Viestintä JOVA 2 helmikuu Viestintä on johtamisen väline Ulla Karppinen

Transkriptio

1 Viestintä JOVA 2 helmikuu 2015 Viestintä on johtamisen väline Ulla Karppinen

2 Liiton strategiset linjaukset vuosille Naisten osuus jäsenistöstä nostetaan 25 %:iin Mielikuvat Lions-toiminnasta ovat positiiviset ja edistävät jäsenkasvua Jäsenet ovat ylpeitä Lions-toiminnasta, joka on dynaamista ja elää ajassa Päiväys Ulla Karppinen 2

3 LIITON STRATEGINEN SUUNNITELMA Suuri yleisö, media ja muut yhteistyötahot - Suomen ja maailman Lions-toiminnasta syntyy Suomessa kehittyvä ja realistinen kuva. Yhteistyötahoille markkinoidaan niitä mahdollisuuksia, joita noin 940 klubia ja yli suomalaista lionia tarjoavat. Kansainvälinen lionstoiminta Lisätään kansainvälistä vuorovaikutusta lionien kesken. Lionsklubeja kannustetaan solmimaan kansainvälisiä yhteyksiä. Huolehditaan Sri Lankan kummilapsista ja muusta kansainvälisestä toiminnasta Kannustetaan ystävyysklubitoimintaan. Liitto, piiri, klubit ja jäsenet Suomen Lions-liitto ja -piirit tukevat klubeja, kouluttavat jäseniä ja koordinoivat aktiviteetteja. Suomalaiset Lions -klubit ja -jäsenet tukevat kaikin tavoin naisten osuuden lisäämistä. Lionstoiminnassa kunnioitetaan perinteitä ja Lions-etiikkaa sekä arvostetaan sitoutumista. Päiväys Ulla Karppinen 3

4 TOIMINTASUUNNITELMA KAUDELLE 1. Hyvin organisoitu ja tuettu Lions-viestintä 2. Myönteisen julkisuuskuvan rakentaminen 3. Viestinnän laaja-alaisen koulutuksen toteuttaminen 4. Suomen Lions-liiton verkkosivuston ja julkaisujärjestelmän päivittäminen Päiväys Ulla Karppinen 4

5 Lionsjärjestön viestintä Kolmella tasolla: klubi-, piiri- ja liittotasolla. Klubin tiedotuksesta vastaa sen presidentti, mutta käytännön hoitaa usein klubin tiedotussihteeri. Piirin viestinnän vastaa piirikuvernööri, mutta toteuttaminen on annettu webmasterille ja joissakin piireissä hänen rinnallaan olevalle viestintävastaavalle. Liiton viestinnän sisällöllinen vastuu on pääsihteerillä. Häntä tukevat liiton viestintäjohtaja sekä liiton tiedotussihteeri. Oleellinen osa lionviestinää on kuusi kertaa vuodessa ilmestyvä LION-lehti, jolla on oma päätoimittajansa, toimituksensa sekä toimitusneuvostonsa. Kuvernöörineuvosto valitsee liiton viestintäjohtajan kolmivuotiskaudeksi. Apunaan viestintäjohtajalla on viestintätoimikunta ja erilaisia työryhmiä Päiväys Ulla Karppinen 5

6 Monitasoinen viestintä Liitto Piiri Lohko Klubi Klubi Klubi Klubi Klubi

7 Lions Clubs International MD 107 Finland Maine rakentuu Tunnetekijät Tuotteet ja palvelut Visio ja johto MAINE Yhteiskunnallinen vastuu Taloudellinen menestys Työympäristö

8 Liiton viestintästrategia Suomen Lions-liiton julkisuuskuva muodostuu jokaisen jäsenen toiminnan tuloksesta. Se kertoo, mitä suuri yleisö meistä ajattelee. Samalla se vaikuttaa kaikkeen tekemiseemme, uusien jäsenten saamisesta halukkuuteen osallistua keräyksiimme ja aktiviteetteihimme. Julkisuuskuvaan voidaan vaikuttaa onnistuneella, hyvin suunnitellulla viestinällä. Päiväys Ulla Karppinen 8

9 Viestintätehtävät Sisäinen tiedotus onnistumisen edellytys Ulkoinen tiedotus Yhteisön profilointi pitkäjänteisellä kehitystyöllä Markkinointi Mitä kiinnostavammin asian esittää, sitä suuremman yleisön se tavoittaa Ulla Karppinen

10 Lions Clubs International MD 107 Finland Kommunikoi Kannusta

11 Yhteistyöllä eteenpäin Sisäinen tiedonkulku on edellytys työn onnistumiselle ja hyvälle yhteishengelle Tiedottamisen on oltava johdonmukaista. Ulla Karppinen

12 Lions Clubs International MD 107 Finland Keinot Puhelin Tapaamiset Sähköposti Posti Hallituksen kokoukset Klubivierailut Raporttien lähettäminen Klubin verkkosivut Lohkon kokoukset Lohkon uutiskirje Piirikuvernöörin tiedotteet Piirin tmk:ien katsaukset Vuosi-, piiri-, PNAT-kokoukset Piirin sivut SOME (liitto,piiri, omat, blogit, webinaarit) TervaLeijona Lions-Lehti Vuosikirja Tee viestintäsuunnitelma

13 Ulkoinen tiedotus - miksi tiedotamme? Tieto lisää luottamusta organisaation toimintaan Toimintatavat ja tehtävät tutuiksi Maineen rakentamista Lioneja kannustetaan kertomaan toiminnastamme ulkopuolisille, niin erilaisissa aktiviteeteissa kuin vapaamuotoisissa yksityisissä tapaamisissa. Ulla Karppinen

14 Kenelle tiedotamme? Asianosaisille Asukkaille Kuntien viranomaisille Valtionhallinnolle Yrityksille Järjestöille Tilapäisesti alueella oleskeleville Alueelle sidoksia omaaville Alueelle muuttaville Hyvä tietää Ulla Karppinen

15 Mistä asioista tiedotamme? Uusi asia ja sen vaikutukset Muutos jossakin käytännössä Hankkeen tai asian eteneminen vaiheittain Henkilöstöuutiset Tilaisuudet, juhlat, kokoukset, seminaarit, merkkipäivät, huomionosoitukset Vierailut, matkat Julkaisut, raportit, tutkimukset, tulokset Ulla Karppinen 15

16 Viestinnän toimintaperiaatteet -liitto Luotettavuus Asiantuntevuus Avoimuus Ajantasaisuus ja ajanmukaisuus Vuorovaikutteisuus Viestintä yhteistyössä asiantuntijoiden kanssa Aktiivisuus Ullan lisäykset: Selkokielisyys Ihmisläheisyys Ulla Karppinen

17 Mitä haluamme viestittää ulospäin? Nykyaikainen Monialainen Palvelualtis Joustava Avoin Ammattitaitoinen Asiantunteva Luotettava Objektiivinen Pohdittavaa klubeille Ulla Karppinen 17

18 Miten me näymme? Esitteet, julkaisut Suorat yhteydenotot Internet sivusto SOME Tapahtumat, messut, vierailut, tilaisuudet Neuvonta ja asiakaspalvelu - Jokainen viestintätilanne kertoo meistä jotakin Hyvä ja yhtenäinen visuaalinen ilme on myös tärkeä osa tiedotusta

19 Internet Muodostunut median keskeiseksi uutisvälineeksi: nopeus, laajuus ja päivitettävyys luovat reaaliaikaisen uutisvälityksen Omat verkkosivut Keskustelupalstat, nettiyhteisöt, kansalaisten havainnot -> syntynyt uutta vuorovaikutteisuutta IRQ, Youtube, Facebook, Twitter, Flickr Ulla Karppinen

20 Viestintäsuunnitelma Onnistunut viestintä vaatii suunnitelmallisuutta. Viestintäsuunnitelman laatiminen varmistaa, että tarvittavat toimenpiteet tehdään oikeaan aikaan ja tiedottaminen kohdistetaan oikealle sidosryhmälle. Tärkeätä on myös, että tiedottamisessa on selkeästi määritelty tekijät ja vastuut sekä seuranta. Ulla Karppinen 20

21 Klubin viestintäsuunnitelmamalli klubin käsikirjasta 1.Viestinnän tavoitteet valitse avainhenkilöiden viestit, 2-3 kpl viesti vahvasti palvelukonseptista 2. Viestinnän seuranta ja vastuuhenkilöt päätä seurannasta valitse vastuuhenkilöt ja raportointi 3. Kohderyhmät valitse keskeisimmät kohderyhmät ja päätä räätälöidyt pääviestit kullekin kohderyhmälle 4. Palvelukonseptit käy läpi palvelukonsepti ja tarkista kohdistettujen viestien istuvuus; muokkaa tarpeen mukaan 5. Kumppanit valitse tärkeimmät kumppanit ja avainhenkilöt suunnittele kumppanikohtaiset yhteistyöt, vahvuudet, tavoitteet ja viestit 6. Kanavat päätä mitä kanavia käytetään pääasiassa valitse tukikanavat Päiväys Ulla Karppinen 21

22 7. Viestinnän käytännönsuunnitelma voi sisältää seuraavat kokonaisuudet: vuosikalenteri (tiedossa olevat tärkeät asiat ja tapahtumat) markkinointi (huomioidaan avainviestit tapahtumissa, kaikessa printissä, sähköisissä uutiskirjeissä, verkossa [kotisivut, lehdistösivut, blogi, sosiaalinen media jne]) tiedotus (avainviestit, mediasuhteet, mediakontaktit, mahdolliset tiedotustilaisuudet, haastattelut) sisäinen viestintä (mitä paremmin jäsenistö tietää avainviesteistä, sen paremmin kokonaisuus toimii) työkalut (mitkä tarpeelliset työkalut ovat jo olemassa ja käytössä, mitä uusia työkaluja tarvitaan) mediavalmennus Päiväys Ulla Karppinen 22

23 Prosessin kautta yksinkertaiseksi Viesti Kohderyhmä Keinot/kanavat Aikataulu Vastuu Kuka, mitä, milloin Huomioitavaa Päiväys Ulla Karppinen 23

24 Toimituksille Lisätietoja: Titteli, nimi, puh.nro, sähköpostiosoite Otsikko kertoo pääasian muutamalla sanalla ja herättää toimittajan kiinnostuksen Ingressi: Tiedote on yhden A-nelosen mittainen tiivis tietopaketti. Tärkein asia/olennaisimmat faktat esitetään heti ingressissä.ingressi on myös houkutuslintu; siinä on oltava joku koukku, johon toimittaja tarttuu. Nyrkkisäännön mukaan tiedote deletoidaan, jos kolmella ensimmäisellä rivillä ei ole koukkua eli uutista. Leipäteksti: Tiedotteen tehtävänä on kertoa lyhyesti ja ytimekkäästi muutamia perusasioita sekä herättää tiedotusvälineiden kiinnostus. Usein tiedote on samalla kutsu tapahtumaan tai tilaisuuteen, jossa samasta asiasta kerrotaan enemmän. Toimituksiin tulvii tiedotteita. Mitä valmiimpaa tekstiä ja mitä lehtijuttumaisempi tiedote on, sitä paremmin ja muuttumattomampana se menee läpi mediassa. Väliotsikko: Tiedotteen tyyli on toteava Tiedote on kokoelma tosiasioita. Se vastaa kysymyksiin: mitä, missä, milloin, miksi, miten, kuka. Tiedotteessa tekstin tavanomainen aikajärjestys rikotaan ja pääasia nostetaan kärkeen. Tiedotetta voidaan kuvata näin kärjellään seisovana kolmiona. Tiedotteen sävy ja tyyli ovat toteavia ja asiallisia. Kuvailevat adjektiivit, ylisanat ja juristikieli jätetään pois. Samalla voidaan tarjota sitaatteja asiaan oleellisesti liittyviltä henkilöiltä. Väliotsikko: Taustat helpottavat toimittajan työtä Leipätekstin loppupuolella kerrotaan taustat. Jos tilaa jää, tiedotteen lopussa voi olla vielä faktaa lääninhallituksesta/ ko. osastosta tai lisää taustoja. Laajemmat selostukset, asiakirjat tai taulukot jätetään liitteisiin tai tiedotustilaisuuden yhteydessä jaettavaan taustamateriaaliin. Ota yhteys tiedotetta laatiessasi viestintäyksikköön hyvissä ajoin. Viestintäyksikkö avustaa koukun nostamisessa, tiedotteen stilisoinnissa sekä mediajakelussa..

