Saumaton hoitoketju 1 (23)

Transkriptio

1 Saumaton hoitoketju 1 (23) 1 TIIVISTELMÄ JA SUOSITUKSET? HANKKEEN TAUSTA JA TAVOITTEET VIRHE. KIRJANMERKKIÄ EI OLE MÄÄRITETTY. 2.1 Hankkeen tausta Hankkeen tavoitteet HANKKEEN TOTEUTUS Keskeiset toimijat Projektin hallinto Ohjausryhmä Projektiryhmä Projektin henkilöstö Muu yhteistyö Aikataulu Projektin kustannukset ja rahoitus Tiedottaminen KEHITTÄMISPROSESSI Tekniset valmiudet?? Kunnat OYS Menetelmät HANKKEEN TULOKSET Organisaatioiden väliset lähetteet, konsultaatiopyynnöt ja palautteet Lähetteet Konsultaatiot Palautteet (epikriisit) Oulun kaupungin sisäinen lähete ja palaute KuntaEskon käyttöönotto Yleislääkärikonsulttitoiminta Hoitoketjukäsikirjan integrointi prosessiin Dokumentoitu, monistettava toimintamalli??? Ohjeistus Muut hankkeen tuloksena syntyneet dokumentit YHTEENVETO/SAATUJEN KOKEMUSTEN ARVIOINTI EHDOTUKSET JATKOTOIMENPITEIKSI Tavoitteita VIITTAUKSET

2 Saumaton hoitoketju 2 (23) Versiohistoria Versio Pvm Tekijä(t) Muutokset 0.1 LT EM, LT LT kpl 5 väliotsikointi, tiedotus LT tietojen tarkennusta; hoitoketjukäsikirja EM, LT tietojen tarkennusta EM EM kpl 3.4, taulukko s EM lähetetty projektiryhmälle kommentoitavaksi EM muutoksia kommenttien perusteella: kpl:eet 3.2.4, ja 7

3 Saumaton hoitoketju 3 (23) 1 TIIVISTELMÄ JA SUOSITUKSET Saumaton hoitoketju hankkeen tarkoituksena oli tietojärjestelmien ja sähköisen tiedonsiirron hyödyntäminen ottamalla käyttöön elektroninen lähete-palaute ja sähköinen konsultaatiotoiminta sekä näiden uusien toimintamallien juurruttaminen perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon välisen yhteistyön välineeksi. Uusilla toimintamalleilla pyrittiin siihen, että potilas saa hoitoa oikeassa paikassa oikeaan aikaan, ja potilasta hoitava lääkäri saa tarvitsemansa tiedot käyttöönsä ajantasaisesti lähetteen mukana. Hanke toteutettiin Oulun seudun kuntien ja PPSHP:n yhteistyönä vuosina , ja sitä rahoitettiin STM:n Kansallisesta terveyshankkeesta yhteensä eurolla, kokonaisbudjetin ollessa euroa. Tähän tavoitteeseen päästiin alueellisen ja organisaatiorajat ylittävän hankeyhteistyön avulla. Tavoitteiden saavuttamista auttoi se, että kaikilla osapuolilla oli käytännön tarve muuttaa vanhoja toimintamalleja. Kaikki osapuolet myös sitoutuivat kiitettävästi hankkeen tavoitteisiin, vaikka se samalla tarkoitti kullekin osapuolelle runsaasti töitä ja lisäkustannuksia. Hankkeen hallintovastuullisena hakijana oli Oulun kaupunki. Kaikki OYS:n yksiköt siirtyivät lähete-palautteen käyttöön hankkeen aikana, mikä on merkittävä muutos alueellisessa tiedonsiirrossa ja helpottaa seuraavia käyttöönottoja. Kuntien kannalta merkittävä saavutus oli alueellisen yhteistyön käytäntöjen avaaminen terveydenhuollon tietohallinnossa, vaikka pysyvää organisaatiota ei vielä olekaan tähän tarkoitukseen. Projektin kannalta merkittävää on myös se, että kaikki tulokset jäävät pysyviksi, ja toimintamallien ylläpito on siirtynyt osaksi organisaatioiden toimintaa. Vain yksi kunta jäi hankkeen tavoitteiden ulkopuolelle, sekin lähinnä kunnan sisäisten ratkaisujen viivästymisen takia. Hankkeen aikana alueella tuli esille useita muutostarpeita, joiden toteutumista jäädään odottamaan: tarvitaan alueellinen terveydenhuollon tietohallintotoimija, lähetteisiin tarvitaan sähköinen allekirjoitusmahdollisuus, ja suostumuskäytännöt kaipaavat uusimista ja sähköistä suostumuksenhallintaa. Uusien toimintamallien myötä halutaan luopua vanhoista: on siis kiire saada kaikki lähete-palautteeseen liittyvä pikaisesti sähköiseen muotoon liitteitä ja allekirjoituksia myöten.

4 Saumaton hoitoketju 4 (23) 2 HANKKEEN TAUSTA JA TAVOITTEET 2.1 Hankkeen tausta Oulun kaupungin avoterveydenhuollon vuonna 2003 päättyneeseen IT-projektiin liittyi Effica-potilastietojärjestelmän käyttöönoton lisäksi lähete-palauteohjelmiston hankinta. Sähköisen lähetteen käyttöönotto viivästyi kuitenkin siihen liittyvien tietoturvavaatimusten toteuttamisen takia. Oulun seudun muilla kunnilla ei vielä tuolloin ollut käytössä sähköistä lähete-palautejärjestelmää, vaikka joissakin kunnissa asiaa oli jo harkittu. OYS:n Esko-potilastietojärjestelmän e-läheteosiota oli kehitetty TietoEnatorin (Efficatoimittaja) ja Kuusamon terveyskeskuksen kanssa Verho-projektissa vuosina Ensimmäiset sähköiset lähetteet saapuivat OYS:aan syksyllä 2000, mutta käyttöönoton laajentaminen eteni hitaasti: vuonna 2003 vain muutama OYS:n poliklinikoista otti vastaan e-lähetteitä. PPSHP:n alueella oli kuitenkin jo tuolloin useita perusterveydenhuollon yksiköitä, joilla oli käytössä lähete-palaute-järjestelmä. Sähköisiä palautteita kuntiin ei lähetetty juuri lainkaan, vaikka valmiudet siihenkin olivat OYS:ssa olemassa. Oltiin siis organisaatioiden keskinäisessä noidankehässä: e-lähetteitä ei haluttu tehdä, koska niitä voitiin lähettää vain muutamaan OYS:n yksikköön eikä OYS puolestaan halunnut laajentaa e-lähetteen käsittelyä kun niitä tulee niin vähän. OYS ei myöskään lähettänyt e-palautteita, mikä olisi osaltaan motivoinut terveyskeskuksia käyttämään e-lähetettä. Ei käytetä (e-lähetettä) koska ei voi lähettää joka paikkaan. Olisi ollut parempi ottaa käyttöön siinä vaiheessa, kun kaikki poliklinikat ottavat lähetteitä vastaan. Terveyskeskuslääkäri, Oulu. Alueellinen sähköinen lähete-palaute oli siis teknisesti valmis, mutta odotti varsinaista sosiaalista käyttöönottoa. Tässä tilanteessa vuoden 2002 lopussa Oulun kaupunki ja OYS katsoivat tarpeelliseksi resursoida koulutukseen ja käyttöönottoon. Muut Oulun seudun kunnat lähtivät mukaan suunniteltuun Saumaton hoitoketju -hankkeeseen, jonka tavoitteena oli perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yhteistyön lisääminen ja tiedonkulun parantaminen. Muualla Suomessa oli käynnistetty e-läheteprojekteja, mutta Pohjois-Pohjanmaan ja Lapin sairaanhoitopiireistä poiketen niiden alueella ei ollut vielä juurikaan käytössä erikoissairaanhoidon potilaskertomusjärjestelmää, joka on sähköisen lähetteen ja

