Aluehallintovirastojen viestintäyksikkö ESAVI. Viestintäkoulutus kuntien nuorisotyöntekijöille Rovaniemi Ulla Karppinen, viestintäpäällikkö

Transkriptio

1 Aluehallintovirastojen viestintäyksikkö ESAVI Viestintäkoulutus kuntien nuorisotyöntekijöille Rovaniemi Ulla Karppinen, viestintäpäällikkö

2 Maine rakentuu Tunnetekijät Tuotteet ja palvelut Visio ja johto MAINE Yhteiskunnallinen vastuu Taloudellinen menestys Työympäristö

3 Maine ja medianäkyvyys Uutisten ja muun yrityksestä kertovan journalistisesti tuotetun aineiston uskottavuus on 6-8-kertainen mainonnan eri muotoihin nähden. Silti moni yritysjohtaja ajattelee edelleen, että uutishiljaisuus on yritykselle paras uutinen. (M2 Maineen uusi aalto, Aula, Heinonen 2011) Viestintäpäällikkö Ulla Karppinen, PSAVI

4 Mihin viestintää tarvitaan? Minähän teen vain työtäni, ketä se voi kiinnostaa? Tavoitteiden toteutuminen edellyttää viestintää, sillä jos asioista ei viestitä, niitä ei ole olemassa. Viestintä on välttämätön osa prosesseja. Viestinnän on oltava mukana alusta alkaen, se ei ole vasta loppupuolella mukaan tuleva lisäosa. tiedottaminen vs. viestintä Viestintäpäällikkö Ulla Karppinen, PSAVI

5 Tiedottaminen kannattaa Noin kolmannes suomalaisessa valtamediassa julkaistuista uutisista pohjaa tarjottuun aineistoon (Laura Juntunen 2011). Noin viidennes Juntusen tutkimista jutuista oli kopioitu suoraan tai lähes sellaisenaan tiedotteista. (Lähde: Elisa Juholin, Communicare!, 2013) AVIen viestintä/ Ulla Karppinen

6 Miten yrityksesi toiminta nivoutuu ajankohtaisiin aiheisiin? Ilmaise selvästi, miksi tiedotteesi on mielenkiintoinen. Ole ajantasainen ja tarjoa oma näkökulmasi pinnalla olevaan asiaan. Kohdista viestisi toimialastasi kiinnostuneille toimittajille. Näin parannat mahdollisuuksiasi medianäkyvyyteen. Houkuttele lukija odottamaan seuraavaa tiedotetta Jatkuvuuden kannalta parasta on säännöllinen tiedottaminen. Tiedottaminen on myös tunnettuuden kasvattamista toimittajien keskuudessa. Tuo keskusteluun uusia näkökulmia. AVIen viestintä/ Ulla Karppinen

7 Uutisen neljä koota koskettaa kiinnostaa kauhistuttaa korpeaa Uutisen kolme ärrää (=mikä myy?) rikos raha rakkaus Viestintäpäällikkö Ulla Karppinen, PSAVI

8 Mitä? Esimerkkejä asioista, joista on syytä tiedottaa: päätökset, ratkaisut, lausunnot ja kannanotot puheet ja puheenvuorot, joita virkamiehet käyttävät julkisissa tilaisuuksissa uusi avin tehtävä ja sen vaikutukset hankkeen tai asian vireille tulo, eteneminen ja käsittelyn vaiheet (ei yksityistä henkilöä koskeva) tapahtumat, tilaisuudet, kokoukset ja seminaarit vierailut ja vieraat julkaisut ja raportit, tutkimuksen tulokset henkilöuutiset Viestintäpäällikkö Ulla Karppinen, PSAVI

