1. Hankinnan kohdetta koskevat tiedot

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ 1 (7) PESULAPALVELUT Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö (jatkossa: YTHS) pyytää tarjoustanne pesulapalveluiden tuottamiseen. YTHS on yksityinen terveydenhoitopalveluita tarjoava säätiö. YTHS tarjoaa terveyden- ja sairaanhoidon, mielenterveystyön sekä suun terveydenhuollon palveluja korkeakouluopiskelijoille. YTHS on valtakunnallinen organisaatio, toimipisteitä on nykyisin 13 kaupungissa. hankitaan puitesopimuksella tai puitesopimuksilla, joihin ei sisälly vähimmäiseikä enimmäisostovelvoitetta. 1. Hankinnan kohdetta koskevat tiedot 1.1 Hankittava palvelu 1.2 Hankinta Hankittavaan palveluun kuuluu omien tekstiilien pesulapalvelu (pesu ja viimeistely) sekä tekstiilien nouto ja palautus takaisin toimituspisteisiin. Palvelu sisältää niin vesipesua kuin kemiallista pesua tarpeen mukaan. Hankinta ei sisällä vuokratekstiilipalvelua. Hankittavan palvelun tarkempi kuvaus on liitteessä 3. Hankinta jaetaan osiin paikkakunnittain. Aikaisempiin hankintoihin pohjautuvat arvioidut vuosittaiset kulutusmäärät on esitetty liitteessä 2. Tilaaja ei sitoudu tarjouspyyntöasiakirjoissa esitettyihin arvioihin hankintamääristä. Hankintamäärät vaihtelevat vuosittain. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä ja hankinnassa käytetään avointa menettelyä. 1.3 Sopimuskausi Sopimus tulee voimaan, kun molemmat sopijapuolet ovat sen allekirjoittaneet.

2 TARJOUSPYYNTÖ 2 (7) Sopimus on voimassa kaksi (2) vuotta sopimuskauden alkamisesta. Sopimukseen sisältyy sopimuskauden lisäksi kahden (2) vuoden optio. Option käyttöönotto on Tilaajan päätettävissä. Tilaaja ilmoittaa option käyttöönotosta viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. 2. Hankintamenettely 2.1 Asiakirjojen julkisuus YTHS:ään sovelletaan hankintalain 84.2 perusteella rajoitetusti julkisuuslakia. Hankinnan asiakirjat ja päätökset eivät ole kokonaan julkisia, vaan ainoastaan asianosaisjulkisia. Päätökset ja niitä koskevat asiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi kun ne on allekirjoitettu, niiltä osin kuin julkisuuslain säädökset koskien liike- ja ammattisalaisuuksia eivät muuta määrää. YTHS sitoutuu huolehtimaan siitä, että salassapidettävät liike- ja ammattisalaisuudet pysyvät luottamuksellisina. Toimittaessaan asiakirjoja hankintayksikölle ehdokkaan on toimitettava ne kahtena eri versiona: 1. Asianosaisjulkinen versio. Versiosta tulee olla poistettu kaikki ehdokkaan liike- ja ammattisalaisuuksinaan pitämät tiedot. Versiosta ei saa poistaa mitään muita kuin salassa pidettäviä liike- ja ammattisalaisuustietoja. 2. Salassapidettävä versio. Versio sisältää kaikki asiakirjakokonaisuuden osat (mukaan lukien liike- ja ammattisalaisuudet). Tähän versioon on myös merkittävä, mitkä tiedot ovat sellaisia, joita ei ole asianosaisjulkisessa versiossa. Eri versioiden on oltava aina erillisiä niteitä (jos ne toimitetaan paperisina) ja sähköisessä muodossa niiden on oltava erillisissä sähköisissä kansioissa. Jos liike- ja ammattisalaisuuksia ei ilmoiteta edellä vaaditulla tavalla, YTHS:llä on oikeus katsoa, että asiakirjan tietoihin ei sisälly liike- ja ammattisalaisuuksia. Se, ovatko liike- tai ammattisalaisuuksiksi ilmoitetut tiedot salassa pidettäviä tietoja, vai asianosaisjulkisia, ratkaistaan julkisuuslain perusteella. Vertailuhinta ei voi olla liikesalaisuus.

