Suomenkielinen editio - osa 1a Ydintoiminnot. moreq2010 asiakirjajärjestelmien modulaariset vaatimukset

Transkriptio

1 MoReq2010 Suomenkielinen editio osasta ydinpalvelut versiosta 1.1 moreq2010 asiakirjajärjestelmien modulaariset vaatimukset Suomenkielinen editio - osa 1a Ydintoiminnot Versio 1.1 1

2 moreq2010 asiakirjajärjestelmien modulaariset vaatimukset Suomenkielinen editio Osa 1a Ydintoiminnot Versio 1.1 Liikearkistoyhdistys ry Kunnallisarkistoyhdistys ry

3 alkusanat Tämä suomenkielinen editio Moreq2010 -vaatimusmäärittelystä ei ole virallinen käännös DLM Forumin tuottamasta määrittelystä, vaan sen tavoitteena on helpottaa varsinaisen Moreq2010 dokumentin käyttöä. Koska tämän epävirallisen käännöksen tekemiseen on alusta asti ymmärretty olevan rajallisen ajan, emme katsoneet tarpeelliseksi kääntää puhtaasti teknisiä määrityksiä (Functional requirements) ja emme myöskään kääntäneet tässä vaiheessa liiitännäisosien (plug-in) määrittelyä, vaan se saa odottaa ehkä määrityksen seuraavaa versiota, jota näitä alkusanoja nyt päivittäessäni edelleen odotellaan. Oma osuuteni tässä projektissa piti olla käynnistäjän rooli, mutta siitä tulikin myös toimittajan tehtävä. Pääosin olen sitä tehtävää hoitanut kevyellä kädellä ja luottanut yhteisesti tehtyyn editointiin. Käynnistimme tämän työn Moreq2:n käännöksenä vuoden 2010 Suomen Arkistopäivien tauolla Jyväskylässä, mutta tämä hanke oli ollut keskusteluissa oikeastaan siitä lähtien kuin Moreq2 julkistettiin. Sen yhtenä lähtökohtana oli silloisen työnantajani liittyminen DLM Forumin jäseneksi ja sen myötä osallistumiseni Forumin toimintaan, joka nyt on jo luovutettu nuoremmalle polvelle. Alkuvaiheessa tärkeää oli Liikearkistoyhdistyksen ja Kunnallisarkistoyhdistyksen myönteinen suhtautuminen ja sen myötä tuki myös muutamalta järjestelmätoimittajalta ja yritykseltä. MoReq2010 Modular Requirements for Records Systems Volume 1 Core Services & Plug-in Modules Version 1.1 Copyright 2010 & 2011 DLM Forum Foundation, all rights reserved. Suomenkielisen edition oikeudet perustuvat Creative Commons -lisensointiin, jonka mukaan aineistoa saa käyttää vapaasti lähteen ilmoittamalla. MoReq2010 Suomenkielisen edition on tuottanut alkuperäisestä määrityksen osasta ydinpalvelut (Core Services) versiosta 1.1 työryhmä, jossa taustayhteisöinä toimivat Liikearkistoyhdistys ry ja Kunnallisarkistoyhdistys ry. Käännöstyössä on ollut mukana alan yhdistysten lisäksi myös koulutusorganisaatioiden, järjestelmätoimittajien, yritysten ja arkistojen edustajia. Tämä editio ei ole virallinen käännös vaan se on tarkoitettu käytettäväksi englanninkielisen MoReq2010 määrittelyn tukena. Käännös sisältää vain lukujen 1-12 tekstiosat, ei niihin kuuluvaa Toiminnalliset vaatimukset -alalukua. Tekstissä on kuitenkin viittauksia näihin ja muihin alkuperäisen määrityksen osiin. Alkuperäisen Moreq2010 -dokumentin löytää verkosta osoitteesta moreq.eu tai www. dlmforum.eu. ISBN (nid.) ISBN (PDF) Kustantaja: Liikearkistoyhdistys ry, Helsinki Painopaikka: Laine Direct Oy, Rauma 2014 Joissakin EU:n jäsenmaissa käännöksiä on pystytty tekemään virkatyönä, mutta tässä työssä oli tarkoitus saada käännös niin kansainvälisesti toimivien yritysten ja organisaatioiden kuin arkistojen, koulutuksen ja kolmannen sektorin käyttöön. Kunnallisarkistoyhdistyksen aktiivisuus toki kertoi kiinnostuksesta myös julkisella sektorilla ja saimme mukaan käännöstyöhön myös Kansallisarkiston edustajat. Pääosin tämä editio on kuitenkin tuotettu talkootyönä: osa tekijöiden käyttämästä ajasta on ollut heidän työaikaansa, josta osoitan työnantajille kiitokset. Suurempi osa tämän dokumentin tuottamisesta on kuitenkin otettu asiasta innostuneiden kirjoittajien omasta ajasta, josta on kiitettävä ainakin heidän läheisiään. Lähes aina olisi löytynyt muutakin tekemistä kuin kääntää eurooppalaista vaatimusmäärittelyä. Tätä editiota on siis ollut tuottamassa koko joukko asiakirjahallinnan ammattilaisia. Vaikka varmasti unohdan joidenkin panoksen, uskallan silti nostaa esiin uskollisimmat pitkäksi venyneen prosessin talkoolaiset: mitalin ansaitsisivat Affecton Ritva Toivonen, Tullin Juho Rännäli, Tampereen Yliopiston Pekka Henttonen, Mikkelin Ammattikorkeakoulun Mirja Loponen ja Elkan Olli Alm. Kansallisarkiston käännöstyöstä huolehtivat pääosin Armi Helenius ja Mikko Eräkaski. iitc:n Juha Anttila on paitsi osallistunut työkokouksiin, myös Matti Happosen tapaan päivittänyt verkkosivuamme, Anne Kannas ja Ulla Salin-Ertama ovat edustaneet teollisuutta ja järjestelmätoimittajista mukana on ollut edustus myös Innofactorilta ja Profiumilta. Loppukirissä apuna on ollut Mamkin Anssi Jääskeläinen, joka on myös pitänyt meidät ajan tasalla DLM Forumin viime vuosien tapahtumista. Kunnallisarkistoyhdistyksen mandaatilla työtä ovat Mirjan ohella tehnyt tiimi, johon osallistuivat ainakin Juha Rauhamäki, Johannes Valo ja Tampereen kaupunginarkiston väki Helena Pajarin johdolla. Juho Rännäli on usein löytänyt meille Erottajalta tilan kokoontua., josta kiitos myös Tullille. Työmme ei kuitenkaan sujunut kuin Strömsössä tai kuten Jyväskylässä pian viisi vuotta sitten kuviteltiin. Osasyynä oli tietysti se, että käännöstyön kohde vaihtui Moreq2 :sta Moreq2010 :ksi ja ensimmäinen vuosi meni lausuntoja antaessa sekä odottaessa 2010 aikana luvatun uusitun standardin julkaisemista. Sehän tapahtui vuoden 2011 keväällä, mutta varsinainen versio tuli 1.1 vasta saman vuoden marraskuussa. Kun kyse on vapaaehtoistyöstä, mukana oli tietysti muitakin esteitä. Minullakin oli muita kiireitä kuten alkuun gradu ja sen jälkeen tätä kirjoitettaessa jo alkaneiden eläkevuosien varalle hankittu talo remontteineen. MoReq2010 Suomenkielinen editio osasta ydinpalvelut versiosta 1.1 3

