Käyttöohje CSI Lawyer. Versio 2.5 Syyskuu 2012

Transkriptio

1 Käyttöohje CSI Lawyer Versio 2.5 Syyskuu 2012

2 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (1/145) Sisällysluettelo 1 Ohjelmiston yleiset toiminnot Ohjelmiston rakenne Perustoiminnot Listatoiminnot Ikkunatoiminnot Tiedon syöttö Asiakirjan liittäminen Omat suosikit Kansion sisältö ja tiedon haku Hakukentän käyttö Näkymälistaukset Näkymien järjestäminen Näkymän suodatus Käyttäjäkohtaiset oletusnäkymät Käyttäjän ikkuna-asettelut Työtehtävien hallinta Työtehtävät-kansiot Kalenteri Tuntikirjaukset kalenterissa Toimenpiteet kalenterissa Outlook-yhteys Aktiviteetit Fataljit Toimenpiteet Tuntikirjaukset Asiakkaat Asiakkaan lisääminen ja asiakkaan tiedot Yritysasiakkaan tiedot Henkilöasiakkaan tiedot Asiakkaan parametrit Yritysasiakkaiden yhdistäminen Asiakkaan passivointi ja uudelleen aktivointi Asiakkaan poistaminen Toimeksiannot Toimeksiannon avauspyyntö... 42

3 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (2/145) 4.2 Toimeksiannon avaaminen suoraan ja toimeksiannon tiedot Toimeksiannon alakansiot Toimeksiannon parametrit Sisäpiiritoimeksianto ja käyttöoikeuksien rajaus Toimeksiannon päättäminen ja uudelleen aktivointi Toimeksiannon poistaminen Asiakkaan ja toimeksiannon hinnoittelu Toimenpiteiden tunti- ja yksikköhinnoittelu Rooli-, tiimi- ja käyttäjäkohtainen hinnoittelu Päivähintainen toimenpide Alennus laskutuksen eri vaiheissa Alennustaulukko Kokonaismuutos Kokonaismuutos kertamuutoksena tai tekijöittäin Kokonaismuutos maksajittain Toimenpiteiden ja kulujen käsittely Toimenpiteen kirjaaminen ja tiedot Toimenpiteen syöttö Toimenpiteet kansion kautta Toimenpiteen syöttö toimeksiannon kautta Toimenpiteen syöttö kalenterin kautta Kulujen kirjaaminen ja tiedot Toimenpiteen tai kulun kopiointi Toimenpiteen ja kulun siirtäminen Toimenpiteiden ja kulujen merkitseminen Ei-laskutettaviksi Taloushallinto Laskutettavat toimeksiannot Koelaskutus Koelaskun muodostus massana Koelaskun tiedot Koelaskun Maksaja Koelasku-ikkunan toiminnot Koelaskun toimenpiteiden ja kulujen tarkastaminen Koelaskun hyväksyminen Normaalilaskut Laskun muodostaminen Laskun tiedot Laskutulosteen valinnat Maksukehotus Laskun peruuttaminen... 94

4 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (3/145) 7.6 Suoritukset Suorituksen tiedot Suorituksen kirjaus ja kohdistus laskulle Laskun oikaisu eli luottotappiointi Suorituksen kohdistuksen mitätöinti ja suorituksen poisto Ali- ja ylisuoritukset sekä suorituksen tiliöinti Ennakkolaskut Ennakkolaskun muodostaminen ja tiedot Ennakkolaskun suorituksen kirjaaminen ja ennakon kuittaaminen maksetuksi Ennakkosuorituksen kohdistuksen mitätöinti Ennakon kohdistuminen normaalilaskulle Ennakon käytön mitätöinti normaalilaskulta Ennakon palautus ja ennakkolaskun mitätöinti Omavastuuennakko Hyvityslaskut Hyvityslaskun muodostaminen Kokonaishyvitys Hyvityslaskun kumoaminen Maksetun laskun hyvitys ja maksunpalautus Oikeusturvatapausten laskuttaminen Oikeusturvatiedot toimeksiannon osapuolelle Oikeusturvatapauksen laskuttaminen Vedoslaskut Vedoslaskun luominen ja tiedot Vedoslaskun rivien muokkaus Vedoslaskun poistaminen Koontilasku Koontilaskun muodostus ja tiedot Koontilaskun peruutus Suorituksen kohdistus koontilaskulle Vedos- ja normaalilaskun lähetys Romeoon Taustamäärittelyt Romeon käyttöä varten Vedoslaskun lähetys Romeoon Normaalilaskun lähetys Romeoon Varainhallinta Asiakasvarat eli Tilitapahtumat Tilitapahtuman kirjaaminen Asiakasvaratilin seuranta Irtain omaisuus

5 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (4/145) Irtaimen omaisuuden kirjaaminen Irtaimen omaisuuden palautus Raportointi Työtehtävä-alueen raportit Listaraportit Taloushallinnon raportit Kirjanpidon raportointi Yrityksen johdon raportointi Raporttien lataaminen Pivot-raportin muokkaus Pivotin sarakkeen raahaaminen Kenttäsuodatus Pivotin vienti tiedostoon Asiakassuhteiden hallinta Prospektit Uuden prospektin tallennus ja sen tiedot Prospektin muuntaminen asiakkaaksi Prospektin passivoiminen Suhdeverkosto Suhteen luominen Suhteen muokkaaminen ja poistaminen

6 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (5/145) 1 Ohjelmiston yleiset toiminnot 1.1 Ohjelmiston rakenne Ohjelmisto rakentuu Tehtäväalueista, jotka sisältävät aina kyseiseen aihealueeseen liittyvät Kansiot. Kansioiden sisältö aukeaa listauksena oikealle puolelle. Kansiorakenne voidaan tarvittaessa piilottaa nuolinäppäimestä, kts. kuva alla (punainen nuoli). pikalinkki Jokainen Tehtäväalue sisältää ko. asiakokonaisuuteen liittyvät Kansiot. Samat kansiot voivat olla useilla Tehtäväalueilla. Avatut kansiot jäävät auki välilehdiksi listauksen yläpuolelle, jolloin kansioiden välillä siirtyminen on nopeampaa. Kaikkien kansioiden sisältö on listamuotoinen, lukuun ottamatta Kalenteri- ja Fatalji kansioita, jotka ovat kalenterimuotoiset. Jokaisessa kansiossa on useita valmiita näkymiä sekä käytössä Etsi-kenttä tietojen hakuun. Kun listasta tuplanapsautetaan haluttua riviä, avautuu kyseisen tiedon Ikkuna. Käyttäjän valitsema ikkunoiden koko tallentuu ohjelman muistiin. Listanäkymässä alleviivatut tiedot toimivat pikalinkkeinä kyseiseen tietoon. Esim. Toimeksiannot listalla toimeksiantaja toimii pikalinkkinä, josta aukeaa ko. toimeksiantajan tietoikkuna. Pikalinkki toimii Ctrl painike pohjassa ja napsauttamalla nimeä hiirellä tai valitsemalla hiiren oikealla ja Avaa linkki.

7 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (6/145) Alapalkissa näkyy erinäisiä ohjelmistoon käyttöön liittyviä tietoja. Oikeassa laidassa näkyy käyttäjän nimi, jota painamalla avautuvat käyttäjän tiedot. Käyttäjän nimen vieressä lukee ohjelmiston tietokannan nimi. Tietokannan nimeä painamalla avautuu tietokannan tietoikkuna, josta nähdään mm. serverin nimi, jolla tietokanta sijaitsee. Vasemmassa laidassa on painike Luokittelemattomat tiedostot, josta saadaan auki tiedostonhallintaikkuna. Siellä näkyvät kaikki viimeisimmät tiedostot (kun valitsee oikeasta reunasta Viimeisimmät tiedostot), joita käyttäjä on koneellaan muokannut. Luokittelemattomat tiedostot ikkunassa valitsemalla Uusi painike (vihreä plussa) voi sinne tuoda mitä tahansa koneella tallessa olevia tiedostoja. Ikkunassa voi liittää tiedostoja toimeksiantoihin avaamatta toimeksiantoikkunaa tai sen Asiakirjat kansiota. Ohjelmiston yläpalkissa oikealla on perusikkunapainikkeet (pienennä, suurenna ja sulje) ja vasemmassa ylänurkassa on CSI painike ja pikalinkit. CSI painikkeesta aukeaa CSI-valikko, jossa on muutamia ohjelman perustoimintoja. Pikalinkit ovat toiminnaltaan samat kuin CSI-valikosta valittuina.

8 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (7/145) CSI valikossa näkyy Toimeksiannot välilehdellä käyttäjän viimeisimmät toimeksiannot ja Asiakkaat ja yhteyshenkilöt välilehdellä viimeisimmät asiakkaat ja yhteyshenkilöt, joita käyttäjä on lisännyt ohjelmistoon tai joiden tietoja tämä on muokannut. Nämä ovat ns. dynaamisia suosikkeja. Käyttäjä voi halutessaan kiinnittää toimeksiannon tai asiakkaan viimeisimpien listalle, niin että se pysyy listalla. Kiinnitys tapahtuu napsauttamalla nastan kuvaa, joka muuttuu vihreäksi, kun kiinnitys on tehty. Kiinnityksen voi poistaa napsauttamalla uudestaan nastan kuvaa, jolloin se muuttuu takaisin harmaaksi. Uusi-kuvakkeesta voi lisätä uuden Yrityksen tai yhteisön, Yksityishenkilön, Toimeksiannon, Avauspyynnön, Aktiviteetin, Toimenpiteen tai Tuntikirjauksen. Raportit-kuvakkeesta voi nopeasti ajaa raportin. Etusivu-kuvakkeesta aukeaan aloitussivu. Etusivu löytyy myös pikalinkkinä yläpalkissa. Etusivulla avautuu CSI Helsingin asiakkaille tarkoitettu Extranet-sivusto, jossa on saatavilla mm. ohjeita sekä ilmoituksia. Dashboard. Dashboard kuvake avaa pääkäyttäjän Asetuksissa luomat Dashboard kaaviot. Mikäli pääkäyttäjä ei ole luonut kaavioita Asetuksissa, painikkeesta ei aukea mitään. Dashboard löytyy myös pikalinkkinä yläpalkista. Kalenteri-kuvakkeesta aukeaa Kalenteri. Kalenteri löytyy myös pikalinkkinä yläpalkissa.

9 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (8/145) Ajastin-kuvakkeesta voi käynnistää ajanseurannan, josta kerrotaan tarkemmin seuraavassa kappaleessa. Jos ajastin käynnistetään CSI painikkeen alta, siihen ei tule mitään tietoja (asiakas- ja toimeksiantotietoja) valmiina. Teemat-kuvakkeesta voi vaihtaa käyttäjäkohtaisen teeman. Se koskee lähinnä ohjelman käyttölittymän väritystä. Oletusteemana asennuksen yhteydessä tulee Blue. Ikkuna. Kun käyttäjä avaa uuden kansion, se aukeaa oletuksena välilehdeksi ja jää auki, ellei sitä erikseen suljeta. Näitä kansioita voi olla auki useampia samanaikaisesti. Ikkuna-painikkeella aukeaa lista eri asetteluvaihtoehdoista. Eri kansiot voivat olla mm. vierekkäin, limittäin tai välilehtinä. Ikkuna painike löytyy myös pikalinkkinä yläpalkista. Tietoja ohjelmasta kertoo ohjelman versionumeron ja viimeisimmän päivityksen ajankohdan. 1.2 Perustoiminnot Listatoiminnot Näkymälistoilla näytetään järjestelmään kirjattuja tietoja lista-muodossa. Ohjelmassa voidaan useimmat toimet tehdä tiedoille yhtälailla listanäkymässä kuin avaamalla tiedon ikkuna. Toiminnot-valikko on samansisältöinen riippumatta siitä, avaako sen listan peruspainikeriviltä, listarivin päällä hiiren oikealla tai avaamalla tiedon ikkunan. Monia toimintoja voidaan tehdä myös massana usealle riville kerrallaan. Rivejä valitaan yksitellen Ctrl-painike pohjassa tai yhtäjaksoiselta väliltä Shift-painike pohjassa. Näkymälistoja käytetään samaan tapaan järjestelmän pääkansioissa sekä ikkunoiden alakansioissa. Kaikilla Näkymälistoilla on Peruspainikkeet: Peruspainikerivin toiminnot: Lisää uusi tieto. Tämän lisäksi pääkäyttäjä voi luoda uusia tietueita myös valintaikkunassa, luku Tiedon syöttö, kohta: Valintakenttä. Poista tieto. Poistaa valitun tiedon ohjelmistosta kokonaan. Tulosta näkymälistaus. Vie Exceliin näkymälistaus. Toiminnot valikon komennot vaihtelevat eri näkymissä ja ovat käytettävissä listalla myös napsauttamalla hiiren oikeaa painiketta. Samansisältöinen lista on myös saatavilla tiedon ikkunassa. Päivitä. Joissain tilanteissa juuri tallennettu tieto ei näy heti ruudulla. Toiminto tuo tallennetun tiedon näkyviin normaalisti.

10 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (9/145) Lisäksi muutamissa näkymissä näkyvät: Yksityishenkilöt-kansion listalla on Kirjeenvaihto-valikko, jonne listautuvat yrityksen kirjepohjamallit. Valittu kirjepohja avautuu valitun asiakkaan tiedoilla. Kirjepohjat tullaan lisäämään asetuksissa Pikaraportit-kansiossa, mutta toiminto ei ole vielä käytössä. Raportit. Painikkeen alta saa näkyviin kyseisen kansion listavalintaraportit. Ajastin on valittavissa asiakas- ja toimeksianto näkymissä sekä CSI painikkeen alta. Tarkoitus on, että esimerkiksi asiakkaan soittaessa voi ajastimen laittaa päälle, jotta saa selvillä tarkan, puheluun kuluneen ajan. Ajastimella voi luonnollisesti seurata myös muuhun työskentelyyn kuluvaa aikaa. Nopeimmin ajastimen saa päälle CSI-valikosta. Kun ajastin käynnistetään toimeksiannon kautta, tulevat kyseinen toimeksianto ja toimeksiantaja valmiiksi linkitettynä ajastimeen. Ajastin-ikkunassa käynnistetään ajastin Käynnistä-painikkeesta. Ajanseuranta voidaan keskeyttää hetkeksi Pysäytä painikkeesta ja jatkaa taas ajastusta painamalla Käynnistä. Lopuksi voidaan luoda tuntikirjaus tai toimenpide. Tuntikirjaukseen riittää, että Ajastin-ikkunassa annetaan aihe. Toimenpidettä varten tarvitaan lisäksi toimeksianto- ja toimenpidetyyppitiedot. Kun ajastin pysäytetään, valitaan yläpalkista Lisää tuntikirjaus tai Lisää toimenpide. Tuntikirjauksen voi esim. kalenterissa muuntaa helposti toimenpiteeksi. Ajastin voidaan myös sulkea luomatta kumpaakaan. Toimenpiteen lisäys avaa toimenpideikkunan, jossa voi täydentää tietoja ja lisätä tarvittaessa hintatiedot. Tuntikirjauksen luonti ei avaa tuntikirjausikkunaa, mutta luotu tuntikirjaus löytyy kalenterista sekä Tuntikirjaukset-kansiosta sekä mahdollisesti toimeksiannon alta, jos toimeksianto oli valittuna. Tuntikirjauksesta voidaan edelleen tehdä toimenpide esim. kalenterissa.

11 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (10/145) Ajastin ikkunan alareunassa näkyy, mistä kaikista asiakkaista tai toimeksiannoista on ajastin päällä. Tiedon edessä näkyy ajastimen tila (Käynnistä- tai Pysäytä-kuvake), ja kuvakkeen perässä on asiakkaan tai toimeksiannon nimi, johon ajastin on avattu. Asetuksissa voidaan sekä yritys- että käyttäjätasolla (parametreissa) määrittää ajastimen minimikestoaika minuuteissa. Jos minimiksi määritellään 15 minuuttia, tarjoaa ohjelma kyseistä aikaa ajastimesta tehdyn toimenpiteen laskutettavien ja tehtyjen tuntien määräksi. Tämä tapahtuu tietenkin vain silloin, kun ajastimen aika on vähemmän kuin 15 minuuttia. Viidentoista minuutin jälkeen aika kirjautuu toteutuneen mukaisesti Ikkunatoiminnot Kaikissa Ikkunoissa pakolliset tiedot on merkitty punaisella. Tietoa ei näin ollen voi tallentaa ennen kuin vähintään punaisella merkityt tiedot on syötetty. Mikäli kaikkia pakollisia tietoja ei ole syötetty, ohjelmisto antaa virheilmoituksen: Kaikkien ikkunoiden alalaidassa näkyy tiedon tila sekä historiatiedot. Historiatiedot saa auki valitsemalla Historia-painikkeen. Tätä kautta on nähtävissä, kuka ja milloin on luonut tiedon sekä kuka ja milloin on viimeksi muokannut sitä. Tietueen omistaja voidaan vaihtaa tietueen lomakkeella. Esimerkiksi asiakkaalla Asiakasvastaava on Tietueen omistaja. Vastaavasti kaikissa Ikkunoissa, kuten Asiakas-, Toimeksianto-, Toimenpide ikkunassa on Peruspainikkeet: Peruspainikkeiden toiminnot:

12 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (11/145) Tallentaa tiedon, mutta jättää ikkunan auki. Pikapainike Ctrl+S. Tallentaa tiedot ja sulkee ikkunan. Pikapainike Ctrl+Shift+S. Tallenna ja uusi. Tallentaa tiedot, sulkee ikkunan ja avaa tyhjän ikkunan uuden tiedon syöttöä varten. Mikäli olet lisäämässä kerralla useita uusia tietoja, on suositeltavaa hyödyntää tätä painiketta. Toimenpide- ja kulu-ikkunoissa on lisäksi Tallenna ja käytä pohjana sekä Käytä pohjana - painikkeet tiedon syöttämisen tehostamiseen. Toimeksianto, toimeksiantaja, päiväys ja toimenpidetyyppi kopioituvat uudelle toimenpiteelle. Painikkeiden ero on tallennuksessa tai sen puuttumisessa. Käytä pohjana painikkeen pikanäppäinvalinta on Ctrl+T. Jos haluat samalla myös tallentaa, valitse Ctrl+Shift+T. Päivittää ikkunan tiedot. Pikapainike F5. Asiakkaan ja toimeksiannon ikkunassa on myös Parametrit-painike. Sillä voidaan tehdä ylimäärityksiä toimipisteen ja käyttäjän tasoilla asetuksissa tehdyille määrityksille, esim. maksuehtoon ja tuntihintaan. Pikapainike Ctrl+Shift+P. Asiakkaan ja toimeksiannon ikkunassa on myös Ajastin. Ajastimen käyttö kuvattu edellä luvussa Listatoiminnot. Toiminnot painike (komennot vaihtelevat eri ikkunoissa). Samat toiminnot ovat käytettävissä myös listanäkymässä sekä työkalurivillä että napsauttamalla hiiren oikeaa painiketta rivin päällä. Muistiinpanot Lähes jokaisessa ikkunassa on viimeisenä välilehtenä Muistiinpanot. Muistiinpanoihin voi liittää liitetiedoston valitsemalla muistiinpanon päällä hiiren oikealla ja Liitä tiedosto. Ohjelmisto avaa Avaa ikkunan, jonka kautta muistiinpanoon voi liittää olemassa olevan dokumentin. Tiedostojen liittäminen muistiinpanoihin ei ole kuitenkaan kovin suositeltavaa, sillä jos muistiinpanoissa on paljon liitetiedostoja, hukkuvat tiedostot massaan. Dokumentit kannattaa tallentaa asiakkaan tai toimeksiannon alle Asiakirjat alakansioon. Muistiinpanoihin kannattaa kirjoittaa ajankohtaista tietoa koskien asiakasta tai toimeksiantoa. Jos tietoon, esimerkiksi toimeksiantoon on lisätty muistiinpanoja, näkyy Toimeksiannot näkymässä kyseisen tiedon edessä keltainen lehtiö. Muistiinpanon voi merkitä tärkeäksi, jolloin kyseisen tiedon ikkuna aukeaa aina Muistiinpanot välilehdelle, Yleinen välilehden sijaan. Toimeksiannon ja asiakkaan tärkeät muistiinpanot voidaan lukea myös koelaskun kautta. Tällainen koelasku on merkitty listalla vihreällä lehtiöllä. Koelaskun Toiminnot-valikossa on Näytä liittyvät muistiot -toiminto, joka avaa listaikkunan liittyvistä muistiosta Tiedon syöttö Ikkunoissa tiedot täydennetään erityyppisiin kenttiin. Kentät voivat olla tekstityyppisiä, numeerisia, laskennallisia, päivämääräkenttiä tai valintakenttiä. Kentän tyyppi ohjaa ja helpottaa tiedon täydennystä. Tekstikenttä Tekstikenttä on tarkoitettu tekstityyppiselle tiedolle ja se voi sisältää myös sähköpostiosoitteen tai selainsivun.

13 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (12/145) Listakenttä Listakenttä sisältää valmiit vaihtoehdot, joista valitaan sopivin. Lista avataan nuolipainikkeesta kentän oikeasta reunasta. Joihinkin listoihin on mahdollista lisätä uusia arvoja kentän päädyn plus-painikkeella. Tähän tarvitaan Pääkäyttäjä-oikeudet. Valintalistoja hallinnoidaan pääsääntöisesti ohjelmiston Asetuksissa. Rastikenttä TAI Rastituskentän arvo voi olla joko tyhjä tai valittu. Numeerinen kenttä Numeerinen kenttä voi saada arvoja tietyltä väliltä, esimerkiksi prosenttikenttä voi saada arvot Kentän arvoa voidaan myös muuttaa hiiren rullalla vierittämällä. Laskennallinen kenttä Laskennallinen kenttä sisältää numeerista tietoa. Tiedon syöttämiseen ja muokkaukseen voi käyttää oheista laskinta. Laskin avautuu nuolipainikkeesta kentän oikeasta reunasta. Laskin sulkeutuu, kun hiirellä klikataan sen ulkopuolella. Numerot voi syöttää myös näppäimistöstä. Päiväyskenttä Päivämääräkentässä haetaan haluttu päiväys pienessä kalenterissa. Kalenterin saa auki kentän oikean reunan nuolipainikkeesta. Kalenterin vuoksi kenttään voidaan valita vain aito päivämäärä. Näin estyy virheellisen muotoisen päiväyksen syöttäminen järjestelmään. Kenttään voidaan syöttää päivä myös kirjoittamalla muodossa , mutta näinkin kenttä muuttaa päiväyksen sallittuun muotoon. Kentän päiväystä voidaan muuttaa myös hiirellä. Valitaan hiirellä päivän, kuukauden tai vuoden kohdalla, jolloin luku muuttuu siniseksi ja vieritetään hiiren rullalla ylös tai alas.

14 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (13/145) Kuukausiselaus saadaan auki valitsemalla kuukauden nimi. Kuukausi valitaan kuukausi-linkistä. Vuosiselaus saadaan edelleen auki klikkaamalla vuosilinkkiä. Kentän ylälaidassa on kuluva päivä valittavissa ja alalinkistä Clear kenttä voidaan tyhjentää. Valintakenttä Valintakenttään haetaan olemassa oleva tieto. Hakuikkuna aukeaa suurennuslasipainikkeesta, kts. kuva yllä. Kenttään voi useimmiten hakea vain tietyntyyppisen tiedon, kuten yrityksen, henkilön, toimeksiannon, osoitteen tai käyttäjän, mutta esimerkiksi asiakas-kenttään voidaan hakea joko yritys tai henkilöasiakas. Kentän teksti toimii linkkinä tähän tietoon. Kentän aktivointi avaamatta linkkiä voidaan tehdä Ctrl-painike pohjassa. Kenttään voi myös suoraan kirjoittaa tiedon nimen tai sen osaa. Oletuksena Enter- tai Tab painikkeella ohjelma hakee annettujen kriteereiden pohjalta listan, kts. kuva alla. Hakuun voi käyttäjä vaikuttaa omissa parametreissaan Asetuksissa. Haluttu rivi valitaan hiirellä tai nuolipainikkeilla ja enterillä. Kenttä voidaan tyhjentää klikkaamalla se aktiiviseksi Ctrl-painike pohjassa ja valitsemalla Delete. Hiiren oikea on myös käytössä valintakentässä. HUOM! Linkin klikkaus avaa tiedon ja tehdyt muutokset tallentuvat ko. tietoon joka puolella järjestelmässä. Nämä kentät toimivat linkkeinä myös listanäkymissä. Hakuikkunassa, kts. kuva alla, voidaan hakea tietoja silloin, kun ei tiedetä, mitä etsitään tai kun tekstinsyöttö valintakentässä ei löydä haluttua tietoa. Hakuikkunassa on käytössä Etsi-toiminto ja valmiit näkymälistat, joista kerrotaan tarkemmin jäljempänä. Tyyppi-kenttä on aktiivinen, jos valintakenttään sopii useampi tietotyyppi. Ominaisuudet-painikkeella saadaan listarivin tieto auki omaan ikkunaan. Käyttäjän oikeuksista riippuen ikkunassa voi olla myös Uusi-painike. Sen avulla voidaan tarpeen vaatiessa luoda uusi tieto, jos sitä ei järjestelmästä haussa löydy. Valintakentän tyhjennys tehdään Poista arvo painikkeella. Poista arvo komento poistaa tiedon ainoastaan kyseisestä kentästä, mutta EI itse ohjelmasta.

15 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (14/145) Asiakirjan liittäminen Asiakirjan liittäminen sijaitsee Toiminnot-valikossa. Asiakkaan tai toimeksiannon Asiakirjat-kansioon voidaan sähköisesti arkistoida sähköposteja ja dokumentteja eri tiedostomuodoissa. Yksi tapa lisätä Asiakirjoihin tiedostoja on Toiminnot-valikon Ketju-painike. Sinne voi myös ns. raahata tai kopioida tiedostoja samaan tapaan kuin Windows-tiedostonhallinnassa. Helpoin tapa käyttää Asiakirjat-kansiota on määritellä Asetuksissa yhteinen verkkolevy, johon kaikilla käyttäjillä on pääsy. Tässä tapauksessa Asiakirjat-kansiota avatessa ensimmäisen kerran asiakkaalle syntyy automaattisesti oma kansio ja sen sisään jokaiselle toimeksiannolle omansa. HUOM! Asiakirjakansioiden avaaminen ensimmäisen kerran saattaa aiheuttaa virhetilanteen, ellei käyttäjällä ole yläkansioon tarvittavia oikeuksia. Samoin toimeksiannon uudelleen nimeämiseen tarvitaan ko. kansioon kirjoitusoikeudet. Asiakirjakansion voi myös yhdistää erilliseen asiakirjanhallintaohjelmistoon, kuten M-Filesiin tai SharePointiin. Nämä tarjoavat enemmän toimintoja vaativiinkin asiakirjanhallintatarpeisiin. Toiminto voidaan myös piilottaa kokonaan parametreissa. Silloin tiedostoja voidaan liittää Muistiinpanot-välilehdellä. Ohjelmaan voidaan tallentaa valmiita asiakirjapohjia, joita on tarkoitus muokata ja tallentaa toimeksiantokohtaisesti. Asiakirjamalleja pääsee pääkäyttäjä tallentamaan ohjelmiston asetuksiin (Asetukset > Mallipohjat > Dokumenttimallit) ja ne tulee määrittää käytettäviksi toimeksiantotyypin perusteella. Kuvakkeen klikkaaminen (löytyy Toiminnot painikkeen alta) avaa listan tarjolla olevista dokumenteista ja valinnan jälkeen asiakirja aukeaa muokattavaksi. Samalla se tallentuu Asiakirjat-kansioon.

16 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (15/145) Omat suosikit Sekä asiakkailla että toimeksiannoilla on ns. suosikkikäsittely. Käyttäjät voivat itse aktiivisesti ylläpitää omaa suosikkilistaa erikseen asiakkaille, henkilöille ja toimeksiannoille. Listaan kannattaa lisätä ne tahot, joita tarvitsee eniten; esim. ne asiakkaat ja toimeksiannot, joiden kanssa on aktiivisesti tekemisissä tai joissa on aktiivisessa roolissa. Tämän lisäksi järjestelmä muistaa 15 viimeisintä toimeksiantoa tai asiakasta, joita käyttäjä on muokannut. Nämä dynaamiset suosikit ovat näkyvissä CSI-painikkeen listoilla. Tieto voi kuulua vain joko dynaamisiin tai staattisiin suosikeihin. Staattiseen suosikkilistaan lisätään Toiminnot-valikosta joko tiedon ikkunassa tai listanäkymässä useammalle riville kerrallaan. Valitsemalla kyseisen, tai kyseisten asiakkaiden rivitiedot aktiiviseksi ja Toiminnot > Lisää suosikkeihin. Poistaminen tapahtuu vastaavasti Toiminnot > Poista suosikeista. Dynaamiselle suosikkilistalle tieto päätyy, kun käyttäjä muokkaa tai lisää sen tietoja. Järjestelmä päivittää dynaamisia suosikkeja jatkuvasti, mutta halutessaan käyttäjä voi kiinnittää halutun suosikin listlle CSI painikkeen alta nastalla. Suosikkilistaa ylläpidetään siten manuaalisesti ja dynaamisesti. Muokkaamalla esimerkiksi asiakkaan tietoja, se menee suosikkeihin, mutta näitä dynaamisia suosikkeja päivitetään jatkuvasti ja listalle mahtuu vain 15 viimeisintä. Toiminnot-valikosta lisättynä tieto säilyy suosikeissa, kunnes se poistetaan. Nämä ovat manuaalisia suosikkeja. Jos haluat asiakkaan tai toimeksiannon säilyvän suosikeissa, kannattaa se lisätä manuaalisesti. Dynaamisen suosikin muuntaminen manuaaliseksi tapahtuu poistamalla se ensin suosikeista ja valitsemalla se heti takaisin suosikiksi. Suosikeista poistaminen poistaa myös kiinnitetyn dynaamisen suosikin. Näin kerrytetty suosikkilista saadaan auki Näkymä-valikosta muiden valmiiden näkymien mukana. Näkymien käyttö on kuvattu luvussa Näkymälistaukset. 1.3 Kansion sisältö ja tiedon haku Tiedon hakeminen tapahtuu ensisijaisesti Etsi hakutoiminnolla, joka on kaikissa näkymissä, kts. kuva alla. Lisäksi tietoa voidaan hakea järjestämällä ja suodattamalla valmiita näkymiä Hakukentän käyttö Tiedon hakemiseen tarkoitettu Etsi hakutoiminto löytyy kaikista näkymistä, kts. kuva alla. Etsi kenttään voi kirjoittaa haettavan tiedon nimen kokonaisuudessaan tai osan siitä. Hakutoiminto etsii tietoa esimerkiksi kaikkien aktiivisten asiakkaiden kaikista tiedoista. Kun hakusana on kirjoitettu, voidaan kentän oikeasta laidasta valita nuolinäppäin. Se avaa listan, josta voidaan valita, mihin syötetty hakusana liittyy. Valittavana on myös Erikoishaku, jossa voidaan määritellä useampia hakukriteereitä.

17 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (16/145) Jos Etsi kentän jättää tyhjäksi ja klikkaa Etsi painiketta, hakee ohjelmisto kaikki ko. kansion aktiiviset tiedot. Haut kohdistuvat esimerkiksi asiakkaita ja toimeksiantoja haettaessa oletuksena aktiivisiin tietoihin. Kuitenkin esimerkiksi laskuihin kohdistuvat haut tehdään sekä aktiivisiin että passiivisiin laskuihin. Hakua voi täsmentää kirjoittamalla Etsi kenttään hakusanan ja sen jälkeen valitsemalla Näkymän, josta tietoa haetaan, esim. Passiiviset yritykset ja yhteisöt. Tällöin haku ei kohdistu lainkaan aktiivisiin yrityksiin ja yksityishenkilöihin Näkymälistaukset Kansioiden sisälto avautuu yleensä listamuotoisena, lukuun ottamatta kalenteria ja fataljikalenteria. Valittavissa on useita näkymälistoja, jotka suodattavat tietoja tiettyjen ehtojen mukaisesti. Näkymälistat toimivat ikään kuin pikaraporttilistauksina. Tarjolla olevat näkymävaihtoehdot vaihtelevat eri kansioissa. Järjestelmän näkymät ovat listauksia, jotka ovat ohjelmistossa valmiina. Näkymiä voidaan luoda lisää, jolloin ne näkyvät valikossa Yhteiset haut otsikon alla, kts. kuva alla. Yleensä näkymät ovat kaikille käyttäjille samansisältöiset. Suosikkilistat ovat käytössä asiakkailla ja toimeksiannoilla ja niiden sisältö on käyttäjäkohtainen ja jokaisen käyttäjän itse hallinnoima. Lisäksi käyttäjät voivat jonkin verran muokata valmiita näkymiä suoraan listalla. Tavallisen käyttäjän mahdollisuudet näkymien muokkaukseen ja tallennukseen on kuvattu luvuissa Näkymien järjestäminen Näkymän suodatus, Käyttäjäkohtaiset oletusnäkymät ja Käyttäjän ikkuna-asettelut. Pääkäyttäjät voivat luoda ja jakaa uusia näkymiä Asetuksissa: Asetukset > Pikaraportit ja näkymät. Pääkäyttäjä voi antaa tai poistaa oikeuksia näkymiin käyttäjäryhmien perusteella. Pääkäyttäjä voi vaihtaa kunkin kansion oletusnäkymän. Pääkäyttäjä voi muokata valmiiden näkymien asetteluja pysyvästi Asetukset-alueella: Sarakkeita voidaan muun muassa lisätä ja niiden järjestystä vaihtaa, mutta valmiin näkymän tiedon suodatusehtoja ei voi muuttaa. Pääkäyttäjä voi tarvittaessa luoda kokonaan uusia näkymiä, joita hän voi täysin vapaasti muuttaa, myös suodatusten osalta. HUOM! Kun halutaan kokonaan uusi näkymä, joka muistuttaa valmista näkymää, kannattaa käyttää olemassaolevaa näkymää pohjana ja muokata sitä. Näkymien muokkaamisesta ja uusien näkymien tekemisestä lisää tietoa Asetusten ohjeissa.

18 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (17/145) Lisäksi muutamissa näkymissä on lisää valmiita suodatustekijöitä, kuten esim. Päiväys valinta, kts. kuva alla Näkymien järjestäminen Käyttäjät voivat tilapäisesti muokata kaikkia näkymiä monilla tavoin suoraan listan päällä hiirellä raahaamalla tai klikkaamalla. Asettelu on voimassa kyseisellä käyttäjällä, kunnes kansion välilehti tai ohjelmisto suljetaan. Tietoja voidaan järjestää aakkosittain, aikajärjestykseen tai numerojärjestykseen sarakkeen otsikkoa napsauttamalla. Useampia samanaikaisia järjestyssarakkeita voidaan valita hiirellä Shift-painike pohjassa. Järjestysvalinnan poistaminen yksitellen tapahtuu vastaavasti Ctrl-painike pohjassa. Pitämällä kiinni sarakkeiden otsakkeesta sarakkeita voidaan raahata haluttuun järjestykseen vaakasuunnassa tai poistaa niitä raahaamalla niitä alas. Tietojen ryhmittelyä varten voidaan raahata haluttu sarake ryhmittelytekijäksi listan yläpuolelle merkittyyn kohtaan Raahaa sarakkeen otsikko ryhmittelyyn. Esim. alla olevassa kuvassa Toimenpiteet kansiossa napsauttamalla Päiväys saraketta tiedot järjestyvät toimenpiteiden päiväyksen mukaan (Järjestyssarake). Kuvassa on käytössä ryhmittelytekijöinä toimenpiteen Tila ja Asiakas. Näin toimenpiderivit järjestyvät ryhmiin. Ryhmän otsikko näkyy sen yläpuolella ja joitakin laskennallisia summia sen alapuolella.

19 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (18/145) Ryhmittelytekijät Järjestyssarake Ryhmän otsikkorivi Ryhmän summarivi Näkymän suodatus Näkyvillä olevaa listaa voidaan suodattaa myös sarakkeiden kautta. Vie hiiren kohdistin sarakeotsikon päälle, jolloin pieni suppilo ilmestyy otsakkeen oikeaan yläkulmaan. Suppilosta aukeavasta alasvetovalikosta voi valita esim. tietyn arvon tai Mukauta komennolla (Custom) haluamansa suodatusehdon. Päivämääräkenttien kohdalla alasvetovalikko sisältää pienen kalenterin, josta voidaan maalata haluttu päivämääräväli tai valita jokin valmis suodatusehto. Päivämääräkenttien osalta valikko on hieman erinäköinen. Siinä voi valita mm. yhden tietyn päivän suodatuskriteeriksi tai maalata hiirellä halutun aikavälin.

20 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (19/145) Voit myös lisätä vapaasti omia hakuehtojasi, kun näkymän alalaitaan ilmestyvät tarvittavat painikkeet. Painikkeet saa esiin esim. asettamalla päälle jonkin valmiin suodatusehdon. Valitse Muokkaa suodatusta muuttaaksesi suodatusehtoa. Suodatusehdot voi poistaa kokonaan rastista, kts. kuva alla (vasen alareuna). Muokkaa suodatusta ja rakenna haluamasi ehtolauseet. Värikkäät tekstit ovat linkkejä eri valintalistoihin Käyttäjäkohtaiset oletusnäkymät Jokainen ohjelmiston käyttäjä voi tallentaa itselleen omat oletusnäkymät niin päälistoille (esim. Työtehtävät > Toimeksiannot-näkymään) kuin ikkunoiden alakansioihinkin (esim. Toimeksianto ikkuna > Toimenpiteetalakansio). Määrittelyä varten valitaan haluttu näkymä ja asetetaan muut mahdolliset kriteerit, kuten Päiväys (kts. kuva alla) tai Toimeksiantotyyppi (Toimeksianto-näkymässä). Kun halutut valinnat ja kriteerit on tehty, paina hiirellä tähteä Näkymä kentän päässä. Tähti muuttuu harmaasta keltaiseksi vahvistaen sen, että kyseinen näkymä on valittu oletukseksi. Määritelty oletusnäkymä säilyy käyttäjällä oletuksena, kunnes käyttäjä muuttaa sitä itse.

21 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (20/145) Käyttäjän ikkuna-asettelut Ikkunoiden alakansioissa voi myös näkymälistauksia muokata ja tallentaa käyttäjäkohtaisesti. Käyttäjä voi muuttaa näkymän suodatusehtoja, sarakkeiden järjestystä ja sarakeleveyttä. Tee haluamasi muutokset näkymälistassa ja valitse Lista > Tallenna asettelu. Muutos näkyy kyseiselle käyttäjälle niin kauan kunnes hän valitsee Lista > Palauta oletusasettelu. Esim. Asiakas ikkunassa, Laskut alakansiossa voi tallentaa näkymän niin, että se näyttää listalla oletuksena vain laskut, jotka ovat tilassa Avoin, kts. kuva yllä. Jos käyttäjä haluaakin jossain tapauksessa tarkastella kaikkia laskuja, niiden tilasta riippumatta, otetaan alareunasta ruksi pois (kts. kuva edellisellä sivulla), jolloin suodatus menee pois päältä. Kun käyttäjä seuraavan kerran menee asiakkaan Laskut alakansioon, näkyy siellä taas oletuksena vain avoimet laskut.

22 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (21/145) 2 Työtehtävien hallinta Työtehtävät tehtäväalueeseen on kerätty ne kansiot, joita peruskäyttäjä tarvitsee päivittäin. Käyttäjän ei siten välttämättä tarvitse siirtyä muille Tehtäväalueille. Seuraavassa esitellään Työtehtävät-tehtäväalueen kansiot. 2.1 Työtehtävät-kansiot Työtehtävät tehtäväalueeseen on kerätty ne kansiot, joita peruskäyttäjä tarvitsee päivittäin. Laskutusta hallinnoidaan pääsääntöisesti Taloushallinto-alueella, mutta useita laskutukseen liittyviä toimintoja voidaan suorittaa myös Työtehtävät-tehtäväalueen kautta. Kalenteri: ohjelmiston käyttäjäkohtainen kalenteri, jota voidaan käyttää työajan seurantaan ja toimenpiteiden kirjaamiseen. Lisää kalenterin toiminnoista kerrotaan luvussa 2.2 Kalenteri. Aktiviteetit: listaa oletuksena kaikki aktiviteetit, jossa käyttäjä on vastuuhenkilönä. Näkymävalintaa vaihtamalla saa myös muiden aktiviteetteja näkyviin. Fatalji kalenteriin tehdyt merkinnät näkyvät täällä listamuodossa. Ne on merkitty punaisella pallolla. Aktiviteeteista kerrotaan lisää luvussa 2.3 Aktiviteetit. Toimenpiteet: Toimenpiteet-kansiossa voi kirjata uusia toimenpiteitä sekä tarkastella niin käyttäjän kuin muidenkin jo kirjaamia toimenpiteitä. Lisää toimenpiteiden käsittelystä luvuissa Toimenpiteet kalenterissa ja 6.1 Toimenpiteen kirjaaminen ja tiedot. Tuntikirjaukset: näyttää kalenteriin kirjatut tuntikirjaukset ja mahdollistaa uusien tapahtumien kirjauksen. Näkymävalintaa vaihtamalla saa myös muiden tuntikirjauksia näkyviin. Tuntikirjausten kirjaamisesta lisää luvuissa Tuntikirjaukset kalenterissa ja 2.6 Tuntikirjaukset. Raportit: ohjelmiston perusraportit. HUOM! Taloushallinnon raportit ovat Taloushallinto tehtäväalueen Raportit kansiossa. Raporteista lisää luvussa 9 Raportointi.