3 TARJOUSPYYNTÖ 3 (7) 2.4 Hankintamenettelyn kieli Hankintamenettely tapahtuu Suomen kielellä. Tarjouksen ja kaikkien siihen liittyvien asiakirjojen on oltava suomenkielisiä. 2.5 Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Hankinnassa huomioidaan osatarjoukset paikkakunnittain. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 2.6 Tarjouksen tekemisen muut ehdot Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. YTHS pyytää hinnat hintalomakkeella. Tarjousta ei hyväksytä, mikäli kaikkiin tarjouksen hintaryhmiin ei ole ilmoitettu hintaa. 2.7 Hankintamenettelyn kulku Tarjouspyyntövaihe: 1. YTHS lähettää hankintailmoituksen ja tarjouspyynnön julkaistavaksi HILMA:aan klo viimeinen hetki, jolloin tarjoaja voi esittää kysymyksiä tarjouspyyntöön liittyen. Kysymykset tulee toimittaa toimistonhoitaja Viola Koivurannalle sähköpostiosoitteeseen viola.koivuranta@yths.fi. Aihekenttään tulee merkitä: Pesulapalveluhankinta. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä viimeinen päivä, jolloin YTHS vastaa mahdollisiin tarjouspyyntöä ja hankintailmoitusta koskeviin kysymyksiin tai julkaisee muuta tarjouspyyntöä tarkentavaa selvitystä osoitteessa Koska mainitut täydennykset voivat tarkentaa ja vähäisiltä osin oikaistakin tarjouspyynnössä esitettyä, tulee tarjoajan tarkistaa täydennykset ennen tarjouksen jättämistä.

4 TARJOUSPYYNTÖ 4 (7) 4. Tarjousten on oltava perillä Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiössä klo mennessä. Toimitusosoite: Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö Marjatta Baarman Töölönkatu 37 A Helsinki Kuoreen tulee laittaa merkintä: Pesulapalveluiden hankinta. Kuoressa on ilmoitettava tarjoavan yrityksen nimi. Tarjouksessa on ilmoitettava yrityksen yhteyshenkilöt yhteystietoineen (osoite, puhelin, sähköposti). Tarjous on toimitettava sekä paperiversioina yhtenä (1) kappaleena että tiedostoversiona yhtenä (1) kappaleena USBtikulla Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiöön. Mikäli paperimuotoisena tarjouksen ja tiedostomuotoisen tarjouksen välillä on ristiriitaa, on paperimuotoinen tarjous ensisijainen. Myöhästyneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. 5. YTHS avaa määräaikaan mennessä saapuneet tarjouskuoret. Avaustilaisuus avaustilaisuudessa ei ole julkinen. Tarjousten käsittelyvaihe: 6. YTHS tarkistaa, ovatko tarjoajat vakuuttaneet täyttävänsä soveltuvuutta koskevat ehdot. Jos tarjoaja ei ole mainittua vakuutusta antanut, voidaan tarjoaja sulkea ulos tarjouskilpailusta. Soveltuvuusvaatimukset ilmenevät tarjouslomakkeesta (liite 1). 7. YTHS tarkistaa tarjoajien tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus edellyttää, että tarjous liitteineen on tehty tämän tarjouspyynnön sisällön vaatimusten mukaisessa muodossa ja että kaikki pyydetyt tiedot on ilmoitettu pyydetyssä muodossa. Tarjousta koskevat vähimmäisvaatimukset ilmenevät tarjouspyyntölomakkeesta, ja tarjoajan tarjouksessaan täytettävä kaikki vaatimukset. Jos tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen, se voidaan hylätä.

