TARJOUSPYYNTÖ TURVAPUHELINPALVELUISTA

Transkriptio

1 1 (7) TARJOUSPYYNTÖ TURVAPUHELINPALVELUISTA Tarjouspyynnön sisältö ja laajuus Hankintakausi Äänekosken kaupunki pyytää tarjousta turvapuhelimista ja niihin liittyvistä palveluista liitteiden mukaisesti. Hankinta koskee Äänekosken kaupungin alueella kotihoidon osoittamien turvapuhelinasiakkaiden turvapuhelinpalveluja Palveluun sisältyy - käyttövalmiiksi ohjelmoitujen vuokraturvapuhelimien käyttöoikeus - puhelinlaitteiden vienti, asennus käyttökuntoon ja käytönopastus asiakkaille asennuksen alkuvaiheessa sekä vanhojen laitteiden vienti pois - turvapuhelimien huolto ja korjaus varaosineen palvelun tarjoajan korjaamolla; korjaamolle saapuvien ja sieltä lähtevien laitteiden lähetyskustannuksista vastaa palvelun tarjoaja - rannehälyttimien paristonvaihdot ja laitteiden akunvaihdot palveluntarjoajan korjaamolla - käytön koulutus ja opastus asiakkaille - alkuvaiheessa käytönopastus henkilökunnalle - suomenkielinen hälytyskeskuspäivystys jokaisena päivänä 24 tuntia vuorokaudessa - hälytyspuhelujen nauhoitus - käyntiä asiakkaiden luona edellyttävien hälytysten välittäminen tarjouksen pyytäjän osoittamille tahoille - hälytysten raportointi kuukausittain - turvapuhelinasiakkaiden tietojen ylläpito - palvelun seurantakokoukset kaupungin edustajien kanssa tarvittaessa, kuitenkin ainakin kerran vuodessa - muiden laitteiden (esim. ovihälytin) liitäntävalmius; sovittava matkapuhelimeen ja mobiiliverkkoon Tarjouspyyntöä laadittaessa kaupungilla on 165 turvapuhelinasiakasta. Määrä voi muuttua hankintakauden aikana. Hankintayksikkö varaa mahdollisuuden hankintakauden jatkamiseen tarjouspyynnön mukaisilla ehdoilla kahdeksi vuodeksi Ratkaisu hankintakauden jatkamisesta tehdään viimeistään elokuussa Hankintayksikkö Hankintamuoto Äänekosken kaupunki, perusturva Avoin menettely. Hankintailmoitus on julkaistu Hilma-palvelussa (

2 2 (7) Tarjous Kaikilta osiltaan suomenkielisestä tarjouksesta tulee ilmetä tarjoajan virallinen nimi, kotipaikka, Y-tunnus, postiosoite, sähköpostiosoite ja allekirjoitus. Alihankkijoiden käyttö Laitteiden vuokrien ja hälytysvalvonnan arvonlisäverottomat tarjoushinnat kuukaudessa on ilmoitettava erikseen. Käsittely-, toimitus-, laskutus- yms. maksuja ei hyväksytä. Hintavaraumia ei hyväksytä. Tarjottavien laitteiden tulee olla nykyaikaisia, helppokäyttöisiä, toimintavarmoja, riittävän kantavuuden omaavia sekä helppoja asentaa ja huoltaa. Asiakkaiden määrien muutokset eivät oikeuta yksikköhintojen muutoksiin. Tarjouksessa tulee ilmoittaa, kuinka hankintayksikkö voi tarkistaa Y- tunnuksella löytyvät perustiedot yrityksestä, jos tarjoajalla ei ole suomalaista Y-tunnusta. Tarjouksessa tulee vahvistaa tarjouksen olevan tarjouspyynnön mukainen. Tarjouksesta tulee ilmetä käyttääkö tarjoaja palveluissa alihankkijoita. Tarjoaja vastaa alihankkijoiden työstä kuten omastaan. Alihankkijaa koskevat samat laatukriteerit kuin tarjoajaa. Alihankkijoiden nimet ja Y-tunnukset on ilmoitettava. Hankintayksikölle on ilmoitettava hankintakauden aikana aloitettavasta alihankkijoiden käyttämisestä ennen käytön aloittamista. Hintojen muutokset Hintoja ei muuteta hankintakauden aikana. Hintojen tarkistamisesta voidaan neuvotella, mikäli hankintakautta jatketaan kahdella vuodella. Osatarjous Ei hyväksytä. Vaihtoehtoinen tarjous Ei hyväksytä. Maksuehto Laskutus Maksuaika vähintään 21 pv netto. Palvelun tuottaja laskuttaa kaupunkia vuokralla olevista laitteista ja kytkettyjen laitteiden turvapuhelinvalvonnasta kuukausittain jälkikäteen. Laskuista tulee käydä ilmi laitevuokrat ja hälytyskeskuspäivystyksen maksu. Laskut tulee toimittaa eriteltyinä alueittain (Äänekoski, Suolahti, Sumiainen ja Konginkangas). Laskutuksessa käytetään sähköistä laskutusta hankintayksikön antamien ohjeiden mukaisesti.

