TALTIO- HANKKEEN LOPPURAPORTTI

Transkriptio

1 1 TALTIO- HANKKEEN LOPPURAPORTTI Tiivistelmä TALTIO- hanke TALTIO-hanke oli poikkeuksellisen laaja hanke, jossa toteutettiin yhteisiä taloustiedon standardeja, jotka mahdollistaisivat tai muutoin tukisivat taloushallinnon automatisointia, kokonaisvaltaista digitalisointia sekä eri ohjelmistojen joustavaa hyödyntämistä eri toiminnoissa. Kirjapidon lähdeaineistojen (verkkolaskut, pankin tiliote, e-kuitti) saaminen rakenteiseen tietomuotoon, siten että tieto on standardissa ja koneluettavassa muodossa siirrettävissä järjestelmistä toiseen, säästää tallennuskustannuksia suomalaisilta kirjanpitovelvollisilla noin 2,8 miljardia euroa vuodessa. TALTIO-hankkeeseen osallistui 34 yritystä, yhteisöä, julkishallinnon tai liitto-organisaatiota. Näiden toimijoiden omien verkostojen ja seminaareissa tavoitettujen organisaatioiden määrä on useita satoja. Näin ollen uskomme, että TALTIO-toimintamalli on lähes kaikkien tiedossa ja laajasti hyväksytty. TALTIO- hankkeen lopputulokset TALTIO-standardi osuudessa luotiin TALTIO-standardin kartoitus- ja kehitystyö, asuntoosakeyhtiöiden raportointikoodisto, isännöitsijäntodistuksen sekä taloyhtiöiden energiatodistusten rakenteisen raportin määritys sekä yhdistysten ja säätiöiden raportointikoodisto. Tähän liittyy olennaisena osana myös talousraportoinnin automatisointi ja sähköistäminen siten, että koneluettavaa taloustietoa, esimerkiksi tilinpäätöstietoja pystytään jatkossa helposti tuottamaan ja hyödyntämään eri sidosryhmissä. TALTIO-eKuitti osuudessa luotiin ekuitti-infrastruktuurimäärityksiä ja rakenteinen ekuitti Finvoice-standardi. Infrastruktuurimääritysten ja ekuitti-kokeilujen perustella pystyttiin varmistamaan toimintamalli, jolla voidaan automatisoida ekuitin toimittaminen myyjän järjestelmästä ostajan haluamaan järjestelmään. Maksukorttimaksuja oli 1,5 mrd kappaletta vuonna 2016, joiden yhteenlaskettu rahallinen arvo oli 45,8 mrd euroa. TALTIO-integraatio ja tietovarasto -työpaketti vastasi Taltio hankkeessa standardin kaupallisten ja käytännön kokeilujen synnyttämisestä ja varhaisen vaiheen markkinavasteen keräämisestä. Tietovarastotyössä selvitettiin edellytyksiä ja malleja synnyttää markkinaan yhteiskäyttöisiä alustaratkaisuja rakenteista taloustietoa hyödyntämällä. Hankkeessa myös synnytettiin nopeita käytännön kokeiluita taloustiedon tietovarastoratkaisuista. TALTIO-tilitoimistopalvelut -työpaketti vastasi tavoitteesta edistää tilitoimiston ajattelun muutosta palvelun ja työn sisällöstä sekä innostaa ja opastaa palvelukehittämisen käytännön kokeiluihin. Tilitoimiston tulisi kehittää asiakasyrityksen tarpeista ja hyödyistä lähteviä talouden

2 seurannan ja raportoinnin palveluita, joissa talousinformaatio tuotetaan täysin rakenteisen ja digitaalisen talousdatan avulla sekä pitkälle viedyn automaation ja laskentaosaamisen yhdistelmänä. TALTIO- hankkeen suositukset Viranomaisten tulisi yhteistyössä yksityisten organisaatioiden ja yhteisöjen kanssa edistää TALTIO-standardin ja toimintamallien käyttöönottoa kaikin tavoin ja ehkä jopa pakottein, jotta täysi hyötypotentiaali saataisiin valjastettua. ekuitti-toimijoiden tulisi jatkaa ekuitti-kokeiluja ja edistää ekuitin käyttöönottoa kaikilla tavoin. Taloushallintoala kaipaa laaja-alaisempia kokeilu- ja kehityshankkeita joissa kaupallisesti sovelletaan TALTIO-standardin mukaisia ratkaisuja useilla toimialoilla. TALTIO-hankkeen rakenteisen taloustiedon ja toimintamallien käyttöönottoa edistetään laajoissa ekosysteemeissä välittömästi. Lopuksi TALTIO-hanke saavutti asetetut tavoitteet ja toiminalliset kokonaisuusien todentamisen ja näin mahdollistaa Suomen yrityksille ja julkiselle hallinnolle mahdollisuuden olla ensimmäinen maa maailmassa joka hyödyntää laajasti rakenteista taloustietoa. Tätä tilausuutta Suomi ei saa jättää käyttämättä. TALTIO-hankeen puolesta haluaa kiittää TALTIO-työpakettien vetäjät ja niissä työskennelleitä useita kymmeniä eri yritysten ja yhteisöjen asiantuntijoita, TALTIO-hankkeen hankeosallisia yrityksiä ja yhteisöjä, TALTIO-hankkeen tukijoita, TALTIO-hankkeen ohjausryhmän henkilöitä, liikenne- ja viestintäministeriötä ja Taloushallintoliittoa. Ilman teidän kaikkien vahvaa ammattitaitoa ja työpanosta TALTIO-hankkeen onnistuminen ei olisi ollut mahdollista. Helsingissä Elina Koskentalo, TALTIO-standardi työpaketin vetäjä, Tieke ry Pirjo Ilola, TALTIO-eKuitti työpaketin vetäjä, Finanssiala ry Pirkka Frosti, TALTIO-integraatio ja tietovarasto työpaketin vetäjä, Digital Living International Oy Fredrik Jansson, TALTIO-integraatio ja tietovarasto työpaketin vetäjä, Tieto Finland Oy Sirpa Airola, TALTIO-tilitoimistopalvelut työpaketin vetäjä, Suomen Taloushallintoliitto ry Markku Örn, TALTIO hankejohtaja, Suomen Taloushallintoliitto ry 2

3 TALTIO HANKKEEN LOPPURAPORTTI 3 1. Yleistä TALTIO hankkeesta TALTIO hanke oli Taloushallintoliiton ja Liikenne- ja viestintäministeriön yhdessä käynnistämä hanke, jonka tavoitteena oli saada taloustieto välittymään taloudenjärjestelmästä toiseen standardissa ja rakenteisessa (koneluettavassa) muodossa. Tämä tavoite edellytti TALTIO standardin kartoitus ja kehitystyötä, ekuitti standardin kartoitusta ja luomista, sekä ekuitti infrastruktuurin suunnittelua ja määrittelyä. Saman aikaisesti oli myös tarpeellista todentaa TALTIO standardin toiminta käytännössä ja rakentaa ensimmäiset TALTIO - toimintamallia tukevat tietokantakokeilut. Yhtenä laajana vaikutusalueena oli myös edistää myös tilitoimistopalelujen ajattelun muutosta palvelun ja työn sisällöstä sekä innostaa ja opastaa palvelukehittämisen käytännön kokeiluihin. Edellä esitetyistä TALTIO hankkeen alueista nk. työpaketeista on erilliset tarkemmat kuvaukset tässä loppuraportissa myöhemmin. 2. TALTIO - hankkeen lähtökohdat TALTIO hanke on jatkumoa Suomessa käynnissä olleessa Real Time Economy -ohjelmasta (alkoi 2006), joka on pitänyt sisällään lukuisan joukon eri hankkeita. TALTIO -hankkeen lähtökohtiin ovat vaikuttaneet myös useat alla pitkään työskennelleet ja vaikuttaneet henkilöt ja heidän visionsa reaaliaikataloudesta. Real Time Economy ohjelmaan ja henkilöiden visionäärisiin näkemyksiin perustuen kiteytettiin TALTIO hankkeen tavoitteet. TALTIO-hankkeessa luodaan yhtenäinen standardi muoto rakenteiselle taloustiedolle, jota ovat mm. tiliotteet, verkkolaskut ja ekuitti eli sähköinen ostosten kuittitieto paperikuittien sijaan. Standardissa muodossa olevaa taloustietoa voidaan suoraan hyödyntää eri järjestelmissä. TALTIO-hankkeessa mallinnetaan yrityksen taloustietojen ekosysteemi ja kuvataan pkyritysten ja yhteisöjen digitalisoitu talouden hallinta TALTIO-standardin mukaisena tietovarastoratkaisuna. TALTIO-hankkeessa toteutetaan TALTIO-standardin tietuekuvauksen mukaisia integraatioita taloushallintojärjestelmien ja -ohjelmistojen välille. TALTIO-hankkeessa edistetään tilitoimistojen mahdollisuuksia tuottaa uutta liiketoimintaa rakenteisen tiedon hyödyntämisen avulla. TALTIO-hankkeessa kehitetään kiinteistösektorin digitalisointia asuntokaupassa ja sen rahoituksessa. TALTIO-hankkeessa syntyvää TALTIO-standardiin perustuvaa mallia sovelletaan myös yksityishenkilöiden talouden hallintaan.

4 3. Hankkeeseen osallistuneet yritykset ja yhteisöt 4 TALTIO hankkeeseen työskentelyyn, rahoittamiseen ja tukemiseen osallistuivat seuraavat yritykset, yhdistykset ja julkishallinnon organisaatiot. TALTIO -Hankeosalliset acfacta Oy / Tietotili Consulting Oy Arantio Oy Bisnode Oy Dextili Oy Digital Living International Oy Euroclear Finland Oy etasku Solutions Oy Flashnode Oy Fujitsu Finland Oy Kunnan Taitoa Oy Leppävaaran laskenta Oy Nordea Oy OP-Ryhmä Oy Petitra Ltd Suomen Asiakastieto Oy Suomen Tilaajavastuu Oy Talokeskus Oy Taloushallintoliito ry Tilitoimisto Emu Oy Tieke ry Tieto Finland Oy Turun Tilikeskus Oy Hankkeen tukijat ASREK hanke Maanmittauslaitos Eesti Raamatupidajate Kogu Finanssiala ry Kaupan liitto ry KIRA-Digi hanke Liikenne- ja viestintäministeriö Staria Oy Suomen Yrittäjät ry Teknologiateollisuus ry Verohallinto Valtionkonttori Valtiovarainministeriö Edellä esitettyjen organisaatioiden lisäksi on hankkeen piirissä ollut useita satoja organisaatioita liittyen hankeosallisten omiin verkostoihin, hankkeisiin, teknisiin kokeiluihin ja julkisten TALTIO - seminaarien osallistujiin.