5 Saumaton hoitoketju 5 (23) palautteen käsittelyn edellytys. Saumaton hoitoketju -hanke käynnistyi STM:n Kansallisen terveyshankkeen rahoituksella Hankkeen hakijana oli Oulun kaupunki ja muina osapuolina PPSHP ja Oulun seudun muut kunnat Hailuoto, Haukipudas, Kempele, Kiiminki, Liminka, Lumijoki, Muhos, Oulunsalo ja Tyrnävä. 2.2 Hankkeen tavoitteet Hankkeen tarkoituksena on tietojärjestelmien ja sähköisen tiedonsiirron hyödyntäminen alueen terveydenhuollossa kattavasti siten, että elektroninen lähete-palaute ja sähköinen konsultaatiotoiminta otetaan käyttöön ja juurrutetaan perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon välisen yhteistyön välineeksi. Samalla muutetaan perinteisiä toimintamalleja siten, että potilas saa hoitoa oikeassa paikassa oikeaan aikaan, ja potilasta hoitava lääkäri saa tarvitsemansa tiedot käyttöönsä ajantasaisesti lähetteen mukana. Kokonaishankkeen päätavoitteet: 1) Juurruttaa elektroninen lähete-palautetoiminta ja sähköinen konsultaatio perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon välisen tiedonsiirron pääasialliseksi menetelmäksi Oulun seutukunnan kuntien ja Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin välillä. 2) Kehittää uusia toimintamalleja ja toimintatapoja konsultaatioihin ja lähete-palauteprosesseihin ja muuttaa työtapoja ja työprosesseja syvällisesti siten, että uuden teknologian tuomat mahdollisuudet tulevat täysimääräisesti hyödynnetyiksi. 3) Kehittää uusi toimintamalli Oulun kaupungin terveyskeskuksen sisäisiin erikoislääkärikonsultaatioihin hyödyntämällä tietojärjestelmiä ja tietoverkkoa siten, että potilaan hoitovastuu on entistä paremmin koko ajan omalääkärin hallinnassa ja omalääkärin tiedonsaanti konsultaation eri vaiheissa turvataan. Hyödynnetään myös ns. virtuaalivastaanottoa, jossa useampi työntekijä ottaa osaa potilaan vastaanottotapahtumaan ajasta ja paikasta riippumatta. 4) Vakiinnuttaa kehitetyt uudet toimintamallit, toimintatavat ja työtavat ja ottaa ne laaja-alaisesti arkikäyttöön 5) Luoda yleislääkärikonsulttitoiminta (kokenut yleislääkäri konsulttina erikoissairaanhoidossa, erityisesti hoitoketjutyössä potilas- tai diagnoosiryhmittäin) 6) Kehittää 1-4 kohdista yleinen dokumentoitu toimintakonsepti, joka on toteutettavissa koko sairaanhoitopiirissä ja muuallakin Suomessa.

6 Saumaton hoitoketju 6 (23) 7) KuntaEskon käyttöönotto alueella otettiin lisätavoitteeksi hankkeen alkamisen jälkeen luontevana osana sähköistä tiedonsiirtoa 3 HANKKEEN TOTEUTUS 3.1 Keskeiset toimijat Hanke toteutettiin Oulun seudun kuntien ja Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin yhteistyöhankkeena. Oulun kaupungin lisäksi hankkeeseen osallistuivat Hailuodon, Haukiputaan, Kempeleen, Kiimingin, Limingan, Lumijoen, Muhoksen, Oulunsalon ja Tyrnävän kunnat. Projektin hallinnoinnista vastasi Oulun kaupunki. Projektin vastuuhenkilönä toimi Oulun terveydenhuollon johtaja Seppo Voutilainen. Projektipäällikkönä toimi Oulun kaupungin terveyskeskuslääkäri Eila Marttila. Hankkeen alkuvaiheessa mukana olevat organisaatiot hyväksyivät hankkeen hallinnointia koskevan sopimuksen ja tekivät tarvittavat hallinnolliset päätökset hankkeeseen osallistumisesta. 3.2 Projektin hallinto Ohjausryhmä Projektin ohjausryhmänä toimi seutukunnan kuntien HYVE-tiimi vahvistettuna PPSHP:n edustajilla. HYVE-tiimin muodostavat kuntien perusturvajohtajat ja johtavat lääkärit. Sairaanhoitopiiriä ohjausryhmässä edustavat johtajaylilääkäri Lauri Nuutinen ja telelääketieteen asiantuntija, ylilääkäri Jarmo Reponen. Ohjausryhmän puheenjohtajana on toiminut HYVE-tiimin puheenjohtaja ja sihteerinä projektipäällikkö Eila Marttila. Ohjausryhmä on kokoontunut päätöskokouksen lisäksi hankkeen aikana viisi kertaa Projektiryhmä Projektiryhmän kokoonpano on ollut joustava ja siinä on hyödynnetty osallistuvien organisaatioiden asiantuntijoita tarpeen mukaan. Projektiryhmä on kokoontunut hankkeen aikana noin kerran kuukaudessa, yhteensä 22 kertaa. H. Tapio Hanhela Oulun lääninhallitus saakka Tuula Tähtinen Haukipudas Matti Mäntymaa Kiiminki

7 Saumaton hoitoketju 7 (23) Tapani Ebeling OYS lähtien Pekka Kujala OYS Hannu Paajanen OYS Eila Marttila Oulun kaupunki Erika Kukkonen Oulun kaupunki lähtien Heikki Pirttiaho Oulun kaupunki Leena Raustia Oulun kaupunki lähtien Anne Turula Oulun kaupunki Jarno Valtonen OKS saakka Jari Vanhatalo Oulun kaupunki Projektin henkilöstö Projektipäällikkö terveyskeskuslääkäri Eila Marttila Projektisihteeri TtM Anne Turula Projektisihteeri FM Leena Raustia Projektityöntekijä terveydenhoitaja Mari Alpua ja Projektityöntekijä TtM Erika Kukkonen Projektityöntekijä terveyskeskusavustaja Tuula Tähtinen Projektityöntekijä (puolipäiväinen) erikoislääkäri Tapani Ebeling , osa-aikaisena Projektin henkilöstön lisäksi hankekuntien yleislääkäreitä ja OYS:n erikoislääkäreitä on osallistunut hoitoketjutyöhön muutaman viikon ajan kerrallaan Muu yhteistyö TietoEnatorin tuotekehityksen, OYS:n tietohallintoyksikön ja lääkäreiden, Oulun tietotekniikan ja Oulun kaupungin henkilöstön muodostamassa työryhmässä käsiteltiin lähetepalaute-järjestelmien (Effica, Esko) välisen toiminnallisuuden kehittämistä ja etsittiin ratkaisuja ongelmakohtiin. Ryhmä on kokoontunut hankkeen aikana kymmenen kertaa. Projekti teki myös vierailun Helsinkiin, jossa tutustuttiin HYKS:in ja Helsingin kaupungin kokemuksiin lähete-palautteesta. Tiivistä yhteistyötä tehtiin myös Tellappiprojektin kanssa.

