Oulun Yrittäjät. Oulun Yrittäjät ry Työkirja Versio 1.3

Transkriptio

1 Oulun Yrittäjät ry Työkirja Versio 1.3

2 Versiohistoria pvm versio muutos Tekijä(t) työkirja koottu/täydennetty Niina Rantala, Jorma Ketola asia muutoksia, liite Tuula Koski-Tervo, Niina Rantala asia ja rakennemuutoksia Sisko Kärki, Niina Rantala Hyväksytty käyttöön Hallituksen kokous päivitys 1/2009 Jorma Ketola Sijainti: P:\YRITTAJAT\Laatu\Tyokirja_ohjeet\Tyokirja\Tyokirja_1.3.doc Ohjeet versiohistorian käyttöön: - Sisältömuutoksissa uutta versiota kasvatetaan kymmenyksellä (esim ) - Muodollisissa muutoksissa uutta versiota kasvatetaan kymmenyksen osalla (esim ) - Versioidaan 1.00-versioksi kun puheenjohtaja on hyväksynyt työkirjan alustavasti - Versioidaan 2.00-versioksi kun hallitus on hyväksynyt työkirjan 1

3 2

4 SISÄLLYSLUTTELO 1. OULUN YRITTÄJÄT RY:N TOIMINNAN PERUSTA OULUN YRITTÄJÄT RY:N TOIMINTA-AJATUS PÄÄMÄÄRÄ TOIMINTASTRATEGIA OULUN YRITTÄJÄT RY:N TEHTÄVÄT OULUN YRITTÄJÄT RY:N ORGANISAATIO HALLITUS Hallituksen keskeisimmät tehtävät TYÖVALIOKUNTA PUHEENJOHTAJA Puheenjohtajan tehtävät VARAPUHEENJOHTAJA SIHTEERI Sihteerin tehtävät RAHASTONHOITAJA Rahastonhoitajan tehtävät TIEDOTUSVASTAAVA Tiedotusvastaavan tehtävät MUUT TOIMIHENKILÖT SENIORIJÄSENVASTAAVA Seniorijäsenyydestä vastaavan tehtävät NUORET YRITTÄJÄT Nuoret Yrittäjät vastuuhenkilön tehtävät YKSINYRITTÄJÄT Yksinyrittäjien vastuuhenkilön tehtävät YHTEYSHENKILÖ KUNTAYHTEISTYÖ Kuntayhteistyön toteutus SIDOSRYHMÄYHTEISTYÖ Sidosryhmäyhteistyövastaavan tehtävät JÄSENPALVELUVASTAAVA Jäsenpalveluvastaavan tehtävät YHDISTYKSEN KOULUTUSTOIMINTA Koulutusvastaavan tehtävät JÄSENTOIMINTA TOIMINNAN SUUNNITTELU Toimintasuunnitelman yleispuitteet TALOUSSUUNNITELMAN LAADINTA YHTEISKUNTAVAIKUTTAMINEN Yrittäjyysopetus/yrittäjyyskasvatus Kummiluokkatoiminta Kannanotto JÄSENTYYTYVÄISYYS Kirje uusille jäsenille Kirje eronneille jäsenille Palautunut jäsenposti JÄRJESTÖTOIMINTA HALLITUKSEN KOKOUS Kokous valmistelu Kokouskutsu Esityslista Pöytäkirja KEVÄTKOKOUS Kevätkokous valmistelu

5 Kevätkokouskutsu Kevätkokouksen esityslista SYYSKOKOUS Syyskokous valmistelu Syyskokouskutsu Syyskokous esityslista Lisäohjeita kokouskäytäntöihin ARKISTODOKUMENTAATIO CD-levy Pohjois- Pohjanmaan Yrittäjille Pöytäkirjat Esityslistat Asiakirjojen dokumentointi Tositekäytäntö HUOMIONOSOITUKSET OSALLISTUMINEN SUOMEN YRITTÄJIEN ARVIOINTIKILPAILUUN TIEDOTUS JÄSEN VIESTINTÄ Suomen Yrittäjien järjestöesite Oulun Yrittäjien jäsentiedote Järjestötilaisuus Www-sivut IrfanView- kuvankäsittelyohjelma ULKOINEN VIESTINTÄ Lehdistötilaisuus Vuoden Yrittäjäpalkinnon jako ja muita tilaisuuksia Lehdistötiedote Mielipidekirjoitus, yleisönosastokirjoitus, vastine Haastattelu Puhe, esitelmä SISÄINEN VIESTINTÄ Sähköposti Intranetti Google- kalenteri Tiedottaminen Pohjois-Pohjanmaan Yrittäjille SUOMEN YRITTÄJIEN GRAAFINEN OHJEISTO YHTEYSTIEDOT Jäsenrekisteri Sidosryhmät Tiedotusvälineet TYÖKIRJAN YLLÄPITO-OHJEET...39 LIITE 1. TILINPÄÄTÖS LIITE 2. TILINTARKASTUSKERTOMUS LIITE 3. SENIORIJÄSENYYS LIITE 4. TAPAHTUMAKALENTERI LIITE 5. SUOMEN YRITTÄJIEN TAPAHTUMAKALENTERI LIITE 6. TOIMINTASUUNNITELMA LIITE 7. TALOUSSUUNNITELMA LIITE 8. KIRJE UUSILLE JÄSENILLE LIITE 9. KIRJE ERONNEILLE JÄSENILLE LIITE 10. HALLITUKSEN KOKOUKSEN ESITYSLISTA LIITE 11. KEVÄTKOKOUSKUTSU LIITE 12. KEVÄTKOKOUS ESITYSLISTA LIITE 13. SYYSKOKOUSKUTSU LIITE 14. SYYSKOKOUS ESITYSLISTA LIITE 15. KOKOUS OHJEITA PUHEENJOHTAJALLE LIITE 16. KOKOUKSEN KULTAISET SÄÄNNÖT LIITE 17. JÄSENTIEDOTEPOHJA LIITE 18. OHJEITA LEHDISTÖTILAISUUDEN JÄRJESTÄMISEEN

