HUIPPUMALLIT KÄYTTÖÖN. Innovaatioiden tunnistamisen, siirtämisen ja käyttöönoton käsikirja

Transkriptio

1 HUIPPUMALLIT KÄYTTÖÖN Innovaatioiden tunnistamisen, siirtämisen ja käyttöönoton käsikirja Matti Mäkelä Jaana Kilpinen

2 HUIPPUMALLIT KÄYTTÖÖN Innovaatioiden tunnistamisen, siirtämisen ja käyttöönoton käsikirja Huippu-hankkeen loppujulkaisu Kirjoittajat: Matti Mäkelä ja Jaana Kilpinen Taitto: Kimmo Säikkä Julkaisija: Huippu Nuorten työllistymistä edistävien hyvien käytäntöjen levittäminen -hanke Hankkeen toteuttajaorganisaatiot: Turun kaupungin sivistystoimiala (hallinnoiva organisaatio), Lounais-Suomen koulutuskuntayhtymä, Raision seudun koulutuskuntayhtymä RASEKO, Salon seudun koulutuskuntayhtymä, Turun kaupungin vapaa-aikatoimiala, Turun kristillisen opiston säätiö Rahoittajat: Euroopan sosiaalirahasto Varsinais-Suomen ELY-keskus Toteuttajaorganisaatiot Painopaikka: Saarijärven Offset Oy 2013 ISBN (nid) ISBN (pdf)

3 HUIPPUMALLIT KÄYTTÖÖN Innovaatioiden tunnistamisen, siirtämisen ja käyttöönoton käsikirja SISÄLTÖ: ALUKSI...4 ARVIOINTI...10 KARTOITUS...14 KOKEILU...20 KÄYTTÖÖNOTTO...24 ONNISTUNUT SIIRTO...36 Lisätietoja: kirjallisuus ja nettisivut

4 1. ALUKSI

5 1. Aluksi Onnistuminen tai epäonnistuminen innovaatioiden siirtämisessä riippuu samoista perusasioista kuin missä tahansa kehittämistoiminnassa. Hyvien tulosten taustalla on aina selkeä tavoitteiden asettelu, hyvä suunnittelu, kaikkien toimijoiden sitoutuminen ja sitouttaminen sekä onnistunut juurruttamis- ja levittämistyö. Liikaa ei voi myöskään korostaa yhteistyön jatkuvuuden merkitystä. Esimerkiksi Turun ammatti-instituutti on jo vuodesta 2005 tehnyt yhteistyötä pohjoishollantilaisen Groningenin provinssin eri toimijoiden kanssa. Hyöty on ollut molemminpuolista. Hollantilaisia malleja on pystytty hyödyntämään ideoitaessa Varsinais-Suomeen maakunnallista ohjausmallia ja vastaavasti omat asiantuntijamme ovat käyneet useaan otteeseen Groningenissa kouluttamassa eri hankkeissa kehitettyjä koulutus- ja nuorisotakuun toteutumista edistäviä käytäntöjä. Eikä kansallisen tai kansainvälisen levittämistyön tarvitse aina tähdätä näyttäviin ja laajoihin maa- tai jopa valtakunnallisiin malleihin. Yhtä tärkeitä ovat erilaiset työkäytännöt, joiden avulla voidaan kehittää vaikkapa yhden koulutusalan tai -tyypin toimintaa. Esimerkkinä mainittakoon niin ikään Hollannista Turkuun siirretty maahanmuuttajakoulutuksen malli, missä kieltä lähdetään oppimaan työpaikoille heti alkeista lähtien. Eittämättömiä hyveitä hyvien käytäntöjen ja toimintamallien siirtämisessä ja onnistuneessa hyödyntämisessä ovat myös avoimuus ja kyky tunnistaa mahdollisuuksia. Liian usein innovaatioiden siirto pysähtyy ja tämä koskee niin kansallista kuin kansainvälistäkin yhteistyötä siihen, että jäädään tuijottamaan rakenteiden ja toimintamallien eroavaisuuksia ja tätä kautta syntyviä esteitä. Paljon hedelmällisempää on etsiä yhtäläisyyksiä ja nähdä, miten uudet mallit ja käytänteet voisivat edelleen kehitettyinä hyödyttää omaa organisaatiota ja toimintaympäristöä. Innovaatiolla tarkoitetaan tässä julkaisussa organisaation keskeisten toimijoiden hyväksi käytännöksi määrittelemää toimintamallia, jonka katsotaan tuovan merkittävää lisäarvoa ja uutta organisaation vallitseviin käytäntöihin hyödynsaajien näkökulmasta. Turussa marraskuussa 2013, Matti Mäkelä ja Jaana Kilpinen Hanke pähkinänkuoressa: Huippumallit haussa Huippu-hanke lähti liikkeelle halusta kohdata kansainvälisen yhteistyön ihan hyviä juttujahan siellä oli, mutta ei niitä voida meillä hyödyntää, koska koko toimintaympäristömme on niin erilainen -haasteen. Hankkeen tavoitteena oli löytää keinoja siirtää muissa EU-maissa kehitettyjä nuorten työelämään siirtymistä helpottavia malleja suomalaisten toimijoiden käyttöön. Toiminta ei rajoittunut pelkästään hyvien käytäntöjen hyödyntämiseen, vaan tavoitteena oli myös luoda uusia keinoja ja työkaluja toimivien mallien tunnistamiseen ja innovaatioiden siirtoon. Nuorten työelämään siirtymistä helpottavia malleja haettiin kansainvälisiltä kumppaneilta Saksasta, Englannista ja Hollannista. Suurin osa työstä tapahtui silti Suomessa, missä hanketoimijat testasivat siirrettäviä malleja ja työmateriaaleja sekä työstivät niitä saadun palautteen perusteella paikallisiin tarpeisiin sopiviksi. Kv-kumppaneille järjestettiin lisäksi levittämisseminaarit, joissa kerrottiin kokemuksia eri käytäntöjen siirrettävyydestä ja toimivuudesta uudessa toimintaympäristössä sekä esiteltiin innovaatioiden siirtoon rakennettu työkalu. Keväällä 2011 toimintansa aloittanut Huippu-hanke jatkuu saakka. Osin Euroopan sosiaalirahaston rahoittaman hankkeen hallinnoivana organisaationa toimii Turun kaupungin sivistystoimiala. Lisätietoja: 5

