Käyttöohje CSI LakiMies. Versio 2.5 Syyskuu 2012

Transkriptio

1 Käyttöohje CSI LakiMies Versio 2.5 Syyskuu 2012

2 (1/117) Sisällysluettelo 1 Ohjelmiston yleiset toiminnot Ohjelmiston rakenne Perustoiminnot Listatoiminnot Ikkunatoiminnot Tiedon syöttö Asiakirjan liittäminen Omat suosikit Kansion sisältö ja tiedon haku Etsi -kentän käyttö Näkymälistaukset Näkymien järjestäminen Näkymän suodatus Käyttäjäkohtaiset oletusnäkymät Käyttäjän ikkuna-asettelut Työtehtävien hallinta Työtehtävät -kansiot Kalenteri Tuntikirjaukset kalenterissa Toimenpiteet kalenterissa Outlook-yhteys Aktiviteetit Fataljit Toimenpiteet Asiakkaat Asiakkaan lisääminen ja asiakkaan tiedot Yritysasiakkaan tiedot Henkilöasiakkaan tiedot Asiakkaan parametrit Yritysasiakkaiden yhdistäminen Asiakkaan passivointi ja uudelleen aktivointi Asiakkaan poistaminen Toimeksiannot Toimeksiannon avaaminen ja toimeksiannon tiedot Toimeksiannon alakansiot Toimeksiannon parametrit Sisäpiiritoimeksianto ja käyttöoikeuksien rajaus... 44

3 (2/117) 4.3 Toimeksiannon päättäminen ja uudelleen aktivointi Toimeksiannon poistaminen Asiakkaan ja toimeksiannon hinnoittelu Toimenpidetyyppien hinnoittelu Toimenpidetyypin tuntihinnan ylimääritys Alennus Kokonaismuutos Toimenpiteiden ja kulujen käsittely Toimenpiteiden kirjaaminen ja tiedot Toimenpiteen syöttö Toimenpiteet kansion kautta Toimenpiteen syöttö toimeksiannon kautta Toimenpiteen syöttö kalenterin kautta Kulujen kirjaaminen ja tiedot Toimenpiteen ja kulun kopiointi Toimenpiteen ja kulun siirtäminen Toimenpiteiden ja kulujen merkitseminen Ei laskutettaviksi Taloushallinto Laskutettavat toimeksiannot Normaalilaskut Toimenpiteiden ja kulujen tarkastaminen Laskun muodostaminen Kokonaismuutos Laskun tiedot Laskutulosteen valinnat Maksukehotus Laskun peruuttaminen Suoritukset normaalilaskuille Suorituksen tiedot Suorituksen kirjaus ja kohdistus laskulle Laskun oikaisu eli luottotappiointi Suorituksen kohdistuksen mitätöinti ja suorituksen poisto Ali- ja ylisuoritukset sekä suorituksen tiliöinti Ennakkolaskut Ennakkolaskun muodostaminen ja tiedot Ennakkolaskun suorituksen kirjaaminen ja ennakon kuittaaminen maksetuksi Ennakkosuorituksen kohdistuksen mitätöinti Ennakon kohdistuminen normaalilaskulle Ennakon käytön mitätöinti normaalilaskulta Ennakon palautus ja ennakkolaskun mitätöinti... 87

4 (3/117) Omavastuuennakko Hyvityslaskut Hyvityslaskun muodostaminen Kokonaishyvitys Hyvityslaskun kumoaminen Maksetun laskun hyvitys ja maksunpalautus Oikeusturvatapausten laskuttaminen Oikeusturvatiedot toimeksiannon osapuolelle Oikeusturvatapauksen laskuttaminen Vedoslaskut Vedoslaskun luominen ja tiedot Vedoslaskun rivien muokkaus Vedoslaskun poistaminen Koontilasku Koontilaskun muodostus ja tiedot Koontilaskun peruutus Suorituksen kohdistus koontilaskulle Vedos- ja normaalilaskun lähetys Romeoon Taustamäärittelyt Romeon käyttöä varten Vedoslaskun lähetys Romeoon Normaalilaskun lähetys Romeoon Varainhallinta Asiakasvarat eli Tilitapahtumat Tilitapahtuman kirjaaminen Asiakasvaratilin seuranta Irtain omaisuus Irtaimen omaisuuden kirjaaminen Irtaimen omaisuuden palautus Raportointi Perusraportit Kirjanpidon raportointi Yrityksen johdon raportointi Listaraportit Raporttien lataaminen Pivot -raportin muokkaus Pivotin sarakkeen raahaaminen Kenttäsuodatus Pivotin vienti tiedostoon

5 (4/117) 1 Ohjelmiston yleiset toiminnot 1.1 Ohjelmiston rakenne Ohjelmisto rakentuu Tehtäväalueista, jotka sisältävät aina kyseiseen aihealueeseen liittyvät Kansiot. Kansioiden sisältö aukeaa listauksena oikealle puolelle. Kansiorakenne voidaan tarvittaessa piilottaa nuolinäppäimestä, kts. kuva alla (punainen nuoli). pikalinkki Jokainen Tehtäväalue sisältää ko. asiakokonaisuuteen liittyvät Kansiot. Samat kansiot voivat olla useilla Tehtäväalueilla. Avatut kansiot jäävät auki välilehdiksi listauksen yläpuolelle jolloin kansioiden välillä siirtyminen on nopeampaa. Kaikkien kansioiden sisältö on listamuotoinen, lukuun ottamatta Kalenteri- ja Fatalji kansioita, jotka ovat kalenterimuotoiset. Jokaisessa kansiossa on useita valmiita näkymiä sekä käytössä Etsi -kenttä tietojen hakuun. Kun listasta tuplanapsautetaan haluttua riviä, avautuu kyseisen tiedon Ikkuna. Käyttäjän valitsema ikkunoiden koko tallentuu ohjelman muistiin. Listanäkymässä alleviivatut tiedot toimivat pikalinkkeinä kyseiseen tietoon. Esim. Toimeksiannot listalla toimeksiantaja toimii pikalinkkinä, josta aukeaa ko. toimeksiantajan tietoikkuna. Pikalinkki toimii pitämällä ctrl painike pohjassa ja napsauttamalla nimeä hiirellä tai valitsemalla hiiren oikealla ja Avaa linkki. Alapalkissa näkyy erinäisiä ohjelmiston käyttöön liittyviä tietoja. Oikeassa laidassa näkyy käyttäjän nimi, jota painamalla avautuu käyttäjän tiedot. Käyttäjän nimen vieressä lukee ohjelmiston tietokannan nimi.

6 (5/117) Tietokannan nimeä painamalla avautuu tietokannan tietoikkuna, josta nähdään mm. serverin nimi, jolla tietokanta sijaitsee. Vasemmassa laidassa on painike Luokittelemattomat tiedostot, josta saadaan auki tiedostonhallintaikkuna. Siellä näkyvät kaikki viimeisimmät tiedostot (kun valitsee oikeasta reunasta Viimeisimmät tiedostot), joita käyttäjä on koneellaan muokannut. Luokittelemattomat tiedostot ikkunassa valitsemalla Uusi painike (vihreä plussa) voi sinne tuoda mitä tahansa koneella tallessa olevia tiedostoja. Ikkunassa voi liittää tiedostoja toimeksiantoihin avaamatta toimeksiantoikkunaa tai sen Asiakirjat -kansiota. Ohjelmiston yläpalkissa oikealla on perusikkunapainikkeet (pienennä, suurenna, sulje) ja vasemmassa ylänurkassa on CSI painike ja pikalinkit. CSI painikkeesta aukeaa CSI-valikko, jossa on muutamia ohjelman perustoimintoja. Pikalinkit ovat toiminnaltaan samat kuin CSI-valikosta valittuina.

7 (6/117) CSI valikossa näkyy Toimeksiannot välilehdellä käyttäjän viimeisimmät toimeksiannot ja Asiakkaat ja yhteyshenkilöt välilehdellä viimeisimmät asiakkaat ja yhteyshenkilöt, joita käyttäjä on lisännyt ohjelmistoon tai käynyt muokkaamassa niiden tietoja. Nämä ovat ns. dynaamisia suosikkeja. Käyttäjä voi halutessaan kiinnittää toimeksiannon tai asiakkaan viimeisimpien listalle, niin että se pysyy listalla. Kiinnitys tapahtuu napsauttamalla nastan kuvaa, joka muuttuu vihreäksi kun kiinnitys on tehty. Kiinnityksen voi poistaa napsauttamalla uudestaan nastan kuvaa, jolloin se muuttuu takaisin harmaaksi. Uusi -kuvakkeesta voi lisätä uuden Yrityksen tai yhteisön, Yksityishenkilön, Toimeksiannon, Aktiviteetin, Toimenpiteen tai Tuntikirjauksen. Raportit -kuvakkeesta voi nopeasti avata raportin. Etusivu -kuvakkeesta aukeaan aloitussivu. Etusivu löytyy myös pikalinkkinä yläpalkissa. Etusivulla avautuu CSI Helsingin asiakkaille tarkoitettu Extranet-sivusto, jossa on saatavilla mm. ohjeita sekä ilmoituksia. Kalenteri -kuvakkeesta aukeaa Kalenteri. Kalenteri löytyy myös pikalinkkinä yläpalkissa. Ajastin-kuvakkeesta voi käynnistää ajanseurannan, siitä kerrotaan tarkemmin seuraavalla sivulla. Jos ajastin käynnistetään CSI painikkeen alta, siihen ei tule mitään tietoja valmiina (asiakas- tai toimeksiantotietoja). Teemat -kuvakkeesta voi vaihtaa käyttäjäkohtaisen teeman. Se koskee lähinnän ohjelman käyttölittymän väritystä. Oletusteemana asennuksen yhteydessä tulee Blue. Ikkuna. Kun käyttäjä avaa uuden kansion, se aukeaa oletuksena välilehdeksi ja jää auki ellei sitä erikseen suljeta. Näitä kansioita voi olla yhtäaikaa auki useampia. Ikkuna -painikkeella aukeaa lista eri asetteluvaihtoehdoista. Eri kansiot voivat olla mm. vierekkäin, limittäin tai välilehtinä. Painike löytyy myös pikalinkkinä yläpalkista. Tietoja ohjelmasta kertoo ohjelman version ja käytössä olevan version numeron. 1.2 Perustoiminnot Listatoiminnot Näkymälistoilla näytetään ohjelmistoon kirjattuja tietoja lista-muodossa. Ohjelmassa voidaan useimmat toimet tehdä tiedoille yhtä lailla listanäkymässä kuin avaamalla tiedon ikkunan. Toiminnot -valikko on samansisältöinen riippumatta avaako sen listan peruspainikeriviltä, listarivin päällä hiiren oikealla tai avaamalla tiedon ikkunan. Monia toimintoja voidaan tehdä myös massana usealle riville kerrallaan. Rivejä valitaan yksitellen Ctrl -painike pohjassa tai yhtäjaksoiselta väliltä Shift -painike pohjassa. Näkymälistoja käytetään samaan tapaan järjestelmän pääkansioissa sekä myös ikkunan alakansioissa.

8 (7/117) Kaikilla Näkymälistoilla on Peruspainikkeet: Peruspainikerivin toiminnot: Lisää uusi. Tämän lisäksi pääkäyttäjä voi luoda uusia tietoja myös valintaikkunassa, luku Tiedon syöttö, kohta: Valintakenttä. Poista tieto. Poistaa valitun tiedon ohjelmistosta kokonaan. Tulosta näkymälista Vie Exceliin näkymälistan Toiminnot valikon komennot vaihtelevat eri näkymissä ja ovat käytettävissä listalla myös napsauttamalla hiiren oikeaa painiketta. Samansisältöinen lista on myös saatavilla avaamalla tiedon ikkunan. Päivitä. Joissain tilanteissa juuri tallennettu tieto ei näy heti ruudulla. Kun valitsee päivitä, tulee tallennettu tieto näkyviin normaalisti. Lisäksi muutamissa näkymissä näkyvät: Raportit. Painikkeen alta saa näkyviin kyseisen kansion listavalintaraportit. Ajastin on valittavissa asiakas- ja toimeksianto näkymissä sekä CSI painikkeen alta. Tarkoitus on, että kun esimerkiksi asiakas soittaa, voi ajastimen laittaa päälle, jotta saa selville tarkan ajan kauanko aikaa puhelimessa kului. Ajastimella voi tietenkin seurata myös muuhun työskentelyyn kuluvaa aikaa. Nopeimmin ajastimen saa päälle CSI painikkeen alta. Kun ajastin käynnistetään toimeksiannon kautta, tulee ajastimeen kyseinen toimeksianto ja toimeksiantaja valmiina linkitettynä.

9 (8/117) Ajastinikkunassa käynnistetään ajastin Käynnistä painikkeesta. Ajanseuranta voidaan keskeyttää hetkiseksi Pysäytä painikkeesta ja taas jatkaa ajastusta painamalla Käynnistä. Lopuksi voidaan luoda tuntikirjaus tai toimenpide. Tuntikirjaukseen riittää, että Ajastin-ikkunassa annetaan aihe. Toimenpidettä varten tarvitaan lisäksi toimeksianto- ja toimenpidetyyppitiedot. Kun ajastin pysäytetään, valitaan yläpalkista Lisää tuntikirjaus tai Lisää toimenpide. Tuntikirjauksen voi esim. kalenterissa muuntaa helposti toimenpiteeksi. Ajastin voidaan myös sulkea luomatta kumpaakaan. Toimenpiteen lisäys avaa toimenpideikkunan, jossa tietoja voi täydentää ja lisätä tarvittaessa hintatiedot. Tuntikirjauksen luonti ei avaa tuntikirjausikkunaa, mutta luotu tuntikirjaus löytyy kalenterista. Tuntikirjauksesta voidaan edelleen tehdä toimenpide kalenterin kautta. Ajastin ikkunan alareunassa näkyvät mistä kaikista asiakkaista tai toimeksiannoista on ajastin päällä. Tiedon edessä näkyy ajastimen tila (Käynnistä- tai Pysäytä -kuvake) ja kuvakkeen perässä on asiakkaan tai toimeksiannon nimi, johon ajastin on avattu. Asetuksissa voidaan sekä yritys- että käyttäjätasolla (parametreissa) määrittää ajastimen minimikestoaika minuuteissa. Jos minimiksi määritellään 15 minuuttia, tarjoaa ohjelma kyseistä aikaa ajastimesta tehdyn toimenpiteen laskutettavien ja tehtyjen tuntien määräksi. Tämä tapahtuu tietenkin vain silloin, kun ajastimen aika on vähemmän kuin 15 minuuttia. Viidentoista minuutin jälkeen tunnit tulevat toteutuneen mukaisesti Ikkunatoiminnot Kaikissa Ikkunoissa pakolliset tiedot on merkitty punaisella. Tietoa ei näin ollen voi tallentaa ennen kuin vähintään punaisella merkityt tiedot on syötetty. Mikäli kaikkia pakollisia tietoja ei ole syötetty, ohjelmisto antaa virheilmoituksen: Kaikissa ikkunoissa alalaidassa näkyy tiedon tila sekä historiatiedot. Historiatiedot saa auki klikkaamalla Historia-painiketta. Tätä kautta on nähtävissä, kuka on luonut tiedon ja milloin sekä kuka on viimeksi muokannut sitä. Tietueen omistaja voidaan tarvittaessa vaihtaa tiedon omassa ikkunassa. Esimerkiksi asiakkaalla Asiakasvastaava on Tietueen omistaja.

10 (9/117) Vastaavasti kaikissa Ikkunoissa, kuten Asiakas-, Toimeksianto-, Toimenpide ikkunassa on Peruspainikkeet: Peruspainikkeiden toiminnot: Tallentaa tiedot ja jättää ikkunan auki. Pikapainike Ctrl+S Tallentaa tiedot ja sulkee ikkunan. Pikapainike Ctrl+Shift+S Tallenna ja uusi. Tallentaa tiedot, sulkee ikkunan ja avaa uuden tyhjän ikkunan uuden tiedon syöttöä varten. Mikäli olet lisäämässä kerralla useita uusia tietoja, on suositeltavaa hyödyntää tätä painiketta. Toimenpide- ja kulu-ikkunoissa on lisäksi Tallenna ja käytä pohjana- sekä Käytä pohjana painikkeet tiedon syöttämisen tehostamiseen. Toimeksianto, toimeksiantaja, päiväys ja toimenpidetyyppi kopioituvat uudelle toimenpiteelle. Painikkeiden ero on tallennuksessa tai sen puuttumisessa. Käytä pohjana painikkeen pikanäppäinvalinta on Ctrl+T ja jos halutaan samalla myös tallentaa Ctrl+Shift+T. Päivittää ikkunan tiedot. Pikapainike F5 Asiakkaan ja toimeksiannon ikkunassa on myös Parametrit -painike. Siellä voidaan tehdä ylimäärityksiä asetuksissa määritettyihin toimipisteen ja käyttäjän tasoilla tehdyille määrityksille, esim. muuttaa oletusmaksuehtoa tai tuntihintaa. Pikapainike Ctrl+Shift+P Asiakkaan ja toimeksiannon ikkunassa on myös Ajastin. Ajastimen käyttö kuvattu luvussa Listatoiminnot Toiminnot painike (komennot vaihtelevat eri ikkunoissa). Samat toiminnot ovat käytettävissä myös listanäkymässä sekä työkalurivillä että napsauttamalla hiiren oikeaa painiketta rivin päällä.

