Henkilöstöjohtajan työkalut sisäympäristön hallintaan

Transkriptio

1 JOHANNA AATSALO-SALLINEN Johanna Aatsalo-Sallinen Kirjoittaja on koulutukseltaan liikuntafysiologi (LitM) ja hän työskentelee vapaana toimittajana. Henkilöstöjohtajan työkalut sisäympäristön hallintaan Vaativaksi muuttunut toimistotyö asettaa yhä suurempia haasteita työpaikkojen sisäympäristölle. Tutkimukset ja käytännön kokemukset osoittavat, että toimistojen kunnollinen sisäympäristö parantaa työn tuottavuutta, vähentää sairauspoissaoloja ja henkilöstön vaihtuvuutta. Paras tulos saavutetaan, kun työntekijä voi itse säätää työolojaan. T oimistotyötä tekevien keskuudessa tehtyjen selvitysten mukaan työntekijät toivovat työntekonsa tueksi hyviä tietoliikenneyhteyksiä, hyvää sisäilmaa ja työtavoille sopivaa valaistusta. Lisäksi toivotaan melutonta ja yksityisyyttä tukevaa ää- niympäristöä ja mahdollisuutta kommunikoida työntekijöiden kesken. Työnantajan tai tilojen kustannuksista vastaavien toivomuslistalla ovat myös tilojen laadun mukaiset kohtuulliset tilakustannukset ja tilojen muunneltavuus sekä yleinen tilatehokkuus. Sisäympäristö on nykyajan tuotantoympäristö. Hyvässä sisäympäristössä on otettu huomioon sisäilma, huoneilman suhteellinen kosteus, ilman liikenopeus, valaistus, melu ja kalustus. Erityisesti työvoimavaltaisilla toimialoilla organisaation tuottavuus on suoraan riippuvainen henkilöstön hyvinvoinnista ja suorituskyvystä. - Sisäympäristö on sopiva silloin, kun mikään ei häiritse. Hyvässä sisäympäristössä 46 Työn Tuuli

2 voi keskittyä paremmin itse työn tekemiseen eikä aika kulu esimerkiksi kylmyydestä tai kuumuudesta kärsimiseen, tunkkaisesta ilmasta tai jatkuvasta vedosta voivotteluun tai meluisassa ympäristössä pinnistelyyn, Indoorium Oy:n toimitusjohtaja Tarja Takki kuvailee. - Paremmassa sisäympäristössä jaksaa paremmin ja monien kansainvälisten tutkimusten mukaan sisäympäristön parannustoimenpiteillä voidaan työn tuottavuutta nostaa jopa 3-8 prosenttia. Työntekijöille on myös tärkeää, että he voivat itse vaikuttaa sisäympäristönsä laatuun, Takki jatkaa. Säätötarve on sisäinen Sosiaalipsykologi Gerhard Schmidtchen mukaan ihminen tyhmistyy ja taantuu, ellei voi saavuttaa alkeellisintakaan itsesääntelyä. - Ellei voi säätää asentoaan, raittiin ilman saantia, valaistusta tai taukojaan, sairastuu. USA:n halpatöissä pissatauot estetään antamalla vaipat liukuhihnatyöläiselle. He ovat orjia kaleerissa. Kuitenkin samaiset halpatyöläiset voisivat olla tuottavia ilman mittauksia ja kyttäyksiäkin, sillä ihminen tekee työnsä myös kokeakseen oman vaikutuksensa, Helsingin yliopiston historian professori, psykohistorioitsija Juha Siltala kertoo. Siltalan mukaan sisäympäristön kontrolli siis liittyy muuhun elämänhallintaan. - Suomalaiset työntekijät kokevat iloa työnsä sisällöstä, uupumusta sen puitteista, kuten epäreilusta palkitsemisesta, organisaatiomuutoksista, mittauksista, ilmapiiristä tms. Kotiympäristö kompensoi elämänhallinnan menetystä työssä. Hallittu ja kunnossa oleva sisäympäristö tarjoaa työntekijöille mahdollisuuden keskittyä