8 Saumaton hoitoketju 8 (23) 3.3 Aikataulu Saumaton hoitoketju -hankkeen ensimmäinen vaihe toteutui ajanjaksona Hanke sai jatkorahoitusta ajalle ja hankkeen päättymisaikaa jatkettiin Oulun lääninhallituksen päätöksellä saakka. Hanke on saanut rahoitusta STM:n kansallisesta terveyshankkeesta. 3.4 Projektin kustannukset ja rahoitus Projekti on toteutettu STM:n Kansallisen terveyshankkeen rahoituksen turvin. Vuodelle 2003 myönnetty valtionavustus oli (STM päätöksellä) ja jatkohankkeelle myönnetty valtionavustus vuosille oli (Oulun lääninhallituksen päätöksellä). Yhteensä valtionavustusta hankkeelle on myönnetty , ja hankkeen kokonaiskustannusarvio vuosille on ollut Hankesuunnitelman mukaan hankkeen osapuolet vastaavat kustannusten omarahoitusosuudesta seuraavasti: Oulu 46%, PPSHP 30% ja muut osapuolet yhteensä 24%. Kuntien osuudet on jyvitetty asukasluvun mukaisesti: Haukipudas 5,5%, Kiiminki 3,8%, Kempele 4,4%, Oulunsalo 2,9%, Muhos 2,7%, Liminka 2,1%, Lumijoki 0,6%, Tyrnävä 1,8% ja Hailuoto 0,3% (yhteensä 24%). Projektin toteutuneet kustannukset: vuonna vuosina YHTEENSÄ Kustannuksista henkilöstömenojen osuus vuosina on suurin eli , ohjelmistohankintojen osuus (9% kokonaiskustannuksista), muiden palveluiden oston osuus ja muiden menojen Toteutuneet kustannukset eivät ole jakautuneet osapuolten välillä suunnitelmien mukaisesti, vaan Oulun kaupungin osuus kokonaiskustannuksista on ollut suunniteltua suurempi (64%). Suurin syy on se, että henkilöstövaltaisessa projektissa Oulun kaupunki on ainoana mukana olleista organisaatioista pystynyt palkkaamaan tai siirtämään omaa henkilöstöä hankkeen palvelukseen.

9 Saumaton hoitoketju 9 (23) 3.5 Tiedottaminen Hankkeen tiedottamisessa on pyritty avoimuuteen, aktiivisuuteen ja ajankohtaisuuteen. Hankkeella on omat kotisivut, jotka on sijoitettu Oulun kaupungin sosiaali- ja terveystoimen www-sivuille ( Projektin työntekijät ovat kiertäneet kunnissa ja poliklinikoilla kertomassa projektin tavoitteista. Kuntien ja sairaanhoitopiirin yhteyshenkilöt ovat tiedottaneet ja keränneet palautetta hankkeesta omissa organisaatioissaan. Hanketta on esitelty useissa sairaanhoitopiirin, OYS:n, lääninhallituksen ja kuntien tilaisuuksissa sekä mm. seuraavissa tapahtumissa: Tiedonhallinta-seminaari , Oulu Lapin sairaanhoitopiirin TEL LAPPI-seminaari , Rovaniemi Terveydenhuollon atk-päivät , Helsinki Saumaton hoitoketju -hankkeen päätösseminaari , Oulu Hankkeen etenemisestä on lisäksi uutisoitu mm. Kalevassa, Mediuutisissa, Forum24:ssa ja Pohjois-Suomen uutisissa (TV) sekä PPSHP:n ja Oulun kaupungin henkilökunnan tiedotuslehdissä. 4 KEHITTÄMISPROSESSI 4.1 Tekniset valmiudet Kunnat Sähköisen lähete-palautteen käyttöönotto edellyttää jokaiselta kunnalta lähete-palauteohjelmiston hankintaa, suojatun tiedonsiirtoyhteyden muodostamista ja tiettyjä tietoturvaratkaisuja kunnan omassa verkossa. OYS:n tietohallintoyksikkö on määritellyt ne tekniset edellytykset, jotka potilastietojen siirtoon osallistuvien organisaatioiden tulee tietoturvan osalta täyttää (liite x Lähetepalautejärjestelmän ja KuntaEskon käyttöönoton edellytyksiä). Hankkeen osapuolten lähtötilanne tämän suhteen oli vaihteleva. Osassa kunnista tiedonsiirtoa oli toteutettu jo aikaisemmin esimerkiksi laboratoriotietojen osalta, mutta osassa kunnista tietoturvavaatimusten ja suojatun tiedonsiirron toteuttaminen oli aikaa ja resursseja vaativa työ. Hankkeen alkaessa vain Oulun kaupungilla oli tarvittavat tekniset valmiudet lähete-palautteen käyttöönottoon.

10 Saumaton hoitoketju 10 (23) Hankkeen alkuvaiheessa tehtiin tiivistä yhteistyötä kuntien atk-toimijoiden, verkkooperaattoreiden ja OYS:n tietohallintoyksikön kanssa, mikä osoittautui kuntien kannalta hyödylliseksi. Kahden kunnan osalta (Liminka ja Lumijoki) suojattua tiedonsiirtoa tai lähetepalauteohjelmiston hankintaa ei saatu hankkeen aikana toteutetuksi. Näiden kuntien osallistuminen hankkeeseen jäikin suunniteltua pienemmäksi. Niissä kunnissa, joissa suojattu tiedonsiirto oli jo olemassa, päästiin muita aikaisemmin lähetepalauteohjelman hankintaan ja käyttöönottoon (Oulunsalo, Kempele ja Haukipudas). Efficaa käyttäviin kuntiin hankittiin tässä vaiheessa lähete-palauteosio yhteishankintana (Oulunsalo, Kempele, Haukipudas ja Muhos). Kiimingin kunnassa käytettiin Effica-potilastietojärjestelmää suun terveydenhuollossa. Lähete-palautetoiminnallisuuden hankinnan tullessa ajankohtaiseksi kunnassa päätettiin luopua terveydenhuollossa aikaisemmin käytössä olleesta potilastietojärjestelmästä ja ottaa käyttöön Effica-järjestelmä myös muissa terveydenhuollon yksiköissä. Mediatri-kuntiin (Tyrnävä ja Hailuoto) muodostettiin suojatut yhteydet ja molemmat kunnat hankkivat lähete-palautejärjestelmän. KUNTA POTILASTIETO- JÄRJESTELMÄ v TIEDONSIIRTO v POTILASTIETO- JÄRJESTELMÄ v TIEDONSIIRTO v Oulu Effica lähete-palaute KuntaEsko Effica lähete-palaute KuntaEsko Haukipudas Effica on (lab) Effica lähete-palaute KuntaEsko Kempele Effica on (lab) Effica lähete-palaute KuntaEsko Oulunsalo Effica on (lab) Effica lähete-palaute KuntaEsko Muhos Effica ei Effica lähete-palaute KuntaEsko Kiiminki Pegasos ei Effica lähete-palaute KuntaEsko Tyrnävä Mediatri ei Mediatri lähete-palaute KuntaEsko Hailuoto Mediatri ei Mediatri lähete-palaute KuntaEsko

