Tilapalvelujen vuoden 2015 palvelustrategiahankkeiden väliraportointi

Transkriptio

1 Teknisen lautakunnan tilapalvelujaosto Teknisen lautakunnan tilapalvelujaosto Teknisen lautakunnan tilapalvelujaosto Tilapalvelujen vuoden 2015 palvelustrategiahankkeiden väliraportointi Teknisen lautakunnan tilapalvelujaosto Kiinteistöpäällikkö Pekka Alm : Palvelustrategian mukaisten ulkoistusratkaisujen selvitystilannetta kä si teltiin tilapalvelujaostossa viimeksi (24 ). Tilapalveluissa on jatkettu palvelustrategian selvityshanketta. Oman or ga nisaa tion mahdollisuudesta osallistua ulkoistuskilpailuun ollaan laatimassa sel vi tys tä yhdessä FCG:n konsultin tukemana. Oheismateriaali: FCG:n laatima selvitys valmistelun nykytilanteesta Kiinteistöpäällikkö esittelee kokouksessa valmistelutilannetta ti la pal ve lujaos tol le. KIINTEISTÖPÄÄLLIKKÖ: KOKOUSKÄSITTELY: Tilapalvelujaosto käy asiasta lähetekeskustelun ja merkitsee tie dok seen palvelustrategian mukaisiin kehittämishankkeisiin liit ty vän selvitystyön nykytilanteen. Keskustelun pohjalta puheenjohtaja esitti asia palauttamista uudelleen valmisteluun lisäselvittelyjä varten. TILAPALVELUJAOSTO: Tilapalvelujaosto päätti palauttaa asian uudelleen valmisteluun. Teknisen lautakunnan tilapalvelujaosto Kiinteistöpäällikkö Pekka Alm : Tilapalvelujaoston päätöksessä palvelustrategiahanke jä tettiin uudelleen valmisteltavaksi. Hankkeen valmistelutyötä onkin jatkettu.

2 Hank keen arvioidaan tällä hetkellä valmistuvan annetun määräajan puit teissa vuoden 2015 loppuun mennessä. Kokousvälillä on palvelustrategiahankkeiden väliraportointi käsitelty kaupun gin hal li tuk ses sa Hallituksen käsittelyssä merkittiin tie dok si hankkeen selvityssisältö sekä selvitystyövaiheen selostus. Hallitus kir ja si lisäksi tiedokseen Merimaskun alueen ateria- ja siivouspalvelujen ulkois ta mis ta koskevan kirjeen. Oheismateriaali: Kaupunginhallitukselle saapunut kirje kos kien ateria- ja siivouspalvelujen sekä kiinteistönhoidon ul kois tamis ta Merimaskun alueella Hankkeen tilanneraportti tilanteessa on seuraavanlainen: Kaupunginvaltuusto merkitsi päätöksillään ja 24 tie dokseen palvelustrategian tilapalveluita koskevien selvityshankkeiden jat ko toimet vuonna 2015, joista kaupunginhallitus oli päättänyt ja 500. Kaupunginhallitus ohjasi tilapalveluja valmistelemaan seuraavat ul kois tuksen kilpailutusasiakirjat vuoden 2015 aikana: 1 Saaristoalueen kiinteistönhoidon sekä ateria- ja siivouspalveluiden ul kois ta mi sen kilpailutusasiakirjat Saaristoalueen kilpailutusasiakirjoissa tulee kaupunginhallituksen ohjeis tuk sen mukaan antaa mahdollisuus kiinteistönhoito-, ateria- ja siivous pal ve lui den tarjoamiseen samanaikaisesti. 2 Kiinteistönhoidon piha-aluehoidon kilpailutusasiakirjat 3 Ateria- ja siivouspalveluiden kanta-naantalin toimialueelta valitaan li säk si sellainen yksittäinen mahdollinen ulkoistettava kohde, joka an taa mahdollisimman hyvän vertailukohdan omana toimintana toteu tet ta val le palvelulle. Tästä kohteesta laaditaan tar jous pyyn tö asiakir jat 4 Valmistuskeittiötoiminnan keskittämisestä manner-naantalin alueella laa di taan sekä ns. vahvan keskittämisen (1-2 keskuskeittiötä), että mal til li sen keskittämisen (3-4 valmistuskeittiötä) vaihtoehdoista han ke suun ni tel mat takaisinmaksuaikoineen vuoden 2015 aikana. Kaupunginhallitus ohjasi selvitystyön jatkoa lisäksi seuraavasti: 5 Selvitystyön yhteydessä selvitetään, millä edellytyksillä omalla henki lö kun nal la / viheryksiköllä on mahdollisuus osallistua kilpailuun. 6 Siirtymävaiheen aikana poistuvien henkilöiden tilalle rekrytoidaan

