Näin me opimme johtamaan projekteilla. Strategian jalkautus onnistuu oikeilla työkaluilla. Kansainvälisen projektiliiketoiminnan johtaminen on vativaa

Transkriptio

1 1/2012 PROJEKTEILLA JOHTAMINEN 6 Näin me opimme johtamaan projekteilla 8 Ylitä hankkeiden kuusi kuilua 18 Strategian jalkautus onnistuu oikeilla työkaluilla 34 Kansainvälisen projektiliiketoiminnan johtaminen on vativaa 38 Julkisen hallinnon IT-hankkeet tekemistä vaille valmiitako?

2 Projekteilla johtaminen TEM:n strategia lupaa hyvinvointia työstä Työ- ja elinkeinoministeriö (TEM) perustettiin vuoden 2008 alussa yhdistämällä kauppa- ja teollisuusministeriö, työministeriö sekä sisäasiainministeriön aluekehitys. Samana keväänä laadittiin konsernistrategiadokumentti, joka kertoi kymmenellä sivulla ministeriön ja sen hallinnonalan tehtävät sekä perusteita työ- ja elinkeinopolitiikan valinnoille. Strategiaa päivitettiin vuosittain ja sen rinnalle tuotettiin kahden sivun lyhennelmä. Uusin versio strategiasta on enää vain kolmen sivun mittainen sisältäen mission, vision, kaavion syy- ja seuraussuhteista, strategian valinnat sekä seurantaindikaattorit. Seuraavassa esitellään TEM-konsernistrategian taustaa (Lähde 1). Teksti: Antti Joensuu 42 Jack Welch (General Electricin pitkäaikainen pääjohtaja) totesi aikanaan, että organisaatio lakkaa pian olemasta, jos se ei muutu yhtä nopeasti kuin ulkopuolinen maailma muuttuu. Tämä luonnonvalinta pätee varsin laajasti, mutta julkisella sektorilla huonommin tai ainakin hitaammin. Ajastaan jälkeen jäänyt hallinto voi pahimmillaan kylvää arvaamatonta vahinkoa ympärilleen. Näin ollen virkamieskunnalla on aivan erityinen vastuu huolehtia uusiutumisesta, kaikkien meidän yhteisen edun nimissä. Tavoitteena yhdensuuntaisuus ja uusiutuminen Uudistuminen ja yhdensuuntaistaminen ovat konsernistrategian tärkeimmät tavoitteet. Työ- ja elinkeinoministeriön konserni käsittää ministeriön lisäksi hallinnonalan kymmeniä virastoja ja laitoksia. Henkilökuntaa on kaikkiaan pitkälti toistakymmentä tuhatta. Konsernistrategian tehtävänä on auttaa toiminnan yhdensuuntaistamisessa. Tiiviistä konsernirakenteesta on erityisesti strategista hyötyä (Lähde 2): - Yhteinen strateginen tavoite motivoi sisäisesti ja antaa selkeän ulkoisen kuvan - Osastot ja yksiköt saavat apua strategian kehittämiseen - Strategisten tavoitteiden asettaminen ja tulosten seuranta ovat johdonmukaisia - Strategiat tulevat haastetuksi ja kehittyvät jatkuvasti Konsernistrategiassa missio on määritelty seuraavasti: Rakennamme kestävää kasvua ja uudistumista tukevaa, kansainvälisessä kilpailussa menestyvää työ- ja elinkeinoelämän toimintaympäristöä. Tavoitteena on kestävällä pohjalla oleva korkea työllisyys ja siitä seuraava hyvinvointi. Visionamme on, että hallituskauden lopussa vuonna 2015 Suomen kilpailukyky, työllisyys ja hyvinvointi ovat maailman kärkiluokkaa ja kestävät maailmantalouden ravistelut. Onnistumme konsernin yhteisellä tavalla toimia ja vahvalla yhteistyöllä yli organisaatiorajojen, osana koko valtiokonsernia.