11 Saumaton hoitoketju 11 (23) Liminka Pegasos ei Pegasos ei Lumijoki Pegasos (Limingan) ei Pegasos (Limingan) Taulukko 1. Kuntien potilastietojärjestelmät ja tiedonsiirtovalmiudet hankkeen alkaessa ja sen päättyessä. ei OYS OYS:ssa on käytetty usean vuoden ajan ESKO-potilastietojärjestelmää, johon on liitetty myös muiden järjestelmien tietoja (radiologiset kuvat, laboratoriotiedot). ESKOon on kehitetty myös digitaalinen allekirjoitus -ominaisuus, joka oli pilottikäytössä hankkeen alkuvaiheessa. Lähetteiden käsittelyä varten kehitetyn lähete-eskon käyttöönottoa oli hidastanut tarvittavien mikrotietokoneiden ja oheislaitteiden puute. Saumaton hoitoketju -hankkeen käynnistymisen aikaan OYS sai resursseja laitteiden hankintaan, jolloin myös e-lähetteen ja e-palautteen käyttöönottoon saatiin vauhtia. KuntaEsko-selainsovelluksen avulla on mahdollisuus seurata lähetteen käsittelyn etenemistä OYS:ssa myös muista, suojatun yhteyden päässä olevista organisaatioista. Asiakkaan luvalla on mahdollista myös katsella asiakkaan potilaskertomusta ja tutkimustietoja. KuntaEskon käyttö kunnissa oli kuitenkin vähäistä, mikä johtui ainakin osittain sen markkinoinnin ja koulutuksen puutteesta. Hankkeen aikana uudistettiin KuntaEskon käyttöliittymä ja parannettiin sovelluksen käytettävyyttä. Potilashallinnon järjestelmänä on yleisesti vielä SAPO, josta on tarkoitus siirtyä MD- Oberon-järjestelmän käyttöön vuoteen 2007 mennessä. MD-Oberon on toistaiseksi ollut käytössä vain psykiatrian klinikalla. 4.2 Menetelmät Tekniset valmiudet ja järjestelmähankinnat ovat uuden järjestelmän käyttöönoton edellytys, mutta varsinainen sosiaalinen käyttöönotto ja uusien toimintamallien juurruttaminen vaatii panostuksia koulutukseen, ohjeistukseen, toimintamallien suunnitteluun ja eri organisaatioiden välisen yhteistyön kehittämiseen. Kehittämistyön onnistumisen edellytyksiä ovat innostuneet ja motivoituneet henkilöt, joilla on johdon tuki takanaan. Hankkeen projektiryhmässä oli yhteistyön ja yhteisten toimintamallien suunnittelua varten edustettuna sekä kuntien että OYS:n lääkäreitä. Projektityöntekijöiden moniammatillinen tausta ja lukuisat henkilökuntapalaverit ovat tuoneet suunnitteluun

12 Saumaton hoitoketju 12 (23) mukaan myös hoitohenkilökunnan näkökulman. Lähete-palautetoiminnallisuuden käyttöönottoa ja testausta helpotti huomattavasti projektiin palkattu perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yhteinen toimija, jolla oli valtuudet toimia sekä OYS:ssa että Oulun kaupungin terveydenhuollossa. Hänen avullaan voitiin selvittää ongelmia, vähentää käyttäjien tiedon luotettavuuteen, eheyteen ja saatavuuteen liittyviä epäluuloja sekä varmistaa se, että eri organisaatioiden käyttämät käsitteet ymmärrettiin samalla tavalla. Uuden sovelluksen/ominaisuuden käyttöönotto tarjoaa myös mahdollisuuden kehittää organisaation toimintaa. Sähköisen lähetteen laatiminen, lähettäminen, käsittely ja hyväksyminen on yhteistyöprosessi, johon liittyy erilaisia vaiheita ja toimintamalleja yksiköistä ja niiden tarpeista riippuen. Ennen käyttöönottoa suunniteltiin yksiköiden yhteyshenkilöiden kanssa organisaation kannalta sopivia toimintatapoja, joita tarkennettiin käyttöönoton aikana. Tilastojen avulla voitiin seurata käyttöönoton etenemistä ja puuttua ongelmakohtiin, jos lähetteiden tai palautteiden lukumäärän kehittyminen ei sujunut odotetulla tavalla. Hankkeen aikana on mietitty erityisesti esimerkiksi päivystyslähetteiden kulkuun ja lähetteiden manuaalisiin (paperisiin/filmikuviin) liitteisiin liittyviä toimintamalleja. Myös sähköinen konsultaatio on vaatinut paneutumista uuden toimintamallin omaksumiseksi ja työn uudelleen järjestämiseksi poliklinikoilla. Kaksi päällekkäistä toimintamallia (osa lähetteistä tulee paperisina ja osa sähköisinä) on työlästä : Kirurgian klinikka, OYS: TÄMÄ MUUALLE??? Oulun kaupungin sisäisten lähetteiden, palautteiden ja konsultaatioiden siirtäminen sähköiseen muotoon on vaatinut uusien toimintamallien suunnittelua, tietojärjestelmän ominaisuuksien luovaa hyödyntämistä sekä henkilökuntaryhmien koulutuksia ja uusia käyttöohjeita. Hankkeen loppuvaiheessa palkattiin uusi projektityöntekijä vastaamaan sisäisen lähetteen käyttöönotosta Oulun kaupungissa. Muissa kunnissa on suunniteltu omat sisäiset toimintamallit siinä vaiheessa, kun lähete-palauteohjelmiston käyttöönotto on ollut ajankohtainen. Kuntien toimintamallit poikkeavat toisistaan mm. erilaisen henkilökuntarakenteen ja käytössä olevan tietojärjestelmän takia. Toimintamalleissa on otettu huomioon yhteisesti sovitut periaatteet. Myös kaikki laaditut ohjeet ovat olleet yhteisesti käytettävissä. Oulun seudun yhteispäivystys (Osyp) Oulun seudun yhteispäivystys ei ole varsinaisesti Saumaton hoitoketju -hankkeen osapuoli, mutta Osypin tietohallinnon kanssa on tehty tiivistä yhteistyötä sähköiseen tiedonsiirtoon pääsemiseksi kuntien ja Osypin välillä. Hankkeen päättyessä Osyp