3 hen ki löi tä ainoastaan määräaikaiseen työsuhteeseen ottaen huomioon mah dol li ses ti tuleva palvelutavan muutos. 7 Vuoden 2016 talousarviossa ja taloussuunnitelmassa ase te taan kaupungin omana toimintana tuotettavien palvelujen te hosta mis ta voit teet. Vuoden 2015 selvitystyön perusteella kaupunginhallitus päättää lo pul li semmin hankkeen jatkotoimista. Samalla varmistetaan, että kaupungin kiin teistön hoi don, siivouksen ja ateriapalvelun organisaation henkilöstöresurssit vähe ne vät kilpailutuksen myötä ainakin samassa suhteessa, kuin hen ki lös tö resurs sia nyt käytetään omana työnä tehtäessä kilpailutettavalla osa-alueella. Kau pun gin hal li tuk sen päätöksentekoa varten laaditaan seuraavat sel vi tyk set, joiden on oltava tarjousasiakirjoja käsiteltäessä: 8 Oman toiminnan toteutusratkaisusta ratkaisusta laaditaan tällöin vertai lu las kel mat 9 Henkilöstöresurssin vähenemisestä tehdään selvitys Tilapalveluissa vuoden 2015 selvityshankkeet ovat käynnissä ja ovat li kimää rin laaditussa aikataulussa. Kilpailutusasiakirjoja valmisteleva työryhmä on päätynyt esittämään, että kil pai lu tus rajattaisiin saaristoalueeseen ja kantakaupungin kohteeseen seuraa vas ti: Saaristo käsittää kaikki liittyneiden kuntien palvelukiinteistökohteet. Kantakaupungin kohteiksi valittaisiin Viialan päiväkoti ja Kul ta rannan koulu. Valittu linjaus esitettiin valmistelua ohjaaville toimielimille ti la pal ve lu jaostol le ja tekniselle lautakunnalle Kantakaupungin kohdevalintaa perusteltiin valmistelussa sillä, että esi tet tävät kohteet ovat vertailun kannalta hyviä verrattuna muihin tarjolla oleviin koh tei siin. Etenkin koulukohteiden osalta on kantakaupungista haasteellista löy tää kohdetta, joka voitaisiin irrottaa yksinään kaupungin pal ve lu toi minnas ta ja joka olisi samalla asetetun vertailtavuustavoitteen mukainen. Vii a- lan päiväkodin ja Kultarannan koulun valitseminen kantakaupungin koh teiksi oli perusteltavissa myös sijaintitekijöiden perusteella. Kil pai lu tet ta vas ta alueesta ja kaupungin oman toiminnan alueesta muodostuvat näin mah dol lisim man selkeät yhtenäiset kokonaisuudet, mikä mahdollistaa ta lou del li sen toiminnan kummallakin alueella. Kantakaupungin ver tai lu koh teis sa Viialan päiväkodissa ja Kultarannan koulussa kilpailutus toteutetaan saa ris to alu eesta irrallisena, mutta sijainti mahdollistaa sen, että saa ris to alu een toimija voi tarjota myös kantakaupungin kohteita.

4 Kantakaupungin ja saariston kilpailutusasiakirjoja on valmisteltu pe ri aatteel la, että osatarjoukset voidaan hyväksyä piha-aluehoidon, kiin teis tön hoidon, siivouspalvelun tai ateriapalvelun erillistarjoukset. Piha-aluehoidon kan ta kau pun gin kilpailutusalueeksi on otettu koko kantakaupungin alue lukuun ottamatta viheryksikölle osoitettavaa erillisaluetta. Erillisalueesta ei ole vielä sovittu. Osatarjouksina voitaisiin hyväksyä lisäksi Rymättylän, Meri mas kun tai Velkuan alueiden erillistarjoukset. Osatarjouksien hy väk sy misel lä mahdollistetaan pienten ja alueellisten yksiköiden osallistuminen kilpai luun. Urakkakilpailuvalmisteluissa ollaan laatimassa kolmea erillistä tar jous pyyntöä: kiinteistönhoidon, siivouspalveluiden ja ateriapalveluiden tar jous pyynnöt. Tarjouspyyntömateriaali koostuu seuraavista asiakirjoista: varsinainen tarjouspyyntökirje urakkaohjelma perustietoselvitykset määrätietoineen palvelukuvaukset vastuunjakotaulukot turvallisuusliite tarjouslomake Urakkakilpailuja ollaan valmistelemassa hintakriteerin perusteella rat kais tavik si. Kilpailussa ratkaisuvaiheeseen otetaan kuitenkin vain kilpailijat jotka täyt tä vät pakolliset laadun minimivaatimukset. Laatutekijä on ura koin ti vaihees sa huomioitu urakan sopimussisällössä. Sopimussisältö on määritelty mah dol li suuk sien mukaan nykyisen laatutason mukaiseksi. Sopimussisällön poik kea mi nen on pyritty estämään sopimussanktioilla. Kilpailutusasiakirjojen laadinnassa on pyydetty taustatukea FCG Kon sultoin ti Oy:lta. Seuraava luonnossuunnitelmien kannanottovaihe toteutunee mar ras kuun puolivälissä. Sähköinen oheismateriaali: Ote kilpailutusasiakirjoista alustavassa ja kes ken eräi ses sä muodossa Tilapalveluissa ollaan valmistelemassa selvitystä siitä, millä edellytyksillä oma henkilökunta voi osallistua urakkakilpailuun. Asiasta ollaan ratkaisun poh jak si keräämässä lausunnot Kuntaliiton julkisten hankintojen neu von tatoi mis tol ta, FCG Konsultointi Oy:ltä ja Naantalin kaupunginlakimieheltä. Sel vi tys työn tässä vaiheessa näyttää siltä, että kaupungin oman yksikön on vai kea mm. kuntalain määräykset täyttäen osallistua kilpailuun, vaikka lausun not eivät ole vielä lopullisesti käytettävissä. Urakkakilpailusta päät tä mistä ennen tulisi arvioida erillisesti kaupungin oman toiminnan kus tan nuk set ja tehostamisvaatimukset. Kaupungin oman kustannustason määrittämisen varmistamiseksi on ku lu van

