Käyttöohje CSI Asianhallinta. Versio 2.5 Syyskuu 2012

Transkriptio

1 Käyttöohje CSI Asianhallinta Versio 2.5 Syyskuu 2012

2 SISÄLLYSLUETTELO 1 Ohjelmiston yleiset toiminnot Ohjelmiston rakenne Perustoiminnot Listatoiminnot Ikkunatoiminnot Tiedon syöttö Omat suosikit Kansioiden sisältö ja tiedon haku Etsi -kentän käyttö Näkymälistaukset ja niiden oletusten vaihto Näkymälistojen järjestäminen Näkymien suodatus Tehtäväalueet Työtehtävät Kalenteri Aktiviteetit Tuntikirjaus Raportit Fataljit Toimeksiannot Asetukset Asiakkaat Yleistä Asiakkaan lisääminen Asiakkaan tiedot Yritykset ja yhteisöt Yksityishenkilöt Asiakkaan passivointi ja uudelleen aktivointi Asiakkaan poistaminen Yritysasiakkaiden yhdistäminen Toimeksiannot Toimeksiannon avaaminen Toimeksiannon tiedot Toimeksiannon toiminnot Toimeksiannon päättäminen ja poisto Kulujen kirjaaminen Kulun kopiointi ja siirto toimeksiannolta toiselle... 36

3 1 (36) 1 Ohjelmiston yleiset toiminnot 1.1 Ohjelmiston rakenne Ohjelmisto rakentuu Tehtäväalueista, jotka sisältävät aina kyseiseen aihealueeseen liittyvät Kansiot. Kansioiden sisältö aukeaa listauksena valikon oikealle puolelle. Kansiorakenne voidaan tarvittaessa piilottaa nuolinäppäimestä, kts. kuva alla (nuoli). pikalinkki Jokainen Tehtäväalue sisältää ko. asiakokonaisuuteen liittyvät kansiot. Avatut kansiot jäävät auki välilehdiksi listauksen yläpuolelle, jolloin kansioiden välillä siirtyminen on nopeampaa. Kaikkien kansioiden sisältö on listamuotoinen, lukuun ottamatta Kalenteri- ja Fatalji kansioita, jotka ovat kalenterimuotoiset. Jokaisessa kansiossa on useita valmiita näkymiä sekä käytössä Etsi -kenttä tietojen hakuun. Kun listasta tuplaklikataan haluttua riviä, avautuu kyseisen tiedon Ikkuna. Käyttäjän valitsema ikkunoiden koko tallentuu ohjelman muistiin. Listanäkymässä alleviivatut tiedot toimivat pikalinkkeinä kyseiseen tietoon. Esim. Toimeksiannot listalla, kts. kuva yllä, toimeksiantaja toimii pikalinkkinä, josta aukeaa ko. toimeksiannon tietoikkuna. Pikalinkki toimii pitämällä Ctrl painike pohjassa ja valitsemalla haluttu nimi hiirellä tai valitsemalla hiiren oikealla ja Avaa linkki.

4 2 (36) Alapalkissa, kts. kuva yllä, näkyy erinäisiä ohjelmiston käyttöön liittyviä tietoja. Oikeassa laidassa näkyy käyttäjän nimi, jota painamalla avautuu käyttäjän tiedot. Käyttäjän nimen vieressä lukee ohjelmiston tietokannan nimi. Tietokannan nimeä painamalla avautuu tietokannan tietoikkunassa, josta nähdään mm. serverin nimi, jolla tietokanta sijaitsee. Vasemmassa laidassa on Luokittelemattomat tiedostot -painike, josta saadaan auki tiedostonhallintaikkuna. Siellä näkyvät kaikki viimeisimmät tiedostot (kun valitsee oikeasta reunasta Viimeisimmät tiedostot), joita käyttäjä on koneellaan muokannut. Luokittelemattomat tiedostot ikkunassa valitsemalla Uusi painike (vihreä plussa) voi sinne tuoda mitä tahansa tiedostoja. Ikkunassa voi liittää tiedostoja toimeksiantoihin avaamatta toimeksiantoikkunaa tai sen asiakirjakansiota. Ohjelmiston yläpalkissa oikealla on perusikkunapainikkeet (pienennä, suurenna, sulje) ja vasemmassa ylänurkassa on CSI painike ja pikalinkit. CSI painikkeesta aukeaa CSI-valikko, jossa on muutamia ohjelman perustoimintoja. Pikalinkit ovat toiminnaltaan samat kuin CSI-valikosta valittuina.

5 3 (36) CSI valikossa näkyy Toimeksiannot välilehdellä käyttäjän viimeisimmät toimeksiannot ja Asiakkaat ja yhteyshenkilöt välilehdellä viimeisimmät asiakkaat ja yhteyshenkilöt, joita käyttäjä on lisännyt ohjelmistoon tai joiden tietoja tämä on muokannut. Käyttäjä voi halutessaan kiinnittää toimeksiannon tai asiakkaan viimeisimpien listalle siten, että se pysyy listalla. Kiinnitys tapahtuu valitsemalla nastan kuva, joka muuttuu vihreäksi, kun kiinnitys on tehty. Kiinnityksen voi poistaa valitsemalla nastan kuvan uudestaan, jolloin se muuttuu harmaaksi. Uusi-kuvakkeesta voi lisätä uuden Yrityksen tai yhteisön, Yksityishenkilön, Toimeksiannon, Aktiviteetin, Toimenpiteen tai Tuntikirjauksen. Raportit-kuvakkeesta voi nopeasti avata raportteja Etusivu-kuvakkeesta aukeaa aloitussivu. Myös pikalinkkinä yläpalkissa. Etusivulla avautuu CSI Helsingin asiakkaille tarkoitettu Extranet-sivusto, jossa on saatavilla mm. ohjeita sekä ilmoituksia. Kalenteri-kuvakkeesta aukeaa Kalenteri. Myös pikalinkkinä yläpalkissa. Dashboard kuvakkeesta aukeavat pääkäyttäjän Asetuksissa luomat Dashboard kaaviot. Mikäli pääkäyttäjä ei ole luonut kaavioita Asetuksissa, tästä painikkeesta ei aukea mitään. Teemat-kuvakkeesta voi vaihtaa käyttäjäkohtaisen teeman, joka muuttaa lähinnä ohjelman käyttölittymän väritystä. Oletusteemana asennuksen yhteydessä tulee Blue. Ikkuna. Kun käyttäjä avaa uuden kansion, se aukeaa oletuksena välilehdeksi ja jää auki, ellei sitä erikseen suljeta. Näitä kansioita voi olla samanaikaisesti auki useampia. Ikkuna-painikkeella aukeaa lista eri asetteluvaihtoehdoista. Eri kansiot voivat olla mm. vierekkäin, limittäin tai välilehtinä. Painike löytyy myös pikalinkkinä yläpalkista. Tietoja ohjelmasta kertoo käytössä olevan ohjelmistoversion numeron. 1.2 Perustoiminnot Listatoiminnot Näkymälistoilla näytetään ohjelmistoon kirjattuja tietoja lista-muodossa. Useimmat toimet voidaan tehdä tiedoille yhtä lailla listanäkymässä kuin avaamalla tiedon ikkuna. Toiminnot-valikko on samansisältöinen riippumatta siitä, avaako sen listan peruspainikeriviltä, listarivin päällä hiiren oikealla tai avaamalla tiedon ikkunan. Monia toimintoja voidaan tehdä myös massana usealle riville kerrallaan. Rivejä valitaan yksitellen Ctrl-painike pohjassa tai yhtäjaksoiselta väliltä Shift-painike pohjassa. Näkymälistoja käytetään samaan tapaan järjestelmän pääkansiossa sekä myös ikkunan alakansioissa. Kaikilla Näkymälistoilla on vähintään Peruspainikkeet:

6 4 (36) Peruspainikkeiden toiminnot: Lisää uusi: lisää uuden tiedon Poista: poistaa valitun tiedon Tulosta näkymä: tulostaa listanäkymän Vie Exceliin: vie listanäkymän tiedot Excel tiedostoon, jossa tietoja voi muokata Toiminnot painike (komennot vaihtelevat eri näkymissä). Samat toiminnot ovat käytettävissä myös valitsemalla näkymälistassa valitun rivin kohdalla hiiren oikeaa painiketta. Päivitä: joissain tilanteissa juuri tallennettu tieto ei näy heti ruudulla. Kun valitsee päivitä, tulee tallennettu tieto näkyviin normaalisti. Lisäksi muutamissa näkymissä näkyy: Raportit: Painikkeen alta saa näkyviin kyseiseen näkymään liittyviä raportteja Ikkunatoiminnot Kaikissa Kansiossa ja Ikkunoissa uusi tieto lisätään valitsemalla Uusi painike. Syötä tarvittavat tiedot ja valitse Tallenna-painiketta ikkunassa. Mikäli olet lisäämässä kerralla useita uusia tietoja, on suositeltavaa hyödyntää esim. Tallenna ja uusi painiketta. Kaikissa ikkunoissa pakolliset tiedot on merkitty punaisella. Tietoa ei näin ollen voi tallentaa, ennen kuin vähintään punaisella merkityt tiedot on syötetty. Mikäli kaikkia pakollisia tietoja ei ole syötetty, ohjelmisto antaa virheilmoituksen: Kaikissa ikkunoissa alalaidassa näkyy tiedon tila sekä historiatiedot. Historiatiedot saa auki Historiapainikkeesta. Tätä kautta on nähtävissä, kuka on luonut tiedon sekä milloin ja kuka on viimeksi muokannut sitä. Tietueen omistaja voidaan tarvittaessa vaihtaa tiedon omassa ikkunassa. Esimerkiksi asiakkaalla asiakasvastaava on Tietueen omistaja, kts. kuva alla.

