Opas onnistuneisiin juhliin ja tapahtumiin

Transkriptio

1 Opas onnistuneisiin juhliin ja tapahtumiin 2

2 Oletko järjestämässä tapahtumaa tai juhlia? Haluatko luoda ikimuistoisia elämyksiä? Tapahtuman suunnittelu on monivaiheinen prosessi, sillä jokainen juhla on erilainen ja onnistuessaan osallistujiensa näköinen, viihtyisä kokonaisuus. Muutaman nyrkkisäännön muistaminen auttaa välttämään turhaa stressiä ja pitää ilon yllä alkumetreiltä alkaen! 2

3 Juhlien järjestäminen on taitolaji Muista kiittää osallistuneita Aloita ajoissa Suunnittele juhlaidea Kun pohjatyö tehdään huolella, kaikki toimii ja osallistujat viihtyvät. Onnistuneen tapahtuman taustalla on suunnittelua ja luovuutta, aikatauluja ja järjestelyjä, kokemusta ja saumatonta yhteistyötä. Kaikkea ei pidä eikä kannata tehdä yksin juhlaosaamista meiltä Fazerilta löytyy Varmista viestintä Mairen juhlavinkit Määrittele budjetti laidasta laitaan, kertoo myynti- palvelun vetäjä Maire Nylund. Hyödynnä ammattilaisten apu Tee tarkka aikataulu Ole rohkea, luo elämyksiä 3

4 Aloita ajoissa Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty ei ole turhaa sanahelinää, varsinkaan juhlien järjestämisen kohdalla. Aloittamalla suunnittelutyön ajoissa voit hyödyntää parhaat juhlaideasi mahdollisimman pienillä kompromisseilla. Olemalla ajoissa liikkeellä saat todennäköisimmin käyttöösi juuri sinun tarpeisiisi sopivat tilat sekä palvelut; tämä on erityisen tärkeää huomioida erilaisina sesonkiaikoina kuten pikkujoulukauden tai kesäjuhlien tienoilla. Aikainen tiedottaminen on käytännöllisyyden lisäksi kohteliasta ja antaa myös vieraille mahdollisuuden varata h-hetken kalenteriin hyvissä ajoin. 4

5 Luo elämyksiä Juhlien tarkempaa ideointia tehdessä on oleellista pohtia, mitä tapahtumalla haluaa saavuttaa. Järjestätkö juhlat parantaaksesi henkilöstösi yhteishenkeä, vai tähtäätkö ensisijaisesti uusien kontaktien solmimiseen? Mikä tavoitteeksesi sitten muotoutuukaan, tähtää ikimuistoisuuteen: tartu rohkeasti erilaisiin, raikkaisiin ja elämyksellisyyttä lisääviin ideoihin tietysti tavoitteet mielessä pitäen. Toisinaan yhtenäinen teema tai uskaliaampikin tvisti pukeutumisen, tarjottavien tai ohjelman suhteen voi auttaa jään rikkomisessa. Pallottele ideoita sekä kollegoidesi että meidän kanssamme! 5

6 Mikä on onnistuneiden teemajuhlien salaisuus? Teemajuhlat ovat tällä hetkellä hyvin suosittuja, eivätkä ne suinkaan ole vain lastenkekkereitä varten, toteaa Secret Wardrobe -tyyliblogia kirjoittava Anna-Maria Arjasto. Tutustu tarkemmin, miten teema voi näkyä tarjoiluissa, kattauksessa, ohjelmassa, pukeutumisessa tai tunnelmassa! 6

7 Organisoi Kun olet suunnitellut hoidettavien asioiden muistilistan, kirjaa ylös myös tapahtumapäivän karkea runko alustavine aikatauluineen. Se helpottaa suunnittelua ja vähentää viime hetken yllätyksiä. Vinkki! Muista varata tarpeeksi aikaa siirtymisiin etenkin isommalla porukalla Esimerkki yrityksen vuosijuhlien alustavasta aikataulusta klo tapahtuma alkaa cocktail-tilaisuudella: vapaata seurustelua ja puheita klo valmistautuminen iltajuhlaan klo iltajuhla alkaa: buffet-ruokailu ja ohjelmanumero klo kakku ja kahvi, musiikkia ja tanssia klo ohjelmanumero, musiikki ja tanssi jatkuvat klo iltapala klo musiikki päättyy ja bussikuljetus takaisin keskustaan 7