9 Miten saan asialleni näkyvyyttä? Parhaiten asiasta nousee uutinen silloin, kun jotain tapahtuu. Toiminnan kautta asiasta on helpompaa tehdä uutinen sekä radioon, televisioon että verkkoon/sanomalehteen. Läheisyyden ja relevanssin uutiskriteereiden täyttyminen edellyttää mahdollisimman käytännönläheisiä esimerkkejä vaikeistakin asioista. Esimerkiksi ohjelmakausi ei sano tavalliselle ihmiselle mitään ilman esimerkkiä. Viestintäpäällikkö Ulla Karppinen, PSAVI

10 Miten kirjoitan? Viestintäpäällikkö Ulla Karppinen, PSAVI

11 Milloin teen tiedotteen? Jos mietit, kannattaako tästä tiedottaa, - vastaus on aina kyllä. On parempi laittaa tiedote, kuin jättää se laittamatta. Ennen kuin aloitat tiedotteen kirjoittamisen; ulkoista itsesi asiasta. Mieti, mikä tässä on asiakkaiden/kansalaisten/ median kannalta kiinnostavaa. Ja aloita siitä! Tiedotteen ihannepituus on max A4 Tiedotteen loppuun aina lisätietojen antaja titteleineen ja yhteystietoineen. AVIen viestintä/ Ulla Karppinen

12 Tiedotteen kolme tärkeintä ominaisuutta 1.SISÄLTÖ JA UUTISARVO: asia itsessään on tärkeä ja KIINNOSTAVA. Älä aliarvioi oman työsi kiinnostavuutta; Sinä olet oman tonttisi paras asiantuntija, ole siitä ylpeä ja nosta aktiivisesti omaa vastuualuettasi/ yksikköäsi. Mitä enemmän meistä puhutaan, sitä paremmin meidät tunnetaan. On kuitenkin aina mielekkäämpää valita itse näkökulma, kuin joutua selkä seinää vasten selittelemään. Aktiivinen ja ajoissa hoidettu tiedotus antaa tämän mahdollisuuden. Lapin aluehallintovirasto, Ulla Karppinen

13 Tiedotteen kolme tärkeintä ominaisuutta 2.RAKENNE: olennaisin käy selville muutaman sekunnin silmäyksellä otsikon ja ensimmäisen kappaleen lukeminen riittää. Käytä otsikon ja väliotsikoiden hiomiseen aikaa - nämä rivit rekisteröidään aina ensin. Tiivistä! Ja tärkein asia alkuun. 3.KIELI: vältä virkamiesjargoniaa - esitä asia niin, että Pihtiputtaan mummokin sen ymmärtää. Onko tarpeen tehdä tiedote saameksi? AVIen viestintä/ Ulla Karppinen

14 MITEN KIRJOITAN? vältä pitkiä ja mutkikkaita lauseita. käytä mielellään pelkkiä päälauseita. käytä mieluummin sivulauseita kuin lauseenvastikkeita. käytä tuttuja, lyhyitä, tavallisia sanoja. käytä niukasti ammattitermejä. Selitä niiden merkitys. älä käytä vierasperäisiä tai sivistyssanoja. käytä toiminnallisia verbejä, vältä passiivia, passiivi on tiedotteen rikkaruoho. ilmaise itseäsi selkeästi. vältä lyhenteitä. Viestintäpäällikkö Ulla Karppinen, PSAVI

15 Kuka? Mitä? Hyvä tiedote on lyhyt, tiivis, selkeä ja siinä on uutiskriteereiden mukaisia asioita Uutisen perinteinen rakenne: mitä, missä, milloin, miten, miksi ja kuka. Sama rakenne pätee hyvään tiedotteeseen Hyvä mitta tiedotteelle on yksi A4-sivu. Pituuden rajoittaminen auttaa tiivistämään asiasta kaikkein olennaisimman. Mitta joustaa tarvittaessa asian mukaan. Miten? Miksi? Milloin? Missä? Viestintäpäällikkö Ulla Karppinen