4 Tämä suomenkielinen editio kuitenkin päätettiin julkistaa DLM Forumilta omaksuttuun tapaan vähän ennenaikaisesti, koska työn tulos piti saada käyttöön niin tekijöille itselleen kuin alan ammattilaisille. Tammikuussa 2014 julkaistuun ensimmäiseen sähköiseen versioon jäi vielä niin paljon virheitä, että se tarvitsi vielä yhden ponnistuksen. Syksyllä Toivosen Ritvan aloitteesta päätimme hoitaa asian loppuun ja joulukuun 11. päivänä Erottajalle kokoontuneet ja etätyötä tehneet antoivat tarvittavan lisäpotkun. Tämä editio, jonka versionumero on selvyyden vuoksi 1.1 menee painoon jouluviikolla Kansainvälisesti emme kuitenkaan ole pahasti myöhässä. Ainoa virallinen Moreq2010 :n käännös on verkkosivujen mukaan tehty Kroatiassa ja ilman DLM:n hyväksymisprosessia julkaistu Japanissa. Siinä mielessä Anssi Jääskeläinen voi ihan ylpeänä viedä osittaisenkin käännöksemme näytille seuraavaan DLM:n jäsenkokoukseen. Ymmärtääkseni Suomessa tätä standardia on jo useissa tapauksissa käytetty osana järjestelmähankkeita. Me talkoolaiset toivomme, että tämä versio kuluu alan asiantuntijoiden, ammattilaisten ja opiskelijoiden käytössä. Sen tekijätkin ovat oppineet kansainvälisestä asiakirjahallinnasta aikamoisesti. Painettua versiota voi tiedustella pientä korvausta vastaan Liikearkistoyhdistyksen sihteeriltä, joka päivittää sähköisen version myös verkkosivulle. Joroisissa Osmo Palonen Moreq-käännösryhmän puheenjohtaja ja edition toimittaja Sisällys alkusanat 3 1. Perusteet Tärkeää informaatiota Päämäärät Tausta Lähtökohdat 13 2 Järjestelmäpalvelut Tietoa palvelusta Avainkäsitteet 24 3 käyttäjä- Ja käyttäjäryhmäpalvelu Tietoa palvelusta Avainkäsitteet 32 4 roolimallipalvelu Tietoa palvelusta Yhteensopivuus roolimalleihin perustuvassa palvelussa Keskeiset konseptit 36 5 luokittamispalvelu Tietoa palvelusta Avainkäsitteet 40 6 asiakirjapalvelu Tietoa palvelusta Avainkäsitteet Asiakirjakertymä- ja luokitusesimerkkejä 54 7 metatietomallipalvelu Tietoa palvelusta Yhteensopivuus MetatietomallipalveluUn Avainkäsitteet 59 8 säilytysaikasuunnitelmapalvelu Tietoa palvelusta Avainkäsitteet 64 9 hävitystoimenpiteen keskeytyspalvelu Tietoa palvelusta Avainkäsitteet haku- Ja raportointipalvelut Tietoa palvelusta Keskeiset käsitteet vientitoimintopalvelu Tietoa palvelusta Keskeiset käsitteet ei-toiminnalliset vaatimukset Avainkäsitteet Ei-toiminnallinen näkökulma asiakirjajärjestelmään 98 LIITE 1 sanastoa MoReq2010 Suomenkielinen editio osasta ydinpalvelut versiosta 1.1 MoReq2010 Suomenkielinen editio osasta ydinpalvelut versiosta 1.1 5

5 1 Perusteet Perusteet 1.1 tärkeää informaatiota Aineettomat oikeudet MoReq2010 -määrityksen tekijänoikeudet kuuluvat DLM-Forumille, 2010 & 2011, joka pidättää ne itsellään, mukaan luettuna kaikki oikeudet tekstiin ja alkuperäiseen kuvitukseen. Joissakin kuvissa on käytetty Microsoft Corporationin ( tekijänoikeuskorvauksista vapaita leikekuvia. Uusien kopioiden tekeminen tästä työstä on sallittu muuten kuin kaupallisessa tarkoituksessa. Työtä lainattaessa tai kopioitaessa on lähde mainittava. Lähde on DLM Forum Foundation ( Autenttisuus Dokumentin viimeisin versio on saatavissa osoitteista ja Tämä suomenkielinen editio löytyy verkkosivustosta DLM Forum ei pidä yllä, tue tai suosittele käyttämään muita MoReq2010 :n jakelukanavia Viittaaminen Suositeltu tapa viitata tähän dokumenttiin on seuraava: DLM Forum Foundation, MoReq2010 : Modular Requirements for Records Systems Volume 1: Core Services & Plug-in Modules, 2011, saatavilla moreq2010.eu/pdf/moreq2010_vol1_v1_1_en.pdf Käännökset Käännöksen julkaiseminen tai muu jakelu MoReq2010 :sta mihin tahansa tarkoitukseen vaatii aina luvan, jota on anottava sähköpostitse DLM Forumin sihteeristöltä osoitteessa: secretariat@dlmforum.eu. Käännöslupa edellyttää, että DLM Forum ja sen jäsenet saavat vapaasti kopioida, käyttää ja jakaa käännöstä ei-kaupallisiin tarkoituksiin ja jaella käännöstä MoReq2010 -sivustolla Logot ja tavaramerkit Vuodesta 1996 tähän hetkeen DLM Forum Foundationin, MoReq Governance Boardin ja MoReq2010 :n logon tekijänoikeudet kuuluvat DLM Forum Foundationille. Termit DLM Forum, MoReq, MoReq2 ja MoReq2010 ovat DLM Forum Foundationin rekisteröityjä tavaramerkkejä. Euroopan komission symbolin käyttöön on saatu lupa Julkaisussa käytetyt merkintätavat Muodolliset vaatimukset ja tietotyyppien määritykset on merkitty tunnistamisen helpottamiseksi julkaisussa seuraavilla alkukirjaimilla: D Tietorakenne (Data structure); E Entiteettityyppi (Entity type); F Toiminnallinen määritelmä (Function definition); M Metatietoelementin määritelmä (Metadata element definition); N Ei-toiminnallinen vaatimus (Non-functional requirement); and R Toiminnallinen vaatimus (Functional requirement). Näillä alkukirjaimilla alkavat numerot on tarkoitettu ao. kohdan löytämiseen vain alkuperäisessä englanninkielisessä määrittelyssä. Ne voivat muuttua MoReq2010 :n alaversionumeroilla toisistaan erotetuissa versioissa, kun vaatimukset ja määritelmät kehittyvät. Asiakirjajärjestelmien ja muiden MoReq2010 :tä noudattavien sovellusten tulee aina käyttää ainutkertaisia yksilöiviä tunnuksia, jotka on määritetty tietomallissa. Sekä toiminnallisiin että ei-toiminnallisiin vaatimuksiin voi liittyä kursivoitu kuvaus, joka selostaa vaatimuksen taustalla olevaa ajatusta. Sen tarkoituksena on selventää ja tukea vaatimusta. 1.2 Päämäärät Tavoitteet MoReq2010:n tavoitteena on tarjota asiakirjajärjestelmille kattava, yksinkertainen ja helposti ymmärrettävä joukko vaatimuksia, jotka ovat mukautettavissa ja käytettävissä erilaisissa informaatio- ja toimintaympäristöissä, eri aloilla ja erityyppisissä organisaatioissa. MoReq2010 ei määrittele yhtä kaikille sopivaa ratkaisua, vaan joukon ydinpalveluita, joita eri asiakirjajärjestelmät voivat jakaa keskenään. Ydinpalvelut ovat modulaarisia ja joustavasti yhdistettävissä erikoistuneisiin sovelluksiin, joita ei yleensä ole tunnistettu asiakirjajärjestelmiksi. Tässä dokumentissa kuvataan MoReq2010 -yhteensopivien asiakirjajärjestelmien vähimmäisvaatimukset, yhteiset prosessit (esimerkiksi asiakirjojen vienti tietojärjestelmästä, säilytysajan mukaiset toimenpiteet) sekä tietomalli entiteettityyppeineen, tietorakenteineen, metatietoelementteineen ja funktioineen. Täysin toteutettuna ne mahdollistavat asiakirjajärjestelmien yhteiskäyttöisyyden ja asiakirjojen siirtämisen järjestelmästä niiden elinkaaren eri vaiheissa joko saman tai toisen järjestelmätoimittajan toiseen MoReq2010 -yhteensopivaan tietojärjestelmään. Tarkoituksena on, että MoReq2010 -määrityksen toiminnallisuutta voidaan kehittää ja laajentaa erilaisten moduulisarjojen pohjalta. Moduulit kattavat sekä yleisiä että erityisiä alueita, joita kehitetään DLM Forumin MoReq Governance Boardin valvonnassa, jotta erilaisten markkina-alueiden, toimialojen, maiden ja alueiden tarpeet voitaisiin täyttää. MoReq Governance Board tarjoaa yhteensopivuuden takaamiseksi erillistä ohjeistusta niille, jotka haluavat päivittää nykyiset MoReq2 -sovelluksensa MoReq yhteensopiviksi Kohdeyleisö Määritystä voidaan käyttää eri tavoin: Organisaatioissa apuna hankittaessa asiakirjajärjestelmiä käytännön työkaluna määriteltäessä asiakirjajärjestelmiä vastaamaan toiminnan ja lainsäädännön asettamia vaatimuksia sekä oppaana auditoitaessa olemassa olevia asiakirjajärjestelmiä. Asiantuntijoiden työssä koulutusmateriaalina ja apuna sen valmistelussa opetusvälineenä korkeakouluissa sekä esimerkkinä siitä kuinka perinteisiä asiakirjahallinnon lähestymistapoja ja arkistotiedettä voidaan soveltaa nykyaikaisten tietojärjestelmien vaatimuksiin. 6 MoReq2010 Suomenkielinen editio osasta ydinpalvelut versiosta 1.1 MoReq2010 Suomenkielinen editio osasta ydinpalvelut versiosta 1.1 7

