Julkisyhteisön laskentatoimen osaalueet

Transkriptio

1 Julkisyhteisön laskentatoimen osaalueet ja tehtävät Suomen Museoliitto Maija Sumi Koulutus- ja kehittämiskeskus Palmenia

2 Reaali- ja rahaprosessin tapahtumat Toiminta- ja talousprosessit Reaaliprosessi Reaaliprosessi Tuotannontekijäostot Asiakaspalveluostot Rahaprosessi - resurssienjako Palvelujen järjestäminen Oma tuotanto Palvelujen ostot Asiakaspalvelut Avustukset Tuotteiden luovutus Rahaprosessi - rahoitus Hankintamenot tuotannontekijöistä Avustukset Rahoitusmenot Kassa Myynti- ja maksu tulot Verotulot Valtionosuudet Muut avustukset Pääomarahoitus

3 Toiminnan ja talouden ohjaus Toiminnan ohjaus Ostolaskujen käsittely Laskutukset ja myyntireskontra Luotonvalvonta ja perintä Kilpailutus, hankinta Ja varastonhallinta Palkanlaskenta ja matkahallinta Maksatus ja Kassanhall. R a h o i t u k s e n l a s k e n t a t o i m i Tilinpäätösanalyysi Yhteisöanalyysi Kirjanpito Liitännät Arkistointi J o h d o n l a s k e n t a t o i m i Toiminnan- ja talouden suunnittelu Strateginen johdon laskentatoimi Tunnuslukulaskenta Toimintolaskenta Tuloskortti ja Suoritemittaus

4 Talouden terminologiaa Rahoituksen laskentatoimi - Financial Accounting = Rahoituksen laskentatoimi = Kirjanpito ja tilinpäätösinformaatio IAS/IFRS määräykset yrityksille IPSAS-määräykset - julkishallintoon Johdon Laskentatoimi - Management Accounting = Tarkoittavat kustannuslaskennan ja johdon laskentatoimen informaation tuottamista Toimintolaskenta (ABC), Toimintojohtaminen (ABM), Laatujohtaminen TQM),laatukustannuslaskenta, prosessien kehittäminen, arvoketjuanalyysit,jne. Kustannushallinta (Cost Management) Strateginen johdon laskentatoimi(sma)

5 Rahoituksen ja Johdon laskentatoimi Rahoituksen laskentatoimi Poliittiset päättäjät Vaalit Verot - Tilivelvollisuus - Rahan lähteisiin ja käyttöön liittyvä -Aikaansaannoksiin liittyvä Tavoitteet Rahoitus Johdon laskentatoimi Tilivelvollisuus Veronmaksajina Ja äänestäjinä Kansalaiset - Päätöksenteon tueksi - Tilivelvollisuudesta selviytymiseksi Toimintayksiköt Palvelut Tulonsiirrot Palvelujen ja tulonsiirtojen saajina: asiakkaina

6 Julkisyhteisön laskentatoimen osaalueet ja tehtävät Talouden terminologiaa Suomen Museoliitto Maija Sumi Koulutus- ja kehittämiskeskus Palmenia

7 Talouden terminologiaa Tuloksellisuus Tuloksellisuuden perustekijöitä ovat: - Taloudellisuus - Tuottavuus - Kannattavuus - Palvelukyky ja asiakasvaikuttavuus - Laatu - Henkilöstön ja inhimillisten voimavarojen käyttö, kehittyminen ja hyvinvointi - Vaikuttavuus

8 Talouden terminologiaa Taloudellisuus = Käytetään mahdollisimman vähän niukkoja varoja tai tietyillä varoilla pyritään saamaan mahdollisimman paljon vastiketta Tuottavuus = Käytetään mahdollisimman vähän panoksia ja resursseja suoritteiden tuottamiseen ja vaikutusten aikaansaamiseen eli tuotantotehokkuus Kannattavuus kuvaa maksullisen toiminnan tuottavuutta. Palvelukyky ja laatu (suoritteiden laatu ja asiakkaiden kokema laatu) ovat tekijöitä, jotka keskeisesti vaikuttavat siihen, miten tulokselliseksi toiminta asiakkaiden taholta koetaan.

9 Talouden terminologiaa Henkilöstön osaaminen. Tiedoista ja taidoista muodostuva inhimillinen ja aineeton pääoma Vaikuttavuus Toimitaan tarkasteluajanjaksolla asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi ts. saadaan aikaan niitä vaikutuksia, joita on ollut tarkoituskin saavuttaa. Yhteiskunnallinen vaikuttavuus kuvaa toimenpiteiden vaikutuksia mm. riittävä sosiaaliturva, tehokas ja laadukas terveydenhuolto, työllisyys, hyvä ja kestävän kehityksen mukainen ympäristö.