23 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (22/145) Yritykset ja yhteisöt: listaa kaikki ohjelmistoon tallennetut yritys- ja yhteisöasiakkaat. Asiakkaita voidaan hakea ja päivittää tai luoda uusia. Asiakkaista on kerrottu lisää luvussa 3 Asiakkaat. Yksityishenkilöt: listaa kaikki ohjelmistoon tallennetut yksityishenkilöt. Yksityishenkilöt voivat olla henkilöasiakkaita tai yritysasiakkaiden yhteyshenkilöitä. Asiakkaista on kerrottu lisää luvussa 3 Asiakkaat. Prospektit: Ohjelmaan kirjatut prospektit. Prospekteista kerrotaan luvussa 10.1 Prospektit. Toimeksiannot: listaa kaikki ohjelmistoon tallennetut toimeksiannot. Toimeksianto-kansio voidaan avata usealta alueelta. Kansion sisältö on sama avattuna eri puolilla järjestelmää, lukuunottamatta kansiota Laskutettavat toimeksiannot, joka sisältää vain ne toimeksiannot, joissa on avoimia eli laskutettavia kirjauksia. Toimeksiannoista kerrotaan lisää luvussa 4 Toimeksiannot. Avauspyynnöt: listaa kaikki toimeksiannon avauspyynnöt. Avauspyynnöistä kerrotaan toimeksiantojen yhteydessä luvussa 4.1 Toimeksiannon avauspyyntö. Fataljit: fataljikirjanpito kalenterinäkymänä. Fataljit näkyvät listana myös Aktiviteetit-kansiossa. Lisää fataljeista luvussa 2.4 Fataljit. Koelaskut: listaa oletuksena koelaskut, joissa käyttäjä on jossain vastuuroolissa. Koelaskut kansio löytyy myös Taloushallinto tehtäväalueelta. Koelaskuista lisää luvussa 7.2 Koelaskutus. Tarkastettavat toimenpiteet: listaa käyttäjän kirjaamat toimenpiteet, jotka ovat tilassa Koelaskulla, eli vaativat tarkastamista. Aiheesta lisää luvussa Koelaskun toimenpiteiden ja kulujen tarkastaminen. Tarkastettavat kulut: listaa käyttäjän kirjaamat kulut, jotka ovat tilassa Koelaskulla, eli vaativat tarkastamista. Aiheesta lisää luvussa Koelaskun toimenpiteiden ja kulujen tarkastaminen. 2.2 Kalenteri Ohjelmiston kalenterissa voidaan hallinnoida kalenteritapahtumia ja tuntikirjauksia. Oletuksena käyttäjä näkee oman kalenterinsa, mutta kalenterissa voidaan jakaa oikeuksia, jolloin käyttäjillä on mahdollisuus nähdä myös muiden käyttäjien kalenterit. Kalenterin päivämääränäkymää voidaan vaihtaa kalenterin yläosassa sijaitsevista painikkeista: Taaksepäin ja eteenpäin Tänään Suurenna ja pienennä Päivä, Työviikko (ma pe), Viikko (ma su) ja Kuukausi Oletusarvoisesti kalenterissa on avoinna aina kuluva päivä, viikko tai kuukausi. Kalenterissa voi siirtyä taaksepäin tai eteenpäin haluttuun kuukauteen/viikkoon/päivään minikalenterilla, jonka saa auki vasemmasta sivupalkista, kts. kuva alla. Minikalenterin voi jättää näkyviin napsauttamalla nastan kuvaa (kuvassa nuolen osoittamassa kohdassa). Toisaalta minikalenteri ikkunan saa pois näkyvistä napsauttamalla nastan kuvaa uudestaan.

24 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (23/145) Minikalenteri ikkunan kautta voi käyttäjä antaa oikeuden muille ohjelmiston käyttäjille omaan kalenteriinsa. Lupa annetaan Lisää oikeuksia kohdasta, kts. kuva yllä. Avautuvassa Kalenterin oikeudet ikkunassa, kts. kuva alla, valitaan ne ohjelmiston käyttäjät, joille oma kalenteri halutaan näkyviin. Ne siirretään nuolella Käyttäjät listalta Sallitut käyttäjät listalle. Oikeuksien määritys valituille käyttäjille tallentuu, kun ikkunasta valitaan OK. Kun käyttäjät ovat antaneet toisillensa luvan kalentereihinsa, voi heidän kalenterinsa valita näkyville minikalenterissa merkitsemällä ruksin halutun käyttäjän kohdalle. Toisen käyttäjän kalenteri aukeaa oman kalenterin viereen eli toisen käyttäjän kalenterin näkyy, kun siirtää kalenterin alapalkkia oikealle. Vastaavasti muilta käyttäjiltä voidaan poistaa oikeudet käyttäjän kalenteriin siirtämällä henkilöt Sallitut käyttäjät listalta takaisin Käyttäjät listalle.

25 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (24/145) Ohjelmiston Kalenteria voidaan käyttää 1) Työajan seurantaan ja 2) Toimenpiteiden kirjaamiseen Tuntikirjaukset kalenterissa Tuntikirjaukset ovat hyvä tapa seurata työaikaa ja niistä voidaan myös luoda laskutettavia toimenpiteitä. Kalenterissa maalataan haluttu alue ja kirjoitetaan selite suoraan siihen. Kun selite on valmis, klikataan hiirellä tuntikirjausmerkinnän ulkopuolella tai painetaan Enter, jolloin kirjoitustila sulkeutuu. Kestoa voidaan muokata venyttämällä varausta hiiren avulla tai raahata se kokonaan toiseen päivään. Tuntikirjaus voidaan myös jakaa kahtia ja siirtää osa siitä esimerkiksi toiselle päivälle. Jako tapahtuu valitsemalla tuntikirjauksen päällä hiiren oikealla > Jaa kahtia. Tällöin ruudulle aukeaa ns. saksiviiva, joka liikkuu hiiren mukana. Saksiviivan ollessa päällä valitaan hiiren vasemmalla tuntikirjauksen päällä, jolloin kirjaus jakautuu kyseisestä kohdasta kahtia. Tuntikirjausten tyypittely voidaan tehdä sisäisillä toimeksiannoilla tai tuntikirjaustyypeillä. Tuntikirjaustyyppilistat lisätään asetuksissa. Tyyppilistan voi laatia myös työtehtäväpohjaisesti, kuten markkinointiin, myyntiin tai asiakaspalveluun liittyvät työajat. Kalenterissa tyypit näkyvät värikoodeina, kts. kuva alla.

26 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (25/145) HUOM! Kalenterissa kalenterivaraukset ovat tuntikirjauksia ja fataljikalenterissa fataljityyppisiä aktiviteetteja. Niiden käsittely ja toimenpiteiden luonti tapahtuu kuitenkin molemmissa kalentereissa samalla tavalla Toimenpiteet kalenterissa Tuntikirjauksista voi myös muodostaa laskutettavia toimenpiteitä. Oikeassa reunassa olevasta listasta valitaan toimeksianto, pidetään hiiren vasenta painiketta alhaalla ja vedetään kyseinen tieto varauksen päälle. Sama tehdään toimenpidetyypin suhteen. Lopuksi luodaan toimenpide tuntikirjauksen päällä hiiren oikealla aukeavasta valikosta Tee toimenpide, kts. kuva alla, tai vastaavalla komennolla tuntikirjausikkunan Toiminnot-valikosta. Kun toimenpide on luotu, kalenterivaraukseen ilmestyy kolmas kuvake toimeksiannon ja toimenpidetyypin lisäksi. HUOM! Mikäli toimenpiteelle ei ole annettu missään oletustuntihintaa, tulee se lisätä erikseen toimenpideikkunassa. Oletustuntihinta voi tulla esimerkiksi käyttäjän, toimenpidetyypin tai toimeksiannon tiedoista. Toimenpide voidaan luoda myös tuntikirjausikkunassa. Tuntikirjaus saadaan auki kaksoisnapsauttamalla kalenterivarausta. Toimenpidettä varten tuntikirjaukseen lisätään toimeksianto ja toimenpidetyyppi. Lopuksi valitaan Toiminnot-valikosta Tee toimenpide, kts. kuva alla. Tuntikirjauksen voi yhdistää toimeksiantoon myös tekemättä siitä toimenpidettä, esimerkiksi sisäisissä toimeksiannoissa.

27 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (26/145) Ohjelmisto muodostaa halutusta kalenterivarauksesta toimenpiteen, joka näkyy Toimenpiteet kansiossa myös ko. toimeksiannon alla ja Työtehtävät-tehtäväalueella. Tehtyä toimenpidettä voi myös tarkastella suoraan Kalenterista valitsemalla tapahtuman päällä hiiren oikealla ja Avaa toimenpide. Tällöin ohjelmisto avaa kirjatun toimenpiteen normaalissa Toimenpide ikkunassa. Kalenterin kautta tehdyt toimenpiteet ovat aina samalla tuntikirjauksia ja vastaavasti kaikki tuntimerkinnät näkyvät ko. käyttäjän kalenterissa. Toimenpiteen voi poistaa kalenterin kautta poistamalla tuntikirjauksen ja vastaamalla myöntävästi, kun ohjelma kysyy toimenpiteen poistosta. Toimenpide voidaan poistaa myös koskematta tuntikirjaukseen. Poiston voi tehdä esim. Työtehtävät > Toimenpiteet kansiossa. Tuntikirjaukseen voidaan vaihtaa toimeksianto tai toimenpidetyyppi kalenterissa raahaamalla uusi päälle tai avaamalla tuntikirjauslomake ja käyttämällä valintakentän suurennuslasipainiketta. Aukeavassa valintaikkunassa voidaan arvo poistaa kokonaan tai hakea ja valita uusi tilalle. Useita toimenpiteitä voi luoda samanaikaisesti valitsemalla ne tuntikirjaukset, joihin on jo liitetty toimeksianto ja toimenpidetyyppi. Valitaan halutut tuntikirjaukset ja sen jälkeen hiiren oikealla > Tee toimenpide. Vaihtoehtoisesti vedä ja pudota toiminnon sijaan voidaan Kalenterista maalata haluttu aika ja valita sen päällä hiiren oikealla Lisää toimenpide. Ohjelmisto avaa Toimenpidetyypin valinta ikkunan. Kun haluttu toimenpidetyyppi on valittu, ohjelmisto avaa normaalin Toimenpide ikkunan. Valitse toimeksianto, johon

28 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (27/145) toimenpide liittyy sekä muokkaa tarvittaessa esimerkiksi toimenpiteen tekstiä ja tuntihintaa. Tämän jälkeen toimenpide voidaan tallentaa ja ikkuna sulkea. Asetuksissa (Yrityksen ja Käyttäjän parametreissa) voidaan myös määrittää, että kalenterivarauksesta muodostetaan toimenpide automaattisesti, kun sille on määritelty toimeksianto ja toimenpidetyyppi. Tällöin ei tarvitse enää erikseen valita hiiren oikealla painikkeella > Tee toimenpide Outlook-yhteys Ohjelmiston kalenteriin voidaan tuoda Outlook-kalenteritapaamiset ja muodostaa niistä laskutettava toimenpide. Toiminto tuo aina sen kalenterinäkymän tapaamiset, joka on ohjelmiston kalenterissa valittuna (päivä/viikko/kuukausi). Jotta Outlook tapaamisten tuonti onnistuu, tulee asetuksissa yrityksen parametreissa olla ruksattuna kohta Outlook käytössä. Esim. jos ohjelmiston kalenterissa on valittuna päivänäkymä, tuo toiminto kyseisen päivän Outlookkalenteritapaamiset. Vastaavasti jos kalenterissa on viikkonäkymä, tuo toiminto kyseisen viikon Outlookkalenteritapaamiset. Kalenterinäkymässä valitaan hiiren oikealla napilla komento Hae Outlookista. Ne kalenteritapaamiset, joista ei haluta muodostaa laskutettavaa toimenpidettä tai tuntikirjausta, voidaan poistaa ohjelmiston kalenterista valitsemalla kyseinen kalenterivaraus sekä näppäimistöltä Delete, tai valitsemalla hiiren oikealla painikkeella > Poista. Komento ei poista varausta Outlookin kalenterista. HUOM! Outlookista siirtyvät oletuksena ainoastaan kertaluonteiset kalenteritapahtumat. Toistuvat tapahtumat (esim. viikoittaiset sisäiset palaverit) eivät oletuksena siirry Outlookista CSI Lawyeriin. Mikäli myös toistuvaistapahtumat halutaan siirtää CSI Lawyeriin, voidaan tämä sallia ruksittamalla Asetuksissa Toimipisteen tai Käyttäjän parametreissa kohta Tuodaan myös toistuvat. 2.3 Aktiviteetit Aktiviteetteja voidaan lisätä omassa kansiossaan Työtehtävät-tehtäväalueella tai asiakkaan tai toimeksiannon ikkunoissa. Aktiviteetit voivat olla tyypiltään tehtäviä, kirjeitä, sähköposteja, puheluita, tapaamisia, fakseja tai asiakaspalvelutehtäviä. Käyttäjälle itselleen osoittamia aktiviteettejä on helpoin seurata Työtehtävät > Aktiviteetit kansiossa. Siellä näkyy listaus aktiivisista aktiviteeteista riippumatta siitä, mihin asiakkaaseen tai toimeksiantoon ne liittyvät. Kansiossa näkyvät myös fataljit. Fataljien edessä oleva punainen pallo erottaa ne tavallisista aktiviteeteista. Näkymää vaihtamalla voidaan seurata myös muiden käyttäjien aktiviteetteja tai jo tehtyjä eli passiivisia aktiviteetteja. Kun uutta aktiviteettia lisätään, se on oletuksena tyypiltään Tehtävä. Jos halutaan luoda muun tyyppinen aktiviteetti, esim. Puhelu, valitaan Uusi painikkeen vieressä olevasta nuolesta ja valitaan avautuvalta listalta tyypiksi Puhelu. Tyyppiä ei voi vaihtaa jälkikäteen. Aktiviteetille annetaan aihe. Lisäksi tulee määrittää,

29 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (28/145) kuinka tärkeä se on (Prioriteetti), kenen vastuulla se on ja missä tilassa se on (oletuksena Ei aloitettu). Kun aktiviteetin merkitsee tehdyksi (Toiminnot > Kuittaa tehdyksi), se poistuu aktiivisten listalta. Aktiviteetti voidaan liittää asiakkaaseen, toimeksiantoon tai prospektiin. Siihen voidaan myös lisätä toimenpidetyyppi luokittelua varten. Lisäksi toimenpidetyyppi tarvitaan, jos aktiviteetista halutaan luoda toimenpide. Toimenpiteen voi luoda fataljeista ja aktiviteeteista, jotka ovat tyypiltään Tapaaminen tai Puhelu. Aktiviteetti-välilehti: Aktiviteetin ikkunassa näkyvät kentät vaihtelevat aktiviteetin tyypin mukaan. Esimerkiksi ainoastaan puhelulla ja tapaamisella on aloitus- ja määräpäivissä mukana kellonajat. Niiltä kuitenkin puuttuu saatu valmiiksi päiväys ja kesto. Liittyy: asiakas, toimeksianto tai prospekti, johon Aktiviteetti liittyy. Toimenpidetyyppi: aktiviteetin toimenpidetyyppi. Aihe: aktiviteetin aihe, joka on vapaamuotoinen tekstikenttä. Aktiviteettityyppi: minkä tyyppinen Aktiviteetti on kyseessä, oletuksena tehtävä. Tyyppi valitaan Uusipainikkeen listalta eikä tietoa pääse muuttamaan jälkeenpäin. Prioriteetti: aktiviteetilla prioriteetti on oletuksena normaali. Jos prioriteettina on Fatalji, on kyseessä fatalji aktiviteetti. Vastuuhenkilö: henkilö, jonka vastuulla aktiviteetin hoitaminen on. Osaamisalue: minkälaista osaamista aktiviteetin hoitaminen edellyttää. Osaamisalueet määritellään Asetuksissa. Toimenpidetyyppi: jos aktiviteetista on luotu toimenpide, linkki siihen löytyy tästä kentästä. Aloituspäivä: aktiviteetin aloitusaika. Kaikissa aktiviteeteissa näkyy päivämäärä. Lisäksi puheluissa ja tapaamisessa näkyy kellonaika. Tila: kertoo, missä vaiheessa aktiviteetin hoito on. Kun aktiviteetti kuitataan tehdyksi, tilaksi muuttuu automaattisesti Valmis. Muut tilavaihdokset tulee tehdä manuaalisesti. Määräpäivä: määräpäivä, jolloin aktiviteetin tulee viimeistään olla valmiina. Aktiviteettikansion näkymät järjestyvät tämän päivän perusteella. Kaikissa aktiviteeteissa näkyy päivämäärä. Lisäksi puheluissa ja tapaamisessa näkyy kellonaika. Arvio: arvio aktiviteetin tekemiseen kuluvasta ajasta voidaan kirjata tähän.

30 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (29/145) Lopetusaika/Saatu valmiiksi: päiväys, jolloin aktiviteetti on kuitattu tehdyksi. Kesto: todellinen aktiviteettiin kulunut aika tunteina tai päivinä. Hälytyspäivä: hälytyspäivää voidaan käyttää Aktiviteetit-kansion hälytyslistan luomisessa. Hälytyspäivä on ainoastaan informatiivinen ja raportoitava tieto. Kuvaus: Kuvaus-kenttään voidaan kirjoittaa aihetta pidempi selostus. Tuntikirjaukset-kansio: Aktiviteettiin voidaan liittää useita tuntikirjausmerkintöjä. Näin voidaan tehdä, jos esim. aktiviteetin tekemiseen on tarvittu useamman henkilön tai useamman päivän aikana tapahtunutta työtä. Tuntikirjaukset voidaan liittää aktiviteettiin kalenterissa raahamalla aktiviteetti tuntikirjauksen päälle. Tämä voidaan tehdä myös aktiviteetin ollessa jo suljettu. Kun aktiviteetti on saatu tehtyä, se tulee kuitata pois aktiivisten listalta. Kuittaus tehdään valitsemalla aktiviteetti ja Toiminnot > Kuittaa tehdyksi. Tällöin aktiviteetin tilaksi muuttuu Valmis ja se poistuu aktiivisten listalta. Valmiita aktiviteetteja voidaan tarkastella Työtehtävät > Aktiviteetit kansiossa valitsemalla Omat valmiit aktiviteetit tai Valmiit aktiviteetit näkymä. Valmiit aktiviteetit näkyvät myös Asiakas- ja Toimeksianto ikkunassa Historia kansiossa, jos ne on kiinnitetty kyseiseen asiakkaaseen tai toimeksiantoon. Valmiin aktiviteetin voi aktivoida uudestaan valitsemalla Toiminnot > Avaa tehtävä. 2.4 Fataljit Fatalji on aktiviteetti, jonka prioriteettitaso on Fatalji. Ne kirjataan Fataljit kalenteriin, joka on kaikille käyttäjille yhteinen. Fataljikirjaukset näkyvät kaikille käyttäjille, jolloin fatalji tapahtumia voidaan tarkastella yritystasolla. Fatalji-kalenterin perustoiminnot ovat suurinpiirtein samanlaiset kuin ohjelmiston Kalenterissa. HUOM! Fatalji-kalenterin kalenterivaraukset ovat aktiviteetteja, kun ne tavallisessa kalenterissa ovat tuntikirjauksia. Niitä voidaan kuitenkin käsitellä kalenterissa samaan tapaan.

31 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (30/145) Uusi fatalji lisätään fataljikalenterissa maalaamalla tarvittava aikaväli ja kirjoittamalla selite aktiiviseen varaukseen. Kestoa voidaan muokata venyttämällä varausta hiiren avulla tai avaamalla varaus kaksoisnapsauttamalla varausta ja muuttamalla kestoa. Fataljista voidaan tehdä laskutettava toimenpide. Sen lisäämiseksi fataljiin tulee valita toimeksianto ja toimenpidetyyppi. Tapa 1: Toimeksianto ja toimenpidetyyppi voidaan valita vedä ja pudota toiminnolla fataljikalenterinäkymän Toimeksianto- ja Toimenpidetyyppi listasta. Listat sijaitsevat ikkunan oikeassa reunassa, kts. kuva yllä. Listasta valitaan haluttu toimeksianto, pidetään hiiren painiketta alhaalla ja raahataan toimeksiantokuvake varauksen päälle. Sama tehdään toimenpidetyypin suhteen. Fatalji-kalenterissa on myös käyttäjälista, josta voidaan raahata haluttu käyttäjä fataljiin vastuuhenkilöksi. Tapa 2: Toimeksianto ja Toimenpidetyyppi voidaan valita myös avaamalla Fatalji ikkuna, kts. kuva alla, tuplanapsauttamalla varausta ja lisäämällä ikkunassa toimeksianto (Liittyy-kenttään) ja toimenpidetyyppi. Lopuksi luodaan toimenpide. Fataljista muodostetaan toimenpide Fatalji-ikkunassa Toiminnot-valikosta tai kalenterissa hiiren oikealla ja valitsemalla komento Tee toimenpide. Toimenpiteen merkiksi ilmestyy kalenterivaraukseen uusi kuvake. Fataljeja voi tehdä myös Aktiviteetit-kansiossa. Aktiviteetista tulee fatalji, kun sen prioriteetiksi valitaan Fatalji. Seuraavassa käydään läpi Fatalji ikkunan tiedot.

32 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (31/145) Tiedot alakansio Aktiviteetti-välilehti: Liittyy: toimeksianto, johon Fatalji liittyy. Fataljin voi liittää myös asiakkaaseen tai prospektiin, mutta silloin siitä ei voida luoda laskutettavaa toimenpidettä. Toimenpidetyyppi: fataljin toimenpidetyyppi. Jos fataljista halutaan luoda laskutettava toimenpide, niin toimenpidetyyppi tulee olla määriteltynä. Aihe: aihe näkyy Fatalji-kalenterinäkymässä. Mikäli Fataljista muodostetaan toimenpide, on aihe myös toimenpiteen selite. Aktiviteettityyppi: fatalji on aina tyypiltään tapaaminen, jos se on kirjattu Fatalji kalenterista. Jos fatalji kirjataan Aktiviteetit kansiosta, voidaan tyypiksi valita myös muu kuin tapaaminen. Prioriteetti: fataljin prioriteetti on aina Fatalji. Vastuuhenkilö: henkilö, jonka vastuulla fataljin hoitaminen on. Osaamisalue: minkälaista osaamista fataljin hoitaminen edellyttää. Osaamisalueet määritellään Asetuksissa. Toimenpide: jos fataljista on luotu toimenpide, linkki siihen löytyy tästä kentästä. Aloituspäivä: fataljin aloitusaika. Kaikissa fataljeissa näkyy päivämäärä. Lisäksi puheluissa ja tapaamisessa näkyy kellonaika. Tila: kertoo missä vaiheessa fataljin hoito on. Kun fatalji kuitataan tehdyksi, muuttuu tilaksi automaattisesti Valmis. Muut tilavaihdokset tulee tehdä manuaalisesti. Määräpäivä: määräpäivä, jolloin fataljin tulee viimeistään olla valmiina. Kaikissa fataljeissa näkyy päivämäärä. Lisäksi puheluissa ja tapaamisessa näkyy kellonaika. Arvio: kenttään voidaan kirjata fataljin arvioitu kesto. Lopetusaika: päiväys, jolloin fatalji on kuitattu tehdyksi. Kesto: todellinen fataljiin kulunut aika tunteina tai päivinä. Hälytyspäivä: hälytyspäivää voidaan käyttää Aktiviteetit-kansion hälytyslistan luomisessa. Hälytyspäivä on ainoastaan informatiivinen ja raportoitava tieto. Kuvaus: fataljin kuvaus, johon voidaan kirjoittaa pidempi selostus, kuin aiheseen. Tämä teksti näkyy myös Fataljit kalenterinäkymässä. Tuntikirjaukset-alakansio: Fataljissa on myös tuntikirjauskansio, kuten muissakin aktiviteeteissa. Siihen voidaan liittää tuntikirjauksia, jos fataljin tekemiseen tarvitaan muutakin työtä kuin pelkkä tapaaminen. Helpointa tuntikirjauksen liittäminen fataljiin on Kalenterissa raahaamalla fatalji tuntikirjauksen päälle. Tämä onnistuu, vaikka fatalji olisi jo suljettu. 2.5 Toimenpiteet Toimenpiteitä voi kirjata mm. toimeksiannon tai kalenterin kautta. Niillä on kuitenkin oma kansio Työtehtävät-alueella, jossa niitä voidaan myös kirjata. Tämä kansio on erityisen hyödyllinen, kun toimenpiteitä halutaan tarkastella organisaatiotasolla. Kansiossa näkyvät kaikkien käyttäjien kaikkiin toimeksiantoihin kirjaamat toimenpiteet. Toimenpiteitä listaamalla voidaan arvioida tehdyn laskutettavan työn määrää ja nähdään tulevan myynnin arvo. Toimenpiteiden kirjaamisesta lisää luvussa 6.1 Toimenpiteen kirjaaminen ja tiedot. 2.6 Tuntikirjaukset Ohjelmiston henkilökohtaiseen kalenteriin merkityt tapahtumat ovat tuntikirjauksia ja ne näkyvät sekä Kalenterissa että Tuntikirjaukset-kansiossa. Niitä voi syöttää kalenterin lisäksi myös suoraan Työtehtävättehtäväalueen, toimeksiannon, asiakkaan tai aktiviteetin Tuntikirjaukset kansiossa. Tuntikirjauksia voidaan käyttää työajan kirjaamiseen tai sisäisten töiden seurantaan.

33 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (32/145) Työtehtävät-tehtäväalueen Tuntikirjaukset kansio (kts. kuva alla) on hyödyllinen, kun halutaan tarkastella kirjattuja työtunteja organisaatiotasolla. Käyttäjien tuntimerkintöjä voidaan käydä läpi yksitellen tai tarkastella kaikkia tuntikirjauksia tietyllä aikavälillä. Tuntikirjaus ikkunan tiedot: Tekijä: kenen tuntikirjauksesta on kyse. Aloitus aika: milloin tuntikirjaus on alkanut, päivä ja kellonaika. Lopetus aika: milloin tuntikirjaus on päättynyt, päivä ja kellonaika. Kesto: kauanko tuntikirjaus on tunneissa kestänyt. Tieto päivittyy Aloitus- ja Lopetusajan perusteella. Aihe: kertoo mistä tuntikirjauksesta on ollut kyse. Jos tuntikirjauksesta tehdään laskutettava toimenpide, siirtyy Aihe kentän teksti toimenpiteen tekstiksi.

34 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (33/145) Toimeksianto: valitaan toimeksianto, johon tuntikirjaus halutaan liittää. Toimenpidetyyppi: valitaan sopiva toimenpidetyyppi, jos tuntikirjaus halutaan laskuttaa. Toimenpide: jos tuntikirjauksesta on muodostettu toimenpide, kentässä on linkki toimenpiteeseen. Osaamisalue: millaista osaamista tuntikirjaus vaatii. Aktiviteetti: jos tuntikirjaus on linkitetty aktiviteettiin, kentässä on linkki aktiviteettiin. Tuntikirjaustyyppi: voidaan tyypitellä tuntikirjaus. Pääkäyttäjä hallinnoi tyyppilistaa ohjelmiston Asetuksissa. Kalenterin puolella tuntikirjauksen tyypit näkyvät väreinä. Kuvaus: voidaan kirjoittaa tarkempi selostus siitä, mistä tuntikirjauksessa on ollut kyse. Jos toimeksianto ja toimenpidetyyppi on lisätty tuntikirjaukseen, voidaan siitä muodostaa laskutettava toimenpide valitsemalla Toiminnot > Tee toimenpide, kts. kuva yllä. Kun tuntikirjauksesta on toimenpide muodostettu, saadaan tehdyn toimenpiteen ikkuna auki valitsemalla Toiminnot > Avaa toimenpide.

35 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (34/145) 3 Asiakkaat Asiakkaat on jaettu ohjelmistossa kahteen kansioon; Yritykset ja yhteisöt sekä Yksityishenkilöt. Nämä kansiot löytyvät: - Työtehtävät tehtäväalueelta, jossa ovat näkyvissä kaikki ohjelmistoon tallennetut asiakkaat, kilpailijat, vakuutusyhtiöt jne. - Toimeksiannot tehtäväalueelta, jonne on koottu ne asiakkaat, jotka ovat toimeksiantajina ohjelmistoon tallennetuissa toimeksiannoissa. - Taloushallinto tehtäväalueelta, jonne on koottu ne asiakkaat, jotka ovat maksajina ohjelmistossa tehdyissä laskuissa. - Asiakassuhteiden hallinta tehtäväalueella, jossa on näkyvissä kaikki ohjelmistoon tallennetut asiakkaat, kilpailijat, vakuutusyhtiöt jne. 3.1 Asiakkaan lisääminen ja asiakkaan tiedot Uuden asiakkaan saa lisättyä ainoastaan Työtehtävät- ja Asiakassuhteiden hallinta - tehtäväalueilta. Toimeksiannot- ja Taloushallinto tehtäväalueilta ei pääse lisäämään uusia asiakkaita. HUOM! Uuden asiakkaan voi lisätä myös toimeksiannon kautta, uutta osapuolta lisättäessä. Uusi asiakas lisätään joko Yritykset ja yhteisöt- tai Yksityishenkilöt kansion Uusi painikkeen kautta. Lähtökohtaisesti asiakkaan tiedot tarvitsee syöttää vain kerran, jonka jälkeen asiakas on käytettävissä kaikkialla ohjelmistossa. Se voidaan lisätä useisiin eri toimeksiantoihin toimeksiantajana tai muuna osapuolena eri rooleissa. Henkilö voi olla toimeksiantaja, muu osapuoli tai yhteyshenkilö. Asiakkaan käyttö eri puolella ohjelmistoa edellyttää, että asiakas on ensin tallennettu ohjelmistoon Yritysasiakkaan tiedot Alla on kuva yritysasiakkaan ikkunasta. Asiakkaan alakansiot ja Muistiinpanot välilehti (lue muistiinpanoista lisää luvusta Ikkunatoiminnot, kohta: Muistiinpanot) ovat passiivisina, kunnes asiakkaan tiedot tallennetaan. Asiakas saa juoksevan asiakasnumeron automaattisesti, kun asiakkaan tiedot tallennetaan. Asiakasnumeroita hallinnoidaan ohjelmiston Asetuksissa.

36 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (35/145) Yleinen välilehti Asiakkaan tiedot otsikon alle tallennetaan asiakkaan nimi ja y-tunnus. Ohjelmisto antaa ilmoituksen, kts. kuva alla, tallennusvaiheessa, jos samalla nimellä tai y-tunnuksella on jo asiakas tallennettuna. Ohjelmisto ei kuitenkaan estä tallentamasta uutta asiakasta, vaikka samanniminen tai saman y-tunnuksen omaava asiakas jo löytyisi. Jos asiakkaan nimi muuttuu, ohjelmisto kysyy uuden nimen tallennuksen yhteydessä, tallennetaanko vanha nimi nimihistoriaan, kts. kuva alla. Jos tähän vastataan Kyllä, vanha nimi toimii asiakkaan hakukriteerinä jatkossakin. Yritysasiakkaalle voidaan määrittää oletusyhteyshenkilö sekä liittää se emoyhtiöön, mikäli ollaan tallentamassa jonkin yrityksen tytäryhtiötä. Asiakkaalle valittu kieli alustaa kielen asiakkaalle avattaviin toimeksiantoihin ja niihin tehtäviin kirjauksiin sekä laskupohjiin. Yhteystiedot otsikon alle tallennetaan asiakkaan yleiset tiedot, kuten puhelinnumero ja kotisivu. Lisäksi voidaan määrittää laskutusyhteyshenkilö (nimi tulee näkyviin laskuille) sekä laskutusosoite. HUOM! Oletuksena asiakkaan laskut menevät siihen osoitteeseen, joka on tallennettu Osoite välilehdelle. Mikäli sinne on kirjattu käyntiosoite, tallennetaan asiakkaan postitusosoite Lisää osoitteita alakansioon, jonka jälkeen se voidaan valita Laskutusosoite kenttään.

37 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (36/145) Yhteystietojen tärkein kohta on Kotimaa. Asiakkaan toimeksiantojen ja laskujen verollisuus määräytyy asiakkaalle merkityn Kotimaan mukaisesti. Kotimaiden maalistaa hallinnoidaan Asetuksissa. Ulkomaiselle yritysasiakkaalle tulee aina myös täydentää y-tunnus, eli asiakkaan VAT tunnus, vaikkei se ole pakollinen tieto. Vaikka kotimaana olisi esimerkiksi Saksa, mutta y-tunnus puuttuu, ohjelma lisää laskuille alv:it. Jos asiakkaan VAT tunnus ei ole tiedossa, voi y-tunnus kohtaan merkitä vaikka X:n. Mikäli ohjelmasta lähetetään laskuja Finvoicen kautta, tulee asiakkaan tietoihin tallentaa sekä Verkkolaskutunnus että Finvoice-operaattoritunnus. Mikäli verkkolaskuja lähetetään Maventan kautta, ei kumpaakaan tietoa tarvita. Jos samalla y-tunnuksella on olemassa useampi verkkolaskutusosoite ja asiakas haluaa laskut tiettyyn osoitteeseen Maventan kautta, tallennetaan tieto Verkkolaskutunnus kenttään. Liiketoimintatiedot otsikon alle voidaan lisätä asiakkaan luokittelutekijöitä. Tyyppi- ja Toimialakoodi listoja hallinnoidaan ohjelmiston Asetuksissa. Oletuksena kyseiset tiedot ovat vapaaehtoisesti täytettävissä, mutta ne voidaan myös määrittää pakollisiksi tiedoiksi. Määritys tehdään Asetuksissa toimipisteen parametreissa. Asiakasvastaava on aina pakollinen tieto. Asetuksissa toimipisteen ja käyttäjän parametreissa voidaan kuitenkin tehdä valinta, että kyseiseen kenttään tulee oletuksena sen käyttäjän nimi, joka asiakasta on ohjelmistoon tallentamassa. Osoite välilehti Osoite välilehdelle tallennetaan asiakkaan ensisijainen osoite. Osoitteeseen on mahdollisuus tallentaa myös c/o osoitetieto. Oletuksena asiakkaalle lähtevät laskut menevät tähän osoitteeseen. Laskutusosoite voidaan kuitenkin ylimäärittää Yleinen välilehdellä. Yritysasiakkaan alakansiot Asiakkaaseen liittyviä tietoja löytyy myös sen alakansioista, jotka sijaitsevat asiakasikkunan vasemmassa reunassa, kts. kuva edellisellä sivulla. Edellä kuvatut välilehdet sijaitsevat Tiedot alakansiossa. Lisää osoitteita alakansiossa voidaan lisätä kaikki asiakkaan osoitteet. Jos Osoite välilehden osoite tulee ylimäärittää laskutusta varten, tulee laskutusosoite ensin lisätä tähän alakansioon. Lisäyksen jälkeen osoite on valittavissa Yleinen välilehdellä Laskutusosoite kenttään. Yhteyshenkilöt alakansioon saadaan lisättyä kaikki yritykseen liittyvät yhteyshenkilöt. Aliasiakkuudet alakansio. Mikäli tallennettu asiakas on emoyhtiö, voidaan Aliasiakkuudet alakansion kautta lisätä yrityksen tytäryhtiöt. HUOM! Täältä voi lisätä vain uusia asiakkaita. Mikäli tytäryhtiö on jo aiemmin tallennettu ohjelmistoon, mene tytäryhtiön tietoihin ja hae emoyhtiö Yleinen välilehdellä Emoyhtiö kenttään. Tämän jälkeen tytäryhtiö näkyy emoyhtiön asiakastiedoissa Aliasiakkuudet alakansiossa. Roolihinnoittelu alakansiossa voidaan antaa asiakaskohtaiset hinnat työntekijöiden roolitietojen pohjalta. Roolihinnoittelusta kerrottu lisää luvussa 5.2 Rooli-, tiimi- ja käyttäjäkohtainen hinnoittelu. Suhteet alakansiossa hallinnoidaan käyttäjien ja ohjelmistoon tallennettujen yksityishenkilöiden suhteita kyseiseen asiakkaaseen. Suhteista on kerrottu lisää luvussa 10.2 Suhdeverkosto. Toimeksiannot alakansiossa näkyvät kaikki toimeksiannot, joissa asiakas on jossain roolissa, kts. kuva alla. Listalla näkyvät myös päätetyt toimeksiannot. Tätä kautta on helppoa tarkistaa asiakkaan esteellisyys, koska asiakkaan koko toimeksiantohistoria on nähtävissä yhdellä silmäyksellä. Kansiosta voidaan myös luoda uusia toimeksiantoja. Kyseinen asiakas on tällöin oletuksena toimeksiannon toimeksiantaja.

38 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (37/145) Aktiviteetit-alakansiossa näkyvät kaikki asiakkaaseen liitetyt aktiviteetit. Kansiossa näkyvät myös aktiviteetit, jotka on liitetty toimeksiantoihin, joissa asiakas on toimeksiantajana. Kansiosta voi myös lisätä uusia aktiviteetteja. Historia alakansiossa näkyvät aktiviteetit, jotka liittyvät asiakkaaseen/asiakkaan toimeksiantoihin ja jotka on kuitattu tehdyiksi. Toimenpiteet alakansiossa listautuvat kaikkiin asiakkaan toimeksiantoihin tehdyt toimenpiteet. Näkymää vaihtamalla voidaan tarkastella esimerkiksi vain avoimia toimenpiteitä. Kansiosta on mahdollisuus kirjata toimenpiteitä liittämättä niitä mihinkään toimeksiantoon. Tämä kuitenkin edellyttää, että Asetuksissa on luotu toimenpidetyyppejä, joiden Lajeiksi on merkitty Henkilö- tai yritysasiakas. Oletuksena kaikkien toimenpidetyyppien Laji on Toimeksianto. Tuntikirjaukset alakansiossa on listattuna kaikki asiakkaan toimeksiantoihin liitetyt tuntikirjaukset. Alakansiosta voidaan myös lisätä uusia tuntikirjauksia asiakkaan toimeksiantoihin. Asiakirjat alakansioon saadaan liitettyä asiakkaaseen liittyviä dokumentteja ja sähköposteja. Lue asiakirjojen hallinnasta lisää luvusta Asiakirjan liittäminen. Laskut alakansiossa on listattuna kaikki asiakkaalle tehdyt laskut toimeksiannosta riippumatta. Kansiossa näkyvät sekä avoimet että jo maksetut laskut. Ennakkolaskut alakansiossa näkyvät kaikki asiakkaalle tehdyt ennakkolaskut toimeksiannosta riippumatta. Kansiossa on listattuna sekä avoimet, maksetut että käytetyt ennakot. Kansiossa näkyvät myös asiakkaalle oikeusturvatapauksista tehdyt omavastuulaskut. Hyvityslaskut alakansiossa on listattuna kaikki asiakkaan laskuihin tehdyt hyvityslaskut. Listalla näkyvät myös hyvityslaskut, jotka ohjelmisto muodostaa normaalilaskuja peruutettaessa. Koontilaskut alakansiossa näkyvät kaikki asiakkaalle tehdyt koontilaskut. Tämän kansion kautta on myös mahdollista tehdä uusia koontilaskuja asiakkaalle. Suoritukset alakansiossa näkyvät kaikki asiakkaalle kirjatut suoritukset. Listalla näkyvät tavalliset suoritukset, ennakkosuoritukset, maksun palautukset sekä laskun oikaisut eli luottotappioinnit. Kansiosta voidaan myös kirjata uusia suorituksia asiakkaalle. Irtain omaisuus alakansiossa näkyvät kaikki asiakkaalle kirjatut irtaimet. Kansiosta on mahdollista tallentaa asiakkaalle uusia irtaimia. Pääsääntöisesti irtainta omaisuutta hallinnoidaan Taloushallintotehtäväalueella. Tilitapahtumat alakansiossa näkyvät kaikki asiakkaaseen liitetyt asiakasvaratilitapahtumat. Kansiosta voidaan tallentaa myös uusia tilitapahtumia. Pääsääntöisesti asiakasvaroja hallinnoidaan Taloushallinto tehtäväalueelta.

39 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (38/145) Henkilöasiakkaan tiedot Alla on kuva henkilöasiakkaan ikkunasta. Samalla tavoin kuin yritysasiakkaan ja kaikissa muissakin ikkunoissa, alakansiot ja Muistiinpanot välilehti aktivoituvat, kun asiakas tallennetaan. Yleinen välilehti Henkilön tiedot otsikon alle tallennetaan asiakkaan nimi, hetu (ohjelmisto tarkistaa hetun perusteella, onko kyseinen asiakas jo aiemmin tallennettu ohjelmistoon), tehtävänimike ja käyttökieli, joka pohjustaa toimeksiantojen, kirjausten ja laskujen kielipohjat. Asiakasnumero tulee automaattisesti, kun henkilön tiedot tallennetaan. Asiakasnumerointia hallinnoidaan ohjelmiston Asetuksissa. Yhteystiedot otsikon alle tallennetaan mm. puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Laskutusyhteyshenkilö kenttää voidaan käyttää silloin, jos kyseessä on esimerkiksi pariskunta ja molemmat osapuolet halutaan saada tallennettua ohjelmistoon erikseen. Tällöin tallennetaan ensin toinen henkilöistä ja toinen tallennetaan Laskutusyhteyshenkilö kentän kautta. Näin molempien nimet saadaan allekkain näkyviin laskuille. Yhteystietojen tärkein kohta on Kotimaa. Asiakkaan toimeksiantojen ja laskujen verollisuus määräytyy asiakkaalle merkityn Kotimaan mukaisesti. Kotimaiden maalistaa hallinnoidaan Asetuksissa. Oletuksena myynti kotimaassa ja EU:n alueella on verollista henkilöasiakkaille. Liiketoimintatiedot otsikon alla voidaan yksityishenkilö liittää jonkun asiakkaan yhteyshenkilöksi Asiakas kentästä. Lisäksi löytyvät Asiakasvastaava- ja Asiakastyyppi kentät, jotka ovat vastaavat kuin yritysasiakkaalla. Osoite välilehti toimii täysin samalla tavoin kuin yritysasiakkaalla. Yksityisasiakkaan alakansiot Yksityisasiakkaan alakansioiden toiminnallisuudet ovat täysin vastaavat kuin yritysasiakkaalla. Yksityisasiakkaalla on ainoastaan muutama alakansio vähemmän (Yhteyshenkilöt- ja Aliasiakkuudet alakansiot puuttuvat).