3 3 (7) Muut ehdot Hankinnoissa noudatetaan julkisten palveluhankintojen yleisiä sopimusehtoja (2009) ja Äänekosken kaupungin hankintasääntöä. Tarjouksen tekijä sitoutuu tarjouksen jättäessään tässä tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin. Tarjouksia, jotka eivät täytä tarjouspyynnön ehtoja, ei käsitellä. Tarjouksen tekijällä ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjoaja on rekisteröitynyt kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin ennen hankintapäätöksen tekemistä, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Nämä tiedot hankintayksikkö tarkistaa Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä ( saatavalla tulosteella. Jos tarjoaja ei ole rekisteröitynyt edellä mainittuihin rekistereihin, on toimitettava selvitys rekisteröimättömyyden perusteista. Jos toimitukset myöhästyvät muista kuin force majeure syistä, kaupungilla on oikeus saada jokaiselta myöhästymispäivältä viivästyssakkoa 2 %, kuitenkin enintään 15 % toimituksen verottomasta arvosta. Äänekosken kaupunki ei vastaa turvapuhelinpalveluiden asiakkaiden puhelinliittymien hankkimisesta eikä asiakkaiden turvapuhelimien käyttämisestä aiheutuvista kustannuksista. Hyväksytyn tarjoajan on toimitettava tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset, jos hän käyttää tai aikoo sopimuskauden aikana käyttää vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa palvelun toteuttamisessa. Selvitysten toimittaminen on edellytyksenä hankintasopimuksen tekemiselle. Tarjoajalla pitää olla tähän hankintaan nimetty yhteyshenkilö. Tarjoajan on ennen päätöksentekoa pyydettäessä esiteltävä tarjoustaan ja toimintaansa Äänekoskella. Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen (esim. hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen) vuoksi. Hankintayksikkö varaa mahdollisuuden keskeyttää hankinta tai hylätä kaikki tarjoukset. Tarjouksen liitetiedot Tarjoukseen on liitettävä seuraavat suomenkieliset asiakirjat: 1. Veroviranomaisen todistus verojen ja maksujen suorittamisesta. Todistus saa olla tarjousten jättämisajankohtana enintään kaksi kuukautta vanha. Todistus on esitettävä myös alihankkijoiden osalta. 2. Vakuutusyhtiön todistus lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen (yrittäjän ja työntekijän osuus) suorittamisesta. Todistus saa olla tarjousten jättämisajankohtana enintään kaksi kuukautta vanha. Todistus on esitettävä myös alihankkijoiden osalta. 3. Referenssiluettelo.

4 4 (7) 4. Selvitys tarjoajan vastuuvakuutuksesta ja muista toiminnan jatkuvuutta turvaavista vakuuksista, jotka koskevat tarjottuja palveluja. 5. Palvelukuvaus (kuvaus laitteiden tilaustavasta, laitteiden palautuksista, yhteistyöstä, hälytysten vastaanotosta ja toiminnasta hälytys- ja poikkeustilanteissa). 6. Selvitys hälytysten vastaanottajien koulutuksesta. Arviointi 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi. 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. 3. Tarjousten vertailu. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjoajien kelpoisuuden tarkistamisen tarkoituksena on selvittää tarjoajien edellytykset suoriutua palvelun tuottamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tarjous voidaan sulkea pois hankintalain (348/ ) mukaisesti. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois sellainen tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten eläke- ja sosiaaliturvamaksujen suorittamisen. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Hankintapäätöksen tekemisen perusteet Tarkistetaan, että 1. Tarjous on laadittu siten, kuin tarjouspyynnössä on määritetty. 2. Tarjous täyttää tarjouspyynnön muodolliset vaatimukset. 3. Tarjous vastaa pyydettyjä kaupallisia vaatimuksia. Tarjoaja vastaa siitä, että tarjousta laatiessaan on selvittänyt ja ymmärtänyt tarjouspyynnön; tarjoaja ei voi myöhemmin vedota tietämättömyyteen. Hankintapäätös tehdään ottaen huomioon kokonaistaloudellinen edullisuus seuraavien arviointiperusteiden mukaan: - laitteiden vuokrahinta 30 % (30 pistettä) - laitteiden vuokran kokonaishintaa laskettaessa asiakasmääränä käytetään 165 turvapuhelinasiakasta - 30 pistettä saa em. vertailussa parhaiten menestynyt tarjous, muut suhteessa vähemmän - laskentakaava: halvin hinta/tarjouksen hinta * 30