6 LIITE 19. TIEDOTTEEN SISÄLLÖSTÄ JA ULKOASUSTA LIITE 20. VIRHEEN OIKAISEMISESTA LIITE 21. PUHEENPITÄJÄN OHJEITA LIITE 22. OULUN YRITTÄJÄT RY YHDISTYKSEN SÄÄNNÖT LIITE 23. PUHEENJOHTAJIEN YHTEYSTIEDOT PAIKALLISYHDISTYKSIEN PUHEENJOHTAJAT 2009:

7 1. OULUN YRITTÄJÄT RY:N TOIMINNAN PERUSTA Oulun Yrittäjät ry toiminnan perusta muodostuu yhdistyksen toimintaajatuksesta, säännöistä, jäsenistön odotuksista, Pohjois-Pohjanmaan Yrittäjien ja Suomen Yrittäjien antamista ja määrittelemistä tavoitteista sekä yhteiskunnan asettamista haasteista. Oulun Yrittäjät toimii eri alan yrittäjien kuntakohtaisena yhteistyöverkostona Oulun Yrittäjät ry:n toiminta-ajatus Oulun Yrittäjät ry toimii Suomen Yrittäjien paikallisyhdistyksenä Oulun kaupungin alueella jäsenyritysten ja yrittäjien yrittäjä-, elinkeino-, edunvalvonta- ja työnantajapoliittisena etujärjestönä Päämäärä Oulun Yrittäjät ry on arvostettu ja varteenotettava neuvottelukumppani ja kannanottaja Oulussa sekä luotettava yrittäjien etujärjestö, jonka toiminta on vireää, innostavaa sekä yrittäjiä aktivoivaa Toimintastrategia Oulun Yrittäjien toimintastrategiana on kunnalliseen päätöksentekoon vaikuttaminen järjestäytyneiden yrittäjien aktiivisella yhteistoiminnalla. Päämäärän toteuttamiseksi Oulun Yrittäjien hallitus suuntaa toimintansa suoraan kuntaorganisaatioon. Tuloksiin pääseminen edellyttää yhdistyksen toiminnan suuntaamista jäseniin, potentiaalisiin jäseniin, eri sidosryhmiin, koululaitoksiin ja suureen yleisöön. Näiden eri sidosryhmien asenteet ja yhteistyökyky edesauttavat yhdistyksen hallituksen työskentelyä toteuttaessaan Oulun Yrittäjien toiminta-ajatusta Oulun Yrittäjät ry:n tehtävät edustaa jäsenkuntaansa suhteessa kunnanhallintoon tekemällä sille yksityisen yrittäjäkunnan taloudellista, yhteiskunnallista ja työmarkkinapoliittista asemaa edistäviä ja tukevia esityksiä ja aloitteita sekä antamalla lausuntoja tiedottaa yksityisen yritystoiminnan merkityksestä ja toimintaedellytyksistä sekä kotikunnassaan että yleensä järjestää kokouksia, koulutustilaisuuksia huolehtii jäsenkuntansa virkistys- ja vapaa-ajantoiminnasta suorittaa muut keskusliiton ja aluejärjestön antamat tehtävät 6