5 4. TALTIO hankkeen tavoitteet ja niiden toteutuminen 5 TALTIO hankkeessa saavutettiin kaikki keskeiset tavoitteet. TALTIO standardin luominen, ekuitti standardin luominen ja ekuitti-infrastruktuurin määrittäminen, TALTIO integraation kuvaaminen ja TALTIO tietovarastokokeilu ja Tilitoimisto palveluiden kehittyminen TALTIO - ympäristössä TALTIO hankkeelle asetettiin työpakettikohtaiset tavoitteet seuraavasti: TALTIO Standardi työpaketin osalta saavutettiin keskeiset työpaketille asetetut tavoitteet eli TALTIO -standardin määritykset saatiin toteutettua. Työpaketin osalta jäi kuitenkin yksi keskeinen tuotos saavuttamatta, joka on taloyhtiöiden energiatodistuksen sähköinen määritys, joka johtui jo olemassa olevasta ratkaisusta ja tietojen salassapidosta. Tarkempi selvitys TALTIO standardi työpaketti osuudessa. TALTIO ekuitti työpaketin osalta saavutettiin työpaketille asetetut tavoitteet. ekuitti - työpaketissa selvitettiin, miten rakenteinen kuittitieto voidaan kuvata verkkolasku-kuvauksella ja välittää edelleen taloushallinnon järjestelmään käsiteltäväksi. Lisäksi kuvattiin erilaiset mallit eosoitteen rekisteröintiin ja ekuitin kuljettamiseen liittyen. Lisäksi toteutettiin mallinnetun ekuittitaksonomian käyttöönotto, kuittitiedon tuottamiseksi TALTIO -tietovarastoon. TALTIO integraatio ja tietovarasto työpaketin tavoitteiden asettaminen yksiselitteisesti TALTIO hankkeen alussa oli vaikeata, koska työpaketin varsinainen työ perustui mm. TALTIO standardi työpaketin lopputuotoksiin. Tästä johtuen työpaketin tavoitteista tarkennettiin työpaketin työn edetessä. Työpaketille asetetut tavoitteet voidaan kuitenkin todeta saavutetuiksi. Työpaketissa pystyttiin osoittamaan käytännön ratkaisujen kautta, että rakenteinen taloustieto saadaan siirrettyä TALTIO standardi muodossa sekä itsenäisten ohjelmistojen, että alustojen välillä. Työpaketissa toteutettiin myös ensimmäiset alusta- ja tietovarastokokeilut, joiden tarkoituksena oli todentaa TALTIO standardin toimivuus tietovarastoratkaisuissa. Työpaketissa tuotettiin myös liiketoiminnallinen soveltamisohje. TALTIO tilitoimistopalvelut työpaketin päätavoitteena oli edistää taloushallinnon informaation täysin rakenteiseksi digitaaliseksi saamista. Päätavoite tukee tilitoimistoa työn ja tuotetun palvelun sisällön muutoksessa, jossa tilitoimiston asiantuntijan työ vaihtuu tallennus- ja muusta rutiinityöstä sekä pakolliseen viranomaisraportointiin keskittyvästä palvelun tuottamisesta asiakasyrityksen kokonaisvaltaiseksi auttajaksi ja talousvalmentajaksi. Tilitoimistopalvelut työpaketin tavoitteiden asettamisessa yliarvioitiin toimialan muutoshalukkuuden ja nopeuden tilannetta. Tästä johtuen hankkeessa ylipäätään ei päästy uusien TALTIO on perustuvien menetelmien ja prosessien tai rajapintojen ja tietovarastojen kokeiluversioiden tai edes rautalankamallien tasolle, mikä olisi konkretisoinut ja kirittänyt muutosta tilitoimistoissa. Tilitoimistopalvelut hankkeessa kuitenkin pystyttiin tuottamaan mallituotteiden aihioita tilitoimistoille joita ovat mm. Terveyskortti, Kassakone ja Tilinpäätöstyöpaja. 5. TALTIO hankkeen lopputuotokset (A) Tässä osiossa on lyhyesti yhteen vedetty TALTIO hankkeen lopputuotokset. Lopputuotoksista ja niiden sisällöstä laajemmin kunkin työpaketin loppuraporttiosiossa myöhemmin tässä dokumentissa.

6 6 TALTIO -työpaketti Työpaketin lopputuotokset TALTIO Standardi TALTIO-standardi itsessään Kartoitukset muihin määrityksiin sekä näiden pohjalta laaditut muuntimet Asunto-osakeyhtiöiden raportointikoodisto, sen tuki standardoidun talousraportoinnin XBRLtaksonomiassa Isännöitsijäntodistuksen sähköinen tietomääritys Yhdistysten ja säätiöiden raportointikoodisto sekä sen pohjalta tuotettava XBRL-taksonomian laajennus vastaavasti kuin asunto-osakeyhtiöiden osalta. TALTIO -ekuitti ekuitin tietosisältömääritys Finvoice verkkolaskuun Testattu ekuitin toteutus niin kuluttaja- kuin yritysasiakkaille ekuitin välitys testattu tuotannossa Tekninen kuvaus, jossa kuvattuna eosoitteen muodostamista, sekä useamman vaihtoehdon siihen, miten maksamistilanteessa osoitetieto voidaan välittää myyjän järjestelmiin. Selvitys ( ostajan oikeudet kuittidataan ) Henkilötietolaki ja EU-tietosuoja-asetuksen (GDBR) vaikutus ekuittiin. TALTIO integraatio ja tietovarasto Konkreettiset Taltio- muotoiset ohjelmistot Ensimmäiset alusta- ja tietovarastotason kokeilut Lukuisia käynnisteillä olevia osapuolten omia rakenteisen taloustiedon kokeiluja ja hankkeita jotka syntyivät Taltio hankkeen piirissä Liiketoiminnallinen soveltamisohje TALTIO -tietovarastokokeilu TALTIO -tilitoimistopalvelut Terveyskortti; mini-mikrotyritykselle; valitaan asiakkaan kanssa yksi merkittävä kirjanpidon erä, jota seurataan tilinpäätösperusteisesta kirjanpidosta. Kassakone; tuotetaan rahan riittävyyden laskentaa erittäin lyhyellä tai vähän pidemmällä aikajaksolla eteenpäin, riippuen rahatilanteen kriittisyydestä. Tilinpäätöstyöpaja; käydään yrittäjän mutta myös yrityksen henkilöstön kanssa läpi mitä tilinpäätöksen numerot kertovat. Ja innostetaan yrittäjää yhdessä henkilöstönsä kanssa tilitoimiston asiantuntijan johdolla miettimään, millaiset luvut voisivat vuoden päästä olla, ja mitä toimenpiteitä tämä vaatisi.

7 6. TALTIO hankkeen organisoituminen 7 TALTIO hanke oli organisoitu perinteisen hankeorganisaation tavalla. Vaikka toimintaorganisaatio näyttää laajalta, kuvaa se lähinnä eri ryhmien fokusalueita, joissa samat henkilöt työskentelivät useissa eri fokusalueissa. Varsinainen konkreettinen työ ja lopputulemat tuotettiin TALTIO hankkeen työpakettiosiossa. 6.1 Työpakettien työpajat TALTIO hankkeen työpakettien työskentely tapahtui pääsääntöisesti työpajoissa, jotka muodostettiin kulloisenkin osakokonaisuuden ympärille. Työpajojen osallistujat muodostuivat pääasiallisesti hankkeen osallisten yritysten tai tukijoiden henkilöistä ja myös kyseisen aiheen ulkopuolisista asiantuntijoista. Työkokoukset pidetiin joko etäkokouksina ja/tai perinteisinä työpajoina yhteisessä tilassa. TALTIO työpaketissa toteutettiin myös teknisiä kokeiluja, jotka organisoitiin kyseisen kokeilun ympärille omiksi ryhmikseen. Teknisiin kokeiluihin osallistui myös suuri joukko TALTIO osallisten yritysten verkostoyrityksiä. Työpakettien tuotosten (erilaiset raportit ja kuvaukset) valmistuttua laitettiin lopputulokset julkiselle kommenttikierrokselle ja lopullisessa versiossa huomioitiin myös saadut kommentit. 6.2 TALTIO työpakettien vastuuhenkilöt Työpakettien vastuuhenkilöinä ja loppuraportin työpakettiosuuden kirjoittajina toimivat. TALTIO -Standardi Elina Koskentalo Tieke, TALTIO ekuitti Pirjo Ilola Finanssiala, TALTIO Integraatio ja tietovarasto Fredrik Jansson Tieto Finland Oy ja Pirkka Frosti Digital Living International Oy ja TALTIO Tilitoimisto Sirpa Airola Taloushallintoliitto.

8 8 6.3 TALTIO seminaarit TALTIO hankkeessa järjestettiin Liikenne- ja viestintäministeriössä avoimia TALTIO seminaareja yhteensä 9 kappaletta. Tilaisuuksien tarkoitus oli tiedottaa mahdollisimman laajalle joukolle TALTIO hankkeen etenemisestä ja samalla laajentaa TALTIO tietoisuutta Suomessa. Seminaareissa käsiteltiin myös rakenteisen taloustiedon aihepiiriin kuuluvia ajankohtaisia teemoja sekä myös TALTIO hankkeen osallisten tuottamia ratkaisuja. TALTIO seminaareihin osallistui keskimäärin noin kuulijaa tilaisuudesta riippuen, siis yhteensä noin kuulijaa hankkeen aikana. 6.4 TALTIO Innovaatioryhmä Innovaatioryhmä perustettiin katsomaan ennen kaikkea automatisoidun kirjanpidon ja viranomaisraportoinnin jälkeistä aikaa. Sen missio oli siis arvioida mitä ekosysteemejä ja sovelluksia voidaan nyt jo hahmotella. Real Time Economy -ohjelmassa on nähty, että itsestäänkin selvät hankkeet vievät paljon aikaa, ennen kuin toteutuvat konkreettisina palveluina ja sen takia mahdollisimman aikainen visiointi on tärkeätä. Innovaatioryhmän työskentelyyn osallistuivat: Pirkka Frosti Digital Living Oy, Bo Harald Why- Advisor Oy, Pirjo Ilola Finanssiala, Fredrik Jansson Tieto Finland Oy, Ilkka Lakaniemi Keskuskauppakamari, Tapani Mäkelä Verohallinto, Marja Hamilo Teknologiateollisuus, Vuokko Mäkinen Taloushallintoliitto, Taru Rastas Liikenne- ja viestintäministeriö, Rasmus Roiha Ohjelmistoyrittäjät, Mikko Siivola Procountor Oy, Antti Soro Taloushallintoliitto, Markku Örn Taloushallintoliitto 6.5 TALTIO hankkeen viestintä TALTIO hankkeessa työskenteli myös viestintäryhmä, joka tuotti TALTIO seminaarit ja myös TALTIO -viestintämateriaalin. TALTIO hankkeen virallinen ulkoinen viestintä tapahtui pääsääntöisesti Taloushallintoliiton TALTIO.net sivujen ja Twitterin kautta. TALTIO lopputuotokset ovat myös nähtävissä näillä sivuilla. Viestintää tapahtui edellä esitetyissä seminaareissa kuin myös TALTIO hankkeen vastuuhenkilöiden pitämissä esityksissä muissa seminaareissa ja lukuisissa asiakaskäynneillä hankkeen aikana. Viestintäryhmässä työskentelivät: Riikka Hirsimäki Taloushallintoliitto, Vuokko Mäkinen Taloushallintoliitto, Juho Pitkäniemi Taloushallintoliitto, Antti Soro Taloushallintoliitto, Markku Örn Taloushallintoliitto. 6.6 TALTIO hankeen johtoryhmä TALTIO hankkeessa johtoryhmä toimi hankeen eri työpakettien yhdistävänä tekijänä, kuin myös hankesuunnitelman seuranta ja tarkennus roolissa. Johtoryhmä kokoontui vähintään kuukausittain. Työpakettien välinen viestintä tapahtui myös johtoryhmän kokouksissa tai sitten työpakettien vetäjien välisissä kokouksissa.

