hete-palaute saumattoman palveluketjun toteutuksessa

Transkriptio

1 Sähköinen lähetel hete-palaute saumattoman palveluketjun toteutuksessa Vaikeuksien kautta voittoon Kokemuksia Saumaton hoitoketju hankkeessa PPSHP:ssä Anne Turula teknologia-asiantuntija Tekes 1

2 Toimintaympärist ristö OULUSEUTU Haukipudas Kiiminki Hailuoto Oulu Oulunsalo Kempele Muhos Lumijoki Tyrnävä Liminka 10 kuntaa Hailuoto Haukipudas Kempele Kiiminki Liminka Lumijoki Muhos Oulu Oulunsalo Tyrnävä Saumaton hoitoketju hanke osa kansallista terveyshanketta

3 Saumaton hoitoketju hankkeen päätavoitteet Sähköinen lähete-palaute ja konsultaatio Yleislääkärikonsulttitoiminta Hoitoketjukäsikirjan integrointi prosessiin Dokumentoitu, monistettava toimintamalli KuntaESKOn käyttöönotto

4 Aikataulu ja budjetti Jatkoaika VAIHE 1 VAIHE Oulu 46%, Ppshp 30%, muut kunnat 24%

5 Etenemisen haasteet ja pullonkaulat Suurin osa OYS:iin tulevista lähetteistä paperi -lähetteitä Kaikki OYS:n poliklinikat eivät vastaanota e- lähetteitä/konsultaatioi ta - laitepula - koulutuksen puute -kaikki kunnat eivät vielä mukana E-lähetettä ei haluta käyttää pth:ssa Elektronisia epikriisejä ei tule OYS:sta - vaikea muistaa mihin saa lähettää sähköisenä - koulutuksen puute - tekniset ongelmat ja puutteet - tahtotila puuttuu - koulutuksen puute Kysely OUKAn lääkäreille ja terveydenhoitajille helmikuussa 2004

6 Miten haasteisiin vastattiin? PTH: ohjelmistohankintoja toimintamallien suunnittelua koulutusta paikan päällä kertauskoulutusta kirjallisten ohjeiden päivitystä tiedotusta yhteistyötä kuntien välillä Palkattiin yhteinen toimija OYS:iin ja OUKAan: oikeus toimia molemmissa päissä : siirrettävän tiedon testaus: - luotettavuus - eheys - käytettävyys - saatavuus oletuksilta katkaistiin siivet käsitteiden selkiyttäminen OYS: laitteistohankintoja toimintamallien suunnittelua koulutusta paikan päällä kirjallisten ohjeiden päivitystä tuotekehitystä testausta tiedotusta mahtikäsky sähköisten epikriisien lähettämisestä

7 Lähete-palaute -liikenne Ouluseutu/pth - OYS Eteneminen ja tilanne 3/2005 OULU/Effica 2003 OULUNSALO/Effica syksy 2004 KEMPELE/Effica syksy 2004 MUHOS/Effica syksy 2004 HAUKIPUDAS/Effica kevät 2005 KIIMINKI/Effica kevät 2005 TYRNÄVÄ/Mediatri syksy 2004 LIMINKA/Pegasos LUMIJOKI/Pegasos HAILUOTO/Mediatri e-lähete + liitteet e-palaute b1-lähete+rtg EKG epikriisi ESKO, SAPO, MD-OBERON SILMÄ NEURO LASTEN SISÄ 2/2004 KIR, NKIR syksy 04 HAMSU kevät 2005 GYN RAD IHO KIPU 2/2004 KNF 1/2005 PSY pilotointi 3/ 2005 FYSIAT SYÖPÄ PÄIV PERINN 2/2004 KUNT 1/2005 KNK 3/2005

8 Tilanne 3/2005 kunnissa maalis.05 Lääkärit Oulu Lähete-palaute: käytössä Effica 80 Kuntaesko käytössä Oulunsalo Lähete-palaute käytössä Effica 6 Kuntaesko käytössä Kempele Lähete-palaute käytössä Effica 11 Kuntaesko käytössä Haukipudas Lähete-palaute verkkotyöt käytössä Effica 15 Kuntaesko käytössä Kiiminki Lähete-palaute verkkotyöt, HL7-labrat käytössä Effica 7 Kuntaesko käytössä Liminka Lähete-palaute verkkotyöt ym, suojattu yhteys Pegasos 7 Kuntaesko Lumijoki Lähete-palaute verkkotyöt ym, suojattu yhteys Pegasos Kuntaesko Muhos Lähete-palaute suojattu yhteys käytössä Effica 5 Kuntaesko käytössä Tyrnävä Lähete-palaute verkkotyöt ym. käytössä Mediatri 3 Kuntaesko käyttöönotto maaliskuussa 2005 Hailuoto Lähete-palaute suojattu yhteys ym. Mediatri Kuntaesko