8 2. OULUN YRITTÄJÄT RY:N ORGANISAATIO 2.1. Hallitus Yhdistyksen ylintä päätösvaltaa käyttää paikallisyhdistyksen kokous. Toimeenpaneva elin on Oulun Yrittäjien hallitus, joka on myös oikeudellisesti vastuussa yhdistyksestä. Oulun Yrittäjien hallitusta koottaessa on hyvä muistaa, että onnistuneen toiminnan edellytyksenä on toimiva yhteishenki sekä selkeästi sovitut yhteiset tavoitteet. Hallitus voi nimittää tarpeelliseksi katsomiaan toimi- ja valiokuntia toiminta-ajatuksen toteuttamiseksi. Oulun Yrittäjien säännöissä mainitaan, että hallitukseen kuuluu puheenjohtaja, varapuheenjohtajat sekä vähintään neljä (4) ja enintään viisitoista (15) jäsentä. Tällä hetkellä Oulun Yrittäjien hallituksessa on puheenjohtajan lisäksi 10 jäsentä Hallituksen keskeisimmät tehtävät hallitus edustaa yhdistystä hoitaa yhdistyksen asioita Oulun Yrittäjät ry:n kokousten hyväksymien päätösten ja ohjeiden mukaan valvoo jäsenistönsä yhteisiä etuja ja asioita tekemällä esityksiä ja aloitteita sekä antamalla lausuntoja nimeää keskuudestaan sektorivastaavat nimeää Oulun Yrittäjien edustajat eri yhteisöihin toimeenpanee aluejärjestön ja keskusliiton antamat tehtävät 2.2. Työvaliokunta Työvaliokunta koostuu Oulun Yrittäjien hallituksen puheenjohtajasta sekä varapuheenjohtajista Puheenjohtaja Yhdistyslain ja yhdistyksen sääntöjen mukaan Oulun Yrittäjien vastuullisin henkilö on sen hallituksen puheenjohtaja. Viime kädessä hän on se henkilö, joka vastaa yhdistyksen toiminnasta ja politiikasta. Puheenjohtaja on Oulun Yrittäjien käyntikortti muihin sidosryhmiin. Puheenjohtajan tulee olla ennen kaikkea hallituksensa valmentaja, ohjaaja ja motivoija. Omalla toiminnallaan hän varmistaa koko hallituksen työskentelyä. Puheenjohtajan on syytä delegoida vastuuta varapuheenjohtajille, jotka siten 7

9 voivat halutessaan kouluttautua yhdistyksen vetovastuuseen puheenjohtajan vaihduttua. Puheenjohtajan työtä helpottamaan sovitaan toimintavuoden alussa hallituksen jäsenten kanssa yhteisistä menettelytavoista toimintavuoden tavoitteiden saavuttamiseksi Puheenjohtajan tehtävät puheenjohtaja vastaa yhdistyksen toimintasuunnitelmasta vastaa yhdessä rahastonhoitajan kanssa taloussuunnitelman laadinnasta hallituksen vahvistettavaksi kutsuu hallituksen koolle päättää hallituksen kokousten pitämisestä ja johtaa niissä puhetta sektorivastaavien ohjaus toimii yhdistyksen nimenkirjoittajana edustaa yhdistystä julkishallintoon ja muihin yhteisöihin päin toimii linkkinä aluejärjestöön ja keskusliittoon päin jäsenhankinta ja jäsen pysyvyydestä huolehtiminen 2.4. Varapuheenjohtaja Varapuheenjohtajat hoitavat yhdistyksen puheenjohtajan tehtäviä puheenjohtajan ollessa estynyt. Vastuu siirtyy puheenjohtajalta varapuheenjohtajille automaattisesti yllättävän esteen ilmaantuessa. Varapuheenjohtajat osallistuvat työvaliokunnan työskentelyyn Sihteeri Yhdistyksen puheenjohtajan rinnalla sihteeri on keskeinen toimihenkilö. Hänen tehtävänsä on puheenjohtajan avustaminen järjestöteknisissä asioissa sekä muu yhteistoiminta puheenjohtajan ja muiden hallitusten jäsenten kanssa Sihteerin tehtävät Sihteerin tehtävät liittyvät pääasiassa yhdistyksen hallintoon. Näitä ovat mm.: yhdistyksen ja hallituksen kokouksissa käsiteltävien asioiden valmistelu yhdessä puheenjohtajan ja sektorivastaavien kanssa sekä pöytäkirjan pitäminen hallituksen kokouksissa yhdistyksen vuosikertomuksen ja toimintasuunnitelman valmistelu yhdessä puheenjohtajan ja sektorivastaavien kanssa yhdistyksen kirjeenvaihdon hoitaminen yhdistyksen materiaalin ja arkiston hoito 8

