja Kuopiossa. Lisäksi Itä-Suomen yliopistolla on sivukampus Savonlinnassa. Itä-Suomen yliopistossa opiskelee noin opiskelijaa. Itä-Suomen yliopistossa on neljä tiedekuntaa, hallintokeskus ja viisi palvelu- ja erillislaitosta. Yliopiston tiedekunnista filosofinen tiedekunta toimii Joensuussa ja Savonlinnassa, luonnontieteiden ja metsätieteiden tiedekunta Joensuussa ja Kuopiossa, terveystieteiden tiedekunta Kuopiossa ja yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta kaikilla kolmella kampuksella eli Joensuussa, Kuopiossa ja Savonlinnassa. ORGANISAATIOKAAVIO 9

11 FILOSOFINEN TIEDEKUNTA Filosofinen tiedekunta on yksi Itä-Suomen yliopiston neljästä tiedekunnasta, ja se toimii kahdella kampuksella, Joensuussa ja Savonlinnassa. Tiedekunta kouluttaa humanistisen, kasvatustieteellisen, psykologian ja teologisen koulutusalan asiantuntijoita ja ammattilaisia. Tutkimustoiminta on monitieteistä ja teoreettisesti ja metodologisesti monipuolista. Tiedekunnassa on noin 3600 perustutkinto-opiskelijaa ja noin 350 jatko-opiskelijaa. Henkilökuntaa on yhteensä noin 400. Filosofisessa tiedekunnassa on neljä opetus- ja tutkimusosastoa: humanistinen osasto, kasvatustieteiden ja psykologian osasto, soveltavan kasvatustieteen ja opettajankoulutuksen osasto sekä teologian osasto. Soveltavan kasvatustieteen ja opettajankoulutuksen osasto toimii sekä Joensuussa että Savonlinnassa, muut osastot toimivat pelkästään Joensuussa. Osastojen lisäksi filosofiseen tiedekuntaan kuuluu ohjattua opetusharjoittelua ja opettajankoulutuksen kehittämistä varten kaksi harjoittelukoulua: Joensuun normaalikoulu ja Savonlinnan normaalikoulu. Joensuun normaalikouluun kuuluu perusaste (vuosiluokat 1 9) ja lukio. Savonlinnan normaalikoulu sisältää perusopetuksen vuosiluokat 1 9. LUONNONTIETEIDEN JA METSÄTIETEIDEN TIEDEKUNTA Luonnontieteiden ja metsätieteiden tiedekunta on yksi neljästä Itä-Suomen yliopiston tiedekunnasta. Tiedekunta toimii kahdella kampuksella, Joensuussa ja Kuopiossa. Tiedekunnassa on seitsemän tiedelaitosta ja yksi osasto: biologian laitos, biotieteiden laitos, fysiikan ja matematiikan laitos, kemian laitos, metsätieteiden osasto, sovelletun fysiikan laitos, tietojenkäsittelytieteen laitos ja ympäristötieteen laitos. Tiedekuntaan kuuluvia toimintayksiköitä ovat lisäksi Ilomantsissa sijaitseva Mekrijärven tutkimusasema sekä tiedekunnan yhteinen infrastruktuuriyksikkö SIB-Labs. Tiedekunnan oppialat sijoittuvat Itä-Suomen yliopiston parhaimmistoon. Tutkimuksen laadun arvio osoittaa myös, että aktiivinen ja alallaan korkeatasoinen tutkimus on avain kansainvälisyyteen, joka luo mahdollisuuksia toimivaan ja tulokselliseen tutkimus- ja koulutusyhteistyöhön kauas Suomen rajojen ulkopuolelle. TERVEYSTIETEIDEN TIEDEKUNTA Terveystieteiden tiedekunta on ainutlaatuinen kokonaisuus Suomessa. Tiedekunta yhdistää toiminnassaan viisi laitosta: Lääketieteen laitos, farmasian laitos, hoitotieteen laitos, A. I. Virtanen -instituutti ja koe-eläinkeskus. Lisäksi terveystieteiden tiedekunnasta koordinoidaan molekyylilääketieteen ja sitä tukevien lääketutkimuksen 10

12 ja biotekniikan alojen tutkimuksen katto-organisaation Biokeskus Kuopion toimintaa. Tiedekunta toimii Itä-Suomen yliopiston Kuopion kampuksella. Tiedekunta kouluttaa asiantuntijoita ja ammattilaisia useille keskeisille terveydenhuollon ja hyvinvoinnin aloille. Koulutusta annetaan lääketieteen, hammaslääketieteen, farmasian (farmaseutti ja proviisori) ja terveyden biotieteet -koulutusohjelmilla sekä viidessä terveystieteiden pääaineessa (ergonomia, kansanterveystiede, liikuntalääketiede, ravitsemustiede). Näillä aloilla myös tutkimustoiminta on kansainvälisesti erittäin korkeatasoista. Ainutlaatuisen rakenteensa ansiosta terveystieteiden tiedekunnalla on myös erinomaiset mahdollisuudet synnyttää uusia tutkimusalueita kliinisen lääketieteen, biolääketieteen, farmasian ja hoitotieteen rajapinnoille. YHTEISKUNTATIETEIDEN JA KAUPPATIETEIDEN TIEDEKUNTA Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta toimii Itä-Suomen yliopiston kaikilla kolmella kampuksella Joensuussa, Kuopiossa ja Savonlinnassa. Tiedekunnassa koulutetaan ammattilaisia ja asiantuntijoita historia- ja maantieteiden, kauppatieteiden, oikeustieteiden, yhteiskuntatieteiden sekä sosiaali- ja terveysjohtamisen aloille. Tiedekuntaan kuuluvat matkailu- ja vapaa-ajan tutkimukseen erikoistunut Matkailualan opetus- ja tutkimuslaitos sekä Karjalan tutkimuslaitos, jossa tehdään Itä-Suomen, Karjalan ja Luoteis-Venäjän henkiseen ja aineelliseen kehitykseen liittyvää monitieteistä humanistista ja yhteiskuntatieteellistä tutkimusta. Lisäksi tiedekunnassa toimii hyvinvointitutkimuskeskus KWRC. Tiedekunnassa tehtävä tutkimus kytkeytyy yliopiston vahvuusaloista niin metsä- ja ympäristötutkimukseen kuin terveyden ja hyvinvoinnintutkimukseenkin. Tiedekunnassa on vahvaa yhteiskunnallista ja oikeustieteellistä ympäristötutkimusta sekä hyvinvointiin liittyvää yhteiskuntatieteellistä tutkimusta. Terveys- ja hyvinvointipalvelujen johtamisen tutkimuksessa tiedekunnalla on vahva kansallinen asema. Kauppatieteellinen tutkimus on vahvistunut viime vuosina. Tiedekunta on vahva osaaja myös Venäjän ja Euroopan rajojen sekä rajaseutujen ja reuna-alueiden tutkimuksessa. Tiedekunnassa on noin 4000 perustutkinto-opiskelijaa ja noin 400 aktiivista jatko-opiskelijaa. Henkilökuntaa on tällä hetkellä noin 350. TUKIYKSIKÖT Hallintokeskus Itä-Suomen yliopistossa toimii hallintokeskus, jota johtaa hallintojohtaja Tuomo Meriläinen. Hallintokeskuksen henkilöstö toimii kolmella kampuksella eli Joensuussa, Kuopiossa ja Savonlinnassa. Hallintokeskuksen yksiköitä ovat: 11