6 Ohjelmistoteollisuudessa ohjaamaan järjestelmätoimittajien asiakirjajärjestelmien kehitystyöstä integroimaan asiakirjajärjestelmiä muihin tietojärjestelmiin sekä tehtäessä testejä sovellusten sertifioimiseksi siihen valtuutetuissa testauskeskuksissa. Perusteet Perusteet soveltuvaksi kuhunkin paikalliseen ympäristöön. Siksi ensimmäinen versio sisälsi ohjeistusta siitä, miten MoReqiin voitaisiin lisätä, muokata ja poistaa lukuja sekä vaatimuksia ja miten esimerkiksi ristiin viittauksia eri osien välillä voitaisiin hallita. Käyttäjien apuna käyttäjäkeskeisenä ja helposti ymmärrettävänä johdatuksena asiakirjajärjestelmiin käännösten alkuperäislähteenä sekä asiakirjahallinnon termien ja niiden merkitysten yhtenä sanastona Hyvät käytännöt MoReq2010 on parhaiten hyödynnettävissä osana kattavaa asiakirjahallinnon toiminnan ohjeistusta, joka on osa organisaation kehittynyttä strategista toimintakehystä. Yhtä tärkeitä kuin automatisointi ja asiakirjajärjestelmien integrointi toimintaympäristöön ovat käyttäjien kouluttaminen, kannustaminen MoReq2010:n käyttöön, hyvän toimintakulttuurin luominen informaation ja asiakirjojen ympärille, tietoisuuden lisääminen informaation hallinnan vaatimuksista, työntekijöiden informoiminen kaikilla tasoilla tietoturvallisuudesta ja tarpeesta yksityisyyteen, asiakirjajulkisuuteen ja datan avoimuuteen. Samalla tavoin tärkeää on antaa selkeät ja käytännölliset toimintaohjeet, joihin liittyy laadunvarmistus. Hyvä asiakirjahallinta vaatii suunnittelua ja esiin tulevien asioiden ennakointia sekä organisaation toimintapolitiikan ja toimintatapojen kehittämistä vastaamaan siihen, miten asiakirjoja tulee hallita, luoda ja ottaa talteen, kuinka asiakirjoja säilytetään ja pidetään käytettävissä koko niiden aktiiviajan, ja kuinka huomioidaan säilytysajan mukaiset toimenpiteet. Tämä suunnittelu ulottuu pidemmälle kuin yksittäisen teknologian tai järjestelmän elinikä. Asiakirjojen talteen saamisella tämän hetkiseen järjestelmään on sama painoarvo kuin asiakirjojen viemisellä tulevaisuudessa seuraavaan asiakirjajärjestelmään. Tällaisessa toimintaympäristössä MoReq2010 -yhteensopiva tietojärjestelmä saattaa olla mielekäs investointi organisaatiolle. 1.3 tausta MoReq Ensimmäinen MoReq määritys julkaistiin Se oli tulos läheisestä yhteistyöstä DLM Forumin ja Euroopan komission välillä. MoReq tarjosi yleiseurooppalaisen määrityksen tietokonejärjestelmille sähköisten asiakirjojen hallintaan. Ennen tätä vain harvoilla Euroopan maista oli omia kansallisia standardeja asiakirjahallinnolle. Alusta saakka MoReqin piirteinä ovat olleet sisällön ja käyttöalueen yleismaailmallisuus MoReq on kansainvälinen määritys jota käytetään ja joka on otettu käyttöön myös monissa Euroopan ulkopuolisissa maissa saatavuus eri kielillä MoReq ja sen seuraaja MoReq2 on käännetty yli kahdelletoista eurooppalaiselle kielelle ja myös joillekin ei-eurooppalaisille kielille sekä de facto standardin asema vaikka alun perin MoReq ajateltiin määritykseksi eikä de jure standardiksi, se on nyt laajalti ohjelmistoteollisuuden de facto standardi, koska se on luonteeltaan yleinen, laajalti hyväksytty ja käytetty MoReq2 Vuonna 2005 DLM Forum sai valmiiksi selvityksen, jonka tarkoituksena oli päivittää ja laajentaa MoReqia. Tulos tästä oli MoReq2:n kehitystyö ja julkaiseminen alkuvuodesta Keskeinen uusi piirre MoReq2 :ssa oli testaus- ja sertifiointiohjelman sisällyttäminen mukaan ensi kertaa. Sen ansiosta toimittajat saattoivat testauttaa järjestelmänsä MoReq2 -testauskeskuksessa ja saada riippumattoman sertifikaatin siitä, että tuote täytti määrityksen vaatimukset. Testausta varten MoReq2 sisälsi metatietomallin sekä XML-skeeman, jonka tavoitteena oli määrittää yhteinen tietojen tuonti/vientiformaatti eri tuotteiden ja sovellusten välille. MoReq2 :n testaus- ja sertifiointiohjelma oli erittäin tärkeä askel parannettaessa laatua määrityksen käytössä. Toimittajat, joilla oli korkeatasoinen tuote saattoivat nyt saada riippumattoman vahvistuksen ja todisteen siitä, että tuote täytti määritykset. Käyttäjät puolestaan saattoivat valita tuotteita, jotka olivat todistetusti riittävän laadukkaita. Samalla testaus- ja sertifiointiohjelmalla oli yksi tahaton seuraus, joka liittyi sen piirteisiin mallina. Jos tuotteet testattiin ja sertifiointiin ennalta, käyttäjäorganisaatioiden oli vaikeampaa muokata sovellusta paikallisesti. Miten sertifioidun valmisohjelman toimittaja saattoi tällöin ennakoida myöhempiä lisäyksiä, muutoksia ja poistoja, joita tarvittiin paikallisella tasolla? Tähän liittyvä toinen seikka oli määrityksen kompleksisuuden kasvu. Kuinka organisaatiot saattoivat olla varmoja siitä, etteivät vähäiset lisäykset, muutokset ja poistot vaatimuksissa romuttaneet määritystä kokonaisuutena? Kolmen vuoden välein järjestettävässä konferenssissa Toulousessa joulukuussa 2008 DLM Forum päätti perustaa alakomitean, ns. MoReq Governance Boardin perustamisesta. Sen tehtävänä on hallita kaikkia MoReqiin liittyviä seikkoja, kuten: pitää yllä määritystä ja kehittämissuunnitelmaa pitkän tähtäimen jatkokehityksestä sekä suunnitella MoReqin päivityksiä hallita käännöksiä, validoida hyväksytyt käännökset ja ohjeistaa kääntäjiä akkreditoida hyväksytyt testikeskukset, jotta ne voivat sertifioida ohjelmistoja valvoa ohjelmistojen testausta ja sertifiointia testikeskuksissa järjestää koulutusta, kuten workshopeja ja kursseja, julkaista lisä- ja opetusmateriaalia sekä aktiivisesti markkinoida määritystä, kerätä tietoa käyttötapauksista, ja rohkaista määrityksen käyttämiseen suojellen samalla MoReqia tuotemerkkinä. MoReq oli aikaisemmin lyhenne sanoista Model Requirements (mallivaatimukset). Ajatuksena