16 Otsikko kertoo pääasian muutamalla sanalla ja herättää toimittajan kiinnostuksen Ingressi: Tiedote on yhden A-nelosen mittainen tiivis tietopaketti. Tärkein asia/olennaisimmat faktat esitetään heti ingressissä. Ingressi on myös houkutuslintu; siinä on oltava joku koukku, johon toimittaja tarttuu. Nyrkkisäännön mukaan tiedote deletoidaan, jos kolmella ensimmäisellä rivillä ei ole koukkua eli uutista. Tiedotteen tehtävänä on kertoa lyhyesti ja ytimekkäästi muutamia perusasioita sekä herättää tiedotusvälineiden kiinnostus. Usein tiedote on samalla kutsu tapahtumaan tai tilaisuuteen, jossa samasta asiasta kerrotaan enemmän. Toimituksiin tulvii tiedotteita. Mitä valmiimpaa tekstiä ja mitä lehtijuttumaisempi tiedote on, sitä paremmin ja muuttumattomampana se menee läpi mediassa. Väliotsikko: Tiedotteen tyyli on toteava Tiedote on kokoelma tosiasioita. Se vastaa kysymyksiin: mitä, missä, milloin, miksi, miten, kuka. Tiedotteessa tekstin tavanomainen aikajärjestys rikotaan ja pääasia nostetaan kärkeen. Tiedotetta voidaan kuvata näin kärjellään seisovana kolmiona. Tiedotteen sävy ja tyyli ovat toteavia ja asiallisia. Kuvailevat adjektiivit, ylisanat ja juristikieli jätetään pois. Samalla voidaan tarjota sitaatteja asiaan oleellisesti liittyviltä henkilöiltä. Väliotsikko: Taustat helpottavat toimittajan työtä Leipätekstin loppupuolella kerrotaan taustat. Jos tilaa jää, tiedotteen lopussa voi olla vielä faktaa organisaatiosta tai lisää taustoja. Laajemmat selostukset, asiakirjat tai taulukot jätetään liitteisiin tai tiedotustilaisuuden yhteydessä jaettavaan taustamateriaaliin. Ota yhteys tiedotetta laatiessasi viestintäyksikköön hyvissä ajoin. Viestintäyksikkö avustaa koukun nostamisessa, tiedotteen stilisoinnissa sekä mediajakelussa. Tiedotustilaisuus puolestaan on mediaviestinnän järeä ase. Viestintäyksikkö auttaa arvioimaan, kannattaako asiasta järjestää tiedotustilaisuutta. Lisätietoja: Titteli, nimi, puh.nrox2, sähköpostiosoite Toimitukset haluavat soittaa perään ja kysyä yksityiskohtia. On varmistettava, että tiedotteessa mainittu asiantuntija on paikalla sovittuna aikana. Viestintäpäällikkö Ulla Karppinen, PSAVI

17 Otsikosta ensimmäiseen kappaleeseen Epressi.com toteutti syksyllä 2014 toimittajakyselyn. Noin 800 toimittajaa vastasi Toimittajat lukevat tiedotteen otsikon perusteella Toimittajat arvostavat sähköpostiin tulleen tiedotteen mielenkiintoista otsikkoa enemmän kuin lähettäjän tunnettuutta tai asemaa. Panosta siis tiedotteesi ensimmäisiin riveihin, tiivistä olennainen asia ja herätä lukijan mielenkiinto. Kirjoita tärkein sanomasi jo ensimmäiseen kappaleeseen Varaa muut kappaleet syventävään tietoon. Entistä suurempi osa myös toimittajista lukee tiedotteen älypuhelimella, karsi siis pitkiä kappaleita ja käytä väliotsikointia lukemisen keventämiseksi. AVIen viestintä/ Ulla Karppinen

18 Mitä? Kiinnostavuus ei määräydy viranomaisen vaan kansalaisen näkökulmasta. Asian suuruus ei ratkaise sen kiinnostavuutta. Jos epäröit, kannattaako tiedottaa, tiedota! Julkaisun, raportin, projektin suunnitteluvaiheessa, suunnittele myös tiedotus. Harkinta tiedottamisen kannalta myönteisesti! Viestintäpäällikkö Ulla Karppinen, PSAVI

