Yhteenvetojen yhteenveto Työpaja 1. Johdanto. Sote järjestäjän tietomalli

Transkriptio

1 Yhteenvetojen yhteenveto Työpaja 1 Sote järjestäjän tietomalli Johdanto Maakuntien yhteiseksi näkemykseksi muodostui ennakkotehtävän kyselyn avulla se että Sote järjestäjän tietomalli hankkeen esittämä tietojen luokittelu on mittareiden ja indikaattoreiden luokittelutapa, jota tullaan edistämään ja rakentamaan hankkeen kuluessa. Mallia voidaan noudattaa maakunnissa ennakoinnin, suunnittelun, seurannan ja oman arvioinnin prosesseissa. Hankkeessa määritellään maakuntien kanssa yhdessä, mille kohteille ja millä hierarkiatasolla tietoa on tarve tuottaa. Hanke auttaa maakuntia ja tekee ehdotuksia siitä, mitä mittareita ja indikaattoreita tullaan käyttämään. Kansallisen tason tavoitteiden saavuttamista kuvaavien indikaattoreiden ja maakuntien yhteisten indikaattoreiden lisäksi maakunnilla tulee olemaan niiden omaa strategiaa tukevia mittareita. Työpaja 1 aineistot antavat kuitenkin toisistaan ristiriitaista tieto siitä, miten näkökulmiin lajiteltu tieto tulisi luokitella; noin puolet kyselyyn vastanneista kannattaa ajatusta luokitella tieto tietopakettien hierarkiatasoille, kun taas puolet pitäytyisi mieluummin maakunnan omassa palveluluokittelussa. Asia tuleekin nostaa yhteisen keskustelun kohteeksi, kunhan aineiston keruu on valmis. Lisäksi hankkeessa määritellään keskeisiä päätöstilanteita, joissa tieto hyödynnetään. Kaikki tietojohtamisen prosessin päätoiminnot (ennakointi, suunnittelu, seuranta ja arviointi) tulee huomioida tietotarve- ja -mallinnustyössä. Maakunnat näkevät, että niillä tulee olla omat tietovarannot, jotka tulisivat lähteeksi kansallisille toimijoille sekä maakuntien omalle talous- ja toimintatiedoille. Maakunnat tarvitsevat lisäksi hyödyntämismahdollisuutta myös VM:n tietovarantoa, soveltuvin osin THL:n tietovarantoa ja KELAn tietovarantoa. Erityisesti KE- LAn Valinnanvapaustietovarantoon tulisi kerääntyä mahdollisimman kattava valinnanvapauden piirissä olevien palveluiden käyttöön liittyvä tieto, jonka maakunnat lataavat mahdollisimman reaaliaikaisena omaan tietovarantoonsa. Järjestäjä tarvitsee myös tiedon maakunnan sote toimijakunnasta ja heidän palveluja kuvaavasta tiedosta (eli tuottajaekosysteemistä). Tarvitaan sote-organisaatiorekisterin tiedot sekä lisätietoa näiden organisaatioiden palvelukyvystä sekä sen muutoksista. Maakuntajärjestäjän tiedon tason tarpeesta aineistot tuottavat ristiriitaista informaatiota. Toisaalta nähdään, että palvelutarve-, suunniteltu, ennustettu ja toteutunut palvelumäärätieto tarvitaan asiakassegmenttitasolla, mutta samalla asiakassegmenttien määrityksessä tarvitaan maakunnan henkilötason tietoa (kattavasti henkilön perustietoja, sosioekonomisia, demokrafisia, palveluiden käyttöä, toimintakykyä, sairastuvuutta, suorituskykyä jne. kuvaavia tietoja). Näin ollen järjestäjällä tulisi olla käytössä kattava tieto maakunnan henkilötason tiedosta. Myös kapitaatiokorvauksen laskentamallin luomiseksi ja sen seuraamiseksi järjestäjällä