Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen sähköinen arkistointi. Esiselvitys

Transkriptio

1 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen sähköinen arkistointi Esiselvitys Kuopion Yliopisto: HIS-tutkimusyksikkö, Shiftec-tutkimusyksikkö Itä-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus ISO Tekijät Maarit Laaksonen, Antero Lehmuskoski, Juha Mykkänen, Esa Paakkanen, Ritva Silvennoinen, Marko Suhonen Yhteyshenkilö Marko Suhonen Dokumentin versio 1.1 Päiväys

2 Sisällysluettelo 1 Johdanto Selvityksen taustaa Selvityksen toteutus Keskeiset käsitteet Asiakirja Viranomaisen asiakirja ja sähköinen asiakirja Asiakirjallinen tieto Arkisto Asiakirjan elinkaareen liittyviä käsitteitä Selvityksen rakenne Asiakirjallisen tiedon käsittely sosiaalihuollossa Sosiaalihuollon asiakirjallisten tietojen käsittelyä ohjaava säädöspohja Sosiaalihuollon asiakirjallisten tietojen käsittelyä koskeva ohjeistus Asiakirjallisen tiedon muodostuminen sosiaalihuollossa Käytännöt asiakirjallisten tietojen käsittelyssä paperimuodossa Asiakirjalliset tiedot sosiaalihuollon tietojärjestelmissä Asiakirjallisten tietojen käsittelyyn ja säilyttämiseen liittyvät vaatimukset ja kehittämistarpeet Sosiaalihuollon erityistarpeet Sähköiseen arkistoon tallennettavat asiakirjat Asiakirjallisten tietojen saantitarpeet Esimerkkejä tiedonsaantitarpeista sosiaalihuollossa Sosiaalihuollon tietojärjestelmien kehitysnäkymiä arkistoon ja asiakirjallisiin tietoihin liittyen Tavoitetilan yhteenvetoa Arkiston toteutusperiaatteet ja keskeiset linjaukset Asiakirjallisen tiedon tietokokonaisuudet Asiakasasiakirjat ja asiakastiedot Asiakirjojen metatiedot Käyttöarkisto ja päätearkisto Arkistoitavan tiedon elinkaari Pysyväissäilytyksen ratkaistavat kysymykset Käyttöarkistoinnin ratkaistavat kysymykset Keskitetty vai hajautettu asiakirjallisen tiedon säilytys Työnjako arkiston ja asiakastietojärjestelmien välillä ja arkistoratkaisujen rajaukset Ratkaisuvaihtoehtojen arviointikriteerejä Päävaatimukset ja arkistointijärjestelmän päätoiminnot Säilytettävät tiedot ja niiden hallinta Laatuominaisuudet Arkkitehtuuri Kustannukset Riskien arviointi Kanta-arkiston periaatteet ja ratkaisut Tavoitteet ja tarkoitus Kanta-osajärjestelmät

3 5.3 Kantaan arkistoitavat tiedot Asiakirjat Kuvat ja liiteasiakirjat Arkistonhallinnan asiakirjat Muut asiakirjat Arkiston- ja asiakirjanhallinta Tietojen ryhmittely Palvelutapahtumat ja palvelukokonaisuudet Asiakirjojen elinkaari Vaatimukset Kantaan liittymiselle Kanta-arkistoa tukevat määrittelyt Kanta-arkiston toteutusten ja käyttöönottojen tukeminen Kanta-arkiston suhde sosiaalihuollon arkistointi- ja tiedonsaantitarpeisiin Muita arkistointiin liittyviä malleja ja hankkeita Kansallisarkiston hankkeet, tiedonohjausjärjestelmä (TOJ) ja VAPA Alueelliset arkistointihankkeet SARKK esostieto Toteutusvaihtoehdot ja keskeiset linjaukset arkistointiratkaisun kannalta Terveydenhuollon Kanta-arkisto sovitettuna sosiaalihuollon tarpeisiin Kanta-palvelujen ja määrittelyjen hyödyntäminen soveltuvin osin, mutta erillinen keskitetty arkistopalvelu sosiaalihuoltoon Kuntien yhteinen kansallinen arkisto yli eri palvelusektoreiden Sosiaalihuollon omista lähtökohdista määritelty keskitetty ratkaisu Alueelliselle tai paikalliselle tasolle hajautetut tietovarastot ja keskitetty rekisteri Nykytilan pohjalta paikallisen arkistoinnin kehittäminen, sähköistäminen ja yhtenäistäminen Kansallinen asiakastietojärjestelmä Jatkotoimenpiteet Päävaatimusten priorisointi Arkistointimallin ja peruslinjausten valinta Arkistoinnin ja asiakirjojen hallinnan vastuiden tarkentaminen Tarvittavat määrittelyt Toimeenpano Yhteenveto Lähteet Liitteet: Työkokouksen osallistujalista Työkokouksen kysely Lakilistaus 3

4 1 Johdanto 1.1 Selvityksen taustaa Sosiaalihuollon sähköisen arkistoinnin kehittämisen tehtäväkokonaisuus on kirjattu Tikesoshankkeen hankesuunnitelmaan Kehittämistyön lähtökohtana on pidetty kansallisen arkiston muodostamista samalla tavoin kuin terveydenhuollossa. Ennen päätösten tekoa sähköisen arkistoinnin toteuttamistavasta on kuitenkin selvitettävä erilaiset ratkaisuvaihtoehdot, niiden tarkoituksenmukaisuus ja kustannustehokkuus sekä arvioitava näitä vaihtoehtoja myös toiminnallisuuden kannalta. Tämä työ liittyy sosiaalihuollon sähköisen arkistoinnin toteuttamiseen ja toimii esiselvityksenä käytännön toteutusvaihtoehtojen valitsemisessa. Sosiaalihuollon asiakastietoja käsitellään pääsääntöisesti kuntien asiakastietojärjestelmissä, joiden tietokannoissa tiedot säilytetään sähköisessä muodossa hyödynnettäviksi asiakastyön ja hallinnon tarpeisiin. Varsinaista sähköistä arkistointia ei sosiaalihuollossa ole tähän mennessä ollut mahdollista toteuttaa, vaan pysyvä säilytys tapahtuu paperimuodossa. Useimmiten asiakastiedot säilyvät kuitenkin pitkään myös asiakastietojärjestelmän tietokannassa, koska tietojen hävittäminen arkistoinnin yhteydessä ja mahdollinen palauttaminen asiakastietojärjestelmään asiakkuuden aktivoituessa uudelleen on työläs prosessi, vaikkakin teknisesti toteutettavissa. Terveydenhuollossa siirrytään lähitulevaisuudessa kansallisesti keskitettyyn sähköiseen potilasasiakirjojen arkistointiin, jolloin tietojärjestelmien passiivivaiheessa olevien asiakirjojen uudelleenkäyttö on aiempaa joustavampaa organisaatiorajojen yli. Laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä ( /159) määritellään asiakastietojen sähköisen käsittelyn yleiset vaatimukset, mutta sen perusteluissa valtakunnallisena toteutettavat tietojärjestelmäpalvelut (Kanta-palvelut) rajataan koskemaan aluksi ainoastaan terveydenhuoltoa ja todetaan, että sosiaalihuollon asiakastietojen rekisterinpitäjiä ei ole syytä vielä tässä vaiheessa liittää valtakunnallisiin palveluihin. Lain perusteluissa pitkän aikavälin tavoitteena pidetään kuitenkin valtakunnallisesti yhtenäisiä sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmäpalveluita. Lisäksi perusteluissa todetaan, että sosiaalihuollon asiakastiedon puitteissa tapahtuvan kehitystyön jatkovalmistelun yhteydessä on kuitenkin syytä arvioida, voitaisiinko sosiaalihuollon rekisterinpitäjät liittää joko kokonaan tai osittain terveydenhuollon kanssa samaan valtakunnalliseen arkistointi- ja hakemistojärjestelmään sekä olisiko laaja keskittäminen sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen antamisen, asiakastietojen käsittelyn sekä yksityisyyden suojan kannalta perusteltua. Tässä selvityksessä kuvataan tarpeet, vaihtoehdot ja toteutusmahdollisuudet sosiaalihuollon toiminnalliselle ja pysyvälle sähköiselle arkistoinnille. 1.2 Selvityksen toteutus Selvityksen etenemisestä ja toteutuksesta ovat vastanneet Kuopion yliopiston Shiftec- ja His - tutkimusyksiköt. Esiselvitys on tehty työryhmässä, johon on osallistunut useita työntekijöitä edellä mainituista yksiköistä. Työryhmä aloitti työskentelyn maaliskuussa 2008 ja kokoontui selvitystyön aikana 18 kertaa. Itä-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus ISO on toiminut kommentoivana ja ohjaavana tahona sekä ollut mukana työn suunnittelussa. 4