olennaiseen, työn huolelliseen tekemiseen. Siltala kritisoi teollisuuskanalamaisia työympäristöjä, joissa nuppiluku per neliö on maksimoitu. - Aina avoinna pidettävät ovet, työpisteen sijaitseminen keskellä kulkureittiä ja selkäsuunnassa oveen, niin että koska tahansa joku voi tulla selän taakse, estää työhön keskittymisen. Liiallinen kirkkaus, mahdottomuus vaikuttaa valon määrään tai huonelämpötilaan, tekee työn tukalaksi. Myös liian kirkkaat värit miehittävät tilaa, niin ettei siellä ole ihmisen mentävää aukkoa. - Työympäristön pitäisi auttaa energiaa vapautumaan tuottavaan käyttöön, mutta jatkuvasti muuttuva organisaatio pakottaa ihmisen käyttämään energiansa siihen, että seinät pysyvät pystyssä. Liialliset ärsykkeet estävät keskittymästä työhön. Laatu kärsii eikä mikään valmistu, Siltala kritisoi. Siltalan muistuttaa, että filosofi Peter Sloterdijk kirjoittaa ihmisen pyrkimyksestä rakentaa itselleen merkityksellinen, resonoiva immuniteettisfääri. Jos ihminen kohtaisi maailman objektiiviset pakot vailla omien merkitysten suojakelmua, hän ei kestäisi. Siksi tutut esineet ja elämänhistoriaa tukeva ympäristö ovat terveydelle merkityksellisiä. Ne tukevat minä-tunnetta ja vapauttavat energiaa rajojen vartioinnista itse työhön. Kolmanneksen rajapyykki Hiljattain tehdyn ruotsalaistutkimuksen mukaan työelämään astuvat nuoret arvioivat tulevan työpaikan tasoa ja houkuttelevuutta työympäristön viihtyisyydellä ja turvallisuudella, työn mielekkyydellä sekä mukavilla työkavereilla. Maksetun palkan määrä nousi esille vasta muiden ominaisuuksien jälkeen. Työympäristön laatu näyttäisi lopultakin nousevan ansaitsemaansa arvoonsa. Sisätiloja voi hallita tiedolla. Investoinnit sisäympäristön parantamiseen ja tarkasti kohdennetut käyttökustannusten muutokset voivat saada aikaan moninkertaiset säästöt tuottavuuden nousun myötä. Työterveysnäkökohtien lisäksi esimerkiksi sisäympäristön laatu on nykyisin yhä enenevissä määrin yritysten tuotanto- ja kilpailutekijä. - Jos yli 30 prosenttia tiloissa työskentelevistä valittaa jostain sisäympäristöön liittyvästä asiasta, esimerkiksi vedosta tai kylmyydestä, kyseessä on lähes poikkeuksetta tekninen ongelma. Tuolloin valitukset pitää välittää edelleen kiinteistön huollosta vastaavalle henkilölle ja edellyttää napakasti korjaavia toimenpiteitä, Tarja Takki muistuttaa. Työn Tuuli

3 Tavallinen Matti Meikäläinenkin voi arvioida, ovatko työtilojen lämpöolot kunnossa. Ongelmiin kannattaa puuttua ripeästi, sillä esimerkiksi lämpöolojen ja työtehon välinen yhteys on kiistaton. - Jos lämpötila tuntuu liian kylmältä tai kuumalta tai oleskelutiloissa esiintyy esimerkiksi vetoa, tilanne on selvitettävä. Erityisesti lämpöolot on tutkittava, jos tilanne ei korjaannu edes kohtuullisella vaatetuksella. Vaatetuksen lisäämisellä ei tarkoiteta esimerkiksi käsineitä tai talvitakkia, Tarja Takki huomauttaa. Ihmisen tuntemukseen lämpimästä tai kylmästä vaikuttavat muutkin asiat kuin mitattu lämpötila. Ilman liike ja ilman sisältämä kosteus sekä lämpösäteily, esimerkiksi ikkunan kautta tuleva auringonpaiste, pitää