13 Yleishallintoyksikkö Henkilöstöyksikkö: Henkilöstöhallinto Henkilöstön kehittäminen Opinto- ja opetuspalvelut -yksikkö Kansainvälisten asioiden yksikkö Tutkimuspalvelut -yksikkö Talous- ja toimitilayksikkö Suunnittelu- ja kehittämisyksikkö Viestintäyksikkö PALVELU- JA ERILLISLAITOKSET Itä-Suomen yliopiston apteekki Itä-Suomen yliopiston apteekki palvelee Kuopiossa osoitteessa Puijonkatu 23, Kuopion torin laidalla Kauppakeskus Sektorin katutasossa. Itä-Suomen yliopiston henkilöstö saa alennusta ei-lääkkeellisistä itsehoitotuotteista ja tuotteita voi tilata kätevästi verkossa (yliopistonverkkoapteekki.fi) ja tilaus toimitetaan työpaikallesi sisäisenä postina. Kielikeskus Kielikeskus vastaa Itä-Suomen yliopiston tutkintoihin kuuluvista kieli- ja viestintäopinnoista Joensuun, Kuopion ja Savonlinnan kampuksilla. Tutkintoihin sisältyvien kurssien lisäksi järjestämme valinnaisia kursseja, joille voivat osallistua perus- ja 12

14 jatko-opiskelijoiden sekä kansainvälisten vaihto-opiskelijoiden ohella yliopiston henkilökunta sekä ulkopuoliset asiakkaat. Kielikeskuksen toiminta tukee koko yliopiston ja Itä-Suomen kansainvälistymistä. Kirjasto Kirjaston painetut kokoelmat ja kirjastotilat sijaitsevat yliopiston kolmella kampuksella Joensuussa, Kuopiossa ja Savonlinnassa. Merkittävä osa kirjaston palveluista ja kokoelmista on käytettävissä tietoverkon kautta. Palveluista saa tietoja kotisivuilta ja ottamalla yhteyttä henkilökuntaan. Tietokannat Kirjaston keskeisiä tietokantoja ovat Itä-Suomen yliopiston kirjastotietokanta Josku (Internetissä vapaassa käytössä) ja Itä-Suomen yliopiston e-aineistotietokanta UEFNelli, jossa Itä-Suomen yliopiston ja KYSin henkilökunta sekä yliopiston tutkijat ja opiskelijat voivat käyttää lisensioituja aineistoja ja omanelli-toimintoja. Käyttö vaatii kirjautumisen sisään omalla käyttäjätunnuksella. Myös etäkäyttö on mahdollista, ks. Uef Electronic Publicationsiin tallennetaan yliopiston elektronisia julkaisuja, Lainojen uusinta Oman kirjaston lainoja voi uusia 10 kertaa, mikäli niihin ei ole varauksia. Itä-Suomen yliopiston ja Kysin henkilökuntaan kuuluvien lainat uusitaan automaattisesti 10 kertaa, mikäli niihin ei ole varauksia. Automaattinen uusinta onnistuu, kun henkilökuntaan kuuluva asiakas on ilmoittanut kirjastoon henkilökuntastatuksensa ks. Kaukopalvelu Kaukopalvelu on kirjastojen välistä yhteistoimintaa. Kirjasto tilaa toisilta kirjastoilta asiakkaan pyynnöstä aineistoa, jota ei löydy Itä-Suomen yliopiston kirjastosta. Palvelu on maksullista ks. Tietopalvelu ja neuvonta Informaatikot ja kirjastonhoitajat neuvovat tietokantojen käytössä ja tekevät pyynnöstä maksullisia tiedonhakuja. Yhteyttä voi ottaa suoraan eri alojen informaatikoihin tai osoitteella Vapaakappaleet Itä-Suomen yliopiston kirjaston vapaakappaleoikeus tarkoittaa sitä, että kirjasto saa korvauksetta kaiken Suomessa painetun aineiston (vuodesta 1981 lähtien). Vapaakappalekokoelman tiedot eivät sisälly kirjaston tietokantaan Joskuun. Tietoja voi hakea Fennica-tietokannasta. Kokoelman aineistot ovat pyynnöstä saatavilla lukusalikäyttöön. Pyynnön voi tehdä myös verkkolomakkeella 13