3 Mahdollistajat - Yritykset - Innovatiivisuus - Kilpailu ja markkinat - Riskirahoitus - Investointituki - Tuotekehitys - Investoinnit Suomeen - Kohtuuhintainen energia - Toimivat työmarkkinat - Osaava työvoima - Laadukas työelämä Kriittiset menestystekijät - Talous uusiutuu ja tuottavuus paranee uusia työpaikkoja syntyy ja vanhoja säilyy - Osaavaa työvoimaa on saatavilla rakenteellinen muutos on hallittu Yhteiskunnallinen vaikuttavuus - Työllisyys - Hyvinvointi Kuva 1. TEM-konsernin tehtäväkenttä. Ministeriön tapauksessa suurimmaksi mahdolliseksi hyödyksi muodostuu lopulta se, että politiikat ovat keskenään yhteensopivia ja niiden vaikutus kentällä on ristiriidaton. Tällöin eri politiikkalohkot tekevät työtä samaan suuntaan eivätkä ristiriidat nakerra haluttua yhteiskunnallista vaikutusta. Konsernistrategian tavoitteena on esittää lyhyesti ja ymmärrettävästi hallitusohjelman punainen lanka siten, että se auttaa jokaista näkemään yhteisen tavoitteen ja kunkin roolin sen tavoitteen saavuttamisessa. Työ- ja elinkeinoministeriön hallituskauden mittainen konsernistrategia perustuu Jyrki Kataisen hallituksen ohjelman esiin nostamiin painopisteisiin. Strategian tehtävänä on auttaa hahmottamaan TEM:n laajan konsernin yhteisiä tavoitteita ja ohjeistaa yhdensuuntaistamaan strategioita, linjauksia, suunnitelmia ja toimia eri tasoilla. Lisäksi sen tehtävänä on motivoida sisäisesti ja selkeyttää hallinnonalan ulkoista kuvaa. Konsernistrategia Konsernistrategian ja eri substanssistrategioiden sekä virastojen ja laitosten strategioiden suhdetta esittää kuva 2. Konsernistrategian tehtävänä on huolehtia siitä, että hallinnonalan alueella lukuisat substanssi- tai teemastrategiat sekä virastojen ja laitosten strategiat ovat mahdollisimman yhdensuuntaisia. Kysymyksessä on useiden kymmenien strategioiden, linjausten ja ohjelmien sekä virastojen ja laitosten omien strategioiden kokonaisuus, joten konsernistrategiaa ja siihen liittyviä prosesseja tarvitaan. Ketterästi ja kommunikoiden On esitetty kysymys, mihin lopulta tarvitaan ministeriön strategiaa, onhan olemassa hallitusohjelma. Jo jonkin aikaa on pyritty entistä strategisempiin hallitusohjelmiin. Mutta matkaa tähän kunnianhimoiseen tavoitteeseen vielä on; nykyisen hallituksen ohjelma sisältää peräti 900 toimenpidettä. TEM:n konsernin tehtävä TEM:n konsernistrategiaan kirjatut toimintaympäristön suuret muutokset ovat syvenevä globalisaatio, muuttuva työ ja niukkeneva energia. Ne suuntaavat strategian missiota ja visiota ja luovat pohjan strategisille toimintalinjauksille. Strategiassa on esitetty konsernin toimintaa havainnollistava syy-seuraussuhteita kuvaava kaavio, jossa lopulliseksi tavoitteeksi on asetettu työllisyys ja siihen vahvasti linkittyvä hyvinvointi. Kaavion avulla voi kukin toimija asemoida oman roolinsa suhteessa lopulliseen yhteiseen tavoitteeseen. Laitosten strategioita Substanssikategorioita Kuva 2. Konsernistrategian rooli yhdensuuntaistajana hallinnonalan alueella. PROJEKTITOIMINTA 1/

