Kai Paananen, p Reumantie 4, Heinola. 3. Rekisterin nimi Aikuisten työpajojen ja työllisyydenhoidon asiakasrekisteri

Transkriptio

1 1. Rekisterinpitäjä Rauhankatu Heinola 2. Rekisterin vastuuhenkilö Kai Paananen, p Reumantie 4, Heinola Rekisterin yhdyshenkilö Henkilö, johon voit ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa Sama kuin yllä 3. Rekisterin nimi Aikuisten työpajojen ja työllisyydenhoidon asiakasrekisteri 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 5. Rekisterin tietosisältö Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseen, hallintaan ja kehittämiseen, analysointiin seka tilastointiin. Rekisterin sisältämiä asiakastietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän, hallinnoivien tahojen ja yhteistyökumppanien tilastotietojen keräämisessä. Rekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja: Rekisteröidyn perustiedot: nimi, sukupuoli, syntymäaika, äidinkieli, koulutustausta, muuhun asialliseen yhteyteen ja sopimussuhteeseen liittyvat tiedot, kuten asiakassuhteen aloitus-, lopetus- ja seurantatiedot. Asiakkaan suostumuksella mahdollisesti muut rekisteröidyn itse antamat tiedot

2 6. Säännönmukaiset tietolähteet Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään haastattelemalla. Lisäksi asiakas antaa erillisellä suostumuksellaan luvan kerätä häntä koskevaa tietoa muilta tahoilta. 7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset Rekisterinpitäjänä Heinolan kaupungin aikuisten työpajat ja työllisyydenhoito voi luovuttaa rekisterissä olevia henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa. 8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Pääsääntöisesti tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 :n perusteella. Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen.

3 9. Rekisterin suojauksen periaatteet A: Manuaalinen aineisto: Tiedot kerätään sähköisiin tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin sekä muiden teknisin keinoin suojattuja. Laitteet sijaitsevat lukituissa tiloissa. Manuaalinen aineisto (paperiasiakirjat) säilytetään lukituissa tiloissa. Tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ja ennalta nimetyt henkilöt. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti ja käyttäjillä on vaitiolovelvollisuus. Tietoja säilytetään asiakassuhteen ajan sekä kaksi (2) vuotta asiakassuhteen päättymisestä. B: ATK:lla tallennettavat tiedot: Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 :n mukaisesti oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähtettää kirjallisena ja allekirjoitettuna aikuisten työpajatoimintojen osoitteella. 10. Tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat rekisteritiedot. Pyynnöstä tiedoista annetaan kirjalliset kopiot. Tarkastusoikeuden käyttäminen ja kopioiden saaminen on ilmaista, mikäli edellisestä tarkastamisesta on kulunut yli vuosi. (Henkilötietolaki (523/1999) 26 ) Tarkastusoikeus voidaan evätä vain laissa mainituilla perusteilla. Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Jos tarkastusoikeus evätään, asiakkaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, Helsinki. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen asiakkaan tarkastusoikeuden oteuttamisesta. (Henkilötietolaki (523/1999) 27 )

4 Tarkastuspyyntö osoitetaan rekisteriasioita hoitavalle henkilölle omakätisesti allekirjoitetussa tai vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa taikka henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. (Henkilötietolaki (523/1999) 28 ) Pyyntö toimitetaan aikuisten työpajojen osoitteeseen. 11. Oikeus vaatia tiedon korjausta Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä omaaloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva tarpeeton, puutteellinen ja vanhentunut tieto. (Henkilötietolaki (523/1999) 29 ) Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, asiakkaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, Helsinki. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta. (Henkilötietolaki (523/1999) 29 ) Terveydenhuollon tiedot antaa lääkäri tai muu terveydenhuollon ammattihenkilöstö. Rekisteröidyn pyytäessä tiedon korjaamista, hän tekee tietoa koskevan oikaisupyynnön kirjallisesti Heinolan kaupungin aikuisten työpajoille. Oikaisupyyntö tehdään kirjallisesti ja se osoitetaan rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Pyynnössä on syytä tarkasti yksilöidä ja perustella, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään. Pyyntö toimitetaan osoitteeseen:, Elinvoimapalvelut, Lampikatu 8, Heinola.

5 12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet Itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn kieltoilmoitus toimitetaan kirjallisesti rekisteriasioita vastaavalle henkilölle (kohta 2).