15 Yhteislainaus Varastokirjastosta Yhteislainaus on maksullinen palvelu (1, v. 2011), jonka avulla voit itse tilata kirjoja Varastokirjastosta Artikkelipyynnöt Varastokirjastosta Itä-Suomen yliopiston ja KYSin henkilökuntaan kuuluvat ja yliopiston opiskelijat voivat itse tilata artikkeleita Varastokirjastosta. Opiskelua ja tutkimusta varten tilattavat artikkelit ovat maksuttomia Koulutus- ja kehittämispalvelu Aducate Koulutus- ja kehittämispalvelu Aducate on Itä-Suomen yliopiston erillislaitos, jonka tehtävänä on tarjota aikuisväestölle elinikäisen oppimisen mahdollisuuksia. Aducate järjestää Itä-Suomen yliopiston osaamisalojen mukaista ammatillista täydennyskoulutusta, avoimen yliopiston toimintaa sekä tuottaa yliopistollisia koulutus- ja kehittämispalveluita. Yksikön toiminta perustuu Itä-Suomen yliopiston tieteenaloihin ja osaamiskeskittymiin. Monipuolinen Aducate auttaa erityisesti sosiaali- ja terveysalan, lääkealan, opetuksen ja oppimisen, ympäristö- ja metsäalan sekä liiketoimintaosaamisen ja oikeustieteen aikuiskoulutuksen haasteissa. Lisäksi monikulttuurisuus ja Venäjäasiantuntemus kulkevat Aducatessa läpäisevänä kaikilla sisältöaloilla. Aducate palvelee Itä-Suomen yliopiston yksiköitä yhteistyö- ja asiantuntijatahona koulutus- ja kehittämistyössä. Aducate toteuttaa yliopiston elinikäisen oppimisen ja yhteiskunnallisen vaikuttavuuden periaatteita. Aducatessa työskentelee lähes 130 koulutus- ja kehittämisalan ammattilaista kolmella kampuksella Joensuussa, Kuopiossa ja Savonlinnassa. Aducate on opiskelijamäärältään (lähes ) eräs suurimmista yliopistollista aikuiskoulutusta järjestävistä yksiköistä Suomessa. Vahva valtakunnallinen palveluiden tarjoaja Aducate on seuraavilla aloilla sosiaali- ja terveysala lääke- ja ravitsemusala kasvatus, opetus ja oppiminen. Aducate tarjoaa lisäksi palveluita ympäristö- ja metsäalalla, liiketoimintaosaamisessa ja oikeustieteellisellä alalla ja on Venäjä-yhteistyön ammattilainen. Tietotekniikkakeskus Tietotekniikkakeskus, Tike, on Itä-Suomen yliopiston palvelulaitos, jonka keskeinen tehtävä on vastata yliopiston tietoteknisestä ja tietohallinnollisesta palvelukokonaisuudesta sekä ylläpitää ja kehittää yliopiston tietoteknistä infrastruktuuria. Tiken tarjoamat palvelut, kuten käyttäjätunnukset, tietojärjestelmät, sähköposti ja verkkoyhteydet, on koottu palvelut-otsikon alle Tietotekniikkakeskuksen sivuille. 14

16 Asiakaspalvelupyynnöt tulee lähettää ensisijaisesti sähköpostiosoitteeseen tai ottaa puhelimitse yhteyttä HelpDeskin puhelinnumeroon Tiken neuvonta ks. PALVELUSSUHTEEN EHDOISTA Työsopimus Koko yliopiston henkilöstö on työsopimussuhteista. Tehtävään tullessa työntekijä saa työsopimuksen. Työsopimukseen liittyen mm. Rehtorin antamat yleiset määräykset palvelussuhteeseen ottamisesta ja Rehtorin delegointipäätös koskien palvelussuhteeseen ottamista Itä-Suomen yliopistossa ks. Työaika Yliopiston muu henkilöstö noudattaa virastotyöaikaa, joka on 7 tuntia 15 minuuttia päivässä ja 36 tuntia ja 15 minuuttia viikossa. Käytössä on liukuva työaika ja kellokortti. Tarkempia tietoja liukuvasta työajasta saat yliopiston intrasta sivuilta Opetus- ja tutkimushenkilöstö noudattaa kokonaistyöaikaa, joka on 1600 tuntia lukuvuodessa. Opetushenkilöstön kokonaistyöajasta tehdään vuosittaiset työsuunnitelmat esimiehen ja asianomaisen henkilön kanssa. Työsuunnitelmia ja kokonaistyöaikaa koskevat ohjeet ja määräykset ks. Palkkaus Yliopistoissa on otettu vuoden 2006 alusta alkaen käyttöön tehtävien vaativuut een ja henkilökohtaiseen suoriutumiseen perustuva palkkausjärjestelmä. Palkkaus järjestelmässä työntekijän palkkaus muodostuu tehtävän vaativuuteen perustuvasta tehtäväkohtaisesta palkanosasta ja henkilökohtaiseen työstä suoriutumiseen perustuvasta henkilökohtaisesta palkanosasta. Yliopistossa on käytössä kaksi arviointijärjestelmää; opetus- ja tutkimushenkilöstöön sovellettava arviointijärjestelmä sekä muuhun henkilöstöön sovellettava arviointijärjestelmä. Työnantaja päättää sovittujen kriteerien perusteella kumpaa järjestelmää henkilöön sovelletaan. Palkkausjärjestelmää sovelletaan, jos palvelussuhde kestää yli kuusi kuukautta. Lisäksi on käytössä normaalikoulun opetushenkilöstön arviointijärjestelmä, jota sovelletaan normaalikoulun opetushenkilöstöön. Työehtosopimuksessa on määritelty tehtävien vaativuuden päävaativuustekijät, vaativuusryhmät ja niitä vastaavat palkkaustaulukot. Opetus- ja tutkimushenkilöstön järjestelmässä vaativuusryhmiä on 1-11 ja muun henkilöstön järjestelmässä Vastaavasti työehtosopimuksessa on määritelty henkilökohtaisen suorituksen arvioinnissa käytettävät arviointitekijät ja henkilökohtaisen palkanosan taulukot. Henkilökohtainen palkanosa voi olla enintään 46,3 % kulloinkin maksettavasta tehtäväkohtaisesta palkanosasta. 15

