RAKENTEINEN KUITTI -HANKERAPORTTI

Transkriptio

1 Muu asiakirja 1 (7) RAKENTEINEN KUITTI -HANKERAPORTTI RAKENTEINEN KUITTI -HANKERAPORTTI Sisällys 1 TALTIO ekuitti 2 2 ekuittimarkkina 3 3 ekuittitiedon välittäminen 3 4 Lainsäädäntö kuitinantamisvelvollisuudesta Kuittiin vaadittavat tiedot korttimaksusta 4 5 Miksi kuittitieto ei välity yhdessä korttimaksusanoman kanssa ekuittien välitys halutaan saada nopeasti liikkeelle maksaminen ei ole ongelma kuittitiedon lähetys-välitys on haasteena Tiedon reaaliaikaisuus Tiedon rakenteinen muoto Haasteena on saada asiakkaalta ekuittiosoitetieto, jotta rakenteinen tieto lähetetään oikeaan osoitteeseen 5 6 eosoite 5 7 Kuittiprosessi ja vaihtoehtoiset kuittitiedon välitystavat ekuittitiedon välitys Kuittitiedon välitys yrityksen järjestelmiin 7 8 Kuitin tiedot Finvoice muodossa 7 9 Taltiokuvaus kuitista 7 Itämerenkatu Puh: Helsinki Fax: Facebook.com/finanssiala Finland etunimi.sukunimi@finanssiala.fi Twitter.com/finanssiala

2 Muu asiakirja 2 (7) 1 TALTIO ekuitti Taltion ekuitti-työpaketissa on tavoitteena määritellä ratkaisuehdotukset, jotta päästään maksamisen yhteydessä syntyvistä paperikuiteista ja kuittien kuvista eroon ja voidaan siirtyä rakenteisen datan hyödyntämiseen. Maksamisen yhteydessä syntyvä kuittitieto digitalisoidaan ja siirretään rivitasolla ohjelmista toiseen rakenteisessa muodossa. TALTIO-hankkeen ekuitti työpaketissa on määritelty ekuitin rakenteinen muoto ja hankkeeseen osallistuvat ovat omissa hankkeissaan pilotoineet ratkaisuvaihtoehtoja. Oston rivitietojen automatisoinnilla eli ekuittitiedoilla tavoitellaan merkittäviä säästöjä. Pelkästään Valtionhallinto voi säästää noin 30 henkilötyövuotta/2 miljoonaa, kun ostokuittien tiedot saadaan välittymään matka- ja kuluhallintajärjestelmään/laskujen kierrätys ja arkistointijärjestelmään. Valtionhallinnossa käytössä oleva öljy-yhtiöiden kanssa räätälöity liittymä kuittitietojen välityksestä järjestelmiin on jo konkreettisesti osoittanut, että toimintamalli tuo säästöjä laskujen käsittelyn nopeuduttua. Kuluttajan/maksajan näkökulmasta ostotietojen sähköistäminen helpottaa arkea. Kuitit säilyvät ja löytyvät tarvittaessa paremmin kuin paperikuitit. Maksu voi tapahtua käteisellä, kortilla tai jollain muulla tavalla. Maksaminen kehittyy ja mm. mobiilit maksuvälineet yleistyvät tulevaisuudessa. Maksuvälinettä, jolla maksettaessa e-kuittia voi hyödyntää, ei ole haluttu rajata Taltio työpaketissa. Maksu voidaan vastaanottaa kivijalkakaupassa tai verkossa. Maksurajapinta voi olla esim. perinteinen maksupääte, automaatti, mobiililaite tai kauppiaan etämyynnin käyttöliittymä. Kaupan näkökulmasta paperikuittien automatisointi on paremman palvelun tarjoamista asiakkaille. Sähköiset kuitit helpottavat palautusten, reklamaatioiden ja takuutilanteiden käsittelyä. Rakenteisella datalla on saavutettavissa tyytyväinen asiakas. Yhtä yhteistä varastoa ekuittien säilytykseen ei ole suunnitteilla. Todennäköistä on, että palveluntarjoajia tulee olemaan useampia. Standardirajapintoja tiedon välitykseen on tulossa.

3 Muu asiakirja 3 (7) 2 ekuittimarkkina Suomen Pankin vuoden 2016 tilaston mukaan Suomessa tehtiin vuodessa 1,54 miljardia korttimaksua. Eri toimijoiden arvioita kuittimääristä: - 8 % yritysten tekemiä ostoja - Taksikuitteja Suomessa on noin 50 miljoonaa kpl vuodessa. - Valtiohallinnossa käsitellään korttimaksun kuittia vuodessa 3 ekuittitiedon välittäminen Tässä dokumentissa pyritään kuvaamaan mitä kuitin rakenteiseen muotoon saattaminen vaatii eri osapuolilta. 4 Lainsäädäntö kuitinantamisvelvollisuudesta Kuitin antamisesta sekä kuitin tietosisällöstä määrätään laissa kuitintarjoamisvelvollisuudesta käteiskaupassa 658/2013: Elinkeinonharjoittajan on tarjottava tavaran tai palvelun ostajalle maksusuorituksesta laadittu kuitti, jos maksu suoritetaan käteisellä rahalla tai siihen rinnastettavalla maksutavalla. Kuitti voidaan tarjota myös sähköisesti. Kuitissa on oltava seuraavat tiedot: 1) elinkeinonharjoittajan nimi, yhteystiedot ja y-tunnus;; 2) kuitin antamispäivä;; 3) kuitin tunnistenumero tai muu yksilöivä tieto;; 4) myytyjen tavaroiden määrä ja laji sekä palvelujen laji;; 5) tavaroista tai palveluista suoritettu maksu ja suoritettavan arvonlisäveron määrä verokannoittain taikka arvonlisäveron peruste verokannoittain. Lisätietoa löytyy Verohallinnon ohjeesta: FI/Syventavat_veroohjeet/Usein_kysyttya/Kuitinantovelvollisuus usein_kysyttya(30482)alkuperäi nen / kopio