5 vuoden aikana mitoitettu kilpailutusalueen ateria-, siivous- ja kiin teis tön hoito pal ve lui ta CleanNet-mitoitusohjelmalla. Mitoitukset ovat tärkeätä tar jouspyyn tö jen laadinnan taustamateriaalia ja ne mahdollistavat oman toi min nan vertailuhintojen antamisen. Saman järjestelmän käyttö helpottaa sii vouk sen, ateriapalvelun ja kiinteistönhoidon tehtävien yhteensovittamista, jo ka nimenomaisesti saaristoalueella on erityisen tärkeää. Kaupungin oman toimin nan vertailuhinnat määritetään lopullisesti tarjouspyyntöasiakirjojen valmis tu mi sen jälkeen. Valmistuskeittiöiden hankesuunnittelun osalta ei ole vielä kerrottavissa ennak ko tie toa eri keittiövaihtoehtojen kustannuksista. Hankesuunnittelussa on jou dut tu selvittämään toteutusvaihtoehtoja ennakoitua laajemmin, jotta luotet ta va, edullinen ja toimiva malli voitaisiin saada aikaan. Han ke suun nit te lurat kai sun pohjana on joka tapauksessa seuraavat vaihtoehdot: 1 Valmistuksen keskittäminen yhteen keittiöön (sovellettu vaihtoehto: Luo la lan uudisrakennus, mitoitus ateriaa) 2 Valmistuksen keskittäminen kahteen keittiöön, joista toinen palvelee kou lu ja ja päiväkoteja ja toinen sosiaalitoimen asumisyksikköjä ja koti hoi toa. (sovellettu vaihtoehto: Luolalan koulu- ja päiväkotikeittiö uu dis ra ken nus, mitoitus ateriaa ja terveyskeskuksen keittiön perus kor ja us/laa jen nus, mitoitus ateriaa) 3 Valmistuksen keskittäminen kolmeen tai neljään keittiöön, jotka palve le vat seuraavasti: sosiaalitoimen tarpeet (terveyskeskus, ateriaa) saariston koulut ja päiväkodit (Merimaskun koulu, keittiön muu tos työ, 800 ateriaa) Keskustan koulut ja päiväkodit (Maijamäen koulu, keittiön muu tos työ, ateriaa; Taimon koulu, keittiön muutostyö, ate ri aa) Valmistuksen keskittämisen yhteydessä muut nykyiset keittiöt muuttuisivat ja ke lu keit tiöik si, joissa henkilöstöresurssien haasteet mm. am mat ti tai to vaati mus ten ja saatavuuden suhteen ovat valmistuskeittiöitä selvästi pienempiä. Kes ki te tys sä valmistuskeittiössä on resurssitarpeet rationaalisemmin jär jestet tä vis sä. Valmistuksen keskittämisen yhteydessä kuljetuskustannukset kasva vat. Ulkoistusratkaisuja harkitessa merkittävään asemaan nousee tekeillä olevan so te-alue rat kai sun soveltamistapa. Etenkään sosiaalitoimen tarpeisiin to teutet ta vaa keittiötä ei ole perusteltua toteuttaa ennen kuin sote-alueratkaisusta on saatu riittävä tieto. Talousarvion laadintavaiheessa on esitetty oman toiminnan te hos ta mis ta-