5 5 (7) - hälytysvalvonnan hinta 30 % (30 pistettä) - hälytysvalvonnan kokonaishintaa laskettaessa asiakasmääränä käytetään 165 turvapuhelinasiakasta - 30 pistettä saa em. vertailussa parhaiten menestynyt tarjous, muut suhteessa vähemmän - laskentakaava: halvin hinta/tarjouksen hinta * 30 - toimitusvarmuus 30 % (maksimi 30 pistettä - laitteiden toimitusaika - 2 päivää tilauksesta: 30 pistettä - 3 päivää tilauksesta: 20 pistettä - 4 päivää tilauksesta: 10 pistettä - 5 päivää tai enemmän: 5 pistettä - ei tietoa: 0 pistettä - kuvaus palvelusta 10 % (maksimi 10 pistettä) - laitteiden tilaustapa - on hankintayksikön kannalta soveltuva : 2 pistettä - ei ole hankintayksikön kannalta soveltuva: 1 piste - laitteiden palautusmenettely - on hankintayksikön kannalta selkeä: 2 pistettä - ei ole hankintayksikön kannalta selkeä: 1 piste - hälytysten vastaanotto - on hankintayksikön kannalta selkeä: 2 pistettä - ei ole hankintayksikön kannalta selkeä: 1 piste - toiminta hälytystilanteissa - on hankintayksikön kannalta toimiva: 2 pistettä - ei ole hankintayksikön kannalta toimiva: 1 piste - toiminta poikkeustilanteissa - on hankintayksikön kannalta toimiva: 2 pistettä - ei ole hankintayksikön kannalta toimiva: 1 piste Hankintasopimus Tarjouspyyntö ja tarjous muodostavat hankintasopimuksen perustan. Sopimus kaupungin ja hyväksytyn tarjouksen tekijän välille syntyy, kun sopijapuolet ovat allekirjoittaneet kirjallisen sopimuksen. Hankintasopimuksen purkaminen Sopimusasiakirjojen järjestys on 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö 3. Julkisten palveluhankintojen yleiset sopimusehdot Tarjous Kumpikaan sopijapuoli ei saa siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle ilman toisen sopijapuolen suostumusta. Sopijapuolet sitoutuvat siihen, että tähän hankintaan liittyvien sopimusten sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan olennaisista muutoksista ilmoitetaan toiselle sopijaosapuolelle.

6 6 (7) Hankintasopimuksen irtisanominen Hankinnan toteutumisen seuranta Sopijapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa (3 viikkoa) korjaa laiminlyöntiään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta. Hankintayksikkö voi sanoa hankintasopimuksen irti kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla sopimuskauden aikana ilman korvauksia, mikäli se ei ole tyytyväinen palveluun tai toimittajan toimintatapoihin. Hyväksytyn tarjouksen tekijän ja kaupungin kesken pidetään tarvittaessa ja ainakin kerran vuodessa seurantakokous. Asiakirjojen julkisuus Sopimuksenteon jälkeen tarjoukset ovat salassa pidettäviä seikkoja lukuunottamatta julkisia. Tarvittaessa asiakirjat ovat kirjallisesta pyynnöstä erikseen sovittavana ajankohtana nähtävissä hankintayksikössä. Tarjouksen voimassaolo ja määräaika Asianosaisella on viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 11 :n mukaan oikeus saada tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn; ei kuitenkaan viranomaisen järjestämässä tarjouskilpailussa toisen tarjouksen tekijän liike- tai ammattisalaisuutta koskevista tiedoista tarjouksen hintaa lukuun ottamatta. Tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Tällaiset tiedot tulee ilmoittaa erillisellä liitteellä, jonka on oltava selkeästi merkitty. Tarjouksen kokonaishinta ja alennusprosentti eivät ole liikesalaisuuksia. Suomenkielinen tarjous pyydetään toimittamaan klo mennessä suljetussa kirjekuoressa merkinnällä "Turvapuhelimet osoitteella Äänekosken kaupunki, vanhuspalvelut, Vanhuspalvelujohtaja, Pl 24, Äänekoski. Tarjouksen tulee olla voimassa saakka. Sähköisessä muodossa olevat tarjoukset, jotka tulostetaan tarjousajan päättymisen jälkeen, lähetetään osoitteeseen Viestin tunnukseksi on merkittävä "Turvapuhelimet Määräajan jälkeen saapuneita, puutteellisesti laadittuja tai epäselviä tarjouksia ei oteta huomioon. Lisätiedot Tarjouspyyntöön liittyvät suomenkieliset tiedustelut ja kysymykset pyydetään lähettämään viimeistään sähköpostitse osoitteeseen Kysymykset ja niihin annetut vastaukset ovat nähtävillä alkaen internet-osoitteessa hankinnat.

7 7 (7) Tarjouspyyntöasiakirjat julkaistaan internet-osoitteessa kaupungista/julkiset hankinnat. Äänekoski Äänekosken kaupunki, perusturva Vanhuspalvelujohtaja Metti Järvikallio Liite Tarjouslomake