9 Tilanne 3/2005 OYS:ssa E-lähete Tilanne 3/2005: suurin osa OYS:n klinikoista vastaanottaa e- lähetteitä Suunnitelma kevät 2005 (loputkin klinikat): Psykiatrian klinikka vaiheittain maalis-huhtikuu 2005 Hammas- ja suusairaudet: huhti-toukokuu 2005 E-palaute Tilanne 3/2005: suurin osa OYS:n klinikoista lähettää hoitopalautteet sähköisesti (osalla toimipisteistä on käytössä sähköinen allekirjoitus) Tavoite mennessä: kaikki hoitopalautteet lähtevät OYS:sta sähköisesti niihin kuntiin, joissa niiden vastaanotto on mahdollista.

10 Muutoksen seurantakeinot ja tarkistuspisteet Palaverikäyt ytännöt Paikan pääp äällä vierailut Kyselyt (OUKA, OYS) Tilastot Lähetteen kulun seurantatutkimus (paperi ja sähks hköinen) Ulkopuolinen arvioija (Haukipudas, OUKA, OYS)

11 OUKAn lääkäreiden käsitykset k sähköisestä tiedonsiirrosta Lähete nopea, varma, vähentää paperityötä kätevä, voi käyttää kopioi-liitä toimintoa lähetettä tehdessä mahdollisuus seurata lähetteen etenemistä tiedot pysyvät tallessa ja ovat aina tarvittaessa saatavilla paperitulosteista pitäisi päästä eroon osaamattomuutta sekä lähettävässä että vastaanottavassa päässä teknisiä ongelmia Hoitopalaute erittäin hyvä, nopeuttaa ja helpottaa jatkohoitoa vastaus tulee viesteihin (omalääkäri) sähköinen palaute => ei tarvitse erikseen kirjata YLE-lehdelle epikriisi näkyy Efficassa palautteen ja jatkohoito-ohjeiden pitäisi tulla myös lähettäjän viesteihin hankala lukea, teksti liian kapealla alueella kiireelliset pitäisi merkitä!-merkillä Konsultointi nopea, kiireellisissä tapauksissa puhelin kuitenkin paras sisältö yleensä erittäin hyvä Uusintakysely Oulun kaupungin terveyskeskuksessa työskenteleville lääkäreille helmikuussa 2005 (edellinen kysely toteutettiin vuosi aikaisemmin)

12 Kirurgien käsityksik sityksiä sähköisestä tiedonsiirrosta Näppärä, nopea, helppo käyttää. suurin etu on, kun voi lukea missä vaan. Nyt ei tule enää sekuntiakaan joutoaikaa. Salissakin leikkauksen alun viivästyessä voi sanelukopissa lukea lähetteitä! Tekstin asetteluun lähetteellä kaipaisi parannusta määräyslokero heti lähetetekstin jälkeen, jotta näkyvät näytöllä yhtä aikaa. - kaksi päällekkäistä toimintamallia (osa lähetteistä tulee paperisina ja osa sähköisinä) on työlästä. Kysely urologian ja käsikirurgian poliklinikoilla lokakuussa 2004

13 Mikä muuttui lähetteiden l osalta? E-lähetteiden osuus 80,0 % 70,0 % 60,0 % 50,0 % 40,0 % 30,0 % ALKUVUOSI 2004 LOPPUVUOSI 2004 Oulu/kaikki: E- lähetteet koko vuosi: 5445 kpl alkuvuosi: 3058 kpl loppuvuosi: 2387 kpl OULU/1.TK: kaikki lähetteet koko vuosi: kpl alkuvuosi: kpl loppuvuosi: 9641 kpl 20,0 % 10,0 % 0,0 % SIS ANE KIR IHO SILMÄ SYÖPÄ LAPSET NAIST PERINN FYS NEU Tilastotietoja

14 Mikä muuttui lähetteiden l osalta? E-lähetteen käyttk yttö Lähes aina 16 % (*2004: 18%) Ei läheskään aina 2 % Ei koskaan 2 % Aina 80 % (*2004: 46%) E-lähetteen käyttö (n = 43) Uusintakysely Oulun kaupungin terveyskeskuksessa työskenteleville lääkäreille helmikuussa 2005 (edellinen kysely toteutettiin vuosi aikaisemmin*)

