SISÄLTÖ JOHDANTO... 2 TAUSTA ja TAVOITTEET... 2 MÄÄRITELMÄT... 3 PYSYVÄT TUNNISTEET... 4 ESIMERKIT, SKENAARIOT, CASET?... 6 TYÖRYHMÄN SUOSITUKSET...

Transkriptio

1 SISÄLTÖ JOHDANTO... 2 TAUSTA ja TAVOITTEET... 2 MÄÄRITELMÄT... 3 PYSYVÄT TUNNISTEET... 4 ESIMERKIT, SKENAARIOT, CASET?... 6 TYÖRYHMÄN SUOSITUKSET... 6

2 JOHDANTO Yleisjohdanto. Lainsäädäntö. TAUSTA ja TAVOITTEET Asettamispäätöksestä, muokataan. Digitalisoidaan julkiset palvelut on yksi pääministeri Juha Sipilän hallitusohjelman kärkihanke. Tavoitteena on rakentaa julkiset palvelut käyttäjälähtöisiksi ja ensisijaisesti digitaalisiksi toimintatapoja uudistamalla. Digitalisaatio on hallituksen strategian läpileikkaava teema ja se nähdään yhtenä avainkeinoista julkisen hallinnon tuottavuusloikassa. Kärkihankkeessa sitoutetaan julkinen sektori automatisoimaan ja digitalisoimaan toimintatapansa. Yhteinen tiedon hallinta -hanke (YTI, VM075:00/2016) on Digitalisoidaan julkiset palvelut -hankkeen toimenpidekokonaisuus, jossa keskiössä on tieto, sen sisältö ja käyttö. Tavoitteena on vahvistaa periaatetta ja toimintatapaa, että samaa tietoa kysytään vain kerran ja hyödynnetään monipuolisesti. Julkisen hallinnon toimijoiden näkökulmasta kehitystyössä on kyse siitä miten digitalisoidaan myös tiedontuotannon taustaprosessit. Samalla vahvistetaan kansalaisen oikeutta omiin tietoihin ja viranomaisen mahdollisuuksia käyttää tietoa. Kehitystyöllä on vahva liitos tiedonhallinnan yleislainsäädännön valmisteluun. Hanketoimenpiteiden lopullisena päämääränä ovat hallitusohjelman mukaisesti käyttäjälähtöiset, helposti saatavat digitaaliset julkiset palvelut. Päämäärän edistämiseksi hankkeen tavoitteita ovat: - järjestelmällisesti ja tavoitteellisesti johdettu tiedon määrittely ja hallinta - tietoon perustuvan päätöksenteon tuki - kansalaisten omien tietojen hyödyntäminen ja - tiedon jakelun parantaminen. Hankkeessa toteutettava työ on kuvattu tarkemmin hankesuunnitelmassa. Asetettavan työryhmän työn tavoitteena on tukea julkisen hallinnon digitalisoitumiskehitystä ja tehostaa erityisesti toimintatapojen ja tiedon yhteentoimivuutta. Hallitusohjelmaan kirjattu tavoite kysyä samaa tietoa vain kerran niin kansalaiselta, yrityksiltä kuin muilta viranomaisilta vaatii tehokkaita yhteisiä tiedon hallinnan toimintatapoja, joista yksi on pysyvien tunnusten käyttö ja hallinta. Pysyvien tunnusten käytännön kehittäminen edellyttää sekä yhteistä sopimista että tarvittavien tunnuspalveluiden tuottamista. Digitalisoitumisen ja sähköisen palvelukehityksen kannalta on keskeistä, että palvelun tuottamiseksi käsiteltävät monimuotoiset tietoaineistot voidaan yksilöidä pysyvillä tunnuksilla ja että liitetyt tunnukset säilyvät ja kohdentuvat luotettavasti. Tunnuksen pysyvyydellä tässä yhteydessä tarkoitetaan, että tunnus on itsenäisesti tulkittavissa ja linkitys ohjattavissa hallitusti oikeaan sijaintiin ja aineistoon. Tiedon yksilöinti on osatekijänä sekä tiedon laadussa että sen todistusvoimaisuudessa läpi tiedon elinkaaren ja yli organisaatiorajojen sekä myös sen jälkeen, kun tietoa ylläpitävät järjestelmät ovat muuttuneet ja aineisto siirtynyt säilytettäväksi. Yksiselitteinen ja luotettava digitaalisessa muodossa olevan aineiston yksilöinti tukee merkittävästi julkisen hallinnon informaation välittämistä organisaatiorajat ylittävissä prosesseissa. Aineistojen hyödyntäminen mahdollistuu ja tehostuu kun ne voidaan luotettavasti yksilöidä tunnusten avulla. Tavoitetilan saavuttaminen edellyttää, että toimijoilla

