KOTIATERIAPALVELUIDEN HANKINTA JA KOTIINKULJETUSPALVELUT

Transkriptio

1 1 TARJOUSPYYNTÖ KOTIATERIAPALVELUIDEN HANKINTA JA KOTIINKULJETUSPALVELUT 1. Hankinnan kohde Perusturvakuntayhtymä Akseli järjestää tarjouskilpailun kotiateriapalveluiden tuottamisesta ja toimittamisesta kotihoidon asiakkaille Maskun ja Nousiaisten kuntien alueella. Tavoitteena on, että palvelutuotanto alkaa Hankinnan taustaa, kohdetta ja palveluille asetettuja vaatimuksia on kuvattu tarjouspyynnön liitteessä 1 Hankinnan kohteen kuvaus. Muissa asiakirjoissa esitetyt volyymitiedot ovat vain arvioita eikä Perusturvakuntayhtymä Akseli sitoudu mihinkään tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. 2. Hankintamenettely ja hankinnasta ilmoittaminen 3. Sopimuskausi Kyseessä on liitteen E (muut erityiset palveluhankinnat) mukainen palveluhankinta. Hankinta on kansalliset kynnysarvot ylittävä hankinta. Hankinnasta on lähetetty julkaistavaksi hankintailmoitus EUhankintailmoitus Euroopan Unionin virallisen lehden täydennysosassa ja Tenders Electronic Daily-portaalissa. Hankintailmoitus julkaistaan myös HILMA- ilmoituskanavassa ( Tarjouspyyntö on saatavilla osoitteessa Hankintamenettelynä käytetään julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 32 :n mukaista avointa menettelyä. Kaikki halukkaat tarjoajat voivat tehdä tarjouksen. Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Tarjouksen tekemisestä tai menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä ja tarjous laaditaan suomen kielellä. Tavoitteena on, että sopimuskausi alkaa Sopimus päättyy määräaikaisena ilman erillistä irtisanomista Perusturvakuntayhtymä Akseli varaa itselleen oikeuden jatkaa yhteisesti sopien palvelun ostoa alkuperäistä sopimusta vastaavilla ehdoilla 12 kuukautta kerrallaan kuitenkin enintään 24 kuukauden ajaksi. Ensimmäisen optiokauden mahdollisesta käytöstä tehdään erillinen päätös vähintään kolme

2 2 (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Toisen optiokauden mahdollisesta käytöstä tehdään erillinen päätös vähintään kolme (3) kuukautta ennen ensimmäisen optiokauden päättymistä. 4. Tarjoajaa koskevat vaatimukset Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois ennen tarjousten vertailemista tarjoajat, joilla ei ole teknisiä, taloudellisia tai toiminnallisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi, tai jotka ovat laiminlyöneet verojen tai muiden lakisääteisten maksujen maksamisen. Tarjoajia koskevat tekniset ja taloudelliset vaatimukset on kuvattu alla. Tarjoaja, joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan jäljempänä mainittuja tietoja, suljetaan pois tarjouskilpailusta. Mikäli tarjoajana on ryhmittymä, tulee kaikkien ryhmittymän jäsenten täyttää tarjouslomakkeen kohdassa 2.1 ilmoitetut vaatimukset ja toimittaa pyydettäessä pyydetyt selvitykset. Mikäli tarjoaja käyttää alihankkijoita, tulee alihankkijoiden täyttää tarjouslomakkeen kohdassa 2.1 ilmoitetut vaatimukset. Alihankkijoiden osalta tarjoaja toimittaa ko. kohdissa pyydetyt selvitykset pyydettäessä Rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset Tarjoajan on täytettävä seuraavat rahoituksellista ja taloudellista tilannetta koskevat vaatimukset sekä toimitettava soveltuvuuden todentamiseksi alla vaaditut asiakirjat hankintayksikön pyynnöstä. Vaatimus 1 Tarjoaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. Tarjoaja on huolehtinut myös muista työnantajavelvoitteistaan. Hankintayksikön pyynnöstä toimitettavat selvitykset: Veroviranomaisen todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista taikka verovelkatodistus ja selvitys siitä, että verovelkaa koskevaa veronsaajan hyväksymää maksusuunnitelmaa on noudatettu Työeläkekassan ja / tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta taikka selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksunsaajan hyväksymä maksusuunnitelma on tehty ja maksusuunnitelmaa on noudatettu Todistus siitä, että tarjoajalla on voimassa oleva työtapaturmaja ammattitautilaissa (459/2015) tarkoitettu vakuutus työsuhteessa oleville työntekijöilleen.