6 HUIPPU-TYÖKALU SITOUTTAMINEN JUURRUTTAMINEN LEVITTÄMINEN KARTOITUS - haasteiden identifiointi - mahdollisten ratkaisujen kartoitus - suunnittelu ARVIOINTI KOKEILU - osa/osia hyvästä käytännöstä käyttöön -koko käytäntö otetaan käyttöön - modifiointi uuteen toimintaympäristöön - pilotointi - kehittämisprojekti - kokeilu-/ käyttöönottoprojekti ARVIOINTI KÄYTTÖÖN- OTTO - tuotteistaminen - juurrutus - levittäminen - syvälevitys - uudet kehittämisideat UUDET KEHITYSIDEAT Tässä julkaisussa esiteltävä innovaatioiden ja hyvien käytäntöjen siirtämiseen tarkoitettu Huippu-työkalu perustuu siirtoprosessin eri osien yksityiskohtaiseen suunnitteluun ja hallintaan. Työkalut ja toimintamallit soveltuvat käytettäviksi sekä kansallisessa että kansainvälisessä yhteistyössä. Vielä yksityiskohtaisemmin niihin voi tutustua hankkeen nettisivuilla. Myöhemmin tässä julkaisussa tarkemmin kuvatut siirtoprosessin osat ovat seuraavat: kartoitus, kokeilu, käyttöönotto Kartoitusvaiheessa on keskeistä selvittää omien kehittämistarpeiden lisäksi mahdolliset ratkaisut ja niiden soveltuvuus oman organisaation toimintaan sekä suunnitella siirtoprosessi. Kokeiluvaiheessa kiinnostavimmiksi koetut toimintamallit pilotoidaan ja niiden toimivuutta arvioidaan. Onnistuneiksi koetut mallit siirtyvät käyttöönottovaiheeseen, jossa käytänteet tuotteistetaan ja juurrutetaan omaan organisaatioon sekä levitetään muiden toimijoiden käyttöön. Arviointi on keskeinen osa prosessia. Eri vaiheiden välissä arviointiin syvennytään erityisen tarkasti (mitkä käytänteet siirretään kartoituksesta kokeiluun? onnistuivatko pilotit niin hyvin, että kokeilun jälkeen on mahdollista siirtyä käyttöönottoon? jne.), mutta arvioinnin täytyy tämän lisäksi olla koko prosessin elinkaaren ajan jatkuvaa. Arvioinnin lisäksi muita läpikäyviä teemoja ovat sitouttaminen ja juurruttaminen sekä levittäminen. 6