3 julkisessa hallinnossa on yhteiset toimintasäännöt tietoaineistojen yksilöintiin ja yksilöinti integroituu tiedon muodostamisen, hallinnan ja ohjauksen prosesseihin. Oleellista on tiedon ja tietoaineiston identifiointi sen syntyhetkellä, sillä näin sen jakelu on helpompaa ja luotettavampaa kuin tilanteessa, jossa se on jo ehtinyt kopioitua. Pysyvien tunnusten hallinta on osa julkisen hallinnon arvokkaiden tietoaineistojen ja tietovarantojen käyttöä ja informaatioekosysteemin kasvupohjaa. Asetettavan työryhmän tehtävänä on: Laatia kokoava nykytilaselvitys julkisessa hallinnossa käytössä olevista tunnus/tunnistejärjestelmistä. Määrittää yhteinen tunnus/tunnistekäytäntö julkiseen hallintoon siten, että se tukee ja voi toimia nykyisten eri hallinnonaloilla vakiintuneiden tunnusjärjestelmien rinnalla. Esityksen tulee tukea julkisen hallinnon toimijoiden mahdollisuutta yksilöidä tietoaineistot tai muut yksilöinnin kohteet jo niiden syntyvaiheessa. Linjaukset ovat yksi tietopoliittisista toimista toimintatapojen ja tiedon yhteentoimivuuden tehostamisessa. Laatia ehdotus tunnusten tuottamisen, hallinnan ja tulkinnan edellyttämistä vastuista ja vastuutahoista julkisen hallinnon yhteisen tunnus/tunnistekäytänteen hallinnoimiseksi. Kuvata tarvittaessa tunnusten/tunnisteiden muodostamiseen ja/tai hyödyntämiseen liittyvät kehitystarpeet uusien palveluiden tuottamiseksi. Työryhmän tehtävänannon ulkopuolelle rajataan henkilötunnukset/tunnisteet. Työryhmä tekee laadittavien linjausten osalta yhteistyötä henkilötunnuksiin liittyvästä kehitystyöstä vastaavien tahojen kanssa. MÄÄRITELMÄT Mm. Juha Hakalan julkaisuista/esityksistä. Tunnus Uniikki merkkijono joka joko yksinään tai yhdessä muiden metatietoelementtien kanssa pysyvästi identifioi resurssin, organisaation, henkilön, paikan tai muun entiteetin Pysyvä tunnus (PID) Tunnus, joka on toiminnallinen eli resolvoitavissa verkossa. Tarjolla olevat resoluutiopalvelut riippuvat tunnistetuista entiteeteistä ja käytettävistä järjestelmistä Resolution / resoluutio Identifioituun entiteettiin liittyvien palvelujen tarjoaminen. Palvelu voi olla esimerkiksi tunnuksen linkittäminen yhteen tai useampaan URL-osoitteeseen. Palvelun käytännön toteutus hoidetaan ko. tarkoitukseen rakennetulla ohjelmistolla eli resoluutiopalvelimella

4 URN, Uniform resource name Resurssin uniikki ja pysyvä nimi, jonka tulee olla tekniikkariippumaton ja riippumaton resurssin sijainnista URL, Uniform resource locator Resurssin sijainti verkossa (tai verkkoarkistossa) URI Uniform resource identifier Joko resurssin pysyvä nimi tai URL tunnuksena URLs don t change, people change them Pysyviä tunnuksia (PIDejä) ovat mm. URN, Handle, DOI ja ARK PID-järjestelmät on kehitetty jo 90-luvulla; uusien PIDien tarve on käytännössä olematon PYSYVÄT TUNNISTEET Nykytila (1. painopiste, ehkä pienet esittelyt) Muistiosta: Myös kyselyn perusteella Käytänteet/käytännöt ja elinkaari Muistiosta: Se miten tunnisteita pitäisi käyttää olisi tärkeämpi tulos kuin se, miten niitä muodostetaan. Ei ehkä rajoituttaisi kokonaan asianahallintaan. Periaatteessa lähes mille tahansa voi antaa tunnuksen (esim. DOI), mutta jos ei ole tähän liittyviä hallintamenetelmiä, niin se on ongelma. Toisin sanoen tunnuksen olemassa olemisen lisäksi myös niiden kvalifiointi on tärkeää. Esimerkiksi OPH käyttää OID:ia, joita otetaan lisää käyttöön tarvittaessa. Organisaation sisällä on linkitys näiden eri OID-settien kanssa. Kansalliset perusrekisterit ovat yksi kokonaisuus, joka on selvitettävissä aika hyvin myös dokumentaatiosta. Sen lisäksi on laajasti käytössä olevia, joita kuitnekin käytetään vaihtelevalla tavalla (esim. OID). Tyypillisesti organisaatioissa on erilaiset tunnisteet samanlaisille asioille. Näiden tunnusten yhtenäistäminen ei käytännössä ole mahdollista, joten ensiarvoisen tärkeää on tunnusten linkittäminen ja näiden toisiinsa liittyvien tunnisteiden hallinta, eli tarvitaan tähän tarkoitettuja palveluita. Mikaelilta tekstiä? Myös lakeihin ja lakivalmisteluun liittyvää. Tähän voisi sopia mm. Postipaketti-vertaus Hallinnassa tarkoitus korostaa määrittelyiden merkitystä ja kysyä asianhallinnon roolista tunnisteissa.

