TUKIPALVELUT MYLLERRYKSESSÄ

Transkriptio

1 TUKIPALVELUT MYLLERRYKSESSÄ Terveys- ja talouspäivät Hämeenlinna Anne Haapanen Page 1

2 Esityksen sisältö Yleinen toimintaympäristötarkastelu Tukipalvelujen määrittely ja tässä luennossa käsiteltävät tehtäväalueet ruoka siivous kiinteistöhuolto Tukipalveluiden eri tuottamistavat Kustannusrakenne Lähitulevaisuuden haasteet ja tuottavuus Tulevaisuuden osaamisalueet Page 2

3 TOIMINTAYMPÄRISTÖN MUUTOKSET Julkishallinnon muutokset Kuntarakennemuutokset Kuntien palvelurakenteet ja tehtävät Valtionosuusuudistus Aluehallintouudistus EU-rahoituksen muutokset Kuntien taloustilanteet heikkenevät Sote uudistus Yleiset muutokset toimintaympäristössä Asiakaslähtöisyys ja vaikuttaminen Teknologian vaikutukset Globaali taloustilanne Liiketoimintatiedon hallinta Page 3

4 Page 4

5 Page 5

6 Ostopalvelut ja henkilöstömenot kunnissa 2009 Hankinnat 15,8 mrd Palveluiden ostot 7,29 Ostot Henkilöstömenot 19,05 mrd Kasvu 9,5 % vuodessa MIKÄ ON JOHTAMISEN TASAPAINO? Page 6

7 Kunnallisen tuotannon järjestämisvaihtoehdot Haapanen Konserni -yhtiö/ -yhteisö Säätiö Kaupunki Liikelaitos Kuntayhtymä Yhdistys Yritys Page 7

8 Mikä on ruokapalvelujen talouden hoidon periaate 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % 10 % 50 % 15 % 46 % 40 % 38 % 50 % 50 % 8 % 85 % 8 % 22 % 56 % 22 % 0 % 5 % 14 % 53 % 29 % Osakeyhtiö Liikelaitos Nettobudjetoitu Määrärahasidonnainen alle yli Kaikki 999 kunnat Page 8

9 Ruokapalvelujen ulkoistamisaste 100 % 90 % 80 % 70 % 10 % 15 % 7 % 8 % 10 % 21 % 31 % 40 % 5 % 23 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 90 % 85 % 71 % 62 % 50 % 72 % %ulkopuolisilta Alle 10 % ulkopuolisilta Ei lainkaan 10 % 0 % alle yli Kaikki kunnat Page 9

10 Tutkimus kunnan ydin- ja tukipalveluista Kiinteistöpalvelut ry:n tutkimus Page 10

11 Tutkimus kunnan ydin- ja tukipalveluista Kiinteistöpalvelut ry:n tutkimus Page 11

12 Palvelujen kilpailutuksen esimerkki kunnasta Haapanen Vaihtoehto Hyvää Huonoa 1. Kaikki itsellä Tuuraus onnistuu paremmin Tekninen osaaminen säilyy Reagointi helpompaa taloudellisissa asioissa 2.Tietty alue kilpailutetaan Kaikki kilpailutetaan Vertailtavuus Erillinen sijainti Hyvät kokemukset kilpailu Asiakastyytyväisyys Oma osaaminen säilyy ja kehittäminen helpottuu Henkilöstöasioiden hoito ja hallintotyöt vähenevät Voidaan keskittyä palvelun laadun valvontaan Vertailtavuus heikompaa Esimiesresurssia kehittämiseen liian vähän Valvonta työllistyy Lyhyt sopimusaika Siivouksessa ongelmia Palvelukuvaukset vaikea tehdä Oma osaaminen häviää Taloudellinen liikkumavara pieni Henkilöstön aseman mahdollinen heikkeneminen Kilpailutuksen epäonnistumisenriski Page 12