10 Talouden terminologiaa Meno= tuotannontekijästä aiheutuva meno Tulo= tuotannontekijän luovutuksesta syntyvä tulo Kulu = tilikaudelle jaksotettu menon osa Kustannus = toiminnasta aiheutuva rahanmeno, kustannuslaskennan käyttämä käsite

11 Talouden terminologiaa Talousarvio/Taloussuunnitelma = tulo- ja menoarvio Tuloslaskelma = tulostileille kirjatut erät (tulo- ja menotilit) Tase= tasetileille kirjatut erät (oma ja vieras pääoma) Alijäämä = menot suuremmat kuin tulot Ylijäämä = tulot suuremmat kuin menot

12 Talouden terminologiaa/kustannuslaskennan käsitteitä Välitön kustannus = aiheutuu suoraan tuotteen valmistamisesta Välillinen kustannus = aiheutuu välillisesti tuotteen valmistamisesta Muuttuvat kustannukset = toiminta-asteen valmistusmäärän mukaan muuttuva kustannus esim. raaka-aineiden, osien, puolivalmisteiden aiheuttamat kustannukset käyttötarvikkeet, kuten poltto- ja voiteluaineet valmistustyöpalkat sosiaalikuluineen, sosiaaliturvamaksut, eläkevakuutusmaksut ja vuosilomakorvaukset tuotannon mukaan vaihtelevat apupalkat valmistuksesta johtuva tavaran käsittely, kuten lajittelu, kuormaus ja kuljetus

13 Talouden terminologiaa/kustannuslaskennan käsitteitä Kiinteät kustannukset = valmistusmäärästä riippumaton kustannus Esim. Maa-alueiden, rakennusten ja koneiden vuokrat Rakennusten, koneiden laitteiden ja kaluston sitoman pääoman korot ja kalenteriajan mukaan laskettavat poistot Pitkävaikutteisten tuotannontekijöiden vakuutusmaksut Lämmitys ja siivous Toimihenkilöiden ja hallinnon palkat sosiaalikuluineen Matka-, edustus-, posti- ja puhelinmaksut Lääkintähuollon ja muun vapaan sosiaalitoimen kustannukset

14 Talouden terminologiaa/kustannuslaskennan käsitteitä Kustannus = toiminnasta aiheutuva rahanmeno Kokonaiskustannukset = muuttuvat ja kiinteät kustannukset

15 Julkisyhteisön laskentatoimen osaalueet ja tehtävät Johdon laskentatoimi Suomen Museoliitto Maija Sumi Koulutus- ja kehittämiskeskus Palmenia

16 Johdon laskentatoimi Johdon laskentatoimen kokonaisuuteen sisältyy seuraavat osa-alueet: - Taloussuunnittelu - Kustannuslaskenta - Toimintolaskenta - Elinkaarilaskenta - Prosessien kehittäminen - Laatujohtaminen - Strateginen johdon laskentatoimi

17 Taloussuunnittelu suunnittelua ja seurantaa Taloussuunnittelu prosessi voidaan jakaa etenemisen suhteen kolmeen osaan: Suunnitteluun Tavoiteasetantaan Tarkkailuun

18 Strategiaprosessi Liikeidea Arvot Missio Tilanneanalyysi -Toiminnallinen analyysi - Resurssit - Tulokset - -Vahvuudet ja heikkoudet Visio/Päämäärät Tavoitteet Toimintaympäristön analyysi -Markkinoiden rakenne - Kysyntä, asiakkaat - Kilpailu - Toimialan kehitystrendit Strategia Toiminta- ja talous Suunnitelmat Avainprojektit Talousennusteet

19 Visiot ja arvot Strategiset tavoitteet tuloksellisuudessa Toiminnallinen ja kustannusvaikuttavuus Asiakaspalvelun laadukkuus Prosessin Sujuvuus ja tehokkuus Henkilöstön aikaansaannos kyky Painopisteet ja menestystekijät Tekijät, jotka ovat ratkaisevia tavoitteiden saavuttamisessa Avaintulosmittarit Mittarit, jotka kuvaavat strategisten tavoitteiden saavuttamista Kokonaisarvio Lauseke, joka arvioi kokonaisonnistumista