tulisi olla käytössä oman väestön henkilötason tietoa kapitaatiokorvauksen muuttujista ja niiden arvoista. Lisäksi järjestäjä tarvitsee tiedon kapitaation laskentamallista (henkilötason muuttujat ja arvot+ korvausmallin kertoimet). Tämä tulee olla testattavissa myös eri muuttujien arvoilla. Samalla lailla järjestäjä tarvitsee käyttöönsä koko maakuntien rahoitusmallin laskentamallin, sen muuttujat ja valtakunnanlaskennan muuttujien arvot, jotta se pystyy käyttämään omassa simuloinnissaan myös omia muuttujia ja vertauslukuja. Palvelukokonaisuuksien suunnittelussa ja seurannassa tarvitaan kannustekijöiden muuttujien tavoitetasot ja toteumatiedot sekä kustannusmallin laskentavälineet arvioimaan kannustimien toteutumisen ja kustannusten välistä tietoa. Suunnitteluvaiheessa tarvitaan kustannusvaikuttavuustietoa, koska vaikuttavuudella pyritään osaltaan vaikuttamaan kustannustason hillintään. Tavoitteet ja tavoitemittarit valitaan em. perusteella. Palvelukokemukseen tulee määrittää mittarit ja luoda tiedon keruuratkaisu. 1

2 Erityisesti palvelutoiminnan tuotteistus tulee olla hyvin tehty maakuntatasolla. Palvelutoiminnan tuotteistuksen suunnitteluprosessi tarvitsee riittävän luotettavalla tasolla palvelumäärä- ja palveluiden yksikkökustannustiedot. Tuotekustannuslaskennan tulee toimia riittävän automaattisesti ja luotettavasti. Tarvitaan kustannuslaskennan kyvykkyyksien olennaista parantamista nykyisestä. On pystyttävä laskemaan tuotos- ja panosindeksit ylimmillä palveluhierarkiatasoilla ja merkittävimmillä dimensioilla. Ajallinen tarve tiedolle vaihtelee maakuntien välillä. Maakunnat olivat yhtä mieltä siitä, että tavoitteet muuttuvat vuosisuunnitelmien sisällä, jolloin tarvitaan nykyistä parempaa ennakoinnin välineistöä ja tietopohjaa. Kuitenkin vain alle puolet kyselyyn vastanneista oli valmis käyttämään tietoa tiuhemmassa kuin vuosineljännesrytmissä, ohjaamassa toimintaa uudelleen tarpeen vaatiessa. Osa katsoi, että vuosineljännes on tarpeeksi tiheä rytmi järjestäjän toiminnan seuraamisessa. Priorisointi tietomallissa Näkökulmien priorisointi (keltaisella merkitty oli myös maakunnille tehdyn kyselyn perusteella prioriteetti) 1. Prioriteetit työryhmä 1. Mitä tietoja nämä sisältää? Pohjatyö: mitä saatavilla, mistä? - Voimavarat ja kyvykkyys: Tuottajaekosysteemi Kela valinnanvapausjärjestelmä - Voimavarojen kohdentaminen: Allokaatio, palveluportfolio, Tarjota/tarjooma - Talous: Suunnitelma/toteuma/ennuste, käyttötalous, rahoitus, kustannukset/palvelu - Taloudellisuus: kustannukset/asukas, kustannukset/asiakas, kustannukset/suorite - Palvelukyky: Odotusajat, Läpimenoajat, Saatavuus, Integraatio, Valinnanvapaus 2. Prioriteetit - Tuottavuus: kokonaistuottavuus drg tuottavuuslaskenta - Asiakasymmärrys: asiakaskokemus 3. Prioriteetit - Voimavarojen kohdentaminen: Kapasiteetti, Yhdenvertaisuus 4. Prioriteetit - Toimintaympäristö - Voimavarat, kyvykkyys: Tuotannon tekijä määrät ja laatu, osaaminen, motivaatio/tyytyväisyys - Voimavarojen kohdentaminen: Palvelumuoto - Talous: Tulos, investoinnit, tase - Tuottavuus: osa-tuottavuudet, henkilötyötuottavuus - Palvelukyky: Saavutettavuus, Kapasiteetti, Tarve/tarjonta/Kysyntä/käyttö, osallistuminen ja oikeudet, yhdenvertaisuus - Asiakasymmärrys: Asiakastyytyväisyys, asiakaspalaute, asiakaskunta, asiakastarve, palvelukäyttäytyminen, palvelujen käyttö, peittävyys - Laatu: Palvelun tuotoksen laatu, prosessin laatu, resurssien laatu - Vaikuttavuus: Palvelun vaikutus asiakkaaseen, yhteiskunnallinen vaikuttavuus, vaikuttavuus/kustannukset, Vaikuttavuus/kustannukset ei -määräinen - Kehittyminen ja innovatiivisuus: innovaatioaihiot, kehittyminen hankkeissa 2

3 Kriittiset päätöstilanteet 1. Resurssien (Valtion rahoitus, asiakasmaksut, muut tulot) jako palveluiden ja tuottajien kesken oikein. Määritellään näin palvelut (palvelutarjooma sekä palvelutarjonta asiakassegmenttitasolla). Lisäksi allokoidaan resursseja eri palveluiden välillä ja tuottajaekosysteemin sisällä. Näin saavutetaan allokatiivista tehokkuutta ja muodostuu tarpeita vastaava tuottajaekosysteemi. 2. Palvelukriteerien valinta: näin muodostetaan toimivat palvelut ja muodostetaan tarvittava palvelukyky, joka koskee priorisointi vaiheessa lähinnä palveluiden saatavuutta. Asetetaan myös soveltuvat korvaus-, kannuste- ja ohjausmallit. Kriteerien seurannalla saavutetaan toimivat palvelut ja palveluntuotantokokonaisuus. 3. Palvelun tuotannon toimiessa tulee jatkuvasti seurata ja tarpeen mukaan ohjata uudelleen taloudellista toimintaa (budjetti/toteuma/ennuste, ohjausmalli/kysyntä -> menojousto). Täytyy varmistaa rahoituksen riittävyys ja kestävä talous. Lisäksi tulee seurata palvelujen saatavuuden toteutumista (mm. jonotusajat ja läpimenoajat). Maakuntien priorisoimat ja luokitteleman tietotarpeet Järjestäjän omaan yleiseen organisatoriseen seurantaan tarvittavat tiedot: Talousraportti Kustannukset /Palvelu Kustannusrakenne - tuottajittain - toimipisteittäin - palveluittain - asiakasryhmittäin Yksikkökustannukset - tuottajittain - toimipisteittäin - palveluittain Järjestäjän omaan yleiseen toiminnalliseen seurantaan tarvittavat tiedot: Tuloslaskelma Käyttötalous Investoinnit Rahoitus Tase Talousraportti Kustannukset /Palvelu Järjestäjän organisatoriseen ohjaamiseen, organisaatioihin pureutuvana tarvittavat tiedot (vuosittain/vuosineljännes, HUOM! maakunnat eivät katsoneet erityisen tarpeelliseksi palveluryhmittelyjä näissä kohdissa asia vaatii keskusteluja.) 3 Palvelukohtaiset kustannukset ( /palvelu) Väestökustannukset ( /asukas) Asiakaskustannukset ( /asiakas) Suoritekustannukset ( /suorite)

4 Kokonaistuottavuus Henkilötyötuottavuus Palvelun saatavuus Palvelun saavutettavuus Palvelun sujuvuus Kapasiteetti Peittävyys Integraation toiminta Maakuntien välistä keskustelua vaativat teemat Toimintamallin lähtöajatus Miten vaikuttaa järjestäjän tietomalliin Vastausten lukumäärä ja kommentit Pidemmällä tähtäimellä merkittävintä sote-uudistuksen tavoitteiden saavuttamisessa on tuottavuuden, vaikuttavuuden ja kustannusvaikuttavuuden kehittäminen. Seuraavassa