oli, että MoReqin tarjoama vaatimusten malli räätälöitäisiin MoReq kehittämissuunnitelma Vuonna 2009 MoReq Governance Board julkaisi MoReq -kehittämissuunnitelman (roadmap), joka sittemmin hyväksyttiin DLM Forumin jäsenten kokouksessa Härnösandissa Ruotsissa saman vuoden marraskuussa. Kehittämissuunnitelmasta on kuva kaaviossa 1a. MoReq - määritystä pidettiin laajasti ohjelmistoteollisuudessa vastauksena tavanomaisiin asiakirjahallinnan tarpeisiin perinteisissä toimistoympäristöissä sekä sähköisten asiakirjojen ja dokumenttien hallinnassa (EDRMS) että sisällönhallinnassa (ECM). Sen katsottiin samalla olevan vähemmän soveltuva sellaisille toiminta-alueille, joissa erikoistuneet, toiminta-alueelle räätälöidyt sovellukset ovat normi. Tällaisia ovat terveydenhuolto, lääketeollisuus, oikeudenhoito ja finanssipalvelut. Näihin toiminta-alueisiin tyypillisesti liittyy lainsäädännössä ja muualla erityisvaatimuksia, minkä vuoksi niillä oli tarvetta luoda ja soveltaa omia kriteerejä asiakirjahallinnassa. 8 MoReq2010 Suomenkielinen editio osasta ydinpalvelut versiosta 1.1 MoReq2010 Suomenkielinen editio osasta ydinpalvelut versiosta 1.1 9

7 Perusteet Perusteet Kaavio 1a Kehittämissuunnitelma vuodelta 2009 (MoReq Governance Board). Toinen MoReq Governance Boardin tunnistama trendi oli asiakirjajärjestelmien kasvava heterogeenisuus. MoReqin pohjana oli ajatus yhdestä keskitetystä tietojärjestelmästä, johon organisaatiossa otettaisiin asiakirjat talteen eri lähteistä, kuten käyttäjiltä ja muista järjestelmistä. Tämä perinteinen ohjelmistoarkkitehtuuri on esitetty kaaviossa 1b. Kaavio 1c Vaihtoehtoisessa arkkitehtuurissa asiakirjat jätetään alkuperäiseen tallennusjärjestelmään, jossa asiakirjajärjestelmä valvoo niitä. Vaihtoehtoinen arkkitehtuuri on huolehtia asiakirjojen hallinnasta itse liiketoimintajärjestelmässä. Tällöin liiketoimintajärjestelmä on käytännössä samanaikaisesti asiakirjajärjestelmä, vaikkakin se hallinnoi vain niitä asiakirjoja, jotka on tallennettu ao. tietojärjestelmään. Tämä malli on esitetty kaaviossa 1d. Kaavio 1b Perinteinen arkkitehtuuri, jossa asiakirjat otetaan liiketoimintajärjestelmistä talteen asiakirjajärjestelmään joka keskitetysti valvoo niitä säilytysjärjestelmässä. Governance Boardin kehittämissuunnitelma määritteli joukon muita arkkitehtuureja. Yksi uusista malleista on kaaviossa 1c; siinä asiakirjajärjestelmä, jolla ei ole omaa tallennustilaa, hallinnoi asiakirjoja, jotka ovat edelleen muissa asiakirjajärjestelmissä, joissa asiakirjat ovat syntyneet ja joista niitä ei kopioida keskitettyyn säilytysjärjestelmään. Kaavio 1d Kun asiakirjahallinnan valvonnasta ja prosesseista tulee yksinkertaisempia, joustavampia ja paremmin ymmärrettyjä, voi liiketoimintajärjestelmistä muodostua asiakirjajärjestelmiä ainakin niiden asiakirjojen osalta, jotka näissä tietojärjestelmissä tuotetaan. MoReq -kehittämissuunnitelmassa todettiin myös joustavien ja skaalautuvien järjestelmien tarve, jotka sopisivat sekä pieniin että suuriin asiakirjahallinnan ratkaisuihin. MoReq2:ssa toiminnallisten vaatimusten määrä enemmän kuin kaksinkertaistui ja sivumäärä kolminkertaistui edellisestä versiosta. Siksi oli selvää, ettei jokaisen MoReq -version koko ja kompleksisuus voinut kasvaa samalla tavalla vaatimusten pysyessä samalla yhtenä kokonaisuutena. Silloin niiden soveltaminen kävisi mahdottomaksi erityisesti pienille, paikallisille ja erikoistuneille toimittajille. Tästä syystä 10 MoReq2010 Suomenkielinen editio osasta ydinpalvelut versiosta 1.1 MoReq2010 Suomenkielinen editio osasta ydinpalvelut versiosta

8 vuoden 2009 kehittämissuunnitelmassa määritettiin MoReqille kaksi jatkokehitysvaihetta: Lyhyellä aikavälillä, alkaen vuodesta 2010, määritykset muokattaisiin uudelleen. Niistä tehtäisiin modulaarisempia, jos mahdollista yksinkertaisempia, ja niihin lisättäisiin tuki vaihtoehtoisille asiakirja-arkkitehtuureille. Pitkällä aikavälillä, vuodesta 2012 alkaen, eri alojen asiantuntijoiden avulla ja käyttäen hyväksi modulaarista rakennetta MoReqin sovellusaluetta laajennettaisiin kaikille toiminta-alueille, joissa vaaditaan hyvää asiakirjahallintaa. Perusteet Perusteet 1.4 lähtökohdat Asiakirjat ja informaatio Kaikki organisaatiot ja kansalaiset käyttävät asiakirjoja. Kaikilla myös on asiakirjoja. Asiakirjat ovat informaatiota, jota on tarpeen säilyttää ja suojata todisteena informaation arvon vuoksi. Useimmilla henkilöillä on asiakirjoja, joita he esimerkiksi säilyttävät todisteena henkilöstään. Tällaisia asiakirjoja ovat: syntymätodistus passi ajokortti ja/tai henkilöllisyystodistus. Ensimmäinen näistä toteutui DLM Forumin vuosikokouksessa Madridissa toukokuussa 2010, kun MoReq2010:n toteutustyö virallisesti alkoi MoReq2010 DLM Forum päätti, että kehitystyötä täydennettäisiin kahdella julkisella kommenttikierroksella ja että EU:n komissio lisäksi nimittäisi projektia ohjaamaan asiantuntijaryhmän parhaista kansainvälisistä asiantuntijoista. Julkisilla kommenttikierroksilla mukaan kehitystyöhön tuli aikaisempaa laajempi yhteisö ja kollegiaalinen verkosto. Tätä kautta saatu panos oli odotettua laajempi ja laadukkaampi. Määritys hyötyi siitä, että se kehitettiin avoimesti ja keskustellen. Asiakirjahallinta voi nykyisin olla hyvin monimutkaista. MoReq2010:n joustava ja laajennettu arkkitehtuuri antaa asiakirjajärjestelmän määrittelyyn lähestymistavan, joka houkuttelee sekä toimittajia, alan ammattilaisia että asiakirjahallinnan asiakkaita. MoReq2010:ssa mallivaatimukset on korvattu modulaarisilla vaatimuksilla. Ohjelmistojen ennakkotestaus ja sertifiointi sekä yhteiskäyttöisyyden tarve tekevät paikallisen muokkaamisen ja räätälöinnin tarpeettomaksi. Sille ei ole enää tarvetta, koska uuden modulaarisen arkkitehtuurin ansiosta kattavat ja yhdenmukaiset vaatimukset voidaan toteuttaa tekemällä valintoja organisaation tarpeisiin sopivista moduuleista. Ajan myötä MoReq2010 :n ydinpalveluiden päälle rakennettujen palvelujen määrä kasvaa ja laajenee yhä uusille toiminnan, lainsäädännön ja teollisuuden alueille. Myös järjestelmätoimittajat hyötyvät uudelleen muokatusta MoReq2010 :stä. Vaikka laajennusosien määrä kasvaa vähitellen ja ulottuu yhä erikoistuneempiin sovelluksiin, vaatimusten ydinjoukko vastaavasti suhteessa pienenee. Ydinvaatimukset ovat yhteisiä kaikille asiakirjajärjestelmille ja vain niitä täytyy noudattaa kaikissa asiakirjajärjestelmissä. Muut