11 (10/117) Muistiinpanot Lisäksi lähes jokaisessa ikkunassa on viimeisenä välilehtenä Muistiinpanot. Muistiinpanoihin voi liittää liitetiedoston valitsemalla muistiinpanon päällä hiiren oikealla > Liitä tiedosto. Ohjelmisto avaa Avaa ikkunan, jonka kautta muistiinpanoon voi liittää olemassa olevan dokumentin. Tiedostojen liittäminen muistiinpanoihin ei ole kuitenkaan kovin suositeltavaa, sillä jos muistiinpanoissa on paljon liitetiedostoja, hukkuvat tiedostot massaan. Dokumentit kannattaa tallentaa asiakkaan tai toimeksiannon alle Asiakirjat alakansioon. Muistiinpanoihin kannattaa kirjoittaa ajankohtaista tietoa koskien asiakasta tai toimeksiantoa. Jos tietoon, esimerkiksi toimeksiantoon on lisätty muistiinpanoja, näkyy Toimeksiannot näkymässä kyseisen tiedon edessä keltainen lehtiö. Muistiinpanon voi merkitä tärkeäksi. Kun muistiinpano on merkitty tärkeäksi, avautuu kyseisen tiedon ikkuna suoraan Muistiinpanot välilehdelle, Yleinen välilehden sijasta Tiedon syöttö Ikkunoissa tiedot täydennetään erityyppisiin kenttiin. Kentät voivat olla tekstityyppisiä, numeerisia, laskennallisia, päivämääräkenttiä tai valintakenttiä. Kentän tyyppi ohjaa ja helpottaa tiedon täydennystä. Tekstikenttä Tekstikenttä on tarkoitettu tekstityyppiselle tiedolle ja se voi sisältää myös sähköpostiosoitteen tai selainsivun. Listakenttä Listakenttä sisältää valmiit vaihtoehdot, joista valitaan sopivin. Lista avataan nuolipainikkeesta kentän oikeasta päästä. Osaan listoja on mahdollista lisätä uusia arvoja kentän päädyn plus-painikkeella. Tähän tarvitaan Pääkäyttäjä -oikeudet. Valintalistoja hallinnoidaan pääsääntöisesti ohjelmiston Asetuksissa. Rastikenttä TAI Rastituskentän arvo voi olla joko tyhjä tai valittu. Numeerinen kenttä Numeerinen kenttä voi saada arvoja tietyltä väliltä, esimerkiksi prosenttikenttä voi saada arvot Kentän arvoa voidaan myös muuttaa hiiren rullalla vierittämällä. Laskennallinen kenttä

12 (11/117) Laskennallinen kenttä sisältää numeerista tietoa. Tiedon syöttämiseen ja muokkaukseen voi käyttää oheista laskinta. Laskin avautuu nuolipainikkeesta kentän oikeasta reunasta. Laskin sulkeutuu, kun hiirellä klikataan sen ulkopuolella. Numerot voi syöttää myös näppäimistöstä. Päiväyskenttä Päivämääräkentässä haetaan haluttu päiväys pienessä kalenterissa. Kalenterin saa auki kentän oikean reunan nuolipainikkeesta. Kalenterin vuoksi kenttään voidaan valita vain aito päivämäärä. Näin estyy virheellisen muotoisen päiväyksen syöttäminen järjestelmään. Kenttään voidaan syöttää päivä myös kirjoittamalla muodossa , mutta näinkin kenttä muuttaa päiväyksen sallittuun muotoon. Kentän päiväystä voidaan muuttaa myös hiirellä. Klikataan hiirellä päivän, kuukauden tai vuoden yllä, jolloin luku muuttuu siniselle pohjalle ja vieritetään hiiren rullalla ylös tai alas. Kuukausiselaus saadaan auki klikkaamalla kuukauden nimeä, kts. kuva alla. Kuukausi valitaan kuukausilinkistä. Vuosiselaus saadaan edelleen auki klikkaamalla vuosilinkkiä. Kentän ylälaidassa on kuluva päivä valittavissa ja alalinkistä Clear kenttä voidaan tyhjentää. Valintakenttä Valintakenttään haetaan olemassa oleva tieto. Hakuikkuna aukeaa suurennuslasipainikkeesta, kts. kuva yllä. Kenttään voi useimmiten hakea vain tietyntyyppisen tiedon, kuten yrityksen, henkilön, toimeksiannon, osoitteen tai käyttäjän, mutta esimerkiksi asiakas-kenttään voidaan hakea joko yritys- tai henkilötyyppinen asiakas. Kentän teksti toimii linkkinä tähän tietoon. Kentän aktivointi avaamatta linkkiä voidaan tehdä Ctrl - painike pohjassa. Kenttään voi myös suoraan kirjoittaa haettavan tiedon nimeä tai sen osaa. Oletuksena Enter tai Tabpainikkeella ohjelma hakee annettujen kriteerien pohjalta listan, kts. kuva alla. (Hakuun voi käyttäjä vaikuttaa omissa parametreissaan Asetuksissa.) Haluttu rivi valitaan hiirellä tai nuolipainikkeilla ja enterillä.

13 (12/117) Kenttä voidaan tyhjentää klikkaamalla se aktiiviseksi Ctrl-painike pohjassa ja valitsemalla Delete. Hiiren oikea on myös käytössä valintakentässä. HUOM! Linkin klikkaus avaa tiedon ja tehdyt muutokset tallentuvat ko. tietoon joka puolella järjestelmässä. Nämä kentät toimivat linkkeinä myös listanäkymissä. Hakuikkunassa, kts. kuva alla, voidaan hakea tietoja silloin, kun ei tiedetä, mitä etsitään tai tekstinsyöttö valintakentässä ei löydä haluttua tietoa. Hakuikkunassa on käytössä Etsi -toiminto ja valmiit näkymälistat, joista kerrotaan tarkemmin jäljempänä. Tyyppi -kenttä on aktiivinen, jos valintakenttään sopii useampi tietotyyppi. Ominaisuudet-painikkeella saadaan listarivin tieto auki omaan ikkunaan. Käyttäjän oikeuksista riippuen ikkunassa voi olla myös Uusi -painike. Sen avulla voidaan tarpeen vaatiessa luoda uusi tieto, jos sitä ei järjestelmästä haussa löydy. Valintakentän tyhjennys tehdään Poista arvo painikkeella. Poista arvo komento poistaa tiedon ainoastaan kyseisestä kentästä, mutta EI poista tietoa itse ohjelmasta Asiakirjan liittäminen Asiakirjan liittäminen sijaitsee Toiminnot -valikossa. Asiakkaan tai toimeksiannon Asiakirjat -kansioon voidaan sähköisesti arkistoida sähköposteja ja dokumentteja eri tiedostomuodoissa. Kansioon voidaan liittää tiedostoja Toiminnot -valikon Ketju -painikkeella. Sinne voi myös raahata tai kopioida tiedostoja samaan tapaan kuin Windows -tiedostonhallinnassa. Toiminto voidaan myös piilottaa kokonaan parametreissa. Silloin tiedostoja voidaan liittää kuitenkin Muistiinpanot -välilehdellä.

14 (13/117) Helpoin tapa käyttää asiakirjakansiota on määritellä Asetuksissa yhteinen verkkolevy, johon kaikilla käyttäjillä on pääsy. Tässä tapauksessa Asiakirjat -kansiota avatessa ensimmäisen kerran asiakkaalle syntyy automaattisesti oma kansio ja sen sisään jokaiselle toimeksiannolle oma kansionsa. HUOM! Asiakirjakansioiden avaaminen ensimmäisen kerran saattaa aiheuttaa virhetilanteen, jos käyttäjällä ei ole yläkansioon tarvittavia oikeuksia. Samoin toimeksiannon uudelleen nimeämiseen tarvitaan ko. kansioon kirjoitusoikeudet. Ohjelmaan voidaan tallentaa valmiita asiakirjapohjia, joita on tarkoitus muokata ja tallentaa toimeksiantokohtaisesti. Asiakirjamalleja pääsee pääkäyttäjä tallentamaan ohjelmiston asetuksiin (Asetukset > Mallipohjat > Dokumenttimallit) ja ne tulee määrittää käytettäviksi toimeksiannon tyypin perusteella. Tämä toiminto on valittavissa toimeksiannon Toiminnot painikkeen alta. Kuvakkeen klikkaaminen avaa listan tarjolla olevista dokumenteista ja valinnan jälkeen asiakirja aukeaa muokattavaksi. Valittu asiakirja tallentuu Asiakirjat -kansioon Omat suosikit Sekä asiakkailla että toimeksiannoilla on ns. suosikkikäsittely. Kaikki käyttäjät voivat itse aktiivisesti ylläpitää omaa suosikkilistaa erikseen asiakkaille, henkilöille ja toimeksiannoille. Listaan kannattaa lisätä ne tahot, joita tarvitsee eniten. Asiakkaista ja toimeksiannoista ne, joiden kanssa on aktiivisesti tekemisissä tai käyttäjä on itse niissä jossain aktiivisessa roolissa. Tämän lisäksi järjestelmä muistaa 15 viimeisintä toimeksiantoa tai asiakasta, joita käyttäjä on muokannut. Nämä dynaamiset suosikit ovat näkyvissä CSI -painikkeen listoilla. Tieto voi kuulua vain joko dynaamisiin tai staattisiin suosikeihin. Staattiseen suosikkilistaan lisätään Toiminnot -valikosta joko tiedon ikkunassa tai listanäkymässä useammalle riville kerrallaan. Valitsemalla kyseisen, tai kyseisten asiakkaiden rivitiedot aktiiviseksi ja Toiminnot > Lisää suosikkeihin. Poistaminen tapahtuu vastaavasti Toiminnot > Poista suosikeista. Dynaamiselle suosikkilistalle tieto päätyy, kun käyttäjä muokkaa tai lisää sen tietoja. Näitä dynaamisia suosikkeja järjestelmä päivittää jatkuvasti, mutta halutessaan käyttäjä voi kiinnittää halutun suosikin CSI painikkeen listalla nastalla. Suosikkilistaa ylläpidetään siten manuaalisesti ja dynaamisesti. Muokkaamalla esimerkiksi asiakkaan tietoja, se kyllä menee suosikkeihin, mutta näitä dynaamisia suosikkeja päivitetään jatkuvasti ja niitä mahtuu vain 15 viimeisintä. Toiminnot -valikosta lisättynä suosikki säilyy niin kauan, kunnes se poistetaan. Nämä ovat manuaalisia suosikkeja. Jos haluat asiakkaan tai toimeksiannon säilyvän suosikeissa, kannattaa se lisätä siihen manuaalisesti. Dynaamisen suosikin muuntaminen manuaaliseksi suosikiksi tapahtuu valitsemalla se ensin pois suosikeista ja heti perään valitsemalla takaisin suosikiksi. Suosikeista poistaminen poistaa myös kiinnitetyn dynaamisen suosikin. Näin kerrytetty suosikkilista saadaan auki Näkymä-valikosta valitsemalla Omat suosikit. Näkymien käyttö on kuvattu luvussa Näkymälistaukset.

15 (14/117) 1.3 Kansion sisältö ja tiedon haku Tietoa voidaan hakea ensisijaisesti Etsi hakutoiminnolla, joka on kaikissa näkymissä, kts. kuva alla. Tietoa voidaan hakea hakukentän lisäksi järjestämällä ja suodattamalla valmiita näkymiä Etsi -kentän käyttö Tietoa voidaan hakea ensisijaisesti Etsi hakutoiminnolla, joka on kaikissa näkymissä, kts. kuva alla. Etsi kenttään voi kirjoittaa osan haettavan tiedon nimestä tai sen voi kirjoittaa kokonaisuudessaan. Hakutoiminto etsii tietoa esimerkiksi kaikkien aktiivisten asiakkaiden kaikista tiedoista. Kun hakusana on kirjoitettu, voidaan kentän oikeasta laidasta valita nuolinäppäin. Nuolinäppäimestä aukeaa lista, josta voidaan valita, mihin syötetty hakusana liittyy. Valittavana on myös Erikoishaku, jossa voidaan määritellä useampia hakukriteereitä. Jos Etsi kentän jättää tyhjäksi ja klikkaa Etsi painiketta, hakee ohjelmisto kaikki ko. kansion aktiiviset tiedot. Haut kohdistuvat oletuksena aktiivisiin tietoihin esimerkiksi asiakkaita tai toimeksiantoja haettaessa. Kuitenkin esimerkiksi laskuihin kohdistuvat haut tehdään oletuksena sekä aktiivisiin että passiivisiin. Hakua voi täsmentää kirjoittamalla Etsi kenttään hakusanan ja sen jälkeen valitsemalla Näkymän, josta tietoa haetaan, esim. Passiiviset yritykset ja yhteisöt. Tällöin haku ei kohdistu lainkaan aktiivisiin yrityksiin ja yhteisöihin Näkymälistaukset Kansioiden sisältö avautuu yleensä listamuotoisena, lukuunottamatta kalenteria ja fataljikalenteria. Valittavissa on useita näkymälistoja, jotka suodattavat tietoja tiettyjen ehtojen mukaisesti. Näkymälistat toimivat ikään kuin pikaraporttilistauksina. Tarjolla olevat näkymävaihtoehdot vaihtelevat eri kansioissa. Järjestelmän näkymät ovat listauksia, jotka ovat ohjelmistossa valmiina. Näkymiä voidaan luoda lisää, jolloin ne näkyvät valikossa otsikon Yhteiset haut -alla, kts. kuva alla. Yleensä näkymät ovat kaikille käyttäjille samansisältöiset. Suosikkilistat ovat käytössä asiakkailla ja toimeksiannoilla ja niiden sisältö on käyttäjäkohtainen ja jokaisen käyttäjän itse hallinnoima. Lisäksi kaikki käyttäjät voivat jonkin verran muokata valmiita näkymiä suoraan listalla. Tavallisen käyttäjän mahdollisuudet näkymien muokkaukseen ja tallennukseen on kuvattu seuraavissa luvuissa Näkymien järjestäminen Näkymän suodatus, Käyttäjäkohtaiset oletusnäkymät ja Käyttäjän ikkuna-asettelut. Pääkäyttäjät voivat luoda ja jakaa uusia näkymiä Asetuksissa: Asetukset > Pikaraportit ja näkymät. Pääkäyttäjä voi antaa tai poistaa oikeuksia näkymiin käyttäjäryhmien perusteella. Pääkäyttäjä voi vaihtaa kunkin kansion oletusnäkymän.

16 (15/117) Pääkäyttäjä voi muokata valmiiden näkymien asetteluja pysyvästi Asetukset-alueella: Sarakkeita voidaan muun muassa lisätä ja niiden järjestystä vaihtaa, mutta valmiin näkymän tiedon suodatusehtoja ei voi muuttaa. Pääkäyttäjä voi kuitenkin tarvittaessa luoda kokonaan uusia näkymiä, joita hän voi täysin vapaasti muuttaa, myös suodatusta. HUOM! Kun halutaan kokonaan uusi näkymä, joka muistuttaa valmista näkymää, kannattaa käyttää olemassaolevaa näkymää pohjana ja tehdä siihen vain tarvittavat muutokset. Näkymien muokkaamisesta ja uusien näkymien tekemisestä lisää tietoa Asetusten ohjeissa. Lisäksi muutamissa näkymissä on lisää valmiita suodatustekijöitä, kuten esim. Päiväys valinta, kts. kuva alla Näkymien järjestäminen Kaikki käyttäjät voivat tilapäisesti muokata kaikkia näkymiä monilla tavoin suoraan listan päällä hiirellä raahaamalla tai klikkaamalla. Asettelu on voimassa kyseisellä käyttäjällä, kunnes kansion välilehti tai ohjelmisto suljetaan.

17 (16/117) Tietoja voidaan järjestää aakkosittain, aikajärjestykseen tai numerojärjestykseen sarakkeen otsikkoa napsauttamalla. Useampia yht aikaisia järjestyssarakkeita voidaan valita hiirellä Shift -painike pohjassa. Järjestysvalinnan poistaminen yksitellen tapahtuu vastaavasti Ctrl -painike pohjassa. Sarakkeita voidaan raahata, pitämällä kiinni otsakkeesta, haluttuun järjestykseen vaakasuunnassa tai poistaa raahaamalla niitä alas. Tietojen ryhmittelyä varten voidaan raahata haluttu sarake ryhmittelytekijäksi listan yläpuolelle merkittyyn kohtaan Raahaa sarakkeen otsikko ryhmittelyyn. Esim. Kuvassa alla Toimenpiteet kansiossa napsauttamalla Toimeksianto saraketta, tiedot järjestyvät toimeksiannon numeron ja nimen mukaan. Kuvassa on käytössä ryhmittelytekijänä toimenpiteen tila sekä toimeksiannon vastuuhenkilö. Näin toimenpiderivit järjestyvät ryhmiin ja ryhmän otsikko näkyy sen yläpuolella ja joitain laskennallisia summia sen alapuolella. Järjestyminen koskee nyt kutakin ryhmää erikseen. Ryhmittelytekijät Järjestyssarake Ryhmän otsikkorivi Ryhmän summarivi Näkymän suodatus Näkyvillä olevaa listaa voidaan suodattaa myös sarakkeiden kautta. Vie hiiren kohdistin sarakeotsikon päälle ja pieni suppilo ilmestyy oikeaan yläkulmaan. Aukeavasta alasvetovalikosta, voi valita esim. tietyn arvon, tai Mukauta komennolla (Custom) valita haluamansa suodatusehdon. Päivämääräkenttien kohdalla alasvetovalikko sisältää pienen kalenterin, josta voidaan maalata haluttu aikaväli tai valita jokin valmis suodatusehto.

