Loppuraportti ateria-, puhtaus- ja laitoshuoltopalveluiden selvityksestä

Transkriptio

1 Loppuraportti ateria-, puhtaus- ja laitoshuoltopalveluiden selvityksestä Final

2 Sisällys Tausta ja tavoitteet Nykytilan kartoitus tulokset keskeiset havainnot Tulevaisuuskuva Tavoiteltavan toiminta- ja palvelumallin suuntaviivat Organisoinnin neljä erilaista laajuusvaihtoehtoa Yhteenveto ja työryhmän suositus Lisäselvitystä vaativat asiat ja viestit jatkovalmisteluun

3 Tausta ja tavoitteet Pirkanmaa2019 uudistuksen tavoitteena on parantaa toiminnan vaikuttavuutta ja asiakaslähtöisyyyttä. Työryhmän tehtävänä oli 1) valmistella selvitykset ateria-, puhtaus- ja laitoshuoltopalvelun volyymeistä, tuotanto- ja palveluverkosta sekä tuotannon järjestelyistä, henkilöstöstä, hankintatavoista, tuki- ja asiantuntijapalveluiden resursseista ja tarpeista, toimintaan liittyvistä tietojärjestelmistä ja -palveluista sekä mahdollisesti siirtyvistä ja siirrettävistä sopimuksista 2) tunnistaa ja rakentaa yhteistyöpinnat muihin teemaryhmiin sekä 3) esittää vaihtoehtoja alueellisen ateria-, puhtaus- ja laitoshuoltopalvelun järjestämiseksi. Työryhmän kokoonpano: Tarja Alatalo, toimitusjohtaja, Tampereen Voimia, pj. Hannele Heino, sairaalahuoltopäällikkö, Pshp Virpi Kemi, sijaisena Aila Seppälä, ruokapalvelujohtaja, Pshp Eira Koskinen, ruoka-ja siivouspalvelupäällikkö, Akaa Sanna Liljaranta, hallinto-ja talouspäällikkö, Tampereen Voimia, sihteeri Anu Mäenpää, palveluohjaaja, Pirkkala Raine Nuolikoski, toimitusjohtaja, Sastamalan Ruoka-ja Puhtauspalvelut Oy, vpj. Kaija Rönni, palvelupäällikkö, Ikaalinen Tuija Silvan, tuotantopäällikkö, Tampereen Voimia Työskentely Työryhmä kokoontui 5 kertaa; , , , ja Nykytilakysely (ajalla ) lähetettiin 22 Pirkanmaan kuntaan, Jämsään, Kuhmoisiin ja Pirkanmaan sairaanhoitopiiriin. Vastauksia saatiin 23 kappaletta, Parkano ja Kihniö eivät vastanneet. Jämsän tiedot jätettiin pois yhteenvedosta. Lisäksi sidosryhmille järjestettiin kuulemis- ja keskusteluseminaari, johon osallistui 42 henkilöä

4 Nykytilan kartoitus

5 Yleistä Tarkoitus selvittää sekä kuntien ja sairaanhoitopiirin itse tuottamia että ostopalveluina hankkimia palveluita sekä yhteistoiminta-alueilla järjestettäviä palveluita. Vastausaktiivisuus 92 %; Kihniö ja Parkano eivät vastanneet Tulokset koottu alueittain

6 Organisointitapa Ateria- ja puhtauspalvelut on organisoitu Pirkanmaalla monin eri tavoin. Yleisintä on, että palvelut ovat osana muuta toimialaa organisaatiossa. Noin kolmasosassa kuntia on kuntarajat ylittäviä yhteistoiminta-alueita

7 Hankinnat Hankintayhtiöiden käyttö on yleisintä. Lisäksi on muodostettu muita hankintarenkaita. Muutamat kunnat tekevät hankintoja itsenäisesti