25 Vastuu piirinkotisivujen sisällöstä, ylläpidosta ja varmistamisesta sekä materiaalin oikeellisuudesta on aina ko. piirin piirikuvernöörillä. Piirin webmaster opastaa, kouluttaa ja koordinoi klubien internet-toimintaa sekä valvoo Suomen Lions-liitto ry:n internet-toiminnan ohjeen noudattamista piirissään yhteistyössä liiton nettityöryhmän kanssa. Piirikuvernööri voi halutessaan nimittää piirille lionsjäsenistä koostuvan internet-toimikunnan/työryhmän. Piirin kotisivuston maksimikokosuositus on 400 MB. Piirin sivustoilla noudatetaan nettityöryhmän antamia ohjeita. Piirivirkailijoiden sähköpostilistauksia ylläpitää ko. piirin sihteeri. Päiväys Ulla Karppinen 25

26 I piirin viestinnästä PIHA3 -kokoukseen Koulutukset: lokakuu tarinat, web, marraskuu viestintä Raahe, Kajaani, tammikuu SOMEwebinaario (onnistunut), JOVA2:t Kilpailut: tarinat, 20 tarinaa, kaikki julkaistu piirin sivuilla satunnaisessa järjestyksessä, 6 jatkoon valittua julkaistu TervaLeijonassa, Vuokatissa huomioidaan ne, jotka parhaiten täyttävät asetetu kriteerit Web-sivut arvioidaan myös ja huomioidaan Vuokatissa Päiväys 26

27 Piirin teema kaudelle Menestystarina olemme Me! Tarinakilpailumme tukee piirikuvernöörin teemaa! esittäjän etunimi sukunimi 27

28 Vierailut I piirin www-sivuilla syystammikuussa Noin sivulatausta / kk, punainen viiva Noin 680 istuntoa / kk, sininen viiva Noin 500 uutta kävijää / kk, vihreä viiva Punainen viiva: kuinka monta sivua päivittäin sivustolta on kaiken kaikkiaan ladattu. Sininen viiva : kuinka monta vierailijaa sivustolla on päivän mittaan käynyt. Vihreä viiva: kuinka suuri osa istunnoista on ollut sellaisia, että kyseinen vierailija ei ole aiemmin sivustollanne käynyt esittäjän etunimi sukunimi 28

29 esittäjän etunimi sukunimi 29

30 Muuta ajankohtaista Ulla Karppinen lomamatkalla www-sivujen päivityksiä loman aikana hoitaa liiton entinen viestintäjohtaja, ota yhteys esittäjän etunimi sukunimi 30

31 HUHUT Täytä itse tietotyhjiö VÄÄRÄT TIEDOT YHTIÖN NÄKEMYKSET OIKEAT TIEDOT EPÄEDULLISET NÄKEMYKSET UHKA-MIELIKUVAT VANHAT KAUNAT? MUUT INTRESSIT EPÄEDULLISET JOHTOPÄÄ- TELMÄT ASIATTOMAT LAUSUNNOT TAVOITE-MIELIKUVAT

32 Päiväys Ulla Karppinen 32