40 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (39/145) Asiakkaan parametrit Oletusparametrit määritellään Asetuksissa toimipiste- ja/tai käyttäjäkohtaisesti. Nämä parametrit voidaan ylimäärittää asiakaskohtaisesti valitsemalla Asiakas ikkunassa peruspainikeriviltä Parametrit kuvake eli kultainen jakoavain. Parametrit liittyvät pääsääntöisesti laskutukseen. Asiakaskohtaisesti voidaan määrittää mm. poikkeava laskutusjakso, maksuehto, tuntihinta, hinnoittelumalli sekä laskun tulostuskriteerit. Jos parametri ikkunassa valitsee vasemmalta alhaalta Näytä kaikki tasot, näyttää ohjelmisto Oletus-, Yritysja Asiakastasot (asiakkaana voi olla yritys tai henkilö). Ainoastaan Asiakastaso-sarakkeeseen voi tehdä muutoksia. Oletus-sarakkeeseen käyttäjä ei voi tehdä muutoksia lainkaan, vaan kyseinen taso on ohjelmistossa valmiina. Yritys sarakkeen muutokset tehdään Asetuksissa toimipisteen tiedoissa. Henkilöasiakkaalla voi olla lisäksi Yritys tai yhteisö sarake parametreissa, mikäli hän on yritysasiakkaan yhteyshenkilö. 3.2 Yritysasiakkaiden yhdistäminen Yritysasiakkaita on mahdollisuus yhdistää keskenään. Henkilöasiakkaiden yhdistäminen ei ole mahdollista. Toiminnallisuutta kannattaa käyttää silloin, kun sama asiakas on ohjelmistossa kahteen kertaan tallennettuna ja molemmille asiakkaille on mm. avattu toimeksiantoja, tehty kirjauksia ja mahdollisesti myös jo laskuja. Valitaan asiakas, joka halutaan passivoida ohjelmasta ja valitaan Toiminnot > Yhdistä, jolloin alla oleva ikkuna avautuu. Yhdistä ikkunassa valitaan yritys, johon passivoitavan asiakkaan tiedot yhdistetään. Valinnan jälkeen valitaan OK. Alkuperäinen asiakas muuttuu nyt passiiviseksi ja kaikki sen nimissä tallennetut tiedot, kuten toimeksiannot ja kirjaukset, siirtyvät yhdistymisen kohteeksi valitun asiakkaan nimiin. Yhdistämisen yhteydessä passivoitu asiakas on aktivoitavissa uudestaan. Lue uudelleen aktivoinnista lisää seuraavasta luvusta. 3.3 Asiakkaan passivointi ja uudelleen aktivointi Käyttäjä voi päättää asiakkuuden Toiminnot painikkeesta > Passivoi asiakas -komennolla. Järjestelmä tarkastaa seuraavasti, mitä avointa/aktiivista asiakkaalla on: Avoimet / aktiiviset Avoimet aktiviteetit Avoimet fataljit Selitys Tavalliset avoimet aktiviteetit eivät estä päättämistä, vaan käyttäjä voi valita päättämisen yhteydessä, mitä niille tehdään: - Merkitään tehdyiksi - Poistetaan Toiminto on käytössä vain, jos muita estäviä syitä ei ole. Estää aina passivoinnin

41 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (40/145) Aktiiviset aliasiakkuudet Aktiiviset toimeksiannot Avoimet laskut Avoimet ennakkolaskut Asiakasvaratilit Irtain omaisuus Vain yritysasiakkailla. Estää passivoinnin vain, jos toimipisteen parametreissa määritelty estäväksi. Estää passivoinnin vain, jos toimipisteen parametreissa määritelty estäväksi. Laskut, joiden tila ei ole Maksettu tai Peruttu, estävät passivoinnin, jos toimipisteen parametreissa on niin määritetty. Ennakkolaskut, joiden tila on Maksettu estävät passivoinnin, jos toimipisteen parametreissa on niin määritetty. Jos asiakasvaroja on enemmän kuin 0,00, estävät ne passivoinnin, mikäli toimipisteen parametreissa on niin määritetty. Estää passivoinnin vain, jos toimipisteen parametreissa on niin määritelty. Asiakkaan passivointi -ikkunassa käyttäjä voi valita passivointisyyn. Passivointisyitä hallinnoidaan Asetuksissa. Valitsemalla OK asiakkaan tilaksi muuttuu Passiivinen ja asiakas saa passivointipäivän, joka on kuluva päivä. Lisäksi ohjelmisto tekee avoimet/aktiiviset-listan Toiminnallisuus-sarakkeen mukaiset toimenpiteet avoimille/aktiivisille tiedoille, kts. kuva alla. Asiakkaan passivointi ei poista asiakkaan tietoja kokonaan. Passivoidut asiakkaat jäävät edelleen järjestelmään ja niitä voi tarkastella näkymälistalta Passiiviset yritykset ja yhteisöt tai Passiiviset yksityishenkilöt. Yhteyshenkilön passivointi ei poista sillä yritykseen tai yhteisöön olevaa yhteyttä, vaan ainoastaan muuttaa henkilön tiedot harmaiksi eli passiivisiksi. Passivoidut asiakkaat eivät liioin oletuksena tule mukaan hakuihin. Mikäli passivoitua asiakasta halutaan etsiä nimellä, kirjoitetaan Etsi kenttään hakusana ja valitaan Näkymäksi Passiiviset yritykset ja yhteisöt/yksityishenkilöt. Näin ohjelmisto hakee tietoa hakusanalla vain passivoitujen asiakkaiden listalta.

42 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (41/145) Käyttäjä voi avata eli aktivoida passivoidun asiakkaan Toiminnot > Aktivoi-komennolla. Toiminto päivittää asiakkaan Aktiivinen-tilaan sekä poistaa passivointisyyn ja -päivän. Aktivoinnin jälkeen asiakasta voi hallinnoida normaaliin tapaan; liittää toimeksiantoihin osapuoleksi jne. 3.4 Asiakkaan poistaminen Käyttäjä voi poistaa asiakkaan valitsemalla poistettavan asiakkaan rivin ja valitsemalla Peruspainike riviltä Poista. Ohjelmisto antaa tällöin poiston vahvistusilmoituksen. Kun siihen valitaan OK, avautuu Asiakkaan poistaminen ikkuna. Poista komento poistaa asiakkaan tiedot ohjelmistosta kokonaan. Jos asiakkaaseen liittyy estäviä tietoja, sitä voi poistaa siirtämättä tietoja toiselle asiakkaalle. Käyttäjän tulee valita Siirretään asiakkaalle kenttään toinen asiakas, kts. kuva alla. Yritysasiakkaan tiedot voidaan siirtää myös yksityisasiakkaalle ja päinvastoin. Kun valitaan OK, ohjelmisto siirtää tiedot valitulle asiakkaalle ja poistaa alkuperäisen asiakkaan. Jos valitaan Peruuta, peruuntuu niin tietojen siirto asiakkaalta toiselle kuin asiakkaan poistaminenkin. Mikäli kaikkia tietoja ei ole mahdollista siirtää asiakkaalta toiselle, ohjelmisto ei poista valittua asiakasta, vaan ainoastaan passivoi sen.

43 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (42/145) 4 Toimeksiannot Toimeksiannot kansio on avattavissa: - Asiakkaan ikkunasta Toimeksiannot alakansiosta, jossa näkyvät kaikki kyseisen asiakkaan toimeksiannot - Työtehtävät tehtäväalueelta, jossa näkyvät kaikki ohjelmistoon tallennetut toimeksiannot - Toimeksiannot tehtäväalueelta, jossa näkyvät kaikki ohjelmistoon tallennetut toimeksiannot - Taloushallinto tehtäväalueelta, jossa näkyvät ne toimeksiannot, joissa on avoimia kirjauksia ts. jotka odottavat laskutusta. Oletuksena näkymiin listautuvat aktiiviset toimeksiannot. Vaihtamalla näkymäksi Päättyneet toimeksiannot saadaan listaus päätetyistä toimeksiannoista. 4.1 Toimeksiannon avauspyyntö Toimeksianto voidaan avata suoraan Toimeksiannot kansiosta tai käyttämällä Avauspyyntöä. Avauspyyntö ohjaa toimeksiannon perustamista ollen ns. työtila toimeksiannolle. Avauspyyntöä käyttämällä voidaan varmistua siitä, ettei yritys avaa turhia toimeksiantoja. Avauspyynnön ohjattu toiminto kysyy kaikki tarvittavat tiedot järjestyksessä. Avauspyyntö voidaan tallentaa vajailla tiedoilla ja sitä voidaan täydentää myöhemmin. Avauspyyntö myös mahdollistaa sen, että useampi käyttäjä voi täydentää avauspyynnön tietoja. Avauspyyntö koostuu yhdeksästä erillisestä ikkunasta: - Kuvaus - Perustiedot - Osapuolet - Laskutus - Tiimin jäsenet - Roolien hinnoittelu - Toimenpiteet - Tarkistukset - Muodosta toimeksianto Avauspyynnössä voi liikkua ikkunoissa taaksepäin Nuoli painikkeella, kts. kuva alla, ja eteenpäin Seuraavapainikkeella, kts. kuva alla. Jokaisesta ikkunasta löytyy Valmis painike, kts. kuva alla. Kun avauspyynnön pakolliset tiedot (Aihe, Toimeksiantaja, Saapumispäivä) on täydennetty, voidaan avauspyynnön täyttö keskeyttää ja jatkaa myöhemmin. Avauspyyntöön jo täydennetyt tiedot tallentuvat valitsemalla Valmis.

44 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (43/145) Virallinen toimeksianto voidaan luoda vasta, kun myös kaikki sinisellä merkityt tiedot (Tyyppi, Omistaja ja Vastuuhenkilö) on täydennetty. Toimeksianto luodaan viimeisessä ikkunassa ruksaamalla Luo toimeksianto kohta ja valitsemalla Valmis. Toimeksianto voidaan luoda myös suoraan avauspyyntöjen listalta valitsemalla Toiminnot > Luo toimeksianto. Toisaalta, jos toimeksiantoa ei voida ottaa vastaan ja se tulee poistaa, valitaan Toiminnot > Hylkää avoin avauspyyntö. Hylättyjä avauspyyntöjä voi tarkastella vaihtamalla näkymäksi Hylätyt avauspyynnöt. Kertaalleen hylätty avauspyyntö voidaan muuttaa aktiiviseksi valitsemalla Toiminnot > Palauta hylätty toimeksiantopyyntö. Avauspyynnön ikkunoiden sisällöt: Kuvaus ikkuna Aihe: toimeksiannon nimi, joka tulostuu laskulle. Kuvaus: tarkempi kuvaus toimeksiannosta sisäistä käyttöä varten. Ei tulostu laskulle. Perustiedot ikkuna (kts. kuva yllä) Toimeksiantaja: lisätään suurennuslasista. Voidaan lisätä joko uusi tai ohjelmistossa oleva asiakas. Yhteyshenkilö: toimeksiantajalle määritetty yhteyshenkilö. Saapumispäivä: oletuksena kuluva päivä. Päivä, jolloin toimeksianto on ns. tullut taloon. Kieli: toimeksiannon käsittelykieli. Valuutta: missä valuutassa toimeksiantoa käsitellään ja toimenpiteet kirjataan. Tyyppi: toimeksiannon tyyppi on annettava ennen kuin toimeksianto voidaan luoda. Tyyppilistaa hallinnoidaan Asetuksissa. Liiketoiminta-alue: ns. toimeksiantotyypin alaluokitus. Listaa hallinnoidaan Asetuksissa. Sisäinen: jos kyseessä on sisäinen toimeksianto, merkitään tähän ruksi. Tällöin toimeksiantoa ei voi laskuttaa.

45 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (44/145) Vastuutiedot: yrityksen omat vastuuhenkilöt toimeksiannossa, henkilöiden tulee olla käyttäjinä järjestelmässä. Omistaja ja Vastuuhenkilö on annettava ennen kuin toimeksianto voidaan luoda. Sisäpiiri: valinta suojaa toimeksiannon, niin että sen näkee vain valitut vastuuhenkilöt, sisäpiiriryhmään lisätyt käyttäjät, tiiminjäsenet sekä pääkäyttäjät. Sisäpiirirajauksesta kerrotaan tarkemmin luvussa 4.3 Sisäpiiritoimeksianto ja käyttöoikeuksien rajaus. Osapuolet ikkuna Lisätään toimeksiantoon liittyvät osapuolet ja määritellään, missä rooleissa he siinä ovat. Toimeksiantaja on listalla valmiina rooleissa Päämies ja Maksaja. Laskutus ikkuna Voidaan määrittää toimeksiannolle kustannuspaikka ja yleinen tuntihinta, joka ei ole käyttäjästä tai toimenpiteestä riippuvainen. Lisäksi voidaan määrittää toimeksianto verottomaksi. HUOM! Toimeksiannon verottomuutta tarvitaan erittäin harvoin. Sitä ei tarvitse käyttää ulkomaisten asiakkaiden tapauksessa, koska verollisuus on huomioitu automaattisesti kotimaan perusteella. Tiimin jäsenet ikkuna Voidaan määrittää työntekijät, jotka hoitavat kyseistä toimeksiantoa ja heidän toimeksiantokohtainen tuntihintansa. Toimeksiannolle edellisessä ikkunassa annettu tuntihinta kuitenkin mitätöi tiimihinnoittelun. Tiimihinnoittelua ei liioin tulisi käyttää yhdessä seuraavan ikkunan roolihinnoittelun kanssa. Hinnoittelusta kerrotaan tarkemmin luvussa 5.2 Rooli-, tiimi- ja käyttäjäkohtainen hinnoittelu. Roolien hinnoittelu ikkuna Määrittää toimeksiantoon roolipohjaiset tuntihinnat. Syötetyt roolihinnat voidaan tallentaa toimeksiantajan tietoihin, jolloin ne pätevät kaikkiin toimeksiantajan toimeksiantoihin. Tämä tehdään ruksaamalla kohta Tallenna roolit toimeksiantajalle. Roolihinnoittelua ei tulisi käyttää päällekkäin tiimihinnoittelun tai toimeksiannolle annetun tuntihinnan kanssa. Hinnoittelusta kerrotaan tarkemmin luvussa 5.2 Rooli-, tiimi- ja käyttäjäkohtainen hinnoittelu. Toimenpiteet ikkuna Jos toimeksiannon eteen on jo tehty laskutettavaa työtä, voidaan se kirjata avauspyynnölle. Toimenpiteelle tulee valita toimenpidetyyppi, kirjoittaa toimenpiteen teksti, tapahtumapäiväys, tekijä sekä merkitä tunnit. Tarkistukset ikkuna Tarkistukset ikkunassa on kaksi kohtaa; Esteellisyystarkistus ja Jääviyden tiedustelu. Esteellisyystarkistuksen myötä ohjelmisto varmistaa, ovatko kyseiseen avauspyyntöön valitut osapuolet olleet aiemmin liitettyinä toimeksiantoihin, ja jos ovat, missä roolissa. Jääviyden tiedustelussa ohjelmisto avaa esitäytetyn sähköpostiviestin, jossa näkyy toimeksiannon perustiedot. Lähettämällä se esimerkiksi osakkaille voidaan varmistaa, että kyseinen juttu voidaan ottaa vastaan. Muodosta toimeksianto ikkuna, kts. kuva alla Viimeisessä ikkunassa näkyvät avauspyynnön tiedot yhteenvetona. Kun Luo toimeksianto kohtaan laittaa ruksin ja valitsee Valmis, muodostaa ohjelmisto avauspyynnöstä virallisen toimeksiannon ja lukitsee avauspyynnön.

46 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (45/145) Kun avauspyynnöstä on muodostettu toimeksianto, avauspyyntö muuttuu tilaan Suljettu. Tällöin avauspyyntöön ei enää tehdä muutoksia, vaan kaikki muutokset tehdään suoraan toimeksiantoon. 4.2 Toimeksiannon avaaminen suoraan ja toimeksiannon tiedot Uusi toimeksianto luodaan Toimeksiannot kansiossa valitsemalla Uusi painike tai Avauspyynnön kautta (aiemmassa luvussa). Järjestelmä avaa tyhjän Toimeksianto ikkunan, johon syötetään toimeksiannon tiedot. Toimeksiannon alakansiot ja Muistiinpanot välilehti pysyvät passiivisina, kunnes toimeksianto tallennetaan. Tallennuksen yhteydessä toimeksianto saa automaattisesti toimeksiantonumeron, joita hallinnoidaan ohjelmiston Asetuksissa. HUOM! Toimeksiannon luomishetkellä kenttien sisältö ohjaa muutamia automaattisia prosesseja, kuten toimeksiannon numerointia sekä mahdollisia aktiviteetti- ja dokumenttimalleja. Tästä syystä kannattaa varmistaa ennen toimeksiannon tallentamista, että seuraavat tiedot ovat oikein: Toimeksiantotyyppi, Käsittelykieli ja Sisäinen-kenttä. Niiden muuttaminen myöhemmin ei enää käynnistä edellä mainittuja prosesseja. Toimeksiantajan valinta luo asiakirjakansion kyseisen asiakkaan alle. Mikäli toimeksiantajaa vaihdetaan myöhemmin, kansio tulee siirtää manuaalisesti uuteen paikkaan.

47 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (46/145) Yleinen-välilehti Toimeksiantaja: yritys tai henkilö, jolta toimeksianto on tullut. Toimeksiantonumero: ns. diaarinumero, numerosarja, joka yksilöi toimeksiannon. Toimeksiantonumerosarja määritellään Asetuksissa. Yhteyshenkilö: asiakkaan yhteyshenkilö kyseisessä toimeksiannossa. Jos asiakkaan tietoihin on määritetty pääyhteyshenkilö, tulee se näkyviin tähän. Toimeksiantokohtaisesti voi yhteyshenkilön määrittää Osapuolet alakansion kautta. Saapumispäivä: toimeksiannon saapumispäivä, mikä voi olla eri kuin avauspäivä. Avauspäivä: päivä, jolloin toimeksianto on avattu. Oletusarvoisesti aina kuluva päivä, mutta päivämäärää voi muuttaa. Toimipiste: toimipistetieto tulee oletuksena toimeksiannon avaavan käyttäjän tiedoista. Toimipistettä voidaan kuitenkin vaihtaa. Toimeksiantotyyppi: toimeksiannon luokittelutekijä. Toimeksiantotyypit määritellään ohjelmiston Asetuksissa. Toimeksiantotyyppi on yrityksen seurantaa varten, eikä näy ulospäin esim. laskulla. Liiketoiminta-alue: ns. lisäluokittelutekijä toimeksiantotyypin lisäksi. Valintalista määritellään Asetuksissa. Aihe: vapaamuotoinen kenttä, jossa toimeksiannolle kirjoitetaan mahdollisimman kuvaava aihe. Aihe kenttä näkyy myös laskutulosteessa. Suosittelemme sopimaan yritystasolla yhteisestä käytännöstä nimeämisten suhteen, jolloin tietojen haku ja tarkastelu on helpompaa. Omistaja: henkilö, esim. osakas, joka on viime kädessä vastuussa toimeksiannosta. Vastuuhenkilö: juristi, joka vastaa toimeksiannon hoitamisesta. Omistaja ja vastuuhenkilö voivat olla sama käyttäjä. Vastuuhenkilöä käytetään paljon raportointikriteerinä. Avustaja: toimeksiannon avustava juristi tai assistentti. Laskutusyhteyshenkilö: tieto tulee näkyviin laskulle, jotta asiakas tietää, keneen olla yhteydessä laskutusasioissa. Yrityksen yleinen laskutusyhteyshenkilö voidaan nimetä toimipisteen parametreissa tai valita jokaiseen toimeksiantoon erikseen. Myyjä: työntekijä, joka on tuonut jutun taloon. Käsittelykieli: kieli, jolla toimeksiantoa hoidetaan. Jos käsittelykieli on muu kuin suomi, tarkistaa ohjelmisto toimenpiteitä ja kuluja syötettäessä, onko niille kielikäännöksiä kyseisellä kielellä. Kielikäännökset määritellään Asetuksissa. Lisäksi laskujen pohjat tulostuvat käsittelykielellä. Jos valitusta käsittelykielestä ei ole olemassa laskupohjia, muodostaa ohjelmisto ne englanniksi. Valuutta: oletusvaluutta, jolla syötetään toimenpiteet toimeksiannolle. Yleensä kannattaa käyttää euroa, vaikka asiakas maksaisikin muussa valuutassa; lasku voidaan aina tulostaa eri valuutalla kuin millä toimenpiteet on ohjelmistoon kirjattu.

48 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (47/145) Toimeksiantopyyntö: jos toimeksianto on avattu avauspyynnöstä, on kentässä linkki alkuperäiseen avauspyyntöön. Sisäinen: jos kyseessä on sisäinen toimeksianto, merkitään tähän ruksi, joka estää toimeksiannon laskuttamisen. Tällaisia toimeksiantoja voidaan perustaa mm. koulutuksiin/seminaareihin kuluvan ajan seurantaa varten. Sisäpiiri: Sisäpiiri astuu voimaan, kun valitaan Toimeksianto ikkunassa Toiminnot > Sisäpiiri > Ota käyttöön. Mikäli toimeksianto on merkitty sisäpiiriksi, näkyy tässä ruksi. Lue sisäpiiristä lisää luvusta 4.3 Sisäpiiritoimeksianto ja käyttöoikeuksien rajaus. Oikeuspaikka: tietoa siitä, missä oikeuspaikassa toimeksianto on käsittelyssä, voidaan ylläpitää manuaalisesti. Oikeuspaikat määritellään Asetuksissa. Laskutus-välilehti Luottoraja: toimeksiannon maksajalle määritelty luottoraja, joka toimii informatiivisena tietona. Myyntitili: kirjanpidollinen tili, johon toimeksiannolle kirjatut toimenpiteet ja laskut oletuksena kirjautuvat. Kattohinta: käytetään esimerkiksi, jos asiakkaan kanssa on sovittu projektihinta. Asetuksissa toimipisteen parametreissa sekä toimeksiannon parametreissa voidaan määritellä, miten ohjelmisto ilmoittaa kattohinnan ylityksestä. Vaihtoehdot ovat: - Ei varoitusta: ohjelmisto ilmoittaa kattohinnan ylityksestä koelaskun hyväksymisvaiheessa ja ehdottaa kokonaismuutoksen tekoa. - Varoitus: ohjelmisto ilmoittaa toimenpidettä tallennettaessa: Toimeksiannon kattohinta on ,00. Tämän toimenpiteen tallennuksen jälkeen kattohinta ylittyy 50,00:lla. Haluatko jatkaa tallennusta? Jos kysymykseen vastaa Kyllä, toimenpiteen saa tallennettua, vaikka se ylittää kattohinnan. Jos kysymykseen vastaa Ei, pakottaa ohjelmisto muuttamaan toimenpiteen Yhteensä summaa. - Virhe: ohjelmisto antaa virheilmoituksen toimenpiteen tallennuksen yhteydessä: Toimeksiannon kattohinta on ,00. Tämän toimenpiteen hinta ylittää kattohinnan 50,00:lla. Kattohintaa ei voi ylittää. Ilmoituksessa on valittavana ainoastaan OK, minkä jälkeen ohjelmisto pakottaa muuttamaan toimenpiteen Yhteensä summaa. Kustannuspaikka: kustannuspaikka, johon toimeksiannolle kirjatut toimenpiteet kirjautuvat ja joka tulee näkyviin myös laskulle. Kustannuspaikkalistaa hallinnoidaan Asetuksissa. Kustannuspaikka voidaan määritellä Asetuksissa toimipisteen parametreissa pakolliseksi tiedoksi, jolloin uutta toimeksiantoa ei voi tallentaa täyttämättä kustannuspaikkatietoa. Poikkeava Alv-käsittely: oletuksena toimeksiannon verollisuus määräytyy asiakkaan Kotimaan mukaan. Poikkeavan Alv-käsittelyn myötä voidaan ylimäärittää Kotimaan mukainen verollisuus. Esimerkiksi kotimaisen asiakkaan toimeksiantoon, kun valitaan tähän Veroton, ohjelmisto muodostaa asiakkaan laskut ilman alv:ia. Päivähinta käytössä: kun Päivähinta käytössä kohta on ruksattu, mahdollistuu toimenpiteiden kirjaus päivähinnalla ja Päivähinta kohta aktivoituu. Vastaava määritys voidaan tehdä toimeksiannon parametreissa. Lue päivähinnasta lisää luvusta 5.3 Päivähintainen toimenpide.

49 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (48/145) Päivähinta: määritellään toimeksiantokohtainen päivähinta. Vastaava määritys voidaan tehdä toimeksiannon parametreissa. Lue päivähinnasta lisää luvusta 5.3 Päivähintainen toimenpide. Kuvaus: vapaa tekstikenttä, johon voidaan kirjoittaa tarkempi kuvaus toimeksiannosta. Kuvaus on sisäistä käyttöä varten eikä tulostu laskulle. Kuvaus-kenttää voidaan hyödyntää myös hakusanojen lisäämiseen Toimeksiannon alakansiot Yllä mainitut välilehdet sijaitsevat Tiedot alakansiossa, johon Toimeksianto-ikkuna aukeaa. Alla on kuvattu loput toimeksiannon alakansioista. Osapuolet-alakansio Listalla näkyvät kaikki osapuolet, jotka ovat toimeksiannossa mukana, sekä niiden roolit ja maksajien maksuosuudet. Uusia osapuolia saa lisättyä Uusi painikkeesta, kts. Osapuoli ikkunan tiedot kuvasta alla. Osapuolelle määritellyt roolit on merkitty sinisellä pallolla, poikkeuksena Maksaja (vihreä pallo) ja Vastapuoli (punainen pallo). Osapuolen voi poistaa punaisesta ruksista, ellei sille ole tehty laskuja. Tämä ei poista asiakasta kokonaan ohjelmistosta, vaan ainoastaan kyseisen toimeksiannon osapuolista. HUOM! Jos toimeksiantaja tulee vaihtaa, lisää se ensin osapuoleksi ja valitse tämän jälkeen Toiminnot > Aseta toimeksiantajaksi. Jos toimeksiannolle on lisätty asiakirjakansio, se säilyy fyysisessä kansiorakenteessa edellisen toimeksiantajan kansion sisällä, ellei sitä käy manuaalisesti muuttamassa. Osapuoli ikkunan tiedot:

50 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (49/145) Yleinen-välilehti Osapuoli: kentässä näkyy valittu osapuoli tai suurennuslasin avulla voidaan hakea uusi osapuoli. Osapuoli voi olla valmiiksi tallennettuna tai suurennuslasin kautta voidaan luoda kokonaan uusi asiakas. Asiakkaan viite: laskulle tulostuva, asiakkaan antama toimeksiannon viite. Pääyhteyshenkilö: asiakkaan yhteyshenkilö koskien ko. toimeksiantoa. Määritellään vain, mikäli poikkeaa Asiakkaan tiedoista. Laskutusyhteyshenkilö: asiakkaan yhteyshenkilö ko. toimeksiantoon liittyen. Määritellään vain, mikäli poikkeaa Asiakkaan tiedoista. Laskutusyhteyshenkilön nimi tulostuu laskulle. Postitusosoite: muu kuin laskutusosoite. Informatiivinen tieto koskien kyseistä toimeksiantoa. Laskutusosoite: toimeksiannon laskutusosoite. Määritellään vain, mikäli poikkeaa Asiakkaan tiedoista. Oikeusturvatiedot (täytetään vain, kun kyseessä on oikeusturvatapaus, HUOM! täytetään kaikki tiedot) Lue lisää luvusta 7.9 Oikeusturvatapausten laskuttaminen. Vakuutusyhtiö: vakuutusyhtiö, jolle oikeusturvalaskut lähetetään. Omavastuu bruttosummasta: jos kenttä on ruksattu, maksimi syötetään bruttona. Muuten syötetään maksimi nettona. Henkilöasiakkailla kenttä on aina ruksattuna eikä käyttäjä pääse sitä vaihtamaan. Tiedon voi muuttaa ainoastaan silloin, kun asiakas on yritys. Oikeusturvanumero: oikeusturvapäätöksen numero, joka näkyy vakuutusyhtiön laskun kansilehdellä. Omavastuuprosentti: omavastuun osuusprosentti. Maksimi: oikeusturvapäätöksessä annetun omavastuun maksimi. Yksityishenkilöillä maksimi annetaan aina bruttosummana, yrityksillä yleensä nettosummana. HUOM! Maksimi sisältää aina omavastuuosuuden. Minimi omavastuu: oikeusturvapäätöksessä annetun omavastuun minimieuromäärä. Laskutus parametrit (voidaan ylimäärittää asiakaskohtaisia tai Asetuksissa yritystasolla tehtyjä laskutuspoikkeusmäärityksiä osapuolelle kyseiseen toimeksiantoon) Valuutta: osapuolen valuutta toimeksiannossa, mikäli eroaa oletuksesta. Valuutta voi vaihdella maksajittain. Toimeksiantoa käsitellään toimeksiantajan valuutalla, mutta lasku tulostetaan maksajan valuutalla. Maksuehto: osapuolen maksuehto toimeksiannossa. Alennusprosentti: osapuolelle annettava alennusprosentti toimeksiannossa. Omavastuu-ennakkolasku kysely: jos Asetuksissa tätä ei ole laitettu oletukseksi ja tässä toimeksiannossa (jos se on oikeusturvatapaus) halutaan lähettää päämiehelle omavastuulasku, tulee tähän merkitä ruksi. Asiakkaan omavastuuennakkolasku lähetetään tällöin samaan aikaan kuin vakuutusyhtiön lasku. Tämän toiminnon avulla järjestelmä myös laskee valmiiksi summan, joka kuuluu jäädä asiakkaan maksettavaksi. Oikeusapu-välilehti Oikeusaputoimeksiannon ollessa kyseessä määritellään Oikeusapu välilehdelle Tuomioistuin- sekä Syyttäjän virasto tiedot. Tiimin jäsenet alakansio Toimeksiannolle voidaan määritellä tiimi, joka toimeksiantoa hoitaa. Tiimin jäsenille voidaan määrittää tuntihinta, joka on voimassa ainoastaan kyseisessä toimeksiannossa. Jos toimeksianto on määritetty sisäpiiriksi tai sen näkyvyys on rajattu tietylle käyttäjäryhmälle, toimeksianto näkyy myös tiimin jäsenille. Tiimin hinnoista lisää luvussa 5.2 Rooli-, tiimi- ja käyttäjäkohtainen hinnoittelu. Roolihinnoittelu alakansio Toimenpiteiden oletustuntihinta voidaan kiinnittää työntekijöiden rooleihin. Roolihinnat voidaan määrittää toimeksiantokohtaisesti Roolihinnoittelu alakansiossa. Roolihinnoittelusta lisää luvussa 5.2 Rooli-, tiimi- ja käyttäjäkohtainen hinnoittelu. Toimenpidetyypit alakansio Yksittäiselle toimeksiannolle voidaan määrittää siinä käytettävät toimenpidetyypit, kts. kuva alla. Ennen toimeksiantokohtaista toimenpidetyyppilistan laadintaa, toimenpidetyypit tulee tallentaa Asetuksiin. Kun

51 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (50/145) listaus toimeksiannolle on tehty, ohjelmisto tarjoaa oletuksena vain kyseisiä toimenpidetyyppejä toimenpiteitä kirjattaessa. Toimenpide ikkunassa on kuitenkin mahdollisuus vaihtaa toimenpidetyypiksi oletuslistan ulkopuolinen arvo. Toimenpidetyypeille voidaan antaa myös tuntihinta, joka on voimassa ainoastaan kyseisessä toimeksiannossa. Mikäli jotakin toimenpidetyyppiä käytetään pääsääntöisesti kyseisessä toimeksiannossa, se voidaan määrittää oletukseksi. Valitaan listalta tuo toimenpidetyyppi ja Toiminnot > Aseta oletukseksi. Saman määrityksen voi tehdä toimeksiannon parametreissa. Oletukseksi asetettu toimenpidetyyppi erottuu listalta vihreällä pallolla, kts. kuva alla. Toimenpidettä kirjattaessa käyttäjälle avautuu suoraan Toimenpide ikkuna, jossa oletustoimenpidetyyppi on valmiina. Toimenpide ikkunassa voi kuitenkin vaihtaa toimenpidetyyppiä. Oletuksen saa poistettua Toiminnot > Poista oletus. Sisäpiirirekisteri alakansio Sisäpiiri toimeksiannoissa voidaan määrittää Sisäpiirirekisteri niistä henkilöistä, jotka ovat jutussa osallisina. Sisäpiirirekisteriin kuuluva voi olla joko ohjelmiston käyttäjä tai ohjelmistoon tallennettu yksityishenkilö, kts. kuva alla. Henkilön lisäksi tulee täydentää Alkupäivä (sekä päivä että kellonaika), jolloin kyseinen henkilö on tullut osalliseksi sisäpiiritapaukseen. Oletuksena ohjelmisto tarjoaa Loppupäiväksi kuluvaa päivää, mutta tieto voidaan tyhjentää ja täydentää, kun lopetusajankohta on selvillä. Selite kenttä on vapaamuotoinen tekstikenttä, johon voidaan kirjoittaa lisäinfoa henkilön osallisuudesta tapaukseen. Lue lisää sisäpiiristä luvusta 4.3 Sisäpiiritoimeksianto ja käyttöoikeuksien rajaus. Toimenpiteet alakansio Kansio listaa kaikki toimeksiannolle kirjatut toimenpiteet ja mahdollistaa myös uusien toimenpiteiden kirjaamisen. Toimenpiteiden kirjaamisesta lisää luvussa 6.1 Toimenpiteen kirjaaminen ja tiedot. Kulut alakansio Kansiossa on listattuna kaikki toimeksiannolle kirjatut kulut ja siellä voidaan myös kirjata uusia kuluja. Kulujen kirjaamisesta lisää luvussa 6.2 Kulujen kirjaaminen ja tiedot.

52 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (51/145) Aktiviteetit alakansio Listalla näkyvät kaikki toimeksiannolle määritellyt tekemättömät aktiviteetit. Myös fataljit näkyvät tässä listassa, erottuen tavallisista aktiviteeteista punaisella pallolla. Historia alakansio Listalla näkyvät aktiviteetit, jotka ovat tilassa Valmis. Tuntikirjaukset alakansio Kansiossa on listattuna kaikki toimeksiantoon liittyvät tuntikirjaukset. Se mahdollistaa myös uusien tuntikirjausten tekemisen. Asiakirjat alakansio Toimeksiannon dokumenttien ja sähköpostien arkistointi. Kansioon voi raahata tai kopioida tiedostoja, kuten yleensäkin Windows-tiedostonhallinnassa. Tiedostoja voidaan liittää myös kuvattu luvussa Asiakirjan liittäminen. Koelaskut alakansio Listaa kaikki kyseisestä toimeksiannosta tehdyt koelaskut. Ketju-painikkeella. Toiminto Vedoslaskut-alakansio Listaa kaikki toimeksiannosta tehdyt vedoslaskut ja mahdollistaa myös uusien vedoslaskujen luonnin. Vedoslaskujen muodostamisesta lisää luvussa Vedoslaskun luominen ja tiedot. Laskut-alakansio Listaus kaikista normaalilaskuista, jotka toimeksiannosta on muodostettu. Listalla näkyvät sekä avoimet että asiakkaan jo maksamat laskut samoin myös perutut laskut. Ennakkolaskut-alakansio Listaus kaikista toimeksiantoon liitetyistä ennakkolaskuista. Listalla näkyvät sekä avoimet että jo maksetut sekä käytetyt ennakot. Hyvityslaskut-alakansio Listaus kaikista toimeksiannon laskuihin tehdyistä hyvityslaskuista. Tilitapahtumat alakansio Listaus kaikista toimeksiantoon liitetyistä asiakasvaratapahtumista. Pääsääntöisesti asiakasvaroja liitetään ainoastaan asiakkaaseen ja harvemmin asiakkaan tiettyyn toimeksiantoon. Tilitapahtumat alakansion kautta voi kirjata uusia asiakasvaratapahtumia Toimeksiannon parametrit Oletusparametrit määritellään Asetuksissa toimipiste- ja/tai käyttäjäkohtaisesti. Näitä parametreja voidaan ylimäärittää asiakaskohtaisesti. Toimipiste-, käyttäjä- ja asiakaskohtaisia parametreja voidaan ylimäärittää toimeksiantokohtaisesti valitsemalla Toimeksianto ikkunassa peruspainikeriviltä Parametrit kuvake kultainen jakoavain. Parametrit liittyvät pääsääntöisesti laskutukseen. Toimeksiantokohtaisesti voidaan määrittää mm. poikkeava laskutusjakso, tuntihinta, oletustoimenpidetyyppi, hinnoittelumalli tai yleiskulu. Jos parametri ikkunassa valitsee vasemmalta alhaalta Näytä kaikki tasot, näyttää ohjelmisto Yritys-, Yritys ja yhteisö/yksityishenkilö- ja Toimeksianto parametrit. eli

53 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (52/145) HUOM! Ainoastaan Toimeksianto sarakkeeseen voi tehdä muutoksia. Yritys sarakkeen muutokset tehdään Asetuksissa ja asiakaskohtaiset muutokset tehdään asiakkaan parametreissa. 4.3 Sisäpiiritoimeksianto ja käyttöoikeuksien rajaus Toimeksiantoja voidaan piilottaa osalta käyttäjistä merkitsemällä ne sisäpiiritoimeksiannoiksi tai määrittelemällä käyttäjäryhmä/-t, jotka pääsevät toimeksiannon tietoihin. Sisäpiiri Jotta sisäpiiritoimeksianto saadaan piilotettua siihen kuulumattomilta käyttäjiltä, tulee sisäpiiri määrittää käyttäjäryhmäksi. Pääkäyttäjä pääsee Asetuksissa perustamaan käyttäjäryhmän, jonka voi nimetä esim. Sisäpiiri. Mikäli Sisäpiiri käyttäjäryhmään ei valita yhtään käyttäjää, oletuksena vain pääkäyttäjät, tiimin jäsenet ja toimeksiannon vastuuhenkilöt näkevät kyseisen toimeksiannon. Mikäli tietyt käyttäjät saavat aina nähdä sisäpiiritoimeksiannot, kannattaa heidät lisätä Sisäpiiri käyttäjäryhmään Asetuksissa. Kun käyttäjäryhmä on perustettu ja mahdolliset käyttäjät lisätty siihen, määritellään käyttäjäryhmä Asetuksissa yrityksen parametreissa sisäpiirin käyttäjäryhmäksi. Toimeksianto saadaan merkittyä sisäpiiriksi valitsemalla Toimeksianto ikkunassa Toiminnot > Sisäpiiri > Ota käyttöön. Valinnan myötä toimeksiannon Yleinen välilehden Sisäpiiri kohtaan ilmestyy ruksi. Kun toimeksianto on määritetty sisäpiiriksi, se näkyy oletuksena vain Sisäpiiri käyttäjäryhmään kuuluville työntekijöille, pääkäyttäjille, tiimin jäsenille sekä toimeksiannon vastuuhenkilöille (Omistaja, Vastuuhenkilö, Avustaja, Laskutusyhteyshenkilö). Käyttöoikeus voidaan määritellä myös muille käyttäjäryhmille, lue aiheesta lisää seuraavasta kappaleesta. Sisäpiiritoimeksiannoissa määritellään Sisäpiirirekisteri alakansiossa ne henkilöt, jotka ovat osallisena kyseisessä toimeksiannossa. Lisättävä henkilö voi olla joko ohjelmiston käyttäjä tai ohjelmistoon tallennettu yksityishenkilö. Sisäpiirimäärityksen voi poistaa toimeksiannolta valitsemalla Toimeksianto ikkunassa Toiminnot > Sisäpiiri > Poista käytöstä. Valinnan myötä toimeksianto tulee näkyviin kaikille ohjelmiston käyttäjille. Käyttöoikeudet Oletuksena kaikki käyttäjät näkevät kaikki toimeksiannot, ellei niitä ole määritetty sisäpiiriin. Toimeksiantoja on kuitenkin mahdollisuus piilottaa käyttäjiltä käyttäjäryhmittäin. Jotta tämä onnistuu, pääkäyttäjän tulee perustaa tarvittavat käyttäjäryhmät Asetuksissa. Käyttäjäryhmät voidaan määritellä esimerkiksi roolien perusteella; osakkaat, asianajajat, avustavat lakimiehet, assistentit. Jokainen käyttäjä tulee Asetuksissa lisätä vähintään yhteen käyttäjäryhmään. Käyttäjä voidaan tarpeen tullen lisätä myös kaikkiin käyttäjäryhmiin. Kun käyttäjäryhmät on määritetty, voidaan toimeksiantoja suojata. Valitaan piilotettava toimeksiantoa ja Toiminnot > Käyttöoikeus, jolloin aukeaa alla oleva ikkuna. Kaikkien ryhmien edessä oleva pallo näkyy valkoisena. Tämä tarkoittaa, että mitään käyttäjäryhmä rajoituksia ei ole asetettu. Kun käyttäjäryhmän edessä olevaa palloa napsautetaan hiirellä, muuttuu se vihreäksi. Kun tarvittavat käyttäjäryhmät on merkitty vihreällä pallolla, valitaan ikkunassa OK. Tämän jälkeen vain kyseisiin käyttäjäryhmiin kuuluvat käyttäjät näkevät kyseisen toimeksiannon. HUOM! Lisäksi myös toimeksiannon vastuuhenkilöt, tiimin jäsenet sekä pääkäyttäjät näkevät kyseisen toimeksiannon, samalla tavoin kuin sisäpiiritoimeksiannoissa.

54 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (53/145) 4.4 Toimeksiannon päättäminen ja uudelleen aktivointi Toimeksianto päätetään Toimeksiannot kansiossa valitsemalla toimeksiantorivi aktiiviseksi ja valitsemalla Toiminnot > Päätä tai vaihtoehtoisesti suoraan Toimeksianto ikkunassa valitsemalla Toiminnot > Päätä. Toiminto avaa Toimeksiannon päättäminen ikkunan, kts. kuva alla, jossa käyttäjä voi valita päättämissyyn sekä arkistointinumerosarjan ja -tilan. Arkistointinumerosarja ja -tila ovat pakollisia, mikäli ne on asetettu pakollisiksi Asetuksissa toimipisteen parametreissa. Mikäli arkistointia ei ole määritetty pakolliseksi, voidaan jo päätetty toimeksianto arkistoida myöhemmin valitsemalla Toimeksianto ikkunassa Toiminnot > Arkistoi.

