Viestintä JOVA 2 helmikuu Viestintä on johtamisen väline Ulla Karppinen

Transkriptio

1 Viestintä JOVA 2 helmikuu 2017 Viestintä on johtamisen väline Ulla Karppinen

2 Monitasoinen viestintä Liitto Piiri Lohko Klubi Klubi Klubi Klubi Klubi

3 Lions Clubs International MD 107 Finland Maine rakentuu Tunnetekijät Tuotteet ja palvelut Visio ja johto MAINE Yhteiskunnallinen vastuu Taloudellinen menestys Työympäristö

4 Liiton viestintästrategia Suomen Lions-liiton julkisuuskuva muodostuu jokaisen jäsenen toiminnan tuloksesta. Se kertoo, mitä suuri yleisö meistä ajattelee. Samalla se vaikuttaa kaikkeen tekemiseemme, uusien jäsenten saamisesta halukkuuteen osallistua keräyksiimme ja aktiviteetteihimme. Julkisuuskuvaan voidaan vaikuttaa onnistuneella, hyvin suunnitellulla viestinällä. Päiväys Ulla Karppinen 4

5 Viestintätehtävät Sisäinen tiedotus onnistumisen edellytys Ulkoinen tiedotus Yhteisön profilointi pitkäjänteisellä kehitystyöllä Markkinointi Mitä kiinnostavammin asian esittää, sitä suuremman yleisön se tavoittaa Ulla Karppinen

6 Lions Clubs International MD 107 Finland Kommunikoi Kannusta

7 Yhteistyöllä eteenpäin Sisäinen tiedonkulku on edellytys työn onnistumiselle ja hyvälle yhteishengelle Tiedottamisen on oltava johdonmukaista. Ulla Karppinen

8 Lions Clubs International MD 107 Finland Keinot Puhelin Tapaamiset Sähköposti Posti Hallituksen kokoukset Klubivierailut Raporttien lähettäminen Klubin verkkosivut Lohkon kokoukset Lohkon uutiskirje Piirikuvernöörin tiedotteet Piirin tmk:ien katsaukset Vuosi-, piiri-, PNAT-kokoukset Piirin sivut SOME (liitto,piiri, omat, blogit, webinaarit) TervaLeijona Lions-Lehti Vuosikirja Tee viestintäsuunnitelma

9 Ulkoinen tiedotus - miksi tiedotamme? Tieto lisää luottamusta organisaation toimintaan Toimintatavat ja tehtävät tutuiksi Maineen rakentamista Lioneja kannustetaan kertomaan toiminnastamme ulkopuolisille, niin erilaisissa aktiviteeteissa kuin vapaamuotoisissa yksityisissä tapaamisissa. Ulla Karppinen

10 Kenelle tiedotamme? Asianosaisille Asukkaille Kuntien viranomaisille Valtionhallinnolle Yrityksille Järjestöille Tilapäisesti alueella oleskeleville Alueelle sidoksia omaaville Alueelle muuttaville Hyvä tietää Ulla Karppinen

11 Mistä asioista tiedotamme? Uusi asia ja sen vaikutukset Muutos jossakin käytännössä Hankkeen tai asian eteneminen vaiheittain Henkilöstöuutiset Tilaisuudet, juhlat, kokoukset, seminaarit, merkkipäivät, huomionosoitukset Vierailut, matkat Julkaisut, raportit, tutkimukset, tulokset Ulla Karppinen 11

12 Viestinnän toimintaperiaatteet -liitto Luotettavuus Asiantuntevuus Avoimuus Ajantasaisuus ja ajanmukaisuus Vuorovaikutteisuus Viestintä yhteistyössä asiantuntijoiden kanssa Aktiivisuus Ullan lisäykset: Selkokielisyys Ihmisläheisyys Ulla Karppinen

13 Mitä haluamme viestittää ulospäin? Nykyaikainen Monialainen Palvelualtis Joustava Avoin Ammattitaitoinen Asiantunteva Luotettava Objektiivinen Pohdittavaa klubeille Ulla Karppinen 13

14 Miten me näymme? Esitteet, julkaisut Suorat yhteydenotot Internet sivusto SOME Tapahtumat, messut, vierailut, tilaisuudet Neuvonta ja asiakaspalvelu - Jokainen viestintätilanne kertoo meistä jotakin Hyvä ja yhtenäinen visuaalinen ilme on myös tärkeä osa tiedotusta

15 Internet Muodostunut median keskeiseksi uutisvälineeksi: nopeus, laajuus ja päivitettävyys luovat reaaliaikaisen uutisvälityksen Omat verkkosivut Keskustelupalstat, nettiyhteisöt, kansalaisten havainnot -> syntynyt uutta vuorovaikutteisuutta IRQ, Youtube, Facebook, Twitter, Flickr Ulla Karppinen

16 Viestintäsuunnitelma Onnistunut viestintä vaatii suunnitelmallisuutta. Viestintäsuunnitelman laatiminen varmistaa, että tarvittavat toimenpiteet tehdään oikeaan aikaan ja tiedottaminen kohdistetaan oikealle sidosryhmälle. Tärkeätä on myös, että tiedottamisessa on selkeästi määritelty tekijät ja vastuut sekä seuranta. Ulla Karppinen 16

