Tiedolla tekeminen ja tiedolla johtaminen Nykytilan kuvaus ja kehittämistarpeet kohti uutta maakuntaa. 1. väliraportointi, 24.3.

Transkriptio

1 Tiedolla tekeminen ja tiedolla johtaminen Nykytilan kuvaus ja kehittämistarpeet kohti uutta maakuntaa 1. väliraportointi,

2 Toimeksianto Keski-Suomen sote- ja maakuntauudistuksen johtoryhmä on pyytänyt toimeksiantona ehdotuksen tiedolla johtamisesta uudessa maakunnassa. Toimeksiantoa varten A. Kartoitetaan nykytilanne: Mitä tietoa tuotetaan / kootaan, millaisilla prosesseilla, mihin tarpeisiin; mitä hankkeita tms. on meneillään. B. Hahmotellaan tulevaisuutta: Miten tiedolla johtamista lähdetään jatkossa edistämään ja uudistuksen valmistelussa huomioimaan Ensimmäinen raportointi tehdään mennessä ja toimeksianto viimeistellään huhtikuun aikana

3 Asiantuntijat Sote-palvelut Asko Rytkönen, kehittämispäällikkö, KSSHP Vesa Voutilainen, laskentapäällikkö, Jyväskylän kaupunki Nina Peränen, osastonhoitaja, KSSHP (hyvinvointikertomus) Pelastustoimi Jarkko Jäntti, riskienhallintapäällikkö, Keski-Suomen pelastuslaitos Maakuntapalvelut Juha Romula, ylitarkastaja, Keski-Suomen Ely-keskus Juuso Huhtala, ATK-valmistelija, Keski-Suomen liitto Kirsi Mukkala, maakuntasuunnittelija, Keski-Suomen liitto

4 Mitä on tiedolla johtaminen? Prosessit ja käytännöt, joiden avulla tietoa kerätään, jalostetaan ja hyödynnetään organisaation sisällä sekä sidosryhmäyhteistyössä. Jalostetun ja analysoidun tiedon avulla pyritään luomaan arvoa ja se viedään osaksi päätöksentekoa. Samalla mahdollistetaan toiminnan tehostuminen ja varmistetaan organisaation suoriutumiskyky. Valtavan tietomäärän keskellä voimavaroja ei tulisi haaskata tarkoituksettomaan tietojen keruuseen. Tiedolla johtamisen prosessien tulee aina tukea organisaatiota sen tavoitteiden saavuttamisessa. Tämän vuoksi on tärkeää pohtia, millaisella tiedolla voidaan parhaiten tukea organisaation ydintehtävän suorittamista ja miten tämä tieto tunnistetaan tietomassasta. Tiedolla johtaminen on tiedon hyödyntämistä päätöksenteossa, tietojohtaminen / tiedon johtaminen on arvonluontia aineettomista voimavaroista sekä tietovarantojen ja -virtojen hallintaa

5 Koko organisaation toimintatapa (Tietojohtaminen, TTY 2013) Tietojohtaminen on osa jokaisen tietotyöläisen ammattiosaamista ja käsitteellistä työkalupakkia. Jokaisen yksilön ja työryhmän on hallittava esimerkiksi tiedon jakamisen käytäntöjä ja sitä tukevia välineitä. Toisaalta on olemassa myös erityisiä tietojohtamisen tehtäviä, joita suorittavat esimerkiksi tiedon hallintaan erikoistuneet analyytikot ja tietohallinnon asiantuntijat. Tiedolla johtaminen mielletään helposti johtajien tehtäväksi. Tämän lisäksi sen tulisi tukea myös niitä pienempiä operatiivisia päätöksiä, joita organisaation muu henkilöstö tekee jatkuvasti osana työtehtäviään. Henkilöstölle tulee kyetä viestimään, miksi tietoa kerätään, miten sitä tulisi hyödyntää ja miten nämä toimet edesauttavat tavoitteiden saavuttamista. Kyse on sellaisten rakenteiden luomisesta, jotka synnyttävät ja mahdollistavat tiedon hyödyntämisen päätöksenteon tukena tiedolla johtamisen.

