Hankinta tehdään avointa hankintamenettelyä käyttäen.

Transkriptio

1 1 Iitin kunta TARJOUSPYYNTÖ PL Kausala TARJOUSPYYNTÖ: KIRJASTOAUTON (1) HANKINTA 1. Hankinnan kohde ja kuvaus Iitin kunta pyytää tarjoustanne koskien kirjastoauton hankintaa. Kirjastoauto hankitaan ensisijaisesti alustoineen ja koritöineen katsastettuna ja rekisteröitynä. Myös tarjoukset osakohteista (korityö ja alusta) voidaan huomioida. Kirjastoautoja hankitaan yksi (1) kappale. Kirjastoauton on oltava kokonaisuudessaan uusi (käytettyä kirjastoautoa tai osakohdetta, alustaa, koria, ei hyväksytä). Kirjastoauton tulee olla alun perin kirjastoautokäyttöön rakennettu. Hankinta toteutetaan varattujen määrärahojen puitteissa, ennakoitu hintahaarukka on Tilaaja voi hylätä kaikki tarjoukset, jos tarjousten hintataso on liian korkea taikka jos olosuhteet tai palvelun järjestämisen edellytykset ovat muuttuneet niin, että suunniteltua hankintaa ei ole mahdollista toteuttaa tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla. 2. Hankintamenettely ja noudatettavat säädökset Hankinta on arvoltaan EU-kynnysarvon ylittävä. Hankinnasta on tallennettu ennakkoilmoitus HILMA-palveluun ( ) ( Hankintailmoitus on lähetetty julkaistavaksi HILMA tietokantaan ja EU:n viralliseen lehteen. Hankinta tehdään avointa hankintamenettelyä käyttäen. Hankinnassa noudatetaan Lakia julkisista hankinnoista nro 348/2007 ja sitä täydentävää asetusta 614/2007 ja em. myöhemmin tehtyjä muutoksia sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014). Tarjousten käsittely: 1. Tarjousten avaaminen 2. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

2 2 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 4. Tarjouspyynnön mukaisten tarjousten vertailu 5. Hankintapäätöksen tekeminen ja päätöksen tiedoksianto 6. Hankintasopimuksen solmiminen Tarjoukset pidetään suljettuina avaamistilaisuuteen asti 3. Tarjouspyynnön ehdot Tarjoukset tulee laatia suomen kielellä. Osatarjoukset hyväksytään (alusta, kori). Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Laitteiden ja varusteiden lopulliset sijoituspaikat suunnitellaan yhteistyössä tilaajan ja valitun toimittajan kanssa. 4. Hankittavan kohteen ehdottomat vaatimukset a. Kirjastoauton alusta Kirjastoauton alustan tulee olla tyypiltään 4 x 2, pituus 12 metriä tarjouspyynnön mukaisesti. Alustan on oltava uusi, tarjouksia käytetystä alustasta ei hyväksytä. Tarjottavan alustan on oltava Suomessa voimassa olevien asetusten ja määräysten mukainen ja Suomen kirjastoseuran kirjastoautotyöryhmän laatiman Kirjastoautojen laatusuosituksen mukainen (liite 1). Tarjoajan tulee huomioida tarjouksessaan alustaa koskevat poikkeukset (tarjouspyynnön liite 2). Tarjotusta alustasta on lähetettävä tarjouksen yhteydessä suomenkielinen esite sekä ilmoitettava alustan tuotetiedot (koko, malli, merkki, valmistaja ja valmistusmaa). Tilaaja varaa itselleen mahdollisuuden tarkastaa alusta ennen korivalmistuksen aloittamista. Tilaajalla on oikeus käyttää tarkistuksessa apuna ulkopuolista asiantuntijaa. Alustan hintaan tulee sisältyä kesärenkaat vanteineen ja nastoitetut talvirenkaat vanteineen. Tarjouksen yhteydessä on annettava selvitys alustan hintaan kuuluvista renkaista ja renkaiden tuotetiedot. Hintaan tulee sisältyä myös suomenkieliset alustan käyttö- ja huoltoohjeet, suomenkielinen kuljettajan opas sekä alustan sulake- ja relekaaviot. b. Kirjastoauton korityö Kirjastoauton korityö, suoraseinäinen kori, jonka pituus on 12 metriä ja korkeus varusteineen korkeintaan 3,4 metriä tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti. Tarjottavan korin on oltava Suomen Kirjastoseuran kirjastoautotyöryhmän laatiman Kirjastoautojen laatusuosituksen mukainen (liite 1). Tarjoajan tulee huomioida tarjouksessaan koria koskevat poikkeukset (tarjouspyynnön liite 3). Kirjastoauton korin tulee olla kirjastoautokäyttöön rakennettu.

