Käyttöohje Aditro Recruit 17.1 Hakijan käyttöohje Hakijan käyttöohje. Copyright Aditro. All rights reserved

Transkriptio

1 Aditro Recruit Aditro Recruit 17.1 Hakijan käyttöohje

2 Aditro Recruit Sisällys 1. Kirjautuminen Palveluun Käyttäjätilin lukkiutuminen Käyttäjätilin luominen Kalenteritoiminto Ulkoisen hakijan näkymä Hakemukset Hakuvahti Ilmoituksen tallentaminen PDF-tiedostona Käyttäjätiedot Ohjeet Valtiolle.fi Kirjaudu ulos Hakemuksen laatiminen ja lähettäminen Hakemuspohjan valinta Henkilötiedot Työkokemus Koulutus Osaaminen Suosittelijat Lisää tiedostoja Hakijan esittely ja osaaminen Esikatsele ja lähetä Lähetetty Hakemuksen laatiminen suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi Avoin hakemus Hakijan vetäytyminen rekrytoinnista Ulkoisen hakijan profiilin poistaminen Java ohjeistus... 26

3 Kirjautuminen Palveluun Käyttäjätilille kirjaudutaan Valtiolle.fi -sivustolla kohdassa Kirjaudu työnhakuun. Vaihtoehtoisesti kirjautumaan pääsee myös työpaikkailmoituksen kautta: Alla olevassa näkymässä kirjaudutaan sisään olemassa olevalle käyttäjätilille tai luodaan uusi käyttäjätili.

4 Ulkoisen hakijan kirjautuminen ( sininen-puoli ): Kaikissa rekrytointia koskevissa kysymyksissä ole suoraan yhteydessä rekrytoivaan virastoon. Rekrytoiva virasto vastaa omiin rekrytointeihin liittyvistä kysymyksistä ja hakijoiden neuvonnasta. Viraston yhteystiedot löytyvät aina hakuilmoitukselta Käyttäjätilin lukkiutuminen Käyttäjätili lukkiutuu viiden virheellisen yrityksen jälkeen samalla käyttäjätunnuksella. Lukkiutuminen kestää 10 minuuttia, jonka jälkeen se avautuu automaattisesti.

5 Käyttäjätilin luominen Käyttäjätilin luominen aloitetaan painamalla Luo käyttäjätili -kuvaketta. Käyttäjätili luodaan täyttämällä henkilötiedot ja hyväksymällä tietosuojaseloste. Pakolliset kentät on merkitty tähdellä. Sähköpostiosoite toimii käyttäjätunnuksena. Salasanan tulee sisältää vähintään kolmeen ryhmään neljästä kuuluvia merkkejä: yksi pieni kirjain, yksi iso kirjain, yksi numero tai yksi erikoismerkki. Lisäksi pituuden on oltava vähintään 10 merkkiä. Järjestelmä vaatii käyttäjää vaihtamaan salasanan 90 päivän välein.

6

7 Kalenteritoiminto Järjestelmään on lisätty uusi kalenteritoiminto päivämäärän valitsemiseen kaikkiin niihin kohtiin, joissa valitaan päivämääriä.

8 Ulkoisen hakijan näkymä Kutakin osiota painamalla pääsee sisään kyseiseen toimintoon. Hakija pääsee siirtymään takaisin aloitusnäkymään painamalla oikeassa yläkulmassa näkyvää Valikko-kuvaketta. Kuvake on näkyvillä kaikilla sivuilla Hakemukset Hakemukset-osiossa näkyvät kaikki hakijan lähettämät hakemukset. Lähetetyt hakemukset poistuvat profiilista kuusi kuukautta rekrytointiprosessin päättämisen jälkeen. Aloitetut hakemukset, joita ei ole lähetetty hakuajan puitteissa, poistuvat automaattisesti hakuajan päätyttyä.

9 Hakija näkee hakemuslistallaan: - Tehtävän, jota on hakenut - Hakemuksen tilan: o Kesken o Lähetetty o Poistettu hakijan toimesta o Poistettu työnantajan toimesta - Rekrytointiprosessin tilan o Hakuaika kesken o Hakuaika päättynyt o Haastattelut käynnissä o Valintapäätös tehty o Rekrytointi päätetty - Haku alkaa päivämäärän sekä kellonajan - Haku päättyy päivämäärän sekä kellonajan - Hakemuksen lähettämis- sekä päivitysajankohdan Ilmoituksen edessä olevaa kuvaketta painamalla voi avata työpaikkailmoituksen. Ilmoituksen voi tulostaa ja lähettää sähköpostitse ilmoituksen Tulostus-painikkeella. Painamalla hakemuksen edessä olevaa suurennuslasi-kuvaketta, voi tarkastella lähetettyä hakemusta. Hakemuksen voi tulostaa ja tallentaa docx ja pdf-tiedostona.