myös selvittää. - Kuumuus tekee olon tukalaksi ja tekee mieli poistua tauolle työpisteestä. Tukala, hiostava, kuuma työtila lisää tarvetta juoda tavallista enemmän, viilentää kehoa esimerkiksi tuulettimien avulla tai pitää riittävän usein taukoja, Työterveyslaitoksen Laadukas sisäympäristö -teema-alueen johtaja, professori Kari Reijula täydentää. - Liiallinen kuumuus voi olla erityisen haitallista sydän- ja verenkiertosairauksia poteville. Liian kylmä työtila taas heikentää keskittymiskykyä ja alentaa pintaverenkiertoa, mikä puolestaan tuntuu epämiellyttävältä. Kylmyys voi lisätä vilustumistaipumuksia. Myös niska- ja hartiaseudun vaivat ja toistuvat hengitysteiden tulehdussairaudet kiusaavat liian kylmässä työskenteleviä, Reijula jatkaa. Ilmanjakotavalla on merkitystä Ilmanvaihdosta ja ilmanlaadusta puhutaan usein yhdessä. Ilmanvaihto- ja -jakotavalla on merkitystä, kun lähdetään esimerkiksi arvioimaan, mikä on riittävä ilmanjaon tiheys työpistettä kohti. - Ilma tulee tuoda tilaan mahdollisimman vedottomasti siten, että se huuhtelee oleskeluvyöhykkeen mahdollisimman tehokkaasti. Jotta voidaan varmistua riittävän puhtaasta sisäilmasta, tuloilman suodatuksen ja kanaviston puhtauden pitää olla kunnossa, Takki huomauttaa. Ilmanjakoa pitäisi voida säätää samalla tavalla kuin työpisteiden kalusteitakin säädetään korkeuden, kyynärtukien ja työtuolin osalta. Kun ilmanjako on säädetty omalle työpisteelle sopivaksi, ihminen tuntee yksilöllisten tarpeidensa täyttyvän paremmin. - Toki esimerkiksi avotiloissa yksilöllinen säätömahdollisuus ei ole realistista, mutta kyllä niissäkin tiloissa tuloilman lämpötilaa pitää voida säätää sopivammaksi. Jos asiaan halutaan paneutua, voidaan työntekijän hyvinvoinnin eteen tehdä todella paljon. Usein ilmanvaihdosta puhuttaessa ilmansuodatus- ja ilmanvaihto-termit menevät helposti sekaisin. Ilmansuodatuksella tarkoitetaan sisään puhallettavan ilman puhdistamista suuremmista ja pienemmistä epäpuhtauksista. Tällaisia ovat tyypillisesti pöly, hiekka ja siitepöly, sekä terveydelle erityisen haitalliset pienhiukkaset. - Ilmansuodatuksen tärkeydestä saatiin hyvä esimerkki viime kesän Venäjän maastopaloista, jotka aiheuttivat ihmisille terveyshaittoja. Hyvällä ilmansuodatuksella tämänkin tyyppiset haitat saadaan estettyä ainakin sisätiloissa. Erityisesti kaupunkien ulkoilmassa on runsaasti liikenteen ja teollisuuden aiheuttamia pienhiukkasia, joiden suodattaminen on terveyden ja hyvinvoinnin kannalta ensiarvoisen tärkeää, Halton Clean Airin toimitusjohtaja Markus Lilius kertoo. Suomalaistutkijat ovat laskeneet (Hänninen O, Palonen J, Tuominen J., 2005), että jos rakennuksiin asennettaisiin samantasoisella suodatuksella varustettu ilmanvaihtojärjestelmä kuin on 1990-luvulla ja sen jälkeen rakennetuissa toimistorakennuksissa, ihmisten altistuminen pienhiukkasille vähenisi yhtä paljon kuin poistamalla liikenteen päästöt kokonaan. - Ilmansuodatuksen suunnitteluunkin kannattaa panostaa. Tällöin otetaan huomioon paitsi tilassa olevien ihmisten hyvinvointi myös ilmanvaihtolaitteiston energiatehokkuus ja puhtaus. Hyvin suunniteltu ilmansuo- 48 Työn Tuuli

