Oulun Yrittäjät ry Työkirja Versio 2.0

Transkriptio

1 Oulun Yrittäjät ry Työkirja Versio 2.0 0

2 Versiohistoria pvm versio muutos Tekijä(t) työkirja koottu/täydennetty Niina Rantala, Jorma Ketola asia muutoksia, liite Tuula Koski-Tervo, Niina Rantala asia ja rakennemuutoksia Sisko Kärki, Niina Rantala Hyväksytty käyttöön Hallituksen kokous päivitys 1/2009 Jorma Ketola Päivitys2/2010 Elina Vammavaara 1,3 ( ) ,3 Julkinen, kotisivulle Jorma Ketola Seniorilomake yhteystiedot jorma Paikallisyhdistykset Jorma Ketola Dropbox käyttö (5.4) Jorma Ketola Liite 25 uusi projekti Jorma Ketola ,4 Syyskokouksen käsikirja Jorma Ketola Päivityksiä Milla Raappana Päällekkäisyydet SY:n paikallis- 1.6 yhdistyksen käsikirjaan merkitty Milla Raappana Syksyllä 2014 sovitut Jorma Ketola 2.0 muutokset Sijainti: C:\Documents and Settings\jorma.TOPPILA\Omat tiedostot\my Dropbox\Yrittäjät2\Laatu\Tyokirja_ohjeet\Tyokirja\Tyokirja_1 4 työn alla.doc Ohjeet versiohistorian käyttöön: - Sisältömuutoksissa uutta versiota kasvatetaan kymmenyksellä (esim ) - Muodollisissa muutoksissa uutta versiota kasvatetaan kymmenyksen osalla (esim ) - Versioidaan 1.00-versioksi kun puheenjohtaja on hyväksynyt työkirjan alustavasti - Versioidaan 2.00-versioksi kun hallitus on hyväksynyt työkirjan 1

3 2

4 3

5 SISÄLLYSLUETTELO ELINA VAMMAVAARA OULUN YRITTÄJÄT RY:N TOIMINNAN PERUSTA OULUN YRITTÄJÄT RY:N TOIMINTA-AJATUS PÄÄMÄÄRÄ TOIMINTASTRATEGIA OULUN YRITTÄJÄT RY:N TEHTÄVÄT OULUN YRITTÄJÄT RY:N ORGANISAATIO HALLITUS Hallituksen keskeisimmät tehtävät TYÖVALIOKUNTA PUHEENJOHTAJA Puheenjohtajan tehtävät VARAPUHEENJOHTAJA SIHTEERI Sihteerin tehtävät RAHASTONHOITAJA Rahastonhoitajan tehtävät TIEDOTUSVASTAAVA Tiedotusvastaavan tehtävät MUUT TOIMIHENKILÖT SENIORIJÄSENVASTAAVA Seniorijäsenyydestä vastaavan tehtävät NUORET YRITTÄJÄT Nuoret Yrittäjät vastuuhenkilön tehtävät YKSINYRITTÄJÄT Yksinyrittäjien vastuuhenkilön tehtävät YHTEYSHENKILÖ KUNTAYHTEISTYÖ Kuntayhteistyön toteutus SIDOSRYHMÄYHTEISTYÖ Sidosryhmäyhteistyövastaavan tehtävät JÄSENPALVELUVASTAAVA Jäsenpalveluvastaavan tehtävät YHDISTYKSEN KOULUTUSTOIMINTA Koulutusvastaavan tehtävät JÄSENTOIMINTA TOIMINNAN SUUNNITTELU Toimintasuunnitelman yleispuitteet TALOUSSUUNNITELMAN LAADINTA YHTEISKUNTAVAIKUTTAMINEN Yrittäjyysopetus/yrittäjyyskasvatus Yrittäjyystiimi Kummiluokkatoiminta Kannanotto JÄSENTYYTYVÄISYYS Kirje uusille jäsenille Kirje eronneille jäsenille Palautunut jäsenposti JÄRJESTÖTOIMINTA HALLITUKSEN KOKOUS

6 Kokous valmistelu Kokouskutsu Esityslista Pöytäkirja KEVÄTKOKOUS Kevätkokous valmistelu Kevätkokouskutsu Kevätkokouksen esityslista SYYSKOKOUS Syyskokous valmistelu Syyskokouskutsu Syyskokous esityslista Lisäohjeita kokouskäytäntöihin ARKISTODOKUMENTAATIO CD-levy Pohjois- Pohjanmaan Yrittäjille Pöytäkirjat Esityslistat Asiakirjojen dokumentointi Tositekäytäntö HUOMIONOSOITUKSET YKSINYRITTÄJÄPALKINTO OSALLISTUMINEN SUOMEN YRITTÄJIEN ARVIOINTIKILPAILUUN TIEDOTUS JÄSENVIESTINTÄ Suomen Yrittäjien järjestöesite Oulun Yrittäjien jäsentiedote Järjestötilaisuus Www-sivut IrfanView- kuvankäsittelyohjelma Facebook-ryhmä ULKOINEN VIESTINTÄ Lehdistötilaisuus Vuoden Yrittäjäpalkinnon jako ja muita tilaisuuksia Lehdistötiedote Mielipidekirjoitus, yleisönosastokirjoitus, vastine Haastattelu Puhe, esitelmä SISÄINEN VIESTINTÄ Sähköposti Google- kalenteri Dropbox Tiedottaminen Pohjois-Pohjanmaan Yrittäjille SUOMEN YRITTÄJIEN GRAAFINEN OHJEISTO Jäsenrekisteri Sidosryhmät Tiedotusvälineet TYÖKIRJAN YLLÄPITO-OHJEET Liite 1. DROPBOX ohje (päivitys tarvittaessa )

7 1. OULUN YRITTÄJÄT RY:N TOIMINNAN PERUSTA Oulun Yrittäjät ry toiminnan perusta muodostuu yhdistyksen toimintaajatuksesta, säännöistä, jäsenistön odotuksista, Pohjois-Pohjanmaan Yrittäjien ja Suomen Yrittäjien antamista ja määrittelemistä tavoitteista sekä yhteiskunnan asettamista haasteista. Oulun Yrittäjät toimii eri alan yrittäjien kuntakohtaisena yhteistyöverkostona Oulun Yrittäjät ry:n toiminta-ajatus 1.2. Päämäärä Oulun Yrittäjät ry toimii Suomen Yrittäjien paikallisyhdistyksenä Oulun kaupungin alueella jäsenyritysten ja yrittäjien yrittäjä-, elinkeino-, edunvalvonta- ja työnantajapoliittisena etujärjestönä. Oulun Yrittäjät ry on arvostettu ja varteenotettava neuvottelukumppani ja kannanottaja Oulussa sekä luotettava yrittäjien etujärjestö, jonka toiminta on vireää, innostavaa sekä yrittäjiä aktivoivaa Toimintastrategia Oulun Yrittäjien toimintastrategiana on kunnalliseen päätöksentekoon vaikuttaminen järjestäytyneiden yrittäjien aktiivisella yhteistoiminnalla. Päämäärän toteuttamiseksi Oulun Yrittäjien hallitus suuntaa toimintansa suoraan kuntaorganisaatioon. Tuloksiin pääseminen edellyttää yhdistyksen toiminnan suuntaamista jäseniin, potentiaalisiin jäseniin, eri sidosryhmiin, koululaitoksiin ja suureen yleisöön. Näiden eri sidosryhmien asenteet ja yhteistyökyky edesauttavat yhdistyksen hallituksen työskentelyä toteuttaessaan Oulun Yrittäjien toiminta-ajatusta Oulun Yrittäjät ry:n tehtävät edustaa jäsenkuntaansa suhteessa kunnanhallintoon tekemällä sille yksityisen yrittäjäkunnan taloudellista, yhteiskunnallista ja työmarkkinapoliittista asemaa edistäviä ja tukevia esityksiä ja aloitteita sekä antamalla lausuntoja tiedottaa yksityisen yritystoiminnan merkityksestä ja toimintaedellytyksistä sekä kotikunnassaan että yleensä järjestää kokouksia, koulutustilaisuuksia huolehtii jäsenkuntansa virkistys- ja vapaa-ajantoiminnasta suorittaa muut keskusliiton ja aluejärjestön antamat tehtävät 6