5 Selvityksen suunnitelma esitettiin Tikesos-hankkeen johtoryhmässä ja Asiakirjahallinnon työryhmässä Esiselvityksen versio 0.5 lähetettiin lausuntopyyntöjä varten kommentoitavaksi Asiakirjahallinnon työryhmälle. Selvityksen versio 0.9 on ollut käsittelyssä Tikesos-hankkeen johtoryhmässä ja Asiakastietojärjestelmäryhmässä Selvitystyöskentelyn aikana järjestettiin myös asiantuntijoiden yhteinen Asiakirjallisen tiedon hallinnan kansalliset ratkaisut sosiaalihuollossa -työkokous Kuopiossa (Liite 1: osallistujalista). Työkokouksen tarkoituksena oli koota eri asiantuntijoiden näkemyksiä sähköiseen arkistoon liittyen ja käydä keskustelua olemassa olevista ratkaisuista ja vaihtoehdoista. Lisäksi työkokoukseen osallistuneille tehtiin sähköpostikysely keskeisiin selvityksen sisältökokonaisuuksiin liittyen (Liite 2: työkokouksen kysely). Sähköpostikyselyyn vastasi 12 henkilöä tai organisaation edustajaa (kaikkiaan 32 % osallistuneista, 44 % jos selvitystyössä tiiviisti mukana olleiden vastauksia ei lasketa). Asiantuntijoiden yhteisen työkokouksen antia (Tikesos-työkokous 2008) ja kyselyn tuloksia (Tikesos-kysely 2008) on hyödynnetty selvitystyössä erityisesti luvuissa 4 ja 7. Tekijät esittävät erityiskiitokset Maaret Botskalle, Sirpa Kuusisto-Niemelle sekä Pekka Kortelaiselle lukuisista arvokkaista kommenteista työhön, sekä työkokoukseen ja kyselyyn osallistuneille. 1.3 Keskeiset käsitteet Asiakirja Arkistolain (831/ ) mukaan asiakirjalla tarkoitetaan kirjallista tai kuvallista esitystä taikka sellaista sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatua esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein. Kaikilla dokumenteilla on jokin sisältö, rakenne ja konteksti. Asiakirjalle on ominaista, että tietosisällön lisäksi on saatava talteen myös sen konteksti. Keskeisiä kontekstitietoja ovat muun muassa kuka on luonut asiakirjan, missä asiassa ja milloin. SFS-ISO standardin mukaan asiakirjat ovat tietoa, jonka organisaatio tai henkilö on tuottanut tai vastaanottanut osana laillisia velvoitteitaan tai liiketoimintaansa ja jota se säilyttää tietovarantona sekä todisteena (SFS-ISO , 9). Sosiaalihuollon asiakaslaissa asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen ja yksityisen järjestämään sosiaalihuoltoon liittyvää asiakirjaa, joka sisältää asiakasta tai muuta yksityisestä henkilöä koskevia tietoja (Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 812/2000). Asiakirjahallinnon näkökulmasta asiakirja on tiettyä kohdetta tai asiaa koskeva fyysinen tai käyttönsä perusteella yhteen kuuluva looginen tietokokonaisuus, joka on syntynyt viranomaisen hoitaessa sille kuuluvia tehtäviä (Voutilainen 2007, 67 68). Asiakirjan tärkein tuntomerkki on sen kiinteä yhteys arkistonmuodostajan toimintaan ja tehtäviin. Ottamalla asiakirjat talteen asiakirjajärjestelmiin luodaan suhde asiakirjojen laatijan ja asiakirjan tuottaneen liiketoimintakontekstin välille. Samalla määritellään asiakirjan paikka ja sen suhteet asiakirjajärjestelmässä ja linkitetään asiakirja muihin asiakirjoihin. (SFS-ISO , 18.) 5

6 1.3.2 Viranomaisen asiakirja ja sähköinen asiakirja Julkisuuslain (621/ ) mukaan viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut taikka joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten (esimerkiksi hakemukset, ilmoitukset ja kantelu) tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa. Asiakirja on viranomaisen hallussa, kun se on fyysisesti viranomaisen toimipaikassa tai viranomaisen vaikutuspiirissä paikasta riippumatta. Viranomaisen laatimana pidetään myös asiakirjaa, joka on laadittu viranomaisen antaman toimeksiannon johdosta. Esimerkiksi yksityisen hallussa olevat asiakirjat, jotka on laadittu viranomaisten toimeksiannosta, ovat viranomaisen asiakirjoja. Samoin esimerkiksi viranomaisen lukuun toimivan tietotekniikan palveluyrityksen viranomaiselle laatimat kuvaukset on tulkittavissa tällaisiksi asiakirjoiksi. Viranomaisen toimipaikassa oleviksi asiakirjoiksi luetaan myös sähköiset asiakirjat, jotka sijaitsevat esimerkiksi tietotekniikan palveluyrityksen tiloissa jollakin palvelimella. Ratkaisevaa on, että palvelimella olevat tiedot ovat viranomaisen määräysvallassa, vaikka ne eivät olisi koko ajan sen saatavilla. Viranomaisen asiakirjoihin kuuluvat myös viranomaisen laatimat tai sen toimeksiannosta laaditut sähköiset lomakkeet, kuten pdf- tai html-lomakkeet, sekä viranomaisen muut sähköisten palveluiden www-sivut ja sivustot. Asiakirjan toimittamistavalla ei ole lain soveltamisalan kannalta merkitystä. (Voutilainen 2007, 63 72) Sähköinen asiakirja määritellään sähköisen asiointilain (13/ ) mukaan sähköisen viestin muodoksi, joka liittyy asian vireillepanoon, käsittelyyn tai päätöksen tiedoksiantoon. Sähköisen asiakirjan käsite on sidoksissa asiankäsittelyyn viranomaisessa. Sähköisen asiakirjan määritelmällä on lähinnä merkitystä tarkasteltaessa sille asetettuja asianhallinnan erityisvaatimuksia, joita tälle asiakirjamuodolle on säädetty sähköisen hallintomenettelyn yhteydessä (Voutilainen 2007, 67). Asiakirjan hävittäminen on prosessi, jossa asiakirjat poistetaan tai hävitetään niin, ettei niiden palauttaminen ole mahdollista. Säilytysajan mukaiset toimenpiteet ovat prosesseja, jotka liittyvät hävitysluvuissa tai muulla tavoin dokumentoitujen säilytys-, hävittämis- tai siirtopäätösten toimeenpanoon. (SFS-ISO , 8-9) Asiakirjallinen tieto Terminä asiakirja liitetään usein fyysiseen tietokokonaisuuteen, joten sen rinnalla on alettu käyttämään myös termiä asiakirjallinen tieto. Asiakirjallinen tieto kuvaa asiakirja-käsitteen ulottuvuudet paremmin sähköisessä toimintaympäristössä. Asiakirjallisesta tiedosta voisi käyttää myös käsitettä asiatieto, joka kuvaa tiedon merkitystä ei asiakirjana, vaan asiaa koskevana tietona. (Voutilainen 2007, 67 68) Asiakirjallista tietoa on kaikki tieto, mikä syntyy ja sisältyy viranomaisen tehtävien hoidossa käytettyyn tietojärjestelmään riippumatta siitä, ovatko kysymyksessä yksittäiset tiedot (esimerkiksi tietokannassa oleva data) vai asiakirjoiksi luettavat kokonaisuudet. Rasimuksen (2007) mukaan asiakirjalliset tiedot heijastavat paikkansapitävällä tavalla mitä tehtiin tai mitä päätettiin ja tukevat näin toiminnan ja sen todennettavuuden tarpeita. Asiakirjallinen tieto muodostuu sisällöstä ja metatiedoista, joka kuvaa asiakirjan rakenteen, kontekstin ja suhteet muihin asiakirjoihin. Tieto on todistusvoimainen, kun sen autenttisuus, eheys, luotettavuus ja käytettävyys on varmistettu (ks. esim. Lybeck 2006, 13 18). Tässä selvityksessä asiakirjallisella tiedolla tarkoitetaan viranomaisen tehtävän hoidossa syntynyttä tietoa, joka on todistusvoimainen ja sisältää asiakirjalliseen tietoon edellä liitetyt ulottuvuudet. 6