18 (17/117) Päivämääräkenttien osalta valikko on hieman erinäköinen. Siinä voi valita mm. yhden tietyn päivän suodatuskriteeriksi tai maalata hiirellä halutun aikavälin. Voit myös lisätä omia hakuehtoja täysin vapaasti, kun näkymän alalaitaan ilmestyy tarvittavat painikkeet. Painikkeet ilmestyväti esim. asettamalla päälle jonkin valmiin suodatusehdon. Valitse Muokkaa suodatusta muuttaaksesi suodatusehtoa. Suodatusehdot voi poistaa kokonaan rastista, kts. kuva alla (vasen alareuna). Muokkaa suodatusta ja rakenna haluamasi ehtolauseet. Värikkäät tekstit ovat linkkejä eri valintalistoihin.

19 (18/117) Käyttäjäkohtaiset oletusnäkymät Jokainen ohjelmiston käyttäjä voi tallentaa itselleen omat oletusnäkymät; niin päälistoille (esim. Työtehtävät > Toimeksiannot -näkymään) kuin ikkunoiden alakansioihin (esim. Toimeksianto ikkuna > Toimenpiteet - alakansio). Määrittelyä varten valitaan haluttu näkymä ja asetetaan muut mahdolliset kriteerit, kuten Päiväys (kts. kuva alla) tai Toimeksiantotyyppi (Toimeksianto -näkymässä). Kun halutut valinnat ja kriteerit on tehty, painetaan hiirellä tähteä Näkymä kentän päässä. Tällöin tähti muuttuu harmaasta keltaiseksi joka kertoo, että kyseinen näkymä on valittu oletukseksi. Määritelty oletusnäkymä säilyy käyttäjällä oletuksena niin kauan, kunnes käyttäjä muuttaa sitä itse Käyttäjän ikkuna-asettelut Ikkunoiden alakansioissa voi myös näkymälistauksia muokata ja tallentaa käyttäjäkohtaisesti. Käyttäjä voi muuttaa näkymän suodatusehtoja, sarakkeiden järjestystä ja sarakeleveyttä. Tee haluamasi muutokset näkymälistassa, ja valitse Lista > Tallenna asettelu. Muutos näkyy kyseiselle käyttäjälle niin kauan kunnes hän valitsee Lista > Palauta oletusasettelu

20 (19/117) Esim. Asiakas ikkunassa, Laskut alakansiossa voi tallentaa näkymän niin, että se näyttää listalla oletuksena vain laskut, jotka ovat tilassa Avoin, kts. kuva yllä. Jos käyttäjä haluaakin jossain tapauksessa tarkastella kaikkia laskuja, sen tilasta riippumatta, otetaan alareunasta ruksi pois (kts. kuva edellisellä sivulla), jolloin suodatus menee pois päältä. Kun käyttäjä seuraavan kerran menee asiakkaan alta Laskut alakansioon, näkyy siellä taas oletuksena vain avoimet laskut.

21 (20/117) 2 Työtehtävien hallinta Työtehtävät tehtäväalueeseen on kerätty ne kansiot, joita peruskäyttäjä tarvitsee päivittäin. Näin ollen käyttäjän ei välttämättä tarvitse siirtyä muille Tehtäväalueille. Seuraavassa esitellään Työtehtävät - tehtäväalueen kansiot. 2.1 Työtehtävät -kansiot Työtehtävät tehtäväalueeseen on kerätty ne kansiot, joita peruskäyttäjä tarvitsee päivittäin. Laskutusta hallinnoidaan pääsääntöisesti Taloushallinto -tehtäväalueella, mutta useita laskutukseen liittyviä toimintoja voidaan suorittaa myös Työtehtävät -tehtäväalueen kautta. Kalenteri: ohjelmiston käyttäjäkohtainen kalenteri, jota voidaan käyttää työajan seurantaan ja toimenpiteiden kirjaamiseen. Lisää kalenterin toiminnoista luvussa 2.2 Kalenteri. Aktiviteetit: listaa oletuksena kaikki aktiviteetit, joissa käyttäjä on vastuuhenkilönä. Näkymävalintaa vaihtamalla saa myös muiden aktiviteetteja näkyviin. Fatalji kalenteriin tehdyt merkinnät näkyvät myös Aktiviteeteissa. Ne on merkitty punaisella pallolla. Aktiviteeteista kerrotaan lisää luvussa 2.3 Aktiviteetit. Toimenpiteet: Toimenpiteet -kansiossa voi kirjata uusia ja tarkastella jo kirjattuja toimenpiteitä sekä käyttäjän omia että muiden tekemiä. Lisää toimenpiteen käsittelystä luvuissa 2.2 Kalenteri sekä 6.1 Toimenpiteiden kirjaaminen ja tiedot. Raportit: ohjelmiston perus- ja taloushallinnon raportit. Aiheesta lisää luvussa 9 Raportitointi. Yritykset ja yhteisöt: listaa kaikki ohjelmistoon tallennetut yritys- ja yhteisöasiakkaat. Aiheesta lisää luvussa 3 Asiakkaat. Yksityishenkilöt: listaa kaikki ohjelmistoon tallennetut yksityishenkilöt. Kansiosta löytyvät sekä yksityisasiakkaat että yritysasiakkaiden yhteyshenkilöt. Aiheesta lisää luvussa 3 Asiakkaat.

22 (21/117) Toimeksiannot: listaa kaikki ohjelmistoon tallennetut toimeksiannot. Aiheesta lisää luvussa 4 Toimeksiannot. Fataljit: fataljikirjanpito kalenterinäkymänä. Lisää fataljeista luvussa 2.4 Fataljit. 2.2 Kalenteri Ohjelmiston kalenterissa voidaan hallinnoida kalenteritapahtumia ja tuntikirjauksia. Oletuksena käyttäjä näkee oman kalenterinsa, mutta kalenterissa voidaan jakaa oikeuksia, jolloin kaikilla käyttäjillä on mahdollisuus nähdä myös muiden käyttäjien kalenterit. Kalenterin päivämääränäkymää voidaan vaihtaa kalenterin yläosassa sijaitsevista painikkeista: Taaksepäin ja eteenpäin Tänään Suurenna ja pienennä Päivä, Työviikko (ma pe), Viikko (ma su) ja Kuukausi Oletusarvoisesti kalenterissa on avoinna aina kuluva päivä, viikko tai kuukausi. Kalenterissa voi siirtyä taaksepäin tai eteenpäin haluttuun kuukauteen/viikkoon/päivään minikalenterilla, jonka saa auki vasemmasta sivupalkista, kts. kuva alla. Minikalenterin voi jättää näkyviin napsauttamalla nastan kuvaa (kuvassa nuolen osoittamassa kohdassa). Toisaalta minikalenteri ikkunan saa pois näkyvistä napsauttamalla nastan kuvaa uudestaan. Minikalenteri ikkunan kautta voi käyttäjä antaa oikeuden muille ohjelmiston käyttäjille omaan kalenteriinsa. Lupa annetaan Lisää oikeuksia kohdasta, kts. kuva yllä. Avautuvassa Kalenterin oikeudet ikkunassa, kts.

23 (22/117) kuva alla, valitaan ne ohjelmiston käyttäjät, joille oma kalenteri halutaan näkyviin ja siirretään ne nuolella Käyttäjät listalta Sallitut käyttäjät listalle. Oikeuksien määritys valituille käyttäjille tallentuu, kun ikkunasta valitaan OK. Kun käyttäjät ovat antaneet toisillensa luvan kalentereihinsa, voi heidän kalenterinsa valita näkyville minikalenterissa merkitsemällä ruksin halutun käyttäjän kohdalle. Toisen käyttäjän kalenteri aukeaa oman kalenterin viereen eli toisen käyttäjän kalenterin näkyy, kun siirtää kalenterin alapalkkia oikealle. Vastaavasti muilta käyttäjiltä voidaan poistaa oikeudet käyttäjän kalenteriin siirtämällä henkilöt Sallitut käyttäjät listalta takaisin Käyttäjät listalle. Ohjelmiston Kalenteria voidaan käyttää 1) Työajan seurantaan eli tuntikirjauksiin ja 2) Toimenpiteiden kirjaamiseen Tuntikirjaukset kalenterissa Tuntikirjaukset ovat hyvä tapa seurata työaikaa ja niistä voidaan myös luoda laskutettavia toimenpiteitä. Kalenterissa maalataan haluttu alue ja aletaan suoraan kirjoittaa selitettä. Kun selite on valmis klikataan tuntikirjausmerkinnän ulkopuolella tai painetaan Enter, jolloin kirjoitustila sulkeutuu. Kestoa voidaan muokata venyttämällä varausta hiiren avulla tai raahata se kokonaan toiseen päivään. Tuntikirjaus voidaan myös jakaa kahtia ja siirtää osa siitä esimerkiksi toiselle päivälle. Jako tapahtuu valitsemalla tuntikirjauksen päällä hiiren oikealla > Jaa kahtia. Tällöin ruudulle aukeaa ns. saksiviiva, joka liikkuu hiiren mukana. Kun saksiviivan ollessa päällä, valitaan hiiren vasemmalla tuntikirjauksen päällä, jakautuu kirjaus kyseistä kohtaa kahtia. Tuntikirjausten tyypittely voidaan tehdä sisäisillä toimeksiannoilla tai tuntikirjaustyypeillä. Tuntikirjaustyyppilistat lisätään asetuksissa tarpeiden mukaisesti. Tyyppilistan voi laatia myös työtehtäväpohjaisesti, kuten markkinointiin, myyntiin tai asiakaspalveluun liittyvät työajat. Kalenterissa tyypit näkyvät värikoodeina, kts. kuva alla.

24 (23/117) HUOM! Kalenterissa kalenterivaraukset ovat tuntikirjauksia, ja fataljikalenterissa fataljityyppisiä aktiviteetteja. Niiden käsittely ja toimenpiteiden luonti tapahtuu kuitenkin molemmissa kalentereissa samalla tavalla Toimenpiteet kalenterissa Tuntikirjauksista voi myös muodostaa laskutettavia toimenpiteitä. Oikeassa reunassa olevasta listasta valitaan toimeksianto, pidetään hiiren vasenta painiketta alhaalla ja vedetään kyseinen tieto varauksen päälle. Sama tehdään toimenpidetyypin suhteen. Lopuksi luodaan toimenpide tuntikirjauksen päällä hiiren oikealla aukeavasta valikosta Tee toimenpide, kts. kuva alla, tai vastaavalla komennolla tuntikirjausikkunan Toiminnot -valikosta. Kun toimenpide on luotu, ilmestyy kalenterivaraukseen kolmas kuvake toimeksiannon ja toimenpidetyypin lisäksi. HUOM! Mikäli toimenpiteelle ei ole annettu missään oletustuntihintaa, tulee se lisätä erikseen toimenpideikkunassa. Oletustuntihinta voi tulla esimerkiksi käyttäjän, toimenpidetyypin tai toimeksiannon tiedoista. Toimenpide voidaan luoda myös tuntikirjausikkunassa. Tuntikirjaus saadaan auki kaksoisnapsauttamalla kalenterivarausta. Toimenpidettä varten tuntikirjaukseen lisätään toimeksianto ja toimenpidetyyppi. Lopuksi

25 (24/117) valitaan Toiminnot -valikosta Tee toimenpide, kts. kuva alla. Tuntikirjauksen voi yhdistää toimeksiantoon myös tekemättä siitä toimenpidettä, esimerkiksi sisäisissä toimeksiannoissa. Ohjelmisto muodostaa halutusta kalenterivarauksesta toimenpiteen, joka näkyy Toimenpiteet kansiossa myös ko. toimeksiannon alla ja Työtehtävät -tehtäväalueella. Tehtyä toimenpidettä voi myös tarkastella suoraan Kalenterista valitsemalla tapahtuman päällä hiiren oikealla ja Avaa toimenpide. Tällöin ohjelmisto avaa kirjatun toimenpiteen normaalissa Toimenpide ikkunassa. Kalenterin kautta tehdyt toimenpiteet ovat aina samalla tuntikirjauksia ja vastaavasti kaikki tuntimerkinnät näkyvät ko. käyttäjän kalenterissa. Toimenpiteen voi poistaa kalenterin kautta poistamalla tuntikirjauksen ja vastaamalla myöntävästi, kun ohjelma kysyy toimenpiteen poistosta. Toimenpide voidaan poistaa myös koskematta tuntikirjaukseen. Poiston voi tehdä esim. Työtehtävät > Toimenpiteet kansiossa. Tuntikirjaukseen voidaan vaihtaa toimeksianto tai toimenpidetyyppi kalenterissa raahaamalla uusi päälle tai avaamalla tuntikirjauslomake ja käyttämällä valintakentän suurennuslasipainiketta. Aukeavassa valintaikkunassa voidaan arvo poistaa kokonaan tai hakea ja valita uusi tilalle. Useita toimenpiteitä voi luoda samanaikaisesti valitsemalla ne tuntikirjaukset, joihin on jo liitetty toimeksianto ja toimenpidetyyppi. Valitaan halutut tuntikirjaukset ja sen jälkeen hiiren oikealla > Tee toimenpide. Vaihtoehtoisesti vedä ja pudota toiminnon sijaan voidaan maalata Kalenterista haluttu aika ja valita sen päällä hiiren oikealla Lisää toimenpide. Ohjelmisto avaa Toimenpidetyypin valinta ikkunan. Kun haluttu toimenpidetyyppi on valittu, avaa ohjelmisto normaalin Toimenpide ikkunan, johon valitaan toimeksianto, johon toimenpide liittyy sekä voidaan esimerkiksi muokata toimenpiteen tekstiä ja tuntihintaa. Tämän jälkeen toimenpide tallennetaan ja ikkuna suljetaan.

26 (25/117) Asetuksissa (Yrityksen ja Käyttäjän parametreissa) voidaan myös tehdä määritys, että kalenterivarauksesta muodostetaan toimenpide automaattisesti, kun sille on määritelty toimeksianto ja toimenpidetyyppi. Tällöin ei tarvitse enää erikseen valita hiiren oikealla painikkeella > Tee toimenpide Outlook-yhteys Ohjelmiston kalenteriin voidaan tuoda Outlook -kalenteritapahtumat, joista voidaan muodostaa laskutettava toimenpide. Toiminto tuo Outlookista sen aikavälin tapahtumat, joka on ohjelmiston kalenterissa valittuna (päivä/viikko/kuukausi). Jotta Outlook tapaamisten tuonti onnistuu, tulee asetuksissa yrityksen parametreissa olla ruksitettuna kohta Outlook käytössä. Esim. jos ohjelmiston kalenterissa on valittuna päivänäkymä, tuo toiminto kyseisen päivän Outlook kalenteritapaamiset. Vastaavasti jos kalenterissa on viikkonäkymä, tuo toiminto kyseisen viikon Outlook kalenteritapaamiset. Kalenterinäkymässä valitaan hiiren oikealla napilla komento Hae Outlookista. Ne kalenteritapaamiset, joista ei haluta muodostaa laskutettavaa toimenpidettä tai tuntikirjausta, voidaan poistaa ohjelmiston kalenterista valitsemalla kyseinen kalenterivaraus ja painamalla näppäimistöltä Delete näppäintä, tai valitsemalla hiiren oikealla painikkeella > Poista. Komento ei poista varausta Outlookin kalenterista. HUOM! Outlookista siirtyvät oletuksena ainoastaan kertaluonteiset kalenteritapahtumat. Toistuvat tapahtumat (esim. viikoittaiset sisäiset palaverit) eivät siirry Outlookista CSI LakiMieheen. Mikäli myös toistuvaistapahtumat halutaan siirtää CSI LakiMieheen, voidaan tämä sallia ruksittamalla Asetuksissa Toimipisteen tai Käyttäjän parametreista kohta Tuodaan myös toistuvat. 2.3 Aktiviteetit Aktiviteetteja voidaan lisätä omassa kansiossaan Työtehtävät -tehtäväalueella tai asiakkaan tai toimeksiannon ikkunoissa. Aktiviteetit voivat olla tyypiltään tehtäviä, kirjeitä, sähköposteja, puheluita, tapaamisia, fakseja tai asiakaspalvelutehtäviä. Käyttäjälle itselleen osoittamia aktiviteettejä on helpoin seurata Työtehtävät > Aktiviteetit kansiossa. Siellä näkyy listaus aktiivisista aktiviteeteista riippumatta siitä mihin asiakkaaseen tai toimeksiantoon ne liittyvät. Kansiossa näkyvät myös fataljit. Fataljien edessä näkyy punainen pallo, jonka avulla ne erottuvat tavallisista aktiviteeteista. Näkymää vaihtamalla voidaan seurata myös muiden käyttäjien aktiviteettaja tai jo tehtyjä eli passiivisia aktiviteettaja. Kun uutta aktiviteettia lähdetään lisäämään on se oletuksena tyypiltään Tehtävä. Jos halutaan luoda muun tyyppinen aktiviteetti, esim. Puhelu, valitaan Uusi painikkeen vieressä olevasta nuolesta, josta avautuvalta listalta voidaan valita tyypiksi Puhelu. Tyyppiä ei voi vaihtaa jälkikäteen. Aktiviteetille annetaan aihe. Lisäksi tulee määrittää kuinka tärkeä se on (Prioriteetti), kenen vastuulla se on ja missä tilassa se on (oletuksena Ei aloitettu). Kun aktiviteetin merkitsee tehdyksi (Toiminnot > Kuittaa tehdyksi), poistuu se aktiivisten listalta.

