Lappeenrannan uimahallin kahvion vuokratarjouspyyntö Kahvion vuokratarjousten vertailu. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

Transkriptio

1 Nuoriso- ja liikuntalautakunta Lappeenrannan uimahallin kahvioyrittäjän valinta 308/ /2015 NUOLI 46 Valmistelija/lisätiedot: Kunnossapitopäällikkö Juha Rojo, puh Liikuntatoimenjohtaja Ilkka Oksman, puh Liitteet Lappeenrannan uimahallin kahvion vuokratarjouspyyntö Kahvion vuokratarjousten vertailu Tarjouspyyntö Liikuntatoimi ja hankintapalvelut ovat järjestäneet julkisista hankinnoista annetun lain mukaisen tarjouskilpailun Lappeenrannan uimahallin kahvioyrittäjän valitsemiseksi. Tarjouspyyntö on julkaistu Hilmassa Hankintamenettelyn muoto on ollut avoin menettely ja tarjousten jättöaika on päättynyt klo Saadut tarjoukset Tarjoukset saatiin kahdelta tarjoajalta, Lappeenrannan Keilailuliitto ry:ltä ja Villi Mokka Oy. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjoajan tulee esitellä tarjouksensa johdantona toimintaansa ja yritystään toiminta- ja taloussuunnitelman muodossa. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Tarjous voidaan tehdä perustettavan yhtiön lukuun. Jos tarjouksen tekijä on yritys, edellytetään seuraavaa: Tarjoajan on toimitettava tarjouspyynnössä mainittujen vaatimusten täyttymisen selvittämiseksi kunkin vaatimuksen kohdalla mainittu selvitys tarjouksessa tai sen liitteissä. Tarjoajalla tulee olla Y-tunnus.

2 Vaadittavat todistukset Esitetyt todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia niiden toimituspäivästä laskettuna. Vaatimus 1 Tarjoaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. Tarjoaja voidaan kuitenkin hyväksyä, jos laiminlyötyjen maksujen osalta on viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma, jota yrittäjä on noudattanut säännöllisesti. Tarjoukseen liitettävät selvitykset: - veroviranomaisen todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus ja selvitys siitä, että maksunsaajan hyväksymä maksusuunnitelma on tehty - työeläkekassan ja/tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty - tai muu vastaava selvitys - vakuutusyhtiön todistus lakisääteisten tapaturmavakuutusmaksujen maksamisesta. Vaatimus 2 Tarjoajalla tulee olla voimassa oleva toiminnan vastuuvakuutus, joka on riittävä suhteessa kahviotoiminnan laajuuteen ja riskeihin nähden. Tarjoajan on toimitettava tarjouksen mukana todistus vastuuvakuutuksen voimassaolosta. Vaatimus 3 Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin, ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Tilaaja voi tarkistaa tarjoajan luottotiedot yleisesti käytetyistä rekistereistä. Ennakkoperintärekisteriotteen tulee olla voimassa maksupäivänä. Tarjoajan tulee toimittaa tarjouksen mukana seuraavat selvitykset: - kaupparekisterinote - selvitys rekisteröimättömyyden perusteista, jos tarjoaja ei kuulu kauppa-, ennakonperintä-, työnantaja- tai arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Selvitys voi olla tarjoajan itsensä laatima

