Kirjastoaineisto ajalle sekä mahdolliset optiovuodet 1 + 1

Transkriptio

1 Tarjouspyyntö sivu 1 (8) Kirjastoaineisto ajalle sekä mahdolliset optiovuodet Forssan kaupunki (myöh. tilaaja) pyytää tarjousta kirjastoaineistojen (ei sanoma- ja aikakauslehtiä) hankinnasta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Tarjouspyyntö koskee Forssan kaupungin sekä Humppilan, Jokioisten, Tammelan ja Ypäjän kuntien ylläpitämiin ns. Louna-kirjastoihin (Forssan kaupunginkirjasto sekä Humppilan, Jokioisten, Tammelan ja Ypäjän kunnankirjastot) sekä kaupungin ja kuntien eri hallintokunnille mahdollisesti tilattavia kirjastoaineistoja (ei sanoma- ja aikakauslehtiä). Hankinnasta tehdään puitesopimus ajalle Tilaaja hankkii kirjastoaineistoa tarpeen mukaan. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään. Aineistohankintoja voidaan saatavuus- ja aikatekijöistä johtuen sekä kokoelmien monipuolisuuden takaamiseksi tehdä vähäisessä määrin myös muilta toimittajilta. 1. Hankinnan kohteen kuvaus Hankinnan kohteena ovat painettu kotimainen ja ulkomainen kirjallisuus, nuotit sekä AVaineistot (esim. kirjallisuusäänitteet ja kielikurssit, musiikkiäänitteet, kuvatallenteet ja konsolipelit sekä CD ROM -aineistot lainausoikeuksineen) ajalla sekä mahdollisten optiovuosien ajan. Optiovuosilla tarkoitetaan mahdollisuutta sopimuksen jatkamiseen alkuperäisin ehdoin ko. ajan. Kirjastoaineisto tulee olla hankittavissa sähköisesti hankintajärjestelmällä, joka tulee integroida Louna-kirjastoissa käytössä olevaan kirjastojärjestelmään. Kaikissa kirjastoissa on käytössä Axiell Oy:n Origo-kirjastojärjestelmä. Louna-kirjastot käyttävät keskitettyä luettelointipalvelua, jonka toimittaja on BTJ Finland Oy. Lisäksi pyydetään tarjousta kirjastoaineistojen hankintaan liittyvistä lisäpalveluista: niteiden vahvistus, sidonta tai muovitus. Kirjastot päättävät itsenäisesti lisäpalveluiden tilaamisesta. Lisäpalveluiden hintaa ei oteta vertailuun eikä pisteytetä. Pääosa hankinnoista on kotimaista kirjallisuutta. Louna-kirjastojen kirjastoaineistohankintojen arvo vuonna 2013 on euroa (ei sisällä lehtiä). Kirjoista hankitaan ennakkotilauksina noin 90 %. Viime vuosina kirjoista 64 % on hankittu seuraavilta kustantajilta: Tammi, Otava, WSOY, Gummerus, Karisto, Kustannus-Mäkelä, Sanoma Magazines Finland, Minerva, Like ja Readme.fi. Kirjahankinnoista noin 97 % on suomenkielistä kirjallisuutta.

2 Tarjouspyyntö sivu 2 (8) 2. Hankintamenettely Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus HILMAssa. Hankintamenettelynä on avoin menettely. Hankinnan arvo kahtena sopimusvuotena ylittää EU-kynnysarvon, joka on euroa. Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Arviointikriteerit ja pisteytys on esitetty liitteessä 1b. Hankinnan aikataulu Tarjouspyyntö julkaistaan HILMA-palvelussa ( ja Forssan kaupungin www-sivuilla ( Tarjoukset tulee jättää kello 15 mennessä. Tarjousten avaaminen ja vertailu tehdään viikoilla Lautakunnat päättävät tarjoajasta toukokuun lopussa. Hankinnat valitulta tarjoajalta alkavat Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset osoitetaan sähköisesti mennessä osoitteeseen kirjaamo@forssa.fi. Otsikkoon merkintä Lisätietopyyntö kirjastoaineistohankinta. Esitetyistä kysymyksistä ja vastauksista laaditaan yhteenveto, joka julkaistaan viimeistään osoitteessa Tarjousasiakirjojen tulee olla perillä kirjallisena klo 15 mennessä Forssan kaupunginkirjastossa: Forssan kaupunginkirjasto PL FORSSA Sen lisäksi asiakirjat tulee toimittaa sähköisenä osoitteeseen kirjaamo@forssa.fi. Tarjouksessa tulee olla merkintä Kirjastoaineistotarjous Louna-kirjastoille. Tarjousten tulee olla voimassa asti. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). Tilaaja pidättää itsellään oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Tilaajalla on oikeus hylätä tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset.

