Hgin kaupunki, Aleksanterinkatu 20, kokoomuksen ryhmähuone

Transkriptio

1 Kokous 1 (5) Pöytäkirja VM/1111/ /2015 <Liite x> <Julkisuus> Osasto Laatija Tunnuskäytänteet julkisessa hallinnossa -työryhmän aloituskokous Aika klo 09:00-12:00 Paikka Hgin kaupunki, Aleksanterinkatu 20, kokoomuksen ryhmähuone Osallistujat paikalla Mikael Vakkari, Helsingin kaupunki puheenjohtaja Sami Tikkanen, Vihdin kunta Markus Merenmies, Kansallisarkisto Saija Ylönen, Tilastokeskus Jessica Parland-von Essen, CSC Pekka Nieminen, Netum Oy sihteeri Juha Hakala, Kansalliskirjasto Päivi Karkkola, Trafi vara Veijo Pätynen, Maanmittauslaitos Tarja Myllymäki, Maanmittauslaitos vara Jouni Tuominen, Helsingin yliopisto Terja Ketola, VNK Jari Lehtonen, THL Torbjörn Lundkvist, Kansaneläkelaitos Marko Latvanen, VRK vara Osallistujat ei paikalla Joonas Mäkinen, Opetushallitus Janne Juhala, Trafi Petri Roponen, VRK Satu Sorvali, Kansallisarkisto vara Katarina Repo, Opetushallitus vara Markus Rahkola, VM varapuheenjohtaja Suvi Remes, VM VM-rooli Anne Kauhanen-Simanainen VM-rooli 1 Kokouksen avaus 2 Asialistan hyväksyminen Valtiovarainministeriö on asettanut Tunnuskäytänteet julkisessa hallinnossa -työryhmän Yhteinen tiedon hallinta -hankkeeseen. Määräaikaisen asiantuntijatyöryhmän toimikausi on Lisätään Tuukka Saranpää Tilastokeskuksen varahenkilöksi. Työryhmän puheenjohtaja avasi kokouksen 09:05. Hyväksyttiin asialista. 3 Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen Käytiin läpi edellisen kokouksen muistio. Valtiovarainministeriö Snellmaninkatu 1 A, Helsinki PL 28, Valtioneuvosto Puh (Vaihde) Faksi valtiovarainministerio@vm.fi Y-tunnus

2 2 (5) Hyväksyttiin muistio. 4 Kysely, lomake Jessica alusti kyselyn laadintaa ja sisältöä Juhan kanssa. Yleisesti ottaen kyselypohjaa pidettiin hyvänä ja se voidaan laittaa liikkeelle sen jälkeen, kun siihen on tehty alla lueteltavia korjauksia. Jakelu: Jakelusta todettiin, että on oleellista se, mihin kysely päätyy hallinnoissa. Kenelle lähetetään? Kirjaamoon? Ei yleensä haluta, että lähetetään moneen paikkaan. Organisaatio voi antaa useampia vastauksia ja tätä jopa toivotaan. Saateteksti ja kysymys 0 (Vastaava organisaatio) pitäisi muotoilla niin, että kannustetaan mieluummin useita vastauksia kuin yhtä koottua vastausta. Saate ja termien määrittely: Saatetta ja johdantoa lyhennetään ja yksinkertaistetaan. Nyt se kuulostaa hieman tutkimuskeskeiseltä, kun tavoite on ensisijaisesti nykytilaselvitys. Lisäksi johdannon osuuksia olisi parempi ripotella myös kyselyn osa-alueiden yhteyteen, jolloin johdannon sisältö tarkentuisi pikkuhiljaa kyselyn edetessä. Saatetekstissä ja johdanno(i)ssa voisi olla seuraavia asioita: - Mitä ja miksi kysytään - Mihin kysely päätyy - Mihin tarkoitukseen tuloksia käytetään - Mitä tunnisteilla halutaan saada aikaiseksi - Miksi niitä käytetään - Kenelle ne ovat hyödyllisiä - Miksi pitäisi olla yhteisiä tunnisteita Pitää ohjeistaa saatteeseen sillä tasolla kuin halutaan ohjeistaa. Ei haluta keskitettyä vastausta, mieluummin useampi, jotka kuvaavat sen osaston tms. näkemyksiä. - Pitää ehkä muokata kysymystä 0 tämän mukaan - Muitakin kysymyksiä on syytä avata kohta kohdalta Selvennetään terminologiaa. Otetaan pysyvän tunnisteen määritelmä hankkeen asetannassa (sivulla 2, keskellä). Asiankäsittely ja siihen liittyvät tunnisteet erityisasemassa kyselyssä. Avattava miksi. Kyselyn sisältö: Kyselyä pitää rajata jollain tavalla, että saadaan tuloksia. Mietittävä mikä kyselyssä on oleellista. Itse lomake ja kysymykset jo varsin hyviä. YTI:n tunnisteet-listasta on syyte kertoa mistä tämä lista tulee. Tunnusten uniikkius ja pysyvyys: pitääkö olla molemmat? Ei tarkoiteta ikiaikaisesti pysyviä, enemmänkin pysyväisluonteisia. Tähän liittyen olisi hyvä avata kysymyksissä sitä, mikä on kunkin tunnisteen - uniikkius, - pysyvyys, - olosuhteet joissa tunnus voi muuttua sekä