10 2.6. Rahastonhoitaja Rahastonhoitajan tehtävänä on huolehtia yhdistyksen rahaliikenteestä Rahastonhoitajan tehtävät yhdistyksen kirjanpidosta ja tilinpäätöksen (liite 1) laatimisesta vastaa tilitoimisto rahastonhoitaja tekee taloussuunnitelman yhdessä puheenjohtajan kanssa ja esittelee sen syyskokouksessa rahastonhoitaja vastaa järjestön rahankäytöstä vahvistetun taloussuunnitelman puitteissa, ts. tappiollista tilinpäätöstä ei pidä tehdä vastaa yhdistyksen rahaliikenteestä ja huolehtii, että maksut suoritetaan ajallaan vastaa yhdistyksen tilipapereista ja tositteista sekä toimittaa aineiston ajallaan tilitoimistoon rahastonhoitaja käy tilinpäätöksen läpi tilintarkastajien kanssa ja esittelee sen sekä tilintarkastuskertomuksen (liite 2) kevätkokouksessa rahastonhoitajan on kevätkokoukseen tuotava koko tiliaineisto mukanaan mahdollisia kysymyksiä ja lisäselvityksiä varten 2.7. Tiedotusvastaava Tiedotustoiminnasta vastaava henkilö on yhdistyksen sisäisen tiedotustoiminnan johtaja. Puheenjohtaja vastaa viime kädessä Oulun Yrittäjien ulkoisesta tiedottamisesta Tiedotusvastaavan tehtävät yhdistyksen jäsenpostin toimittajan tehtävät yhdistyksen tiedotteiden valmistelu paikallisyhdistyksen kokousten tai hallituksen kokouksen tekemien päätösten, kannanottojen, aloitteiden sekä lausuntojen julkistaminen jäsenkunnalle sekä jäsenkunnan ulkopuolelle (jäsenposti ja tiedotusvälineet) yhdistyksen kokouksesta tehtävien lehtiartikkeleiden valmistelu henkilökohtaisten yhteyksien ylläpito ja kehittäminen tiedotusvälineiden edustajiin toteuttaa muut paikallisyhdistyksen hallituksen antamat tehtävät vastaa jäsenkirjeen toteutuksesta (mm. haastattelut, taitto ja paino) 9

11 2.8. Muut toimihenkilöt Oulun Yrittäjien hallituksen tehokkaan toiminnan edellytyksenä on, että kaikki hallituksen jäsenet toimivat aktiivisesti. Työn organisointia helpottamaan hallituksen jäsenille voidaan jakaa omat vastuualueensa Seniorijäsenvastaava Hallitus päätti seniorijäsenyydestä loppuvuodesta Tavoitteena on antaa aktiiviyrittäjätoiminnasta luopuneelle jäsenyrittäjälle mahdollisuus säilyttää kontaktinsa yrittäjäjärjestöön. Samalla mahdollistetaan kokeneempien yrittäjien kokemusten ja osaamisen siirtymistä tuutor -toiminnan myötä nuorelle yrittäjäpolvelle Seniorijäsenyydestä vastaavan tehtävät pitää seniorijäsenrekisteri ajan tasalla huolehtia seniorijäsenyydestä tiedottamisesta aika ajoin jäsentiedotteessa seniorijäsenyyden hakulomake liitteenä Nuoret Yrittäjät Nuorten Yrittäjien toiminta perustuu vapaamuotoiseen yhdessäoloon ja verkostoitumiseen. Toiminnan tarkoituksena on tukea nuorten yrittäjien kehittymistä yrittäjänä sekä auttaa yritystoiminnan aloittaneita ja sitä suunnittelevia löytämään oma paikkansa alueen elinkeinoelämässä Nuoret Yrittäjät vastuuhenkilön tehtävät Yksinyrittäjät järjestää tapaamisia säännöllisesti Nuorten yrittäjien kesken suunnittelee yhdessä yrittäjien kanssa Nuorten Yrittäjien vuosittaisen budjetin käytöstä välittää NYT kokoontumisten anti hallitukselle edunvalvonta asiat ja aloitteet Toiminnan tavoitteena on antaa yksinyrittäjille henkilökohtaista neuvontaa ja tukea yritystoimintaan liittyvissä kysymyksissä. Luoda puitteet, missä yksinyrittäjät tapaavat muita yrittäjiä mm. mahdollistaen verkostojen syntymisen, kehittymisen ja konkreettisen yhteistyön muiden yrittäjien kesken Yksinyrittäjien vastuuhenkilön tehtävät 10

12 järjestää tapaamisia/tilaisuuksia, joiden avulla luodaan yrittäjille mahdollisuuksia verkostoitumiseen välittää Yksinyrittäjien kokoontumisien anti hallitukselle edunvalvonta asiat ja aloitteet Yhteyshenkilö Yhteyshenkilö hoitaa suhteita seutukuntien paikallisyhdistyksiin ja huolehtii, että toiminta eri sidosryhmien välillä on saumatonta ja toisen toimintaa tukevaa. Yhteyshenkilö toimii yhdyshenkilönä ja viestin välittäjänä toisen paikallisyhdistyksen toimihenkilöiden ja Oulun Yrittäjien välillä Kuntayhteistyö Oulun Yrittäjien tavoitteena on säännöllisten tapaamisten järjestäminen kunnan johdon kanssa. Oulun Yrittäjien yhtenä keskeisenä tavoitteena on kunnan ja kunnassa toimivien yrittäjien oikeuksien ja velvollisuuksien sekä ennen muuta mahdollisuuksien selvittäminen. Siksi on perusteltua ylläpitää tehokasta tiedonkulkua niin yrityksistä kuntaan kuin kunnasta yrityksiin päin Kuntayhteistyön toteutus kunnanvaltuuston esityslistan ja päätösten seuraaminen sekä niistä tarvittaessa hallituksen jäsenille tiedottaminen kunnanhallituksen päätösten seuraaminen sekä päätöksiin vaikuttaminen hallituksen ohjeiden mukaisesti yhteydenpito kunnanhallituksen jäseniin päättäjien kutsuminen tarvittaessa yhdistyksen kokouksiin Oulun Yrittäjien kunnanhallitukselle osoitettujen lausuntojen ja aloitteiden valmistelu yhteydenpito kunnanjohtoon ja muihin virkamiehiin eri valtuustoryhmien toiminnan ja päätöksenteon seuranta toteuttaa muut Oulun Yrittäjien hallituksen antamat tehtävät Sidosryhmäyhteistyö Sidosryhmäyhteistyön tulee toimia pitkäjännitteisesti ja siten, että yksityisten yrittäjien ja yrittäjäyhdistyksen esitykset, näkemykset ja vaatimukset tulevat mahdollisimman hyvin tunnetuiksi ja huomioiduiksi eri sidosryhmiä edustavien organisaatioiden ja niiden jäsenkunnan keskuudessa. 11

