Lähetteet merkistä tunnistat uudet ominaisuudet

Transkriptio

1 Lähetteet merkistä tunnistat uudet ominaisuudet

2 Ohjeita käsikirjan lukijalle Käsikirjan avulla Ecom tulee tutuksi ja ohjelmaa oppii käyttämään monipuolisemmin. Kaikkien Ecomin käsikirjojen periaatteena on, että mallin avulla oppii ja itse tekemällä sen myös opitun tiedon myös muistaa paremmin. Jokaisessa käsikirjassa on oma sisällysluettelonsa, jonka avulla saa myös haettavan aiheen hyvin esille. Käsikirjan sivut on kolmen eri ryhmään tarvittavan tietotaidon mukaan. Useimmat käsikirjan sivut on merkitty kirjaimin sen mukaan, miten paljon Ecomia on käyttänyt. B C Mikäli kuvassa ei ole lainkaan symbolia, tai siinä on symboli, on se tarkoitettu kaikille käsikirjan käyttäjille. Se palvelee etenkin sellaisia käyttäjiä, jotka ovat Ecomin ensikäyttäjiä tai ovat käyttäneet ohjelmistoa harvakseltaan. Symboli B vaatii hereillä olon lisäksi usein myös kokemusta Ecomin käytöstä, jotta sivun käsittelemä asia saadaan käytäntöön. Tällaisen sivun voi hypätä yli Ecomin ensiaskeleilla ja käyttöönottovaiheessa. Tämä on eksperttikäyttäjän sivu, jossa vaaditaan usein jo tietojenkäsittelyn ammattitaitoa ja suurta tarkkaavaisuutta. Ja on hyvä muistaa, että Ecomin puhelintuki on olemassa teitä varten. Puhelintuen numero on Puhelintuen numero löytyy aina myös osoitteesta Mikäli ette saa suoraan Ecomin puhelintukeen yhteyttä, soitamme teille takaisin. Huomioitavaa on myös, että Ecomin puhelintuen takaisinsoitto tulee eri numeroista, kuin mitä puhelintuen numero on Mikäli sivulla on kahvipaussin kuva, kannattaa aiheeseen paneutua vähän syvemmin ja ottaa vaikka kuppi kahvia ja miettiä rauhassa käsiteltävää aihetta. ihe ei ole välttämättä hankala, mutta se vaatii hetken paneutumista.

3 1. Ecom Lähetteet Ecom läheteohjelmalla on seuraavat päätehtävät: 1. Keskeneräisten laskutustöiden hallinta 2. Tarvikemassojen ja töiden keruu 3. Piikkiostosten käsittely kassaohjelmiston tukena 4. Varasto-otot projektin kuluiksi

4 1.1 Lähete jokaisesta keikkatyöstä Läheteohjelman yksi ehdoton päätehtävä on kerätä työt ja materiaalit laskutusta varten. Kaikki työt, joita ei voi heti laskuttaa, kerätään lähetteille valmiiksi odottamaan laskutusta. Jokaisesta laskutettavasta työstä tehdään aina lähete Uusi keikkatyötilaus kirjataan Ecomiin tekemällä siitä uusi lähete, jolle tulee myös uusi lähetenumero. Yrityksellä tulee olla mahdollisuus tehdä aina lähete tilauksen yhteydessä Kun jokaisesta työstä tehdään heti lähete, on yrityksellä tiedossa kaikki työntekijöiden työt. Näin varmistetaan, että kaikki yrityksen työt on yhdessä paikassa listattuna ja yrityksen hallussa, eikä sen laskuttaminen ole pelkästään paperin tai muistin varassa. Näin työnjohto voi myös ohjata töiden etenemistä ja kysellä niiden töiden perään, joista ei kuulu mitään. Työn tekijällä tulee olla tiedossa työn lähetenumero, jotta tarvikkeet voidaan tilata oikealle numerolle tavarantoimittajalta. Jos yrityksessä ei ole työntekijöitä, tulisi silti kaikki työt olla kirjattuna lähetteille, sillä se helpottaa töiden hallintaa ja mahdollistaa yrityksen kasvamisen jatkossa. Mitä aiemmin yritys oppii oikeat rutiinit, sen helpompaa on tehdä tulosta, oli yritys sitten pieni tai iso. Ja vaikka yritys ei halua kasvaa, on parempi tuloksen tekokyky aika kiva juttu. Läheteohjelman käyttöönotossa ja sen käytössä on kysymys yrityksen toimintamallin kehittämisestä. Talotekniikka-alalla keikkatöissä hävitään 5-10 prosenttia liikevaihdosta laskuttamattomina tarvike- ja työriveinä. Ja se on tuloksesta pois. Lisää kymmenys omaan liikevaihtoosi ja pistä se viivan alle tulokseen. Silloin näet, miksi läheteohjelma on niin tärkeä!

5 1.2 Töiden hallinta läheteohjelmalla Laskutettavien tarvikkeiden keruu tehdään aina työmaalla tai ennen sitä! Suurin ongelma keikkatöiden laskuttamisessa on tehoton tarvikkeiden kirjaaminen lähetteelle. Tarvikkeet tulisi olla kerättynä lähetteelle jo ennen, kun tavarat on viety autosta työmaalle. inakin arvokkaimpien tuotteiden osalta. 1. Varastosta kerättävät tavarat kerätään lähetteelle ennen työmaalle lähtöä Tarvikkeet kerätään aina tuotenumerolla, kun se on mahdollista. Konttorin tehtävänä ei ole tehdä taikoja, jolla jopa piirrosmerkit muuttuvat myytäviksi tuotteiksi laskutusvaiheessa. 2. Tavaran haku toimittajalta Tukkuliikkeeltä haetut tavarat tilataan niin, että oman työn lähetenumero annetaan viitteeksi ostolaskua varten. 3. Tuotehaut autovarastosta Tuotteiden haku autosta tulisi tehdä aina niin, että autosta haettu tavara merkitään heti lähetteelle ja kappalemäärä tarkistetaan vielä, jos tarvikkeita palautuu autoon. Pientarvikkeet merkitään yrityksen käytännön mukaan. 4. Kappalemäärät tulee olla laskettuna ennen kuin lähdetään seuraavalle työmaalle. Tarvikekeräys on osa tehtävää työtä ja siihen menevä aika on yhtälailla laskutettavaa aikaa. Jos keräystä ei tehdä työmaalla, on hävikkiprosentti varmasti ISO. 5. Tilattujen tuotteiden siirto lähetteelle Toimittajalta saapuva ostolaskun mukana tilatut tavarat on helppo liittää lähetteelle, kun ostolasku on tilauksen mukainen ja siinä on vain yksilöityyn tilaukseen liittyvät tavarat Toimivassa keikkarutiiniprosessissa ei ole sijaa tukkureiden koontilaskuille, joten ne olisi jo syytä unohtaa Yritys voi ottaa sähköiset laskut suoraan Ecomiin (mm. LVISNETtoimittajilta), jolloin ostolaskulle tulleet rivit voidaan siirtää suoraan lähetteelle automaattisesti myyntihinnoiksi muunnettuina. Jäljelle jää vain määrän tarkistus. Mitä paremmin materiaalit kerätään heti työmaalla, sen helpompaa on laskuttaminen. Keräämiseen liittyy oleellisena osana myös tarvikenumeroiden syöttö. Jos työntekijä antaa suoraan tarvikenumerolliset keräyslistat työmaalta, vähentää se laskutukseen menevää aikaa merkittävästi.