10 Jos hakuaika on vielä kesken, hakemusta voi päivittää painamalla rivin päässä olevaa kynäsymbolia. Järjestelmä lähettää tiedon päivitetystä hakemuksesta rekrytoivan viraston kirjaamoon. Jos hakuaika on vielä kesken, hakija voi itse vetäytyä hausta painamalla hakemuksen oikeassa reunassa olevaa punaista nuoli-kuvaketta. Jos hakuaika on jo päättynyt ja hakija haluaa vetäytyä hausta, tulee poistoa pyytää kirjallisesti rekrytoivalta virastolta. Rekrytoinnista vastaavan viraston yhteystiedot näet hakuilmoituksesta. Luonnostilassa olevan hakemuksen voi poistaa painamalla hakemuksen oikean reunana roskakori-kuvaketta. Hakemusten järjestystä listalla voi muuttaa nousevaan tai laskevaan järjestykseen painamalla sarakkeen otsikkoa Hakuvahti Hakuvahti-osiossa hakija voi aktivoida yhden tai useampia hakuvahteja. Hakuvahdin lisääminen aloitetaan painamalla Lisää hakuvahti -painiketta. Hakijalle avautuu uusi sivu, jossa hakuvahdille annetaan nimi ja täytetään pakolliset kentät. Pakolliset kentät on merkitty tähdellä. Hakija voi määritellä, haluaako tiedon uusista avoimista tehtävistä sähköpostiin vai tuleeko tieto vain käyttäjäprofiiliin sekä määrittää, kuin usein hakuvahti ilmoittaa uusista tehtävistä. Hakija antaa hakuvahdille viimeisen voimassaolopäivämäärän. Hakuehdot ovat: - tehtävän kesto - tehtävän taso - työssäkäyntialue(et)/työpaikan maantieteellinen sijainti, - ammattiala - tehtävän hallinnonala ja/tai virasto - vapaa sanahaku tehtävän otsikosta Maantieteellinen sijainti ja Ammattiala valikot:

11 Pakolliset tasot Molemmissa valikoissa kaksi ylintä tasoa ovat pakolliset täyttää. Pakollisilla tasoilla voidaan valita maksimissaan 10 vaihtoehtoa per taso. Jokaiselta alatasolta tulee valita vähintään yksi vaihtoehto. Vapaaehtoiset tasot Maantieteellisen sijainnin alimmainen taso ja Ammattialan kaksi alimmaista tasoa ovat vapaaehtoiset täyttää. Jos näille tasoille ei valita yhtään vaihtoehtoa, ottaa järjestelmä mukaan kaikki vaihtoehdot. Jos kuitenkin valintoja tehdään näille tasoille, on maksimimäärä myös 10. Kuitenkin sillä poikkeuksella, että jokaiselle alatasolle ei ole pakko tehdä valintoja. Jos yhden alaotsikon alle ei valita mitään, tarkoittaa tämä samaa kuin kaikki olisi valittuna. Esim. jos yhden alaotsikon alla on 9 valintaa ja mitään niistä ei merkata valituksi, tarkoittaa tämä että 9/10 valinnasta on tehty. Kun hakuvahti on valmis, painetaan näkymän alaosassa Tallenna-painiketta ja järjestelmä aktivoi hakuvahdin. Aktivoitua hakuvahtia voi muokata hakuvahdin yleisnäkymässä kynä-kuvakkeesta ja sen voi poistaa painamalla roskakori-kuvaketta. Rekrytoiva virasto voi tarjota hakuvahdin aktivoimista kun työnhakija on jättänyt hakemuksensa avoimeen tehtävään. Järjestelmä tiedustelee hakijalta, haluaako hän aktivoida hakuvahdin. Kuittaamalla kysymyksyn hakuvahti aktivoituu ja lähettää tiedon koko valtionhallinnossa avautuvista tehtävistä haetun tehtävän ammattialaluokituksen mukaan Ilmoituksen tallentaminen PDF-tiedostona Hakija voi jatkossa ladata itselleen ilmoituksen PDF-tiedostona.