8 Kehityshankkeet ja investoinnit Suunnitelmien mukaan investoinnit keittiöverkkoon liki 30 miljoonaa euroa. Useita erilaisia ja eri tasoisia investointeja on tehty tai vireillä keittiöverkoston kehittämiseksi eri puolilla Pirkanmaata vuosina Osa kunnista valmistelee keskus- tai aluekeittiöratkaisuja lähitulevaisuudessa. Tuotantoa on keskitetty tai sitä ollaan keskittämässä edelleen. Yksi kunta on toisaalta siirtymässä tuottamaan ateriapalveluita pääosin ilman omaa valmistusta. Lisäksi mainitaan vireillä olevan suunnitelmia mm. tuotantotavan muutoksista ja yhtiöittämisestä

9 Toiminnan tulokset ja vaikutukset Ateria-, puhtaus- ja laitoshuoltopalveluiden toiminnassa ja organisoinnissa on kiinnitetty huomiota asiakasvaikuttavuuteen, työhyvinvointiin, tuottavuuteen ja laatuun. Vastauksista ei selviä, kuinka kattavaa ja systemaattista toiminnan tulosten mittaaminen ja hyödyntäminen on

10 Ateriamäärä Pirkanmaalla yhteensä noin 27,3 milj. ateriaa / vuosi Oma tuotanto 25,8 milj. ateriaa / vuosi - Kunnan vastuulla 19,5 milj. ateriaa / vuosi - Soten vastuulla 6,3 milj. ateriaa / vuosi Ostopalvelu 1,5 milj. ateriaa / vuosi - Kunnan vastuulla 1,3 milj. ateriaa / vuosi - Soten vastuulla 0,2 milj. ateriaa / vuosi Aterioiden tuotantovolyymi keskittyy Tampereelle, PSHP:lle ja keskisen alueen kuntiin. Aterioita on jäämässä kuntiin 3/4 ja siirtymässä Sotemaakuntaan 1/4. Sote aterioita eniten Tampere PSHP-alueella

11 Ateriapalveluverkko ja tuotantotavat Pirkanmaalla keittiöitä yhteensä yli 500 kpl - keskus-/alue- ja valmistuskeittiöt 134 kpl - palvelukeittiöt 343 kpl - ostopalvelukohteet 35 kpl - lisäksi osastokeittiöitä kpl lähinnä Soten toimipaikoissa. Keskus-/alue- ja valmistuskeittiötä on runsaasti suhteessa valmistettaviin ateriamääriin. Kunnissa on keittiöitä, joissa tehdään sekä Sote-aterioita että kunnan vastuulla olevia aterioita tai keskitytään joko sote-aterioihin tai kunnan aterioihin. Ateriatuotantotavat - cook serve (valmista ja tarjoile) 74 % - cook chill (valmista ja jäähdytä) 19 % - kylmävalmistus 7 % Ateriatuotannon keskittäminen ja tuottaminen cook chill- ja kylmävalmistustuotantotavoilla on lisääntynyt, mutta perinteisiä cook serve - tuotantotavalla toimivia tuotantokeittiöitä on edelleen runsaasti

12 Ateriapalveluhenkilöstö Pirkanmaalla n henkilötyövuotta, vuokratyövoimaa n. 60 htv Soten osuus ka 28 % noudattaa ateriavolyymien jakautumista, suurin määrä Tre-PSHP-alueella Henkilöstön jakautumisella yhteys palveluverkon rakenteeseen Joillakin kunnilla myös ateriapalvelua tukevia resursseja, jotka jäänee kunnille Suunnittelu- ja kehittämisresurssit niukat Tiedot ovat suuntaa antavia, tarkemmin erillisessä henkilöstöselvityksessä

13 Puhtauspalveluvolyymi Kokonaisvolyymi noin 2,1 milj. neliötä Tuotetaan valtaosaltaan omana palvelutuotantona, 71 % Kohdistuu selkeästi kuntien vastuulla oleviin tiloihin, 72 % Ostopalveluja käytetään ja valtaosaltaan kohdentuvat kunnan vastuulla oleviin tiloihin, 86 % Reilu puolet (noin 1,1 milj. neliötä) kohdentuu kokonaisuuteen Tampere ja PSHP, ostopalvelut painottuvat Tamperealueelle Kokemusta ostopalvelujen käytöstä osana on melko laajasti (10 kuntaa ja Pirkanmaan sairaanhoitopiiri