9 Johtoryhmään kuuluivat: TALTIO hankkeen työpakettien vetäjät, Elina Koskentalo Tieke, Pirjo Ilola Finanssiala, Pirkka Frosti Digital Living Oy, Fredrik Jansson Tieto Finland Oy, Sirpa Airola Taloushallintoliitto, Riikka Hirsimäki Taloushallintoliitto, Vuokko Mäkinen Taloushallintoliitto, Juho Pitkäniemi Taloushallintoliitto, Antti Soro Taloushallintoliitto, Markku Örn Taloushallintoliitto TALTIO hankeen ohjausryhmä TALTIO hankkeen ohjausryhmä koostui liike-elämän ja julkisenhallinnon vaikuttaja henkilöistä. Ohjausryhmä toimi TALTIO vision sparrausryhmänä, kuin myös laajemman talouselämän ja valtiohallinnon näkemyksen tuottajana ja kanavana. Ohjasryhmän eri henkilöien tuoma laaja näkemyksellisyys ohjasi myös omalta osaltaan TALTIO hanketta. Ohjausryhmässä työskentelivät: Merja Fisher Staria Oy, Vuokko Mäkinen Taloushallintoliitto, Kari Neilimo Vuorineuvos, Olli-Pekka Rissanen Valtiovarainministeriö, Taru Rastas Liikenne- ja viestintäministeriö, Pekka Ruuhonen Verohallinto, Tarja Rautio Verohallinto, Jukka Ruuska Asiakastieto Oy, Urpo salo Tietotili Oy, Antti Soro Taloushallintoliitto, Jorma Turunen Teknologiateollisuus, Markku Örn Taloushallintoliitto. 7. TALTIO hankkeen ajallinen onnistuminen TALTIO hankkeelle asetettiin jo hankkeen suunnittelussa hankeaikataulu , jonka puitteissa hankkeen tavoitteet tulee saavuttaa. Asetettu aikataulu toteutui suunnitelman mukaan ja myös hankkeen tavoitteet saavutettiin. Hankeaikataulun toteutumista ja tavoitteiden saavuttamista voidaan pitää onnistuneena suorituksena, huomioiden hankkeen laajuuden (scope) ja ulottuvuuden arvioinnin vaikeuden. Hankkeena aikana muuttuvia tekijöitä olivat mm. hankeosallisten määrä, henkilöiden ajankäytön mahdollisuus, osittain täysin tuntemattomien asioiden suunnittelu, digitalisaation yleisen hyväksynnän ja ymmärtämyksen olemassaolo, eri toimialojen valmiudet jne. 7.1 TALTIO hankkeen työpanokset eri osa- alueittain Lähes kaikki TALTIO hankkeessa työskennelleistä henkilöistä teki TALTIO hankkeen työtehtäviä oman toimensa ohella. Näin ollen ennalta sovittua työpanosta ei voitu täysin suunnitella, vaan sovitut tavoitteet ja lopputulokset määrittelivät kunkin henkilön työmäärän. Suurin osa työstä tehtiin verkostoperiaatteella. On erittäin hienoa todeta, että sekä avainhenkilöt että muiden TALTIO hankeorganisaation henkilöiden sitoutuminen hankkeeseen erittäin vahvaa. Tätä varmasti auttoi myös, että TALTIO hankkeen rakenteinen taloustieto ja sen liikkeelle saaminen osoittautui olevan erittäin kiinnostavaa eri henkilöiden ja organisaatioiden näkökulmasta ja jotain sellaista mitä kukaan ei missään ole aikaisemmin tehnyt.

10 10 Esitetyn statistiikan avulla voidaan myös arvioida TALTIO hankkeen vaikuttavuutta Suomen digitalisaation edistäjänä. TALTIO hankkeeseen on käytetty henkilötyötunteja eri yrityksistä ja julkiselta sektorilta lähes 8000 tuntia joka tarkoittaa 5,7 henkilötyövuotta. TALTIO -hanketta ja sen työpakettien määrityksiä on myös käsitelty laajasti TALTIO hankkeen osallisten toimesta omissa organisaatioissaan, voidaan arvioida, että TALTIO tietoisuuden ja toiminnallisuuden suunnitteluun on käytetty yhteensä kaikissa organisaatiossa yhteensä ainakin kymmen kertainen työmäärä hankkeeseen verrattuna. 8. Asiakkaiden tulokulmat TALTIO - hankkeeseen TALTIO hankkeen tavoitteena oli myös, että osalliset organisaatiot tekevät erialisia TALTIO - ratkaisuja ja kokeiluja. Kokeilujen tarkoituksena oli kiihdyttää TALTIO rakenteisen taloustiedon käytäntöön vientiä ja samalla todentaa tehtyjen standardien ja ratkaisujen toimivuutta käytännön ratkaisuissa. Vaikka TALTIO hanke ei pystynyt rahallisesti avustamaan osallisia ratkaisujen tekemisessä, mutta hanke tuki mahdollisuuksine mukaan eri hankkeita tiedollisesti tai etsimällä hankkeeseen muita sopivia osapuolia tekemään asioita yhteistyössä hankeosallisten kanssa. Tällaisia ekosysteemejä käynnistyikin joitakin kappaleita. 8.1 TALTIO - hankeosallisten erilaiset tulokulmat TALTIO hankkeen hankeosalliset osallisuivat hankkeeseen erilaisilla tulokulmilla. Hankeosallisten tulokulma määrittyi suhteessa omaan toimintaansa, resursointiin ja myös jossain määrin oman toimialansa digitalisaatio valmiuksien perusteella. Useat hankeosalliset toimivat TALTIO hankkeessa myös usealla tulokulmalla, hankeen eri ajankohtina. Ohessa listan omaisesti hankeosallisten tulokulmat TALTIO hankkeeseen: Toteutti järjestelmiä tai kokeiluja itsenäisesti TALTIO hankkeen toimintamallien mukaisesti Liittoutui yhteen muiden TALTIO -hankkeessa olevien tahojen kanssa ja toteutti ratkaisuja yhteistyössä Muodosti oman ekosysteemin omassa ympäristössään ja teki toteutuksia tai kokeiluja TALTIO hankkeen toimintamallien mukaisesti

11 11 Osallistui hankkeen eri työpakettien työpajoihin ja toi laajaa asiantuntemusta TALTIO - työpaketin käyttöön Käytti hyväkseen TALTIO -hankkeessa toteutettuja aihioita tai tuotoksia oman etenemisensä suunnitteluun Osallistui TALTIO työpakettien kokouksiin ja seurasi asioiden kehittymistä oman liiketoimintansa näkökulmasta Seurasi TALTIO -hanketta ja sen etenemistä eri viestikanavien kautta TALTIO hankkeessa toteutetut ratkaisut TALTIO hankkeessa toteutettiin erilaisia ratkaisuja, vaikka vasta samanaikaisesti määriteltiin TALTIO -standardeja ja toimintamalleja. DEEP Euroclear ekuitti kokeilu -Family Market, Pub Lappalainen (Kuitinantajat), Suomen kassalaite (kassajärjestelmätoimittaja), Kuittilompakko (Kuitinsaajan kuittisovellus), Administer Oy, (Kuitinsaajan talousjärjestelmä), DEEP oli prototyyppiprojekti, jolla on vahva linkki Taltio hankkeeseen ideana hyödyntää Taltion tuottamaan standardimuotoista taloustietoa. DEEP projektissa rakennamme ensimmäisen vaiheen dataoperaattorialustasta, joka muodostaa tiedon tuottajien, sovelluskehittäjien ja tiedon käyttäjien välisen ekosysteemin. Yhteenliittymä rakensi ekuitti kokeilun, jossa rakenteinen ekuitti lähetettiin kuitinantajan järjestelmästä kuittisovellukseen, jossa kuitinsaaja pystyi tarkastamaan ekuittiin. ekuitti toimitettiin myöskin kuittisovelluksesta verkkolaskuinfran kautta automaattisesti ja rakenteisessa muodossa kuitinsaajan valitsemaan talousjärjestelmään. Tällä kokeilulla voitiin todentaa, että ekuitin rakenteinen tietomuoto toimii ja ekuitti voidaan toimittaa verkkolaskuinfran kautta kuitinantajalta kuitinsaajan haluamaan järjestelmään Tieto Finland (Verkkolaskuoperaattori), Finanssiala (Finvoice kuittirakenne) Taloushallintoliitto TALTIO hanke

12 12 Talokeskus Oy Asunto-osakeyhtiöiden tilikartta Taltio-hankkeessa Talokeskus Oy suunnitteli asuntoosakeyhtiöille tarkoitetun tilikartan, joka tukee Taltioraportointikoodistoa. Tilikartasta laaditaan myös toinen, kiinteistöosakeyhtiöille ja vuokrataloille kohdistettu supistettu versio. Hankkeen yhteydessä laaditut tilikartat ovat kiinteä osa Tampuuri Taloushallintoa. Niiden avulla pystymme laajentamaan isännöintitoimistoille tarjottua järjestelmätukea koskemaan myös tilikarttaa. Talokeskus Oy ottaa vastuun tilikartan kehittämisestä ja muokkauksesta vastaamaan muuttuvia laki- tai raportointikoodimuutoksia. TALTIO tietokantakokeilu Nordic Smart Government Tieto Finland Oy Hawcon Oy TALTIO hankkeen tavoitteita tuki Liikenne- ja viestintäministeriön ja Taloushallintoliiton Nordic Smart Government tekemä TALTIO Proof-of- Concept, jonka tuloksena Taltio-konseptin demonstrointi pohjautuen maatalousyrityksen taloustietoihin sekä Tiedon Business Information Exchange palveluun. Arccos Consulting Oy Taksikuitti etasku Oy Menevä taksi Taksi Helsinki Hallko Dextili Oy Hankeosallinen toteutti kaksi eri hanketta, jossa taksikuitit voitiin toimittaa taksi-järjestelmästä kuitin saajan talousjärjestelmään rakenteisessa TALTIO muodossa. Hallko on kokoushallintatyökalu, jolla hoidetaan niin kokousten hallinnointi kuin kokouspalkkioiden maksatus verottajan ilmoituksille saakka. Sovellus on käytettävissä selaimen kautta kaikilla tietokoneilla ja mobiililaitteilla. Se on saatavilla myös Android-laitteille Google Play Storesta. TALTIO hankkeen hankeosalliset toteuttivat myös 5 muuta TALTIO kokeiluhanketta, mutta kyseiset yritykset eivät tässä vaiheessa halunneet julkistaa omia hankkeitaan.

