LEADER-AJANKOHTAISPÄIVÄT LEADER-LAATUTYÖPROSESSI: MITÄ SAIMME AIKAAN, MITÄ OPIMME, MITEN TÄSTÄ ETEENPÄIN?

Transkriptio

1 LEADER-AJANKOHTAISPÄIVÄT LEADER-LAATUTYÖPROSESSI: MITÄ SAIMME AIKAAN, MITÄ OPIMME, MITEN TÄSTÄ ETEENPÄIN?

2 ESITYKSEN SISÄLTÖ 1. Laatutyöprosessin keskeiset tulokset 2. Parhaat palat laatukäsikirjoista 3. Alueiden parhaat laatukäsikirjat 4. Voittaja käsikirjan julkistaminen 5. Miten tästä eteenpäin?

3 1. LAATUTYÖPROSESSIN KESKEISET TULOKSET

4 HANKKEEN TAVOITTEET JA LOPPUTULEMAT Työn tavoitteena on laatukäsikirjan muotoon dokumentoitu ja aktiivisesti päivitetty toiminnan kuvaus. Lisäksi hankkeen tavoitteena on: Vahvistaa toimintaryhmien hallituksien sitoutumista ja tarjota apuja ja työkaluja heille Vahvistaa toimintaryhmien roolia vahvoina paikallisen kehittämisen asiantuntijoina Pyrkiä vahvistamaan ELY-keskusten ja toimintaryhmien välistä rajapintaa ja luottamusta. Toivotut lopputulemat: - Toimintaryhmät ovat laatineet perustason laatu- ja johtamiskäsikirjan eli toiminnan kuvauksen - Toimintaryhmän oma visio on tunnistettu ja kirjattu - Toimintaryhmien prosessit on tunnistettu ja kuvattu, mukaan luettuna päätöksenteon menettelykuvaus - Työntekijöiden tehtäväkuvat on määritelty - ELY-keskus-rajapinta on käsitelty (viestintä-, myöntö- ja maksatusprosessit, mutta myös kehittämiskumppani) 4

5 KESKEISET TULOKSET JA TYÖKALUT 1. Laadukkaat laatukäsikirjat suuralueilta 2. Ideoita hallitusten sitouttamiseen 3. Prosessien kuvaus ja erityisesti Leader-prosessin tarkastelu ja rajapinnan analyysi suhteessa ELY-keskuksiin 4. Leader-ryhmien ja ELY-keskusten yhteistyön kehittyminen

6 Oma henkilökohtainen kehittyminen Päätöksentekokulttuuri Perehdyttäminen, hallituskansio, jne. Hallituksen sitouttaminen Kokouskäytännöt Sähköisten työkalujen käyttö Hallituksen valinta ja koostumus

7 Taso 0: Prosessikartta - Valtakunnallisesti yhdenmukainen kaikilla Leader-ryhmillä - Kolmas ydinprosessi nimetty omista lähtökohdista LEADER ELY Taso 1: Ydinprosessit - Yhteisesti määritellyt kolme ydinprosessia, joissa resurssija painotuseroja Leader-ryhmien välillä - LEADER-prosessin sisältö yhdenmukainen Taso 2: LEADER-prosessin osa-/alaprosessit - Leader-ryhmäkohtainen prosessin kulku - Keskeistä linkittää päätäksenteko osaksi oman ELYalueen prosessikuvausta Taso 3: Toimintotaulukot - Yksityiskohtaiset työohjeet, -tehtävät ja roolit kuvattuna - Leader-määrittää itse muodon (teksti, taulukko, jne.)

8 Talous Tukiprosessit: Heenkilöstöhal. Viestintä Ydinprosessit: LEADER PROSESSIKARTTA Keskeistä: Kolme ydinprosessia Ohjausprosessit Tunnistetut ohjaus- ja tukiprosessit Lainsäädäntö Asiakkaiden tarpeet Strategia, arvot ja visio Alueelliset strategiat Strategisen johtamisen taso Yhdistystoiminta Leader-toiminta Paikallinen kehittäminen Tyytyväiset asiakkaat Alueellinen vaikuttavuus Kolmas ydinprosessi voidaan nimetä ryhmissä eri tavoin Toiminnan seuranta, arviointi ja jatkuva parantaminen