8 Delegoi hyödynnä ammattilaisten tuki ja asiantuntemus! Tapahtuman lähestyessä täsmällisestä työnjaosta tulee yhä tärkeämpi tekijä, sillä yhdelle ihmiselle kaikkien lankojen käsissä pitäminen voi tuntua liialta muiden töiden ohessa. Varmista, että apunasi toimiva juhlatiimi tuntee vastuualueensa. Mitä suurempi tapahtuma on kyseessä, sitä enemmän aktiivisen ja avoimen kommunikaation rooli korostuu. Älä tee kaikkea yksin 8

9 Kuka tietää, missä mennään? Hovimestari. Hovimestarin palveluja ei kannata kavahtaa, sillä kokenut juhlienjärjestäjä saattaa osoittautua korvaamattomaksi aksi avuksi huolehtien koko tapahtuman sujuvuudesta pienet yllätykset mukaan lukien. Hovimestari on ammattijuhlajärjestäjä, jonka tehtävänä on määrittää juhlalle askelmerkit, kertoo kutsumusammatissaan toimiva ravintola Kadetin ravintolapäällikkö Jyrki Kemppainen. Lue lisää, miksi hänen käsiinsä voi jättää vaativammankin juhlan järjestelyt. 9

10 Hyödyntämällä ammattilaisen apua säästät aikaa, hermoja, monesti myös kustannuksia! Olemme tarvittaessa apunasi itse juhlapäivänä tai koko tapahtuman järjestämiseen liittyvän prosessin ajan aina teeman ideoinnista alkaen tai jotain siltä väliltä. Nosta laadukas ruoka yhdeksi prioriteetiksi: ammattitaitoiset keittiömestarimme tietävät, millaiset tarjoilut etiketteineen rikkovat jään ja korostavat tilaisuuden uniikkia luonnetta. Pssst! Tarjoamme kokonaisvaltaista palvelua myös kotijuhliin tutustu herkullisiin esillelaittovinkkeihin ja menukokonaisuuksiin Luota ammattilaiseen 10

11 Ruoka on juhlan ydinasioita Tämän viisauden on todennut Fazer Culinary Teamin kapteeni Mika Pesonen Jokaisen tilaisuuden tulee olla elämys kaikille aisteille. Ja ruoalla on merkittävä rooli aistien herättäjänä ja nautintojen täyttäjänä kokouksista yritystapahtumiin, merkkipäivistä isompiinkin perhejuhliin. Ruoka korostaa juhlan teemaa, nivoo yhteen toivotut trendit ja kertoo tarinaa erilaisten makukokemusten kautta. On kattauksesta kiinni, miten juhlaväki kohtaa tarjottavat perinteistä poikkeava esillelaitto voi antaa makuelämykseen erilaisen maukkaan lisäsävynsä! Katso herkullinen video järjestämästämme Street Food -tilaisuudesta. Miksi ruoalla on merkitystä kokouksissa, juhlissa ja tapahtumissa? Lue lisää 11

12 Arvioi kustannuksia Suunnitelmallisuus kannattaa ulottaa kassaan asti. Budjetin laatiminen Excel-taulukoineen helpottaa jokaista järjestämisen vaihetta. Jo suunnittelun alkuvaiheessa on tarpeellista määritellä suurpiirteinen budjetti menoarvioineen ja kipurajoineen; tarkemmat menot muodostuvat suunnittelun edetessä. Läpinäkyvyys helpottaa toimintaa jaa tieto budjetista myös muiden järjestäjien kanssa. 12