7 5 (36) Vastaavasti Kaikissa Ikkunoissa, kuten Asiakas- ja Toimeksianto ikkunassa on peruspainikkeet: Peruspainikkeiden toiminnot: Tallenna: tallentaa tiedot (Ctrl + S) Tallenna ja sulje: tallentaa tiedot ja sulkee ikkunan (Ctrl + Shift + S) Tallenna ja uusi: tallentaa tiedot ja lisää uuden tietueen Päivitä: päivittää näkymän tiedot (F5) Toiminnot painike: komennot vaihtelevat eri ikkunoissa. Samat toiminnot löytyvät valitsemalla näkymälistassa valitun rivin kohdalla hiiren oikeaa painiketta. Asiakkaan ja toimeksiannon ikkunoissa ovat lisäksi: Parametrit: määritellään Asiakas- ja Toimeksiantokohtaiset parametrit. Asiakas- ja Toimeksiantokohtaiset parametrit ylimäärittävät toimipisteen parametrit. Muistiinpanot välilehti Lisäksi lähes jokaisessa ikkunassa on viimeisenä välilehtenä Muistiinpanot. Muistiinpanoihin voi liittää liitetiedoston muistiinpanon päällä hiiren oikealla ja Liitä asiakirja. Ohjelmisto avaa Avaa ikkunan, jonka kautta muistiinpanoon voi liittää olemassa olevan dokumentin. Toiminnallisuus on myös valittavissa Toiminnot > Liitä asiakirja. Tiedostojen liittäminen muistiinpanoihin ei ole kuitenkaan kovin suositeltavaa, sillä jos muistiinpanoja on paljon, yksittäiset tiedostot saattavat hukkua massaan. Dokumentit kannattaa tallentaa asiakkaan tai toimeksiannon alle Asiakirjat alakansioon.

8 6 (36) Muistiinpanoihin kannattaa kirjoittaa ajankohtaista tietoa koskien asiakasta tai toimeksiantoa. Jos tietoon, esimerkiksi toimeksiantoon, on lisätty muistiinpanoja, näkyy Toimeksiannot näkymässä kyseisen tiedon edessä keltainen lehtiö. Muistiinpanon voi merkitä tärkeäksi, jolloin kyseisen tiedon ikkuna avautuu suoraan Muistiinpanot välilehdelle Tiedon syöttö Ikkunoissa tiedot täydennetään erityyppisiin kenttiin. Kentät voivat olla tekstityyppisiä, numeerisia, laskennallisia, päivämääräkenttiä tai valintakenttiä. Kentän tyyppi ohjaa ja helpottaa tiedon täydennystä. Tekstikenttä Tekstikenttä on tarkoitettu tekstityyppiselle tiedolle ja se voi sisältää myös sähköpostiosoitteen tai selainsivun. Listakenttä Listakenttä sisältää valmiit vaihtoehdot, joista valitaan sopivin. Lista avataan nuoli-painikkeesta kentän päässä. Pääkäyttäjä voi lisätä osaan listoja uusia arvoja kentän päädyn plus-painikkeella. Valintalistoja hallinnoidaan pääsääntöisesti ohjelmiston Asetuksissa. Rastikenttä TAI Rastituskentän arvo voi olla joko kyllä tai ei. Numeerinen kenttä Numeerinen kenttä voi saada arvoja tietyltä väliltä, esimerkiksi prosenttikenttä voi saada arvot Kentän arvoa voidaan myös muuttaa hiiren rullalla vierittämällä. Laskinkenttä

9 7 (36) Laskennallinen kenttä sisältää numeerista tietoa, ja tiedon syöttämiseen ja muokkaukseen voi käyttää oheista laskinta. Laskin sulkeutuu, kun hiirellä klikataan sen ulkopuolella. Numerot voi syöttää myös näppäimistöstä. Päiväyskenttä Päivämääräkentässä haetaan haluttu päiväys pienestä kalenterista. Kalenterin saa auki kentän päädyn nuolipainikkeella. Kalenterin vuoksi kenttään voidaan valita vain aito päivämäärä. Näin estyy virheellisen muotoisen päiväyksen syöttäminen järjestelmään. Kenttään voidaan syöttää päivä myös kirjoittamalla muodossa , mutta näinkin kenttä muuttaa päiväyksen sallittuun muotoon. Kentän päiväystä voidaan muuttaa kätevimmin hiirellä. Klikataan hiirellä päivän, kuukauden tai vuoden yllä luku siniseksi ja vieritetään hiiren rullalla ylös tai alas. Kuukausiselaus saadaan auki klikkaamalla kuukauden nimeä, kts. kuva alla. Kuukausi valitaan kuukausilinkistä. Vuosiselaus saadaan edelleen auki klikkaamalla vuosilinkkiä. Kentän ylälaidassa on kuluva päivä valittavissa ja alalinkistä Clear kenttä voidaan tyhjentää. Valintakenttä Valintakenttään haetaan olemassa oleva tieto. Hakuikkuna aukeaa suurennuslasipainikkeesta, kts. kuva yllä. Kenttään voi useimmiten hakea vain tietyntyyppisen tiedon, kuten yrityksen, henkilön, toimeksiannon, osoitteen tai käyttäjän, mutta esimerkiksi asiakas-kenttään voidaan hakea joko yritys- tai henkilötyyppinen asiakas. Kentän teksti toimii linkkinä tähän tietoon, kts. kuva yllä. Kentän aktivointi avaamatta linkkiä voidaan tehdä Ctrl-painike pohjassa. Kenttään voi myös suoraan kirjoittaa haettavan tiedon nimen tai sen osan. Oletuksena Enter tai Tabpainikkeella ohjelma hakee annettujen kriteerien pohjalta listan, kts. kuva alla. (Hakuun voi käyttäjä vaikuttaa omissa parametreissaan Asetuksissa.) Haluttu rivi valitaan hiirellä tai nuolipainikkeilla ja enterillä. Kenttä voidaan tyhjentää aktivoimalla se Ctrl-painike pohjassa ja valitsemalla Delete. Hiiren oikea on myös käytössä valintakentässä. HUOM! Linkin klikkaus avaa tiedon ja tehdyt muutokset tallentuvat ko. tietueeseen joka puolella järjestelmässä. Nämä kentät toimivat linkkeinä myös listanäkymissä. Hakuikkunassa, kts. kuva alla, voidaan hakea tietoja silloin, kun ei tiedetä, mitä etsitään tai tekstinsyöttö valintakentässä ei löydä haluttua tietoa. Hakuikkunassa on käytössä Etsi-toiminto ja valmiit näkymälistat,

10 8 (36) joista kerrotaan tarkemmin jäljempänä. Tyyppi-kenttä on aktiivinen, jos valintakenttään sopii useampi tietotyyppi. Ominaisuudet-painikkeella saadaan listarivin tieto auki omaan ikkunaan. Käyttäjän oikeuksista riippuen ikkunassa voi olla myös Uusi-painike. Sen avulla voidaan tarpeen vaatiessa luoda uusi tieto, jos sitä ei järjestelmästä haussa löydy. Valintakentän tyhjennys tehdään Poista arvo painikkeella Omat suosikit Sekä asiakkailla että toimeksiannoilla on ns. suosikkikäsittely. Kaikki käyttäjät voivat itse aktiivisesti ylläpitää omaa suosikkilistaa erikseen asiakkaille, henkilöille ja toimeksiannoille. Listaan kannattaa lisätä ne tahot, joita tarvitsee eniten. Asiakkaista ja toimeksiannoista ne, joiden kanssa on aktiivisesti tekemisissä tai on jossain aktiivisessa roolissa. Tämän lisäksi järjestelmä muistaa 15 viimeisintä toimeksiantoa tai asiakasta, joita käyttäjä on muokannut. Nämä dynaamiset suosikit ovat näkyvissä CSI-näppäimestä avautuvilla listoilla. Tieto voi kuulua vain dynaamisiin tai staattisiin suosikeihin. Staattiseen suosikkilistaan tehdään lisäyksiä Toiminnot-valikosta joko tiedon ikkunassa tai listanäkymässä useammalle riville kerrallaan valitsemalla kyseisen, tai kyseisten asiakkaiden rivitiedot aktiiviseksi ja Toiminnot > Lisää suosikkeihin. Poistaminen tapahtuu vastaavasti Toiminnot > Poista suosikeista. Dynaamiselle suosikkilistalle tieto päätyy, kun käyttäjä muokkaa tai lisää sen tietoja. Näitä dynaamisia suosikkeja järjestelmä päivittää jatkuvasti, mutta halutessaan käyttäjä voi kiinnittää halutun tietueen CSInäppäimen takaa löytyvälle listalle nastalla. Suosikkilistaa ylläpidetään siten manuaalisesti ja dynaamisesti. Muokkaamalla esimerkiksi asiakkaan tietoja se kyllä menee suosikkeihin, mutta näitä dynaamisia suosikkeja päivitetään jatkuvasti ja listalle mahtuu vain 15 viimeisintä. Toiminnot-valikosta lisättynä suosikki säilyy niin kauan, kunnes se poistetaan. Nämä ovat manuaalisia suosikkeja. Jos haluat asiakkaan tai toimeksiannon säilyvän suosikeissa, kannattaa se lisätä siihen manuaalisesti. Dynaamisen suosikin muuntaminen manuaaliseksi suosikiksi tapahtuu valitsemalla se ensin pois suosikeista ja heti perään valitsemalla se takaisin suosikiksi. Suosikeista poistaminen poistaa myös kiinnitetyn dynaamisen suosikin. Näin kerrytetty suosikkilista saadaan auki Näkymä-valikosta valitsemalla Omat suosikit.

11 9 (36) 1.3 Kansioiden sisältö ja tiedon haku Tietoa voidaan hakea ensisijaisesti Etsi hakutoiminnolla, joka on kaikissa näkymissä, kts. kuva alla. Tietoa voidaan hakea hakukentän lisäksi järjestämällä ja suodattamalla valmiita näkymiä Etsi -kentän käyttö Tietoa haetaan ensisijaisesti Etsi hakutoiminnolla, joka on kaikissa näkymissä, kts. kuva alla. Etsi kenttään voi kirjoittaa joko osan haettavan tiedon nimestä tai nimen kokonaisuudessaan. Hakutoiminto etsii tietoa kaikkien aktiivisten asiakkaiden kaikista tiedoista. Kun hakusana on kirjoitettu, voidaan kentän oikeasta laidasta valita nuolinäppäin. Nuolinäppäimestä aukeaa lista, josta voidaan valita, mihin syötetty hakusana liittyy. Valittavana on myös Erikoishaku, jossa voidaan määritellä useampia hakukriteereitä. Jos Etsi kentän jättää tyhjäksi ja klikkaa Etsi painiketta, hakee ohjelmisto kaikki ko. kansion aktiiviset tiedot. Haut kohdistuvat oletuksena sekä aktiivisiin että passiivisiin tietoihin. Hakua voi täsmentää kirjoittamalla Etsi kenttään hakusanan ja sen jälkeen valitsemalla Näkymän, josta tietoa haetaan, esim. Aktiiviset yritykset ja yhteisöt. Tällöin ohjelmisto ei hae listalle passivoituja asiakkuuksia Näkymälistaukset ja niiden oletusten vaihto Kansioiden sisältö avautuu yleensä listamuotoisena, lukuunottamatta kalenteria ja fataljikalenteria. Valittavissa on useita näkymälistoja, jotka suodattavat tietoja tiettyjen ehtojen mukaisesti. Näkymälistat toimivat ikään kuin pikaraporttilistauksina. Tarjolla olevat näkymävaihtoehdot vaihtelevat eri kansioissa. Järjestelmän näkymät ovat listauksia, jotka ovat ohjelmistossa valmiina. Näkymiä voidaan luoda lisää, jolloin ne näkyvät valikossa otsikolla Yhteiset haut, kts. kuva alla. Oletuksena näkymät ovat kaikille käyttäjille samansisältöiset. Suosikkilistat ovat käytössä asiakkailla ja toimeksiannoilla ja niiden sisältö on käyttäjäkohtainen ja jokaisen käyttäjän itse hallinnoima. Lisäksi kaikki käyttäjät voivat jonkin verran muokata valmiita näkymiä suoraan listalla. Tavallisen käyttäjän mahdollisuudet näkymien muokkaukseen ja tallennukseen on kuvattu seuraavissa luvuissa Näkymälistojen järjestäminen, Näkymien suodatus ja Omat suosikit. Pääkäyttäjät voivat luoda ja jakaa uusia näkymiä Asetuksissa: Asetukset > Pikaraportit ja näkymät.