15 Mikä muuttui lähetteiden l osalta? E-konsultaatioiden määm äärä En yhtään 38 % (*2004: 65%). Lukuisia (yli 10 kpl) 10 % Noin 1 10 kpl 52 % OYS:iin tehtyjen konsultaatioiden määrä henkilöä kohti (n =42) Uusintakysely Oulun kaupungin terveyskeskuksessa työskenteleville lääkäreille helmikuussa 2005 (edellinen kysely toteutettiin vuosi aikaisemmin*)

16 Mikä muuttui lähetteiden l osalta? Lähetteen käsittelyk Tk-lääkäri Kirjoittaa lähetteen ja toimittaa tk-avustajalle Tk-avustaja Kirjaa ja postittaa lähetteen (sisäinen posti) Lähete postin kuljetettavana O s.sih tee ri (O YS ) Vastaanottaa lä he tte e n ja k irja a saapuneeksi kir.pkl:lle Kirjoittaa saatekirjeen Lähete odottaa sairaanhoitajan katsomista Sairaanhoitaja Vastaanottaa lähetteen ort. k a ns lia a n ja to im itta a kirurgille Vastaanottaa ohjeet/lähetteen Laittaa jonomappiin K irurgi Lähete odottaa kirurgin katsomista Katsoo lähetteen ja antaa määräykset Päivä ja klo-aika klo klo klo klo klo klo P ä iv ie n lu k u m ä ä rä (+ viikon päivät) sekä käsittelyn kesto yhteensä 1. pv (ti) 2. pv (k e) 3. pv ( to ) 4. pv (pe) 5. pv (la) 6. p v (su ) pv (ma - ke) / viive yhteensä 3 pv:ää (odottaa kirurgin k atso m ista) 10. pv (to ) 11. pv (pe) Kesto yhteensä 11 päivää (ti - pe ) Paperilähetteen kulun seurantatutkimus syksy 2004 (n = 7)

17 Mikä muuttui lähetteiden l osalta? Lähetteen käsittelyk Tk-lääkäri S anelee lähetteen dig.muotoon + lähettää tiedon tekstinkäsittelijälle Lähettää e-lähetteen (+tulostaa alle kirjoi te tta va n kappaleen) Tekstinkäsittelijä Tieto sanelusta tekstinkäsittelijälle Kirjoittaa sanelun ja palauttaa tk-lääkärille hyväksyttäväksi /allekirjoitettavaksi Lähete odottaa palautelaatikossa H U O M : San e lun sijasta lää k äri v o i itse k irjo ittaa tek stin (liim aa/ leik k aa), jo llo in tek stin- k äsittelijän vaihe jää pois Sairaanhoitaja Esim. urol.pkl:lla kirurgi vastaanottaa lähetteensuoraan, jolloin sairaan hoitajan tämä v aihe jää po is Vastaanottaa e -lähe tte en ja toimittaa lääkärin e-kansioon Pkl-hoitaja/lyhkihoitaja/osaston hoitaja ottavat omat lähetteensä käsittelyyn yhteiseltä listalta ilman siirte lyä. K ukin ho itaja to te utta a 'oman' lähetteensä määräykset (S APO), tulo staa lähe ttee n (a rkisto ) ja poistaa sen ovt-hoidonvarauslistalta. Lähete odottaa kirurgin ka tso m ista e-kansiossa Kirurgi K a tso o lä he ttee n ja ki rja a määräykset e-lähetteeseen Sähköisen lähetteen kulun seurantatutkimus tammi-helmikuu 2005 (n = 8)

18 Mikä muuttui lähetteiden l osalta? Lähetteen käsittelyk Seuraavat vaiheet jäivät pois: Perusterveydenhuolto: - lähetteen kirjaaminen ja postitus (tk-avustaja) OYS: - lähetteen vastaanotto ja tietojen kirjaaminen SAPOon (os.sihteeri) - lähetteen siirto hoitajalle (os.sihteeri) - katsottujen lähetteiden kuljettaminen lyhkiin/os:lle ajan- tai hoidonvarausta varten (pkl:n hoitaja) Lisäksi jos lähete palautetaan/käännetään takaisin perusterveydenhuoltoon omalääkärille/erikoislääkärille, jäävät ainakin seuraavat vaiheet pois sähköisessä tiedonkulussa: - palautettavan lähetteen postitus (OYS) - saapuvan palautetun lähetteen käsittely ja edelleen välittäminen (TK) - lähetteen skannaus - saapuvan lähetteen kirjaaminen järjestelmään (OKS) Sähköisen ja paperilähetteen kulun vertailua