17 Rekrytointivaiheessa työnantajan edustaja määrittelee tehtävän alustavan vaativuus- ja suoritustason. Uuden henkilön palkka maksetaan alustavien arviointien mukaan, kunnes tehtävänkuvaus ja vaativuustaso on käsitelty arviointiryhmässä ja työnantaja on sen jälkeen vahvistanut vaativuus- ja suoritustason. Lisätietoja palkkaukseen liittyvistä asioista löydät intrasta sivulta: uef.fi/intra/henkilostohallinto/palkan-maaraytyminen-ja-maksaminen Palkanmaksu Palkanmaksua varten tulee täyttää henkilötietolomake henkilostohallinto/lomakkeet Lomake lähetetään yhdessä verokortin kanssa yliopistojen palvelukeskus Certiaan. EU- maiden ulkopuolelta tuleville on lisäohjeita henkilötietolomakkeessa. Palkka maksetaan toistaiseksi voimassa olevien työntekijöiden osalta pääsääntöisesti kuukauden 15. päivä ja määräaikaisten työntekijöiden osalta kuukauden viimeinen päivä. Sivutoimisten tuntiopettajien palkka maksetaan laskua vastaan ensimmäisenä mahdollisena palkkapäivänä. Palkkalaskelman sähköistä toimittamista varten yliopistossa on käytössä verkkopalkka. Verkkopalkka on palvelu, jolla palkkalaskelmat toimitetaan palkansaajille sähköisessä muodossa niin, että palkansaajat voivat tarkastaa palkkalaskelmansa omassa verkkopankissaan. Sähköistä palkkalaskelmaa voivat käyttää ne henkilöt, joilla on käytössään verkkopankkitunnus. Vuosiloma Vuosiloman määräytymisperusteena on lomanmääräytymisvuosi, joka on lomakautta edeltävän maaliskuun lopussa päättyvän 12 kuukauden pituinen ajanjakso. Täydeksi lomanmääräytymiskuukaudeksi sellainen kalenterikuukausi, jonka aikana työntekijä on ollut työssä vähintään 14 päivää. Vuosiloman pituus: 1. kaksi arkipäivää kultakin täydeltä lomanmääräytymiskuukaudelta 2. kaksi ja puoli arkipäivää kultakin täydeltä lomanmääräytymiskuukaudelta, jos lomavuoden maaliskuun loppuun mennessä on ollut välitöntä palvelusta vähintään yksi vuosi 3. kolme arkipäivää kultakin täydeltä lomanmääräytymiskuukaudelta, jos lomavuoden loppuun mennessä vuosilomaan oikeuttavaa palvelusaikaa on yhteensä 15 vuotta. Lomakausi on kesäkuun 1. päivän ja syyskuun 30. päivän välinen aika. Niitä henkilöitä, joihin sovelletaan opetus- ja tutkimushenkilöstön työaikamääräyksiä tai harjoittelukoulujen opetushenkilöstöä koskevia määräyksiä, eivät koske em. vuosilomasäännökset muuta kuin lomarahan osalta. Lisätietoja loma-asioista löydät intrasta sivulta: 16

18 Sairauspoissaolojakso Työntekijällä on oikeus saada sairaudesta johtuvaa työstävapautusta, jos hän on todistetusti sairaudesta, viasta tai vammasta johtuvan työkyvyttömyyden vuoksi estynyt hoitamasta tehtäviään. Sairaudesta johtuvasta poissaolosta on välittömästi ilmoitettava esimiehelle. Sairaus on pääsääntöisesti todistettava lääkärintodistuksella. Lääkärintodistusta ei tarvita kolme (3) vuorokautta tai sitä lyhyemmästä sairauspoissaolosta. Työnantajalla on kuitenkin oikeus vaatia, että sairaus todistetaan lääkärin-, terveydenhoitajan- tai sairaanhoitajan todistuksella tai muulla luotettavalla tavalla. Enintään viisi (5) vuorokautta kestänyt sairaus voidaan todistaa joko terveyskeskuksen tai työterveysaseman terveydenhoitajan antamalla todistuksella. Yli viisi (5) vuorokautta kestävä sairaus on todistettava lääkärintodistuksella. Sairauspoissaolosta ilmoitetaan poissaoloilmoituksella, joka löytyy intrasta henkilöstöhallinnon lomakkeista. Lomake toimitetaan esimiehen allekirjoituksella varustettuna henkilöstöhallintoon. Lomake täytetään kaikista poissaoloista, myös esimiehen luvalla tapahtuvista alle kolmen päivän poissaoloista. Jos sairaus kestää viikonlopun yli, lasketaan sairauspäiviksi myös lauantai ja sunnuntai. Sairauspoissaolon aikaisesta palkkauksesta löydät lisätietoja TES:istä ja henkilöstöhallinnon intrasta sivuilta poissaolot Sellaisen työntekijän, jolla ei ole oikeutta vuosilomaan, alkavan laskennallisen vuosiloman päiviä ei lasketa 40, 50, 60 ja 90 kalenteripäivän palkallisiin jaksoihin (sairauspäiväraha tulee työntekijälle itselleen laskennallisen vuosiloman ajalta). Laskennallisen vuosiloman aika lasketaan kuitenkin mukaan 365 päivän enimmäisaikaan. Sairauspoissaolot katsotaan yhdenjaksoisiksi, jollei työntekijä niiden välillä ole ollut työssä vähintään 16 työpäivää tai jollei sairauspoissaolo ole johtunut selvästi eri sairaustapauksista. Jos sairastuu ennen vuosiloman alkamista, vuosilomaa siirretään alkamaan myöhemmin, jos työntekijä sitä pyytää. Jos sairaus alkaa vuosiloman aikana ja jatkuu yhdenjaksoisesti seitsemän (7) päivää, ei tämän ajan ylittävää osaa työkyvyttömyydestä lueta vuosilomaksi, jos työntekijä ilman aiheetonta viivytystä sitä pyytää. Seitsemän (7) päivän karenssia laskettaessa otetaan huomioon kaikki viikonpäivät. Työtapaturma ja ammattitauti Työtapaturmalla tarkoitetaan tapaturmaa, joka on aiheuttanut työntekijälle vamman tai sairauden työssä, työstä johtuvissa olosuhteissa työpaikalla, matkalla asunnosta työhön tai päinvastoin, työnantajan asioilla ollessa tai yrittäessään varjella työnantajan omaisuutta tai työtoimintansa yhteydessä ihmishenkeä. Ammattitaudilla tarkoitetaan sairautta, joka työsuhteen perusteella suoritetussa työssä on aiheutunut kemiallisista tai biologisista tekijöistä. Työtapaturma/ammattitauti edellyttää aina tapaturma-/ammattitauti-ilmoituksen tekemistä, joka toimitetaan henkilöstöhallinnosta vakuutusyhtiöön. Ilmoitus on 17