27 (26/117) Aktiviteetti voidaan liittää asiakkaaseen tai toimeksiantoon. Siihen voidaan myös lisätä toimenpidetyyppi luokittelua varten. Lisäksi toimenpidetyyppi tarvitaan, jos aktiviteetista halutaan luoda toimenpide. Toimenpiteen voi luoda fataljeista ja aktiviteeteista, jotka ovat tyypiltään Tapaaminen tai Puhelu. Aktiviteetti-välilehti: Aktiviteetin ikkunassa näkyvät kentät vaihtelevat hieman aktiviteetin tyypin mukaan. Esimerkiksi ainoastaan puhelulla ja tapaamisella on aloitus- ja määräpäivissä mukana kellon ajat. Niiltä kuitenkin puuttuu Saatu valmiiksi päiväys. Liittyy: toimeksianto tai asiakas, johon Aktiviteetti liittyy. Toimenpidetyyppi: aktiviteetin toimenpidetyyppi. Aihe: aktiviteetin aihe, joka on vapaamuotoinen tekstikenttä. Aktiviteettityyppi: minkä tyyppinen Aktiviteetti on kyseessä, oletuksena tehtävä. Tyyppi valitaan Uusi - painikkeen listalta eikä tietoa pääse enää sen jälkeen muuttamaan. Prioriteetti: aktiviteetilla prioriteetti on oletuksena normaali. Jos prioriteettina on Fatalji, on kyseessä fatalji aktiviteetti. Vastuuhenkilö: henkilö, jonka vastuulla aktiviteetin hoitaminen on. Osaamisalue: minkälaista osaamista aktiviteetin hoitaminen edellyttää. Osaamisalueet määritellään Asetuksissa. Toimenpide: jos aktiviteetista on luotu toimenpide, löytyy linkki siihen tästä kentästä. Aloituspäivä: aktiviteetin aloitusaika. Kaikissa aktiviteeteissa näkyy päivämäärä. Lisäksi puheluissa ja tapaamisessa näkyy kellonaika. Tila: kertoo missä vaiheessa aktiviteetin hoito on. Kun aktiviteetti kuitataan tehdyksi, muuttuu tilaksi automaattisesti Valmis. Muut tilavaihdokset tulee tehdä manuaalisesti. Määräpäivä: aktiviteetin määräpäivä, jolloin sen tulee viimeistään olla valmiina. Aktiviteettikansion näkymät järjestyvät tämän päivän perusteella. Kaikissa aktiviteeteissa näkyy päivämäärä. Lisäksi puheluissa ja tapaamisessa näkyy kellonaika. Arvio: arvio aktiviteetin tekemiseen kuluvasta ajasta voidaan kirjata tähän. Lopetusaika/Saatu valmiiksi: päiväys, jolloin aktiviteetti on kuitattu tehdyksi.

28 (27/117) Kesto: todellinen aktiviteettiin kulunut aika tunteina tai päivinä voidaan kirjata tähän. Hälytyspäivä: hälytyspäivää voidaan käyttää Aktiviteetit -kansion hälytyslistan luomisessa. Hälytyspäivä on ainoastaan informatiivinen ja raportoitava tieto. Kuvaus: Kuvaus-kenttään voidaan kirjoittaa aihetta pidempi selostus. Tuntikirjaukset-kansio: Aktiviteettiin voidaan liittää useita tuntikirjausmerkintöjä. Näin voidaan tehdä, jos esim. aktiviteetin tekemiseen on tarvittu useamman henkilön tai useamman päivän aikana tapahtunutta työtä. Tuntikirjaukset voidaan liittää aktiviteettiin kalenterissa raahamalla aktiviteetti tuntikirjauksen päälle. Tämä voidaan tehdä myös aktiviteetin ollessa jo suljettu. Kun aktiviteetti on saatu tehtyä, tulee se kuitata pois aktiivisten listalta. Kuittaus tehdään valitsemalla aktiviteetti ja Toiminnot > Kuittaa tehdyksi. Tällöin aktiviteetin tilaksi muuttuu Valmis ja se poistuu aktiivisten listalta. Valmiita aktiviteetteja voidaan tarkastella Työtehtävät > Aktiviteetit kansiossa valitsemalla Omat valmiit aktiviteetit- tai Valmiit aktiviteetit näkymä. Valmiit aktiviteetit näkyvät myös Asiakas- ja Toimeksianto ikkunassa Historia kansiossa, jos ne on kiinnitetty kyseiseen asiakkaaseen tai toimeksiantoon. Valmiin aktiviteetin voi aktivoida uudestaan valitsemalla Toiminnot > Avaa tehtävä. 2.4 Fataljit Fatalji on aktiviteetti, jonka prioriteettitaso on Fatalji. Ne kirjataan Fataljit kalenteriin, joka on kaikille käyttäjille yhteinen. Fataljikirjaukset näkyvät kaikille käyttäjille, jolloin fatalji tapahtumia voidaan tarkastella yritystasolla. Fatalji -kalenterin perustoiminnot ovat suurinpiirtein samanlaiset kuin ohjelmiston Kalenterissa. HUOM! Fatalji -kalenterin kalenterivaraukset ovat aktiviteetteja, kun tavallisessa kalenterissa ne ovat tuntikirjauksia. Niitä voidaan kuitenkin käsitellä kalenterissa samaan tapaan.

29 (28/117) Uusi fatalji lisätään fataljikalenterissa maalaamalla tarvittava aikaväli ja kirjoitetaan selite aktiiviseen varaukseen. Kestoa voidaan muokata venyttämällä varausta hiiren avulla, tai avaamalla varaus kaksoisnapsauttamalla varausta ja muuttamalla kestoa. Fataljista voidaan tehdä laskutettava toimenpide. Sen lisäämiseski tulee fataljiin valita toimeksianto ja toimenpidetyyppi. Tapa 1: Toimeksianto ja toimenpidetyyppi voidaan valita vedä ja pudota toiminnolla fataljikalenterinäkymän Toimeksianto- ja Toimenpidetyyppi listasta. Listat sijaitsevat ikkunan oikeassa reunassa, kts. kuva yllä. Listasta valitaan haluttu toimeksianto, pidetään hiiren painiketta alhaalla ja raahataan toimeksiantokuvake varauksen päälle. Sama tehdään toimenpidetyypin suhteen. Fatalji -kalenterissa on myös käyttäjälista, josta voidaan raahata haluttu käyttäjä fataljiin vastuuhenkilöksi. Tapa 2: Toimeksianto ja Toimenpidetyyppi voidaan valita myös avaamalla Fatalji ikkuna, kts. kuva alla, tuplanapsauttamalla varausta ja lisäämällä ikkunassa toimeksianto (Liittyy -kenttään) ja toimenpidetyyppi. Lopuksi luodaan toimenpide. Fataljista muodostetaan toimenpide Fatalji -ikkunassa Toiminnot -valikosta tai kalenterissa hiiren oikealla ja valitsemalla komento Tee toimenpide. Toimenpiteen merkiksi ilmestyy kalenterivaraukseen uusi kuvake. Fataljeja voi tehdä myös Aktiviteetit -kansiossa. Aktiviteetista tulee fatalji, kun sen prioriteetiksi valitaan Fatalji. Seuraavassa käydään läpi Fatalji ikkunan tiedot.

30 (29/117) Tiedot alakansio Aktiviteetti-välilehti: Liittyy: toimeksianto, johon Fatalji liittyy. Fataljin voi liittää myös asiakkaaseen, mutta silloin siitä ei voida luoda laskutettavaa toimenpidettä. Toimenpidetyyppi: fataljin toimenpidetyyppi. Jos fataljista halutaan luoda laskutettava toimenpide, niin toimenpidetyyppi tulee olla määriteltynä. Aihe: aihe näkyy Fataljit -kalenterinäkymässä. Mikäli Fataljista muodostetaan toimenpide, on aihe myös toimenpiteen selite. Aktiviteettityyppi: fatalji on aina tyypiltään tapaaminen, jos se on kirjattu Fatalji kalenterista. Jos fatalji kirjataan Aktiviteetit kansiosta, voidaan tyypiksi valita myös joku muu kuin tapaaminen. Prioriteetti: fataljin prioriteetti on aina Fatalji. Vastuuhenkilö: henkilö, jonka vastuulla fataljin hoitaminen on. Osaamisalue: minkälaista osaamista fataljin hoitaminen edellyttää. Osaamisalueet määritellään Asetuksissa. Toimenpide: jos fataljista on luotu toimenpide, löytyy linkki siihen tästä kentästä. Aloituspäivä: fataljin aloitusaika. Kaikissa fataljeissa näkyy päivämäärä. Lisäksi puheluissa ja tapaamisessa näkyy kellonaika. Tila: kertoo missä vaiheessa fataljin hoito on. Kun fatalji kuitataan tehdyksi, muuttuu tilaksi automaattisesti Valmis. Muut tilavaihdokset tulee tehdä manuaalisesti. Määräpäivä: fataljin määräpäivä, jolloin sen tulee viimeistään olla valmiina. Kaikissa fataljeissa näkyy päivämäärä. Lisäksi puheluissa ja tapaamisessa näkyy kellonaika. Arvio: kenttään voidaan kirjata fataljin arvioitu kesto. Lopetusaika: päiväys, jolloin fatalji on kuitattu tehdyksi. Kesto: todellinen fataljiin kulunut aika tunteina tai päivinä voidaan kirjata tähän. Hälytyspäivä: hälytyspäivää voidaan käyttää Aktiviteetit -kansion hälytyslistan luomisessa. Hälytyspäivä on ainoastaan informatiivinen ja raportoitava tieto. Kuvaus: fataljin kuvaus, johon voidaan kirjoittaa pidempi selostus, kuin aiheseen. Tämä teksti näkyy myös Fataljit kalenterinäkymässä. Tuntikirjaukset-alakansio: Fataljissa on myös tuntikirjauskansio, kuten muissakin aktiviteeteissa. Siihen voidaan liittää tuntikirjauksia, jos fataljin tekemiseen tarvitaan muuta työtä, kuin pelkkä tapaaminen. Helpointa tuntikirjauksen liittäminen fataljiin on Kalenterissa raahaamalla fatalji tuntikirjauksen päälle. Tämä onnistuu myös vaikka fatalji olisikin jo suljettu. 2.5 Toimenpiteet Toimenpiteitä voi kirjata mm. toimeksiannon tai kalenterin kautta. Niillä on kuitenkin oma kansio Työtehtävät -alueella, jossa niitä voidaan myös kirjata. Tämä kansio on erityisen hyödyllinen, kun toimenpiteitä halutaan tarkastella organisaatiotasolla. Kansiossa näkyvät kaikkien käyttäjien kaikkiin toimeksiantoihin kirjaamat toimenpiteet. Toimenpiteitä listaamalla voidaan arvioida tehdyn laskutettavan työn määrää ja nähdään tulevan myynnin arvo. Toimenpiteiden kirjaamisesta lisää luvusta 6.1 Toimenpiteiden kirjaaminen ja tiedot.

31 (30/117) 3 Asiakkaat Asiakkaat on jaettu ohjelmistossa kahteen kansioon; Yritykset ja yhteisöt sekä Yksityishenkilöt. Nämä kansiot löytyvät: - Työtehtävät tehtäväalueelta, jossa on näkyvissä kaikki ohjelmistoon tallennetut asiakkaat, kilpailijat, vakuutusyhtiöt jne. - Toimeksiannot tehtäväalueelta, jonne on koottu ne asiakkaat, jotka ovat toimeksiantajina ohjelmistoon tallennetuissa toimeksiannoissa - Taloushallinto tehtäväalueelta, jonne on koottu ne asiakkaat, jotka ovat maksajina ohjelmistossa tehdyissä laskuissa. 3.1 Asiakkaan lisääminen ja asiakkaan tiedot Uuden asiakkaan saa lisättyä ainoastaan Työtehtävät tehtäväalueelta. Toimeksiannot- ja Taloushallinto tehtäväalueilta ei pääse uusia asiakkaita lisäämään. HUOM! Uuden asiakkaan voi lisätä myös toimeksiannon kautta, uutta osapuolta lisättäessä. Uusi asiakas lisätään joko Yritykset ja yhteisöt- tai Yksityishenkilöt kansion Uusi painikkeen kautta. Lähtökohtaisesti asiakkaan tiedot tarvitsee syöttää vain kerran, jonka jälkeen asiakas on käytettävissä kaikkialla ohjelmistossa. Se voidaan lisätä useisiin eri toimeksiantoihin toimeksiantajana tai muuna osapuolena eri rooleissa. Henkilö voi olla toimeksiantaja, muu osapuoli tai yhteyshenkilö. Asiakkaan käyttö eri puolella ohjelmistoa edellyttää, että asiakas on ensin tallennettu ohjelmistoon Yritysasiakkaan tiedot Alla on kuva yritysasiakkaan ikkunasta. Asiakkaan alakansiot ja Muistiinpanot välilehti (lue muistiinpanoista lisää luvusta Ikkunatoiminnot, kohta: Muistiinpanot) ovat passiivisina kunnes asiakkaan tiedot tallennetaan. Asiakas saa juoksevan asiakasnumeron automaattisesti, kun asiakkaan tiedot tallennetaan. Asiakasnumeroita hallinnoidaan ohjelmiston Asetuksissa.

32 (31/117) Yleinen välilehti Asiakkaan tiedot otsikon alle tallennetaan asiakkaan nimi ja y-tunnus. Ohjelmisto antaa ilmoituksen, kts. kuva alla, tallennusvaiheessa, jos samalla nimellä tai y-tunnuksella on jo asiakas tallennettuna. Ohjelmisto ei kuitenkaan estä tallentamasta uutta asiakasta vaikka samanniminen tai saman y-tunnuksen omaava asiakas jo löytyisi. Jos asiakkaan nimi muuttuu, kysyy ohjelmisto uuden nimen tallennuksen yhteydessä, että tallennetaanko vanha nimi nimihistoriaan, kts. kuva alla. Jos tähän vastataan Kyllä, toimii vanha nimi asiakkaan hakukriteerinä jatkossakin. Yritysasiakkaalle voidaan määrittää oletusyhteyshenkilö sekä liittää emoyhtiöön, mikäli ollaan tallentamassa jonkun yrityksen tytäryhtiötä. Asiakkaalle valittu kieli alustaa asiakkaalle avattaviin toimeksiantoihin ja niihin tehtäviin kirjauksiin sekä laskupohjiin. Yhteystiedot otsikon alle tallennetaan asiakkaan yleiset tiedot, kuten puhelinnumero ja kotisivu. Lisäksi voidaan määrittää laskutusyhteyshenkilö (nimi tulee näkyviin laskuille) sekä osoite. HUOM! Oletuksena asiakkaan laskut menevät siihen osoitteeseen, joka on tallennettu Osoite välilehdelle. Mikäli sinne on kirjattu käyntiosoite ja asiakaalla on erikseen postitusosoite, tulee postitusosoite tallentaa Lisää osoitteita alakansioon, jonka jälkeen se voidaan valita Laskutusosoite kenttään. Yhteystietojen tärkein kohta on Kotimaa. Asiakkaan toimeksiantojen ja laskujen verollisuus määräytyy asiakkaalle merkityn Kotimaan mukaisesti. Kotimaiden maa-listaa hallinnoidaan Asetuksissa. Ulkomaiselle