12 Käyttäjätiedot Käyttäjätiedot-osiosta löytyvät hakijan rekisteröitymisen yhteydessä antamat tiedot. Hakija voi muokata käyttäjätietojaan ja esimerkiksi vaihtaa käyttöliittymän oletuskieltä tai salasanaa. Jos hakija muuttaa henkilötietojaan, järjestelmä kysyy halutaanko muuttuneet tiedot päivittää hakemuksille, joiden hakuaika on vielä kesken. Jos hakija muuttaa henkilötietojaan uuden hakemuksen laatimisen yhteydessä, järjestelmä kysyy, haluaako hakija päivittää tiedot myös käyttäjätilin tietoihin Sähköpostiosoitteen ja salasanan vaihtaminen Kun ulkoinen hakija rekisteröityy palvelun käyttäjäksi, määrittää hän järjestelmään sähköpostiosoitteen, joka toimii aina järjestelmän käyttäjätunnuksena. Käyttäjä ei voi rekisteröidä kahta sähköpostiosoitetta yhteen profiiliin. Mikäli käyttäjä haluaa vaihtaa sähköpostisoitteensa profiiliin, tulee tämä tehdä Tilitiedottoiminnon Kirjautumismenetelmä-välilehdellä. Tällä välilehdellä voi vaihtaa myös salasanan. Järjestelmä vaatii käyttäjää vaihtamaan salasanan 90 päivän välein.

13 Ohjeet Ohjeet-osioon on koottu hakijoille tarpeelliset ohjeet. Kaikissa rekrytointia ja hakemuksen täyttämistä koskevissa kysymyksissä hakijan tulee olla yhteydessä suoraan rekrytoivaan virastoon. Valtiolle.fi:n kautta hakija voi myös lähettää palautetta sivuston toimintaan ja järjestelmään liittyen Valtiolle.fi Valtiolle.fi -toiminnon kautta hakija pääsee siirtymään takaisin avoimiin työpaikkoihin. Järjestelmä avaa sivuston uuteen välilehteen. Tämä ei vaikuta hakijan kirjautumiseen Kirjaudu ulos Palvelusta kirjaudutaan ulos tämän toiminnon kautta. Järjestelmässä on tietoturvakäytäntöihin perustuva aikakatkaisutoiminto. Mikäli hakija ei tee aktiivisia toimintoja profiilissaan 60 minuuttiin, ilmoittaa järjestelmä aikakatkaisusta 10 minuuttia ennen automaattista uloskirjautumista. Käyttäjä voi jatkaa kirjautumistaan painamalla aikakatkaisuilmoituksella Pysy kirjautuneena -painiketta tai käyttäjä voi kirjautua ulos painamalla Kirjaudu ulos -painiketta.

14 Hakemuksen laatiminen ja lähettäminen Sähköinen hakemus lähetetään aina avoimen työpaikkailmoituksen kautta painamalla ilmoituksen alaosassa Hae tehtävää sähköisesti -painiketta. Sisäänkirjautumisen jälkeen avautuu hakemusnäkymä kyseiseen tehtävään Hakemuspohjan valinta Hakija voi lähettää uuteen tehtävään aina joko uuden (tyhjän) hakemuksen tai hyödyntää aiemmin laatimiaan hakemuksia uuden hakemuksen pohjana. Hakija valitsee tällöin hakemuksensa pohjaksi joko Aloita uusi hakemus -toiminnon tai jonkun aiemmin laatimansa hakemuksen. Tämän jälkeen painetaan Tallenna ja siirry eteenpäin. Jos aloitit täysin uuden hakemuksen, kaikki hakemusvaiheen tiedot ovat tyhjiä. Jos laadit uuden hakemuksen vanhan hakemuksen pohjalta, kaikki hakemuksen tiedot on jo täytettynä. Tarkista ja muokkaa tarvittaessa.

15 Henkilötiedot Järjestelmä lisää henkilötietoihin automaattisesti ne yhteystiedot, jotka hakija on ilmoittanut rekisteröitymisensä yhteydessä. Tarkista henkilötiedot ja lisää puuttuvat tiedot. Pakolliset kentät on merkitty tähdellä. Voit myös lisätä kuvan hakemukseesi, mikäli rekrytoiva virasto on tämän toiminnon aktivoinut käyttöön. Tallenna ja jatka siirtyäksesi hakemuksella eteenpäin. Jos antamasi tiedot eroavat käyttäjätilin henkilötiedoista, järjestelmä kysyy lopuksi ennen hakemuksen lähetystä haluatko samalla päivittää myös käyttäjätilin henkilötiedot.