13 9. TALTIO hankkeen opit ja jatkotoimenpiteet TALTIO hankkeen yleisiä oppeja Verkostohankkeen tavoitteiden asettaminen ja tavoitteiden saavuttamisen ohjaus ovat haastavia, koska työskentelyorganisaation resursointi ja aikatauluttaminen tapahtuvat pääasiallisesti työnantajaorganisaatioiden toimesta. TALTIO hanke onnistui kuitenkin tässä tasapainoilussa hyvin. TALTIO hankkeen kokonaisuudet (standardi, ekuitti, Integraatio ja tietovarasto ja tilitoimistopalvelut) koettiin erittäin kannatettaviksi ja tärkeiksi asioiksi ja näin ollen saimme kaikkiin työryhmiin mukaan paljon asiantuntevia henkilöitä. Tämä takasi myös suurelta osin onnistuneet lopputulemat. TALTIO hankkeen koordinointirahoitukseen ei ollut käytettävissä valmista rahoitusta, joten hankeosallisten kanssa sovittiin osallistumismaksusta. Näin saatiin kustannettua hankeen hallinta, seminaarit ja muut hallinnolliset asiat. Tällainen rahoitusmalli ei tue avoimia ekosysteemejä ja läpinäkyvyyttä. Rahoitusmallia tulee miettiä tarkasti vastaavissa tulevissa verkostohankkeissa. TALTIO hankkeen taloushallinto fokus laajeni hankkeen aikana uusiin liiketoimintamahdollisuuksiin esim. ekuitin osalta. Tämä laajensi samalla myös asiantuntijajoukkoa ja näkökulmia, joka selkeästi paransi hankkeen lopputuotoksia. Laajeneminen oli kuitenkin hallittua eikä vienyt fokusta rönsyihin, vaan toi tärkeät osa-alueet näkyviksi ja osaksi TALTIO hanketta. TALTIO ajatus on hankkeen aikana tullut erittäin hyvin tunnetuksi sekä yksityisellä että julkisella sektorilla. Vaikka viestintää tapahtui TALTIO hankkeen henkilöiden, TALTIO -seminaarien, TALTIO verkkosivujen ja Twitterin kautta olisi laajempi ja kohdennetumpi viestintä silti ollut tarpeen. Tämä tulee huomioida vastaavissa tulevissa verkostohankkeissa. TALTIO -ajatuksen ostaminen ja implementoinnin tapahtuminen viiveellä on, oletettavasti kaikkien laajasti koko yhteiskuntaan vaikuttavien (verkosto)hankkeiden ongelma. Näin laajojen kansallisten toimintamallien muutoksien yhteyteen olisi hyvä saada jonkinlainen viranomasipaine, siirtymäaika, regulaatio tai muu vastaava vauhdittamaan kehitystä. Näin kaikkien osapuolten intressissä ja tiedossa olisi myös lopullinen tavoite, eli implementoida käytäntöön suunnitellut toimintamallit. Näin saavutettaisiin tiedossa olevat säästöt ja mahdolliset uudet toimintamallit huomattavasti lyhyemmällä aikavälillä. Tämä tulee myös huomioida mahdollisissa jatkohankkeissa. TALTIO hankkeen aikana on edelleen vahvistunut se näkökanta, että ekuitin ja elaskun sisältö ei voi olla vaillinaista tai puutteellista. Tämän asian asia korostuu entisestää, kun eri toimijoiden talouden automaatio perustuu tulevaisuudessa erittäin paljon rakanteiseen taloustietoon. Edellä esitetty ongelma tulee saada korjattua kansallisella tasolla yhdessä eri toimijoiden kanssa ja myös mahdollisesti lainsäädännöllisin keinoin. TALTIO hankkeen aikana toteutettiin Integraation osalta vähän konkreettisia kokeiluja, koska taloushallinnon ohjelmistotoimittajista vain jotkut lähtivät toteuttamaan TALTIO toimintamallia. Tulevien hankkeiden osalta on ensiarvoisen tärkeätä saada kaikki osapuolet mukaan. TALTI O hankkeen osallisilta ja muilta tahoilta on tullut jo vuoden 2017 alussa vahvoja näkemyksiä siitä, että TALTIO haketta pitää jatkaa tehtyjen toimintamallien ja standardien implementoinnilla. Näihin näkemyksiin perustuen on Teknologiateollisuus lupautunut ottamaan

14 koordinointivastuun implementointivaiheesta. Teknologiateollisuus on käynnistänyt suunnittelun ja rahoituksen järjestämisen Reaaliaikatalous RTECO hankkeena joka toimii jatkumona TALTIO hankkeelle ja myös jo vuosia kestäneelle Real Time Economy ohjelmalle TALTIO hankkeen suositukset jatkotoimiksi Tässä yhteenvedossa on tuotu esiin ne merkittävimmät jatkotoimet joita TALTIO hanke ehdottaa toteutettavaksi. TALTIO standardin työpaketti haluaa korostaa, että määritykset saadaan kansallisesti käyttöön vain voimakkaiden kannustimien tai pakotteiden kautta. Viranomaisilla on iso rooli jatkokehityksen kannalta. Eri toimijoiden ohjeistus ja koulutus ovat myös tärkeitä toteuttaa. Viranomaisten tulisi näin yhteistyössä yksityisten organisaatioiden ja yhteisöjen kanssa edistää käyttöönottoa kaikin tavoin ja ehkä jopa pakottein, jotta täysi hyötypotentiaali saataisiin valjastettua. TALTIO ekuitti työpaketti haluaa tuoda esiin, suuriosa suomalaisia toimijoita näkevät tärkeäksi jatkaa ekuitin edistämistä kokeilujen avulla. Tarvitsemme aktiivista viestintää ja keskustelua, jotta asiaa voidaan viedä laajalla rintamalla eteenpäin. Kokeilujen kautta saadaan ymmärrystä ja osaamista, jolla saamme ekuitti-ekosysteemin toteutettua. TALTIO -Integraatio ja tietovarasto työpaketti haluaa tuoda esiin, että taloushallintoala kaipaa laaja-alaisempia kokeilu- ja kehityshankkeita joissa kaupallisesti sovelletaan Taltio-standardin mukaisia ratkaisuja muilla toimia-aloilla kuten rakentamisessa, valmistavassa teollisuudessa, terveydenhuollossa, rahoituksessa tai vähittäiskaupassa. Tämä edistää kaupallisesti kannattavien ratkaisujen syntymistä. On myös pidettävä huoli standardointityön jatkumisesta ja erityisesti kansallisen tason työn jatkumisesta. Erityisesti viranomaispuolella on tärkeä rooli edistää mm. verotuksen ja asiointipalveluiden raportoinnissa standardin käyttöönottoa. TALTIO tilitoimistopalvelut työpaketti haluaa tuoda esiin, mielen ja ajattelutavan muuttuminen ja muuttaminen ovat hidasta, tarvitaan muutoksen havaitsemista ja hyväksymistä, konkretiaa, kuten esimerkkejä ja vertaiskertomuksia. Tilitoimistoalalle on hieman vierasta kokeilemisen kulttuuri ja epävarmuusalueelle heittäytyminen. Taloushallintoliitto tuottaa vastakin palveluita, jotka lisäävät ulkoistettujen talouspalveluiden tarjoajien kyvykkyyttä edesauttaa asiakkaittensa taloudellista kannattavuutta.

15 TALTIO STANDARDI TYÖPAKETIN LOPPURAPORTTI 15 TALTIO standardi työpakettiosion on kirjoittanut TALTIO standardi työpaketista vastannut Elina Koskentalo. 1. TALTIO Standardi työpaketin yleiskuvaus TALTIO-hankkeen standardi-työpaketissa oli tavoitteena tuottaa yhteisiä määrityksiä, jotka mahdollistaisivat tai muutoin tukisivat taloushallinnon automatisointia, kokonaisvaltaista digitalisointia sekä eri ohjelmistojen joustavaa hyödyntämistä eri toiminnoissa. Tähän liittyy olennaisena osana myös talousraportoinnin automatisointi ja sähköistäminen siten, että koneluettavaa taloustietoa, esimerkiksi tilinpäätöstietoja pystytään jatkossa helposti tuottamaan ja hyödyntämään eri sidosryhmissä. Kuva 1 havainnollistaa TALTIO ideologiaa. Kuva 1. TALTIO-tapahtumatiedoston yhteys viranomaisraportointiin, tilintarkastukseen ja verotarkastukseen