6 Datan jalostuminen kohti toimintaa Kysymys tai tavoite (tarve) TIETOPÄÄOMA Tiedon tunnistaminen ja kerääminen (aines) INFORMAATIO- PÄÄOMA Tiedon muokkaus, yhdistely ja tulkinta (analyysi) Tiedon tiivistäminen ja visualisointi (tuotos) OSAAMISPÄÄOMAN SOVELTAMINEN Tieto osaksi päätöksentekoa ja toimintaa (vaikuttavuus)

7 Sisäisen ja ulkoisen tiedon tarve johtamisessa (vrt. Uusi-Rauva 1994) Ulkoinen informaatio Strateginen Suunnittelu; visio, tahtotila Taktinen Jalkauttaminen, toiminnan kehittäminen Sisäinen informaatio Operatiivinen Toimeenpano, toiminta, seuranta

8 Avainkysymyksiä Mitä tietoa tuotetaan / kootaan? Kuka / mikä taho kokoaa? Kuka tietoa tarvitsee - mihin tarpeeseen ja miksi? Mistä lähteistä ja millä menetelmillä tietoa hankitaan? Onko tiedon hankinta säännöllistä vai epäsäännöllistä? Remember the value of data is not the data itself it s what you do with the data. Miten tietoa käsitellään? Yhdistetään muihin tietoihin? Miten tietoa tiivistetään ja visualisoidaan? Tulkitaan? Miten tietoa viedään toimintaan ja päätöksentekoon? Miten tietoa välitetään? Miten ja kenelle tiedosta viestitään?

9 TIEDOLLA JOHTAMISEN NYKYTILAN KUVAUSTA

10 Sote-palvelujen nykytila Perusta tiedolla johtamisen kehittämiseen on hyvä Maakunnan keskeiset sote-toimijat ja valtakunnan johtavat järjestelmäasiantuntijat ovat tehneet pitkäjänteistä kehitystyötä asiakas- ja potilastiedon jalostamiseksi Tietoa kootaan monipuolisesti eri näkökulmista eri järjestelmiin, erityisesti potilastiedon, tilastoinnin ja laskutuksen tarpeisiin KSSHP ja Jyväskylän kaupunki ovat yhdessä toteuttaneet mm. TEREhankkeessa asiakaskohtaisen tiedon yhdistelyä ja raportointia

11 Sote-palvelujen kehittämistarpeita Integraatiokerros ja tiedon varastointikerros eli ns. tietoallas on selkeä kehittämisen seuraava vaihe Myös tiedon analysointi- ja raportointityökaluja on tarpeen päivittää samassa kehittämisaikataulussa Osaamisen kehittämiseen niin tiedonkäsittelyssä kuin tietojohtamisessa on kiinnitettävä huomiota IBM Watson yhteistyö, mm. digianalytiikka Uuden sairaalan rinnalla kehitetään potilastiedon pohjalta rakentuvaa tuotannonohjausmallia

12 N.P 2017 Nykytilan arvio Laajan hyvinvointikertomuksen arviointi - Muutokset väestön hyvinvoinnissa - Valtuustokaudella tehdyt toimenpiteet -Onnistumisten arviointi ja kehittämiskohteet seuraavalle valtuustolle Indikaattoritieto, kansallinen tietovaranto Kunnan oma tilastotieto Asukkaiden kokemustieto Ammattilaisten arviot Lautakuntien raportoimat toimenpiteet Hyvinvointikertomusprosessi Tavoitteet ja toimenpiteet Uusi laaja hyvinvointikertomus (II osa) Laaja-alaisen hyvinvointiryhmän työskentely: -painopisteet -tavoitteet -vastuutahot -resurssit Kuntalaisten osallistuminen Pohjalla hyväksytty I-osa Kansalliset strategiat ja ohjelmat Kunnan strategia Maakunnalliset strategiat Valtuustokäsittely Toteuttaminen ja väliarviointi Hyvinvointikertomuksen toteuttaminen (hallinnonalat) Arviointi ja vuosittainen raportointi valtuustolle (HyTe ryhmä) Mahdolliset muutostoimenpiteet Tilastotieto Loppuarviointi Tavoitteiden toteutuminen ja arviointi, reagointi tarvittaessa Kuntalaisten osallistuminen Laajan hyvinvointikertomuksen arviointi Valtuustokauden päättyessä Päättyvä valtuustokausi Uusi valtuustokausi