19 tehtävä mahdollisimman pian tapaturman sattumisen jälkeen. Työkyvyttömyydestä on lisäksi ilmoitettava poissaoloilmoituslomakkeella. Ennaltaehkäisevän työsuojelutoiminnan kehittämiseksi on tärkeää ilmoittaa läheltä piti -tilanteista, vaikka varsinaiselta työtapaturmalta olisi vältytty. Lomake läheltä piti -tilanteisiin löytyy henkilöstön kehittämisen työsuojelusivuilta: elomake.joensuu.fi/lomakkeet/2203/lomake.html Perhevapaat Lapsen syntymään ja hoitoon liittyvät poissaolot. Ilmoitus äitiys-, vanhempain- tai hoitovapaan käyttämisestä ja esitys osittaisesta hoitovapaasta tehdään työnantajalle kaksi kuukautta ennen vapaan alkua. Jos vapaan kesto on enintään 12 arkipäivää, ilmoitusaika on yksi kuukausi. Tilapäisestä hoitovapaasta ja pakottavista perhesyistä tarvittavasta vapaasta on ilmoitettava työnantajalla niin pian kuin mahdollista. Kaikki vapaat ilmoitetaan poissaoloilmoitus-/työstävapautuslomakkeella: Tarkempaa tietoa perhevapaista: Merkkipäivät ja lähiomaisiin liittyvät poissaolot Palkallinen työstävapautuspäätös voidaan tehdä 50- ja 60-vuotispäivät, jotka sattuvat työpäiviksi avioliittoon vihkimispäivä lähiomaisen hautajaispäivä perheenjäsenen kuolemantapauksen johdosta enintään yksi päivä muun perheenjäsenen kuin alle 10-vuotiaan tai vammaisen lapsen sairastumispäivä Jos poissaolo alkaa ennen kuin työsuhde on kestänyt yhden kuukauden, maksetaan palkkaa 50 %. Lähiomaisella tarkoitetaan työntekijän aviopuolisoa tai lapsia sekä hänen aviopuolisonsa lapsia, työntekijän vanhempia ja hänen aviopuolisonsa vanhempia tai työntekijän veljiä ja sisaria. Perheenjäsenellä tarkoitetaan samassa taloudessa eläviä työntekijän aviopuolisoa ja lapsia sekä hänen aviopuolisonsa lapsia. Lapseksi katsotaan myös ottolapsi tai kasvattilapsi. Työmatka Työmatkaksi määritellään matka, jonka työntekijä tekee määräyksestä työtehtävien hoitamista varten työpaikan ulkopuolelle. Työmatkana ei pidetä matkaa asunnolta työpaikalle ja takaisin. Matkasuunnitelma tehdään Travel -matkahallintajärjestelmällä. Työmatkan jälkeen tehdään matkalasku Travelilla viimeistään kahden kuukauden kuluessa työmatkan päättymisestä. Lisätietoja työmatkoihin liittyvistä asioista löydät talousyksikön intran sivuilta 18

20 Sivutoimilupa ja -ilmoitus Kilpailevan toiminnan kielto perustuu työsopimuslakiin (TSL 3 luku 3 ). Yliopistojen oikeusaseman muutoksesta johtuen henkilöstön sivutoimia arvioidaan kilpailevan toiminnan näkökulmasta. Mikäli sivutointa on tarkoitus hoitaa työajalla, työntekijän on saatava yliopistolta lupa sivutoimeen (jäljempänä sivutoimilupa). Ilmoittamalla muusta työstä työnantajalle (sivutoimi-ilmoitus) työntekijä voi varmistaa, että hänen työskentelynsä ei muodostu kilpailevaksi ja siten työsopimuslain mukaisten velvoitteiden vastaiseksi toiminnaksi. Lisätietoja Työterveyshuolto Itä-Suomen yliopiston työterveyshuolto on järjestetty Terveystalo Oy:n toimesta. Kaikilla päätoimisessa työsuhteessa olevilla on oikeus käyttää työterveyshuollon palveluja. Kaikkiin työterveyshuollon toimipisteisiin varataan aika valtakunnallisesta numerosta tai netistä osoitteesta Työntekijä varaa itselleen työhöntulotarkastuksen, jos hän tulee vakinaiseen työsuhteeseen tai vähintään 12 kk jatkuvaan määräaikaiseen työsuhteeseen. Työntekijän tulee huolehtia työhöntulotarkastuksestaan myös tilanteessa, jossa työsuhde aluksi kestää vähemmän kuin 12 kk, mutta sitä jatketaan niin, että työhöntulotarkastus tulee ajankohtaiseksi. Kaikki altistetyöhön 1 tulevat varaavat ajan heti työterveyshoitajalle. Lisätietoja työterveyshuollon palveluista ja sopimuksestamme löydät henkilöstön kehittämisen intran sivuilta Mekrijärven tutkimusaseman henkilöstön työterveyshuolto on järjestetty Ilomantsin kunnan työterveyshuollossa. Yhteystiedot löydät intrasta henkilöstön kehittämisen sivuilta ks. Työtodistus Tiedekunnat antavat omat työtodistuksensa, henkilöstöhallinto hoitaa hallintokeskuksen ja palvelulaitosten työtodistukset sekä myös tiedekuntien osalta, jos työntekijä on ollut useassa eri tiedekunnassa, ks. Kehityskeskustelu Yliopisto on ohjeistanut, että esimies käy säännöllisesti, käytännössä vuosittain, kehityskeskustelut henkilöstönsä kanssa. Kehityskeskustelukäytäntö tukee perehdyttämisprosessia ja keskustelussa esimies voi täsmentää työn tavoitteita ja sekä esimies että työntekijä antaa palautetta työn sujumisesta. Lisätietoja: 1 Altistetyöhön luetaan työtehtävät, jotka sisältävät mm. seuraavia työperäisiä riskejä: orgaaniset liuottimet, karsinogeenit, teratogeenit, nukutusaineet, koe-eläinallergeenit, humaaninäytteet, biomateriaali, säteily, kylmätyö ja melu. 19