3 3 Tarjoajan tulee antaa selvitys mahdollisesti käytettävistä alihankkijoista. Tarjoaja vastaa alihankintana tehdystä työstä. Laitteiden ja varusteiden lopulliset sijoituspaikat suunnitellaan yhteistyönä tilaajan ja toimittajan kanssa. Tilaaja varaa oikeuden muuttaa poikkeamalistaa, mikäli hankintaan varatut määrärahat eivät riitä kaikkien poikkeamien hankintaan. Tarjoaja vastaa korityön aikana erikseen sovituista tilaajan tehdaskäynneistä aiheutuvat matkakulut. Ennen korityön rakennusvaihetta tarjoajan on pyydettäessä esitettävä tilaajalle hyväksyttäväksi luettelo materiaaleista, tarvikkeista ja muista varusteista, joita tarjoaja aikoo käyttää valmistuksessa, sekä toimitettava tilaajalle lopulliset piirustukset tehtävästä korityöstä. Auton ja siihen kiinteästi asennettujen laitteiden käyttöohjekirja/opaskirja, huoltokirja, varaosakirja sekä piirustukset annetaan tilaajalle kirjastoauton luovutuksen yhteydessä. Toimittajan on katsastettava ja rekisteröitävä kirjastoauto ennen tilaajalle luovutusta. Kirjastoauto rekisteröidään kolmelle (3) henkilölle. Takuu Kirjastoauton alustan ja korin takuun/takuiden tulee olla voimassa vähintään 2 vuotta. Takuuaika lasketaan alkavaksi siitä päivästä, jolloin hankinta on tilaajan puolesta hyväksytty ja vastaanotettu. 5. Huoltopalvelun vähimmäisvaatimukset Alustan huoltopalveluiden tulee sijaita n. 50 kilometrin säteellä Kausalan keskustasta. Huoltopalveluiden tulee olla saatavilla suomen kielellä. Huoltopalvelupisteen henkilökunnalla tulee olla aikaisempaa kokemusta alustan huoltotyöstä (pyydettäessä annettava tarkempi tieto). Huoltopisteellä tulee olla yleisten varaosien saatavuus vähintään 15 vuoden ajan. 6. Toimitusehdot Kirjastoauto tulee toimittaa vapaasti asiakkaalle rekisteröitynä osoitteeseen Iitin kunnankirjasto, Kausansaarentie 3, KAUSALA. Kirjastoauton tulee olla valmis vuoden 2016 loppuun mennessä. Toimitukseen tulee kuulua maksuton käyttäjäkoulutus, jota annetaan tilaajan kanssa sovitulle määrälle henkilöitä. Mahdolliset matkustus- ja yöpymiskustannukset maksaa tilaaja.

4 4 7. Hinta ja kaupalliset ehdot Hinnat pyydetään antamaan arvonlisäverottomina (alv 0 %) nettohintoina kohderyhmän mukaisesti. Hinta on kiinteä. Hintavaraumia, laskutuslisiä, kuljetusmaksuja, toimitusmaksuja, toimituskulumaksuja, käsittelymaksuja, kuljetusvastuumaksuja, pakkausmaksuja, toimistokuluja yms. lisiä ei hyväksytä. 8. Laskutus ja maksuehto Laskutus ensisijaisesti verkkolaskuna. Maksuehto on laskun saapumisesta lukien vähintään 21 päivää netto. Viivästyskorko on enintään korkolain mukainen. 9. Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois sellainen tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan, teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä palvelun toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai muiden lakisääteisten maksujen suorittamisen. Tarjoajan tulee täyttää tilaajan selvitysvelvollisuutta koskevan lain (1233/2006) mukaiset vaatimukset, eli annettava tilaajalle: 1) selvitys siitä, onko yritys merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain (1501/1993) mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin; 2) kaupparekisteriote tai kaupparekisteristä muutoin saadut kaupparekisteriotetta vastaavat tiedot; 3) selvitys siitä, ettei yrityksellä ole verotustietojen julkisuudesta ja salassapidosta annetun lain (1346/1999) 20 b :n 1 momentin 2 kohdassa tarkoitettua verovelkaa taikka viranomaisen antama selvitys verovelan määrästä; 4) todistukset työntekijöiden eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty; 5) selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista; 6) selvitys työterveyshuollon järjestämisestä. Tarjoaja liittää tarjoukseensa toimivaltaisen viranomaisen antamat todistukset (enintään 3 kk vanhoja) siitä, että tarjoaja on täyttänyt velvollisuutensa suorittaa tilaajavastuulain mukaiset velvoitteet. Luotettavana selvityksenä hyväksytään tilaajavastuu.fi / Luotettava Kumppani -raportit, jotka sisältävät kaikki tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset. Yli 12 kuukautta voimassa olevan sopimussuhteen aikana sopimuspuolen on toimitettava edellä 2. ja 3. kohdassa tarkoitetut todistukset tai tiedot 12 kuukauden välein.