8 2. OULUN YRITTÄJÄT RY:N ORGANISAATIO 2.1. Hallitus Yhdistyksen ylintä päätösvaltaa käyttää paikallisyhdistyksen kokous. Toimeenpaneva elin on Oulun Yrittäjien hallitus, joka on myös oikeudellisesti vastuussa yhdistyksestä. Oulun Yrittäjien hallitusta koottaessa on hyvä muistaa, että onnistuneen toiminnan edellytyksenä on toimiva yhteishenki sekä selkeästi sovitut yhteiset tavoitteet. Hallitus voi nimittää tarpeelliseksi katsomiaan toimi- ja valiokuntia toiminta-ajatuksen toteuttamiseksi. Oulun Yrittäjien säännöissä mainitaan, että hallitukseen kuuluu puheenjohtaja, varapuheenjohtajat sekä vähintään neljä (4) ja enintään viisitoista (15) jäsentä. Tällä hetkellä Oulun Yrittäjien hallituksessa on puheenjohtajan lisäksi 10 jäsentä Hallituksen keskeisimmät tehtävät hallitus edustaa yhdistystä hoitaa yhdistyksen asioita Oulun Yrittäjät ry:n kokousten hyväksymien päätösten ja ohjeiden mukaan valvoo jäsenistönsä yhteisiä etuja ja asioita tekemällä esityksiä ja aloitteita sekä antamalla lausuntoja nimeää keskuudestaan sektorivastaavat nimeää Oulun Yrittäjien edustajat eri yhteisöihin toimeenpanee aluejärjestön ja keskusliiton antamat tehtävät 2.2. Työvaliokunta Työvaliokunta koostuu Oulun Yrittäjien hallituksen puheenjohtajasta sekä varapuheenjohtajista Puheenjohtaja Yhdistyslain ja yhdistyksen sääntöjen mukaan Oulun Yrittäjien vastuullisin henkilö on sen hallituksen puheenjohtaja. Viime kädessä hän on se henkilö, joka vastaa yhdistyksen toiminnasta ja politiikasta. Puheenjohtaja on Oulun Yrittäjien käyntikortti muihin sidosryhmiin. 7

9 Puheenjohtajan tulee olla ennen kaikkea hallituksensa valmentaja, ohjaaja ja motivoija. Omalla toiminnallaan hän varmistaa koko hallituksen työskentelyä. Puheenjohtajan on syytä delegoida vastuuta varapuheenjohtajille, jotka siten voivat halutessaan kouluttautua yhdistyksen vetovastuuseen puheenjohtajan vaihduttua. Puheenjohtajan työtä helpottamaan sovitaan toimintavuoden alussa hallituksen jäsenten kanssa yhteisistä menettelytavoista toimintavuoden tavoitteiden saavuttamiseksi Puheenjohtajan tehtävät puheenjohtaja vastaa yhdistyksen toimintasuunnitelmasta vastaa yhdessä rahastonhoitajan kanssa taloussuunnitelman laadinnasta hallituksen vahvistettavaksi kutsuu hallituksen koolle päättää hallituksen kokousten pitämisestä ja johtaa niissä puhetta sektorivastaavien ohjaus toimii yhdistyksen nimenkirjoittajana edustaa yhdistystä julkishallintoon ja muihin yhteisöihin päin toimii linkkinä aluejärjestöön ja keskusliittoon päin jäsenhankinta ja jäsen pysyvyydestä huolehtiminen 2.4. Varapuheenjohtaja Varapuheenjohtajat hoitavat yhdistyksen puheenjohtajan tehtäviä puheenjohtajan ollessa estynyt. Vastuu siirtyy puheenjohtajalta varapuheenjohtajille automaattisesti yllättävän esteen ilmaantuessa. Varapuheenjohtajat osallistuvat työvaliokunnan työskentelyyn Sihteeri Yhdistyksen puheenjohtajan rinnalla sihteeri on keskeinen toimihenkilö. Hänen tehtävänsä on puheenjohtajan avustaminen järjestöteknisissä asioissa sekä muu yhteistoiminta puheenjohtajan ja muiden hallitusten jäsenten kanssa Sihteerin tehtävät Sihteerin tehtävät liittyvät pääasiassa yhdistyksen hallintoon. Näitä ovat mm.: 8

10 yhdistyksen ja hallituksen kokouksissa käsiteltävien asioiden valmistelu yhdessä puheenjohtajan ja sektorivastaavien kanssa sekä pöytäkirjan pitäminen hallituksen kokouksissa yhdistyksen vuosikertomuksen ja toimintasuunnitelman valmistelu yhdessä puheenjohtajan ja sektorivastaavien kanssa yhdistyksen kirjeenvaihdon hoitaminen yhdistyksen materiaalin ja arkiston hoito laatukäsikirjan ylläpito 2.6. Rahastonhoitaja Rahastonhoitajan tehtävänä on huolehtia yhdistyksen rahaliikenteestä Rahastonhoitajan tehtävät yhdistyksen kirjanpidosta ja tilinpäätöksen (liite 1) laatimisesta vastaa tilitoimisto rahastonhoitaja tekee taloussuunnitelman yhdessä puheenjohtajan kanssa ja esittelee sen syyskokouksessa rahastonhoitaja vastaa järjestön rahankäytöstä vahvistetun taloussuunnitelman puitteissa, ts. tappiollista tilinpäätöstä ei pidä tehdä vastaa yhdistyksen rahaliikenteestä ja huolehtii, että maksut suoritetaan ajallaan vastaa yhdistyksen tilipapereista ja tositteista sekä toimittaa aineiston ajallaan tilitoimistoon rahastonhoitaja käy tilinpäätöksen läpi tilintarkastajien kanssa ja esittelee sen sekä tilintarkastuskertomuksen (liite 2) kevätkokouksessa rahastonhoitajan on kevätkokoukseen tuotava koko tiliaineisto mukanaan mahdollisia kysymyksiä ja lisäselvityksiä varten Toiminta ulkoistetussa maksuliikennepalvelussa Tätä ohjetta sovelletaan silloin, kun yhdistyksen rahastonhoitajan tehtäviä vastaavat toimet on sovittu hoidettavaksi ulkopuolisen tahon toimesta. Tällainen ulkopuolinen taho on esim. tilitoimisto Päätöksen tehtävien hoitamisesta tekee hallitus kokouksessaan. Hallitus päättä toimen hoitamisesta ja asettaa samalla päätöksessään ne rajat, joiden puitteissa toimijalla on valtuudet. Päätetään mm. tilinkäytöstä maksuliikenneoikeuksista ilmoitusvelvollisuuksista 9