12 10 (36) Pääkäyttäjä voi antaa tai poistaa oikeuksia näkymiin käyttäjäryhmien perusteella. Pääkäyttäjä voi vaihtaa kunkin kansion oletusnäkymän. Pääkäyttäjät voi muokata valmiiden näkymien asetteluja pysyvästi Asetukset-alueella: Sarakkeita voidaan muun muassa lisätä ja niiden järjestystä vaihtaa, mutta valmiin näkymän tiedon suodatusehtoja ei voi muuttaa. Pääkäyttäjä voi kuitenkin tarvittaessa luoda uusia näkymiä, joita hän voi täysin vapaasti muuttaa, myös suodatusten osalta. HUOM! Kun halutaan kokonaan uusi näkymä, joka muistuttaa valmista näkymää, kannattaa käyttää vanhaa näkymää pohjana ja tehdä siihen vain tarvittavat muutokset. Näkymien muokkaamisesta ja uusien näkymien tekemisestä lisää tietoa löytyy Asetusten ohjeissa. Myös normaali käyttäjä voi vaihtaa omia oletusnäkymiään. Valitaan Näkymälistalta oikea valinta ja painetaan Tähti painiketta Näkymä kentän perästä, kts. kuva yllä. Tällöin valittu näkymä vaihtuu kyseiselle käyttäjälle oletusnäkymäksi. Käyttäjäkohtaisia oletusnäkymiä voidaan tallentaa samalla periaatteella sekä kansioiden listanäkymiin että tietoikkunoiden alakansioiden listanäkymiin Näkymälistojen järjestäminen Kaikki käyttäjät voivat muokata kaikkia näkymiä, sekä kansioiden listanäkymiä että ikkunoiden alakansioiden listanäkymiä, monin tavoin suoraan listan päällä hiirellä raahaamalla tai klikkaamalla. Asettelun voi tallentaa tähden kuvasta ja silloin se on voimassa kyseisellä käyttäjällä aina. Tietoja voidaan järjestää aakkosittain, aikajärjestykseen tai numerojärjestykseen valitsemalla sarakkeen otsikosta. Useampia yht aikaisia järjestyssarakkeita voidaan valita hiirellä Shift-painike pohjassa. Järjestysvalinnan poistaminen yksitellen tapahtuu vastaavasti Ctrl-painike pohjassa. Sarakkeita voidaan raahata pitämällä kiinni otsakkeesta haluttuun järjestykseen vaakasuunnassa tai poistaa raahaamalla niitä alas. Tietojen ryhmittelyä varten voidaan raahata haluttu sarake ryhmittelytekijäksi listan yläpuolelle merkittyyn kohtaan Raahaa sarakkeen otsikko ryhmittelyyn. Esim. Kuvassa alla Tuntikirjaukset kansiossa klikkaamalla Tekijä saraketta, tiedot järjestyvät aakkosittain tekijän mukaan. Kuvassa on käytössä ryhmittelytekijänä asiakas. Näin tuntikirjaukset järjestyvät ryhmiin, ryhmän otsikko (asiakkaan nimi) näkyy ryhmän yläpuolella ja joitain laskennallisia summia (esim. kesto) sen alapuolella. Järjestyminen koskee nyt kutakin ryhmää erikseen.

13 11 (36) Ryhmittelytekijä Järjestyssarake Näkymien suodatus Näkyvillä olevaa listaa voidaan myös suodattaa sarakkeiden kautta, kts. kuva alla. Vie hiiren kohdistin sarakeotsikon päälle, jolloin pieni suppilo ilmestyy otsakkeen oikeaan yläkulmaan. Suppilosta aukeaa alasvetovalikko, josta voi valita esim. tietyn toimeksiannon aiheen tai Mukauta komennolla (Custom) useamman aiheen listaukseen.

14 12 (36) Päivämääräsarakkeiden osalta valikko on hieman erinäköinen. Siinä voi valita mm. yhden kuukauden, kts. kuva alla. Suodatusehdot voi poistaa kokonaan rastista, kts. kuva yllä (vasen alareuna). Valitse Muokkaa suodatusta muuttaaksesi suodatusehtoa.

15 13 (36) 2 Tehtäväalueet Tehtäväalueet on eritelty omiin asiakokonaisuuksiin. Eri tehtäväalueet ovat: 2.1 Työtehtävät 2.2 Toimeksiannot 2.3 Asetukset Seuraavissa kappaleissa kerrotaan tehtäväalueiden sisällöstä ja niiden toiminnallisuuksista. 2.1 Työtehtävät Työtehtävät tehtäväalueeseen on kerätty kansiot, joita ohjelmiston peruskäyttäjä tarvitsee päivittäin. Näin ollen käyttäjän ei välttämättä tarvitse siirtyä muihin tehtäväalueisiin. Työtehtävät tehtäväalueen kansiot ovat: Omat työt Kalenteri Aktiviteetit Tuntikirjaukset Raportit Asiakkaat Yritykset ja yhteisöt Yksityishenkilöt Toimeksiannot Toimeksiannot Määräajat Fataljit

16 14 (36) Kalenteri: ohjelmiston käyttäjäkohtainen kalenteri, jota voidaan käyttää työajan seurantaan. Lisää kalenterin toiminnoista luvussa Kalenteri. Aktiviteetit: listaa kaikki aktiviteetit, jossa käyttäjä on vastuuhenkilönä. Näkymävalintaa vaihtamalla saa myös muiden aktiviteetteja näkyviin. Fatalji kalenteriin tehdyt merkinnät näkyvät myös Aktiviteeteissa. Ne on merkitty punaisella pallolla. Aktiviteeteista on kerrottu lisää luvussa Aktiviteetit Tuntikirjaukset: aktiviteettien lisäksi toimeksiantoihin voidaan lisätä tuntikirjauksia. Aiheesta lisää luvussa Tuntikirjaus. Raportit: ohjelmiston perusraportit. Aiheesta lisää luvussa Raportit. Yritykset ja yhteisöt: listaa kaikki ohjelmistoon tallennetut yritys- ja yhteisöasiakkaat. Aiheesta lisää luvussa Yritykset ja yhteisöt. Yksityishenkilöt: listaa kaikki ohjelmistoon tallennetut yksityishenkilöt. Aiheesta lisää luvussa Yksityishenkilöt. Toimeksiannot: listaa kaikki ohjelmistoon tallennetut toimeksiannot. Aiheesta lisää luvussa 4 Toimeksiannot. Fataljit: fataljien hallinta tapahtuu kalenterinäkymässä. Lisää fataljeista luvussa Fataljit Kalenteri Ohjelmiston kalenterissa voidaan hallinnoida kalenteritapahtumia ja tuntikirjauksia. Oletuksena käyttäjä näkee oman kalenterinsa, mutta kalenterissa voidaan jakaa oikeuksia, jolloin kaikilla käyttäjillä on mahdollisuus nähdä myös muiden käyttäjien kalenterit. Kalenterin päivämääränäkymää voidaan vaihtaa kalenterin yläosassa sijaitsevista painikkeista: Taaksepäin ja eteenpäin Tänään Suurenna ja pienennä Päivä, Työviikko (ma-pe), Viikko (ma-su) tai kuukausi Oletusarvoisesti kalenterissa on avoinna aina kuluva päivä, viikko tai kuukausi. Kalenterissa voi siirtyä taaksepäin tai eteenpäin haluttuun kuukauteen/viikkoon/päivään minikalenterilla, jonka saa auki vasemmasta sivupalkista, kts. kuva alla. Minikalenterin voi jättää näkyviin valitsemalla nastan kuvasta (kuvassa nuolen osoittamassa kohdassa). Toisaalta minikalenteri ikkunan saa pois näkyvistä valitsemalla nastan kuvan uudestaan. Minikalenteri ikkunan kautta käyttäjä voi antaa luvan muille ohjelmiston käyttäjille omaan kalenteriinsa. Lupa annetaan Lisää oikeuksia kohdasta, kts. kuva alla. Avautuvassa Kalenterin oikeudet ikkunassa valitaan ne ohjelmiston käyttäjät, joille oma kalenteri halutaan näkyviin. Kun käyttäjät ovat antaneet toisillensa luvan kalentereihinsa, voi heidän kalenterinsa valita näkyville minikalenterissa merkitsemällä ruksin halutun käyttäjän kohdalle. Toisen käyttäjän kalenteri aukeaa oman kalenterin viereen eli toisen käyttäjän kalenterin näkyy, kun siirtää alapalkkia oikealle. Muilta käyttäjiltä voi poistaa oikeuden omaan kalenteriin siirtämällä käyttäjän Kalenterin oikeudet ikkunassa Sallitut käyttäjät sarakkeesta Käyttäjät sarakkeeseen.