vaiheessa ( ) keskitytään laatu, vaikuttavuus- ja kustannusvaikuttavuustiedon mittaamiseen ja niiden kautta suunnitteluun, seurantaan ja ohjaamiseen. Kestävän talouden seurannassa ja ohjauksessa maakunnan järjestäjälle riittää hyvin pitkälle samantasoinen talouden raportointi kuukausi, vuosineljännes ja vuositasolla kuin mitä tällä hetkellä käytössä sairaanhoitopiireissä ja kunnissa. (Vrt. palveluiden taloudellisuus ja tuottavuustietojen tuotannossa merkittäviä kehittämistarpeita verrattuna nykyisiin shp- ja kuntaraportointeihin.) Palvelujen ja toiminnan suunnittelu edellyttää riittävää tietoa palvelutarpeen kehittymisestä suunnittelukaudelle. Millä tasolla palvelutarpeen ennustaminen tulee tehdä? Riittääkö ennusteen tekemiseen ikäluokittainen väestöennuste, asiakasmäärien kehitys asiakasryhmä ja palveluryhmätasolla? Vaihtoehtona on henkilötason tarpeiden (tarvetekijöiden) kehityksen kautta tapahtuva ennakointi. Järjestäjän ei ole tarve (eikä myöskään oikeutta?) käyttää toiminnan seurannassa ja ohjauksessa henkilötason tietoa. Järjestäjä tarvitsee saada asiakasryhmän/-segmentin tasolla kyllä summatason tietoa esim asiakassuunnitelmien tuloksellisuudesta hyvin ajantasaisenakin. Priorisoidaan käynnistysvaiheessa kriittiseksi tuottavuus, laatu, vaikuttavuus ja kustannusvaikuttavuustiedon tuottaminen. Nykyiset talouden seurannan tyyppiset perusraportoinnit riittävät perustarpeisiin. Jos toteutetaan ennakointi henkilötason tarvetekijöiden kautta, tarvitaan kattava ja riittävän ajantasainen ja luotettava tarvetekijätieto sekä tarvetekijöiden ja palvelumäärien välinen riippuvuustieto. Järjestäjän ei ole tarve porautua palvelutoiminnan seurannassa tai ohjauksessa asiakastason tietoon. Kommentteja: Talousluvut on priorisoitava alkuvaiheessa muiden edelle. Tämän jälkeen fokus tuottavuus-, laatu- ja vaikuttavuusmittareihin Kommentit: entä ennuste / Tämänhetkinen tiedontuotannon taso maakunnissa on vaihtelevaa ja usein taso ei ole riittävän korkea? / Tahti varmaan kohtuullisen ok. Toisaalta taloustietojen pitää olla paremmin kytkettävissä muuhun tietoon. Kommentit: Siis väestön palvelutarpeen arviointi? / Vaikea sanoa. Kumpi menee enemmän pieleen? (vrt. väestöennusteet) Kommentit: ideaalitilanteessa KYLLÄ, mutta tämä on hyvin riippuvainen käytössä olevasta tieto-/raportointijärjestelmästä 4

5 Esimerkkinä toiminnan kehittämistoiminnan mittaamisesta: Järjestäjä tarvitsee tiedot palvelujen digitalisaatioasteesta, digitaalisten palveluiden käyttöasteesta, digitaalisten palveluiden ja "manuaalipalveluiden" kustannustasoista sekä digitalisaation tuomista taloudellisista hyödyistä (kustannusten alentuminen). Samoin tarvitaan tietoja digitalisaation vaikutuksista palveluiden saatavuuden, saavutettavuuden ja palvelukokemuksen kehittymiseen. Tuotettava tieto palveluittain, ehkä myös prosessivaiheittain digitalisaatioasteesta, digitaalisten palveluiden käyttöasteesta, kustannushyödyistä, vaikutuksista saatavuuteen, saavutettavuuteen ja palvelukokemukseen. JOHTOPÄÄTELMÄT Maakunnat