toteutettavat ja sertifioitavat moduulit määräytyvät erikoistumisasteesta ja toiminta-alueesta, jolle tuote on tarkoitettu. Järjestelmätoimittajat voivat siksi vapaasti valita, mitä toiminnallisuutta he haluavat tarjota millekin markkina-alueelle. Samalla tavalla järjestelmien käyttäjät voivat valita ne moduulit, joita he pitävät tärkeinä. MoReq2010 :n uudesta lähestymistavasta hyötyvät asiakirjahallinnon asiantuntijat (experts) ja kaikki asiakirjahallinnan ammattilaiset (practitioner). MoReq2010 pyrkii joka suhteessa käyttämään asiakirjahallinnan johtavia teorioita ja parhaita käytäntöjä. Ammattilaiset huomaavat, että MoRe2010:ssa käytetyt käsitteet, mallit ja termit ovat samoja, joita käytetään kansainvälisissä standardeissa ja joita johtavat asiantuntijat suosittavat. Sen lisäksi, että määritystä voidaan soveltaa käytännössä, tarjoaa se järkevän pohjan opetukselle ja koulutukselle. Vuosi 2011 oli DLM Forumin viidestoista toimintavuosi. Samalla MoReq täytti kymmenen vuotta. MoReq2010:n kehitystyö alkoi samaan aikaan näiden merkkivuosien kanssa. Modulaarinen MoReq2010 tähtää tulevaisuuteen. Se on katalysaattori ja perusta hyvän asiakirjahallinnan tunnistamiselle, ymmärtämiselle ja omaksumiselle ympäri Eurooppaa ja kansainvälisesti. Näiden kohdalla dokumenttien merkitys asiakirjoina ja todisteina on ilmeinen. Näin ei kuitenkaan ole aina. Ihmiset eivät yleensä pidä kaikkea hallussaan olevaa informaatiota asiakirjoina. Esimerkiksi ostoslistaa ei usein pidetä asiakirjana. Kuitti ostoksista on kuitenkin todiste ostosta. Se voi olla asiakirja, jos se on tärkeä henkilölle tai toiminnalle. Ostokuittia voidaan käyttää perittäessä kuluja työnantajalta tai vaadittaessa rahojen palautusta pilalle menneistä tai vahingoittuneista tuotteista. Tätä esimerkkiä havainnollistaa kuva 1e. Kuva 1e Toinen näistä ei varmaankaan ole asiakirja, mutta toinen kenties on? Ero informaation ja asiakirjojen välillä on organisaatioilla sama kuin yksilöillä. Niinpä joka organisaatiossa asiakirjat ovat osajoukko sen kaikista tietovarannoista. Tämä on esitetty Venn-kaaviossa (kaavio 1f). 12 MoReq2010 Suomenkielinen editio osasta ydinpalvelut versiosta 1.1 MoReq2010 Suomenkielinen editio osasta ydinpalvelut versiosta

9 Perusteet Perusteet ISO standardin mukaan organisaation tulisi käyttää asiakirjajärjestelmää edellä mainittujen prosessien toteuttamiseen. Standardi määrittelee asiakirjajärjestelmän tietojärjestelmäksi, joka ottaa talteen ja käsittelee asiakirjoja sekä mahdollistaa pääsyn niihin elinkaaren kaikissa vaiheissa (ISO :2001, 3.17). MoReq2010 -määrityksen avulla voidaan määritellä modulaaristen vaatimusten mukaan rakentuva asiakirjajärjestelmä. Määritys tarjoaa ISO standardiin verrattuna tarkemman ja yksityiskohtaisemman kuvauksen siitä, kuinka asiakirjahallinnan prosessit tulisi toteuttaa. MoReq2010 -yhteensopivuuden saavuttamiseksi asiakirjahallinnalta vaaditaan paljon suurempaa tarkkuutta kuin mikä saataisiin rakentamalla asiakirjajärjestelmä, joka hallinnoi ISO standardin määrittelemiä asiakirjahallinnan prosesseja. Kaavio 1f Asiakirjat ovat henkilön tai organisaation kaiken informaation osajoukko. Jotta voitaisiin päättää mikä informaatio on asiakirja ja mikä ei, on toiminnan konteksti ja merkitys organisaatiolle tunnettava hyvin. Siksi jokaisen organisaation on tärkeää ymmärtää toimintaansa voidakseen sen perusteella arvioida mitä informaatiota on säilytettävä ja hallittava asiakirjoina. Organisaatiolle kuuluvat tietovarannot, joita ei pidetä asiakirjoina, kuten luonnoksia tai epätäydellisen transaktion tietokonedataa, on katsottava tilapäisiksi ja ne tulisi hävittää rutiininomaisesti. Esimerkiksi työprosessissa syntynyt luonnos pitäisi hävittää sen jälkeen, kun dokumentti on valmis, ja transaktion tilapäinen data pitäisi hävittää sitten, kun transaktio on kokonaan suoritettu tai peruutettu. Mahdollisuus Moreq-yhteensopivien järjestelmien (MYJ, MoReq Compliant Records Systems, MCRS) yhteiskäyttöisyyteen on yksi MoReq2010 -määrityksen eduista ja sen suunnittelun tavoitteista. MoReq2010 -määrityksen mukainen asiakirjajärjestelmä (MYJ) pystyy hahmottamaan omat entiteettinsä ja prosessinsa sekä siirtämään ne standardoituun formaattiin, jonka toinen MYJ osaa edelleen tulkita oikealla tavalla. Yhteiskäyttöisyys on ensiarvoisen tärkeää asiakirjojen hallinnalle asiakirjajärjestelmissä. Tyypillisesti nykypäivän organisaatiot päivittävät teknologiansa 3-5 vuoden sykleissä. Usein asiakirjoja kuitenkin säilytetään huomattavasti tätä pidempään. Mikäli organisaatiolta edellytetään tietyn asiakirjan säilyttämistä 75 vuoden ajan, kyseisen ajanjakson lopussa tuota asiakirjaa on siirretty asiakirjajärjestelmästä toiseen kertaa. Tätä havainnollistaa kaavio 1g. Mikäli jokaisen siirtotoiminnon yhteydessä osa asiakirjan kontekstuaalisesta informaatiosta menetetään, edellä mainittujen lukuisten siirtotoimintojen vaikutukset asiakirjan eheyteen saattavat olla kohtalokkaat. Tilapäisen informaation jättäminen hävittämättä on parhaimmassa tapauksessa vain organisaation tallennustilan tuhlaamista tilan täyttyessä ylimääräisillä tai puutteellisilla kopioilla tai työntekijöiden ajan hukkaamista heidän etsiessään joukosta oikeaa ja täydellistä informaatiota. Pahimmillaan se voi johtaa joko yksityisyyden loukkauksiin tai muihin säädösrikkomuksiin tai suuriin kustannuksiin, kun tietoa koostetaan julkisuuslain vaatimusten täyttämiseksi tai muuta tarkoitusta varten Asiakirjahallinnan prosessit ja järjestelmät ISO standardi (julkaistu 2001) on kenties kansainvälisesti kaikkein merkittävin asiakirjahallinnan standardi. Asiakirjoina käsiteltävän tiedon määrittely on vain yksi kyseisen standardin määrittelemistä asiakirjahallinnan prosesseista. Kaiken kaikkiaan ISO standardin määrittelemiin asiakirjahallinnan prosesseihin kuuluvat lisäksi: asiakirjojen säilytysaikojen määrittely asiakirjojen luominen ja rekisteröinti asiakirjojen luokittaminen asiakirjojen säilytys ja käsittely käyttöoikeuksien määrittely asiakirjojen jäljittäminen asiakirjoihin kohdistuvat säilytysajan mukaiset toimenpiteet asiakirjahallinnan prosessien dokumentointi. ISO standardin mukaan organisaation tulisi käyttää asiakirjajärjestelmää edellä mainittujen prosessien toteuttamiseen. Kyseinen standardi määrittelee asiakirjajärjestelmän tietojärjestelmäksi, joka ottaa talteen ja käsittelee asiakirjoja sekä mahdollistaa