11 Kun maksuliikenne ulkoistetaan, puheenjohtaja hyväksyy laskut allekirjoituksellaan ja lähettää ne eteenpäin palvelun tuottajalle. Laskuihin merkitään päätöskohta, jos kyseinen tapahtuma on syntynyt erikseen kirjatun päätöksen seurauksena. Vakiomaksuissa, kuten päätetyt palkkiot ja säännönmukaiset maksut, ei erillistä hyväksymistä tarvita Tiedotusvastaava Tiedotustoiminnasta vastaava henkilö on yhdistyksen sisäisen tiedotustoiminnan johtaja. Puheenjohtaja vastaa viime kädessä Oulun Yrittäjien ulkoisesta tiedottamisesta Tiedotusvastaavan tehtävät yhdistyksen vuosittaisen tiedotussuunnitelman laatiminen yhdistyksen mediatiedotteiden valmistelu yhdistyksen jäsentiedotteen toimitus yhdistyksen jäsenpostin laatiminen paikallisyhdistyksen kokousten tai hallituksen kokouksen tekemien päätösten, kannanottojen, aloitteiden sekä lausuntojen julkistaminen jäsenkunnalle sekä jäsenkunnan ulkopuolelle (jäsenposti ja tiedotusvälineet) henkilökohtaisten yhteyksien ylläpito ja kehittäminen tiedotusvälineiden edustajiin 2.8. Muut toimihenkilöt Oulun Yrittäjien hallituksen tehokkaan toiminnan edellytyksenä on, että kaikki hallituksen jäsenet toimivat aktiivisesti. Työn organisointia helpottamaan hallituksen jäsenille voidaan jakaa omat vastuualueensa Seniorijäsenvastaava Hallitus päätti seniorijäsenyydestä loppuvuodesta Tavoitteena on antaa aktiiviyrittäjätoiminnasta luopuneelle jäsenyrittäjälle mahdollisuus säilyttää kontaktinsa yrittäjäjärjestöön. Samalla mahdollistetaan kokeneempien yrittäjien kokemusten ja osaamisen siirtymistä tuutor -toiminnan myötä nuorelle yrittäjäpolvelle. 10

12 Seniorijäsenyydestä vastaavan tehtävät pitää seniorijäsenrekisteri ajan tasalla huolehtia seniorijäsenyydestä tiedottamisesta aika ajoin jäsentiedotteessa Seniorijäsenyyttä haetaan aluejärjestön siihen laatimalla lomakkeella Nuoret Yrittäjät Nuorten Yrittäjien toiminta perustuu vapaamuotoiseen yhdessäoloon ja verkostoitumiseen. Toiminnan tarkoituksena on tukea nuorten yrittäjien kehittymistä yrittäjänä sekä auttaa yritystoiminnan aloittaneita ja sitä suunnittelevia löytämään oma paikkansa alueen elinkeinoelämässä Nuoret Yrittäjät vastuuhenkilön tehtävät Yksinyrittäjät järjestää tapaamisia säännöllisesti Nuorten yrittäjien kesken suunnittelee yhdessä yrittäjien kanssa Nuorten Yrittäjien vuosittaisen budjetin käytöstä välittää NYT kokoontumisten anti hallitukselle edunvalvonta ja aloitteet yhteistyö PPYn NY toiminnan kanssa viestinnän hoitaminen yhdessä PPYn NY toiminnan kanssa Toiminnan tavoitteena on antaa yksinyrittäjille henkilökohtaista neuvontaa ja tukea yritystoimintaan liittyvissä kysymyksissä. Luoda puitteet, missä yksinyrittäjät tapaavat muita yrittäjiä mm. mahdollistaen verkostojen syntymisen, kehittymisen ja konkreettisen yhteistyön muiden yrittäjien kesken Yksinyrittäjien vastuuhenkilön tehtävät järjestää tapaamisia/tilaisuuksia, joiden avulla luodaan yrittäjille mahdollisuuksia verkostoitumiseen välittää Yksinyrittäjien kokoontumisien anti hallitukselle edunvalvonta asiat ja aloitteet Yhteyshenkilö 11

13 Yhteyshenkilö hoitaa suhteita seutukuntien paikallisyhdistyksiin ja huolehtii, että toiminta eri sidosryhmien välillä on saumatonta ja toisen toimintaa tukevaa. Yhteyshenkilö toimii yhdyshenkilönä ja viestin välittäjänä toisen paikallisyhdistyksen toimihenkilöiden ja Oulun Yrittäjien välillä Kuntayhteistyö Oulun Yrittäjien tavoitteena on säännöllisten tapaamisten järjestäminen kunnan johdon kanssa. Oulun Yrittäjien yhtenä keskeisenä tavoitteena on kunnan ja kunnassa toimivien yrittäjien oikeuksien ja velvollisuuksien sekä ennen muuta mahdollisuuksien selvittäminen. Siksi on perusteltua ylläpitää tehokasta tiedonkulkua niin yrityksistä kuntaan kuin kunnasta yrityksiin päin Kuntayhteistyön toteutus kunnanvaltuuston esityslistan ja päätösten seuraaminen sekä niistä tarvittaessa hallituksen jäsenille tiedottaminen kunnanhallituksen päätösten seuraaminen sekä päätöksiin vaikuttaminen hallituksen ohjeiden mukaisesti yhteydenpito kunnanhallituksen jäseniin päättäjien kutsuminen tarvittaessa yhdistyksen kokouksiin Oulun Yrittäjien kunnanhallitukselle osoitettujen lausuntojen ja aloitteiden valmistelu yhteydenpito kunnanjohtoon ja muihin virkamiehiin eri valtuustoryhmien toiminnan ja päätöksenteon seuranta toteuttaa muut Oulun Yrittäjien hallituksen antamat tehtävät Sidosryhmäyhteistyö Sidosryhmäyhteistyön tulee toimia pitkäjännitteisesti ja siten, että yksityisten yrittäjien ja yrittäjäyhdistyksen esitykset, näkemykset ja vaatimukset tulevat mahdollisimman hyvin tunnetuiksi ja huomioiduiksi eri sidosryhmiä edustavien organisaatioiden ja niiden jäsenkunnan keskuudessa Sidosryhmäyhteistyövastaavan tehtävät valvoa yrittäjäyhdistyksen etua sidosryhmien välisessä yhteistyössä 12

14 rakentaa kiinteä toiminnallinen yhteys paikallisyhdistyksen ja kunnassa toimivien eri sidosryhmien kanssa (esim. kauppakamari, TE- keskus, työnantajajärjestö, toimialajärjestöt, ammattiyhdistysliike, MTK:n tuottajayhdistys, pankit, vakuutuslaitokset, koulut jne.) kytkeä eri sidosryhmiä Oulun Yrittäjien eri aktiviteettien tueksi ja edistäjäksi paikallisyhdistyksen tarpeiden mukaisesti Jäsenpalveluvastaava Viime vuosien aikana yrittäjäjärjestön jäsenmäärä on ilahduttavasti kasvanut. Järjestäytymisen merkitys yrittäjien edunvalvontatyön tehostamisessa on tiedostettu entistä paremmin. Pelkistetysti voidaan sanoa, että yrittäjän liittymisen ja aktiivisen osallistumisen ehto on toimiva paikallisyhdistys. Tehokaskin jäsenhankinta on pitkällä tähtäimellä kannattamatonta, elleivät jäsenet koe mukanaoloa hyödylliseksi. Tämä pätee erityisesti uusiin jäseniin, joiden odotukset ovat kaikkein voimakkaimmat. Siksi on tärkeää, että jäsenkunnasta pidetään jatkuvaa huolta eri tavoin ja keinoin Jäsenpalveluvastaavan tehtävät aktivoida koko jäsenkunta jäsenhankintatoimintaan valmistella yhdistyksen jäsenhankintakampanjat huomioida paikallisyhdistyksen jäsenten merkkipäivät (myös yritysten vuosipäivät) tehdä hallitukselle esityksiä jäsenkunnan palkitsemisesta (yrittäjäristi, ansiomerkit jne.) edistää eri keinoin yhteenkuuluvuuden tunnetta jäsenkunnassa Yhdistyksen koulutustoiminta Kaikessa yhteiskunnallisessa toiminnassa on huomioitava jäsenistön kouluttaminen, sillä järjestötoiminnassa ja yhteiskunnallisessa vaikuttamistyössä tarvitaan tietoja ja taitoja, joita kaikkia ei voi omakohtaisella opiskelulla hankkia. Myös Pohjois- Pohjanmaan ja Suomen yrittäjien koulutustarjonta pyritään hyödyntämään. Tavoitteena tulee kuitenkin olla koulutustilaisuuksien järjestäminen mahdollisimman lähellä yrittäjää. Oulun Yrittäjien järjestämän järjestökoulutuksen puitteet määräytyvät yhdistyksen voimavarojen mukaan. Vähimmäistavoite kuitenkin on, että yhdistyksen kaikki jäsenet, niin uudet kuin pitempäänkin jäseninä olleet, saavat 13