4 datus lisää kiinteistön käyttäjien hyvinvointia ja säästää kiinteistön energia- ja puhdistuskustannuksia, Lilius huomauttaa. Akustiikkakin on laatua Akustisesti laadukas sisäympäristö koetaan äänimaailmaltaan miellyttäväksi tilaksi. Siellä ei ole turhaa melua ja hälyä, jotka häiritsevät keskittymistä työhön, kommunikointia tai viihtymistä. - Työpaikan huono ääniympäristön on todettu vähentävän työn tehokkuutta. Samoin ihmiset stressaantuvat helpommin, jos työtila on meluisa ja kaikuisa. Tilan akustiikalla on merkittävä vaikutus työssä viihtymiseen ja työn tehokkuuteen, SG Ecophonin markkinointipäällikkö Jyrki Kilpikari kertoo. Tyypillisesti ongelmat ääniympäristössä havaitaan silloin, kun oma työ keskeytyy hälinän ja ylimääräisen melun vuoksi. Sitä ennen keskittyminen omaan työhön on jo heikentynyt ja esimerkiksi puhelinkeskustelut ovat hankaloituneet taustalta kuuluvan melun vuoksi. - Työtilan ääniympäristöä, kuten muutakin sisäympäristöä, voidaan kartoittaa kyselytutkimuksilla. Näin saadaan selville häiritsevän äänen lähteet, joita voivat olla esimerkiksi erilaiset laitteet, ilmastointi, ulkoa tuleva melu tai työtovereiden puhe. Myös akustisia mittauksia voidaan tehdä, mutta ne eivät kerro suoranaisesti sitä, minkälaiseksi ääniympäristö koetaan. Useimmiten tarpeeseen parantaa akustiikkaa törmätään avotoimistoissa. Rakenteellisten uudistusten lisäksi ihmisiä pitää usein muistuttaa toistensa huomioimisesta. - Ääniympäristöä voidaan parantaa merkittävästi esimerkiksi lisäämällä ääntä vaimentavaa materiaalia katto- ja seinäpintoihin. Lisäksi käyttöön voidaan ottaa korkeampia sermejä. Jossain tapauksissa työpisteet sijoitellaan uudelleen. Laadukas sisäympäristö mielletään tulevaisuudessa laajasti keskeiseksi tuotannon tekijäksi. Ihmiset vaativat työtiloilta entistä enemmän. - Teknisten ratkaisujen lisäksi tilannetta parannetaan myös muistuttamalla työntekijöitä avokonttorin perusasioista. Kun ihmiset huomioivat, että avotiloissa työskentelee myös muita kollegoja, melu ja hälinä vähenevät. Kun lisäksi ei puhuta liian kovalla äänellä tai huudella työpisteestä toiseen, ääniympäristö rauhoittuu, Kilpikari vinkkaa. Akustiikkaongelmia voidaan välttää käyttämällä alan ammattilaista eli akustiikkasuunnittelijaa. Hyvin usein akustiikka unohdetaan lähes kokonaan toimitiloja suunniteltaessa. Uusia tiloja rakennettaessa hyvän akustiikan toteutus on huomattavasti halvempaa kuin jälkikäteen tehtynä. Ja tuloskin on parempi. Tuore standardi SFS 5907 Rakennusten akustinen luokittelu antaa hyviä ohjearvoja akustiikan tavoitetasoista. Riittävästi hyvää valoa Eri kohteet, ympäristöt ja ihmiset asettavat omat vaatimukset myös valaistukselle. Useimmat loppukäyttäjät haluavat valaisimen, joka antaa parasta mahdollista valoa ja tarjoaa samalla pienimmät mahdolliset kokonaiskustannukset. Toiset taas haluavat valaisimen hyvillä ominaisuuksilla, mutta eivät ehkä halua laskea kustannuksia pitkällä tähtäimellä ja valaisimen hankintahinta on heille tärkein tieto. Valaistuksen näkökulmasta valaistusta on riittävästi, jos se riittää tehtävän työn suorittamiseen ja luo miellyttävän ympäristön. - On hyvä muistaa, että pienen tekstin lukemiseen tarvitaan enemmän valoa. Nykypäivänä näyttöpäätteellä työskenneltäessä, valaistuksen suhteen pitää sovittaa yhteen työtehtävä, työpisteen ja valaisimen paikka ja se, onko työntekijä nuori vai hieman vanhempi, Teknillisen korkeakoulun Työn Tuuli