pääsyn niihin elinkaaren kaikissa vaiheissa (ISO :2001, 3.17). Kaavio 1g Asiakirjat saatetaan niiden eliniän aikana siirtää useita kertoja asiakirjajärjestelmästä toiseen. On kuitenkin syytä ottaa huomioon, ettei MYJ:n ydinpalveluihin kuulu asiakirjojen tuonti järjestelmään, vaan jokaisen MYJ:n tulee vain voida viedä tietonsa MoReq2010 määrityksen yhteisellä XML-formaatilla. Asiakirjojen tuonti vaatii järjestelmäsovellukselta suurempaa monipuolisuutta kuin vienti. Tästä syystä kyseisen toiminnallisuuden vaatiminen kaikilta asiakirjajärjestelmiltä estäisi useita asiaan erikoistuneita liiketoimintajärjestelmiä omaksumasta MoReq2010 -määrityksiä Asiakirjojen luonne Lähes mitä tahansa aineistoa, jolla on informatiivista merkitystä tai todistusarvoa voidaan käsitellä asiakirjana. ISO standardi määrittelee asiakirjan olevan tietoa, jonka organisaatio tai henkilö on tuottanut tai vastaanottanut osana laillisia velvoitteitaan tai liiketoimintaansa, ja jota se säilyttää tietovarantona sekä todisteena. (ISO :2001, 3.15). 14 MoReq2010 Suomenkielinen editio osasta ydinpalvelut versiosta 1.1 MoReq2010 Suomenkielinen editio osasta ydinpalvelut versiosta

10 Aikaisemmin asiakirjat olivat suurelta osin paperisessa muodossa, mutta 2000-luvulla sähköisen informaation räjähdysmäinen kasvu on vääjäämättä syrjäyttämässä paperitallenteet. Aina tulee kuitenkin olemaan tarvetta sekä paperimuotoisten että fyysisessä muodossa olevien asiakirjojen hallinnointiin soveltuville fyysisen asiakirjahallinnan tietojärjestelmille. Näin on esimerkiksi silloin, kun käsitellään biolääketieteellisiä tai oikeuslääketieteellisiä näytteitä. Kaikilla asiakirjoilla (sekä fyysisillä että sähköisillä) on tiettyjä ominaisuuksia. ISO standardin mukaan asiakirjan keskeisimpiä ominaisuuksia ovat: autenttisuus asiakirja on sitä, mitä sen pitäisikin olla, ja henkilö, joka väittää luoneensa kyseisen asiakirjan, on sen todella myös luonut luotettavuus asiakirjassa oleva informaatio on totuudenmukaista ja luotettavaa eheys asiakirja on eheä kokonaisuus, ja muodoltaan sekä sisällöltään muuttamaton käytettävyys asiakirja voidaan paikallistaa, hakea, näyttää ja tulkita. MYJ voi taata nämä ominaisuudet asiakirjalle vasta siitä hetkestä alkaen, kun kyseinen asiakirja on luotu asiakirjajärjestelmässä. ISO standardin mukaan asiakirjat tulisi laatia sen toimenpiteen tai tapahtuman yhteydessä, jota ne ilmentävät tai pian sen jälkeen. Tämän tulee tapahtua sellaisten henkilöiden toimesta, joilla on ensikäden tieto tosiasioista tai työvälineillä, joita liiketoiminnassa rutiininomaisesti käytetään toimenpiteen suorittamisessa (ISO : ). Ohjeistus mahdollistaa kaksi eri tapaa asiakirjojen luomiselle: asiakirjan luomisesta vastaa henkilö tai asiakirjan luomisesta vastaa jokin väline tai laite. MoReq2010 -määrityksessä asiakirjajärjestelmän käyttäjiä voivat olla sekä ihmiset että liiketoimintajärjestelmät. Molemmat voidaan valtuuttaa luomaan asiakirjoja. MYJ voidaan kehittää kommunikoimaan joko ihmisten tai liiketoimintajärjestelmien kanssa tai vaihtoehtoisesti molempien. Kaikkiin asiakirjajärjestelmän asiakirjoihin tulee liittää myös metatietoja. ISO standardin määritelmän mukaan metatieto on tietoa, joka kuvaa asiakirjojen kontekstia, sisältöä ja rakennetta sekä hallintaa niiden elinkaaren kaikissa vaiheissa (ISO :2001, 3.12). Perusteet Perusteet käyttäjäroolipalvelu hallinnoi käyttöön liittyvä valtuuksia (ks. luku 4 Roolimallipalvelu) luokittamispalvelu hallinnoi luokkia (ks. luku 5 Luokittamispalvelu) asiakirjapalvelu hallinnoi asiakirjoja ja asiakirjakertymiä (ks. luku 6 Asiakirjapalvelu) metatietopalvelu hallinnoi metatietoja ja metatietopohjia (ks. luku 7 Metatietomallipalvelu) säilytysaikapalvelu hallinnoi säilytysajan mukaisia toimenpiteiden suunnitelmia (ks. luku 8 Säilytysaikasuunnitelmapalvelu) toimenpidekeskeytyspalvelu hallinnoi toimintokeskeytyksiä (ks. luku 9 Hävitystoimenpiteen keskeytyspalvelu). Muut palvelut ovat sen sijaan täysin prosessipohjaisia, eivätkä ne hallinnoi entiteettejä. Näihin palveluihin kuuluvat: haku- ja raportointipalvelu (ks. luku 10 Haku- ja raportointipalvelu) asiakirjojen vienti järjestelmästä (ks. luku 11 Vientitoimintopalvelu). Vaikka MoReq2010 -määritys tukee palvelukeskeistä arkkitehtuuria ja käyttää sen mukaista terminologiaa, on siinä tiedostettu, etteivät aiemmat erillistä palvelumallia hyödyntäneet asiakirjajärjestelmät ole välttämättä toimineet toivotulla tavalla. Tästä syytä MoReq2010 tyytyykin vain kokoamaan käytännön vaatimuksensa loogisiksi palvelukokonaisuuksiksi, joista jokainen käytännön vaatimus testataan yksitellen. Sellaisetkin MYJ:t, jotka eivät toteutuksessaan tarjoa erillisiä palveluja, voidaan sertifioida MoReq2010 -yhteensopiviksi. Kaiken kaikkiaan MoReq2010 -määrityksen lähestymistapa asiakirjahallintaan on tarkoin harkittu: se maalaa tulevaisuudenkuvan, jossa järjestelmien yhteentoimivuutta ei ole rajattu vain asiakirjojen siirtoon MYJ:stä toiseen. Sen sijaan, siinä halutaan ennakoida tulevaisuutta, jossa eri asiakirjajärjestelmät voivat jakaa yhteisiä palveluja. Tulevaisuuden organisaatiossa kaikilla asiakirjajärjestelmillä voi siis olla mahdollisuus hyödyntää yhtä yhteistä käyttäjä/käyttäjäryhmäpalvelua, käyttäjäroolipalvelua, luokittamispalvelua, metatietomallipalvelua, säilytysaikasuunnitelmapalvelua, hävitystoimenpiteen keskeytyspalvelua ja/tai haku- ja raportointipalvelua Entiteetit ja palvelut MoReq2010 -määrityksen mukainen asiakirjajärjestelmä käsittelee asiakirjoja entiteetteinä. Asiakirjat ovat vain yksi MoReq2010 :n määrittelemistä lukuisista erityyppisistä entiteeteistä. Esimerkiksi kaikki tietojärjestelmän käyttäjät muodostavat yhden entiteettityypin, luokitusjärjestelmän luokat oman tyyppinsä jne. Kattava lista erilaisista entiteettityypeistä löytyy luvusta 14.2 Entiteettityypit. Huolimatta siitä, että MYJ:n hallinnoimat entiteetit ovat erilaisia, MoReq määrityksen tavoitteena on tehdä ne mahdollisimman yhdenmukaisiksi metatietojen käytön, käsittelyhistorian hallinnan, käyttöoikeuksien ja entiteettien elinkaarten osalta. Toisin kuin muissa tietojärjestelmissä, MYJ:ssä entiteettejä ei poisteta vaan ne tuhotaan, jolloin tietojärjestelmään jää jäljelle ns. jäännösentiteetti. Jäännösentiteetit ovat asiakirjajärjestelmissä tärkeitä, koska ne edustavat järjestelmässä aiemmin olleita entiteettejä. Ilman jäännösentiteettejä historiallisen asiakirjan koko kontekstin rekonstruointi olisi mahdotonta. MY-järjestelmissä erityyppisten entiteettien kuvataan olevan erilaisten palvelujen hallinnan alaisina, koska koko MYJ rakentuu palvelukeskeiselle arkkitehtuurille (ks. luku 2 Järjestelmäpalvelut): käyttäjä/käyttäjäryhmäpalvelu hallinnoi käyttäjäentiteettejä sekä käyttäjäryhmäentiteettejä (ks. luku 3 Käyttäjä/käyttäjäryhmäpalvelu) Kaavio 1h Tulevaisuudessa useilla asiakirjajärjestelmillä voisi olla yksi keskitetty luokittamispalvelu. Lähestymistapa mahdollistaisi esimerkiksi yhden liiketoiminnan luokitusjärjestelmän määrittelemisen koko organisaatiolle ja sen hallinnoimisen keskitetysti yhteisen 16 MoReq2010 Suomenkielinen editio osasta ydinpalvelut versiosta 1.1 MoReq2010 Suomenkielinen editio osasta ydinpalvelut versiosta