16 Työkokemus Lisää työkokemus painamalla Lisää työkokemus -painiketta. Täytä tarvittavat kentät ja paina Lisää -painiketta. Hakija voi lisätä tarvitsemansa määrän työkokemustietoja. Tallennettuja työkokemustietoja voi muokata painamalla kynä-kuvaketta tai poistaa annetun työkokemuksen painamalla punaista roskakori-kuvaketta kyseisen työkokemuksen rivillä.

17 Koulutus Lisää koulutus painamalla Lisää koulutus -painiketta. Täytä tarvittavat kentät ja paina Lisää - painiketta. Hakija voi lisätä tarvitsemansa määrän koulutustietoja.

18 Koulutustietoja voi muokata painamalla kynä-kuvaketta tai poistaa annetun koulutustiedon painamalla punaista roskakori-kuvaketta yksittäisen koulutustiedon rivillä. Vähintään yleissivistävä (peruskoulu, lukio, kansakoulu) koulutus on annettava. Hakijan on myös ilmoitettava korkein koulutuksensa. Korkein koulutus merkitään syötetyn koulutustiedon vasemmalta puolelta: 4.5. Osaaminen Osaaminen-näkymässä on pakollista ilmoittaa äidinkieli. Valitse äidinkieli pudotusvalikosta. Jos rekrytointiin on asetettu kielitaitoa koskevia kelpoisuusvaatimuksia, näkyvät vaadittavat kielet (suomi, ruotsi ja/tai saame) valmiina listalla. Hakijan on pakollista määrittää osaamisensa taso vaadittujen kielten osalta. Lisää muu kielitaito valitsemalla Lisää kieli pudotusvalikosta haluttu kieli ja paina Lisää kieli. Valitse osaamistaso pudotusvalikosta suullisen ja kirjallisen osaamisen sekä ymmärtämisen osalta. Voit poistaa kielen painamalla punaista roskakori-kuvaketta kyseisen kielen kohdalla. Kelpoisuusvaatimuksina olleita kieliä hakija ei voi poistaa.

19 Lisäksi tässä näkymässä käyttäjä voi kertoa osaamisestaan mm. IT-taitojen ja muiden mahdollisten taitojen osalta. Lisäksi käyttäjä voi kertoa ajokorttiluokkansa Suosittelijat Tässä näkymässä hakija voi lisätä suosittelijoita. Uusi suosittelija lisätään painamalla Lisää suosittelija -painiketta. Täytä tarvittavat kentät ja paina Lisää -painiketta. Hakija voi lisätä haluamansa määrän suosittelijoita.

20 Lisätyn suosittelijan tietoja voi muokata suosittelijan yhteystietorivillä näkyvästä kynä-symbolista. Suosittelijan tiedot voi poistaa roskakori-symbolista Lisää tiedostoja Rekrytoiva virasto on voinut pyytää hakijoita lisäämään hakemukselle liitetiedostona esim. kielitodistuksen tms. Lue ohjeistus huolellisesti työpaikkailmoitukselta ja hakemuspohjalta, mikäli rekrytoiva virasto on lisännyt ohjeistuksen työpaikkailmoitukselle näkyväksi ja liitteet sallituiksi rekrytoinnissaan.

21 Jos hakijoiden ei ole mahdollista lisätä liitteitä hakemukselleen, siitä ilmoitetaan hakemuspohjan Liitetiedostot -välilehdellä. Liitetiedosto lisätään painamalla Browse-painiketta. Tämän jälkeen valitaan haluttu tiedosto omalta koneelta. Tiedosto ladataan painamalla Lataa tiedosto -painiketta. Suurin sallittu tiedostokoko: 25MB Hakemukselle tallennettu tiedosto näkyy listalla. Tiedoston voi poistaa painamalla tiedoston vieressä olevaa punaista roskakori-kuvaketta.

22 Hakijan esittely ja osaaminen Kirjoita tähän oma esittelysi. Hakijan esittelyn ja osaamisen maksimimerkkimäärä on merkkiä Esikatsele ja lähetä Tarkista hakemus ja paina Lähetä hakemus -painiketta. Jos olet muuttanut yhteystietojasi ja ne eroavat tilitiedoissa antamistasi yhteystiedoista, järjestelmä kysyy tässä vaiheessa haluatko päivittää tilitiedot.

23 Lähetetty Järjestelmä lähettää sähköpostiisi vahvistusviestin, että hakemus on otettu vastaan Hakemuksen laatiminen suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi Hakija voi määrittää käyttäjäprofiilinsa oletuskielen (suomi, ruotsi, englanti) profiilin Tilitiedottoiminnon kautta. Hakijalle avautuu hakemuspohja tilin oletuskielellä riippumatta siitä, millä kielellä ilmoitus on laadittu. Jos hakijan tulee laatia hakemus muulla, kuin profiilin oletuskielellä, tulee hakijan vaihtaa profiilin kieli Tilitiedoissa.

