Päätös ID (6) Viite: Poliisiammattikorkeakoulun hakemus päätöksen SM /Tu-44 päivittämiseksi,

Transkriptio

1 Päätös ID (6) POL Viite: Poliisiammattikorkeakoulun hakemus päätöksen SM /Tu-44 päivittämiseksi, Poliisin valtakunnallisten henkilörekisterien tietojen käyttö Poliisiammattikorkeakoulun tutkimus- ja koulutustoiminnassa 1 Säädösperusta Henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa annetun lain (761/2003, jäljempänä PolHetiL) 1 :n mukaan ko. lakia sovelletaan poliisilain (872/2011) 1 luvun 1 :ssä tarkoitettujen tehtävien suorittamiseksi tarpeellisten henkilötietojen automaattiseen käsittelyyn ja muuhun henkilötietojen käsittelyyn silloin, kun henkilötiedot muodostavat tai niiden on tarkoitus muodostaa henkilörekisteri tai sen osa. Henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan henkilötietolakia (523/1999) ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999) siltä osin kuin PolHetiL:ssa tai muussa laissa ei toisin säädetä. PolHetiL:n 7 :n mukaan poliisiasiain tietojärjestelmän ja hallintoasiain tietojärjestelmän rekisterinpitäjä on Poliisihallitus. Hätäkeskuslain (692/2010) 16 :n mukaan hätäkeskustietojärjestelmän rekisterinpitäjä poliisin osalta on Poliisihallitus. PolHetiL:n 16 :n 2 momentin mukaan poliisin henkilörekisterin tietoja saa käyttää ja 18 :n 3 momentin mukaan luovuttaa käytettäväksi myös poliisin tutkimus-, suunnittelu- ja kehittämistoiminnassa. Lisäksi tietoja saa käyttää ja luovuttaa käytettäväksi poliisin koulutustoiminnassa, jos tiedot ovat koulutuksen toteuttamiseksi välttämättömiä. Poliisiasiain tietojärjestelmä ja hallintoasiain tietojärjestelmä sisältävät henkilötietolain 11 :n tarkoittamia rekisteröidyn henkilöä koskevia arkaluonteisia tietoja ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 :n 1 momentin mm. 3, 4, 24 ja 26 kohdan tarkoittamia salassa pidettäviä tietoja. Henkilötietolain 12 :n 1 momentin 6 kohdan mukaan henkilötietolain 11 :n pääsääntöisestä arkaluonteisten tietojen käsittelykiellosta voidaan poiketa muun muassa käsiteltäessä tietoja tieteellistä tutkimusta tai tilastointia varten. Henkilötietojen käsittelystä edellä mainittuihin tarkoituksiin on annettu tarkemmat säännökset henkilötietolain 14 ja 15 :ssä. POLIISIHALLITUS Asemapäällikönkatu 14, PL 22, HELSINKI kirjaamo.poliisihallitus@poliisi.fi Puh , Faksi poliisi.fi

2 Päätös ID (6) 2 Tietojen käytöstä päättäminen 2.1 Tieteellinen tutkimus Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 28 :n 1 momentin mukaan viranomainen voi, jollei lailla toisin säädetä, antaa yksittäistapauksessa luvan tietojen saamiseen salassa pidettävästä asiakirjasta mm. tieteellistä tutkimusta ja tilastointia varten, jos on ilmeistä, ettei tiedon antaminen loukkaa niitä etuja, joiden suojaksi salassapitovelvollisuus on säädetty. PolHetiL:n 20 :n 1 momentin mukaan poliisin henkilörekisterien tietojen luovuttamisesta päättää rekisterinpitäjä tai rekisterinpitäjän tähän tehtävään määräämä muu poliisiyksikkö. Poliisihallitus poliisiasiain ja hallintoasiain tietojärjestelmän sekä hätäkeskustietojärjestelmän (poliisin tiedot) rekisterinpitäjänä