6 1.3 Työnohjauksen lisätyökalut B Kun läheteohjelmaa on hetki käytetty menestyksellä, voidaan töiden hallintaa vielä tehostaa merkittävästi seuraavilla lisäpalveluilla: Töiden ohjaus tekstiviestillä Lähettää tekstiviestisanomia töiden ohjaukseen. Ecom läheteohjelmassa on mahdollista lähettää tekstiviestin työntekijälle, johon voi lisätä mm. lähetenumeron, asiakkaan yhteystiedot ja työselosteen. Se on erittäin hyvä lisä töiden hallintaan. Tekstiviestiosio käsitellään tässä käsikirjassa. Hallita Ecom Webi työmaaohjelmaa Ecom Webi on erillinen työmaalle suunniteltu ohjelma, joka kommunikoi suoraan Ecom läheteohjelman kanssa. Webissä voi luoda uusia lähetteitä, asiakkaita ja kirjata kaikki lähetteelle menneet työt ja tarvikkeet. Ecom Webi on tulevaisuuden työkalu, joka mahdollistaa yrityksen toimintamallin viemisen aivan uudelle tasolle. Ecom Webistä on oma käsikirjansa. Tässä käsikirjassa sivutaan Webiä läheteohjelman vinkkelistä.

7 1.4 Läheteohjelman käyttö muissa toiminnoissa B Tarvikekeruu varastosta Ecom lähetteelle voi kerätä tarvikkeita käsin syöttämällä tai käyttämällä viivakoodinlukijaa. Viivakoodinlukija voi olla koneeseen kytketty laite, tai langaton keräilevä viivakoodinlukija, jonka avulla voi kiertää hyllyjen välissä ja kerätä tarvittavat tuotteet. Keräilevä laite puretaan keräilyn jälkeen ja ajetaan tuotteet sisälle. Materiaalitarjousten teko Läheteohjelmaa käytetään paljon materiaalitarjousten tekoon. Se on käytännöllistä silloin, kun asiakas haluaa vain materiaalia tai kun kyseessä on pieni kohde, jonka työhinnan laskenta ei vaadi suurta laskentaa. Suuremmat kohteet tulisi laskea aina Ecomin tarjouslaskentaohjelmilla. Jos varastohallinta on käytössä, olisi suotavaa perustaa erillinen tarjousvarasto, jonka alta voi tarjouksiin menevät tuotteet helposti poimia niin, ettei varsinaisen varaston saldot muutu. Piikkiosto Kun asiakkaan kanssa on sovittu, että asiakas saa hakea tarvikkeita liikkeestä niin että laskutusta kerätään tietty aika ja sen jälkeen laskutetaan pois kaikki ostot kerralla, tehdään keräykset läheteohjelmaan joko yhdelle tai mieluiten useammalle lähetteelle. Ja kun aika koittaa, laskutetaan kaikki lähetteet pois kerralla.

8 1.5 Lähetteiden käsittely projektiseurannassa. Materiaalien lisääminen projektiseurantaan lähetteiden kautta. Projektiseuranta on keskeinen osa laajempaa Ecomin käyttöä. Projektiseurantakäsikirjassa käsitellään laajasti myös lähetteiden ja projektiseurannan yhteyksiä keskenään. Seuraavassa muutama lähetteen käyttötarkoitus projektiseurannan osana: Varastosta noudot projektille (projektilähete, kulua projektille) Ecomissa on erillinen valinta, jossa lähetteelle voi kerätä maksupostiperusteiseen projektiin lisätä pelkkiä kuluja. Tällaista lähete mahdollistaa tuotteiden lisäykseen projektiseurantaan ilman, että tuoterivit siirtyvät laskutukseen. Erikseen laskutettavat lisätyöt Makueräperustaisen projektin lisätyöt sen sijaan laskutetaan erikseen. Ne käyttäytyvät normaalin lähetteen tavoin sillä lisäyksellä, että ohjataan myös tietyn projektin lisätöihin. Projektipalautukset takaisin varastoon Projektista tulleet palautettavat tuotteet voidaan lisätä lähetteelle miinusmerkkisenä kuluna, jos kyseiset materiaalit halutaan vähentää projektin tuotoista. Tällöin palautetut tuotteet lisätään lähetteelle antamalla määrät miinusmerkkisinä. Keikkatöiden seuranta projektiseurannan avulla Ecomissa voidaan seurata erikseen laskutettavia keikkatöitä projektiseurannan avulla. B

9 1.6 Ostolaskujen hyödyntäminen lähetteiden teossa Ostolaskuja hyödynnetään läheteohjelmassa lähinnä ostolaskurivien osalta. B Paras hyöty saadaan silloin, kun ostolaskut voidaan tuoda Ecomiin sähköisessä muodossa ja rivitietoineen päivineen. Ostolaskulla olevat tuoterivit voidaan välittää suoraan lähetteelle tai laskulle sellaisenaan Ecom pystyy ottamaan vastaan seuraavien toimittajien lähettämiä ostolaskuja sähköisesti: LVISNET toimittajat: (vaatii LVISNET-sopimuksen, jonka voi tehdä osoitteessa SLO Oy Onninen Oy LVI-Dahl Oy Rexel Suomi Oy hlsell Oy Ecom voi ottaa vastaan myös Sähköisiä laskuja muilta toimittajilta rivitietoineen

10 1.61 Ostolaskurivien hyödyntäminen Ecomissa Ostolaskurivien siirto lähetteelle ja laskulle hyödyttää yritystä monin eri tavoin: B Ostolaskulla olevat tuoterivit saadaan siirtymään myyntilaskulle automaattisesti ilman, että rivitietoja tarvitsee kirjata uudestaan Ecomiin. Jos tuotteet löytyvät Ecomin tuoterekisteristä, hakee läheteohjelma niille automaattisesti myyntihinnan valmiiksi. Jos tuotteelle ei ole myyntihintaa, näyttää läheteohjelma tuotteen nettohinnan, mikä auttaa myyntihinnan määritystä. Kun yritys tilaa tuotteita kertoen jo tilausvaiheessa, että mille lähetteelle tuotteet tilataan, auttaa se ostolaskun kohdistamista oikeaan lähetteeseen ja paljon. Olennaista on aina tilata tuotteet niin, että yksi tilaus kohdistuu suoraan yhteen työhön. Tämä lisää ostolaskujen määrää, mutta tuo vastapainona etua yrityksen yhteen tärkeimpään rutiiniin LSKUTTMISEEN. Kun laskutusrutiini on kunnossa, voi firmakin paljon paremmin. Omia rutiineja voi hoitaa monella tavoin. Usein uusien rutiinien saavuttaminen vaatii opettelua ja haasteiden vastaanottamista. Silloin tietää onnistuneensa, kun vanhaan ei enää halua palata. Ostolaskurivien hyödyntämisessä on nimenomaan tästä kyse. Sen tuoma hyöty yrityksen rutiininen hallinnalle on niin iso, ettei haluta palata aikaan ennen ostolaskurivien siirtoa myyntilaskutukseen. Se vaatii kuitenkin ponnisteluja, omien rutiinien kyseenalaistamista ja uuden oppimista koko organisaatiolta, jotta tämän toiminnallisuuden hyöty on saavutettavissa. Tässä käsikirjassa paneudutaan tähän aiheeseen.