9 LEADER-TOIMINTA PROSESSI AKTIVOINTI Tiedottaminen LEADER-PROSESSI PÄÄTÖKSENTEKO Valmistelu Leader-päätös Maksatus Neuvonta Hankkeen aikainen neuvonta ja maksatuskoulutus Keskeistä: Tunnistaa aktivointityön ja päätöksentekotoiminnan erilainen luonne Tunnistaa resurssien mielekäs kohdistaminen prosessin eri vaiheisiin

10 OULUJÄRVI LEADERIN HYVÄ KUVAUSESIMERKKI PROSESSISTA KÄSITTELY JA MYÖNTÖ MAKSATUS

11 ELY Kumppanirajapinta Leaderryhmä KESKEISTÄ PROSESSIMAISESSA TOIMINNASSA: 1. ERILAISTEN RAJAPINTOJEN TUNNISTAMINEN 2. TOIMINNAN YHTENÄISYYS ASIAKKAAN SUUNTAAN ASIAKASPROSESSI Hankkeen toteutus Hankkeen aikainen neuvonta ja maksatusohjaus Asiakasrajapinta Käsittely ja myöntö Maksatus YHTEINEN PÄÄTÖKSENTEKOPROSESSI (PALVELUPROSESSI)

12 LEADER-RYHMÄN JA ELY:N LUOTTAMUS JA KUNNIOITUS TOISIA KOHTAAN 1. Jatkuva vuoropuhelu on tärkeää Y ja H pöydät toimivat osassa ELY-alueita hyvinä käytäntöinä Mikäli se ei ole mahdollista, tulisi miettiä muita mahdollisia foorumeita, esim. hanketyöryhmät 2. Vuosittaiset tapaamiset / kehityskeskustelut Hyviä kokemuksia mm. Pirkanmaalta 3. Laatutyö on parhaimmillaan käynnistänyt alueilla yhteisen kehittämisen ja kehittymisen kulttuurin LEADER-ryhmien ja ELY-keskuksen välillä

13 2. PARHAAT PALAT LAATUKÄSIKIRJOISTA

14 TOIMINTA JA PROSESSIT PoKo ry:n toiminnan vuosikello on hyvin laadittu Leader Karhuseutu ja Leader Vaara-Karjala teki hienoa prosessienkuvaustyötä

15 HENKILÖSTÖN TEHTÄVÄNKUVAUKSET Oulujärvi Leader ja Keskipiste Leader on tehnyt kattavat ja perusteelliset tehtävänkuvaukset hallitukselle ja toimihenkilöille LEADER Vaara-Karjala on kirjannut erityisesti toiminnanjohtajan tehtävät ja vastuut oikein hyvin

16 OSAAMINEN Silmu ry ja Keskipiste-Leader on pohtinut kattavasti tulevaisuuden osaamistarpeita Oulujärvi-Leader on kuvannut osaamisalueet sekä hallituksen että henkilöstön osalta kattavasti

17 VIESTINTÄ Pyhäjärviseudun viestinnän kokonaisuus on taidokkaasti hahmotettu PoKo ry:n viestinnän kuvaus ja viestintäkanavien listaus sekä viestinnän tavoitteiden kirjaaminen

18 KUMPPANUUDET Nouseva rannikkoseutu ja Leader Vaara-Karjala ovat tehneet hyvän kumppanuusanalyysin

19 LAATUTYÖN MALLI Leader Karhuseutu, Silmu ry ja Nouseva rannikkoseutu ovat tehneet mainiota työtä riskien hallitsemiseksi

20 TULOKSET Oulujärvi Leader, Veej jakaja, Keskipiste-Leader ja Pyhäjärviseutu ovat analysoineet tarkasti tulosmittareitaan suhteessa tavoitteisiin Oulujärvi Leaderin tulosmittaristo esiteltiin Leader-uutiskirjeessä ja sitä on hyödyntänyt moni Leader-ryhmä. Leader Karhuseutu on suunnitellut kattavasti myös tulosten seurantaa

21 3. ALUEIDEN PARHAAT LAATUKÄSIKIRJAT

22 HYVÄN LAATUKÄSIKIRJAN KRITEERIT RIITTA BAGGEN SANOIN 1. Toimii perehdyttämisen apuvälineenä erityisesti silloin, kun asiakokonaisuudet hahmottuvat helposti tekstin ymmärtää kertalukemalla 2. Käytetty sanasto: Yleiset toiminnan kehittämisen käsitteet, kuten: prosessi, asiakas, itsearviointi, kumppani, sidosryhmä, jne. mutta niiden sisältö kuvattu omin sanoin

