Alustava tarjouspyyntö hallinnon ja talouden tarkastuspalveluista.

Transkriptio

1 TARKASTUSLAUTAKUNTA TARKASTUSLAUTAKUNTA TARKASTUSLAUTAKUNTA TARKASTUSLAUTAKUNTA TARKASTUSLAUTAKUNTA KAUPUNGINVALTUUSTO TARKASTUSLAUTAKUNTA Hallinnon ja talouden tarkastuspalveluiden kilpailuttaminen 328/ /2017 TARK 15 Hankintapäällikkö Leena Räsänen esittelee asiaa tar kas tus lau takun nal le kokouksessa. Liitteenä alustava tarjouspyyntö tilintarkastuspalveluista. Liite 1/3. merkitään tiedoksi hankintapäällikkö Leena Räsäsen esittely kau pun gin tilintarkastuspalveluiden kilpailuttamisesta, puheenjohtaja tekee esityksen kaupungin ti lin tar kas tus pal ve luiden kilpailuttamisesta kokouksessa. Tarkastuslautakunta: Merkittiin pöytäkirjaan, että hankintapäällikkö Leena Räsänen esitteli hal lin non ja talouden tarkastuspalvelua koskevan alustavan tar jouspyyn nön, jota muokattiin tarkastuslautakunnan toiveiden mukaisesti. Merkittiin pöytäkirjaan, että järjestetään ennen tarjouspyynnön jul kaisua markkinavuoropuhelutilaisuus, jossa saatuja kommentteja voidaan käyttää hyväksi varsinaisen tarjouspyynnön luomisessa. Merkittiin pöytäkirjaan, että hallinnon ja talouden tarkastuspalvelut kil pai lu te taan niin, että kaupunginvaltuusto saa asian päätettäväkseen huh ti kuun kokoukseen. Merkittiin pöytäkirjaan, että Saila Salonsaari saapui kokoukseen tämän asian käsittelyn aikana, klo TARK 19 Alustava tarjouspyyntö hallinnon ja talouden tarkastuspalveluista.

2 Liite 1/3 kilpailuttaa hallinnon ja talouden tarkastuspalvelut kokouksessa muo ka tun tarjouspyynnön mukaisesti. TARK 23 Tarkastuslautakunta: Hyväksyi esityksen. Raahen kaupungin hankintapalvelut on kilpailuttanut Raahen kaupun gin tarkastuslautakunnan toimeksiannosta kuntalain (410/2015) 122 :n ja tilintarkastuslain (1141/2015) mukaiset hallinnon ja talouden tar kas tus pal ve lut tilikausille Sopimukseen liittyy li sä han kin ta mah dol li suus tilikausille Tarjouspyynnössä tarjoaja sitoutettiin suorittamaan tilintarkastuslain mu kai set palvelut samoin ehdoin kaupunkikonsernin tytäryhteisöille se kä hankintayksiköiden hallinnoimille EU (ESR) - projekteille. Kilpailutus suoritettiin avointa menettelyä käyttäen, sähköisellä kil pailu tus jär jes tel mäl lä. Tarjouspyyntö julkaistiin HILMA- ilmoituspalvelussa, Tarjous pal ve lu.fi -toimittajaportaalissa sekä Raahen kaupungin in ter net -si vuil la kohdassa "Avoimet tarjouspyynnöt". Tarjoukseen liittyvät lisätietokysymykset tuli esittää klo mennessä. Kysymykset tuli esittää tarjouspalvelu.fi -toi mit ta japor taa lis ta. Samasta paikasta löytyivät myös kysymyksiin annetut vas tauk set klo mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun turvaamiseksi muilla tavoin esi tettyi hin kysymyksiin ei vastattu. Tarjoajan tuli tutustua annettuihin vastauk siin sekä käyttää hyväkseen mahdollisia täsmennettyjä tietoja tar jous ta antaessaan. Tarjousten jättöaika päättyi klo Tarjouksensa määräaikaan mennessä jättivät BDO Audiator Oy ja TAL VEA Julkishallinnon Palvelut Oy. Tarjousten jättöajan umpeuduttua hankintapalvelut on suorittanut mää rä ai kaan mennessä saapuneiden tarjousten avaamisen ja laa tinut avauspöytäkirjan sekä suorittanut tarjousten tarjouspyynnön mukai suu den arvioinnin. Yhteenveto tarjouksista esitellään kokouksessa.