14 Puhtaus- ja laitoshuoltopalvelujen henkilöstö Pirkanmaalla htv, vuokratyövoimaa n. 40 htv Hoitohenkilökunnan osuutta laitoshuoltopalveluiden toteuttamisessa ei kartoitettu Soten osuus ateriapalveluja pienempi, n. 20 % keskimäärin, eroja alueittain Vähäisesti myös puhtauspalvelua tukevia resursseja, jotka jäänee kunnille Keskeiset muut palvelut ruokailuun liittyvät palvelut (15 vastaajaa) vuodehuolto (9 vastaajaa) välinehuolto (10 vastaajaa) leikkaussalin valmistelu muita sovittuja palveluja esim. sisäiset potilaskuljetukset Tiedot ovat suuntaa antavia, tarkemmin erillisessä henkilöstöselvityksessä

15 Järjestelmät Ateriapalvelut Kaikilla kunnilla käytössä tietojärjestelmä tuotannon-/ toiminnan ohjaukseen tai keittiön työprosessin ohjaukseen Keittiömitoituksissa hyödynnetään järjestelmiä niukasti Järjestelmällä ei suoraa yhteyttä tuotantotapaan, volyymiin tai palveluverkon rakenteeseen Puhtauspalvelut Järjestelmiä käytössä pääosin työmäärä- ja kustannuslaskentaan, siivousmitoituksiin ylläpito- ja perussiivoukseen, laskentaa myös alihankintana

16 Tulevaisuuskuva - tavoiteltava toiminta-ja palvelumallin kuvaus - toiminnan organisoinnin erilaisia laajuusvaihtoehtoja arviointeineen

17 Tavoiteltavan toiminta- ja palvelumallin suuntaviivat (1) Terveyden ja hyvinvoinnin edistäminen vahvistuu Ateria-, puhtaus- ja laitoshuoltopalvelut linkittyvät vahvasti hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen tavoitteiden toteuttamiseen niin kunnissa kuin maakunnassa terveellisten, turvallisten ja laadukkaiden palveluiden kautta sekä asiakkaiden osallisuuden keinoin. Laajempi tukipalvelukokonaisuus toimii paikallisesti asiakkaan tukena Ateria-, puhtaus- ja laitoshuoltopalveluita johdetaan yhtenä kokonaisuutena toiminnan laadun, asiakasvaikuttavuuden ja tehokkuuden parantamiseksi. Maakunnan ja kuntien ydinpalvelut keskittyvät perustehtäväänsä. Palvelu toimii paikallisesti asiakaskohtaisten tarpeiden mukaan ja paikalliset mahdollisuudet huomioiden. Keskitetty tuotanto ja uusi teknologia parantavat tuottavuutta ja palvelun laatua ja vähentävät investointeja Tukipalveluissa hyödynnetään uusia, innovatiivisia teknologioita. Puhtauspalveluissa yhdenmukaistetaan teknistä laatua ottaen huomioon tilan käyttötarkoitus ja asiakkaan toiminta. Ateriatuotantoa keskitetään harvoihin keittiöihin ja tuotantotapana on pääosin cook and chill (valmista ja jäähdytä) ja kylmävalmistus. Investointitarpeita vähennetään hyödyntämällä valmistuskapasiteettia nykyistä laajemmalla alueella. Näin parannetaan työn tuottavuutta ja kapasiteetin käyttöä sekä asiakastyytyväisyyttä valinnanvaran, ruoan laadun ja palvelun joustavuuden lisääntymisen kautta Henkilöstön uudistuva ammattiosaaminen ja osallistava johtaminen korostuu