3 3 Selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta Selvitys työntekijöiden työterveyshuollosta Vaatimus 2 Tarjoajalla on voimassa olevat vastuuvakuutus ja tarjoaja on huolehtinut vakuutuksiin kohdistuvien vakuutusmaksujen maksamisesta. Tarjoaja toimittaa hankintayksikön pyynnöstä: Vakuutusyhtiön todistus vakuutusten voimassaolosta ja vakuutusmaksujen suorittamisesta toimitetaan pyynnöstä tilaajalle ennen sopimuskauden alkua. Vaatimus 3 Tarjoajalla tulee olla riittävä vakavaraisuus, taloudellinen kantokyky sekä maksukyky hankinnan kohteena olevien palvelujen tuottamiseen. Tämän arvioimiseksi tarjoajan taloudellisen tilanteen on oltava sellainen, että se Suomen Asiakastieto Oy:n ratingluokituksessa on vähintään A (tyydyttävä) taikka tilinpäätöstietojen tai muun vastaavan selvityksen perusteella vastaavaa tasoa. Tarjoajat, joiden luokitus ratingluokituksessa on C taikka joiden taloudellisen tilanteen arvioidaan vastaavan em. luokituksia, suljetaan hankintamenettelyn ulkopuolelle. Tarjoajat, joiden luokitus ratingluokituksessa on B tai joiden taloudellisen tilanteen arvioidaan vastaavan em. tasoa, voidaan sulkea tarjouskilpailusta, jos tarjoaja ei kykene esittämään luotettavaa selvitystä toimenpiteistä, joihin se ryhtyy tai on ryhtynyt taloudellisen tilanteensa parantamiseksi. Tarjoaja toimittaa hankintayksikön pyynnöstä Suomen Asiakastieto Oy:n Rating Alfa -raportin tai vain, jos tietoja ei ole Suomen Asiakastieto Oy:n rekisterissä, tilinpäätöstiedot kolmelta (3) viime vuodelta. Mikäli tarjoajan ratingluokitus on B tai vastaavaa tasoa, toimittaa tarjoaja selvityksen siitä, mihin toimenpiteisiin tämä ryhtyy tai on ryhtynyt taloudellisen tilanteensa parantamiseksi. Vaatimus 4 Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä

4 4 arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Tarjoaja toimittaa hankintayksikön pyynnöstä: Tiedot ennakkoperintä-, työnantaja- ja kaupparekisteriin merkitsemisestä sekä Y-tunnus Tiedot arvonlisäverovelvollisuudesta Selvitys rekisteröimättömyyden perusteista, jos tarjoaja ei kuulu edellä mainittuihin rekistereihin. Selvitys voi olla tarjoajan itsensä laatima. Todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta (3 kk) vanhempia niiden esittämispäivästä lukien. Ulkomaisen tarjoajan on toimitettava kohdissa 1 4 tarkoitetut tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisteriotteella tai vastaavalla muulla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla, kuten antamalla sijoittumismaan lainsäädännön mukainen valaehtoinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmoitus. Tarjoaja, joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan edellä mainittuja tietoja, suljetaan tarjouskilpailusta pois. Hyväksytyksi tulleen palveluntuottajan on varauduttava toimittamaan palvelun tilaajalle vastaavat selvitykset ennen sopimuksen allekirjoittamista sekä sopimuskauden aikana pyydettäessä Tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset Tarjoajan on täytettävä seuraavat suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä koskevat vaatimukset. Vaatimus 5 Tarjoajalla on oltava voimassa olevat hankinnan toteuttamiseksi tarvittavat lakisääteiset luvat ja/tai muut mahdollisesti tarvittavat suostumukset. Asianmukaiset selvitykset on toimitettava erikseen pyydettäessä. Vaatimus 6 Tarjoajan tulee täyttää kaikki palvelulle ja palveluntuottamiselle asetetut vähimmäisvaatimukset, jotka on kuvattu tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Selvitykset palveluiden tuottamisesta vastaavista henkilöistä toimitetaan ennen palvelutuotannon aloittamista.