4 Näistä noin 165 on valittu hallitusohjelman kärkihankkeiksi ja jaettu erilaisiin koreihin seuraavasti (Lähde 3): 1. Köyhyyden, eriarvoisuuden ja syrjäytymisen ehkäiseminen 2. Julkisen talouden vakauttaminen 3. Kestävän talouskasvun, työllisyyden ja kilpailukyvyn vahvistaminen Työ- ja elinkeinoministeriön konsernistrategia perustuu hallitusohjelmaan, erityisesti kärkihankkeiden kolmos-koriin. Tavoitteena on esittää lyhyesti punainen lanka ja looginen kokonaisuus, joka on kommunikoitavissa ja auttaa tulkitsemaan hallitusohjelmaa. Synergiahyödyt eivät toteudu, jos kaikki toimijat tulkitsevat hallitusohjelmaa vain omista lähtökohdistaan. Hallitusohjelman kuvaamien suunnanmuutosten tulee näkyä strategiassa fokusoivina valintoina, jotka siirtävät painopistettä uuteen suuntaan. Konsernistrategian tehtävä on pitää siiloutumista kurissa, osaoptimointi kun tunnetusti tuhlaa resursseja ja nakertaa työn tulosta. Hallitusohjelman elinikä on lähtökohtaisesti hallituskauden mittainen. Konsernistrategian tulee olla ketterä. Sen pitää pystyä reagoimaan tarvittaessa ripeästi. Talouskriisi oli hyvä esimerkki, joka toi välittömästi uuden tavoitelinjauksen liittyen yritysrahoitukseen ja sittemmin nuorten työllisyyteen. Nämä uudesta asiakokonaisuudesta johtuneet linjaukset vaikuttivat nopeasti TEM-konsernin toimintaan ilman, että siihen tarvittiin hallitusohjelman muutosta. Strategia on yhteinen prosessi Toimintaympäristön seuranta ja sen analysointi on luonnollisesti avainasemassa strategian laatimisessa. TEM-konsernilla on yhteinen heikkojen signaalien keräysjärjestelmä. Näitä signaaleja seuraa erityinen trendityöryhmä. Merkittävimpien trendien vaikutukset on konsernin yhteisenä harjoituksena analysoitu eri tasoilla. Erityisenä laajempana harjoituksena toteutettiin myös EVAn skenaarioihin (Lähde 4) pohjautunut analyysi TEM:n osalta. Siinä tarkastelun alla olivat seuraavat talouskriisin jälkeiset skenaariot: - Länsi luo nahkansa, mikä edellyttää TEM:n toiminnassa mm. ministeriöiden välistä yhteistyötä ympäristö- ja terveyssektoreilla, yritysten riskinottokyvyn tukemista ja epäonnistumisten hyväksymistä, kyseenalaistavan ajattelun palkitsemista, aktiivista kehitysyhteistyötä ja suunnitelmallista maahanmuuttopolitiikkaa. - Kiinalaista kapitalismia merkitsisi mm. kulttuurisen tuntemuksen lisäämistä, innovaatioyhteistyötä tulevien voittajien kanssa, työperäistä maahanmuuttopolitiikkaa, energiaosaamisen markkinointia, yhteiskunnallisen osaamisen kaupallistamista ja veturiyritysten toiminnan turvaamista. - Blokkien taistossa pyrittäisiin rakentamaan yhteistyötä blokkien yli, säilyttämään pääkonttorit Suomessa ja hyödynnettäisiin Venäjä-yhteistyön mahdollisuudet. - Stimulus ja romahdus -skenaarion todettiin vaativan yksityiskohtaisen varautumissuunnitelman. Skenaarion toteutuessa tulisi valtion ohjausta merkittävästi lisätä. Näiden skenaarioiden pohdiskelussa saatiin esiin myös asioita, joiden tärkeys on ilmeinen skenaariosta riippumatta, esim. Venäjä, Kiina, maantieteellinen edullinen sijaintimme, innovaatiopolitiikan saattaminen ymmärrettäväksi sekä työllisyydestä huolehtiminen. Skenaarioanalyysin etuna voidaan pitää erityisesti sitä, että se helpottaa tulkitsemaan maailmalta tulevia signaaleja. Skenaarioanalyysi oli myös pohjana laadittaessa tulevaisuuskatsausta uuden hallitusohjelman tausta-aineistoksi. Tämän