16 16 Työpaketti jakaantui edelleen neljään eri osakokonaisuuteen: TALTIO-standardin kartoitus- ja kehitystyö: Tuotetaan suomenkieliset nimikkeistöt TALTIO-taksonomiaan, kartoitukset TALTIO näkökulmasta olemassa oleviin kirjapidon lähdeaineistoihin (verkkolaskut, pankin tiliote, e-kuitti) sekä näiden pohjalta XSLTmuuntimet, jotka pystyvät näin automatisoidusti tuottamaan kirjanpitoon vietävää aineistoa Asunto-osakeyhtiöiden raportointikoodisto sekä sen pohjalta tuotettava XBRL-taksonomian laajennus, jonka avulla voidaan tuottaa sähköisiä, rakenteellisessa muodossa olevia tilinpäätös- ja muita talousraportteja näiden kirjanpidon tiedoista automatisoidusti Isännöitsijäntodistuksen sekä taloyhtiöiden energiatodistusten rakenteisen raportin määritys XBRL-taksonomiaan, mikä mahdollistaa raporttien automatisoidun tuottamisen TALTIOaineiston pohjalta sekä koneellisen analysoinnin Yhdistysten ja säätiöiden raportointikoodisto sekä sen pohjalta tuotettava XBRLtaksonomian laajennus vastaavasti kuin asunto-osakeyhtiöiden osalta. 2. Työpaketin tavoitteet TALTIO- hankkeessa Konkreettisimmat tavoitteet ovat järjestelmien yhteen toimivuuden parantaminen sekä tiedon saatavuuden ja laadun parantaminen. Rakenteellisen tiedon myötä myös harmaan talouden torjunta tehostuu, kun tietoa voidaan jäljittää paremmin. Tavoitteena voidaan pitää niin ikään harmaan talouden torjuntaa sekä taloustietojen läpinäkyvyyden parantumista, kun tietojen tarkastettavuutta voidaan automatisoida vakiomuotoisten sekä koneluettavien raporttien sekä kirjanpidon aineiston myötä. 3. Työpaketin työmenetelmät ja resurssit Työskentely tapahtui työryhmissä, joita oli omansa jokaista osakokonaisuutta varten. Työryhmän jäsenet ovat tuotokseen liittyvän alan ammattilaisia ja edustavat pääasiassa niitä organisaatioita, jotka ovat mukana TALTIO-hankkeessa. Työryhmien työskentely on tapahtunut pääasiassa etäkokouksina, mutta myös perinteisiä työpajoja on järjestetty paljon. Tuotosten valmistuttua ne annettiin julkiselle kommentointikierrokselle ja lopullinen versio on laadittu saadut palautteet huomioiden. 4. Työpaketin työn eteneminen 4.1 TALTIO- standardin kartoitus- ja kehitystyö TALTIO-standardi pohjautuu kansainväliseen XBRL GL (extensible Business Reporting Language, Global Ledger)-taksonomiaan ja TALTIO -hankkeessa standardia on laajennettu suomenkielisillä nimikkeistöillä sekä muutamilla kansallisilla elementtimäärityksillä. TALTIO on tehty transaktiopohjaisen tiedon siirtämiseen ja soveltuu kaikenlaisen ERP-tiedon ilmaisemiseen, ei ainoastaan kirjanpidon vientien.

17 Kirjanpidon aineisto on pohjimmiltaan kooste erilaisia tositteita liiketapahtumista kuten laskuja, tilauksia tai rahatapahtumia. Suomessa suuri osa näistä aineistoista on jo sähköisessä, rakenteellisessa muodossa saatavilla. Valitettavasti erilaisen liiketoimintadokumenttien esittämiseksi on olemassa monia eri tietoformaatteja, minkä johdosta järjestelmätoimittajilla on vaikeuksia ylläpitää kaikkia näitä rajapintamäärityksiä. 17 TALTIO-hankkeessa tuotettiin joukko kartoituksia keskeisimpiin tietoformaatteihin, jotta tulevaisuudessa järjestelmätoimittajat voisivat tukeutua ainoastaan TALTIO-rajapintaan, joka toimisi ikään kuin adapterina eri osajärjestelmien välillä. Kartoitusten laatiminen muihin määrityksiin (verkkolaskut, tiliote, ekuitti) sekä niiden pohjalta laadittujen muuntimien tuottaminen on ollut huomattavasti suuritöisin osuus työpaketissa. Työ aloitettiin keväällä 2016 ja sen ajoitettu päättyminen oli saman vuoden syksyllä. Tähän sisältyi myös TALTIO-standardin koko tietosisällön kääntäminen suomen kielelle. Varsinaisen kartoitustyön viimeiset avoimet asiat saatiin käsiteltyä vasta kesällä 2017 pääosin johtuen laskun semanttisen standardin valmistumisen viivästymisestä. Tämä työ on myös hidastanut muuntimien laadintaa. Asunto-osakeyhtiöiden raportointikoodisto sekä sen pohjalta tuotettava XBRL-taksonomian laajennus. Työ käynnistyi syksyllä 2016 ja ensimmäinen versio raportointikoodistosta julkaistiin kevättalvesta Saatujen kommenttien perusteella koodiston rakennetta päädyttiin muuttamaan kohtalaisesti ja sen lopullinen versio saatiin näin valmiiksi vasta kesällä Taksonomiakehitys pääsi sen jälkeen käynnistymään ja valmistui syksyllä Yhdistysten ja säätiöiden raportointikoodisto sekä sen pohjalta tuotettava XBRL-taksonomian laajennus. Yhdistysten ja säätiöiden raportointikoodiston kehitys alkoi keväällä 2017 ja jatkuu edelleen. Haasteelliseksi ovat muodostuneet tietyt kohdat koodistossa, joiden ratkomiseksi on tarvittu lausuntoja Kirjanpitolautakunnalta. Tämä prosessi on vienyt kohtalaisesti aikaa työryhmätyöskentelyltä. Isännöitsijän todistuksen sähköisen tietomäärityksen laadinta aloitettiin syksyllä Keväällä 2017 se annettiin ensimmäisen kerran julkiselle kommentointikierrokselle ja palautteen läpikäynnin jälkeen taksonomiakehitystyö alkoi. Määritys julkaistiin kokonaisuudessaan kesällä TALTIO-hanke on käynyt jo pitkään vuoropuhelua ASREK-hankkeen1 kanssa, sillä näillä hankkeilla on liittymärajapintoina isännöitsijäntodistuksen tietomääritys, mutta myös asuntoosakeyhtiöiden talousraportointi. Alustavasti ASREK-hanke tai Maanmittauslaitos ottaisi vastuun isännöitsijätodistuksen määrityksen jatkokehityksestä ja ylläpidosta. 5. Hankkeessa toteutetut tavoitteet ja/tai saavuttamattomat tavoitteet, onnistumiset Työpaketille asetetut pääasialliset tavoitteet on saavutettu ja keskeiset määritykset saatu tuotettua. Työn edetessä kohdattiin kuitenkin lukuisia haasteita kuten eri määrityksien laajuus, kokonaisuuksien hallinta ja resursointi (kaikki työryhmätyö perustuu vapaaehtoisuuteen). Yksi keskeinen tuotos jäi kuitenkin saavuttamatta, Taloyhtiöiden energiatodistusten sähköinen tietomääritys. Kun työtä oltiin käynnistämässä talvella 2017, selvitystyön pohjalta paljastui, että kyseiset tiedot kerätään jo Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus (ARA) toimesta täysin sähköisesti ja rakenteellisessa muodossa. Näitä tietoja ei kuitenkaan anneta ulos muiden toimijoiden käyttöön, sillä suuri osa niistä on määritelty salassa pidettäviksi tiedoiksi. ARA:n sivuilta voi sen sijaan selata tietoja niiltä osin, kun ne ovat julkisia. Näin ollen tavoite tuoda energiatodistuksen 1

18 tietoja avoimesti toimialan käyttöön ei toteutunut. ARA:lle on välitetty TALTIO-hankkeen toive luovuttaa toimialan käyttöön julkinen osuus tiedoista rakenteellisessa muodossa. 18 Yhdistysten ja säätiöiden raportointikoodistossa on useita sellaisia avoimia asioita, joiden ratkomiseksi tarvitaan Kirjanpitolautakunnan lausuntoa. Näin ollen koodiston valmistuminen ja taksonomian laajentaminen ajoittuvat hankkeen päätöksen jälkeiseen aikaan. 6. Työpaketin lopputulokset, saavutukset, havainnot Työpaketin lopputuotoksia ovat TALTIO-standardi itsessään, siihen liittyvät kartoitukset muihin määrityksiin, sekä näiden pohjalta laaditut muuntimet. Niin ikään asunto-osakeyhtiöiden raportointikoodisto, sen tuki standardoidun talousraportoinnin XBRL-taksonomiassa sekä isännöitsijäntodistuksen sähköinen tietomääritys ovat työpaketin lopputuloksena ja saavutuksina. Kaikkiin näihin määrityksiin liittyy sisältöä, joka vaatii lisää harmonisointia esimerkiksi käytettyjen koodistojen suhteen ja myös lisää ohjeistusta esimerkiksi kirjauskäytännöissä. Tiedon laatuun tulee jatkossa kiinnittää yhä enemmän huomiota sen alkulähteellä, sillä sähköisyyden myötä tiedosta tulee yhä helpommin tarkastettavampaa ja automaattisesti käytettävää tietoa. 7. Työpaketin opit Yksityisen ja julkisen sektorin yhteistyö on tärkeää, kun tehdään viranomaisraportoinnin kehittämiseen liittyvää työtä. Kansallisten koodistojen ja yhtenäisten määritysten jatkokehitys on myös erittäin tärkeätä. Parhaat tulokset saadaan, kun toimiala yhdessä tuottaa yhteisiä määrityksiä. Näin kaikki saavat kosketusrajapinnan tuotokseen jo valmiiksi, eikä kukaan koe, että yhtä toimijaa suositaan yli toisen, kun kaikilla on yhtäläinen tilaisuus vaikuttaa. On nähtävissä, että määritykset saadaan kansallisesti käyttöön vain voimakkaiden kannustimien tai pakotteiden kautta. Viranomaisilla on iso rooli jatkokehityksen kannalta. Eri toimijoiden ohjeistus ja koulutus ovat myös tärkeitä toteuttaa. 8. Työpaketin suositus jatkotoimiksi TALTIO-standardi ei ole kutsumanimestään huolimatta vielä standardi Suomessa, vaikkakin kansainvälisen ISO-standardointihankkeen (ISO/PC 295 Audit Data Collection) myötä siitä saattaa tulla globaali standardi. Edes virallisen standardin asema ei takaa määritysten käyttöönottoa, vaan se tapahtuu aina paikallisten toimijoiden aloitteesta. Viranomaisten tulisi näin yhteistyössä yksityisten organisaatioiden ja yhteisöjen kanssa edistää käyttöönottoa kaikin tavoin ja ehkä jopa pakottein, jotta täysi hyötypotentiaali saataisiin valjastettua. Asunto-osakeyhtiöiden sekä Yhdistysten ja säätiöiden raportointikoodistot ovat laadukkaasti tuotetut ja helpottaisivat talousraportointia sekä valvontaa näiden yhtiömuotojen osalta huomattavasti. Näiden määritysten sekä sähköisen raportoinnin käyttöönotto raportoinnissa vaatii sekä viestinnällisiä, teknisiä, että asiantuntevuuden kasvattamiseen liittyviä ponnisteluja viranomaisilta ja eritoten tahtotilaa siirtyä täysin sähköiseen, automatisoituun talousraportointiin.