3 Valmistelija: hankintapäällikkö Leena Räsänen. merkitään tiedoksi hankintapäällikkö Leena Räsäsen esittely hal lin non ja talouden tarkastuspalvelujen kilpailutuksesta ja saa pu neis ta tarjouksista. puheenjohtaja tekee esityksen hallinnon ja talouden tar kas tusyh tei sön valinnasta kokouksessa. Tarkastuslautakunta: merkitsee tiedoksi hankintapäällikkö Leena Räsäsen esittelyn hal lin non ja talouden tarkastuspalvelujen kilpailutuksesta ja saa pu neis ta tarjouksista. merkitsee tiedoksi, että TALVEA Julkishallinnon Palvelut Oy on ilmoittanut vetäytyvänsä tarjouskilpailusta. toteaa, että koska hallinnon ja talouden tarkastuspalvelujen kilpai lu tuk seen on tullut vain yksi tarjous, ei hankintalain edel lyt tämää kilpailua ole syntynyt. päättää keskeyttää hallinnon ja talouden tarkastuspalvelujen kil pai lu tuk sen julkaisematta tulleen tarjouksen hintatietoja. päättää muokata tarjouspyyntöä ja kilpailuttaa uudelleen hal linnon ja talouden tar kas tus pal ve lut. TARK 30 Hankintalain mukaisesti tarjouskilpailun keskeyttäminen ja uudelleen jul kai se mi nen edellyttää, että tarjouspyyntöä muokataan tarpeen mukai ses ti. Valmistelija: hankintapäällikkö Leena Räsänen kilpailuttaa hallinnon ja talouden tarkastuspalvelut kokouksessa muo ka tun tarjouspyynnön mukaisesti. Tarkastuslautakunta: Hyväksyttiin. Merkittiin, että hankintapäällikkö Leena Räsänen saapui kokoukseen tämän asian käsittelyn alkaessa.

4 TARK 38 Raahen kaupungin hankintapalvelut on kilpailuttanut Raahen kaupun gin tarkastuslautakunnan toimeksiannosta kuntalain (410/2015) 122 :n ja tilintarkastuslain (1141/2015) mukaiset hallinnon ja talouden tar kas tus pal ve lut tilikausille Sopimukseen liittyy li sä han kin ta mah dol li suus tilikausille Tarjouspyynnössä tarjoaja sitoutettiin suorittamaan tilintarkastuslain mu kai set palvelut samoin ehdoin kaupunkikonsernin tytäryhteisöille se kä hankintayksiköiden hallinnoimille EU (ESR) - projekteille. Kilpailutus suoritettiin avointa menettelyä käyttäen, sähköisellä kil pailu tus jär jes tel mäl lä. Tarjouspyyntö julkaistiin HILMA- ilmoituspalvelussa, Tarjous pal ve lu.fi -toimittajaportaalissa sekä Raahen kaupungin internet -si vuil la kohdassa "Avoimet tarjouspyynnöt". Tarjoukseen liittyvät lisätietokysymykset tuli esittää klo mennessä. Kysymykset tuli esittää tarjouspalvelu.fi -toi mit ta japor taa lis ta. Samasta paikasta löytyivät myös kysymyksiin annetut vas tauk set klo mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun turvaamiseksi muilla tavoin esi tettyi hin kysymyksiin ei vastattu. Tarjoajan tuli tutustua annettuihin vastauk siin sekä käyttää hyväkseen mahdollisia täsmennettyjä tietoja tar jous ta antaessaan. Tarjousten jättöaika päättyy klo Yhteenveto saapuneista tarjouksista toimitetaan kokoukseen. puheenjohtaja tekee esityksen hallinnon ja talouden tar kas tusyh tei sön valinnasta kokouksessa. merkitsee tiedoksi hankinta-asiantuntija Maire Ylisirniön esit telyn hallinnon ja talouden tarkastuspalveluiden kilpailutuksesta ja saa pu neis ta tarjouksista. Puheenjohtajan päätösesitys: Tarkastuslautakunta päättää; merkitään tiedoksi, että määräaikaan mennessä