21 Palveluja henkilöstölle It Help Desk IT Help Desk auttaa mm. käyttäjätunnuksen aktivoinnissa. Käyttäjätunnuksen aktivointi tehdään henkilökohtaisen verkkopankkitunnuksen avulla (VETUMA). Aktivointi onnistuu seuraavien pankkien tunnuksilla: Osuuspankki, Nordea, Sampo Pankki, Handelsbanken, Aktia/SP/Pop, Ålandsbanken, Tapiola ja S-Pankki. Tunnus on käytettävissä n. 1 tunti aktivoinnin jälkeen. Jos pankkikirjautumisen jälkeen UEF -käyttäjänhallintajärjestelmä tarjoaa vaihtoehdon "Change UEF password", sinulla on jo aktiivinen tunnus. Tällöin vaihda salasana ja katso tarvittaessa etusivulta oma tunnuksesi ks. Opinto- ja opetuspalvelut Opinto- ja opetuspalvelut tarjoaa koulutusta henkilökunnalle yliopistopedagogiikassa, tieto- ja viestintätekniikan opetuskäytössä ja Oodi-opintotietojärjestelmän käytössä. Koulutusten lisäksi tarjoamme pedagogista ja teknistä tukea < uef.fi/opinto-ja-opetuspalvelut/tukipalvelut-/-oppitupa> opetuksen ja oppimisen suunnittelun, toteutuksen ja arvioinnin erityiskysymyksissä. Koulutus on maksutonta henkilöstökoulutusta ja valintaperusteena käytetään pääsääntöisesti ilmoittautumisjärjestystä. Osallistujamäärästä ja ensisijaisesta kohderyhmästä on maininta kurssin tiedoissa koulutuskalenterissa. Oppitupa-tukipalvelupisteet tarjoavat tukea kaikille kampuksille. Voit ottaa yhteyttä sähköpostitse, puhelimitse tai tulla käymään. Tukipalvelu on maksutonta. Itä-Suomen yliopistossa on käytössä Oodi-opintotietojärjestelmä. Lisätietoja UEF-tietopankki Intraan on koottu UEF-tietopankki, joka helpottaa liikkumistasi intrassa. Tietopankista löydät linkit yleisimmin etsityille sivuille. Tietopankki löytyy osoitteesta Ammattijärjestöt Yliopistolla edustettuina olevat ammattijärjestöt löydät sivuilta uef/jarjestoja Apurahat Tieteelliseen tutkimustyöhön ja/tai opiskeluun myönnettävien apurahojen menettelyohjeet ks. Asiakirjahallinto-, kirjaamo- ja arkistopalvelut Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävänä on ohjata, kehittää ja valvoa yliopiston toiminnan tuloksena syntyvän asiakirjallisen aineiston käsittelyä laadinnasta aina arkistointiin ja tuhoamiseen saakka. Itä-Suomen yliopiston asiakirjahallinto ja arkistotoimi vastaa hallintokeskuksen kirjaamon toiminnasta Joensuun ja Kuopion kampuksilla ks. 20

22 Henkilökuntakortti ja henkilöstöedut Jokaisella henkilöstöön kuuluvalla on oikeus saada henkilökuntakortti, jolla saa erilaisia henkilöstöetuja. Ohjeet kortin tilaamiseen ja lista henkilöstöeduista löytyy henkilöstön kehittämisen intran sivuilta Kahvila- ja ravintolapalvelut Yliopiston ravintolapalveluista vastaa Fazer-Amica Oy. Kaikkien Joensuun, Kuopion ja Savonlinnan kampuksilla toimivien ravintoloiden aukioloajat ja lounaslistat löytyy intrasta sivuilta Laatutyö Korkeakoulujen arviointineuvosto on päättänyt v. 2011, että Itä-Suomen yliopisto täyttää laadunvarmistusjärjestelmän kokonaisuudelle ja perustehtävien laadunvarmistukselle asetetut kriteerit. Auditointi on voimassa kuusi vuotta. Laatutyöstä tarkemmin ks. Puhelinluettelo Yliopiston henkilökunnan puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet ja sijoitusyksiköt löytyvät linkistä SoleTM SoleTM on Itä-Suomen yliopistossa käytössä oleva tietojärjestelmä, johon jokainen yliopiston työntekijä kirjaa toteutuneen työaikansa ja palkalliset vapaat sekä opettajat ja tutkijat lisäksi työsuunnitelmat, ks. SoleCRIS CRIS (Current Research System) -järjestelmä sisältää ajankohtaista tietoa yliopiston asiantuntijoiden julkaisuista, asiantuntijatehtävistä, tutkimus- ja koulutushankkeista ja kansainvälisistä vierailuista. Kaikilla yliopiston asiantuntijoilla on velvollisuus tallentaa tietojaan järjestelmään, ks. Tasa-arvo ja yhdenvertaisuus Yliopistossa toimii yhdenvertaisuustoimikunta. Lisätietoja toiminnasta löydät sivuilta Työsuojelu Työsuojelu on osa yliopiston yksiköiden normaalia toimintaa, jossa henkilöstön ja yksiköiden johdon yhteistoiminnalla on suuri merkitys. Työnantajan tulee huolehtia työtehtävien turvallisuudesta ja terveellisyydestä sekä edistää työntekijän kehittymistä ja henkistä hyvinvointia. Työsuojeluongelmista on tarkoituksenmukaista keskustella ensimmäiseksi omalla työpaikalla lähimmän esimiehen kanssa. Yhteistoimintaa varten on valittu työsuojelutoimikunta, johon kuuluvat eri henkilöstöryhmien edustajat ja yliopiston nimeämät edustajat sekä työsuojelupäälliköt. Työntekijöille on valittu työsuojeluvaltuutetut ja työsuojeluasiamiehet, joihin voi olla 21