7 1. Aluksi Työkalusta sanottua Hanketyössä Huippu-prosessin pitäisi olla luonteva ikiliikkuja, joka jatkuu hankkeesta toiseen omina ja toisiinsa liittyvinä prosesseina ja hioo timantteja toimivista käytännöistä. Projektipäällikkö Henna Rautavuo-Hätönen Koulutuskeskus Salpaus, Lahti Innovaatioiden siirtoon kehitetty työkalu on enemmän kuin erinomainen. Prosessi ja siihen liittyvät askeleet on helppokäyttöinen ja se on meillä käytössä eri projekteissa. Projektipäällikkö Henk ten Brinke CMO Groningen, Hollanti Parasta Huippu-hankkeen innovaatioiden siirron prosessissa on sen selkeys ja johdonmukainen rakenne. Vaiheittain etenevä prosessi varmistaa suunnitelmallisen työskentelyn innovaatioiden siirrossa. Malli on monipuolinen ja sopii yhtä hyvin kansainväliseen innovaatioiden ja hyvien käytäntöjen siirtoon kuin paikallisiin pieniin muutosprosesseihin. Toimintamalli tukee hankkeiden hyvien käytäntöjen esille saamista, niiden edelleen kehittämistä sekä ennen kaikkea tuotteistamista. Tiivistetysti sanottuna Huippu-hankkeen innovaatioiden siirron prosessin avulla taataan hyvien käytäntöjen aiempaa laadukkaampi ja tuloksellisempi levittäminen ja juurruttaminen toimijoille. Huippu-malli on erinomainen työkalu toisilta oppimiseen ja oman projektityön kehittämiseen. Kiinnostavaa on myös saada palautetta omista malleista ja nähdä, miten ne muuntuvat muiden käytössä. Tämä tarjoaa myös mahdollisuuksia ja lähtökohtia uusille innovaatioille ja kehittämishankkeille. Koulutusjohtaja Peter van der Heijden Friesland College, Hollanti Projektisuunnittelija Mervi Leino Salon seudun ammattiopisto, Salo 7

8 Innovaatioiden siirron perushyveet ja kuolemansynnit Perushyveet: - selkeä tavoitteiden asettelu ja tarpeiden määrittely - hyvä suunnittelu - kaikkien toimijoiden sitoutuminen ja sitouttaminen - jatkuva arviointi ja valmius korjaaviin toimenpiteisiin tarvittaessa - onnistunut juurruttamis- ja levittämistyö - pitkäaikaiset yhteistyösuhteet ja keskinäinen luottamus - siirrettävien käytäntöjen syvällinen tuntemus - avoimuus ja kyky tunnistaa mahdollisuuksia Kuolemansynnit: - siirrettävät innovaatiot eivät vastaa organisaation tai sen henkilöstön kehittämistarpeisiin - huono ja/tai riittämätön suunnittelu -toimijoiden sitouttamiseen ei ole käytetty riittävästi aikaa ja resursseja, eikä uusien käytänteiden tärkeyttä osata/voida perustella riittävän vakuuttavasti -siirtoprosessille ei ole rakennettu arviointisuunnitelmaa - tiedotus ja viestintä riittämätöntä, oletetaan käytäntöjen juurtuvan ja leviävän itsestään - hyvien käytäntöjen haku sieltä täältä ilman paikallistuntemusta, yhteistyösuhteiden lyhytaikaisuus - siirrettäviä hyviä käytäntöjä ja kaikkia niiden yksityiskohtia ei tunneta riittävän hyvin, jotta ne pystyttäisiin siirtämään uusien toimijoiden käyttöön - keskittyminen esteisiin ja ongelmiin - valmius kuunnella myös muutosvastarinnan ääniä ja vaihtoehtoisia ideoita - sokeus omasta suunnitelmasta poikkeaville poluille - sinnikkyys - jääräpäisyys 8

9 1. Aluksi 9

10 2. ARVIOINTI Innovaatioiden tunnistamisen, siirron ja käyttöönoton eri vaiheissa arvioidaan sekä tuloksia että prosessin etenemistä suhteessa asetettuihin tavoitteisiin. Arvioinnin avainasemassa ovat kaikissa prosessin eri vaiheissa siirrettävien käytäntöjen lopulliset hyödynsaajat ja muut keskeiset toimijat. 10

11 2. Arviointi PROSESSIN ARVIOINTI Innovaatioiden siirtoprosessin suunnitteluvaiheessa tulee prosessille asettaa tavoitteet sekä määritellä kriteerit, joita siirrettäviltä käytännöiltä odotetaan. Lisäksi tulee luoda mittarit, joiden avulla tavoitteiden saavuttamista tullaan arvioimaan. Tavoitteita asetettaessa tulee erityistä huomiota kiinnittää käytettävissä oleviin taloudellisiin ja ajallisiin resursseihin. Prosessin edetessä arvioidaan jatkuvasti sekä siirrettäviä käytäntöjä että niiden siirtämiseen liittyviä vaiheita. Prosessin alussa arvioidaan erityisesti sitä, miten hyvin suunnitellut tavoitteet ja toimenpiteet vastaavat organisaation kehittämishaasteisiin ja strategisiin painopisteisiin sekä miten siirrettävien innovaatioiden käyttöönoton avainhenkilöt (hyödynsaajat, loppukäyttäjät, muutosagentit ja johto) ovat mukana suunnittelussa ja ovat sitoutuneet prosessin eteenpäin viemiseen. Myöhemmin on hyvä säännöllisin väliajoin pysähtyä arvioimaan prosessin etenemistä esimerkiksi seuraavista näkökulmista: suunnitelman mukaisten toimenpiteiden toteutuminen asetettujen tavoitteiden saavuttaminen suhteessa ajallisiin ja taloudellisiin resursseihin avainhenkilöiden sitoutuminen ja osallistuminen prosessin eri vaiheisiin (suunnittelu, kartoitus, kokeilu, käyttöönotto) tiedonkulku suunnitelman etenemisestä eri toimijoiden kesken tulosten odotettavissa olevat vaikutukset Hyvien käytäntöjen tunnistaminen ja arviointi Organisaation kehittämishaasteisiin innovaatioiden siirtoprosessin tuloksena löytyneitä ratkaisuja arvioidaan suhteessa asetettuihin kriteereihin. Siihen, millaisin kriteerein innovaatioita kussakin tapauksessa arvioidaan, vaikuttaa se, minkälaisiin haasteisiin ratkaisuja haetaan. Hyviä käytäntöjä voidaan arvioida muun muassa seuraavista näkökulmista: hyödyllisyys ja vaikuttavuus taloudellisuus uudet ja erityiset piirteet sekä lisäarvo suhteessa jo olemassa oleviin käytäntöihin (innovatiivisuus) sovellettavuus ja siirrettävyys vaivattomuus palautteen kerääminen ja hyödyntäminen tulosten pysyvät vaikutukset (sosiaalisesti kestävä kehitys) 11