15 perehdyttämiskoulutuksen yrittäjäjärjestön toimintaan, toisin sanoen informaation järjestön rakenteesta, toiminnasta ja tavoitteista (uusien jäsenten aamuinfo). Järjestötietouden lisäksi Oulu Yrittäjät järjestää ajankohtaiskoulutusta yritystoimintaan liittyvistä asioista. Tässä hyödynnetään Pohjois-Pohjanmaan Yrittäjien ja keskusliiton tarjoamat koulutustilaisuudet Koulutusvastaavan tehtävät Koulutuksesta vastaava henkilö on Oulun Yrittäjien toimesta järjestettävän yrittäjä- ja järjestökoulutuksen koordinoija. Hänen tehtävänsä ovat: kartoittaa jäsenkuntaa kiinnostavat koulutusalueet suunnitella yhdistyksen koulutusohjelma yrittäjäkoulutuksen ja järjestökoulutuksen osalta järjestää määrätyin väliajoin uusille jäsenille tarkoitettu perehdyttämiskoulutustilaisuus (uusien jäsenten aamuinfo noin neljä kertaa vuodessa). pitää yhteyttä kunnassa toimiviin oppi- ja koululaitoksiin huolehtia siitä, että Oulun Yrittäjien edustajat osallistuvat aluejärjestön ja keskusliiton järjestämiin koulutustilaisuuksiin toteuttaa muut Oulun Yrittäjien hallituksen antamat tehtävät 14

16 muistiinpanoja: 15

17 3. JÄSENTOIMINTA Oulun Yrittäjät ry:n toiminnan tehostamiseksi ja voimavarojen tehokkaan käytön edellytyksenä on toiminnan etukäteissuunnittelu. Hallitus laatii lokakuussa seuraavan vuoden alustavan toimintasuunnitelman ja sen pohjalta talousarvion Toiminnan suunnittelu Oulun Yrittäjät ry määrittelee toimintansa vuosittain ja tekee vuosisuunnitelman, jonka pohjalta laatii taloussuunnitelman. Toiminnan suunnittelu koostuu edellisen suunnitelman toteutumisesta, toimintaympäristön uhista ja mahdollisuuksista sekä seuraavan vuoden tavoitteista. Toimintasuunnitelman ja taloussuunnitelman pohjalta hallitus laatii vuosittain Oulun Yrittäjien tapahtumakalenterin (liite 4). Tapahtumakalenterin laadinnassa otetaan huomioon Suomen Yrittäjien (liite 5) ja Pohjois-Pohjanmaan Yrittäjien toiminta, jotta tapahtumat eivät olisi päällekkäisiä vaan toisia tukevia. Kaikkea toimintaa osallistuvia palvelee se, että vuosittain toimintasuunnitelman sisältämistä tapahtumista ja kokouksista laaditaan aikajärjestyksessä tapahtumakalenteri, jossa on joko ennalta sovittu päivämäärä tai alustava toteutuskuukausi, tapahtuman nimi ja aihe sekä paikka Toimintasuunnitelman yleispuitteet Toimintasuunnitelmassa (liite 6) mainitaan toimintavuoden keskeiset tavoitteet. Oulun Yrittäjät ry:n toimintasuunnitelma on jaettu seuraavanlaisiin toiminta-alueisiin: elinkeinopoliittiseen toimintaan, koulutustoimintaan, jäsenhankintaan, tiedotustoimintaan, jäsentilaisuuksiin ja sääntömääräisiin kokouksiin ja erillisiin vuosittain määriteltäviin painopistealueisiin sekä jäsenmaksuihin. - toimintavuoden keskeiset tavoitteet - voidaan mainita tietty yleisteema Edunvalvonta - kerrotaan lyhyesti niistä tavoitteista ja toimenpiteistä, joita yhdistys aikoo tehdä toimintavuonna kuntaan päin esim. säännölliset tapaamiset kunnan edustajien kanssa, kunnallisvaaleihin liittyvät keskustelutilaisuudet. 16

18 Koulutustoiminta - kerrotaan tarjolla olevat koulutustilaisuudet - aluejärjestön ja keskusliiton järjestämät koulutustilaisuudet - muiden organisaatioiden kanssa järjestettävä koulutus Jäsenpalvelutoiminta - asetetaan tavoitteet jäsenhankinnalle, uusien jäsenten tilaisuudet jne. Tiedotustoiminta - mainitaan jäsenkirjeiden lukumäärä ja alustava aikataulu - mahdollisesti tuotettavat muut yhdistyksen materiaalit - miten hyödynnetään paikalliset tiedotusvälineet Vapaa-ajan ja harrastustoiminta - yhteisten tapahtumien järjestämiset esim. messut, teatterimatkat, kesätapahtumat, yhteinen joulukatu jne. Yleistoiminta (järjestötoiminta) - yhdistyksen kokoukset - hallituksen toiminta - osallistumiset aluejärjestön ja keskusliiton kokouksiin 3.2. Taloussuunnitelman laadinta Alustavan toimintasuunnitelman pohjalta laaditaan taloussuunnitelma. Taloussuunnitelman laadintaan vaikuttavat toimenpiteiden kustannukset ja edellisten vuosien tilinpäätökset sekä yhteistyökumppanien panostukset. Kaikille esitetyille euromäärille mainitaan perusteet taloussuunnitelmassa (liite 7). Kun taloussuunnitelma on valmis hyväksytetään se yhdistyksen syyskokouksessa Yhteiskuntavaikuttaminen Oulun Yrittäjien yhteiskuntavaikuttamisen tavoitteena on luoda parhaat mahdolliset yrittämisen edellytykset kunnassa ja parantaa yrittäjien asemaa 17

19 sekä toimintamahdollisuuksia. Tehokkaan ja toimivan vaikuttamisen taustalla on hyvät ja asialliset suhteet kuntiin ja viranomaisiin. KUVIO 1.Yhteiskuntavaikuttaminen prosessina Yrittäjyysopetus/yrittäjyyskasvatus Yrittäjyyskasvatuksen tavoitteena on olla mukana rakentamassa yhteiskuntaa, jossa ilmapiiri on yrittäjyydelle suotuisa ja kannustava. Yrittäjyyskasvatuksen tavoitteena on myös edistää sisäistä sekä ulkoista yrittäjyyttä, tuoden yrittäjämäinen toimintatapa osaksi jo varhaisessa vaiheessa lapsen ja nuoren elämää. Oulun Yrittäjät pyrkivät näkymään kouluissa ja oppilaitoksissa tuoden esille yrittäjyyttä ja kertoen omia yrittäjyyskokemuksiaan Yrittäjyystiimi Oulun Yrittäjät osallistuu aktiivisesti eri yrittäjyyden parissa vaikuttavien tahojen yhteiseen työryhmään. 18