13 Tutkimus kunnan ydin- ja tukipalveluista Page 13

14 Alajärven kaupungin palvelut tuotetaan yhteistoiminnassa Soinin ja Vimpelin kuntien kanssa ns. isäntälautakunta-periaatteella. Haapanen Yhteistoiminnassa palvelutehtävät on jaettu kunnittain. Alajärvi hoitaa perusturvan, sivistystoimen, kirjastotoimen, kulttuurin ja maaseututoimen. Soini vastaa teknisen toimen ja vapaa-ajan sekä Vimpeli rakennusvalvonnan ja ympäristönsuojelun. Järvi-Pohjanmaan tekninen lautakunta on Alajärven kaupungin, Soinin kunnan ja Vimpelin kunnan yhteislautakunta, joka tuottaa tai hankkii keskitetysti Järvi- Pohjanmaan yhteistoiminta-alueiden kuntien tarvitsemat teknisen toimen viranomaispalvelut. Järvi-Pohjanmaan teknisen toimen tukipalveluihin sisältyvät ravitsemishuolto, puhdistuspalvelu sekä tilapalvelu Page 14

15 TOKI ry:n (Toimivat Kiinteistöt ry) kyselyn tulokset Haapanen Page 15

16 Ateriapalveluiden järjestämisvaihtoehtojen kehityskulku Page 16

17 Markkinoilla toimivien liikelaitosten yhtiöittäminen alkaen Kuntien pitää yhtiöittää liikelaitoksensa vuoden 2015 loppuun mennessä. Syynä lain muutokseen ovat EU:n komissiolle tehdyt kantelut. Yhtiöittämisen vaihtoehtona kunnalla on vetää liikelaitos markkinoilta kunnan sisäiseksi liikelaitokseksi Helsingin sanomat otsikko Haapanen Page 17

18 Page 18

19 Minkä organisaation alaisuudessa keskitetty ruokapalvelu toimii Haapanen Keskushallinto Opetus/ sivistystoimi Sosiaalitoimi Sosiaali- ja terveystoimi(peruspalvelut) Tekninen toimi Muu Kaikki kunnat yli alle % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Page 19

20 Minkä hallinnon alla? Tukipalvelut yhteisen hallinnon alla Kokemuksia synergiaeduista yhteistyökyky paranee kokopäivätyö Motivointi + tavoite paranee palkitsevuus asenteet joustava yhteistyö, auttaa johtamisessa ihmisten johtaminen oman suunnittelun mahdollisuus hallinto samassa Page 20

21 Kunta yhteensä kustannusrakenne Henkilöstö Kaikki kunnat 47 % 30 % 9 % 3 % 6 % Elintarvikkeet yli % 29 % 11 % 3 % 6 % Palvelujen ostot % 33 % 8 % 4 % 5 % Muut ostot Vuokra % 32 % 5 % 4 % 7 % Pääoma(poistot) (ilman toimitiloja) % 27 % 5 % 2 % 7 % Sisäiset vyörytykset (oma rp-hallinto) alle % 36 % 4 % 3 % 2 % Muut vyörytykset (keskitetyt hallintopalvelut esim. palkkahallinto, 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % työterveyshuolto, jne.) Page 21

22 Vertailutietoa Haapanen Koululounas Peruskoulu Lukio Päiväkoti vuorokausi Asumispalvelut, hoivaosastot, hoitokodit vuorokausi Vertailutietoa Vertailutietoa 1,97-3,77 2,86-3,69 Kotipalveluatriat 4,78-6,60 Ateriavuorokausi 2,57-3,41 2,73 Kunta ruokaostoksilla v ,74-6,27 4,57-5,30 Lounas ,82-16, Lounas ,70-6,90 ei sis. kuljetusta Page 22

