Tarjouspyyntö

Transkriptio

1 Sisällys 1. Hankinnan perustiedot ja hankinnan kohteen kuvaus Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö Tarjouspyynnön kohde Hankinnan arvo ja muut volyymitiedot Sopimuskausi Hankintamenettely Hankinnasta ilmoittaminen ja lisätiedot Tarjouksen jättäminen ja tarjousten avaamistilaisuus Asiakirjajulkisuus Hankintamenettelyn kieli Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Tarjouksen tekemisen muut ehdot Hankintamenettelyn kulku Hankintapäätös Tarjoajien soveltuvuusehdot ja tarjoukselle asetetut vaatimukset Tarjoukselle asetetut vaatimukset Voittavan tarjouksen valinta Hankintasopimus Hankintasopimuksen solmiminen ja sopimuskausi Hankintasopimuksen laadinta ja tulkinta Yksinoikeus kokoustarjoiluiden tuottamiseen Hinnoittelun johdonmukaisuus Päiväys ja allekirjoitus... 9 LIITTEET Liite 1. Tarjouslomake Liite 2. Ravintola Serpensin tilojen esittely ja pohjapiirros (2 tiedostoa) Liite 3. Ravintola Serpensin keittiön kalusteet (2 tiedostoa) Liite 4. Ravintola Serpensin kustannusvastuujako Liite 5. Ravintola Serpensin tilavuokrauksen kuvaus ja hinnoittelu 1

2 1. Hankinnan perustiedot ja hankinnan kohteen kuvaus 1.1 Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö (jatkossa YTHS) tarjoaa yleisterveyden, mielenterveyden sekä suunterveyden palveluja korkeakouluopiskelijalle. YTHS on valtakunnallinen organisaatio, jolla on toimipisteitä 15 paikkakunnalla. YTHS:n toimipaikoista suurin on Töölön yksikkö, jossa työskentelee noin 200 henkilöä, ja jonka tiloissa toimivan ravintolan kilpailuttamista hankinta koskee. YTHS:n Töölön yksikkö on Green Office -sertifioitu toimipaikka. YTHS on itsenäinen säätiö, johon kuitenkin sovelletaan hankintalakia säätiön rahoituksellisesta asemasta ja tehtävistä johtuen. 1.2 Tarjouspyynnön kohde Kilpailuttamisen kohteena on sopimus, joka alkaen oikeuttaa valitun toimittajan Harjoittamaan ravintola- ja kahvilatoimintaa YTHS:n hallinnoimissa tiloissa osoitteessa Töölönkatu 37 A. Ravintolatoimintaa kokeviin tiloihin kuuluu 68 pöytäpaikkaa sisältävä edustava ravintotila, joka sijoittuu kahden rakennuksen väliin rakennettuun lasiseinäisen ja -kattoiseen Valopihaan. Lisäksi tiloihin kuuluvat keittiötilat ja muut aputilat, jotka ilmenevät liitteestä 2. Tilat valmistuivat vuonna Tilat ovat täysin varusteltuja. Varustelu kattaa myös ruoanlaittovälineet ja astiat ravintolatoimintaa ja kokoustarjoiluita varten. Henkilökunnan työvaatteita ja lautasliinoja YTHS ei tarjoa. Tiloja ja varusteita koskevat tarkemmat tiedot ilmenevät liitteistä 2 ja 3. Varusteiden täydentämisestä vastaa YTHS. Ravintoloitsijalla on mahdollisuus käyttää sellaisia omia täydentäviä pienlaitteita ja -välineitä, jotka tukevat tarjotun reseptiikan toteuttamista. YTHS ei kuitenkaan maksa hyvitystä näiden omien välineiden käytöstä. 2