18 Tavoiteltavan toiminta- ja palvelumallin suuntaviivat (2) Moniosaava henkilöstö tuottaa hyvän palvelukokemuksen tuloksellisella työllä Palvelussa asiakasrajapinnassa hyödynnetään monipalvelutyötä sekä parannetaan tuottavuutta ja työhyvinvointia teknologian avulla. Henkilöstön asiakaslähtöinen palvelu- ja ammattiosaaminen korostuu. Tukipalveluhenkilöstö on syvällä asiakkaan prosesseissa tukemassa asiakkaan onnistumista. Työnjaosta hoitotyön ja tukipalvelun kesken sovitaan siten, että kokonaisprosessi on asiakaslähtöinen ja tehokas. Asiakkaiden nopean toipumisen ja hyvän elämänlaadun turvaamiseksi hoito-ja hoivayksiköiden aterioiden jakelussa ja tarjoilussa huomioidaan miellyttävä asiakaskokemus ruokailutilanteessa tai kodinomainen ruokailu ja ravitsemushoidon toteutuminen yksilöllisen asiakastarpeen mukaan. Johtamiseen, asiantuntijuuteen ja kehittämiseen panostetaan, ict vahvana tukena Keskitettyä toimintaa ohjataan ja tuetaan järjestelmillä ja niiden hyödyntämiseen panostetaan. Yhtenäinen johtaminen vahvistuu, kun tuki-ja kehitysresurssit (esim. tuotannon, laadun ja henkilöstön ohjaus, hankinnat) keskittyvät ja tietojohtamista tuetaan vahvemmin ict-ratkaisuilla ja analytiikalla. Asiantuntijapalveluita voidaan tuottaa asiakastarpeen mukaisesti Vahvalla tukipalvelukokonaisuudella varmistetaan huoltovarmuus ja varautumismahdollisuudet poikkeaviin tilanteisiin

19 VE1. Maakunta toimii itsenäisesti Maakunta keskittää tukipalvelutoimintansa ja järjestää sen vain omiin tarpeisiinsa Vahvuudet ja mahdollisuudet -Keskitetty ohjaus ja kehittäminen koko maakunnan alueella -Maakunnan on mahdollista investointien avulla luoda kohtuullisen toimiva kokonaisuus ateriapalveluissa -Yhdenmukainen palvelun laatu asiakkaille koko maakunnassa -Ostopalvelut mahdollisia toiminnan joustavuuden parantamiseksi Heikkoudet ja uhat -Volyymit eivät kovin isot ( 6,5 milj. ateriaa, 0,6 milj. neliötä) mittakaavaetujen saavuttamiseksi laajalla maantieteellisellä alueella -Toiminnan organisointi (johtamisjärjestelmä, toimintatavat, järjestelmät yms.) aloitettava kokonaan alusta, mikä hukkaa resursseja -Kunnille jää tyhjää kapasiteettia ja kuntien päällekkäiset investoinnit edelleen todennäköisiä

20 VE2. Kaikki Pirkanmaan kunnat ja maakunta toimivat yhdessä Kaikki Pirkanmaan kunnat ja maakunta yhdistävät tukipalvelutoimintansa yhdeksi kokonaisuudeksi Vahvuudet ja mahdollisuudet Heikkoudet ja uhat -Iso organisaatio (noin meur), joka volyymillään voi saavuttaa paljon nykyistä suurempia mittakaavaetuja -Nykyisen tuotantoverkon kapasiteetin hyödyntäminen on tehokkaampaa yli rajojen -Kuntien vastuulla olevat ja sote-ateriat on mahdollista tuottaa yhdessä -Tuotantoverkon str. suunnittelu vähentää pitkällä tähtäimellä kokonaisinvestointeja -Mahdollistaa toiminnan kehittämisen ja sen resurssoinnin nostamisen uudelle tasolle toiminnan laajuuden ansioista -Ostopalvelut mahdollisia toiminnan joustavuuden parantamiseksi -Toiminnan organisointi vaatii pitkäjänteisen työn, jotta hyödyt saavutetaan -Uhkana paikallisten hyvien toimintamallien menettäminen, ellei organisaation toiminnassa huomioida riittävää liikkumavaraa