23 Terveyspalvelut osuus kokonaiskustannuksista 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Kunta 1 Kunta 2 Kunta 3 Kunta 4 Kunta 5 Muut kulut 5% 6% 7% 14% 2% Elintarvikkeet 26% 25% 22% 37% 21% Henkilöstökulut 49% 52% 47% 34% 53% Palveluiden osot 6% 5% 4% 9% 8% Vyörytykset 3% 4% 5% 5% 6% Vuokrat 11% 8% 15% 1% 9% Page 23

24 Terveyskeskus/vuodeosasto osuus kokonaiskustannuksista 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Kunta 1 Kunta 2 Kunta 3 Kunta 4 Kunta 5 Muut kulut 1% 0% 2% 3% 4% Henkilöstökulut 87% 84% 84% 94% 89% Ostopalvelut, muut kuin puhtauspavelut 1% 1% 9% 1% 2% Aineet, tarvikkeet ja koneet 2% 2% 3% 1% 3% Vyörytykset 8% 12% 2% 1% 2% Page 24

25 Terveyspalvelut/vuodeosasto /m , ,4 47,8 47, Kunta 1 Kunta 2 Kunta 3 Kunta 4 Kunta Page 25

26 Tilaaja tuottaja mallit tai sopimusohjaus Haapanen Tilaaja vastaa Palveluiden järjestämisestä strategiasta ja sopimusohjauksesta palvelusopimuksesta, jolla ohjataan laatua, taloutta, toimintaa kumppanuuksista ja ostoista kunnan ulkopuolelta Tuottaja vastaa Sopimuksen mukaisen palvelun ja laadun tuottamisesta annetun hinnan puitteissa oman tuotannon ohjauksesta ja suunnittelusta Henkilöstöresurssista ja johtamisesta 26

27 Jaetun vastuun mallissa Yksityiskohtainen tehtäväjako on sovittavissa paikallisesti mm. Sisäinen/ulkoinen malli vastuiden jako Ulkoiset hankinnat Sovittava asiakaspalautteen seurannasta Poliittisen päätöksenteon vastuut ja roolit Palvelusopimus tuotantovastuun siirrosta ei poista kunnan vastuuta palvelusta ja kokonaisuudesta Sopimusten hallinta ja seuranta ovat kunnille haastava johtamistehtävä Sopimusohjauksen osaamisen kehittäminen Page 27

28 Asiakaslähtöisyys jaetun vastuun mallissa Tilaajan tulee edellyttää asiakkaan osallisuudesta ja kuulemisesta, arvioinnin ennen päätöksiä Lautakuntien päätökset Virkamiehen valtuudet ja delegointi myös virkamiespäätösten altistaminen raadille? Asiakkaiden kuuleminen on osa hyvää palvelun laatua Tilaaja tarvitsee asiakkaita palvelun konseptoinnissa (mitä, kuinka, millä tasolla?) Tuottaja tarvitsee asiakkaiden palautetta palvelun kehittämiseksi Ruokapalveluissa asiakkaita ovat mm. Oppilaat Toimialojen edustajat Ikäihmiset kotona ja laitoksissa HAASTAVAA PALVELLA KAIKKIA USEIN SAMALLA RUOKALISTALLA Page 28

29 Kiinteistöohjelman laatimisen viitekehys TOIMINTA KIINTEISTÖ- OHJELMA KUSTANNUKSET KIINTEISTÖKANTA Page 29

30 Omistajapolitiikka Visio Omistajaohjaus Toimitilojen uudet toteuttamis-, omistamis- ja hallintamuodot! Tarkkaa harkintaa niihin! 30 Haapanen

31 Kiinteistöohjelman taustalla vaikuttavat kunnan strategiset linjaukset palveluiden järjestämisestä tulevaisuudessa Haapanen Palveluiden järjestämisen linjaukset kunnassa (oma/ostopalvelut) Kiinteistöohjelman suunnittelu ja toteuttaminen Palvelutarpeiden ennakointi (väestö, maankäyttö) Palveluverkon ja palvelutoimintojen mahdolliset muutokset tulevaisuudessa (toimipisteet, sähköiset ja liikkuvat palvelut) Kiinteistöohjelman strateginen tausta Page 31