5 5 Mikäli työssä aiotaan käyttää alihankkijaa/-joita edellyttää se selvitystä ja tilaajan hyväksyntää. Tarjoajaa koskevat tiedot: Tarjoaja on tutustunut tarjouspyynnön asiakirjoihin. Tarjottavan kohteen tulee täyttää liitteinä olevien asiakirjojen vaatimukset. Tarjoaja sitoutuu tarjouspyynnön liitteineen mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin, myös mahdollisten alihankkijoidensa osalta. Tarjoajalla on vuosilta vähintään kolme (3) referenssiä tarjouskohteensa toimittamisesta. Muut ehdot: Hankintapäätös toimitetaan tiedoksi sähköpostilla tarjouksen lähettäjän tiedoissa olevaan sähköpostiosoitteeseen. Tätä varten tarjoajan lähetystiedoissa tulee olla sähköpostiosoite, johon hankintapäätös lähetetään. 10. Muutokset tarjousaikana ja hankinnasta luopuminen Tilaaja voi muuttaa tai tarkistaa tarjouskilpailun kohteita tarjouskilpailun aikana ennen tarjousten jättämiselle varatun määräajan päättymistä, jos tätä voidaan esille tulleiden seikkojen perusteella pitää perusteltuna. Mikäli tässä tarkoitetut muutokset ja tarkennukset sitä edellyttävät, voidaan tarjousten jättämiselle varattua määräaikaa pidentää. Muutoksista ja tarkennuksista ilmoitetaan HILMA-tietokannassa korjausilmoitusmenettelyn avulla ja erikseen kaikille tiedossa oleville tarjousasiakirjat saaneille. Tilaaja voi hylätä kaikki tarjoukset, jos tarjousten hintataso on liian korkea taikka, jos olosuhteet ovat muuttuneet niin, että suunniteltua hankintaa ei ole tarkoituksenmukaista tai mahdollista toteuttaa tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla. Tilaaja voi hylätä kaikki tai osan tarjouksista, jos käytettävissä olevien määrärahojen määrä sitä edellyttää. 11. Sopimussakko Jos toimitus tai ylläpito- ja tukitoimet viivästyvät muusta kuin tilaajasta johtuvasta syystä, toimittaja maksaa tilaajalle sopimussakkoa jokaiselta alkavalta seitsemän (7) vuorokaudenpituiselta ajanjaksolta, jolla toimittaja ylittää sopimuksessa toimitukselle tai sen osalle sovitun määräpäivän. Sakko kultakin edellä mainitulta ajanjaksolta on viisi prosenttia (5%) viivästyneen tuotteen tai palvelun kauppahinnasta tai viivästyksen johdosta suorittamatta jäävän jatkuvan palvelun laskennallisesta 12 kuukauden hinnasta. Asiakkaalla on oikeus vähentää viivästyssakot toimittajalle tapahtuvasta maksusuorituksesta. 12. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen on oltava voimassa 90 päivää tarjousten viimeisestä vastaanottopäivästä.