on päättänyt, että Poliisiammattikorkeakoulu voi jäljempänä mainittujen ohjeiden ja ehtojen mukaisesti päättää kyseisten henkilörekisterien tietojen käytöstä Poliisiammattikorkeakoulun tutkimus- ja koulutustoiminnassa. Tämä päätös ei kuitenkaan koske seuraavien tietojen käyttämistä tutkimustoiminnassa: PolHetiL:n 2 :n 3 momentin 6 kohdassa tarkoitetut turvallisuustiedot, 7 kohdassa tarkoitetut tuntomerkkitiedot, 8 kohdassa tarkoitetut tiedotustiedot ja 11 kohdassa tarkoitetut havaintotiedot sekä PolHetiL:n 3 :n 3 momentissa tarkoitetut kuvatiedot, 4 kohdassa tarkoitetut passin sormenjälkitiedot ja 7 kohdassa tarkoitetut ulkomaalaisten tunnistamistiedot. Lisäksi Poliisiammattikorkeakoulu voi jäljempänä mainittujen ohjeiden ja ehtojen mukaisesti päättää kysely- ja haastattelututkimusten toteuttamisesta sekä poliisihallinnon sähköpostijärjestelmän käytöstä Poliisiammattikorkeakoulun tutkimus- ja koulutustoiminnassa. Tieteellisen tutkimuksen tulee aina perustua asianmukaiseen kirjalliseen tutkimussuunnitelmaan, joka sisältää selkeän tutkimusaineiston, tutkimusongelman ja tutkimuksen tavoitteen määrittelyn sekä kuvauksen siitä, millä tieteellisellä menetelmällä tutkimus tehdään. Tutkimussuunnitelmasta tulee ilmetä myös, miten tutkimusaineistoa käsitellään tutkimuksen aikana ja sen jälkeen ja miten tutkimuksen tulokset on tarkoitus julkaista ja hyödyntää. Tutkimussuunnitelmasta tai muusta asiakirjasta tulee lisäksi ilmetä tutkimuksen johtaja, muut tutkimukseen osallistuvat henkilöt ja se, ketkä käsittelevät tutkimusaineistoon sisältyviä henkilötietoja ja salassapidettäviä tietoja. Tutkimuksen suunnitteluvaiheessa on huolehdittava, että tieteellisen tutkimuksen yleisesti hyväksytyt kriteerit täyttyvät. Tutkimuksen suunnitteluvaiheessa on selvitettävä myös se, muodostuuko tutkimusaineistosta tietolähteenä käytetystä henkilörekisteristä erillinen tutkimusrekisteri. Kaikista tutkimusrekistereistä on laadittava erillinen rekisteriseloste. Arkaluonteisten henkilötietojen automaattisesta käsittelystä tieteellisen tutkimuksen tarkoituksiin on ilmoitettava tietosuojavaltuutetulle silloin, kun tieto-

3 Päätös ID (6) ja käsitellään ilman tutkittavien suostumuksia. Ilmoituksen voi tehdä lähettämällä tutkimusrekisteriä koskeva rekisteriseloste tietosuojavaltuutetun toimistoon. Tutkimuksessa voidaan käsitellä henkilötietoja vain siinä laajuudessa, kuin se on perusteltua tutkimuksen suorittamiseksi. Tutkimuksessa tarvittavien tietojen tietosisältö tulee näin ollen määritellä riittävän yksityiskohtaisesti jo tutkimuksen suunnitteluvaiheessa. Tutkimukselle tulee nimetä vastuullinen johtaja, joka on virkasuhteessa Poliisiammattikorkeakouluun. Tutkimuksen vastuullisen johtajan tulee osaltaan varmistua siitä, että tutkimukselle laissa säädetyt edellytykset täyttyvät ennen tutkimuksen aloittamista ja sen aikana. Tutkimukseen liittyvä päätös ehtoineen on annettava tiedoksi kaikille tutkimusryhmän jäsenille ja lupaehtojen noudattamista on valvottava. Poliisin henkilörekistereistä peräisin olevaa tutkimusaineistoa saavat käsitellä vain sellaiset tutkimuksen