13 Saumaton hoitoketju 13 (23) pystyy lähettämään potilastietoja sähköisesti Oulun kaupungille, mutta toiminnan laajentaminen muihin kuntiin on toteutumassa loppuvuoden aikana HANKKEEN TULOKSET 5.1 Organisaatioiden väliset lähetteet, konsultaatiopyynnöt ja palautteet Hankkeen tuloksena osapuolten välinen lähete-palaute-liikenne toimii nyt valtaosin sähköisenä. Muista yksiköistä tulee kuitenkin edelleen myös paperilähetteitä. Tiedot tallentuvat jokaisen organisaation omaan järjestelmään ja ajantasaiset tiedot ovat siten aina kaikkien käytettävissä. Hoidon tarpeen arviointi nopeutuu ja päällekkäisten tutkimusten tarve vähenee. Samalla potilaan mahdollisuudet saada hoitoa oikeassa paikassa oikeaan aikaan ovat parantuneet. Sähköisen lähetteen/konsultaation käsittelyn vaihtoehdoista on keskusteltu OYS:n ylilääkärikunnan ja kuntien johtavien lääkärien kesken, ja yhteisistä periaatteisista on laadittu taulukko, jossa huomioidaan eri vaihtoehdoissa tapahtuva hoitotakuulainsäädännön mukainen hoitovastuun siirto ja tarvittavat informoinnit (potilas ja/tai lähettävä lääkäri) (liite: matsiisi //LAITETAANKO TÄHÄN???) Lähetteet Sähköisen lähetteen tietosisältö on selkeämpi ja laajempi kuin paperilähetteessä, ja lähetteen täydennysmahdollisuus mahdollistaa potilaan hoidon tarkemman suunnittelun. Lähete-palautetoiminnan suurin puute on se, että kaikkia keskeisiäkään liitteitä, kuten EKG ja röntgenkuvat, ei voida lähettää sähköisesti. Tästä syystä etenkään sisätautien ja kirurgian klinikoilla ei voida täysimääräisesti hyödyntää sähköistä lähetettä. Saumaton hoitoketju -hankkeen ja PPSHP:n LAKU-projektin yhteistyönä on kuitenkin käynnistetty toimenpiteitä näiden puutteiden ratkaisemiseksi tulevaisuudessa. Sähköistä lähetettä käytetään myös päivystystapauksissa, mutta potilaan sujuvan hoidon varmistamiseksi sähköisen lähetteen rinnalla kulkee myös paperinen tuloste. Ehkä eniten käytännön ongelmia on liittynyt päivystyspotilaiden ohjaukseen ja päivystyslähetteen lähettämiseen oikeaan osoitteeseen. Sähköinen lähete mahdollistaa lähetteen käsittelyssä erilaisia vaihtoehtoja, joita on harvoin käytetty paperilähetteen kohdalla. Lähete voidaan muuttaa konsultaatioksi, jolloin lähettävä lääkäri saa välittömänä palautteena toimintaohjeet jatkohoidosta.

14 Saumaton hoitoketju 14 (23) Tässä tapauksessa erikoissairaanhoidon velvollisuus on informoida myös potilasta, joka odottaa kutsua poliklinikan vastaanotolle. Sähköiseen lähetteeseen voidaan pyytää täydennystä lähettäjältä tai se voidaan palauttaa, jolloin palautuksen syy kerrotaan sekä lähettävälle lääkärille että potilaalle. Lähete voidaan helposti kääntää joko toiselle saman sairaalan poliklinikalle tai toiseen sairaalaan, esim. Oulun kaupunginsairaalaan Konsultaatiot Sähköinen konsultaatio on osoittautunut hyödylliseksi työkaluksi sekä perusterveydenhuollon että erikoissairaanhoidon kannalta. Hyvin toimii, paljon mukavampi tapa konsultoida kuin puhelimen päässä roikkuminen. Säästää huomattavasti aikaa muun työn jatkamiseen. Nopeammin vastauksen saa, kuin postitetun konsultaatiopyynnön aikana. Kynnys kysyä on alentunut. Potilaiden turhat käynnit erikoislääkärillä jäävät pois. Terveyskeskuslääkäri, Oulu. Helppokäyttöisyys on lisännyt konsultaatioiden käyttöä verrattuna aikaisempaan paperikonsultaatiokäytäntöön. Tietojen tallentuminen kumpaankin järjestelmään on myös selvä etu verrattuna aiemmin paljon käytettyyn puhelinkonsultaatioon. Erikoissairaanhoidossa on jouduttu pohtimaan työnjakoa ja ajankäyttöä, mutta toisaalta tehokkaalla konsultaatiotoiminnalla on pystytty vähentämään vastaanottokäyntejä ja siten kohdistamaan resursseja tehokkaammin. Konsultaatiota voidaan käyttää myös oppimisen apuvälineenä. Sähköinen konsultaatio on hyvä yhteistyön väline, mutta palvelee hyvin tarkoitustaan vain kun vasteaika on riittävän nopea. Tämä nopeusvaatimus aiheuttaa haasteita eri poliklinikoiden työnjakoon ja ajanhallintaan, varsinkin kun sähköinen konsultaatio lisää suosiotaan. Sähköinen konsultaatio voidaan tarvittaessa muuttaa lähetteeksi, jolloin potilaalle lähetetään ajanvarauskirje ja lähettävälle lääkärille asiaa koskeva palaute. On kuitenkin muistettava, että sähköinen konsultaatio ei sovellu päivystysluontoisten ongelmien hoitoon, joissa vastaus tarvitaan välittömästi. Erikoislääkärit ovat kokeneet helpotuksena erityisesti sen, että sähköisiin konsultaatioihin voi vastata rauhassa, ilman että muut työt tai esim. potilasvastaanotto häiriintyy. Suurin etu on, kun voi lukea (lähetteitä) missä vaan. Nyt ei tule sekuntiakaan joutoaikaa. salissakin leikkauksen alun viivästyessä voi sanelukopissa lukea lähetteitä! Kirurgi, OYS.

15 Saumaton hoitoketju 15 (23) Palautteet (epikriisit) Sähköisten palautteiden käyttöönotto erikoissairaanhoidossa kangerteli. E-palaute oli alun perin ainoa syy käyttää e-lähetettä. Sitten kun epikriisit tulevat (sähköisesti), (elähetteestä) on hyötyä. Terveyskeskuslääkäri, Oulu. Alkuvaiheen teknisten ongelmien lisäksi OYS:n käyttäjät olivat vastahakoisia ottamaan käyttöönsä uutta ominaisuutta, josta ei ollut heille suoranaista hyötyä. Laajamittainen sähköiseen palautteeseen siirtyminen vaati voimakasta panostusta OYS:n johtajaylilääkäriltä, joka antoi asiaa koskevan hallinnollisen määräyksen. Palautteen lähettämiskäytännöt suunniteltiin yksiköittäin yhteistyössä henkilökunnan kanssa, minkä jälkeen yksiköt koulutettiin järjestelmällisesti sekä sähköisen palautteen että digitaalisen allekirjoituksen käyttöön. Koulutuksen jälkeen käyttöönotto eteni hyvin ja palautemäärät kasvoivat nopeasti. Palautetilastojen perusteella pystyttiin seuraamaan käyttöönoton etenemistä ja puuttumaan niiden yksiköiden toimintaan, joista palautteita ei lähtenyt odotetulla tavalla. Yleensä asiat ratkesivat keskustelemalla tai pienellä lisäkoulutuksella. 5.2 Oulun kaupungin sisäinen lähete ja palaute Ulkoinen lähete-palaute ei sovellu oman organisaation (tietokannan) sisäisiin lähetteisiin. Vuonna 2003 Oulun kaupungin Effica-järjestelmään hankittiin sisäinen lähete -ominaisuus ja hankkeen päättyessä sen avulla oli korvattu kaikki paperilähetteet. Sisäisen lähetteen käyttö helpottaa potilaan hoidon seurantaa ja se mahdollistaa tarvittavien hoitotakuun toteutumiseen liittyvien tietojen raportoinnin. Lähettäjän kannalta sisäisen lähetteen tekeminen on helppoa, mutta vastaanottavassa päässä lähetteiden käsittely ja esimerkiksi jonotoiminnallisuuden käyttöönotto on vaatinut koulutusta, ohjeistusta ja käyttäjätukea. Käyttäjäkyselyiden perusteella sähköiseen sisäiseen lähetteeseen siirtyminen on parantanut konsultaatiomahdollisuuksia ja nopeuttanut konsultaatiovastausten saamista. Hämmästyttävän nopea. Toimii hyvin. Nopea asiallinen vastaus. Terveyskeskuslääkärit, Oulu. Hankesuunnitelmassa mainittu tuki omalääkärille on siis toteutunut myös tätä kautta. Toisaalta hyvilläkään työkaluilla ei ratkaista terveydenhuollon kaikkia ongelmia: Ei osastopaikkaa, tee sitä, tee tätä, miksi laitat tämän pkl:lle, ei ehditä/viitsitä/jakseta ottaa pkl:lle. Terveyskeskuslääkäri, Oulu (sisäisistä konsultaatioista).