13 Hyvinvointitieto ja -kertomus Hyödyt: Antaa kokonaiskuvan kuntalaisten hyvinvoinnista Ohjaa toiminnan painopisteiden ja toiminnan suunnittelua Osa strategista suunnittelua Haasteet: Indikaattorit vahvasti sote painotteisia, vaatii täydennystä Indikaattoritiedon tulkinta haastavaa ja päivittyvät hitaasti Harvassa kunnassa hyvinvointivastaavalle työaikaa N.P 2017

14 Hyvinvointityön visioita Maakunnallinen hyvinvointityöryhmä Maakunnallinen hyvinvointikertomus Kokonaiskuva kuntien hyvinvointityöstä Koulutus, tutkimus Tuki kunnille Kansallinen indikaattoripaketti päivittyy Kunnissa ja maakunnassa yhteinen näkemys hyvinvointityöstä Kuntien yksilöllisyys ja erityispiirteet huomioidaan N.P 2017

15 Pelastustoimen nykytila Pelastustoiminnan toimintavalmiuden suunnittelua ohjataan SM ohjeella 21/ Ohjeessa keskitytään pelastustoiminnan palvelutason määrittämisen perusteisiin. Alueen pelastustoimi päättää palvelutasopäätöksessä pelastustoiminnan toimintavalmiuden tasosta kuntia kuultuaan. Pelastustoiminnan toimintavalmiuden määrittämiseksi pelastustoimen alueet jaetaan riskiluokkiin käyttäen regressiomallia ja riskiluokan määrittäviä onnettomuuksia. Regressiomallin selittäjinä ovat asukasluku, kerrosala ja niiden yhteisvaikutus. Edellisen valtakunnallisesti tuotetun 1km x 1km ruututarkastelun lisäksi tunnistetaan sellaiset onnettomuustyypit sekä yksittäiset riskikohteet, tapahtumat ja yleisötilaisuudet, joiden varalta tarvitaan erityisiä järjestelyjä alueellisesti. Kolmanneksi seurataan onnettomuusuhkien, onnettomuuksien lukumäärän ja syiden kehitystä sekä tehdään sen perusteella johtopäätöksiä tarvittavista toimenpiteistä alueellisesti ja jatkuvasti.

16 Pelastustoimen nykytila ja kehittämistarpeita Valvontatehtävät pyritään myös painottamaan riskiperusteisesti. Pelastustoimen yhteinen valvontasuunnitelmatyöryhmä on tuottanut kaikille yhteisen pohjan, jota tarkastellaan vuosittain alueellisesti. Onnettomuuksien ehkäisy turvallisuusviestinnän keinoin on sekin jossain määrin tiedolla johtamista. Pelastustoimen toimenpiderekisteriin kertyvää tietoa esim. tulipalojen syistä käytetään hyväksi alan tutkimuksissa ja erilaisten turvallisuuskampanjoiden tietolähteenä. Nykytilasta nousevia kehittämistarpeita: Tiedolla johtamista on mahdollista lisätä, on mm. pohdittu mitä eri aineistoja pelastustoimen kannattaa riskianalyyseissään ja palvelutasopäätöksen perusteena tutkia. Tietoa on enemmän saatavilla kuin ennätetään prosesseissa hyödyntää. Tarvetta pelastustoiminnan toimintavalmiuden suunnitteluohjeen uudistamiseen on havaittu ja asiaa tullaan esittämään.