tutkijaryhmään nimetyt henkilöt, joille se tutkimukseen liittyvien tehtävien tekemiseksi on tarpeen. Ennen tietojen käsittelyä ko. henkilöiden on annettava omakätisesti allekirjoitettu kirjallinen salassapitositoumus. Poliisiammattikorkeakoulu vastaa salassapitositoumuksien säilyttämisestä (säilytysaika 5 vuotta tietojen käsittelyn päättymisestä). Jos tutkijaryhmään nimetään poliisihallintoon kuulumattomia henkilöitä, Poliisiammattikorkeakoulu vastaa siitä, että kyseisten henkilöiden taustat tarkastetaan asiaankuuluvalla tavalla. Henkilötietolain lähtökohtana on, että tutkimus tulee toteuttaa ilman henkilötietoja aina, kun se on mahdollista. Tällöin tutkimusaineisto ei myöskään muodosta henkilötietolain tarkoittamaa henkilörekisteriä. Tutkittavien yksityisyyden suoja on kaikissa tutkimuksissa taattava muutoinkin parhaalla mahdollisella tavalla. Ensisijainen peruste henkilötietojen käsittelylle on rekisteröidyn antama suostumus, josta voidaan kuitenkin poiketa silloin, jos se on perusteltua tietojen suuren määrän, tietojen iän tai muun vastaavan syyn perusteella. Tieteellisen tutkimuksen tarkoituksessa käsiteltäviä henkilötietoja saa säilyttää vain niin kauan, kuin ne ovat tarpeellisia tutkimuksen suorittamiseksi tai sen tuloksen asianmukaisuuden varmistamiseksi. Esimerkiksi henkilön tunnistetiedot on pääsääntöisesti hävitettävä heti, kun ne eivät ole enää tarpeen tutkimuksen tekemiseksi. Jo tutkimuksen suunnitteluvaiheessa on päätettävä, kuinka kauan tietoja on tarpeen säilyttää ja milloin ne hävitetään, siirretään arkistoon tai muutetaan sisällöllisesti anonyymiin muotoon. 2.2 Opinnäytetutkimukset Opinnäytetutkimus voi täyttää tieteellisen tutkimuksen kriteerit, jolloin tutkimukseen sovelletaan edellä luvussa 2.1 henkilötietojen käsittelylle tieteellisessä tutkimuksessa asetettuja edellytyksiä. Tutkimusrekisterin muodostaminen opinnäytetyötä varten edellyttää Poliisiammattikorkeakoulun kirjallista päätöstä.

4 Päätös ID (6) 2.3 Tietojen käyttö koulutustoiminnassa 3 Rajoitukset ja muut ehdot Edellä mainittujen tietojärjestelmien tietoja voidaan käyttää myös sellaisessa opinnäytetyössä, joka ei täytä tieteellisen tutkimuksen kriteereitä, jos se on välttämätöntä kyseisen tutkimuksen tekemiseksi. Tällaisissa opinnäytetutkimuksissa henkilötietojen käsittelytarve on kuitenkin pyrittävä rajoittamaan hyvin suppeaksi. Kyseisissä tutkimuksissa ei saa luoda sellaista tutkimusaineistoa, josta muodostuisi lähderekisteristä erillinen tutkimusrekisteri. Opinnäytetutkimuksen tulee perustua kirjalliseen tutkimussuunnitelmaan (opinnäytesuunnitelma), jossa on tutkimuksen kannalta tarvittavat tiedot ja jonka Poliisiammattikorkeakouluun virkasuhteessa oleva ohjaaja on hyväksynyt toteutettavaksi. Tutkimuksen vastuuhenkilönä toimii Poliisiammattikorkeakouluun virkasuhteessa oleva opinnäytetutkimuksen ohjaaja. Vastuuhenkilön on valvottava opinnäytetutkimuksen lupaehtojen noudattamista. Voimassa olevan lain mukaan poliisin henkilörekisterin tietoja saa käyttää ja luovuttaa käytettäväksi poliisin koulutustoiminnassa, jos tiedot ovat koulutuksen toteuttamiseksi välttämättömiä. Poliisin