20 Taloussuunnittelu suunnittelua ja seurantaa Suunnitteluvaiheessa: Tunnistetaan ympäristön muutokset ja analysoidaan ne Toiminnan muutokset Valtakunnalliset asiat Muodostetaan taloussuunnittelun rakentamisessa käytettävät oletukset kuten palkan- korostusten taso Arvioidaan keskeiset tulot (valtioosuudet,verotulot,palvelutulot jne) Vaihtoehtolaskelmien teko

21 Taloussuunnittelu suunnittelua ja seurantaa Taloussuunnittelu vaiheessa: Päätehtävä on organisaation koordinointia ja ohjausta Taloussuunnittelu lukujen muodostaminen vaatii selkeät tavoitteet ja toimintasuunnitelmat Luvut muodostetaan lopulliseen muotoon tavoitteiden ja toimintasuunnitelmien täsmennyksen jälkeen

22 Taloussuunnittelu suunnittelua ja seurantaa Taloussuunnittelu tarkkailu tukee kunnan ohjausta ja seurantaa Tarkkailuvaiheessa talousosasto työstää kuukausittaiset sisäiset raporttipaketit, jotka voivat sisältää esimerkiksi tuloskortin, tulos- ja taselaskelmat sekä analyysit

23 Taloussuunnittelu - suunnittelua ja seurantaa Taloussuunni- telma Taloussuunnittelu Taloussuunnitelman tarkkailu Tehtävä Suunnittelu Koordinointi ja ohjaus Ohjaus ja tarkkailu Laskelmat Vaihtoehtolaskelmat Tavoitelaskelmat Tarkkailu-laskelmat =taloussuunnittelu luvut Tekstit Toiminta-ympäristön Tavoitteet Raportit ja analyysit kuvaus ja analyysit Toimintasuunnitelmat Oletukset

24 Taloussuunnittelu hyväksyminen ja sen noudattaminen kunnissa Kuntalain mukaan Taloussuunnitelmassa hyväksytään kunnan toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet Taloussuunnitelmassa otetaan toiminnallisten tavoitteiden edellyttämät määrärahat ja tuloarviot Kunnan toiminnassa ja taloudessa on noudatettava taloussuunnitelmaa

25 Taloussuunnittelu Taloussuunnittelun tehtävänä on ennen kaikkea tunnistaa operatiiviset keinot strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi sekä varmistaa kunnan menestyminen seuraavina vuosina

26 Taloussuunnittelu Kunnan toiminnan ohjaamisen ja seurannan väline Taloussuunnittelun avulla varmistetaan oikea suunta kunnan määrittämien strategioiden mukaisesti Taloussuunnittelu on operatiivisen tason suunnitteluväline Seuraavassa kaaviossa esitetään strategiaprosessi ja strategisten tavoitteiden ja tulosmittariston linkitys

27 Taloussuunnittelu Taloussuunnittelu kaudet ovat suorassa yhteydessä kunnan sisäiseen raportointiin ja ulkoiseen viestintään Taloussuunnittelu kausi on usein 12 kk ja myötäilee kunnan tilikautta Lisäksi taloussuunnittelu jaksotetaan osiin; kuukausista neljännesvuosiin ja puolivuosiin

28 Taloussuunnittelu Taloussuunnittelu ohjaa parhaimmillaan kunnan eri toimintoja pyrkimään yhteisiin päämääriin Taloussuunnittelu antaa perustan tuloslaskelman ja rahoituslaskelman analysoinnille Tärkeä väline henkilöstön motivoinnissa- ja osallistamisessa

29 Taloussuunnittelu - yhteenveto Taloussuunnittelu sisältää sen, mitä kunta haluaa saavuttaa ja tehdä seuraavana vuonna, mitä resursseja tarvitaan sekä koordinoinnin kuka tekee, mitä tekee ja milloin. Taloussuunnittelun toteutumista tulee seurata aktiivisesti ja tehdä joko nykyistä suuntaa vahvistavia tai korjaavia toimenpiteitä

30 Taloussuunnittelun sisältö ja muoto kunnissa Sisältö Toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet Määrärahat ja tuloarviot netto- tai bruttomääräisinä Rahoitustarpeen kattaminen Muoto Käyttötalous- ja tuloslaskelmaosa Investointi- ja rahoitusosa