3 Tilat tulevat palveluntuottajan yksinomaiseen käyttöön, eikä niistä suoriteta vuokraa tai muita kuin erikseen palveluntuottajan vastattaviksi sovittuja kustannuksia. Kustannusvastuujakoa on selvitetty tarkemmin liitteessä 4. Ravintola on auki yleisölle. Vuonna 2013 YTHS:n Töölön toimipiste on suljettuna ajalla ja Näistä sulkujaksoista päätetään tilaajan toimesta vuosittain erikseen. Ravintola on suljettuna kyseisinä sulkuajanjaksoina. Hyödyntämään em. tilojen lisäksi ravintolan yhteydessä sijaitsevia kahta kabinettia (46 ja 28 henkeä, kabinetit on mahdollista yhdistää). Kabinettitiloihin on käynti ravintolatilasta. YTHS pitää itsellään rinnakkaisen oikeuden hyödyntää kabinetteja, sekä etuoikeuden varata kabinetteja. YTHS:n varauksen etusija koskee vähintään 8 viikkoa ennen tapahtumaa tehtyjä varauksia. Palveluntuottaja voi siten varata edellä mainittuja tiloja kokous-, koulutus- ja juhlatilaisuuksien järjestämiseksi virasto-, yritys- tai yksityiskäyttöön. Varaamistaan tiloista palveluntuottaja maksaa liitteen 5 mukaista tilavuokraa YTHS:lle ja vastaa tällöin omalla kustannuksellaan kaikista näiden tilaisuuksien edellyttämistä järjestelyistä, mm. viranomaisluvista, turvapalveluista ja kulunvalvonnasta. Toimittamaan YTHS:n Töölön toimipisteessään tarjoamat kokoustarjoilut ja muun tilausmyynnin yksinoikeudella. Sitoo toimittajan Pitämään ravintola-kahvilaa avoinna vähintään klo , lounasaika Toimittamaan tilaustarjoiluja klo välisenä aikana. Huolehtimaan, että ravintolasta on saatavilla tarjouspyynnössä mainittua lounasta klo välisenä aikana YTHS:n henkilökunnalle tarjouksessa nimetyllä hinnalla. Huolehtimaan, että ravintolasta on saatavilla tarjouspyynnössä tarkemmin määriteltyä lounasta klo välisellä ajalla mahdollisesti paikalle tuleville opiskelijoille opiskelijahinnalla opiskelijaruokailusta annettuja säännöksiä noudattaen. Huolehtimaan siitä, että YTHS:lle on saatavilla tarjouksessa mainitut kokoustarjoiluja koskevat palvelut. Noudattamaan tilojen käyttöehtoja. 3

4 1.3 Hankinnan arvo ja muut volyymitiedot YTHS:n arvioidut ostot ravintolasta ovat n euroa (sis. alv) neljässä vuodessa. Kyseessä on arvio, joka perustuu alla olevaan toteutuneiden kokoustarjoiluiden ja muiden YTHS ostotilausten volyymiin. Kuukausi Laskutus Laskutus (alv 13 %) (alv 14 %) , , , , , , , , , , , , ,00 0, , , , , , , , ,27 Yhteensä sis. alv , ,50 Yhteensä alv 0 % , ,96 12 kk 10 kk 1.4 Sopimuskausi YTHS:n arvion mukaan ravintolassa ruokailee päivittäin noin 80 henkilökuntaan kuuluvaa ja noin 50 opiskelijaa. Ravintolassa käy vaihtelevasti myös muita ruokailijoita. Ravintolassa asioi myös ruotsin- ja englanninkielisiä asiakkaita. Sopimus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Sopimuskauden pituus on 48 kk alkaen , mutta se on irtisanottavissa molempien sopimusosapuolien toimesta 6 kk:n irtisanomisaikaa noudattaen. 4

