TEM/1443/ /2017

Transkriptio

1 Tarjouspyyntö Dnro TEM/1443/ /2017 TARJOUSPYYNTÖ MEDIATOIMISTOPALVELUJEN HANKINNASTA; KANSALLISEN KYNNYSARVON YLITTÄVÄ HANKINTA 1. Tarjouspyyntö Työ- ja elinkeinoministeriö (jäljempänä Hankintayksikkö ) pyytää tarjoustanne mediatoimistopalvelujen toimittamisesta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus osoitteessa (HILMA). Tarjouspyyntö liitteineen on julkaistu hankintailmoituksen yhteydessä. 2. Hankinnan tausta, tarkoitus ja tavoitteet Hankinnan tarkoitus on hankkia mediapalveluita (mediaosto- ja kampanjasuunnittelupalvelu). Toimeksiannot tulevat asiakkaalta tai suoraan suunnittelutoimiston kautta. 3. Hankinnan kohde Hankinnan kohteena on Hankintayksikön mediatoimistopalvelun hankinta. Tarjouspyynnössä tarkoitetun mediatoimistopalvelun tulee sisältää seuraavat osa-alueet: Mediaosto Mediatilan varaukset, julkaisusuunnitelmat, kustannuslaskelmat, tekniset ohjeistukset, laskutuspalvelut, reklamointi ja hintaetujen sekä yhteiskunnallisten etujen hyödyntäminen Mediasuunnittelu Kuhunkin projektiin/hankkeeseen sopivimpien medioiden valinta ja tieto tavoittavuudesta Mediastrategian laatiminen, huomioiden myös verkkomediat ja sosiaalinen media sekä vuositason medianäkyvyyden suunnittelu ja budjetointi Tutkimus- ja analysointipalvelut Kohderyhmien analysointi ja mainonnan tehokkuuden mittaus Mainonnan sisällön konseptisuunnittelu Mainonnan sisältösuunnittelu ja tuotannot eri kanaviin Sosiaalisen median sisältökonseptointi Sosiaalisen median strategia Reklamaatioiden hoito. Henkilöitä koskevat asiakaskohtaiset vähimmäisvaatimukset Tarjottavia henkilöitä koskevat asiakaskohtaiset vähimmäisvaatimukset ovat seuraavat: Strateginen taso Projektipäällikkötaso (asiakkaista ja projekteista vastaavat henkilöt) Vähintään 3 vuoden kokemus asiantuntijatason mukaisista tehtävistä.

2 2/7 Hankinnan ennakoitu arvo 4. Hankintamenettely Taktinen taso (asiantuntijataso) Operatiivinen taso (suorittava taso) Vähintään 1 vuoden kokemus asiantuntijatason mukaisista tehtävistä. Hankinnan ennakoitu arvo sopimuskaudella on: euroa. Hankinnan arvoa ei voida täsmällisesti arvioida, koska hankintojen lukumäärä ei tällä hetkellä ole tiedossa. Sopimuskautta koskevan asiakaskohtaisen sopimuksen sopimuskausi on kolme (3) vuotta sopimuksen tekopäivästä lukien. Tarjouspyyntö sisältää option, joka mahdollistaa sopimuksen jatkamisen 1 2 vuodella valitun tarjoajan kanssa kolmen ensimmäisen sopimusvuoden jälkeen. Ministeriö pidättää itsellään oikeuden olla käyttämättä optiomahdollisuutta. Liitteellä 1 ilmoitetut hankinnan kohdetta koskevat vähimmäisvaatimukset ovat pakollisia vaatimuksia. Tarjottavan palvelun tulee täyttä kaikki palvelulle asetetut pakolliset vaatimukset, jotta sen voidaan katsoa olevan tarjouspyynnön mukainen. Tilaaja valitsee yhden (1) toimittajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen. Hankintaan sovelletaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annettua lakia (1397/2016, jäljempänä hankintalaki). Kyseessä on hankintalain 25 :n tarkoittama kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta, jonka ennakoitu arvo ei ylitä hankintalain 26 :ssä säädettyä EU-kynnysarvoa. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Avoin menettely on hankintamenettely, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja asettaa saataville tarjouspyynnön ja jossa kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen. Hankintamenettelyn keskeisimmät vaiheet ovat: 1. Tarjouspyynnön ja hankintailmoituksen julkaiseminen 2. Tarjousten vastaanotto ja tarjousten avaaminen 3. Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen (liitteen 3 mukaisesti) 4. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen (liitteen 2 mukaisesti) 5. Tarjousten vertailu tarjouspyynnössä esitettyjen vertailuperusteiden mukaisesti 6. Hankintapäätöksen tekeminen ja päätöksestä ilmoittaminen 7. Hankintasopimuksen tekeminen tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan kanssa. Hankintaa koskeva sopimus (hankintasopimus) syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Hankintasopimus tehdään aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen valitusosoituksineen ja oikaisuohjeineen tiedoksi. Hankintayksikkö voi keskeyttää hankintamenettelyn, jos saadut tarjoukset eivät vastaa tarjouspyyntöä hankintayksikön edellyttämällä tavalla. Hankintayksikkö voi keskeyttää hankinnan myös jos olosuhteet tarjouskilpailun kuluessa muuttuvat sellaisiksi, ettei hankintayksikkö voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia tai jos hankinnan keskeyttämiselle on olemassa muu perusteltu syy. Hankintayksikkö voi hankintalain mukaisesti sulkea tarjouskilpailusta pois tarjoajan, joka ei täytä asetettuja soveltuvuusvaatimuksia tai joka on antanut puutteellisia tai vääriä tietoja tarjoajan valintaan sekä tarjouksen valintaan liittyen. Hankintayksikkö voi hylätä tarjouspyyntöä vastaamattomat tai puutteelliset tarjoukset. Mahdolliset täydennykset tarjouksiin hankintayksikkö pyytää kirjallisesti erikseen.

3 3/7 5. Tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset ja niitä koskevat selvitykset 6. Hinnoittelu 7. Sopimuskausi ja optio Tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset on yksilöity tämän tarjouspyynnön liitteessä 3. Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa tarjoajan soveltuvuutta koskeva lomake asianmukaisesti täytettynä ja allekirjoitettuna (vakuutus soveltuvuusvaatimuksien täyttymisestä). Tarjoajan tulee täyttää kaikki liitteellä 3 mainitut soveltuvuusvaatimukset, jotta tarjoajan tarjous voidaan ottaa tarjousvertailuun. Hankintayksikkö tarkistaa annettujen tietojen paikkansapitävyyden tarjouskilpailun voittajalta ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista. Tarjoajien soveltuvuus tarkistetaan tarjoajan antaman vakuutuksen mukaisesti. Jos tarjoajan soveltuvuutta koskevat pakolliset vaatimukset eivät täyty, hankintayksikkö sulkee tarjoajan tarjouskilpailusta. Hankintayksikkö voi tarkastaa soveltuvuutta koskevia tietoja julkisista rekistereistä ja palveluista. Hankintayksikkö voi päätöksellään sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjoajan, jota koskee hankintalain 80 tai 81 :n tarkoittama poissulkuperuste. Jos yksi mahdollisista tarjoajista on osallistunut kilpailutuksen kohteena olevan palvelun valmisteluun, hankintayksikkö varmistaa, että tämä ei vaikuta tarjoajien tasapuoliseen ja syrjimättömään kohteluun. Hankintayksikkö toimittaa tällöin muille mahdollisille tarjoajille sen tiedon, jonka hankinnan suunnitteluun osallistunut tarjoaja on saanut hankinnan valmistelussa tai joka on syntynyt valmistelun tuloksena. Valmisteluun osallistunut tarjoaja voidaan sulkea tarjouskilpailusta viimesijaisena keinona, mikäli tarjoajien tasapuolista ja syrjimätöntä kohtelua ei muilla toimin pystytä varmistamaan. Tarjouksen hinnat ilmoitetaan hintalomakkeella (tarjouspyynnön liite 4). Palveluhintojen tulee sisältää kaikki mahdolliset työn toteuttamisesta aiheutuvat kulut (materiaali-, matkustus- ja toimistokuluineen), eikä laskutus tai muita lisiä ole oikeus laskuttaa. Hinnat ilmoitetaan ilman arvonlisäveroa. Valittavalla toimittajalla on oikeus laskuttaa voimassa oleva arvonlisävero. Tilaaja voi hankkia sopimuskauden aikana sopimuksen piiriin kuuluvia muita kuin hintalomakkeella ilmoitettuja palveluja toimittajan voimassaolevan hinnaston mukaisesti. Hintalomakkeella ilmoitetut hinnat ovat kiinteinä voimassa kolme (3) vuotta sopimuskauden alusta lukien. Osapuolilla on tämän jälkeen oikeus tarkastaa hintaa sopimusehtojen mukaisesti. Valitulla toimittajalla on oikeus laskuttaa työt sopimuskaudella toteutuneiden ja hyväksyttävien työmäärien (Tarjouksen liite 4, hintalomake/taulukko 1. hinnoitteluperusteissa ilmoitetut tuntihinnat) mukaan. Sopimukseen sisältyy (1 2) vuoden optio. Tilaaja tekee päätöksen option käytöstä erikseen. Option käyttö on ainoastaan tilaajan harkinnassa. Tilaaja ilmoittaa option käyttämisestä viimeistään yksi (1) kuukausi ennen sopimuskauden päättymistä. 8. Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuus Tarjotun palvelun tulee olla tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyn mukainen ja tarjoukseen on liitettävä kaikki pyydetyt selvitykset. Hankinnan kohdetta koskevat vähimmäisvaatimukset on määritelty liitteessä 1. Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistuksessa käytetään liitteissä vaadittuja ja annettuja tietoja ja selvityksiä sekä tarjousta kokonaisuudessaan. Hankintayksikkö varaa oikeuden tarkastaa kaikilta tarjoajilta mm. mahdolliset kirjoitus-, lasku- yms. virheet. Li-

4 säksi Hankintayksikkö varaa oikeuden tarkastaa ristiriitaiset tai puutteelliset tiedot. Tarkastamisella ei kuitenkaan anneta tarjoajille mahdollisuutta parantaa tarjoustaan. Tarjoajan tulee sisällyttää tarjoukseensa kaikki tarjouspyynnössä edellytetty tieto. Tarjouksessa ilmoitettuja web-linkkejä ei huomioida tarjouksia vertailtaessa, ellei tarjouspyynnössä ole joiltakin kohdin toisin nimenomaisesti todettu. Tarjouskilpailusta suljetaan pois ne tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön tai tarjousmenettelyn ehtojen mukaisia edellyttäen, että tarjouksen tarjouspyynnön vastaisuus vaarantaa tarjoajien tasapuolisen kohtelun tarjousten vertailussa. 9. Tarjouksen tekeminen ja mahdollinen alihankinta Hankittavan palvelun tuottamisessa voidaan käyttää alihankintaa. Tarjoajan tulee tarjouksessaan ilmoittaa, minkä osan sopimuksesta se aikoo antaa alihankintana kolmansille, sekä ehdotetut alihankkijat. Alihankkijoista tulee ilmoittaa seuraavat tiedot: yrityksen nimi y-tunnus yhteyshenkilö yhteyshenkilön puhelinnumero yhteyshenkilön sähköposti miten ja kuinka laajasti alihankkija osallistuu hankinnan kohteen toteutukseen ja toimittamiseen Sopimus tehdään sen organisaation kanssa kenen nimissä tarjous on tehty. Tämä taho on vastuussa kaikista sopimuksen mukaisista velvoitteista myös käyttäessään alihankintaa. 10. Tarjouksen valinta ja vertailuperusteet Tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on hankintayksikön kannalta hinta-laatusuhteeltaan paras. Hinta-laatusuhteen arvioinnissa käytetään seuraavia vertailuperusteita ja niille annettuja painoarvoja: 1. HINTA; tuntihinnat, painoarvo 40 % Hintatiedot vertaillaan hintalomakkeessa (liite 4) annettujen tietojen ja hintaliitteen muodostaman vertailuhinnan perusteella. Hinnan vertailussa kokonaishinnaltaan edullisin tarjous saa painoarvon mukaisen pistemäärän 40 ja muut suhteessa vähemmän seuraavan laskukaavan mukaisesti: (hinnaltaan halvin tarjous/vertailtava tarjous) x painoarvo. 2. LAATU, painoarvo yhteensä 60 % Laatu vertaillaan seuraavasti: a) Tarjottujen henkilöiden koulutus, osaaminen, kokemus, riittävyys asiantuntijatasoittain ja osaamisalueittain. Tarjoaja toimittaa asiakkaalle tarjoamistaan henkilöistä osaamisarvioimislomakkeen (henkilötietolomake, CV) Liite 5. Vertailuperusteen 2 a) painoarvo: 40 %. Enimmäispisteet ovat painoarvon mukaiset 40 pistettä. Laadullisen vertailuperusteen 2 a) sekä sen mahdollisten alakohtien osalta arvostetaan seuraavia tekijöitä ja vertailuperuste sekä sen mahdolliset alakohdat pisteytetään seuraavasti: Tarjottujen henkilöiden osaamisalue 20 %. Tarjottujen henkilöiden koulutus 10 %. Tarjottujen henkilöiden kokemus 10 %. 4/7