3 3 (5) - toiminnallisuus. Kelalla on käytössä tunnisteita lähes joka lähtöön, mutta ei juurikaan oikeasti pysyviä. Kysymys 6 (Tarjoatteko omia tunnisteitanne poimittavaksi rajapinnan kautta?) pitäisi avata, mitä sillä tarkoitetaan. Esim. resolver-palvelut, joilla organisaation sisäiseen tunnukseen voi viitata jostain sen ulkopuolelta. Tämä ei aina edellytä poimimista rajapinnan kautta, eli karvalakkimalli, jossa samaa tunnusta käytetään, mutta ei siirretä järjestelmätasolla. Rajapinta-mallin voisi määritellä esim. niin, että tunnistetta käyttämällä (attribuuttina) voi tehdä kyselyitä ohjelmallisesti. Pitäisikö kysyä: - Montako asianhallinnan järjestelmää tunnistatte organisaatiossanne? - Mitä tunnisteita käytetään organisaationne julkisissa tietovarannoissa? Pitäisikö vastausten olla tunnistekohtaisia? Summaus: - Tiivistetään saateteksti - Avataan yksittäisiä kysymyksiä - Mahdolliset lisäkysymykset - Kyselyn ryhmittely - Tiedonhallintaan käytettävät resurssit (järjestelmät, henkilöt) Tavoite saada muutokset tehtyä ensi viikon aikana. 5 Skenaario Markus Merenmies alusti kokousmateriaalina jaellun uimaratakuvan pohjalta. Kansalaisen näkökulmasta tavoitteena on näkyvyyden parantaminen. Vertailuksi otettiin postipaketin lähetyksen seuraaminen vs. kansalaiseen liittyvän asian etenemisen seuraaminen. Postipaketin lähetyksen seurannassa on käytössä tunnisteita, joista osa on kansallisia, osa kansainvälisiä, osassa käytetään resolver-tyyppistä tunnisteiden yhdistämistä. Lopputuloksena on kokonaisuus, joka toimii useimmiten varsin hyvin. Mikä on elinkaari uimaratakuvan puitteissa? Miten tämä toimii esim. julkaisuiden suhteen? Kansalaisen asiointi kaikkineen on liian lavea kokonaisuus tähän hankkeeseen. Pidetään skooppi toimeksiannon mukaisena. THL: Kanta-palvelussa asialla on yksi tunnus (OID), jonka alle syntyy erilaisia mm. asiakirjoja, joilla on omia tunnisteitaan. Asian päätyttyä se arkistoidaan. Tunnus syntyy esim. ensimmäisen ajanvarauksen yhteydessä. Tämän puitteissa on tarjolla opastusta mm. luokitusten käyttöön.