17 15 (36) Tuntikirjaukset kalenterissa Tuntikirjaukset ovat hyvä tapa seurata työaikaa. Kalenterissa maalataan haluttu alue ja kirjoitetaan tuntikirjauksen selite suoraan siihen. Kun selite on valmis, klikataan hiirellä tuntikirjausmerkinnän ulkopuolella tai painetaan Enter, jolloin kirjoitustila sulkeutuu. Kestoa voidaan muokata venyttämällä varausta hiiren avulla tai raahaamalla se kokonaan toiseen päivään. Jotta tuntikirjaus tulisi näkyviin toimeksiannon alle, tulee tuntikirjaus liittää toimeksiantoon. Toimeksiannon voi raahata tuntikirjaukseen kalenterinäkymän oikean reunan toimeksiantolistalta. Vastaavalla raahausmenetelmällä voidaan tuntikirjaukseen liittää olemassa oleva aktiviteettikirjaus. HUOM! Kalenterissa kalenterivaraukset ovat tuntikirjauksia, ja fataljikalenterissa fataljityyppisiä aktiviteetteja. Niiden käsittely tapahtuu kuitenkin molemmissa kalentereissa samalla tavalla. Tuntikirjausten tyypittely voidaan tehdä sisäisillä toimeksiannoilla tai tuntikirjaustyypeillä. Tyyppilistat lisätään Asetuksissa tarpeiden mukaisesti. Tyyppilistan voi laatia myös työtehtäväpohjaisesti, kuten markkinointiin, myyntiin tai asiakaspalveluun liittyvät työajat. Kalenterissa tyypit näkyvät värikoodeina, kts. kuva alla. Tehdyn tuntikirjauksen voi jakaa kahtia. Valitaan jaettava tuntikirjaus ja hiiren oikealla > Jaa kahtia, kts. kuva alla. Tällöin ruudulle ilmestyy katkoviiva, jossa on saksien kuva. Valitaan hiirellä kohta, josta tuntikirjaus halutaan jakaa. Tätä voidaan käyttää mm. kun halutaan kopioida samanlainen tuntikirjaus jollekin toiselle päivälle.

18 16 (36) Outlook-yhteys Ohjelmiston kalenteriin voidaan tuoda Outlook-kalenteritapaamiset, jotka voidaan halutessa kiinnittää toimeksiantoihin. Tällöin tuntikirjaus muodostuu valitun toimeksiannon alle, lue lisää luvusta Tuntikirjaus. Toiminto tuo aina sen kalenterinäkymän tapaamiset, joka on ohjelmiston kalenterissa valittuna (päivä/viikko/kuukausi). Esim. jos ohjelmiston kalenterissa on valittuna päivänäkymä, tuo toiminto kyseisen päivän Outlookkalenteritapaamiset. Vastaavasti, jos kalenterissa on viikkonäkymä, tuo toiminto kyseisen viikon Outlookkalenteritapaamiset. Kalenterinäkymässä valitaan hiiren oikealla napilla komento Hae Outlookista. Ne kalenteritapaamiset, joista ei haluta muodostaa tuntikirjauksia, voidaan poistaa ohjelmiston kalenterista valitsemalla kyseinen kalenterivaraus ja painamalla näppäimistöltä Delete näppäintä, tai valitsemalla hiiren oikealla painikkeella > Poista, kts. kuva alla. Komento ei poista varausta Outlookin kalenterista. HUOM! Outlookista siirtyy oletuksena ainoastaan kertaluonteiset kalenteritapahtumat. Mikäli myös toistuvaistapahtumat (esim. viikoittaiset sisäiset palaverit) halutaan siirtää Outlookista CSI Asianhallintaan, voidaan tämä sallia ruksittamalla Asetuksissa Toimipisteen parametreista kohta Tuodaan myös toistuvat Aktiviteetit Aktiviteetteja voi lisätä ja tarkastella; Työtehtävät > Aktiviteetit kansiossa tai asiakkaan tai toimeksiannon alta Aktiviteetit alakansiosta. Jos uusi aktiviteetti lisätään suoraan valitsemalla peruspainikeriviltä Uusi painike, on aktiviteetti oletuksena tyypiltään Tehtävä. Kun valitaan Uusi painikkeen vieressä olevasta nuolesta, voidaan valita minkä tyyppistä uutta aktiviteettia ollaan lisäämässä. HUOM! Tyyppiä ei voi vaihtaa enää jälkikäteen.

19 17 (36) Liittyy: toimeksianto tai asiakas, johon aktiviteetti liittyy. Aihe: aktiviteetin aihe. Aktiviteettityyppi: minkätyyppisestä aktiviteetista on kyse. Vaihtoehtoina Tehtävä, Kirje, Sähköposti, Puhelu, Tapaaminen, Faksi tai Asiakaspalvelutehtävä. Prioriteetti: kuinka tärkeästä aktiviteetistä on kyse. Käytännössä aktiviteetin prioriteetti on aina joko Pieni, Normaali tai Korkea. Jos prioriteetiksi merkitsee Fatalji, on kyseessä Fatalji-merkintä. Fataljit tulee kirjata aina Fatalji kalenterin kautta. Vastuuhenkilö: kenen vastuulla aktiviteetin hoito on. Osaamisalue: minkä tyyppistä osaamista aktiviteetti vaatii. Osaamisalueita ylläpidetään Asetuksissa. Aloituspäivä: milloin aktiviteetin teko tulee aloittaa. Aloitusaika näytetään päivämääränä. Lisäksi Puheluissa ja Tapaamisissa näkyy kellonajat. Määräpäivä: milloin aktiviteetin tulee olla valmis. Saatu valmiiksi: kun aktiviteetin merkitsee tehdyksi (Toiminnot > Kuittaa tehdyksi), merkitsee ohjelmisto tähän kuittauspäivän. Tila: missä tilassa aktiviteetti on. Kun aktiviteetin kirjaa tehdyksi, päivittää ohjelmisto automaattisesti tilaksi Valmis. Muut tilamuutokset tulee muuttaa käsin. Vaihtoehtoina Valmiin lisäksi ovat; Ei aloitettu, Meneillään, Odottaa tietoja toiselta käyttäjältä tai Siirretty. Aktiviteetti ikkunan kautta voi pääkäyttäjä lisätä aktiviteetin tiloja. Lisäys tehdään Tila kentän perässä olevan plussan kautta. Arvio: arvoitu aktiviteetin kestoaika. Kesto: aktiviteetin kesto. Kuinka kauan aktiviteettiin todellisuudessa on kulunut aikaa. Hälytyspäivä: aktiviteetille voi määrittää hälytyspäivän, joka voidaan huomioida mm. näkymälistauksissa. Kuvaus: tämä on vapaatekstikenttä, johon aktiviteettia voidaan kuvailla tarkemmin. Jos aktiviteetin liittää asiakkaaseen, on aktiviteetti nähtävillä sekä Työtehtävät > Aktiviteetit kansiossa että Asiakas ikkunassa Aktiviteetit alakansiossa. Jos aktiviteetin liittää toimeksiantoon, on se nähtävillä edellä mainittujen paikkojen lisäksi Toimeksianto ikkunassa Aktiviteetit alakansiossa. Kun aktiviteetti on tehty, valitaan Toiminnot > Kuittaa tehdyksi. Tämän myötä aktiviteetin Saatu valmiiksi päivä muuttuu kuluvaksi päiväksi, aktiviteetin tiedot passivoituvat ja sen tilaksi muuttuu Valmis. Kuitatun aktiviteetin voi aktivoida uudestaan valitsemalla Toiminnot > Avaa tehtävä. Avauksen myötä aktiviteetin tiedot aktivoituvat ja niihin voi tehdä muutoksia.

20 18 (36) Aktiviteettiin voidaan myös liittää tuntikirjaus. Tuntikirjauksen voi kirjata joko Aktiviteetti ikkunassa Tuntikirjaukset alakansiossa Uusi painikkeen alta tai kalenterissa kiinnittämällä tuntikirjaukseen aktiviteetti. Tuntikirjauksista lisää seuraavassa kappaleessa Tuntikirjaus Tuntikirjauksia käytetään tehdyn työn seurantaan. Ne voidaan kiinnittää johonkin tiettyyn toimeksiantoon tai jättää ilman kiinnitystä. Tuntikirjauksia voidaan tehdä; - Toimeksiannon alta - Asiakkaan alta - Tuntikirjaus kansiosta (Työtehtävät-alueelta) - Kalenterin kautta - Aktiviteetti ikkunasta (tällöin kiinnittyy kyseiseen aktiviteettiin) - Fatalji ikkunasta (tällöin kiinnittyy kyseiseen fatalji-aktiviteettiin) Alla olevassa kuvassa on tuntikirjauksen tiedot. Tekijä: kenen tuntikirjauksesta on kyse Aloitus aika: päivämäärä ja kellonaika, jolloin tuntikirjaus alkaa Lopetus aika: päivämäärä ja kellonaika, jolloin tuntikirjaus päättyy Kesto: ohjelmisto laskee tunneissa kirjauksen keston Aloitus ajan ja Lopetus ajan perusteella Aihe: mistä tuntikirjauksessa on kyse Toimeksianto: tuntikirjaus voidaan kiinnittää toimeksiantoon Tuntikirjaustyyppi: minkä tyyppisestä työstä on ollut kyse. Tyyppilistaa ylläpidetään Asetuksissa Osaamisalue: voidaan määrittää, minkälaista osaamista työ on vaatinut Aktiviteetti: tuntikirjaukseen voidaan kiinnittää olemassa oleva aktiviteetti Kuvaus: tähän voidaan selostaa tarkemmin, mistä tuntikirjauksessa on ollut kyse

21 19 (36) Tuntikirjaus kalenterin kautta Tuntikirjauksia voidaan kirjata myös kalenterinäkymästä. Kalenterista valitaan haluttu tuntikirjauksen alkamisaika ja kirjoitetaan selite aktiiviseen varaukseen. Kestoa voidaan muokata venyttämällä varausta hiiren avulla. Tuntikirjaukselle voidaan valita toimeksianto ja jo olemassa oleva aktiviteetti, jotka voidaan valita joko vedä ja pudota toiminnolla kalenterinäkymän oikeasta reunasta, tai vaihtoehtoisesti avaamalla tuntikirjaus ikkuna. Myös Outlookista tuotuihin kalenteritapahtumiin eli tuntikirjauksiin voidaan lisätä toimeksianto ja aktiviteetti. Tämä tapahtuu samalla tavoin kuin edellä mainitussa tapauksessa Raportit Suurin osa raporteista löytyy Työtehtävät > Raportit kansiosta. Raportit avataan kaksoisklikkaamalla haluttua raporttiriviä. Lähes kaikissa raporteissa aukeaa ensin Tulostuksen rajaus ikkuna. Alla on esimerkki eräästä tuntikirjausraportin rajauksesta. Ennen kuin raportti aukeaa, tulee valita aikaväli, jolle kirjattuja tuntikirjauksia halutaan tarkastella. Jos valitaan Tietueen omistaja kenttään joku työntekijä, tulostuu raportti vain hänen osaltaan. Kyseinen tieto voidaan myös jättää valitsematta, jolloin raportille listautuvat kaikkien työntekijöiden tuntikirjaukset annetulta aikaväliltä. Kun rajaukset on annettu, valitaan OK ja raportti aukeaa esikatseluun. Esikatselusta raportit voidaan esim. tulostaa printterille, lähettää sähköpostin liitteenä tai tallentaa omalle koneelle. Osa raporteista on rakennettu Pivot raporteiksi. Tällöin ohjelmisto avaa rajauksen jälkeen raportin Pivot muodossa, jossa voi tarvittaessa muuttaa tiedon jaottelutekijöitä. Osa raporteista on avattavissa suoraan näkymästä. Tällöin näkymän peruspainikerivillä näkyy Raportit painike. Kun valitsee tuon painikkeen, näyttää ohjelmisto listan niistä raporteista, jotka kyseisestä näkymästä on mahdollista saada näkyville. Näkymälistaraportin avausta varten valitaan ensin joko yksi tai useampi rivi, joiden osalta raportti halutaan avata. Tämän jälkeen valitaan Raportit painikkeen alta tarvittava raporttivaihtoehto. Listavalintaraporteilla harvemmin aukeaa Tuloksen rajaus ikkunaa.