7 1.3.4 Arkisto Sanalla arkisto on kolme perusmerkitystä. Ensinnäkin se tarkoittaa paikkaa (arkistohuonetta). Toiseksi se tarkoittaa organisaatiota tai laitosta, joka säilyttää arkistoa. Näiden lisäksi arkistolla voidaan tarkoittaa arkistonmuodostajan toiminnan tuloksena syntynyttä asiakirjojen kokonaisuutta. Arkistonmuodostaja on organisaatio tai henkilö, jonka toiminnan tuloksena arkisto muodostuu. Arkistoon kuuluvat asiakirjat, jotka ovat saapuneet arkistonmuodostajalle sen tehtävien johdosta tai syntyneet arkistonmuodostajan toiminnan yhteydessä. Arkisto on niiden viranomaisen virkatoiminnan yhteydessä laatimien tai vastaanottamien kirjoitettujen, piirrettyjen ja painettujen asiakirjojen kokonaisuus, jotka jäävät viraston haltuun. Suomalaisen arkistokäsityksen mukaan kaikki arkistonmuodostajan toiminnan yhteydessä syntyneet asiakirjat ja muut vastaavat tietoaineistot kuuluvat sen arkistoon riippumatta aineiston iästä tai säilytysarvosta. (Lybeck 2006, ) Tässä selvityksessä arkistointia tarkastellaan organisatorisessa merkityksessä, eli tarkastellaan sitä kuka säilyttää, mitä säilyttää ja missä säilyttää, ja kuinka säilytettävä aineisto on hyödynnettävissä työtoiminnan tarpeisiin käytännön työssä. Säilyttämistä ovat prosessit ja toimenpiteet, joilla varmistetaan asiakirjojen säilyminen teknisesti ja käsitteellisesti autenttisina elinkaaren kaikissa vaiheissa (SFS-ISO ). SFS-ISO/TS standardissa on määritelty arkistojärjestelmä seuraavasti: laitteistoista, ohjelmistoista, toimintaperiaatteista, menettelytavoista ja henkilöistä muodostuva organisoitu kokonaisuus, joka ylläpitää, säilyttää, hallinnoi ja pitää asiakirjoja saatavilla niiden elinkaaren kaikissa vaiheissa (2007, 7). Jatkossa tässä työssä tullaan käyttämään termiä arkistointijärjestelmä. Sillä tarkoitetaan sellaista sähköistä asiakirjallisten tietojen käsittelyn järjestelmää, jolla voidaan esimerkiksi vastaanottaa, säilyttää ja välittää asiakirjoja. Arkistointijärjestelmä voidaan järjestää keskitetysti tai hajautetusti ja sitä voidaan käyttää käyttö- ja/tai päätearkistona. Arkistointijärjestelmän ominaisuuksia ja mahdollisuuksia käsitellään tarkemmin myöhemmin tässä työssä Asiakirjan elinkaareen liittyviä käsitteitä Asiakirjan aktiivivaiheessa asiakirjoja käytetään primääritehtävissään. Osa aineistosta hävitetään aktiivivaiheen jälkeen. Passiivivaiheen asiakirjoja ei käytetä enää primääritehtävissään mutta niitä saatetaan tarvita muiden tehtävien hoidossa tai juridisista syistä. Suurin osa aineistosta hävitetään passiivivaiheen päätyttyä. Historiallisen vaiheen asiakirjojen painopiste on tutkimuksen ja kulttuurin tarpeissa. Historiallisen vaiheen aineisto säilytetään pysyvästi ja se käsittää korkeintaan % aineistosta. (Rastas 1994, 53.) Sosiaalihuollossa esimerkiksi 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden tiedot ovat pysyvästi säilytettäviä. Arkisto voidaan jakaa myös käsi-, lähi- ja päätearkistoon (Lybeck 2006, ). Käsiarkistossa säilytetään aktiivivaiheen, lähiarkistossa passiivivaiheen ja päätearkistossa historialliseen vaiheen asiakirjoja. Asiaa käsitellään lisää luvussa Tässä selvityksessä käyttöarkistolla tarkoitetaan arkistointijärjestelmä, josta voidaan hakea ja josta välitetään, hyödynnetään sekä säilytetään aktiivi- ja passiivivaiheen tietoja. Päätearkistolla (Arkistolaitos 2007) tarkoitetaan arkistointijärjestelmä, jossa säilytetään vain historiallisen vaiheen asiakirjallisia tietoja: Päätearkistoon kuuluvat arkistonmuodostajan pysyvästi säilytettävät asiakirjat, joita käytetään ja täydennetään suhteellisen harvoin. 7

8 1.4 Selvityksen rakenne Tämän selvityksen luvussa 2 kuvataan perusteita asiakirjallisen tiedon käsittelystä sosiaalihuollossa säädösten, ohjeistusten sekä käytäntöjen osalta. Luvussa 3 kuvataan vaatimuksia, tarpeita ja tavoitteita asiakirjallisten tietojen käsittelyyn ja säilyttämiseen. Luku 4 käsittelee yleisesti arkistointijärjestelmän keskeisiä toteutuslinjauksia sekä erilaisten toteutusvaihtoehtojen arviointikriteerejä. Luvuissa 5 ja 6 luodaan katsaus Kanta-järjestelmän sekä eräiden muiden asiakirjallisten tietojen käsittelyn tai arkistoinnin kehittämishankkeiden tarjoamiin malleihin. Luku 7 kuvaa ja arvioi erilaisia toteutusvaihtoehtoja ja keskeisiä linjauksia arkistointiratkaisun kannalta. Luvussa 8 on esityksiä jatkotoimenpiteistä ja luvussa 9 lyhyt yhteenveto ja johtopäätökset esiselvityksestä. 8

9 2 Asiakirjallisen tiedon käsittely sosiaalihuollossa 2.1 Sosiaalihuollon asiakirjallisten tietojen käsittelyä ohjaava säädöspohja Sosiaali- ja terveydenhuollon säädösten tulkinta vaikuttaa osin muodostuneen ongelmalliseksi oikeuskirjallisuuden perusteella. Uudet lait tuovat monimutkaisuutta olemassa olevien säännöksien tulkintaan ja alan käsitteistöön. (Voutilainen 2007, ) Sähköisessä käsittelyssä tarvitaan hyvän tietojenkäsittelytavan ja hyvän tiedonhallinnan varmistavia keinoja, joiden avulla voidaan ehkäistä tietosuoja- ja turvariskejä. Näiden tavoitteiden turvaamisen on katsottu edellyttävän myös lainsäädäntöä. (Kleemola 2005, ) Henkilörekisterilaki (471/1987) korvattiin henkilötietolailla vuonna 1999 (523/1999). Henkilötietolain tarkoituksena on luoda pelisäännöt automaattisen tietojenkäsittelyn avulla tapahtuvalle henkilötietojen käsittelylle ja näin ennaltaehkäistä käsittelyyn liittyvät tietosuojariskit. Julkisuuslaki (621/1999) sisältää saman tarkoituksen saavuttamiseksi hyvää tiedonhallintaa koskevat säännökset. (Kleemola 2005, ) Henkilötietolain mukaan palvelun tuottajalla on oikeus kerätä asiakkaistaan toiminnan kannalta tarpeelliset tiedot. Tämä koskee sekä yksityisiä minkä tahansa alan palvelun tuottajia että esimerkiksi viranomaisia, joiden ylläpitämistä rekistereistä kuitenkin aina on säädetty myös laissa. Riippumatta siitä, perustuuko rekisteri asiakassuhteeseen vai asiakkaan suostumukseen, on rekisteröidyillä yhä harvemmin tosiasiallisia mahdollisuuksia sen ymmärtämisen, missä häntä koskevia tietoja on, mihin niitä käytetään ja kenelle niitä voidaan luovuttaa. Yksityisten palvelun tuottajien tietoturvan tasosta ei ole tietoa. Esimerkiksi yrityksen lopettamisen, konkurssin, omistajan vaihdoksen tai muun vastaavan tilanteen osalta ei ole säädöksiä siitä, miten asiakasrekisterissä olevien tietojen suhteen tulisi menetellä. (Pajukoski 2004, 197.) Henkilötietolain tiedonsaantioikeuden kohde on henkilörekisteri ja siellä olevat rekisteröityä koskevat merkinnät, kun taas julkisuuslain tiedonsaantikohteena on viranomaisen asiakirja tai asiakirjat, jotka ovat voineet vaikuttaa asianosaista koskevaan päätöksentekoon. Laissa viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) säännösten soveltamisala on rajattu koskemaan viranomaisia ja muita julkista tehtävää hoitavia toimijoita. Julkisuuslaissa säädetään viranomaisten asiakirjojen julkisuudesta ja salassapidosta. Lakiin sisältyvät myös sähköisten asiakirjojen ja tietojen käsittelyn kannalta tärkeät hyvää tiedonhallintaa koskevat säännökset. Ne edellyttävät muun muassa tietojärjestelmien käyttöönottoa valmisteltaessa toimenpiteiden vaikutusten selvittämistä julkisuuteen, salassapitoon ja tietojen laatuun sekä toimenpiteitä tietojärjestelmien ja niihin liittyvien tietoturvariskien selvittämiseksi ja tietojen suojauksen järjestämiseksi. Laki edellyttää suunnitelmallisuutta hyvän tiedonhallinnan tavoitteiden saavuttamiseksi sekä tietojen suojaamisen ja tietoturvallisuuden varmistamiseksi (ks. myös Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 1030/1999). Asiakkaista laaditut ja heitä koskevat muut asiakirjarekisteriin talletetut asiakirjat ja tiedot muodostavat henkilörekisterin, joten useimmat asiakirjojen käsittelyyn liittyvät velvoitteet ja vaatimukset tulevat henkilötietolaista (Paaso 2005, 51 72). Henkilötietolaki määrittelee oikeutta tietojen käsittelyyn ja lain lähtökohta on, että arkaluonteisten henkilötietojen käsittely on kielletty. Asiaa koskeva erityissääntely sisältyy sosiaalihuollon asiakaslakiin (812/2000). Asiakkaan omaa tiedonsaantioikeutta sääntelevät normit ohjaavat muun muassa tietopyynnön esittämistä, tietojen antamista sekä annettavan informaation sisältöjä ja siihen kohdistuvia rajoituksia. Sosiaalihuollon asiakirjojen laati- 9