16 Saumaton hoitoketju 16 (23) Eräillä erikoislääkärin vastaanotoilla sähköinen konsultaatiomahdollisuus on muuttanut erikoislääkärin vastaanoton luonnetta, ja lyhentänyt vastaanotolle pääsyn jonotusaikaa. Erikoislääkärillä on nyt käytettävissään laajemmat potilastiedot, joiden perusteella vastaanottoajat voidaa jakaa paremmin potilaiden tilanteen mukaan. Erikoislääkäri voi vastata lähetteeseen myös konsultaatiolla, jolloin omalääkäri huolehtii jatkohoidosta. Effica-järjestelmässä ei ole mahdollisuutta lähettää sisäistä palautetta, mitä toiminnallisuutta varten on hyödynnetty ajanvarausjärjestelmää. Puutteita on myös käytettävyydessä, mikä on aiheuttanut lisätyötä erikoisvastaanotoilla. Muihin kuntiin sisäinen lähete-toiminnallisuutta ei ole hankittu, koska niissä sisäisten lähetteiden käyttö on vähäistä. 5.3 KuntaEskon käyttöönotto Kuva 1. KuntaEskon näkymä. KuntaEsko on suojattu selainyhteys, jonka avulla toisen organisaation käyttäjä voi katsoa tietoja sairaalan Esko-järjestelmästä. KuntaEskon avulla voidaan seurata lähetteen etenemistä ja käsittelyä OYS:ssa sekä asiakkaan luvalla tarkastella potilaan kertomustekstejä ja tutkimustuloksia.

17 Saumaton hoitoketju 17 (23) Hankkeen aikana KuntaEsko otettiin käyttöön kaikissa suojatun yhteyden päässä olevissa kunnissa (kaikki muut paitsi Liminka ja Lumijoki). Pisimpään KuntaEskoa on käytetty Oulun kaupungissa, jossa käyttäjätunnuksia ja koulutuksia on annettu lähes 200 lääkärille vuodesta 2002 lähtien. Myös äitiysneuvolatyötä tekeville terveydenhoitajille on annettu rajoitetut käyttöoikeudet. KuntaEskon käyttö on jäänyt kuitenkin odotettua vähäisemmäksi johtuen mm. alkuvaiheen teknisistä ongelmista. Kukaan ei käytä, koska se ei toimi. Se, joka kertoo käyttävänsä, valehtelee. Tarvitsisin labroja joskus, olisi kiva jos KuntaEsko toimisi. Terveyskeskuslääkäri, Oulu. Myös järjestelmän käyttöön liittyvä potilaan suostumuksen kysyminen on ollut käyttäjien mukaan vaivalloista. Sekä lääkäreiden että terveydenhoitajien motivaatio käyttää sovellusta vaihtelee - toisille siitä on tullut päivittäinen työkalu, toiset eivät koe saavansa siitä juuri mitään hyötyä. Mitäpä sillä tiedolla teen, koska potilas OYS:aan pääsee. Pääasia että lähete on mennyt. Terveyskeskuslääkäri, Oulu Auttaa: voi katsoa mitä ja milloin on tehty. Asiakkaan kanssa on useita kertoja katsottu mitä on määrätty jatkoksi, mitä labroja otettu ym. Sieltä on löytynyt tarvittava tieto aina kun olen käyttänyt: epikriisi, tutkimustulokset, tiedot suunnitelluista tutkimuksista. Terveyskeskuslääkäri, Oulu. Sähköisten palautteiden määrän lisääntyminen on osaltaan luonnollisesti vähentänyt KuntaEskon käytön tarvetta. KuntaEsko-selainyhteys on kuitenkin Suomessa ainutlaatuinen ominaisuus, joka mahdollistaa sairaalan kertomustietojen, laboratoriovastausten ja radiologisten kuvien selaamisen vuodesta 1998 lähtien, ja sen käytön lisäämistä kannattaisi näiden kokemusten mukaan markkinoida järjestelmällisesti koko sairaanhoitopiirin alueella. Sovelluksen laajempi käyttö vaatii kuitenkin nykyisellään kankean suostumuskäytännön uudistamista sekä sähköistä suostumuksen hallintaa. Ei tule kysyttyä lupaa, on muutakin tekemistä. Myös suostumukseen liittyvä lainsäädäntö saa kritiikkiä: Unohdetaan koko suostumus. Samaa terveydenhuoltoa tässä ollaan. Päättäjät tai joku diktaattori päättämään asia, pth ja esh yhdistäminen. Terveyskeskuslääkäri, Oulu.

18 Saumaton hoitoketju 18 (23) 5.4 Yleislääkärikonsulttitoiminta Hankesuunnitelmassa mainittu yleislääkärikonsulttitoiminta päätettiin toteuttaa lisäämällä perusterveydenhuollon osuutta alueellisessa hoitoketjukäsikirjassa. PPSHP:n hoitoketjukäsikirjasta vastaava lääkäri Matti Nuutinen ja projektisihteeri Anne Turula keräsivät alueelliset työryhmät päivittämään keskeisten hoitoketjujen sisältöä, myös uusia hoitoketjuja laadittiin. Hoitoketjutyö tehtiin perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yhteistyönä, ja tuloksena on ajantasainen, aidosti alueellisen näkökulman huomioiva hoitoketjukäsikirja. Hoitoketjukäsikirja on käytettävissä sekä PPSHP:n www-sivuilta että Terveysportista. 5.5 Hoitoketjukäsikirjan integrointi prosessiin Hankesuunnitelmassa asetettiin tavoitteeksi integroida sähköinen hoitoketjukäsikirja sähköiseen lähete-palauteprosessiin siten, että se olisi tukenut lääkäriä lähetteen ja palautteen laatimisvaiheessa. Tämä tavoite tuntui olevan kuitenkin liian kaukana käyttäjien arkikokemuksista, koska alkukyselyn mukaan kaikki lääkärit eivät edes tienneet selainkäyttöisen hoitoketjukäsikirjan olemassaolosta. Tavoitteeksi asetettiinkin tehokkaampi tiedotus hoitoketjujen sisällöstä sekä sähköisen hoitoketjukäsikirjan peruskäyttökoulutus. Kevättalvella 2005 järjestettyihin alueellisiin koulutustilaisuuksiin osallistui runsaat sata henkilöä. 5.6 Dokumentoitu monistettava toimintamalli Ohjeistus Lähete-palautejärjestelmän ja KuntaEskon käyttöönoton edellytyksiä -dokumenttiin on kerätty muistilistaa asioista, joita on hyvä tietää, kun kunnassa aletaan suunnitella lähete-palautejärjestelmän tai KuntaEskon käyttöönottoa. Dokumentista löytyy myös hankkeen päättyessä voimassa olevat OYS:n yhteystiedot. Hankkeen aikana on laadittu lähete-palautekäsittelyä ja KuntaEskoa koskevat ohjeet. Lähetteitä ja palautteita koskevat ohjeet on tehty Effica-järjestelmän käyttäjiä silmällä pitäen koska suurin osa alueen henkilöstöstä toimii Effica-ympäristössä. KuntaEskoa koskeva ohjeistus soveltuu sen sijaan kaikille kunnille. Kaikista ohjeista on tehty sekä yksityiskohtainen ohje että tiivistelmä. Hankkeen päättyessä voimassa oleva ohjeistus tallennettu Oulun kaupungin (www ) verkkosivuille, joilta ne ovat vapaasti noudettavissa.