5 5 Vaatimus 7 Tarjoajalla tulee olla aiempaa kokemusta hankinnan kohdetta vastaavien palveluiden tuottamisesta. Kokemuksensa osoittamiseksi tarjoajan tulee esittää vähintään yksi hankinnan kohdetta vastaava referenssi. Vastaava referenssi ilmoitetaan tarjouslomakkeella, liite 2. Vastaavana referenssinä pidetään sopimusta, jossa tarjoaja on vastannut kotiateriapalveluiden tuottamisesta. Tarjoajan sopimukseen on voinut sisältyä joko vain aterioiden tuottaminen tai sekä aterioiden tuottaminen että niiden kuljettaminen asiakkaille viikoittain. Jotta referenssi katsottaisiin vastaavan tätä hankintaa, sopimuksen on tullut olla voimassa vähintään vuoden ajan viimeisen kolmen vuoden aikana ja sopimukseen on tullut sisältyä vähintään 300 aterian tuottaminen viikoittain. Tarjoajien huomiota kiinnitetään myös siihen, että hankintayksiköllä on oikeus sulkea tarjouskilpailusta tarjoaja, jota koskee jokin hankintalain 81 :ssä mainittu harkinnanvarainen poissulkemisperuste. Tarjoajien erityistä huomiota kiinnitetään siihen, että hankintayksiköllä on hankintalain 81 :n nojalla oikeus sulkea tarjouskilpailusta sellainen tarjoaja, josta hankintayksiköllä on aiempaa huonoa kokemusta. Aiemmalla huonolla kokemuksella tarkoitetaan muun muassa hankintayksikön ja tarjoajan väliseen hankinnan kohdetta vastaavia palveluita koskevaan sopimussuhteeseen liittyneitä tarjoajan puolelta johtuneita toimitusvaikeuksia tai muita sopimusrikkomuksia. 5. Hankinnasta tehtävä sopimus ja työn tilaaminen Hankintapäätöksen asiassa tekee Perusturvakuntayhtymä Akselin yhtymähallitus. Hankintapäätös perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille tarjoajille. Perusturvakuntayhtymä Akseli tekee valituksi tulleen palveluntuottajan kanssa määräaikaisen palvelusopimuksen tarjouspyynnön liitteenä toimitetun sopimusmallin mukaisesti. Sopimuksessa noudatetaan julkisten palveluhankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 Palvelut). Palvelusopimukseen voidaan sopimusneuvotteluissa tehdä ainoastaan vähäisiä täsmennyksiä. Sopimusasiakirjat ovat pätevyysjärjestyksessä seuraavat: 1. Sopimus 2. Tarjouspyyntö

6 6 3. Julkisten palveluhankintojen yleiset sopimusehdot, JYSE 2014 Palvelut 4. Tarjous Kirjallinen palvelusopimus voidaan allekirjoittaa vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja odotusaika (14 päivää) on kulunut. Valitun palveluntuottajan ja tilaajien välille syntyy sitova palvelusopimus hankinnan kohteessa vasta, kun osapuolet ovat sen allekirjoittaneet. 6. Tarjoushinnan ilmoittaminen Tarjouspyynnössä määritellystä palvelusta tulee antaa arvonlisäveroton hinta sisältäen kaikki palvelusta koituvat kustannukset (mukaan lukien palkat, työnantajakulut työntekijävakuutuksineen sekä hallinto- ja yleiskulut ja työntekijän toimintaan kohdistuva vakuutus). Tarjoushinta annetaan tarjouspyynnön liitteenä 2 toimitetulla tarjouslomakkeella. 7. Tarjousten käsittely ja valintaperusteet Tarjoukset avataan tarjousten jättöajan päättymisen jälkeen. Avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjousten avaamisen jälkeen tarjousten käsittely toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien soveltuvuuden tutkiminen Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joita koskee hankintalain 80 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoajat, joita koskee hankintalain 81 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön tarjoajan soveltuvuudelle asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava hankintalain 114 :n mukaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. Mikäli tarjoaja valitaan hankintamenettelyssä toimittajaksi, tarjoaja sitoutuu toimittamaan hankintayksikölle tämän pyynnöstä rikosrekisteriotteet tarjoajasta ja tarjoajan hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsenistä taikka henkilöistä, jotka käyttävät edustus-, päätös- tai valvontavaltaa kyseisessä yrityksessä tai yhteisössä, jotta hankintayksikkö voi varmistua, että tarjoajaa ei koske hankintalain 80 :n mukainen poissulkemisperuste.