5 Säädännän suhteen tiedonallinnan yleislain lakiluonnosesitys on ollut lausunnoilla ja sen aikataulu on varsin haasteellinen nykyisen hallituksen aikana. Palvelut, yleistason hallinta ja vastuutahot Muistiosta: Mm. resolver-palvelut Muut palvelut kuka vastaa, kuka pyörittää Tunnukset ja palvelut: Sähköinen asiointitunnus SATU ei tietojen mukaan ole vielä missään virallisessa käytössä. Koodistopalvelu(t): THL ja VRK käyttävät koodistopalvelua koodistojensa säilyttämiseen ja julkaisemiseen. Koodisto ei ole yksilöivä tunniste, eli jos koodistoa käytetään, niin yksilöivää tunnistetta ei käytetä. Koodistolla itsellään on kyllä yksilöivä tunniste. Jos koodiston sisältö ei ole pysyvä, tarviiko koodiston tunniste olla pysyvä? Kyllä tarvitsee, koska ajassa muuttuva koodisto tarkoittaa versiointia ja jokaisella versiolla on tarpeen olla oma pysyvä tunniste. Esimerkiksi THL:llä on tautiluokitus, joka muuttuu ajassa, ja sen jokaisella versiolla pitää olla oma pysyvä tunnus. Kahta eri koodistoa pitää pystyä yhdistämään/rinnastamaan. Esimerkiksi OPH pitää yllä master-koodistoa, sen lisäksi oppilaitoksilla on omia koodistoja. Koodistojen tekninen ylläpito on OPH:lla. THL: Koodistot on yksilöity (OID), koodiston sisällä on koodiarvo (mm. kuntakoodi). Organisaatioilla on omat pysyvät tunnukset, samaa tunnusta ei anneta toiselle, vaikka organisaatio loppuisi. Koodisto on nimiavaruuden hallintaa ja esim. henkilötunnukset eivät ole koodistojen asiaa. Miten koodistot rinnastuvat ontologioihin? Siten, että ontologioilla voidaan kuvata asioiden suhteita paljon monipuolisemmin. Semanttinen Finlex ja sen URI:t ovat esimerkki siitä, että samalla asialla (lait) on eri tunnisteita. Finlex-palvelu ( data-finlex ) ja semanttinen Finlex käyttävät eri tunnisteita. Näiden yhdistäminen olisi hyvä konkreettinen tavoite. Lait ovat julkaisuita, joilla kullakin versiolla pitää olla oma pysyvä tunnus. Tästä on keskusteltu mm. eduskunnan kanssa, jolla on käynnissä omaakin tähän liittyvää hanketta. Samassa yhteydessä on käsitelty kysymyksiä URN:eista. Myös EU-tasolla on tässä asiassa omia etenemisiä.

6 Yhteisöt: Lakisääteinen tunnus (hetu) ei aina ole käytettävissä, joten joudutaan käyttämään vaihtoehtoisia tunnisteita. Vastuutahot: Tunnusjärjestelmän hallinta riippuu järjestelmästä, esim. DOI:n suhteen on tiukka kansainvälinen kontrolli. Toisaalta taas Handlen suhteen ei ole mitään valvontaa. Halutaanko suositella hallittujen ja valvottujen tunnusjärjestelmien käyttöä? Tätä on syytä miettiä raporttia tehtäessä. JHS-suosituksen laatiminen voisi olla yksi tapa (esim. Pysyvien tunnisteiden käyttö julkisessa hallinnossa ). Tämä on kuitenkin aika laaja ja hankala kokonaisuus, joka pitäisi pystyä rajaamaan järkevästi. Tähän pitäisi myös ottaa kantaa raportissa. Jotain peruslinjauksia pitäisi pystyää antamaan hallinnoinnista ja vastuista. Kaksi eri päälinjaa hallinnasta: Yksi organisaatio vastaa (keskitetysti) Käytetään resolver-palveluita Menettelytavat: Tunnistettavissa on yleisiä käytäntöjä, yksityiskohtien tasolla paljon vaihtelua. Kehittämistarpeet (2. painopiste, esim. asia) ESIMERKIT, SKENAARIOT, CASET? Onko tarvetta omana lukunaan vai laitetaanko alilukuihin Asiakirjahallinto, asianhallinta TYÖRYHMÄN SUOSITUKSET Mitä pitäisi priorisointilista