24 Avoin hakemus Ulkoinen hakija voi laatia avoimen hakemuksen valtiolle.fi -sivuston kautta. Avoimen hakemuksen perusteella henkilö voidaan palkata alle vuoden määräaikaiseen tehtävään. Avointa hakemusta ei voi kohdistaa avoimeen työpaikkailmoitukseen, vaan näihin tehtäviin lähetetään aina kohdistettu hakemus. Avoimen hakemuksen pohja on lähes samanlainen kuin kohdistetun hakemuksen pohja. Kun hakija on laatimassa avointa hakemusta ensimmäistä kertaa, voi hän hakemuksen laatimisen ensimmäisessä vaiheessa valita, laatiiko avoimen hakemuksen tyhjälle hakemuspohjalle vai ottaako aiemmin laatimansa kohdistetun hakemuksen avoimen hakemuksen pohjaksi. Jos hakija on jo lähettänyt avoimen hakemuksen, tällöin tätä vaihetta ei tule vaan hakija ainoastaan päivittää lähettämäänsä avointa hakemusta. Hakija luokittelee avoimen hakemuksensa seuraavin tiedoin: Työssäkäyntialue (voi valita useita) Palvelussuhteen luonne (voi valita useita) o Vakinainen o Määräaikainen o Kesä- tai kausityö Ammattialat (voi valita useita) Hallinnonalat ja/tai virastot (voi valita useita) Käytettävissä oloaika, alku- ja loppuaika tai käytettävissä Hakija voi lähettää järjestelmän kautta vain yhden avoimen hakemuksen, jota voi päivittää halutessaan. Avoin hakemus löytyy hakemuslistalta nimellä Avoin hakemus. Avoin hakemus säilyy järjestelmässä 6 kuukautta sen viimeisestä päivityshetkestä eteenpäin, jonka jälkeen järjestelmä poistaa sen automaattisesti sekä hakijan profiilista että Palveluun lähetettyjen avointen hakemusten joukosta.

25

26 Hakijan vetäytyminen rekrytoinnista Hakija voi vetäytyä rekrytoinnista hakuajan puitteissa. Tämä tapahtuu painamalla hakemusnäkymässä poistettavan hakemuksen oikeassa reunassa olevaa punaista nuolipainiketta. Virasto saa tiedon hakemuksen poistamisesta. Hakuajanpäättymisen jälkeen hakija ei voi enää poistaa hakemustaan hakijaprofiilinsa kautta, vaan virasto vastaa poistosta. Tällaisessa tilanteessa ota yhteyttä rekrytoivaan virastoon pyytääksesi hakemuksen poistoa. Hakija voi poistaa myös luonnostilassa olevan hakemuksen. Tämä tapahtuu hakemuksen oikeassa reunassa olevasta punaisesta roskakori-symbolista.

27 Ulkoisen hakijan profiilin poistaminen Jatkossa ulkoisen hakijan profiili poistetaan järjestelmästä automaattisesti sen jälkeen, kun hakija on pyytänyt profiilin poistamista. Hakijalle lähtee järjestelmästä sähköpostiviesti, jonka kautta hakija vahvistaa profiilin poiston. Vahvistuspyyntö-viesti vanhenee 2 tunnissa, mikä mainitaan itse viestissä.

28 Java ohjeistus Järjestelmä antaessa viestin Toimiakseen oikein järjestelmä vaatii Javascriptin aktivoimisen selaimessa, saa javan aktivoitua eri selaimissa alla olevien ohjeiden mukaisesti. 1 Chrome selain 2 Internet Explorer selain Valinta: Google Chromen muokkaaminen ja hallinta Asetukset Näytä lisäasetukset Tietosuoja Sisältöasetukset Javascript x Salli kaikkien sivustojen käyttää JavaScpritiä (suositus) Valikosta: Työkalut Internet asetukset Tietoturva (Security) Internet Muokkaa taso (Custom level) Scripting Active scrpting x Enable

29 Mozilla Firefox selain Firefoxin versiossa 23 (ja sitä uudemmissa versioissa) JavaScript on automaattisesti käytössä, eli asetusten kautta käyttäjä ei voi sitä poistaa. Tämä muutos on tehty käytettävyyden parantamiseksi. Internetistä löytyy ohjeita JavaScriptasetuksen poistamiseksi, mutta Mozilla ei suosittele tätä toimenpidettä.