17 Maakuntapalvelu -organisaatioiden tietoprosessi (Keski-Suomen liitto, Ely-keskus, TE-toimisto) Asiakkaan tietotarpeen määritys Ennakointitieto Tietotarpeet Tiedon tunnista minen eri tietolähteistä Aluetieto (paikkatieto, tilastot, erillisselvitykset jne.) Seuranta- ja valvontatieto Sidosryhmiltä / asiakkaista koottu tieto Jalostunut uusi tieto Käsittely, analysointi, tiivistäminen, visualisointi Viestintä Asiakkaat, sidosryhmät (palvelu) Oma organisaatio Oman toiminnan tieto (henkilöstö, talous, palaute) Varastointi Organisaation tietotarpeen määritys

18 Esimerkkejä käytössä olevista tietokannoista ja -järjestelmistä Keski-Suomen liiton käytössä: Tilastokeskus: StatFin, Asiakaskohtainen suhdannepalvelu, Toimialoittainen yritystietopalvelu TEM: ToimialaOnline Kuntaliitto, Kelasto, OPH SYKE, Liiteri-tietopalvelu Meltwater -uutisseuranta EURA-hanketietojärjestelmä Asianhallintajärjestelmä Jemma (Tweb) Keski-Suomen ELY-keskuksen käytössä: Ympäristöhallinnon tietojärjestelmät Liikenneviraston tietojärjestelmät Maaseutuhallinnon tietojärjestelmät TEM:n hallinnonalan tietojärjestelmät Paikkatietojärjestelmät (3+1 kpl; SYKE+MH, LIVI, MAVI) pitäen sisällään satoja tietoaineistoja eri aineistojen tuottajilta Web-pohjaiset tietoportaalit; mm. Liiteritietopalvelu Asianhallintajärjestelmä USPA Mainitut kokonaisuudet pitävät sisällään erillistä tietojärjestelmää ja ne ovat eri hallinnonalojen ylläpitämiä. Järjestelmiä käytetään mm. eri prosessien hallinointiin, aineistojen tuotantoon sekä tiedon ylläpitoon ja varastointiin. Keski-Suomen TE-toimiston käytössä: URA-tietojärjestelmä TEM / työnvälitystilasto Ammattibarometri, ForeAmmatti QlikView -raportointijärjestelmä Asianhallintajärjestelmä USPA

19 Maakuntapalvelujen nykytilasta nousevia kehittämistarpeita 1/2 Toimijoiden strateginen suunnittelu ja toiminta on ollut eriytynyttä ja siiloutunutta Osin samojakin tietoja kootaan, hankitaan, käsitellään jne. useassa paikassa Tiedon yhdistelyn mahdollisuuksia ei ole kartoitettu eikä hyödynnetty täysimääräisesti Tarvitaan jäsentynyt yhteisesti sovittu tapa tiedon kokoamiseen, varastointiin, luotettavien analyysien tekemiseen sekä viestintään Johtamista, suunnittelua ja strategioiden seurantaa tukevaa tiedolla johtamisen kokonaiskuvaa on vaikea muodostaa Tiedon hyödyntäminen on osa henkilöstön arkista työnkuvaa eikä sitä osata yhdistää tietojohtamiseen Selkeä kytkentä ja polku tiedosta päätöksentekoon ontuu ja on osin sattumanvaraista Tiedolla johtamisen toimintatavan kirkastaminen, systematisointi ja juurruttaminen johdon eri tasoille sekä henkilöstölle Nykytilanteessa hyödyllisiksi todettuja tietovarantoja sekä toimivia työkaluja ja toimintatapoja ei tarvitse keksiä uudestaan, vaan kytkeä ne osaksi tiedolla johtamisen kokonaisuutta

20 Maakuntapalvelujen nykytilasta nousevia kehittämistarpeita 2/2 Resursoinnin rajoitteet koskien data- ja järjestelmähankintoja; käsittely- ja visualisointityökaluja tietoprosessien ja tiedolla johtamisen toimintamallien kehittämispanostusta tiedon löytämisen ja kokoamisen sekä käsittelyn ja hyödyntämisen osaamista Kokonaisuuden hallinta, resursointi ja vastuutus niin, että toiminta kohdentuu olennaisiin tietotarpeisiin Koulutus ja perehdyttäminen Käyttäjälähtöiset ja -ystävälliset työkalut Tilastotietojen osalta maakuntien (erit. maakuntien liitot) tiedonhankinta ei ole koordinoitua eikä perustu yhteishankintoihin vaan kukin maakunta hankkii tiedot pääsääntöisesti itse Kaikkia maakuntia koskevat perustietohankinnat valtakunnallisina yhteishankintoina, joita kukin maakunta voi omilla hankinnoillaan täydentää (mallia esim. nykyisistä ELY-keskusten käytännöistä) Maakuntien välisen yhteistyön vahvistaminen