23 yhteydessä työhön tai työoloihin liittyvissä asioissa. Lisätietoja yliopiston työsuojelutoiminnasta ja työsuojeluvaltuutettujen yhteystiedot löydät henkilöstön kehittämisen intran sivuilta Varhaisen tuen toimintamalli Varhaisen tuen malli on yhteistyön malli, jonka tavoitteena on aktivoida jokaista yliopiston toimijaa huolehtimaan itsestään, työtoveristaan ja työyhteisönsä toimivuudesta sekä puuttumaan työhyvinvoinnin riskitekijöihin mahdollisimman varhain. Tämä malli antaa jokaiselle työntekijöille oikeuden nostaa esille työyhteisön ongelmatilanteita. Varhainen tuki on välittämistä ja toiminnan edistämistä. Varhaisen tuen toimintamallin tavoitteena on auttaa tunnistamaan työhyvinvoinnin riskitekijät ajoissa ja ohjaamaan ratkaisujen löytämiseen. Toimintamallit on koottu käytännön ohjeiksi UEF-kompassien muotoon. Koko toimintamallin UEF-kompasseineen ja lomakkeineen löydät henkilöstön kehittämisen intran sivuilta Yliopistoliikunta Itä-Suomen yliopiston yliopistoliikunnasta vastaavat ylioppilaskunnan liikuntasihteerit. Tiedot kampusten liikuntatarjonnasta löydät yliopistoliikunnan sivuilta Joensuun ja Kuopion kampuksilla on kuntosalit, jotka ovat sekä henkilöstön että opiskelijoiden käytössä. Lisätietoja asiasta löydät yliopistoliikunnan sivuilta. Kuopiossa kuntosalin ovet ovat auki ja Joensuussa salille pääsee henkilöstö kulkutunnisteella 7-22 välisenä aikana päivittäin. Kulkuoikeus on valmiina avainten mukana tulevassa kulkutunnistenapissa. Yliopiston viestintä Viestintäyksikkö hoitaa yliopiston viestinnän käytännön operatiivisen toiminnan. Se pitää yhteyksiä tiedotusvälineisiin ja ohjaa tiedon lähteille Itä-Suomen yliopistoon liittyvissä asioissa. Yliopistoyhteisöä viestintäyksikkö palvelee viestintään liittyvissä asioissa konsultoimalla ja kouluttamalla ks. 22

24 LIITE: PEREHDYTYKSEN MUISTILISTA Ylläpito: Suunnittelija Marja Leena Pursiainen (marjaleena.pursiainen(at)uef.fi) PEREHDYTYS / MUISTILISTA Muistilistalla olevien tehtävien vastuuhenkilöistä kannattaa sopia hyvissä ajoin etukäteen. Usein voi olla kaksi henkilöä vastaamassa perehdytyksen sujumisesta: vastuuperehdyttäjä (kehittämisyhteyshenkilö) ja joku muu, uuden henkilön lähityötoveri, jolloin työnjakoa ja aikataulua voi paremmin suunnitella. 1. Etukäteisvalmistelut Suori tettu Työtilan ja tarvittavien työvälineiden järjestäminen Tietokoneiden ja tietoverkon käyttäjätunnukset myönnetään Itä-Suomen yliopistossa automaattisesti työ- tai opiskelusuhteen alkamisen myötä; Tervetuloa -kirjeen lähettäminen ja tieto tutustua ennakkoon Itä-Suomen yliopiston ja laitoksen www-sivuihin Sovitaan tarkka tapaamisaika ja -paikka Sovitaan etukäteen aika, jolloin uusi henkilö tapaa laitosjohtajan 2. Vastaanotto Uutta työntekijää ollaan vastassa ja kerrotaan perehtymisestä ja ensimmäisten päivien ohjelmasta (annetaan Uuden työntekijän opas ja tämä perehdytyslomake, joka toimii tarkistuslistana perehtyjälle) Laitosjohtajan tapaaminen (yliopiston lyhyt esittely, laitoksen esittely; koko organisaatio; toimintatapa ja toimintaprosessit, jne.) Työtovereihin tutustuminen; esittelykierros laitoksella 3. Laitoksen fyysinen ympäristö Avaimet (työhuone ja ulko-ovi) Käyttäjätunnusten hakeminen mikäli tarvitaan henkilön allekirjoituksia Sosiaalitilat; peseytymismahdollisuus, kahvihuone, wc:t Opetus- / koulutus- ja neuvottelu- yms. tilat ja niiden varaukset Käsikirjasto Yhteystiedot, postin jakelu, postikoodi Kopiointi, kopiointikoodi ja menettely Faxin käyttö Puhelimen käyttö ja toimintatavat, yliopiston puhelinluettelo ja tietojen päivitys Toimistotarvikkeet, kirjekuoret Pysäköinti, sähkötolppa Hätätilanteet (ensiapukaappi, hälytysnumero, lähin lääkäri, ensiapuvälineet, varauloskäynti, ensisammutuskaluston sijainti ja käyttö jne.) 23

25 4. Kampus-kierros / yliopiston keskeiset kohteet omalla kampuksella Kampusalueen kahvila- ja ravintolapalvelut Kirjastot, kassa, palkanmaksu Hallintokeskus Kampuksen rakennukset Kampuksen liikuntatilat Mistä tietoa muista kampuksista Yms. 5. Ryhmään ja omiin työtehtäviin perehdyttäminen Oman ryhmän/projektin jäsenten ja heidän tehtäviensä esittely Ryhmä/projektikohtaiset työtehtävät ja niiden tarkempi suunnittelu, tehtävävastuista sopiminen Opiskelijoihin, yhteistyökumppaneihin, asiakasryhmiin tutustuminen Muihin ryhmiin tutustuminen 6. Palvelussuhdeasiat Henkilötietolomakkeen täyttäminen myös Cer tiaa varten ja sen toimittaminen sinne verokortin kera palkanmaksua varten Työsopimussuhde; tehtävien haettavaksi julistaminen Palkkaus ja palkkausjärjestelmät Työaika; osa-aikatyö, etätyö; vuorotteluvapaa; työaika ja sen seuranta; ruokatunti; joustava työaika; jouston käyttö SoleCris -tutkimustietojärjestelmän käyttö SoleTM -työajankohdentamisjärjestelmän käyttö Sairaus- ja muut poissaolot Työterveyshuolto; päihdeongelmien hoito; työtapaturma; kuntoutus Vuosilomat Poissaoloilmoitus ja työstävapautushakemus Sivutoimet Virkistystoiminta Sisäinen viestintä ja sen välineet Henkilöstökoulutus Työsuojelu Henkilökuntakortti Vakuutusasiat Vaitiolovelvollisuus, tietosuoja Salassapitositoumuksen täyttö Ammattijärjestöt; yhteistoiminta Työsopimussuhteen päättyminen Muistilista työntekijän pois lähtiessä 7. Atk-asiat Mikrotuki, toimintatapa pulmatilanteissa Yliopiston yleiset atk-asiat, Tietotekniikka kes kuksen sekä Opinto- ja opetuspalvelut -yksikön palvelut Laitoksen toimintatapa atk:n käytössä 24