55 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (54/145) Avoimet / aktiiviset Aktiviteetit Fataljit Asiakasvaratilit Toimenpiteet Kulut Koelaskut Laskut Ennakkolaskut Selitys Käyttäjä voi valita päättämisen yhteydessä, mitä avoimille aktiviteeteille tehdään: - Merkitään tehdyiksi - Poistetaan Estää aina passivoinnin Avoimet asiakasvarat estävät aina päättämisen. Estää passivoinnin tai Merkitään ei laskutettavaksi. Valinta tehdään Asetuksissa toimipisteen parametreissa. Estää passivoinnin tai Merkitään ei laskutettavaksi. Valinta tehdään Asetuksissa toimipisteen parametreissa. Avoimille koelaskuille voidaan Asetuksissa toimipisteen parametreissa valita joku seuraavista vaihtoehdoista; Estävät päättämisen /Hylätään/Merkitään laskutetuiksi. Asetuksissa toimipisteen parametreissa voidaan valita; Estävät päättämisen/jätetään avoimeksi/merkitään maksetuksi. Avoimet ennakot estävät aina päättämisen. Yllä on kerrottu, miten aktiiviset/avoimet tiedot vaikuttavat toimeksiannon päättämiseen. Kun Toimeksiannon päättäminen -ikkunassa valitaan OK, tallentuu toimeksiannon tilaksi Päättynyt ja ohjelmisto merkitsee päättymispäiväksi kuluvan päivän. Lisäksi järjestelmä tekee avoimet/laskuttamattomatlistan toiminnallisuussarakkeen mukaiset toimenpiteet avoimille/laskuttamattomille tiedoille. Päätetty toimeksianto voidaan aktivoida uudestaan. Haetaan päätetty toimeksianto ja valitaan Toiminnot > Aktivoi. Tämän jälkeen toimeksiannolle voidaan tehdä muutoksia ja uusia kirjauksia normaaliin tapaan. Kun kyseinen toimeksianto päätetään uudestaan, saa se oletuksena saman arkistointinumeron kuin ensimmäisellä kerralla. 4.5 Toimeksiannon poistaminen Toimeksianto voidaan poistaa toimeksiantolistalta valitsemalla Poista painike. Ensin ohjelmisto antaa poiston vahvistusilmoituksen. Kun siihen valitaan OK, avautuu Toimeksiannon poistaminen ikkuna, kts. kuva alla. Poista komento poistaa toimeksiannon ohjelmistosta kokonaan. HUOM! Toimeksiannon poistamista ei suositella kuin silloin, jos kaksi henkilöä on avannut saman toimeksiannon tai se on jostain muusta syystä täysin tarpeeton. Muissa tapauksissa suosittelemme käyttämään toimeksiannon päättämistä.

56 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (55/145) Toimeksiannon poistaminen -ikkunassa on OK- ja Peruuta-painikkeet, jos toimeksiannon poistaminen on mahdollista. Muutoin siinä näkyy vain Sulje painike. Mikäli toimeksiannolla on poiston estäviä tietoja, mutta toimeksianto halutaan poistaa niistä huolimatta, voidaan tiedot joko poistaa tai siirtää toiselle toimeksiannolle. Esimerkiksi avoimet toimenpiteet, kulut, aktiviteetit ja fataljit voidaan siirtää kokonaan toiselle toimeksiannolle tai poistaa. Muut tiedot eivät ole siirrettävissä ja estävät aina toimeksiannon poiston. Mikäli poisto on estetty, voidaan toimeksianto päättää.

57 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (56/145) 5 Asiakkaan ja toimeksiannon hinnoittelu Asiakkaalle tai toimeksiannolle voidaan määrittää tuntihinnoittelu useilla eri tavoilla sekä käyttää asiakkaalle laadittavaa alennustaulukkoa. Lisäksi hintoja voidaan muuttaa koelaskutusvaiheessa kokonaismuutoksella. 5.1 Toimenpiteiden tunti- ja yksikköhinnoittelu Toimenpidetyypeille voidaan määrittää oletuksena tunti-, yksikkö- tai vakiohinta. Toimenpidetyyppien tuntihinnat ovat ns. heikoimmat. Ne on ylimääritettävissä käyttäjä-, asiakas- tai toimeksiantotasoilla. Yksikkö- tai vakiohintaisten toimenpidetyyppien hintoja ei voida ylimäärittää lainkaan. Toimenpidetyypin hinnoittelutiedot annetaan Asetuksissa, kts. kuva alla. Jos halutaan käyttää tuntihintaa, ei yksikköä tule ottaa käyttöön. Muita toimenpidetyyppien hinnoitteluparametreja ovat kiinteähintaisuus ja verottomuus. Kiinteähintaisuus estää toimenpiteeseen tehtävät kokonaismuutokset sekä alennukset. Verottomuus ylimäärittää asiakkaan verollisuuden. 5.2 Rooli-, tiimi- ja käyttäjäkohtainen hinnoittelu Toimenpidetyyppien oletustuntihinnat voidaan ylimäärittää ottamalla käyttöön rooli-, tiimi- tai käyttäjäkohtainen hinnoittelu.

58 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (57/145) Rooli- tai käyttäjäkohtaista hinnoittelua ei ole koskaan tarkoitus käyttää päällekkäin. Niistä jompikumpi otetaan käyttöön joko asiakkaan tai toimeksiannon parametreissa Hinnoittelumalli kohdassa, jossa valitaan rooli- tai käyttäjäkohtainen hinnoittelu. Roolihinnoittelu käyttää käyttäjän Asetuksissa määritettyä roolia yhdessä joko Asetusten roolituntihinnan, tai asiakkaan tai toimeksiannon roolituntihinnan kanssa (tässä järjestyksessä). Asiakas- ja toimeksiantokohtaiset roolituntihinnat määritetään asiakkaan tai toimeksiannon ikkunassa Roolihinnoittelu alakansiossa. Käyttäjäkohtaisen hinnoittelun ollessa käytössä tulee toimenpiteille oletustuntihinnaksi käyttäjän tietoihin Asetuksissa asetettu tuntihinta. Mikäli toimeksiannolle on määritetty tiimin jäsenet tuntihintoineen (Tiimin jäsenet -alakansio), käytetään toimenpiteillä tiimin jäsenille määritettyjä tuntihintoja. Jos toimeksiannon parametreissa on määritetty oletustuntihinta (Tuntihinta-kohta), ylimäärittelee se kaikki muut tuntihintamääritykset. Toimeksiantokohtainen tuntihinta on tuntihinnoista ns. vahvin. Myös asiakkaan parametreihin voidaan määrittää tuntihinta, joka vaikuttaa kaikkiin kyseisen asiakkaan toimeksiantoihin, joissa tämä on Toimeksiantaja. Kuitenkin toimeksiannolle määritettävä tuntihinta ylimäärittää asiakkaan parametreissa asetetun tuntihinnan. HUOM! Kaikissa edellä mainituissa tapauksissa voi tuntihintaa muuttaa manuaalisesti toimenpidettä kirjattaessa. 5.3 Päivähintainen toimenpide Ohjelmistoon on mahdollista syöttää päivähintaisia toimenpiteitä. Jotta päivähintaisten toimenpiteiden syöttö olisi mahdollista, Asetuksissa toimipisteen parametreissa tulee määrittää, montako tuntia päivässä on, kts. kuva alla. Lisäksi päivähintaisia toimenpiteitä varten tulee Asetuksissa luoda omat toimenpidetyypit, jotka ovat yksikköhintaisia. Toimenpidetyypille valitaan Yksiköksi pv. Toimenpidetyypille voidaan myös antaa Yksikköhinta sekä Lukumäärä. Jos lukumäärä on 1,00, on kyseinen toimenpidetyyppi oletuksena yhden päivän mittainen. Itse toimeksiannolle tulee ruksata kohta Päivähinta käytössä sekä antaa euromääräinen Päivähinta, kts. kuva alla. Tiedot löytyvät Laskutus välilehdeltä. Samat määritykset voidaan tehdä toimeksiannon parametreissa. Päivähinnan voi määrittää myös asiakkaan parametreissa. Tällöin päivähinta tulee oletuksena käyttöön kaikkiin toimeksiantoihin, joissa kyseinen asiakas on Toimeksiantajana.

59 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (58/145) Kun määritykset on tehty ja toimeksiannolle kirjataan päivähintaista toimenpidettä, ohjelma tarjoaa annettua päivähintaa, kts. kuva alla. Jos lukumääränä on 1, tulee tunneiksi näkyviin Asetuksissa määritetty tuntien määrä/pvä. 5.4 Alennus laskutuksen eri vaiheissa Alennusta voi antaa usealla tasolla: - Asiakaskohtaisesti - Toimeksiantokohtaisesti - Laskukohtaisesti.

60 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (59/145) Alennus eroaa kokonaismuutoksesta siten, että se näkyy laskulla omana rivinään. Toimipisteelle voidaan määrittää pysyvä alennusprosentti, joka koskee kaikkia asiakkaita. Tämä ei kuitenkaan ole yleensä kovin käytännöllistä. Samoin voidaan asiakkaan parametreissa ylimäärittää toimipisteen alennus ja antaa oma asiakaskohtainen alennus. Parametreissa annettava alennus on aina prosenteissa ja se lasketaan toimenpiteiden nettosummasta. Asiakkaalle voi myös määrittää pidempiaikaisen alennustaulukon, lue lisää seuraavasta luvusta. Toimeksiantokohtaisesti alennus voidaan määrittää prosentteina osapuolen tiedoissa (Toimeksianto ikkuna > Osapuolet-alakansio), jolloin se ylimäärittää muilla tasoilla annetut alennukset. HUOM! Jos asiakkaan alennustaulukko on käytössä, ei muita alennuksia ole tarkoitus käyttää. Laskukohtaisesti alennus tehdään koelaskulla Maksajat-alakansiossa valitsemalla maksajarivi ja Toiminnot tai hiiren oikealla > Alennus, jolloin aukeaa alla oleva ikkuna. Alennuksen voi antaa prosenteissa tai euroissa. Jos asiakkaalle on määritetty alennusprosentti (asiakkaan parametreissa tai osapuolen tiedoissa toimeksiannolla) tai alennustaulukko asiakkaan tiedoissa, näkyy alennus alla olevassa ikkunassa. Jos asiakkaalle on aiemmilla tasoilla määritetty alennus eikä sitä haluta antaa kyseiselle laskulle, voidaan alla olevasta Alennus ikkunasta merkitä alennus nollaksi. Tällöin kyseisestä koelaskusta tehtävälle laskulle ei tule alennusta mukaan. Alennus näkyy laskulla euroina termillä Alennus ja kohdistuu toimenpiteiden nettosummaan. Kiinteähintaisiin toimenpiteisiin tai kuluihin alennus ei vaikuta lainkaan, vaan vähentää ainoastaan muiden toimenpiteiden hintaa. Jos asiakkaalle on merkitty esim. 10 % alennusta ja laskulla on mukana ainoastaan kiinteähintaisia toimenpiteitä, ei laskuun tule alennusta lainkaan. 5.5 Alennustaulukko Sekä yritys- että yksityisasiakkaille voidaan määrittää alennustaulukko. Alennustaulukon tarkoitus on, että voidaan määrittää euromääräiset rajat, jonka jälkeen asiakkaalle annetaan tietty prosentuaalinen alennus. Alennustaulukko määritellään valitsemalla oikea asiakas ja Toiminnot > Määritä alennustaulukko, jolloin alla oleva ikkuna aukeaa.

61 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (60/145) Ikkunaan tulee valita ajanjakso, jonka mukaan alennustaulukko määräytyy. Vaihtoehdot ovat: Kuluva kvartaali; nollaantuu kvartaalin vaihtuessa Kuluva vuosi; nollaantuu vuoden vaihtuessa Kumulatiivinen 12 kk; laskennassa käytetään edellisen 12 kuukauden laskutusta Tämän jälkeen valitaan hiirellä taulukossa olevaa ylintä riviä ja merkitään yläraja sekä sen alennusprosentti. Ohjelmisto muodostaa ensimmäiselle riville automaattisesti alarajaksi 0,00 euroa. Mikäli portaita halutaan useampia, saadaan uusi rivi näkyviin valitsemalla näppäimistöltä Tab painike. Jokaiselle riville tulee täyttää vain yläraja ja alennusprosentti, sillä ohjelmisto lisää automaattisesti aina aiemman rivin ylärajan seuraavan rivin alarajaksi. Kun tarvittavat portaat on määritelty, valitaan OK, jolloin alennustaulukko tallentuu. Alennustaulukosta saa poistettu rivin valitsemalla sen (koko rivi muuttuu siniseksi) ja sen jälkeen näppäimistöltä Delete painike. Varmista tiedon poisto valitsemalla OK. Alennus näkyy sekä koelaskulla että normaalissa laskussa. Alennustaulukko huomioi asiakkaan kaikki toimeksiannot, joissa asiakas on osapuolena Maksaja roolissa. Alennus lasketaan laskun muodostusjärjestyksessä. Laskuja peruttaessa perutun laskun osuus vähennetään seuraavan muodostettavan laskun alennusta laskettaessa. Alennustaulukon saa poistettua valitsemalla asiakkaan ja Toiminnot > Määritä alennustaulukko. Alennustaulukko ikkunassa, kts. kuva yllä, on Poista painike vasemmassa alareunassa. Kun se valitaan, ohjelmisto varmistaa, haluatko varmasti poistaa taulukon. Valitse Kyllä. Alennustaulukon poistaminen ei vaikuta jo tehtyihin laskuihin. 5.6 Kokonaismuutos Kokonaismuutoksella ei muuteta tunteja tai tuntihintoja, vaan laskun toimenpiteiden kokonaisnettosummaa. Kokonaismuutos ei siten varsinaisesti näy laskulla. Kokonaismuutos on kätevä työkalu erikoistilanteissa ja yleensä vaihtoehto alennukselle. Tosin kokonaismuutoksella loppusummaa voidaan myös kasvattaa. Kuluja ei ole tarkoitus muuttaa, joten pelkkiä kuluja sisältävällä laskulla ei kokonaismuutosta pääse edes tekemään.

62 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (61/145) Kokonaismuutos tehdään aina koelaskulla ennen sen hyväksymistä, koska tämän jälkeen kokonaismuutosikkuna aukeaa vain lukutilassa. Kokonaismuutoksen voi tehdä kolmella tavalla, kertamuutoksena, tekijöittäin tai maksajittain Kokonaismuutos kertamuutoksena tai tekijöittäin Kokonaismuutos kertamuutoksena tai tekijöittäin tehdään koelaskun Toiminnot valikosta valitsemalla Tee kokonaismuutos, kts. kuva alla. Kokonaismuutos voidaan tehdä antamalla prosenttiluku tai vaihtoehtoisesti muuttamalla suoraan toimenpiteiden nettoloppusumma. Summaa voidaan kasvattaa tai vähentää. Kannattaa huomata, ettei kiinteähintaisia toimenpiteitä kulujen tapaan huomioida kokonaismuutoksessa. Kiinteähintaisia toimenpiteitä kannattaakin käyttää ainoastaan sellaisiin toimenpiteisiin, joiden summia ei haluta muuttaa missään tilanteessa. Muutettavissa oleva summa sisältää kaikki muut toimenpiteet ja näkyy Koelaskun kokonaismuutos ikkunassa, kts. kuva alla, ylhäällä otsikolla toimenpiteiden nettosumma. HUOM! Kiinteähintaisiin toimenpiteisiin ei pidä sekoittaa vakiohintaisia toimenpiteitä, jotka ovat mukana kokonaismuutossummassa.

63 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (62/145) Kun oikea muutosprosentti tai toimenpiteiden nettosumma on annettu, valitaan alhaalta vasemmalta Laske, jolloin ohjelmisto laskee koelaskulle uudet summat. Koelaskun kokonaismuutos ikkunassa näkyvät sekä alkuperäiset että muutetut summat. Toiminnolla Kumoa saadaan koelaskulle takaisin alkuperäiset summat. Kun tarvittavat muutokset on tehty, valitaan OK, jolloin Koelaskun kokonaismuutos ikkuna sulkeutuu ja muutokset tallentuvat koelaskulle. Koelaskun tilaksi tulee Kokonaismuutos. Koelaskun kokonaismuutos ikkunassa Kokonaismuutos tekijöittäin välilehdellä (kts. kuva alla) on eriteltynä eri käyttäjille kirjatut toimenpiteet, jolloin käyttäjäkohtaista toimenpiteiden nettoloppusummaa pääsee muuttamaan ylös- tai alaspäin. Täälläkään eivät kiinteähintaiset toimenpiteet ole mukana. Eri käyttäjien nettosummia voi muuttaa vapaasti toisistaan riippumatta. Kokonaismuutos jakautuu kyseisen tekijän toimenpiteisiin prosentuaalisesti.

64 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (63/145) Kokonaismuutos maksajittain Maksajittain kokonaismuutos tehdään koelaskun Maksajat alakansiossa valitsemalla maksajan rivi ja Toiminnot > Tee kokonaismuutos maksajittain. Maksajittain kokonaismuutosta käytetään vain, jos maksajia on useampia. Muutos tehdään aina valitulle maksajalle alaspäin, jolloin alennettu summa siirtyy maksettavaksi toiselle maksajalle tai maksajille tasaisesti. Kokonaismuutos maksajittain tehdään aina toimenpiteiden nettosummaan EI-tekijäkohtaisesti. Kun nettosummaa on vaihdettu, valitaan Laske, jolloin ohjelmisto laskee uudet summat maksajien välille. Tämän jälkeen valitaan OK, jolloin kokonaismuutos tallentuu. Jos ikkunassa valitaan Kumoa, poistuu tehty kokonaismuutos koelaskulta.

65 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (64/145) Kun laskulle on tehty kokonaismuutos, sen laskutuskautta tai tulostusjärjestystä ei voida enää muuttaa. Mikäli niihin halutaan tehdä muutoksia, avataan Kokonaismuutos ikkuna sekä valitaan Kumoa ja OK. Tämän jälkeen voidaan tehdä muutoksia laskutuskauteen tai tulostusjärjestykseen. Kun tarvittavat muutokset on tehty, käydään tekemässä kokonaismuutos uudestaan. Määritelty kokonaismuutos vaikuttaa prosentuaalisesti saman verran kaikkiin koelaskulla oleviin toimenpiteisiin. Kokonaismuutosta tehtäessä vanha summa jää järjestelmän muistiin ja tehdyt muutokset voidaan aina kumota, kunhan koelasku palautetaan tarkastettuun tai aiempaan tilaan. Erityyppisiä kokonaismuutoksia voidaan yhdistellä vapaasti keskenään. Niiden kanssa voidaan myös yhdistää joko alennustaulukko tai vaihtoehtoisesti osapuoli- ja maksajakohtaisen alennuksia. Kuitenkin, jos toimeksiannolle on määritelty tuntihinta, kokonaismuutoksen tekemisestä seuraa alla oleva huomautus.

66 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (65/145) 6 Toimenpiteiden ja kulujen käsittely Alla olevissa luvuissa on kuvattu toimenpiteiden ja kulujen sisältämät tiedot sekä syöttötavat. 6.1 Toimenpiteen kirjaaminen ja tiedot Toimenpiteitä voidaan kirjata: - Toimenpiteet kansiossa, Työtehtävät-, Toimeksiannot- ja Taloushallinto tehtäväalueilla - Toimeksianto ikkunassa Toimenpiteet-alakansiossa - Kalenterin kautta Toimenpidettä kirjattaessa tulee valita toimenpidetyyppi. Tästä syystä muualla kuin kalenterissa toimenpidettä luotaessa aukeaa ensin toimenpidetyypin valintalista. Toimipiste- ja toimeksiantokohtaisesti voidaan asettaa oletustoimenpidetyyppi, jolloin toimenpidetyypin valintaikkunaa ei tule. Uuden toimenpiteen tyyppi on silloin aina oletuksen mukainen, mutta tyyppiä voidaan vaihtaa toimenpiteen ikkunassa. Toimenpidetyypit määritellään ohjelmiston Asetuksissa (Asetukset > Mallipohjat > Toimenpidetyypit) ja ne kannattaa suunnitella yrityksen oman toiminnan mukaan. Lisää toimenpidetyyppien määrittämisestä Asetusten ohjeessa. Kun toimenpidetyyppi on valittu, avautuu toimenpiteen kirjausikkuna, kts. kuva alla. Yleinen välilehti: Toimeksianto: toimeksianto alustuu, jos toimenpide luodaan toimeksiannon kautta. Jos se puuttuu, tulee hakea toimeksianto, johon toimenpide kirjataan.

67 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (66/145) Asiakas: asiakasta ei tarvitse valita, vaan se tulee automaattisesti toimeksiannon perusteella. Tapahtumapäivä: päivämäärä, jolle toimenpide kirjataan. Oletuksena aina kuluva päivä. Päivämäärän voi myös vaihtaa. Päiväys tulee näkyviin laskun erittelyyn. Tekijä: toimenpiteen tekijä. Oletuksena sen hetkinen käyttäjä, mutta tekijän voi myös vaihtaa. Tekijän saa näkyviin laskun erittelyyn. Toimenpide: toimenpiteen selite, joka näkyy laskun erittelysivulla. Selitteeseen kopioituu toimenpidetyypin teksti. Selitettä voi muuttaa, jatkaa tai poistaa ja kirjoittaa kokonaan uusiksi. Tuntihinta: toimenpiteen tuntihinta (netto).tämä voi vaihtoehtoisesti olla nimellä yksikköhinta tai vakiohintaisen toimenpiteen tapauksessa, kenttä on passiivisena. Laskutettavat tunnit: laskutettavat tunnit. Ohjelmisto laskee Yhteensä summan tuntihinnan ja laskutettavien tuntien perusteella. Tämän korvaa yksikköjen lukumäärä, jos kyseessä on yksikköhintainen toimenpide. Kenttä on passiivinen ja jää tyhjäksi, jos kyseessä on vakiohintainen toimenpide. Kenttä on harmaana myös sisäisissä toimeksiannoissa. Laskutettavat tunnit on tulostettavissa laskun erittelysivulle. Tehdyt tunnit: oletuksena sama kuin laskutettavat tunnit. Jos tehtyjä tunteja muuttaa, eivät laskutettavat tunnit muutu. Tehdyt tunnit ovat sisäistä seurantaa varten eivätkä tulostu laskulle. Yhteensä: näyttää laskutettavan nettosumman, joka muodostuu tuntihinnasta ja laskutettavista tunneista. Yhteensä-summaa voi kuitenkin muuttaa. Sisäisissä toimeksiannoissa Yhteensä-kenttä pysyy nollana. Toimenpidetyyppi: näyttää valitun toimenpidetyypin. Toimenpidetyypin voi vaihtaa vielä toimenpiteen syöttövaiheessa Myyntitili: kirjanpidollinen myyntitili, johon toimenpide kirjautuu. Jos toimeksiannolle on merkitty kirjanpidollinen myyntitili, on se automaattisesti näkyvissä Toimenpide-ikkunassa Osaamisalue: vaadittava osaamisalue. Tämän kentän voi asettaa pakolliseksi toimipisteen parametreissa, ohjelmiston Asetuksissa Kustannuspaikka: kustannuspaikka, johon toimenpide kirjautuu. Jos toimeksiannolle on merkitty kustannuspaikka, se kopioituu toimenpiteelle. Jos tekijälle on Asetuksissa määritetty oma kustannuspaikka, se kopioituu syötettävälle toimenpiteelle toimeksiannon kustannuspaikan sijaan. Tekijän kustannuspaikka voittaa siis toimeksiannon kustannuspaikan. Usein raportoinnissa käytetään toimeksiannon kustannuspaikkaa, joten ei haittaa, vaikka toimenpiteellä olisikin väärä kustannuspaikka.

68 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (67/145) Laskutustiedot välilehti, kts. kuva yllä: Veroton: veroton-ruksia ei käyttäjä pysty valitsemaan. Kohta ruksataan automaattisesti, jos toimenpiteen Alv-kanta on Veroton. Kiinteähintainen: Mikäli kohta on valittu, laskulle mahdollisesti annetut alennukset tai kokonaismuutokset eivät vaikuta ko. toimenpiteen hintaan. Alv-kanta: toimenpiteelle on mahdollista määritellä poikkeava alv-kanta, mikäli Asetuksissa (toimipisteen parametreissa) on valittuna kohta Toimenpiteiden laskutus > Toimenpiteen alv-kanta valittavissa. Lisätiedot: toimenpiteelle voidaan kirjoittaa lisätietoja. Jos Lisätiedot laskulle kohta ruksataan, tulostuu teksti laskulle. Lisätiedot laskulle: mikäli halutaan, että Lisätiedot kentän teksti tulostuu laskulle, valitaan tämä kohta. Kentän teksti tulostuu laskulle heti Toimenpide kentän tekstin alle. Tarkastuspäivä: kun toimenpide merkitään koelaskulla tarkastetuksi, päivittyy tämä päivä automaattisesti. Tarkastaja: kun toimenpide merkitään koelaskulla tarkastetuksi, päivittyy tähän tarkastajan nimi. Kun kaikki tarvittavat tiedot on syötetty, valitaan Tallenna, Tallenna ja sulje, Tallenna ja uusi tai Tallenna ja käytä pohjana -painiketta. Tallenna-painike tallentaa toimenpiteen ja jättää Toimenpide ikkunan auki. Tallenna ja sulje painike tallentaa toimenpiteen ja sulkee sen ikkunan. Tallenna ja uusi -valinta tallentaa syötetyn toimenpiteen, sulkee sen ikkunan sekä alustaa uuden toimenpiteen luonnin avaamalla toimenpidetyyppilistan. Tyypin valinnan jälkeen uuteen Toimenpide-ikkunaan siirtyvät edellisestä toimenpiteestä tekijä ja päiväys. Muut tiedot alustuvat normaalisti. Tallenna ja käytä pohjana valinta tallentaa syötetyn toimenpiteen ja sulkee sen ikkunan. Samalla ohjelmisto avaa uuden Toimenpide ikkunan, jossa on sama toimenpidetyyppi, toimeksianto, päiväys, tekijä ja toimenpiteen teksti Toimenpiteen syöttö Toimenpiteet kansion kautta Sekä Työtehtävät-, Toimeksiannot-, että Taloushallinto tehtäväalueilta löytyy Toimenpiteet kansio. Näkymästä valitaan Uusi painike, jolloin toimenpidetyypin valintaikkuna aukeaa (mikäli oletustoimenpidetyyppiä ei ole määritetty). Toimenpiteelle tulee valita toimeksianto, johon toimenpide kohdistuu. Lisäksi tulee tarvittaessa muuttaa päiväystä, tekijää, tekstiä, hintoja ja tunteja. Kun tarvittavat muutokset ja lisäykset on tehty, tallennetaan toimenpide. Toimenpide kansioissa toimenpidekirjaukset näkyvät kootusti toimeksiannosta riippumatta Toimenpiteen syöttö toimeksiannon kautta Toimenpiteitä voi lisätä suoraan Toimeksianto listanäkymästä. Valitaan oikea toimeksiantorivi ja peruspainikeriviltä Lisää toimenpide pikapainike, kts. kuva alla. Listalta voidaan lisätä uusia toimenpiteitä myös valitsemalla Toiminnot > Lisää toimenpide.

69 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (68/145) Kun halutaan tarkastella tietylle toimeksiannolle jo kirjattuja toimenpiteitä samalla, kun niitä luodaan lisää, kannattaa avata toimeksiantoikkuna. Toimeksianto ikkunasta toimenpiteen voi kirjata peruspainikeriviltä, kts. kuva alla, tai Toimenpiteet-alakansiosta. Toimenpiteet alakansiossa toimenpide lisätään valitsemalla Uusi, kts. kuva alla. Toimeksiannon kautta toimenpidettä syötettäessä toimenpiteelle alustuvat valmiiksi tiedot toimeksiannosta ja asiakkaasta. Toimeksianto tieto on kuitenkin vaihdettavissa Toimenpide ikkunassa Toimenpiteen syöttö kalenterin kautta Mikäli yrityksessä käytetään kalenteria tuntikirjausten tai fataljien lisäämiseen, on kalenteri kätevä tapa luoda myös toimenpiteitä. Tällöin syntyy aina samalla kalenterissa tuntikirjaus ja Fataljit-kalenterissa fataljityyppinen aktiviteetti. Kalenterista valitaan toimenpiteen alkamisaika ja kirjoitetaan selite aktiiviseen varaukseen. Kestoa voidaan muokata venyttämällä varausta hiiren avulla. Kalenterivaraukselle tulee vielä valita toimeksianto ja toimenpidetyyppi. Valitse ne joko vedä ja pudota toiminnolla kalenterinäkymän oikean reunan listasta tai avaa kalenterivaraus ja lisää ikkunassa toimeksianto ja toimenpidetyyppi. Kun toimeksianto ja toimenpidetyyppi on lisätty kalenterivaraukselle, voidaan siitä muodostaa toimenpide. Kalenterista suoraan voidaan valita tuntikirjauksen päällä hiiren oikealla > Tee toimenpide. Jos kalenterikirjauksen ikkuna on auki, valitaan Toiminnot > Tee toimenpide. Asetuksissa, toimipisteen parametreissa, on myös mahdollista määrittää, että ohjelmisto tekee kalenterikirjauksesta automaattisesti toimenpiteen, kun siihen on lisätty toimeksianto ja toimenpidetyyppi. Toimenpiteiden lisäämisestä kalenterien kautta on kuvattu tarkemmin luvuissa Toimenpiteet kalenterissa sekä 2.4 Fataljit. 6.2 Kulujen kirjaaminen ja tiedot Kuluja voidaan kirjata: - Toimeksianto ikkunassa Kulut alakansiosta - Taloushallinto > Kulut-kansiosta Kuluja lisätään valitsemalla Uusi painikkeesta, jonka jälkeen avautuu lista kulutyypeistä samalla tavoin kuin toimenpiteissäkin. Kululistat määritellään Asetuksissa ja ne voidaan tehdä yrityskohtaisesti. Kun listalta valitaan oikea kulutyyppi, aukeaa Kulu ikkuna, kts. kuva alla. Kulu ikkunassa on valmiina Toimeksianto- ja Toimeksiantaja tiedot, jos kulu kirjataan toimeksiannon kautta. Jos kulu kirjataan Taloushallinto tehtäväalueelta, tulee toimeksianto hakea erikseen. Toimeksiantaja tieto alustuu valitun toimeksiannon mukaisesti. Kirjauspäivänä on oletuksena kuluva päivä, mutta sen voi muuttaa. Kirjaajana on oletuksena kulun syöttäjä, mutta senkin voi muuttaa.

70 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (69/145) Oletuksena kulu laskutetaan asiakkaalta asiakkaan verollisuuden mukaan. Mikäli kulu halutaan laskuttaa asiakkaalta ostoalv:n mukaisesti, ruksataan kohta Läpilaskutus. Tällöin ohjelmisto laskuttaa kulun ostotietojen mukaisesti. HUOM! Mikäli kulu halutaan laskuttaa asiakkaalta verottomana, tulee Veroton kohta ruksata. Jos Veroton tietoa ei ole ruksattu, ohjelmisto lisää kululle alv 23 % (jos asiakas on kotimainen eikä Läpilaskutusta ole valittu). Kun kulun tiedot on syötetty, valitaan Tallenna, Tallenna ja sulje, Tallenna ja uusi tai Tallenna ja käytä pohjana -painiketta. Yleinen välilehti: Toimeksianto: toimeksianto, johon kulu kohdistuu. Mikäli kulu kirjataan toimeksiannon kautta, on toimeksiantotieto valmiina. Toimeksiantaja: toimeksiantaja alustuu valitun toimeksiannon perusteella. Kirjauspäivä: päivä, jolle kulu kohdistuu. Oletuksena kuluva päivä. Päivää voidaan myös vaihtaa Kirjaaja: oletuksena kulun kirjaaja. Kirjaaja voidaan vaihtaa. Kulu: vapaa tekstikenttä. Teksti tulostuu laskulle. Oletuksena ohjelmisto tarjoaa kulutyypin tekstiä. Lukumäärä: kulun lukumäärä. Oletus voidaan määrittää Asetuksissa kulutyypin tiedoissa. Yksikkö: yksikön selite, esim. kpl. Brutto-ostohinta: kulun bruttohinta. Yksikköhinta: kulun laskutuksen yksikköhinta. Alv-kanta: alv-kanta, jolla kulu on ostettu. Valittu alv-kanta ei vaikuta laskutukseen, jollei Läpilaskutus kohdassa ole ruksia. Ilman kyseistä ruksia veloittuu kulu oletuksena asiakkaan verollisuuden mukaan. Nettomyyntihinta: nettohinta, jonka mukaan kulu menee laskulle. Nettomyyntihinta lasketaan lukumäärän ja yksikköhinnan perusteella. Nettomyyntihinta tieto on kuitenkin muokattavissa vapaasti, riippumatta siitä, mitä lukumääräksi ja yksikköhinnaksi on merkitty. Netto-ostohinta: kulun nettihinta ostettaessa.

71 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (70/145) Veroton: mikäli halutaan, että kulu menee verottomana laskulle, tulee tämä kohta aina ruksata. Jos alvkantana on 0 % tai Veroton, mutta Veroton kohtaa ei ole ruksattu, lisää ohjelmisto laskulla kululle alv 23 % (kotimaisen asiakkaan ollessa kyseessä) Ostohinnan syöttötapa: voidaan valita kirjataanko ostotiedot bruttona vai nettona. Läpilaskutus: mikäli Läpilaskutus kohta on ruksattu, lisää ohjelmisto laskulla kululle ostotietoihin määritellyt alv-kannan. Näin kulu tulee laskutettua asiakkaalta sen todellisen ostohinnan mukaisesti. Kulutyyppi: kentässä näkyy valittu kulutyyppi. Tyyppiä voi vaihtaa vielä kulua kirjattaessa. Kassatili: kululle voidaan määrittää kirjanpidollinen kassatili, josta kulu on alunperin maksettu. Kassatili voidaan tallentaa Asetuksissa kulutyypin tietoihin. Kustannuspaikka: tieto tulee oletuksena toimeksiannon tai käyttäjän tiedoista. Laskutustiedot välilehti: Kirjanpitotili: kululle voidaan määrittää kirjandollinen tili kulukohtaisesti tai se voidaan kiinnittää kulutyyppiin Asetuksissa. Tarkastuspäivä: kun kulu merkitään koelaskulla tarkastetuksi, päivittyy tämä päivä automaattisesti. Tarkastaja: kun kulu merkitään koelaskulla tarkastetuksi, päivittyy tähän tarkastajan nimi. 6.3 Toimenpiteen tai kulun kopiointi Toimenpiteitä ja kuluja voidaan kopioida toimeksiannolta toisella. Kopioinnin voi tehdä sekä avoimille, koelaskulla oleville että jo laskutetuille toimenpiteille ja kuluille. Kopiointi voidaan tehdä yksittäisille kirjauksille tai useammalle kirjaukselle kerrallaan. Valitaan kopioitavat rivit aktiivisiksi ja Toiminnot > Kopioi toimenpide/kulu. Ohjelmisto avaa alla olevan Kopioi toimenpide/kulu ikkunan. Ikkunassa näkyy lista kirjauksista, jotka on valittu kopioitaviksi. Toimeksianto kohtaan valitaan se toimeksianto, jolle kirjaukset halutaan kopioida. Kun kenttään on haettu oikea toimeksianto, valitaan OK. Mikäli kirjaukset ovat tilassa Laskutettu tai Koelaskulla, muuttuu niiden tilaksi Avoin siirrettävän toimeksiannon alle. Toimenpiteitä voidaan kopioida myös samaan toimeksiantoon.

72 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (71/145) Kun kirjaukset ovat kopioituneet toimeksiannolta toiselle, aukeaa kopioitujen kirjausten Yhteenveto ikkuna. Mikäli kopioitumisessa tapahtui jotain ongelmia, niistä kerrotaan yhteenvetoikkunassa. Ikkuna on pelkästään informatiivinen ja se voidaan vain hyväksyä OK:lla. Toimenpiteet kopioituvat identtisine tietoineen toimeksiannolta toiselle muutamia kenttiä lukuunottamatta. Tuntihinnan ohjelma tarkastaa uudestaan. Tällöin myös Yhteensä-hinta saattaa muuttua. Myyntitili ja Kustannuspaikka tulevat aina toimenpidetyypiltä tai toimeksiannolta. Kulu kopioituu identtisine tietoineen. Asiakas ja toimeksianto luonnollisesti päivittyvät molemmissa tapauksissa. 6.4 Toimenpiteen ja kulun siirtäminen Avoimia, koelaskulla ja tarkastettu tilassa olevia toimenpiteitä ja kuluja voidaan siirtää yksittäin tai useampia kerrallaan toiseen toimeksiantoon valitsemalla siirrettävät rivit aktiivisiksi ja valitsemalla Toiminnot > Siirrä toimenpide/kulu. Ohjelmisto avaa alla olevan Siirrä toimenpide/kulu ikkunan, jossa valitaan kohdetoimeksianto.

73 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (72/145) Kun Toimeksianto kohtaan on valittu se toimeksianto, johon kirjaukset halutaan siirtää, valitaan OK. Tämän jälkeen aukea Yhteenveto ikkuna, kuten kirjauksia kopioidessakin. Yhteenveto ikkunasta selviää, onko siirto onnistunut. Toimenpide siirtyy identtisine tietoineen toimeksiannolta toiselle muutamia kenttiä lukuunottamatta. Myyntitili tulee aina toimeksiannolta. Tuntihinnan ohjelmisto tarkastaa ja laskee uudestaan. Tällöin myös Yhteensä-hinta saattaa muuttua. Jos kuitenkin laskutettavat tunnit on tyhjä, siirtyy Yhteensä-hinta sellaisenaan. Kulu siirtyy identtisine tietoineen. Asiakas ja toimeksianto päivittyvät molemmissa tapauksissa. 6.5 Toimenpiteiden ja kulujen merkitseminen Ei-laskutettaviksi Avoimia, koelaskulla tai tarkastettu tilassa olevia toimenpiteitä ja kuluja voidaan merkitä yksittäin tai useampi kerrallaan tilaan Ei laskuteta. Valitaan yksi tai useampi rivi ja Toiminnot > Ei laskuteta. Tällöin kirjausten Yhteensä summa muuttuu nollaksi ja passiiviseksi. Näin toimeksiannosta voidaan muodostaa lasku ilman, että kyseiset kirjaukset tulevat laskulle mukaan. Mikäli kirjaukset, jotka merkitään Ei-laskutettaviksi, ovat koelaskulla, poistuvat ne kyseiseltä koelaskulta. Kirjaukset siirtyvät koelaskulta toimeksiannon alle tilaan Ei laskuteta. Ei laskuteta tilaiset kirjaukset saadaan takaisin aktiivisiksi valitsemalla Toiminnot > Palauta toimenpide/kulu laskutettavaksi, kts. kuva alla. Tämän toiminnon myötä Yhteensä summa palautuu alkuperäiseksi sekä aktivoituu. Nyt kirjaus poimiutuu mukaan seuraavaan toimeksiannosta tehtävään laskuun.

74 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (73/145) 7 Taloushallinto Laskutusta ja suoritusten kirjausta voidaan hallinnoida Taloushallinto tehtäväalueella. Tehtäväalueelta löytyy myös varainhallinta, joka sisältää asiakasvarojen ja irtaimen omaisuuden hallinnan sekä taloushallinnon raportoinnin. Seuraavissa luvuissa on kerrottu lisää laskutuksesta ja suorituksista. 7.1 Laskutettavat toimeksiannot Taloushallinto tehtäväalueella näkyy Laskutettavat toimeksiannot kansiossa sellaiset toimeksiannot, joissa on avoimia toimenpiteitä ja/tai kuluja. Laskutettavat toimeksiannot näkymän oikeassa alareunassa näkyvät palkkioiden ja kulujen yhteissummat, kts. kuva alla, joista on helppo seurata, paljonko yrityksellä on laskuttamatonta työtä tehtynä. On suositeltavaa, että koelaskut muodostetaan tämän näkymän kautta, mikäli niitä muodostetaan massana. Koelaskuista kerrotaan seuraavassa luvussa 7.2 Koelaskutus. Näkymävalintaa vaihtamalla voidaan seurata esimerkiksi omia laskutettavia toimeksiantoja tai kaikkia laskuttamattomia toimeksiantoja. Omiin laskutettaviin toimeksiantoihin listautuu sellaiset toimeksiannot, joissa käyttäjä on jossakin vastuuroolissa. Lisäksi listaa voidaan tarkastella esimerkiksi toimeksiantotyypin tai avauspäivän mukaan. 7.2 Koelaskutus Normaalilaskun muodostusta edeltää koelaskutusvaihe. Koelaskuprosessissa on 3 vaihetta, jonka jälkeen koelaskusta voidaan muodostaa lasku: 1. Koelaskun muodostus (tila Avoin)

75 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (74/145) 2. Toimenpiteiden ja kulujen tarkastaminen (tila Tarkastettu) 3. Koelaskun hyväksyminen (tila Hyväksytty) Ennen hyväksymistä koelaskuun voidaan vielä tehdä muutoksia, kuten kokonaismuutos, tai muuttaa kirjausten tietoja. Hyväksytyn koelaskun toimenpiteet täytyy palauttaa tilaan Koelaskulla, jos koelaskuun halutaan tehdä muutoksia. Ennen laskun muodostusta voidaan koelaskun kautta myös esikatsella tulevaa laskua. Koelaskuja voidaan muodostaa yksittäisistä toimeksiannoista tai massana useammasta toimeksiannosta kerrallaan Koelaskun muodostus massana Koelaskuja voidaan muodostaa kaikkialta, mistä päästään toimeksiannon tietoihin. On kuitenkin suositeltavaa muodostaa koelaskut Taloushallinto > Laskutettavat toimeksiannot kansion kautta, sillä siellä näkyvät kaikki sellaiset toimeksiannot, joissa on laskutettavaa. Kansiossa ovat mukana myös ne toimeksiannot, joilla on yksi tai useampia hyväksymättömiä koelaskuja. Toimeksiantoja voidaan laskuttaa kausittain tai satunnaisesti eli valittuun päivään. Laskutuskausi voidaan määrittää Asetuksissa toimipisteen parametreissa, jolloin se koskee oletusarvoisesti kaikkia toimeksiantoja. Laskutuskausiasetus voidaan kuitenkin ylimäärittää asiakkaan tai toimeksiannon parametreissa, jolloin sitä voidaan muuttaa tai poistaa kokonaan käytöstä. Jos koelaskuja halutaan muodostaa sekä laskutuskauden mukaisesti että valittuun päivään, tulee ne muodostaa erikseen. Toinen erä muodostetaan laskutuskauden mukaisesti ja toinen valitun päivän mukaisesti. Koelaskut muodostetaan valitsemalla yksi tai useampi toimeksianto ja peruspainikeriviltä Muodosta koelasku, kts. kuva alla, tai Toiminnot > Muodosta koelasku. Jos valitaan Valittuun päivään, aukeaa alla oleva Muodosta koelasku ikkuna. Ikkunaan tulee oletuksena kuluva päivä sekä Laskustuskauden loppupäiväksi että kirjanpidolliseksi Kirjauspäiväksi. Myöhemmin koelaskusta muodostettava normaalilasku siirtyy kirjanpitoon tässä annetun Kirjauspäivän mukaisesti. Päiväykset voidaan muuttaa. Koelaskuille, tulevat mukaan kaikki avoinna olevat toimenpiteet ja kulut, jotka on kirjattu samana päivänä tai aiemmin kuin annettu Laskutuskauden loppupäivä. Mikäli koelaskuja muodostetaan massana, muodostuvat kaikki koelaskut saman Laskutuskauden loppupäivän ja Kirjauspäivän mukaisesti.