21 KOHTI TIEDOLLA JOHDETTAVAA UUTTA MAAKUNTAA

22 Mitä valmistelussa tulee huomioida? Uuden organisaation monialaisuus ja merkittävä mittaluokka tarvitaan hallinnonrajat ylittävää strategista suunnittelua ja tietotuotantoa erityispiirteet ja yhteiset tiedon rajapinnat Tiedon toimintokohtaisesta siiloutumisesta ja pirstaloitumisesta kokonaisuuden tietojohtamiseen Olemassa olevien hyväksi koettujen tietovarantojen ja -järjestelmien saatavuus ja toimivuus uudessa organisaatiossa Eri järjestelmissä ja tietolähteissä olevan tiedon yhdistämisen haasteet missä määrin voidaan saavuttaa yhteismitallisuus, yhtenäiset käsitteet, vertailukelpoisuus? Tulevaisuustiedon ja muutosta kuvaavan tiedon korostuminen (proaktiivinen kehittäminen, muutosvalmius, tulevaisuuden palvelut) Big data, avoin data mahdollisuudet? oikean tiedon tunnistamisen haasteet? Johdon sitoutuminen ja tiedon merkityksen ymmärtäminen tavoitetilan määritys, tiedolla johtaminen osaksi strategiaprosessia Tiedon sujuva kulku ja läpinäkyvyys eri aluetasojen välillä ja yhdyspinnoilla: valtio maakunta kunta Kansallisen tason indikaattori- ym. tietotyö, maakuntien välinen yhteistyö Tiedon käyttöympäristöt Tietotekniset ratkaisut

23 Tavoitteena tiedolla johtamisen palvelukokonaisuus Varmistetaan, että uudessa maakunnassa tarkoituksenmukainen koottu ja analysoitu tieto tukee: Strategisen tason päätöksentekoa, ohjausta ja seurantaa (tavoitteet ja toimenpiteet) Operatiivista johtamista, ohjausta ja seurantaa (organisointi, prosessit ja voimavarat) Kehittämistoimintaa ja tietoperustaista työskentelyä Monituottajaympäristön hallintaa ja kehittämistä Asiakkaiden palvelua Kumppanuussuhteita ja sidosryhmäyhteistyötä Varmistetaan, että tiedosta raportoidaan ja viestitään monipuolisesti, reaaliaikaisesti ja tulevaisuusorientoituneesti (tilannekuvan ja tulevaisuuskuvan luominen) Mahdollistetaan tiedon hyödyntäminen maakunnan tutkimus-, kehittämisja innovaatiotoiminnassa (mm. terveys ja hyvinvointi, aluekehittäminen)