10 misesta ja säilyttämisestä ei ole voimassa sellaisia erillisiä, yksityiskohtaisia säännöksiä, joita on terveydenhuollossa potilasasiakirjojen osalta. Sosiaalihuollon asiakirjojen säilyttämiseen sovelletaan arkistolakia (831/1994). Lain määrittämä henkilörekisteri on looginen henkilörekisteri. Samaan loogiseen rekisteriin kuuluvat sekä automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ylläpidetyt osat että manuaalisesti pidetyt osat, jos rekisterinpitäjä käyttää tietoja saman tehtävän hoitamisessa. Lain tarkoittamista käsittelytarkoituksista (käyttötarkoituksista) voidaan mainita esimerkkeinä terveydenhuollon toimintayksikköön (esimerkiksi terveyskeskukseen) muodostuva henkilörekisteri potilaan hoitoa varten (potilasrekisteri) ja sosiaalihuollossa muodostuvat erilliset henkilörekisterit sosiaalihuollon lainsäädännössä säädettyjen eri tehtävien hoitamista varten (esimerkiksi toimeentulotukiasioiden hoitamisessa, lastensuojelulaissa säädettyjen tehtävien hoitamisessa ja päivähoidon järjestämisessä). Tiettyä tehtävää varten kerätyt henkilötiedot kuuluvat rekisterinpitäjän pitämään samaan loogiseen henkilörekisteriin ylläpitotavasta riippumatta. (Tietosuojavaltuutettu 2008.) Arkistotointa, sen tehtäviä ja organisaatiota säätelee 1994 voimaan tullut arkistolaki ja asetus. Laki koskee valtion ja kunnallisia viranomaisia, muita itsenäisiä julkisoikeudellisia laitoksia, valtion ja kunnan liikelaitoksia, ortodoksista kirkkoa sekä muita yhteisöjä ja yksityisiä niiden hoitaessa julkista tehtävää. Arkistolain yleistavoitteena on arkistotointa koskevan norminannon keventäminen, ohjaaminen koulutuksella ja konsultoinnilla sekä tietotekniikan vaikutusten huomioon ottaminen. Arkistolaitoksen norminantoa koskevat valtuutukset on haluttu selkeästi antaa lain tasolla. Arkistolainsäädäntö on luonteeltaan linjassa hallinnollisen ohjauksen yleisen keventämispyrkimyksen kanssa. (Arkistolaki 831/1994) Arkistotoimen järjestäminen kunnassa kuuluu arkistolain 9 :n mukaan kunnanhallitukselle. Kunnanhallituksen on määrättävä se viranhaltija tai toimihenkilö, joka johtaa kunnan arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Tämä koskee myös kuntayhtymää tai muuta vastaavaa yhteistyömuotoa. Arkistolain 8.1 momentti koskee toimialoja, joiden tulee järjestää arkistotoimen hoito. Sosiaalihuollon asiakaslaki (Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 812/2001) koskee sekä viranomaisen että yksityisen sektorin järjestämää sosiaalihuoltoa. Lain tarkoitus on edistää asiakaslähtöistä ja luottamuksellista toimintaa sosiaalihuollossa sekä sosiaalihuollon asiakkaan oikeutta laadultaan hyvään sosiaalihuoltoon ja hyvään kohteluun. Sosiaalihuollon asiakaslaki sisältää asiakkaan osallistumiseen, kohteluun ja oikeusturvaan liittyvät oikeudelliset periaatteet. Laki korostaa hyvän hallinnon vaatimuksia, johon kuuluvat muun muassa asiakkaan oikeus saada asiansa käsiteltyä viivytyksettä, oikeus tulla kuulluksi, viranomaisen velvollisuus perustella päätöksensä ja oikeussuojakeinojen tehokkuus. Laissa määritellään myös salassapitoa, vaitiolovelvollisuutta ja salassa pidettävien tietojen luovuttamista koskevia kysymyksiä. Sosiaalihuollon asiakaslain mukaan sosiaalihuollon järjestäjän ja toteuttajan on tehtävä asiakirjoihin merkintä, kun tietoja hankitaan ulkopuolisilta tai annetaan asiakaslain nojalla. Tämä säännös koskee sekä yksityisesti että viranomaisen järjestämää sosiaalihuoltoa. Sosiaalihuollon asiakaslain mukaisesti asiakkaalla on oikeus saada häntä itseään koskevat tiedot. Luovutuksen yhteydestä tehdystä merkinnästä tulee käydä ilmi, kenelle tietoja on luovutettu, mitä tietoja luovutus koskee ja millä perusteella tiedot on luovutettu. Vastaavanlaiset merkinnät on tehtävä asiakasasiakirjoihin silloin, kun tietoja hankitaan sosiaalihuollon järjestäjän ja toteuttajan toimesta. Asiakirjoista tulee käydä ilmi myös tietojen luovuttaja ja hankkija. Merkinnän tekemisellä on merkitystä myös asiakkaan omiin mahdollisuuksiin osallistua sosiaalihuollon toteuttamiseen. (Pahlman 2005, 136; Sorvari 2001, ) 10

11 Sosiaalihuollon asiakaslaissa on säännökset asiakirjajulkisuudesta, vaitiolovelvollisuudesta ja hyväksikäyttökiellosta. Julkisuusperiaate ei koske yksityisesti järjestettyä sosiaalihuoltoa. Myös rangaistusvastuusta säädetään asiakaslaissa. Sen mukaan rangaistavaksi säädetään teko, jolla on rikottu lain asiakirjasalaisuutta, vaitiolovelvollisuutta tai hyväksikäyttökieltoa. Lain mukaan myös tiedoksiantovelvollisuuden laiminlyönti on tuomittava. (Pahlman 2005, ) Sosiaalihuollon yleis- ja erityislainsäädännössä säädetään asiakkaan oikeuksista saada erilaisia palveluja ja etuuksia, sekä kuntien tai kuntayhtymien velvollisuudesta järjestää sosiaalihuoltoa ja suunnata siihen resursseja. Sosiaalihuoltolaki (710/1982) sääntelee sosiaalihuollon hallintoa ja esimerkiksi muutoksenhakua sosiaalihuollon viranomaisten tekemiin päätöksiin. Sosiaalihuollon yleisja erityislainsäädäntöä ovat muun muassa asetus kehitysvammaisten erityishuollosta (1977/988), asetus lasten päivähoidosta (1973/239), asetus vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista ja tukitoimista (1987/759), laki kehitysvammaisten erityishuollosta (1977/519), laki lasten kotihoidon ja yksityisen hoidon tuesta 1996/1128), laki lasten päivähoidosta (1973/36), laki omaishoidon tuesta (2005/937), laki toimeentulotuesta 1997/1412), laki vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista ja tukitoimista (1987/380), lastensuojelulaki (2007/417) ja sosiaalihuoltoasetus (1983/607). Laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) määritellään käsittelyn yleiset vaatimukset ja keskeisiä käsitteitä, kuten asiakas, asiakasasiakirja, asiakastieto ja sosiaalihuollon palvelujen antaja. Näiden käsitteiden lisäksi toimialueiden (sosiaali- ja terveydenhuolto) säännökset sisältävät lukuisia samoja asioita tarkoittavia käsitteitä, joista on säädetty sosiaalihuollon asiakaslaissa (asiakas, asiakirja), julkisuuslaissa (viranomainen, asianosainen, asiakirja, viranomaisen asiakirja) sekä henkilötietolaissa (henkilötieto, rekisterinpitäjä ja rekisteröity). Sosiaalihuollon osalta määrittelyt kattavat asiakastietojen käytettävyyden ja säilymisen, käytön ja luovutuksen seurannan, suunnittelu-, tutkimus- ja tilastotiedot, tunnistamisen sekä asiakirjan sähköisen allekirjoittamisen vaatimukset. Laki sisältää terveydenhuollon palvelujen antajille liittymävelvoitteen kansallisten palvelujen käyttöön (ks. luku 5), mutta ei sosiaalihuollon osalta. Yksityisillä terveydenhuollon palveluntuottajilla ei ole velvollisuutta liittyä arkistoon, mutta esimerkiksi sähköiseen reseptiin on heidänkin liityttävä. Laissa sähköisestä asioinnista viranomaisessa (13/ ) todetaan, että sähköinen asiakirja on arkistoitava siten, että sen alkuperäisyys ja säilyminen sisällöltään muuttumattomana voidaan myöhemmin osoittaa. Sosiaalihuollon asiakaslain mukaan sosiaali- ja terveysministeriö voi tarvittaessa antaa yleisiä ohjeita asiakastiedon käsittelyyn ja säilyttämiseen liittyvistä menettelyistä. Lakien ohella viranomaisen ja virkatehtävää suorittavan virkamiehen menettelytapoja ohjataan hallinnollisilla periaatteilla, jotka ovat keskeisiä ohjeita työtehtävästä riippumatta. Hallinnossa korostuu erityisesti neljä periaatetta: yhdenvertaisuus, objektiivisuus, tarkoitussidonnaisuus ja suhteellisuus. Nämä ovat virkamiestä velvoittavia pääperiaatteita. (Sorvari 2001, ) 2.2 Sosiaalihuollon asiakirjallisten tietojen käsittelyä koskeva ohjeistus Kansallisarkiston Sähke-hankkeessa määriteltiin vaatimukset ja kehitettiin toimintomallit julkishallinnolle sähköisen asiakirja-aineiston muodostamiseksi ja siirtämiseksi sähköisessä muodossa Arkistolaitokseen. Työn tuloksena on tuotettu Sähke-määritykset ja julkishallinnon asiakirjojen sähköistä säilyttämistä ohjaava määräys. Sähke-määritysten avulla on luotu perusmääritykset sähköisen arkistoinnin toteuttamiselle. Asiakirjallisten tietojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muo- 11

12 dossa (KA 1486/40/2005) on määräys niistä vaatimuksista ja ominaisuuksista, jotka ovat edellytyksenä asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien pysyvästi säilytettävien tietojen säilyttämiselle yksinomaan sähköisessä muodossa, sekä tuotettavan tiedon muodostumisesta. Ohje koskee asiankäsittelyjärjestelmiä, joita sosiaalihuollossa ovat asiakastieto- ja asianhallintajärjestelmät. Määräyksen mukaisesti organisaation on suunniteltava asiankäsittelyyn liittyvät työnkulut, asioiden ja asiakirjallisten tietojen tilasiirtymät sekä asioiden ja asiakirjallisten tietojen käyttöoikeudet. Prosesseissa kuvataan, miten asiat tulevat vireille, mitä toimenpiteitä käsittelyvaiheisiin liittyy, miten asiat päätetään, kuka osallistuu mihinkin prosessin vaiheeseen ja mitä asiakirjoja missäkin vaiheessa syntyy, kertyy ja miten asiakirjoja käsitellään. Prosessikuvausten ja asioiden käsittelyvaiheiden kuvaamisen yhteydessä on määriteltävä, millaisin käyttöoikeuksin järjestelmässä käsiteltävä asia päätetään. Asian päättäminen on kriittinen toiminnallisuus, koska se usein täydentää asiakirjan elinkaarta ohjaavia metatietoarvoja. Asian päättäminen toimii monessa prosessissa impulssina määräaikaisesti säilytettävän asiakirjan säilytysajan sekä salassapitoajan päättymisajankohdan määrittelyssä. (KA 1486/40/2005.) Sähköisesti saapuva asiakirja on voitava siirtää tietosisällöltään muuttumattomana sähköiseen tietojärjestelmään. Päätetty asia on voitava avata uudelleen, mikäli päätöstä joudutaan oikaisemaan esimerkiksi päätösasiakirjan kirjoitusvirheen korjaamiseksi. Tällöin asia on aktivoitava järjestelmässä uudelleen, asian käsittelystä on rekisteröidyttävä käsittelyvaiheiden mukaiset tiedot järjestelmään ja oikaisupäätös on tallennettava järjestelmään uudelle toimenpiteelle. Kaikista tietojen käsittelystä on dokumentoiduttava asiankäsittelyjärjestelmän tapahtuma- ja muutosloki sekä säilytyshistoriatiedot. Päätettyjen asioiden asiakirjoja ei voida siirtää. Asiakirjat tulee tallentaa organisaation itsensä vahvistamia tiedostomuotoja käyttäen. Asiakirjan muutostenhallinta tulee olla yhteydessä asiankäsittelyprosessiin siten, että asiakirjaan on mahdollista tehdä muutoksia vain hyväksytyissä prosessinvaiheissa riittävillä oikeuksilla. (KA 1486/40/2005.) Määräajan säilytettävät asiakirjalliset tiedot on hävitettävä järjestelmästä luotettavasti niiden säilytysaikojen umpeuduttua. Asiankäsittelyjärjestelmään tulee sisältyä hävitystoiminnallisuus, jonka kautta on voitava tuottaa hävitysesitys. Hävitysesityksen tekeminen on oltava mahdollista vain arkistonhoitajan roolin mukaisin käyttöoikeuksin. Muutoin hävittämiseen liittyvät työnkulut rakennetaan ja roolit määritellään organisaation omien käytäntöjen mukaisiksi. (KA 1486/40/2005.) Hävittämisen tulee koskea myös valmiin asiakirjan versioita. Versioiden hävittämiskäytännöt on määriteltävä organisaation omien tarpeiden mukaisesti. Arkistonmuodostussuunnitelmaan on merkittävä tietojärjestelmissä käsiteltävien asiakirjatyyppien kohdalle, kuinka kauan kyseisen asiakirjatyypin versiota säilytetään ja minkä järjestelemässä toteutettavan toimenpiteen (toiminnallisuuden) yhteydessä kyseisen asiakirjatyypin versiot poistetaan. (KA 1486/40/2005.) Mikäli organisaation asiankäsittelyjärjestelmä tai asiakirjarekisteri ei täytä vuoden 2005 annettavaan määräykseen sisältyviä vaatimuksia, organisaation tulee noudattaa edelleen vuonna 2003 annettua määräystä/ohjetta KA 195/40/2003. Asiakirjallisen tiedon käsittelyä koskevat myös JHS-suositukset. Asiakirjojen kuvailun ja hallinnan metatiedot löytyvät JHS 143 -suosituksesta. Suositus määrittelee julkisen hallinnon asiakirjojen hallinnassa ja julkaisemisessa tarvittavia metatietoja. Suositus koostuu määrittelyosasta ja liitteenä esitetystä tallennusformaatista. Suosituksen yhteyteen tullaan liittämään myöhemmin XMLskeemoja. Suositus on sovellettavissa myös yksityissektorilla muun muassa määriteltäessä metatietoja dokumenttienhallintajärjestelmää varten. JHS 143 on tarkoitettu asiakirjahallinnon tarpeisiin ja julkisten asiakirjojen julkaisemiseen erityisesti verkkojulkaisuna. Suositus on hyvä huomioida asiakirjojen hallinta- ja julkaisujärjestelmäsovellusten suunnittelussa. Suosituksen kohderyhmänä ovat 12

13 erityisesti asiakirjahallinnon tietojärjestelmien ja julkaisujärjestelmien suunnitteluun ja hankintaan osallistuvat ja järjestelmätoimittajat. (JHS 143.) JHS 152 -suosituksen tarkoitus on yhdenmukaistaa ja selkeyttää julkisen hallinnon prosessien kuvaamista. Suosituksessa on kuvattu, mitä osia prosessikuvauksissa pitäisi olla ja niiden esitysmuodot. JHS 152 sisältää kuvauksen kohteita vastaavien käsitteiden määritelmistä, kuten prosessi, tuotos ja toiminto. Esimerkiksi arkistolaitos velvoittaa viranomaisen kytkemään asiakirjahallinnon ja rekisteröinnin suunnittelun osaksi toimintaprosessien kehittämistä. (JHS 152.) JHS 156 käsittelee asiakirjojen ja tietojen rekisteröintiä sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa. Suositus auttaa viranomaisia luomaan toimivan perustan sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnalle. Suosituksen tarkastelukohteina ovat asioiden ja asiakirjojen rekisteröinti, rekisteröintiin liittyvät normit, vaatimukset ja ohjeet sekä se, miten rekisteröintiä voidaan hyödyntää asiakirjallisen tiedon käsittelyssä. (JHS 156.) Sosiaalihuollon asiakirjallisten tietojen käsittelyä koskeva ohjeistus perustuu arkistonmuodostussuunnitelmiin. Arkistonmuodostussuunnitelma eli AMS on organisaation asiakirjallisten tietojen käsittelyn, rekisteröinnin ja säilyttämisen ohjeisto. AMS sisältää organisaation kaikki kertyvät asiakirjat ja tietoaineistot sekä niiden rekisteröintiin ja käsittelyyn liittyvät järjestelmät ja menetelmät. Arkistonmuodostussuunnitelmissa tulisi huomioida organisaatio- ja tehtävämuutokset, tiedon tunnistaminen sähköisessä tietojärjestelmässä ja tiedon sähköinen arkistointi. Keskeistä on, että AMSin perustana on prosessiajattelu, joka mukailee työprosessin vaiheita, ja että AMSin ylläpitoon, valvontaan ja seurantaan on nimetty vastuut. AMSin avulla pitäisi pystyä hallinnoimaan tietoa koko sen elinkaaren ajan. Tulevaisuudessa arkistonmuodostussuunnitelman integrointi järjestelmiin metatietojärjestelmänä on pitkäaikaisen sähköisen asiakirjallisen tiedon säilyttämisen edellytys. (AMSopas 2007) Tulevaisuudessa arkistonmuodostussuunnitelman tulee sisältää tehtäväryhmitys, jolloin AMS on tietojärjestelmä, joka integroidaan kaikkiin muihin järjestelmiin. AMSin avulla voidaan yhdistää eri tietojärjestelmien tiedot sähköisen arkiston kokonaisuudeksi ja määritellä sähköisen arkiston rakenne. AMSista eri järjestelmissä syntyvät asiakirjat saavat tehtävätunnuksen, joka kertoo niiden paikan arkistohierarkiassa. Arkistonmuodostussuunnitelma tulee olemaan keskeinen asiakirjojen metatietojen lähde ja sen hyödyntäminen edellyttää nykyistä yksityiskohtaisempaa tehtäväryhmittelyä ja asiakirjatyyppien tunnistamista. (TOJ 2008.) Asianhallinnan tietoturvallisuutta koskeva ohje on tarkoitettu edistämään asianhallintaa ja sitä tukevien tietojärjestelmien tietoturvallisuuden edistämistä. Ohje on tarkoitettu julkishallinnon organisaatioiden asiakirjahallinnon suunnittelu- ja kehittämistehtävissä sekä tietohallinnossa toimiville henkilöille. (Vahti 2006.) 2.3 Asiakirjallisen tiedon muodostuminen sosiaalihuollossa Sosiaalihuollossa on omat tiedonhallintaan vaikuttavat erityispiirteensä. Toimialana sosiaalihuolto koostuu useista, toisistaan poikkeavista lakisääteisistä tehtäväkokonaisuuksista. Myös sosiaalihuollosta ja sosiaalipalvelujen järjestämisestä vastaavat kunnat eroavat väestömääriltään huomattavasti, mikä näkyy sosiaalihuollossa muun muassa organisaatioiden henkilöstö- ja hallintorakenteissa (Korhonen, Julkunen, Karjalainen, Muuri & Seppänen-Järvelä 2007). Vain suurimmissa kunnissa on tietohallintoon erikseen määritelty henkilöstö (Hartikainen, Kuusisto-Niemi & Lehtonen 2002). 13

14 Kunnilla on järjestämisvelvollisuutensa lisäksi valta itse määritellä palvelujen järjestämistavastaan (Kuntalaki 1995) ja nykyisin yhä useammat kunnat järjestävät sosiaalihuollon palveluitaan yli kunnallisten ja organisaatiorajojen (esimerkiksi Paras-hanke, ks. muun muassa Kunta- ja palvelurakenneuudistuksen eteneminen ja jatkototeutus; Vuorento 2007). Palvelurakenteiden kehittyessä ja muuttuessa vastuukysymykset asiakirjallisten tietojen käsittelystä ja säilyttämisestä nousevat yhä keskeisemmiksi (Karivuo 2008). Sosiaalihuolto toimialana poikkeaa muun muassa terveydenhuollosta siinä, että sosiaalihuollon tiedonsaantioikeus ja -tarpeet ovat laajemmat. Sosiaalihuoltoa annetaan pääsääntöisesti asiakkaan suostumuksella ja lähtökohtana on, että asiakas itse toimittaa ne selvitykset ja asiakirjat, jotka ovat tarpeen asian käsittelyssä tai sen ratkaisemisessa. Kuitenkin sosiaalihuollon asiakaslaki (812/2000) antaa sosiaalihuollon työntekijälle tietyin edellytyksin oikeuden saada ja luovuttaa toimialan sisällä ja ulkopuolelle asiakasta koskevia tietoja myös ilman hänen suotumustaan. Asiakkaan kannalta ongelmallista on, että rekisteritietojen antaminen on muiden kuin terveydenhuollon tietojen osalta asetettu palvelun saannin edellytykseksi. Asiakkaalla ei ole tosiasiallista mahdollisuutta valita, antaako hän tietonsa rekisteriin vai ei. (Pajukoski 2004, 198.) Lainsäädäntö asettaa osaltaan haasteita sosiaalihuollon tiedonhallintaan. Säädöksiä ja lain määrittämiä velvoitteita on lukumäärällisesti paljon ja lainsäädäntöohjauksen tasoja on useita. Lainsäädäntö mahdollistaa päätöksenteon delegoinnin ja sosiaalihuollossa päätöksentekoa on delegoitu laajasti työntekijätasolle. Sosiaalihuollossa syntyy paljon asiakirjallisia tietoja kaikilta sen palvelualoilta. Työn tekemisen ja tiedonhallinnan toimintamallit sekä -käytännöt ovat muuttuneet ja kehittyneet organisaatio- ja palvelurakenneuudistusten myötä (Julkunen & Haverinen 2004; Hussi 2005). Tähän asti sosiaalihuollosta on puuttunut sosiaalihuoltospesifi tietojärjestelmien standardisointityö. Tikesos-hankkeen tavoitteena on luoda sosiaalihuoltoon kansallisen tason standardeja. Tikesoshankkeen dokumentaatio-osuudessa kartoitetaan, kuvataan ja määritellään palvelukohtaisia asiakastietotarpeita, joita sosiaalipalveluissa ja sosiaalihuollon lakisääteisissä tehtävissä tarvitaan yhteisten perustietojen lisäksi. Kunkin sosiaalipalvelun tai tehtävän osalta määritellään kaikki ne asiakastiedot, joita asiakastietojärjestelmissä halutaan valtakunnallisesti olevan yhtenäisesti tallennettavissa, siirrettävissä ja käytettävissä tulevaisuudessa. Määrittelytyön tavoitteena on kehittää sosiaalialan ammattilaisen työtä tukeva dokumentaatiorakenne ja yhtenäinen ohjeistus, mikä edesauttaa palveluja asiakasprosessien hallintaa ja vertailtavuutta kansallisella tasolla. Yhteneväisillä käytännöillä on osaltaan merkitystä asiakirjallisen tiedon hallinnassa ja käytettävyydessä perustyön, hallinnon ja arkistoinnin kannalta. (Sahala 2004.) Kuvassa 1 on esitetty sosiaalihuollon palvelun toteuttamisen prosessi työntekijän työprosessina ja hallinnollinen päätöksentekoprosessi sekä prosesseissa syntyvät asiakirjat. Prosessikuvaus on perusmalli, jossa on kuvattu prosessin vaiheet ja dokumentoinnin tehtävä kunkin prosessivaiheen aikana. Erityyppistä asiakirjallista tietoa syntyy prosessin kussakin vaiheessa. Vaikka asiakasprosessi päättyy asiakkuuden loppumiseen, asiakirjallisten tietojen elinkaari jatkuu. Muun muassa pysyvästi säilytettävät asiakirjatiedot päätyvät lopulta päätearkistoon. 14

15 Kuva 1. Asiakasasiakirjojen laatiminen työntekijän palvelu- ja hallinnollisessa prosessissa sosiaalihuollossa (mukaillen Kalpa & Kuusisto-Niemi 1997). Arkistolain 6 :n mukaan arkistoon kuuluvat asiakirjat, jotka ovat saapuneet arkistonmuodostajalle sen tehtävien johdosta tai syntyneet arkistonmuodostajan toiminnan yhteydessä (Arkistolaki 831/1994). Sosiaalihuollossa asiakirjalliset tiedot syntyvät tehtäväkohtaisessa palveluprosessissa. Asiakirjalliset tiedot voivat olla määräaikaisesti tai pysyvästi säilytettäviä. Asiakaspalveluprosessissa syntyneiden tietojen hallinnalla on merkitystä ja vaikutusta työn tekemisen kannalta ja siksi tiedon käytettävyyteen tulisi tulevaisuudessa kiinnittää erityistä huomiota (Kärki 2008). Käytännön työn kannalta kaikki päätöksen tekemiseen vaikuttavat ja työn tekemisen yhteydessä syntyvät sekä vastaanotetut asiakirjat on arkistoitava viranomaisen asiakirjoina. (Työntekijän muistiinpanojen merkitystä päätöksentekoon ja sitä kautta yhteyttä viranomaisen asiakirjoihin ja arkistointiin ei käsitellä tässä. Sitä on käsitellyt esimerkiksi Hannu Sorvari (2001).) Käytännössä virallisia arkistointivastuita ei kuitenkaan välttämättä ole nimetty, mikä vaikeuttaa käsitystä siitä kenen velvollisuus on huolehtia toiminnan tuloksena kertyvistä asiakirjatiedoista. Sosiaalihuollolle on ominaista, että palveluita järjestävät ja tuottavat viranomaisten lisäksi useat yksityiset ammatinharjoittajat ja palveluntuottajat, joiden toimintaa ohjaavat myös sosiaalihuollon asiakaslaissa säädetyt salassapitovelvoitteet ja poikkeukset. Ostopalvelut ovatkin kasvattaneet osuuttaan palvelujen järjestämismuotona merkittävästi viimeisen 15 vuoden aikana (Lith 2006). Tyypillistä on, ettei yksityisiä sosiaalipalveluita tuottavilla yksiköillä ja henkilöillä ole käytettävissään hallinto-organisaatiosta saatavaa oikeudellista neuvontaa. Alan ammatilliseen koulutukseen ei myöskään sisälly riittävästi juridista koulutusta tai juurikaan sosiaalihuollon omia tietoteknologisia 15

16 kysymyksiä (Päykkönen & Pohjola 2007). Alalla toimii myös runsaasti vapaaehtoistyöntekijöitä, joilla ei useimmiten ole mainittavaa alan koulutusta (Myllynpää 2005, ). Asiakkaan kannalta kuntien ja kuntayhtymien välillä yleistyvät sopimukset sekä yleistyvä yksityisten palvelun tuottajien käyttö hämärtää tietoa siitä, kenellä asiakasta koskevia tietoja on ja kuka niitä voi käyttää. Pääsääntö on, että toimeksiantosuhteessa voidaan aina luovuttaa tehtävän suorittamiseksi välttämättömät salassa pidettävät tiedot ja vastaavasti saada tuottamisessa syntyvät tiedot (Julkisuuslaki 26 ). (Pajukoski 2004, 197.) Perinteiset vastuualueet organisaatioiden välillä ja sisällä kuitenkin muuttuvat siirryttäessä yhä enenevässä määrin kohti organisaatiorajat ylittäviä palvelukokonaisuuksia (Hyppönen, Hämäläinen, Pajukoski & Tenhunen 2005) Käytännöt asiakirjallisten tietojen käsittelyssä paperimuodossa Sosiaalihuollossa tietoa säilytetään ja arkistoidaan sekä sähköisessä muodossa tietojärjestelmissä että paperimuodossa. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että asiakasasiakirjat sijoittuvat eri palvelutehtävien toimipisteisiin asiakkuuden eri vaiheissa. Asiakirjallisten tietojen säilytys (arkistointi) tapahtuu yleensä ketjussa käsiarkisto-lähiarkisto-päätearkisto (Kuva 2). Asiakkuuden ollessa aktiivinen eli asiakkaan ollessa palvelun käyttäjänä asiakkuudesta syntyvät asiakirjalliset tiedot säilytetään asiakaskohtaisissa kansioissa, yleensä työntekijän työhuoneessa. Käsiarkistoksi kutsutaan työhuoneessa olevien asiakaskohtaisten kansioiden kokonaisuutta. Työntekijän kannalta tärkeää on ollut, että asiakaspaperit ovat lähellä työntekijää ja helposti käytettävissä. Asiakaskohtaisissa kansioissa säilytettävät asiakirjat kertyvät työtehtävien hoitamisen yhteydessä ja ne tulostetaan asiakastietojärjestelmistä, saadaan asiakkaalta itseltään ja yhteistyötahoilta. Käsiarkistoa seuraava vaihe on lähiarkisto. Lähiarkisto on yleensä huonetila tai komero, joka sijaitsee toimipisteen tiloissa ja toimii kyseisen palvelutehtävän aineistojen säilytyspaikkana. Lähiarkistossa säilytetään asiakkuudesta poistuneita tai muuten vähäisessä asiakkuudessa (ns. passiivivaiheessa) olevien asiakkaiden asiakaskohtaisia kansioita. Lähiarkistossa voi olla myös muita palvelutehtävän toiminnassa tuotettuja asiakirjoja. Tällaisia ovat muun muassa Sosiaali- ja terveyslautakunnan jaoston pöytäkirjat ja palvelussuhdeasioita koskevat päätökset. Osittain tietojärjestelmien passiiviarkistot ovat korvanneet lähiarkiston mutta myös tulleet paperiarkiston rinnalle toimimaan päällekkäisenä säilytyspaikkana. Määräajan säilytettävää tietoa voidaan säilyttää operatiivisessa järjestelmässä, kunhan tietojen varmuuskopiointi on hoidettu suunnitellusti ja asiakirjat ovat saatavissa ja käytettävissä sekä säilyvät niille määriteltyjen säilytysaikojen ajan. Lähiarkistoa seuraava vaihe on päätearkisto vain pysyvästi säilytettäville aineistoille. Päätearkiston sijainti voi olla erillään toimipisteestä ja toimia useiden eri palvelutehtävien ja toimialojen yhteisenä. Päätearkistoon siirretään asiakirjat kun asiakas kuolee tai muutoin siirtyy pois palvelun piiristä. Päätearkistolla tarkoitetaan kuntien kaikkien toimialojen yhteistä keskusarkistoa. Nykyisin pysyvästi säilytettäviä sosiaalihuollon asiakirjallisia tietoja voidaan säilyttää ainoastaan paperimuodossa. Mikäli palvelutehtävässä syntyvien asiakirja-aineistojen luovutuksista päätearkistoon ei ennakkoon ole sovittu kunnan arkistotointa johtavan kanssa, esimerkiksi tietyn määräajan jälkeen asiakkuuden loppumisesta, saattavat päätearkistoon kuuluvat asiakasasiakirjat jäädä lähiarkistoon tai käsiarkistoon. Tämä tarkoittaa myös sitä, että kukaan ei valvo tai seuraa säilytysaikojen umpeutumista ja hävittämistä. Tällöin eivät myöskään pysyvästi säilytettävät aineistot (8, 18, 28 pv) eli otokset päädy arkistokelpoiseen säilytyspaikkaan (päätearkistoon). 16