13 Sidosryhmäyhteistyövastaavan tehtävät valvoa yrittäjäyhdistyksen etua sidosryhmien välisessä yhteistyössä rakentaa kiinteä toiminnallinen yhteys paikallisyhdistyksen ja kunnassa toimivien eri sidosryhmien kanssa (esim. kauppakamari, TE- keskus, työnantajajärjestö, toimialajärjestöt, ammattiyhdistysliike, MTK:n tuottajayhdistys, pankit, vakuutuslaitokset, koulut jne.) kytkeä eri sidosryhmiä Oulun Yrittäjien eri aktiviteettien tueksi ja edistäjäksi paikallisyhdistyksen tarpeiden mukaisesti Jäsenpalveluvastaava Viime vuosien aikana yrittäjäjärjestön jäsenmäärä on ilahduttavasti kasvanut. Järjestäytymisen merkitys yrittäjien edunvalvontatyön tehostamisessa on tiedostettu entistä paremmin. Pelkistetysti voidaan sanoa, että yrittäjän liittymisen ja aktiivisen osallistumisen ehto on toimiva paikallisyhdistys. Tehokaskin jäsenhankinta on pitkällä tähtäimellä kannattamatonta, elleivät jäsenet koe mukanaoloa hyödylliseksi. Tämä pätee erityisesti uusiin jäseniin, joiden odotukset ovat kaikkein voimakkaimmat. Siksi on tärkeää, että jäsenkunnasta pidetään jatkuvaa huolta eri tavoin ja keinoin Jäsenpalveluvastaavan tehtävät aktivoida koko jäsenkunta jäsenhankintatoimintaan valmistella yhdistyksen jäsenhankintakampanjat huomioida paikallisyhdistyksen jäsenten merkkipäivät (myös yritysten vuosipäivät) tehdä hallitukselle esityksiä jäsenkunnan palkitsemisesta (yrittäjäristi, ansiomerkit jne.) edistää eri keinoin yhteenkuuluvuuden tunnetta jäsenkunnassa Yhdistyksen koulutustoiminta Kaikessa yhteiskunnallisessa toiminnassa on huomioitava jäsenistön kouluttaminen, sillä järjestötoiminnassa ja yhteiskunnallisessa vaikuttamistyössä tarvitaan tietoja ja taitoja, joita kaikkia ei voi omakohtaisella opiskelulla hankkia. Myös Pohjois- Pohjanmaan ja Suomen yrittäjien koulutustarjonta pyritään hyödyntämään. Tavoitteena tulee kuitenkin olla koulutustilaisuuksien järjestäminen mahdollisimman lähellä yrittäjää. Oulun Yrittäjien järjestämän järjestökoulutuksen puitteet määräytyvät yhdistyksen voimavarojen mukaan. Vähimmäistavoite kuitenkin on, että yhdistyksen kaikki jäsenet, niin uudet kuin pitempäänkin jäseninä olleet, saavat 12

14 perehdyttämiskoulutuksen yrittäjäjärjestön toimintaan, toisin sanoen informaation järjestön rakenteesta, toiminnasta ja tavoitteista (uusien jäsenten aamuinfo). Järjestötietouden lisäksi Oulu Yrittäjät järjestää ajankohtaiskoulutusta yritystoimintaan liittyvistä asioista. Tässä hyödynnetään Pohjois-Pohjanmaan Yrittäjien ja keskusliiton tarjoamat koulutustilaisuudet Koulutusvastaavan tehtävät Koulutuksesta vastaava henkilö on Oulun Yrittäjien toimesta järjestettävän yrittäjä- ja järjestökoulutuksen koordinoija. Hänen tehtävänsä ovat: kartoittaa jäsenkuntaa kiinnostavat koulutusalueet suunnitella yhdistyksen koulutusohjelma yrittäjäkoulutuksen ja järjestökoulutuksen osalta järjestää määrätyin väliajoin uusille jäsenille tarkoitettu perehdyttämiskoulutustilaisuus (uusien jäsenten aamuinfo noin neljä kertaa vuodessa). pitää yhteyttä kunnassa toimiviin oppi- ja koululaitoksiin huolehtia siitä, että Oulun Yrittäjien edustajat osallistuvat aluejärjestön ja keskusliiton järjestämiin koulutustilaisuuksiin toteuttaa muut Oulun Yrittäjien hallituksen antamat tehtävät 13