11 1.7 Töiden kohdistus lähetteille B Projektin massasyöttöön syötetyt tuotteet ohjataan palkanlaskentaan ja ne työt, jotka laskutetaan, kohdistetaan lähetteille tai laskutukseen. Kun massasyötössä on kohdistettu töitä lähetteille, tulevat ne esiin lähetehaussa sinisinä rivinä. Ja kun muokkaa seuraavan kerran lähetettä, kysyy ohjelma, että tiputetaanko työt lähetteelle. Ecom Webin kautta kohdistetut työt ohjataan myös massasyöttöön ja sitä kautta lähetteille.

12 2 Pikaohje lähetteiden käyttöön 1.Ensin kirjataan työ /materiaalitilaus vastaanotetuksi tekemällä uusi lähete Haetaan osoitetiedot Kirjataan myyjä ja muut kontaktihenkilöt Tehdään työn kuvaus vapaaseen tekstiin Kerätään valmiiksi mahdolliset tarvikkeet 2.Tulostetaan lähete Työmääräimenä tai Normaalina lähetteenä tai Tekstiviestinä työntekijälle tai Tekstiviestinä ja siirretään lähete Ecom Webi -ohjelmaan 3. Kun työ on tehty tarkistetaan se, lisätään puuttuvat ja laskutetaan pois ja mahdollisimman nopeasti työn valmistumisesta.(max 24 h).

13 3. Läheteoletukset Läheteoletukset löytyvät ohjelmat-valikon tai vaihtoehtoisesti Valikko-painikkeen alta, jonka alta valitaan laskutus ja myyntireskontra ja sen alta laskutus- ja myyntireskontraoletukset.

14 3.1 Läheteoletukset B Laskutus- ja läheteoletusikkunan ensimmäinen esille avautuva sivu on Perusoletukset. Tällä sivulla lähetteiden lähetenumerosarja, jota ohjelma päivittää automaattisesti. Jos läheteohjelmaa ei ole käytetty, on kenttä oletuksena tyhjä. Uuden lähetteen teossa ohjelma ehdottaa numerosarjaa uudelle lähetteelle. Lähetteelle voi lisätä oman salasanan tarvittaessa, vaikka tämä ominaisuus ei ole juurikaan enää käytössä. Ecomissa määritetään suojauksia käyttäjille lähinnä käyttäjäkohtaisten määritysten kautta. Nämä määritykset tehdään käyttäjätunnukset ja käyttöoikeudet valikon alta, josta on olemassa myös oma käsikirjansa.

15 3.2 Lähetetilat B ähetteiden tilat löytyvät toiselta alavälilehdellä, joka on nyt valittuna. lla olevalle sivulla on uuden comin oletuslähetetilat. Lähetetiloilla ohjataan läheteohjelmaan kirjattuja työtilauksia ja niiden distymistä.

16 3.21 käytössä olevan Ecomin lähetetilojen muokkaus Jo käytössä olevan Ecomin lähetetiloja kannattaa muokata varoen ja ottaa varmuuskopio ennen muokkausta, sillä myös jo tehtyjen lähetteiden lähetetilat voivat muuttua vahingossa, ellei ole tarkkana. Huomioi, että: Olemassa olevien tilojen muokkauksessa kannattaa käyttää harkintaa. Jo laskutettuja lähetteitä voi siirtää historiaan. (ohjelmat, laskutus ja myyntireskontra, lähetteiden siirto lähetehistoriaan) ja niitä voi selata lähetehistoriasta. Ne löytyvät myös asiakkaiden alta omasta alavälilehdeltä (lähetehistoria). Käytössä olevien lähetteiden lähetetilojen merkitys kannattaa säilyttää mahdollisimman lähellä niiden alkuperäistä työn vaihetta. Käytössä olevan lähetetilan poisto tyhjää kokonaan olemassa olevien lähetteiden lähetetilat. B Lähetetilojen järjestyksen ja nimen muuttaminen muuttaa myös kyseisessä tilassa olleet jo tehdyt lähetteet vaihdetun tilan mukaisiksi Ei siis kannata muuttaa avointa tilaa laskutetuksi tai päinvastoin. Kaikkia tiloja ei kannata ensin poistaa, ja sitten luoda uusia tiloja, sillä sen jälkeen ei jo tehdyillä lähetteillä ole tiloja lainkaan. Sen jälkeen on aika vaikea työ selvittää, mitkä oli laskutettu ja mitkä ei.

17 3.22 Lähetetilojen muuttaminen B Uusi lähetetila tehdään tyhjälle riville. Ensin annetaan selite-kenttään uusi nimi. Tämä nimi näkyy lähetteessä, kun sille valitaan lähetetilaa. Oikealla oleva Tila-kentällä kerrotaan, mihin ryhmään lähetetila kuuluu. Tila-kentässä olevat tilat ovat vaihtoehtoja joilla ohjataan lähetteiden toimintaa. Tilakentän tilat saadaan esille painamalla ensin tila-kenttää ja sen jälkeen painamalla kentän oikeassa reunassa olevaa kolmiopainiketta. Kun uusi lähetetila on tehty, voidaan lähetetilan järjestää oikeaan järjestykseen tilojen yläpuolella olevilla nuolipainikkeilla.

18 3.23 Lähetetilojen järjestyksen muuttaminen B Uusi lähetetila on nyt siirretty nuoli-painikkeella ylöspäin. Seuraavalla sivulla on nyt luotu esimerkinomaisesti luotu joukko lähetetiloja. Tulostustilan avulla kerrotaan, mihin tilaan lähete muuttuu tulostuksen jälkeen. Kun lähete tulostetaan, muuttuu lähete alla määritettyyn tilaan.

19 3.24 Muokatut lähetetilat B lla olevaan ikkunaan on nyt määritetty useampi lähetetila, joiden avulla töiden seurantaa voi yrityksessä kehittää huomattavasti. Lähetetilojen avulla saadaan huomattavasti selkeämpi kuva kentällä olevista töistä ja niiden hallinta tehostuu. Kaikki tilat eivät ole mahtuneet tähän ikkunaan, joten ne kerrotaan vielä erikseen listana seuraavalla sivulla.

20 3.25 Lähetetilat, ehdotus B Selite Tila voin Tilaus vastaanotettu voin Vastaanotettu Kohdetarkastus Vastaanotettu Vapaana työlistalla Työ aloitettu Vapaana työlistalla loitettu Kesken Keskeytynyt Valmis tarkastukseen Valmis tarkastettavaksi Valmis laskutukseen Laskutettu Valmis laskutukseen Laskutettu Reklamaatio Ei laskuteta Takuu Ei laskuteta Tarjous Ei laskuteta Muu hyväntekeväisyys Ei laskuteta

21 3.26 Tilojen merkitykset B voin voimet tilat on yleistila, jota voi käyttää silloin, kun tiloja ei haluta eritellä tarkkaa Vastaanotettu Tämän ryhmän alle kerätään tilauksen vastaanottoa kuvaavia tiloja Vapaana työlistalla Työ on siirretty tilaan, jossa työ voidaan aloittaa, mutta ei ole vielä aloitettu loitettu tämän tilaryhmän alle kerrotaan ne tilat, jotka kertovat työn aloitetun Keskeytynyt Tilan tarkoituksena on seurata keskeytyneiden töiden tilannetta tiiviimmin. Valmis tarkistettavaksi Kun työ on tehty, voidaan tätä tilaa käyttää siihen, että työjohto vielä käy työn läpi ja tarkistaa, että kaikki tarpeellinen on varmasti mukana laskutusta varten. Valmis laskutukseen Kun lähete halutaan laskuttaa, käytetään tätä tilaa kuvaamaan sitä Laskutettu Kun lähete siirretään laskulle tai kassalaskuksi, antaa ohjelma automaattisesti tämän tilan lähetteelle inakin yksi käytettävä tila on kuuluttava tähän ryhmään Ei laskuteta tätä ryhmää käytetään silloin,kun halutaan varmistaa, ettei lähetettä vahingossa laskuteta. Tähän ryhmään kuuluvat esimerkiksi takuu- ja reklamaatiotyöt tai tarjoukset.

22 3.3 Lähetteiden prioriteetit B Lähetteet voi nyt asettaa kiireellisyyden mukaan järjestykseen lähetteiden prioriteettien mukaan. Yrityksen käyttämät prioriteettinimet kuvataan tähän oletusikkunaan. Oletusprioriteetti määritetään ikkunan alaosaan ja se tulee automaattisesti uuden lähetteen teon yhteydessä oletukseksi.

23 3.4 Tulostusoletukset, lähetteet B Tulostus-välilehdellä määritetään lähetelomakkeisiin liittyviä aiheita. 1.lavetovalikosta valitaan oletuksena käytettävä lähetelomake ja kopioiden lukumäärän. 2. Lähetteen vapaaseen tekstiin voi kirjoittaa jonkun yleisluonteisin asian, kuten osoitemuutoksen. 3. Lomakkeiden muokkauksesta on oma erillinen käsikirja, jossa on kerrottu yksityiskohtaisesti laskuja lähetelomakkeiden teosta. Lomakkeita muokataan muokkaa lomakkeita painikkeen alta.

24 3.5 Henkilötiedot Yrityksen henkilöt löytyvät Ecomin perusoletuksista. Tiedot voidaan syöttää suoraan esiin tulevaan ikkunaan. Parempi tapa on hakea kaikki henkilötiedot suoraan Ecomin palkanlaskentaohjelmasta. Molemmat tavat käydään läpi tässä käsikirjassa pääpiirteittäin.henkilötaulu löytyy Valikkopainikkeen alta kohdasta perusoletukset.

25 3.51 Henkilötietojen hallinta vautuvasta Peruoletukset-ikkunasta valitaan Henkilöt-alavälilehti. un lähetteitä käytetään työmääräiminä ja työt kohdistetaan henkilöille, on Ecomin henkilötaulussa ltava henkilöt. enkilöitä voi lisätä ikkunasta löytyvällä plus-painikkeella.

26 3.52 Uuden henkilön perustaminen Jos Ecomin palkanlaskenta ei ole käytössä, lisätään henkilöt tähän ikkunaan. Kun plus-painiketta on painettu, ilmestyy uusi rivi, johon nyt syötetty uuden henkilön tiedot. Numerokenttä on siinä mielessä tärkeä, että se yhdistää tämän henkilölistan palkanlaskennan henkilönumeroon. Eli näiden numeroiden on vastattava toisiaan. Nimikenttään kirjoitetaan sekä etu- että sukunimi. Seuraavaksi valitaan Ryhmä -eli henkilöryhmä, jotka on määritetty aiemmalla välilehdellä. Kun kenttää painaa hiirellä, tulee esiin valintaikkuna, josta voi valita henkilölle sopivan henkilöryhmän. Työnjohtaja-kenttään annetaan asentajan Työnjohtaja. Valinta tehdään samalla tavoin kuin Ryhmäkin valittiin edelliseen kenttään. Jos työnjohtajalla on runsaasti alaisia voidaan valinta tehdä myös Työnjohtajan työntekijät valinnalla.

27 3.53 Henkilötietojen tuonti palkanlaskentaohjelmasta B uom! Jos yrityksellä on käytössä Ecom 3 palkanlaskenta, kannattaa henkilötiedot hakea Ecom 3 hjelmalinkin alta joka löytyy Ohjelmat-valokon alta kohdasta projektiseuranta ja sieltä kohdasta linkki com 3 palkanlaskentaan. com etsii Ecom 3 ohjelman asennuskansion. un se on löytynyt ja Yritys-kenttään valitaan oikea yritys. Tämän jälkeen painetaan siirräainiketta. hjelma tuo henkilöt palkanlaskennasta henkilötauluun, joka esiteltiin aiemmin.

28 4. Lähetteet Lähetteiden teko on hyvin paljon samanlaista, kuin laskujenkin teko. Kun oppii käyttämään laskutusta, osaa tehdä myös lähetteen. Läheterekisteri avautuu kohdasta Ohjelmat, Laskutus ja myyntireskontra ja Lähetteet. lla olevassa kuvassa Ohjelmat-valikko on otettu esiin Valikkopainikkeen alta. Se on usein myös pikavalintana ylhäällä olevassa pikavalintalistassa.

29 4.1 Läheteikkunan toiminta Läheteohjelman toiminta vastaa hyvin monelta osin laskutusikkunan toimintaa. Toimintaperiaate on hyvin pitkälle sama. Seuraavassa keskitymme niihin läheteohjelmiston ominaisuuksiin, mitkä poikkeavat laskutusohjelmiston toiminnasta. Laskutusohjeen läpikäynnillä oppii myös läheteohjelman toiminnot.

30 4.2 Uuden lähetteen teko usi lähete (ja ensimmäinen) aloitetaan Lisää-painiketta(+). Ensimmäisellä kerralla ohjelma kysyy nsimmäisen lähetteen numeroa omassa ikkunassaan. Ohjelma ehdottaa ensimmäiseksi ähetenumeroksi joka on nyt muutettu uudeksi numeroksi, jotta se ei alkaisi samalla umerosarjalla projektinumeroiden kanssa.

31 4.3 Lähetteen tilat Työtilauksen kirjaus Ecomiin tapahtuu täyttämällä lähetteelle tarvittavat tiedot. Lähetteen tilaksi tulee avoin, ellei lähetetiloihin ole tehty muuta avaustilaa. Jokainen yritys voi muokata lähetetilat haluamakseen oletustiedoissa. Kun lähete tulostetaan, muuttuu se loitettu-tilaan. Tulostustilakin asetetaan oletustiedoissa, joita käsiteltiin aiemmin. Huomioitavaa: vain avoimen lähetteen numeroa voi muuttaa.

32 4.4 siakkaan haku lähetteelle siakas haetaan lähetteelle painamalla siakasnron perässä olevaa kansio-painiketta. Ohjelma avaa asiakashakuikkunan. siakkaan haku esitellään tarkemmin laskutusohjelmassa. Jos haettua asiakasta ei löydy, painetaan lisää-painiketta, jonka avulla lisätään asiakasrekisteriin uusi asiakas. Nyt oikea asiakas löytyi, joten uutta asiakasta ei lisätä. Kun asiakas löytyy, valitaan haluttu asiakas ja painetaan OK-painiketta. siakashaku esitellään tarkemmin laskutus- ja asiakas-käsikirjoissa

33 4.41 siakas kartalla Kun asiakkaan perässä olevaa karttapainiketta painetaan, näyttää ohjelma asiakkaan sijainnin kartalla. Ohjelma tuo automaattisesti lähtöpaikaksi yrityksen toimipaikan, joka on määritetty yrityksen osoitetietoihin oletustietoihin. Siihen voi myös kirjoittaa muun osoitteen. Kun myös lähtöpaikka on annettu, laskee ohjelma etäisyyden kohteeseen. Karttaa voi zoomata kartan vasemmalla olevilla plus- ja miinus-painikkeilla. Kartan pohjaa voi myös muuttaa kartta-painikkeella. Karttaikkunan saa kiinni painamalla Sulje-painiketta.

34 4.5 Kohde- ja merkkitiedot ohdetieto on enemmän yrityksen sisäistä tietoa kun merkki on varattu asiakkaalle tärkeään tietoon, uten asiakkaan työnumero- tai kustannuspaikkatietoa. Lähetteen kohdetietoon syötetään yleensä ellaista tietoa, jolla lähetteen löytää nopeasti lähetehaun kautta. Osoitetietoa käytetään yleisesti ohdetietona. Tieto ei tulostu laskulle asti, joten sitä voi käsitellään sisäisenä tietona. Merkki uolestaan tulostuu myös laskulle.

35 4.6 Viitetietojen syöttö Uudelle lähetteelle tuleva Päivämäärä tulee automaattisesti koneen kellosta. Seuraavaksi täytetään viitteenne-kenttä, johon kirjoitetaan esimerkiksi asiakkaan yhteyshenkilö. Viitteemme kenttään voidaan kirjata yrityksen oma yhteyshenkilö. Jos myyjätieto kirjataan ensin, tuo ohjelma automaattisesti myyjän viitteemme kenttään. Myyjä oli jo asetettu valmiiksi asiakastietoihin, josta ohjelma kopioi tiedon automaattisesti lähetteelle. Seuraavalla sivulla käsitellään lähetetiloja ja työmääräimen tekoa.

36 4.7 Käännetty alv ja myyntitilin käyttö lähetteellä B Käänteisen LV% käsittelyä ohjataan Ecomissa myyntitili-valinnan kautta, joka on uusi kenttä läheteohjelmassa. Tämä kenttä löytyy lähetteen ylävälilehdeltä. Jos kenttään valitaan käänteisen LV:n tili, muokkaa ohjelma tämän lähetteen automaattisesti käänteisen alv:n mukaiseksi. Mikäli asiakkaalle ei ole syötetty y tunnusta, ilmoittaa ohjelma, että se on viranomaisten määrittämä pakollinen tieto ja se tulisi olla syötettynä asiakastietoihin valmiiksi. OK-painikkeen jälkeen ohjelmaa voi käyttää normaalisti. Jos laskun ylävälilehden myyntitili jätetään tyhjäksi, toimii tiliöinti kuten aiemmissa versioissa. Ohjelma tiliöi kaikki rivit valitun myyntitilin alle.

37 4.8 Henkilötiedot ja toimitusajat Ecomin lähetteelle voidaan antaa kolmentasoista henkilötietoa: myyjän, työjohtajan ja työntekijän. Toimituspäivä, -aika ja työn arvioitu kestokin voidaan syöttää lähetteelle työn prioriteetin lisäksi. Kun myyjätietoon syötetään myyjä, kopioi ohjelma automaattisesti Viitteemme kenttään myyjän nimen.

38 4.9 Työselosteen teko lähetteelle Vapaa tekstin Omaan käyttöön tekstialueelle kirjataan kommentteja työstä, joka on tarkoitettu yrityksen sisäiseen käyttöön. Se ei tulostu lähetteelle, eikä laskulle. siakkaalle -alue tulostuu myös asiakkaan laskuun. Seuraavaksi tulostetaan tämä lähete työmääräimenä. Vapaa teksti alavälilehdellä näkyy sama kirjoitus. Se on käytännöllinen silloin, kun työseloste on pidempi.

39 4.10 Työmääräimen tulostaminen Työmääräin tehdään tulostamalla lähete työmääräimenä paperille. Se tapahtuu painamalla ensin tulosta-painiketta, jonka jälkeen valitaan esiin tulevasta ikkunasta lomake-kentän alasvetovalikosta lomakkeeksi Lähete/työmääräin ja tulostetaan se ulos. Seuraavaksi katsotaan lähetettä esikatselun kautta.

40 4.11 Oletuslomake ja esikatselu Kun eniten käytetty lähetelomake halutaan määrittää oletuslomakkeeksi, valitaan Tallenna oletuslomakkeeksi valinta päälle. Seuraavaksi katsellaan lähete/työmääräin lomaketta Esikatselun kautta tarkemmin painamalla kyseistä painiketta.

41 4.12 Työmääräimen esikatselu Valittu lomake näkyy nyt ruudussa sen lähetteen tiedoilla, joka oli näytössä tulostus-painiketta painettaessa. Lomakkeen voi nyt tulostaa työntekijälle mukaan hänen lähtiessään suorittamaan tehtävää. Sen saa myös kätevästi sähköpostiin painamalla Sähköposti-painiketta. Esikatselutilan saa pois painamalla sulje-painiketta, jolloin ohjelma palaa läheteikkunaan.

42 4.13 Tulostaminen vaihtaa työvaiheen Kun lähete tulostetaan, muuttuu se automaattisesti voimesta loitettu tilaan tai siihen tilaan, minkä yritys on valinnut tulostuslähetetilaksi määrityksissä. Lähetetilan määrityksiä käsiteltiin tämän käsikirjan alussa.

43 5 Tekstiviestilähetys lähetteellä Testiviestipalvelun (SMS) kautta lähetteen voi lähettää asentajalle tiedoksi suoraan asentajan puhelimeen. Kun palvelun ottaa käyttöön, antaa ohjelma ensimmäisellä kerralla ilmoituksen, jossa kyllä vastauksella voi katsoa palvelun hinnaston. Ja Ei-, sekä Peruuta-painikkeilla pääsee itse palveluun.

44 5.1 Lähetteen lähettäminen tekstiviestinä Tekstiviestipalvelussa tulee esiin ikkuna, jossa valitaan ne tiedot, mitä tekstiviestillä halutaan lähettää. Lähetysajan ehdotusaika on heti. Lähetysajan voi myös lähettää viivästetysti kentän perässä olevan painikkeen kautta. Viestin voi lähettää myös erilliseen numeroon erillisellä numerosyötöllä kenelle tahansa. Viestivalinnoilla lähetetään viesti yrityksen henkilölle, yrityksen henkilöryhmälle tai tietyn työnjohtajan työntekijöille. Tekstiviestin voi tarvittaessa lähettää samalla kertaa useampaankin eri numeroon. Lähetteeseen voi kirjoittaa vapaasti halutun viestin Vapaa viesti-osioon. Se voi olla myös ainoa viesti, jota numeroon lähetetään, jos mitään muuta sisältöä ei viestiin haluta liittää. Lähetettävän viestin tiedot näkyvät oikeassa ikkunassa. Lähetteen tiedot -valinnoista valitaan ne lähetteestä olennaiset tiedot, jotka viestiin halutaan liittää. Koko tekstiviestin sisältö näkyy ikkunan oikeassa alareunassa Lähetettävä viesti-osiossa. OKpainikkeella ohjelma lähettää tekstiviestin valittuihin numeroihin. Ohjelmasta saa erikseen näkyviin tekstiviestipalvelun Hinnaston näkyviin. Lähetettyjen tekstiviestien käyttötilaston saa myös näkyviin omasta painikkeesta. Tekstiviestin vastaanottajan numerot muunnetaan syöttötavasta riippumatta oikeaan standardiin, joten numerojen syöttötapa on vapaa (voi käyttää välilyöntejä, väliviivoja..). Lähetetyistä tekstiviesteistä jää tieto palveluun mahdollista tarkistusta varten, jossa on lähetysaika, viestin merkkimäärä ja ip-osoite, josta viesti on lähetetty. Lähetetyt tekstiviestit löytyvät lähetteen alta omalta välilehdeltään.

45 6 Tuoterivit lähetteelle Tuoterivin keruusta on kerrottu tarkemmin laskutuskäsikirjassa, joten sitä ei käsitellä tässä käsikirjassa tarkemmin.

46 6.1 Lähetteen tarkistus ja laskuttaminen un työ on tehty, kirjataan tehdyt rivit työmääräimeltä. Olisi erittäin toivottavaa, että työntekijä lisäisi yömääräimeen tuotenumerot valmiiksi, jolloin sen vieminen koneelle olisi mahdollisimman tehokasta a nopeaa. lla olevalle lähetteelle on ensin lisätty tuotteet ja vaihdettu tila valmis laskutettavaksi uotoon. Lähetteestä tehdään lasku Lasku painikkeella. VINKKI: Kun valitulla tuoterivillä painaa Ctrl-painikkeen pohjaan, niin ohjelma näyttää eri toimittajien hinnat. Painamalla samalla rivin numeroa, niin valitsee halutun tukun hinnan myyntihinnaksi. Shift+Ctrl näyttää hinnat verollisena. Huomioi, että ohjelma on muokkaustilassa.

47 6.2 Laskuta lähete Laskuta lähetteitä -ikkunassa on laskutusvalmiit lähetteet. Ikkunan saa esille myös ohjelmat-valikon alta valitsemalla laskutus ja myyntireskontra ja sieltä laskuta lähetteitä -kohdasta. Valitun lähetteen lisäksi vain sellaiset lähetteet siirtyvät tähän ikkunaan, joiden tila on valmis laskutukseen ryhmässä. Muussa tilassa olevat lähetteet eivät näy ikkunassa, eivätkä täten siirry laskutukseenkaan. Ohjelma voi kerätä saman asiakkaan lähetteet automaattisesti samalle laskulle. Lähetteet, jotka halutaan laskuttaa, on siirrettävä nuoli-painikkeilla toiselle puolelle. Oikealle puolella olevat lähetteet eivät siirry laskutukseen. OK -painikkeella ohjelmisto siirtyy laskutukseen ja tekee lähetteistä avoimia laskuja laskutukseen, jotka voi tulostaa asiakkaalle valmiina laskuina. Lähetteisiin tehdyt vapaat tekstit saadaan kopioitua laskulle mukaan haluttaessa.

48 6.3 Valmis lasku lähetteestä Kun lähete laskutetaan, kertoo laskutusohjelma, että mistä lähetteestä lasku on tuotu. Myös vapaa teksti tuli laskulle lähetteeltä, kuten kaikki tuoterivitkin. Lasku voidaan nyt tulostaa painamalla tulosta painiketta, jolloin laskun tila muuttuu laskutetuksi ja asiakas saa laskunsa. Kun laskutusohjelman sulkee, palautuu ohjelma siihen lähetteeseen, joka laskutettiin. Kun lähetettä laskutetaan, niin laskuriville tulevaan läheteviittaukseen on lisätty myös merkki-kentän tiedot. Tällöin merkkiin annettu asiakkaan tilaustieto ei katoa, kun useampaa lähetettä yhdistetään yhdelle laskulle

49 6.4 Lähetteelle laskunumero Kun lähete laskutetaan kerrotaan lähetteelle vapaaseen tekstiin sen laskun numero, jolla lähete on laskutettu ja laskutuspäivämäärä. Lähetettä ei saa laskutettua, jos sille on kohdistettu tuoterivejä ostolaskuissa joita ei vielä ole lähetteellä sille on kohdistettu työtä projektinseurannassa joita ei vielä ole lähetteellä

50 7. Lähetehaku Ecom lähetehaku on erittäin monipuolinen työkalu, jonka avulla keikkatöiden hallinta olisi mahdollisimman helppoa. Kun minkä tahansa lähetteen kohdalla on painettu hakupainiketta, avautuu hakuikkuna. Huomioi, että hakuikkuna toimii silloin,kun avoinna oleva lähete on katselutilassa, eli tiedot on silloin talletettu ja kuvakkeissa on "valot päällä". Jos haku ei toimi, hyväksy tehdyt muutokset painamalla tallenna-painiketta, jonka jälkeen haku on mahdollinen. Lähetehaku voidaan nyt suorittaa lähetenumeron (F1), asiakasnumeron (F2), Kohteen (F3), merkin (F4), viitetietojen (F5) ja asiakkaan nimen (F7) mukaan. Sen lisäksi näkyvien lähetteiden määrää voi suodattaa lähetteen tilan, myyjän, työnjohtajan, työntekijän, prioriteetin ja asiakkaan nimen mukaan. Suodatuksen idea on vähentää ikkunassa näkyvien lähetteiden määrää. Jos suodatukseen valitaan esimerkiksi jonkun työntekijän tai työnjohtajan lähetteet, ei muiden henkilöiden lähetteet näy hakuikkunassa. Näin haussa näkyvien lähetteiden määrää voi supistaa, jolloin lähetteitä voi hallita paremmin. Lähetehaun tulokset voidaan myös siirtää Exceliin jatkokäsittelyä varten. Myös työntekijän tiedot on lisätty hakuikkunaan. Pvmtieto on lähetteen toimituspäivämäärä. Lähetehaussa näkyy Webiin lukitut lähetteet vihreällä lisäinfona.sinisellä näkyvät rivit ovat sellaisia, joihin on kohdistettu joko töitä tai tuotteita, jotka voitaisiin tiputtaa kyseiseen lähetteeseen. Tiputus tapahtuu valitsemalla haluttu lähete ja painamalla muokkaa-painiketta.

51 7.1 Lähetehaun ominaisuuksia Lähetehaussa on haku kohteen mukaan Lähetehaussa on kentät: Merkki, Viitteenne ja Viitteemme, joiden mukaan voi myös hakea Lähetehaussa on projektinumero Projektilähetteet näkyvät lähetehaussa tila-kentässä erottuen muista lähetteistä Lähetehaussa näkyy sinisellä ne rivit, joihin on kohdistettu töitä tai ostolaskurivejä Lähetehaku jatkaa siitä mihin edellisessä haussa jäätiin, eikä siirry enää aina numerohakuun Lähetehaun tuloksen voi siirtää Exceliin käytettyjen hakuehtojen mukaan lähetehaussa olevan Excel painikkeen avulla. Näin esimerkiksi tietyn työnjohtajan työt saa helposti siirrettyä Exceliin. Lähetehakuun on lisätty suodatuksiin Ei myyjää, Ei työnjohtajaa ja Ei työntekijää Toimituspvm on lisätty näkyviin lähetehakuun.

52 7.2 Lähetteen haku asiakkaan alta B siakkaan alta lähetteet-välilehdeltä löytyy lähetteet välilehti, josta löytyy kaikki asiakkaan keskeneräiset tai viimeaikoina tehdyt työt. Kun haluttua läheteriviä tuplaklikkaa hiirellä, avautuu läheteikkuna valitun lähetteen kohdalta. Ja kun sen lähetteen sulkee, palautuu ohjelma takaisin asiakasikkunaan.

53 8. Projektilähete B Kun lähetteellä kerätään tavaraa omasta varastosta projektille kuluksi, kutsutaan sitä projektilähetteeksi. Projektilähetteen rivejä ei siirretä laskutukseen, vaan niitä seurataan ainoastaan projektilaskennan materiaaliseurannan kuluissa. Projektilähete-nimitys on nyt muutettu ei laskuteta (kulua projektille) -nimiseksi kentäksi. Sellaiset projektit, jotka laskutetaan asiakkaalta maksuerinä projektiin määritetyn maksuerätaulukon mukaan, voivat sisältää projektilähetteitä. Yksi projekti voi sisältää yhden tai useamman projektilähetteen. Projekti voi sisältää projektilähetteiden lisäksi myös laskutettavia lähetteitä (Esim. projektin lisätyöt).

54 8.1 Projektilähetteen määritys B Ei laskuteta -painikkeella kerrotaan, että kyseessä on projektilähete. Tällaista lähetettä ei laskuteta, vaan se sisältää projektiin vietyä materiaalia. projektinseurantaohjekirjassa käsitellään aihetta tarkemmin. Jos lähetteelle ei ole yhtään riviä tehty, ja se on kohdistettu projektille, luo ohjelma automaattisesti yhden rivi, jotta lähete löytyy projektin alta heti.

55 9. Lähetteiden siirto historiaan B Kun lähetteitä siirretään lähetehistoriaan, pienennetään läheteikkunan aktiivisten lähetteiden määrää paremmin hallittavaksi. Lähetehistoriassa olevia lähetteitä ei voi enää muuttaa, mutta ne voi tarvittaessa kopioida uuden lähetteen pohjaksi ja niitä voi selata normaalisti. Lähetehistoria löytyy alla olevan valikon kautta Ohjelmat, Laskutus ja myyntireskontra ja lähetteiden siirto lähetehistoriaan. Ohjelma avaa ikkunan, jolla lähetteiden siirto voidaan suorittaa. Laskutetut lähetteet siirretään antamalla päivämääräraja, jota vanhemmat lähetteet siirtyvät historiaan. Ohjelma ehdottaa päiväksi tästä päivästä kolme kuukautta taaksepäin olevaa aikaa. Ohjelma siirtää valittua päivämäärää vanhemmat laskutetut lähetteet ja ei laskuteta -tilassa olevat lähetteet lähetehistoriaan ja sellaiset projektilähetteet, jossa projektin tila on päättynyt ja lähetteen päiväys on vanhempi, kuin valittu päivämäärä. Lähetehistoriassa olevia lähetteitä voi selata Laskutus- ja myyntireskontra-valikon alta kohdasta Lähetehistoria. Ne saa esille myös asiakasrekisterin ja projektiseurannan kautta.

56 10. Ecom Webi Ecom Webi on henkilökohtainen kenttätyökalu, joka keskustelee suoraan Ecomin läheteohjelman kanssa. Se korvaa paperisen työmääräimen ja antaa aivan uusia mahdollisuuksia töiden hallintaan. Ecom Webiin kannattaa tutustua. Webin käsikirjat löytyvät internetistä osoitteesta: ja sen alta Ecom Webi-osio ikkunan alaosasta. Käytännössä Webi kannattaa ottaa käyttöön yhdessä Ecomin käyttöönottotuen kanssa, jotta kaikki siihen liittyvät alkuasettelut on saatu kuntoon ja sen toiminta sisäistetään heti osaksi yrityksen toimitaa. Ecomin puhelinpalvelu ja myynti auttaa teitä erittäin mielellään sen käytössä. Motivointina voisi sanoa, että ne yritykset, jotka ovat ottaneet sen käyttöön, eivät halua palata enää entiseen toimintamalliin takaisin. Ecom Webi edustaa uutta toimintatapaa, joka tulee mullistamaan toimintatavan ja antaa sitä käyttäville yrityksille ison kilpailuedun perinteiseen toimintatapaan verrattuna.

57 10.1 Lähetteen lähetys Webiin B Kun Lähete lähetetään Ecom Webi-työmaaohjelmaan, painetaan ensin Webi-painiketta. Ohjelma siirtää lähetteen Ecom Webiin. Ecom Webin erinomaisista ja mullistavista ominaisuuksista käytöstä on kerrottu yksityiskohtaisesti omassa käsikirjassaan. Lähetehaussa näkyy nyt Webiin lukitut lähetteet vihreällä lisäinfona.

58 10.2 Ecom Webin päivitys B Kun Ecom Webin tietoja päivitetään, löytyy Ecomin ohjelmat-valikosta erillinen Ecom Webi-valinta, josta aukeaa tämä ikkuna. Ikkunan vasemmassa reunassa valitaan ne tiedot, mitä Webiin päivitetään. Siirrä-painikkkeella tiedot siirtyvät Ecom Webiin.

59 11. Läheteraportit Läheteraportit löytyvät Ohjelmat valikon alta kohdasta laskutus- ja myyntireskontra ja sieltä omana osionaan alkaen läheteraportti-raportista. Seuraavaksi valitaan läheteraportti ja katsotaan sitä tarkemmin esimerkin omaisesti.

60 11.1 Läheteraportti Ohjelma avaa ikkunan, josta voi valita, miltä ajalta lähetteitä haluaa seurata. Kentän perästä löytyy erillinen painike, jonka alta voi valita halutut päivämäärärajat. Jos tarkasteluun haluaa valita tietyn asiakkaan, valitaan se kentän perässä olevalla asiakashakupainikkeella. Jos valinta on tyhjä, valitaan kaikki asiakkaat. Mikäli raporttiin otetaan vain tietyt lähetetilat, valitaan ne alla olevasta tilat-ikkunasta. Esikatselu-painikkeella voi raportin tulosta seurata ruudulta.

61 11.1 Läheteraportti esikatseluun Läheteraportti näyttää tältä esikatselussa. Ylärivillä olevilla toiminnoilla voi selata raportin sivuja, muuttaa kokoa ja tallentaa tiedostoon. Raportin voi myös lähettää asiakkaalle tiedostona lähettämällä sen sähköpostilla tai tulostamalla sen paperille.

62 12. Tuotetietojen tuonti ostolaskulta lähetteelle Tietyiltä toimittajilta on mahdollista saada ostolaskut sähköisesti niin, että lasku sisältää suoraan myös tuoterivitiedot sellaisessa muodossa, että niitä voi hyödyntää ja jatkokäsitellä Ecomissa. Yksi tärkeimmistä mahdollisuuksista on siirtää ostolaskun rivit suoraan myyntiin omille asiakkaille. Ostolaskun rivit saadaan siirrettyä myyntihinnoilla asiakkaalle tehtyyn lähetteeseen tai laskuun. Tällaiset rivit voidaan siirtää ostolaskulta haluttuun lähetteeseen tai laskuun. Kuvassa alla on avattu Ostolasku, joka on tullut LVISNetin kautta Ecomin ostolaskuihin. Ostolaskun sisältämät rivit löytyvät Rivit-alavälilehdeltä. B

63 12.1 Ostolaskurivit Ostolaskun rivit-välilehti on avattu, näyttää ohjelma ostolaskun rivien sisällön alavälilehdellä hintoineen. Jos ostolasku ei ole kohdistunut automaattisesti oikealle lähetteelle, voidaan se tehdä nyt käsin. Se tapahtuu painamalla kohdistettu-kentän yläpuolella olevaa painiketta.

64 12.2 Ostolaskurivien kohdistaminen lähetteelle B Kun kohdistettu-painiketta painetaan, tulee esiin uusi ikkuna, jossa ensin haetaan haluttu lähete lähetehakuikkunasta. Kun se oikea lähete on löytynyt, joille ostolaskun tarvikkeet on myyty, painetaan laskuta kaikki painiketta, jolloin kaikki rivit on kohdistettu valittuun lähetteeseen ja ikkuna tyhjenee. Suljepainikkeella ikkunan voi sulkea ja ohjelma palaa ostolaskurivi-ikkunaan.

65 12.3 Ostolaskun rivit kohdistettu lähetteelle B Kun rivit on kohdistettu lähetteelle, näkyvät ne kohdistettu sarakkeessa rivikohtaisesti. Jos kentässä oleva teksti on mustaa (kuvassa), ei rivejä ole vielä kohdistettu lähetteelle. Jos rivit ovat harmaita, on rivit jo tiputettu lähetteelle. Seuraavaksi tiputetaan rivit lähetteelle. Tiputus tapahtuu läheteohjelmassa, jolloin tämä ikkuna suljetaan ja haetaan oikea lähete.

66 12.4 Ostolaskulta kohdistettujen rivien näkyminen lähetehaussa B Läheteohjelman lähetehakua painettaessa ohjelma avaa uuden ikkunan. Lähetehakuikkunassa näkyy nyt se lähete sinisenä, johon on kohdistettu tuotteita ostolaskulta tai palkkatapahtumista tulevia töitä. Seuraavaksi valitaan ja avataan kyseinen lähete OK-painikkeella. Jos lähetteelle on kohdistettu töitä, tai tarvikkeita, näkyy se lähetehaussa sinisenä.

67 12.5 Ostolaskulta kohdistettujen rivien tiputus lähetteelle B Kun lähetteen kynä-painiketta painetaan, tuo ohjelma esiin ikkunan, jossa näkyvät ostolaskulta kohdistetut rivit, jotka siirtyvät OK-painikkeella lähetteelle. Jos lähetteelle ollaan siirtämässä sellaisia rivejä, joita ei asiakkaalta veloiteta, kannattaa ne poistaa tästä ikkunasta valitsemalla kyseinen rivi ja painaa ei laskuteta painiketta. Näiden rivien kulu muodostuu tällöin suoraan ostolaskulta projektille.

68 12.6 Ostolaskulta tulleet rivit lähetteellä myyntihinnoin B Ostolaskulta siirretyt rivit ovat tulleet lähetteelle alimmiksi riveiksi yrityksen omilla myyntihinnoilla ja asiakaskohtaisilla alennuksilla, jos niitä on asiakkaalle määritetty. Tämä on se fiksu tapa siirtää toimittajalta tilatut tuotteet toimittajan ostolaskun kautta lähetteelle ja sitä kautta asiakkaan laskulle.

69 13. Työrivien kohdistus lähetteelle B Töiden tiputus lähetteelle käydään läpi projektiseurannan käsikirjassa tarkemmin, mutta lähetteen kannalta periaate on samanlainen, kuin aiemmin esitetty ostolaskurivien pudotus.