33 (32/117) yritysasiakkaalle tulee aina myös täydentää y-tunnus, eli asiakkaan VAT tunnus, vaikkei se pakollinen tieto olekaan. Vaikka kotimaana olisi esimerkiksi saksa, mutta jos y-tunnus puuttuu, lisää ohjelma laskuille alvit. Jos asiakkaan VAT tunnus ei ole tiedossa, voi y-tunnus kohtaan merkitä vaikka X:n. Mikäli ohjelmasta lähetetään laskuja Finvoicen kautta, tulee asiakkaan tietoihin tallentaa sekä Verkkolaskutunnus että Finvoice operaattoritunnus. Jos verkkolaskuja lähetetään Maventan kautta ei kumpaakaan tietoa tarvita. Niissä tapauksissa, että samalla y-tunnuksella on olemassa useampi verkkolaskutusosoite ja asiakas haluaa laskut tiettyyn osoitteeseen Maventan kautta, tallennetaan tieto Verkkolaskutunnus kenttään. Liiketoimintatiedot otsikon alle voidaan lisätä asiakkaan luokittelutekijöitä. Tyyppi- ja Toimialakoodi listoja hallinnoidaan ohjelmiston Asetuksissa. Oletuksena kyseiset tiedot ovat vapaaehtoisesti täytettävissä. Ne voidaan myös määrittää pakollisiksi tiedoiksi. Määritys tehdään Asetuksissa toimipisteen parametreissa. Asiakasvastaava on aina pakollinen tieto. Asetuksissa toimipisteen ja käyttäjän parametreissa voidaan kuitenkin tehdä valinta, että kyseiseen kenttään tulee oletuksena sen käyttäjän nimi, joka asiakasta on ohjelmistoon tallentamassa. Osoite välilehti Osoite välilehdelle tallennetaan asiakkaan ensisijainen osoite. Osoitteeseen on mahdollisuus tallentaa myös c/o osoitetieto. Oletuksena asiakkaalle lähtevät laskut menevät tähän osoitteeseen. Laskutusosoite voidaan kuitenkin ylimäärittää Yleinen välilehdellä. Yritysasiakkaan -alakansiot Asiakkaaseen liittyviä tietoja löytyy myös sen alakansioista, jotka sijaitsevat asiakasikkunan vasemmassa reunassa, kts. kuva edellisellä sivulla. Edellä kuvatut välilehdet sijaitsevat Tiedot alakansiossa. Lisää osoitteita alakansiossa voidaan lisätä kaikki asiakkaan osoitteet. Jos Osoite välilehden osoite tulee ylimäärittää laskutusta varten, tulee laskutusosoite ensin lisätä tänne alakansioon. Lisäyksen jälkeen osoite on valittavissa Yleinen välilehdellä Laskutusosoite kenttään. Yhteyshenkilöt alakansioon saadaan lisättyä kaikki yritykseen liittyvät yhteyshenkilöt. Aliasiakkuudet alakansio. Mikäli tallennettu asiakas on emoyhtiö, voidaan Aliasiakkuudet alakansion kautta lisätä yrityksen tytäryhtiöt. HUOM! Täältä voi lisätä vain uusia asiakkaita. Mikäli tytäryhtiöt on jo aiemmin tallennettu ohjelmistoon, tulee mennä tytäryhtiön tietoihin ja hakea emoyhtiö Yleinen välilehdellä Emoyhtiö kenttään. Tämän jälkeen tytäryhtiö näkyy emoyhtiön asiakastiedoissa Aliasiakkuudet alakansiossa. Toimeksiannot alakansiossa näkyvät kaikki toimeksiannot, joissa asiakas on jossain roolissa, kts. kuva alla. Listalla näkyvät myös päätetyt toimeksiannot. Tätä kautta on helppoa tarkistaa asiakkaan esteellisyyttä, sillä yhdellä silmäyksellä nähdään kyseisen asiakkaan koko toimeksiantohistoria. Kansiosta voidaan myös luoda uusia toimeksiantoja. Tällöin kyseinen asiakas on oletuksena luotavan toimeksiannon toimeksiantaja.

34 (33/117) Aktiviteetit -alakansiossa näkyvät kaikki asiakkaaseen liitetyt aktiviteetit. Kansiossa näkyvät myös sellaiset aktiviteetit, jotka on liitetty asiakkaan toimeksiantoihin, joissa asiakas on toimeksiantajana. Kansiosta voi myös lisätä uusia aktiviteetteja. Historia alakansiossa näkyvät ne aktiviteetit, jotka liittyvät asiakkaaseen/asiakkaan toimeksiantoihin ja ne on kuitattu tehdyiksi. Toimenpiteet alakansiossa listautuvat kaikkiin asiakkaan toimeksiantoihin tehdyt toimenpiteet. Näkymää vaihtamalla voidaan tarkastella esimerkiksi vain avoimia toimenpiteitä. Kansiosta olisi mahdollisuus kirjata toimenpiteitä liittämättä niitä mihinkään toimeksiantoon. Tämä kuitenkin edellyttää, että Asetuksissa on luotu toimenpidetyyppejä, joiden Lajeiksi on merkitty Henkilö- tai yritysasiakas. Oletuksena kaikkien toimenpidetyyppien Laji on Toimeksianto. Asiakirjat alakansioon saadaan liitettyä asiakkaaseen liittyviä dokumentteja ja sähköposteja. Lue asiakirjojen hallinnasta lisää luvusta Asiakirjan liittäminen. Laskut alakansiossa on listattuna kaikki asiakkaalle tehdyt laskut toimeksiannosta riippumatta. Kansiossa näkyvät sekä avoimet että jo maksetut laskut. Ennakkolaskut alakansiossa näkyvät kaikki asiakkaalle tehdyt ennakkolaskut toimeksiannosta riippumatta. Kansiossa on listattuna sekä avoimet, maksetut että käytetyt ennakot. Kansiossa näkyvät myös asiakkaalle oikeusturvatapauksista tehdyt omavastuulaskut. Hyvityslaskut alakansiossa on listattuna kaikki asiakkaan laskuihin tehdyt hyvityslaskut. Listalla näkyvät myös ne hyvityslaskut, jotka ohjelmisto muodostaa normaalilaskuja peruutettaessa. Suoritukset alakansiossa näkyvät kaikki asiakkaalle kirjatut suoritukset. Listalla näkyvät tavalliset suoritukset, ennakkosuoritukset, maksun palautukset sekä laskun oikaisut eli luottotappioinnit. Kansiosta voidaan myös kirjata uusia suorituksia asiakkaalle Henkilöasiakkaan tiedot Alla on kuva henkilöasiakkaan ikkunasta. Samalla tavoin kuin yritysasiakkaan ja kaikissa muissakin ikkunoissa, alakansiot ja Muistiinpanot välilehti aktivoituvat, kun asiakas tallennetaan. Yleinen välilehti Henkilön tiedot otsikon alle tallennetaan asiakkaan nimi, hetu (ohjelmisto tarkistaa hetun perusteella, onko kyseinen asiakas jo aiemmin tallennettu ohjelmistoon), tehtävänimike ja käyttökieli, joka pohjustaa toimeksiantojen, kirjausten ja laskujen kielipohjat. Asiakasnumero tulee automaattisesti, kun henkilön tiedot tallennetaan. Asiakasnumerointia hallinnoidaan ohjelmiston Asetuksissa. Yhteystiedot otsikon alle tallennetaan mm. puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Laskutusyhteyshenkilö kenttää voidaan käyttää silloin, jos kyseessä on esimerkiksi pariskunta ja molemmat osapuolet halutaan saada tallennettua ohjelmistoon erikseen. Tällöin tallennetaan ensin toinen henkilöistä ja toinen tallennetaan Laskutusyhteyshenkilö kentän kautta. Näin saadaan molempien nimet allekkain näkyviin laskuille. Yhteystietojen tärkein kohta on Kotimaa. Asiakkaan toimeksiantojen ja laskujen verollisuus määräytyy asiakkaalle merkityn Kotimaan mukaisesti. Kotimaiden maa-listaa hallinnoidaan Asetuksissa. Oletuksena myynti kotimaassa ja EU:n alueella on verollista henkilöasiakkaille.

35 (34/117) Liiketoimintatiedot otsikon alla voidaan yksityishenkilö liittää jonkun asiakkaan yhteyshenkilöksi Asiakas kentästä. Lisäksi löytyvät Asiakasvastaava- ja Asikastyyppi kentät, jotka ovat vastaavat kuin yritysasiakkaalla. Osoite välilehti toimii täysin samalla tavoin kuin yritysasiakkaalla. Yksityisasiakkaan alakansiot Yksityisasiakkaan alakansioiden toiminnallisuudet ovat täysin vastaavat kuin yritysasiakkaalla. Yksityisasiakkaalla on ainoastaan muutama alakansio vähemmän (Yhteyshenkilöt- ja Aliasiakkuudet alakansiot puuttuvat) Asiakkaan parametrit Oletusparametrit määritellään Asetuksissa toimipiste ja/tai käyttäjäkohtaisesti. Asiakaskohtaisesti voidaan ylimäärittää näitä parametreja valitsemalla Asiakas ikkunassa peruspainikeriviltä Parametrit kuvake eli kultainen jakoavain. Parametrit liittyvät pääsääntöisesti laskutukseen. Asiakaskohtaisesti voidaan määrittää mm. poikkeava laskutusjakso, maksuehto, tuntihinta sekä laskun tulostuskriteerejä. Jos parametri ikkunassa valitsee vasemmalta alhaalta Näytä kaikki tasot, näyttää ohjelmisto Oletus-, Yritysja Asiakastasot, asiakkaana voi siis olla yritys tai henkilö. Ainoastaan Asiakastaso -sarakkeeseen voi tehdä muutoksia. Oletus sarakkeeseen ei käyttäjä voi tehdä muutoksia lainkaan. Kyseinen taso on ohjelmistossa valmiina. Yritys sarakkeen muutokset tehdään Asetuksissa toimipisteen tiedoissa. Henkilöasiakkaalla voi olla lisäksi Yritys tai yhteisö sarake parametreissaa, mikäli hän on yritysasiakkaan yhteyshenkilö.

36 (35/117) 3.2 Yritysasiakkaiden yhdistäminen Yritysasiakkaita on mahdollisuus yhdistää keskenään. Henkilöasiakkaiden yhdistäminen ei ole mahdollista. Toiminnallisuutta kannattaa käyttää silloin, kun sama asiakas on ohjelmistossa kahteen kertaan tallennettuna ja molemmille asiakkaille on mm. avattu toimeksiantoja, tehty kirjauksia ja mahdollisesti myös jo laskuja. Valitaan se asiakas, joka halutaan passivoitavan ohjelmasta ja valitaan Toiminnot > Yhdistä, jolloin alla oleva ikkuna avautuu. Yhdistä ikkunassa valitaan yritys, johon passivoitavan asiakkaan tiedot yhdistetään. Valinnan jälkeen valitaan OK. Tämän jälkeen alkuperäinen asiakas muuttuu passiiviseksi ja kaikki sen nimissä tallennetut tiedot, kuten toimeksiannot ja kirjaukset, siirtyvät yhdistymisen kohteeksi valitun asiakkaan nimiin. Yhdistämisen yhteydessä passivoitu asiakas on aktivoitavissa uudestaan. Lue uudelleen aktivoinnista lisää seuraavasta luvusta. 3.3 Asiakkaan passivointi ja uudelleen aktivointi Käyttäjä voi päättää asiakkuuden Toiminnot painikkeesta > Passivoi asiakas -komennolla. Järjestelmä tarkastaa mitä avointa/aktiivista asiakkaalla on seuraavasti: Avoimet / aktiiviset Avoimet aktiviteetit Avoimet fataljit Aktiiviset aliasiakkuudet Aktiiviset toimeksiannot Avoimet laskut Avoimet ennakkolaskut Selitys Tavalliset avoimet aktiviteetit eivät estä päättämistä, vaan käyttäjä voi valita päättämisen yhteydessä, mitä niille tehdään: - Merkitään tehdyiksi - Poistetaan Toiminto on käytössä vain, jos muita estäviä syitä ei ole. Estää aina passivoinnin Vain yritysasiakkailla. Estää passivoinnin vain, jos toimipisteen parametreissa määritelty estäväksi. Estää passivoinnin vain, jos toimipisteen parametreissa määritelty estäväksi. Laskut, joiden tila ei ole Maksettu tai Peruttu, estävät passivoinnin, jos toimipisteen parametreissa on niin määritetty. Ennakkolaskut, joiden tila on Maksettu estävät passivoinnin, jos toimipisteen parametreissa on niin määritetty. Asiakkaan passivointi -ikkunassa käyttäjä voi valita passivointisyyn. Passivointisyitä hallinnoidaan Asetuksissa. Kun käyttäjä napsauttaa OK -painiketta, muuttuu asiakkaan tilaksi Passiivinen ja asiakas saa passivointipäivän, joka on kuluva päivä. Lisäksi ohjelmisto tekee avoimet/aktiiviset -listan Toiminnallisuus - sarakkeen mukaiset toimenpiteet avoimille/aktiivisille tiedoille, kts. kuva alla.

37 (36/117) Asiakkaan passivointi ei poista asiakkaan tietoja kokonaan. Passivoidut asiakkaat ovat edelleen olemassa ja niitä voi tarkastella näkymälistalta Passiiviset yritykset ja yhteisöt tai Passiiviset yksityishenkilöt. Yhteyshenkilön passivointi ei poista sillä yritykseen tai yhteisöön olevaa yhteyttä vaan ainoastaan muuttaa henkilön tiedot harmaiksi eli passiivisiksi. Passivoidut asiakkaat eivät myöskään oletuksena tule mukaan hakuihin. Mikäli halutaan etsiä nimellä passivoitua asiakasta, kirjoitetaan Etsi kenttään hakusana ja valitaan Näkymäksi Passiiviset yritykset ja yhteisöt/yksityishenkilöt -näkymä. Näin ohjelmisto hakee kyseisellä hakusanalla vain passivoitujen asiakkaiden listalta tietoa. Käyttäjä voi avata eli aktivoida passivoidun asiakkaan Toiminnot > Aktivoi -komennolla. Toiminto päivittää asiakkaan Aktiivinen -tilaan sekä poistaa passivointisyyn ja -päivän. Aktivoinnin jälkeen asiakasta voi hallinnoida normaaliin tapaan; liittää toimeksiantoihin osapuoleksi jne. 3.4 Asiakkaan poistaminen Käyttäjä voi poistaa asiakkaan valitsemalla asiakkaan rivin jonka haluaa poistaa ja valita Peruspainike riviltä Poista. Ensin ohjelmisto antaa poiston vahvistusilmoituksen. Kun siihen valitaan OK, avautuu Asiakkaan poistaminen ikkuna. Poista komento poistaa asiakkaan tiedot ohjelmistosta kokonaan. Jos asiakkaaseen liittyy estäviä tietoja, ei sitä voi poistaa suoraan vaan tiedot siirretään toiselle asiakkalle. Käyttäjän tulee valita Siirretään asiakkaalle kenttään toinen asiakas, kts. kuva alla. Yritysasiakkaan tiedot voidaan siirtää myös yksityisasiakkaalle ja päinvastoin. Kun valitaan OK, siirtää ohjelmisto tiedot valitulle asiakkaalle ja poistaa poistettavan asiakkaan. Jos valitaan Peruuta, peruuntuu tietojen siirto asiakkaalta toiselle sekä itse asiakkaan poistaminen. Mikäli kaikkia tietoja ei ole mahdollisuus siirtää asiakkaalta toiselle, ohjelmisto ei poista valittua asiakasta vaan ainoastaan passivoi sen.