3 - selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä ehdoista. Selvitys voi tarjoajan itsensä laatima. Tarjous voidaan hylätä, jos tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt vaatimukset eivät täyty tai jos tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä tai jos tarjous saapuu myöhästyneenä tai allekirjoittamattomana. Molemmat tarjoukset täyttävät kelpoisuusvaatimukset. Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen Molemmat tarjoukset on todettu tarjouspyynnön mukaisiksi. Tarjousten vertailu Jos tarjouksen tekijä on yritys, hyväksytään tarjouskilpailuun mukaan vain tarjoukset, jotka täyttävät kohdan 9. vaatimukset. Tarjous liitteineen tulee tehdä suomen kielellä. Tarjoajilla tulee olla realistiset tekniset, taloudelliset ja henkilöresurssit kahvion vuokrasopimusvelvoitteiden hoitamiseen ja kahviotoiminnan järjestämiseen sopimuksen edellyttämällä tavalla. Yrittäjällä ja tämä henkilökunnalla on oltava hyvä ja perusteellinen tietämys, kokemus ja osaaminen kahviotoiminnasta ja sen järjestämisestä, jotka kelpoisuusvaatimukset on tarjouksesta selvästi käytävä ilmi. Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, jossa hinnan painoarvo on 30 % ja laadun 70 %. Hinnan osuus vertailussa on 30 % eli 30 pistettä, jolloin korkein tarjottu vuokra saa 30 pistettä. Muiden hintapisteet lasketaan kaavalla (tarjottu vuokra/korkein hinta) x 30. Laatua arvioidaan seuraavin perustein: 1. Toimintasuunnitelma, 25 % eli 25 pistettä Tarjoajan kuvaus kahvilaan suunnitellusta palvelusta, toiminnasta ja tarjoilusta. Suunnitelmasta tulee käydä ilmi kattavasti kahvilaan suunniteltu toiminta ja palvelut, kahvilan vahvuudet ja mahdolliset kehittämissuunnitelmat. 2. Taloussuunnitelma, 25 % eli 25 pistettä Tarjoajan laatima suunnitelma taloudesta, jossa tarjoaja kuvaa miten kahvilan liiketoimintaa tullaan pyörittämään

4 kannattavasti ja esimerkiksi miten henkilöstön rekrytointi ja palkkaus tulee tapahtumaan. Suunnitelmasta tulee käydä ilmi, miten kahvilan talous ja rahoitus tullaan järjestämään ja vuokra maksamaan. 3. Referenssit ja resurssit, 20 % eli 20 pistettä Palvelun järjestäjän ja vastuuhenkilön sekä henkilöstönsä kokemus, osaaminen ja koulutus vastaavista tehtävistä, referenssikohteet sekä kahvilan toimintaan suunnitellut henkilöresurssit osaamisineen ja koulutustietoineen. Kaupungin tavoitteena ei ole saada kahviosta mahdollisimman suurta vuokratuottoa. Sen sijaan kaupunki haluaa ja edellyttää sitä tarjouspyynnössäkin, että kahviopalvelut järjestetään hyvää ja joustavaa asiakaspalvelua noudattaen koko liikuntalaitoksen asiakaskunnalle huomioiden myös koulujen kahviossa käynti erilaisilla väliajoilla ja koulujen lukuvuosien aikana yleisesti. Kahvioyrittäjältä edellytetään hyviä yhteistyötaitoja uimaseurojen, keilailuseurojen, urheiluseurojen, koulujen työpaikkojen ja muiden yhteisöjen kanssa kahvion palvelujen järjestämisessään. Yrittäjältä ja tämän henkilökunnalta edellytetään hyvää ja perusteellista tietämystä, kokemusta ja osaamista kahviotoiminnasta ja sen järjestämisestä. Tämän vuoksi vuokrahinnalla on selvästi pienempi painoarvo osaamisella ja laadulla. Lappeenrannan Keilailuliitto ry on aikanaan perustettu johtamaan ja kehittämään keilaurheilua Lappeenrannassa ja sen lähialueella. Tarjouksen jättämistä varten on päätetty perustaa Lpr:n Keilailuliitto Oy, jonka ainut omistaja on Lpr:n Keilailuliitto ry. Lpr:n Keilailuliitto ry:llä yhdistyksenä ei ole aiempaa kokemusta yritystoiminnasta. Tarjousta ja hanketta valmistelemassa olevilla seuran edustajilla on kokemusta yritystoiminnasta, mutta tarjouksen mukaan ei kokemusta kahvio- tai ravintola-alan yritystoiminnasta. Keilailuliiton tarjouksessa myyntitavoite ilmoitetaan hyvin selvästi suuremmaksi, kuin mitä esimerkiksi Lpr:n uimahallin kahvion nykyinen kokonaismyynti viime vuosina on ollut. Tarjouksessa ei kuitenkaan ole selkeästi ja vakuuttavasti kerrottu, millä uusilla tavoilla, tuotteilla tai keinoilla kahvion asiakasmäärää ja myyntiä saadaan kasvatettua niin paljon, että tarjottu selvästi korkeampia vuokrahinta tulee katetuksi ja samaan aikaan tarjouksessa ilmoitettujen 8 henkilön palkat ja yhtiön muut kulut tulevat katetuksi. Tarjouksessa ilmoitetut kahviotuotteet, ruoka-annokset ja muut myyntiartikkelit eivät mitenkään oleellisesti poikkea toisen tarjoajan tarjouksessa olevista tuotteista. Kun edelleen huomioidaan se, että Lpr:n uimahallin, urheilutalon ja keilahallin kävijämäärissä ei viime vuosina ole ollut tai ei ole näköpiirissä oleellista kasvua ja kun tiedossa on kahvion viime vuosien tilinpäätökset käytännössä,