11 luokittamispalvelun avulla. Tätä havainnollistaa kaavio 1h. Samanlaista toimintaperiaatetta voitaisiin soveltaa muidenkin palvelujen osalta. Tulevaisuudessa yhteisten palvelujen hyödyntäminen ei välttämättä ole myöskään sidottu yhden organisaation sisälle. Yksi hallinnoija voisi esimerkiksi jakaa ja ylläpitää laajalti käytettävissä olevaa säilytysaikasuunnitelmien standardoitua kokonaisuutta, jota käyttäisivät kaikki tietyn sektorin organisaatiot. Vastaavasti jaetun hävitystoimenpiteen keskeytyspalvelun avulla voitaisiin hallinnoida tietyn oikeusistuimen antamia toimenpidekeskeytyksiä. Perusteet Perusteet sissa toimintaympäristöissä. Tähän lähestymistapaan sisältyvät rajoitukset ovat aikaan saaneet sen, että monissa tapauksissa organisatoriset ja asiapohjaiset elementit on sekoitettu tehtäväpohjaiseen liiketoiminnan luokitusjärjestelmään, jolloin tuloksena on paikallinen sekamuoto. Monien organisaatioiden toimintaan sisältyy erilaisia ryhmä- tai projektipohjaisia tehtäviä. Niissä organisaatioiden taipumuksena on tavallisesti koostaa asiakirjat yhteen itse päätehtävän (esim. projekti) mukaan, eikä niinkään asiakirjat luoneen liiketoiminnan tai transaktion perusteella. Esimerkiksi pienessä yhdistyksessä sen jäseniin liittyviä asiakirjoja saatetaan säilyttää jokaisen jäsenen kohdalla omassa kertymässään. Jäsenen kertymä saattaa siten sisältää: jäsenen alkuperäisen ilmoittautumiskaavakkeen sekä tiedot sen käsittelystä ja hyväksymisestä henkilötiedot, pankkiyhteystiedot ja henkilön yhteystiedot sekä niihin tehdyt muutokset vuosittaiset tilaus- ja jäsenmaksut henkilön tehtävät yhdistyksessä ja hakemukset ja nimitykset niihin kirjeenvaihtoa ja muuta informaatiota jäsenen toiminnasta yhdistyksessä tiedot kustannuksista ja hyvitysvaateista sopimukset, todistukset, oikeudellisiin asioihin liittyvät (legal) dokumentit ja luopumiskirjat jne Luokittaminen ja koostaminen MoReq2010 -määrityksessä on monia uusia käsitteitä. Niihin lukeutuu muun muassa käsitepari luokittaminen ja kertymä. ISO standardin mukaan luokittaminen on liiketoiminnan tehtävien ja/tai asiakirjojen systemaattista tunnistamista ja järjestämistä ryhmiin siten, että noudatetaan luokitusjärjestelmän loogisesti strukturoituja käytänteitä, metodeja ja toimintasääntöjä (ISO :2001, 3.5). Luokituksen tarkoituksena on siis tarjota asiakirjalle liiketoimintakonteksti sekä luoda yhteys asiakirjan ja sen syntytapahtuman välille. Kertymä sen sijaan tarkoittaa toisiinsa liittyvien asiakirjojen keräämistä yhteen. Toisin kuin luokituksen, kertymän muodostaminen voi perustua mihin tahansa organisatoriseen vaatimukseen tai kriteereihin ei vain liiketoimintakontekstiin. Kertymän rakenne on kerroksittainen, jolloin ylemmän tason kertymä muodostuu useista alemman tason kertymistä. Näin ollen koko asiakirjajärjestelmän voitaisiin ajatella edustavan yhtä kokonaista ylemmän tason kertymää. Esimerkissä henkilön kertymän asiakirjat liittyvät erilaisiin tehtäviin, toimintaan ja transaktioihin, jolloin ne tulisi myös sijoittaa eri tehtäväluokkiin. Tehtäväluokkien sisältämillä asiakirjoilla voi olla suhteellisen pitkä lakisääteinen säilytysaika, joka perustuu erilaisiin oikeudellisiin tai muihin säädöksiin ja hyvän toiminnan periaatteisiin. Kertymän muilla asiakirjoilla voi sen sijaan olla varsin lyhyt säilytysaika, jonka jälkeen ne tuhotaan. Vaikka tällainen asetelma on varsin yleinen monissa organisaatioissa, sen yhdistäminen perinteiseen hierarkkiseen luokitusmalliin (ks. kaavio 1i) on hankalaa, koska perinteisessä mallissa koko jäsenen kertymän tulee sopia yhteen ainoaan luokitusjärjestelmän luokkaan. Tästä on väistämättä seurauksena ristiriita toiminnan tehokkuuden ja asiakirjahallinnan tarpeiden välillä. Yhtenä vaihtoehtona on luoda hybridiluokitusjärjestelmä, jossa luodaan esimerkiksi yläkäsitteitä (kuten avustustehtävät, asiakkaat, projektit, henkilökunta ja tapahtumat ). Toisaalta vaihtoehtoisesti itsestään muodostuvat kertymät voidaan hajottaa siten, että kaikkien jäsenten ilmoittautumisasiakirjat löytyvät samasta luokasta/kertymästä (esimerkiksi jäsenyyshakemukset ). Tällöin kaikkien jäsenten vuosittaiset tilausmaksuasiakirjat löytyisivät täysin erillisestä luokasta/kertymästä (esimerkiksi jäsenmaksut 2011 ). Todennäköisesti kumpikaan ratkaisu ei kuitenkaan ole kaikin puolin tyydyttävä. Erottamalla selkeästi luokan ja kertymän käsitteet toisistaan MoReq2010 antaa enemmän joustavuutta suunniteltaessa yhdessä pidettäviä asiakirjoja sekä päätettäessä luokitusjärjestelmästä ja sen käyttötavoista. Nämä toiminnallisuudet tekevät MoReq2010 :n helpommin sovellettavan käytännön tilanteissa. MoReq2010 :ssä kertymät voivat perustua operationaalisiin kriteereihin, kun taas luokitusta voidaan soveltaa mihin tahansa kertymän eri kerroksista. Tarpeen vaatiessa luokkiin voidaan yhdistää jopa yksittäisiä asiakirjoja (ks. kaavio 5d, sekä lisätiedot luvussa 5 Luokittamispalvelu). Lisäksi voidaan edelleen hyödyntää kaaviossa 1i havainnollistettua perinteistä taaksepäin yhteensopivuutta. Kaavio 1i Perinteinen hierarkkinen malli, jossa sekä luokat että kertymät on yhdistetty yhdeksi rakenteeksi (tällainen toteutustapa on mahdollinen MYJ:ssä, mutta MoReq2010 tarjoaa tässä asiassa enemmän joustavuutta). Jotkut aiemmista asiakirjahallinnan määrityksistä liittävät hierarkkisen luokitusjärjestelmän kertymätason yläpuolelle, jolloin jokainen asiakirja perii aina luokkansa kertymän perusteella. Tässä lähestymistavassa käytetään luokkia ylemmän tason kertymien tilalla (ks. kaavio 1i). Kyseinen järjestelytapa voi onnistuneesti toteutettuna olla yksinkertaisuudessaan varsin puoleensavetävä, mutta toisaalta se on myös varsin jäykkä, eikä aina toteutuskelpoinen todelli- 18 MoReq2010 Suomenkielinen editio osasta ydinpalvelut versiosta 1.1 MoReq2010 Suomenkielinen editio osasta ydinpalvelut versiosta