7 7 LAATUVERTAILU 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tutkiminen Soveltuvien tarjoajien jättämien tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus tarkastetaan. Hankintayksikön on hylättävä tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset. 3. Tarjousten vertailu Soveltuvien tarjoajien tarjouspyynnön mukaiset tarjoukset vertaillaan alla kuvattujen kriteerien mukaisesti. Tarjouksista valitaan hankintayksikön kannalta kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteita ovat seuraavat tekijät seuraavin painotuksin: 1. Palvelun hinta, painoarvo 50 % Halvin vertailuhinta saa 50 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet painotetaan suhteessa halvimpaan kaavalla halvin vertailuhinta / vertailtava vertailuhinta x 50 pistettä. 2. Palvelun laatu, painoarvo yhteensä 50 % Palvelun laatua arvioidaan seuraavien kriteerien ja pisteytysten mukaisesti ja näistä muodostuu maksimissaan 50 laatupistettä. A. Palvelun yleislaatu (Painoarvo 25 %) Laadun arvioinnissa huomioita kiinnitetään siihen, miten tarjoaja varmistaa aterioiden monipuolisuuden ja palveluiden saatavuuden. Asiakkaan mahdollisuus valita eri ateriavaihtoehtojen välillä 0-5 pistettä Kaikkien aterioiden tulee täyttää aterioille asetetut vähimmäisvaatimukset. 5 pistettä: Ateriavaihtoehtoja on vähintään kolme (3) viikon jokaiselle päivälle 3 pistettä: Ateriavaihtoehtoja on vähintään kaksi (2) viikon jokaiselle päivälle 0 pistettä: Ateriavaihtoehtoja on vai yksi (1) viikon jokaiselle päivälle Palvelun aloitus (uudet asiakkaat tai vanhat asiakkaat tauon jälkeen), kun tilaus tehdään arkipäivänä ennen klo pistettä 0-5 pistettä 5 pistettä: Palvelun aloitus onnistuu seuraavana päivänä tilauksesta joko reitin yhteydessä tai tarvittaessa erilliskuljetuksena

8 8 3 pistettä: Palvelun aloitus onnistuu päivänä tilauksesta joko reitin yhteydessä tai tarvittaessa erilliskuljetuksena 0 pistettä: Palvelun aloitus onnistuu 4. päivänä tilauksesta tai enemmän joko reitin yhteydessä tai tarvittaessa erilliskuljetuksena Tarjoajan laatupisteet lasketaan yhteen ja painotetaan seuraavasti: tarjoajan saamat laatupisteet / suurin annettu pistemäärä x 25 pistettä B. Aterioiden aistinvarainen testaus (Painoarvo 25 %) Laadulliseen arviointiin pyydetään tarjouksenjättäjiltä viisi ateriaa. Arvioitavat ruokalajit (5 kappaletta) ilmoitetaan tarjoajille tarjousten avaamisen jälkeen ja näytteet on toimitettava viikon kuluessa pyynnöstä. Tarjoaja vastaa näytteiden valmistukseen ja toimittamiseen liittyvistä kustannuksista. Tarjoajan tulee toimittaa: - yksi keitto (ei sosekeitto, keittolounasvaihtoehto), - yksi ateria, jossa liha on pääraaka-aineena, lisukkeen tulee olla peruna (ei keitto, ei soseutettu, perunalisäkkeen muodolle ei ole asetettu vaatimuksia, peruslounas) - Yksi vuokaruoka-ateria, jossa pääraaka-aineena on kala (ei soseutettu, peruslounasvaihtoehto) - Yksi jälkiruoka (ei leivonnainen) - Yksi laktoositon ateria, joka soveltuu kihtipotilaalle (ei keitto, ei soseutettu) Aterioiden laadulliseen vertailuun osallistuu ns. sokkotestissä tilaajan organisaatiosta viisi henkilöä. Laatutekijät pisteytetään toimitettavien näytteiden arvioinnin perusteella. Näytteistä arvioidaan soveltuvuus asiakaskunnalle (= helppo pureksittavuus, suupalojen koko/aterian osien helppo paloiteltavuus) ulkonäkö (= houkuttelee syömään) ja rakenne (= ruuan koostumus) tuoksu kuumennuksen jälkeen maku pakkaus (avattavuus, etiketti)