38 (37/117)

39 (38/117) 4 Toimeksiannot Toimeksiannot kansio on avattavissa: - Asiakkaan ikkunasta Toimeksiannot alakansiosta, jossa näkyvät kaikki kyseisen asiakkaan toimeksiannot - Työtehtävät tehtäväalueelta, jossa näkyvät kaikki ohjelmistoon tallennetut toimeksiannot - Toimeksiannot tehtäväalueelta, jossa näkyvät kaikki ohjelmistoon tallennetut toimeksiannot - Taloushallinto tehtäväalueelta, jossa näkyvät ne toimeksiannot, joissa on avoimia kirjauksia eli ne, jotka odottavat laskutusta. Oletuksena näkymiin listautuvat aktiiviset toimeksiannot. Vaihtamalla näkymäksi Päättyneet toimeksiannot saadaan listaus päätetyistä toimeksiannoista. 4.1 Toimeksiannon avaaminen ja toimeksiannon tiedot Uusi toimeksianto luodaan Toimeksiannot kansiossa valitsemalla Uusi -painike. Järjestelmä avaa tyhjän Toimeksianto ikkunan, johon syötetään toimeksiannon tiedot. Toimeksiannon alakansiot ja Muistiinpanot välilehti pysyvät passiivisina, kunnes toimeksianto tallennetaan. Tallennuksen yhteydessä toimeksianto saa automaattisesti toimeksiantonumeron, joita hallinnoidaan ohjelmiston Asetuksissa. HUOM! Toimeksiannon luomishetkellä kenttien sisältö ohjaa muutamia automaattisia prosesseja, kuten toimeksiannon numerointia sekä mahdollisia aktiviteetti- ja dokumenttimalleja. Tästä syystä kannattaa varmistaa ennen toimeksiannon tallentamista, että seuraavat tiedot ovat oikein: Toimeksiantotyyppi, Käsittelykieli ja Sisäinen -täppä. Niiden muuttaminen myöhemmin ei enää käynnistä edellä mainittuja prosesseja. Toimeksiantajan valinta luo asiakirjakansion kyseisen asiakkaan alle. Mikäli toimeksiantajaa vaihdetaan myöhemmin, tuo kansio tulee siirtää uuteen paikkaan itse. Yleinen -välilehti Toimeksiantaja: yritys tai henkilö, jolta toimeksianto on tullut

40 (39/117) Toimeksiantonumero: ns. diaarinumero, numerosarja joka yksilöi toimeksiannon. Toimeksiantonumerosarja määritellään Asetuksissa. Yhteyshenkilö: asiakkaan yhteyshenkilö kyseisessä toimeksiannossa. Jos asiakkaan tietoihin on määritetty pääyhteyshenkilö, tulee se näkyviin tähän. Toimeksiantokohtaisesti voi yhteyshenkilön määrittää Osapuolet alakansion kautta. Saapumispäivä: toimeksiannon saapumispäivä. Voi olla eri kuin avauspäivä. Avauspäivä: päivä, jolloin toimeksianto on avattu. Oletusarvoisesti aina kuluva päivä, mutta päivämäärää voi muuttaa. Liiketoiminta-alue: ns. lisäluokittelutekijä toimeksiantotyypin lisäksi. Valintalista määritellään Asetuksissa. Toimeksiantotyyppi: toimeksiannon luokittelutekijä. Toimeksiantotyypit määritellään ohjelmiston Asetuksissa. Toimeksiantotyyppi on yrityksen seurantaa varten, eikä näin ollen näy ulospäin esim. laskulla. Aihe: vapaamuotoinen kenttä, johon kirjoitetaan mahdollisimman kuvaava aihe toimeksiannolle. Aihe kenttä näkyy myös laskutulosteessa. Suosittelemme sopimaan yritystasolla yhteisestä käytännöstä nimeämisten suhteen, näin tietojen haku ja tarkastelu on helpompaa. Omistaja: henkilö, kuka on viime kädessä toimeksiannosta vastuussa, kuten osakas. Vastuuhenkilö: juristi, joka vastaa toimeksiannon hoitamisesta. Omistaja ja vastuuhenkilö voivat olla yksi ja sama käyttäjä. Vastuuhenkilöä käytetään paljon raportointikriteerinä. Avustaja: toimeksiannon avustava juristi tai assistentti. Laskutusyhteyshenkilö: tämä tieto tulee näkyviin laskulle, jotta asiakas tietää keneen olla yhteydessä, jos laskusta on jotain kysyttävää. Yrityksen yleinen laskutusyhteyshenkilö voidaan nimetä toimipisteen parametreissa tai valita jokaiseen toimeksiantoon erikseen. Myyjä: se työntekijä, joka on jutun tuonut taloon. Käsittelykieli: kieli, jolla toimeksiantoa hoidetaan. Jos käsittelykieli on muu kuin suomi, tarkistaa ohjelmisto toimenpiteitä ja kuluja syötettäessä, onko niille kielikäännöksiä kyseisellä kielellä. Kielikäännökset määritellään Asetuksissa. Lisäksi laskujen pohjat tulostuvat käsittelykielellä. Jos valitusta käsittelykielestä ei ole olemassa laskupohjia, muodostaa ohjelmisto ne englanniksi. Valuutta: oletusvaluutta jolla toimenpiteet toimeksiannolle syötetään. Yleensä kannattaa käyttää euroa, vaikka asiakas maksaisikin muussa valuutassa, sillä lasku voidaan aina tulostaa eri valuutalla kuin millä toimenpiteet on ohjelmistoon kirjattu. Sisäinen: jos kyseessä on sisäinen toimeksianto, merkitään tähän ruksi. Tällöin toimeksiantoa ei voi laskuttaa. Tällaisia toimeksiantoja voidaan perustaa mm. koulutuksiin/seminaareihin kuluvan ajan seurantaa varten. Oikeuspaikka: manuaalisesti voidaan ylläpitää tietoa, missä oikeuspaikassa toimeksianto on käsittelyssä. Oikeuspaikat määritellään Asetuksissa. Sisäpiiri: Sisäpiiri astuu voimaan, kun valitaan Toimeksianto ikkunassa Toiminnot > Sisäpiiri > Ota käyttöön. Mikäli toimeksianto on merkitty sisäpiiriksi, näkyy tässä ruksi. Lue sisäpiiristä lisää luvusta 4.2 Sisäpiiritoimeksianto ja käyttöoikeuksien rajaus.

41 (40/117) Laskutus -välilehti Luottoraja: toimeksiannon maksajalle määritelty luottoraja. Tämä toimii informatiivisena tietona. Myyntitili: kirjanpidollinen tili, johon toimeksiannolle kirjatut toimenpiteet ja laskut oletuksena kirjautuvat. Kustannuspaikka: kustannuspaikka, johon toimeksiannolle kirjatut toimenpiteet kirjautuvat. Kustannuspaikka tulee näkyviin myös laskulle. Kustannuspaikkalistaa hallinnoidaan Asetuksissa. Kustannuspaikka voidaan määritellä Asetuksissa toimipisteen parametreissa pakolliseksi tiedoksi, kuten kuvassa yllä. Poikeava Alv-käsittely: oletuksena toimeksiannon verollisuus määräytyy asiakkaan Kotimaan mukaan. Poikkeavan Alv-käsittelyn myötä voidaan ylimäärittää Kotimaan mukainen verollisuus. Esimerkiksi suomalaisen asiakkaan toimeksiantoon, kun valitaan tähän kohtaan Veroton, muodostaa ohjelmisto asiakkaan laskut ilman alvia, vaikka kyseessä on kotimainen asiakas. Kuvaus: vapaatekstikenttä, johon voidaan kirjoittaa tarkempi kuvaus toimeksiannosta. Kuvaus on sisäistä käyttöä varten eikä se tulostu laskulle. Kuvaus -kenttää voidaan hyödyntää myös hakusanojen lisäämiseen Toimeksiannon alakansiot Yllä mainitut välilehdet sijaitsevat Tiedot alakansiossa, johon Toimeksianto -ikkuna aukeaa. Alla on kuvattu loput toimeksiannon alakansioista. Osapuolet -alakansio Listalla näkyvät kaikki osapuolet, jotka ovat toimeksiannossa mukana, sekä niiden roolit ja maksajien maksuosuudet. Uusia osapuolia saa lisättyä Uusi painikkeesta, kts. Osapuoli ikkunan tiedot kuvasta alla. Osapuolelle määritellyt roolit ovat merkitty sinisellä pallolla, poikkeuksena Maksaja (vihreä pallo) ja Vastapuoli (punainen pallo). Osapuolen voi poistaa punaisesta ruksista, jollei sille ole tehty laskuja. Poisto ei poista asiakasta kokonaan ohjelmistosta vaan ainoastaan kyseisen toimeksiannon osapuolista. HUOM! Jos toimeksiantaja tulee vaihtaa, lisää se ensin osapuoleksi ja valitse tämän jälkeen Toiminnot > Aseta toimeksiantajaksi. Jos toimeksiannolle on lisätty asiakirjakansio, se säilyy fyysisessä kansiorakenteessa edellisen toimeksiantajan kansion sisällä ellei sitä käy manuaalisesti muuttamassa.

42 (41/117) Osapuoli ikkunan tiedot: Yleinen -välilehti Osapuoli: kentässä näkyy valittu osapuoli tai suurennuslasin kautta voidaan hakea uusi osapuoli. Osapuoli voi olla valmiiksi tallennettuna tai suurennuslasin kautta voidaan luoda kokonaan uusi asiakas. Asiakkaan viite: laskulle tulostuva, asiakkaan antama toimeksiannon viite. Pääyhteyshenkilö: asiakkaan yhteyshenkilö koskien ko. toimeksiantoa. Määritellään vain, mikäli poikkeaa niistä tiedoista mitä Asiakkaan tiedoissa on merkitty. Laskutusyhteyshenkilö: asiakkaan yhteyshenkilö ko. toimeksiantoon liittyen. Määritellään vain, mikäli poikkeaa niistä tiedoista mitä Asiakkaan tiedoissa on merkitty. Laskutusyhteyshenkilön nimi tulostuu laskulle. Postitusosoite: muu kuin laskutusosoite. Informatiivinen tieto koskien tätä kyseistä toimeksiantoa. Laskutusosoite: toimeksiannon laskutusosoite. Määritellään vain, mikäli poikkeaa niistä tiedoista mitä Asiakkaan tiedoissa on merkitty. Oikeusturvatiedot (täytetään vain silloin, kun kyseessä on oikeusturvatapaus, HUOM! täytetään kaikki tiedot) Lue lisää luvusta 7.8 Oikeusturvatapausten laskuttaminen. Vakuutusyhtiö: vakuutusyhtiö, jolle ns. oikeusturvalaskut lähetetään. Omavastuu bruttosummasta: jos kenttä on rastitettu, maksimi syötetään bruttona. Muuten syötetään maksimi nettona. Henkilöasiakkailla kenttä on aina ruksitettuna eikä sitä käyttäjä pääse vaihtamaan. Tiedon voi muuttaa ainoastaan asiakkaan ollessa yritys. Oikeusturvanumero: oikeusturvapäätöksen numero, joka näkyy vaakuutusyhtiön laskulla kansilehdellä. Omavastuuprosentti: omavastuun osuusprosentti. Maksimi: oikeusturvapäätöksessä annetun omavastuun maksimi. Yksityishenkilöillä maksimi annetaan aina bruttosummana, yrityksillä yleensä nettosummana. HUOM! Maksimi sisältää aina omavastuuosuuden. Minimi omavastuu: oikeusturvapäätöksessä annetun omavastuun minimieuromäärä. Laskutus parametrit (voidaan ylimäärittää asiakaskohtaisia tai Asetuksissa, yritystasolla tehtyjä, laskutuspoikkeusmäärityksiä osapuolelle kyseiseen toimeksiantoon)

43 (42/117) Valuutta: osapuolen valuutta kyseisessä toimeksiannossa, mikäli eroaa oletuksesta. Valuutta voi olla eri maksajilla eri. Toimeksiantoa käsitellään toimeksiantajan valuutalla, mutta lasku tulostetaan maksajan valuutalla. Maksuehto: osapuolen maksuehto kyseisessä toimeksiannossa Alennusprosentti: osapuolelle annettava alennusprosentti kyseisessä toimeksiannossa Omavastuu-ennakkolasku kysely: jos Asetuksissa ei ole laitettu tätä oletukseksi ja tässä toimeksiannossa (jos se on oikeusturvatapaus) halutaan lähettää päämiehelle omavastuulasku, tulee tähän merkitä ruksi. Kun asiakkaan omavastuuennakkolasku halutaan lähettää samaan aikaan kuin vakuutusyhtiön lasku. Tämän toiminnon avulla järjestelmä myös laskee valmiiksi summan, joka asiakkaan maksettavaksi kuuluisi jäädä. Oikeusapu -välilehti Oikeusaputoimeksiannon ollessa kyseessä määritellään Oikeusapu välilehdelle Tuomioistuin- sekä Syyttäjän virasto tiedot. Toimenpidetyypit alakansio Yksittäiselle toimeksiannolle voidaan määrittää siinä käytettävät toimenpidetyypit, kts. kuva alla. Ennen toimeksiantokohtaista toimenpidetyyppilistan laadintaa, tulee toimenpidetyypit tallentaa Asetuksiin. Kun listaus toimeksiannolle on tehty, tarjoaa ohjelmisto oletuksena vain kyseisiä toimenpidetyyppejä, kun toimeksiannolle kirjataan toimenpiteitä. Toimenpide ikkunassa on kuitenkin mahdollisuus vaihtaa sellainen toimenpidetyyppi, joka ei oletuslistalle kuulu. Toimenpidetyypeille voi antaa myös tuntihinnan, joka on voimassa ainoastaan tässä kyseisessä toimeksiannossa. Mikäli jotakin toimenpidetyyppiä käytetään pääsääntöisesti kyseisessä toimeksiannossa, voidaan se määrittää oletukseksi. Valitaan listalta tuo toimenpidetyyppi ja Toiminnot > Aseta oletukseksi. Tämän saman määrityksen voi tehdä toimeksiannon parametreissa. Oletukseksi asetettu toimenpidetyyppi erottuu listalta vihreällä pallolla, kts. kuva alla. Toimenpidettä kirjattaessa avautuu käyttäjälle suoraan Toimenpide ikkuna, jossa on oletustoimenpidetyyppi valmiina. Toimenpide ikkunassa voi kuitenkin vaihtaa toimenpidetyyppiä. Sisäpiirirekisteri alakansio Sisäpiiri toimeksiannoissa voidaan määrittää Sisäpiirirekisteri niistä henkilöistä, jotka ovat jutussa osallisina. Sisäpiirirekisteriin kuuluva voi olla joko ohjelmiston käyttäjä tai ohjelmistoon tallennettu yksityishenkilö, kts. kuva alla. Henkilön lisäksi tulee täydentää Alkupäivä, sekä päivä että kellonaika, milloin kyseinen henkilö on tullut osalliseksi sisäpiiritapaukseen. Oletuksena ohjelmisto tarjoaa Loppupäiväksi kuluvaa päivää, mutta tieto voidaan tyhjentää ja täydentää sitten, kun lopetusajankohta on selvillä. Selite kenttä on vapaamuotoinen tekstikenttä, johon voidaan kirjoittaa lisäinfoa henkilön osallisuudesta tapaukseen. Lue lisää sisäpiiristä luvusta 4.2 Sisäpiiritoimeksianto ja käyttöoikeuksien rajaus.

44 (43/117) Toimenpiteet alakansio Kansiossa on listattuna kaikki toimeksiannolle kirjatut toimenpiteet. Kansiosta voidaan myös kirjata uusia toimenpiteitä. Toimenpiteiden kirjaamisesta lisää luvussa 6.1 Toimenpiteiden kirjaaminen ja tiedot. Kulut alakansio Kansiossa on listattuna kaikki toimeksiannolle kirjatut kulut. Kansiosta voidaan myös kirjata uusia kuluja. Kulujen kirjaamisesta lisää luvussa 6.2 Kulujen kirjaaminen ja tiedot. Aktiviteetit alakansio Listalla näkyvät kaikki toimeksiannolle määritellyt tekemättömät aktiviteetit. Myös fataljit näkyvät tässä listassa. Ne erottuvat tavallisista aktiviteeteista punaisella pallolla. Historia alakansio Listalla näkyvät aktiviteetit, jotka ovat tilassa Valmis. Asiakirjat alakansio Toimeksiannon dokumenttien ja sähköpostien arkistointi. Kansioon voi raahata tai kopioida tiedostoja kuten yleensäkin Windows-tiedostonhallinnassa. Tiedostoja voidaan liittää myös kuvattu luvussa Asiakirjan liittäminen. Ketju-painikkeella. Toiminto Vedoslaskut -alakansio Listaa kaikki toimeksiannosta tehdyt vedoslaskut. Kansiosta voi myös muodostaa uusia vedoslaskuja. Vedoslaskujen muodostamisesta lisää luvussa Vedoslaskun luominen ja tiedot. Laskut -alakansio Listaus kaikista normaalilaskuista, jotka toimeksiannosta on muodostettu. Listalla näkyvät sekä avoimet että asiakkaan jo maksamat laskut ja myös perutut laskut jäävät tänne muistiin. Ennakkolaskut -alakansio Listaus kaikista toimeksiantoon liitetyistä ennakkolaskuista. Listalla näkyvät sekä avoimet että jo maksetut sekä käytetyt ennakot. Hyvityslaskut -alakansio Listaus kaikista toimeksiannon laskuihin tehdyistä hyvityslaskuista Toimeksiannon parametrit Oletusparametrit määritellään Asetuksissa toimipiste ja/tai käyttäjäkohtaisesti. Asiakaskohtaisesti voidaan ylimäärittää näitä parametreja. Toimipiste-, käyttäjä- ja asiakaskohtaisia parametreja voidaan ylimäärittää toimeksiantokohtaisesti valitsemalla Toimeksianto ikkunassa peruspainikeriviltä Parametrit kuvake kultainen jakoavain. eli