22 20 (36) Fataljit Fatalji-tapahtumat kirjataan Fataljit kalenteriin. Fataljit kalenteri näkyy kaikille käyttäjille, jolloin fatalji kirjauksia voidaan tarkastella yritystasolla. Kalenterin perustoiminnot ovat samanlaiset kuin ohjelmiston oman Kalenterinkin, kts. luku Kalenteri. Uusi fatalji lisätään valitsemalla haluttu fataljin alkamisaika ja kirjoittamalla selite aktiiviseen varaukseen. Kestoa voidaan muokata venyttämällä varausta hiiren avulla, tai avaamalla varaus kaksoisklikkaamalla sitä ja muuttamalla kestoa. Fataljille tulee vielä valita toimeksianto. Toimeksianto voidaan valita vedä ja pudota toiminnolla fataljikalenterin oikeasta laidasta toimeksiantojen listalta. Listasta valitaan oikea toimeksianto, pidetään hiiren painiketta alhaalla ja viedään hiiren osoitin varauksen päälle. Toimeksianto voidaan valita myös avaamalla fatalji-ikkuna kaksoisklikkaamalla varausta ja valitsemalla toimeksianto näkymässä Liittyy-kenttään, kts. kuva alla. Liittyy: toimeksianto, johon Fatalji liittyy. Fataljin voi liittää myös asiakkaaseen. Aihe: fataljin aihe. Aihe näkyy fatalji-kalenterinäkymässä. Tehtävätyyppi: Fataljin tyyppinä on aina Tapaaminen. Tyyppiä ei pysty muuttamaan. Vastuuhenkilö: kenen vastuulla Fataljin hoitaminen on. Prioriteetti: Fataljin prioriteetti on aina Fatalji. Osaamisalue: mitä tyyppistä osaamista Fataljin hoitaminen edellyttää. Aloituspäivä: milloin Fatalji tulee aloittaa. Fatalji voi olla päivätasolla, kts. kuva yllä tai sille voidaan määrittää myös alkamiskellonaika. Määräpäivä: milloin Fatalji loppuu. Fatalji voi olla päivätasolla, kts. kuva yllä, tai sille voidaan määrittää myös loppumiskellonaika. Tila: kertoo, missä vaiheessa Fataljin hoitaminen on. Tilaa tulee päivittää manuaalisesti. Tilat ovat samat kuin aktiviteetilla. Kun Fataljin merkitsee tehdyksi (Toiminnot > Kuittaa tehdyksi), muuttuu tilaksi Valmis. Arvio: Fataljin arvioitu kesto

23 21 (36) Lopetusaika: fataljin lopetusajankohta, joka päivittyy automaattisesti, kun fatalji merkitään tehdyksi. Kesto: Fataljin kesto. Päivittyy automaattisesti aloitus- ja lopetusaikaa muokattaessa. Kuvaus: aiheen lisäksi Fataljille voi määrittää pidemmän vapaamuotoisen selitteen Kuvaus kenttään. Fataljiin voi lisätä tuntikirjauksen Tuntikirjaukset alakansiosta. Fataljia voidaan seurata Työtehtävät > Aktiviteetit näkymästä. Fataljit erottuvat tavallisista aktiviteeteista punaisella pallolla, joka näkyy fataljin edessä. Kun Fatalji on tehty, valitaan Toiminnot > Kuittaa tehdyksi, jolloin Fataljin tiedot passivoituvat ja sen tilaksi muuttuu Valmis. 2.2 Toimeksiannot Toimeksiannot -työtehtäväalue sisältää toimeksiantoihin liittyvät kansiot: Toimeksiannot Toimeksiannot Toimeksiantajat Yritykset ja yhteisöt Yksityishenkilöt Toimeksiannot Voidaan tarkastella kaikkia ohjelmistoon tallennettuja toimeksiantoja ja niihin liittyviä tietoja sekä luoda uusia toimeksiantoja. Yritykset ja yhteisöt Sisältää kaikki yritykset ja yhteisöt, jotka ovat toimeksiantajina toimeksiannoissa. Mikäli halutaan tarkastella koko asiakaskantaa tai lisätä uusia asiakkaita, tulee se tehdä Työtehtävät tehtäväalueen Asiakkaat kansiossa. Yksityishenkilöt Sisältää kaikki yksityishenkilöt, jotka ovat toimeksiantajina toimeksiannoissa. Mikäli halutaan tarkastella koko asiakaskantaa tai lisätä uusia asiakkaita, tulee se tehdä Työtehtävät tehtäväalueen Asiakkaat kansiossa. 2.3 Asetukset Asetuksissa tehdään yrityskohtaiset asetukset ja määritykset sekä ylläpidetään erinäisiä ohjelmiston käyttöön liittyviä valintalistoja. Vain pääkäyttäjä/-t pääsevät tekemään Asetusmäärityksiä. Asetuksista lisää erillisessä Asetusten ohjeessa. 3 Asiakkaat 3.1 Yleistä Ohjelmistoon tallennettuja asiakkaita voi tarkastella useasta paikasta. Asiakkaat on jaettu siten, että Yritykset ja yhteisöt ovat omassa kansiossaan ja Yksityishenkilöt omassa. Työtehtävät tehtäväalueen Asiakkaat kansiot (Yritykset ja yhteisöt sekä Yksityishenkilöt) sisältävät kaikki ohjelmistossa olevat asiakkaat, eli se on käytännössä yrityksen asiakasrekisteri. Toimeksiannot tehtäväalueella näkyvät ne asiakkaat, jotka on merkitty toimeksiantajiksi ohjelmistossa oleviin toimeksiantoihin. Menemällä Yritykset ja yhteisöt kansioon, jättämällä Etsi kenttä tyhjäksi ja valitsemalla Etsi painike, ohjelmisto listaa kaikki ohjelmistoon tallennetut, aktiiviset Yritys- tai yhteisöasiakkaat yhteen listaan. Valmiita Näkymälistoja voi hyödyntää asiakaskannan suodattamiseen.

24 22 (36) Sekä asiakkailla että toimeksiannoilla on ns. suosikkikäsittely. Voit lisätä haluamasi asiakkaat ja/tai toimeksiannot omalle suosikkilistalle. Lisääminen tapahtuu valitsemalla kyseisen, tai kyseisten asiakkaiden rivitiedot aktiiviseksi ja Toiminnot painike > Lisää suosikkeihin. Poistaminen tapahtuu samalla tavalla valitsemalla kyseisen tai kyseisten asiakkaiden rivitiedot aktiiviseksi ja Toiminnot painike > Poista suosikeista. Ohjelmisto ylläpitää suosikkilistausta myös automaattisesti. Kun käyttäjä avaa esimerkiksi asiakkaan ikkunan ja sulkee sen, siirtyy kyseinen asiakas suoraan suosikkilistalle. 3.2 Asiakkaan lisääminen Uuden asiakkaan lisääminen tapahtuu Työtehtävät tehtäväalueella Yritykset ja yhteisöt tai Yksityishenkilöt kansiossa, riippuen onko kyseessä yritys- vai yksityishenkilöasiakas. Uuden asiakkaan lisääminen aloitetaan Uusi-painikkeella. Järjestelmä avaa tyhjän Asiakas ikkunan, johon syötetään asiakkaan tiedot. Punaisella merkityt tiedot ovat pakollisia. Kun kaikki on tiedot tallennettu, valitaan Tallenna. Järjestelmä ilmoittaa, mikäli kaikkia pakollisia tietoja ei ole syötetty. Suosittelemme kuitenkin syöttämään mahdollisimman täydelliset tiedot asiakkaasta. Lähtökohtaisesti asiakkaan tiedot tarvitsee syöttää vain kerran, jonka jälkeen asiakas voidaan lisätä toimeksiantoon osapuoleksi ja määrittää osapuolen rooli kyseisessä toimeksiannossa. Sama asiakas voi olla kiinnitettynä useaan toimeksiantoon. Jotta toimeksiantoon voidaan lisätä kaikki osapuolet, tulee osapuolen olla tallennettuna Yritykset ja yhteisöt -kansiossa tai Yksityishenkilöt-kansiossa. Tallentamisen jälkeen asiakas saa asiakasnumeron, kts. kuva alla. Pääkäyttäjä määrittelee asiakasnumerosarjan ohjelmiston Asetuksissa: Asetukset > Parametrit > Yleiset parametrit > Numerosarjat > Numerosarjat. Seuraavissa luvuissa on kerrottu tarkemmin Asiakas ikkunan alakansioista ja niiden sisällöstä. 3.3 Asiakkaan tiedot Luvuissa Yritykset ja yhteisöt ja Yksityishenkilöt on eritelty Yritykset ja yhteisöt sekä Yksityishenkilöt ikkunoiden alakansiot ja niiden sisältö Yritykset ja yhteisöt Yritykset ja yhteisöt kansio Työtehtävät-alueella sisältää kaikki järjestelmään tallennetut yritys- ja yhteisöasiakkaat. Yritys- ja yhteisöasiakkaan Ikkuna sisältää seuraavat alakansiot :