6 6 13. Päätöksenteon perusteet Ostajalla on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjouksessaan liitteineen antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkaansa, tarjous tullaan hylkäämään. Hankintapäätöksen asiassa tekee Iitin kunnan kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta. Hankintapäätös tehdään kohderyhmittäin, ensisijaisena vertailukriteerinä on hinta max. 100 pistettä. Tarjousten arviointi ja vertailu: Tarjousten hintapisteet lasketaan siten, että halvin tarjoushinta saa enimmät hintapisteet ja muut tarjoushinnat suhteutetaan halvimpaan hintaan (kaavalla: maksimipisteet * halvin tarjottu hinta / ko. tarjouksen hinta). Toimittajaksi valitaan eniten hintapisteitä saanut tarjous. 14. Hylkäämisperusteet Tarjous tulee antaa tarjouspyynnön mukaisesti sekä tarjoushinnat tulee ilmoittaa pyydetyllä tavalla. Tarjous hylätään, jos tarjous myöhästyy tai jos tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset eivät täyty tai jos tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä. Tarjouskilpailusta suljetaan pois ehdokas tai tarjoaja, jota koskee hankintalain 53 :n tai 54 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen (esim. hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen vuoksi). Mikäli tarjoaja ilmoittaa tarjouksessaan käyttävänsä omia toimitusehtoja, tarjouksesta on selkeästi käytävä ilmi, miltä osin niitä sovelletaan. 15. Sopimusmenettely Osapuolilla on oikeus purkaa tarjouspyyntöä koskeva yhteistyö kokonaan tai osittain, jos toinen osapuoli olennaisesti rikkoo velvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa korjaa laiminlyöntiään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta. Kumpikaan osapuoli ei saa siirtää tarjouspyyntöä koskevaa yhteistyötä kolmannelle osapuolelle ilman toisen osapuolen kirjallista suostumusta. Mikäli tarjouspyynnössä, tarjouksessa ja tarjouspyyntöä koskevassa yhteistyössä on keskenään ristiriitaisia tietoja, asiakirjojen noudattamisjärjestys on seuraava: 1. Hankintapäätös / tilaus 2. Tarjouspyyntö 3. JYSE 2014 Tavarat 4. Tarjous

7 7 Osapuolet sitoutuvat siihen, että sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan oleellisista muutoksista (esimerkiksi olennaisten organisaatio- ym. muutosten johdosta) ilmoitetaan viipymättä toiselle sopijapuolelle. Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen (esim. hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen) vuoksi. Mikäli tarjoaja ilmoittaa tarjouksessaan käyttävänsä omia toimitusehtoja, tarjouksesta on selkeästi käytävä ilmi, miltä osin niitä sovelletaan. HUOM! ks. hylkäämisperusteet 16. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevat asiakirjat katsotaan julkisiksi kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)). Tämän jälkeenkään eivät liikesalaisuuden piiriin kuuluvat tiedot ole julkisia. Tästä syystä palvelun tarjoajan tulee tarjouksessaan määritellä selkeästi liike- ja ammattisalaisuuden piiriin kuuluvat tiedot. Tarjotun palvelun kokonaishinta ei kuitenkaan ole liike- tai ammattisalaisuus. Asianosaisella on oikeus saada tieto asiakirjoista jo ennen niiden julkiseksi tuloa, jos on kyse asiasta, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. 17. Erimielisyyksien ratkaiseminen 18. Lisätiedot Sopimuksesta aiheutuvat tai siihen liittyvät riitaisuudet ratkaistaan Kymenlaakson käräjäoikeudessa. Lisätietokysymykset on lähetettävä klo 12:00 mennessä. Kysymykset tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen tai tehdyt kysymyksen ja vastaukset niihin julkaistaan Iitin kunnan internetsivuilla Tarjouksen lähettäminen Tarjous on tehtävä sitovasti ja sen on oltava voimassa vähintään saakka. Tarjous on kokonaisuudessaan, liiteasiakirjoineen, toimitettava kirjallisesti suljetussa kirjekuoressa varustettuna merkinnällä tarjous/kirjastoauto Tarjoukset tulee toimittaa klo mennessä osoitteeseen Iitin kunta kulttuuri ja vapaa-aikalautakunta Rautatienkatu Kausala

8 8 Lähettäjä on vastuussa lähetyksen perille saapumisesta määräaikaan mennessä. Määräajan jälkeen saapuneita tai muulla tavoin toimitettuja tarjouksia ei hyväksytä Iitin kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta LIITTEET Liite 1 Kirjastoautojen laatusuositus 2013 Liite 2 Alustan poikkeukset Liite 3 Korin poikkeukset