19 Mikä muuttui lähetteiden l osalta? Lähetteen käsittelyk Muut hyödyt: Sähköinen lähete kirjautuu osaksi OYS:n sähköistä kertomusta (ESKO), jolloin se on lääkäreiden ja tarvittaessa muunkin henkilökunnan nähtävillä kaikilta työasemilta ja sitä voidaan hyödyntää esimerkiksi passitusten ja epikriisien kirjoittamisessa (copy/paste). Perusterveydenhuollossa omalääkäri/lähettävä lääkäri/hoitaja saa vastaanottokuittauksen, kun lähete hyväksytään erikoissairaanhoidossa. Lisäksi lähettävässä päässä voidaan KuntaEskon kautta seurata lähetteen etenemistä ja tarvittaessa potilaan luvalla tarkastella/lukea potilaan kertomustekstejä ja tutkimustuloksia. Sähköisen ja paperilähetteen kulun vertailua

20 Mikä ei muuttunut lähetteiden l osalta? Lähetteen käsittelyyn k kuluva aika ja viiveet Sähköinen lähete nopeuttaa lähetteen kulkua minimissään postin kulkuun käytetyn ajan verran, joka vaihteli seurantalähetteissä yhdestä kahteen kokonaiseen päivään. Lähettävän lääkärin arvioimalla kiireellisyydellä oli enemmän merkitystä sähköisen lähetteen käsittelyn kokonaiskestoon kuin mitä paperilähetteellä oli. Seuranta-aineiston perusteella ei saatu vahvistusta oletukselle, että sähköinen tiedonkulku nopeuttaa lähetteen käsittelyprosessia ja vähentää siinä esiintyviä viiveitä. Ainoastaan kiireellisten lähetteiden käsittely näytti nopeutuvan. Sähköisen ja paperilähetteen kulun vertailua

21 Mikä muuttui palautteiden osalta? E-palautteiden määm äärä Yhteensä: 2529 e-palautetta E-palautteiden lukumäärän kehitys: vuosi 2004: 2529 kpl tammikuu 2005: 997 kpl helmikuu 2005: 1466 kpl 1 Huom. E-palautteiden lkm elokuun 2004 alkuun mennessä yhteensä vain n. 100 kpl! Tilastotietoja EPI KON PAL

22 Mikä muuttui palautteiden osalta? E-epikriisien määrä Noin 1 10 kpl 23 % Ei yhtään 7 % (*2004: 55%) Lukuisia (yli 10 kpl) 70 % (*2004: 14%) Vastaanotettujen e-epikriisien määrä henkilöä kohti (n = 43) Uusintakysely Oulun kaupungin terveyskeskuksessa työskenteleville lääkäreille helmikuussa 2005 (edellinen kysely toteutettiin vuosi aikaisemmin*)

23 Mikä muuttui palautteiden osalta? Palautettujen e-lähetteiden e määm äärä Ei yhtään 44 % Lukuisia (yli 10 kpl) 13 % Noin 1 10 kpl 43 % Vastaanotettujen palautettujen lähetteiden määrä henkilöä kohti (n =40) Uusintakysely Oulun kaupungin terveyskeskuksessa työskenteleville lääkäreille helmikuussa 2005 (edellinen kysely toteutettiin vuosi aikaisemmin*)

24 Summasummarum Tieto on käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta. Uusi teknologia tarjoaa lähetteen käsittelyyn toimintoja, jotka eivät paperimaailmassa ole olleet järkeviä: esimerkiksi lähetteen sähköinen palauttaminen tai muuttaminen konsultaatiovastaukseksi ovat tietyissä tilanteissa oiva apuväline tiedottamiselle erikoissairaanhoidosta perusterveydenhuoltoon. Sähköisellä konsultaatiolla voidaan korvata jopa poliklinikkakäyntejä tai ainakin vähentää spontaaneja puhelinyhteydenottoja, jotka yleensä hoidetaan muun työn ohessa. Sähköisen konsultaation täysipainoinen käyttöönotto edellyttää kuitenkin työn suunnittelua ja konsultaatioihin käytettävän ajan huomiointia työohjelmissa.

25 Summasummarum Sähköinen konsultaatiokäytäntö ja lähetteiden palauttaminen eivät ole ainakaan vielä toistaiseksi lisääntyneet merkittävästi OYS:n ja Oulun kaupungin välisessä tiedonsiirrossa (tammi-helmikuu 2005) KON 80 kpl 3 % PAL 43 kpl 2 % EPI KON PAL EPI 2430 kpl 95 % Tulevaisuudessa jää nähtäväksi, miten esimerkiksi hoitotakuun voimaantulo vaikuttaa näihin suhteisiin.

26 KIITOS! Lisätietoa hankkeesta Saumaton hoitoketju hankkeen kotisivuilta osoitteesta: Anne Turula teknologia-asiantuntija Tekes 26