26 Oma työasema Verkkolevyjen käyttäminen Atk-taitojen kartoitus Atk-koulutus Sähköpostin käyttö UEF intra 8. Talousasiat Talouden hoito yliopistossa ja laitoksella Taloushallinnon käytännön asioita Matkustusasiat/työmatkat 9. Asiakirjat Asiakirjojen käsittely, säilytys ja allekirjoitukset Asiakirjojen diaarisointi ja arkistointi Asiakirjojen tuhoaminen 10. Laboratoriotyöskentely Työtakit Henkilökohtaiset suojaimet Laboratoriokohtaiset hälytysjärjestelmät Laboratorion laatujärjestelmä Laitteiden ja niiden manuaalien ja SOP:ien sijainti sekä vastuuhenkilöt Kemikaali- ja liuotinvarastojen sijainti ja käyttö Myrkkykaappien ja alkoholivaraston sijainti ja käyttö Jätteiden lajittelu sekä kemikaali- ja liuotinjätteiden käsittely Isotooppityöskentely ja tartuntavaarallinen materiaali Tarvikkeiden tilaaminen, tarvikevarastot ja Lappo Välinehuolto sekä erityistiski ja sterilointi Kaasupullojen sijainti, käyttö ja vaihtaminen Työohjeiden ja käyttöturvallisuustiedotteiden sijainti Työpäiväkirjan pitäminen Mittaustulosten kopiointi, tallennus ja arkistointi 11. Perehdytyksen laadunvarmistus ja lopetus Varmistetaan lopuksi, että kaikki asiat on käyty läpi, täsmennetään epäselvät kohdat ja toimitetaan tarkistuslista laitosjohtajalle Johtaja käy läpi paperin, keskustelee tarvittaessa. Näin johtaja saa tiedon perehdytyksen toteutumisesta. Johtaja palauttaa paperin perehdytettävälle. Perehtyjä huomioi perehdytyksen saatetun loppuun ja toimittaa listan arkistoon. Omat muistiinpanot Ylläpito: Suunnittelija Marja Leena Pursiainen (marjaleena.pursiainen(at)uef.fi) 25

27 NEW EMPLOYEE INDUCTION / CHECKLIST It is recommended that the persons in charge of the tasks on the checklist be agreed well in advance. It is often possible to appoint two persons to be in charge of new employee induction: the main person in charge of new employee induction (contact person in development matters) and another person, a colleague of the new employee. This makes it easier to plan the division of tasks and schedules. 1. Preliminary preparations Done Arranging a working place and the necessary equipment. At the University of Eastern Finland, a username and password for the university s computers and network are automatically given to all new members of the university at the beginning of the studies or employment. More detailed instructions on how new user accounts are created will be given later. Until then, please contact the IT Help Desk when you need a new user account to be created. Sending a Welcome Letter and encouraging the new employee to get to know the websites of the University of Eastern Finland and the department concerned. Setting an exact date and place for a meeting with the new employee. Setting a meeting for the head of the department and the new employee in advance. 2. Reception The new employee is received and told about the new employee induction session and the first few days programme (the employee is given the new employee s guide and this form, which serves a checklist for the new employee). Meeting with the head of the department (a brief introduction to the university and the department; the entire organisation, practices and processes, etc.) Getting to know the colleagues, an introduction round at the department 3. Physical surroundings at the department Keys (office and entrances) Applying for a username and password, if the person s signature is required Facilities for the staff; showers, coffee room, toilets Teaching / training and meeting facilities etc. and their bookings Reference library Contact information, post deliveries, postal code Photocopying, copy code and the related practices Use of fax Use of telephone and the related practices, the university s telephone directory and updating of information Office supplies, envelopes Parking, electric outlet for car Emergencies (first aid cupboard, general emergency number, nearest doctor, first aid supplies, emergency exits, location of fire extinguishers and their use, etc.) 4. Campus tour / central university locations on the employee s campus Campus cafeterias and restaurants Libraries, cashier s office, salaries Administration Centre 26

28 Campus buildings Campus sports facilities Information on the other campuses is available at: Other things 5. Induction to the employee s group and duties Introduction to the members and duties of the employee s own group/project Group/project-specific duties and their more detailed planning, agreeing on responsibilities Getting to know students, partners and customer groups Getting to know other groups 6. Matters relating to the employment relationship Filling out the new employee information form also for Certia and delivery of the form and the employee s tax card to Certia for salary payment Employment relationship; opening a vacancy Salary and salary systems Working time, part-time work, remote work, job alternation leave, working time and working time monitoring, lunch break, flexible working time, use of flexible working time Use of the SoleCris research database Use of the SoleTM working time allocation system Sick leaves and other absences Occupational health care, treatment of substance abuse; occupational accidents; rehabilitation Annual leaves Notification of absence and application for a leave of absence Secondary occupations Recreational activities Internal communications and internal communications tools Staff trainings Occupational health and safety Staff card Insurance matters Non-disclosure obligation, protection of privacy Trade unions; cooperation measures Termination of the employment relationship Checklist upon the departure of an employee 7. Matters relating to IT IT support, practices in problem situations IT at the university level; services provided by the IT Centre and Student and Learning Services IT practices of the department Personal workstation Use of network drives Updating of IT skills IT trainings Use of UEF Intranet 27

29

30 8. Matters relating to finances Management of finances at the university and at the department Practical matters relating to the management of finances Matters relating to travelling / work-related journeys 9. Documents Handling of documents, their storage and signatures Entering documents into records and archives Destroying of documents 10. Laboratory working Laboratory coats Personal protective equipment Laboratory-specific alarm systems Quality system of the laboratory Location of equipment, manuals and SOPs, and persons in charge Location and use of chemical and solvent storages Location and use of safety cabinets for toxics and alcohol storage Sorting of waste and processing of chemical and solvent waste Working with isotopes and contagious materials Supply orders, supply storages and Lappo Equipment maintenance, special cleaning and sterilisation Location, use and changing of gas cylinders Location of work instructions and operational safety bulletins Keeping of work diary Copying, saving and archiving of measurement data 11. Quality assurance in new employee induction and completion of the session At the end of the session, it is made sure that all the things in the checklist have been covered, any unclear matters are made clear, and the list is delivered to the head of the department. The head of the department goes through the paper and discusses any necessary points. This way the head is informed of the carrying out of the new employee induction session. The head returns the paper to the new employee. When the new employee induction session is completed, the new employee delivers the checklist for archiving. My notes Person responsible for updating this document: Coordinator Marja Leena Pursiainen (marjaleena.pursiainen(at)uef.fi). 28