19 Saumaton hoitoketju 19 (23) Lähete-palautejärjestelmän ja KuntaEskon käyttöönoton edellytyksiä Sähköiset lähetteet (ELLÄH) ja palautteet (ESAPAL) Effica-järjestelmässä. KuntaEsko - Käyttäjän ohje KuntaEsko - Käyttöoikeuksien ylläpitäjän ohje Oulun kaupungin käyttöön on tehty ohjeet sisäistä lähetettä ja jonojen hallintaa varten ja OYS:a varten lähetteen ja palautteen käsittelyyn ja sähköiseen allekirjoitukseen liittyvät ohjeet Muut hankkeen tuloksena syntyneet dokumentit Sähköinen lähete-palaute OYS:ssa (liite xxx) Kyselyt ja arvioinnit Lääkäreiden käsityksiä elektronisesta tiedonsiirrosta potilaan hoidossa 03/2004 ja uusintakysely 03/2005. (Oulun kaupungissa). Äitiysneuvolatyötä tekevien terveydenhoitajien käsityksiä elektronisesta tiedonsiirrosta potilaan hoidossa 03/2004. (Oulun kaupungissa). Kokemuksia sähköisen lähetteen käsittelystä urologian ja käsikirurgian poliklinikoilla. 10/2004. (OYS) Sähköisen ja paperisen lähetteen kulkuprosessit PTH:sta ESH:oon. 03/2005. (Oulun kaupunki OYS) Sähköistä lähetettä ja palautetta koskeva käyttäjäkysely OYS:ssa 08/2005. Arviointiraportti??? Artikkelit Extending a multimedia medical record to a regional service with electronic referral and discharge letters. [Journal Article] Journal of Telemedicine & Telecare. 10 Suppl 1:81-3, Reponen J., Marttila, E. Paajanen H., Turula A. Toimintatapojen ja työprosessien muutos siirryttäessä sähköisiin konsultaatio/ lähete-palautemenettelyihin. Sairaalaviesti 2/2005. Anne Turula Oulun yliopiston hoitotieteen ja terveyshallinnon laitoksella on tekeillä aiheeseen liittyvä pro gradu -tutkielma. SAUMATON HOITOKETJU : TAVOITTEET JA TULOKSET TAVOITE TULOS HUOMIOITAVAA Lähete-palaute ja sähköinen konsultaatio, käyttöönotto Käyttöönotto kattavasti OYS:ssa, kaikki klinikat. Käyttöönotto koko Oulun seutukunnassa lukuunottamatta Liminka-Lumijoki kuntayhtymää. Kuntaesko-käyttöönotto lähete-palaute kunnissa (selainyhteys OYS:n kertomusjärjestelmään). Kehitystarpeet potilastietojärjestelmissä huomioitava, kehitystyöhön osallisuus ja resurssointi organisaatioissa huomioitava.

20 Saumaton hoitoketju 20 (23) Uudet toimintamallit ja työprosessien muutos. Oulun kaupungin sisäiset lähetteet sähköiseksi, ns. virtuaalivastaanotto. Uusien toimintamallien vakiinnuttaminen. Toimintamallit ja työprosessit suunniteltu ja otettu käyttöön yksikkökohtaisesti huomioiden hoitoketju kokonaisuutena sekä yksikön erityistarpeet. Kaikki lähetteet sähköisessä muodossa. Vain kaksi lähetetyyppiä (ulkoinen ja sisäinen), kun niitä pahimmillaan oli neljä. Pahimmat lastentaudit, virhetilanteet ja päällekkäisyydet korjattu, kun volyymia saatu tarpeeksi. Käyttäjätuki, testaukset ja virhetilanteiden selvittely: organisaatioissa määriteltävä vastuut ja resursointi. Lisäresursoinnin ansiosta saatiin toteutettua hankkeen loppuvaiheessa. Käyttäjätuki, testaukset ja virhetilanteiden selvittely: organisaatioissa määriteltävä vastuut ja resurssointi Yleislääkärikonsulttitoiminta. Toteutettiin kehittämällä sähköistä hoitoketjukäsikirjaa erikoissairaanhoidon ja perusterveydenhuollon yhteistyönä. Tuloksena uusia hoitoketjuja ja päivitettyjä hoitoketjuja, joissa huomioitu entistä paremmin perusterveydenhuollon näkökulma. Sähköisen hoitoketjukäsikirjan käyttö kasvanut edelleen. Jatkossa hoitoketjukäsikirjan päivitykset hankkeen kokemuksia hyödyntäen. Sähköisen hoitoketjukäsikirjan käytön markkinointiin ja koulutukseen panostettava. Yleinen dokumentoitu toimintakonsepti. Ajantasaiset päivitetyt ohjeet yleisessä jakelussa. Testatut toimintamallit ja prosessit kuvattu. wwwtiedotus ouka-sivuilla. 6 YHTEENVETO/SAATUJEN KOKEMUSTEN ARVIOINTI Hankkeelle asetetut tavoitteet toteutuivat suunnitelmien mukaisesti. Kaikki osapuolet olivat sitoutuneita hankkeeseen. Sekä organisaatioiden vastuuhenkilöt että projektin työntekijät olivat motivoituneita ja eri osapuolten välinen yhteistyö oli ongelmatonta. Tavoitteiden toteuttamista auttoi se, että uuden työkalut ja toimintamallit tulivat arkiseen tarpeeseen ja jokapäiväiseen käyttöön. Lähete-palautetoiminnallisuuden käyttöönottoa suunniteltaessa terveyskeskuksissa ja poliklinikoilla pyrittiin aidosti kehittämään toimintatapoja sen sijaan, että olisi tyydytty siirtämään paperilähetteen käsittely sähköiseen ympäristöön. Käyttäjien keskuudessa esiintyi jonkin verran muutosvastarintaa, mutta lopputulokseen ollaan tyytyväisiä. Käyttäjien keskuudessa arvostetaan etenkin sitä, että asiakkaan tiedot ovat käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta. Suurin osa käyttäjistä pitää lähetepalautejärjestelmän käyttöä vaivattomana ja erityisesti konsultaatiopyyntöön ollaan tyytyväisiä. Eniten ongelmia on aiheuttanut se, että kaikkia liitteitä (EKG, röntgenkuvat)

