YHDISTYS JA SEN TOIMINTAYMPÄRISTÖ

Transkriptio

1 Virranniemen Ryhmäpuutarhayhdistys ry 1(6) TOIMINTAKERTOMUS YHDISTYS JA SEN TOIMINTAYMPÄRISTÖ Toiminnan yleistavoite Toimintasuunnitelmassa keskeiseksi tavoitteeksi oli asetettu saunan imeytyskentän maisemoinnin viimeistely sekä ranta-alueiden siistiminen. Pitkän tähtäimen suunnittelulla pyritään ennakoimaan likviditeetin riittävyys suuriin menoeriin 5 vuoden tähtäimellä. Yhdistyksen toimintaympäristön kehittyminen Jätevesien imeytyskentän maisemoinnin pohjatyöt oli tehty edellisenä vuonna, alue viimeisteltiin helppohoitoiseksi kuluneen kauden aikana. Lisäksi jatkettiin uimarannan, saunarannan, venevalkaman ja muiden ranta-alueiden siistimistä ja alueelta kaadettiin lahoja puita. Matonpesupaikka toteutetaan lainsäädännön vaatimusten mukaan vuoden 2014 loppuun mennessä, siihen liittyviä selvityksiä tehtiin kauden aikana. Yhdistyksen alueen viihtyvyyteen ja siisteyteen kiinnitettiin huomiota sekä yleisillä alueilla että tonteilla. Hallitus lähetti muutamille jäsenille raja-aitoja ja/tai tontin siisteyteen liittyvän huomautuskirjeen. Katsaus yhdistyksen jäsenmäärään, toimintaan ja taloudelliseen tilanteeseen Kauden aikana yhdistykseen liittyi 2 uutta jäsentä mökkikauppojen myötä. Muutamia jäseniä tai heidän läheisiään kutsuttiin ajasta ikuisuuteen. Vuonna 2013 yhdistyksen tilinpäätös osoittaa 2407,81 voittoa. Yhdistyksen rahatilanne on vakaa ja tavoitetilillä on rahaa akuutteihin hankintoihin. Hoitovastiketta perittiin yhdistyksen ylläpitokuluihin 50 /mökki. Tilitoimisto on hoitanut yhdistyksen kirjanpidon, rahastonhoitaja on tehnyt tiliöinnit ja järjestänyt kuitit sekä suorittanut muut tilien hoitoon liittyvät esivalmistelut. 2. YHDISTYKSEN TOIMINTAAN ASETETUT TAVOITTEET JA NIIDEN TOTEUTUMINEN Tapahtumat ja talkoot Kauden aikana järjestetyt juhlat ja tapahtumat olivat hyvin onnistuneita. Juhliin osallistuneet saivat nauttia ohjelmatoimikunnan järjestämästä erittäin monipuolisesta ohjelmasta ja emäntien herkullisista tarjoiluista. Runsas talkooväki ahersi keittiössä, kilpailujen toimitsijoina ja muissa tehtävissä. Kevät- ja syystalkoiden lisäksi järjestettiin kuukausittain talkoopäivä yhdistyksen alueen ja rakennusten kunnossapitämiseksi, samassa yhteydessä suoritettiin myös sauna- ja suihkutilojen tehopesu. Kauden aikana ilmaantuneista muista talkootöistä tiedotettiin ilmoitustaululla. Jäsenistön edut Carlsson tarjosi keväällä maksuttoman kuljetuksen etukäteen tilatuille tuotteille. Puukeskus Oy antoi alennusta yhdistyksen jäsenille. Agrimarketista Virranniemeläiset saivat S-bonukset puutarhamyymälän ostoista. K-Rauta Naumanen ja muut yhteistyökumppanit antoivat runsaasti tuotteita arpajaispalkinnoiksi yhdistyksen tilaisuuksiin. Yhteistyöyritykset olivat esillä yhdistyksen www-sivuilla. Tiedotus Yhdistyksen asioista ja ajankohtaisista tapahtumista tiedotettiin ilmoitustaululla ja keväällä ilmestyneessä Virranniemeläinen-jäsentiedotteessa sekä majan info-kansiossa.

2 2 Info-kansiosta on päätetty luopua, koska päivitetyt asiat on luettavissa yhdistyksen www-sivuilta. Jäsentiedotteen liitteenä oli myös koko kauden tapahtumakalenteri. Asioista tiedotettiin yhdistyksen www-sivuilla Ajankohtaiset asiat päivitettiin sivuille välittömästi, kuvagalleria lisätään ajan myötä. Sivuilta voi ladata kauppakirjapohjan ja rakennuslupa-anomuspohjan jotka täydennetään omilla tiedoilla. Yhteystietojen muutokset, palautteet, aloitteet ja kysymykset voi lähettää www-sivujen kautta palautelomakkeella tai sähköpostilla. Www-sivut on tarkoitettu palvelemaan sekä nykyisiä että uusia mökkiläisiä ja yhdistyksen sidosryhmiä. Sähköpostit ohjautuvat puheenjohtajalle, rahastonhoitajalle tai sihteerille. Lisäksi jäsenet voivat jättää ehdotuksia, ruusuja ja risuja yhdistyksen aloitelaatikkoon. Aloitteita hallituksen ja yhdistyksen kokouksissa käsiteltävistä asioista voi jättää kirjallisena myös ilmoitustaulun vieressä olevaan postilaatikkoon. Yhdistyksen kokouksissa jokainen halukas sai asiakirjat luettavakseen, mm. talousarvion, toimintakertomuksen ja toimintasuunnitelman. Kopiointikulujen säästämiseksi niitä ei monistettu jokaiselle. Alueen suuri kartta toimii vieraiden ja hälytysajoneuvojen opastajana. Ilmoitustaululla oli esillä myös pienempi kartta, mökkien osoiteluettelo ja yhdistyksen toimihenkilöluettelo yhteystietoineen. Vierailut Talkoot Perinteiset pilkkikilpailut järjestettiin Virranniemessä , kisan voitti Päiväranta. Rannalta onkimiskilpailut olivat Päivärannassa ja siinä voiton vei Virranniemi. Kevättalkoissa 4.5. siistittiin yhdistyksen viheralueet, siivottiin sauna, maja sekä muut yhteiskäytössä olevat tilat. Kesän aikana hoidettiin talkootöinä viheralueet, nurmikoiden leikkuu yleisiltä alueilta ja saunan tehosiivous, juhlien järjestelyt sekä tarpeelliset korjaus- ja kunnossapitotyöt. Yhdistyksen alueen kukkaistutusten kastelu on yhdistetty wc-siivousvuoroihin. Jäsenet merkitsivät tehdyt talkootunnit talkookorttiin, tekemättömät talkootunnit korvattiin maksamalla talkoomaksu. Syystalkoissa haravoitiin syksyn lehdet sekä viimeisteltiin alue ja rakennukset talvikuntoon. Virkistys ja muut tapahtumat Äitienpäivänä yhdistys tarjosi jäsenille ja heidän perheilleen kakkukahvit. Ohjelmatoimikunta oli järjestänyt tilaisuuteen sopivaa ohjelmaa. Juhannusjuhla vietettiin jolloin nautittiin herkkuja ja virkistyttiin viihteestä, ilta huipentui juhannuskokkoon. Juhannusjuhlassa valittiin Virranniemen isokenkäiseksi Elisa Hakkarainen, sen kunniaksi hänelle luovutettiin isot saappaat. Perinteinen kesähartaus järjestettiin 4.8. kerhomajalla, puhujana rovasti Pekka Nieminen ja säestäjänä kanttori Maiju Koponen. Yhdistyksen 50-v juhlat järjestettiin ; aurinkoinen ilma suosi juhlijoita, ohjelmatoimikunta oli järjestänyt hyvää ohjelmaa. Päivällä Irja Ruotsalainen ohjasi apujoukkojen kera lapsille perinneleikkejä, jossa olikin runsas osanotto. Ruokatarjoilu toimi loistavasti kiitos emännille ja talkooporukalle. Kutsuvieraita saapui Päivärannasta, Majaniemestä ja joogaohjaaja. Kaupungin tervehdyksen luki Seppo Hartikainen. Juhlapuheen piti Veikko Vilmi. Elojuhlaa vietettiin jolloin nautittiin herkullisesta ruuasta, musiikista sekä osallistuttiin kilpailuihin muun ohjelman lomassa.

3 3 Lauluiltaa laavulla vietettiin kesällä torstai-iltaisin, joissa Erkki Nissinen säesti hanurilla tai Kauko Rata toimi laulun vetäjänä. Kauko Ratan järjestämä ammattimuusikko säesti laulua muutamissa lauluilloissa. Pikkujoulujuhlissa yhdistyksen majalla virittäydyttiin joulutunnelmaan. Yhdistyksen jäsenet perheineen nauttivat ohjelmatoimikunnan järjestämästä monipuolisesta ohjelmasta. Joogaa oli tarjolla kesä-heinäkuussa maanantai-iltaisin. Merkkipäivät Virranniemen ryhmäpuutarhayhdistys ry:n pyöreitä vuosikymmeniä täyttäneitä jäseniä muistettiin henkilökohtaisilla korteilla, heitä oli yhteensä 11 henkilöä; 30 v 90 v. Yhdistyksen alueella suoritetut toimenpiteet ja kehittämiskohteet Alueen ja tonttien siisteyteen sekä pensasaitojen hoitamiseen vuokrasopimuksen ja sääntöjen edellyttämällä tavalla kiinnitettiin edelleen huomiota. Leikkaamattomista pensasaidoista, hoitamattomista tonteista ja puuttuvista aidoista annettiin muutamia huomautuksia. 3. TOIMINNAN KEHITTÄMINEN Vuodelle 2014 vaikuttavia päätöksiä: * Vuosikohtaisten talkootuntien määrä ja hinta pidettiin ennallaan 15 tuntia à 5, myös muut maksut päätettiin pitää saman suuruisina. * Hoitovastiketta peritään edelleen, sillä katetaan yhdistyksen ylläpitokuluja. * Pitkän aikavälin suunnittelua jatketaan investointi-, korjaus- ym. kulujen budjetoinnin helpottamiseksi 5 vuoden tähtäimellä. * Matonpesupaikan rakentaminen 2014 loppuun mennessä. 4. YHDISTYKSEN PÄÄTÖKSENTEKO Yhdistyksen sääntömääräiset kokoukset ja tärkeimmät päätökset Yhdistyksen varsinaisia kokouksia oli kaksi: vuosikokous, 35 osallistujaa vaalikokous, 41 osallistujaa Vaalikokous valitsi hallituksen jäsenet ja Anneli Hiltusen jatkamaan yhdistyksen puheenjohtajana. Toimihenkilöiden valinta siirrettiin hallituksen tehtäväksi. Hallituksen esityksen mukaan tulevalle vuodelle valitaan kolmen henkilön työryhmä, joka koordinoi rakennusten ja alueiden korjaus- ja kunnossapitotoimenpiteitä. Sääntömääräisten asioiden lisäksi kokouksissa käsiteltiin yhdistyksen toimintaan liittyviä hallituksen valmistelemia asioita. Yhdistyksen ylimääräiset kokoukset ja tärkeimmät päätökset Ylimääräisiä yhdistyksen kokouksia ei ollut kuluneella kaudella.

4 4 5. SISÄINEN HALLINTO Puheenjohtaja, hallituksen jäsenet ja varajäsenet 2013 Puheenjohtaja: Anneli Hiltunen Varsinaiset jäsenet: Varajäsenet: Ilkka Alatalo Alpo Föhr Seppo Hartikainen Kari Mönkkönen Eeva Sinisalo (Seppo Nissinen) Sirkka Hirvonen Aila Kosunen Saila Rautiainen Toiminnantarkastajat tarkastajat 2013 Toiminnan tarkastajat: Leena Partanen Pertti Tuomikoski Varatoiminnantarkastajat: Marlis Patja Irja Lilja Muut toimihenkilöt, työryhmät ja toimikunnat 2013 Varapuheenjohtaja: Seppo Hartikainen Rahastonhoitaja: Oili Föhr Pääemäntä: Arja Leppänen Apuemäntä: Anna-Liisa Niskanen Talkoovetäjät: Urho Miettinen, Eeva Sinisalo Koneiden hoitaja: Yrjö Rossinen Saunakassanhoitaja: Kari Mönkkönen Saunakassanhoitajan varahenkilö: Maija Kontkanen Ohjelmatoimikunta: Jaana Räisänen (ohjelmatoimikunnan vetäjä) Oili Föhr Seppo Hartikainen Jari Hermunen Sirkka Hirvonen Aila Kosunen Urho Miettinen Irja Ruotsalainen Leena Ståhlberg Sihteeri: Liisa Turtiainen Hallituksen kokoukset Hallitus kokoontui vuoden aikana yhteensä kuusi kertaa. Kokouksissa käsiteltiin mm: talkookohteet, juhlien järjestelyihin ja kesäkauden tapahtumiin liittyviä asioita. Lisäksi tehtiin päätöksiä yhdistyksen asioiden kehittämiseksi ja hoitamiseksi sekä toimintaan liittyvistä ajankohtaisista asioista. Vuoden viimeiseen hallituksen kokoukseen kutsuttiin vuoden 2013 hallituksen varsinaiset jäsenet ja vuoden 2014 hallituksen varsinaiset ja varajäsenet. Kokouksessa valittiin vuodelle 2014 varapuheenjohtaja, rahastonhoitaja ja sihteeri sekä kaikki toimihenkilöt vaalikokouksen päätöksen mukaisesti. Sihteerin tehtävään ei löytynyt halukkaita, joten päädyttiin siihen että sihteerin tehtäviä jaetaan ja ehdotettiin että osa sihteerintehtävistä, kuten syntymäpäiväkorttien ja jäsentiedotteen teko siirretään eri henkilölle. Päätettiin että hallituksen jäsenet yrittävät löytää yhdistykselle uuden sihteerin ja ilmoittavat asiasta puheenjohtajalle, muussa tapauksessa sihteeri joudutaan hankkimaan ulkopuoliselta taholta palveluna.

5 Yhdistyksen palkatut toimihenkilöt ja heidän tehtävänsä Yhdistyksessä ei ole palkattuja toimihenkilöitä. Yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös on annettu Tilitoimisto Ky Kuosmasen hoidettavaksi, samaa käytäntöä jatketaan tulevana vuonna. 5

6 6 6. YHTEENVETO Yleisarvio kuluneesta toimikaudesta Puheenjohtajan kuudennella kaudella järjestettiin yhdistyksen 50-v juhlat ja toimintatapoja kehitettiin edelleen. Huomiota kiinnitettiin alueen ja tonttien siisteyteen sekä rajaaitoihin. Tehdyt päätökset kirjattiin ja päätetyt toimenpiteet käynnistettiin viipymättä. Yhdistyksen asioiden hoitaminen vei merkittävästi aikaa toimihenkilöitä ja työllisti myös talkooväkeä. Talkooväkeä oli mukana kiitettävästi juhlien järjestelyissä ja yleisinä talkoopäivinä, syksyllä vesijohtojen tyhjennystalkoisiin toivotaan enemmän aktiivisuutta. Tulevaisuuden näkymiä Likviditeetin riittävyys pyritään varmistamaan 5-vuoden suunnittelun avulla. Yhdistyksen ja alueen kehittämistä on hyvä jatkaa yhdistyksen pitkäaikaisten jäsenten rakentamalta vankalta pohjalta. Huolehtimalla yhdessä ympäristömme siisteydestä ja toimivuudesta sekä rakennusten kunnosta säilytämme alueen viihtyisyyden ja arvostuksen. Tämä vaatii asukkaiden saumatonta yhteistyötä, aloitteellisuutta ja aktiivisuutta sekä hallitukselta rakentavia esityksiä yhdistyksen kokouksille. Toimihenkilöiden työpanos ja jokaisen jäsenen sitoutuminen yhteisten asioiden hoitamiseksi ja kehittämiseksi ovat avainasemassa. Näin varmistamme, että mökille on mukava tulla nauttimaan Suomen suvesta. Hallitus