3 Tarjouspyyntö sivu 3 (8) 3. Hankintaa ja sen tarjoajaa koskevat ehdottomat vaatimukset Jotta tarjous voidaan ottaa vertailuun, edellytetään, että seuraavat ehdot täyttyvät. Ehtojen toteutuminen todennetaan erillisillä liitteillä kysyttävillä tiedoilla sekä luvussa 7 mainituilla dokumenteilla: 1. Tarjoajalla on riittävät taloudelliset ja muut edellytykset hankinnan toteuttamiseksi sekä Y-tunnus. Tässä kohdassa vaaditaan tarjoajalta referenssiluettelo (katso luku 7 kohta 4). Tarjottava palvelu hoidetaan kaikilta osin suomen kielellä. Palvelun kieli todennetaan arvioimalla tarjouksen tekstiä sekä tarjoajan verkkopalvelua, joiden tulee olla suomenkieliset. 2. Tarjous on toimitettu tilaajalle määräaikaan mennessä vaaditulla tavalla. 3. Hinnat (liite 2) ja alennusprosentit (liite 3) on ilmoitettu ja kirjastoaineistokori (liite 2) on täydennetty vaaditulla tavalla. 4. Osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Alihankkijan käyttäminen on sallittu erityisin ehdoin (katso luku 6) 5. Tarjoajan valikoimiin kuuluu aineistoa vähintään 100 kotimaiselta kustantajalta ja kotimaisen kirjallisuuden uutuusnimekkeiden määrän on oltava vähintään 7500 /vuosi. 6. Elokuvissa ja peleissä pitää olla lainausoikeudet neuvoteltuina. Mikäli joissain yksittäisissä tapauksissa tarjotaan pelejä ilman lainausoikeutta, tulee asia käydä ilmi tuotetiedoista. Myös elokuvien tuotetiedoista tulee näkyä, jos elokuvan voi esittää kirjastossa tai muualla julkisesti. Myös muut mahdolliset oikeudelliset asiat tulee olla neuvoteltuina ja niistä pitää tehdä pyydettäessä selvitys tilaajalle. 7. Tarjoajalla on sähköinen tilausjärjestelmä, joka täyttää seuraavat ehdot: a. Tilausjärjestelmä on integroitavissa Axiell Oy:n Origo-kirjastojärjestelmään. Integroinnin hinta sekä käyttömaksut on ilmoitettava vaaditulla tavalla (liite 5). Maksut on laskutettava tilaajan myöhemmin ilmoittamalla tavalla ja kustannusjaolla kunnittain. b. Axiellin Origoon integroitu tilausjärjestelmä on ollut tuotantokäytössä jossakin Suomen yleisessä kirjastossa vähintään kaksi vuotta (liite 4). Lounakirjastoissa aineisto on oltava tilattavissa Origon kautta viimeistään c. Informaation siirto Web-Origoon. Teostietojen pitää siirtyä Louna-kirjastojen verkkokirjastoon (Web-Origo) siinä vaiheessa, kun teokset on tilattu.

4 Tarjouspyyntö sivu 4 (8) d. Kaikki tarjottava aineisto tulee olla tilattavissa sähköisesti Origoon integroidun tilausjärjestelmän kautta. e. Tilaukset tulee voida tehdä sekä kirjastokohtaisesti että osastokohtaisesti. f. Ennakkotiedot aineistoista on oltava käytettävissä Origo-järjestelmän kautta vähintään 2 viikkoa ennen tarjoajan ilmoittamaa ennakkotilausten viimeistä tilauspäivää. Kirjallisuuden osalta tuotetiedoissa on oltava vähintään seuraavat tiedot: tekijä(t), nimeke, ISBN, julkaisuvuosi, kustantaja, hinta, arvioitu julkaisuaika, kieli, esittelyteksti, sidosasu, materiaali ja alennusprosentti. Tarjoukseen on liitettävä kaappauskuva tilausjärjestelmästä kyseisestä toimintoikkunasta. Tilaaja varaa oikeuden käydä tutustumassa tilausjärjestelmään ennen hankintapäätöstä. g. Origosta lähetetystä sähköisestä tilauksesta toimitetaan sähköpostivahvistus tilaajalle. h. Tilaajalla on käytettävissään ekstranet-palvelu, jossa tilaaja voi tehdä tilaustensa reaaliaikaista seurantaa, ottaa ulos raportteja ja tehdä tilauksia. 8. Laskut toimitetaan verkkolaskuina kirjasto- ja osastokohtaisesti. 9. Laskutuslisää, rahteja ym. lisäkuluja ei peritä. 10. Maksuehto on vähintään 21 pv netto laskun saapumisesta. 11. Tuotteita voidaan tilata myös sähköpostitse. 12. Tuotteiden palautus on maksuton. 13. Tuotteiden toimitus TOP kerran viikossa per kirjasto. 14. Tarjous on tarjouspyynnön mukainen. Tilaaja voi pyytää tarkennusta tarjoukseen hankintalain mukaisesti ennen tarjouksen mahdollista hylkäämistä. 4. Hinnan ilmoittaminen ja hinnoitteluperiaatteet Hinnat ja alennusprosentit ilmoitetaan liitteillä 2 ja 3. Liitteenä 2 olevan kirjastoaineistokorin hintojen on oltava pyydettyjen ISBN-numerojen mukaisten tuotteiden hintoja.