5 5/7 11. Tarjouksen tekeminen ja sisältö Henkilöitä koskevat asiakaskohtaiset vähimmäisvaatimukset: Strateginen taso Projektipäällikkötaso (asiakkaista ja projekteista vastaavat henkilöt) Vähintään 3 vuoden kokemus asiantuntijatason mukaisista tehtävistä. Taktinen taso (asiantuntijataso) Operatiivinen taso (suorittava taso) Vähintään 1 vuoden kokemus asiantuntijatason mukaisista tehtävistä. Laadullisesta vertailuperusteesta 2 a) yhteensä eniten laatupisteitä saanut tarjous saa painoarvon mukaiset enimmäispisteet. Muiden tarjoajien pisteet lasketaan kaavalla tarjoajan saamat laatupisteet / parhaan tarjoajan laatupisteet * 35 (painoarvon mukaiset enimmäispisteet). b) Vastaavan aiemman toimeksiannon (aiempi näytetyö/case-työ) tai vastaavien toimeksiantojen (aiemmat näytetyöt/case-työt) kirjallinen kuvaus Asiakkaalle. Tarjoaja toimittaa asiakkaalle kirjallisen kuvauksen. Selvityksen enimmäispituus on kaksi A4 sivua. Liite 6. Vertailuperusteen 2 b) painoarvo: 20 %. Enimmäispisteet ovat painoarvon mukaiset 20 pistettä. Laadullisen vertailuperusteen 2 b) sekä sen mahdollisten alakohtien osalta arvostetaan seuraavia tekijöitä ja vertailuperuste sekä sen mahdolliset alakohdat pisteytetään seuraavasti: Aikaisemmat toimeksiannot 10 %. Aikaisemman toimeksiannon kuvauksen sisältö 10 %. Aiempia toimeksiantoja koskevat vähimmäisvaatimukset: Aiemman toimeksiannon (näytetyön/case-työn) tulee olla viimeisen viiden (5) vuoden ajalta laskettuna asiakaskohtaisen tarjouspyynnön päiväyksestä Aiemman toimeksiannon (näytetyön/case-työn) kuvauksen tulisi lähtökohtaisesti sisältää vähintään seuraavat asiat kuitenkin huomioiden toimeksiannon tietojen mahdollinen luottamuksellisuus: toimeksiannon brief, ratkaisumalli, projektin vaiheet, asiakastyytyväisyys, tulokset (mahdollisimman mitattavassa muodossa). Tarjoajan tulee toimittaa vertailua varten selvitys vastaavasta aiemmasta toimeksiannosta TAI selvitys vastaavista aiemmista toimeksiannoista, jossa on seuraavat tiedot: Aikaisemman toimeksiannossa käytetyt mediat ja laajuus. Aikaisemman toimeksiannossa käytettyjen henkilöiden lukumäärä. Laadullisesta vertailuperusteesta 2 b) yhteensä eniten laatupisteitä saanut tarjous saa painoarvon mukaiset enimmäispisteet. Muiden tarjoajien pisteet lasketaan kaavalla tarjoajan saamat laatupisteet / parhaan tarjoajan laatupisteet * 20 (painoarvon mukaiset enimmäispisteet). Vertailun lopputulos ja toimittajavalinta Lopuksi hinta- ja muista vertailuperusteista saadut pisteet lasketaan yhteen. Suurimman yhteenlasketun pistemäärän saanut tarjoaja valitaan sopimustoimittajaksi. Hankintayksikölle osoitettu tarjous on tehtävä liitteenä olevia lomakkeita hyödyntäen. Lomakkeita ei saa millään tavoin muuttaa, vaan ne tulee täyttää ainoastaan pyydetyiltä osin. Tarjouksessa on ilmoitettava tarjoajan sähköinen yhteystieto, johon hankintaa koskevat päätökset sekä muut tiedot ja tiedustelut toimitetaan. Ilmoittamalla sähköisen yhteystie-

6 don, tarjoaja hyväksyy hankintaa koskevien päätösten ja muiden tietojen ja tiedustelujen toimittamisen sähköisesti. Tarjoukseen tulee liittää pyydetyt selvitykset ja asiakirjat. Selvitysten tai asiakirjojen puuttuminen voi johtaa tarjoajan sulkemiseen pois tarjouskilpailusta tai tarjouksen hylkäämiseen. Tarjoukseen ei saa liittää muita kuin tarjouspyynnössä pyydetyt asiakirjat. Tarjoajan tulee sisällyttää tarjoukseensa kaikki tarjouspyynnössä edellytetty tieto. Tarjouksessa ilmoitettuja web-linkkejä ei huomioida tarjouksia vertailtaessa, ellei tarjouspyynnössä ole joiltakin kohdin toisin nimenomaisesti todettu. Tarjouksen liitteeksi pyydetyt selvitykset ja asiakirjat: 1 Hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset, 2 Tarjouslomake, 3 Tarjoajaa koskevat vähimmäisvaatimukset, 4 Hintalomake, 5 Henkilötietolomake, CV ja 6 Vastaavat aiemmat näytetyöt/case-työt (kirjallinen kuvaus). Ehdollisia tarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjous on tehtävä suomeksi. 