15 muistiinpanoja: 14

16 3. JÄSENTOIMINTA Oulun Yrittäjät ry:n toiminnan tehostamiseksi ja voimavarojen tehokkaan käytön edellytyksenä on toiminnan etukäteissuunnittelu. Hallitus laatii lokakuussa seuraavan vuoden alustavan toimintasuunnitelman ja sen pohjalta talousarvion Toiminnan suunnittelu Oulun Yrittäjät ry määrittelee toimintansa vuosittain ja tekee vuosisuunnitelman, jonka pohjalta laatii taloussuunnitelman. Toiminnan suunnittelu koostuu edellisen suunnitelman toteutumisesta, toimintaympäristön uhista ja mahdollisuuksista sekä seuraavan vuoden tavoitteista. Toimintasuunnitelman ja taloussuunnitelman pohjalta hallitus laatii vuosittain Oulun Yrittäjien tapahtumakalenterin (liite 4). Tapahtumakalenterin laadinnassa otetaan huomioon Suomen Yrittäjien (liite 5) ja Pohjois-Pohjanmaan Yrittäjien toiminta, jotta tapahtumat eivät olisi päällekkäisiä vaan toisia tukevia. Kaikkea toimintaa osallistuvia palvelee se, että vuosittain toimintasuunnitelman sisältämistä tapahtumista ja kokouksista laaditaan aikajärjestyksessä tapahtumakalenteri, jossa on joko ennalta sovittu päivämäärä tai alustava toteutuskuukausi, tapahtuman nimi ja aihe sekä paikka Toimintasuunnitelman yleispuitteet Toimintasuunnitelmassa (liite 6) mainitaan toimintavuoden keskeiset tavoitteet. Oulun Yrittäjät ry:n toimintasuunnitelma on jaettu seuraavanlaisiin toiminta-alueisiin: elinkeinopoliittiseen toimintaan, koulutustoimintaan, jäsenhankintaan, tiedotustoimintaan, jäsentilaisuuksiin ja sääntömääräisiin kokouksiin ja erillisiin vuosittain määriteltäviin painopistealueisiin sekä jäsenmaksuihin. - toimintavuoden keskeiset tavoitteet - voidaan mainita tietty yleisteema Edunvalvonta - kerrotaan lyhyesti niistä tavoitteista ja toimenpiteistä, joita yhdistys aikoo tehdä toimintavuonna kuntaan päin esim. säännölliset tapaamiset kunnan edustajien kanssa, kunnallisvaaleihin liittyvät keskustelutilaisuudet. Koulutustoiminta - kerrotaan tarjolla olevat koulutustilaisuudet - aluejärjestön ja keskusliiton järjestämät 15

17 koulutustilaisuudet - muiden organisaatioiden kanssa järjestettävä koulutus Jäsenpalvelutoiminta - asetetaan tavoitteet jäsenhankinnalle, uusien jäsenten tilaisuudet jne. Tiedotustoiminta - mainitaan jäsenkirjeiden lukumäärä ja alustava aikataulu - mahdollisesti tuotettavat muut yhdistyksen materiaalit - miten hyödynnetään paikalliset tiedotusvälineet Vapaa-ajan ja harrastustoiminta - yhteisten tapahtumien järjestämiset esim. messut, teatterimatkat, kesätapahtumat, yhteinen joulukatu jne. Yleistoiminta (järjestötoiminta) - yhdistyksen kokoukset - hallituksen toiminta - osallistumiset aluejärjestön ja keskusliiton kokouksiin 3.2. Taloussuunnitelman laadinta Alustavan toimintasuunnitelman pohjalta laaditaan taloussuunnitelma. Taloussuunnitelman laadintaan vaikuttavat toimenpiteiden kustannukset ja edellisten vuosien tilinpäätökset sekä yhteistyökumppanien panostukset. Kaikille esitetyille euromäärille mainitaan perusteet taloussuunnitelmassa (liite 7). Kun taloussuunnitelma on valmis hyväksytetään se yhdistyksen syyskokouksessa Yhteiskuntavaikuttaminen Oulun Yrittäjien yhteiskuntavaikuttamisen tavoitteena on luoda parhaat mahdolliset yrittämisen edellytykset kunnassa ja parantaa yrittäjien asemaa sekä toimintamahdollisuuksia. Tehokkaan ja toimivan vaikuttamisen taustalla on hyvät ja asialliset suhteet kuntiin ja viranomaisiin. 16