24 Valmistelun eteneminen Keski-Suomessa Tiedolla johtaminen tulisi kytkeä osaksi kaikkien sote- ja maakuntauudistuksen asiantuntijaryhmien työtä ja yhdyspintoja sekä konsernirakenteen, johtamismallin ja maakuntastrategian suunnittelua Valmisteltavat palvelukokonaisuudet määrittävät tietotarpeita Johdon sitoutuminen ja tavoitetilan määritys Tiedolla johtaminen osaksi uuden maakunnan strategiaprosessia Tehtävänanto on laaja-alainen ja siihen liittyy eri sektoreiden erityispiirteitä. Valmistelussa tulee edetä pienemmistä palasista kohti kokonaisuuden hahmottamista ( tiedolla johtamisen kehittämissuunnitelma uuteen maakuntaan) Sote-tiedolla johtamisen tiekartta: Ostopalveluna hankitaan sote-tiedolla johtamisen tiekartta, jossa määritetään ylätasolla tehtävät ja niiden toteuttamisen vaatimat työmääräarviot sekä vastuut ja aikataulu. Tiekartta ohjaa uuden maakunnan valmistelutyötä kohti tehokasta tiedolla johtamisen toimintamallia ja mittaristoa. Tiekartta keskittyy sotepalvelujen erityispiirteisiin, mutta huomioi myös uuden maakunnan muihin palveluihin liittyvät tiedolla johtamisen yhdyspinnat ja niiden kehittämismahdollisuudet. Tiekartan laadinnassa hyödynnettäisiin monipuolisesti jo vuosien intensiivistä kehitystyötä, jota maakunnan keskeiset sote-toimijat ja valtakunnan johtavat järjestelmäasiantuntijat ovat tehneet asiakas- ja potilastiedon jalostamiseksi. Tiekartta valmistuu kevään 2017 aikana ja se kytketään osaksi tiedolla johtamisen kehittämissuunnitelmaa, joka tulee myöhemmässä vaiheessa kattamaan Keski-Suomen sote- ja maakuntapalvelut kokonaisuudessaan.

25 Valmistelun eteneminen kansallisesti 1/2 Vaikuttavuus ja kustannustieto -ryhmät (sote ja maku) Valmistelee ehdotukset valtakunnallisesti yhtenäiseksi mittaristoksi palveluiden tarpeen arviointiin sekä laadun, vaikuttavuuden, kustannusten ja tehokkuuden seuraamiseen Laatii ehdotukset mittaritiedon kokoamiseksi sekä valmistelee tarvittavat säännökset siten, että niitä voidaan hyödyntää kansallisessa ohjauksessa ja maakuntien johtamisessa Digitalisaatio, ICT-palvelut ja tietohallinto -ryhmä (sote) Valmistelee ehdotuksen sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallinnon ohjauksesta kansallisella ja alueellisella tasolla. Laatii ehdotukset siitä, miten ICT-palvelujen integraatio toteutetaan uudistuksessa ja miten jo ennakkoon varmistetaan se, että vireillä olevat hankinnat tukevat uudistusta. Ryhmän tehtävänä on valmistella myös ehdotukset ICT-toimintaan liittyvästä yhteishankintajärjestelmästä sekä toimintamalleista, joilla itsehallintoalueiden yhteistyö toteutetaan Kelan ja muiden toimijoiden kanssa. Sote-tiedolla johtamista on kehitetty eri tahoilla ja esimerkkejä löytyy mm.

26 Valmistelun eteneminen kansallisesti 2/2 Meneillään olevia hankkeita, joissa kytkentöjä sote- ja maakuntauudistukseen VM, Kuntatieto-ohjelma: Kuntien ja kuntayhtymien talousraportoinnin uudistaminen (mm. palveluluokitus, XBRL-taksonomia) VM, Kansallinen palveluarkkitehtuuri-ohjelma: Rakennetaan digitaalinen infrastruktuuri, joka parantaa kansalaisille ja yrityksille tarjottavia julkishallinnon palveluita, osana Suomi.fi-palvelutietovaranto PTV (avoin rajapinta tiedon hyödyntämiseen) TEM, Aluetalouden tietoperusta -hanke: Aluetalouden ja laajemmin aluekehityksen tilannekuvamittariston luominen valtion ja uusien maakuntien välisen keskustelun ja aluekehityksen seurannan sekä uudistuksen valmistelun tueksi. Tiekartta toimintaympäristöä kuvaavan tietoperustan uudistamiseen: Tavoitetila vuonna 2018 "Käytössä yhteinen tietopohja tuleville maakunnille / KEHA-keskus Yhteishankintana maakuntien, ELY-keskusten ja muun TEM hallinnonalan tarvitsema perustietoaineisto ja koordinoitu tietojen tarkoituksenmukainen jakelu Perustietoaineisto kattaa ensisijaisesti tulevien maakuntien yhteisesti tarvitsemat tietoaineistot koskien ohjausta, toiminnan seurantaa ja strategista suunnittelua. Samalla huomioidaan maakunnan eri tehtävissä tarvitsemat sektorikohtaiset tietotarpeet.

27