4 4 (5) 6 Keskustelu käytännöt ja elinkaari Hallinnonalakohtaisia käytäntöjä on paljon käytössä. Kansallisia ei ole esim. asiankäsittelyssä. Kansainvälisiä toimivia käytäntöjä on olemassa, esim. aiemmin mainitussa postipakettien toimituksen seurannassa. Tavoitteena on hallittu tunnisteiden maailma. Asioita joudutaan avaamaan monia kertoja, jos ei ole yhteisiä käytäntöjä ja tunnisteita. Tämä itsessään olisi jo ylevä tavoitetila. Asioiden käsittelyn kokonaisuuteen liittyy asiakirjojen lisäksi muitakin kohteita, joihin voi liittyä erilaisia tunnisteita, esim. rakennukset. Mitä tarkoitetaan aineistotunnuksella? Mihin aineistoon se viittaa? Olemassa olevia, toimivia ratkaisuita voitaisiin ottaa kannustaviksi esimerkeiksi. Pitäisi ottaa myös ei-toimivia varoittaviksi esimerkeiksi ja yrittää ehdottaa, miten näissä voitaisiin päästä parempaan tilaan. Esimerkiksi URL:ien katoaminen on iso kysymys. Myös domainit muuttavat omistajia ja linkit rikkoutuvat. Miten tietoarkkitehtuuria pitäisi kehittää, jotta tietoaineistoja ja tieto-objekteja voitaisiin paremmin hallita (tunnistaa, käyttää, hallita elinkaarta)? - Pitäisikö olla yhteinen purnukka, johon kaikki viranomaiset voisivat laittaa tunnuksensa? - Mikä olisi sopiva abstraktiotaso käsittelylle? Kansallinen taso ja sen alla sektori/osasto? - Pitäisi tämän järjestämiseksi olla nimetty kansallisen tason toimija? - Entä kansainvälisesti? EU-tasolla on mm. EIF:t? Mitä tällä saralla on tulossa ja pitäisikö jonkun seurata tätä tilannetta? EU-tasolla yleensä annetaan valtioiden hoitaa oma alatasonsa itsenäisesti ja EU määrittelee vain ylätason. Millaisia suosituksia pitäisi hankkeessa tehdä? - Kansallinen lista tunnisteista, joita pitäisi olla käytössä? - Yhteiset koodistopalvelut, jotka tavallaan jatkavat luokitteluita? Pitääkö tunnisteen olla vain yksilöinti vai pitääkö sen sisältää tietoa, kuten luonnollisissa tunnisteissa? Useissa tunnisteissa ei ole mitään semantiikkaa, eli itse tunnisteesta ei ole saatavissa mitään suoraa tietosisältöä, vaan se kaikki löytyy palvelusta hakemalla tällä tunnisteella. Summauksena skenaarion pitäisi vastata kysymyksiin: - Tunnusten hallinnointi ja käytänteet - Muodostaminen, elinkaari ja vastuut? (väistämättä useita toimijoita, ei voida keskittää kansallisesti) - Kansallisten palveluiden tarve - Kuvaan voisi jatkojalostaa erilaisiin tunnisteisiin liittyviä asioita Markus vie tätä eteenpäin ensin KA:ssa sisäisesti. Mikael Vakkari on menossa viikolla 39 esittelemään tätä hanketta YTItyöryhmään. Painopisteitä: - Tunnusten hallinta: käytännöt, tunnusten elinkaari, vastuut. - Nykytilan kartoitus ja kysely - Kysymys: lainsäädännön uusimisen tilanne ja suunta

5 5 (5) teissa 7 Työnjaon ja aikataulun suunnittelu Hallinnassa tarkoitus korostaa määrittelyiden merkitystä ja kysyä asianhallinnon roolista tunnisteissa. Säädännän suhteen tiedonallinnan yleislain lakiluonnosesitys on ollut lausunnoilla ja sen aikataulu on varsin haasteellinen nykyisen hallituksen aikana. Ensi kokoukseen raportin runko. Kyselyn deadline (pätee vielä): - Syyskuun aikana viimeistellään kysely - Ensi kokouksessa hyväksytään ja sitten eteenpäin - Vastausaikaa lokakuu - Työstöaikaa marraskuu Sovittiin aikatauluista ja työnjaosta. Dokumentaation tuottaminen, casen rooli dokumentaatiossa Keskustelun aktivoiminen, näkemysten haastaminen Kokousaikataulu: - Kolmas kokous pidetään klo Neljäs kokous pidetään klo Viides kokous pidetään klo Päätöskokous pidetään klo Kokousten teemat - Kokous 2: Nykytila (1. painopiste, ehkä pienet esittelyt) - Kokous 3: Käytänteet ja elinkaari - Kokous 4: Menettelymallit, palvelut, yleistason hallinta ja vastuutahot - Kokous 5: Kehittämistarpeet (2. painopiste, esim. asia) Asiaan liittyen järjestettäisiin erillinen työpaja syyslokakuussa, työtapana ryhmätyöskentely - Kokous 6: Koostekokous, raportin viimeistely ja esittely 8 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11:27. Jakelu Tiedoksi Työryhmän varsinaiset et ja varaet Suvi Remes, Anne Kauhanen-Simanainen, Pauliina Komulainen