5 tarjo uk sen sa jättivät BDO Audiator Oy, Ernst & Young Oy, KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy ja TALVEA Julkishallinnon Pal ve lut Oy. merkitään tiedoksi, että kaikki määräaikaan mennessä saa puneet tarjoukset täyttivät tarjoajille asetetut kelpoisuusehdot sekä vä him mäis vaa ti muk set. merkitään tiedoksi, että tarjousten vertailu suoritettiin tar jouspyyn nös sä asetettujen valintaperusteiden ja painoarvojen mukai ses ti niin, että laatuvertailussa huomioitiin kaupungin vastuul li sen JHT/JHTT tarkastajan työn osuus lakisääteisestä tarkas tuk ses ta sekä kokemus yli asukaan kuntien tar kastuk sis ta. Hintavertailussa huomioitiin Kuntalain mukainen tarkas tus ja arviointityö mukaisen työmäärän vuosikustannus. merkitään tiedoksi, että hankintaan liittyvät asiakirjat (tar jouspyyn tö, tarjoukset ja vertailutaulukko) ovat nähtävänä tar kastus lau ta kun nan ja kaupunginvaltuuston kokouksessa. Asiakirjat tu le vat asianosaisille julkisiksi päätöksenteon jälkeen ja ylei söjul ki sik si vasta hankintasopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. esittää kaupunginvaltuustolle, että hallinnon ja talouden tar kastus pal ve lu jen toimittajaksi tilikausille valitaan ko konais ta lou del li ses ti edullisimman tarjouksen jättänyt TALVEA Jul kis hal lin non Palvelut Oy. esittää kaupunginvaltuustolle, että päätös saatetaan tiedoksi Raa hen kaupungin tytäryhteisöille, jotta tytäryhteisöt voivat Kun ta lain 122 :n mukaisesti valita tilintarkastajaksi kunnan tilin tar kas tus yh tei sön, jollei tästä poikkeamiseen ole perusteltua tar kas tuk sen järjestämiseen liittyvää syytä. Tarkastuslautakunta: Hyväksyi puheenjohtajan päätösesityksen. KV 67 Merkitsi, että pöytäkirjanpitäjänä tämän asian kohdalla toimi pu heenjoh ta ja. Hankintaan liittyvät asiakirjat (tarjouspyyntö, tarjoukset ja ver tai lu tauluk ko) ovat nähtävänä kaupunginvaltuuston kokouksessa. Asiakirjat tu le vat asianosaisille julkisiksi päätöksenteon jälkeen ja ylei sö jul ki siksi vasta hankintasopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Päätösesitys (tarkastuslautakunta): kaupunginvaltuusto

6 valitsee hallinnon ja talouden tarkastuspalvelujen toimittajaksi ti li kau sil le kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouk sen jättänyt TALVEA Julkishallinnon Palvelut Oy saattaa päätöksen tiedoksi Raahen kaupungin tytäryhteisöille, jot ta tytäryhteisöt voivat Kuntalain 122 :n mukaisesti valita tilin tar kas ta jak si kunnan tilintarkastusyhteisön, jollei tästä poikkea mi seen ole perusteltua tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syy tä. Kaupunginvaltuusto: Hyväksyi esityksen. Merkittiin pöytäkirjaan, että hankintapäällikkö Leena Räsänen esitteli asian kaupunginvaltuustolle kokouksessa. TARK 41 Asian osai nen voi hakea hankintapäätökseen muutosta tekemällä oikai su vaa ti muk sen hankintayksikölle ja/tai valituksen mark ki na oi keudel le. Asianosaisen on esitettävä vaatimus hankintaoikaisun vi reil le tu los ta 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon han kin ta yk si kön päätöksestä tai muusta hankintamenettelyssä tehdys tä ratkaisusta. Vaatimus on esitettävä määräajan viimeisenä päivä nä ennen virka-ajan päättymistä. Jos hankintapäätös on annettu tie dok si sähköisesti, asianosainen on saanut tiedon han kin ta pää tökses tä sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käy tettä vis sä tämän vastaanottolaitteessa siten, että sitä voidaan käsitellä. Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä hankintaoikaisun te kemis tä tai hankintaoikaisun käsittelyä. Hankintaoikaisu ja valitusoikeus markkinaoikeuteen ovat toisistaan eril li siä muutoksenhakukeinoja eli hankintaoikaisun vireille tulo ei vaiku ta siihen määräaikaan, jonka kuluessa on tehtävä valitus mark kina oi keu teen. Mikäli asiassa on tehty myös valitus markkinaoikeuteen, han kin ta yk si kön on ilmoitettava hankintaoikaisun vireille tulosta mark ki na oi keu del le ja toimitettava sille oikaisun johdosta tehty päätös. Jos hankintayksikkö korjaa hankintapäätöksensä tai muun rat kai sunsa hankintaoikaisuna siten, että markkinaoikeudelle valituksen tehneel lä ei ole enää oikeussuojan tarvetta eikä tarvetta saada pe rus teltua päätöstä, markkinaoikeus voi poistaa tällaisen asian kä sit te lystään antamatta pääasiasta ratkaisua. Tämä soveltuu tilanteisiin, joissa korjaustoimenpide on suoritettu oikein. Silloin kun asia on vireillä mark ki na oi keu des sa valituksena ja hankintayksikön korjaamistoimet ovat virheellisiä ja johtavat hakijan aseman heikentymiseen, asian kä sit te ly jatkuu markkinaoikeudessa.