koulutustoiminnaksi katsotaan myös sellainen sidosryhmille suunnattu koulutus, joka tapahtuu Poliisiammattikorkeakoulun vastuulla ja tiloissa. Pääosaan poliisin tietojärjestelmistä sisältyy erillinen harjoitusrekisteri tietojärjestelmäkoulutuksen järjestämistä varten. Harjoituskantoihin ei kuitenkaan saa tallettaa sellaisia tietoja, joiden perusteella tietty henkilö on tunnistettavissa välittömästi tai välillisesti. Tietojärjestelmäkoulutus tai sen osa voidaan toteuttaa harjoitusrekisterin sijaan tuotantokannassa, jos koulutuksen toteuttaminen välttämättä edellyttää tuotantokannan käyttöä. Koulutustilanteissa tulee kiinnittää erityistä huomiota siihen, ettei toiminnalla aiheuteta vaaraa tai haittaa kohdejärjestelmän tietojen käytettävyydelle, eheydelle ja luottamuksellisuudelle. Koulutustilaisuus on heti keskeytettävä, jos tietoturvaongelmia ilmenee tai sellaisen uhka on ilmeinen. Aiheutuneista vahingoista on heti ilmoitettava rekisterinpitäjälle ja muille tietoturvaohjeissa mainituille tahoille. Koulutuksen vastuuhenkilön on heti ryhdyttävä toimenpiteisiin vahinkojen minimoimiseksi tietoturvaohjeiden mukaisesti. Poliisiammattikorkeakoulun tulee tehdä jokaisesta tutkimuksesta kirjallinen päätös, johon on liitettävä tutkimussuunnitelma, mahdollisen tutkimusrekisterin rekisteriseloste sekä muut tutkimuksen kannalta tarpeelliset liitteet. Päätös tallennetaan poliisin hallinnollisen asiankäsittelyn asianhallinta-, päätöksenteko- ja arkistointijärjestelmään. Poliisiammattikorkeakoulun ei kuitenkaan tarvitse tehdä haastattelu- tai kyselytutkimuksesta kirjallista päätöstä, jos: tutkimuksen otos on enintään viisi henkilöä, eikä haastattelun tai kyselyn nimenomaisena tarkoituksena ole hankkia lain mukaan salassa pidettäviä tietoja; tai

5 Päätös ID (6) Poliisiammattikorkeakouluun virkasuhteessa oleva tutkija suorittaa haastattelu- tai kyselytutkimuksen osana Poliisiammattikorkeakoulun tutkimustoimintaa; tai poliisiyksikkö on tehnyt päätöksen omaan henkilöstöönsä kohdistuvasta haastattelu- tai kyselytutkimuksesta. Tieteellistä tutkimusta koskevasta päätöksestä on käytävä ilmi ainakin seuraavat asiat: tutkimuksen nimi tai aihe tutkimukseen osallistuvat organisaatiot, jos tutkimukseen osallistuu Poliisiammattikorkeakoulun lisäksi muita organisaatioita tutkimuksen vastuullinen johtaja tutkijaryhmään kuuluvat henkilöt ja heidän tehtävänsä tutkimuksen tarkoitus, tavoite ja kesto tutkimuksen suorittamispaikka, jos tutkimusaineistoa käsitellään muualla kuin Poliisiammattikorkeakoulun toimitiloissa tutkimuksessa käytettävien tietojen tietosisältö tietojen mahdollinen yhdistäminen muihin tietoihin tutkimusaineiston elinkaaren vaiheet ja käsittely (mukaan lukien tietojen poimintatapa sekä tietojen hävittäminen, anonymisointi tai arkistointi) Opinnäytetutkimusta koskevasta päätöksestä on käytävä ilmi ainakin seuraavat asiat: opinnäytetutkimuksen nimi tai aihe opinnäytetutkimuksen tekijän/tekijöiden nimi ja suoritettava tutkinto opinnäytetutkimuksen vastuuhenkilö päätöksen (tutkimusluvan) voimassaoloaika tutkimuksen suorittamispaikka, jos tutkimusaineistoa