4 Muu asiakirja 4 (7) 4.1 Kuittiin vaadittavat tiedot korttimaksusta Ohessa ote SEPA-korttistandardin versiosta 8. Nämä vaatimukset on myös otettava kuitissa huomioon (SCS Volume v8.0 - Book 2 - Functional Requirements): 5 Miksi kuittitieto ei välity yhdessä korttimaksusanoman kanssa Seuraavassa on lyhyesti kuvattu perusteluita siihen, miksi pyrimme löytämään ekuitille ratkaisun muualta kuin perinteisestä korttimaksuinfrasta. 5.1 ekuittien välitys halutaan saada nopeasti liikkeelle Korttimaksamisen infrastruktuuriin tehtävät muutokset ovat haasteellisia ja vievät aikaa. Nykyiseen infrastruktuuriin tehtävät muutokset eivät välttämättä elä yli ajan. Tuleva maksutapa/maksutavan inframuutoksen huomiointi on haasteellista. Kuitin sähköistämistä käsiteltiin myös RTE TARU-projektissa. Jo tuolloin päätettiin, että kuitin tietoja ei ole järkevää välittää korttimaksuinfrastruktuurin kautta, koska sen muutostyöt vaatisivat useamman vuoden. 5.2 maksaminen ei ole ongelma kuittitiedon lähetys-välitys on haasteena Kuitteja muodostuu maksutavasta riippumatta. Maksurajapinnat monipuolistuvat ja kuittien lähetys on ratkaistava vastaavasti (esim. verkkokaupat, mobiilimaksupäätteet) 5.3 Tiedon reaaliaikaisuus Korttimaksutapahtumien välitys ei tapahdu reaaliajassa. 5.4 Tiedon rakenteinen muoto

5 Muu asiakirja 5 (7) Korttimaksutapahtumat eivät ole rakenteisessa muodossa. Vain bruttosumma liikkuu. (ISO vasta tulossa korttimaksupuolelle) 5.5 Haasteena on saada asiakkaalta ekuittiosoitetieto, jotta rakenteinen tieto lähetetään oikeaan osoitteeseen Maksajan ekuittiosoitetieto tarvitaan, jotta myyjä/maksun saaja voi lähettää kuittitiedon edelleen. ekuittiosoitetiedon päivittäminen tai lisääminen esimerkiksi maksukortille on haastavaa ja hidasta. Maksukortin lukemiseksi/ekuittitiedon selvittämiseksi pitäisi myös maksupääte/maksun vastaanottopuoli ratkaista ja päivittää. Nykyisen kortti-infrastruktuurin hyödyntäminen tähän tarkoitukseen on raskas prosessi, onnistumisen mahdollisuudet ovat pienet. Korttien ja maksupäätejärjestelmien päivitys on iso haaste. 6 eosoite eosoite saadaan ostohetkellä suoraan joko myyjän kanta-asiakasjärestelmästä, maksupäätejärjestelmän kautta korttiyhtiöltä tai lukemalla asiakkaan antamasta kortista tai mobiililaitteesta viivakoodi tai QR-koodi, joka ohjaa hakemaan eosoitteen ostajan käyttämästä muusta järjestelmästä. Erimerkki viivakoodin sisältöstä: XXX YYYYYYY ZZZZ Q Jossa X= ekuitin kiinteä osa, jotta kassapääte ei tulkitse korttia myyjän kantaasiakasnumeroksi Y = ekuittipalveluntarjoajan tunnus, jolta kysytään eosoite (esim. 4 merkkiä alfanumeerinen tieto) Z= Käyttäjän/yrityksen tunnus ekuittipalveluntarjoajan järjestelmässä Q= tarkiste Tietojen pohjalta kassajärjestelmä voi hakea asiakkaan käyttämältä ekuittipalveluntarjoajalta oikean verkkolaskuosoitteen, jonne kuitti toimitetaan. 7 Kuittiprosessi ja vaihtoehtoiset kuittitiedon välitystavat Hankkeen e-kuittityöpaketissa on kuvattu kuittiprosessia. Prosessi alkaa siitä, kun ostotapahtuma tehdään jatkuen aina taloushallinnon järjestelmiin asti. Prosessin alussa oston yhteydessä Kassajärjestelmälle välitetään asiakkaan käyttämä eosoite, johon myyjä toimittaa kuitin. Työryhmässä selvitettiin myös mahdollisuutta hakea kuittitiedot jälkikäteen myyjän kuittivarastosta. Tämä vaihtoehto vaati kuitenkin useita eri kyselysanomia, joten mallin monimutkaisuuden takia tätä vaihtoehtoa ei ole toteutettu hankkeen kokeiluissa. 7.1 ekuittitiedon välitys Ostohetkellä kerrotaan myyjälle, mistä eosoitetieto haetaan. ekuitin välitys ja osoitteen hakeminen ei ota kantaa siihen, millä välineellä ostaja maksaa vaan se mahdollistaa ostamisen millä tahansa maksuvälineellä.