olivat yhtä mieltä siitä, että erityisesti palvelutoiminnan tuotteistus tulee olla hyvin tehty maakuntatasolla. Asia liittyy kiinteästi myös näkökulmissa ja päätöstilanteissa priorisoituun kysymykseen tuottajaekosysteemistä, tuottajien valinnasta ja tuottajille asetettavista kriteereistä. Samalla kuitenkin herää kysymys, onko sittenkin palvelutoiminnan tuotteistus tuottajaorganisaatioiden tehtävä, kun taas järjestäjä valitsee erilaisten kriteerien (kustannukset, vaikuttavuus laatu jne.) pohjalta soveltuvat tuottajat mukaan palvelutarjonnan kokonaisuuteensa (tuottajaekosysteemiin)? Maakunnat näkivät myös, että palvelukokonaisuuksien suunnittelussa ja seurannassa tarvitaan tuottajille asetettavien kannustekijöiden muuttujien tavoitetasot ja toteumatiedot sekä kustannusmallin laskentavälineet arvioimaan kannustimien toteutumisen ja kustannusten välistä tietoa. Suunnitteluvaiheessa tarvitaan kustannusvaikuttavuustietoa, koska vaikuttavuudella pyritään osaltaan vaikuttamaan kustannustason hillintään. Tavoitteet ja tavoitemittarit valitaan em. perusteella. Palvelukokemukseen tulee määrittää mittarit ja luoda tiedon keruuratkaisu. Tämä näkökulma on kuitenkin ristiriidassa sen kanssa, että vaikuttavuus ja kustannusvaikuttavuustiedon tarve on priorisoitu tietomallin luomien näkökulmien mukaisessa priorisoinnissa 4. luokkaan eli viimeiseen prioriteettiin. Onkin keskeistä pohtia, kuinka paljon vaikuttavuus kriteeristöä palvelun tuotannolle asetetaan jo suunnitteluvaiheessa. Tämän keskustelun tulee pohjata myös siihen, mikä on tämän hetkinen kyvykkyys tuottaa tuota tietoa luotettavasti. Vaikuttavuus ja laatutietoa ei vielä ole selvitetty toisella taulukkomuotoisella kyselyllä, joten se tuonee lisävalaistusta asiaan. Samalla tavoin maakunnat näkivät yhteiseksi keskeiseksi kustannus- ja taloustiedolla ohjaamisen kehittämisen ja syventämisen kuitenkin suuri osa ilmoitti samalla että entisenlainen taloudenseuranta riittää, ja vain harva oli valmis tiivistämään tiedon seurantaa ja toimintaa toisiinsa ajallisesti. Tulos on hieman ristiriitainen, ja kyse voi olla priorisoinnista: maakuntien alkuvaiheessa perinteisen seurannan tulee toimia vähimmäisvaatimuksena, mutta tavoitteena on kehittää parempaa seurantajärjestelmää. Asia vaatii vielä keskustelua. Lisäksi näkemykset henkilötasoisesta tiedosta vaihteli maakuntien välillä. Nähtiin, että tietoa ei välttämättä tarvita, mutta monien erilaisten seuranta- ja luokittelutekijöiden taustaksi yksilötason tieto on pohjana. Tämä tiedon tason asia vaatii sekä tiedon luokittelullista, analyyttista että tietojärjestelmällistä ratkaisua. Kaiken kaikkiaan voi sanoa, että Sote järjestäjän tietomallin järjestämä ensimmäinen maakuntien yhteinen työpaja tuotti erittäin tärkeää ja avaavaa tietoa maakuntien ymmärryksestä omista tietotarpeistaan. Tietomallin kehittäminen pystyy nyt etenemään joiltain osin tarkempaan mittariston määrittelyyn ja toisaalta niihin kohtiin, joissa yhteisymmärrys ei ole aivan yhtä pitkällä voidaan avata keskustelukanavia. 5