5 2. Hankintamenettely Hankinnassa ja sopimuksen laadinnassa noudatetaan hankintalainsäädäntöä ja julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja soveltuvin osin. Hankinta toteutetaan avointa hankintamenettelyä käyttäen. YTHS pidättää oikeuden perustellusta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjoukset. 2.1 Hankinnasta ilmoittaminen ja lisätiedot Hankintailmoitus on julkaistu Hilma-tietokannassa Tarjouspyyntö julkaistaan myös YTHS:n kotisivuilla Ravintolan tiloihin järjestetään tutustumiskäynti tiistaina klo alkaen. Tarjouspyyntöä koskevat lisäkysymykset esitetään sähköpostilla talouspäällikkö Juha Heikkiselle Aihekenttään tulee merkitä: Ravintolakilpailutus. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Lisäkysymykset on esitettävä klo mennessä, ja niihin vastataan yllä mainituilla verkkosivuilla viimeistään Tarjouspyynnön muista mahdollisista täsmennyksistä ilmoitetaan edellä mainitussa verkko-osoitteessa samalla, kun edellä mainitut vastaukset julkaistaan. 2.2 Tarjouksen jättäminen ja tarjousten avaamistilaisuus Kirjalliset tarjoukset liitteineen tulee toimittaa yhtenä (1) kappaleena paperille tulostettuna sekä yhtenä kappaleena tallennettuna sähköisessä muodossa USBtikulle. Jos paperinen ja sähköinen versio ovat keskenään ristiriidassa, on sähköinen versio ensisijainen. Tarjoukset tulee toimittaa suljetuissa kirjekuorissa klo mennessä YTHS:lle. Kuoreen tulee merkitä Ravintolakilpailutus sekä tarjoajan nimi. Toimitusosoite: Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö Talouspäällikkö Juha Heikkinen 5

6 Töölönkatu 37 A HELSINKI Määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa , joka ei ole julkinen. 2.3 Asiakirjajulkisuus Hankintapäätös ja tarjoukset tulevat asianosaisjulkisiksi, kun hankintapäätös on allekirjoitettu. Tarjouksiin sisältyvät liike- ja ammattisalaisuudet eivät tule asianosaisjulkisiksi. YTHS ja YTHS:n palveluksessa oleva henkilöstö ovat vaitiolovelvollisia tarjouksiin sisältyvistä liike- ja ammattisalaisuuksista. Tarjoajan on merkittävä tarjoukseensa erilliselle liitteelle kaikki tarjoukseen sisältyvät tiedot, joita se pitää liike- tai ammattisalaisuuksinaan. Jos tarjoaja ei ilmoita liike- ja ammattisalaisuuksiaan edellä mainitulla tavalla, YTHS:llä on oikeus katsoa, että tarjoajan tarjous ei sisällä liike- ja ammattisalaisuuksia. Se, ovatko liike- tai ammattisalaisuuksiksi ilmoitetut tiedot salassa pidettäviä tietoja vai asianosaisjulkisia, ratkaistaan julkisuuslain perusteella. Hinta ei voi olla liike- tai ammattisalaisuus. 2.4 Hankintamenettelyn kieli Hankintamenettely tapahtuu suomen kielellä. Tarjouksen ja kaikkien siihen liittyvien asiakirjojen on oltava suomenkielisiä. 2.5 Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Tässä hankinnassa ei sallita osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia. 2.6 Tarjouksen tekemisen muut ehdot 6