19 Graafinen ohjeisto Kunnan graafinen ohjeisto tutustu siihen Graafisen ohjeistuksen tarkoitus on antaa viestinnälle yhdenmukainen, vahva ja tunnistettava visuaalinen ilme. Tavoite saavutetaan parhaiten, kun ohjeistoa noudatetaan johdonmukaisesti. Kirjepohjat, käyntikortit, kansiot, lehti-ilmoituspohjat, lehtiö, roll-upit, esitteet (selkokielinen) AVIen viestintä/ Ulla Karppinen

20 Valtionhallinnon viestintäsuositus: Ihmisten asioista on puhuttava ja kirjoitettava ymmärrettävällä kielellä. Viestintäpäällikkö Ulla Karppinen, PSAVI

21 Virkakielikampanja alkoi Facebook-sivut: Virkakielikampanjalla kannustetaan valtion ja kuntien viranomaisia parantamaan kielenkäyttöään ja muistutetaan selkokielen käytön tarpeesta. AVIen viestintä/ Ulla Karppinen

22 Selkeää ja ystävällistä kieltä Ymmärrettävän sisällön ja selkeän rakenteen lisäksi tekstin sävy on tärkeä. Ystävällinen sävy luo myönteistä mielikuvaa, joka osaltaan vaikuttaa siihen, miten lukija toimii. Selkeys ja ymmärrettävyys vaikuttavat myös sävyyn: lukija kokee vaikeaselkoisen tekstin usein negatiiviseksi lähestymiseksi. Helposti ymmärrettävä, ystävällinen teksti synnyttää lukijassa todennäköisemmin hyvää tahtoa ja yhteistyöhalua. Selkeät ja ymmärrettävät hallinnon tekstit edesauttavat sujuvaa asioiden hoitoa ja kuuluvat olennaisesti kansalaisten oikeuksiin ja demokratiaan. AVIen viestintä/ Ulla Karppinen

23 Uutisen arvo (Human interestin vaikutus) UUTISKYNNYS Human interest Ajankohtaisuus Laajuus Intensiteetti Mies puukotti toveriaan riidan päätteeksi eilen Sallassa. Vesi värjäytyi vihreäksi laajoilla alueilla Niemisen mökkijärvessä. Mies puukotti toveriaan riidan päätteeksi eilen Oulun lentoasemalla Vesi värjäytyi vihreäksi laajoilla alueilla Raahen Laivakankaan kultakaivoksen ympäristössä. Viestintäpäällikkö Ulla Karppinen

24 Tulipalon uutisarvo (subjektiivinen uutiskriteeri) INKOON VOIMALAITOS Inkoon hiilivoimalassa sattunut tulipalo LOVIISAN YDINVOIMALA Loviisan ydinvoimalassa sattunut tulipalo tapauksen erikoisuus, yllättävyys, mielenkiinto ja odotuslataus koskee lukijaa - yleisöä vaikutusten intensiteetti vahingot euroa tapauksen erikoisuus, yllättävyys, mielenkiinto ja odotuslataus koskee lukijaa - yleisöä vaikutusten intensiteetti vahingot euroa Uutisen arvo määräytyy tunnetekijän, ei fakta-arvojen perusteella Viestintäpäällikkö Ulla Karppinen

25 Human interest (uhka ja mahdollisuus) Asia joka tuntuu kiinnostavalta ja herättää uteliaisuutta on uutinen Saa lukijan reagoimaan; elämys. (pelästymään tai riemastumaan) Elämys, yllätys, järkytys, huvittava, säälittävä, tuomittava, vihattava, rakastettava, oikeudenmukainen, salaperäinen, mystinen. Taistelu, voitto, tappio, uhka, rakkaus, suru, pelastus, pelko. Keksintö, ihmelääke, lottovoitto, tuulivoima, aurinkovoima, ydinvoima, säteily Pieni vastaan suuri Viestintäpäällikkö Ulla Karppinen

26 MEDIASUHTEIDEN PERUSSÄÄNNÖT Varmista: kuka kysyy, mistä, mikä asiayhteys, tee itsellesi muistiinpanot asiasta. ole käytettävissä, älä piileskele ole avulias ja ystävällinen puhu asiaa, keskity oleelliseen, tarkista faktat älä valehtele älä suutu, älä äyski, herkkänahkaisuus ei kannata älä rakenna toimittajien suosikki- tai oma toimittajajärjestelmiä ota toimittajat vakavasti, tekevät vain työtään jos haluat julkisuutta, tarjoa uutisia pääasia, että puhutaan kaikki sanomasi menee julkisuuteen, älä luota hyvä veli-järjestelmiin toimittajien kanssa toimittaja saa aina viimeisen sanan Viestintäpäällikkö Ulla Karppinen, PSAVI

27 Mielipide, oikaisu ja vastine Mielipidekirjoituksia voi kirjoittaa lehtien yleisönosastokirjoituksiin. Varmimmin lehdet julkaiset lyhyitä, 1-2 sivun mittaisia, tekstejä. Oikaisulla tarkoitetaan tiedotusvälineessä julkistetun virheellisen asiatiedon korjaamista. Oikaisu kannattaa tehdä mahdollisimman vähäeleisesti ja ilman dramatiikkaa. Vain merkittävien suuruusluokkien virheet kannattaa oikaista, pikkuvirheisiin ei kannata puuttua. Vastineella tarkoitetaan arvostelun tai loukkauksen kohteeksi joutuneen oikeutta vastata julistettuun tietoon. Vastineen kirjoittamista kannattaa harkita tarkoin. Pelkkä mielipide-ero ei ilman muuta oikeuta vastineen julkaisemiseen Viestintäpäällikkö Ulla Karppinen, PSAVI

28 Alakertakirjoitus esim. Lapin Kansa Yksi selkeä näkökulma Max merkkiä (sisältää välilyönnit) Aihe kiinnostaa suurta yleisöä ja jollain tapaa ajankohtainen Ilmestyy n. 2xvko Tehdään yhdessä viestintäpäällikön kanssa Toimitus: tai AVIen viestintä/ Ulla Karppinen

29 Uutinen ei jää koskaan tekemättä täytä itse tietotyhjiö HUHUT EPÄEDULLISET NÄKEMYKSET UHKA-MIELIKUVAT VÄÄRÄT TIEDOT VANHAT KAUNAT ORGANISAATION OMAT NÄKEMYKSET? MUUT INTRESSIT OIKEAT TIEDOT EPÄEDULLISET JOHTOPÄÄ- TELMÄT TAVOITE- MIELIKUVAT ASIATTOMAT LAUSUNNOT Pohjois-Suomen aluehallintovirasto, viestintäpäällikkö Ulla Karppinen

30 Ole rohkea Kiitos! Pohjois-Suomen aluehallintovirasto, viestintäpäällikkö Ulla Karppinen 30

31 Miten selviän haastattelusta? oma valmistautuminen Viestintäpäällikkö Ulla Karppinen, PSAVI

32 Media haluaa haastatella Kun toimittaja soittaa, kysy, minkälainen haastattelu: juttu, ohjelma, kommentti vai taustatieto mikä on jutun aihe, näkökulma ja yhteys: henkilöhaastattelu, kokoomajuttu, vastakkainasettelu milloin juttu tai ohjelma tulee ulos haastateltavalla on oikeus lukea juttu ja korjata asiavirheet. Jutun yleissävyyn ei pidä puuttua. Tarkistuksen tarkoitus on, että haastateltava korjaa asiavirheet ja oman puheensa suorat lainaukset, jos niissä on jotain virheellistä. käytä sellaista kieltä, jota huomaat toimittajan ymmärtävän. Saat viestisi perille. AVIen viestintä/ Ulla Karppinen