25 23 (36) Tiedot Sisältää välilehdet: Yleinen, Osoite, Muistiinpanot. Yleinen-välilehdellä ovat yrityksen perustiedot, kuten yhteystiedot sekä asiakkaan Liiketoimintatiedot, eli luokittelutekijät. Liiketoimintatiedoissa Tyyppi- ja Toimialakoodi listat ovat määriteltävissä yrityskohtaisesti ohjelmiston asetuksissa, kts. Asetusten ohje. HUOM! Ohjelmisto tarkistaa y-tunnuksen perusteella, onko asiakas tallennettu ohjelmistoon jo aiemmin. Ohjelmisto myös ilmoittaa, jos samanniminen asiakas on jo olemassa. Osoite välilehdellä on yrityksen käyntiosoite. Sinne voidaan lisätä myös c/o-osoite Muistiinpanot välilehdellä voidaan kirjata yritykseen liittyviä kommentteja ja muistiinpanoja Asiakkaan parametrit Oletusparametrit määritellään Asetuksissa toimipiste- ja/tai käyttäjäkohtaisesti. Asiakaskohtaisesti voidaan ylimäärittää asiakkaan asiakirjojen polku. Jos parametri ikkunassa valitsee vasemmalta alhaalta Näytä kaikki tasot, näyttää ohjelmisto Yritys-, Toimipiste- ja Yritys- ja yhteisö parametrit. HUOM! Ainoastaan Yritys- ja yhteisö sarakkeeseen voi tehdä muutoksia. Yritys sarakkeeseen ei käyttäjä voi tehdä muutoksia lainkaan. Kyseinen taso on ohjelmistossa valmiina. Toimipiste sarakkeen muutokset tehdään Asetuksissa. Lisää osoitteita: Alakansioon kirjataan muut osoitetiedot, mikäli yrityksellä on muita osoitteita kuin käyntiosoite, joka tallennetaan Osoite välilehdelle. Yhteyshenkilöt: Alakansiossa lisätään yrityksen yhteyshenkilöt. Yhteyshenkilöt tallentuvat samalla järjestelmään Yksityishenkilöksi. Aliasiakkuudet: Alakansiossa voidaan kirjata esim. yrityksen konsernirakenteet ns. aliasiakkuuksilla. Olemassa olevia yrityksiä voidaan liittää tytäryhtiöiksi emoyhtiöön niin, että avataan tytäryhtiön tiedot ja haetaan emoyhtiö Emoyhtiö kenttään, kts. kuva yllä. Toimeksiannot: Toimeksiannot-alakansiossa ovat kaikki ne toimeksiannot, joissa kyseinen yritys on osapuolena. Listauksesta ilmenee myös, missä roolissa ko. yritys on kussakin toimeksiannossa, kts. kuva alla. Toimeksiantorivit toimivat pikalinkkeinä ko. toimeksiannon tietoihin. Kaksoisklikkaamalla kyseistä riviä saadaan näkyviin Toimeksianto ikkuna ja voidaan tarkastella tai muuttaa ko. toimeksiantoon liittyviä tietoja.

26 24 (36) Aktiviteetit: Aktiviteettilistalla on kaikki asiakkaaseen tai asiakkaan toimeksiantoihin kiinnitetyt tekemättömät aktiviteetit. Fataljit näkyvät myös Aktiviteetit listalla ja niiden kohdalla on punainen pallo osoittamassa, että kyseessä on Fatalji aktiviteetti. Historia: Historialistalla näkyvät asiakkaaseen tai asiakkaan toimeksiantoihin kiinnitetyt aktiviteetit ja fataljit, jotka ovat tilassa Valmis eli jotka on kuitattu tehdyiksi. Tuntikirjaukset: tuntikirjaukset alakansiossa näkyvät kaikki asiakkaan toimeksiantoihin kiinnitetyt tuntikirjaukset. Asiakirjat: Asiakirjat alakansioon voidaan sähköisesti arkistoida sähköposteja ja dokumentteja eri tiedostomuodoissa. Yksinkertaisin vaihtoehto on määritellä Asetuksissa yhteinen verkkolevy, johon kaikilla käyttäjillä on pääsy. Tällöin ei kuitenkaan voida hallinnoida esimerkiksi historiaa tai hakusanoja. Tästä syystä suosittu vaihtoehto asiakirjojen hallintaan on M-Files Yksityishenkilöt Yksityishenkilöt kansio sisältää kaikki järjestelmään tallennetut Yksityishenkilöt. Yksityishenkilö ikkuna sisältää seuraavat alakansiot :

27 25 (36) Tiedot Sisältää välilehdet: Yleinen, Osoite, Muistiinpanot. Yleinen -välilehdellä ovat henkilön perustiedot, kuten yhteystiedot sekä Liiketoimintatiedot, jotka kertovat mihin Yritysasiakkaaseen kyseinen henkilö on mahdollisesti linkitetty. HUOM! Ohjelmisto tarkistaa Hetu:n perusteella, onko asiakas tallennettu ohjelmistoon jo aiemmin. Osoite välilehdellä on henkilön osoite. Sinne voidaan lisätä myös c/o osoite. Muistiinpanot välilehdellä voidaan kirjata yksityishenkilöön liittyviä kommentteja ja muistiinpanoja. Asiakkaan parametrit Oletusparametrit määritellään Asetuksissa toimipiste- ja/tai käyttäjäkohtaisesti. Asiakaskohtaisesti voidaan ylimäärittää asiakkaan asiakirjojen polku. Jos parametri ikkunassa valitsee vasemmalta alhaalta Näytä kaikki tasot, näyttää ohjelmisto Yritys-, Toimipiste- ja Yksityishenkilö parametrit. HUOM! Ainoastaan Yksityishenkilö sarakkeeseen voi tehdä muutoksia. Yritys sarakkeeseen ei käyttäjä voi tehdä muutoksia lainkaan. Kyseinen taso on ohjelmistossa valmiina. Toimipiste sarakkeen muutokset tehdään Asetuksissa. Lisää osoitteita: kirjataan muut osoitetiedot, mikäli henkilöllä on muita osoitteita kuin käyntiosoite, joka tallennetaan Osoite-välilehdelle Toimeksiannot: listaa kaikki ne toimeksiannot, joissa kyseinen henkilö on osapuolena. Listauksesta ilmenee myös se, missä roolissa ko. henkilö on kussakin toimeksiannossa. Toimeksiantorivit toimivat pikalinkkeinä ko. toimeksiannon tietoihin. Kaksoisklikkaamalla kyseistä riviä saadaan näkyviin Toimeksianto ikkuna ja voidaan tarkastella tai muokata ko. toimeksiantoon liittyviä tietoja. Aktiviteetit: kaikki asiakkaaseen tai asiakkaan toimeksiantoihin kiinnitetyt tekemättömät aktiviteetit. Fataljit näkyvät myös Aktiviteetit listalla ja niiden kohdalla on punainen pallo osoittamassa, että kyseessä on Fatalji aktiviteetti. Historia: listalla näkyvät asiakkaaseen tai asiakkaan toimeksiantoihin kiinnitetyt aktiviteetit ja fataljit, jotka ovat tilassa Valmis eli jotka on kuitattu tehdyiksi. Tuntikirjaukset: tuntikirjaukset alakansiossa näkyvät kaikki asiakkaan toimeksiantoihin kiinnitetyt tuntikirjaukset. Asiakirjat: arkistoidaan sähköposteja ja dokumentteja eri tiedostomuodoissa. Yksinkertaisin vaihtoehto on määritellä Asetuksissa yhteinen verkkolevy, johon kaikilla käyttäjillä on pääsy. Tällöin ei kuitenkaan voida hallinnoida esimerkiksi historiaa tai hakusanoja. Tästä syystä suosittu vaihtoehto asiakirjojen hallintaan on M-Files. 3.4 Asiakkaan passivointi ja uudelleen aktivointi Asiakkaan passivointi Käyttäjä voi päättää asiakkuuden Toiminnot painikkeesta > Passivoi asiakas -komennolla. Järjestelmä tarkastaa mitä avointa/aktiivista asiakkaalla on seuraavasti: Avoimet / aktiiviset Avoimet aktiviteetit Avoimet fataljit Aktiiviset aliasiakkuudet Aktiiviset toimeksiannot Selitys Aktiviteetit, joiden tila ei ole Valmis eivät estä passivointia, vaan käyttäjä voi valita Avoimet aktiviteetit -kentässä, mitä niille tehdään: - Merkitään tehdyksi - Poistetaan Estää aina passivoinnin Vain yritysasiakkailla. Estää passivoinnin vain, jos toimipisteen parametreissa määritelty estäväksi. Estää passivoinnin vain, jos toimipisteen

28 26 (36) parametreissa määritelty estäväksi. Yksityishenkilöiden kohdalla ei näy Aliasiakkuudet-kohtaa. Toiminto avaa Asiakkaan passivointi -ikkunan, jossa käyttäjä voi valita passivointisyyn. Kun käyttäjä valitsee OK -painikkeesta, tallentaa järjestelmä asiakkaan tilaksi Passiivinen ja passivointipäiväksi kuluvan päivän. Lisäksi järjestelmä tekee avoimet/aktiiviset -listan toiminnallisuus-sarakkeen mukaiset toimenpiteet avoimille/aktiivisille tiedoille. Asiakkaan passivointi ei poista asiakkaan tietoja kokonaan. Passivoidut asiakkaat ovat edelleen olemassa, ja niitä voi tarkastella näkymälistalta Passiiviset yritykset ja yhteisöt tai Passiiviset yksityishenkilöt. Passivoidut asiakkaat eivät myöskään tule mukaan muihin hakuihin. Mikäli passivoitua asiakasta halutaan etsiä nimellä, kirjoita Etsi kenttään haluamasi hakusana ja valitse sen jälkeen näkymälistalta esim. Passiiviset yritykset ja yhteisöt -näkymä. Näin ohjelmisto hakee tietoa kyseisellä hakusanalla vain passivoitujen asiakkaiden listalta. Asiakkaan aktivointi Käyttäjä voi avata eli aktivoida passivoidun asiakkaan Toiminnot painikkeesta > Aktivoi asiakas -komennolla. Toiminto päivittää asiakkaan Aktiivinen-tilaan sekä poistaa passivointisyyn ja -päivän. Tämän jälkeen asiakkaan tietoja voi vapaasti muuttaa ja liittää se jälleen normaalisti toimeksiantoihin. 3.5 Asiakkaan poistaminen Käyttäjä voi poistaa asiakkaan valitsemalla rivin, joka halutaan poistaa, ja valitsemalla peruspainikeriviltä Poista -painikkeen. Poista komento poistaa asiakkaan tiedot kokonaan. Ensin ohjelmisto avaa Poiston vahvistus ikkunan, kts. kuva yllä. Jos siinä valitsee Peruuta, peruuntuu asiakkaan poisto. Jos siinä valitsee OK, aukeaa Asiakkaan poistaminen -ikkuna, kts. kuva alla. Järjestelmä tarkastaa, liittyykö asiakkaaseen jokin seuraavista asiakkaan poistamisen estävistä tiedoista: aktiviteetit, fataljit, aliasiakkuuksia (yritysasiakas) tai toimeksiantoja. Mikäli asiakkaan alta löytyy jotain aktiivista, kuten aktiviteetteja, on Estää poistamisen sarakkeessa sillä kohdalla punainen pallo.