12 1.4.6 Säilyttäminen ja säilytysajan mukaiset toimenpiteet MoReq2010 :ssä liiketoimintaluokitus liittyy olennaisesti säilyttämiseen ja muihin säilytysajan mukaisiin toimenpiteisiin, jolloin jokaiseen luokkaan liittyy säilytysaikasuunnitelma ja jokainen asiakirja perii säilytysaikasuunnitelmansa omalta luokaltaan (so. luokitus määrää asiakirjan kohtalon). Tämä eroaa niistä lähestymistavoista, joissa säilytysaikasuunnitelma periytyy asiakirjan kertymän ja vasta epäsuorasti sen luokan perusteella. MoReq2010 :ssa säilytysaikasuunnitelmaan liittyvä tärkeä piirre on, ettei asiakirjaan voi kerrallaan kohdistua useampia kuin yksi säilytysaikasuunnitelma. MoReq2010 sallii asiakirjan luokalta perityn alkuperäisen säilytysaikasuunnitelman kumoamisen, mutta yksittäiseen asiakirjaan voi silti kohdistua vain yksi säilytysaikasuunnitelma kerrallaan. Tällöin ei ole vaaraa säilytystoimenpidekonflikteista, joiden ratkaisu vaatisi käyttäjien väliintuloa. Koska jokainen kertymän asiakirja voi kuulua eri luokkaan ja jokaisella asiakirjalla on omalta luokaltaan peritty säilytysaikasuunnitelma, on mahdollista, että kertymän yksittäisillä asiakirjoilla säilytysajan mukaiset toimenpiteet aktivoituvat eri aikoihin. Tämän määräävät sekä organisaation käyttämät säilytysaikasuunnitelmat että kussakin tapauksessa määritellyt säilytyksen aktivointitapahtumat. MoReq2010 hyödyntää kertymän tuhoamisessa ns. alhaalta ylös -periaatetta, jolloin kertymän tuhoaminen on mahdollista vasta, kun koko sen sisältö on hävitetty ja kertymä itse samalla sulkeutunut. Alhaalta ylös-periaatetta kuvataan yksityiskohtaisemmin luvussa Yksi periaatteen eduista on, ettei kertymille sen ansiosta tarvitse luoda säilytysaikasuunnitelmia. MoReq2010 mahdollistaakin ainoastaan asiakirjoihin liitetyt säilytysaikasuunnitelmat. Vaikka MoReq2010 :ssa säilytysajan mukaisia toimenpiteitä sovelletaan asiakirjoihin yksitellen, saman toimenpiteen suorittaminen yhtä aikaa useille asiakirjoille on myös mahdollista. MoReq2010 antaa käyttäjälle mahdollisuuden luoda yhden yhteisen säilytysaikasuunnitelman kaikille kertymän asiakirjoille. Tämä luo helppokäyttöisyyttä ja takaa samalla yksinkertaisen mutta joustavan lähestymistavan säilyttämiseen ja säilytysajan mukaisiin toimenpiteisiin. Perusteet Perusteet päivämäärien mukaan. Tällä tavoin kaikkiin käsittelyhistorian metatietoihin kertyneet tapahtumat muodostavat MYJ:n kirjausketjun. MoReq2010 -määrityksen mukaan entiteettien käsittelyhistoriaa ja metatietoja karsitaan entiteettien tuhoamisen yhteydessä suhteessa ISO standardin ohjeistukseen, jonka mukaan kirjausketju tulisi säilyttää vähintään yhtä kauan kuin dokumentti (ts. asiakirjasisältö), johon ne liittyvät (ISO :2001, 8.3.2) Modulaarinen arkkitehtuuri Kaavio 1j havainnollistaa MoReq2010 -määrityksen modulaarista arkkitehtuuria. Kaavion jokainen laatikko edustaa joko yhden palvelun tai moduulin vaatimuskokonaisuuksia. Määrityksen ensimmäisessä osassa (Osa 1) määritellään ydinpalvelut, jotka tarjoavat MoReq2010 -yhteensopivuuden kannalta välttämättömät toiminnallisuuksien vähimmäisvaatimukset. Toisin sanoen ne määrittelevät yksinkertaisimman mahdollisen MYJ-kokonaisuuden rakenteen Käsittelyhistoriat ja kirjausketjut ISO standardin vaatimusten mukaan metatietoja/ kirjausketjuja tulee käyttää siten, että ne säilyvät täydellisinä ja virheettöminä kuvauksina kaikista asiakirjaan kohdistuvista toimenpiteistä (ISO :2001, 8.3.2). MoReq2010 noudattaa tätä lähestymistapaa, mutta vie sen myös pidemmälle soveltamalla jokaisen asiakirjan kohdalla ISO standardin käsittelyhistorian käsitettä. ISO on kansainvälinen asiakirjojen metatietostandardi, joka kuvaa käsittelyhistoriaa seuraavalla tavalla: käsittelyhistoriametatieto dokumentoi sekä entiteettiin että sen metatietoon liittyvät suoritetut asiakirjahallinnan tapahtumat ja muut hallintatapahtumat. Jokaisesta tapahtumasta määritetään tyyppi, mitä tapahtui, milloin tapahtui, miksi tapahtui ja kuka vastasi tapahtuman toteuttamisesta. Tämän elementin metatieto on ketju, joka dokumentoi tietyn tapahtuman. MoReq2010 :ssä jokaiselle entiteetille liitetään oma käsittelyhistoriansa. Yhteiskäyttöisyyden kannalta on tärkeää, että siirrettäessä entiteettejä yhdestä asiakirjajärjestelmästä toiseen kukin entiteetti siirretään kokonaisuutena, johon sisältyvät sen metatiedot, käsittelyhistoria, käyttöoikeudet yms. Käsittelyhistoria on olennainen osa entiteettiä. Tämä antaa jokaiselle MYJ:lle mahdollisuuden sekä tuoda että tulkita kunkin entiteetin tapahtumat aiemmassa asiakirjajärjestelmässä. Vaikka käsittelyhistoriametatiedot on sidottu entiteetteihin, MoReq2010 avaa kuitenkin koko MYJ:n näkymän järjestelmän kirjausketjusta, jolloin käyttäjät voivat hakea tietoja kaikkien entiteettien käsittelytapahtumista ja lajitella ne tapahtuma- Kaavio 1j MoReq2010-määrityksen rakenne. Osa ydinpalvelujen kuvaamista toiminnallisuuksista voidaan toteuttaa vaihtoehtoisilla, mutta yhtä pätevillä tavoilla. Tällaisissa tilanteissa MoReq2010 hyödyntää nk. plug-in -moduuleja (liitännäismoduuleja). Jokainen liitännäismoduuli on toiminnallisuudeltaan samanlainen kuin muut saman sarjan plug-in -moduulit. MYJ:ssä täytyy olla vähintään yksi sarjan moduuleista, mutta järjestelmä voi myös toteuttaa useamman kuin yhden moduulin. Ydinpalveluissa käytetään liitännäismoduuleja luomaan joustavuutta seuraaviin toiminnallisuuksiin: eri käyttöliittymät MYJ:ää voivat hallinnoida joko suoraan käyttäjät (ihmisille tarkoitetun käyttöliittymän kautta) tai toiminnan tukijärjestelmät (koneella prosessoitavan käyttöliittymän kautta) eri luokitukset MYJ:ssä luokittaminen voidaan toteuttaa tavoin (esimerkiksi käyttäen hierarkkista luokitusjärjestelmää) eri tyyppiset asiakirjat - MYJ:ssä voi olla erityyppisiä asiakirjoja (esim. sähköisiä komponentteja fyysisten sijasta) MoReq2010 -määrityksen ensimmäisessä osassa (Osa 1) kuvatut ydinpalvelut ja liitännäismoduulit muodostavat keskeisen alustan, jonka pohjalle erilaisia laajennus- 20 MoReq2010 Suomenkielinen editio osasta ydinpalvelut versiosta 1.1 MoReq2010 Suomenkielinen editio osasta ydinpalvelut versiosta