13 Viesti selvästi Osallistujien mielikuvat tapahtumasta syntyvät jo ennen juhlatilaan astumista. Tehokas tapahtumaviestintä alkaa tapahtuman promoamisesta ja päättyy osallistujien juhlien jälkeiseen kiittämiseen. Juhlan luonteesta riippumatta hyvissä ajoin aloitettava tiedottaminen on tärkeää oli sitten kyse mainostamisen aloittamisesta tai kutsujen lähettämisestä. Varmista sanan saavuttavan jokaisen, jota tapahtuma koskee. Älä unohda jälkihoitoa: kiitä muiden järjestäjien lisäksi myös osallistujia, sillä loppujen lopuksi he ovat onnistuneiden juhlien tärkein elementti. 13

14 Järjestelyjen tarkempi aikajana Kun valmistelut on koottu selkeästi aikajanalle, pysyy kokonaisuus hallussa ja tehtävien jako onnistuu kepeämmin. Hyvissä ajoin Päätä juhlapäivä ja tarkista vieraiden määrä. Suunnittele juhlaidea tai teema. Tee tarvittavat tila- ja ohjelmavaraukset. Esiintyjää hankkiessa on hyvä jo aikaisessa vaiheessa tietää, mihin aikaan ja kuinka pitkään viihdettä tarvitaan. Pari kuukautta ennen Tarkenna aikataulutus, pukukoodi ja sovi työnjaosta kollegojen kanssa. Laadi, tiedota ja lähetä kutsut. Keskustele juhlamenun punaisesta langasta ja toteutuksesta fazerilaisten kanssa. Varmista mahdolliset kuljetus- ja parkkipaikkajärjestelyt juhlapaikalle. Kuukausi ennen Tarvitsetko kukkia tai muita koristeita juhlatilan ilmeen viimeistelyyn laita tilaukseen ja ota vinkit talteen esimerkiksi Fazerin omalta somistajalta Maija Rutaselta. Pari viikkoa ennen Päivitä osallistujalista sitovien ilmoittautumisten perusteella. Välitä eteenpäin tieto myös mahdollisista erityisruokavalioista. Tapahtumaviikolla Viimeistele aikataulut illan ohjelman, kuten puheiden tai esitysten, suhteen. Hae tarvittavat somisteet. Juhlapäivänä Jos tapahtuma pidetään esimerkiksi yrityksenne omissa tiloissa, niin nouda catering-ruoat. Varmista, että kaikki on valmista. Ja sitten on aika keskittyä tärkeimpään eli juhlista, seurasta, ruoasta ja tunnelmasta nauttimiseen! Juhlien jälkeen On aika palauttaa mahdollisesti lainatut astiat ja somisteet sekä kiittää kaikkia osallistujia teemaan sopivalla tavalla. 14

15 Järjestäjän muistilista Ensin: Oman tiimin ja ammattilaisten yhteistyö Alustava budjetti ja aikataulut Arvio osallistujamäärästä Juhlapaikka ja teema Tarjoilut tai catering-palvelu Esiintyjät Sitten: Tarkempi työnjako ja kustannukset Kutsut ja muu viestintä Kuljetukset Ohjelma, juonnot Koristelut Seuraavan päivän siivous Kiitokset osallistujille 15

16 Tehdään unelmista totta. Yhdessä! Ota luotettava tiimi avuksesi luomaan juuri sinun tarpeisiisi sopiva tapahtumakokonaisuus olit sitten järjestämässä muutaman hengen kokouskahvitilaisuutta, yritysjuhlia, messuja tai viikonlopun kestävää konferenssia. Asiantuntijamme auttavat teeman, tilan, ohjelman ja tarjoilun suhteen, aina toiveitasi kunnioittaen. Olemme luottamuksen arvoisia suurella sydämellä; meillä on etiketti hallussa ja pitkä kokemus vaativienkin tapahtumien järjestämisestä. Tutustu tiloihimme, tarjoamiimme makuelämyksiin ja oheispalveluihin: katso video. Verkkopalvelustamme näet vapaana olevat juhlapaikat parilla klikkauksella kautta Suomen. 16