7 Hallinnon ja talouden tarkastuspalveluita koskevasta han kin ta päätök ses tä on lähetetty sähköisesti tieto asianosaisille , ja vaati mus hankintaoikaisun vireille tulosta on tullut esittää men nes sä. Raahen kaupunki on vastaanottanut hallinnon ja talouden tar kas tuspal ve lu ja koskevan hankintaoikaisuvaatimuksen , eli määrä ai kaan mennessä. Hankintaoikaisuvaatimuksen tehnyt asian osainen on ilmoittanut jättäneensä asiassa myös valituksen mark ki na oi keu del le. Asianosainen vaatii, että Raahen kaupunki poistaa virheellisen päätök sen sä ja tekee asiassa uuden päätöksen. Vaatimuksen pe rus telui na asianosainen esittää, että hallinnon ja talouden ti lin tar kas tuspal ve lu jen toimittajaksi tilikausille valittu TALVEA Jul kishal lin non Palvelut Oy ei täytä tilintarkastusyhteisölle ja vastuunalaiselle JHT/JHTT - tarkastajalle asetettuja vähimmäisvaatimuksia, ja tulisi näin ollen sulkea tarjouskilpailusta. Hankintaoikaisuvaatimukseen on oheis tet tu asiakirjat, jotka eivät ole valmiiksi hankintayksikön hal lus sa. Vaatimuksen esittäjä on varannut tilaisuuden esittää myöhemmin tar peen mukaan myös muuta aineistoa. Hankintaoikaisun vireille tulosta on hankintalain mukaan ilmoitettava vä lit tö mäs ti asianosaisille. Ilmoitus hallinnon ja talouden tar kas tuspal ve lu ja koskevasta hankintaoikaisuvaatimuksesta on lähetetty sähköi ses ti tieto asianosaisille TALVEA Julkishallinnon Palvelu Oy:lle on lähetetty sähköi ses ti selvityspyyntö, jossa heidän tulee kirjallisesti esittää tar jouspyyn nös sä mainittujen so vel tu vuus vaa ti musten täyttyminen ja liittää mu kaan tarvittavat selvitystä tu ke vat dokumentit men nessä. Hakintapäällikkö Leena Räsänen esittelee asiaa kokouksessa. Päätösesitys (puheenjohtaja): tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi saapuneen hankintaoikaisuvaatimuksen ja asias ta tehdyn valituksen markkinaoikeuteen. käsittelee hankintaoikaisuvaatimuksen ja TALVEA Jul kis hal linnon Pal ve lut Oy:n selvityksen kokouksessa ja tekee asiassa esityksen kaupunginvaltuustolle. Tarkastuslautakunta:

8 merkitsee tiedoksi tulleen oikaisuvaatimuksen ja asiasta tehdyn valituksen markkinaoikeuteen hylkää TALVEA Julkishallinnon Palvelut Oy:n tarjouksen, koska se ei oikaisuvaatimuksen jälkeen tehtyjen selvitysten perusteella täytä tarjouspyynnössä tilintarkastusyhteisölle ja vastuunalaiselle eli päävastuulliselle JHT/JHTT tilintarkastajalle asetettuja kelpoisuusehtoja. esittää kaupunginvaltuustolle, että hallinnon ja talouden tarkastuspalvelujen toimittajaksi tilikausille valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen jättänyt Ernst & Young Oy. esittää kaupunginvaltuustolle, että päätös saatetaan tiedoksi Raahen kaupungin tytäryhteisöille, jotta tytäryhteisöt voivat Kuntalain 122 :n mukaisesti valita tilintarkastajaksi kunnan tilintarkastusyhteisön, jollei tästä poikkeamiseen ole perusteltua tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä.