Urakkatietojen ilmoittaminen verottajalle

Transkriptio

1 1 / Vastaanottaja Rakennuttamistiedon asiakkaat Aihe Rakentamiseen liittyvä tiedonantovelvollisuus Urakkatietojen ilmoittaminen verottajalle Rakennuttamistiedon vuoden 2014 vuosipäivitys lähestyy ja haluamme jo ennalta tiedottaa suurta mielenkiintoa herättäneen Urakkatietojen ilmoittamismenettelyn ohjelmaratkaisuista. Kerromme tiedotteessa lisäksi ilmoittamismenettelyyn valmistautumiseen suositeltavista toimenpiteistä ja ohjelmakoulutuksista. Laki rakentamiseen liittyvästä tiedonantovelvollisuudesta tulee voimaan Tilaajilla on velvollisuus ilmoittaa kuukausittain tietoja Verohallinnolle rakentamiseen liittyvistä urakoista ja urakoitsijoista. Ensimmäisen ilmoituskuukauden eli heinäkuun tiedot tulee toimittaa Verohallinnolle viimeistään Ilmoitukset annetaan aina sähköisesti ja niitä tulee säilyttää 6 vuotta työmaan valmistumisvuoden päättymisestä. Lisätietoja laista löytyy verottajan sivuilta ( Haahtela on kehittänyt osaksi Rakennuttamistieto-ohjelmaansa Urakkatietojen ilmoittamismenettelyn, jolla voidaan hoitaa lakimuutoksen vaatima tiedonantovelvollisuus urakkatietojen osalta. Ilmoituksessa on mahdollista hyödyntää Rakennuttamistiedossa olemassa olevia hanke-, toimittaja- ja kustannustietoja. Menetelmää voidaan käyttää myös erikseen ilman yhteyksiä ohjelman muihin toimintoihin. Rakennuttamistietoa ja sen kustannusseurantaa aktiivisesti käyttävissä organisaatiossa tiedonantovelvollisuuden vaatimuksia ei pidä nähdä täysin uutena ja ylimääräisenä työvaiheena vaan ammattitaitoisen projektihallinnan luontaisena jatkeena. Mahdolliset kehittämistoimenpiteet kannattaa suunnata Rakennuttamistiedon kautta tapahtuvaan kustannus- ja projektinhallintaan, eikä pelkkään tietojen keruuseen verottajaa varten. Rakennuttamistieto hoitaa näistä jälkimmäisen.

2 2 / 5 1. Ilmoitusten täyttäminen ja lähettäminen Urakkatietojen ilmoittamismenettelyssä ilmoitettava työmaa voidaan perustaa Rakennuttamistiedon hankkeille. Lähtökohtaisesti yksi Rakennuttamistiedon hanke muodostaa yhden ilmoitettavan työmaan. Ensimmäisellä ilmoituskerralla Urakkatietojen ilmoitusmenettelyn päänäkymässä täytetään tiedonantovelvollisen yrityksen ja työmaan sekä näiden yhteyshenkilöiden tiedot. Nämä tiedot säilyvät yleensä ennallaan tulevissa ilmoituksissa. Rakennuttamistiedon kustannusseurantaa käytettäessä kustannusseurantaan määritetty uusi toimittaja esitetään ilmoittamismenettelyn kohdassa Muut toimittajat/uudet toimittajat. Täältä käyttäjän tulee määrittää, onko toimittaja ilmoittamismenettelyn piiriin kuuluva urakoitsija vai ei-ilmoitettava toimittaja. Määrityksen apuna toimii kustannusseurannan nimikekohtainen kustannustieto. Ilmoitettavaksi urakoitsijaksi lisätyn toimittajan urakkatiedot täydennetään niiltä osin, kun niitä ei saada suoraan järjestelmästä. Mahdollisesti muuttuvat tiedot (kuten kk-laskutus, urakkasumma, päättymispäivä) täytetään ja päivitetään aina päänäkymän ilmoitettavien urakoitsijoiden luetteloon. Yleensä kertaalleen täytettävät urakkatiedot täytetään urakoitsijan nimen takaa avautuvassa erillisessä ikkunassa. Täytettäviä tietokenttiä on vähän, jos tiedonantovelvollisella on suomalainen y-tunnus. Järjestelmä estää puutteellisten urakkatietojen lähettämisen ja huomauttaa ilmoitettavien tietojen mahdollisista poikkeamista kustannusseurannan kustannustietoon nähden.

3 3 / 5 Kun valmis ilmoitus hyväksytään, se siirtyy käyttöliittymän vasemmassa reunassa Hyväksytyt ilmoituksen -kohtaan. Täältä ilmoitukset voidaan lähettää Verohallinnolle keskitetysti, jos halutaan rajoittaa organisaation puolesta ilmoituksia lähettävien henkilöiden määrää. Mikäli ilmoituksen täyttävälle henkilölle (esim. projektipäällikkö) halutaan antaa oikeudet myös lähettää hankkeen ilmoitus, on se mahdollista tehdä antamalla henkilölle Ilmoituksen hyväksyjän -oikeuksien lisäksi myös Ilmoituksen lähettäjän -oikeudet. Ilmoitukset lähetetään Verohallinnolle ensisijaisesti suoraan Rakennuttamistiedosta ohjelmistorajapinnan kautta. Lähetetyt ilmoitukset siirtyvät käyttöliittymän vasemmassa reunassa niille osoitettuun kohtaan, jossa ne ovat käytettävissä arkistointia ja mahdollisia myöhempiä korjaus- ja poistoilmoituksia varten. Toissijaisesti lähetettävä tiedot voidaan myös tallentaa erilliseen tiedostoon, josta ne voidaan siirtää lähetettäväksi jonkun toisen lähetyskanavan kautta. 2. Projektin jakaminen useaan ilmoitettavaan työmaahan Hanke ja sen kustannusseurantatieto voidaan jakaa useampaan ilmoitettavaan työmaahan Kustannusseurannan nimikkeistön päänimiketasolla. Ominaisuus on räätälöity useissa organisaatiossa käytettyyn pienten korjaushankkeiden hallinnointitapaan, joissa useita hankkeita seurataan yhteisen budjetin ja kustannusseurannan avulla.

4 4 / 5 3. Ilmoittamiseen tarvittava Katso -tunnistus Ilmoitusten lähettämiseksi tulee ilmoittavalla henkilöllä olla valtuutus ilmoittaa tilaajana toimivan yrityksen urakkatietoja Verohallinnolle tilaajayrityksen puolesta. Ilmoituksen lähettämisen yhteydessä tapahtuva henkilötunnistus tapahtuu Katso-tunnistuksen avulla. Katso-tunnistus on Verohallinnon tarjoama, yrityksiä varten luotu tapa tunnistautua viranomaisten sähköisiin palveluihin. Katso-tunnisteen vahventaminen vaatii vahvan tunnistautumisen esim. henkilökohtaisilla pankkitunnuksilla. Katso-tunniste on maksuton sekä yrityksille että yksityishenkilöille. Tunnisteita, niiden käyttöä ja tunnisteisiin liittyviä tietoja hallinnoidaan Katso-palvelussa. Käytännössä kaikilla yrityksillä on käytössään Katsotunnisteet taloushallintoon liittyvien verotietojen ilmoittamista varten. Katso-valtuutukset perustuvat palveluntarjoajien määrittelemiin rooleihin. Roolien perusteella määritellään ne oikeudet, joita käyttäjällä on palvelussa. Urakkatietojen ilmoittamiseksi Katso-tunnistusta käyttävä henkilö tarvitsee ilmoitusvelvollisen yrityksen Katsopalvelussa myöntämän Vertailutietojen ilmoittaja -roolin. Roolien, valtuutusten ja tunnisteiden hallinnointi on käytettävissä Katso-tunnisteen haltijalla, jonka tunnisteeseen liittyy pääkäyttäjä- tai rinnakkaispääkäyttäjäominaisuus. Tilaajana toimivan organisaation valtuuttaessa erillisen rakennuttajayrityksen ilmoittamaan urakkatietoja puolestaan, voidaan valtuutus urakkatietojen ilmoittamiseen antaa Katsopalvelussa myös organisaatiolle. Valtuutus myönnetään valtuuttamalla organisaatio Vertailutietojen ilmoittaja -rooliin. Kun valtuutus myönnetään organisaatiolle, voi valtuutuksen saanut rakennuttajayritys itse kohdistaa saamansa valtuutuksen ilmoittajina toimiville henkilöille. Lisätietoja Katso-palvelusta löytyy Verohallinnon sivuilta ( ja Katso-palvelun etusivulta ( 4. Miten varautua ennalta tiedonantovelvollisuuteen Urakkatietojen ilmoittamismenettely julkaistaan Rakennuttamistiedon uutena ominaisuutena sen vuosipäivityksen yhteydessä kesäkuun alkupuolella. Vaikka ensimmäisen ilmoituskuukauden eli heinäkuun tiedot tulee toimittaa Verohallinnolle vasta mennessä, kannattaa valmistautuminen urakkatietojen ilmoittamiseen kuitenkin aloittaa hyvissä ajoin. Alla on lueteltu kysymyksiä ja tehtäviä, joiden ratkaisu ja suorittaminen etukäteen helpottaa ilmoittamismenettelyn määräajanmukaista käyttöönottoa Rakennuttamistiedon avulla. Tarkasta organisaationne Rakennuttamistiedon käytön osalta seuraavat asiat: Käytetäänkö kustannusseurantaa hankkeissanne jo kattavasti vai olisiko sen käyttöä syytä tehostaa, jotta ilmoitukset pystytään hoitamaan keskitetysti ja vaivattomasti? Käytetäänkö esim. pienissä korjaushankkeissa yhteistä budjettia ja kustannusseurantaa? Voidaanko näissä tapauksissa kustannustietoa jakaa eri työmaihin kustannusseurannan päänimiketasolla?

5 5 / 5 Onko toimittajarekisterissä samoja toimittajatietoja kahteen tai useampaan kertaan, jolloin sama toimittaja voi siirtyä kustannusseurannan kautta myös ilmoitettaviin urakkatietoihin useampaan kertaan? Miten vastuutatte organisaatiossa urakkatietojen täyttämisen ja lähettämisen? Selvitä Katso -tunnistuksen osalta myös seuraavat asiat: Ole yhteydessä organisaationne Katos-tunnisteen pääkäyttäjään. Ratkaise ilmoittamismenettelyä varten tarvittavien Katso-roolien myöntämisperiaatteet oman organisaationne sisällä sekä mahdollisille ulkopuolisille asiainhoitajille myönnettävät valtuudet Myönnä Katso-tunnistuksen roolit ja valtuutukset hyvissä ajoin ja perehdytä niiden käyttäjät Katso-tunnistautumiseen. Urakkatietojen ilmoittaminen tulee Rakennuttamistiedon kustannusseurantaa käytettäessä olemaan kohtuullisen vaivatonta tietojen täydentyessä vähitellen hankkeittain. Ensimmäisen ilmoituksen tekeminen tulee kuitenkin työllistämään huomattavasti seuraavia ilmoituskertoja enemmän. Aloita urakkatietojen ensimmäisten ilmoitusten esitäyttö keskeneräisissä hankkeissa jo hyvissä ajoin, vaikka ensimmäisen kohdekuukauden eli heinäkuun laskutietoja ei vielä olisikaan käytettävissä: Määritä ilmoitettavat urakoitsijat Selvitä ja täytä urakkatiedot mm. yhteyshenkilöt, urakkasummat, alku- ja loppupäivät 5. Koulutukset Urakkatietojen ilmoittamismenettelystä Rakennuttamistieto-ohjelmassa järjestetään koulutuksia Haahtelan tiloissa kesän 2014 aikana ainakin seuraavina ajankohtina: torstaina klo 9-16 tiistaina klo 9-12 Kurssin aamupäivän osiossa käydään läpi Rakennuttamistiedon perusasioiden lisäksi erityisesti urakkatietojen ilmoittamisen lähtötietoja palvelevia toimintoja kuten hankintaprosessia, kustannusseurannan käyttöä sekä näiden kytköksiä toimittajarekisteriin. Iltapäivällä kerrataan rakentamiseen liittyvän tiedonantovelvollisuuden asettamat vaatimukset ja esitellään siihen kehitetty Rakennuttamistiedon ohjelmaratkaisu eli Urakkatietojen ilmoittamismenettely. Loppupäivästä harjoitellaan ilmoitusten perustamista, täyttöä ja hallintaa käytännön esimerkein. Kurssi antaa hyvät valmiudet urakkatietojen ilmoittamiseen verottajalle Rakennuttamistiedon avulla. Kurssille voi ilmoittautua joko koko päiväksi tai pelkkään iltapäiväosioon. Lisätiedot ja ilmoittautuminen kursseille löytyvät Haahtelan sivuilta ( Voit myös tiedustella koulutusta suoraan omalle organisaatiollenne. Rakennuttamistietoa ja sen Urakkatietojen ilmoittamismenettelyä koskeviin tiedusteluihin vastaa Tommi Peltonen (tommi.peltonen@haahtela.fi).