5 TARJOUSPYYNTÖ 5 (7) 8. YTHS vertailee tarjouksia toisiinsa tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyjen vertailuperusteiden mukaisesti ja valitsee näistä voittavan tarjouksen tai voittavat tarjoukset. 9. YTHS pyytää tarjousvertailun voittaneelta tarjoajalta tai voittaneilta tarjoajilta asiakirjat, joilla tarjoajan soveltuvuus todennetaan, ja tarkistaa asiakirjat. Jos osoittautuu, että tarjoaja ei vakuutuksestaan huolimatta täyttänyt soveltuvuusehtoja, hylkää YTHS tarjoajan tarjouksen, ja tarkistaa seuraavaksi parhaiten tarjousvertailussa pärjänneen tarjoajan soveltuvuuden. 10. YTHS tekee hankintapäätöksen, jossa kutakin YTHS:n toimipistepaikkakuntaa koskien tarjousvertailun korkeimmat pisteet saanut soveltuvuusehdot täyttävä tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen tehnyt tarjoaja valitaan tarjouskilpailun ko. osa-alueen voittajaksi. YTHS antaa hankintapäätöksen tiedoksi tarjoajan tätä tarkoitusta varten tarjouslomakkeella antamaan sähköpostiosoitteeseen. Hankintapäätös- ja sopimuksentekovaihe 11. YTHS ottaa yhteyttä voittaneeseen tarjoajaan tai tarjoajiin. hankintasopimuksen solmimiseksi. 12. Kun hankintapäätös on tullut lainvoimaiseksi solmii YTHS sopimuksen tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan tai tarjoajien kanssa. 3. Tarjousten vertailu ja voittajien valinta Tarjousten vertailu Tarjouksen valintaperusteena on halvin hinta. Tarjousten vertailu tehdään tärkeimpien pestävien tuotteiden perusteella (trikoopaita, T- paita, työtakki, työhousut) sekä kilopyykin perusteella siten kuin hintalomakkeella (liite 2). Tarjouksen hintatiedot Tarjoushinnat on ilmoitettava kiinteinä ilman arvonlisäveroa (alv 0 %) tarjouspyynnön liitteenä 2 olevalla hintalomakkeella. Hintalomaketta ei saa muuttaa millään tavoin. Tarjoushintojen tulee sisältää kaikki tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisista ehdoista aiheutuvat kustannukset, esimerkiksi laskutukseen, toimitusehtoon ja raportointiin liittyvät kulut.

6 TARJOUSPYYNTÖ 6 (7) 6. Hankintasopimus Kilopyykin hinta määräytyy puhtaana ja kuivana punnitun pyykin kilomäärän mukaan. Toimitusmaksu sisältää noudon ja palautuksen yhden toimituspisteen osalta riippumatta kullakin kertaa noudettavan/palautettavan pyykin määrästä tai toimituspisteen sijainnista. Muuta hinnoitteluelementtiä ei sallita, ei laskutuslisää. Tarjoushintojen on oltava kiinteinä voimassa ensimmäisen sopimuskauden ajan (24 kk). Ennen optiokauden alkua Tilaaja ja Palveluntuottaja sopivat optiokautta koskevista hintamuutoksista niin, että molemmat osapuolet hyväksyvät hintamuutokset. Palveluntuottajan ja Tilaajan yhteyshenkilöt sopivat erikseen hinnoittelusta niiden tekstiilien osalta, jotka eivät kuulu kilopyykkiin ja joille ei ole pyydetty kappalekohtaista tarjoushintaa hintalomakkeella. Hinnoittelun tulee noudattaa samaa tasoa kuin tarjoushintojen, ja hintojen tarkistamisen ehdot koskevat myös näitä erikseen sovittuja hintoja. Hankintasopimus laaditaan tarjousmenettelyn asiakirjojen pohjalta. Laadinnassa noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta toisiaan täydentävää tulkintajärjestystä seuraavasti: 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot 2009 (JYSE 2009 Palvelut) soveltuvin osin 4. Toimittajan tarjous liitteineen Hankintasopimuksen tulkinnassa noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta edellä mainittua järjestystä toisiaan täydentäen muutoin paitsi, että ensimmäisenä on tehty hankintasopimus. Tarjouksessa esitetyt ehdot eivät saa olla ristiriidassa tarjouspyynnön ja JYSE 2009 ehtojen kanssa. Hankintasopimus laaditaan suomen kielellä ja kaikki yhteydenpito sopimuskauden aikana tapahtuu suomen kielellä Hankintasopimus tai hankintasopimukset solmitaan vasta hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Sopimus tai sopimukset

7 TARJOUSPYYNTÖ 7 (7) tehdään kirjallisena ja ne syntyvät vasta kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Helsingissä Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö Katariina Poskiparta toimitusjohtaja Olli-Pekka Luukko talousjohtaja LIITTEET 1. Tarjouslomake 2. Hintalomake 3. Palvelukuvaus 4. Toimituspisteluettelo 5. Sopimusluonnos