19 Niin ikään määritysten ylläpito TALTIO-hankkeen päätyttyä on iso riskitekijä, sillä tällä hetkellä kukaan viranomaistaho ei ole ottanut näistä vastuuta. Raportointeja ohjaavat lait saattavat muuttua joka vuosi ja näiden muutosten vaikutus pitäisi saada sisällytettyä määrityksiin. On lisättävä resursointeja viranomaisten puolella ja koottava työryhmä, joka jatkossa vastaa ylläpidosta. Isännöitsijäntodistuksen sekä sen sähköisen tietomäärityksen (XBRL-taksonomia) käyttöönottoa tulee edistää ja tukea viranomaisten tahoilta kaikin tavoin. Energiatodistusten jo rakenteisena kerättyjen tietojen osalta olisi tärkeää luovuttaa avoimen rakenteisen rajapinnan kautta ulos niitä tietoja, joita ei ole luokiteltu salassa pidettäviksi. 9. Työpaketin materiaalien sijainti TALTIO standardi työpaketin materiaalit ovat löydettävissä sivuilta 19

20 TALTIO ekuitti TYÖPAKETIN LOPPURAPORTTI 20 TALTIO ekuitti työpakettiosion on kirjoittanut TALTIO standardi työpaketista vastannut Pirjo Ilola. 1. ekuitti työpaketin yleiskuvaus TALTIO- hankkeessa luotiin yhtenäinen ekuitin tietosisältömääritys. Työpaketissa käytettiin Finvoice -verkkolaskukuvausta, koska ekuitin tietosisältö vastaa verkkolaskun tietosisältöä ja yrityksillä on jo olemassa valmiudet vastaanottaa ja käsitellä verkkolaskuja. Tämä mahdollistaa helpot integraatiot taloushallintojärjestelmien ja -ohjelmistojen välillä. TALTIO-hanke jatkoi RTE-hankkeesta, jossa tavoite oli päästä nopeasti liikkeelle ja saada pikaisesti tietoa taloushallintoon. 2. Työpaketin tavoitteet TALTIO- hankkeessa Työpaketissa selvitettiin, miten rakenteinen kuittitieto voidaan kuvata verkkolaskukuvauksella ja välittää edelleen taloushallinnon järjestelmään käsiteltäväksi. Lisäksi toteutettiin, mallinnetun ekuitti-taksonomian käyttöönotto kuittiedon tuottamiseksi Taltio tietovarastossa. 3. Työpaketin työmenetelmät ja resurssit Säännöllisissä kokouksissa työstettiin ja kuvattiin kuittiprosessin eri osioiden toteuttamisvaihtoehtoja. Yhteisissä työkokouksissa kuvattiin ekuitti-prosessin vaiheet ja ne kohdat, joissa tarvitaan yhteistä standardointia. Kokoukset olivat avoimia kaikille ekuitti -kokonaisuudesta kiinnostuneille. Myös hankkeessa mukana olleet yritykset kehittivät itsenäisesti omia ratkaisujaan ja kokeiluja ekuitin toteuttamiseksi. Kokouksiin osallistuvat antoivat omaa työpanosta talkoohengessä ja Finanssiala ry vastasi pääosin kokousten järjestelyistä. 4. Työpaketin työn eteneminen Työpaketissa standardoitiin ekuitin tietosisältömääritys Finvoice verkkolaskuun. Keväällä 2017 ekuitin välitystä testattiin tuotannossa Tampereella, josta tehtiin myös video. Rakenteisen kuitin hyötyjä ja tavoitteita on esitelty hankkeen aikana useissa hankkeen omissa seminaareissa ja RTE seminaarissa. Lisäksi ekuittia on esitelty Eduskunnan kasvuryhmälle ja Kilpailu- ja Kuluttajavirastolle (KKV). Hankkeen aikana tavattiin useamman kerran pohjoismaisia ja Viron edustajia. Tapaamisissa saimme tietoja siitä, miten muissa maissa on kuittien sähköistämishankkeet edistyneet.

21 5. Hankkeessa toteutetut tavoitteet ja/tai saavuttamattomat tavoitteet, onnistumiset Hankkeen aikana on pystytty testaamaan ekuitin toteutus niin kuluttaja- kuin yritysasiakkaille. Jotta ekuitti voidaan toimittaa myyjän järjestelmästä ostajan haluamalle palveluntarjoajalla, olemme kuvanneet eosoitteen muodostamista, sekä useamman vaihtoehdon siihen, miten maksamistilanteessa osoitetieto voidaan välittää myyjän järjestelmiin. Tampereen testissä käytimme testimielessä eosoitteen välitykseen viivakoodia, jotta saimme testin toteutettua sovitussa aikataulussa. Muita teknisesti kehittyneempiä vaihtoehtoja on kuvattu työpaketin teknisessä loppuraportissa. Kuitin tietosisältömääritykset ovat olleet Finanssiala ry verkkosivuilla julkisesti kommentoitavana. Olemme saaneet kommentteja eri toimialoilta. Harmaan talouden torjuntanäkökulmasta lisäsimme ekuitin tietosisältöön mahdollisuuden välittää tarkistuskenttiä, joilla voidaan tarkistaa kuitin muuttumattomuus. Emme ole pelkästään siirtäneet kuittitietoja papeista sähköiseen muotoon, vaan olemme pyrkineet parantamaan kuitin tietosisältöä ja luotettavuutta, jotta sen käyttämiseen voidaan luottaa. Eurooppalainen verkkolaskun semanttinen malli tukee laskun maksamista kortilla. Nämä määritykset on jatkossa lisättävä nykyiseen tietosisältömalliin. 6. Työpaketin lopputulokset, saavutukset, havainnot Yritykset, viranomaiset ja muut sidosryhmät olivat aktiivisesti mukana työryhmän kokouksissa. Keskustelut ratkaisuvaihtoehdoista ekuitin tietosisältövaatimuksiin, ekuitin välittämiseen ja osoitetiedon saamiseksi maksamistilanteessa on ollut ratkaisuhakuista ja aktiivista. Mukana olleiden tahojen tulisikin jatkaa kokeiluilla seuraavassa vaiheessa Työpaketin opit Työpaketin aikana olemme saaneet uusia osapuolia mukaan määrittelemään ekuitin toteutusvaihtoehtoja. Jatkossa näiden tahojen työ- ja osaamispanos tulee hyödyntää. Tiedonkulku tulee olla avointa ja läpinäkyvää, jotta saadaan kaikki mukaan ja mahdollistetaan yritysten omat kehitystyöt. Kokousten lopputulosten dokumentointiin tulee jatkossa kiinnittää huomiota, jotta tieto kulkee silloinkin, kun itse ei pääse kokoukseen. Usein kokouksissa palattiin vaihtoehtoihin, joita oli jo aikaisemmin käsitelty ja hylätty. Tämä olisi voitu välttää, jos vaihtoehtoja olisi aikaisemmassa vaiheessa kuvattu tarkemmin ja perusteltu, miksi niiden toteuttamista ei katsottu järkeväksi joko aikataulu tai kustannussyistä. Kaiken kaikkiaan projektin hallintaa ja dokumentointia tulee parantaa ja toisaalta saada koko hankkeen etenemisesti yleiskuva osallistujille. 8. Työpaketin suositus jatkotoimiksi Kaikki toimijat Suomessa näkevät tärkeäksi jatkaa ekuitti toiminnan edistämistä kokeilujen avulla. Tarvitsemme aktiivista viestintää, keskustelua ja osallistumista, jotta asiaa voidaan viedä laajalla rintamalla eteenpäin. Kokeilujen kautta saadaan ymmärrystä ja osaamista, jolla saamme ekuittiekosysteemin toteutettua.

22 22 9.Työpaketin materiaalien sijainti ekuitti työpaketin materiaalit on saatavissa seuraavilta www-sivuilta. Miten pääsimme eroon paperisesta kuitista? Ostajan oikeudet kuttidataan Rakenteisen kuitin tekninen hankeraportti ekuitin soveltamisohje ekuitti malli

23 23 TALTIO INTEGRAATIO ja TIETOVARASTO TYÖPAKETIN LOPPURAPORTTI TALTIO integraatio ja tietovarasto työpakettiosion on kirjoittanut TALTIO työpaketista vastanneet Pirkka Frosti ja Fredrik Jansson. 1. Työpaketin yleiskuvaus Integraatio ja tietovarasto työpaketti vastasi Taltio hankkeessa standardin kaupallisten ja käytännön kokeilujen synnyttämisestä ja varhaisen vaiheen markkinavasteen keräämisestä. Tietovarasto työssä selvitettiin edellytyksiä ja malleja synnyttää markkinaan yhteiskäyttöisiä alustaratkaisuja rakenteista taloustietoa hyödyntämällä. Hankkeessa myös synnytettiin nopeita käytännön kokeiluita taloustiedon tietovarastoratkaisuista. Työpaketin integraatio työssä halukkaiden Taltio osapuolien kanssa: luotiin uusia konsepteja ja yhteisiä toimintamalleja rakenteisen taloustiedon ympärille tuettiin standardointityötä yhdistämällä käytännön tekijöitä ja toimijoita kommentoimaan ja kokeilemaan standardin mukaista tiedonvaihtoa kehitettiin yritysten välisiä ensimmäisiä konkreettisia pilottikokeiluita luotiin liiketoiminnallinen soveltamisohje yksityisyrityksen taloushallinnon digitalisointia Taltio-standardia hyödyntämällä järjestettiin Taltio innovaatiotyöpajoja halukkaiden hanke-osapuolien kanssa kiihdyttämään auttamaan heitä luomaan uusia Taltio-standardia tukevia ratkaisuja vaikutettiin eri seminaareissa ja tapahtumissa Taltio-standardin jalkauttamiseksi ja käytännön ratkaisujen syntymiseksi osallistuttiin ja vaikutettiin muihin kansallisiin kärkihankkeisiin kuten KIRA-digi, ASREK ja Real Time Economy Taltio standardin ja ajattelumallin levittämiseksi muihin kansallisen tason ratkaisuihin 2. Työpaketin tavoitteet TALTIO- hankkeessa Integraatio ja tietovarasto työpaketin tavoitteeksi asetettiin hankkeen alussa: Todentaa TALTIO standardin toiminta käytännössä Rakentaa ensimmäiset TALTIO -standardia tukevat ratkaisut Synnyttää nopeasti uutta liiketoimintaa rakenteisella taloustiedolla hankkeen osallistujille Käynnistää avoin ekosysteemi ja jatkuva kehitys