20 Kummiluokkatoiminta Kummiluokkatoiminnan tarkoituksena on lisätä jo hyvin varhaisessa vaiheessa lapsen ja nuoren kiinnostusta yrittäjyyteen. Toiminnan tavoitteena on saada lapset näkemään yrittäjyys yhtenä ammattivaihtoehtona. Kummiluokkatoiminta on aloitettu 2006 ja Oulun Yrittäjien hallitus on ollut yhteydessä luokkaan muutaman kerran. Tulevaisuudessa yhteydenpitoa on tarkoitus lisätä ja toimintaa tehostaa yhteisen osallistumisen kautta. Toiminta- ajatuksena tulevaisuudessa kummiluokan lapset voisivat esiintyä Oulun Yrittäjien juhlissa ja tilaisuuksissa. Kuvaamataidonluokan oppilaille järjestetään yrittäjyysaiheinen piirustuskilpailu, jonka antina lasten piirustukset hyödynnettäisiin postikortinmuodossa esimerkiksi yhteistyökumppaneille lähetettäväksi Kannanotto Oulun Yrittäjät ry:n tavoitteena on parantaa yrittäjien asemaa. Kannanoton teko voi lähteä esimerkiksi jäsenyrityksen yhteydenotosta Oulun Yrittäjiin jonkin epäkohdan oikaisemiseksi. Puheenjohtaja vastaa pääsääntöisesti kannanotoista, mutta tarvittaessa ohjaa jäsenyrityksen Suomen Yrittäjien neuvontapalveluun. Kannanotossa aina huomioitava Suomen Yrittäjien sekä Pohjois-Pohjanmaan Yrittäjien linjaus. 19

21 KUVIO 2. Kannanotto prosessina 3.4. Jäsentyytyväisyys Kirje uusille jäsenille Uusille jäsenille lähetetään tervetuliaiskirje (liite 8), jossa tiedotetaan muun muassa uusien jäsenten infosta ja seuraavasta Nuorten Yrittäjien tapaamisesta. Kirjeen mukana lomake, jossa kartoitetaan uuden jäsenen toiveita Oulun Yrittäjien toiminnasta Kirje eronneille jäsenille 20

22 Eronneille jäsenille lähetetään pikimmiten kirje (liite 9), missä kyselylomake mukana. Kyselyssä kartoitetaan eroon johtaneita syitä Palautunut jäsenposti Osoitemuutoksien vuoksi palautuneet jäsenpostit pyritään ensikädessä toimittamaan oikeisiin osoitteisiin. Palautuneet jäsenpostit lähetetään Pohjois- Pohjanmaan Yrittäjille, mikä välittää jäsenpostin oikeaan osoitteeseen päivittäen jäsenen uuden osoitteen seuraavaa postitusta varten. 21

23 muistiinpanoja: 22

24 4. JÄRJESTÖTOIMINTA 4.1. Hallituksen kokous Kokouksen tavoitteena on viestintä, hallinnointi ja päättäminen Kokous valmistelu Kokouksen valmistelussa otettava huomioon kokouksen kulku, osallistujien kutsuminen sekä asiasisältö. Valmisteluvaiheessa huomioitava myös mahdolliset sidosryhmät sekä tilakustannukset. KUVIO 3. Hallituksen kokouksen valmistelu 23

25 Kokouskutsu Kokouskutsu lähetetään hallituksen jäsenille sähköpostitse. Kokouskutsussa mainittava aika ja paikka sekä käsiteltävät asiakohdat. Hallituksen kokouskutsut lähetetään yleensä sähköpostitse noin viikkoa aikaisemmin sekä tiedotetaan Oulun Yrittäjien kotisivujen intranetissä Esityslista Kokouskutsun mukana lähetetään esityslista (liite 10), missä mainitaan kaikki kokouksessa käsiteltävät asiakohdat Pöytäkirja 4.2. Kevätkokous Kokouksen pöytäkirja lähetetään hallituksen tarkistettavaksi heti kokouksen jälkeen. Jos hallituksen jäseniltä tulee pöytäkirjaan muutosehdotuksia, kirjataan ne ja talletetaan pöytäkirja kohdan mukaisesti. käsitellään edellisen vuoden toimintakertomus ja tilinpäätös päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä valitaan edustajat tarvittaviin luottamustoimiin käsitellään muut hallituksen valmistelemat asiat 24

26 KUVIO 4. Kevätkokous prosessina Kevätkokous valmistelu Kevätkokouksen valmistelussa otettava huomioon kokouksen kulku, osallistujien kutsuminen sekä asiasisältö. Valmistelu vaiheessa huomioitava myös mahdolliset sidosryhmät sekä tilakustannukset Kevätkokouskutsu Hallituksen lähetettävä kirjallinen kokouskutsu (liite 11) jäsenilleen vähintään 14 vuorokautta ennen kokousta, käytäntönä on ollut lähettää kutsut kuukautta aikaisemmin. Kokouskutsussa mainittava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kevätkokouskutsut lähetetään jäsenille/sidosryhmille postitse ja sähköpostitse sekä tiedotetaan Oulun Yrittäjien kotisivuilla. 25

27 Kevätkokouksen esityslista 4.3. Syyskokous Kokouskutsun mukana lähetetään esityslista (liite 12), missä mainitaan kaikki kokouksessa käsiteltävät asiakohdat. vahvistetaan taloussuunnitelma ja toimintasuunnitelma seuraavalle toimintavuodelle päätetään puheenjohtajan, varapuheenjohtajien ja hallituksen jäsenten palkkioista valitaan puheenjohtaja päätetään hallituksen jäsenten lukumäärä valitaan erovuoroisten tilalle hallituksen jäsenet valitaan kaksi tilintarkastajaa ja tilintarkastajien varamiehet sekä päätetään heidän palkkioistaan käsitellään muut hallituksen valmistelemat asiat KUVIO 5. Syyskokous prosessina 26

28 Syyskokous valmistelu Kokouksen valmistelussa otettava huomioon kokouksen kulku, osallistujien kutsuminen sekä asiasisältö. Valmisteluvaiheessa huomioitava myös mahdolliset sidosryhmät sekä tilakustannukset Syyskokouskutsu Hallituksen lähetettävä kirjallinen kokouskutsu (liite 13) jäsenilleen vähintään 14 vuorokautta ennen kokousta, mutta käytäntönä on lähettää kutsut kuukautta aikaisemmin. Kokouskutsussa mainittava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Syyskokouskutsut lähetetään jäsenille/sidosryhmille postitse ja sähköpostitse sekä tiedotetaan Oulun Yrittäjien kotisivuilla Syyskokous esityslista Kokouskutsun mukana lähetetään esityslista (liite 14), missä mainitaan kaikki kokouksessa käsiteltävät asiakohdat Lisäohjeita kokouskäytäntöihin Lisää yleisiä ohjeita kokouskäytäntöihin liittyen liitteissä: kokous ohjeita puheenjohtajalle (liite 15) ja kokouksen kultaiset säännöt (liite 16) Arkistodokumentaatio Selkeän ja yhdenmukaisen dokumenttien nimeämiskäytännön tarkoituksena on niiden luokittelun ja etsinnän helppous ja nopeus. Lopullisten asiakirjojen ja dokumenttien talletus tehdään pdf- muodossa, jotta niiden muokkaaminen jälkikäteen ei ole mahdollista. Kaikesta dokumentoinnista otetaan varmuuskopiot ainakin kahteen eri paikkaan CD-levy Pohjois- Pohjanmaan Yrittäjille Oulun Yrittäjät toimittaa kopiot hallinnon pöytäkirjoistaan tiedostomuodossa CD-levylle talletettuna kerran vuodessa Pohjois-Pohjanmaan Yrittäjille. Samalle CD-levylle voidaan liittää myös kuvasatoa ja tiedotteita. Yhdellä CD-levyllä saa olla vain yhden vuoden tapahtumia. CD-levyn nimeäminen noudattaa 27

29 Pöytäkirjat Esityslistat seuraavanlaista merkintätapaa: Oulun Yrittäjät XX arkistodokumentaatio, jossa XX on ko. vuosi. CD-levyllä asianmukainen kansilehti ja kotelo. Pöytäkirjat talletetaan muotoon kokous_hallitus_xx_ww_kk_pp jossa XX on kokouksen järjestysnumero vuodelle ww on vuosi kk kuukausi pp päivä Esityslistat talletetaan muotoon kutsu_hallitus_xx_ww_kk_pp jossa XX on kokouksen järjestysnumero vuodelle Asiakirjojen dokumentointi Asiakirjat dokumentoidaan kansioittain ko. vuoden alle. Esimerkiksi 2008 poytakirjat tiedottaminen tapahtumat kuvat. Tiedostojen tai kansioiden nimissä ei käytetä ä, ö tai å kirjaimia ja välilyönnit korvataan alaviivalla. Esimerkiksi kokous_hallitus_ 2008 poytakirjat tiedottaminen tapahtumat kuvat kokous_hallitus_xx_ww_kk_pp kokous_hallitus_xx_ww_kk_pp tiedote_xx tiedote_xx Uusien_yrittajien_info_XX Uusien_yrittajien_info_XX Pikkujoulu_XX Itsenaiyyspaivajuhla_XX 28