12 HUIPPUVINKKI Huippu-hankkeen toimijat arvioivat hyvien käytäntöjen vaikuttavuutta suhteessa hankkeen tavoitteisiin seuraavien kysymysten avulla: Miten Huippu-hanke on onnistunut löytämään uusia näkökulmia ja keinoja nuorten ja vastavalmistuneiden työllistymisen edistämiseksi? Miten hanke on onnistunut lisäämään maahanmuuttajataustaisten nuorten koulutuksien ja työelämän välistä yhteistyötä? Mitä muita vaikutuksia hankkeella on ollut omaan organisaatioon ja toimintaympäristöön? Arvioinnin tukena Arvioinnin työkaluina prosessin eri vaiheissa voidaan hyödyntää käytettävissä olevista resursseista riippuen erilaisia keinoja. Yleisimmin käytetty keino on prosessin etenemisen itsearviointi. Hyviä käytäntöjä ja niiden siirtämisen prosessia voidaan arvioida myös organisaation ulkopuolisten toimijoiden, vertaisarvioijien, toimesta. Vertaisarviointi on kuitenkin melko työläs organisoida ja se sitoo itsearviointia enemmän henkilöstöresursseja, aikaa ja rahaa. 12

13 2. Arviointi Yhtenä arvioinnin työkaluna voidaan käyttää SWOT-analyysiä*, jonka avulla arvioijat saavat helposti ja nopeasti tietoa käytäntöjen vahvuuksista ja kehittämiskohteista. Hyvä työkalu innovaatioiden siirtoprosessin arviointiin on myös oheinen hankkeiden tulosten arviointiin suunniteltu lomake. HUIPPUVINKKI ARVIOINTIALUEET JA -KRITEERIT Arviointiohjeet: 1 = täysin samaa mieltä, 2 = osittain samaa mieltä, 3 = osittain eri mieltä, 4 = täysin eri mieltä Perustelut Hankkeen tavoitteet ovat realistiset suhteessa suunniteltuihin toimenpiteisiin. Hankkeen tavoitteet ovat realistiset suhteessa hankkeen taloudellisiin ja ajallisiin resursseihin. Hankkeen kohderyhmä on tarkoituksenmukaisesti määritelty ottaen huomioon hankkeen tarvelähtöisyys ja tavoitteet. Hankkeen keskeiset toimijat ovat olleet mukana suunnitelman laadinnassa. Hankkeella on johdon tuki. Kohderyhmä vaikuttaa hankkeen toteutukseen ja sen edustajat ovat mukana hankkeen toteuttamistyössä. Työn- ja vastuunjako yhteistyökumppaneiden välillä on selkeästi määritelty ja kaikkien kumppanien tiedossa. Hanketoimijoiden välinen tiedonkulku ja vuorovaikutus on esteetöntä ja tukee hankkeen tavoitteiden saavuttamista. Hanke hyödyntää muissa hankkeissa ja eri organisaatioissa kehitettyjä hyviä käytäntöjä. Hankkeen hyvät käytännöt juurtuvat omaan organisaatioon. *SWOT-analyysi (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) on nelikenttämenetelmä, joka on hyödyllinen ja yksinkertainen työkalu toiminnan suunnittelussa, arvioinnissa ja kehittämisessä. Siinä kirjataan ylös analysoitavan asian sisäiset vahvuudet ja heikkoudet sekä ulkoiset mahdollisuudet ja uhat, arvioidaan tilanne, tehdään päätelmiä ja jatkosuunnitelma toiminnan kehittämiseksi. ( 13

14 3. KARTOITUS Innovaatioiden siirtoprosessin alussa identifioidaan haasteet, määritellään tavoitteet ja arvioinnin kriteerit sekä sitoutetaan keskeiset toimijat ja suunnitellaan prosessin kulku pääpiirteissään. Lisäksi kartoitetaan mahdolliset ratkaisut ja arvioidaan niiden hyödyntämiskelpoisuus jatkon kannalta. 14