45 (44/117) Parametrit liittyvät pääsääntöisesti laskutukseen. Toimeksiantokohtaisesti voidaan määrittää mm. poikkeava laskutusjakso, tuntihinta, oletustoimenpidetyyppi tai yleiskulu. Jos parametri ikkunassa valitsee vasemmalta alhaalta Näytä kaikki tasot, näyttää ohjelmisto Oletus-, Yritys-, Yritys ja yhteisö/yksityishenkilö- ja Toimeksianto parametrit. HUOM! Ainoastaan Toimeksianto sarakkeeseen voi tehdä muutoksia. Oletus sarakkeeseen ei käyttäjä voi tehdä muutoksia lainkaan. Kyseinen taso on ohjelmistossa valmiina. Yritys sarakkeen muutokset tehdään Asetuksissa ja asiakaskohtaiset muutokset tehdään asiakkaan parametreissa. 4.2 Sisäpiiritoimeksianto ja käyttöoikeuksien rajaus Toimeksiantoja voidaan piilottaa osalta käyttäjistä merkitsemällä ne sisäpiiritoimeksiannoiksi tai määrittelemällä käyttäjäryhmä/-t, jotka pääsevät toimeksiannon tietoihin. Sisäpiiri Jotta sisäpiiritoimeksianto saadaan piilotettua siihen kuulumattomilta käyttäjiltä, tulee määrittää sisäpiiri käyttäjäryhmä. Pääkäyttäjä pääsee Asetuksissa perustamaan käyttäjäryhmän, jonka voi nimetä esim. Sisäpiiri. Mikäli Sisäpiiri käyttäjäryhmään ei valita yhtään käyttäjää, ei oletuksena kukaan muu paitsi pääkäyttäjät ja toimeksiannon vastuuhenkilöt näe kyseistä toimeksiantoa. Mikäli tietyt käyttäjät saavat aina nähdä sisäpiiritoimeksiannot, kannattaa heidät lisätä Sisäpiiri käyttäjäryhmään Asetuksissa. Kun käyttäjäryhmä on perustettu ja mahdolliset käyttäjät on siihen lisätty, määritellään kyseinen käyttäjäryhmä Asetuksissa yrityksen parametreissa sisäpiirin käyttäjäryhmäksi. Toimeksianto saadaan merkittyä sisäpiiriksi valitsemalla Toimeksianto ikkunassa Toiminnot > Sisäpiiri > Ota käyttöön. Valinnan myötä toimeksiannon Yleinen välilehden Sisäpiiri kohtaan ilmestyy ruksi. Kun toimeksianto on määritetty sisäpiiriksi, näkyy se oletuksena vain Sisäpiiri käyttäjäryhmään kuuluville työntekijöille, pääkäyttäjille sekä toimeksiannon vastuuhenkilöille (Omistaja, Vastuuhenkilö, Avustaja, Laskutusyhteyshenkilö). Käyttöoikeus voidaan määritellä myös muille käyttäjäryhmille, lue aiheesta lisää seuraavasta kappaleesta. Sisäpiiritoimeksiannoissa määritellään Sisäpiirirekisteri alakansiossa ne henkilöt, jotka ovat osallisena kyseisessä toimeksiannossa. Lisättävä henkilö voi olla joko ohjelmiston käyttäjä tai ohjelmistoon tallennettu yksityishenkilö. Sisäpiiri määrityksen voi poistaa toimeksiannolta valitsemalla Toimeksianto ikkunassa Toiminnot > Sisäpiiri > Poista käytöstä. Valinnan myötä toimeksianto tulee näkyviin kaikille ohjelmiston käyttäjille. Käyttöoikeudet Oletuksena kaikki käyttäjät näkevät kaikki toimeksiannot, mikäli niitä ei ole määritetty sisäpiiriin. Toimeksiantoja on kuitenkin mahdollisuus piilottaa käyttäjiltä käyttäjäryhmittäin. Jotta tämä onnistuu, tulee pääkäyttäjän perustaa tarvittavat käyttäjäryhmät Asetuksissa. Käyttäjäryhmät voidaan määritellä esimerkiksi roolien perusteella; osakkaat, asianajajat, avustavat lakimiehet, assistentit. Jokainen käyttäjä tulee Asetuksissa lisätä vähintään yhteen käyttäjäryhmään. Käyttäjä voidaan tarpeen tullen lisätä myös kaikkiin käyttäjäryhmiin. Kun käyttäjäryhmät on määritetty, voidaan toimeksiantoja suojata. Valitaan piilotettava toimeksiantoa ja Toiminnot > Käyttöoikeus, jolloin aukeaa alla oleva ikkuna. Kaikkien ryhmien edessä oleva pallo näkyy valkoisena. Tämä tarkoittaa, että mitään käyttäjäryhmä rajoituksia ei ole asetettu. Kun käyttäjäryhmän edessä olevaa palloa napsautetaan hiirellä, muuttuu se vihreäksi. Kun tarvittavat käyttäjäryhmät on merkitty vihreällä pallolla, valitaan ikkunassa OK. Tämän jälkeen vain kyseisiin käyttäjäryhmiin kuuluvat käyttäjät

46 (45/117) näkevät kyseisen toimeksiannon. HUOM! Lisäksi myös toimeksiannon vastuuhenkilöt sekä pääkäyttäjät näkevät kyseisen toimeksiannon, samalla tavoin kuin sisäpiiritoimeksiannoissa. 4.3 Toimeksiannon päättäminen ja uudelleen aktivointi Toimeksianto päätetään Toimeksiannot kansiossa valitsemalla toimeksiantorivi aktiiviseksi ja valitsemalla Toiminnot > Päätä tai vaihtoehtoisesti suoraan Toimeksianto ikkunassa valitsemalla Toiminnot > Päätä. Toiminto avaa Toimeksiannon päättäminen ikkunan, kts. kuva alla, jossa käyttäjä voi valita päättämissyyn sekä arkistointinumerosarjan ja -tilan. Arkistointinumerosarja ja -tila ovat pakollisia, mikäli ne on Asetuksissa toimipisteen parametreissa asetettu pakollisiksi tiedoiksi. Mikäli arkistointia ei ole määritetty pakolliseksi, voidaan jo päätetty toimeksianto arkistoida myöhemmin valitsemalla Toimeksianto ikkunassa Toiminnot > Arkistoi.

47 (46/117) Avoimet / aktiiviset Aktiviteetit Fataljit Asiakasvaratilit Toimenpiteet Kulut Laskut Ennakkolaskut Selitys Käyttäjä voi valita päättämisen yhteydessä, mitä avoimille aktiviteeteille tehdään: - Merkitään tehdyiksi - Poistetaan Estää aina passivoinnin Avoimet asiakasvarat estävät aina päättämisen. Estää passivoinnin tai Merkitään ei laskutettavaksi. Tämä valinta tehdään Asetuksissa toimipisteen parametreissa. Estää passivoinnin tai Merkitään ei laskutettavaksi. Tämä valinta tehdään Asetuksissa toimipisteen parametreissa. Asetuksissa toimipisteen parametreissa voidaan valita; Estävät päättämisen, Jätetään avoimeksi tai Merkitään maksetuksi. Avoimet ennakot estävät aina päättämisen. Yllä on kerrottu, miten aktiiviset/avoimet tiedot vaikuttavat toimeksiannon päättämiseen. Kun Toimeksiannon päättäminen -ikkunassa valitaan OK, tallentuu toimeksiannon tilaksi Päättynyt ja päättymispäiväksi ohjelmisto merkitsee kuluvan päivän. Lisäksi järjestelmä tekee avoimet/laskuttamattomat - listan toiminnallisuussarakkeen mukaiset toimenpiteet avoimille/laskuttamattomille tiedoille. Päätetty toimeksianto voidaan aktivoida uudestaan. Haetaan päätetty toimeksianto ja valitaan Toiminnot > Aktivoi. Tämän jälkeen toimeksiannolle voidaan tehdä muutoksia ja uusia kirjauksia normaaliin tapaan. Kun kyseinen toimeksianto päätetään uudestaan, saa se oletuksena saman arkistointinumeron kuin ensimmäisellä kerralla. 4.4 Toimeksiannon poistaminen Toimeksianto voidaan poistaa toimeksiantolistalta valitsemalla Poista painike. Ensin ohjelmisto antaa poiston vahvistusilmoituksen. Kun siihen valitaan OK, avautuu Toimeksiannon poistaminen ikkuna, kts. kuva alla. Poista komento poistaa toimeksiannon ohjelmistosta kokonaan. HUOM! Toimeksiannon poistamista ei suositella kuin silloin, jos kaksi henkilöä on avannut saman toimeksiannon tai se on jostain muusta syystä täysin tarpeeton. Muissa tapauksissa suosittelemme käyttämään toimeksiannon päättämistä.

48 (47/117) Toimeksiannon poistaminen -ikkunassa on OK ja Peruuta -painikkeet, jos toimeksiannon poistaminen on mahdollista. Muutoin siinä näkyy vain Sulje painike. Mikäli toimeksiannolla on poiston estäviä tietoja, mutta toimeksianto halutaan poistaa niistä huolimatta, voidaan tiedot joko poistaa tai siirtää toiselle toimeksiannolle. Esimerkiksi avoimet toimenpiteet, kulut, aktiviteetit ja fataljit voidaan siirtää kokonaan toiselle toimeksiannolle tai poistaa. Muut tiedot eivät ole siirrettävissä ja estävät aina toimeksiannon poiston. Mikäli poisto on estetty, voidaan toimeksianto päättää.

49 (48/117) 5 Asiakkaan ja toimeksiannon hinnoittelu Asiakkaan tai toimeksiannon hinnoitteluun voidaan vaikuttaa määrittämällä tuntihinta eri tasoilla. Lisäksi voidaan antaa alennusta tai muuttaa laskun nettosummaa vielä laskun muodostusvaiheessa. 5.1 Toimenpidetyyppien hinnoittelu Toimenpidetyypeille voidaan määrittää oletus tunti-, yksikkö- tai vakiohinta. Toimenpidetyyppien tuntihinnat ovat ns. heikoimmat. Ne on ylimääritettävissä käyttäjä-, asiakas- tai toimeksiantotasoilla. Yksikkö- tai vakiohintaisten toimenpidetyyppien hintoja ei voida ylimäärittää lainkaan. Toimenpidetyypin hinnoittelutiedot annetaan Asetuksissa, kts. kuva alla. Jos halutaan käyttää tuntihintaa, ei yksikköä tule ottaa käyttöön. Muita toimenpidetyyppien hinnoitteluparametreja ovat kiinteähintaisuus sekä verottomuus. Kiinteähintaisuus estää toimenpiteeseen tehtävät kokonaismuutokset sekä alennukset. Verottomuus ylimäärittää asiakkaan verollisuuden. 5.2 Toimenpidetyypin tuntihinnan ylimääritys Toimenpidetyypin tuntihinta voidaan ylimäärittää käyttäjäkohtaisella tuntihinnalla, asiakkaan tai toimeksiannon parametreissa. Ylimääritykset asettuvat edellämainitussa järjestyksessä. Käyttäjäkohtainen tuntihinta annetaan Asetuksissa käyttäjän tiedoissa. Asiakkaan tuntihinta ylimäärittelee käyttäjäkohtaisen tuntihinnan ja toimeksiannon tuntihinta voittaa kaikki muut tuntihinnat. Asiakkaalle määritetty tuntihinta (määritetään asiakkaan parametreissa) vaikuttaa kaikkiin asiakkaan toimeksiantoihin, joissa tämä on

50 (49/117) toimeksiantaja-maksaja roolissa. Toimeksiantokohtainen tuntihinta (määritellään toimeksiannon parametreissa) ylimäärittelee käyttäjä- ja asiakastasoilla annetut tuntihinnat. HUOM! Kaikissa edellä mainituissa tapauksissa voi tuntihintaa muuttaa manuaalisesti toimenpidettä kirjattaessa. 5.3 Alennus Alennusta voi antaa asiakaskohtaisesti tai maksajakohtaisesti toimeksiantotasolla. Alennus annetaan prosentuaalisesti ja se näkyy laskulla omana rivinään toisin kuin laskun luontivaiheessa tehty nettosumman kokonaismuutos. Toimipisteelle voidaan myös määrittää parametreissa pysyvä alennusprosentti, joka koskee silloin kaikkia asiakkaita. Tämä ei kuitenkaan ole yleensä kovinkaan käytännöllistä. Asiakkaan alennus annetaan asiakkaan parametreissa ja se ylimäärittää toimipisteen alennusprosentin. Toimeksiantokohtaisesti alennus annetaan osapuolen tiedoissa, jolloin muut annetut alennukset ylimäärittyvät. Alennus näkyy laskulla euroina termillä Alennus. Alennus vähentää toimenpiteiden bruttosummaa. Kiinteähintaisiin toimenpiteisiin tai kuluihin alennus ei vaikuta lainkaan, vaan vähentää ainoastaan muiden toimenpiteiden hintaa. Jos asiakkaalle on merkitty esim. 10 % alennusta ja laskulla on mukana ainoastaan kuluja tai kiinteähintaisia toimenpiteitä, ei kyseiseen laskuun tule alennusta lainkaan. 5.4 Kokonaismuutos Kokonaismuutoksella ei muuteta tunteja tai tuntihintoja, vaan laskun toimenpiteiden kokonaisnettosummaa. Kokonaismuutos ei siten varsinaisesti näy laskulla. Kokonaismuutos on kätevä työkalu erikoistilanteissa ja yleensä vaihtoehto alennukselle, tosin summamuutoksella loppusummaa voidaan myös kasvattaa. kokonaismuutos tehdään aina laskun muodostusvaiheessa laskun muodostus -ikkunassa. HUOM! Kokonaismuutos on mahdollinen vain laskutettaessa valittuun päivään. Kiinteähintaisia toimenpiteitä tai kuluja ei huomioida kokonaismuutoksessa. Jos laskulla ei tavallisia toimenpiteitä ole, ei kokonaismuutosta pääse tekemään. Kiinteähintaisia toimenpiteitä kannattaakin käyttää ainoastaan sellaisiin toimenpiteisiin, joiden summaa ei haluta muuttaa missään tilanteessa. Muutos tehdään suoraan Toimenpiteiden nettosumma -kohtaan, jossa muutettavissa oleva summa on näkyvissä.

51 (50/117) 6 Toimenpiteiden ja kulujen käsittely Alla olevissa luvuissa on kuvattu toimenpiteiden ja kulujen sisältämät tiedot sekä syöttötavat. 6.1 Toimenpiteiden kirjaaminen ja tiedot Toimenpiteitä voidaan kirjata: - Toimenpiteet kansiossa, Työtehtävät- ja Toimeksiannot tehtäväalueilla - Toimeksianto ikkunassa Toimenpiteet -alakansiossa - Kalenterin kautta Toimenpidettä kirjattaessa tulee valita toimenpidetyyppi. Tästä syystä muualla kuin kalenterissa toimenpidettä luotaessa aukeaa ensin toimenpidetyypin valintalista. Toimipiste- ja toimeksiantokohtaisesti voidaan asettaa oletustoimenpidetyyppi, jolloin toimenpidetyypin valintaikkunaa ei tule. Uuden toimenpiteen tyyppi on silloin aina oletuksen mukainen, mutta voidaan vaihtaa toimenpiteen ikkunassa. Toimenpidetyypit määritellään ohjelmiston Asetuksissa (Asetukset > Mallipohjat > Toimenpidetyypit) ja ne kannattaa aina suunnitella yrityksen oman toiminnan mukaan. Lisää toimenpidetyyppien määrittämisestä Asetusten ohjeessa. Kun toimenpidetyyppi on valittu, avautuu toimenpiteen kirjausikkuna, kts. kuva alla. Yleinen välilehti: Toimeksianto: toimeksianto alustuu, jos toimenpide luodaan toimeksiannon kautta. Jos se puuttuu, tulee hakea se toimeksianto, johon toimenpide kirjataan Asiakas: asiakasta ei tarvitse valita, se tulee automaattisesti toimeksiannon perusteella

52 (51/117) Tapahtumapäivä: päivämäärä, jolle toimenpide kirjataan. Oletuksena päivämäärä on aina kuluva päivä. Päivämäärän voi myös vaihtaa. Päiväys tulee näkyviin laskun erittelyyn Tekijä: toimenpiteen tekijä. Oletuksena tekijä on sen hetkinen käyttäjä, mutta tekijän voi myös vaihtaa. Tekijän saa näkyviin laskun erittelyyn Toimenpide: toimenpiteen selite, joka näkyy laskun erittelysivulla. Selitteeseen kopioituu toimenpidetyypin teksti. Selitettä voi muuttaa, jatkaa tai poistaa ja kirjoittaa kokonaan uusiksi Tuntihinta: toimenpiteen tuntihinta (netto), tämä voi vaihtoehtoisesti olla nimellä yksikköhinta tai vakiohintaisen toimenpiteen tapauksessa, kenttä on passiivisena Laskutettavat tunnit: laskutettavat tunnit. Ohjelmisto laskee Yhteensä summan tuntihinnan ja laskutettavien tuntien perusteella. Tämän korvaa yksikköjen lukumäärä, jos kyseessä on yksikköhintainen toimenpide. Tämä kohta on passiivinen ja jää tyhjäksi, jos kyseessä on vakiohintainen toimenpide. Kenttä on harmaana myös sisäisissä toimeksiannoissa. Laskutettavat tunnit on tulostettavissa laskun erittelysivulle Tehdyt tunnit: oletuksena sama kuin laskutettavat tunnit. Jos tehtyjä tunteja muuttaa, ei laskutettavat tunnit muutu. Tehdyt tunnit ovat sisäistä seurantaa varten. Ne eivät tulostu laskulle Yhteensä: näyttää laskutettavan nettosumman. Summa muodostuu tuntihinnasta ja laskutettavista tunneista. Yhteensä -summaa voi kuitenkin muuttaa. Sisäisissä toimeksiannoissa Yhteensä -kenttä pysyy nollana Toimenpidetyyppi: näyttää valitun toimenpidetyypin. Toimenpidetyypin voi vaihtaa vielä toimenpiteen syöttövaiheessa Myyntitili: kirjanpidollinen myyntitili, johon toimenpide kirjautuu. Jos toimeksiannolle on merkitty kirjanpidollinen myyntitili, on se automaattisesti näkyvissä Toimenpide -ikkunassa Osaamisalue: vaadittava osaamisalue. Tämän kentän voi asettaa pakolliseksi toimipisteen parametreissa ohjelmiston Asetuksissa Kustannuspaikka: kustannuspaikka, johon toimenpide kirjautuu. Jos toimeksiannolle on merkitty kustannuspaikka, kopioituu se sieltä toimenpiteelle. Jos tekijälle on Asetuksissa määritetty oma kustannuspaikka, kopioituu se syötettävälle toimenpiteelle toimeksiannon kustannuspaikan sijaan. Tekijän kustannuspaikka voittaa siis toimeksiannon kustannuspaikan. Usein raportoinnissa käytetään toimeksiannon kustannuspaikkaa, joten ei haittaa, vaikka toimenpiteellä olisikin väärä kustannuspaikka. Laskutustiedot välilehti: Veroton: veroton ruksia ei käyttäjä pysty valitsemaan. Kohta ruksittuu automaattisesti, jos toimenpiteen Alv-kanta on Veroton