76 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (75/145) Muodostettaessa koelaskuja massana, tulee muodostuksen jälkeen informatiivinen yhteenveto ikkuna, kts. kuva alla. Ikkunassa on kerrottu, onko koelaskujen muodostus onnistunut vai ei. Koelaskun muodostus voi epäonnistua, jos toimeksiannossa on kaikki toimenpiteet ja kulut jo valmiiksi koelaskulla tai valitulla toimeksiannolla ei ole yhtään avoinna olevaa toimenpidettä tai kulua. Yhteenveto ikkuna sulkeutuu valitsemalla OK. Jos koelasku muodostetaan yksittäisestä toimeksiannosta, avaa ohjelmisto suoraan Koelasku ikkunan. Jos valitaan Kausilaskutus, tulee koelaskulle mukaan ne avoimet toimenpiteet ja kulut, joiden tapahtumapäivä sijoittuu annetulle laskutuskaudelle. Jos laskutuskautta ei ole määritetty parametreissa millään edellä mainituilla tasoilla, ei koelaskujen muodostus kauden mukaan onnistu. Kausilaskutettavat toimeksiannot, joissa laskutuskausi poikkeaa toimipisteelle asetetusta, erottuvat muista vihreän Laskutuskausi-pallon avulla näkymän oikean laidan sarakkeessa. Jos koelasku muodostetaan yhdestä toimeksiannosta, aukeaa suoraan Koelasku ikkuna muodostuksen jälkeen. Jos koelaskuja muodostetaan massana, avaa ohjelmisto Yhteenveto ikkunan valituista toimeksiannoista, vrt. kuva yllä. Jos koelaskut ovat muodostuneet ongelmitta, on toimeksiantorivin edessä vihreä pallo. Jos koelaskua ei ole voitu muodostaa, ilmoittaa ohjelmisto, mikä toimeksiannossa on vikana ja näyttää toimeksiantorivin edessä oranssin pallon. Yhteenveto ikkuna sulkeutuu valitsemalla OK. Muodostettuja koelaskuja pääsee keskitetysti tarkastelemaan joko Työtehtävät > Koelaskut-kansiossa tai Taloushallinto > Koelaskut-kansiossa. Lisäksi Toimeksianto ikkunassa on Koelaskut alakansio, josta löytyvät kyseisen toimeksiannon koelaskut.

77 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (76/145) Koelaskun tiedot Koelasku ikkuna avautuu aina Toimenpiteet alakansioon. Alla on kuvattu koelaskun tiedot kokonaisuudessaan alakansioiden järjestyksen mukaisesti. Tiedot-alakansio, Yleinen-välilehti Toimeksianto: josta koelasku on muodostettu. Toimeksiantoa ei voi enää koelaskulla vaihtaa. Toimeksiantaja: jonka toimeksiannosta koelasku on muodostettu. Toimeksiantajaa ei voi enää koelaskulla vaihtaa. Toimipiste: yrityksen toimipiste, jonka koelaskusta on kyse. Laskutusyhteyshenkilö: oman yrityksen laskutusyhteyshenkilön nimi, joka tulee laskulle näkyviin. Laskutusyhteyshenkilötieto tulee automaattisesti toimeksiannolta. Laskutusyhteyshenkilö voidaan vielä vaihtaa koelaskulla ennen koelaskun hyväksymistä. Laskutuskausi: aikaväli, jolta toimenpiteet ja kulut ovat koelaskulle tulleet. Oletuslaskutuskauden voi määrittää Asetuksissa Toimipisteen parametreissa. Asiakas- tai toimeksiantokohtaisesti voidaan ylimäärittää toimipisteen oletus. Laskutuskautta voi muuttaa myös koelaskukohtaisesti Toiminnot-valikosta. Mikäli laskutuskautta ei ole parametreissa määritelty, tulee koelaskulle oletuksena kaikki toimeksiannon avoinna olevat toimenpiteet ja kulut, jolloin Laskutuskausi kentässä näkyy se aikaväli, jolta toimenpiteet ja kulut ovat koelaskulle tulleet. Kirjauspäivä: jos koelasku on muodostettu kausilaskuna, näkyy kirjauspäivänä laskutuskauden viimeinen päivä. Jos koelasku on muodostettu valittuun päivään, näkyy kirjauspäivänä se päivä, jonka käyttäjä on määrittänyt koelaskun muodostusvaiheessa. Koelaskusta muodostettava normaalilasku siirtyy kirjanpitoon Kirjauspäivän mukaisesti. Kirjauspäivän voi muuttaa ennen koelaskun hyväksymistä. Vapaateksti: voidaan jättää yrityksen sisäiseksi tiedoksi tai tulostaa se laskulle. Jos teksti valitaan näkyväksi laskulle, tulostuu se laskun etusivulle. Tulosta vapaa teksti: jos kyseinen laatikko on valittuna, tulostuu Vapaateksti kentän teksti laskun etusivulle. Hyväksyjä: toimeksiannon vastuuhenkilö.

78 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (77/145) Tiedot alakansio, Lisätiedot-välilehti Lisätiedot välilehdellä näkyvät: - Koelaskun luontipäivä - Toimenpiteiden ja kulujen tarkastuspäivä, joka päivittyy automaattisesti, kun koelasku menee tilaan Tarkastettu - Koelaskun hyväksymisen määrä- ja hyväksyntäpäivä. Hyväksyntäpäivä päivittyy automaattisesti, kun koelasku hyväksytään - Päivämäärien lisäksi välilehdellä näkyvät koelaskulla olevien toimenpiteiden ja kulujen summat sekä niiden yhteissumma sekä kattohinta, mikäli se on toimeksiannolle määritelty. Tiedot alakansio, Muistiinpanot-välilehti Koelaskulle, kuten moneen muuhunkin ikkunaan ohjelmistossa, voidaan lisätä muistiinpanoja. Muistiinpanoista kerrotaan tarkemmin luvussa Ikkunatoiminnot, kohta: Muistiinpanot. Toimenpiteet- ja Kulut-alakansioissa voidaan tarkastella koelaskulla olevia toimenpiteitä ja kuluja sekä tehdä niihin muutoksia. Lue lisää koelaskun muokkaamisesta luvusta Koelaskun toimenpiteiden ja kulujen tarkastaminen. Maksajat alakansiossa voidaan muokata laskun maksajien tietoja laskukohtaisesti. Kansiossa näkyvät kaikki kyseisen toimeksiannon maksajat sekä heidän netto-osuutensa tulevasta laskusta. Maksajaan liittyvistä toiminnoista kerrotaan tarkemmin luvussa Koelaskun Maksaja. Laskut alakansiossa näkyvät kaikki laskut, jotka koelaskusta on muodostettu. Laskujen määrä riippuu maksajien määrästä. Hyvityslaskut alakansiossa näkyvät kaikki hyvityslaskut, jotka on tehty koelaskusta muodostetuille normaalilaskuille maksajasta riippumatta Koelaskun Maksaja Maksajat alakansiossa on listattuna kaikki kyseisen koelaskun maksajat. Kansiossa voidaan tehdä muutoksia maksajittain. Maksaja ikkunassa, kts. kuva alla, voidaan muuttaa Laskutusosoitetta sekä Laskutusyhteyshenkilöä Yleinen välilehdellä. Muut välilehden tiedot päivittyvät koelaskulle tehtävien muutosten/lisäysten myötä.

79 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (78/145) Lisätiedot välilehdellä voidaan tallentaa kyseiselle maksajalle omat laskun tulostuskriteerit tai vaihtaa vielä esimerkiksi maksuehtoa tai verollisuutta. Muutoksia pääsee tekemään ennen koelaskun hyväksymistä. Mikäli kyseessä on oikeusturvatapauksen koelasku ja oikeusturvatiedot on tallennettu maksajan tietoihin toimeksiannolle, näkyvät ne Oikeusturvatiedot välilehdellä. Tiedot ovat muokattavissa ennen kuin koelasku hyväksytään. Maksaja ikkunan alakansioissa näkyvät koelaskulla olevat kirjaukset (Laskuttamattomat laskurivit), koelaskusta muodostetu normaalilaskut (Laskut) sekä normaalilaskuihin kohdistuneet hyvityslaskut (Hyvityslaskut). Maksajat alakansion Toiminnot: Koelaskulla voidaan tehdä muutoksia maksajittain valitsemalla Maksajat alakansiossa peruspainikeriviltä Toiminnot painike, joka tarjoaa seuraavat toiminnot: Muokkaa: avaa maksajan tiedot. Tee kokonaismuutos maksajittain: kokonaismuutos voidaan antaa maksajakohtaisesti sellaisissa tapauksissa, että koelaskulla on useampi maksaja. Maksajakohtaisessa kokonaismuutoksessa voidaan muuttaa ainoastaan maksajien euromääräisiä netto-osuuksia, prosentuaalista kokonaismuutosta ei maksajakohtaisesti voi tehdä. HUOM! Kun kokonaismuutos tehdään maksajittain, säilyy alkuperäinen

80 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (79/145) kokonaisnetto-osuus. Esimerkiksi, kts. kuva alla, jos koelaskulla on kaksi maksajaa. Toisen osuus on 955,50 ja toisen 409, ,50 muutetaan 1000 :ksi, muuttuu toisen maksajana osuudeksi automaattisesti 365, jotta kokonaissumma säilyy samana. Summat muuttuvat, kun Kokonaismuutos maksajittain ikkunassa valitaan Laske. Vastaavasti tehty kokonaismuutos saadaan poistettua valitsemalla Kumoa. Alennus: maksajakohtaisen alennuksen voi antaa koelaskulla sekä silloin, kun sillä on yksi maksaja että silloin, kun maksajia on useampia. Alennuksen voi antaa joko prosentuaalisena tai euromääräisenä. Annettu alennus näkyy maksajan rivillä, kts. kuva alla. Jos alennus halutaan koelasku vaiheessa poistaa, avataan Alennus ikkuna ja nollataan alennusprosentti/alennussumma. Vaihda maksaja: valinta on aktiivinen silloin, kun koelasku on tilassa hyväksytty. Valinta avaa alla olevan ikkunan. Maksaja kohtaan haetaan uusi maksaja ja Laskutusosoitteeseen uuden maksajan osoite. Tarvittaessa voidaan lisätä myös Laskutusyhteyshenkilö.

81 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (80/145) Kun uuden maksajan tallentaa, avaa ohjelmisto alla olevan Kysymys ikkunan. Jos kyselyyn vastataan Kyllä, vaihtuu uusi maksaja vanhan maksajan tilalle Maksaja rooleineen ja maksuprosenttiosuuksineen. Vanha maksaja jää osapuoleksi toimeksiantoon, mutta ilman roolimerkintää. Vanhan maksajan voi käydä poistamassa toimeksiannon osapuolilistalta tai merkitsemässä sen uuteen rooliin. Jos kyselyyn vastataan Ei, tallentuu uusi maksaja ainoastaan uudeksi osapuoleksi kyseiseen toimeksiantoon ilman roolimerkintää. Samalla alkuperäinen maksaja säilyy toimeksiannolla Maksaja roolissa. Esikatselu: koelaskua voidaan esikatsella maksajittain, jolloin ohjelmisto avaa vain valitun maksajan koelaskun ikkunan. Muodosta lasku: jos koelaskulla on useampi maksaja, voidaan lasku muodostaa vain yhden maksajan osalta. Tämä on hyödyllistä niissä tapauksissa, että toimeksiannolla on useampi maksaja. Toimeksiannosta muodostetaan koelasku ja normaalilaskut. Muodosta ja tulosta lasku: voidaan samalla toiminnolla muodostaa valitulle maksajalle lasku ja tulostaa se printterille Koelasku-ikkunan toiminnot Peruspainikkeiden (kts. luvut Listatoiminnot ja Ikkunatoiminnot) lisäksi koelaskulla on käytettävissä seuraavat toimintopainikkeet: Parametrit painike. Koelaskun parametreissa voidaan määrittää yleiskulu tai ottaa yleiskulun asetus pois päältä. Yleiskulu on määritettävissä myös Asetuksissa toimipisteen parametreissa sekä asiakkaan ja toimeksiannon parametreissa. Näytä liittyvät muistiot. Painikkeen kautta saadaan lista toimeksiannon ja/tai toimeksiantajan tärkeiksi merkityistä muistiinpanoista. Toiminto on aktiivinen vain, jos muistiinpanoja on määritetty tärkeiksi. Koelaskulle voidaan suoraan lisätä toimenpiteitä. Toimenpiteet tulevat mukaan laskulle sekä päivittyvät toimeksiannon tietoihin.

82 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (81/145) Koelaskun hyväksyminen. Koelasku tulee hyväksyä, jotta siitä voidaan muodostaa lasku. Koelasku lukittuu ja muuttuu tilaan Hyväksytty, jolloin sille ei voi enää tehdä muutoksia. Koelaskujen hyväksymisen voi tehdä massana. Yrityskohtaisesti voidaan päättää, hyväksytäänkö koelaskut aina suoraan vai vasta tarkastuskierroksen jälkeen. Tästä mahdollisuudesta kerrotaan tarkemmin luvussa Koelaskun toimenpiteiden ja kulujen tarkastaminen. Joka tapauksessa ennen koelaskun hyväksymistä tai laskun muodostusta olisi hyvä katsoa koelaskun esikatselun avulla, että muodostuvalla laskulla on kaikki tiedot kunnossa. Kun koelasku on tilassa Hyväksytty, aktivoituu Muodosta lasku toiminnallisuus. Laskuja voi muodostaa yksittäisistä koelaskuista tai massana. Koelaskun Toiminnot-valikossa on osittain samoja toimintoja, mutta myös joitain lisätoimintoja. Muokkaa: on valittavissa silloin, kun Toiminnot painike valitaan suoraan koelasku listalta eikä Koelasku ikkunasta. Näytä liittyvät muistiot: näyttää toimeksiantajalle tai toimeksiannolle tallennetun muistiinpanon, joka on merkitty tärkeäksi. Valinta löytyy myös peruspainikeriviltä. Lisää toimenpide: koelaskulle saa lisättyä toimenpiteitä. Koelaskulle lisätyt toimenpiteet näkyvät myös toimeksiannon alla. Valinta löytyy myös peruspainikeriviltä. Lisää kulu: koelaskulle saa lisättyä kuluja. Koelaskulle lisätyt kulut näkyvät myös toimeksiannon alla. Tee kokonaismuutos: koelaskun toimenpiteiden nettosummaa voidaan muuttaa ennen kuin koelasku on tilassa Hyväksytty. Kokonaismuutoksesta on kerrottu lisää luvussa 5.6 Kokonaismuutos. Muuta laskutuskautta: laskutuskautta voidaan muuttaa vielä koelaskulla ennen kuin se on hyväksytty. Laskutuskausi voidaan määrittää oletuksena Asetuksissa toimipisteen parametreissa, asiakas- tai toimeksiantokohtaisesti. Laskutuskausi rajaa sen aikavälin, jonka aikana kirjatut toimenpiteet ja kulut haetaan koelaskulle. Kun koelaskulla muutetaan laskutuskautta, voidaan samalla muuttaa myös koelaskun ja siitä muodostettavan laskun kirjanpidollista kirjauspäivää, kts. kuva alla. Kun laskutuskausi on vaihdettu, valitaan Hyväksy. Ohjelmisto ilmoittaa, mikäli kauden vaihdon myötä olisi koelaskulle tarjolla lisää tai vähemmän toimenpiteitä ja kuluja. Tarvittaessa uusia toimenpiteitä/kuluja ei tarvitse ottaa mukaan koelaskulle.

83 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (82/145) Hae uudet toimenpiteet ja kulut: jos toimeksiannolle on koelaskun muodostamisen jälkeen lisättyä uusia toimenpiteitä tai kuluja, voidaan ne tämän toiminnon kautta hakea myös koelaskulle. Uusia kirjauksia haetaan koelaskulle asetetun laskutuskauden ajalta. Aseta tulostusjärjestys: tulostusjärjestyksellä voidaan vaikuttaa laskun toimenpide- ja kuluerittelyn ulkoasuun. Osa toimenpiteistä voidaan piilottaa laskulta ja/tai samalle päivälle kirjattujen rivien järjestystä voidaan muuttaa. Toimenpiteet ja kulut löytyvät omilta välilehdiltään. Oletuksena rivit asettuvat saman päiväyksen sisällä kirjausjärjestykseen. Merkitse koelasku laskutetuksi: jos Asetuksissa toimipisteen parametreissa on ruksattu kohta Käytössä ulkoinen laskutusjärjestelmä, on tämä valinta näkyvillä. Tällöin koelasku voidaan merkitä laskutetuksi ilman, että itse laskua ohjelmistosta muodostetaan. Palauta koelasku laskutettavaksi: edellisen toiminnon palautus, jolloin koelaskusta voidaan jälleen muodostaa normaalisti lasku. Hyväksy koelasku: jotta koelaskusta voidaan muodostaa lasku, tulee koelasku ensin hyväksyä. Toiminto lukitsee koelaskun. Koelaskuja voi hyväksyä yksittäin tai massana. Hylkää koelasku: koelaskun peruminen. Mikäli koelaskusta ei haluta muodostaa laskua, hylätään koelasku. Ohjelmisto varmistaa, halutaanko koelasku varmasti hylätä, valitaan OK. Tämän jälkeen koelasku häviää ja siinä olleet toimenpiteet ja kulut siirtyvät toimeksiannon alle tilaan Avoin. Koelaskuja voidaan hylätä joko yksittäin tai massana. Palauta koelasku tarkastetuksi: hyväksytyn koelaskun palauttaminen muokattavaan tilaan. Koelasku voidaan palauttaa tarkastetuksi, kun koelasku on hyväksytty, mutta siitä ei ole vielä luotu laskua. Toiminnallisuutta tarvitaan esimerkiksi silloin, kun jollekin toimenpiteelle tai kululle tulee tehdä vielä muutoksia. Myös laskun peruminen muuttaa koelaskun tilan takaisin tarkastetuksi. Esikatselu: tulevan laskun esikatselu. Mikäli koelaskulla on useampi maksaja, avaa ohjelmisto koelaskut esikatseluun kaikkien maksajien osalta. Muodosta lasku: koelaskusta voidaan muodostaa lasku, kun koelasku on tilassa Hyväksytty. Laskuja voidaan muodostaa yksittäisistä koelaskuista tai massana. Muodosta ja tulosta lasku: valinta muodostaa valitusta hyväksytystä koelaskusta laskun ja tulostaa sen printterille. Valinta on mahdollinen vain yksittäisille koelaskuille Koelaskun toimenpiteiden ja kulujen tarkastaminen Kun koelaskut on muodostettu, tulisi kaikkien käyttäjien käydä tarkistamassa omat toimenpide- ja kulukirjauksensa. Kun koelaskun kaikki kirjaukset on merkitty tarkastetuiksi, muuttuu koelaskun tilaksi Tarkastettu. Tämä on merkki vastuujuristille, että tämä voi tehdä vielä lopputarkastuksen ja hyväksyä koelaskut, jonka jälkeen niistä voidaan muodostaa normaalilaskut. Koelaskujen tarkastaminen on ns. vapaaehtoinen vaihe. Kun koelasku on muodostettu, voidaan se suoraan hyväksyä, jonka jälkeen laskun muodostaminen on mahdollista. Tarkastaminen voidaan tehdä: 1. Työtehtävät > Tarkastettavat toimenpiteet- ja Tarkastettavat kulut kansioissa, kts. kuvat alla 2. Työtehtävät tai Taloushallinto > Koelaskut kansiossa.

84 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (83/145) 1. Tarkistus Työtehtävät > Tarkastettavat toimenpiteet- ja Tarkastettavat kulut -kansioissa Tarkastettavat toimenpiteet- ja Tarkastettavat kulut kansioihin oletuksena listautuvat oletuksena käyttäjän omat kirjaukset, kts. kuva alla. Kirjaukset listautuvat toimeksiannoittain, jolloin voi helposti kerralla tarkastaa samalla koelaskulla olevat omat kirjaukset. Suoraan listalta voidaan muuttaa toimenpiteille päiväystä, toimenpiteen tekstiä, tehtyjä ja laskutettavia tunteja, tuntihintaa ja yhteensäsummaa. Kun tarvittavat muutokset on tehty, valitaan peruspainikeriviltä Tallenna, kts. kuva yllä, jolloin tehdyt muutokset tallentuvat ohjelmistoon. HUOM! Tarkastettavia kuluja ei voida suoraan listalta muokata. Sekä toimenpiteitä että kuluja voidaan muokata avaamalla Tarkastettavat toimenpiteet/-kulut näkymästä yksittäisen kirjauksen ikkuna. Tällöin käyttäjälle avautuu kirjaus samanlaisessa ikkunassa kuin sitä alunperin kirjattaessa. Kun tarvittavat muutokset koelaskuilla olevilla toimenpiteille ja kuluille on tehty, voidaan kirjaukset merkitä tarkastetuiksi. Toimenpiteitä voi merkitä tarkastetuiksi suoraan listalta. Valitaan yksi tai useampi toimenpide ja peruspainikeriviltä Merkitse toimenpide tarkastetuksi, kts. kuva yllä. Sekä toimenpiteitä että kuluja voidaan merkitä tarkastetuiksi valitsemalla kirjaukset ja Toiminnot > Merkitse toimenpide/-kulu tarkastetuksi. Kun yhden koelaskun kaikki toimenpiteet ja kulut on merkitty tarkastetuiksi, muuttuu koelaskun tilaksi Tarkastettu. Tarkastetuille koelaskuille löytyy Koelaskut kansiossa oma näkymävalintansa.

85 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (84/145) Mikäli joitain kirjauksia ei haluta tulevalle laskulle mukaan voidaan Toiminnot valikon kautta merkitä kirjauksia Ei-laskutettaviksi tai Hylätä koelaskulta. Jos kirjaus merkitään Ei-laskutettavaksi, poistuu se koelaskulta ja jää toimeksiannon alle Ei laskuteta tilaan. Jotta kirjauksen saa myöhemmin mukaan laskutukseen, tulee se palauttaa laskutettavaksi Toiminnot valikon kautta. Jos yksittäinen kirjaus hylätään koelaskulta, varmistaa ohjelmisto, että halutaanko kyseinen kirjaus poistaa ohjelmistosta kokonaan. Jos useampi kirjaus hylätään koelaskulta samanaikaisesti, siirtyvät kirjaukset automaattisesti pois koelaskulta toimeksiannon alle tilaan Avoin. 2. Tarkistus Työtehtävät tai Taloushallinto > Koelaskut kansiossa Kirjaukset voi tarkistaa myös Koelasku ikkunassa Toimenpiteet- ja Kulut alakansioissa, kts. kuva alla. Kun yhden koelaskun kaikki toimenpiteet ja kulut on merkitty tarkastetuiksi, muuttuu koelaskun tilaksi Tarkastettu. Tarkastetuille koelaskuille löytyy Koelaskut kansiossa oma näkymävalintansa. HUOM! On huomattava, että Koelasku-ikkunassa -painike alemmalla toimenpiteiden listan työkaluriviltä muuttaa valitus toimenpiderivit tarkastetuiksi, mutta sama painike yläriviltä valittuna muuttaa koko koelaskun hyväksytyksi. Koelaskun hyväksyminen Toimenpiderivi tarkastetuksi Kirjauksia voi merkitä tarkastetuiksi yksittäin tai massana. Myös Koelasku ikkunan kautta voidaan Toimenpiteet- ja Kulut alakansioissa merkitä kirjauksia Ei-laskutettaviksi tai Hylätä koelaskulta, lue aiheesta lisää ylemmästä kappaleesta. Toimenpiteen tai kulun ollessa tilassa Tarkastettu, muutosten tekeminen esimerkiksi sen summiin ei ole enää mahdollista. Jotta muutoksia pääsee tekemään tulee valita Toiminnot > Palauta toimenpide/kulu tilaan `Koelaskulla`. Tämän jälkeen kirjauksia pääsee jälleen muuttamaan Koelaskun hyväksyminen Kun kaikki toimenpiteet ja kulut on koelaskulta tarkastettu, muuttuu koelasku tilaan Tarkastettu, jolloin koelasku voidaan hyväksyä. Koelaskuja voi hyväksyä joko Työtehtävät > Koelaskut- tai Taloushallinto > Koelaskut kansion kautta. Koelaskun voi hyväksyä vain joku toimeksiannon vastuuhenkilöistä tai ohjelmiston pääkäyttäjä. Nämä henkilöt voivat hyväksyä koelaskun myös suoraan ilman tarkastusvaihetta, mutta tarkastaminen on toimintona suositeltava, koska se vähentää laskutuksessa tapahtuvia virheitä. Valitaan näkymäksi esimerkiksi Tarkastetut koelaskut, jolloin saadaan listaus kaikista niistä koelaskuista, joiden toimenpiteet ja kulut on tarkastettu, mutta laskua ei ole vielä muodostettu. Koelaskuja voidaan hyväksyä joko yksitellen tai useampi kerrallaan. Valitaan koelaskut ja Toiminnot > Hyväksy koelasku, kts. kuva alla, tai suoraan peruspainikeriviltä Hyväksy koelasku -pikapainikkeella.

86 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (85/145) Jos useampi koelasku hyväksytään kerralla, antaa ohjelmisto yhteenvedon, josta selviää, onko kaikki koelaskut saatu hyväksyttyä. Mikäli käyttäjällä ei esimerkiksi ole oikeuksia johonkin valittuun koelaskuun, ei tämä saa sitä hyväksyttyä. Hyväksymisen myötä koelaskujen tilaksi muuttuu Hyväksytty. Hyväksytyille koelaskuille löytyy oma näkymävalinta Koelaskut kansiossa. Kun koelasku on hyväksytty, se lukittuu eikä siihen voi enää tehdä muutoksia. Mikäli jo hyväksyttyyn koelaskuun tulee tehdä vielä muutoksia, tulee se aktivoida uudestaan. Aktivointi tapahtuu valitsemalla oikea koelasku ja Toiminnot > Palauta koelasku tarkastetuksi. Hyväksyttyjen koelaskujen osalta peruspainikeriviltä aktivoituu Muodosta lasku painike ja Toiminnot valikosta Muodosta lasku- sekä Muodosta ja tulosta lasku valinnat. 7.3 Normaalilaskut Laskun muodostaminen Lasku voidaan muodostaa sellaisesta koelaskusta, joka on tilassa Hyväksytty. Koelaskuista voidaan muodostaa lasku joko yksittäin tai massana. Lasku voidaan muodostaa suoraan: - Toimeksianto ikkunassa Koelaskut alakansiossa - Työtehtävät > Koelaskut kansiossa - Taloushallinto > Koelaskut-kansiossa. Koelaskut-kansiossa on valmiita näkymiä, joista voidaan valita tilanteeseen sopiva, kuten Hyväksytyt koelaskut. Valitaan yksi tai useampi koelasku ja valitaan peruspainikeriviltä Muodosta lasku, tai vastaava toiminto Toiminnot valikosta, kts. kuva alla. Jos lasku muodostetaan yhdestä koelaskusta kerrallaan, on Toiminnot valikossa aktiivisena myös valinta Muodosta ja tulosta lasku.

87 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (86/145) Jos muodostetaan lasku yhdestä koelaskusta, ilmoittaa ohjelmisto suoraan laskun numerot, jotka juuri muodostettiin. Jos muodostetaan laskuja useammasta koelaskusta kerrallaan, huomauttaa ohjelmisto, että useampi koelasku on valittuna ja avaa Yhteenveto ikkunan, jossa ilmoitetaan vihreällä pallolla, mikäli lasku on saatu luotua. Ellei jostakin koelaskusta saada luotua laskua, on Yhteenveto ikkunassa kyseisen rivin edessä oranssi pallo sekä seloste, miksi laskua ei voitu muodostaa. Laskun muodostuksen jälkeen koelaskun tilaksi muuttuu Laskutettu ja se muuttuu passiiviseksi. Juuri muodostetun laskun tilana on Avoin Laskun tiedot Muodostettua laskua voidaan tarkastella Laskut kansiossa Taloushallinto-tehtäväalueella, tai asiakkaan tai toimeksiannon ikkunassa. Laskua voidaan hieman muokata silloin, kun se on tilassa Avoin. Kaikki laskulle tehtävät muutokset vaikuttavat ainoastaan kyseiseen laskuun.

88 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (87/145) Tiedot alakansio, Yleinen välilehti, kts. kuva yllä Toimeksianto: toimeksiannon numero ja aihe, josta lasku on muodostettu. Koelasku linkki siihen koelaskuun, josta lasku on muodostettu. Maksaja: yritys tai yksityishenkilö, joka on laskun maksajana. Laskun maksaja voidaan vaihtaa vielä laskulla, kunhan lasku on tilassa Avoin tai Tulostettu eikä siihen kohdistu hyvityksiä eikä suorituksia. Uuden maksajan tulee kuulua samaan vero-alueeseen, mutta muuten vaihtoa ei ole rajoitettu. Maksajan vaihto ei vaikuta laskun muihin tietoihin, ainoastaan laskutusosoite vaihdetaan. Vaihto ei vaikuta myöskään toimeksiannon laskutukseen jatkossa. Maksajan osoite: laskun maksajan osoite. Voidaan muuttaa ennen ja jälkeen tulostuksen. Maksuehto: oletusarvoinen maksuehto, joka voidaan vielä laskulla muuttaa. Maksajan yhteyshenkilö: yhteyshenkilön voi laskukohtaisesti muuttaa ennen laskun tulostamista. Jos laskutusyhteyshenkilö puuttuu ja se halutaan jatkossakin laskuille, tulee tieto lisätä myös osapuolen tietoihin. Oletuksena yhteyshenkilö tulee asiakkaan tai toimeksiannon tiedoista. Viivästyskorko: oletusarvoinen tieto, joka voidaan vaihtaa ennen laskun tulostamista. Viitteenne: toimeksiannolla, maksajan osapuoli-tiedoissa määritelty viite, jonka muokkaus on mahdollista ennen laskun tulostusta. Viite näkyy laskulla. HUOM! Tämä on asiakkaan sisäiseen käyttöön tarkoitettu informatiivinen viite. Laskun varsinainen viitenumero, jota asiakkaan tulee käyttää maksaessaan laskua ja joka mahdollistaa viitesuoritusten tunnistuksen, muodostuu laskulle erikseen. Laskun kieli: tulee oletuksena toimeksiannosta. Kieltä voidaan muuttaa vielä laskulla. Sen voi myös vaihtaa laskua tulostettaessa Laskutulosteen parametrit ikkunassa. Verollisuus: ei voida enää muuttaa. Tieto tulee oletuksena asiakkaasta/toimeksiannosta. Osuus: kyseisen maksajan prosenttiosuus laskusta. Avoimet: jos laskulle kohdistuu ennakkoa, jota jää myös vielä käyttämättä, näkyy tässä jäljelle jäävän ennakon määrä. Alennusprosentti: jos maksajalle on asiakas parametreihin tai toimeksiannolla osapuolen tietoihin merkitty alennusprosentti tai alennusta on annettu koelaskuvaiheessa, näkyy tässä annettu alennusprosentti. Ennakko: laskulle kohdistuva ennakon määrä. Summa näkyy negatiivisena. Maksettava: laskun alkuperäinen kokonaissumma, josta mahdollinen ennakko on vähennetty. Jos asiakkaalta tulee osasuoritus, summa pysyy ennallaan ja ainoastaan Avointa summa muuttuu Avointa: laskun tämänhetkinen avoinna oleva summa.

89 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (88/145) Eräpäivä: tulee oletuksena maksuehdon mukaisesti. Eräpäivää voidaan muuttaa myös manuaalisesti. Sen voi myös vaihtaa laskua tulostettaessa Laskutulosteen parametrit ikkunassa. Laskutyyppi: minkälaisesta laskusta on kyse. Päivämäärä: oletuksena laskun luontipäivä, joka tulostuu laskulle. Päivämäärän voi muuttaa Lasku ikkunassa tai laskua tulostettaessa Laskutulosteen parametrit ikkunassa. HUOM! Päiväys ei kuitenkaan voi olla pienempi kuin laskun kirjanpidollinen Kirjauspäivä. Laskun numero: laskun muodostamisen yhteydessä muodostuu laskulle automaattisesti numero. Samaa numeroa ei voi käyttää uudestaan. Laskutuskausi: aikaväli, jolta laskun toimenpiteet ja kulut ovat. Laskutusyhteyshenkilö: oman yrityksen laskutusyhteyshenkilö, joka tulee oletuksena toimeksiannon tiedoista. Voidaan muuttaa/lisätä ennen laskun tulostamista. Laskutusyhteyshenkilön nimi tulostuu laskulle. Maksukehotusten lkm: jos laskusta on lähetetty asiakkaalle maksukehotuksia, näkyy tässä lähetettyjen kehotusten lukumäärä. Viimeisin maksukehotus: päivämäärä, jolloin viimeisin maksukehotus laskusta on lähetetty. Perintäkiellossa: jos lasku on merkitty perintäkieltoon (Toiminnot > Perintäkielto > Aseta), ilmestyy tähän kohtaan ruksi. Laskun voi merkitä perintäkieltoon myös suoraan ruksaamalla tämän kohdan. Lisätiedot välilehti, kts. kuva yllä Vapaa teksti: koelaskulle kirjoitettu vapaateksti siirtyy laskun muodostamisen yhteydessä tähän. Jos tekstiä ei ole koelasku vaiheessa kirjoitettu, se voidaan kirjoittaa suoraan laskulle. Se näkyy laskun etusivulla maksettavan erittelyn yläpuolella. Kenttä on aktiivinen myös laskun tulostamisen jälkeen. Kun vapaa teksti on lisätty, tallennetaan lasku, jonka jälkeen teksti tulostuu laskulle. Viitenumero: ohjelmisto luo laskunnumeron perusteella automaattisesti viitenumeron. Kun laskua maksaessa käytetään viitenumeroa, voidaan suoritukset kohdistaa automaattisesti laskuille siirtämällä pankkiohjelmasta viiteaineisto ohjelmistoon. Laskuntekijä: ohjelmiston käyttäjä, joka laskun on muodostanut. Kirjauspäivä: tulee koelaskulta. Kirjauspäivä voidaan vaihtaa manuaalisesti laskulla. Lasku näkyy kirjanpidon raporteissa kirjauspäivän mukaisesti. HUOM! Jos pääkäyttäjä on Asetuksissa lukinnut sen kirjanpidon kauden, jolle Kirjauspäivä kuuluu, ei Kirjauspäivää voi enää muuttaa.

90 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (89/145) Alkuperäinen lasku: linkki alkuperäiseen laskuun. Tulostuspäivä: kun lasku tulostetaan tulostimelle, saa se automaattisesti tulostuspäivän. Tulostuspäivä on ainoastaan informatiivinen tieto, eikä se vaikuta kirjanpitoon. Avoin koontilasku: jos lasku on valittuna koontilaskulle, näkyy tässä ruudussa ruksi. Laskuttaja: toimipisteen nimi, jonka nimissä lasku lähtee asiakkaalle. Laskuttaja voidaan vaihtaa vielä laskun muodostuksen jälkeen. Pankkitili: oletustili, joka Asetuksissa on määritelty. Tili voidaan vaihtaa ennen laskun tulostamista. Myös muut näkyviksi määritetyt tilit näkyvät laskulla. HUOM! Mikäli tili vaihdetaan Laskutulosteen parametrit - ikkunassa, vain annettu tili näkyy laskulla. Kustannuspaikka: joka on toimeksiannolle merkitty. Voidaan vaihtaa/lisätä vielä laskulla. Myyntitili: oletusmyyntitili, joka Asetuksissa tai toimeksiannon tiedoissa on määritelty. Voidaan vaihtaa/lisätä vielä laskulla. Oikeusturvatiedot: jos kyseessä on oikeusturvatoimeksianto, näkyvät sen oikeusturvatiedot tässä. Ennakkolasku-kohdassa on linkki omavastuuennakkolaskuun, mikäli se on muodostettu tulostusvaiheessa. Maksettavan erittely välilehti Välilehdellä on eroteltu laskun osat bruttosummaisina. Siellä näkyvät: - Toimenpiteiden ja kulujen summat, sekä niiden yhteissumma - Maksajan euromääräinen osuus laskusta - Mahdolliset alennukset ja pyöristykset - Laskulle kohdistuneet ennakot - Laskun hyvitykset ja suoritusten kohdistukset - Laskun reaaliaikainen avoin summa. Muistiinpanot välilehti Laskulle voidaan lisätä muistiinpanoja tai tiedostoja laskuun liittyen. Kun lasku tulostetaan printterille, lähetetään verkkolaskuna tai sähköpostin liitteenä, muodostaa ohjelmisto automaattisesti laskusta PDF tiedoston ja liittää sen laskun muistiinpanoihin. Lasku ikkunan muut alakansiot: Laskurivit alakansiossa näkyvät kaikki laskulla olevat toimenpiteet ja kulut, jotka näkyvät omina ryhminään. Kirjauksiin ei voida tehdä enää muutoksia. Poikkeuksena ovat Aihe kenttä sekä Lisätiedot kenttä Lisätiedot-välilehdellä, joiden tekstejä voidaan muokata ennen laskun tulostamista. Hyvityslaskut alakansiossa näkyvät laskulle kohdistuneet hyvityslaskut. Hyvityslasku voidaan tulostaa täältä tai Taloushallinto > Hyvityslaskut kansion kautta. Kohdistukset alakansiossa näkyvät kaikki laskulle kohdistuneet suoritukset. Jos laskulle kohdistuu ennakkoa, näkyy myös ennakon kohdistus tässä alakansiossa. Suorituksista lisää luvussa Suorituksen kirjaus ja kohdistus laskulle.

91 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (90/145) Laskun Toiminnot valikko Muokkaa: avaa valitun laskun ikkunan. Aseta tulostusjärjestys: laskun toimenpiteiden tai kulujen tulostusjärjestystä voi muuttaa. Tulostusjärjestyksen muuttaminen onnistuu kirjauksille, jotka on kirjattu samalle päivälle. Laskun erittelysivulta voidaan myös piilottaa toimenpiteitä tai kuluja. Esikatselu: avaa laskun esikatseluun, josta voidaan tarkastella laskun ulkoasu ennen tulostamista. Lasku voidaan ottaa esikatseluun normaalilaskumuodon lisäksi Vakuutusyhtiölle, jolloin esikatseluun tulee vakuutusyhtiön kansilehti sekä laskulla näkyvät oikeusturvatiedot. Valinta Esikatselu > Vakuutusyhtiölle on aktiivisena vain oikeusturvalaskujen kohdalla. Lasku voidaan ottaa myös esikatseluun Oikeusapupohjalla. Tällöin laskun alareunaan tulee kohdat mm. tuomioistuimen päätöstietoja varten. HUOM! Oikeusaputapausten laskut tulee lähettää sähköisesti tuomioistuimelle, jolloin tätä tulostusvalintaa ei tarvita enää kuin sisäistä käyttöä varten. Esikatseluikkunassa on mahdollista tallentaa lasku eri tiedostomuodoissa, esimerkiksi rtf-muotoista laskua voidaan muokata wordissa. Ikkunassa on myös mahdollista tulostaa lasku (HUOM! Silloin lasku jää tilaan Avoin eikä saa tulostuspäivää) tai lähettää se esimerkiksi sähköpostilla eteenpäin. Asiakkaalle tulostettaessa on kuitenkin syytä aina käyttää seuraavaksi esiteltävää varsinaista Tulosta-toimintoa. Tulosta lasku: Lasku voidaan tulostaa: Suoraan tulostimelle: laskulle tallentuu tulostuspäivä ja laskun tilaksi muuttuu Tulostettu. Tulostuksen seurauksena ohjelmisto muodostaa automaattisesti laskusta PDF tiedoston laskun Muistiinpanot välilehdelle. PDF:nä: muodostaa laskusta PDF tiedoston, jonka voi lähettää sähköpostin liitetiedostona tai tallentaa tietokoneelle. Laskun tila säilyy kuitenkin avoimena. Sähköpostin liitteeksi: ohjelmisto avaa sähköpostiviestin, jonka liitteenä lasku on. Lasku muuttuu tilaan Lähetetty ja saa tulostuspäivän. Lähetyksen seurauksena ohjelmisto muodostaa automaattisesti laskusta PDF tiedoston laskun Muistiinpanot välilehdelle. Tulosta Finvoice-lasku: Lasku voidaan tallentaa xml-muodossa, jonka jälkeen se voidaan lähettää Finvoice laskuna operaattorin tai pankin kautta. Laskun tilaksi muuttuu Tulostettu. Vakuutusyhtiölle: valinta aktivoituu, kun kyseessä on oikeusturvatapaus ja vakuutusyhtiön maksuosuudesta on vielä osa käyttämättä. Lue lisää aiheesta luvusta 7.9 Oikeusturvatapausten laskutus.