katsauksen luonnokset avattiin suurelle yleisölle kommentointia varten. Lisäksi järjestettiin erillinen tulevaisuuskatsausseminaari ja käytettiin sen yhteydessä apuna sosiaalisen median keinoja. Ei konflikteja maton alle Hyvän konsernistrategiaprosessin tulee kaivaa konfliktit esiin ja ratkaista ne. Eri tahoilta tuotetut strategian komponentit eivät anna yhteistä strategiaa vain sillä, että ne nidotaan yhteen ja lakaistaan konfliktit maton alle. Toinen konsernistrategiaprosessin perushaaste on se, että kaikki toimijat haluavat näkyä lopputuloksessa onhan niiden tekeminen tärkeää. Konsernistrategian tehtävänä on kuitenkin korjata suuntaa, koska business as usual ei ole riittävää tai juuri sitä mitä tarvitaan. Konsernistrategian ei kuulu kertoa kaikkea sitä tekemistä, mikä toimijoiden roolista johtuu, tarvittavat isot muutokset sen sijaan kyllä. Tavanomaisesti TEM-konsernistrategia on päivitetty vuoden vaihteessa, mutta uutta hallitusohjelmaa odottaessa pystyttiin vain valmistelemaan yhteistä dokumenttia muuten. Strategiatyötä pohjusti aikaisempien vuosien työ laajalla konsernin foorumilla ja ministeriön työryhmässä, laaja ministeriössä toteutettu strategiakysely ja sen tuloksia puineet esimiesfoorumit sekä pienemmät ad hoc ryhmätyöt. Jo ennen uuden hallitusohjelman julkistamista kesäkuussa 2011 toteutettiin puolen vuoden aikana kolme konsernin toimijoiden yhteistä kokoontumista. Ensimmäisessä paneuduttiin ns. Sinisen meren strategiaan (Lähde 5), rooliin ja kilpailuun puhtaalta pöydältä. Seuraavassa käytettiin ulkopuolisista asiantuntijoista koostunutta paneelia vuorovaikutteisessa tilaisuudessa, jossa saatiin esiin selkeitä viestejä kentältä. Yksi viesteistä oli, että kaikki toimijat haluavat vaikuttaa aktiivisesti konsernistrategiaan, minkä vuoksi työkaluiksi otettiin sosiaalisen median alusta ja verkkokysely. Viimeisessä laajassa kokoontumisessa määriteltiin yhdessä kriteerit hyville strategian valinnoille eli tavoitelinjauksille. Todettiin, että hyvä tavoitelinjaus on: 1. oikea valinta ja siinä on fokus 2. lähtökohtaisesti hallituskauden mittainen 3. selkeä ja konkreettinen 4. mitattavissa oleva 5. horisontaalinen 6. avuksi mahdollisille resurssijohtopäätöksille Tärkeää on, että tavoitelinjaus ei vain toista esimerkiksi jonkin ministeriön osaston tai politiikkalohkon roolia, vaikka se kuinka tärkeä olisikin. Tämän välttäminen on ehkä vaikeinta konsernistrategian valmisteluprosessissa. Rooli Tulostavoitteet Tulostavoite 1, Tulostavoite 2, Tulostavoite 3,... Strategia Kuva 3. Tulostavoitteiden lähteet. 44

5 Toteutamme strategiaa seuraavia periaatteita noudattaen: - syvennämme vuorovaikutusta hallinnon ja sidosryhmien kanssa eri toimien yhdensuuntaistamiseksi - uudistamme rakenteitamme ja toimintatapojamme jatkuvasti - keskitymme olennaiseen ja toimimme siinä tehokkaasti Edistämme korkean arvonlisän uutta, kasvavaa ja vientiin suuntautuvaa yritystoimintaa Yleisenä tavoitteena on synnyttää ja ylläpitää kilpailukykyistä yritystoimintaa kaikilla aloilla, ml. paikalliset palvelumarkkinat. Tavoitelinjaus kohdistuu kuitenkin haastavimpaan yritystoimintaan, joka pystyy luomaan kasvavia maailmanluokan yrityksiä