12. Hankintaa koskevat sopimusehdot Hankintasopimus tehdään tilaajan malliasiakirjan mukaisesti, joka on tämän tarjouspyynnön liitteenä 7. Hankintasopimukseen sovelletaan JYSE 2014 PALVELUT -ehtoja, ellei tässä tarjouspyynnössä tai sen liiteasiakirjoissa ole muuta mainittu. JYSE 2014 PALVELUT -ehdot on ladattavissa sähköisesti osoitteesta vm.fi/hallintopolitiikka/valtion-hankinnat. 13. Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevat sopimusehdot on esitetty liitteenä olevassa sopimusluonnoksessa. Tarjoajan tulee hyväksyä liitteessä esitetyt ehdot. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia, eikä niihin saa tehdä muutoksia, eikä niihin saa tehdä muutoksia. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. Maksuehto on 30 päivää netto hyväksyttävän laskun saapumisesta laskettuna. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Tarjousasiakirjojen julkisuudesta säädetään julkisista hankinnoista annetussa laissa sekä viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999). Tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintamenettelyn yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Tarjouksen valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa, tulevat julkisiksi. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa tarjousaineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- ja ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta tarjousaineistosta. Hankintayksikkö tekee tarvittaessa erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 14. Tarjousten toimittaminen Hankintayksikölle osoitetut tarjoukset on toimitettava työ- ja elinkeinoministeriön kirjaamoon suljetussa kuoressa kokonaisuudessaan viimeistään klo Tarjous on toimitettava liitteineen hankintayksikön osoitteeseen: Työ- ja elinkeinoministeriö Kirjaamo PL Valtioneuvosto 6/7

7 7/7 15. Lisätietojen pyytäminen Kirjaamon käyntiosoite: Ritarikatu 2 B, Helsinki Kirjallisesti toimitettavan tarjouksen kirjekuoreen merkitään tarjouksen diaarinumero TEM/1443/ /2017 sekä teksti Mediatoimistopalvelujen hankinta. Tarjouksen tulee olla voimassa kolme (3) kuukautta tarjousten viimeisestä jättämispäivästä lukien. Tarjouksen tekemisestä ei makseta palkkaa eikä palkkiota. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada Hankintayksiköltä korvausta tarjouksen tekemisestä tai siihen liittyneistä toimenpiteistä aiheutuneista kustannuksista. Tarjousasiakirjoja ei palauteta. Tarjoaja voi tarjousaikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset sähköposti osoitteisiin kirjaamo@tem.fi, riitta.elo@tem.fi ja kari.makinen@tem.fi. Otsikkokenttään merkitään Mediatoimistopalvelujen hankinta, kysymykset tarjouspyyntöön. Kysymykset ja tarjoajan vastausosoite on lähetettävä mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muilla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. Vastaukset kysymyksiin toimitetaan samansisältöisinä kysyjästä riippumatta kaikille vastaussähköpostiosoitteen ilmoittaneille. Kysymykset ja vastaukset julkaistaan lisäksi Hankintayksikön verkkosivuilla osoitteessa Tarjoaja on velvollinen huomioimaan kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä käyttämään hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. Hankintayksikön yhteyshenkilön yhteystiedot: hallitusneuvos Kari Mäkinen, kari.makinen@tem.fi ja visuaalinen asiantuntija Riitta Elo, riitta.elo@tem.fi LIITTEET Liite 1 Hankinnan kohdetta koskevat vähimmäisvaatimukset Liite 2 Tarjouslomake Liite 3 Tarjoajaa koskevat vähimmäisvaatimukset Liite 4 Hintalomake Liite 5 Henkilötietolomake, CV Liite 6 Vastaavat aiemmat näytetyöt/case-työt (kirjallinen kuvaus) Liite 7 Sopimusluonnos Liite 8 Sähköisen laskutuksen ohje ALLEKIRJOITUKSET Hankintayksikkö: Henkilöstö- ja hallintoyksikkö Kari Mäkinen hallitusneuvos Riitta Elo visuaalinen asiantuntija