30 Tositekäytäntö Tosite todentaa liiketapahtuman ja kirjanpidon oikeellisuuden. Yhdenmukainen tositekäytäntö varmistaa kirjanpidon selkeyden. KUVIO 6. Tositekäytäntö prosessina 4.5. Huomionosoitukset Oulun Yrittäjät huomioi jäsenyritysten sekä seutukuntien paikallisyhdistysten vuosi- ja merkkipäivät yhdistyksen logolla varustetulla pöytästandaarilla. Pöytästandaarit on tilattavissa Suomen Yrittäjien kautta tai suoraan Flagmore Oy:stä. Huomionosoitukset rekisteröidään Oulun Yrittäjien omaan tietokantaan. Tietokantaan kirjataan luovutuspäivä, standaarin saaja, huomionosoituksen syy sekä standaarin luovuttaja. Järjestöansiomerkkien, yrittäjä - ja ansioristien sekä muiden palkitsemistuotteiden hakulomakkeet ja hinnat löytyvät Suomen Yrittäjien 29

31 www-sivuilta kohdasta Suomen Yrittäjät > Palvelut jäsenyrityksille > Palkitsemistuotteet Yksinyrittäjäpalkinto Oulun Yrittäjät perustaa Vuoden Yksinyrittäjä, Oulu palkinnon, joka julkaistaan alkuvuodesta Osallistuminen Suomen Yrittäjien arviointikilpailuun Suomen Yrittäjiin kuuluvat paikallisyhdistykset suorittavat oman toimintansa arvioinnin yhteisesti sovittujen kriteerien avulla. Oulun Yrittäjät on päättänyt osallistua arviointikilpailuun. Arviointikilpailun perusteet muuttuvat vuosittain ja tämän vuoksi myös työohje tarkastetaan vuosittain, jotta se tukisi mahdollisimman hyvin arviointia. 30

32 muistiinpanoja: 31

33 5. TIEDOTUS Yhdistyksen tiedotustoiminta jaetaan kolmeen päälohkoon: jäsenkunnalle suuntautuva tiedotus jäsenistön ulkopuolelle suuntautuva tiedotus järjestönsisäinen tiedotus Tiedotussuunnitelma tulee päivittää vuosittain. Liite Jäsenviestintä Jäsenkuntaan kohdistuva tiedotus toteutetaan säännöllisin väliajoin postitettavin jäsentiedottein. Tämä lieneekin paras ja luotettavin keino informaation välittämiseksi. Laajentuva tietoverkkojen käyttäjäkunta lisää sähköisen viestinnän mahdollisuuksia. Myös yhdistyksen järjestämät tilaisuudet ovat sopiva hetki hoitaa jäsenten informointia etenkin ajankohtaisista asioista. Jäsentiedotteissa on syytä muistaa hyödyntää aluejärjestön ja keskusliiton tuottamat tiedotteet, joista voi usein suoraan poimia ajankohtaisia asioita omaan tiedotteeseensa Suomen Yrittäjien järjestöesite Järjestöesite on oleellinen asia yhdistyksen toiminnan tunnetuksi tekemisessä sekä jäsenhankinnan hoitamisessa. Jäsenille ja potentiaalisille jäsenille on voitava antaa kirjallista aineistoa, jonka perusteella kukin voi punnita jäsenyytensä seurauksia, hyötyjä ja panostuksia. Keskusliiton järjestöesite on laajahkoja linjoja esittelevä painotuote ja sen kattavuuden vuoksi Oulun Yrittäjillä ei ole oma esitettä Oulun Yrittäjien jäsentiedote Oulun Yrittäjien jäsentiedotuksen kohderyhmään luetaan omat jäsenyritykset, yhdistyksen luottamushenkilöt, aluejärjestö ja sen luottamushenkilöt sekä keskusliiton toimisto. Heille yhdistyksen järjestötiedote on oikea tapa tiedon välittämiseen. Samaa tiedotetta voidaan tarvittaessa käyttää myös lehdistöinformaationa, tiedotusaineistona kunnan luottamushenkilöille ja virkamiehille, naapurikuntien yrittäjäyhdistyksille, paikallisille ammattiyhdistyksille jne. Oulun Yrittäjien jäsentiedote on tarkoitettu pääasiallisesti jäsenyrityksille eli Oulun Yrittäjien jäsenille. Jäsentiedotteen ilme on joka tiedotteessa yhtenäinen ja sisällöltään se on 32

34 ajankohtainen ja asiallinen. Jäsentiedotteen tavoitteena on tiedon/informaation siirtäminen jäsenille, kuten tapahtumien, tilaisuuksien ja kuulumisien välittäminen. Informoidaan jäseniä, mitä on tehty, minkälaisin tuloksin ja mitä tulevaisuudessa tullaan tekemään. Jäsentiedotteen haastatteluista, kirjoituksista ja lähettämisestä vastaa tiedostusvastaava. Jäsentiedote on nykyään sähköinen ja se ilmestyy tarvittaessa. KUVIO 7. Jäsentiedote prosessina Järjestötilaisuus Järjestötilaisuus on viesti kaikille osallistujille yhdistyksen toiminnan tasosta ja tyylistä. 33

35 Tilaisuuden luonne määrää järjestelyjen tason. Aina on aiheellista harkita, tarvitaanko mikrofonia, piirtoheitintä, puhujapönttöä, video-laitetta tai muita teknisiä apuvälineitä. Vierailijoiden esittely ennen puheenvuoron luovutusta asianomaisille kuuluu tilaisuuden vetäjän tehtäviin. Pyydä itsellesi esim. puhujan käyntikortti, jos tuttavuutenne on uusi ja haluat varmistaa, että sanot nimen ja tittelin oikein. Puheenjohtajan paikka puolisoineen (samoin kuin muiden yhdistyksen hallituksen jäsenten) on aina eturivissä, salin keskellä, ts. kokouspaikan parhaassa osassa. Tilaisuuden päävieras puolisoineen kuuluu aina puheenjohtajan seurueeseen, niin salissa kuin mahdollisessa illallispöydässäkin. Puheenjohtaja tai tilaisuuden järjestelyistä muutoin vastaava ottaa kokousvieraan / puhujan vastaan eikä unohda tätä yksin tilaisuuden aikana tai välittömästi sen jälkeenkään. Usein on myös tapana, että puheenjohtaja kiittää juhlapuhujaa heti puheen jälkeen lyhyesti kätellen. Korkeat vieraat (ministeri, maaherra) otetaan vastaan jo kokouspaikan ulko-ovella, sekä saatetaan niin saliin istumapaikalle kuin uloskin salista, mikäli he poistuvat kesken ohjelman kokouksesta Www-sivut Oulun Yrittäjien internetsivut päivitetään tarpeen mukaan. Muun muassa tulevista tapahtumista ilmoittelu sekä menneiden tilaisuuksien kuulumiset tulee päivittää, jotta sivuilla ei ole vanhaa tietoa. Hallituksen jäsenten yhteystietojen ajantasaisuus on myös huomioitava. Internetsivujen tarkat muokkausohjeet löytyvät sivuilla olevan ylläpitokohdan alta. Nettisivuilla julkaistujen kuvien kuvaajan nimi mainitaan joko kuvan yhteydessä tai jos kuvia on useampi, voidaan nimi mainita sivun alalaidassa IrfanView- kuvankäsittelyohjelma 34