käsitellään muualla kuin Poliisiammattikorkeakoulun toimitiloissa tutkimuksessa käytettävien tietojen tietosisältö tutkimusaineiston elinkaaren vaiheet ja käsittely (mukaan lukien tietojen poimintatapa sekä tietojen hävittäminen, anonymisointi tai a- rkistointi opinnäytetutkimuksen valmistuttua) Poliisiammattikorkeakoulun on huolehdittava siitä, että tämän lupapäätöksen perusteella luovutettuja tietoja käsittelevät henkilöt saavat tietojen käsittelyyn asianmukaisen käyttökoulutuksen sekä perehdytyksen henkilötietojen käsittelyä säätelevään lainsäädäntöön ja sen nojalla annettuihin ohjeisiin, määräyksiin ja lupaehtoihin. Poliisiammattikorkeakoulun on varmistuttava siitä, ettei kukaan henkilö ole välittömästi tai välillisesti tunnistettavissa tutkimuksessa julkaistavien tietojen kautta esimerkiksi otannan pienuuden vuoksi. Poliisiammattikorkeakoulu vastaa siitä, että tutkimusaineistoja säilytetään ja käsitellään poliisihallinnon tietoturvaperiaatteiden mukaisesti lainsäädännön edellytykset täyttävällä tavalla. Erityisesti mahdollisessa etätyössä tulee kiinnittää erityistä huomiota siihen, ettei ulkopuolisilla ole mahdollisuutta päästä käsiksi tietoihin (mukaan lukien perheenjäsenet).

6 Päätös ID (6) Poliisiammattikorkeakoulu ei saa luovuttaa tai muuten siirtää tutkimusrekisterin tietoja kolmannelle taholle ilman Poliisihallituksen antamaa lupaa. Tietojen poimintaan ja muuhun käsittelyyn liittyviä teknisiä käyttöoikeuksia saa tämän päätöksen perusteella hakea vain poliisihallinnon henkilöstöön kuuluville ja Poliisiammattikorkeakoulun opiskelijoille. Jos teknisiä käyttöoikeuksia haetaan vain tutkimuksen suorittamista varten, on oikeudet haettava määräajaksi huomioiden tutkimuksen kestoaika, eikä tietojärjestelmien tietoja saa tällöin käsitellä muussa käyttötarkoituksessa. Koulutustoimintaan liittyvä hakumenettely on ohjeistettu erikseen. Poliisiammattikorkeakoululla ei ole poliisiasiain tietojärjestelmän salattujen ilmoitustietojen käsittelyoikeutta ilman ko. ilmoitukseen kirjatun tutkinnanjohtajan tai hänen esimiehensä nimenomaista lupaa. Kyseisiä tietoja ei saa tällöinkään käyttää muussa kuin tieteellisessä tutkimustarkoituksessa edellyttäen, että tietojen käsittely on tutkimuksen tarkoituksen kannalta välttämätöntä. Poliisiammattikorkeakoulun tulee kiinnittää erityistä huomiota siihen, ettei tutkimus- tai koulutustoiminnalla aiheuteta vaaraa tai haittaa rikoksen esitutkinnalle, poliisitutkinnalle tai muulle toiminnalle. Poliisihallitus edellä mainittujen tietojärjestelmien rekisterinpitäjänä voi muuttaa tätä päätöstä ja sen ehtoja, milloin siihen syytä on. Poliisihallitus voi myös määrätä tämän luvan perusteella aloitetut tutkimukset heti keskeytettäväksi tai muuttaa Poliisiammattikorkeakoulun tekemiä tutkimuspäätöksiä, milloin siihen syytä on. Poliisijohtajan sijaisena, Poliisiylitarkastaja Jorma Laitinen Tiedonhallintapäällikkö Jari Råman Liitteet - Asiakirja on sähköisesti allekirjoitettu asianhallintajärjestelmässä. Poliisi klo 09:56. Allekirjoituksen oikeellisuuden voi todentaa kirjaamosta. Jakelu Poliisiammattikorkeakoulu Tiedoksi -