21 Saumaton hoitoketju 21 (23) ei voida liittää lähetteeseen. Palautteiden kohdalla ollaan tyytymättömiä siihen, että tieto uuden palautteen saapumisesta pystytään ohjaamaan ainoastaan omalääkärille. OYS:n kaikki poliklinikat ottivat sähköisen lähetteen ja palautteen käyttöön aikataulun mukaisesti. Poikkeuksen tästä muodostaa psykiatrian klinikka, joka ei lähetä sähköisiä palautteita vastaanottavan järjestelmän puutteelliseen tietosuojaan vedoten. Hankkeen päättyessä kaikki Oulun kaupungin sisäiset lähetteet välitetään sähköisesti. KuntaEskon käyttö on jäänyt arvioitua vähäisemmäksi. Alkuvaiheen tekniset ongelmat olivat ehkä suurin syy siihen, että käyttäjien mielenkiinto laimeni. Toisaalta sähköisten epikriisien käyttöönotto vähensi jonkin verran KuntaEskon käyttötarvetta. KuntaEskon käyttöön liittyen tuli ehkä selvimmin esille käyttäjien erilaiset näkemykset sovelluksen hyödyllisyydestä: osa käyttäjistä omaksui sen nopeasti päivittäiseksi työkalukseen kun taas toisten mielestä se on lähes tarpeeton. Tiedonkulku järjestelmätoimittajan ja asiakkaan välillä ei ole aina sujunut toivotulla tavalla. Kouluttajien ja käyttäjien kannalta on hankalaa, jos ei ole tietoa sovelluksen virhekorjausten tilanteesta tai toisaalta siihen lisätyistä uusista ominaisuuksista. Käyttäjät ovat yleensä valmiita käyttämään joiltakin osin puutteellisia sovelluksia, mutta he odottavat oikeutetusti sovelluksen toimivan teknisesti moitteettomasti. Tästä syystä lähete-palauteominaisuuden ja KuntaEskon toiminnallisuus on testattava huolellisesti omassa käyttöympäristössä ennen kuin uusi versio toimitetaan loppukäyttäjille tai ennen kuin uusia koneita otetaan käyttöön. Sähköisten konsultaatioiden käyttöönotto edellyttää työn suunnittelua ja konsultaatioihin käytettävän ajan huomiointia työajoissa. Koulutuksen lisäksi huolehdittava siitä, että käyttäjät etenkin alkuvaiheessa saavat tarvitessaan tukea ja että ajan tasalla oleva ohjeistus on kaikkien saatavilla. Näin varmistetaan se, että lähete-palautejärjestelmän ja KuntaEskon käyttö jatkuu keskeytyksettä myös lomien aikana tai sijaisten korvatessa vakituiset käyttäjät. 7 EHDOTUKSET JATKOTOIMENPITEIKSI Kaikki lähete-palaute-liikenne sähköiseksi Nyt kun lähete-palautteen valtavirta on sähköisessä muodossa, on suuri tarve päästä kokonaan eroon vanhasta rinnakkaisesta, paperiin perustuvasta toimintamallista.

22 Saumaton hoitoketju 22 (23) PPSHP:n alueella tämä tarkoittaa sitä, että kaikki loputkin kunnat (10 kuntaa) pitää saada lähete-palautteen piiriin, ja OYS-Erva alueella sitä, että kaikki muukin tämän tksairaala valtavirran ulkopuolinen lähete-palaute-liikenne pitää saada sähköiseen muotoon (yksityissektori, ostopalvelut, sairaaloiden välinen sekä mahdollisuus lähettää tk:sta mihin tahansa sairaalaan). Tämä työ on tarkoitus toteuttaa seuraavassa alueellisessa hankkeessa. Alueellisen yhteistyön jatkaminen Projektin päätyttyä PPSHP:n, kuntien ja TietoEnatorin välistä yhteistyötä voidaan jatkaa perustamalla ryhmä, jossa käsitellään lähete-palautetoiminnassa ja KuntaEskon käytössä esiin tulleita ongelmatilanteita ja kehitystarpeita. Ryhmä koostuu sekä järjestelmän käyttäjistä että tietotekniikan asiantuntijoista. Kuntien välinen yhteistyö parantaa pientenkin kuntien mahdollisuuksia saada kehitystarpeet viedyksi eteenpäin. Oulun kaupunki Oulun kaupungin terveydenhuollon organisaatioon pitäisi resursoida yhteyshenkilö, jolla on intoa ja kykyä paneutua käyttäjien ongelmiin, testata järjestelmän toimintaa ja etsiä vaihtoehtoisia toimintatapoja virhekorjauksia/muutoksia odotettaessa. Hän vastaisi myös Oulun kaupungin omasta ohjeistuksesta ja koulutuksesta. Kyseisen henkilön pitää tuntea hyvin organisaation toiminta ja pystyä neuvottelemaan ongelmista/ kehitystarpeista TietoEnatorin edustajan kanssa. Koulutus ja ohjeet Sähköisen tiedonsiirron ollessa arkipäivää pitää sairaanhoitopiirin tasolla huolehtia jatkuvasta tietosuoja- ja tietoturvakoulutuksesta. Myös järjestelmien käyttökoulutus voisi olla jatkossa keskitettyä ja järjestelmällistä. Ohjeet pitää tarkistaa ja päivittää aina, kun otetaan käyttöön uusi versio ohjelmasta. Terveyskeskusten yhteiseen käyttöön tarkoitettujen ohjeiden päivitys- ja jakeluvastuusta ei hankkeen päättyessä ole tehty päätöksiä. Tuotekehityksen tavoitteita Lähetteen täydennyksen ja konsultaatiotoimintojen kehittäminen Palautteen ja muiden viestien ohjaaminen tietyille tahoille Effican käyttöoikeuksien kehittäminen lähete-palautteessa e-kirjeet potilaalle lähetetoimintoihin liittyen

23 Saumaton hoitoketju 23 (23) 7.1 Tavoitteita Saumaton hoitoketju -projektin päättyessä 31 PPSHP:n 41 kunnasta käyttää lähetepalautejärjestelmää. PPSHP:ssa onkin suunnitteilla jatkohanke, jonka aikana pyritään saamaan sähköisen tiedonsiirron piiriin kaikki ne sairaanhoitopiirin kunnat, joissa lähete-palauteliikennettä ei vielä ole (10 kuntaa) sekä näiden lisäksi tärkeimmät yksityisen terveydenhuollon ja työterveyshuollon organisaatiot. Sairaanhoitopiirin tasolla olisi edistettävä terveydenhuollon alueellista tietohallintopalvelua, jotta kaikki kunnat omista resursseistaan riippumatta voisivat pysyä mukana tietoyhteiskuntakehityksessä. Erityisen haasteen tulevaisuudessa tulee muodostamaan Kansallisen terveyshankkeen myötä tulevat kansalliset ohjeistukset ja niiden alueelliset käyttöönotot. Tilastoja/kuvia, upotetaan tekstin sekaan Lähete-palaute käyttäjien lukumäärä e-lähetteiden lukumäärän kehitys (lähetteet, konsultaatiopyynnöt, palautetut) prosenttiosuus kaikista kunnittain? e-palautteiden lukumäärän kehitys - prosenttiosuus epikriisit, konsultaatiovastaukset, palautetut lähetteet-konsultaatiot-palautetut; kehitys neljännesvuosittain? 8 VIITTAUKSET