17 Klubin viestintäsuunnitelmamalli klubin käsikirjasta 1.Viestinnän tavoitteet valitse avainhenkilöiden viestit, 2-3 kpl viesti vahvasti palvelukonseptista 2. Viestinnän seuranta ja vastuuhenkilöt päätä seurannasta valitse vastuuhenkilöt ja raportointi 3. Kohderyhmät valitse keskeisimmät kohderyhmät ja päätä räätälöidyt pääviestit kullekin kohderyhmälle 4. Palvelukonseptit käy läpi palvelukonsepti ja tarkista kohdistettujen viestien istuvuus; muokkaa tarpeen mukaan 5. Kumppanit valitse tärkeimmät kumppanit ja avainhenkilöt suunnittele kumppanikohtaiset yhteistyöt, vahvuudet, tavoitteet ja viestit 6. Kanavat päätä mitä kanavia käytetään pääasiassa valitse tukikanavat Päiväys Ulla Karppinen 17

18 7. Viestinnän käytännönsuunnitelma voi sisältää seuraavat kokonaisuudet: vuosikalenteri (tiedossa olevat tärkeät asiat ja tapahtumat) markkinointi (huomioidaan avainviestit tapahtumissa, kaikessa printissä, sähköisissä uutiskirjeissä, verkossa [kotisivut, lehdistösivut, blogi, sosiaalinen media jne]) tiedotus (avainviestit, mediasuhteet, mediakontaktit, mahdolliset tiedotustilaisuudet, haastattelut) sisäinen viestintä (mitä paremmin jäsenistö tietää avainviesteistä, sen paremmin kokonaisuus toimii) työkalut (mitkä tarpeelliset työkalut ovat jo olemassa ja käytössä, mitä uusia työkaluja tarvitaan) mediavalmennus Päiväys Ulla Karppinen 18

19 Prosessin kautta yksinkertaiseksi Viesti Kohderyhmä Keinot/kanavat Aikataulu Vastuu Kuka, mitä, milloin Huomioitavaa Päiväys Ulla Karppinen 19

20 Toimituksille Lisätietoja: Titteli, nimi, puh.nro, sähköpostiosoite Otsikko kertoo pääasian muutamalla sanalla ja herättää toimittajan kiinnostuksen Ingressi: Tiedote on yhden A-nelosen mittainen tiivis tietopaketti. Tärkein asia/olennaisimmat faktat esitetään heti ingressissä.ingressi on myös houkutuslintu; siinä on oltava joku koukku, johon toimittaja tarttuu. Nyrkkisäännön mukaan tiedote deletoidaan, jos kolmella ensimmäisellä rivillä ei ole koukkua eli uutista. Leipäteksti: Tiedotteen tehtävänä on kertoa lyhyesti ja ytimekkäästi muutamia perusasioita sekä herättää tiedotusvälineiden kiinnostus. Usein tiedote on samalla kutsu tapahtumaan tai tilaisuuteen, jossa samasta asiasta kerrotaan enemmän. Toimituksiin tulvii tiedotteita. Mitä valmiimpaa tekstiä ja mitä lehtijuttumaisempi tiedote on, sitä paremmin ja muuttumattomampana se menee läpi mediassa. Väliotsikko: Tiedotteen tyyli on toteava Tiedote on kokoelma tosiasioita. Se vastaa kysymyksiin: mitä, missä, milloin, miksi, miten, kuka. Tiedotteessa tekstin tavanomainen aikajärjestys rikotaan ja pääasia nostetaan kärkeen. Tiedotetta voidaan kuvata näin kärjellään seisovana kolmiona. Tiedotteen sävy ja tyyli ovat toteavia ja asiallisia. Kuvailevat adjektiivit, ylisanat ja juristikieli jätetään pois. Samalla voidaan tarjota sitaatteja asiaan oleellisesti liittyviltä henkilöiltä. Väliotsikko: Taustat helpottavat toimittajan työtä Leipätekstin loppupuolella kerrotaan taustat. Jos tilaa jää, tiedotteen lopussa voi olla vielä faktaa lääninhallituksesta/ ko. osastosta tai lisää taustoja. Laajemmat selostukset, asiakirjat tai taulukot jätetään liitteisiin tai tiedotustilaisuuden yhteydessä jaettavaan taustamateriaaliin. Ota yhteys tiedotetta laatiessasi viestintäyksikköön hyvissä ajoin. Viestintäyksikkö avustaa koukun nostamisessa, tiedotteen stilisoinnissa sekä mediajakelussa..

21 HUHUT Täytä itse tietotyhjiö VÄÄRÄT TIEDOT YHTIÖN NÄKEMYKSET OIKEAT TIEDOT EPÄEDULLISET NÄKEMYKSET UHKA-MIELIKUVAT VANHAT KAUNAT? MUUT INTRESSIT EPÄEDULLISET JOHTOPÄÄ- TELMÄT ASIATTOMAT LAUSUNNOT TAVOITE-MIELIKUVAT