5 valaistuslaboratorion professori Liisa Halonen kertoo. - Kuten monessa muussakin työhön liittyvässä asiassa, olisi tärkeää, että työntekijä voisi itse säätää valaistusta. Olisi tärkeää, että valo tulisi oikeasta suunnasta eikä osuisi suoraan silmiin tai paperiin. Heijastukset ovat valaistuksen pahimpia haittoja. Kiiltävä paperi muuttuu liki lukukelvottomaksi, jos siihen heijastuu valoa. Jossain tapauksissa työpiste on voitu sijoittaa siten, että työntekijä joutuu katsomaan ikkunasta suoraan ulos ja aurinko paistaa suoraan silmiin. - Tärkeintä on saada suora auringon valo pois, esimerkiksi kaihtimilla. Syksyisin monella työpaikalla tuskaillaan matalalta paistavan auringon kanssa. Heijastukset vaikuttavat suoraan työtehoon. Kun kaikki asiat ovat valaistuksen suhteen kunnossa, voidaan käyttöön ottaa esimerkiksi päivänvalon määrän mukaan säätyviä valoja. Eli työpöydälle voidaan asettaa erityinen kenno, joka mittaa luonnon valon määrää ja pienentää esimerkiksi keinovalon määrää. Valoa pitää saada sinne, missä sitä tarvitaan eli työskentelyalueelle. Toimistotyössä se tarkoittaa työpöytiä ja näyttöpäätteitä. - Myös muualle tarvitaan valoa. Tutkimusten mukaan erityisen miellyttäväksi koetaan valo, joka valaisee pystypintoja, esimerkiksi kirjahyllyjä seinustalla. - Ehkä tulevaisuudessa näemme valoja, joiden kautta voidaan vaikuttaa työtehoon. Valo voi vaikuttaa nykyistä enemmän värien kautta biologisiin vasteisiimme, esimerkiksi vireystilaan ja mielialaan. Jo nyt on aivoista löydetty aivan uusi valoreseptori, jonka ärsytys tuottaa sekä visuaalisia että biologisia vasteita, Halonen visioi. Työtilojen laatu tulee vaikuttamaan työpaikan imagoon entistä enemmän. Käyttäjäpalaute tärkeää Kun tilojen sisäympäristöä on selkeästi ja aidosti parannettu, tilojen käyttäjät huomaavat muutoksen hyvin selkeästi. - Nopeasti muutostoimien jälkeen toteutetuissa tyytyväisyysmittauksissa on saavutettu merkittävästi parempaa tyytyväisyyttä kuin ennen muutoksia tehdyissä mittauksissa. Muutosten rahallista hyötyä voidaan arvioida myös laskennallisesti työn tuottavuuden paranemisen kautta, Tarja Takki muistuttaa. - Yleensä työntekijät ottavat hyvin tehdyn remontin tulokset avosylin vastaan. Epäkohdat on korjattu ja työtilat tuntuvat viihtyisiltä. Valitettavan usein remontin jälkeinen siivous tehdään huolimattomasti, joten rakennusaikainen pöly voi ärsyttää silmiä, ihoa ja hengitysteitä, Työterveyslaitoksen Kari Reijula huomauttaa. Takin arvion mukaan sisäympäristöongelmia pitää lähteä purkamaan pahimmasta päästä alkaen. Yleensä ei aina tiedetä, mikä ongelma on kiireisin hoitaa kuntoon. - Ensin kannattaa analysoida sisäympäristön toimivuus