24 3. Työpaketin työmenetelmät ja resurssit 24 Työpaketissa työmenetelmänä oli avoin yhteisinnovaatio, jota kuitenkin koordinoitiin jatkuvasti työn etenemisen varmistamiseksi. Hanke osapuolet itse pitkälti ohjasiva, millaisin painotuksin työtä tehtiin. Työpaketissa järjestettiin säännöllisiä työpajoja halukkaille osallistujille ja yhteistoiminnan koordinoinniksi käytettiin Digital Livingin innovaatiomenetelmää. Taltio työpajojen järjestämiseen toteutettiin ensimmäisiä ohjelmistokokeiluita, jotka osapuolet itse toteuttivat eri menetelmin. Työpaketin vetovastuulliset osallistuivat säännöllisiin johtoryhmänryhmän sekä innovaatio- ja strategiaryhmän kokouksiin sekä tarvittaessa muiden työryhmien työpajoihin Työn alussa mukaan ilmoittautuivat seuraavat yritykset: Taloushallintoliito ry, Arvopaperikeskus, OP-Ryhmä, Digital Living International, Asiakastieto Oy, Flashnode Oy, Suomen Tilintarkastajat ry, Kunnan Taitoa Oy, Tieto Finland Oy, Tilitoimisto EMU, Tietotili Oy, etasku, Dextili Oy ja Tieke ry. Hankkeen aikana mukaan tulivat myös mm. Bisnode Oy, Finanssiala ry, ja Arantio Oy. 4. Työpaketin työn eteneminen Työ eteni pitkälti alkuvaiheessa kuukausittaisten työpajojen muodossa ja keskittyi 2016 pitkälti eri osapuolien välisten yhteyksien luomiseen sekä sopivien kokeilukohteiden synnyttämiseen. Työpajojen kautta syntyi varsinaiset integraatio- ja tietovarastokokeilut, joita lähdettiin toteuttamaan projektin aikana. Vuonna 2016 syntyi ensimmäiset Taltio standardia jo osittain toteuttavat ohjelmistoratkaisut joista ensimmäisenä Dextili Oy:n Hallko palkkionmaksatus ratkaisu asunto-osakeyhtiöille sekä e-kuitti kokeilu Receipt Heron tekemänä. Digital Livingin LifeEngine alustalla kyettiin siirtämään Dextilin ratkaisussa jo kokonaan rakenteista talousdataa koko valitun prosessin läpi myös SEPA maksuihin asti. Vuonna 2016 tutkittiin aktiivisesti myös tiliotepohjaisen ja Taltio-standardiin tukeutuvan kokonaan uusien ohjelmistoratkaisujen synnyttämistä. Työssä oli aktiivisesti mukana mm Tietotili Oy, Tieto Finland Oy. Työpaketissa järjestettiin myös lukuisia yritysten välisiä suoria työpajoja, neuvotteluita ja käynnistettiin ensimmäiset kokeilut Taltio-osapuolten välillä. Vuonna 2017 tuettiin erityisesti ekuitti ratkaisujen syntymistä. Työpaketin tavoitteita tuki myös Liikenne- ja viestintäministeriön ja Taloushallintoliiton Nordic Smart Government organisaatiolta saama TALTIO Proof-of-Concept tilaus. Sen toteuttajana ovat Hawcon Oy, Tieto Finland Oy ja Arccos Consulting Oy ja tuloksena Taltio-konseptin demonstrointi pohjautuen maatalousyrityksen taloustietoihin sekä Tiedon Business Information Exchange palveluun. Arvopaperikeskus kehitti ensivaiheessa rahoitusmarkkinaa varten luodun rakenteista talousdataa hyödyntävän alustan prototyyppiversion, jonka jatkokehitykseen osallistuu myös moni Taltiohankkeen osapuoli. Tässä hankkeessa on luotu 2017 aikana myös ensimmäinen rakenteinen isännöitsijäntodistus Taltio raportointikoodiston pohjalta joka kykenee yhdistämään myös muita kansallisia tietolähteitä mm. perusrekistereistä. Työssä synnytettiin myös liiketoiminnallinen soveltamisohje tukemaan Standardi-työryhmän teknisen soveltamisohjeen käyttöä eri kehittäjien ja yritysten käytössä.

25 Vuonna 2017 kesällä työryhmä edisti myös TALTIO ja reaaliaikatalouden seuraavien hankkeiden ja laajemman mittaluokan käytännön sovellusten synnyttämistä yhdessä Teknologiateollisuuden ja mm. Kiinteistö- ja rakentamisalan Digihub hankkeiden kanssa. Työryhmän oman työn lisäksi siinä mukana olleet yritykset kehittivät itsenäisesti omia ratkaisujaan, jotka he halusivat pitää luottamuksellisina Hankkeessa toteutetut tavoitteet ja/tai saavuttamattomat tavoitteet, onnistumiset Työryhmä katsoo saavuttaneensa sille asetetut tavoitteet erityisesti suhteessa käytettyyn aikaan ja resursseihin nähden. Todentaa TALTIO standardin toiminta käytännössä. Rakentaa ensimmäiset TALTIO:ta tukevat ratkaisut. Ryhmä pystyi osoittamaan käytännön konkreettisten ratkaisujen avulla, että rakenteinen taloustieto saadaan siirrettyä Taltio-mallilla sekä itsenäisten ohjelmistojen, että alustojen välillä. Synnyttää nopeasti uutta liiketoimintaa rakenteisella taloustiedolla hankkeen osallistujille. Käynnistää avoin ekosysteemi ja jatkuva kehitys Osa ratkaisuista vietiin jopa kaupallisesti tuotantoon kuten Receipt Hero sekä Dextilin Hallko. Alustoista Arvopaperikeskuksen ja Digital Livingin sekä Tiedon ratkaisut jatkavat kehitystään mallin laajempaa levitystä ajatellen kohti laajamittaista kaupallista käyttöä. Yksi parhaita onnistumisia ryhmälle oli onnistua luomaan merkittävä määrä uusia yhteyksiä osapuolien välillä. Moni taho sai ryhmän työstä luontevan neutraalin maaperän kokeilla ja innovoida yhdessä. Liiketoiminnallinen standardointi toimintamallin kautta osoittautui yhdeksi tärkeimmäksi edellytyksiksi viedä teknisiä standardeja käytäntöön. Ratkaisujen määrä ja erityisesti koko raportointikoodistoa tukevien kokeilujen määrä olisi voinut olla suurempi. Kaupallinen vaste isossa mittakaavassa jäi hankkeen luonteen ja lyhyen aikataulun vuoksi vielä vähäiseksi. Tämä on lähinnä seuraavien hankkeiden vastuulla levittää standardia ja pitää huoli sen jalkauttamisesta. 6. Työpaketin lopputulokset AAAAA Integraatio ja tietovarasto työpaketissa saavutettiin edellä esitetyt tulokset ja niiden lisäksi: 20+ työpajaa ja innovaatiotapahtumaa Konkreettiset TALTIO muotoiset ohjelmistot Ensimmäiset alusta- ja tietovarastotason kokeilut Lukuisia käynnisteillä olevia osapuolten omia rakenteisen taloustiedon kokeiluja ja hankkeita jotka syntyivät TALTIO hankkeen piirissä Lukuisia uusia yhteyksiä yritysten sekä julkishallinnon piirissä jotka eivät olisi syntyneet ilman työryhmän toimintaa Liiketoiminnallinen soveltamisohje

26 7. Tärkeimmät havainnot 7.1 Integraatio 26 Rakenteisen taloustiedon saatavuutta ja sen yhteiskäyttöissyytä tulee ehdottomasti lisätä Suomessa. Tiedolle on todella konkreettinen tarve ja kysyntä läpi yhteiskunnan. Erityisesti yritykset ja julkishallinto ovat havainneet sen potentiaalin. Suurin ongelma on tiedon saatavuudessa yksityisistä ohjelmistoratkaisuista joista useimmat ovat elinkaarensa päässä. Ala tarvitsee uusia rajapintapohjaisia ratkaisuja. Vaikka teknisiä kyvykkyyksiä pitää lisätä, positiivista on, että tieto on pitkälti kirjanpito- ja maksuliikenneratkaisuissa jo rakenteisena. Alan yrityksillä on aidosti tahtoa ja kiinnostusta uudistua mutta standardoinnin puute on ollut selkeä este. Jos Taltiota ei kyetä viemään erityisesti suurten toimijoiden kuten Veron ja Patentti- ja rekisterihallituksen avulla kansallisesti käyttöön, ei ongelma tule poistumaan. Keskisuuret ja suuryritykset ovat paremmassa lähtöasemassa hyödyntämään rakenteista talousdataa johtuen siitä, että niillä järjestelmät ja digitaaliset ratkaisut ovat paremmin käytössä ja laki sekä markkinastandardit velvoittavat ne niitä käyttämään. Suurin osa markkinasta on kuitenkin täysin paperipohjaisten ja puutteellisten tietojen varassa. Taloushallinnon digitalisaation ensimmäinen aalto ei ole edes vielä saavuttanut heitä. Sadat tuhannet pienyritykset, yksinyrittäjät ja taloyhtiöt eivät kytkeydy mitenkään digitaalisesti toimintansa talouteen. Kolmas sektori ja neljäs sektori (yksityiset taloudet) ovat yleistäen täysin sivussa tästäkin rakenteista yhteiskunnan digitalisaatiosta. Yhdistykset, järjestöt, osuuskunnat sekä loputon lukumäärä pienempiä ei-järjestäytyneet toimijoita pyörittävät kuitenkin toiminnassaan rahaa, joka tekee niistä kirjanpito- ja verovelvollisia. Näiltä toimijoilta puuttuu pitkälti kaikki edellytykset digitalisoida toimintaansa rakenteisen taloustiedon avustamana. Markkinassa oleva merkittävä puute ratkaisuista on kuitenkin ennen kaikkea mahdollisuus digitaaliseen toimintaan. Pankkien, verottajan ja muiden merkittävien toimijoiden pitkäjänteinen digitalisaatio sekä alalle nopeasti leviävät uudet teknologiat ja ratkaisut tulevat ratkaisemaan ongelman. Merkittävin näillekin kaikille on standardoinnin ja yhteiskäyttöisyyden syntyminen markkinaan. 7.2 Tietovarastot Tietovarastojen osalta merkittävänä havaintona on alustatalouden ja erityisesti hajautettujen ratkaisujen ympärillä tapahtuva kasvu markkinassa viime vuosina. Suurin haaste on tunnistaa miten hajautetut ja keskitetyt ratkaisut markkinan näkökulmasta tullaan toteuttamaan ja hyväksymään erityisesti tiedon luotettavuuden ja liiketoiminnallisten etujen suojaamisen näkökulmasta. Taloushallinnon nykyiset toimijat eivät ole vielä löytäneet alan yhteistä mallia tietovarastojen avaamiseen ja yhteen liittämiseen. TALTIO hankkeen aikaisten kokeilujen perusteella voidaan vahvistaa, että kyse ei ole enää teknologisista esteistä rajapintojen kautta toimivien tietovarastojen rakentamiselle. Suurimmat

27 haasteet liittyvät kaupallisiin haasteisiin löytää uudet roolit erityisesti taloushallinto-ohjelmistojen kehittäjien ja alustaratkaisutoimittajien välille Työpaketin suositus jatkotoimiksi Suomessa on pidettävä huoli standardointityön jatkumisesta ja erityisesti kansallisen tason työn jatkumisesta. Erityisesti viranomaispuolella on tärkeä rooli edistää mm. verotuksen ja asiointipalveluiden raportoinnissa standardin käyttöönottoa. Taloushallintoala kaipaa laaja-alaisempia kokeilu- ja kehityshankkeita joissa kaupallisesti sovelletaan Taltio-standardin mukaisia ratkaisuja muilla toimia-aloilla kuten rakentamisessa, valmistavassa teollisuudessa, terveydenhuollossa, rahoituksessa tai vähittäiskaupassa. Tämä edistää kaupallisesti kannattavien ratkaisujen syntymistä. 9.Työpaketin materiaalien sijainti Integraatio ja tietovarasto työpaketin materiaalit ovat saatavissa seuraavilta www-sivuilta. Liiketoiminnallinen soveltamisohje