18 Yhteiskuntavaikuttaminen Oulun Yrittäjät Jäsenet tarve tarve tarve/ halu vaikuttaa osallistuminen/ vaikuttaminen hankintoihin epäkohta tarve Suomen Yrittäjät määrittelee painopisteet määrittelee tavoitteet määrittelee/ valmistelee määrittelee/ avustaa neuvontapalvelu Pohjois- Pohjanmaan Yrittäjät Puheenjohtaja kaavoitus kauppapaikat logistiikka vie eteenpäin määrittelee/ valmistelee vastattava käytännön tarpeita koulutustarpeiden ennakointi Hallitus painopisteet/ vaikuttaa/tukee toiminnallaan suunnittelu/ päivitys valmistelee/ toteuttaa edunvalvonta neuvonta/ kannanotto koulutus/ yrittäjyysopetus työvoimapolitiikka Kunta kunnanvaltuusto, lautakunnat elinkeinopolitiikka työvoimapolitiikka kunnalliskampanjat hankkeet Sidosryhmät paikalliset kansaned. muut viranomaiset /toimijat elinkeinopoliittinen ohjelma asian käsittely/ päätös yhteistyö oppilaitosten kanssa luoda parhaat mahdolliset yrittämisen edellytykset kunnassa KUVIO 1.Yhteiskuntavaikuttaminen prosessina Yrittäjyysopetus/yrittäjyyskasvatus Yrittäjyyskasvatuksen tavoitteena on olla mukana rakentamassa yhteiskuntaa, jossa ilmapiiri on yrittäjyydelle suotuisa ja kannustava. Yrittäjyyskasvatuksen tavoitteena on myös edistää sisäistä sekä ulkoista yrittäjyyttä, tuoden yrittäjämäinen toimintatapa osaksi jo varhaisessa vaiheessa lapsen ja nuoren elämää. Oulun Yrittäjät pyrkivät näkymään kouluissa ja oppilaitoksissa tuoden esille yrittäjyyttä ja kertoen omia yrittäjyyskokemuksiaan Kummiluokkatoiminta Kummiluokkatoiminnan tarkoituksena on lisätä jo hyvin varhaisessa vaiheessa lapsen ja nuoren kiinnostusta yrittäjyyteen. Toiminnan tavoitteena on saada lapset näkemään yrittäjyys yhtenä ammattivaihtoehtona. Kummiluokkatoiminta on aloitettu 2006 ja Oulun Yrittäjien hallitus on ollut yhteydessä luokkaan muutaman kerran. Tulevaisuudessa yhteydenpitoa on tarkoitus lisätä ja toimintaa tehostaa yhteisen osallistumisen kautta. Toiminta- ajatuksena tulevaisuudessa kummiluokan lapset voisivat esiintyä Oulun Yrittäjien juhlissa ja 17

19 tilaisuuksissa. Kuvaamataidonluokan oppilaille järjestetään yrittäjyysaiheinen piirustuskilpailu, jonka antina lasten piirustukset hyödynnettäisiin postikortinmuodossa esimerkiksi yhteistyökumppaneille lähetettäväksi Kannanotto Oulun Yrittäjät ry:n tavoitteena on parantaa yrittäjien asemaa. Kannanoton teko voi lähteä esimerkiksi jäsenyrityksen yhteydenotosta Oulun Yrittäjiin jonkin epäkohdan oikaisemiseksi. Puheenjohtaja vastaa pääsääntöisesti kannanotoista, mutta tarvittaessa ohjaa jäsenyrityksen Suomen Yrittäjien neuvontapalveluun. Kannanotossa aina huomioitava Suomen Yrittäjien sekä Pohjois-Pohjanmaan Yrittäjien linjaus. Kannanotto Oulun Yrittäjät Jäsen epäkohta tieto/apu vastaus ottaa hallitukseen /pj:hin yhteyttä Puheenjohtaja pj ajaa asiaa eteenpäin neuvonta jos oma tietämys ei riitä kannanotto esitys vastaus Suomen Yrittäjät Oulun Yrittäjät neuvontapalvelu yhtenäinen kanta vastaus Sidosryhmä asia käsiteltäväksi Tiedotusvastaava tiedottaa (julkisesti) KUVIO 2. Kannanotto prosessina 3.4. Jäsentyytyväisyys Kirje uusille jäsenille Uusille jäsenille lähetetään tervetuliaiskirje (liite 8), jossa tiedotetaan muun muassa uusien jäsenten infosta ja seuraavasta 18

20 Nuorten Yrittäjien tapaamisesta. Kirjeen mukana lomake, jossa kartoitetaan uuden jäsenen toiveita Oulun Yrittäjien toiminnasta Kirje eronneille jäsenille Eronneille jäsenille lähetetään pikimmiten kirje (liite 9), missä kyselylomake mukana. Kyselyssä kartoitetaan eroon johtaneita syitä Palautunut jäsenposti Osoitemuutoksien vuoksi palautuneet jäsenpostit pyritään ensikädessä toimittamaan oikeisiin osoitteisiin. Palautuneet jäsenpostit lähetetään Pohjois- Pohjanmaan Yrittäjille, mikä välittää jäsenpostin oikeaan osoitteeseen päivittäen jäsenen uuden osoitteen seuraavaa postitusta varten. 19