29 27 (36) Jos asiakkaaseen liittyy estäviä tietoja, ei sitä voida poistaa suoraan, vaan käyttäjän tulee valita asiakas, jolle tiedot halutaan siirtää. Siirron kohde valitaan Siirretään asiakkaalle -kenttään. Kun käyttäjä valitsee OK - painikkeen, järjestelmä joko siirtää asiakkaaseen liittyvät tiedot Siirretään asiakkaalle -kenttään valitulle asiakkaalle ja poistaa asiakkaan, tai poistaa asiakkaan ja siihen liittyvät tiedot (muut kuin estävät). Ei-estäviä tietoja ovat osoitteet, yhteyshenkilöt ja muistiinpanot. Poistamisen yhteydessä poistetaan yhteyshenkilöt, joihin ei liity toimeksiantoja tms. 3.6 Yritysasiakkaiden yhdistäminen Yritysasiakkaita on mahdollisuus yhdistää keskenään. Henkilöasiakkaiden yhdistäminen ei ole mahdollista. Toiminnallisuutta kannattaa käyttää silloin, kun sama asiakas on ohjelmistossa kahteen kertaan tallennettuna ja molemmille asiakkaille on mm. avattu toimeksiantoja, tehty kirjauksia ja mahdollisesti myös jo laskuja. Valitaan asiakas, joka halutaan passivoida ohjelmasta ja valitaan Toiminnot > Yhdistä, jolloin alla oleva ikkuna avautuu. Yhdistä ikkunassa valitaan yritys, johon passivoitavan asiakkaan tiedot yhdistetään. Valinnan jälkeen valitaan OK. Tämän jälkeen alkuperäinen asiakas muuttuu passiiviseksi ja kaikki sen nimissä tallennetut tiedot, kuten toimeksiannot ja kirjaukset, siirtyvät yhdistymisen kohteeksi valitun asiakkaan nimiin. Passivoitu asiakas on aktivoitavissa uudestaan. Lue lisää luvusta 3.4 Asiakkaan passivointi ja uudelleen aktivointi.

30 28 (36) 4 Toimeksiannot Toimeksiantoja voidaan hallinnoida Työtehtävät- tai Toimeksiannot tehtäväalueilla. Molemmilla tehtäväalueilla voidaan lisätä uusia toimeksiantoja sekä tarkastella jo aiemmin luotuja toimeksiantoja. 4.1 Toimeksiannon avaaminen Uusi toimeksianto avataan Toimeksiannot kansiossa valitsemalla Uusi painike. Uuden toimeksiannon voi perustaa myös asiakkaan alta Toimeksiannot alakansiosta. Järjestelmä avaa tyhjän Toimeksianto ikkunan, johon syötetään toimeksiannon tiedot. Punaisella merkityt tiedot ovat pakollisia. Kun kaikki tiedot on tallennettu, valitaan Tallenna. Järjestelmä ilmoittaa, mikäli kaikkia pakollisia tietoja ei ole tallennettu. Suosittelemme kuitenkin syöttämään mahdollisimman täydelliset tiedot toimeksiannosta. Tallentamisen jälkeen toimeksianto saa toimeksiantonumeron. Pääkäyttäjä määrittelee toimeksiantonumerosarjan Asetuksissa: Asetukset > Parametrit > Yleiset parametrit > Numerosarjat > Numerosarjat.

31 29 (36) 4.2 Toimeksiannon tiedot Toimeksianto -ikkunan tiedot: Toimeksianto ikkunan toimintapainikkeet: Lisäksi peruspainikerivillä voi näkyä Raportit painike. Peruspainikkeista on kerrottu lisää luvussa 1.2 Perustoiminnot. Tiedot -alakansio: Yleinen -välilehti Toimeksiantaja: yritys tai yksityishenkilö, jolta toimeksianto on tullut. Toimeksiantonumero: ns. diaarinumero, numerosarja joka yksilöi toimeksiannon. Toimeksiantonumerosarja määritellään Asetuksissa. Yhteyshenkilö: jos toimeksiantajana on yritys, jonka asiakastietoihin on määritetty pääyhteyshenkilö, näkyy kyseinen henkilö myös toimeksiannossa yhteyshenkilönä. Saapumispäivä: päivä, jolloin juttu on tullut yritykselle. Saapumis- ja avauspäivät voivat olla eri päivät. Avauspäivä: päivä, jolloin toimeksianto on avattu. Oletusarvoisesti aina kuluva päivä, mutta päivämäärää voi muuttaa. Toimipiste: missä toimipisteessä toimeksiantoa käsitellään. Toimeksiantotyyppi: toimeksiannon luokittelutekijä, joka kertoo minkä tyyppisestä toimeksiannosta on kysymys. Pääkäyttäjä saa määriteltyä toimeksiantotyypit ohjelmiston Asetuksissa.

32 30 (36) Liiketoiminta-alue: liiketoiminta-alueita voidaan käyttää esimerkiksi toimeksiantotyyppien ns. alaluokitteluina. Liiketoiminta-alueen valintalistaa ylläpidetään Asetuksissa. Aihe: vapaamuotoinen kenttä, johon kirjoitetaan mahdollisimman kuvaava aihe toimeksiannolle. Suosittelemme sopimaan yritystasolla yhteisestä käytännöstä nimeämisten suhteen, jotta tietojen haku ja tarkastelu on helpompaa. Omistaja: esim. tiimin vetäjä, joka vastaa kyseessä olevasta toimeksiannosta. Vastuuhenkilö: henkilö, joka vastaa toimeksiannosta. Omistaja ja vastuuhenkilö voivat olla yksi ja sama henkilö. Avustaja: toimeksiannon avustaja, yleisimmin sihteeri. Myyjä: yrityksen työntekijä, joka on tuonut toimeksiannon yritykselle. Käsittelykieli: kieli, jolla toimeksiantoa hoidetaan. Jos käsittelykieli on muu kuin suomi, tarkistaa ohjelmisto kuluja syötettäessä, onko niille kielikäännöksiä kyseisellä kielellä. Kielikäännökset määritellään Asetuksissa (Parametrit > Yleiset parametrit > Kielet). Sisäinen: jos kyseessä on sisäinen toimeksianto, merkitään tähän ruksi. Tällaisia toimeksiantoja voidaan perustaa mm. koulutuksiin/seminaareihin kuluvan ajan seurantaa varten. Sisäpiiri: jos toimeksianto merkitään sisäpiiriin (Toiminnot > Sisäpiiri > Ota käyttöön), näkyy tässä ruksi. Siisäpiirin määrittelystä kerrottu lisää luvusta Toimeksiannon toiminnot. Toimeksiannon parametrit Oletusparametrit määritellään Asetuksissa toimipiste- ja/tai käyttäjäkohtaisesti. Toimeksiantokohtaisesti voidaan ylimäärittää toimeksiannon asiakirjojen polku. Jos parametri ikkunassa valitsee vasemmalta alhaalta Näytä kaikki tasot, näyttää ohjelmisto Yritys-, Toimipiste-, Yritys- ja yhteisö tai Yksityishenkilö ja Toimeksianto parametrit. HUOM! Ainoastaan Toimeksianto sarakkeeseen voi tehdä muutoksia. Yritys sarakkeeseen ei käyttäjä voi tehdä muutoksia lainkaan. Kyseinen taso on ohjelmistossa valmiina. Toimipiste sarakkeen muutokset tehdään Asetuksissa ja asiakaskohtaiset muutokset asiakkaan parametreissa. Osapuolet: näyttää kaikki osapuolet ja niiden roolit, jotka ovat toimeksiannossa mukana, kts. kuva alla. Uusia osapuolia saadaan lisättyä toimeksiannolle Uusi painikkeesta. Kun uusi osapuoli on lisätty, määritellään sen roolit osapuolilistalla valitsemalla hiirellä tarvittavan roolin kohdalla. Osapuolelle määritellyt roolit ovat merkitty vihreällä pallolla. Rooleja voidaan lisätä Asetuksista. Kaksoisklikkaamalla osapuoliriviä voidaan osapuolelle tehdä tarkemmat määritykset:

33 31 (36) Osapuoli: osapuoli, jonka tietoja muokataan. Asiakkaan viite: asiakkaan antama toimeksiannon viite. Pääyhteyshenkilö: asiakkaan yhteyshenkilö koskien ko. toimeksiantoa. Määritellään vain, mikäli poikkeaa siitä, mitä Asiakkaan tiedoissa on merkitty. Postitusosoite: osapuolen postitusosoite, mikäli se on muu kuin asiakkaan tietoihin oletukseksi määritelty osoite (asiakkaan tiedoissa Osoite-välilehdellä). Osapuolen tietoihin tehdyt muutokset tallentuvat, kun ikkunan alareunasta valitaan OK. Tiiminjäsenet: voidaan lisätä tiimin jäseniksi työntekijät, jotka hoitavat kyseistä toimeksiantoa Sisäpiirirekisteri: sisäpiiritoimeksiannoissa voidaan Sisäpiirirekisteri alakansiossa hallinnoida tietoa siitä, ketkä ovat tietoisia kyseisestä toimeksiannosta, milloin he ovat tulleet siihen mukaan ja milloin se päättyy. Kulut: listaa toimeksiannolle kirjatut kulut. Tätä kautta myös kirjataan kuluja toimeksiannolle. Lisää kulun kirjauksista luvussa 4.4 Kulun kirjaaminen. Aktiviteetit: toimeksiannolle määritellyt tekemättömät aktiviteetit. Myös fataljit näkyvät tässä listassa punaisella pallolla merkittyinä. Historia: toimeksiannolle määritellyt aktiviteetit ja fataljit, jotka ovat tilassa Valmis eli jotka on kuitattu tehdyiksi. Tuntikirjaukset: listaus toimeksiannolle kirjatuista tuntikirjauksista. Asiakirjat: arkistoidaan sähköposteja ja dokumentteja eri tiedostomuodoissa. Yksinkertaisin vaihtoehto on määritellä Asetuksissa yhteinen verkkolevy, johon kaikilla käyttäjillä on pääsy. Tällöin ei kuitenkaan voida hallinnoida esimerkiksi historiaa tai hakusanoja. Tästä syystä suosittu vaihtoehto asiakirjojen hallintaan on M-Files.