15 3. Kartoitus ASENNE KOHDALLAAN Lähtökohtana onnistuneelle innovaatioiden siirrolle on, että organisaatiossa vallitsee yhteinen tahtotila etsiä kehittämishaasteisiin aktiivisesti ratkaisuja oman organisaation ulkopuolelta. Tahtotilan lisäksi tarvitaan kärsivällisyyttä kokeilla muualta saatujen käytäntöjen toimivuutta uudessa toimintaympäristössä sekä valmiutta tarvittaessa muuttaa toimintakulttuuria, mikäli uudet käytännöt päätetään ottaa käyttöön. Innovaatioiden siirto edellyttää vähintään organisaation avainhenkilöiden sitoutumista ja valmiutta muutokseen, ei pelkästään asenteiden vaan myös käytännön toiminnan tasolla. Jotta asenneilmapiiri olisi suotuisa käytäntöjen käyttöönotolle ja juurtumiselle, kannattaa panostaa siihen, miten käytäntöjen tuleville hyödynsaajille ja loppukäyttäjille jo varhaisessa vaiheessa osoitetaan, mitä lisäarvoa uudet käytännöt perustyöhön tuovat. Apua must-win battle -toimintatavasta Organisaation kehittämishaasteisiin ratkaisujen löytäminen ja niiden ottaminen käyttöön sujuu huomattavasti kitkattomammin, jos organisaation strategisen johtamisen punaisena lankana toimii must-win battle -ajattelu. Tällöin johto on valinnut strategian jalkauttamisen kannalta muutaman keskeisen tavoitteen ja painopisteen, joiden saavuttamiseen kaikki kehittämistoimenpiteet ja niiden vaatimat resurssit suunnataan ja joiden etenemistä johto sekä tehtävään nimetyt vastuuhenkilöt aktiivisesti seuraavat ja arvioivat. Lisätietoja: Killing P., Malnight T., and Keys T Must- Win Battles. Creating the Focus You Need to Achieve Your Key Business Goals. 15

16 Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty haasteiden identifiointi Innovaatioiden siirtoprosessin alussa kuvataan organisaation kehittämistoiminnan lähtötilanne ja kartoitetaan haasteet, joihin ratkaisua haetaan. Mitä selkeämmin siirtoprosessin tavoitteet ja kehittämistarpeet on kuvattu ja rajattu, sitä paremmat mahdollisuudet on myös löytää niihin ratkaisuja. Työvälineenä haasteiden kartoittamiseen voidaan käyttää esimerkiksi oheista taulukkoa. HUIPPUVINKKI Haasteiden kartoittaminen Huippu-hankkeessa kehitetyn lomakkeen avulla Kohderyhmä Haasteet / tavoitteet Toimenpiteet Tulokset Maahanmuuttajanuoret Koulutuksesta toiseen siirtyminen sujuvasti ja viivytyksittä; työllistyminen koulutuksen jälkeen Jatko-opintoihin tai työllistämiseen tähtäävien tukimuotojen kehittäminen oppilaitoksessa Nuoret siirtyvät entistä sujuvammin koulutuksesta toiseen ja työllistyvät Suunnitteluvaiheessa määritellään tavoitteiden lisäksi kriteerit, joita siirrettävältä käytännöltä odotetaan, sekä mittarit, joilla kriteerien täyttymistä tullaan prosessin aikana arvioimaan. Innovaatioiden siirtoprosessin tavoitteita ja kriteerejä on hyvä pohtia sekä talouden että tähän tarkoitukseen käytettävissä olevien aika- ja henkilöstöresurssien näkökulmasta. Jotta innovaatiot aikanaan juurtuvat käytäntöön, tulee prosessin avainhenkilöiden olla mukana sen eri vaiheissa aina haasteiden identifioinnista ja prosessin suunnittelusta käytäntöjen kartoittamiseen ja kokeiluun. Suunnitelmista on tärkeää tiedottaa myös muille organisaation toimijoille, erityisesti mikäli siirrettävät innovaatiot edellyttävät merkittäviä toimintakulttuurin muutoksia. Vaikka prosessille on asetettu selkeät tavoitteet ja avainhenkilöillä on hyvä käsitys siitä, millaisia ratkaisuja haetaan, ei prosessin kulkua ole syytä suunnitella liian tarkkaan, jotta matkan varrella syntyville uusille ideoille ja sattumalle annettaisiin mahdollisuus. 16