31 Käyttötalousosa Toimielin A Tehtävä1 Tavoitteet Toimintatulot Toimintamenot Toimintakate Investointiosa Toimielin Hanke 1 Menot Tulot Netto Tuloslaskelmaosa Rahoitusosa Tulorahoitus Toimintatulot Vuosikate Toimintamenot Satunnaiset erät Toimintakate Tulorahoituksen korjauserät Verotulot Investoinnit Valtionosuudet Käyttöomaisuusinvestoinnit Rahoitusosuudet investointimenoihin Rahoitustulot ja menot Käyttöomaisuuden myyntitulot Vuosikate Poistot ja arvonalentumiset Satunnaiset erät Tilikauden tulos Poistoeron muutos Varauksen muutos Rahastojen muutos Tilikauden yli-/-alijäämä Tulorahoitus ja investoinnit netto Antolainauksen muutokset Antolainasaamisten lisäykset Antolainasaamisten vähennykset Lainakannan muutokset Pitkäaikaisten lainojen lisäys Pitkäaikaisten lainojen vähennys Lyhytaikaisten lainojen muutos Oman pääoman muutokset Vaikutus maksuvalmiuteen

32 Taloussuunnitelma Käyttötalousosassa asetetaan palvelutavoitteet ja suunnitellaan niiden toteuttamiseen tarvittavat menot ja tulot. Tuloslaskelmaosassa osoitetaan tulorahoituksen riittävyys käyttömenoihin ja poistoihin. Investointiosassa budjetoidaan pitkävaikutteisten tuotantovälineiden kuten rakennusten ja kaluston hankinta sekä rahoitusosuudet ja omaisuuden myynti. Rahoitusosassa osoitetaan yhteenvetona rahan lähteet ja käyttö.

33 Taloussuunnittelu menetelmät Taloussuunnittelu voidaan rakentaa ylhäältä alas (break down, kokonaisuuksista osiin) alhaalta ylös ( build up, osista kokonaisuuksiin) tai yhteistyömenetelmällä

34 Taloussuunnittelu menetelmät Ylhäältä alas tehtävän taloussuunnittelun edut: Suunnitelman nopeus Prosessin hallittavuus Kompromissien vähäisyys Taloudellisesti edullisempi, ei vaadi resursseja paljon

35 Taloussuunnittelu menetelmät Alhaalta ylöspäin rakennettaessa suunnitelmaa on tekemässä koko kunta yhteistoimin Kunnan johto on asettanut tavoitteet ja linjaukset strategiassa jolloin talousjohto/keskijohto tekee alustavan raamin, miten asetettuihin tavoitteisiin päästään seuraavan vuoden aikana Ongelmia tulee kuitenkin, jos tavoiteasetanta ja linjaukset puuttuvat

36 Taloussuunnittelu menetelmät Yhteistyömenetelmä on edellisten yhdistelmä Toiminnoista vastaava talousjohto /keskijohto tekee suunnitelmaa yhdessä kunnan ylimmän johdon kanssa Menetelmä on kevyehkö ja toimiva, jos prosessin edetessä talousjohto/keskijohto vie keskustelua alaspäin ja ylin johto on aidosti sitoutunut talousjohdon / keskijohdon kanssa yhteiseen suunnitelmaan

37 Erilaisia taloussuunnittelutapoja Kiinteä taloussuunnittelu Taloussuunnittelu luvut pysyvät kiinteinä, niitä ei korjata suunnittelukauden aikana

38 Erilaisia taloussuunnittelu tapoja Tarkistettu taloussuunnittelu jossa taloussuunnittelu kauden aikana taloussuunnitelman lukuja tarkennetaan toteutumatietojen perusteella Huom! Lisätalousarvio

39 Erilaisia taloussuunnittelu tapoja Rullaavassa taloussuunnittelussa suunnitelmaa rakennetaan tasaisesti kuukausittain, neljännes- ja puolivuosittain tunnistetaan tulevaa 12 kuukautta. Esim. kun kunnan ensimmäinen neljännes on toteutunut, lisätään päättyvän ennusteen perään seuraavan vuoden ensimmäinen neljännes. Näin saadaan budjettiarvo tai ennustearvo seuraavalle 12 kuukaudelle (huhti-maaliskuu)

40 Erilaisia taloussuunnittelu tapoja Toteutuma Ennuste Ennuste Budjetti seur.12 Tammi- Huhti- Tammi- kk Maaliskuu Joulukuu Joulukuu Huhti-Maaliskuu Liikevaihto

41 Erilaisia taloussuunnittelu tapoja Liukuvassa taloussuunnittelussa tavoitteiden lukuarvot jätetään riippumaan toteutuvasta toiminta-asteesta. Hyvä silloin, kun toiminta-aste vaihtelee kausittain. Muutokset tapahtuvat muuttuvissa kustannuksissa kiinteiden pysyessä muuttumattomina. (Ei käytössä kuntaorganisaatioissa)

42 Erilaisia taloussuunnittelu tapoja Nollapohjabudjetissa lähdetään ns. tyhjältä pöydältä. Kaikki asetetaan kyseenalaiseksi.