36 IrfanView on internetistä ilmaiseksi ladattavissa oleva kuvankäsittelyohjelma. Oulun Yrittäjien kotisivuille laitettavat kuvat muokataan ennen sivuille tallentamista kuvankäsittelyohjelmalla (IrfanView), jotta kuvien lataaminen sivuilla ei kestä niin kauaa. Avataan kuvankäsittelyohjelma ja mennään File valikon Open toimintoon, jolla haetaan käsiteltävä kuva. Kun kuva on haettu ohjelmaan avataan Image -valikon alta Resize/Resample toiminto, jolla kuvan kokoa voidaan muuttaa. Valitaan Set new size kohtaan Width: 320 ja Height: 240 (antaa jälkimmäisen automaattisesti), Units kohtaan valitaan pixels, valikon alareunan DPI kohdassa arvoksi annetaan 72. Kun arvot on määritelty valitaan Ok ja tallennetaan kuva haluttuun paikkaan. Kuvien nimeämiskäytännössä noudatetaan samaa linjaa kuin dokumenttien nimeämisissä, sillä Oulun Yrittäjien kotisivulle tallennettaessa tiedostonimessä ei saa olla ä, ö tai å kirjaimia Facebook-ryhmä Oulun Yrittäjillä on oma Facebook-ryhmä. Se toimii kanavana uutisista ja tapahtumista tiedottamiseen, keskusteluihin ja kannanottoihin sitä on käytetty toistaiseksi vähän. Puheenjohtaja, tiedottaja, sihteeri ja muut halukkaat hallituksen jäsenet vastaavat julkaisemisesta sivuilla Ulkoinen Viestintä Ulospäin suuntautuvassa tiedotuksessa on käytettävissä useampia vaihtoehtoja. Suppeampaan ryhmään kohdistettuna (valtuustoryhmät, kunnalliseen päätöksentekoon osallistuvat) ovat aivan samat välineet käyttökelpoisia kuin jäsen tiedottamisessa. Laajemmalle yltävän kanavan muodostavat mm. paikallis- ja alueradiot sekä lehdistö. Varsinkin paikallislehdet ovat käyttökelpoinen kanava yrittäjäyhdistyksen tiedottamiselle Lehdistötilaisuus Lehdistötilaisuus on oivallinen tapa tutustua toimittajiin sekä tavoittaa yhdellä kertaa useamman tiedotusvälineen edustajia. Läsnäolijat saavat nopeasti haluamansa informaation, heillä on mahdollisuus tarkentavien kysymysten tekemiseen, kuvaukseen jne. Parhaimmillaan lehdistötilaisuuden järjestäminen madaltaa uutiskynnystä. 35

37 Lehdistötilaisuuden järjestämisessä on huomioitava kaksi perusseikkaa. Tilaisuuden järjestämiselle on oltava vankat perusteet, eli todellista uutisoitavaa, etteivät toimittajat koe tulleensa paikalle turhaan. Tilaisuuden järjestelyihin on paneuduttava huolellisesti lähettämällä kirjalliset kutsut etukäteen, varmistamalla osallistujien tulo, varaamalla oikea tila, järjestämällä sopiva tarjoilu, hoitamalla lehdistöaineisto jne. Aivan pienen uutisen takia erillistä tiedotustilaisuutta ei siis kannata järjestää. (Ohjeita lehdistötilaisuuden järjestämiseen liitteessä 18) Vuoden Yrittäjäpalkinnon jako ja muita tilaisuuksia Lehdistötiedote Yhdistyksen juhlakokous, yhdistyksen kannanotto ajankohtaisesta paikkakuntaa puhuttavasta asiasta, tunnettu kokousesitelmöitsijä, kuntakohtaisen Vuoden Yrittäjäpalkinnon jakotilaisuus, SY:n Yrittäjäristien luovutustilaisuus jne. ovat esimerkkejä lehdistölle tarkoitetun tiedotustilaisuuden järjestämisestä. Etenkin Vuoden Yrittäjäpalkinnon luovutus on hyvä tilaisuus yrittäjäyhdistyksen positiiviselle viestinnälle. Sen yhteydessä saavat myönteistä julkisuutta niin palkittava kuin palkitsijakin. Palkittu yritys voi käyttää Vuoden Yrittäjä -palkintoa omassa viestinnässään, kuten mainonnassa ja lehti-ilmoituksissa. Yrittäjäyhdistys voi puolestaan käyttää sitä palkitsemista koskevan tiedotusaineiston yhteydessä. Vuoden Yrittäjäpalkinnon jakoon liittyvässä lehdistötilaisuudessa tarvitaan tausta-aineistoa palkitusta yrityksestä ja yrittäjästä / yrittäjäperheestä. Lyhyt katsaus palkitun yrityksen elämäntaipaleesta asianmukaisine numerotietoineen on kirjallisen aineiston perusta. Järjestä haastattelumahdollisuus tiedotusvälineiden edustajille mieluimmin jo ennen varsinaista Vuoden Yrittäjäpalkinnon jakotilaisuutta. Positiivisen viestinnän mahdollisuudet koskevat myös SY:n Yrittäjäristien ja ansiomerkkien jakotilaisuuksia. Moni järjestötilaisuus saakin ansaitsemaansa juhlallisuutta, kun ansiomerkkien tai Yrittäjäristien jakaminen liitetään tilaisuuden ohjelmaan. Yrittäjäristien ja SY:n ansiomerkkien kantamisesta on olemassa erillinen ohjeistus, joka löytyy Keskusliiton yhteisistä hakemistoista Ansiomerkit/Kanto-ohjesääntö. Esimerkki luovutuspuheesta löytyy Keskusliiton hakemistosta Ansiomerkit/Luovutuspuhe. 36

38 Isot uutiset saattavat edellyttää tiedotustilaisuuden järjestämistä, pienemmät uutisoinnit voi hoitaa puhelimen, postin, faksin ja sähköpostin välityksellä. Nämä ovat kuitenkin vain apuvälineitä tiedotettavan asian eteenpäin viemiseksi. Ratkaisevaa tiedottamisen kannalta on tiedottajan oma ahkeruus, joka palkitaan julkaistulla uutisella. Toisin sanoen; jos et tiedota, et myöskään voi voittaa palstatilaa. (Tiedotteen sisällöstä ja ulkoasusta lisää liitteessä 19) Mielipidekirjoitus, yleisönosastokirjoitus, vastine Mielipidekirjoitus on yleisimmin asiantuntijakirjoitus tarkoin rajatusta aiheesta, jolla on laajempaa yhteiskunnallista merkitystä ja mielenkiintoa. Kirjoittajan nimi ja taustat tulevat lukijoiden tietoon jo kirjoituksen yhteydessä. Yleisönosastokirjoituksessa käsitellään ajankohtaisia yrittäjäpoliittisia asioita. Kirjoittaminen omalla nimellä edesauttaa kirjoituksen julkaisua. Vastineella voidaan oikaista lehden julkaisema virheellinen tiedoksianto (virheenoikaisemisesta liitteessä 20). Vastineen voi kirjoittaa myös henkilö, joka katsoo tulleensa loukatuksi lehden kirjoituksessa. Vastineoikeutta ei synny, jos kirjoitus ei objektiivisesti tarkasteltuna ole ketään loukkaava Haastattelu Lehden tai radion / tv:n toimittajan tekemä haastattelu on tavanomainen tapa julkistaa puheenjohtajan tai koko yrittäjäyhdistyksen näkemyksiä kulloinkin ajankohtaisista asioista. Kiihkeän ajankohtainen, koko yhteiskuntaa ja sen kansalaisia koskettava uutinen ja sen kommentointi yrittäjäyhdistyksen edustajana vaatii viileyttä ja harkintaa. Liika viileys ja harkinta saattavat kuitenkin tarkoittaa, että elävyys ja mielenkiinto katoavat, joten oikean tasapainon löytäminen on tärkeää. Varma tapa mielenkiinnon säilyttämiseksi on haastateltavan omat kokemukset tai esimerkiksi arviot tapahtumien vaikutuksista omalle yritykselle jne Haastattelutilanteessa muistettavaa 37

