KOKEMÄEN KAUPUNKI YHDYSKUNTAOSASTO 1

Transkriptio

1 1 TARJOUSPYYNTÖ/ASEMAKAAVAMUUTOSTEN KAAVAKARTTOJEN LAADINNAN PUITEJÄRJESTELY AJALLE optiovuosi (Dnro 121/045/2012) 1. Hankinnan kohde Tällä tarjouspyynnöllä Kokemäen kaupunki (tilaaja) pyytää palveluntarjoajilta tarjousta asemakaavoitustehtävistä aikavälillä Sopimuskauteen sisältyy lisäksi yksi (1) optiovuosi. Toimeksiantoa ei yksilöidä tässä vaiheessa vaan tehtävän laajuus ja tavoitteet määritellään erikseen yksittäistä toimeksiantoa tehtäessä. Jokaisesta toimeksiannosta tehdään aina erillinen tilaus. Kokemäen kaupungilla on tällä hetkellä vireillä kuusi asemakaavamuutosta, jotka ovat pääosin aloittamatta. Kaavamuutokset ovat pinta-alallisesti vähäisiä. Vuosittain Kokemäellä tulee vireille 1-2 uutta asemakaavamuutosta. Palvelun hankinta täydentää kaupungin puuttuvaa kaavoitushenkilöstöä. Työn tavoitteena on asemakaavamuutosten kaavakarttojen laadinta. Työ voi sisältää myös asemakaavamuutosten laadinnan kokonaisuudessaan (OAS, kaavakartta ja kaavaselostus sekä tarvittavat tutkimukset ja selvitykset). Työhön voi kuulua myös Kokemäellä käytäviä viranomais- tai työneuvotteluja. Työn tulos toimitetaan Kokemäen kaupungille sähköisessä muodossa sekä paperi tulosteena (dwg, word, pdf) kaavaprosessin eri vaiheiden osalta. Kaava-aineisto tulee toimittaa Kokemäen kaupungille valmiiksi konvertoituina kaikkine käyttöoikeuksineen. Kokemäen kaupungilla on kaavoituksessa käytössään YTCAD suunnitteluohjelmisto. Kaupunki ylläpitää pohjakartta-aineistoa FactaMap ohjelmalla. Kaupunki toimittaa pohjakartta-aineiston kaavan laatijalle. Suunnittelijalla tulee olla kaavanlaatijan pätevyys (MRL 10 ja MRA 3 ). Palveluntarjoaja saa käyttää alihankkijoita. Kyseessä on puitejärjestely, joka elää ajankohdan ja tilaajan tarpeen mukaan. Tilaaja määrittelee hankkimansa palvelun laajuuden eikä sitoudu hankkimaan palveluja, ellei siihen ole tarvetta. Tilaaja ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin. Tavoitteena on solmia puitejärjestely yhden palveluntoimittajan kanssa. Hinnoittelua varten esitäytetty lomake on liitteenä 1. Ehdottomat vaatimukset ja muut tekijät tulee täyttää liitteenä 2 olevalle lomakkeelle.

2 2 2. Hankinnasta ilmoittaminen ja hankintamenettely Asiakirjat ovat suomenkieliset. Hankintamenettely on avoin menettely. Valintaperuste on halvin hinta. Hankinta on kokonaisarvoltaan julkisista hankinnoista annetun lain tarkoittaman kynnysarvon alittava hankinta, joten tähän hankintaan ei sovelleta em. lainsäädäntöä kuin soveltuvin osin. Hankinnassa noudatetaan soveltuvin osin lakia julkisista hankinnoista (348/2007), hankinta-asetusta (Valtioneuvoston asetus julkisista hankinnoista 614/2007), lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) sekä Kokemäen kaupungin ohjeita ja määräyksiä. 3. Sopimuskausi Sopimuskausi on yksi vuotta ja kuusi kuukautta ja se on suunniteltu alkavaksi Sopimuskausi päättyy Hankintapäätös 5. Hankintasopimus Sopimuskauteen sisältyy lisäksi yksi (1) optiovuosi. Tilaaja päättää option käytöstä erikseen. Option käyttämisestä ilmoitetaan viimeistään 3 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Hankinnasta päättää Kokemäen kaupungin ympäristölautakunta. Päätös lähetetään tiedoksi tarjouksen jättäneille tarjoajille muutoksenhakuohjeineen. Tarjoajan on kerrottava tarjouksessaan sähköpostiosoite, johon hankintapäätös voidaan lähettää Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus kaupungin ja valitun toimittajan kesken. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi. Kirjallinen sopimus laaditaan sen jälkeen, kun lain mukainen muutoksenhaun odotusaika hankintapäätöksen tiedoksisaannista on kulunut. Sopimuksen sitovuus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusasiakirjan. Sopimuksen tekemisessä noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta seuraavaa tulkintajärjestystä:

3 3 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 Palvelut) soveltuvin osin 4. Toimittajan tarjous liitteineen Hankintasopimuksen tulkinnassa noudatetaan edellä mainittua järjestystä toisiaan täydentäen siten, että ensimmäisenä on tehty hankintasopimus. 6. Tarjousten käsittely, kelpoisuusarviointi ja vertailu Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen. Tarjoajien ja tarjousten kelpoisuusarviointi sekä vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi 2. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu 6.1. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi Tarjoajan kelpoisuuden arvioinnilla selvitetään tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tarjoajan kelpoisuusvaatimukset ja siihen liittyvät todentamisasiakirjat on esitetty liitteellä 2 ehdottomat vaatimukset ja muut tekijät Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen Toisessa vaiheessa arvioidaan tarjouspyynnön vaatimusten täyttyminen niiden osalta, jotka täyttivät ensimmäisen vaiheen vaatimukset. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus edellyttää, että se on tehty tämän tarjouspyynnön sisällön vaatimusten mukaisessa muodossa ja että kaikki pyydetyt tiedot on ilmoitettu pyydetyssä muodossa sekä tarjouksen liitteet ovat tarjouspyynnön vaatimusten mukaisia Tarjousten vertailu Ne tarjoukset, jotka täyttävät kohtien 6.1 ja 6.2 vaatimukset vertaillaan liitteessä 2 kerrotuin perustein (ehdottomat vaatimukset ja muut tekijät) ja tarjouspyynnön kohdassa 8 (palveluntuottajan valinta) sekä liitteessä 1 (hintaliite) kerrotuin perustein Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous hylätään. Tarjoaja, joka ei täytä vaadittuja teknisiä ja taloudellisia edellytyksiä, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Tarjouksen pyytäjä voi myös muusta perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta

4 4 7. Tarjouksen sisältö Tarjouksen ja sen liitteiden on oltava suomenkielisiä Palvelua koskevat hintatiedot Tarjouksen hintatiedot tulee antaa henkilöryhmittäisten (SKOL) tuntiveloitushintojen perusteella seuraavista henkilöryhmistä: SKOL/Henkilöryhmä 03 euroa/tunti (alv 0 %) 04 euroa/tunti (alv 0 %) Annettu hinta tulee antaa arvonlisäverottomana. Tarjoajan tulee tarjouksessaan esittää molempien henkilöryhmien tuntiveloitushinnat. Tuntihinnan tulee sisältää kaikki kaupungilta laskutettavat kustannukset kuten verot ja maksut, eläke- ja sosiaaliturvamaksut, vakuutukset, laskutuskulut. yms. Mahdolliset matkakulut maksetaan Verohallinnon vahvistamien periaatteiden mukaan. Hinnan tulee olla voimassa saakka. Muilta osin hinnanmuutoksissa noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa (JYSE 2009 Palvelut). Optiovuoden mahdollinen hinnankorotus perustuu elinkustannusindeksin muutokseen. Hinnankorotustarpeesta tulee neuvotella tarjoajan aloitteesta sopimuskauden syyskuun loppuun mennessä. Tarjoaja laskuttaa kustannukset kokonaisuudessaan tilaajalta kalenterikuukausittain jälkikäteen. Maksuehto on 21 päivää netto. Maksuajan laskeminen alkaa laskun saapumispäivästä. Viivästyskorko määräytyy korkolain mukaan. Palvelua koskevat hintatiedot pyydetään täyttämään liitteeseen Ehdottomat vähimmäisvaatimukset ja muut tekijät Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä. Tarjoajilta edellytetään, että se on suoriutunut yhteiskunnallisista velvoitteistaan. Verojen tai sosiaaliturvamaksujen suorittamisen laiminlyönyt tarjoaja suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. - Tarjoajaa tai sen johtoon kuuluvaa henkilöä ei ole tuomittu rikosrekisteristä ilmenevällä lainvoimaisella tuomiolla hankintalaissa luetelluista rikoksista (laki julkisista hankinnoista53 ). (Selvitys voi olla tarjoajan itsensä laatima) Selvityksen on oltava tarjouksen liitteenä.

5 5 - Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. (Selvitys voi olla tarjoajan itsensä laatima) Selvityksen on oltava tarjouksen liitteenä. - Verot, sosiaaliturvamaksut ja eläkevakuutusmaksut on suoritettu. (Tarjoajan edellytetään toimittavan veroviranomaisen antaman todistuksen maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista tai verovelkatodistuksen tai selvityksen siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty). (Eläkevakuutusmaksujen osalta on toimitettava työeläkekassan ja / tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty.) Todistusten on oltava tarjouksen liitteinä. - Tarjoajalla tulee olla häiriöttömät luottotiedot. (Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa luottotietolaitoksen, ei pankin lausunto.) Lausunnon on oltava tarjouksen liitteenä. Todistukset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia tarjouksen päiväyksestä. Tarjouksesta tulee lisäksi ilmetä seuraavat seikat: - tehtävään esitettävien henkilöiden työreferenssit ja CV:t. Mikäli tarjoaja käyttää työssään alihankkijoita, myös alihankkijoiden työreferenssit ja CV:t vaaditaan. - kuinka pian suunnittelutyö voi alkaa tehtävän saamisesta - kuinka työn laatua seurataan ja varmistetaan - kuinka vastataan aikataulussa pysymisestä - muut mahdolliset kulut ja korvaukset - tuleeko tarjoaja käyttämään alihankkijoita. Tarjouksessa tulee nimenomaisesti mainita täyttyvätkö em. asioita koskevat vaatimukset, joiden puuttuessa tarjous hylätään. Mikäli palvelu ei täytä sille asetettuja vähimmäisvaatimuksia, on kyse olennaisesta sopimusrikkomuksesta. Tällöin tilaajalla on oikeus purkaa sopimus JYSE 2009 Palvelut ehtojen (kohta 17) mukaisesti. 8. Palveluntuottajan valinta Tarjouskilpailun perusteella tehtävä palveluntuottajan valinta tapahtuu halvimman hinnan perusteella. Halvinta hintaa vertaillaan käyttäen seuraavia arviointikriteereitä ja painoarvoja: Hintatiedot yhteensä maksimipisteet 100 p:

6 6 Hinta-arvioinnissa verrataan tarjouksen henkilöryhmittäisiä (SKOL) tuntiveloitushintoja. Henkilöryhmittäiset tuntiveloitushinnat painotetaan seuraavasti: SKOL/Henkilöryhmä painotus % % Vertailu tehdään henkilöryhmien 03 ja 04 arvonlisäverottoman tuntihinnan mukaisesti niin, että henkilöryhmien 03 ja 04 yhden työtunnin painotetut hinnat lasketaan yhteen ja tämä on tarjouksen vertailuhinta. Halvimman vertailuhinnan tarjonnut saa lopulliseen vertailuun 100 vertailupistettä, johon muiden tarjoajien hinnat suhteutetaan halvimpaan seuraavalla kaavalla: edullisin yhteenlaskettu (03+04) tuntihinta jaetaan tarjotulla hinnalla ja kerrotaan 100, jolloin saadaan kyseisen tarjouksen tuntihinnan vertailupisteet. Mikäli kaksi tai useampi tarjoaja saa tarjousten vertailussa saman kokonaishintamäärän, ratkaistaan tarjousten keskinäinen paremmuus arvalla. 9. Muut ehdot 10. Alihankintaa koskevat selvitykset Hankinnassa noudatetaan soveltuvin osin julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 palvelut. Kaupungilla on oikeus olla hyväksymättä mitään tarjousta. Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Pientoimitus- ja laskutuslisiä ei hyväksytä. Solmittava sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Tarjous on tehtävä kirjallisesti suomen kielellä. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään kaksi (2) kuukautta tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä. Mikäli palveluntuottaja käyttää palvelun tuottamisessa alihankintaa, se tulee ilmoittaa tarjouksessa.

7 7 Lisäksi on toimitettava tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset, jos tarjouksentekijä käyttää tai aikoo sopimuskauden aikana käyttää alihankintatyötä, vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa palvelun toteuttamisessa. Tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset tulee liittää tarjoukseen. Alihankintana tuotettua palvelua koskevat samat ehdot kuin itse päähankintaa. Palveluntuottaja vastaa alihankkijan toiminnasta kuin omastaan. 11. Asiakirjojen julkisuus Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankintaasiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjoajan on yksilöitävä ja merkittävä tarjouksessaan ne tiedot ja asiakirjat, jotka ovat salassa pidettäviä. Liitteen yläreunaan tulee olla näkyvästi kirjoitettu SALAINEN. Hankintayksikkö harkitsee, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia. 12. Lisätiedot Mahdolliset hankintamenettelyä tai tarjouspyyntöä koskevat kysymykset on esitettävä klo mennessä sähköpostilla osoitteeseen 13. Tarjousten jättäminen Kaikki kysymykset ja kysymyksiin annetut vastaukset sekä mahdolliset täsmennykset tarjouspyyntöön julkaistaan Kokemäen kaupungin wwwsivuilla osoitteessa -> Päätöksenteko -> Ilmoitustaulu - > Tarjouspyynnöt klo mennessä. Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä. Tarjous on toimitettava joko paperiversiona, suljetussa kirjekuoressa kahtena (2) kappaleena osoitteeseen: Kokemäen kaupunki Kaavoitus PL Kokemäki tai vaihtoehtoisesti sähköpostitse osoitteeseen kokemaki@kokemaki.fi Tarjousten on oltava perillä kello mennessä. Myöhästyneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle.

8 8 Kuoreen/sähköpostiviestiin tulee laittaa merkintä: Kaavoitustarjous. Kuoressa on ilmoitettava tarjoavan yrityksen nimi. Tarjouksessa on ilmoitettava tarjoavan yrityksen yhteyshenkilöt yhteystietoineen (osoite, puhelin, faksi, sähköposti). Tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan erikseen sähköpostiosoite, johon se haluaa otteen hankintapäätöksestä lähetettävän. Tarjous tulee tarjoajaa sitovaksi, kun tilaaja on ottanut tarjouksesta selon. Kokemäellä Markus Virtanen Kaupungininsinööri Tarjouspyyntöasiakirjamateriaali koostuu seuraavista asiakirjoista ja liitteistä: Tarjouspyyntö Liite 1 Ehdottomat vaatimukset ja muut tekijät Liite 2 Hintaliite