33 Mitä teen, kun toimittaja soittaa ja pyytää kommentin: kuuntele kysymys tarkkaan ja vastaa siihen lyhyesti; älä lähde kelaamaan asiaa pitkälle taaksepäin perustele lyhyesti, jos toimittaja pyytää ole asiallinen ja myönteinen jos toimittaja on hyökkäävä, säilytä malttisi ja vastaa niin hyvin kuin pystyt. Älä mene mukaan toimittajan negatiivisuuteen, äläkä mitätöi toimittajan kysymyksiä. kun toimittaja on jättänyt soittopyynnön, vastaa siihen välittömästi AVIen viestintä/ Ulla Karppinen

34 Valmistautuminen haastatteluun Tilanteen ja tiedotusvälineen luonteen arviointi Oman roolin ja tavoitteiden pohtiminen Toimittajan tavoitteiden ja motiivien pohtiminen Vaikeisiin ja yllättäviin kysymyksiin valmistautuminen Valmius joustaa tilanteen mukaan esimerkiksi haastattelupaikan vaihtuminen Virittäytyminen myönteisesti Mieti perusviestit! Pyydä kirjallisesti etukäteen Rauhoitu ja keskity Toimittajat eivät testaa tietämystäsi Pyydä artikkeli luettavaksi Viestintäpäällikkö Ulla Karppinen, PSAVI

35 Haastateltavan ja haastattelijan oikeudet (Journalistin ohjeet)* Haastateltavalla on oikeus saada ennakolta tietää, millaisessa asiayhteydessä hänen lausumaansa käytetään. Hänelle on myös kerrottava, jos haastattelua voidaan käyttää useissa eri välineissä. Haastateltavalle pitää aina kertoa, onko keskustelu tarkoitettu julkaistavaksi vai ainoastaan tausta-aineistoksi. Viestintäpäällikkö Ulla Karppinen, PSAVI

36 Haastateltavan ja haastattelijan oikeudet (Journalistin ohjeet) Haastateltavan pyyntöön tarkastaa lausumansa ennen julkaisemista on syytä suostua, jos julkaisuaikataulu sen mahdollistaa. Tarkastamisoikeus koskee vain haastateltavan omia lausumia, eikä sillä saa luovuttaa journalistista päätösvaltaa toimituksen ulkopuolelle. Haastateltavan kieltoon julkaista lausumansa tulee suostua vain, jos olosuhteet ovat haastattelun antamisen jälkeen muuttuneet niin olennaisesti, että julkaiseminen olisi selvästi kohtuutonta. Viestintäpäällikkö Ulla Karppinen, PSAVI

37 Ole haastattelussa oma itsesi. Kun kohtaat sinua haastattelemaan tulleen toimittajan, käyttäydy neutraalisti ja koeta olla oma itsesi. Varsinkin kokeneet toimittajat huomaavat heti, mikäli haastateltava tekeytyy muuksi kuin on. Kerro avoimesti niistä asioista, joista voit kertoa. Vastaa kysymyksiin selkeästi, mutta kuitenkin omin sanoin, siten kuin sinusta luontevimmalta tuntuu. Jos kysymykset ovat aivan hölmöjä, älä hermostu vaan vastaa oma asia edellä. Viestintäpäällikkö Ulla Karppinen, PSAVI

38 Ole haastattelussa oma itsesi. TV-haastattelussa seiso suorassa paikoillasi ja pidä kätesi rentoina sivuilla. Kuva rajataan tavallisesti rintakehän alaosasta. TV-kuva paljastaa paljon. Katso haastattelijaan päin, älä pälyile muualle äläkä katso kameraan. Radiohaastattelussa ei ole väliä miten seisot tai istut. Puhu vain kuten puhuisit toiselle tavalliselle ihmiselle, älä esiinny äänelläsi. Viestintäpäällikkö Ulla Karppinen, PSAVI