ja jatkuvasti kehittyvää osaamista. Edistämme työllisyyttä panostamalla erityisesti nuoriin, pitkäaikaistyöttömiin ja työelämän laatuun Runsas pitkäaikaistyöttömyys ja nuorisotyöttömyys rajoittavat talouden kasvua, väestön hyvinvointia ja heikentävät julkisen talouden tasapainoa. Työttömyyden vähentäminen tukee myös työvoiman saatavuutta ja helpottaa työmarkkinoiden kohtaanto-ongelmia. Työelämän laadun parantaminen lisää työn houkuttelevuutta ja tukee työurien pidentymistä Lisäämme Suomen energiaomavaraisuutta Energiapolitiikan keskeinen tavoite on energiaomavaraisuuden lisääminen. Omavaraisuutta lisätään käyttäen taloudellisia kannusteita, normeja ja johdonmukaista lupapolitiikkaa sekä edistämällä energiatehokkuutta. Poistamme rakenteellisia kilpailun esteitä Kilpailun toimivuuden esteet ovat Suomessa tyypillisesti rakenteellisia. Esteet voivat olla seurausta esim. sääntelystä, julkisesta rahoituksesta tai julkisen sektorin toiminnasta yksityisillä markkinoilla. Rakenteelliset kilpailun esteet voivat liittyä myös markkinoiden luonteeseen. TEM-konsernistrategian viisi tavoitelinjausta. Tavoitelinjaukset jalostuvat tulostavoitteiksi TEM-konsernistrategiaan valittiin lopulta viisi tavoitelinjausta. Tavoitelinjaukset kattavat konsernin laajasta tehtäväkentästä vain osan, mutta ovat suuntaa korjaavia asioita. Niiden elinkaari on lähtökohtaisesti hallituskauden mittainen. Näitä tavoitelinjauksia toteuttavat tulostavoitteet (n. kolme/tavoitelinjaus) määritellään erikseen, ja ne tulevat mukaan asianosaisten virastojen ja laitosten tulossopimuksiin. Tulostavoitteet kokoavat vaikuttavimmat toimenpiteet kullekin tavoitelinjaukselle osasto-, virasto- ja hallinnonalarajojen yli. Kuvan 3 mukaisesti viraston ja laitoksen tulostavoitteet muodostuvat yhdistämällä roolista ja strategiasta tulevat tulostavoitteet. Konsernistrategian tavoitelinjauksiin perustuvat samoin kuin eri substanssistrategioista johtuvat tulostavoitteet yhdistetään roolista johtuviin tulostavoitteisiin virastojen ja laitosten tulossopimuksissa. Hallitusohjelman toteuttamisen seuranta tapahtuu valtioneuvoston sisäisen tietokannan avulla. Kaikki hallitusohjelman 900 hanketta ovat mukana, mutta painopiste on luonnollisesti kärkihankkeissa. Niiden jatkuvan seurannan lisäksi ministeriön johtoryhmä seuraa konsernistrategian tavoitelinjausten ja tulostavoitteiden edistymistä sekä virastojen ja laitosten tulossopimusten mukaisten tavoitteiden tilaa valtion raportointipalvelu Netran avulla. Ministeriön seurannan strukturoimiseksi nämä eri tasot on jaettu konsernistrategian tavoitelinjausten mukaisiin koreihin. Kaiken tämän tarkoitus on lopulta edesauttaa yhtä erityisen tarkasti seurattavaa asiaa - työllisyyttä. Lähteet 1. Hyvinvointia työstä. Työ- ja elinkeinopoliittiset linjaukset (TEM:n konsernistrategia), 2. Exploring Corporate Strategy, Gerry Johnson, Prof Kevan Scholes, Prof Richard Whittington 3. Hallitusohjelman strateginen toimeenpanosuunnitelma kärkihankkeet ja vastuut, 4. EVAn globaalit skenaariot Tulevaisuuden pelikentät, 5. Sinisen meren strategia, W. Chan Kim, Renée Mauborgne Antti Joensuu Strategiajohtaja Työ- ja elinkeinoministeriö PROJEKTITOIMINTA 1/