34 32 (36) Toimeksiannon toiminnot Toimeksiantolistalla ja toimeksiannon ikkunassa peruspainikeriviltä löytyy Toiminnot painike. Tässä painikkeen alta löytyvät toiminnallisuudet: Lisää suosikkeihin: toimeksiannon voi lisätä omalle suosikkilistalle manuaalisesti. Ohjelmisto ylläpitää suosikkilistaa automaattisesti niin, että toimeksiannot, joita käsitellään, listautuvat omiin suosikkeihin. Poista suosikeista: tällä toiminnolla voi poistaa toimeksiantoja omien suosikkien listalta. Aktivoi: jos toimeksianto on jo päätetty, voidaan se aktivoida uudestaan. Päätä: kun toimeksianto on hoidettu loppuun, tulee se päättää. Toimeksiannon päättämisestä on kerrottu lisää luvussa 4.3 Toimeksiannon päättäminen ja poisto. Arkistoi: kun toimeksianto on päätetty, on Arkistoi toiminto aktiivinen. Arkistoinnin yhteydessä saa toimeksianto arkistointinumeron ja sille määritellään arkistointitila, jossa kyseiseen toimeksiantoon liittyvät paperit fyysisesti sijaitsevat. Sekä arkistointinumeroita että arkistointitiloja hallinnoidaan ohjelmiston asetuksissa. Uusi asiakirja: asetuksissa voidaan määrittää dokumenttipohjia ja kiinnittää ne tiettyyn toimeksiantotyyppiin. Dokumenttipohjan saa käyttöön yksittäisessä toimeksiannossa tämän toiminnon kautta. Liitä asiakirja: toiminto avaa Avaa ikkunan, josta voidaan hakea olemassa oleva asiakirja. Haettu dokumentti tallentuu Asiakirjat alakansioon. Sisäpiiri: jotta sisäpiirin voi ottaa käyttöön, tulee toimipisteen parametreissa määritellä sisäpiiriryhmä (aiheesta lisää asetusten ohjeessa). Kun sisäpiiri otetaan käyttöön, tulee toimeksianto ikkunassa Yleinen välilehdelle ruksi kohtaan Sisäpiiri. Kun sisäpiiri on käytössä, näkyy kyseinen toimeksianto työntekijöillä, jotka on merkitty sisäpiiri ryhmään (tehdään asetuksissa), jotka on merkitty johonkin rooliin toimeksiannossa (esim. vastuuhenkilö), pääkäyttäjillä sekä tiimin jäsenillä. Käyttöoikeus: ohjelmiston asetuksissa voidaan määritellä käyttäjäryhmiä. Tämän jälkeen jokainen työntekijä tulee lisätä vähintään yhteen ryhmään. Ryhmien määrityksen jälkeen voidaan yksittäisiä toimeksiantoja ns. piilottaa osalta käyttäjistä. Käyttöoikeus toiminnon kautta määritellään ne käyttäjäryhmät, jotka pääsevät valitun toimeksiannon tietoihin. Oletuksena kaikki käyttäjät näkevät kaikki ohjelmistoon tallennetut toimeksiannot.

35 33 (36) 4.3 Toimeksiannon päättäminen ja poisto Toimeksiannon päättäminen Toimeksianto päätetään Toimeksiannot näkymässä valitsemalla toimeksiantorivi aktiiviseksi ja valitsemalla Toiminnot > Päätä tai vaihtoehtoisesti Toimeksianto ikkunassa valitsemalla Toiminnot > Päätä. Toiminto avaa Toimeksiannon päättäminen -ikkunan, jossa käyttäjä voi valita päättämissyyn sekä arkistointinumerosarjan ja -tilan. Arkistointinumerosarja ja -tila ovat pakollisia, mikäli Asetuksissa toimipisteen parametreissa on valittu Arkistoidaan päättämisen yhteydessä. Lisäksi ikkunassa näkyy lista toimeksiantoon liittyvistä avoimista asioista, niiden lukumääristä, estävätkö ne päättämisen ja mikäli eivät estä, mitä niille tehdään, kts. taulukko alla. Avoimet / Laskuttamattomat Avoimet aktiviteetit Avoimet fataljit Avoimet kulut Selitys Aktiviteetit, joiden tila ei ole Valmis eivät estä päättämistä. Estää aina päättämisen. Tulee merkitä tehdyiksi, jotta toimeksianto voidaan päättää. Estävät päättämisen. Tulee merkitä Ei-laskutettavaksi, jotta toimeksianto voidaan päättää. Kun käyttäjä valitsee OK -painikkeen, tallentaa järjestelmä toimeksiannon tilaksi Päättynyt ja päättymispäiväksi kuluvan päivän. Lisäksi järjestelmä tekee avoimet-listan toiminnallisuussarakkeen mukaiset toimenpiteet avoimille tiedoille. Jos käyttäjä ei ole valinnut Asetuksissa toimipisteen parametreissa Arkistoidaan päättämisen yhteydessä - kohtaa, voi hän arkistoida päätetyn toimeksiannon valitsemalla Toiminnot > Arkistoi. Toimeksiannon poistaminen Käyttäjä voi poistaa toimeksiannon Poista-toiminnolla. Ohjelmisto tarkastaa silloin, liittyykö toimeksiantoon jokin seuraavista toimeksiannon poistamisen estävistä tiedoista: aktiviteetteja, fataljeja tai kuluja, kts. kuva alla. Toiminto avaa Toimeksiannon poistaminen -ikkunan, jossa näkyy lista toimeksiannon poistamisen estävistä tiedoista, kts. kuva alla.

36 34 (36) Jos poiston estäviä tietoja löytyy, näkyy tiedon kohdalla Estää poistamisen -kentässä punainen pallo. Ikkunassa on OK- ja Peruuta-painikkeet, jos toimeksiannon poistaminen on mahdollista. Muutoin siinä näkyy vain Sulje-painike. Kun käyttäjä valitsee OK painikkeen, poistaa ohjelmisto kyseisen toimeksiannon tietoineen ohjelmistosta. HUOM! Toimeksiannon poistamista ei suositella kuin silloin, jos kaksi henkilöä on avannut saman toimeksiannon tai se on jostain syystä täysin tarpeeton. Muissa tapauksissa suosittelemme käyttämään toimeksiannon päättämistä. 4.4 Kulujen kirjaaminen Kulut kirjataan aina Toimeksianto ikkunan Kulut alakansiossa. Kulut alakansiossa lisätään kulu valitsemalla Uusi painike ja kulutyyppi (lista määritellään Asetuksissa), jonka jälkeen avautuu kulun kirjausikkuna. Kun kulua kirjataan Toimeksianto ikkunasta, ovat toimeksiannon tiedot jo valmiina kulun kirjausikkunassa. Syötetään kulun tiedot ja valitaan Tallenna, Tallenna ja sulje, Tallenna ja uusi tai Tallenna ja käytä pohjana -painike. Mikäli toimeksiannolle kirjataan useita kuluja, suosittelemme käyttämään Tallenna ja uusi tai Tallenna ja käytä pohjana painiketta, jolloin osa kulun tiedoista säilyy samoina.

37 35 (36) Kulu ikkunan tiedot: Kulu ikkunassa on valmiina Toimeksianto ja Toimeksiantaja tiedot. Kirjauspäivä on oletuksena kuluva päivä, mutta sen voi muuttaa. Samoin kirjaaja on oletuksena kulun syöttäjä, mutta senkin voi tarvittaessa muuttaa. Kulu kenttään kirjoitetaan kulun selite. Laskutustiedoissa näkyvät Yksikköhinta ja mahdollinen yksikkö. Kun määritellään Lukumäärä, laskee ohjelmisto sen ja yksikköhinnan avulla Nettomyyntihinnan. Lukumäärän ja Yksikköhinnan voi myös jättää tyhjäksi ja syöttää suoraan oikean summan Nettomyyntihinta kohtaan. Oikealla puolella näkyvät Ostotiedot eli alkuperäisen kulun tiedot. HUOM! Jos kulun alv-kanta on alv 0 % tai Veroton, tulee vasemmalle Veroton-kohtaan merkitä ruksi, kts. kuva yllä. Muutoin ohjelmisto ei osaa lukea kulua oikein raporteille. Kulujen alv-kannat kannattaa määrittää kulutyyppeihin Asetuksissa.

38 36 (36) 4.5 Kulun kopiointi ja siirto toimeksiannolta toiselle Kuluja voi kopioida ja siirtää toimeksiannolta toisella Toimeksianto ikkunasta Kulut alakansiosta. Kopioimisen tai siirtämisen voi tehdä silloin, kun kulu on tilassa avoin. Kulun kopiointi: Yhden tai useamman kulun voi kopioida toiseen toimeksiantoon valitsemalla kyseinen kulu/-t ja Toiminnot > Kopioi kulu, jolloin ohjelmisto avaa alla olevan Kopioi kulu ikkunan. Ikkunassa näkyy lista kuluista, jotka on valittu kopioitaviksi. Toimeksianto kohtaan valitaan toimeksianto, jolle kulut halutaan kopioida, kts. kuva yllä. Kun kenttään on haettu oikea toimeksianto, valitaan OK ja Yhteenveto ikkuna aukeaa. Kun Yhteenveto ikkunassa valitsee OK, sulkeutuu se ja kulut ovat kopioituneet. Kulu kopioituu identtisine tietoineen toimeksiannolta toiselle. Kulun siirtäminen: Yhden tai useamman kulun voi siirtää toiseen toimeksiantoon valitsemalla kyseinen kulu/-t ja Toiminnot > Siirrä kulu ja ohjelmisto avaa Siirrä kulu ikkunan. Ikkuna on vastaavanlainen kuin kulun kopiointia tehdessä. Ikkunassa näkyy lista kuluista, jotka on valittu siirrettäväksi. Toimeksianto kohtaan valitaan toimeksianto, jolle kulut halutaan siirtää. Kun kenttään on haettu oikea toimeksianto, valitaan OK ja Yhteenveto ikkuna aukeaa. Kun Yhteenveto ikkunassa valitsee OK, sulkeutuu se ja kulut ovat siirtyneet valitulle toimeksiannolle. Kulu siirtyy identtisine tietoineen toimeksiannolta toiselle.