17 3. Kartoitus Kumppaneiden ja ratkaisujen kartoitus Vaihtoehtoja siihen, mistä ratkaisuja organisaation kehittämishaasteisiin lähdetään hakemaan, on useita. Helpoin ratkaisu on etsiä hyviä käytäntöjä jo olemassa olevilta kansallisilta ja kansainvälisiltä yhteistyökumppaneilta ja heidän yhteistyöverkostoistaan. Jos ei tarkalleen tiedetä, mistä uusia innovaatioita voitaisiin löytää, apuna voidaan käyttää kansallisia ja kansainvälisiä hanketietokantoja. Valintaa tehtäessä on syytä harkita tarkoin suhteessa toimintaan varattuihin resursseihin, lähdetäänkö käytäntöjä kartoittamaan tutuilta toimijoilta ja tutusta verkostosta vai uusilta yhteistyökumppaneilta. Kun ratkaisuja kehittämishaasteisiin haetaan pitkäaikaisilta yhteistyökumppaneilta, on molemminpuolinen luottamuksellinen suhde jo rakennettu ja näin päästään nopeammin ja sujuvammin käsiksi itse ongelmaan ja sen ratkaisuvaihtoehtoihin. Vaikka aikaa ei tällöin tarvita kumppaniin ja hänen edustamaansa organisaatioon tutustumiseen, tarvitaan aikaa suhteiden ylläpitoon. Haasteeksi saattaa osoittautua, että osa perustoimintaan jo juurtuneista hyvistä käytännöistä jää huomaamatta, koska oletamme jo tuntevamme tutun yhteistyöorganisaation käytännöt. Kun ratkaisuja haasteisiin kartoitetaan puolestaan uudelta yhteistyökumppanilta, tulee luonnollisesti varata enemmän aikaa molemminpuolisen luottamuksen rakentamiseen sekä organisaation perustoimintaan ja toimijoihin tutustumiseen ennen kuin päästään käsiksi heidän hyviin käytäntöihinsä. Innovaatioiden kartoittamisessa uusilta kumppaneilta on hyvänä puolena se, että ilmeisistä riskeistä huolimatta mahdollisuudet löytää uusia innovatiivisia ratkaisuja ovat suuremmat myös muihin tarpeisiin kuin mihin ratkaisuja alun alkaen haettiin! Tutut kumppanit + molemminpuolinen luottamuksellinen suhde + päästään nopeammin ja sujuvammin käsiksi ongelmanratkaisuun + etukäteen selkeämpi kuva todennäköisistä tuloksista -aikaa täytyy varata suhteen ylläpitämiseen -perustoimintaan jo juurtuneet hyvät käytännöt saattavat jäädä huomaamatta, kun oletamme tuntevamme toinen toistemme toiminnan jo hyvin Vieraat kumppanit + mahdollisuus löytää uusia innovatiivisia ratkaisuja (myös muihin tarpeisiin kuin mihin ratkaisuja alun alkaen haettiin!) +/- epävarmuus tulosten todennäköisyydestä -organisaation perustoimintaan ja toimijoihin tutustumiseen ja luottamuksen syntymiseen tarvitaan aikaa Miten konkreettisesti? Keinoja innovaatioiden kartoittamiseen on yhtä monia kuin on toimijoitakin. Edellä mainitut hyvien käytäntöjen kansalliset ja kansainväliset tietokannat toimivat hyvinä ratkaisujen kartoittamisen välineinä, mutta mikään ei voita käytäntöjen kehittäjien ja käyttäjien kohtaamista ja käytäntöihin perehtymistä paikan päällä. Innovaatioihin voi paikan päällä perehtyä vaikkapa seuraavin keinoin: haastattelut luennot tapaamiset workshopit ja seminaarit varjostaminen, toisen työn seuraaminen ja osallistuva havainnointi (shadowing) oman toiminnan vertaaminen toisen toimintaan ja toisilta oppiminen (benchmarking) 17

18 Tulosten arviointi Innovaatioiden kartoittamisen päätteeksi arvioidaan saadut alustavat tulokset suhteessa prosessille asetettuihin tavoitteisiin ja kriteereihin sekä käytettävissä oleviin ajallisiin ja taloudellisiin resursseihin. Huomiota kannattaa kiinnittää tässä vaiheessa siihen, mitkä ovat arvioitavan käytännön yleisluontoiset omasta toimintaympäristöstään irrotettavissa olevat ominaisuudet. Jotta käytännöt saadaan tulevaisuudessa juurtumaan käytäntöön, on tärkeää, että tuloksia arvioivat erityisesti ne, jotka tulevat niitä jatkossa työssään hyödyntämään. Arvioinnin tuloksena saadaan tieto niistä hyviksi ja hyödyntämiskelpoisiksi tunnistetuista ideoista ja käytännöistä, joiden uskotaan tuovan lisäarvoa organisaation olemassa oleviin käytäntöihin, ja joiden toimivuutta sitoudutaan käytännössä kokeilemaan. HUIPPUVINKKI Lomake, jota Huippu-hankkeessa käytettiin innovaatioiden siirron alustavien tulosten arviointiin ja hyödyntämiskelpoisten käytäntöjen tunnistamiseen Kiinnostavat käytännöt Gilde-projektin (Hollanti) työvaltainen opiskelumalli suorittaa ammatillisia opintoja. Nuoret, jotka ovat vaarassa keskeyttää ammatilliset opinnot, tekevät vuoden ajan sairaalassa laitos- ja keittiöapulaisen töitä (3,5 päivää/ vko) ja suorittavat ammatillisia opintoja ohjaavan opettajan johdolla (1,5 päivää/vko) sairaalan tiloissa olevassa luokkahuoneessa. Miten voin hyödyntää omassa työssäni/projektissa Laajennetun työssäoppimisen ja työvaltaisten tutkinnon suorittamisen mallien kehittämistyössä ja projekteissa ammatillisella toisella asteella Minne muualle ja miten aion levittää hyviä käytäntöjä (oma organisaatio, yhteistyöverkosto jne.) Muut maakunnan ammatilliset oppilaitokset 18