92 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (91/145) Oikeusapupohjalla: jos kyseessä on oikeaputapaus, voidaan lasku tulostaa oikeusapupohjalle. Tällöin laskun erittelysivu muodostaa normaalin laskun tavoin, mutta laskun ensimmäiselle sivulle tulostuu kentät mm. tuomioistuimen päätöstä varten. Jos lasku tulostetaan oikeusapupohjalle, tulostuu lasku suoraan tulostimelle ja laskun tilaksi muuttuu Tulostettu. Laskusta muodostuu PDF tiedosto Muistiinpanot välilehdelle. HUOM! Oikeusaputapausten laskut tulee lähettää sähköisesti tuomioistuimelle, jolloin tätä tulostusvalintaa ei tarvita kuin sisäistä käyttöä varten. Lue laskujen sähköisestä lähettämisestä lisää luvusta 7.12 Vedos- ja normaalilaskun lähetys Romeoon. Tulosta alkuperäinen lasku: voidaan tulostaa Esikatseluun, Suoraan tulostimelle tai Sähköpostin liitteeksi. Alkuperäisellä laskulla tarkoitetaan laskua, jossa eivät näy mahdolliset suoritukset ja hyvityslaskut eli lasku saadaan tulostettua sellaisena kuin se on alun perin asiakkaalle lähetetty. Ennakko ei kuitenkaan näy tällä tulosteella, mikäli se on mitätöity jossain vaiheessa. Kun lasku on tilassa Avoin, on ainoastaan Suoraan tulostimelle -valinta aktiivinen. Kun lasku on tilassa Lähetetty, ovat Suoraan tulostimelle- ja Sähköpostin liitteeksi valinnat aktiiviset. Kun lasku on tilassa Tulostettu, ovat kaikki kolme valintaa aktiivisena. Lähetä verkkolasku: jos toimisto on rekisteröitynyt verkkolaskupalvelun Maventan, käyttäjäksi ja tallentanut sieltä saadun Maventan API-avaimen Asetuksissa toimipisteen tietoihin, on tämä valinta aktiivinen. Rekisteröityä voi sivulta; Kun lasku lähetetään asiakkaalle verkkolaskuna, muuttuu laskun tilaksi Lähetetty, laskulle tallentuu tulostuspäivä automaattisesti ja ohjelmisto muodostaa laskusta PDF tiedoston laskun Muistiinpanot välilehdelle Tulosta maksukehotus: laskun eräpäivän jälkeen voidaan asiakkaalle lähettää maksukehotus. Lue aiheesta lisää luvusta 7.4 Maksukehotus. Perintäkielto: lasku voidaan määrittää perintäkieltoon (Aseta-valinta) tai jos lasku on aiemmin määritetty perintäkieltoon, voidaan määritys poistaa (Poista). Perintäkielto tietoa voidaan hallinnoida myös Lasku ikkunan kautta Yleinen välilehdellä. Perintäkielto on informatiivinen tieto, jota voidaan käyttää mm. raportoinnissa. Jos otetaan Erääntyneiden laskujen raportti, voidaan valita jätetäänkö raportilta perintäkiellossa olevat laskut pois. Perintäkielto tieto on myös mahdollista lisätä laskujen näkymiin. Tee hyvityslasku: Hyvityslasku tehdään aina laskun Toiminnot-valikosta. Hyvityslaskusta kerrotaan enemmän luvussa 7.8 Hyvityslaskut. Peruuta lasku: toiminto vapauttaa toimenpiteet ja kulut takaisin koelaskulle, joka on tilassa Tarkastettu tai Kokonaismuutos. Laskun tila muuttuu peruutetuksi ja laskulle muodostuu aina vastaavan suuruinen negatiivinen hyvityslasku. Laskun peruuttamisesta on kerrottu lisää luvussa 7.5 Laskun peruuttaminen. Kohdista suoritus: Suoritus laskuun voidaan kirjata suoraan laskun kautta. Suorituksista lisää luvussa Suorituksen kirjaus ja kohdistus laskulle. Tee laskun oikaisu: jos lasku halutaan luottotappioida, tulee sille tehdä laskun oikaisu. Lue aiheesta lisää luvusta Laskun oikaisu eli luottotappiointi. Maksun palautus: Toiminto aktivoituu, kun maksettuun laskuun tehdään hyvitys ja laskun loppusumma menee miinukselle. Maksun palautuksesta on kerrottu lisää luvussa Maksetun laskun hyvitys ja maksunpalautus Oikeusapu: oikeusapulaskut tulee lähettää sähköisesti eteenpäin tuomioistuimelle tämän valinnan kautta. HUOM! Mikäli korvattava summa ei ole täysin varmassa tiedossa, kannattaa tuomioistuimelle lähettää vedoslasku normaalilaskun sijaan. Sähköisestä oikeusapulaskujen lähetyksestä on kerrottu lisää luvussa 7.12 Vedos- ja normaalilaskun lähetys Romeoon Laskutulosteen valinnat Oletustulostuskriteerit määritellään Asetuksissa, toimipisteen parametreissa. Nämä oletukset voidaan ylimäärittää asiakkaan parametreissa tai koelaskuvaiheessa Koelasku ikkunassa Maksajat alakansiossa menemällä maksajan tietoihin. Ja kun ollaan tulostamassa tai ottamassa esikatseluun yksittäistä laskua, voidaan edellä mainitut kriteerit ylimäärittää Laskutulosteen parametrit ikkunassa, kts. kuva alla. Ikkunassa on oma välilehti maksukehotustiedoille, mikäli ollaan tulostamassa maksukehotusta. Tulostuskriteerien lisäksi ikkunassa voidaan muuttaa laskun päiväystä, eräpäivää, laskun kieltä, valuuttaa tai laskuttajan osoitetta sekä vaikuttaa pankkitilien näkymiseen laskulla.

93 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (92/145) HUOM! Laskutulosteen parametrit ikkuna aukeaa myös laskujen massatulostuksessa, jos Asetuksissa toimipisteen parametreissa on ruksattuna Näytä dialogi laskujen massatulostuksessa kohta. Päivämäärä: on oletuksena sama kuin laskun luontipäivä. Laskun kirjanpidollinen kirjauspäivä voi olla eri kuin luontipäivä. Tulostettaessa voidaan päiväystä muuttaa, mutta se ei voi olla aiempi kuin laskun kirjauspäivä. Ikkunaan vaihdettu uusi Päivämäärä tallentuu myös laskulle. Eräpäivä: on laskun muodostuksen yhteydessä laskettu maksuehdon mukainen eräpäivä. Jos Päivämäärää muutetaan, muuttuu myös Eräpäivä maksuehdon mukaisesti. Laskun kieli: ohjelmisto tarjoaa oletuksena sitä kieltä, mikä on toimeksiannolle merkitty Käsittelykieleksi. Kun laskun kieltä vaihtaa, tarjoaa ohjelmisto uuden kielen mukaista laskupohjaa. Ellei kyseisellä kielellä ole laskupohjaa olemassa, tarjoaa ohjelmisto englanninkielistä laskupohjaa. Valuutta: laskua tulostettaessa voidaan vaihtaa valuuttaa, jolla laskun summat näytetään. Jotta valuutan vaihto onnistuu, tulee ohjelmiston Asetuksissa olla päivitettynä valuuttakurssit. Laskuttajan osoite: on käyttäjän toimipisteen oletusosoite tai, jos niitä on useita, laskun kieleen sopiva osoite. Pankkitili: on oletuksena aina tyhjänä. Oletuksena laskulle tulostuu ne tilit, jotka on tallennettu Asetuksissa toimipisteen tietoihin ja ne on ruksattu laskulla näkyviksi. Jos halutaan laskulla näkyvän vain yhden pankkitilin, valitaan tähän kenttään tuo tili. Etusivu: mikäli yrityksellesi on tehty kustomoitu laskupohja laskun etusivua varten, voidaan se valita tästä laskulle. Mikäli kyseinen pohja on Asetuksissa toimipisteen parametreissa määritetty oletuksena tulevan laskuille, voidaan se tässä ikkunassa poistaa laskulta. Erittelysivu: mikäli yrityksellesi on tehty kustomoitu laskupohja laskun erittelysivua varten, voidaan se valita tästä laskulle. Mikäli kyseinen pohja on Asetuksissa toimipisteen parametreissa määritetty oletuksena tulevan laskuille, voidaan se tässä ikkunassa poistaa laskulta.

94 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (93/145) Asiakkaan rastitettavat tulostusparametrit tallentuvat laskun tietoihin laskun muodostusvaiheessa, joten sen jälkeen tehdyt muutokset eivät näy vanhemmilla laskuilla. Muita tietoja voidaan vielä jonkin verran muuttaa vielä laskulla. 7.4 Maksukehotus Laskusta voi tulostaa maksukehotuksen, kun laskun eräpäivä on kuluva päivä tai se on menneisyydessä. Valitaan lasku, josta maksukehotus halutaan lähettää ja sitten valitaan Toiminnot > Tulosta maksukehotus. Maksukehotuksen voi tulostaa: - Esikatseluun. Esikatseluun voidaan valita vain yksi lasku kerrallaan. Mikäli maksukehotus tulostetaan esikatselun kautta, ei siitä jää jälkeä laskulle. - Suoraan tulostimelle voidaan tulostaa joko yksittäinen maksukehotus tai useammasta laskusta kerrallaan. Tätä kautta otettuna jää maksukehotuksesta jäljet laskulle; maksukehotuksesta muodostuu PDF tiedosto laskun muistiinpanoihin, laskun Maksukehotusten lkm tieto päivittyy ja Viimeisin maksukehotus päivätieto päivittyy. - Sähköpostin liitteeksi voidaan tulostaa yksi lasku kerrallaan. Tätä kautta otettuna jää maksukehotuksesta jäljet laskulle; maksukehotuksesta muodostuu PDF tiedosto laskun muistiinpanoihin, laskun Maksukehotusten lkm tieto päivittyy ja Viimeisin maksukehotus päivätieto päivittyy Maksukehotuksen tekstipohjavaihtoehtoja on valmiiksi kaksi. Maksukehotusten tekstit määritellään asetuksissa (Asetukset > Parametrit > Taloushallinnon parametrit > Maksukehotus). Asetuksissa voidaan myös lisätä kokonaan uusia tekstipohjia maksukehotuksille. Kehotustekstiä voi muokata myös laskukohtaisesti ennen maksukehotuksen tulostamista. Muokkaus tehdään Laskutulosteen parametrit ikkunassa, kts. kuva alla.

95 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (94/145) Maksukehotusta tulostettaessa voidaan valita joko Maksukehotus 1 (hienovaraisempi) tai Maksukehotus 2 (tiukempi). Jos Asetuksissa on lisätty omia tekstipohjia, voidaan myös joku niistä valita. Ohjelmisto tarjoaa oletuksena Maksukehotus 1:stä silloin, kun laskusta tulostetaan ensimmäistä kertaa maksukehotusta. Seuraavalla kerralla ohjelmisto oletuksena tarjoaa Maksukehotus 2:sta. Teksti tulostuu maksukehotukselle ensimmäiselle sivulle toimeksiannon nimen yläpuolelle. Maksukehotus välilehdellä, kts. kuva yllä, voi laskulle tulostuvan tekstin ja maksukehotustyypin lisäksi muuttaa eräpäivää sekä laskun nimeä (Otsikko-kenttä), joka tulostuu maksukehotukselle. Jos eräpäivän antaa olla kuluva päivä, näkyy maksukehotuksen tulosteessa maksuehtona ja eräpäivänä HETI. Jos eräpäivää muuttaa, näkyy tulosteessa eräpäivänä annettu eräpäivä ja maksuehtona Eräpäivään mennessä. Maksuehdon päiväykseksi tulee sen tulostamispäivä. Yleinen-välilehdellä voi määrittää laskun kielen, laskuttajan osoitteen, valuutan sekä erittelysivun tulostuskriteerit. Maksukehotukseen ei tule oletuksena viivästyskorkoa. Jos viivästyskorko halutaan laskuttaa asiakkaalta, tulee se laskea itse ja kirjata siitä uusi veroton toimenpide. Toimenpide voidaan laskuttaa yksinään ja lasku lisätä samaan kuoreen maksukehotuksen kanssa. Viivästyskorko lasketaan seuraavan logiikan mukaan: x, viivästysmaksu k, viivästyskorko vuosikorkona desimaalimuodossa, esim 10% k = 0,1 pv, kuinka monta päivää maksu on myöhässä S, laskun avoin summa x = S * (1 + k) pv/365 - S Esim laskulla, jonka maksu on myöhässä 14 päivää ja viivästyskoroksi on määritetty 10%, on viivästysmaksu 3,66. Tietenkin viivästysmaksuun voidaan lisätä erillinen kiinteä sakkomaksu ja/tai käsittelykuluja. 7.5 Laskun peruuttaminen Laskulla olevia toimenpiteitä ja kuluja ei voi muokata sen jälkeen, kun lasku on lähetetty asiakkaalle eli lasku on tilassa Tulostettu tai Lähetetty. Jos laskun toimenpiteisiin tai kuluihin täytyy tehdä muutoksia tai lisäyksiä tai muita laskun tietoja tulisi muuttaa, tulee lasku peruuttaa. Haetaan oikea lasku joko Toimeksianto ikkunasta Laskut alakansiosta tai Taloushallinto tehtäväalueelta Laskut-kansiosta. Kun oikea lasku on valittuna, valitaan Toiminnot > Peruuta lasku, jolloin alla oleva ikkuna aukeaa.

96 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (95/145) Laskun peruuttamisen ohessa ohjelmisto tekee taustalla hyvityslaskun, jotta kirjanpito ei sotkeutuisi. Käyttäjän tulee valita taustalla tehtävälle hyvityslaskulle kirjanpidollinen Kirjauspäivä, kts. kuva yllä, joka oletuksena on tyhjä. Peruuta lasku ikkunassa näkyy myös normaalilaskun Kirjauspäivä. Mikäli kyseistä kirjanpidonkautta ei ole vielä suljettu ja viety eteenpäin kirjanpitoon, kannattaa hyvityslasku kirjata samalle päivälle, jolle alkuperäinen normaalilasku on kirjattuna. Mikäli hyvityksen kirjaaminen ei enää onnistu alkuperäisen laskun kirjauspäivän mukaiseksi, kannattaa hyvityslaskun Kirjauspäiväksi määrittää kuluva päivä. Kun hyvityslaskun kirjauspäivä on lisätty ja valitaan OK, muodostaa ohjelmisto hyvityslaskun, joka on saman suuruinen kuin alkuperäinen normaali lasku. Peruutuksen myötä normaalilaskun tilaksi muuttuu Peruttu ja sillä olevat toimenpiteet ja kulut siirtyvät koelaskulle, joka on tilassa Tarkastettu. Tämän jälkeen kirjauksiin voi koelaskulla tehdä tarvittavat muutokset, lisäykset tai poistot. Jotta yksittäisiin kirjauksiin pääsee tekemään muutoksia, tulee ne Toiminnot painikkeen alta palauttaa aktiivisiksi Palauta toimenpide/kulu tilaan Koelaskulla -komennolla. Ainoastaan kirjauksen tekstiä voi muuttaa silloin, kun kirjaus on tilassa Tarkastettu. Kun tarvittavat muutokset on tehty, hyväksytään koelasku ja muodostetaan uudestaan normaalilasku. Koelasku voidaan myös hylätä, jolloin sillä olevat kirjaukset vapautuvat toimeksiannon alle avoimiksi. Ensimmäisen laskun laskunumeroa ei voi käyttää uudestaan, vaan uusi lasku saa oman numeronsa. HUOM! Mikäli samassa toimeksiannossa on useampi maksaja ja koelasku tulisi hylätä peruutuksen jälkeen, tulee kaikkien maksajien laskut peruuttaa, jotta koelasku menee tilaan Tarkastettu ja se voidaan hylätä. Laskulla olevat mahdolliset suoritukset estävät laskun perumisen. Kohdistukset tulee ensin mitätöidä. Samat suoritukset voidaan kuitenkin kohdistaa myöhemmin uudestaan uudelle laskulle. Mahdollinen ennakon käyttö mitätöityy automaattisesti ja vapauttaa ennakon uudelleen käytettäväksi. Laskulla olevat hyvitykset eivät estä laskun perumista, mutta tällöin perumisen yhteydessä muodostuva hyvityslasku kattaa vain aiemmin hyvittämättömän osan. Näin laskulla voi olla useampi pätevä hyvityslasku, joiden yhteissumma vastaa laskun maksettavaa osaa. 7.6 Suoritukset Suorituksia voidaan tarkastella ja lisätä Suoritukset-kansiossa Taloushallinto-tehtäväalueella tai asiakkaan ikkunassa Suoritukset-alakansiossa. Suorituksia voidaan kirjata myös laskun kautta. Suorituksen kirjauksista on kerrottu jäljempänä. Normaalisuoritusten lisäksi ohjelmistossa voidaan kirjata: - Ennakkosuorituksia, lue aiheesta lisää luvusta Ennakkolaskun suorituksen kirjaaminen ja ennakon kuittaaminen maksetuksi - Laskun oikaisuja eli luottotappiointeja, lue aiheesta lisää luvusta Laskun oikaisu eli luottotappiointi - Maksun palautuksia, lue aiheesta lisää luvusta Maksetun laskun hyvitys ja maksunpalautus.

97 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (96/145) Suoritus voidaan kohdistaa yhdelle tai useammalle laskulle tai se voidaan tiliöidä Suorituksen tiedot Suorituksen ja ennakkosuorituksen tiedot ovat identtiset. Suoritus ikkunan tiedot on kuvattu alla. Laskun oikaisun ja maksun palautuksen ikkunat sisältävät vähemmän tietoja. Ne on kuvattu omissa luvuissaan, Laskun oikaisu eli luottotappiointi ja Maksetun laskun hyvitys ja maksunpalautus. Laskuttajan tilinumero: tili, jolle suoritus on tullut. Jos Asetuksissa toimipisteen tiedoissa on määritelty oletuspankkitili, se on Suoritus ikkunassa valmiina. Pankkitilin saa vaihdettua suurennuslasista kentän päästä. Tositenumero: suorituksen juokseva tositenumero, jonka ohjelmisto muodostaa automaattisesti tallennuksen yhteydessä. Suoritusnumerointi on automaattinen eikä siihen voida tehdä muutoksia asetuksissa. Suorituksen kirjauspäivän aloittaessa uuden tilikauden, järjestelmä aloittaa numeroinnin taas ykkösestä. Vanhalle tilikaudelle kirjattavat jatkavat edelleen vanhaa numerointia. Debet tili: pankkitilin kirjanpidollinen tili tulee pankkitilin perusteella automaattisesti, mutta voidaan vaihtaa pankkitilin lisäämisen jälkeen. Valuutta: valitaan suorituksen valuutta. Ohjelma ehdottaa aina pankkitiliin liitettyä valuuttaa (yrityksen oletusvaluutta). Jos valuuttaa vaihdetaan, ilmestyy Suoritus ikkunaan uusi kenttä; Suoritussumma valuutassa, kts. kuva alla. Lisäksi Vaihtokurssi kenttä aktivoituu. Vaihtokurssi tulee suoraan Asetuksista, mutta sitä voidaan manuaalisesti muuttaa. Ohjelmisto laskee vaihtokurssin ja suoritussumma valuutassa tietojen pohjalta Suoritussumma kentän summan, joka siirtyy kirjanpitoon. Kirjauspäivä: päivä, jolloin maksu on kirjautunut saajan tilille. Päivämäärä on oletuksena kuluva päivä, mutta päivämäärä tulee vaihtaa oikeaksi kirjauspäiväksi. Suoritus siirtyy kirjanpitoon kirjauspäivän mukaisesti. Vaihtokurssi: ohjelmisto näyttää valitun valuutan vaihtokurssin suhteessa oletusvaluuttaan. Vaihtokursseja ylläpidetään Asetuksissa. Vaihtokurssi kenttä on passiivinen, jos suoritus kirjataan oletusvaluutassa. Mikäli valuuttaa vaihdetaan myös Vaihtokurssi kenttä aktivoituu. Suoritussumma: on oletuksena laskun avoinna oleva summa. Summaa voi tarvittaessa muuttaa. Suoritussumma valuutassa: kenttä tulee näkyviin, kun Valuuttaa vaihdetaan, kts. kuva alla. Suoritussumma valuutassa vaihtuu, jos vaihtokurssia muutetaan. Valuuttasummaa voidaan muuttaa myös manuaalisesti. Suoritussumma muuttuu, kun valuuttaa ja/tai suoritussummaa valuutassa muutetaan.

98 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (97/145) Maksaja: laskun maksajan nimi. Maksajana ohjelmisto oletuksena tarjoaa sitä yritystä tai yksityishenkilöä, joka laskulle on määritetty maksajaksi. HUOM! Oikeusturvatapauksissa tulee muuttaa vakuutusyhtiö maksajaksi, kun laskulle kirjataan vakuutusyhtiöltä tullutta suoritusta. Maksajan nimilyhenne: jos suoritus on haettu viitesuorituspaketilla, näkyy tässä pankin kautta tuleva maksajan nimilyhenne. Viite: jos suoritus on haettu viitesuorituspaketilla, näkyy tässä viite, jolla asiakas on laskunsa maksanut. Viesti: jos suoritus on haettu viitesuorituspaketilla, näkyy tässä asiakkaan kirjoittama viesti, mikäli asiakas ei ole käyttänyt viitettä Suorituksen kirjaus ja kohdistus laskulle Kirjattuja suorituksia voidaan tarkastella Taloushallinto > Suoritukset kansiosta. Kohdistukset-sarakkeesta nähdään, onko suoritus kohdistettu laskulle. Mikäli suoritus on tiliöity kokonaan tai osittain, näkyy tiliöity euromäärä puolestaan Tiliöity sarakkeessa. Kohdistukset- ja Tiliöity sarakkeiden yhteenlaskettu summa tulisi olla sama kuin Suoritussumma sarakkeen yhteensä-summa. Silloin kaikki ohjelmistoon kirjattu raha on kohdistunut joko laskuille tai tiliöity kirjanpidon tileille. Mikäli summat eivät täsmää, on ohjelmistossa suorituksia, joita ei ole kohdistettu laskuille tai tiliöity. Tullut suoritus voidaan kohdistaa laskulle: 1. Laskun kautta 2. Taloushallinto > Suoritukset-kansion kautta tai 3. Viitesuoritusten sisäänluvulla. 1. Laskun kautta Suoritus suositellaan kirjaamaan aina laskun kautta, ellei pankista tuoda suorituksia viiteaineistona ohjelmistoon. Poikkeuksena ovat ylisuoritukset, joissa joudutaan tekemään myös tiliöinti. Tällaiset suoritukset kannattaa kirjata Taloushallinto tehtäväalueen Suoritukset kansion kautta, jotta samalla saadaan kohdistettua suoritusta laskulle että tehtyä tiliöinti lopulle summalle. Suorituksen voi kirjata laskun kautta: - Taloushallinto > Laskut kansiossa - Toimeksianto ikkunassa Laskut alakansiossa - Asiakas ikkunassa Laskut-alakansiossa Valitaan lasku ja Toiminnot > Kohdista suoritus, kts. kuva alla, jolloin Suoritus ikkuna aukeaa. Suoritus ikkunassa on valmiina Suoritussumma tieto, joka on sama kuin laskun avoin summa ja lisäksi suorituksessa on valmiina Maksaja tieto, joka tulee laskun maksajasta. HUOM! Oikeusturvatapauksissa tulee muuttaa vakuutusyhtiö maksajaksi, kun laskulle kirjataan vakuutusyhtiöltä tullutta suoritusta.

99 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (98/145) Kun tarvittavat muutokset Suoritus ikkunaan on tehty, tallennetaan suoritus. Tallentamisen myötä, ohjelmisto tallentaa itse suorituksen ohjelmistoon ja samalla kohdistaa sen laskulle, joka pohjaksi on valittu. Jos asiakas on maksanut laskun kokonaisuudessaan, muuttuu laskun tilaksi Maksettu. Jos asiakas on maksanut vähemmän kuin laskua oli avoinna, voi laskun tulostaa uudestaan avoinna olevalla summalla ja lähettää se asiakkaalle maksettavaksi, tai laskulle voidaan tehdä laskun oikaisu, jolloin puuttuva osa kirjataan luottotappioihin. Ylisuorituksen tapauksessa tulee ylimenevälle osalle tehdä uusi kohdistus esimerkiksi saman maksajan toiselle laskulle tai tiliöinti erilliselle kirjanpidolliselle tilille. 2. Taloushallinto > Suoritukset-kansiossa Suoritusten kirjaus Suoritukset-kansiosta on monivaiheisempaa kuin laskun kautta, sillä Suoritukset kansion kautta suoritukselle tulee hakea kaikki tarvittavat tiedot (kuten Maksaja ja Suoritussumma) ja lisäksi se tulee erikseen kohdistaa asiakkaan laskulle. Valitse peruspainikeriviltä Uusi painikkeesta tai Uusi painikkeen sivussa olevasta nuolesta ja siitä avautuvalta listalta Suoritus, jolloin Suoritus ikkuna avautuu. Suoritus ikkuna on samannäköinen kuin, jos suorituksen kirjaisi suoraan laskun kautta. Siihen tulee vain itse valita Maksaja ja Suoritussumma sekä mahdollisesti korjata muita tietoja. Tämän jälkeen valitaan Tallenna. Kun suoritus on tallennettu, saa se juoksevan tositenumeron. Kun suoritus on tallennettu, tulee se lisäksi kohdistaa laskulle. Ennen kohdistusta tulee varmistaa, että suorituksen tiedot ovat oikein, koska kohdistuksen jälkeen suoritus lukittuu eikä siihen enää voi tehdä muutoksia. Suoritus saadaan kohdistettua laskulle Suoritus ikkunassa Kohdistukset alakansiossa valitsemalla Uusi painikkeesta tai Uusi painikkeen sivussa olevasta nuolesta ja siitä avautuvalta listalta valitsemalla Kohdistus.

100 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (99/145) Kohdistus ikkunaan, kts. kuva yllä, tulee hakea oikea lasku, jolle tullut raha kohdistetaan. Kun valitaan Lasku kohdassa suurennuslasista, tuo ohjelmisto listan kyseisen maksajan laskuista. Listalta valitaan se lasku, jolle suoritus kuuluu. Kohdistus ikkunassa voidaan muuttaa kirjanpidon Debet tiliä sekä euromääräistä summaa, joka valitulle laskulle kohdistetaan. Kohdistuksen summa ei voi olla suurempi kuin suorituksen summa eikä suurempi kuin laskun avoinna oleva summa. Kirjauspäivä tulee suorituksesta, eikä se voi olla eri kuin suorituksen kirjauspäivä. Suorituksen kirjauspäivä voidaan kuitenkin muuttaa, ellei yhtään kohdistusta ole voimassa. Kun kohdistus tallennetaan, tiedot passivoituvat ja nyt asiakkaalta tullut suoritus on kohdistunut valitulle laskulle. HUOM! Suoritussumma saattaa olla suurempi kuin laskun loppusumma. Silloin asiakkaalta tullut suoritus voidaan kohdistaa useammalle eri laskuille. Tällöin kirjataan aina yksi Kohdistus per lasku eli yhdellä suorituksella voi olla useampia kohdistuksia laskuille. HUOM! Jos suoritettu summa ylittää laskun loppusumman, eikä ylijäänyttä summaa haluta kirjata millekään laskulle, voidaan lopulle osalle tehdä tiliöinti erillisenä kirjauksena. Jos valitaan Uusi painikkeen vierestä nuoli, josta valitaan Tiliöinti. Jotta tiliöinti voidaan tehdä, tulee kirjanpidon tilit olla lisättynä Asetuksissa. Tiliöinnistä lisää luvussa Ali- ja ylisuoritukset sekä suorituksen tiliöinti. 3. Viitesuoritusten sisäänluvulla Suoritukset voidaan tuoda sähköisesti pankkiohjelmasta CSI Lawyeriin viitesuoritusten sisäänluvulla. Sisäänluku tehdään Taloushallinto > Suoritukset kansion kautta valitsemalla Tuo viitesuoritukset -toiminto peruspainikeriviltä. Tämän jälkeen aukeaa Tuo viitesuoritukset ikkuna, kts. kuva alla. Jos Asetuksissa toimipisteen parametreissa on määritelty polku, mihin viiteaineistotiedosto siirtyy pankkiohjelmasta, näkyy se Viitesuoritustiedosto kentässä. Mikäli polkua ei ole Asetuksissa määritelty, voidaan tiedosto etsiä Haku-painikkeella kentän päädyssä. Kun oikea tiedosto on valittu, valitaan OK, jolloin ohjelmisto antaa yhteenvedon tuoduista suorituksista.

101 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (100/145) Esimerkiksi Nordealla tiedosto on.nda-päätteinen tekstitiedosto, mutta tiedoston päätteellä ei ole merkitystä sitä sisäänajettaessa. Tiedoston saa auki esim. Notepadissa ja se sisältää paljon nollia sekä ihan selväkielisiä tekstikohtia. Kun viitetiedosto on haettu, näkyy haettujen suoritusten yhteenveto ruudulla. Yhteenvedossa on eri tapaukset eritelty seuraavasti: - Jos suoritusrivillä näkyy vihreä ns. checkmark, on asiakas maksanut koko laskun avoimen summan verran - Jos suoritusrivillä näkyy nuoli alaspäin, on asiakas maksanut vähemmän kuin mitä laskulla on ollut avointa - Jos suoritusrivillä näkyy nuoli ylöspäin, on asiakas maksanut enemmän kuin mitä laskulla on ollut avointa. Suoritukset kohdistuvat suoraan laskuille viitenumeroiden perusteella, joten erillistä kohdistusta laskuille ei enää tarvita. Jos asiakas on maksanut oikealla viitteellä laskun avoinna olevan summan verran, muuttuu kyseisen laskun tila automaattisesti Maksetuksi. Mikäli asiakas maksaa vain osan laskusta, jää lasku avoimeksi ja se voidaan tulostaa uudelleen asiakkaalle maksettavaksi tai tehdä laskun oikaisu ja merkitä luottotappioksi. Jos asiakas maksaa liikaa, jää osa suorituksesta kohdistumatta ja se pitää tiliöidä manuaalisesti Laskun oikaisu eli luottotappiointi Mikäli lasku tulee luottotappioida, tehdään se laskun oikaisulla. Laskun oikaisu näkyy järjestelmässä suorituksena, joka on tyypiltään laskun oikaisu ja laskulla kohdistuksena. Luottotappioinnit näkyvät Suoritusluettelo raportilla omassa ryhmässään. Se voidaan tehdä laskuun osittain tai koko summaan. Laskun oikaisun voi tehdä laskulle kahdella tavalla: 1. Laskun kautta 2. Taloushallinto > Suoritukset kansion kautta 1. Laskun kautta Laskun oikaisun saa tehtyä laskun kautta: - Taloushallinto > Laskut kansiosta - Toimeksianto ikkuna > Laskut alakansiosta - Asiakas ikkuna > Laskut alakansiosta Valitaan luottotappioitava lasku ja Toiminnot > Laskun oikaisu. Valinta avaa Laskun oikaisu ikkunan, kts. kuva alla.

102 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (101/145) Laskun oikaisuun tulee valita kirjanpidollinen Debet tili, jolle luottotappiointi kirjataan. Debet tili tulee olla lisättynä ohjelmistoon Asetuksissa, jotta sen voi valita laskun oikaisulle. Kirjauspäiväksi merkitään se päivä, jolle luottotappiointi halutaan kirjata. Luottotappiointi näkyy Suoritusluettelo raportilla Kirjauspäivän mukaan. Suoritussummana on oletuksena laskun avoin summa. Kun laskun oikaisu tallennetaan, kohdistuu se automaattisesti valitulle laskulle, laskun tilaksi muuttuu Maksettu ja sen avoin muuttuu nollaksi. HUOM! Jos laskusta halutaan luottotappioida vain osa, voidaan Suoritussummaa vaihtaa. 2. Taloushallinto > Suoritukset kansion kautta Taloushallinto > Suoritukset kansiossa valitaan Uusi painikkeen vieressä olevasta nuolesta Laskun oikaisu, kts. kuva alla. Ohjelmisto avaa samanlaisen Laskun oikaisu ikkunan kuin laskun päältä kirjattaessa, kts. kuva yllä. Ainoana erona on, että Suoritussumma kenttä on tyhjänä. Laskun oikaisulle tulee valita oikea Debet tili, kirjata Suoritussumma sekä tarpeen vaatiessa vaihtaa Kirjauspäivää. Kun tarvittavat tiedot on lisätty/muutettu, tallennetaan laskun oikaisu. Kun laskun oikaisu on tallennettu, tulee se vielä kohdistaa laskulle. Valitaan Laskun oikaisu ikkunassa Kohdistukset alakansio ja sieltä valitaan Uusi painike, jolloin avautuu alla oleva Kohdistus ikkuna. Ikkunassa voidaan vaihtaa vielä euromäärää (mikäli halutaan sama luottotappiointi jakaa esimerkiksi kahdelle eri laskulle) sekä Debet tiliä. Ikkunassa tulee hakea Lasku kenttään se lasku, jolle luottotappiointi kohdistuu. Kun tarvittavat tiedot on muutettu/lisätty, voidaan kohdistus tallentaa ja sulkea. Nyt ohjelmistoon on kirjattu laskun oikaisu sekä kohdistettu se valitulle laskulle Suorituksen kohdistuksen mitätöinti ja suorituksen poisto Kohdistuksen mitätöinti Jos suorituksen tiedoissa on virheitä ja/tai se on kohdistettu väärälle laskulle, toimitaan seuraavasti; mennään Taloushallinto > Suoritukset kansioon. Haetaan oikea suoritus ja avataan se ruudulle auki.

103 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (102/145) Suoritus ikkunassa valitaan Kohdistukset alakansio ja sieltä valitaan Mitätöi kohdistus, kts. kuva alla. HUOM! Suorituksen saa auki myös laskun kautta, mutta siinä on hieman pidempi linkkiketju: Avaa laskun Kohdistukset-kansio > avaa oikea kohdistusrivi > Kohdistus-ikkunassa avaa Alkuperäinen suoritus -linkki. Toiminto Mitätöi kohdistus avaa alla olevan ikkunan. Mitätöinti kirjautuu automaattisesti kirjanpitoon alkuperäisen suorituksen kirjauspäivän mukaisesti. Kohdistuksen mitätöinnin jälkeen suorituksen voi kohdistaa toiselle laskulle tai itse suorituksen perustietoja voidaan muuttaa, sillä ne aktivoituvat kohdistuksen mitätöinnin myötä. Suoritukselle voidaan muuttaa esimerkiksi kirjauspäivää, maksajaa tai suoritussummaa. Suorituksen kohdistuksen mitätöinti toimii samalla lailla normaalisuorituksiin, laskun oikaisuihin eli luottotappiointeihin, maksun palautuksiin sekä ennakkosuorituksiin. Suorituksen poisto Mikäli suoritus on tullut kirjattua kahteen kertaan ohjelmistoon tai on muusta syystä aiheeton, voidaan se passivoida tai poistaa kohdistusten mitätöinnin jälkeen. Passivointi/poisto tehdään Taloushallinto tehtäväalueen Suoritukset-kansiossa valitsemalla oikea suoritus listalta ja valitsemalla punaisesta ruksista Poista. Jos poistettavan suorituksen jälkeen on ohjelmistoon kirjattu uusia suorituksia tai suorituksessa on

104 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (103/145) mitätöityjä kohdistuksia, ei ohjelma poista suoritusta, vaan ehdottaa sen passivointia, kts. kuva alla. Kirjanpidollisesti tämä vastaa poistoa Ali- ja ylisuoritukset sekä suorituksen tiliöinti Tilanteissa, joissa tullut suoritus ja laskun avoinna oleva summa eivät täsmää, toimitaan seuraavasti: Alisuoritus Mikäli asiakkaalta tulee alisuoritus, voidaan: A. Kirjataan suoritus laskun avoimen summan mukaisesti B. Kirjata tullut suoritus suoraan laskulle ja loppusumma joko hyvitetään tai kirjataan luottotappioksi A. Kirjataan suoritus laskun avoimen summan mukaisesti Suoritus tulee kirjata Taloushallinto > Suoritukset kansiosta. Tallennetaan suoritus samalla summalla kuin laskulla on avointa, esimerkissämme laskun avoin on 6 150,00. Kun suoritus on tallennettu, mennään Kohdistukset alakansioon. Ensin lisätään kohdistus laskulle sillä summalla kuin asiakas on maksanut, kts. kuva alla (esimerkissä asiakas on maksanut 6 145,00 ). EUR kohtaan merkitään asiakkaalta tullut summa, 6 145,00. Debet tilinä on pankkitilin kirjanpidollinen tili. Kun oikea lasku on haettu, tallennetaan ja suljetaan kohdistus. Tämän jälkeen tehdään uusi kohdistus. Ohjelmisto tarjoaa loppusuorituksen summaa EUR kohtaan. Debet tiliin vaihdetaan kirjanpidon tili, jolle loppusumma kirjataan. Esimerkissämme on valittu Pankkikulu tili, kts. kuva alla. Tämä on ajankohtainen valinta, mikäli asiakas on ulkomaalainen ja pankki on vähentänyt suorituksesta oman kulunsa pois. Vastaavasti Debet tiliksi voidaan hakea myös Luottotappio tili. Luottotappiokirjauksen voi tehdä myös suoraan laskun päältä, kts. kohta B. Lasku kohtaan haetaan sama lasku kuin mille aiempi kohdistus kirjattiin. Nyt kohdistus voidaan tallentaa ja sulkea.

105 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (104/145) Yllä kuvattujen toimenpiteiden jälkeen lasku menee tilaan Maksettu ja poistuu avointen listalta. B. Kirjataan tullut suoritus suoraan laskulle ja loppusumma joko hyvitetään tai kirjataan luottotappioksi Toinen vaihtoehto alisuorituksen käsittelyyn on, että ensin kirjataan laskun päältä suoritus. Suoritus kirjataan sillä summalla, minkä asiakas on maksanut. Tämän jälkeen loppusumma joko hyvitetään tai kirjataan luottotappioksi. Sekä hyvitys että luottotappiointi tehdään laskun päältä. Luottotappiointikirjaus voidaan tehdä myös kohdan A mukaisesti. Ylisuoritus ja tiliöinti Asiakkaalta tullut ylisuoritus voidaan joko palauttaa asiakkaalle tai tiliöidä esim. korko- tai ylisuoritusten tilille. Suoritus kirjataan Taloushallinto > Suoritukset kansiosta. Suoritus kirjataan samalle summalle kuin asiakkaalta on tullut rahaa. Kun suorituksen tiedot on täydennetty, tallennetaan suoritus ja siirrytään Kohdistukset alakansioon. Ensin kohdistetaan laskun avoimen verran asiakkaan laskulle. Esimerkissämme laskun avoin on 885,60, joka merkitään EUR-kohtaan ja Lasku kohtaan haetaan asiakkaan lasku, kts. kuva alla. Kun tarvittavat tiedot on muutettu, tallennetaan ja suljetaan kohdistus. Kun laskun kohdistus on tehty, menee lasku tilaan Maksettu ja se poistuu avointen listalta. Tämän jälkeen loppu suoritussumma tiliöidään. Suoritus ikkunan Kohdistukset alakansiossa valitaan Uusi painikkeen viereisestä nuolesta Tiliöinti, kts. kuva alla.

106 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (105/145) Valinta avaa alla olevan Tiliöinti ikkunan. EUR kohdassa on se summa, joka suorituksesta on laskun kohdistuksen jälkeen jäänyt jäljelle. Debet tilinä säilytetään pankkitilin kirjanpidollinen tili. Kredit tili kohtaan valitaan sopiva kirjanpidollinen tili, kuten Ylisuoritukset, mikäli rahaa ei asiakkaalle enää palauteta. Jos ylijäävä summa palautetaan asiakkaalle, valitaan Kredit tiliksi Maksun palautus tili. Valintojen jälkeen Tiliöinti ikkuna voidaan tallentaa ja sulkea. Tämän myötä suoritus on saatu kohdennettua kokonaan; osa kohdistettu laskulle ja osa tiliöity kirjanpidolliselle tilille. 7.7 Ennakkolaskut Ennakkolaskuja voidaan tarkastella asiakkaan tietojen kautta, jolloin näkyvät kaikki kyseisen asiakkaan ennakkolaskut riippumatta siitä, onko niitä kiinnitetty toimeksiantoihin vai ei. Toimeksiannon tietojen kautta voidaan tarkastella kyseiseen toimeksiantoon liitettyjä ennakkolaskuja. Taloushallinto > Ennakkolaskut kansiossa näkyvät kootusti kaikki ohjelmistoon tallennetut ennakkolaskut Ennakkolaskun muodostaminen ja tiedot Ennakkolaskuja voidaan muodostaa: 1. Taloushallinto > Ennakkolaskut kansiossa 2. Toimeksianto ikkuna > Ennakkolaskut alakansiossa 3. Asiakas-ikkuna > Ennakkolaskut-alakansiossa. Valitaan Uusi painikkeesta, jolloin Ennakkolasku ikkuna, kts. kuva alla, avautuu. Jos ennakkolasku muodostetaan asiakkaan alta, on kyseinen asiakas oletuksena Maksajana. Jos ennakkolasku muodostetaan toimeksiannon alta, on kyseinen toimeksianto oletuksena Toimeksianto kentässä ja Maksajana toimeksiannon osapuoli, jolle on määritelty rooliksi Maksaja.