5 Tarjouspyyntö sivu 5 (8) Lähtökohtana on oltava jokin julkinen hinta, josta alennus lasketaan (esim. ekstranetissa ilmoitettu hinta) ja jonka tilaaja voi todentaa ennen hankintapäätöksen tekemistä. Tuotteen lopullisen hinnan tulee sisältää kaikki hankintaan liittyvät kustannukset, kuljetuksen perille sekä kirjastojen lainausoikeudet. Alennusprosenttien tulee olla voimassa kiinteinä koko sopimuskauden ja optiovuosien ajan. Tarjoukseen tulee liittää selvitys hinnoitteluperiaatteista. 5. Maksu- ja toimitusehdot Maksu- ja toimitusehdoista ehdottomat vaatimukset on mainittu luvussa 3. Viivästyskorko on enintään kulloinkin voimassa olevan korkolain 4 :n 1. mom mukainen. Laskuissa tulee ilmetä nimeketiedot, kappalemäärä, materiaali, verollinen hinta, alennusprosentti ja alennettu veroton hinta. Nimeketietojen tulee näkyä laskussa samassa järjestyksessä kuin lähetysluettelossakin. Laskuttajan tulee olla sama kuin tarjoajan. Tarjoukseen tulee liittää selvitys toimitusajoista. Toimitusosoitteet on ilmoitettu liitteessä 1a. Toimitusten mukana olevissa lähetysluetteloissa tulee näkyä, mikäli jokin tilattu nimeke on loppuunmyyty tai peruuntunut. 6. Alihankkijat Mikäli tarjoaja käyttää alihankkijoita, vastaa tarjoaja alihankkijoiden osuudesta kuten omastaan ja alihankkijoita koskevat soveltuvin osin samat vaatimukset kuin tarjoajaa. Tilaaja voi perustellusta syystä kieltää tarjoajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. Tarjoaja varmistaa, että sen käyttämät alihankkijat on merkitty ennakkoperintärekisteriin, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä sekä tarkistaa vuosittain, että alihankkijat ovat ennakkoperintärekisterin mukaan suorittaneet maksuunpannut verot sekä sosiaali- ja muut lakisääteiset maksut. Tarjoajan on hyväksytettävä etukäteen tilaajalla käyttämänsä alihankkijat. Alihankkijaa koskevat samat toimitusehdot kuin tarjoajaakin.