43 Julkisyhteisön laskentatoimen osaalueet ja tehtävät Rahoituksen laskentatoimi Suomen Museoliitto Maija Sumi Koulutus- ja kehittämiskeskus Palmenia

44 Rahoituksen laskentatoimi Rahoituksen laskentatoimen kokonaisuuteen sisältyy seuraavat osa-alueet: Kirjanpito Ostoreskontra Myyntireskontra Laskutus Käyttöomaisuuskirjanpito Irtaimistokirjanpito Tilinpäätösinformaatio Tilastotiedot ulkopuolisille sidosryhmille

45 Laskentatiedon tuottamisen prosessit Taloussuunnittelu Hankinta- Ostoprosessi Laskutus-Myyntiprosessi Palkanlaskenta prosessi Käyttöomaisuuden prosessit Kirjanpidon prosessi

46 Kirjaustunniste tunnisterakenne esimerkki Tili Kustannuspaikka Alvkoodi Summa Kohde Littera Lisätieto 6 mrk 9 mrk 2 mrk 7 mrk 5 mrk Ulkoinen laskenta Sisäinen laskenta

47 Tilausten ja/tai Ostolaskujen käsittelyprosessi Tilaus Laskut Tilausten ja Laskujen skannaus varasto reskontra maksatus kirjanpito Reititys Tarkistus SÄHKÖINEN TILAUKSEN LASKUN KIERTO HYVÄKSYNTÄ TILIÖINTI ASIATARKISTUS

48 Laskutus- ja myyntireskontra prosessi Toimialojen Erilaiset laskutusjärjestelmät Laskutus järjestelmät Saatavien valvonta ja perintä Myyntireskontra Kirjanpito ekirje Yritysten Laskutus järjestelmät Verkkolasku Massalaskutus Suoraveloitus

49 Kirjanpidon prosessi - muistiotosite Kirjanpidon muistiotosite Tiliöinti ja asiatarkastus Hyväksyntä Kirjaus kirjanpitoon

50 Palkanlaskennan prosessi Henkilö- ja tehtävät Vakanssit Henkilöstö- Suunnittelu Palvelus- Suhteet Työhistoria Palveluaika Poissaolot Vuosilomat Tulkinta Laskenta Kirjanpito viennit Palkkaraportit

51 Julkisyhteisön laskentatoimen osaalueet ja tehtävät Julkishallinnon/Yrityksen laskentatoimen eroavaisuuksia Suomen Museoliitto Maija Sumi Koulutus- ja kehittämiskeskus Palmenia

52 Julkishallinnon/Yritysten LASKENTATOIMI Kansainvälinen harmonisointi- ja standardointikehitys meneillään Eroavaisuudet ovat pienet yrityksen ja julkisen hallinnon laskentatoimen välillä mm. ARVONLISÄVEROKÄSITTELY poikkeaa tällä hetkellä yritysten alv-käsittelystä PALKANLASKENTA SISÄLTÄÄ LUKUISIA ERI TYÖEHTOSOPIMUKSIA RAHOITUSLASKELMA POIKKEAA LIIKEKIRJANPIDON RAHOITUSLASKELMASTA TILAAJA-TUOTTAJAMALLI ORGANISAATIO vaatii joustavaa, parametrisoitua laskentajärjestelmää KYMMENET ERI LASKUTUSJÄRJESTELMÄT vaativat erilaisia perintä ja ulosottotehtäviä vaatii joustavaa, parametrisoitua myyntireskontraan

53 Yrityksen reaali- ja rahaprosessin tapahtumat Reaaliprosessi Tuotannontekijäostot Asiakaspalveluostot Rahaprosessi - resurssienjako Hankintamenot tuotannontekijöistä Korkojen ja osinkojen maksu Palvelujen järjestäminen Oma tuotanto Palvelujen ostot Asiakaspalvelut Avustukset Kassa Myydään tuotteet/ palvelut Rahaprosessi - rahoitus Myynti- ja maksu tulot Oma pääoma Vieras pääoma

54 Yrityksen talouden kokonaisuus Tulos Varat Pääomat Liiketoiminnan kassavirta Tuotot Kulut = Tulos Investoinnit - Aineettomat - aineelliset Käyttöpääoma - Oma po - Vieras po