39 Puhe, esitelmä Selvitä aina, mihin yhteyteen haastattelu tulee. Onko kysymyksessä esim. tausta-aineiston hankinta, mielipide seuraavan aamun uutislehteen, radion suora lähetys, vai tullaanko haastattelua käyttämään vasta myöhemmin esim. uutisissa tms. Vastaa vain kysymyksiin, lyhyesti ja yksinkertaisin lausein. Johda keskustelua, äläkä anna johdatella itseäsi alueelle, johon et ole valmistautunut. Älä siis anna yllyttää itseäsi puhumaan sellaista, johon et ole etukäteen valmistautunut. Älä käytä ammattikieltä, jota lukijat / kuulijat eivät ymmärrä. Tee ero tosiasioiden, mielipiteiden ja arvioiden välillä. Pyri esittämään asiat ymmärrettävästi ja havainnollisesti, tarvittaessa yksilöllistäen ja paikallistaen. Puheiden ja esitelmien pitäminen kuuluu yrittäjäyhdistyksen johtotehtävissä toimivien tyypillisiin oikeuksiin ja velvollisuuksiin. Tilaisuuden luonne ratkaisee puheen sisällön ja tyylin. (Puheenpitäjän ohjeita liitteessä 21.) 5.3. Sisäinen viestintä Sisäisellä tiedottamisella tarkoitetaan tässä kaikkea tiedon välittämistä ja toiminnan suunnittelua/kehittämistä hallituksen jäsenten kesken sekä Pohjois- Pohjanmaan että Suomen Yrittäjien kanssa. Sisäisessä tiedottamisessa pyritään ensisijaisesti avoimuuteen, nopeuteen ja tasapuolisuuteen sekä säännöllisyyteen. Onnistuneena sisäinen tiedottaminen tukee toiminnan toteutumista sekä luo paremmat edellytykset ulkoisen tiedottamisen onnistumiselle. Sisäisen tiedottamisen kanavina käytetään sähköpostia, intranettiä, google- kalenteria ja puhelinta sekä tietenkin henkilökohtaista kasvotusten tapahtuvaa vuorovaikutusta Sähköposti 38

40 Sähköposti toimii ensisijaisena kanavana tiedon välittämiseen hallituksen jäsenten keskuudessa. Tiedotteiden, kokouskutsujen jne. välittäminen sähköpostitse on nopeaa ja kustannustehokasta Google- kalenteri Google-kalenteri mahdollistaa reaaliaikaisen seuraamisen yhdistyksen nimissä tapahtuneista tapaamisista ja tapahtumista. Google- kalenterin käyttö-ohjeet löytyvät tiedostosta nimellä kirjatuminen_google Dropbox Oulun Yrittäjien hallitus on kokouksessaan päättänyt, että sisäistä tiedottamista vahvistetaan ottamalla käyttöön Dropbox-niminen synkronointiohjelma. Dropbox on Dropbox, Inc. yhtiön ylläpitämä tiedostojen synkronointisovellus. Sovellus mahdollistaa tiedostojen synkronoinnin useampien tietokoneiden ja internetin välillä. Muita samankaltaisia sovelluksia ovat esimerkiksi Windows Live SkyDrive sekä Ubuntu One. Dropbox on kehitetty Pythonohjelmointikielellä. Dropbox kansiorakenne on identtinen arkisto CD-rakenteen kanssa. Lisätietoja Liite: Dropbox-ohje Tiedottaminen Pohjois-Pohjanmaan Yrittäjille Tavoitteena on molemminpuolinen aktiivinen tiedonkulku Oulun Yrittäjien ja Pohjois-Pohjanmaan Yrittäjien välillä. Koskee muun muassa tiedottamista tulevasta toiminnasta, mikä helpottaa yhteisten tapahtumien ja muun toiminnan suunnittelua ja kehittämistä sekä toiminnan toteutumista. Tiedottamisen tulee olla avointa, nopeaa ja säännöllistä. Oulun Yrittäjien sisäiseen tiedottamiseen kuuluu toimintasuunnitelman ja toimintakertomuksen toimittaminen Pohjois-Pohjanmaan Yrittäjille. Myös tiedottaminen mahdollisesta lehdistönäkyvyydestä sekä tuleviin tapahtumiin osallistumisesta edesauttaa sisäisen toiminnan sujuvuutta ja yhdenmukaisuutta Suomen Yrittäjien graafinen ohjeisto 39

41 Suomen Yrittäjien graafinen ohjeisto löytyy Sylvi-extranetistä kohdasta: Markkinointiviestintä > Pysyvät järjestöviestintämateriaalit > Graafinen ohjeisto ja oheisen linkin takaa: d26e976ba0e3/sy_graafinen_ohjeisto_lr.pdf Sylvi-extranetin pysyvästä järjestöviestintämateriaalista löytyy myös Yrittäjien logot Jäsenrekisteri Sidosryhmät Oulun Yrittäjien jäsenten yhteystiedot on saatavissa Pohjois- Pohjanmaan Yrittäjiltä ja Sylvi-extranetista. Sylvi-extranetistä jäsenluettelo löytyy kohdasta: Järjestötoiminta > Jäsenasiat > Poiminnat ja listaukset > Jäsenluettelo. Jäsenrekisteri päivittyy päivittäin. Jäsenpostitusta tai muuta yhteydenottoa varten osoite- ja sähköpostiosoitelistat kuin myös osoitetarrat voi pyytää aluejärjestöltä. Oulun Yrittäjien sidosryhmien yhteystiedot kootaan ja säilytetään pääasiallisesti Oulun Yrittäjien omasta toimesta. Lista sidosryhmistä (kumppaneista) löytyy Dropboxista Kumppanit -kansiosta Tiedotusvälineet Pohjois-Pohjanmaan Yrittäjät kokoaa Oulun alueen tiedotusvälineistä osoitetietoja. Yhteystiedot pyydetään tarvittaessa aluejärjestöltä. 40

42 6. TYÖKIRJAN YLLÄPITO-OHJEET Työkirjan päivittämisestä huolehtii Oulun Yrittäjien hallitus. Kaikki vuosittain muuttuva tieto pidetään ajan tasalla, kuten toiminta-ajatus ja puheenjohtajien yhteystiedot. Muut tiedot päivitetään aina tarpeen tullen. Työohjeita päivitettäessä on tärkeä muista päivittää koko prosessiketju. Toimintatapojen muuttuessa päivitetään ko. prosessi aina työohjeesta laatukäsikirjaan asti. 41

43 42

44 Liite 1. DROPBOX ohje (päivitys tarvittaessa ) Lisää ohjeita Saat sen käyttöön näin. - mene sivulle - klikkaa download Dropbox - klikkaa run painiketta - seuraa ohjeita - jos sinulla ei ole aiempaa Dropbox-tiliä, niin kirjaudu uutena käyttäjänä - valitse valikoista 2Gt (maksuton vaihtoehto) - valitse advanced (ei typical), niin omalle koneellesi tulee Dropboxia vastaavat tiedot - ilmoita Jormalle se sähköpostiosoite, jolla olet kirjautunut Dropboxiin - saat kutsun sähköpostitse Oulun Yrittäjien Dropboxiin - klikkaa sähköpostin linkkiä ja kirjaudu Dropboxiin - nyt pitäisi näkyä yrittäjien kansiot ja tiedostot Yllä oleva tiivistelmä koskee Windows 7 käyttöjärjestelmää. 43

45 muistiinpanoja: 44