6 voit teet siivouksen, ateriapalveluiden ja kiinteistönhoidon tehtäväalueille talous suun ni tel ma esi tyk seen On mahdollista, että pal ve lu stra tegian loppuvuoden selvitysten yhteydessä löydetään vielä isompiakin toi minnan tehostamiskohteita. Tarkastelussa ei ole tällä hetkellä selvitetty sitä, et tä voitaisiinko toimintaa tehostaa laatua laskemalla joltakin osin ai heut ta mat ta merkittäviä ongelmia. Oheismateriaali: Kaupunginhallitukselle saapunut kirje kos kien ateria- ja siivouspalvelujen sekä kiinteistönhoidon ul kois tamis ta Merimaskun alueella KIINTEISTÖPÄÄLLIKKÖ: KOKOUSKÄSITTELY: Tilapalvelujaosto merkitsee tiedokseen tilapalveluiden pal velu stra te gia hank kei den nykytilanteen ja ohjeistaa jatkotyöstöä tar peen mukaan. Merkittiin, että kaupunginlakimies Turo Järvinen oli läsnä kokouk ses sa tämän asian käsittelyn ajan ja, että Eeva-Riitta Rusi saa pui kokoukseen tämän asian käsittelyn aikana. Merkittiin, että Teknisen lautakunnan puheenjohtaja Kimmo Aho poistui kokouksesta tämän asian käsittelyn jälkeen. TILAPALVELUJAOSTO: Teknisen lautakunnan tilapalvelujaosto Kiinteistöpäällikkö Pekka Alm : Tilapalvelujaosto merkitsee tiedokseen tilapalveluiden pal velu stra te gia hank kei den nykytilanteen ja päättää pyytää kau pungin la ki mie hel tä jatkoselvitystä liik keenluo vu tus mahdollisuudesta ja sen lainmukaisuudesta. Palvelustrategiaan liittyvien selvityshankkeiden valmistelutyötä on jatkettu ti la pal ve lu jaos tos sa (30 ) esitellyltä pohjalta. Hankkeet tulevat val mis tu maan vuoden loppuun mennessä. Tällä hetkellä varsinainen ma te riaa li alkaa olla valmistumassa, mutta aineiston kokoaminen on kesken. Kiinteistöpäällikkö esittelee kokouksessa valmisteilla olevaa han ke ma te riaa lia. Esityslistan oheismateriaaliksi liitetään ote valmisteilla olevista ai neistois ta. Oheismateriaali: Valmisteilla oleva aineisto kiinteistönhoidon ja

7 siivouspalveluiden osalta Kaupunginlakimies Turo Järvinen on laatinut selvityksen liikkeenluovutuksen mah dol li suu des ta ja lainmukaisuudesta. Selvityksen mukaan, mikäli han kin ta yk sik kö tarjouspyynnössään edellyttää, että tarjoaja ottaa vastaan esi mer kik si tietyn toiminnallisen kokonaisuuden koko henkilöstön, pitää hankinta si säl lään liikkeen luovutuksen työsopimuslain ja kunnallisesta viranhaltijasta an ne tun lain tarkoittamalla tavalla. Hankintalain 10 :n mukaisesti hankintalaki ei tule sovellettavaksi, mikä han kin ta yk sik kö tekee hankinnan omalta sidosyksiköltään. Sidosyksikkö on han kin ta yk si kös tä muodollisesti erillinen ja päätöksenteon kannalta it se näinen yksikkö (esim. osakeyhtiö), jota hankintayksikkö yksin tai yhdessä muiden hankintayksiköiden kanssa valvoo yksikköä samalla tavoin kuin se valvoo omia toimipaikkojaan ja yksikkö harjoittaa pääosaa toiminnastaan niiden hankintayksiköiden kanssa, joiden määräysvallassa se on. Turo Järvisen selvitys oheistetaan esityslistan liitteeksi. LIITE B1, TILAJAOSTO Tilapalvelut kokoavat kaupunginhallituksen ja 500 sekä ja 24 päätöksissä toimeksi annetut selvitykset loppuraportin muotoon joulukuun 2015 loppuun mennessä. Loppuraportti tuodaan tammikuun 2016 aikana tilapalvelujaoston ja teknisen lautakunnan ko kouksiin käsiteltäväksi. Teknisen lautakunnan hyväksymiskäsittelyn jälkeen selvitykset toi mi te taan kaupunginhallitukselle mahdollista jatkopäätöksentekoa varten. KIINTEISTÖPÄÄLLIKKÖ: KOKOUSKÄSITTELY: Tilapalvelujaosto merkitsee tiedokseen tilapalveluiden pal velu stra te gia hank kei den nykytilanteen ja ohjeistaa jatkotyöstöä tarpeen mukaan. Merkittiin, että kaupunginlakimies Turo Järvinen osallistui kokoukseen tämän asian käsittelyn ajan. TILAPALVELUJAOSTO: Kiinteistöpäällikön ehdotus hyväksyttiin.