17 Tarjoa parhaita mahdollisia makumuistoja 100-vuotiaan Suomen kunniaksi Pohjoismainen ruoka ja puhtaassa luonnossa kasvaneet raaka-aineet ovat tämän hetken suurimpia ruokatrendejä. Siksi olemme Suomen satavuotista taivalta kunnioittaaksemme luoneet perinteisiä makuelämyksiä modernilla tvistillä. Olympiakultaa voittanut Fazer Culinary Team on kehittänyt useita sinivalkoisia menuvaihtoehtoja aina saunaillan tyylikkäistä särpimistä trendikkääseen suomalaiseen kasvisruokaan. Elämyksen salaisuus piilee puhtaissa, tarkoin valituissa raaka-aineissa sekä parhaimmilleen viilatussa reseptiikassa. Lahden 2017 MM-kisat olivat mahtava kansainvälinen foorumi tuoda esille suomalaista ruokakulttuuria, kertoo johtaja Marianne Nordblom. Lue lisää tai katso video, miten Fazer Food Services tarjoili kisojen VIP-vieraille huipputason ruokaa ilman hienosteluja. 17

18 Kata kotimaa lautaselle Suomi 100 -menu by Fazer Culinary Team SUOMI 100 MENU BY FAZER CULINARY TEAM Tutustu tarjoiluesimerkkeihin ja tilaa tapahtumiisi juhlavuoden menu, joka tuo Suomen lautaselle makujen muodossa. Lisää maistuvia muistoja löydät myös Tervetuloa juhlaan -esitteestämme. Fazer Culinary Teamin kapteeni Mika Pesonen Menu tarjoilee suomalaisten rakastamat klassikot nykyaikaisella otteella viimeisteltynä. Paraatipaikalla puhtaan luonnon ja satokauden herkullisimmat antimet perinteisiä tekniikoita kunnioittaen. Savustettua ahventa, paahdettua kukkakaalia, marinoitua punasipulia ja mallasleipää Vorschmackia, perunalettuja, punajuurta, kurkkua ja smetanaa Graavisuolattua siikaa Kantarellipikkelsiä Lanttu-rukiinjyväsalaattia Vihersalaattia ja puolukkavinaigrettea *** Ylikypsää härkää, tillikastiketta Paahdettuja juureksia *** Puolukkavispipuuroa ja kaura-valkosuklaacrumblea 18

19 Muita juhlavuoden sinivalkoisia kattauksia FINLANDIA KOKOUS- KAHVITUS POHJOLAN PIDOT -BUFFET Kattaus sinivalkoisia makuja, kasviksia ja marjoja siivittävät palaverien parhaat ideat. Valmiiksi mietityissä paketeissa on suolaista sekä makeaa, terveellistä ja virkistävää tai rennosti naposteltavaa. Runsaassa ja monipuolisessa buffet-pöydässä esittäytyvät Pohjolan suussa sulavat tähdet. Valitse makusi mukaan raikkaista salaateista, pääruoista ja kotoisten jälkiruokien herkullisista helmistä. SUOMI GOES VEGE JUHLAVUODEN SUOMI SAUNOO Matka juhlavuoden vihreälle keitaalle on makea, rapea, tuoksuva ja maistuva. Trendikäs ja ympäristöä ajatteleva vege-menu kokoaa yhteen kasviruoan parhaimmiston. Testaa, fleksaa, vegeile ja ylläty! Aika löylyttää suomalaiset saunapurtavat juhlavuoden kuosiin. Neljä erilaista ja rennosti purtavaa settiä kruunaavat elämyksellisen illanvieton isommallakin seurueella. 19

20 Ota yhteyttä. Soita, jätä tarjouspyyntö tai kysy lisää ravintolasta! Tee tarjouspyyntö Fazer Food Services Laulukuja 6, Helsinki kokouksetjajuhlat.fi fazerfoodservices.fi amica.fi 2