107 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (106/145) Yleinen-välilehti Maksaja: ennakkolaskun maksaja. Mikäli maksajaa ei näy, tulee se hakea ko. kenttään. Maksajan osoite: tieto tulee automaattisesti, kun Maksaja on valittu. Osoitteen voi tarvittaessa vaihtaa. HUOM! Jotta osoiteen voi vaihtaa, tulee se ensin tallentaa asiakkaan tietoihin. Toimeksianto: ennakkolasku voidaan kiinnittää asiakkaan tiettyyn toimeksiantoon. Tämä tieto ei kuitenkaan ole pakollinen. HUOM! Asiakkaalla ei saa olla toimeksiannossa oikeusturvatietoja. Tavalliset ennakot on estetty oikeusturvatoimeksiannoissa, jotta omavastuuosuuksien laskenta ei sekoittuisi. Maksajan yhteyshenkilö: maksajan asiakastietoihin määritelty yhteyshenkilö. Yhteyshenkilön voi muuttaa tai lisätä, jos sitä ei oletuksena ole merkitty. HUOM! Jotta yhteyshenkilön saa lisättyä/muutettua, tulee se ensin tallentaa asiakkaan tietoihin. Kirjauspäivä: oletuksena kuluva päivä. Jos kirjauspäivää muutetaan, muuttuu eräpäivä sen mukaisesti. Ennakkosuoritusta ei voi tallentaa ennakkolaskun Kirjauspäivää aiemmaksi. Eräpäivä: tulee oletuksena Asetuksiin merkityn maksuehdon mukaisesti. Eräpäivän voi muuttaa manuaalisesti. Se muuttuu automaattisesti Kirjauspäivää muutettaessa. Maksettava: maksettava summa. HUOM! Tähän kenttään merkitään ennakkolaskun bruttosumma. Laskun kieli: tulee oletuksena asiakkaan/toimeksiannon tiedoista. Lasku tulostuu valitulla kielellä. Kielen voi tarvittaessa myös muuttaa. Verollisuus: verollisuus tulee oletuksena asiakkaan/toimeksiannon tiedoista eikä sitä voi ennakkolaskulla enää muuttaa. Laskun numero: ohjelmisto antaa automaattisesti ennakkolaskun numeron. Viivästyskorko: Asetuksissa määritelty viivästyskorko. Viivästyskoron voi myös muuttaa ennakkolaskukohtaisesti. Laskutusyhteyshenkilö: oletuksena laskun tekijä. Jos ennakkolaskuun kiinnitetään toimeksianto, johon on määritetty joku toinen laskutusyhteyshenkilöksi, muuttuu tieto toimeksiannon laskutusyhteyshenkilön mukaisesti. Viitenumero: ennakkolaskun tallennuksen jälkeen ohjelmisto muodostaa sille automaattisesti viitenumeron. Laskuntekijä: ohjelmiston käyttäjä, joka on muodostanut laskun. Tätä tietoa ei voida muuttaa. Tulostuspäivä: kun lasku tulostetaan suoraan tulostimelle, se saa automaattisesti tulostuspäivän. Lisätiedot välilehti Lisätiedoissa on Vapaa teksti kenttä. Kyseisen kentän teksti tulee näkyviin ennakkolaskulle. Lisäksi Lisätiedot välilehdellä näkyvät Oikeusturvatiedot, jos kyseessä on omavastuu-ennakkolasku, aiheesta lisää luvussa 7.9 Oikeusturvatapausten laskuttaminen.

108 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (107/145) Kun tarvittavat muutokset on tehty, ennakkolasku tallennetaan. Lasku saa automaattisesti ennakkolaskunumeron. Ennakkolaskua voi esikatsella valitsemalla Ennakkolasku ikkunassa peruspainikeriviltä Esikatselu painikkeen. Ennakkolaskun voi tulostaa suoraan Ennakkolasku ikkunasta valitsemalla Toiminnot > Tulosta lasku. Vaihtoehtoina ovat Suoraan tulostimelle, PDF, Sähköpostin liitteeksi ja Tulosta Finvoice-lasku. Normaalilaskun tavoin myös ennakkolaskusta muodostuu PDF tiedosto Muistiinpanot välilehdelle, jos se tulostetaan printterille tai lähetetään s-postin liitteenä. Ennakkolaskun erittelysivulle ei tulostu listaa toimenpiteistä ja kuluista, sillä kyseessä on ns. työn laskutus ennakkoon. Erittelysivulle tulostuu yksi rivi, jonka vakiotekstin voi määritellä Asetuksissa, Asetukset > Parametrit > Yleiset parametrit > Vakiotekstit. Yksittäiselle ennakkolaskulle tekstiä voi muokata Ennakkolasku ikkunassa Ennakkolaskurivit alakansiossa. Ennakkolaskua voidaan muokata, jos lasku on tilassa Avoin, Tulostettu tai Lähetetty. Ennakkolaskulla voi jälkikäteen muuttaa kirjauspäivää, eräpäivää, maksettavan summaa tai toimeksiannon tietoja. Jos ennakkolaskulle on jo kirjattu suoritus, saadaan se takaisin tilaan Avoin mitätöimällä suorituksen kohdistus, kunhan siitä ei ole vielä osaakaan käytetty normaalilaskulle. Mikäli kytkös tiettyyn toimeksiantoon halutaan poistaa ennakosta, valitaan Toimeksianto kentän päässä olevasta suurennuslasista ja valitaan aukeavasta ikkunasta Poista arvo. Tällöin ohjelmisto tyhjentää Toimeksianto kentän tiedot ja ennakko on tämän jälkeen kiinnittynyt ainoastaan kyseiseen asiakkaaseen. Ilman toimeksiantoa maksettu ennakko käytetään laskunmuodostusjärjestyksessä kaikissa toimeksiannoissa, joissa asiakas on maksavana osapuolena Ennakkolaskun suorituksen kirjaaminen ja ennakon kuittaaminen maksetuksi Suoritus ennakkolaskulle voidaan kirjata kahdella tavalla: 1. Ennakkolaskun kautta a. Taloushallinto > Ennakkolaskut kansio b. Asiakkaan tai toimeksiannon Ennakkolaskut alakansio 2. Taloushallinto > Suoritukset kansiossa (Uusi > Ennakkosuoritus) 1. Ennakkolaskun kautta Asiakkaan maksaman ennakkosuorituksen voi kohdistaa ennakkolaskulle suoraan ennakkolaskun kautta. Ennakkolaskun voi hakea asiakkaan tai toimeksiannon alta tai Taloushallinto > Ennakkolaskut-kansiosta. Valitaan oikea ennakkolaskurivi ja valitaan Toiminnot > Kohdista suoritus, kts. kuva alla. Valinnan jälkeen ruudulle aukeaa samanlainen Suoritus ikkuna kuin normaalisuoritusta kirjattaessa, kts. luku Suorituksen tiedot.

109 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (108/145) Suoritus ikkunaan tehdään tarvittavat muutokset/lisäykset. Tarkistetaan, että suorituksella on oikea Kirjauspäivä, pankkitilitiedot, Suoritussumma sekä Maksaja. Kun tiedot on muokattu, tallennetaan suoritus, jolloin se automaattisesti kohdistuu kyseiselle ennakkolaskulle. Kokonaissuorituksen tapauksessa ennakkolaskun tilaksi muuttuu Maksettu. Mikäli halutaan kirjata osittainen suoritus, ennakko jää avoimeksi eikä kohdistu normaalilaskuille. Ennakko saadaan kohdistumaan asiakkaan maksamalla osalla normaalilaskuille kuittaamalla loppuennakko maksetuksi, lue aiheesta lisää luvusta Ennakkolaskun suorituksen kirjaaminen ja ennakon kuittaaminen maksetuksi. 2. Taloushallinto > Suoritukset kansiossa Ennakkosuorituksen voi kirjata myös Taloushallinto > Suoritukset-kansiossa. Valitaan Uusi painikkeen vierestä nuolesta ja valitaan avautuvalta valintalistalta Ennakkosuoritus, kts. kuva alla, jonka jälkeen aukeaa Suoritus ikkuna. Avautuva Suoritus ikkuna on samanlainen kuin normaalisuoritusta kirjattaessa. Ennakkosuoritus-ikkunassa Suoritussumma- ja Maksaja kentät tulee täydentää. Tarvittaessa Kirjauspäivän ja pankkitilitiedot voi muuttaa. Kun tiedot on kirjattu, tallennetaan suoritus. Tämän jälkeen valitaan Kohdistukset alakansio ja sieltä Uusi painike. Kohdistus ikkunaan voidaan vaihtaa summaa sekä debet tiliä. Lisäksi ikkunaan tulee valita se ennakkolasku, jolle suoritus kohdistetaan. Kun tarvittavat tiedot on lisätty, voidaan kohdistus tallentaa ja sulkea. Jos asiakas oli maksanut ennakkolaskun kokonaisuudessaan, muuttuu ennakkolaskun tilaksi Maksettu. Ennakkolaskun Avoin summa muuttuu nollaksi ja Käytetty summa muuttuu nollasta ennakkolaskun kokonaissummaksi. Käytetty tieto kertoo sen, paljonko ennakkoa on jäljellä käytettäväksi normaalilaskuille. Ennakon kuittaaminen maksetuksi Vain kokonaan maksettu ennakko kohdistuu normaalilaskulle. Ennakkolasku, johon on tullut osasuoritus, voidaan kuitata kokonaan maksetuksi. Kirjaus tehdään Ennakkolaskun kautta, joko Taloushallinto > Ennakkolaskut kansiosta tai asiakkaan tai toimeksiannon alta Ennakkolaskut alakansiosta. Valitaan oikea ennakkolaskurivi ja valitaan Toiminnot > Kuittaa ennakkolasku maksetuksi. Toimintoa on tarkoitus käyttää silloin, kun ennakko halutaan käyttöön normaalilaskujen maksuun niiltä osin kuin ennakkoa on maksettu. Maksetuksi kuittamisen myötä ennakkolaskun käytettävissä oleva summa on aiempien suoritusten yhteenlaskettu summa, avoinna oleva summa muuttuu nollaksi ja laskun tilaksi tulee Maksettu. Ennakkoon on silti mahdollista myöhemmin kirjata jatkosuoritus. HUOM! Kyseinen toiminto on aktiviisena vain silloin, kun valitulle ennakkolaskulle on kirjattu osasuoritus.

110 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (109/145) Ennakkosuorituksen kohdistuksen mitätöinti Ennakkosuorituksen kohdistuksen mitätöinti toimii samalla tavoin kuin normaalilaskun suorituksen osalta. Ennakkosuoritus ikkunassa voidaan Kohdistukset alakansiossa mitätöidä ennakkosuorituksen kohdistus. Tämän jälkeen suorituksen perustietoja voi käydä muokkaamassa samalla tavoin kuin tavallisessa suorituksessa ja/tai ennakkosuoritus voidaan kohdistaa jollekin toiselle ennakkolaskulle. Ennakon kohdistus voidaan mitätöidä vain, jos ennakkoa ei ole käytetty vielä normaalilaskulle Ennakon kohdistuminen normaalilaskulle Kun ennakko on tilassa Maksettu, se kohdistuu automaattisesti seuraavalle muodostettavalle laskulle, joka luodaan. Lasku, johon ennakko kohdistuu, määräytyy seuraavasti: 1. Jos asiakkaalla on useampi toimeksianto ja ennakkolasku on liitetty pelkästään asiakkaaseen, kohdistuu maksettu ennakko toimeksiannosta riippumatta seuraavaan laskuun, joka asiakkaalle tehdään. 2. Jos asiakkaalla on useampi toimeksianto ja ennakkolasku on liitetty asiakkaan lisäksi myös tiettyyn toimeksiantoon, kohdistuu maksettu ennakko seuraavaan laskuun, joka tehdään liitettyyn toimeksiantoon. 3. Mikäli asiakkaalla on useita maksettuja ennakoita, kohdistaa ohjelmisto ne kaikki omina ennakon käyttöinä laskulle. Ennakoiden käyttöjärjestys on vanhimmasta uusimpaan niin, että ohjelmisto kohdistaa ensin ennakot, jotka on liitetty toimeksiantoon ja niiden jälkeen kohdistaa laskulle ennakot, jotka on liitetty pelkästään asiakkaaseen. Kohdistuva ennakko näkyy koelaskun esikatselussa heti koelaskun muodostuksen jälkeen, mutta se varataan laskulle vasta, kun koelasku hyväksytään. Mikäli koelaskun ja siitä muodostettavan normaalilaskun loppusumma on pienempi kuin ennakon summa, kohdistuu koelaskulle/laskulle sen avoimen verran ennakkoa. Tällöin koelaskun/laskun loppusummaksi tulee 0,00 euroa. Ylijäävä ennakko jää odottamaan seuraavaa koelaskua/laskua. HUOM! Ennakko ei näy Laskun muodostus ikkunassa. Kun maksettu ennakko on kokonaisuudessaan kohdistettu normaalille laskulle, muuttuu ennakkolaskun tila Maksetusta Käytetyksi. Lisäksi Ennakkolasku ikkunassa Ennakon käyttö alakansiossa näkyvät kaikki normaalilaskuille käytetyt summat. Jos yhdestä ennakkolaskusta on muodostunut kohdistuksia useampaan normaalilaskuun, näkyvät kaikki laskut listalla. Lisäksi ennakon tiedot näkyvät normaalilaskun ikkunassa Maksettavan erittely välilehdillä, kts. kuva alla, sekä Kohdistukset alakansiossa. Lasku ikkunan Kohdistukset alakansiossa ennakko näkyy Ennakon käyttö - nimellä. Sieltä ennakon käyttö voidaan laskulta mitätöidä, jolloin ennakko vapautuu uudelleen käytettäväksi seuraaville laskuille.

111 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (110/145) Ennakon käytön mitätöinti normaalilaskulta Ennakon käytön pystyy mitätöimään normaalilaskun ikkunassa Kohdistukset-alakansiossa. Valitaan Ennakon käyttö rivi ja peruspainikeriviltä Mitätöi kohdistus, kts. kuva alla. Mitätöinnin jälkeen ennakko on uudelleen käytettävissä tai palautettavissa asiakkaalle käyttämättömän summan osalta. Kun kaikki ennakon käytöt on mitätöity, normaaliennakko palaa tilaan Maksettu. Mitätöinti on mahdollista vain, mikäli suorituksen kirjauspäivän mukainen kirjanpitokausi on avoimena Ennakon palautus ja ennakkolaskun mitätöinti Ennakon palautus Mikäli kaikkea asiakkaan maksamaa ennakkoa ei käytetä laskujen maksamiseen, voidaan loppu ennakko palauttaa. Kirjaus tehdään Ennakkolaskun kautta, joko Taloushallinto > Ennakkolaskut kansiosta tai asiakkaan tai toimeksiannon alta Ennakkolaskut alakansiosta. Valitaan oikea ennakkolasku ja valitaan Toiminnot > Palauta ennakko. Ennakon palautus on järjestelmässä oman tyyppisensä suoritus, mutta se voidaan tehdä vain ennakkolaskun kautta. Ennakon palautus näkyy suoritusluettelossa omassa ryhmässään. Ennakkolaskun mitätöinti Ennakkolaskun voi mitätöidä, jos se on tilassa Avoin, Tulostettu tai Lähetetty. Jos lasku on jo tilassa Maksettu, tulee ennakko palauttaa, kts. ylempi kappale, tai ensin mitätöidä ennakkolaskulta ennakkosuorituksen kohdistus, jonka jälkeen itse ennakkolaskun saa mitätöityä. Kyseisessä tapauksessa ennakkosuoritus tulee joko poistaa/passivoida tai kohdistaa toiselle ennakkolaskulle. Ennakkolaskun mitätöinnin voi tehdä Ennakkolaskut kansiossa joko Taloushallinto-tehtäväalueella, asiakastai toimeksiantoikkunassa. Valitaan oikea ennakkolasku ja Toiminnot > Mitätöi ennakkolasku. Mitätöinti ei vaikuta kirjanpitoon, sillä itse ennakkolasku ei siirry kirjanpitoon. Ennakko näkyy kirjanpidossa vasta, kun ennakkosuoritus tulee asiakkaalta Omavastuuennakko Omavastuuennakko toimii eri tavalla kuin tavallinen ennakko, lue aiheesta lisää luvusta 7.9 Oikeusturvatapausten laskuttaminen. Omavastuuennakko muodostetaan aina oikeusturvalaskun tulostusvaiheessa. Sille kohdistettu suoritus kuittaa ennakon heti tilaan Käytetty, sillä ennakko kohdistuu heti vakuutusyhtiölle lähetettyyn normaalilaskuun. Ohjelmistossa asiakkaalta tullut suoritus omavastuuennakolle näkyy normaalisuorituksena. Omavastuuennakkolasku erottuu normaaliennakosta Lisätieto-välilehdellä olevien oikeusturvatietojen avulla.

112 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (111/145) 7.8 Hyvityslaskut Hyvityslasku tehdään silloin, kun lasku on jo muodostettu, mutta sen summaa tulisi alentaa. Tällaisessa tapauksessa puhutaan osahyvityksestä. Mikäli asiakkaalle on muodostettu lasku, joka on täysin aiheeton, tehdään laskulle kokonaishyvitys. Kokonaishyvityksen myötä laskulla olevat kirjaukset jäävät tilaan Laskutettu eikä niitä voi enää myöhemmin laskuttaa asiakkaalta. Ohjelmisto tekee taustalla hyvityslaskun myös silloin, kun normaalilasku peruutetaan. Laskun peruuttamisesta lisää luvussa 7.5 Laskun peruuttaminen. Hyvityslaskuja voidaan tarkastella asiakkaan tai toimeksiannon Hyvityslaskut alakansiossa tai Taloushallinto > Hyvityslaskut kansiossa. Hyvityslaskut alakansio löytyy myös normaalilaskun ikkunasta, jolloin siellä näkyy juuri kyseiselle laskulle tehdyt hyvityslaskut. Hyvityslasku vähentää yrityksen myyntiä ja tästä syystä hyvityslaskun näkyvät Myyntipäiväkirja raportilla Hyvityslaskun muodostaminen Uuden hyvityslaskun muodostaminen tapahtuu AINA normaalilaskun kautta. Normaalilaskun voi avata asiakkaan tai toimeksiannon alta, tai Taloushallinto > Laskut-kansion kautta. Valitaan oikea lasku ja Toiminnot > Tee hyvityslasku, jolloin aukeaa alla oleva Hyvitys ikkuna. Hyvitys ikkunassa näkyy vasemmassa yläreunassa sen normaalilaskun numero, johon tehtävä hyvitys kohdistuu.

113 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (112/145) Hyvitys välilehti Kirjauspäivä: hyvityslasku siirtyy kirjanpitoon Kirjauspäivän mukaisesti. Hyvityslaskun kirjauspäivä ei voi olla aiempi kuin normaalilaskun kirjauspäivä, jolle hyvitys kohdistuu. Hyvitettävän laskun kirjauspäivä: tässä näkyy sen normaalilaskun kirjauspäivä, jolle hyvitys kohdistuu. Hyvitystä ei voi kirjata aiemmaksi kuin mihin normaalilasku on kirjattu. Syötä hyvitettävät summat: voidaan valita, annetaanko hyvitys bruttona vai nettona. Ohjelmisto oletuksena tarjoaa brutto vaihtoehtoa. Jos syöttötapa vaihdetaan netoksi, näkyvät myös kaikki muut summat ikkunassa nettona. Hyvitettävät summat: hyvitettäviin summiin voidaan merkitä kuinka paljon hyvitetään toimenpiteitä ja kuinka paljon kuluja. Oletuksena annettu hyvitys jakautuu tasaisesti kaikkiin kirjauksiin, sillä kaikki kirjaukset on valittuna hyvitettäviksi. Laskun avoimet summat: ohjelmisto näyttää, paljonko laskulla on tällä hetkellä avoinna toimenpiteitä ja kuluja. Oletuksena summat näkyvät bruttona. Mikäli hyvityksen syöttötapa muutetaan netoksi, näkyvät myös laskun avoimet summat nettona. Laskun alkuperäiset summat: ohjelmisto näyttää, paljonko laskulla on ollut sen luontivaiheessa toimenpiteitä ja kuluja. Oletuksena summat näkyvät bruttona. Mikäli hyvityksen syöttötapa muutetaan netoksi, näkyvät myös laskun alkuperäiset summat nettona. Hyvitettävät laskurivit: oletuksena kaikki laskulla olevat kirjaukset on valittuna ja hyvitys kohdistuu niihin kaikkiin. Jos poistetaan ruksi ylimmästä ruudukosta, kts. kuva yllä (kohta 1), poistuu rivivalinta kaikilta toimenpiteiltä sekä kuluilta. Tämän jälkeen voidaan valita yksi tai useampi rivi, joille hyvitys halutaan kohdistaa. Rivikohtainen valinta tehdään ruksittamalla rivin edessä oleva ruudukko. Rivivalinta voidaan kerralla poistaa myös vain joko pelkiltä toimenpiteiltä tai pelkiltä kuluilta, kts. kuva yllä (kohdat 2). Jos hyvitystä annetaan rivikohtaisesti, kannattaa hyvitys antaa suoraan riville. Hyvitys annetaan Hyvitys brutto/netto sarakkeeseen oikean toimenpiteen tai kulun kohdalle, kts. kuva yllä. Riville syötetty hyvitys tulee näkyviin myös Hyvitettävät summat > Toimenpiteitä- ja Kuluja-kohtiin. Jos käyttäjä valitsee useamman rivin ja syöttää hyvitettävän summan suoraan Hyvitettävät summat > Toimenpiteitä- ja Kuluja kohtiin, jakaa ohjelmisto annetun hyvityksen tasaisesti kaikille valituille riveille. Laskun historia välilehti Välilehti on jaettu kahteen osaan; Hyvityslaskut ja Kohdistukset, kts. kuva alla. Hyvityslaskut: jos normaalilaskulle on tehty aiemmin hyvityksiä, näkyvät kyseiset hyvityslaskut tässä kohtaa. Kaksoisklikkaamalla riviä, aukeaa kyseinen hyvityslaskuikkuna ruudulle Kohdistukset: jos normaalilaskulle on kohdistettu ennakkoa tai suoritusta, näkyvät ne tässä kohtaa. Kaksoisklikkaamalla aukeaa ennakon käytön/suorituksen kohdistuksen ikkuna ruudulle.

114 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (113/145) Kun hyvitykselle on tarpeelliset tiedot täydennetty, valitaan OK, jolloin hyvityslasku tallentuu. Juuri muodostettu hyvityslaskun tila on Hyvitetty. Jos Hyvitys ikkunassa valitaan Peruuta, ei hyvityslasku tallennu. Hyvityslaskun saa tulostettua asiakkaan, toimeksiannon tai normaalilaskun alta tai Taloushallinto > Hyvityslaskut-kansiosta. Valitse oikea hyvityslasku ja Toiminnot > Tulosta lasku. Muiden laskujen tapaan hyvityslaskun voi tulostaa Suoraan tulostimelle, PDF:ksi, Sähköpostin liitteeksi tai lähettää asiakkaalle verkkolaskuna. Hyvityslaskua voidaan myös esikatsella, joko valitsemalla peruspainikeriviltä Esikatselu pikapainike tai Toiminnot > Esikatselu. Jos hyvityslaskun tulostaa suoraan tulostimelle, muuttuu sen tila Hyvitetystä Tulostetuksi. Jos valitaan Sähköpostin liitteeksi tai lähetetään verkkolaskuna, muuttuu hyvityslaskun tilaksi Lähetetty. Molemmissa tapauksissa ohjelmisto muodostaa hyvityslaskusta PDF tiedoston Muistiinpanot välilehdelle. Kokonaishyvityslaskun saa tulostettua samalla tavoin kuin normaalinkin hyvityslaskun Kokonaishyvitys Jos asiakkaalle lähetetty lasku on täysin aiheeton eikä sillä olevia toimenpiteitä ja kuluja tulla asiakkaalta myöhemmin laskuttamaan, tehdään normaalilaskulle kokonaishyvitys. Hyvitys ikkunassa merkitään Hyvitettävät summat > Toimenpiteitä- ja Kuluja-kenttiin samat summat kuin Laskun avoimet summat > Toimenpiteitä- ja Kuluja kentissä on ja valitaan OK. Siitä seuraa, että normaalilaskun tilaksi muuttuu Hyvitetty, ja sillä olevat toimenpiteet ja kulut jäävät tilaan Laskutettu eli lukittuina toimeksiannon alle. Myös jo maksetun laskun voi hyvittää kokonaan Hyvityslaskun kumoaminen Jos hyvityslasku tulee tehtyä väärälle laskulle tai se on muuten virheellinen, voi sen vielä peruuttaa. Peruutus tehdään hyvityslaskun päältä (esim. Taloushallinto > Hyvityslaskut-kansiossa). Valitaan oikea hyvityslasku ja Toiminnot > Kumoa hyvityslasku, jolloin alla oleva ikkuna aukeaa.

115 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (114/145) Toiminnallisuus ei hävitä alkuperäistä hyvityslaskua, sillä se näkyy kirjanpidossa. Kumoamisen myötä ohjelmisto tekee kumotulle hyvityslaskulle vastakirjauksen, joka on positiivinen hyvityslasku. Näin kirjanpito pysyy kohdillaan, vaikka hyvityslasku on peruttu. Hyvityslaskun kumoaminen näkyy kirjanpidossa sen mukaan, mikä merkitään Kumouksen kirjauspäiväksi, kts. kuva yllä. HUOM! Kumoaminen on mahdollista tehdä vain sellaisille hyvityslaskuille, jotka on tehty hyvitystoiminnolla. Laskun peruutuksen synnyttämää hyvityslaskua ei voi perua. Jos normaalilaskun tila on hyvitetty, hyvityksen voi perua. Jos normaalilaskun tila on peruttu, hyvitystä ei voi perua Maksetun laskun hyvitys ja maksunpalautus Hyvitys voidaan tehdä myös jo maksettuun laskuun. Maksetulle laskulle tehtävä hyvitys avaa samanlaisen Hyvitys ikkunan kuin avoimelle laskulle hyvitystä tehtäessä. Kun maksettua laskua hyvitetään, muuttuu normaalilaskun avoin summa negatiiviseksi. Vaikka laskun avoin muuttuu negatiiviseksi, säilyy laskun tilana Maksettu. Koska laskun avoin on negatiivinen, tulee normaalilaskulle hyvityksen jälkeen tehdä maksun palautus, kts. kuva yllä. Maksun palautus oikaisee laskun avoimen nollaksi ja maksun palautus kirjaus näkyy Suoritusluettelo raportilla. Maksun palautus ikkunassa, kts. kuva alla, täydennetään tarvittavat tiedot ja tallennetaan. Kirjauspäiväksi merkitään se päivä, jolloin raha konkreettisesti siirretään yrityksen tililtä asiakkaalle.

116 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (115/145) 7.9 Oikeusturvatapausten laskuttaminen Oikeusturvatiedot toimeksiannon osapuolelle Oikeusturvatapauksissa tulee toimeksiannolla päämiehen osapuolen tietoihin täyttää oikeusturvatiedot, kts. kuva alla. Jotta omavastuuosuuden laskenta onnistuu, tulee kaikki oikeusturvatietojen kohdat täydentää. Oikeusturvatiedot Vakuutusyhtiö: valitaan se vakuutusyhtiö, mistä asiakkaan oikeusturva on. Omavastuu bruttosummasta: yksityisasiakkaalla kohta on aina ruksitettu eikä sitä pysty vaihtamaan. Tällöin omavastuu lasketaan bruttosummasta ja laskujen alvit jakautuvat sekä päämiehen että vakuutusyhtiön maksettavaksi. Yritysasiakkaalla kohta on oletuksena tyhjä, jolloin omavastuu lasketaan nettosummasta ja laskujen alvit veloitetaan kokonaisuudessaan päämieheltä. Yritysasiakkaiden kohdalla on kuitenkin mahdollista ruksata kohta, mikäli kyseessä ei ole arvonlisäverovelvollinen yhteisö, jolloin laskutus toimii kuten yksityishenkilöiden osalta.

117 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (116/145) Oikeusturvanumero: päämiehen oikeusturvan numero, joka on ilmoitettu vakuutustiedoissa. Omavastuuprosentti: päämiehen omavastuuprosentti, joka on ilmoitettu vakuutustiedoissa. Maksimi: vakuutusyhtiön ilmoittama maksimikorvaussumma. Kun päämies on yksityishenkilö, merkitään maksimi bruttona (omavastuu lasketaan bruttosummasta). Kun päämiehenä on yritys, merkitään maksimi nettona (omavastuu lasketaan nettosummasta). Kuitenkin, jos yritysasiakkaalla on ruksattu kohta Omavastuu bruttosummasta, tulee myös maksimimäärä ilmoittaa bruttona. HUOM! Maksimisumman tulee aina sisältää myös omavastuuosuus. Minimi omavastuu: euromääräinen minimi omavastuu, joka tulee vähintään päämiehen maksettavaksi, mikäli omavastuuprosentti ei täyty. Omavastuu-ennakkolasku kysely: päämiehelle saadaan muodostettua omavastuulasku vain silloin, kun tämä kysely on päällä eli ruksattu. Kyselyn voi määrittää oletuksena päälle Asetuksissa toimipisteen parametreissa, jolloin sitä ei tarvitse enää erikseen valita toimeksiannolla osapuolen tietoihin. HUOM! Oikeusturvatoimeksiannoissa vakuutusyhtiötä ei tarvitse merkitä erikseen osapuoleksi. Laskutuksen kannalta riittää, että vakuutusyhtiö on lisätty päämiehen osapuolitietoihin Vakuutusyhtiö kohtaan, kts. kuva yllä. Jos halutaan, että vakuutusyhtiö näkyy toimeksiannon Osapuolet alakansiossa erikseen, voidaan se lisätä, mutta vakuutusyhtiön rooli EI saa olla Maksaja Oikeusturvatapauksen laskuttaminen Oikeusturvatapauksen laskutuksen voi hoitaa kahdella eri tavalla: 1. Ensin veloitetaan vakuutusyhtiötä ja sen jälkeen vasta päämiestä Toimeksiannosta muodostetaan yksi lasku, joka lähetetään ensin vakuutusyhtiölle maksettavaksi. Vakuutusyhtiöltä tulleen suorituksen jälkeen lähetetään loppulasku päämiehelle maksettavaksi. 2. Päämieheltä veloitetaan omavastuuosuus samaan aikaan, kun laskutetaan vakuutusyhtiötä Toimeksiannosta muodostetaan yksi lasku. Laskun tulostusvaiheessa ohjelmisto kysyy, muodostetaanko myös omavastuu-ennakkolasku. Vastataan kyllä. Tämän myötä ohjelmisto muodostaa kokonaislaskun, joka lähetetään vakuutusyhtiölle sekä omavastuu-ennakkolaskun, joka lähetetään päämiehelle maksettavaksi. 1. Ensin veloitetaan vakuutusyhtiötä ja sen jälkeen vasta päämiestä Toimeksiannosta muodostetaan koelasku ja siitä lasku normaalisti. Laskua tulostettaessa valitaan Tulosta lasku > Vakuutusyhtiölle, kts. kuva alla. Valinta on aktiivinen vain oikeusturvatapausten laskuilla. Tavallisten toimeksiantojen laskuilla valinta on passiivinen.

118 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (117/145) Jos Asetuksissa toimipisteen parametreissa tai toimeksiannolla osapuolen tiedoissa on ruksitettu kohta Omavastuu-ennakkolasku kysely, aukeaa ruudulle kysely ikkuna. Ikkunassa kysytään Muodostetaanko omavastuuosuudesta ennakkolasku?. Kyselyyn vastataan Ei. Koska lasku valittiin tulostettavaksi Vakuutusyhtiölle, muodostaa ohjelmisto laskulle kansilehden. Kansilehdessä on vakuutusyhtiön nimi ja osoitetiedot, oikeusturvanumero, otsikko ja tekstiosio sekä laskutusyhteyshenkilö. Tulostettu lasku lähetetään vakuutusyhtiölle maksettavaksi. Vakuutusyhtiölle lasku lähtee aina kokonaissummalla, ja vakuutusyhtiö itse laskee siitä oman osuutensa. Kokonaislaskun maksajaksi on merkitty päämies. Laskun kansilehden otsikon ja tekstiosion tekstit määritellään Asetuksissa Yleisissä parametreissa. Jos halutaan, voidaan kentät jättää Asetuksissa tyhjiksi ja kirjoittaa manuaalisesti kansilehdelle tapauskohtainen otsikko ja teksti. Tämä tulee tehdä erillisessä tekstinkäsittelyohjelmassa. Kyseiset kentät ovat pakollisia Asetuksissa. Mikäli niiden halutaan olevan tyhjinä, tulee niihin syöttää välilyönti, jonka jälkeen tallennus onnistuu. Tulostettu lasku lähetetään vakuutusyhtiölle maksettavaksi. Vakuutusyhtiöltä tuleva suoritus kohdistetaan normaalisti laskulle siten, että maksajaksi vaihdetaan vakuutusyhtiö. Näin suoritus kohdistuu oikein nettoon ja mahdollisesti alviin. HUOM! Viitesuoritusten sisäänajossa ohjelma tunnistaa maksajaksi vakuutusyhtiön viitteen perusteella, kunhan lasku on tulostettu Vakuutusyhtiölle. Päämiehelle tulee eri viite tulostettaessa lasku normaalisti. Suorituksen kohdistamisen jälkeen tulostetaan sama lasku uudelleen ja lähetetään päämiehelle. Laskussa avoinna olevassa summassa on huomioitu vakuutusyhtiöltä tullut suoritus, joka näkyy myös laskutulosteessa. Lasku tulostetaan joko Suoraan tulostimelle, Sähköpostin liitteeksi tai Verkkolaskuna, jolloin kansilehteä ei muodostu vaan jäljellä oleva lasku lähetetään suoran päämiehelle maksettavaksi. 2. Päämieheltä veloitetaan omavastuuosuus samaan aikaan, kun laskutetaan vakuutusyhtiötä Toimeksiannosta muodostetaan normaalisti koelasku ja siitä lasku. Laskua tulostettaessa valitaan Tulosta lasku > Vakuutusyhtiölle, kuten kohdassa yksi, mutta Omavastuu-ennakkolaskun kysely ikkunaan vastataan Kyllä, kts. kuva alla.

119 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (118/145) Valinnan seurauksena ohjelmisto muodostaa kaksi laskua: a. Kokonaislaskun toimeksiannosta, joka lähetetään vakuutusyhtiölle b. Omavastuulaskun päämiehen omavastuuosuudella a. Kokonaislaskun toimeksiannosta, joka lähetetään vakuutusyhtiölle Kokonaislasku on osoitettu päämiehelle, mutta se lähetetään vakuutusyhtiöön. Laskulle tulostuu samanlainen kansilehti kuin kohdassa yksi. Vakuutusyhtiö itse laskee korvattavan määrän laskulta ja maksaa sen mukaisesti. Vakuutusyhtiöltä tullut suoritus kohdistetaan kokonaislaskulle, kuten kohdassa yksi. b. Omavastuulaskun päämiehen omavastuuosuudella Omavastuulaskun summan ohjelmisto laskee oikeusturvatietojen perusteella. Pääsääntöisesti yritysasiakkailla vakuutusyhtiö maksaa korvauksen osuutensa mukaisesti laskun nettosummasta ja päämies itse maksaa arvonlisäveron täysmääräisesti omavastuuosuutensa lisäksi. Omavastuu lasketaan tällöin siis laskun nettosummasta. Yksityisasiakkailla vakuutusyhtiön osuus lasketaan laskun bruttosummasta, samoin kuin omavastuuosuuskin. Poikkeuksena kotimaiset yritykset, jotka jostain syystä ovat määritetty vapaaksi arvonlisäverovelvoitteesta. Tällaisia yritysasiakkaita laskutetaan samoin perustein, kuin yksityishenkilöitä ja he maksavat omavastuuosuutensa laskun bruttosummasta. Jotta omavastuun laskenta menee oikein, tulee toimeksiannon osapuolen tiedoissa olla kohta Omavastuu bruttosummasta ruksattuna. Omavastuulasku käyttäytyy ennakkolaskun tavoin. Omavastuulaskun toiselle sivulle tulostuu yksi rivi, jonka oletusteksti voidaan määrittää Asetuksissa Yleisissä parametreissa. Rivin tekstin voi myös muuttaa laskukohtaisesti Ennakkolasku-ikkunassa Ennakkolaskurivit-alakansiossa. Omavastuulaskut näkyvät Taloushallinto > Ennakkolaskut kansiossa sekä vakuutusyhtiölle lähetetyn normaalilaskun Lisätiedot välilehdellä on linkki omavastuulaskuun Ennakkolasku kentässä, kts. kuva alla. Omavastuulasku näkyy myös päämiehen asiakas- sekä toimeksiantoikkunassa Ennakkolaskut alakansiossa.

120 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (119/145) Tulostusvaiheessa ohjelmisto muodostaa molemmista laskuista PDF tiedoston laskun Muistiinpanot välilehdelle sekä tulostaa molemmat laskut tulostimelle. HUOM! Vakuutusyhtiöltä tuleva suoritus kohdistetaan normaalisti laskulle, niin että maksajaksi vaihdetaan vakuutusyhtiö. Näin suoritus kohdistuu oikeassa suhteessa nettoon ja alviin. HUOM! Päämieheltä tuleva suoritus taas kohdistetaan omavastuuennakkolaskulle (esim. Taloushallinto > Ennakkolaskut-kansiossa). Koska omavastuu toimii ennakon tavoin, kohdistuu sille tullut suoritus automaattisesti normaalilaskulle, joka vakuutusyhtiölle lähetettiin. Kun omavastuuennakkolaskuun kirjataan suoritus, menee omavastuuennakkolasku suoraan tilaan Käytetty. Jos vakuutusyhtiöltä ja päämieheltä tulleiden suoritusten jälkeen normaalilaskun avoinna oleva summa on 0,00, muuttuu lasku tilaksi Maksettu. Mikäli lasku jää suoritusten jälkeen vielä avoimeksi, voidaan se tulostaa ja lähettää päämiehelle maksettavaksi. Tulostettavassa laskussa näkyvät sekä päämieheltä että vakuutusyhtiöltä tulleet suoritukset Vedoslaskut Vedoslaskuja voidaan muodostaa ja tarkastella joko Taloushallinto > Vedoslaskut kansion kautta tai Toimeksianto ikkunassa Vedoslaskut alakansiossa. Vedoslasku ei ole kirjanpidollinen lasku ja se on muokattavissa vielä tulostamisen jälkeenkin.

121 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (120/145) Vedoslaskun luominen ja tiedot Vedoslasku muodostetaan valitsemalla Uusi painikkeesta Vedoslaskut-kansiossa. Toiminto avaa Vedoslasku ikkunan, kts. kuva alla. Jos vedoslasku muodostetaan toimeksiannon alta, alustuu sille valmiiksi Toimeksianto- ja Maksaja tieto. Jos vedoslasku muodostetaan Taloushallinto > Vedoslaskut kansion kautta, tulee Toimeksianto tieto hakea vedoslaskulle. Maksaja alustuu valitun toimeksiannon perusteella. Yleinen-välilehti Toimeksianto: toimeksianto, jolle vedoslasku tehdään. Toimeksianto-tieto alustuu vedoslaskulle, jos se muodostetaan Toimeksianto ikkunasta. Maksaja: tieto alustuu Toimeksiannon pohjalta. Mikäli toimeksiannolla on useampi maksaja, tarjoaa ohjelmisto oletuksena sitä osapuolta, jolla on suurin maksuosuus. Maksajaa voidaan vaihtaa vedoslaskulle ennen tallentamista. Maksajan yhteyshenkilö: tieto alustuu Maksajan mukaan. Yhteyshenkilöä voidaan myös vedoslaskulla vaihtaa. Maksuehto: tulee oletuksena Asetuksista, jollei sitä ole asiakas- tai toimeksiantokohtaisesti ylimääritetty. Maksuehtoa voidaan vedoslaskukohtaisesti muuttaa. Verollisuus: tieto tulee asiakkaasta. Verollisuutta ei voi vedoslaskulla muuttaa. Mikäli verollisuus on väärä, tulee ensin muuttaa esim. asiakkaan kotimaata ja luoda vedoslasku uudestaan. Laskun kieli: tulee oletuksena toimeksiannolta. Kieli voidaan vaihtaa vedoslaskulla. Viivästyskorko: tulee oletuksena Asetuksista. Viivästyskorkoa voidaan muuttaa vedoslaskulla. Päivämäärä: vedoslaskun päiväys, joka tulostuu vedoslaskulle. Päivämäärä voidaan määrittää tulevaisuuteen. Osuus: kun vedoslasku tallennetaan ja rajataan, mitkä kirjaukset sille tulevat mukaan, ilmestyy tähän muodostetun vedoslaskun bruttosumma. Mikäli vedoslaskulla olevien kirjauksien summia muutetaan, päivittyy Osuus tieto automaattisesti muutosten pohjalta. Toimipiste: yrityksen toimipiste. Laskutusyhteyshenkilö: tieto tulee oletuksena toimeksiannolta. Laskutusyhteyshenkilö voidaan muuttaa vedoslaskulla. Kun tarvittavat lisäykset ja muutokset on vedoslaskun perustietoihin tehty, tallennetaan vedoslasku, kts. kuva yllä. Tallennuksen jälkeen aukeaa alla oleva ikkuna, jossa rajataan vedoslaskulle tulevat kirjaukset.

122 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (121/145) Alku- ja loppupäivä: määritellään aikaväli, jolle kirjatut toimenpiteet ja kulut ohjelmisto tuo vedoslaskulle. Mikäli alku- ja loppupäivä jätetään tyhjiksi, ohjelmisto tuo vedoslaskulle kaikki toimenpiteet ja kulut, jotka kyseiseen toimeksiantoon on kirjattu ajankohdasta riippumatta. Käyttäjä voi myös merkitä vain joko alku- tai loppupäivän. Toimenpiteet ja kulut: määritellään, tuodaanko vedoslaskulle kaikki toimeksiannon toimenpiteet ja kulut (oletusarvo) tai vain laskuttamattomat eli avoinna olevat. Osuusprosentti: Mikäli toimeksiannossa on useampi maksaja, voidaan määrittää, muodostetaanko vedoslasku kyseisen maksajan osuuden mukaisesti (oletusarvo) vai kokonaissummalla (100 %). Tietojen täydennyksen jälkeen valitaan OK, jolloin ikkuna sulkeutuu. Tämän jälkeen vedoslasku on muodostettu eikä vedoslaskun maksajaa voi enää vaihtaa. Tallennetun vedoslaskun saa tulostettua suoraan Vedoslasku-ikkunasta valitsemalla Toiminnot > Tulosta vedoslasku. Valittavana on viisi tulostusvaihtoehtoa: Esikatselu Suoraan tulostimelle PDF Sähköpostin liitteeksi Oikeusapupohjalla Tulostusvalinnat ovat vastaavat kuin normaalilaskuissa. Myös vedoslaskuista muodostuu tulostettaessa tai s- postilla lähetettäessä PDF tiedosto Muistiinpanot välilehdelle. Normaalilaskun tavoin myös vedoslaskulle voi määrittää erittelysivun tulostusjärjestyksen (Toiminnot > Aseta tulostusjärjestys). Samalle päivälle kirjattujen toimenpiteiden tai kulujen järjestystä voi muuttaa haluamallaan tavalla. HUOM! Mikäli vedoslasku tulee lähettää tuomioistuimelle, valitaan Toiminnot > Oikeusapu > Luo korvaushakemus. Vedos- ja normaalilaskujen lähetyksestä sähköiseen oikeusapupalveluun on kerrottu lisää luvussa 7.12 Vedos- ja normaalilaskun lähetys Romeoon Vedoslaskun rivien muokkaus Vedoslaskulla olevia toimenpiteitä ja kuluja voidaan muokata, lisätä ja poistaa Vedoslaskurivit alakansiossa. Uusia toimenpiteitä ja kuluja saa lisättyä Uusi painikkeesta, jolloin aukeaa alla oleva ikkuna. Oletuksena ohjelmisto tarjoaa kirjauksen tyypiksi toimenpidettä. Mikäli käyttäjä on lisäämässä kulua, tulee ensimmäiseksi vaihtaa Rivityypiksi, kts. kuva alla, Kulu. Uudelle kirjauksella lisätään tarvittavat tiedot ja tallennetaan. Jos toimeksiannolle halutaan sellainen kirjaus, joka on tehty toimeksiannon alle, mutta se ei ole vielä vedoslaskulla mukana, saadaan se haettu Liittyy kentän kautta, kts. kuva alla. Rivityypin tulee olla valmiiksi oikein, joko Toimenpide tai Kulu, ennen kuin Liittyy kentästä voi hakea toimeksiannolla olevaa kirjausta.