17 Julkisuuslain 5 velvoittaa viranomaisia järjestämään asianhallintansa siten, että viranomaisen käsittelyyn annetut asiat ovat helposti löydettävissä. Tiedonsaantioikeuksien toteuttamiseksi ja edistämiseksi viranomaisella tulee olla sillä käsittelyssä olevien asioiden seurantaa varten tiedot siitä, mitä diaareja, luetteloita, hakemistoja ja muita asianhallinnon rekistereitä (asia- ja asiakirjarekisterit) viranomaisella on tai, miten tieto viranomaisen julkisista asiakirjoista voidaan muuten löytää. Käytännössä asiakaspalveluprosessista ja päätöksenteosta vastaa usein yksittäinen sosiaalihuollon työntekijä. Tällöin myös asiakirjojen käsittely ja asiakaskohtaisten kansioiden tietomassan seulonta, eli säilytyksen määräajan täyttäneiden asiakasasiakirjojen hävittäminen, on hänen tehtävänsä (Sorvari 2001, 84 87). Arvonmääritys on hyväksyttyjen seulontaperiaatteiden ja -kriteerien soveltamista tietojen säilytystarpeen ja -ajan selvittämiseksi. Arvonmäärityksen yhteydessä päätetään myös tietojen säilytystavasta ja -muodosta. Seulonnalla tarkoitetaan asiakirjallisten tietojen määrälliseen supistamiseen tähtääviä toimenpiteitä, joilla tiedot arvonmäärityksen perusteella jaetaan pysyvästi ja määräaikaisesti säilytettäviin ryhmiin. Seulontaa käytetään toisinaan yläkäsitteenä, joka kattaa myös arvonmäärityksen sekä asiakirjojen fyysisen hävittämisen. (Lybeck 2006.) Kuvassa 2 on kuvattu nykyisen käytännön mukaiset paperimuotoisten asiakasasiakirjojen säilyttämisen vaiheet kunnallisen palveluntuottajan näkökulmasta sekä kussakin vaiheessa havaitut ongelmat. Käytännöissä on kuntakohtaisia eroja. Kuvaa ei voi yleistää koko sosiaalihuoltoa koskevaksi mutta se kuvaa yleisesti tunnistettuja ongelmia ja käytäntöjä sosiaalihuollon paperiarkistoinnissa. Kuva 2. Paperiarkistoinnin kolme vaihetta. Nykyisen lainsäädännön mukaan jokainen kunta ja kuntayhtymä ovat vastuussa omista asiakirjoistaan (Arkistolaki 831/1994). Asiakaskohtaista asiakirjallista tietoa välitetään ja siirretään oman toimialan sisällä ja ulkopuolelle lähinnä palvelupyyntöjen kautta. Asiakirjallisten tietojen käytön ja hallinnan kannalta sähköinen arkistointijärjestelmä tukee palvelutehtävien hoitamista asiakasprosessissa. Asiakirjallisia tietoja ei tarvitse käsitellä ja säilyttää fyysisten tilojen ja tarpeiden määrittäminä, vaan voidaan päästä lähemmäs perustyöntekijän todellisia käyttötarpeita. 17

18 2.3.2 Asiakirjalliset tiedot sosiaalihuollon tietojärjestelmissä Sosiaalihuollon sähköisten asiakastietojärjestelmien käyttöön on siirrytty vähitellen ja osatoiminnoittain, minkä lisäksi eri toimintayksikköjen tietojärjestelmäratkaisut on usein tehty erillisinä kehittämishankkeina. Hankitut järjestelmät ja ohjelmistot ovat olleet usein valmistuotteita, joiden muuttaminen on voinut olla työlästä ja kallista. Lopputulos on monilta osin kirjavaa ja epäyhtenäistä. Käsiteltävien henkilötietojen lainmukaisuuden arviointia ei suunnittelutyössä ole useinkaan systemaattisesti tehty eikä dokumentoitu. (Kleemola 2005, 141.) Viranomaisten tietämys yksityisyyden suojaa koskevista säädöksistä ja tietoteknologiasta on puutteellista. Toimintakulttuureissa on suuria eroja esimerkiksi tietosuojan toteutuksen suhteen. Erilaiset teknologiset ratkaisut kilpailevat vapaasti keskenään riippumatta siitä, mikä on niiden tietosuojan turvaamista koskeva taso ja miten hyvin ne soveltuvat sosiaalihuoltoon. (Pajukoski 2004, 196.) Sosiaalihuollossa asiakasasiat usein kirjataan valitun asiakastietojärjestelmän ehdoilla ja kuntakohtaisen ohjeistuksen mukaisesti. Kirjaamisohjeistuksen puuttuessa työntekijä määrittää itse mitä ja miten hän ohjelmaan kirjaa. (Kärki 2008.) Sosiaalihuollon eri tietojärjestelmät eivät ole keskenään yhteensopivia, joten organisaatioiden välinen tiedonvaihto ei ole mahdollista. Tästä poikkeuksena ovat alueet, joilla on käytössään sama asiakastietojärjestelmä, esimerkiksi Tampereen seutu sosiaalipäivystyksessä. Tietojärjestelmät eivät tue sosiaalialan työtä eivätkä järjestelmät sovellu sähköiseen arkistointiin (Meltti & Kärki 2007). Määräajan säilytettävät asiakirjalliset tiedot organisaatio voi säilyttää sähköisessä muodossa. Säilytysaikoja koskevat muutokset voivat tulla voimaan myös takautuvasti, jolloin järjestelmään jo tallennettujen asiakirjallisten tietojen säilytysaikoja on voitava muuttaa takautuvasti (KA 1486/40/2005). Käytännössä tietoja on mahdollista muuttaa myös takautuvasti mutta tietojen poistaminen lopullisesti tietojärjestelmistä määräajan täyttyessä on vaikeasti toteutettavissa. Tiedot jäävät tietojärjestelmään niin sanottuun passiivisäilytykseen mutta eivät poistu kokonaan. Tietojen säilyvyys ohjelmistojen uusimisessa ja muutoksissa on kyseenalaista. Ongelmia on myös tietojärjestelmien lopettamis- ja huoltosuunnitelmissa. Myös tietojen muoto saattaa vaihdella eri ohjelmistojen välillä. Joidenkin tietojärjestelmien tekniset ominaisuudet riittävät sähköisen arkistoinnin toteuttamiseen, mutta siihen voidaan käytännössä siirtyä vain organisaation toimintatapoja muuttamalla. Sähköinen arkistointi tarkoittaa, että sähköisesti luotuja asiakirja-aineistoja ei tarvitsisi enää tulostaa pysyvää säilytystä varten vaan niitä käsiteltäisiin elinkaaren kaikissa vaiheissa sähköisessä muodossa. Henkilötietojen käsittelyn asiallinen ja turvallinen toteuttaminen on nähtävä sosiaalitoimen tietojärjestelmien toiminnan tehokkuuden ja luotettavuuden kulmakivenä. (Höök & Mykrä 2005) Sosiaalitoimessa on asiakastietojärjestelmien lisäksi käytössä muun muassa sähköisten ostolaskujen käsittelyjärjestelmiä, asianhallintaohjelmistoja, VTJkysely-järjestelmä (väestötietojärjestelmä), katselu- tai osittainen käyttöoikeus Kelan SOKY-tietojärjestelmään, käyttöoikeus verohallinnon tietokantaan ja kaupungin asukastietokantaan, MS Office -ohjelmistoja ja muita sovelluksia (Hartikainen ym. 2002; Kuusisto-Niemi & Lehmuskoski 2004). Keskeisiä sähköisen asianhallinnan ohjaamisen elementtejä ovat arkistonmuodostussuunnitelma, metatiedot, säilytysajat metatietoarvona ja käyttäjähallintajärjestelmät (KA 1486/40/2005). 18