28 TALTIO TILITOIMISTOPALVELUT TYÖPAKETIN LOPPURAPORTTI 28 TALTIO tilitoimistopalvelut työpakettiosion on kirjoittanut TALTIO työpaketista vastannut Sirpa Airola. 1. Työpaketin yleiskuvaus TALTIO-hankkeen päätavoitteena oli edistää taloushallinnon informaation täysin rakenteiseksi ja digitaaliseksi saamista. Päätavoite tukee tilitoimistoa työn ja tuotetun palvelun sisällön muutoksessa, jossa tilitoimiston asiantuntijan työ vaihtuu tallennus- ja muusta rutiinityöstä, sekä pakolliseen viranomaisraportointiin keskittyvästä palvelun tuottamisesta, asiakasyrityksen kokonaisvaltaiseksi auttajaksi ja talousvalmentajaksi. 2. Työpaketin tavoitteet TALTIO- hankkeessa Tilitoimistopalvelut -työpaketin tavoitteena oli edistää tilitoimiston ajattelun muutosta palvelun ja työn sisällöstä, sekä innostaa ja opastaa palvelukehittämisen käytännön kokeiluihin. Tilitoimiston tulisi kehittää asiakasyrityksen tarpeista ja hyödyistä lähteviä talouden seurannan ja raportoinnin palveluita, joissa talousinformaatio tuotetaan täysin rakenteisen ja digitaalisen taloustiedon avulla sekä pitkälle viedyn automaation ja laskentaosaamisen yhdistelmänä. Talouspalvelua tuotetaan monesti manuaalisin menetelmin. Liiketapahtumaan liittyvää dataa syötetään laskentajärjestelmään osin käsin ja osin yli kuukauden vanhana ja suppeana eli vain viranomaisraportoinnin vaatima minimimäärä siitä tiedosta, joka liiketapahtumasta on sen lähteellä olemassa. Kirjanpito on usein tilitoimistoasiakkaan ainut taloustietoa käsittelevä laskentajärjestelmä. Tilitoimistopalvelut-työpaketin tavoitteena oli auttaa tilitoimistoja myös pohtimaan sitä, miten uusia menetelmiä hyödynnetään niin, että ne parantavat tiedon ja palvelun reaaliaikaisuutta. 3. Työpaketin työmenetelmät ja resurssit Tilitoimiston ajattelutavan muutosta haettiin yhdessä kehittämisen eli työpajatyöskentelyn keinoin. Hankkeen alkupuolella keskityttiin muuhun kuin TALTIO-hankkeen päätavoitteeseen nojautuvaan kehittämiseen. TALTIO-standardiahan vasta tuolloin kehitettiin eikä käyttöympäristöstä tai liittymäpinnoista ollut tietoa. Alkuvaiheen työpajoissa tekemisen fokuksessa oli asiakasymmärryksen lisäämisen tärkeyden korostaminen ja sitä kautta tilitoimiston asiantuntijan roolinmuutoksen oivalluttaminen. Ajatuksena oli, toinen työpajojen rypäs toteutetaan hankkeen loppupuolella toiveena, että työpajojen sisällöissä voidaan jo huomioida uudenlainen, standardoitu, pitkälle digitaalinen taloushallinnon käyttöympäristö tai ainakin sen mallinnus. Työpajojen lisäksi liiton seminaareissa oli alustuksia tilitoimistopalveluiden kehittämisestä. Aiheesta julkaistiin artikkeleita Tilitoimistossa- ja Tilisanomat-lehdissä. Näissä tilitoimistoja kannustettiin kehittämään asiakkaan pärjäämistä auttavia palveluita kuten: kasvattamaan liikevaihtoa ja varallisuutta, lisäämään kannattavuutta, minimoimaan veroja, parantamaan kassavirtaa,

29 29 varjelemaan aineetonta ja aineellista omaisuutta, poistamaan rahan ja ajan riittävyyteen, henkilöstöön, asiakaspalveluun ja kilpailijoihin liittyvää tuskaa. 4. Työpaketin työn eteneminen Työpaketin työpajat toteutettiin suunniteltuina ajankohtina ja sen sisältöisinä, että ne mahdollisimman hyvin vastasivat hankkeen tavoitetta. Palvelukehittämisen työpajat toteutettiin huippuasiantuntijoiden ohjaamina. Työpajoissa opetettiin lähes kädestä pitäen palvelujen kehittämistä palvelumuotoilun keinoin, asiakaskäytettävyys ja -hyöty ensisijaisena tavoitteena. Alkukesän 2016 työpajat järjestettiin 4 paikkakunnalla: Seinäjoella, Tampereella, Turussa ja Helsingissä ja kesällä 2017 Helsingissä 3 kaksipäiväistä työpajaa välitehtävineen. Työpajoihin osallistui yhteensä 99 tilitoimiston ammattilaista. Taloushallintoliiton koulutuksen eri tapahtumiin sisällytettiin palvelun kehittämiseen kannustavia puheenvuoroja sekä vertaisesimerkkejä uudentyyppisistä palveluista. Aihetta pidettiin yllä myös liiton julkaisemissa lehdissä. Palvelukehittämisen apuna liitossa kokoontui muutaman kerran myös asiantuntijaryhmä, joka mietti malleja tilitoimiston uusille palvelutuotteille. Työn tuloksena syntyivätkin mallit mm. tuotteille: yrityksen terveyskortti, tilinpäätöstyöpaja sekä kassakone. Nämä esiteltiin liiton kesäkuisen koulutustapahtuman Kesäpäivät 2017 alustuksessa ja tapahtuman oheisosastolla. 5. Hankkeessa toteutetut tavoitteet ja/tai saavuttamattomat tavoitteet, onnistumiset Tilitoimistoalan liikevaihdot ovat Tilastokeskuksen seurannan mukaan kasvaneet vuosien ajan vuosineljännes vuosineljännekseltä. Tilitoimistot ovat siis pärjänneet, vaikkei palvelujen kehittämistä ole laajassa mitassa tapahtunutkaan. Toimintaympäristössä tapahtuvien muutosten vaikutus ajattelutavan muuttumiseen on hidasta, varsinkin jos työtä riittää ja liikevaihdot kehittyvät suotuisasti. Asiakkailtakaan ei tunnu tulevan painetta muutokseen. Asiakaspaineen puuttumisen syynä saattaa olla, että muita kuin perinteisiä ulkoisen laskennan palveluita ei osata tilitoimistolta odottaakaan. Toimialan kulttuurin muutos ottaa aikaa, työ on vasta alussa. Hankkeessa ylipäätään ei päästy uusien TALTIO hankkeeseen perustuvien menetelmien ja prosessien tai rajapintojen ja tietovarastojen kokeiluversioiden tai edes rautalankamallien tasolle, mikä olisi konkretisoinut ja kirittänyt muutosta tilitoimistoissa. Loppuvaiheen tilitoimistopalvelujen kehittämisen työpajoissa ei suunnitelmista poiketen voitu hyödyntää TALTIO-hankkeen muiden työpajojen tuotoksia esim. tietovarastomallia, integraatiorajapinnan mahdollistamia appeja tms. siinä mitassa kuin alkuaan suunniteltiin.

30 6. Työpaketin lopputulokset, saavutukset, havainnot 30 Keskustelu alan sisällä tilitoimistoasiantuntijan roolin muutoksesta on kuitenkin käynnissä ja jatkuu aktiivisena. Taloushallintoliitto auttaa jäseniään auttamaan asiakkaitaan uusien koulutusohjelmien ja muun palvelutarjoamansa keinoin. Esimerkkinä koulutuksesta on Taloushallintoliiton mallituotteisiin perustuva koulutusohjelma syksyn 2017 tarjonnassa: Tilitoimiston tehotuotteistus samoin kuin kurssi Asiakasyrityksen pitkäjänteinen kehittäminen käytännössä. Tällaisten koulutusja muiden palvelujen kysyntä tilitoimistoilta Taloushallintoliitolle on kohtalaista. 6.1 Lyhyt kuvaus mallituotteiden ideoista Terveyskortti; mini-mikrotyritykselle; valitaan asiakkaan kanssa yksi merkittävä kirjanpidon erä, jota seurataan tilinpäätösperusteisesta kirjanpidosta. Terveyskortti mikroyritykselle: lasketaan tilinpäätösperusteisesta kirjanpidosta raportointijaksoittain, minkä suuruista palkkaa omistaja jaksolta ansaitsi. Terveyskortti pk-yritykselle: laskentaan raportointijaksoittain maksuvalmiuden, kannattavuuden ja vakavaraisuuden tunnusluvut tilinpäätösperusteisesta kirjanpidosta ja seurataan näiden kehitystä ja ohjaustoimenpiteiden vaikutusta niihin. Kassakone; tuotetaan rahan riittävyyden laskentaa erittäin lyhyellä tai vähän pidemmällä aikajaksolla eteenpäin, riippuen rahatilanteen kriittisyydestä. Tilinpäätöstyöpaja; käydään yrittäjän mutta myös yrityksen henkilöstön kanssa läpi mitä tilinpäätöksen numerot kertovat. Ja innostetaan yrittäjää yhdessä henkilöstönsä kanssa tilitoimiston asiantuntijan johdolla miettimään, millaiset luvut voisivat vuoden päästä olla, ja mitä toimenpiteitä tämä vaatisi. Tässä ikään kuin syntyy budjettisuunnittelua huomaamatta ja vielä niin, että henkilöstö sitoutuu uusiin numeroihin ja on kiinnostunut firman menestyksestä ja numeroiden seuraamisesta. 7. Työpaketin opit Mielen ja ajattelutavan muuttuminen ja muuttaminen ovat hidasta, tarvitaan muutoksen havaitsemista ja hyväksymistä, konkretiaa, kuten esimerkkejä ja vertaiskertomuksia. Tilitoimistoalalle hieman tarvitaan vierasta kokeilemisen kulttuuria ja epävarmuusalueelle heittäytymistä. 8. Työpaketin suositus jatkotoimiksi Taloushallintoliitto tuottaa vastakin palveluita, jotka lisäävät ulkoistettujen talouspalveluiden tarjoajien kyvykkyyttä ja edesauttaa asiakkaittensa taloudellista kannattavuutta. 9. Työpaketin materiaalien sijainti Tilitoimisto työpaketin osalliset kehittivät omia palvelujaan työpajoissa, eikä ne ole saatavilla yleisesti. Ohessa työpaketin kalvot.

31 31

32 32