123 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (122/145) Rivin poisto tehdään Vedoslaskurivit alakansiossa valitsemalla poistettavat rivit ja peruspainikeriviltä Poista painike. Toiminto poistaa valitut rivit vedoslaskulta sekä päivittää vedoslaskun yhteensä-summaa. Kirjaus EI poistu toimeksiannon alta. HUOM! Vedoslaskuriveihin tehdyt muokkaukset eivät siirry toimeksiannon toimenpiteisiin ja kuluihin, vaan vaikuttavat ainoastaan muokattavana olevaan vedoslaskuun Vedoslaskun poistaminen Vedoslaskun voi poistaa näkymässä Poista-painikkeella. Toiminto pyytää vahvistamaan poiston ennen vedoslaskun poistamista. Vedoslaskuja voi poistaa myös useamman kerrallaan. Koska vedoslasku ei mene kirjanpitoon, eivät vedoslaskujen poistot häiritse kirjanpitoa. HUOM! Uuden vedoslaskun luominen ei edellytä aiemmin luodun vedoslaskun poistamista Koontilasku Asiakkaalle, jolla on useampia toimeksiantoja, voidaan lähettää kaikkien toimeksiantojen laskuista koontilasku. Itse koontilasku EI ole kirjanpidollinen lasku Koontilaskun muodostus ja tiedot Ennen kuin koontilaskua voidaan muodostaa, tulee muodostaa laskut niistä asiakkaan toimeksiannoista, jotka halutaan mukaan koontilaskulle. Koontilasku ei ole kirjanpidollinen lasku, vaan ns. yhteenveto valituista asiakkaan avoimista normaalilaskuista. Myynti kirjautuu kirjanpitoon niiden normaalilaskujen myötä, jotka myöhemmin valitaan koontilaskulle. Koontilasku muodostetaan Taloushallinto > Koontilaskut kansiossa valitsemalla Uusi painikkeesta. Toiminnon myötä aukeaa alla oleva Koontilasku ikkuna.

124 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (123/145) Yleinen-välilehti Maksaja: valitaan asiakas, jolle koontilasku muodostetaan. Maksajan osoite: tulee oletuksena asiakkaan tiedoista. Osoite voidaan vaihtaa koontilaskulle. Maksajan yhteyshenkilö: tulee oletuksena asiakkaan tiedoista. Voidaan täydentää tai muuttaa koontilaskulle. Laskutusyhteyshenkilö: jos Asetuksissa toimipisteen parametreissa on määritetty joku ohjelmiston käyttäjä oletuksena Laskutusyhteyshenkilöksi, tulee käyttäjän nimi tähän näkyviin. Tieto voidaan myös vaihtaa koontilaskulle. Laskuttaja: yrityksen toimipiste, joka tulee oletuksena käyttäjän tiedoista. Laskuttajaa voidaan vaihtaa koontilaskulle. Koontilaskun numero: kun koontilasku tallennetaan, saa se automaattisesti numeron. Koontilaskujen numerointia hallinnoidaan Asetuksissa. Viitenumero: ohjelmisto muodostaa koontilaskulle oman viitenumeron, kun lasku on tallennettu. Viitenumero tulostuu koontilaskulle. Laskun päiväys: oletuksena kuluva päivä. Päiväystä voi muuttaa ja sen voi myös kirjata tulevaisuuteen Eräpäivä: lasketaan Laskun päiväyksen ja Maksuehdon pohjalta. Eräpäivää voidaan muuttaa myös manuaalisesti. Maksuehto: oletus, joka on määritetty Asetuksissa toimipisteen parametreissa. Voidaan myös ylimäärittää asiakkaan parametreissa. Maksuehtoa voidaan muuttaa koontilaskulle. Kieli: oletus, joka tulee asiakkaan tiedoista. Kieltä voidaan vaihtaa koontilaskulle. Valuutta: oletuksena euro. Valuuttaa voidaan vaihtaa koontilaskulle. Mikäli valuuttaa vaihdetaan, tulee Asetuksissa olla valuuttakurssit päivitettynä. Vapaateksti: tähän lisätty teksti tulostuu koontilaskulle etusivulle. Maksettavan erittely välilehti Maksettavan erittelyssä näkyy Yhteensä kentässä koontilaskun alkuperäinen bruttosumma ja Avointa kentässä näkyy tämän hetkinen avoin bruttosumma. Kun tarvittavat lisäykset ja muutokset koontilaskulle on tehty, se tallennetaan, mutta ei suljeta. Tallennuksen myötä aukeaa lista, jolta valitaan ne asiakkaan avoimet laskut, jotka halutaan mukaan koontilaskulle. Lisää laskuja ikkunassa, kts. kuva alla, valitaan tarvittavat laskut ja sen jälkeen valitaan ikkunan alareunasta OK. Kun normaalilasku on valittu yhdelle koontilaskulle, ei sitä voida valita enää toiselle koontilaskulle

125 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (124/145) poistamatta sitä ensin ensimmäiseltä koontilaskulta. Jos ikkunasta valitaan Peruuta, muodostuu koontilasku, mutta se ei sisällä yhtään laskua. Tällöin koontilaskun summana on 0,00. Laskuja saa myöhemmin lisättyä koontilaskulle valitsemalla Koontilasku ikkunassa tai näkymässä Toiminnot > Lisää laskuja. Toiminnon myötä aukeaa sama Lisää laskuja ikkuna kuin koontilaskua muodostettaessa. Kun normaalilasku on otettu mukaan koontilaskulle, näkyy normaalilaskun ikkunassa Lisätiedot välilehdellä ruksi kohdassa Avoin koontilasku. Jos normaalilasku poistetaan koontilaskulta, häviää ruksi automaattisesti. Koontilaskun saa otettua esikatseluun (Toiminnot > Tulosta lasku > Esikatselu) tai tulostettua printterille (Toiminnot > Tulosta lasku > Suoraan tulostimelle). Koontilaskulle tulostuu samanlainen etusivu kuin normaalilaskulle. Erittelysivu tulostuu niin, että jokaisesta koontilaskulla olevasta normaalilaskusta on oma toimenpide- ja kuluerittelynsä.

126 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (125/145) Koontilaskulta voidaan poistaa laskuja Laskut alakansiossa, kts. kuva yllä. Valitaan yksi tai useampi lasku ja valitaan peruspainikeriviltä Poista painikkeesta, jolloin ohjelmisto avaa Poiston varmistus ikkunan, kts. kuva alla. Kun kyselyyn vastataan OK, poistaa ohjelmisto valitut laskut koontilaskulta. Kun normaalilasku on poistettu koontilaskulta, voidaan se valita toiselle koontilaskulle. Kun normaalilasku poistetaan koontilaskulta, poistuu siltä ruksi kohdasta Avoin koontilasku (Lasku ikkuna > Lisätiedot välilehti). Valitsemalla Poiston vahvistus -ikkunassa Peruuta, peruuntuu laskujen poisto. HUOM! Laskut poistuvat ainoastaan koontilaskulta, ohjelmisto ei poista niitä kokonaan Koontilaskun peruutus Koontilasku voidaan peruuttaa, ellei sitä haluta lähettää asiakkaalle. Valitaan koontilaskun päällä Toiminnot > Peruuta koontilasku, jolloin aukeaa alla oleva ikkuna. Valitsella OK, muuttuu koontilaskun tilaksi Peruttu ja koontilasku lukittuu. Lisäksi normaalilaskuilta, jotka koontilaskulla olivat mukana, poistuu ruksi Avoin koontilasku kohdasta (Lasku ikkuna > Lisätiedot-välilehti).

127 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (126/145) Peruutuksen myötä koontilaskulla olevat normaalilaskut ns. vapautuvat eli ne voidaan valita myöhemmin asiakkaalle muodostettavalle koontilaskulle. Jos koontilaskulle on jo kirjattu osasuoritus, ei koontilaskua voi enää peruuttaa Suorituksen kohdistus koontilaskulle Koontilaskulla on oma viitenumero, joka tulostuu myös laskulle. Jos suorituksia tuodaan ohjelmistoon pankkiohjelmasta viiteaineistona, kohdistuu asiakkaan suoritus suoraan koontilaskulle. Suoritus voidaan kohdistaa koontilaskulle myös manuaalisesti. Valitaan oikea koontilasku ja Toiminnot > Kohdista suoritus, jolloin avautuu alla oleva Suoritus ikkuna. Ikkuna on samanlainen kuin kirjattaessa suoritusta normaalilaskulle. Suoritukselle täydennetään tarvittavat tiedot ja tallennetaan ja suljetaan ikkuna. Jos asiakas ei maksa koko summaa, kohdistaa ohjelmisto suorituksen normaalilaskuille vanhimmasta uusimpaan. Koontilaskun voi tulostaa uudestaan tämän hetkisen avoimen mukaan ja lähettää asiakkaalle maksettavaksi. Mikäli asiakkaalta tulee vain osasuoritus eikä loppua veloiteta asiakkaalta, tulee loppuhyvitys tai luottotappiointikirjaus tehdä normaalilaskun kautta. Kyseisiä kirjauksia ei voi tehdä suoraan koontilaskulle. Jos asiakas maksaa koontilaskun kokonaisuudessaan, muuttuu sekä koontilaskun että sillä olevien normaalilaskujen tilaksi Maksettu. Suoritukset voidaan myös kohdistaa normaalilaskuille, esim. Taloushallinto > Laskut kansiossa. Kun kaikille koontilaskulla oleville normaalilaskuille on kirjattu kokonaissuoritus, muuttuu myös koontilasku tilaan Maksettu.

128 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (127/145) 7.12 Vedos- ja normaalilaskun lähetys Romeoon Ohjelmistosta voidaan siirtää sekä vedos- että normaalilaskuja sähköiseen oikeusapupalveluun, Romeoon. Vaikka myös normaalilaskujen lähetys Romeoon on mahdollista, käytännössä lähes aina tuomioistuimelle lähetetään vedoslasku Taustamäärittelyt Romeon käyttöä varten Yritys- ja käyttäjäkohtaiset määritykset Jotta yhteys Romeon ja ohjelmiston välillä saadaan muodostettua, tulee toimiston tilata CSI Helsingiltä yrityskohtaiset tunnukset. Tunnukset sisältävät käyttäjätunnuksen ja salasanan. Yrityskohtaiset tunnukset tallennetaan Asetuksissa toimipisteen parametreihin kohtaan Oikeusapuparametrit. Lisäksi kaikille ohjelmiston käyttäjille, jotka ovat avustajina oikeusaputapauksissa sekä niille, jotka lähettävät laskuja Romeoon, tulee tallentaa käyttäjätunnus tai hetu Asetuksissa käyttäjäkohtaisiin parametreihin kohtaan Oikeusapuparametrit. Käytetäänkö käyttäjätunnusta vai hetua, määräytyy seuraavasti: 1. Mikäli yrityksessä toimii yksi asianajaja, voi käyttäjäkohtaisiin parametreihin tallentaa joko Käyttäjätunnuksen tai Hetun. Käyttäjätunnus kohtaan tallennetaan yhteisötunnus, jota käytetään oikeusapupalveluun kirjauduttaessa. Sama käyttäjätunnus voi olla asianajajalla sekä sihteerillä. 2. Mikäli yrityksessä toimii useampi kuin yksi asianajaja, tulee käyttäjäkohtaisiin parametreihin asianajajien osalta tallentaa tämän hetu, jollei jokaisella ole henkilökohtaista yhteisötunnusta avustajarekisteriin. Toimenpide- ja kulutyyppien laskutuslajin lisäys Helpottaakseen sähköisten oikeusapuhakemusten lähettämistä, kannattaa toimenpide- ja kulutyyppeihin (Asetukset > Mallipohjat) lisätä Oikeusavun laskutuslaji, kts. kuva alla. Sähköinen palvelu vaatii tämän lajin. Oikeusavun laskutuslajit voi lisätä toimenpiteille ja kuluille myös hakemuksen lähetysvaiheessa, mutta työn helpottamiseksi kannattaa laskutuslajit lisätä tyyppeihin valmiiksi. Oikeusavun laskutuslaji valintalista on vakio, eikä käyttäjä pysty vaikuttamaan siihen.

129 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (128/145) Lisäksi oikeusaputapauksissa tulee oikeuspaikkatieto tallentaa toimeksiannolle. Oikeuspaikoissa tapahtuu kuitenkin muutoksia, joten kannattaa tarkastaa käsittelypaikan tiedot asetuksista (Asetukset > Parametrit > Toimeksiannon parametrit > Oikeuspaikat). Sähköisen palvelun kannalta tärkeät tiedot ovat Koodi, Tyyppi ja Oikeuspaikka, kts. kuva yllä Vedoslaskun lähetys Romeoon HUOM! Tarkista ennen laskun lähetystä, että asiakkaalle on tallennettuna asiakastietoihin joko hetu tai syntymäaika (muodossa pp.kk.vvvv). 1. Toimeksiannosta muodostetaan vedoslasku normaaliin tapaan. HUOM! Päämiehen tulee olla maksajana. Kun vedoslasku on muodostettu ja tallennettu, valitaan Toiminnot > Oikeusapu > Luo korvaushakemus. Ruudulle aukeaa korvaushakemus ikkuna, kts. kuva alla. Kun tarvittavat tiedot on täydennetty, tallennetaan hakemus.

130 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (129/145) Korvaushakemus ikkunan tietoja: - Avustaja Lakimies, joka tapausta hoitaa - Asianumero 9 numeroinen. Löytyy oikeusapupäätöksestä. - Pääasian asiannumero Tuomioistuimen diaarinumero - Korotusvaatimus (%) Jos haetaan korotettua korvausta, tulee Perusteluihin kirjata syy korotuksen hakemiseen, - Useita päämiehiä Jos tämä kohta on ruksattu, tulee Perusteluihin kirjata kaikkien päämiehien nimet ja maksuosuudet. 2. Kun hakemukseen on tehty tarvittavat lisäykset/muutokset ja se on tallennettu, se voidaan lähettää. Valitse peruspainikeriviltä Lähetä korvaushakemus. Sama toiminto on valittavissa myös Toiminnot painikkeen alta. Valinnan jälkeen ruudulle aukeaa ikkuna, johon on listattu laskulla olevat toimenpiteet ja kulut, kts. kuva alla. Tässä vaiheessa kirjausten laskutuslajeja voidaan vielä muuttaa. Lisäksi voidaan muuttaa rivikohtaisesti Laskutetut tunnit- sekä Yksikköhinta tietoja. Kun tarvittavat muutokset/lisäykset on tehty, valitaan OK, jolloin tiedot tallentuvat ja hakemus lähtee eteenpäin.

131 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (130/145) 3. Jos hakemus on mennyt Oikeusministeriöön perille, ruudulle tulee näkyviin ikkuna, joka ilmoittaa, että hakemus on mennyt onnistuneesti vastaanottajalle. Lisäksi siinä mainitaan, että hakemus on tallennettuna muistiinpanoissa (hakemuksen muistiinpanoissa). Jos ikkunassa valitsee Kyllä, ohjelma avaa kyseisen PDF:n. Jos ikkunassa valitsee Ei, ikkuna sulkeutuu eikä PDF tiedosto avaudu. Jos hakemus ei ole mennyt perille Oikeusministeriöön, ohjelmisto ilmoittaa siitä ja kysyy, haluatko avata virhelokin. Valitsemalla Kyllä nähdään, mistä syystä hakemus ei ole mennyt perille. 4. Tehtyjä hakemuksia pääsee tarkastelemaan jälkikäteen valitsemalla vedoslaskun päällä Toiminnot > Oikeusapu > Avaa korvaushakemus Normaalilaskun lähetys Romeoon Jos vedoslasku on lähetetty Romeoon ennen istuntoa, ei normaalilaskua tarvitse enää lähettää Romeoon. Ohjelmistossa on mahdollistettu normaalilaskujen lähetys Romeoon, joka on vaihtoehtona vedoslaskun lähetykselle. HUOM! Tarkista ennen laskun lähetystä, että asiakkaalle on tallennettuna asiakastietohin joko hetu tai syntymäaika (muodossa pp.kk.vvvv). 1. Normaali lasku lähetetään sähköiseen oikeusapupalveluun samalla tavalla kuin vedoslaskukin. Toimeksiannosta muodostetaan lasku normaalisti, mutta sitä ei tulosteta. Kun lasku on muodostettu, valitaan Toiminnot > Oikeusapu > Luo korvaushakemus. Ruudulle aukeaa hakemusikkuna. 2. Loppuosa käsittelystä toimii samalla tavoin kuin vedoslaskullakin, kts. aiempi luku.

132 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (131/145) 8 Varainhallinta Varainhallinta löytyy Taloushallinto tehtäväalueelta, ja sitä kautta hallinnoidaan sekä asiakasvaroja että irtainta omaisuutta, kts. kuva alla. 8.1 Asiakasvarat eli Tilitapahtumat Asiakasvarat löytyvät asiakkaan ja toimeksiannon alta Tilitapahtumat-alakansiosta sekä myös Taloushallinto > Tilitapahtumat-kansiosta. Kaikissa näissä kansioissa voidaan lisätä uusia tilitapahtumia sekä tarkastella aiemmin tallennettuja Tilitapahtuman kirjaaminen Valitaan Uusi painikkeesta, jolloin Tilitapahtuma ikkuna aukeaa, kts. kuva alla. Oletuksena ohjelmisto tarjoaa tilitapahtuman tyypiksi panoa. Mikäli kyseessä on otto, kannattaa valinta heti muuttaa. Tilitapahtumatyyppiä, Asiakasta ja Vastatapahtuma tietoja ei voi enää muuttaa, kun tilitapahtuma on tallennettu. Tilitapahtuma tallentuu valitsemalla alareunasta OK. HUOM! Tallennettua tilitapahtumaa ei voi poistaa, mutta tapahtumalle voidaan kirjata vastatapahtuma.

133 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (132/145) Tapahtumanro: tilitapahtuman juokseva tapahtumanumero. Tosite nro: asiakasvarojen juokseva tositenumerointi. Asiakasvaratili: pankkitili, jolle asiakasvara on kirjattu. Pano ja Otto: minkä tyyppisestä pankkitapahtumasta on kyse. Oletuksena on Pano. Summa: tilitapahtuman summa. Selite: vapaamuotoinen selite asiakasvaratapahtumalle. Tallennus- ja Kirjauspäivä: ovat oletuksena kuluva päivä. Tallennuspäivällä tarkoitetaan päivää, jolloin tilitapahtuma tallennetaan järjestelmään ja Kirjauspäivä on se päivä, jolloin rahat ovat yrityksen tilille tulleet. Asiakas: asiakas, jonka asiakasvarasta on kyse. Toimeksianto: toimeksianto, mikäli asiakasvara liittyy johonkin toimeksiantoon. Vastatapahtuma: mikäli ollaan kirjaamassa vastatapahtumaa, haetaan aiemmin luotu tilitapahtuma (vastatapahtuman kohde) kyseiseen kenttään. Linkki tulee luoda ennen ikkunan sulkemista, koska sen jälkeen kenttä menee passiiviseksi eikä siihen voi enää tehdä muutoksia Asiakasvaratilin seuranta Asiakasvarojen tilejä voi seurata raportoinnin kautta (Taloushallinto > Tilitapahtumat > peruspainikerivistä Raportit > Asiakasvaratilien saldot tai Asiakasvaratilien Saldot tileittäin). Jos yrityksellä on useampi asiakasvaratili käytössä, pääsee yhden tilin tietoja myös tarkastelemaan seuraavasti; Asiakasvarat näkymässä valitsee jonkun tilitapahtuman päällä, tilinumeron kohdalla hiiren oikealla > Avaa linkki, kts. kuva alla.

134 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (133/145) Ohjelmisto avaa kyseisen tilin tiedot Asetuksista. Asiakasvaratili ikkunassa valitaan Toiminnot > Näytä tilitapahtumat, jolloin ohjelmisto avaa alla olevan ikkunan, jossa näkyy kaikki kyseisen tilin asiakasvaratapahtumat. Ne näkyvät myös Asiakasvaratili ikkunan Tilitapahtumat alakansiossa. Asiakasvaranäkymää suodattamalla saadaan myös luotua raportteja. Asiakkaille voi lähettää otteen heidän tapahtumistaan suodattamalla näkymä Asiakas-sarakkeen perusteella, ja viemällä saatu lista esimerkiksi exceliin. Näkymän suodatus on kuvattu luvussa Näkymän suodatus. 8.2 Irtain omaisuus Irtain omaisuus löytyy sekä asiakkaan alta Irtain omaisuus -alakansiosta että Taloushallinto > Irtain omaisuus -kansiosta. Molemmista voidaan lisätä uusia tilitapahtumia sekä tarkastella aiemmin kirjattuja.

135 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (134/145) Irtaimen omaisuuden kirjaaminen Valitaan Uusi painikkeesta, jolloin Irtain omaisuus ikkuna aukeaa, kts. kuva alla. Asiakas: asiakas, jonka irtainta omaisuutta säilytetään. Tositenumero: irtaimen omaisuuden juokseva tositenumerointi. Vastaanotettu: päivä, jolloin irtain omaisuus on vastaanotettu. Oletuksena ohjelmisto tarjoaa kuluvaa päivää. Säilytyspaikka: missä irtainta konkreettisesti säilytetään. Valintalista määritellään Asetuksissa (Asetukset > Parametrit > Yleiset parametrit > Irtain omaisuus). Laji: millainen irtain omaisuus on kyseessä. Valintalistaa voi muokata Asetuksissa. Arvo: irtaimen omaisuuden arvo. Selite: vapaamuotoinen selite irtaimelle omaisuudelle. Päättymispäivä: milloin irtain omaisuus on palautettu. Tieto päivittyy automaattisesti, kun irtain omaisuus palautetaan. Poiston syy: luovutuksen syy. Tieto päivittyy automaattisesti, kun irtain omaisuus palautetaan. Valintalista määritellään Asetuksissa. Kun tarvittavat tiedot on täydennetty, tallennetaan ja suljetaan ikkuna Irtaimen omaisuuden palautus Valitse palautettavan irtaimen rivi ja Toiminnot > Palauta irtain omaisuus, jolloin alla oleva ikkuna aukeaa. Ikkunaan merkitään Poiston syy, jonka valintalista määritellään Asetuksissa sekä merkitään päättymispäivä ja valitaan OK. Palautuksen jälkeen irtain omaisuus lukkiutuu eikä siihen voi enää tehdä muutoksia.

136 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (135/145)

137 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (136/145) 9 Raportointi Ohjelmisto on suunniteltu niin, että kaikki näkymät toimivat myös raportteina. Ne toimivat tehokkaina tiedonhallintatyökaluina, joita jokaisen käyttäjän kannattaa opetella hyödyntämään. Lisäksi ohjelmaan voidaan ladata varsinaisia raportteja, joihin saadaan yhdisteltyä tietoja useista tietokokonaisuuksista. Raportit voivat olla pivot-tyyppisiä tai tulostemallisia. Pivot-raporttia voidaan muokata avauksen aikana, mikä tekee siitä hyvin monikäyttöisen. Pivotin käytöstä kerrotaan tarkemmin omassa luvussaan. Seuraavassa esitellään ohjelmiston mukana tulevia perusraportteja, jotka sopivat useimpien toimistojen tarpeisiin. Lisäksi ohjelmistoon on mahdollista räätälöidä lisäraportteja asiakastarpeen mukaan. Pääkäyttäjät voivat myös itse luoda uusia raportteja ja jonkin verran muokata olemassa olevia raportteja. Helpointa käyttäjälle on kuitenkin luoda näkymiä. Raporttikansioissa raportti avataan riviä kaksoisnapsauttamalla. Ensin aukeaa raporttiin liitetty suodatuskysely, jolla voidaan rajata tarkasteltava tietojoukko tai joka voidaan jättää tyhjäksi. Joukon rajaaminen nopeuttaa raportin avausta. Valinnan jälkeen raportti avautuu ns. esikatselutilaan ja raportti voidaan tulostaa, lähettää sähköpostin liitteenä tai tallentaa omalle koneelle. 9.1 Työtehtävä-alueen raportit Tällä alueella ovat kaikkien käyttäjien tarvitsemat raportit, jotka auttavat käyttäjiä omien työtehtäviensä hallinnassa. Oletuksena pääkäyttäjien itse luomat raportit, kuten kaikki Pikaraportti tyyppiset raportit, näkyvät tässä kansiossa. Työtehtävät-tehtäväalueen raportteja voidaan avata myös CSI painikkeen alta kohdasta Raportit. Raportit ovat tyypiltään yksinkertaisia listauksia, jotka melko usein vastaavat näkymiä. Kansioon voidaan tarvittaessa lisätä myös taloushallinnon raportteja. 9.2 Listaraportit Listaraportit ovat raportteja, joita ajetaan näkymälistalla aina valituille riveille tai vain yhdelle riville kerrallaan. Listaraportit on valittavissa perustyökaluriviltä Raportit painikkeen alta. Esimerkkejä listaraporteista: Avoimet asiakasvarat lista avoimista asiakasvaroista, sama tieto on saatavilla myös Tilitapahtumatkansion näkymästä. Asiakasvaratilien Saldot Asiakkaittain Asiakaskohtaiset loppusaldot, sama tieto on saatavilla myös Tilitapahtumat-kansion näkymästä. Asiakasvaratapahtumat Kaikki asiakasvaratapahtumat, sama tieto on saatavilla myös Tilitapahtumatkansion näkymästä. Toimeksiannon kansilehti tulostaa toimeksiannon kansilehden. Toimeksiannon yhteenveto tulostaa toimeksiannon tiedot samalla sivulle. Toimenpiteet ja kulut (Kaikki) Toimeksiannon toimenpiteiden ja kulujen yhteenveto, jossa mukana kaikki toimeksiannon toimenpiteet ja kulut (esiintyy myös nimellä Toimeksiannon kirjaukset). Toimenpiteet ja kulut (Avoimet) Toimeksiannon toimenpiteiden ja kulujen yhteenveto, jossa ovat mukana kaikki avoimet toimenpiteet ja kulut.

138 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (137/145) 9.3 Taloushallinnon raportit Taloushallinto tehtäväalueella Raportit kansiossa näkyvät kirjanpidon raportit, jotka ovat tyypiltään taloushallinnon raportteja. Lisäksi näkyvillä on sellaiset raportit, jotka on luontihetkellä määritelty Analyyseiksi. Tällaiset raportit ovat yleensä tarkoitettu palvelemaan yrityksen johtoa, esimerkiksi helpottamaan työn seurantaa Kirjanpidon raportointi Kirjanpidon seurantaan tarkoitettuja perusraportteja ovat muun muassa seuraavat: Myyntipäiväkirja 2.0 Raportissa näkyvät kaikki valitun kauden normaali- ja hyvityslaskut. Niiden perusteella nähdään ajanjakson myynti alv-erittelyineen. Raportin voi avata joko koko toimiston tai yhden valitun kustannuspaikan osalta. Avoimet laskut toimipisteittäin Raportti kertoo valitulla hetkellä avointen laskujen tilanteen. Suorituksia ja hyvityksiä ei ole eritelty, mutta ne sisältyvät avoimiin summiin. On hyvä huomata, että raportti voidaan avata myös takautuvasti mille tahansa päivälle, jolloin se näyttää aina kyseisen päivän tilanteen. Kyseisen hetken jälkeen tehdyt toimet eivät näy raportin summissa. Suoritusluettelo 2.0 Raportti kertoo kirjattujen suoritusten summan sekä niiden kohdistumisen valitulta ajanjaksolta. Raportti on jaoteltu suoritustyypeitttäin: tavalliset suoritukset, ennakkosuoritukset, ennakon palautukset, luottotappiokirjaukset ja maksunpalautukset. Arvonlisäveron yhteenvetoraportti kuukausittain Raportti vetää yhteen yrityksen myynnin arvolisäveron määrän. Se on tarpeen vain, jos yrityksellä on myyntiä ulkomaille Yrityksen johdon raportointi Erääntyneet laskut Raportti listaa erääntyneet laskut. Toimenpiteiden kirjausanalyysi on pivot-raportti, josta nähdään yhteenveto kirjatuista toimenpiteistä. Raporttia on helppo muokata vastaamaan kunkin yrityksen tarpeita. Toimenpiteiden laskutusanalyysi on pivot-raportti, josta nähdään laskutetut toimenpiteet. Niitä voidaan ryhmitellä eri tekijöillä, kuten laskun, toimeksiannon vastuuhenkilön tai kustannuspaikan mukaan. Kirjatut ja laskutetut palkkiot on pivot-raportti. Siinä on rinnakkainen yhteenveto halutulla aikavälillä kirjatuista sekä samalla ajalla laskutetuista palkkioista. Laskuttamattomat palkkiot ja kulut (ryhmittelyt) Raportista on saatavilla myös pivot-tyyppinen versio. Raportin avulla voidaan seurata laskuttamattomia palkkioita ja kuluja eri tavoilla ryhmiteltyinä, kuten asiakkaittain, tekijöittäin, vastuuhenkilöittäin ja toimeksiannoittain. Laskutus-/Suoritusperusteinen provisiolaskenta Myyntiprovision laskentaan on saatavilla kaksi eriperusteista raporttia. Laskutusperusteinen provisiolaskenta laskee provisiot laskutetuista toimenpiteistä ja suoritusperusteinen niistä toimenpiteistä, joihin on tullut suoritus. Provisio lasketaan aina toimenpiteiden nettoarvosta, josta on vähennetty alennukset ja hyvitykset. Suoritusperusteinen huomioi lisäksi laskuun tehdyt oikaisut. Niissä on lisäksi mahdollisuus laskea nettomyynti toimenpiteiden kirjaajan tai toimeksiannon vastuuhenkilön perusteella.

139 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (138/145) 9.4 Raporttien lataaminen Raportteja voidaan lähettää sähköpostilla asiakkaille, jolloin pääkäyttäjät lataavat raportti- tai näkymätiedostot ohjelmaan Asetuksissa. Raporttitiedostot tallennetaan väliaikaisesti johonkin helposti löytyvään kansioon esim. työpöydälle. Jos ne ovat pakatussa zip-tiedostossa, tulee se ensin purkaa. Tämän jälkeen avataan ohjelmasta Asetukset > Raportit, näymät ja kaaviot. Siellä valitaan Toiminnot >Tuo tiedostosta, kts. kuva alla. Toiminnolla Hae raportteja voidaan ladata CSI Helsingin tarjoamia yleisiä raportteja verkosta. Toiminto toimii samaan tapaan kuin tiedostosta lataaminenkin. Tuo tiedostosta ikkunassa, kts. kuva alla, haetaan tallennetut raporttitiedostot ja näkymät halutusta kansiosta Selaa-painikkeella. Raportteja ja näkymiä voi tuoda kerralla useita. Lopuksi valitaan OK ja odotetaan, että raportit latautuvat. Ladatut raportti- tai näkymätiedostot ovat nyt tallessa ohjelman tietokannassa ja ne voidaan tarvittaessa poistaa työpöydältä. Mikäli ohjelmistoon tuodun raporttitiedoston edessä ei näy vihreää palloa Julkaistu sarakkeessa, valitaan Toiminnot > Julkaise. Tämän jälkeen raportti on avattavissa esim. Työtehtävät > Raportit kansiosta.

140 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (139/145) 9.5 Pivot-raportin muokkaus Osa raporteista avautuu pivot-raporttina. Pivot avataan kaksoisklikkaamalla raporttiriviä. Raportin auetessa saatetaan käyttäjältä pyytää alkusuodatusehtoja. Yleisimmät suodatusehdot koskevat päivämäärävalintoja. Suodattamalla raportin lataus nopeutuu. Joskus suodatus voi olla jopa pakollista tällöin suodatusvalinta näkyy punaisella. Alla olevassa kuvassa on pivottaulukko ja taulukon kaavakentät merkittyinä ja numeroituina. Pivotia voidaan muokata raahaamalla kenttiä alueilta toiselle. Muokkaukset vaikuttavat niin kauan kuin raportti-ikkuna on auki. Kaava-alueelle saadaan tarvittaessa yhteensä-rivi ja ryhmäsummarivit näkymään yläreunan painikkeilla. Pivotin mukana tulee myös kaavio, joka näyttää kulloinkin valitun tulosalueen tietoja graafisesti (merkitty kuvassa vihreällä). Kaaviota voidaan jonkin verran muokata yläreunan valinnoilla: suunta ja kaaviotyyppi Pivotin sarakkeen raahaaminen Yllä olevassa kuvassa on merkittynä kenttäalueet, joiden kesken sarakkeita voidaan sijoittaa. Ykköskenttään raahataan riviotsikoita. Riviotsikoiksi kelpaavat parhaiten kentät, joiden mahdollisia arvoja on rajoitettu määrä, kuten valintalista-muuttujat. Kakkoskenttään raahataan laskennallisia kenttiä, joiden arvoa raportissa halutaan seurata. Kolmosalueelle raahataan taulukolle sarakeotsikoita. Yleensä tässä käytetään aikajaksoja kuvaavia kenttiä.

141 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (140/145) Nelosalueella hyllyllä on varalla olevia kenttiä, joita voidaan raahata kaava-alueelle ja kaava-alueelta olevia kenttiä takaisin hyllylle. Kaava-alueilla olevien kenttien määrää ei ole rajoitettu, mutta pivot-taulukko alkaa kasvaa melko nopeasti hankalasti hallittavaksi, kun kenttiä alkaa olla yli viisi tai kuusi. Kuvassa alla raahataan toimeksiannon vastuuhenkilö ensimmäiseksi riviotsikoksi. Valinta vaikuttaa myös tietueen omistaja-kenttään, joka järjestyy ensimmäisen kentän sisään. Sarakeleveyttä voidaan säätää hiirellä. Rivi- ja sarakeotsikoiden perusteella tulosalueen tietoja voidaan järjestää haluttuun järjestykseen valitsemalla hiirellä kyseisen kentän päällä. Kentän järjestysvalinnan merkiksi sen otsikon perään ilmestyy pieni kolmio.

142 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (141/145) Kenttäsuodatus Kaikkien kenttien perusteella voidaan lisäksi suodattaa riippumatta missä kaava-kentässä ne ovat. Kenttäkohtaiset suodatusehdot toimivat raportin alkuehtojen lisänä, sillä avausvaiheen alkuehtojen vaikutusta ei voida kenttäsuodatuksilla kumota. Suodatusvalikko aukeaa pienestä suppilosta, joka ilmestyy näkyviin, kun hiiren kohdistin siirretään kentän päälle. Suodatussuppiloa ei pidä sekoittaa järjestyskolmioon Pivotin vienti tiedostoon Yläreunassa on tulostuspainike, josta pivot-taulukko voidaan tulostaa paperille tai tiedostoon.

143 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (142/145) 10 Asiakassuhteiden hallinta Asiakassuhteiden hallinta tehtäväalueella ylläpidetään suhdeverkostoa sekä hallinnoidaan prospekteja eli myyntimahdollisuuksia. Tehtäväalueelta löytyvät myös ohjelmistoon tallennetut asiakkaat Yritykset ja yhteisöt -kansiosta sekä Yksityishenkilöt-kansiosta Prospektit Prospektit löytyvät sekä Työtehtävät- että Asiakassuhteiden hallinta alueilta omasta kansiostaan Uuden prospektin tallennus ja sen tiedot Uuden prospektin voi luoda joko Työtehtävät- tai Asiakassuhteiden hallinta tehtäväalueen kautta. Valitaan Uusi painikkeesta ja Prospekti ikkuna aukeaa, kts. kuva alla. Täytetään prospektin yleiset tiedot Yleinen välilehdellä sekä osoitetiedot Osoite välilehdellä. Kun tarvittavat tiedot on lisätty, tallennetaan prospekti. Prospektiin voidaan liittää tehtäviä Aktiviteetit alakansiossa, jotka voidaan viedä Outlookin kalenteriin sekä liittää suhteita kyseiseen prospektiin Suhteet alakansiossa. Suhteista kerrotaan lisää seuraavassa luvussa. Yleinen välilehti Otsikko: vapaamuotoinen tekstikenttä prospektin kuvausta varten. Nimi: prospektin nimi. Yritys: jos kyseessä on yritys, merkitään tähän ruutuun täppä. Y-tunnus/Hetu: prospektin y-tunnus tai henkilötunnus. Luokitus: kuinka hyvästä prospektista on kyse. Luokkia voi määrittää lisää Asetuksissa. Yhteyshenkilö: prospektin yhteyshenkilö.

144 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (143/145) Puhelin: prospektin/yhteyshenkilön puhelinnumero. Sähköposti: prospektin/yhteyshenkilön sähköpostiosoite. URL: prospektin Internet-osoite. Passivointisyy: ellei prospektista synny asiakassuhdetta, se passivoidaan ja annetaan prospektille passivointisyy. Passivointisyitä ylläpidetään Asetuksissa. Passivoinnin jälkeen passivointisyy päivittyy tähän kenttään automaattisesti Prospektin muuntaminen asiakkaaksi Prospekti saadaan muunnettua suoraan asiakkaaksi. Valitaan prospekti ja Toiminnot > Muunna ja Valitse prospektin muunnostyyppi ikkuna (kts. kuva alla) aukeaa. Tyypiksi valitaan joko Yksityishenkilö tai Yritys ja valitaan OK. Muunnoksen jälkeen prospekti muuttuu passiiviseksi ja samalla ohjelmisto luo prospektista uuden asiakkaan. Muunnossa siirtyvät prospektiin liittyvät tiedot (nimet, osoitteet, yhteyshenkilöt) sekä mahdolliset Aktiviteetit ja Suhteet asiakkaan alle Prospektin passivoiminen Jos prospektista ei synny asiakassuhdetta, voidaan se passivoida. Valitaan oikea prospekti ja Toiminnot > Passivoi, jolloin aukeaa Passivointisyy ikkuna, kts. kuva alla. Valintalistalta valitaan kuvaava syy prospektin passivoinnille ja valitaan OK. Valintalistaa ylläpidetään Asetuksissa. Passivoitua prospektia ei voi enää aktivoida. Jos sama asiakas nousee myöhemmin uudelleen prospektiksi, tallennetaan se ohjelmistoon uutena prospektina.

145 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (144/145) 10.2 Suhdeverkosto Suhdeverkostoa ylläpidetään pääsääntöisesti Asiakassuhteiden hallinta tehtäväalueella, mutta suhteita voi lisätä ja tarkastella myös asiakkaan ikkunassa Suhteet-kansion kautta. Omat suhteet eri henkilöihin on helppo lisätä Työtehtävät > Yksityishenkilöt-kansiossa Toiminnot > Lisää verkostoon toiminnolla joko yksi tai useampi henkilö kerrallaan. Suhdeverkoston tarkoitus on ylläpitää tietoja siitä, kuka tuntee kenetkin Suhteen luominen Uuden suhteen voi luoda kahdella tavalla: 1. Kaikki suhteet Asiakassuhteiden hallinta > Suhteet kansion kautta tai asiakkaan ikkunassa Suhteet alakansion kautta. Valitaan Uusi painikeesta, jolloin Suhde ikkuna aukeaa, kts. kuva alla. Kun suhteen tiedot on lisätty, valitaan OK. Kuvaus: vapaamuotoinen kuvaus suhteesta. Yhteyshenkilö: yrityksen työntekijä, joka muodostaa suhteen asiakkaan/prospektin kanssa. Yhteyshenkilöksi voidaan valita kuka tahansa ohjelmiston käyttäjistä. Liittyvä asiakas: asiakas/prospekti, jonka kanssa suhde on. Asiakkaan/prospektin ei tarvitse olla luotuna ohjelmistossa ennen suhteen luontia, vaan sen voi luoda valitsemalla suurennuslasista ja Uusi painikkeesta aukeavassa Tiedon valinta ikkunassa. Suhteen laatu: suhde luokitellaan numeerisesti asteikolla 1 (heikko) - 5 (hyvä). Rooli: valitaan, mikä rooli asiakkaalla/prospektilla on suhteessaan yrityksen yhteyshenkilön kanssa. Roolilistausta hallinnoidaan Asetuksissa. 2. Käyttäjän omat suhteet Työtehtävät > Yksityishenkilöt-kansiossa Toiminnot valikon kautta voidaan luoda käyttäjän omat suhteet. Valitaan yksityishenkilö ja Toiminnot > Lisää verkostoon, josta valitaan numeerinen arvo suhteen laadulle, kts. kuva alla. Ohjelma luo suhteen valitun henkilön ja käyttäjän välille. Mikäli suhteeseen halutaan lisätä kuvausteksti sekä Rooli-tieto, tulee asiakkaan tiedot avata ja Suhteet alakansiosta avata juuri luotu suhde ja lisätä tiedot suhteeseen.

146 CSI Lawyer 2.5 Käyttöohje (145/145) Suhteen muokkaaminen ja poistaminen Suhteen kaikkia tietoja voi muuttaa tallennuksen jälkeen. Esimerkiksi, jos suhteen laatu heikkenee tai rooli muuttuu, se voidaan muuttaa suhteen tietoihin. Suhteen voi poistaa joko asiakkaan alta tai Asiakassuhteiden hallinta tehtäväalueen kautta. Valitaan oikea suhde ja valitaan Poista-painike. Ohjelmisto avaa Poiston vahvistus ikkunan, josta valitaan OK.