6 Muu asiakirja 6 (7) 1. Kortinhaltija rekisteröi korttinsa e-kuittipalveluun palvelutuottajan järjestelmässä, jossa myös kortinhaltijan tunniste luodaan. Tunnisteen osana välittyy käytettävän kuittipalvelun e-osoite. 2. Kortinnumero ja tunnistetieto sekä e-osoite rekisteröidään Issuerin tarjoamassa rajapinnassa, mihin kortinhaltija tunnistautuu pankkitunnuksillaan. Issuer on ainoa taho, joka tietää mikä on asiakkaan kulloinkin käyttämä kortin numero (PAN - vrt. tokenisoitu PAN) Tunniste on korttikohtainen. Issuer luo rekisterin joka yhdistää kulloinkin voimassa olevan kortin PAN:n ja Tunnisteen sekä e-osoitteen. 3. Asiakkaan tunniste rekisteröidään Issuerin järjestelmässä last in first out menetelmällä ja Issuer välittää korttinumeron (-numerot), tunnisteen ja sen e- osoiteen kauppiaan PSP:lle. Tämän on tapahduttava lähes reaaliaikaisesti. 4. Kauppiaan PSP arkistoi kortinnumeron ja sitä vastaavan kortinhaltijan tunnistetiedot ja e-osoitteen järjestelmäänsä. Kauppiaan PSP tietää viestin lähettäjän, Issuerin, ja korttiin yhdistetty tunnistetieto ja e-kuitin osoitetieto yhdessä Issuer tiedon kanssa yksilöivät tunnisteen siten, että duplikaatteja ei pääse syntymään. Maksutapahtuman yhteydessä 5. Kun maksunsaajan PSP lähettää lähettää maksutapahtumasta tiedon Issuerille se samalla hakee rekisteristään mahdollisen e-kuittitiedon pyynnön järjestelmästään. 6. Maksunsaajan PSP lähettää kuitin tiedot rakenteisessa muodossa saamansa kuittivaraston e-osoitteeseen. 7. Ostajan kuittitiedot voidaan välittää verkkolaskuvälittäjän tai muun tahon välityksellä joko Finvoice tai välittäjän 8. Ostajan taloushallinto yhdistää oston korttilaskuun tai kirjaa kuitin kuluveloituksena sekä täsmäyttää oston korttilaskuun tai tiliotteeseen.

7 Muu asiakirja 7 (7) 7.2 Kuittitiedon välitys yrityksen järjestelmiin eosoitetiedon perusteella voidaan kuittitieto välittää ostajan haluamaan sovellukseen tai palveluun tai omalle tilitoimistolle. 8 Kuitin tiedot Finvoice muodossa Käytännössä standardi ei ole este, tärkeämpää on, että tieto tulee yhdenmukaisessa muodossa. Kaupasta lähtevä tiedostomuoto voi olla XML tai mitä vaan, kunhan taloushallinto saa kuitin tiedot e-kuitin Finvoice-muodossa. Kuitin tiedot on määritelty Finvoice verkkolaskuformaatilla (v.2.01) ja kuvaus sekä mallikuitti löytyvät Finvoice.info sivuilta. TALTIO on taloushallinnon transaktioiden standardi kuvaus, johon kaikki taloushallinnon erilaiset tapahtumat on huomioitu yhtenäisellä tavalla. ekuitin Fvinvoice kuvaus on myös huomioitu TALTIO standardissa. TALTIO standardin mukaisesti voidaan taloushallintoon tuoda tapahtumia ja samoin myös siirtää toisiin järjestelmiin samalla standardilla tavalla. TALTIO-hankkeessa tehdään myös mappaus UBL-standardiin ja tietysti TALTIO-muotoon. 9 Taltiokuvaus kuitista Osana TALTIO-standardi työpakettia tuotettiin vastaavuustaulukko TALTIO- ja ekuitti-standardien välille. Tämä dokumentaatio ohjeistaa, miten kuitin tietosisältö ilmaistaan tositteena TALTIOtietuekuvauksen mukaisesti. TALTIO-dokumentaatio ohjeistaa edelleen eri määritysten käyttöä yhdessä ja miten niitä tulee tulkita suhteessa toisiina. TALTIO-määritykset sekä dokumentaatio ovat saatavilla TALTIOhankkeen internet-sivuilla.