32 Kuntien toimitilojen kehittäminen halvaantumassa 32 Haapanen

33 Ruokapalvelun lähivuosien haasteet Haapanen Koulutetun työvoiman saanti vaikeutuu 55 % Taloudelliset resurssit ovat rajalliset 48 % Kustannusten nousupaineet 47 % Asiakastarpeiden muuttuminen ja monipuolistuminen 44 % Ruokatuotantomenetelmiä muutetaan 31 % Kunnan ruokapalvelun organisointi muuttuu 30 % Tiukentuvat hygieniavaatimukset 16 % Teknologian haasteet 13 % Ruokapalvelun talouden hoidon periaate muuttuu 8 % 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % % vastaajista piti merkittävänä Page 33

34 Tutkimus kunnan ydin- ja tukipalveluista Haapanen Page 34

35 TOKI ry:n (Toimivat Kiinteistöt ry) kyselyn tulokset Siivoushenkilöstön rekrytoinnin vaikeusaste (89 vastaaja) Page 35

36 TOKI ry:n (Toimivat Kiinteistöt ry) kyselyn tulokset Haapanen Page 36

37 TUOTTAVUUS RUOKAPALVELUISSA Mitä ratkaisuja haettu? Organisaatiorakenne Ulkoistaminen Keskuskeittiö-ratkaisut Ruokakuljetusten suunnittelu, kylmäkuljetukset Rahoituksen ongelma kunnissa Tulojen kehitys heikkoa työikäisen väestön määrä vähenee suhteessäa ikäihmisiin Valtion rahoitus ei lisäänny Menojen hillintä- toiminnan kehittäminen Kasvavat palvelutarpeet- myös ruokapalveluissa Raaka-ainehintojen nousu Laatuvaatimukset- ravintoarvot, lähiruoka Henkilöstökustannukset- palkkataso Henkilöstön saatavuus ja työhyvinvointi Investoinnit Page 37

38 Muutossyklin vaiheet ja jaksamisen haasteet Haapanen (Engeström 1995, muokattu) 5. Uuden käytännön arviointi ja vakiinnuttaminen - törmäykset ympäröivien toimintojen kanssa - kehittämistyö yhteistyötahojen kanssa UUSI VAKIINTUNUT VAIHE 1. Kehittämistarpeen viriäminen - yleistä tyytymättömyyttä - muutospaine heikko 4. Käytännön muuttaminen - uuden ratkaisun törmäys vanhan toimintatavan elementteihin - uuden ratkaisun jatkokehittely - uuden aikaansaama innostus, vanhasta luopumisen vaikeus - turhautuminen/ motivoituminen 0. Edellinen vakiintunut vaihe Uuden ratkaisun käyttöönotto 2. Vanhan toimintatavan umpikuja - mahdottomia tehtäviä, häiriöitä, virheitä, jne. - muutospaine pakottava - väsyminen 3. Uusien ratkaisujen hakeminen - vanhan kyseenalaistaminen ja analyysi - kehityssuunnan hakeminen - uuden ratkaisun etsiminen ja kehittely - epävarmuus, innostus Page 38 Mäkitalo Jorma

39 Mitä osaamista tarvitaan tulevaisuudessa? Talousasiat Johtamis- ja esimiestaidot Asiakas Kokonaisuuden hallinta ja asioiden organisointi Hiljaisen tiedon siirto Toiminnan arviointi Hankinta ja kilpailuttaminen Verkostoituminen Positiivinen työnantaja imago Esteet kehittää toimintaa ja tuottavuutta Tiedon panttaaminen ja yhteistyöhaluttomuus kuntien kesken Asenteet Vanhentuneet ja ei ajantasaiset kiinteistöt ja tekniikka Page 39

40 KASVU JA ELINVOIMAISUUS VAATIVAT RAVINTOA TOTEUTUAKSEEN MENESTYSTÄ TYÖHÖNNE Page 40