5 voidaan katsoa Keilailuliiton tarjouksessa ilmoitetun myyntitavoitteen olevan epärealistinen ja sitä kautta kasvaa riski kaupungille siinä, pystyykö vuokralainen maksamaan tarjoamaansa korkeaa vuokrahintaa kahviosta. Tämän vuoksi Keilailuliiton tarjouksen arvioinnissa pisteet tältä osin taloussuunnitelmaan liittyen ovat alhaisemmat kuin Villi Mokka Oy:llä. Lappeenrannan Keilailuliitto ilmoittaa työllistävänsä kohteeseen yhteensä 8 henkilöä ja se ilmoittaa keskustelleensa henkilöiden työhön tulosta kahvioon. Edelleen tarjouksessa ilmoitetaan kahvioon tulevan toimitusjohtaja, joka toimisi 7 työntekijän esimiehenä. Toimitusjohtajalla ei tarjouksen mukaan ole työkokemusta tai osaamista kahvioyritystoiminnasta tai kahvioalasta. Henkilöstön osalta heidän kokemus ja koulutus kahvio-, baari- tai ravintola-alalta kuvataan henkilöittäin, eikä se oleellisesti poikkea kokonaisuutena Villi Mokka Oy:n tarjouksessa ilmoitetuista henkilötiedoista. Villi Mokka Oy:n vuokrahintatarjous on puolestaan alhaisempi ja se perustuu yhtiön pitkään kokemukseen ja tuntemukseen kohteesta sekä käytännön tietoon kahvion asiakasmääristä ja tietämykseensä siitä, minkälainen liikevaihto kahviosta on viime vuosina yritykselle kertynyt. Villi Mokka Oy on toiminut kahvioyrittäjänä Lappeenrannan uimahallilla vuodesta 1995 lähtien ja yrittäjällä on erittäin hyvä ja pitkä kokemus sekä osaaminen kahviotoiminnan järjestämisestä. Yrityksen referenssit ovat erittäin hyvät mm. urheiluseurojen puolelta ja referenssit on laajasti kuvattu tarjouksessa. Esimerkiksi urheiluseurat suosittavat nykyisen yrittäjän valintaa edelleen kahvioyrittäjäksi. Tarjouksessaan Villi Mokka Oy ilmoittaa työllistävänsä kohteeseen 6 henkilöä (yrittäjä ja 5 työntekijää), henkilöt on nimetty ja kunkin osalta on ilmoitettu osaamiseen ja työkokemukseen sekä koulutukseen liittyvät tiedot, jotka ovat erittäin hyvät kahvioalalta. Tarjouksia arvioitaessa ja vertaillessa edellä mainitut seikat ja tarjouksista kokonaisuudessaan ilmenevät tiedot on huomioitu ja niiden perusteella tarjoajille on annettu pisteet. Liikuntatoimen toteaa Villi Mokka Oy:n tarjouksen kokonaistaloudellisesti edullisimmaksi vaihtoehdoksi. Vuokratarjouspyyntöasiakirjat ja vuokratarjoukset sekä tarjousten vertailutaulukko ovat nähtävillä kokouksessa. (IO) Ltj Lautakunta päättää valita kahvioyrittäjäksi Lappeenrannan uimahalliin Villi Mokka Oy:n varsinaiselle vuokra-ajalle Hankintaan sisältyy lisäksi optiomahdollisuus ajalle

6 Optiovuosien käytöstä neuvotellaan ja sovitaan erikseen ennen varsinaisen vuokra-ajan päättymistä. Vuokrahinta varsinaisella vuokra-ajalla on euroa/kk (alv 0 %), koko varsinaiselta vuokra-ajalta euroa (alv 0 %). Liikuntatoimi oikeutetaan valmistelemaan ja tekemään kahviosta vuokratarjouspyyntöön perustuva vuokrasopimus Villi Mokka Oy:n kanssa. Vuokrasopimus voidaan allekirjoittaa, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Nuoli Hyväksyttiin.