19 3. Kartoitus Älä heitä lasta pesuveden mukana! Alustavassa tulosten arvioinnissa kannattaa erityistä huomiota kiinnittää siihen, ettei tehdä liian hätäisiä johtopäätöksiä siirrettävien käytäntöjen toimivuudesta tai toimimattomuudesta uudessa toimintaympäristössä ennen niiden kokeilua käytännössä. Käytäntöjen arviointi on aina subjektiivista ja usein onkin käynyt niin, että käytäntö joka on yhdelle toimijalle tuttu ja loppuun kaluttu, vie innovatiivisella tavalla toisen toimijan toimintaa eteenpäin. Keskeiset asiat Toimintaympäristön avainhenkilöiden yhteinen tahtotila ja valmius innovaatioiden siirron edellyttämään toimintakulttuuriin muutokseen Toimintaympäristön kehittämishaasteiden identifiointi ja innovaatioiden siirtoprosessin tavoitteiden kartoitus Siirtoprosessin avainhenkilöiden (hyödynsaajat, loppukäyttäjät, muutosagentit ja -johtajat) sitouttaminen Siirtoprosessin (mitä, miksi, miten ja kenelle) suunnittelu suhteessa ajallisiin ja taloudellisiin resursseihin Päätetään, kartoitetaanko ratkaisuja jo olemassa olevilta, tutuilta yhteistyökumppaneilta vai uusilta kumppaneilta (vai sekä että) Innovaatioiden kartoittamisen tulosten arviointi suhteessa tavoitteisiin ja kriteereihin Älä suunnittele innovaatioiden siirtoprosessia kuoliaaksi, jotta uusien innovaatioiden ja ideoiden syntyminen on mahdollista 19

20 4. KOKEILU Innovaatioiden siirtoprosessin kokeiluvaiheessa muokataan hyödyntämiskelpoisiksi tunnistetut käytännöt uuteen toimintaympäristöön sopiviksi ja aloitetaan niiden kokeileminen käytännössä. Siirrettävän innovaation luonteesta riippuen voidaan tässä vaiheessa käynnistää käytännön kokeilu-, käyttöönotto- tai kehittämisprojekti, jonka jälkeen arvioidaan saavutetut tulokset. 20

21 4. Kokeilu PÄÄTÖS KOKEILUN ALOITTAMISESTA Kun innovaatioiden kartoittamisen alustavat tulokset on arvioitu, tehdään päätös siitä, mitä organisaation toimintaan lisäarvoa tuottavia käytäntöjä lähdetään kokeilemaan. Päätös tehdään suhteessa innovaatioiden siirtoprosessille alun perin asetettuihin tavoitteisiin ja kriteereihin sekä tähän tarkoitukseen varattuihin resursseihin. Mitä suuremmasta toimintakulttuurin muutoksesta on kysymys ja mitä useamman ihmisen työnkuvaan siirrettävä käytäntö vaikuttaa, sitä vaativampi ja pidempi on todennäköisesti myös päätöksentekoprosessi ennen käytännön kokeilua. Yhden tai muutaman ihmisen työkäytäntöihin vaikuttavien innovaatioiden kokeilu voidaan sen sijaan pääsääntöisesti aloittaa nopeasti ilman sen suurempia koko organisaatiota koskevia neuvotteluja. HUIPPUVINKKI Lomake, jonka avulla Huippu-hankkeen toimijat suunnittelivat omassa organisaatiossaan hyödyntämiskelpoisiksi arvioitujen käytäntöjen pilotoinnin jatkotoimenpiteitä. Hyvä käytäntö Keskeinen sisältö Vastaanottaja Tarve Tavoite Rebound Aikalisämahdollisuus ammatillisella toisella asteella keskeyttämisvaarassa oleville nuorille, jossa tehdään osa ajasta opintoja ja osa itsetuntemukseen ja elämänhallintaan liittyviä sisältöjä Johtoryhmä, pedagogisen kehittämisen ryhmä, koulutusjohtajat, opinto-ohjaajat, ammattistartti, ohjaava koulutus Tukea nuorta saamaan ammatillinen perustutkinto ja lisätukea tarvittaessa Keskeyttämisten vähentäminen ja läpäisyn edistäminen Toimenpiteet ja aikataulu Avainsana Jatkolevitys Tulos Aloittamisesta sopiminen, työsuunnitelman tekeminen, projektiryhmän perustaminen, kokeilun toteuttaminen ja tulosten arviointi Keskeyttämisen ehkäisy Yhteistyökumppanit muissa oppilaitoksissa Samantyyppisen mallin käyttöönotto omassa oppilaitoksessa 21