19 3 Asiakirjallisten tietojen käsittelyyn ja säilyttämiseen liittyvät vaatimukset ja kehittämistarpeet 3.1 Sosiaalihuollon erityistarpeet Sosiaalihuollossa on monia erityistarpeita ja -vaatimuksia, jotka poikkeavat esimerkiksi terveydenhuollon arkistointitarpeista tai vastaavat niitä vain osittain. Keskeistä on, että sosiaalihuollon omat erityistarpeet tunnistetaan ja kehittämistyö tapahtuu toimialan omista vaatimuksista lähtöisin. Teknologian hyödyntäminen on lähtenyt usein hallinnon tai teknologiantuottajien aloitteesta. Teknologian hyödyntämishankkeissa painopiste on ollut teknologian kehittämisessä ja käyttöönotossa. Toimintamallien on useissa hankkeissa odotettu tapahtuvan teknologian käyttöönoton seurauksena. (Hyppönen 2004, 5; Riley & Smith 1997) Teknologiaa tulisi kehittää ja ottaa käyttöön palveluja tukemaan, ei määrittämään (Hyppönen 2004, 194). Asiakirjallisen tiedon sähköistä käsittelyä ja säilyttämistä tulee suunnitella ja tarkastella ammattikirjaamisen näkökulmasta. Sosiaalihuollon toimialoilla asiakaskirjaaminen on tärkeä osa työn tekemistä. Toimivilla ja työn tekemistä edistävillä käytännöillä ja toimintamalleilla on mahdollista saavuttaa tarkoituksenmukainen ja asiakaspalvelutyötä tukeva järjestelmä (Hyppönen & Niska 2008). Jos sähköistä asiakirjallisten tietojen käsittely- ja arkistointijärjestelmää kehitetään ja unohdetaan ammattikirjaamisen tarpeet, voi tuloksena olla toimimaton ja ylimääräistä työtä tuottava malli. Teknologiapohjaisen toimintatavan toteutuksen kannalta keskeistä on, että toimijoiden odotukset ja tarpeet tuodaan varhaisessa vaiheessa esiin ja pohjaksi teknologia- ja käyttäjätahojen yhteistyölle. Myös tekniikan tai hallinnon tavoitteista lähtevä kehitys on nivottava paikalliseen, reaaliseen palvelutoimintaan ja sen kehityshaasteisiin (Hyppönen 2004, 194). Sosiaalihuollon eri palvelualoilla liikkuu paljon tietoa ja tiedon saatavuus on yksi ongelma. Esimerkiksi toimeentulotukipäätösten ja kiireellisten lastensuojelupäätösten tekemisen yhteydessä on tärkeää, että oikeat tiedot on saatavilla mahdollisimman nopeasti ja reaaliajassa. Muun muassa näitä päätöksiä tehdessä saatetaan tarvita muiden kuin oman kunnan tietojärjestelmätietoja, koska tarve saattaa aktivoitua milloin ja missä tahansa. Sosiaalihuollolle on tyypillistä, että tietoa liikkuu paljon paperilla. On arvioitu, että jopa 30 % sosiaalityöntekijän työajasta käytetään oikean tiedon etsimiseen, faksaamiseen, kopiointiin ja kirjeiden käsittelyyn (Tikesos-työkokous 2008). Tiedonsiirtotarpeet tulee huomioida sähköistä asiakirjahallintaa kehitettäessä. Asiakirjahallinnon näkökulmasta arkistointi voidaan sähköisen arkistoinnin toteutuessa nähdä aktiivisena osana tiedon käsittelyä. Sähköistä arkistoa pitää voida käyttää tiedonsiirron välineenä ja keinona, ei pelkästään tiedon säilyttämisen välineenä. Tärkeää on, että luodaan tekniikka, jonka avulla tiedon uudelleenkäyttöä ja hallittavuutta voidaan tehostaa ja mahdollisimman pitkälle automatisoida. Tiedon hyödyntäminen organisaatiossa laajemmin ei ole vain yksilöiden, kuten sosiaalityöntekijöiden, vastuulla. Tällä hetkellä sosiaalityöstä hallinnon tarpeisiin (kunnallinen ja valtakunnallinen suunnittelu ja päätöksenteko) kerätty tieto on lähinnä suoritteisiin ja talouteen liittyvää tilastotietoa. Sosiaalityöntekijät kirjaavat tietojärjestelmiin asiakkaisiin ja työprosesseihin liittyvää tietoa, mutta dokumentointi ei ole yhteismitallista eri kunnissa tai edes saman kunnan sisällä. Yhteismitattomuus ja ohjelmistojen erilaiset versiot sekä sisältömääritykset hankaloittavat tiedon hyödyntämistä ja vertailtavuutta valtakunnallisesti tai kansainvälisesti. (Heino & Pösö 2003; HE 253/2006) 19

20 Myös yksityisillä palveluntuottajilla on tiedonsiirto ja -säilytystarpeita. Kuten terveydenhuollossa, myös sosiaalihuollossa sekä julkisen että yksityisen sektorin sosiaalihuollon palvelujen tuottajilla pitäisi olla velvollisuus liittyä valtakunnallisena toteutettavien tietojärjestelmäpalveluiden käyttäjäksi tietyin lain mukaisin poikkeuksin. (HE 253/2006; ks. Asiaa tietosuojasta 3/2008) Ongelmana on, että erityisesti yksityisten palveluntuottajien tietohallinnolliset valmiudet ovat melko huonot, samoin osaaminen ja sitä kautta edellytykset liittyä kansallisten ratkaisujen piiriin (Tikesos-kysely 2008). Julkisyhteisön ostopalveluina järjestämässä sosiaalihuollossa keskeinen oikeussuhde on myös julkisen vallan ja palveluntarjoajan välinen toimeksiantosuhde. Toimeksiantosuhteeseen perustuvassa toimeksiantosopimuksessa tulee sopia asiakirjahallinnosta. Tietosuojan kannalta on tärkeää, että sovitaan, mitä tietoja saa milläkin edellytyksillä luovuttaa sekä asiakastietojen säilytysaika, -tapa, - paikka ja vastuut. Toimeksiantosuhteessa on oleellinen merkitys sillä, että henkilötietoja hallinnoi se taho, jonka toimeksiannosta tehtävä suoritetaan. Sosiaalipalveluiden yksityistäminen on tietohallinnollisesti vaativaa. Palveluita yksityistettäessä olisi edellytettävä kirjallisten sopimusten käyttöä ja riittävää henkilörekistereiden suunnittelua. (Sorvari 2001, 33 36) Tietojen säilyttämisoikeuteen asiakassuhteen päättymisen jälkeen vaikuttaa se, minkälaisen sopimuksen perusteella sosiaalihuollon palvelua on annettu. Onko kunnan kanssa tehty esimerkiksi toimeksiantosopimus tai muunlainen sopimus ja mitä asiakastietojen säilyttämisestä mahdollisesti on sovittu. Toimeksiantosopimuksen ollessa kyseessä, asiakastiedot ovat kunnan asiakastietoja ja niiden säilyttämiseen sovelletaan arkistolakia ja sen perusteella tehtyä arkistonmuodostussuunnitelmaa. Tällöin asiakasta koskevat tiedot tulee asiakassuhteen päätyttyä luovuttaa toimeksiantajalle. Palvelun tuottaja ei saa säilyttää myöskään kopioita. Säilyttämisen ja arkistoinnin vastuista ja menettelytavoista on aina sovittava kunnan ja yksityisen palvelunantajan välisessä sopimuksessa. (Asiaa tietosuojasta 3/2008) Yksityistä sosiaalihuoltoa koskevia tietojen säilytysaikasäännöksiä ei ole olemassa. Henkilötietolain mukaan asiakastietoja saa säilyttää niin kauan kuin asiakassuhde kestää. Asiakastietoja voidaan siten säilyttää niin kauan kuin asiakas asuu toimintayksikössä tai muutoin käyttää sen palveluja tai jos asiakas on vain määräaikaisesti poissa ja on tulossa takaisin. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen asiakastietojen säilyttämiselle täytyy löytyä laillinen peruste, kuten lainsäännös tai asiakkaan suostumus, muutoin tiedot on hävitettävä. (Asiaa tietosuojasta 3/2008) 3.2 Sähköiseen arkistoon tallennettavat asiakirjat Sähköisen arkiston toteuttaminen merkitsee suurta muutosta sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen muodostamisen ja käsittelyn käytäntöihin. Sen lisäksi että arkistolta vaaditaan uudenlaisia toiminnallisia ominaisuuksia, sinne tallennettaviin asiakirjoihin kohdistuu uusia vaatimuksia. Nykyisin asiakirjojen arkistointi edellyttää operatiivisilta tietojärjestelmiltä lähinnä sitä, että sen sisältämät asiakirjalliset tiedot pystytään tulostamaan ymmärrettävässä muodossa. Arkistoitujen paperitulosteiden sisältämien asiakirjallisten tietojen siirtäminen takaisin sähköiseen muotoon on työlästä. Sähköisen arkistoinnin toteuttamiseen liitetään vaatimus alusta- ja järjestelmäriippumattomasta tiedostomuodosta, jota käytetään asiakirjallisten tietojen arkistointiin ja sähköiseen siirtämiseen asiakastietojärjestelmien välillä. Asiakirjojen semanttisen tietosisällön on säilyttävä muuttumattomana koko niiden elinkaaren ajan. Tietojen on säilyttävä ymmärrettävinä ja samansisältöisinä myös silloin, kun asiakirjaa siirretään erilaisiin tiedostomuotoihin perustuvien sosiaalihuollon ohjelmistojen välillä. 20