esimerkiksi tähän tarkoitukseen tehdyillä kyselyillä. Kun kaikilla tiloissa työskentelevillä on mahdollisuus antaa palautetta omasta työympäristöstään, syntyy kokonaiskuva nykytilanteesta, jonka avulla voidaan arvioida seuraavat toimenpiteet luotettavasti, Takki kertoo. - Haluamme korostaa tilojen käyttäjien omaa vastuuta siitä, että pidetään huolta oman työpaikan sisäympäristöstä, Reijula korostaa. Myös työterveyshuollon kanssa kannattaa tehdä sisäympäristöasioissa yhteistyötä. - Yleisnäkymä työpaikalla kertoo työterveyden ammattilaisille jo paljon. Työntekijöiden kertomuksista kuulee mahdollisista ongelmista, joihin kannattaa puuttua etenkin, jos sisäympäristöön liittyy oireilua. Terveystarkastusten ja vastaanottokäyntien aikana työntekijät kertovat sisäilman laadusta ja siihen liittyvistä ongelmista. Jos useammalla 50 Työn Tuuli

6 työntekijällä on samanlaisia oireita samassa työtilassa, kannattaa työpaikan tilanne mennä tarkistamaan viipymättä, Reijula muistuttaa. Entä mikä on tilanne vuonna 2020? Tulevaisuuden tilasuunnittelu perustunee yhä enemmän yrityksen liiketoimintastrategioihin. Liiketoiminta-arvoja korostetaan todennäköisesti yhä enemmän ja tilat suunnitellaan tukemaan liiketoiminnan onnistumista. Myös inhimilliset arvot vahvistuvat, sillä osaavasta ja vähenevästä työvoimasta joudutaan kilpailemaan tosissaan. - Tulevaisuudessa työn liikkuvuus paikasta toiseen tuo sisäympäristöasioillekin uuden ulottuvuuden. Ihmiset tekevät yhä enemmän töitä esimerkiksi kotona tai kulkuvälineissä. Yhä edelleen tarvitaan kuitenkin paikkoja kokoontumisia ja tapaamisia varten, Tarja Takki hahmottelee. Työntekijöiden hyvinvointi nousee yhä tärkeämmäksi, kun työvoimasta joudutaan kilpailemaan. Tämä korostaa samalla työtilojen viihtyisyyden ja turvallisuuden merkitystä. Toimistotyyppisten työpaikkojen osuus kaikista työpaikoista lisääntyy entisestään. Laadukas sisäympäristö mielletään tulevaisuudessa laajasti keskeiseksi tuotannon tekijäksi. Ihmiset vaativat työtiloilta entistä enemmän. Työtilojen laatu tulee vaikuttamaan työpaikan imagoon entistä enemmän. - Sisäympäristön korkeaan laatuun kuuluvat terveet ja turvalliset olosuhteet, jotka on saavutettu proaktiivisen suunnittelun avulla, osaavien ammattilaisten käden työllä. Toiminnallinen suunnittelu ja tilasuunnittelu kulkevat käsi kädessä, jolloin tilat on todellakin tehty niille, jotka tiloissa tulevat toimimaan, Kari Reijula sanoo. Tulevaisuudessa myös työyhteisöjen rooli sisäympäristön ongelmiin reagoijana ja niiden ratkaisijana tulee entistä merkittävämmäksi. Työtilat eivät ole jatkossa itseisarvo, vaan ne tarjoavat parhaimmillaan viihtyisän, turvallisen ja innovatiivisen tilan työntekijöille toteuttaa omia ja yrityksen tavoitteita. - Uskon, että esimerkiksi tutkimustieto integroidaan yhä tarkemmin osaksi tilan suunnitteluprosessia. Lisäksi esimerkiksi sisäympäristön toimivuutta mitataan säännöllisesti ja tulokset otetaan huomioon tilojen kehittämisessä. Kiinteistön omistajan kannalta rakennuksen elinkaariasiat korostuvat yhä enemmän, Tarja Takki päättää. Työn Tuuli