21 VE3. Maakunta ja kunnat toimivat yhdessä alueellisesti Maakunta ja kunnat yhdistävät tukipalvelutoimintansa alueellisesti muutamaksi kokonaisuudeksi Vahvuudet ja mahdollisuudet Heikkoudet ja uhat -Saavutettavissa mittakaavaetuja verrattuna nykytilaan, jossa vähäisesti yhteistyötä -Kuntien näkökulmasta saattaa yhteistyön tekemisen kynnys olla matalampi ja kokemus vaikutusmahdollisuuksista parempi sekä alueellisien mahdollisuuksien hyödyntäminen vahvempaa kuin koko Pirkanmaan laajuisessa organisaatiossa -Toiminnan organisoinnissa voidaan rakentaa nykyorganisaatioiden resursseille -Ostopalvelujen hyödyntäminen mahdollista toiminnan joustavuuden parantamiseksi -Maakunnan näkökulmasta samaa toimintaa useassa organisaatiossa -Volyymin kautta saavutettavat mittakaavaedut yhden yhteisen organisaation mallia (VE2) pienemmät -Volyymin maantieteellinen jakautumien Pirkanmaalla epätasainen, mistä johtuen mielekkään kokonaisuuden aikaansaaminen voi vaatia isoakin maantieteellistä aluetta -Investoinnit olisi kannattavampaa suunnitella koko Pirkanmaan tasolla

22 VE4. Maakunta ja osa Pirkanmaan kunnista toimii yhdessä Maakunta ja osa kunnista yhdistävät tukipalvelutoimintansa. Osa kunnista haluaa järjestää tukipalvelunsa edelleen itse tai muutaman muun kunnan kanssa. Vahvuudet ja mahdollisuudet Heikkoudet ja uhat -Kunnissa, joissa sote-tukipalvelujen ja kunnan tukipalvelujen välillä ei ole lähtötilanteessakaan juuri hyödynnetty synergiaetuja, keskittyminen kapeampaan asiakassegmenttiin voi olla hyödyllistä -Maakunta ja kunnat voivat optimoida parhaiten juuri itseään hyödyttävät kumppanuudet, jos yhteisiä intressejä löytyy -Ostopalvelut mahdollisia toiminnan joustavuuden parantamiseksi -Mitä vähemmän kuntia mukana yhteisessä organisaatioissa, sitä pienemmät mittakaavaedut saavutettavissa, mutta palvelujen laaja alueellinen hajautuminen voi olla myös rasite -Investoinnit hajaantuvat tai tehdään päällekkäisiä investointeja riippuen yhdistyjien määrästä

23 Yhteenveto ja työryhmän suositus Palvelutoiminnan tuottavuuden parantamiseksi ja päällekkäisten investointien hillitsemiseksi olisi suositeltavaa, että kaikki Pirkanmaan kunnat ja maakunta yhdistäisivät ateria-, puhtaus- ja laitoshuoltopalvelunsa (VE2). Mahdollisesti kaikki kunnat eivät halua lähteä mukaan yhteiseen organisaatioon, joten realistinen kehityspolku tavoitteeseen on VE4, jolloin maakunta ja osa Pirkanmaan kunnista hoitaisi tukipalvelunsa yhdessä. Maakunnan ja kuntien alueellinen yhteistoiminta useampana kokonaisuutena (VE3) hajottaisi maakunnan resursseja. Maakunnan ateria-, puhtaus- ja laitoshuoltopalveluiden toimiminen yksin (VE1) ei paranna toimintaa nykyiseen verrattuna Pirkanmaalla. Tuottavuus Laajuusvaihtoehto Investointitaso Nykytila - ++ VE VE VE3 + - VE4 + (?) - (?)

24 Lisäselvitystä vaativat asiat ja viestit jatkovalmisteluun Hankintalain sidosyksikkösäännösten ja valinnanvapauslainsäädännön tarkemmat vaikutukset tukipalvelujen organisointimahdollisuuksiin Kuntien ja maakunnan halukkuus yhteistyöhön Tarkempi tuotantoverkkosuunnitelma todennäköisimpiin vaihtoehtoihin. Tukipalvelun tarkempaa suunnittelua varten on olennaista tietää, millaiseksi sote-palvelujen tuleva palveluverkko muotoutuu. Vaiheistus ja tarkempi toimenpideohjelma tavoitteiden saavuttamiseksi Resurssi väliaikaishallintoon tehtävänä jatkovalmistelu päätöksentekoa varten yksi projektipäällikkötyyppinen henkilö, jolla on palveluliiketoiminnan vahvaa osaamista ja toimialan tuntemusta hyödynnetään konsulttityötä ja verkoston johtamiskokemusta ja asiantuntemusta