7 Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. 2.7 Hankintamenettelyn kulku 2.8 Hankintapäätös Saatuaan ja avattuaan kirjalliset tarjoukset YTHS käsittelee tarjoukset seuraavasti: 1. tarkistaa tarjoajien soveltuvuuden 2. tarkistaa tarjoajien tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden 3. vertailee tarjouksia toisiinsa tarjouspyynnössä esitettyjen vertailuperusteiden mukaisesti ja valitsee näistä voittavan tarjouksen 4. tekee hankintapäätöksen, jossa soveltuvuusehdot täyttävä tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen tehnyt ja tarjousvertailussa parhaat pisteet saanut tarjoaja valitaan tarjouskilpailun voittajaksi. Hankintapäätös toimitetaan kaikille asianosaisille sähköpostitse. Hankintasopimus solmitaan vasta hankintapäätöksen saatua lainvoiman. 3. Tarjoajien soveltuvuusehdot ja tarjoukselle asetetut vaatimukset Tarjoajan on annettava tarjouksensa liitteenä olevalla tarjouslomakkeella. Tarjouslomakkeella on ilmoitettava kaikki lomakkeella pyydetyt tiedot ja siihen on oheistettava tarjouslomakkeella erikseen pyydetyt tarjouksen liitteet. Tarjoaja voi lisäksi toimittaa muuta tarjoukseen liittyvää materiaalia. Tarjouslomakkeella on kuvattu tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset, joiden on täytyttävä. Tarjouslomakkeella todettujen soveltuvuusvaatimusten ohella tarjoajan on täytettävä lainsäädäntöön perustuvat tarjoajan soveltuvuusvaatimukset. Tarjouslomakkeella kuvataan myös tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset, jotka tarjouksen on täytettävä. Tarjoukselle asetettuja vähimmäisvaatimuksia täyttämätön tarjous hylätään. 7

8 4. Tarjoukselle asetetut vaatimukset Tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset on ilmoitettu tarjouslomakkeella. Tarjoajan on täytettävä kaikki vaatimukset, jotta sen tarjous voidaan hyväksyä. 5. Voittavan tarjouksen valinta Parhaan tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, josta hinnan osuus on 60 % ja laadun osuus 40 %. Tarjousten hinta ja laatu pisteytetään tarjouslomakkeessa ilmenevällä tavalla. 6. Hankintasopimus 6.1 Hankintasopimuksen solmiminen ja sopimuskausi Hankintasopimus tehdään kirjallisena. Kirjallinen hankintasopimus allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös on tullut lainvoimaiseksi. Sopimuksen sitovuus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusasiakirjat. Sopimuskauden pituus on 48 kuukautta ja se on molemmin puolin irtisanottavissa 6 kuukauden irtisanomisajalla. Sopimukseen sisältyy optio jatkaa sopimuskautta kaksi kertaa 12 kk:n mittaisella ajanjaksolla, jos sopimusosapuolet siitä yhteisesti sopivat. Mahdollisesta jatkokaudesta sovitaan viimeistään 6 kk ennen sopimiskauden päättymistä. 6.2 Hankintasopimuksen laadinta ja tulkinta Sopimuksen tekemisessä noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta toisiaan täydentävää tulkintajärjestystä seuraavasti: 1. hankintapäätös 2. tarjouspyyntö liitteineen 3. julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009) soveltuvin osin 8

9 4. toimittajan tarjous liitteineen Hankintasopimuksen tulkinnassa noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta edellä mainittua järjestystä toisiaan täydentäen muutoin, paitsi että ensimmäisenä on tehty hankintasopimus. Hankintasopimus laaditaan suomen kielellä ja yhteydenpito sopimuskauden aikana tapahtuu suomen kielellä. 6.3 Yksinoikeus kokoustarjoiluiden tuottamiseen YTHS sitoutuu hankkimaan osoitteessa Töölönkatu 37 A tarjoamansa kokoustarjoilut yksinomaan ravintolasta, jonka operointi on kilpailutuksen kohteena. 6.4 Hinnoittelun johdonmukaisuus Kokoustarjoilut, joita ei erikseen huomioitu hinnoittelulomakkeella, tulee hinnoitella johdonmukaisesti suhteessa hinnoittelussa huomioitaviin hintoihin. 6.5 Päiväys ja allekirjoitus Helsingissä Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö Jukka Männistö Toimitusjohtaja Olli-Pekka Luukko Talousjohtaja Liite 1. Tarjouslomake Liite 2. Ravintola Serpensin tilojen esittely ja pohjapiirros (2 tiedostoa) Liite 3. Ravintola Serpensin keittiön kalusteet (2 tiedostoa) Liite 4. Ravintola Serpensin kustannusvastuujako Liite 5. Ravintola Serpensin tilavuokrauksen kuvaus ja hinnoittelu 9