23 ALUEIDEN PARHAAT LAATUKÄSIKRIJAT JA PERUSTELUT Alue 1: Lappi, Pohjois-pohjanmaa ja Kainuu Keskipiste-Leader Hyvät tehtäväkuvaukset ja hallituksen jäsenten roolikuvaukset Hyvä tulosluku Tulevaisuuden osaamistarpeita on pohdittu ja kirjattu! Laatukäsikirja sisältää hallinnollisen ohjeen ja perehdyttämisen muistilistan Alue 2: Pohjois-Karjala, Etelä-Savo ja Häme LEADER Vaara-Karjala Hyvät prosessien kuvaukset ja henkilöstön tehtävänkuvat Visuaalinen kumppanianalyysi; hyvä yhteistyö hankkeen aikana Hienot kumppanuus- ja riskianalyysit Alue 3: Keski-suomi, Satakunta, Pirkanmaa ja Etelä-pohjanmaa PoKo ry Hyvä toiminnan vuosikello ja viestinnän kuvaus Hyvä tulosmittariluku: tulosten arviointi ja mittaaminen Alue 4: Pohjanmaa, Varsinais-suomi, Uusimaa ja Ahvenanmaa Silmu Hyvä perehdyttäjän muistilista ja tulosmittarit Hienosti laaditut poikkeamien käsittely ja riskienhallinta Osaamis- ja kehittämistarpeet tuotu taitavasti esille

24 4. VOITTAJA LAATUKÄSIKIRJAN JULKISTAMINEN

25 ARVIOINTIRYHMÄN PERUSTELUT VOITTAJAN VALINNALLE Laatukäsikirja erottuu edukseen tietysti ulkoasunsa vuoksi mutta myös sisältö on tarkasti mietitty. Erityisesti luku 2: Toiminta ja prosessit muodostaa hyvän kokonaisuuden. Voittaja-ainesta, tarkat prosessikuvat, personoitu, hieno 5-kappale ja 6-kappale Kuvaukset olivat kertovia ja selkeitä. Ja tuli tunne, että asioita oli ajateltu toiminnan käytännön kannalta.

26

27 5. MITEN TÄSTÄ ETEENPÄIN?

28 LAATUTYÖN ETENEMISASKELEET A. Laatutyöprojektista jatkuvan parantamisen toimintakulttuuriin siirtyminen 1. Vuosiraportoinnin järkevöittäminen ja linkittäminen ryhmien toimintasuunnitelmaan: laatukriteerien ja laatumittariston kirkastaminen 2. Sparrausryhmän toiminnan tukeminen: kerätään alueiden laatu/kehittämiskoordinaattorit kasaan ja edistetään vertaiskehittämistä ja benchmarkingia sekä asiakaspalvelukulttuuria 3. ELY-keskusten prosessien yhtenäistäminen: prosessikuvaukset kaikilta ELY-keskuksilta liittyen valmisteluun, myöntöön ja maksatukseen. B. Leader-ryhmien osaamisen varmistaminen 1. Tehdään koulutustarvekartoitus Leaderryhmille 2. Selvitetään JET -tyyppisen johtamisvalmennuksen tarve, jossa sisältönä esim.: kehityskeskustelut, johtaminen ja ajanhallinta, yleinen johtaminen ja käytännöt, talouden hallinta ja saneeraustilanteet, vuorovaikutustaitojen kehittäminen ja vaikeiden asioiden käsittelytaidot, verkostojen johtaminen 3. Suunnitellaan toimintamalli uusien toiminnanjohtajien tukemisen ja perehdyttämisen kehittämistä varten, esim. sparrausryhmän/parien avulla C. ELY-keskusten ja Leaderryhmien strategisen kumppanuuden vahvistaminen 1. Kehitetään MAVI:n tarkastusja ohjauskäyntien sisältöä ja laatua ja kartoitetaan mahdollisuutta osadelegoida ELY:ille tehtäviä (esim. Kts. alla kehityskeskustelut ELYalueilla) 2. Selvitetään ELY:jen mahdollisuutta pitää eri alueilla vuosittaisia kehityskeskusteluja Leader-ryhmien kanssa 3. Hyödynnetään ELY-keskusten osaamista hallitusten jäsenten koulutuksissa