9 9 Arvioitaessa pakkausta, hankintayksikkö arvioi sitä, onko pakkaus helposti avattavissa, onko etiketissä oleva teksti helposti luettavissa (etiketissä ei saa olla tarjoajan nimeä tai logoa) ja näkyykö pakkauksesta, miltä ruoka näyttää. Sokkovertailuun toimitettavien ruokien etiketöinti tulee tehdä siten, että etiketistä ei tunnista palvelutuottajaa. Jokainen arvioija antaa jokaisesta arvioitavasta osa-alueesta 1-5 pistettä per ateria. Arvioitsijoiden antamista pisteistä ateriaa kohden lasketaan keskiarvo. Kaikki yksittäisistä aterioista saadut keskiarvot lasketaan yhteen, ja tästä muodostuu tarjoajan yhteispisteet kaikista aterioista. Tarjoaja voi saada enintään 25 pistettä. Mikäli sopimuskaudella toimitettava ruoka ei toistuvasti vastaa tarjousvertailuun toimitettua ruokaa, on tilaajalla oikeus purkaa sopimus. Laatu- ja hintapisteet lasketaan yhteen ja eniten pisteitä saanut tarjoaja valitaan toimittajaksi. 8. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjojen julkisuutta sääntelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Hankintapäätös tulee julkiseksi, kun se on allekirjoitettu. Tällöin julkisiksi tulevat mm. tarjouksen valintaan vaikuttaneet seikat, hinnat ja muu sisältö. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Mikäli tarjoaja katsoo, että joku osa tarjouksesta on liikesalaisuuden luonteinen ja sellaisena salassa pidettävä, tulee tästä erikseen mainita tarjouksessa ja esittää tiedot erillisessä liitteessä. Hintatiedot ovat kuitenkin aina julkisia. Kaikki tarjousasiakirjat, lukuun ottamatta salassa pidettäviä tietoja, ovat julkisia sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. 9. Tarjouksen voimassaoloaika 10. Lisäkysymykset Tarjouksen on oltava sitovasti voimassa vähintään 6 kuukautta tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä. Tarjouspyynnön johdosta mahdollisesti esitettävät kysymykset on lähetettävä viimeistään klo sähköpostitse osoitteeseen tuija.hassinenlaine@soteakseli.fi

10 10 Kysymykset ja vastaukset ovat luettavissa , klo mennessä osoitteessa Kysymysten perusteella mahdolliset tehtävät muutokset tarjouspyyntöön esitetään ensisijaisesti vastausosiossa eikä korjauksia tehdä alkuperäisiin tarjouspyyntöasiakirjoihin. Tarjoajan on ilmoitettava, että tämä on huomioinut tarjouksessaan vastauksissa tai lisäkirjeissä esitetyt täsmennykset ja muutokset tarjouspyyntöön. Mikäli vastausten annon jälkeen havaitaan tarjouspyynnössä muutostarpeita, ilmoitetaan muutoksesta lisäkirjeellä osoitteella sekä korjausilmoituksella Hilma-ilmoituskanavassa. Ainoastaan kirjallisesti annetut lisätiedot ovat Perusturvakuntayhtymä Akselia sitovia. 11. Tarjouksen jättäminen Tarjoukset liitteineen on toimitettava viimeistään klo mennessä suljetussa kirjekuoressa osoitteella: Perusturvakuntayhtymä Akseli/Hallinto Tuija Hassinen-Laine Moisiontie Nousiainen Kuoreen tulee laittaa merkintä Tarjous kotiateriapalveluiden tuottamisesta ja kuljettamisesta Päätös perusteluineen toimitetaan tarjoajille sähköpostitse. Tätä varten tulee tarjoajan ilmoittaa tarjouksessaan sähköpostiosoite, johon päätös perusteluineen toimitetaan. 12. Yhteyshenkilöt ja allekirjoitukset Yhteyshenkilönä hankintamenettelyn osalta on Marika Polso ja hankinnan sisällön osalta Akselin iäkkäiden palvelulinjajohtaja Tuija Hassinen-Laine Perusturvakuntayhtymä Akseli Iäkkäiden palvelulinjajohtaja Kuntayhtymän johtaja

11 11