22 Suunnittelu ja kokeilu Aivan kuten innovaatioiden siirtoprosessi kokonaisuudessaan, on myös hyödyntämiskelpoisiksi arvioitujen käytäntöjen kokeileminen syytä suunnitella huolellisesti. Kokeiluvaiheen ja sen suunnittelun keskeisiä toimijoita ovat luonnollisesti kokeiltavien käytäntöjen hyödynsaajat ja loppukäyttäjät. Siirrettävän innovaation luonteesta (työkäytäntö, malli, materiaali, toimintatapa, idea) ja organisaation kehittämistarpeista riippuen otetaan koko käytäntö, osa tai osia siitä kokeiltavaksi. Koska käytännössä on lähes mahdotonta siirtää innovaatioita puhtaasti sellaisenaan uuteen toimintaympäristöön, muokataan siirrettäviä käytäntöjä tarpeen mukaan ennen niiden kokeilemisen aloittamista. Tämä perustuu alustavaan arvioon siirrettävän käytännön yleisluontoisista, innovatiivisista ja uuteen toimintaympäristöön lisäarvoa tuottavista omasta ympäristöstään erotettavissa olevista ominaisuuksista. Hyvän käytännön kokeilu Hyvän käytännön toimivuuden kokeilu on usein helpointa toteuttaa perinteisellä projektimallilla, jossa määritellään tavoitteet, toimenpiteet, kohderyhmät, odotettavissa olevat tulokset ja vaadittavat resurssit. Esimerkiksi aiemmin tässä luvussa mainitussa Rebound-esimerkissä tavoitteena oli siirtää hollantilainen koulupudokkuutta vähentävä toimintamalli suomalaisen oppilaitoksen käyttöön. Toimenpiteitä olivat mallin levittäminen oppilaitoksen johdon ja toimijoiden tietoon, kokeilun aloittamisesta sopiminen ja pilottialojen valinta, työsuunnitelman tekeminen ja projektiryhmän perustaminen sekä kokeilun toteuttaminen ja tulosten arviointi. Kohderyhmiä olivat keskeyttämisvaarassa olevat opiskelijat sekä mallin levittämisen osalta oppilaitoksen henkilöstö ja johto. Odotettavissa oleva tulos oli mallin käyttöönotto sekä levittämissuunnitelma. Mallin kokeilu ja käyttöönotto vaati lisäresursseja ohjaus- ja tukitoimintaan. Esimerkki: Rebound tehostetun ohjauksen kokeilu käytännössä Tehostetun ohjauksen mallissa tuodaan rästien suorittaminen mahdollisimman lähelle opiskelijaa. Erityisopetuksen vastuuopettaja (erva-opettaja) ja opinto-ohjaaja kartoittavat rästejä ja valitsevat sen perusteella ennen jakson alkua ryhmät/opiskelijat, jotka tullaan ohjaamaan tehostettuun ohjaukseen. Myös muut opettajat ohjaavat opiskelijoita tehostettuun ohjaukseen. Opiskelijoiden kanssa sovitaan henkilökohtaisissa keskusteluissa rästien suorittamisesta. Jos opiskelija sitoutuu tekemään rästiin jääneitä opintojaan, opettajat, erva-opettaja ja rästipajan ohjaaja tukevat häntä tavoitteessaan ja tarvittaessa muistuttavat asiasta. Tehostetun ohjauksen mallissa lukujärjestykseen varataan joka viikko samaan ajankohtaan kaksi tuntia rästien suorittamiseen esim. torstaisin klo Samaan aikaan ei ole muita oppitunteja, joten kuka tahansa opiskelija pääsee ohjaukseen. Tarjolla on sekä ammatillisten teorioiden että atto-aineiden suoritusmahdollisuuksia. Atto-aineiden tehtävät pyydetään atto-opettajilta tai saadaan oppilaitoksen rästipajalta. Tehostetun ohjauksen tunneilla on läsnä erva-opettaja ja vaihdelleen muita opettajia. Ammatillisten rästien suorittamiseen tarjotaan vastaavalla tavalla mahdollisuus eri aikaan esim. perjantaina klo Tällöin tehostettua ohjausta antaa ammatillinen ohjaaja Toteutuksen alkuvalmisteluihin aikaa kuluu noin yksi työpäivä. Viikoittain ohjelman tarkistamiseen ja opiskelijoiden ohjaamiseen 1-2 h erva-opettajan työtä, jonka lisäksi tarvitaan opettajien työpanosta opiskelijoiden kannustamiseen rästien suorittamiseksi. 22 Projektisuunnittelija Mervi Leino Salon seudun ammattiopisto, Salo