21 muistiinpanoja: 20

22 4. JÄRJESTÖTOIMINTA 4.1. Hallituksen kokous Kokouksen tavoitteena on viestintä, hallinnointi ja päättäminen Kokous valmistelu Kokouksen valmistelussa otettava huomioon kokouksen kulku, osallistujien kutsuminen sekä asiasisältö. Valmisteluvaiheessa huomioitava myös mahdolliset sidosryhmät sekä tilakustannukset. Hallituksen kokouksen valmistelu Oulun Yrittäjät Toimintasuunnitelma asetetut tavoitteet kokous Puheenjohtaja asiakohtien suunnittelu kokouspäivien/ - paikan kartoitus/valinta kustannukset kokouskutsu esityslista kutsujen postitus Varapuheenjohtaja hoitaa mikäli pj estynyt hoitaa mikäli pj estynyt Sihteeri valmistelee pj:n kanssa kokouskutsun valmistelee pj:n kanssa esityslistan Hallitus kokouspäivien/ - paikan kartoitus/valinta kustannukset kutsu Sidosryhmät kokouspäivien/ - paikan kartoitus/valinta kustannukset kutsu KUVIO 3. Hallituksen kokouksen valmistelu Kokouskutsu Kokouskutsu lähetetään hallituksen jäsenille sähköpostitse. Kokouskutsussa mainittava aika ja paikka sekä käsiteltävät asiakohdat. Hallituksen kokouskutsut lähetetään yleensä sähköpostitse noin viikkoa aikaisemmin sekä tiedotetaan Oulun Yrittäjien kotisivujen intranetissä. 21

23 Esityslista Kokouskutsun mukana lähetetään esityslista (liite 10), missä mainitaan kaikki kokouksessa käsiteltävät asiakohdat Pöytäkirja 4.2. Kevätkokous Kokouksen pöytäkirja lähetetään hallituksen tarkistettavaksi heti kokouksen jälkeen. Jos hallituksen jäseniltä tulee pöytäkirjaan muutosehdotuksia, kirjataan ne ja talletetaan pöytäkirja kohdan mukaisesti. käsitellään edellisen vuoden toimintakertomus ja tilinpäätös päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä valitaan edustajat tarvittaviin luottamustoimiin käsitellään muut hallituksen valmistelemat asiat Kevätkokous Oulun Yrittäjät Toimintasuunnitelma määrittelee Puheenjohtaja kokouksen kokouksen valmistelu valmistelu päätösvaltaisuuden toteaminen/ kokouksen avaus kokouksen järjestäytyminen toimintakertomus ed.vuodelta muut käsiteltävät asiat päättää kokouksen Varapuheenjohtaja hoitaa mikäli pj estynyt valitaan pj tili- ja vastuuvapauden myöntäminen hoitaa mikäli pj estynyt Sihteeri kirjaa kirjaa valitaan sihteeri käsiteltävät asiat kirjaa dokumentoi Hallitus kaksi pöytäkirjantarkastajaa kaksi ääntenlaskijaa käsiteltävät asiat hallituksen valmistelema Jäsenet käsiteltävät asiat jäsenten valmistelema Rahastonhoitaja tilinpäätös ed. vuodelta Tietojärjestelmä talouden tunnusluvut kokouspöytäkirja/ kokouspöytäkirja/ osallistujat osallistujat KUVIO 4. Kevätkokous prosessina Kevätkokous valmistelu Kevätkokouksen valmistelussa otettava huomioon kokouksen kulku, osallistujien kutsuminen sekä asiasisältö. Valmistelu 22

24 vaiheessa huomioitava myös mahdolliset sidosryhmät sekä tilakustannukset Kevätkokouskutsu Hallituksen lähetettävä kirjallinen kokouskutsu (liite 11) jäsenilleen vähintään 14 vuorokautta ennen kokousta, käytäntönä on ollut lähettää kutsut kuukautta aikaisemmin. Kokouskutsussa mainittava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kevätkokouskutsut lähetetään jäsenille/sidosryhmille postitse ja sähköpostitse sekä tiedotetaan Oulun Yrittäjien kotisivuilla Kevätkokouksen esityslista 4.3. Syyskokous Kokouskutsun mukana lähetetään esityslista (liite 12), missä mainitaan kaikki kokouksessa käsiteltävät asiakohdat. vahvistetaan taloussuunnitelma ja toimintasuunnitelma seuraavalle toimintavuodelle päätetään puheenjohtajan, varapuheenjohtajien ja hallituksen jäsenten palkkioista valitaan puheenjohtaja päätetään hallituksen jäsenten lukumäärä valitaan erovuoroisten tilalle hallituksen jäsenet valitaan kaksi tilintarkastajaa ja tilintarkastajien varamiehet sekä päätetään heidän palkkioistaan käsitellään muut hallituksen valmistelemat asiat 23