6 Tarjouspyyntö sivu 6 (8) 7. Tarjouksen sisältövaatimukset Tarjouksen tulee olla tämän tarjouspyynnön mukainen. Tarjoukseen on liitettävä vaaditut liitteet / selvitykset (luettelo alla). Hankinnan kohteena olevasta palvelusta on tarjouksessa oltava kirjallinen selostus. Tarjoajan taloudelliset ja toiminnalliset edellytykset suoriutua toimituksesta tarkistetaan selvitysten perusteella. Tarjoukseen on liitettävä: 1. verovelkatodistus 2. ilmoitus lakisääteisten eläkevakuutusmaksuvelvoitteiden täyttymisestä 3. y-tunnus 4. referenssiluettelo kirjastoista, joihin tarjoaja on toimittanut kirjastoaineistoja. Referenssejä tulee olla myös yleisistä kirjastoista. 5. yhteystiedot (yhteyshenkilön nimi, yrityksen osoite ja puhelinnumero sekä sähköposti- ja www-osoitteet) 6. kirjastoaineistokorin Excel-taulukko täydennettynä (liite 2). Kolme (3) tyhjää riviä sallitaan. Jos aineistokorissa on tyhjiä rivejä, täytetään tyhjille riveille kallein tarjouksissa esitetty lähtöhinta vertailua varten, mikäli tarjoaja ei pyynnöstä esitä tyhjälle riville omaa hintaansa. Taulukko on palautettava myös täydennettynä Excel-tiedostona sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo@forssa.fi 7. alennusehdot (liite 3) 8. selvitys kirjastoaineiston hinnoitteluperiaatteista 9. Origo-referenssiliite täydennettynä (liite 4) 10. Origo-hintalomake täydennettynä (liite 5) 11. kuvaus tilausjärjestelmästä ja ekstranet-palvelusta, palvelukuvaus ja testitunnukset ekstranet-palveluun. Testitunnukset tulee olla käytettävissä tarjouksen jättöpäivästä alkaen hankintapäätöksen tekoajankohtaan saakka. 12. selvitys lainaus- ja esitysoikeuksista ja muista oikeudellisista kysymyksistä

7 Tarjouspyyntö sivu 7 (8) 13. tuotetietotietueen kuvaus 14. laskumalli ja lähetysluettelomalli, jotka ovat käytössä tarjouksen jättämisajankohtana 15. selvitys toimitusajoista. 16. selvitys mahdollisista alihankkijoista ja alihankinnan osuudesta. 17. selvitys lisäpalveluiden (katso sivu 1) hinnoittelusta 18. ympäristöasioina tarjoajan on selvitettävä tuotteiden toimitusmuoto ja pakkaustapa. Tarjouksen tekemisestä ei ole oikeutta saada korvausta. Todistukset veroista ja maksuista eivät saa olla kahta (2) kuukautta vanhempia laskettuna tarjouksen jättöpäivästä. 8. Tarjousten vertailu ja hankintapäätös Mikäli tarjoaja ei täytä ehdottomia vaatimuksia (luku 3), tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta. Mikäli tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä, se hylätään. Myös myöhästyneet tarjoukset hylätään. Hyväksytyt tarjoukset ja tarjoajat otetaan vertailuun. Vertailu tehdään liitteenä 1b olevan pisteytyksen mukaisesti. Pisteytyksessä vaikuttavat taloudelliset seikat ovat hinta ja/tai työajan säästö. Hankintapäätöksen tekee kukin tilaajakunta erikseen. Päätökset toimitetaan sähköisesti tiedoksi kaikille tarjoajille. Tarjoajan tulee ilmoittaa yhteystiedoissaan sähköpostiosoite, johon päätös toimitetaan. Hankinta edellyttää hankintapäätöksen lisäksi erikseen tehtävää kirjallista sopimusta. Asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Jos liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, on ne lueteltava erillisellä SALAINEN otsikoidulla liitteellä. Julkisia hankintoja sekä asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan tarjoushinta on kuitenkin julkinen ja tarjousten vertailussa käytetty hinta tai muu tekijä on asianosaisjulkinen.

8 Tarjouspyyntö sivu 8 (8) 9. Sopimusehdot Valitun tarjoajan kanssa tehdään kirjallinen sopimus. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista edellyttäen, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus laaditaan seuraavien asiakirjojen perusteella: 1. Hankintailmoitus 2. Kuntien hankintapäätökset 3. Tarjouspyyntöasiakirjat liitteineen 4. JYSE Tarjousasiakirjat liitteineen Kaupunki ja jokainen kunta allekirjoittavat sopimuksen ostajan ominaisuudessa erikseen omalta osaltaan. Kutakin näistä edustaa ao. Louna-kirjasto. Sopimuksesta aiheutuvat tai siihen liittyvät ristiriitaisuudet ratkaistaan Kanta-Hämeen käräjäoikeudessa. ALLEKIRJOITUS Forssassa LIITTEET Maarit Järveläinen-Kannisto Kirjastotoimenjohtaja, Forssan kaupunki 1 a. Louna-kirjastojen yhteystiedot ja tiedot aineistomäärärahoista (PDF) 1 b. Arviointikriteerit ja pisteytys (PDF) TÄYDENNETTÄVÄT LIITTEET 2. Kirjastoaineistokori (Excel-tiedoston voi ladata Hilmasta. Palautettava myös sähköisesti.) 3. Alennusehdot (Excel) 4. Origo-referenssit (Word) 5. Origo-hintalomake (Word)