53 (52/117) Kiinteähintainen: Mikäli kohta on valittu, laskulle mahdollisesti annetut alennukset tai kokonaismuutokset eivät vaikuta ko. toimenpiteen hintaan Alv-kanta: toimenpiteelle on mahdollista määritellä poikkeava alv-kanta, mikäli Asetuksissa (toimipisteen parametreissa) on valittuna kohta Toimenpiteiden laskutus > Toimenpiteen alv-kanta valittavissa Lisätiedot: toimenpiteelle voidaan kirjoittaa lisätietoja. Jos Lisätiedot laskulle kohta ruksitetaan, tulostuu teksti laskulle Lisätiedot laskulle: mikäli halutaan että Lisätiedot kentän teksti tulostuu laskulle, valitaan tämä kohta. Kentän teksti tulostuu laskulle heti Toimenpide kentän tekstin alle Kun kaikki tarvittavat tiedot on syötetty, valitaan Tallenna, Tallenna ja sulje, Tallenna ja uusi tai Tallenna ja käytä pohjana -painiketta. Tallenna -painike tallentaa toimenpiteen ja jättää Toimenpide ikkunan auki. Tallenna ja sulje painike tallentaa toimenpiteen ja sulkee sen ikkunan. Tallenna ja uusi -valinta tallentaa syötetyn toimenpiteen ja sulkee sen ikkunan sekä alustaa uuden toimenpiteen luonnin toimenpidetyyppilistan avauksella. Tyypin valinnan jälkeen uuteen Toimenpide -ikkunaan siirtyvät edellisestä toimenpiteestä tekijä ja päiväys. Muut tiedot alustuvat normaalisti. Tallenna ja käytä pohjana valinta tallentaa syötetyn toimenpiteen ja sulkee sen ikkunan. Samalla ohjelmisto avaa uuden Toimenpide ikkunan, jossa on sama toimenpidetyyppi, toimeksianto, päiväys, tekijä ja toimenpiteen teksti Toimenpiteen syöttö Toimenpiteet kansion kautta Sekä Työtehtävät- että Toimeksiannot tehtäväalueilta löytyy Toimenpiteet kansio. Näkymästä valitaan Uusi painike, jolloin toimenpidetyypin valintaikkuna aukeaa (mikäli oletustoimenpidetyyppiä ei ole määritetty). Toimenpiteelle tulee valita toimeksianto, johon toimenpide kohdistuu. Lisäksi tulee tarvittaessa muuttaa päiväystä, tekijää, tekstiä, hintoja ja tunteja. Kun tarvittavat muutokset ja lisäykset on tehty tallennetaan toimenpide. Toimenpide kansioissa näkee kootusti toimenpidekirjaukset toimeksiannosta riippumatta Toimenpiteen syöttö toimeksiannon kautta Toimenpiteitä voi lisätä suoraan Toimeksianto listanäkymästä. Valitaan oikea toimeksiantorivi ja peruspainikeriviltä Lisää toimenpide pikapainike, kts. kuva alla. Listalta voidaan lisätä uusia toimenpiteitä myös valitsemalla Toiminnot > Lisää toimenpide. Kun halutaan tarkastella tietylle toimeksiannolle jo kirjattuja toimenpiteitä samalla, kun niitä luodaan lisää, kannattaa toimeksiantoikkuna avata. Toimeksianto ikkunasta toimenpiteen voi kirjata peruspainikeriviltä, kts. kuva alla, tai Toimenpiteet -alakansiosta. Toimenpiteet alakansiossa lisätään toimenpide valitsemalla Uusi, kts. kuva alla.

54 (53/117) Toimeksiannon kautta toimenpidettä syötettäessä alustuu toimenpiteelle Toimeksianto tieto valmiiksi, samoin Asiakas tieto. Toimeksianto tieto on kuitenkin vaihdettavissa Toimenpide ikkunassa Toimenpiteen syöttö kalenterin kautta Mikäli yrityksessä käytetään kalenteria tuntikirjausten tai fataljien lisäämiseen, on kalenteri kätevä tapa luoda myös toimenpiteitä. Tällöin syntyy aina samalla kalenterissa tuntikirjaus ja Fataljit -kalenterissa fataljityyppinen aktiviteetti. Kalenterista valitaan toimenpiteen alkamisaika ja kirjoitetaan selite aktiiviseen varaukseen. Kestoa voidaan muokata venyttämällä varausta hiiren avulla. Kalenterivaraukselle tulee vielä valita toimeksianto ja toimenpidetyyppi, jotka voidaan valita joko vedä ja pudota toiminnolla kalenterinäkymän oikean reunan listasta, tai vaihtoehtoisesti avaamalla kalenterivaraus ja lisäämällä ikkunassa toimeksiannon ja toimenpidetyypin. Kun toimeksianto ja toimenpidetyyppi on lisätty kalenterivaraukselle, voidaan siitä muodostaa toimenpide. Kalenterista suoraan voidaan valita tuntikirjauksen päällä hiiren oikealla > Tee toimenpide. Jos kalenterikirjauksen ikkuna on auki, valitaan Toiminnot > Tee toimenpide. Asetuksissa, toimipisteen parametreissa, on myös mahdollista määrittää, että ohjelmisto tekee kalenterikirjauksesta automaattisesti toimenpiteen, kun siihen on lisätty toimeksianto ja toimenpidetyyppi. Toimenpiteiden lisäämisestä kalenterien kautta on kuvattu tarkemmin luvuissa Toimenpiteet kalenterissa sekä 2.4 Fataljit. 6.2 Kulujen kirjaaminen ja tiedot Kuluja voidaan kirjata Toimeksianto ikkunassa Kulut alakansiosta. Kuluja lisätään valitsemalla Uusi painikkeesta, jonka jälkeen avautuu lista kulutyypeistä samalla tavoin kuin toimenpiteissäkin. Kululistat määritellään Asetuksissa ja ne voidaan tehdä yrityskohtaisesti. Kun listalta valitaan oikea kulutyyppi, aukeaa Kulu ikkuna, kts. kuva alla. Kulu ikkunassa on valmiina Toimeksianto- ja Toimeksiantaja tiedot. Toimeksiantaja tieto alustuu valitun toimeksiannon mukaisesti. Kirjauspäivänä on oletuksena kuluva päivä, mutta sen voi muuttaa. Samoin kirjaajana on oletuksena kulun syöttäjä, mutta senkin voi muuttaa. Oletuksena kulu laskutetaan asiakkaalta asiakkaan verollisuuden mukaan. Mikäli kulu halutaan laskuttaa asiakkaalta ostoalv:n mukaisesti, ruksitetaan kohta Läpilaskutus. Tällöin ohjelmisto laskuttaa kulun ostotietojen mukaisesti. HUOM! Mikäli kulu halutaan laskuttaa asiakkaalta verottomana, tulee Veroton kohta ruksittaa. Jos Veroton tietoa ei ole ruksitettu, lisää ohjelmisto kululle alv 23 % (jos kyseessä on kotimainen asiakas eikä Läpilaskutusta ole valittu).

55 (54/117) Kun kulun tiedot on syötetty, valitaan Tallenna, Tallenna ja sulje, Tallenna ja uusi tai Tallenna ja käytä pohjana -painiketta. Yleinen välilehti: Toimeksianto: toimeksianto, johon kulu kohdistuu Toimeksiantaja: toimeksiantaja alustuu valitun toimeksiannon perusteella Kirjauspäivä: päivä, jolle kulu kohdistuu. Oletuksena kuluva päivä. Päivää voidaan myös vaihtaa Kirjaaja: oletuksena kulun kirjaaja. Kirjaaja voidaan vaihtaa Kulu: vapaa tekstikenttä. Teksti tulostuu laskulle. Oletuksena ohjelmisto tarjoaa kulutyypin tekstiä. Lukumäärä: kulun lukumäärä. Oletus voidaan määrittää Asetuksissa kulutyypin tiedoissa Yksikkö: yksikön selite, esim. kpl Brutto-ostohinta: kulun bruttohinta Yksikköhinta: kulun laskutuksen yksikköhinta Alv-kanta: alv-kanta, jolla kulu on ostettu. Valittu alv-kanta ei vaikuta laskutukseen, jollei Läpilaskutus kohdassa ole ruksia. Ilman kyseistä ruksia veloittuu kulu oletuksena asiakkaan verollisuuden mukaan Nettomyyntihinta: nettohinta, jonka mukaan kulu menee laskulle. Nettomyyntihinta lasketaan lukumäärän ja yksikköhinnan perusteella. Nettomyyntihinta tieto on kuitenkin muokattavissa vapaasti, riippumatta siitä, mitä lukumääräksi ja yksikköhinnaksi on merkitty Netto-ostohinta: kulun nettihinta ostettaessa Veroton: mikäli halutaan, että kulu menee verottomana laskulle, tulee tämä kohta aina ruksittaa. Jos alvkantana on 0 % tai Veroton, mutta Veroton kohtaa ei ole ruksitettu, lisää ohjelmisto laskulla kululle alv 23 % (kotimaisen asiakkaan ollessa kyseessä) Ostohinnan syöttötapa: voidaan valita kirjataanko ostotiedot bruttona vai nettona Läpilaskutus: mikäli Läpilaskutus kohta on ruksitettu, lisää ohjelmisto laskulla kululle ostotietoihin määritellyt alv-kannan. Näin kulu tulee laskutettua asiakkaalta sen todellisen ostohinnan mukaisesti Kulutyyppi: kentässä näkyy valittu kulutyyppi. Tyyppiä voi vaihtaa vielä kulua kirjattaessa

56 (55/117) Kassatili: kululle voidaan määrittää kirjanpidollinen kassitili, josta kulu on alunperin maksettu. Kassatili voidaan tallentaa Asetuksissa kulutyypin tietoihin Kustannuspaikka: kustannuspaikka tieto tulee oletuksena toimeksiannon tai käyttäjän tiedoista Laskutustiedot välilehti: Kirjanpitotili: kululle voidaan määrittää kirjandollinen tili kulukohtaisesti tai se voidaan kiinnittää kulutyyppiin Asetuksissa 6.3 Toimenpiteen ja kulun kopiointi Toimenpiteitä ja kuluja voidaan kopioida toimeksiannolta toisella. Kopioinnin voi tehdä sekä avoimille että jo laskutetuille toimenpiteille ja kuluille. Kopiointi voidaan tehdä yksittäisille kirjauksille tai useammalle kirjaukselle kerrallaan. Valitaan kopioitavat rivit aktiivisiksi ja Toiminnot > Kopioi toimenpide/kulu. Ohjelmisto avaa alla olevan Kopioi toimenpide/kulu ikkunan. Ikkunassa näkyy lista kirjauksista, jotka on valittu kopioitaviksi. Toimeksianto kohtaan valitaan se toimeksianto, jolle kirjaukset halutaan kopioida. Kun kenttään on haettu oikea toimeksianto, valitaan OK. Mikäli kirjaukset ovat tilassa Laskutettu, muuttuvat ne Avoimiksi siirrettävän toimeksiannon alle. Toimenpiteitä voidaan kopioida myös samaan toimeksiantoon.

57 (56/117) Kun kirjaukset ovat kopioituneet toimeksiannolta toiselle, aukeaa kopioitujen kirjausten Yhteenveto ikkuna. Mikäli kopioitumisessa tapahtui jotain ongelmia, niistä kerrotaan yhteenvetoikkunassa. Ikkuna on pelkästään informatiivinen ja se voidaan vain hyväksyä OK:lla. Toimenpiteet kopioituvat identtisine tietoineen toimeksiannolta toiselle muutamia kenttiä lukuunottamatta. Tuntihinnan ohjelma tarkastaa uudestaan. Tällöin myös Yhteensä -hinta saattaa muuttua. Myyntitili ja Kustannuspaikka tulevat aina toimenpidetyypiltä tai toimeksiannolta. Kulu kopioituu identtisine tietoineen. Asiakas ja toimeksianto luonnollisesti päivittyvät molemmissa tapauksissa. 6.4 Toimenpiteen ja kulun siirtäminen Avoimia toimenpiteitä ja kuluja voidaan siirtää yksittäin tai useampia kerrallaan toiseen toimeksiantoon valitsemalla siirrettävät rivit aktiivisiksi ja valitsemalla Toiminnot > Siirrä toimenpide/kulu. Ohjelmisto avaa alla olevan Siirrä toimenpide/kulu ikkunan, jossa valitaan kohdetoimeksianto.

58 (57/117) Kun Toimeksianto kohtaan on valittu se toimeksianto, johon kirjaukset halutaan siirtää, valitaan OK. Tämän jälkeen aukea Yhteenveto ikkuna, kuten kirjauksia kopioidessakin. Yhteenveto ikkunasta selviää, onko siirto onnistunut. Toimenpide siirtyy muuten identtisine tietoineen toimeksiannolta toiselle muutamia kenttiä lukuunottamatta. Myyntitili tulee aina toimeksiannolta. Tuntihinnan ohjelmisto tarkastaa ja laskee uudestaan. Tällöin myös Yhteensä -hinta saattaa muuttua. Jos kuitenkin laskutettavat tunnit on tyhjä, siirtyy Yhteensä -hinta sellaisenaan. Kulu siirtyy identtisine tietoineen. Asiakas ja toimeksianto luonnollisesti päivittyvät molemmissa tapauksissa. 6.5 Toimenpiteiden ja kulujen merkitseminen Ei laskutettaviksi Avoimia toimenpiteitä ja kuluja voidaan merkitä yksittäin tai useampi kerrallaan tilaan Ei laskuteta. Valitaan yksi tai useampi rivi ja Toiminnot > Ei laskuteta. Tällöin kirjausten Yhteensä summa muuttuu nollaksi ja passiiviseksi. Näin toimeksiannosta voidaan muodostaa lasku ilman, että kyseiset kirjaukset tulevat laskulle mukaan. Ei laskuteta tilaiset kirjaukset saadaan takaisin aktiivisiksi valitsemalla Toiminnot > Palauta toimenpide/kulu laskutettavaksi, kts. kuva alla. Tämän toiminnon myötä Yhteensä summa palautuu alkuperäiseksi sekä aktivoituu. Nyt kirjaus poimiutuu mukaan seuraavaan toimeksiannosta tehtävään laskuun.

59 (58/117)

60 (59/117) 7 Taloushallinto Laskutusta ja suoritusten kirjausta voidaan hallinnoida Taloushallinto tehtäväalueella. Tehtäväalueelta löytyy myös varainhallinta, joka sisältää asiakasvarojen ja irtaimen omaisuuden hallinnan. Seuraavissa luvuissa on kerrottu lisää laskutuksesta ja suorituksista. 7.1 Laskutettavat toimeksiannot Taloushallinto tehtäväalueella näkyy Laskutettavat toimeksiannot kansiossa sellaiset toimeksiannot, joissa on avoimia toimenpiteitä ja/tai kuluja. Laskutettavat toimeksiannot näkymän oikeassa alareunassa näkyvät palkkioiden ja kulujen yhteissummat, kts. kuva alla, joista on helppo seurata paljonko yrityksellä on laskuttamatonta työtä tehtynä. On suositeltavaa, että laskutus tehdään tämän näkymän kautta, mikäli laskuja muodostetaan massana. HUOM! Mikäli yritykselle on Asetuksissa tallennettu laskutuskausi, näkyvät laskutettavat toimeksiannot laskutuskauden mukaisesti. Jos laskutuskaudeksi on valittu Kuukausittain ja johonkin toimeksiantoon on lisätty kirjauksia toukokuulle, ei kyseinen toimeksianto näy listalla kuin vasta kesäkuussa, jolloin toimeksiantoa voidaan laskuttaa kauden mukaisesti. Jos toimeksiannolle on sen parametreihin määritetty toimeksiantokohtainen laskutuskausi, näkyy kyseisen toimeksiannon kohdalla rivin päässä vihreä pallo kohdassa Laskutuskausi. Laskuja voidaan tehdä massana myös tavallisesta Toimeksianto -kansiossa tai Toimenpide -kansiossa, mutta silloin käyttäjän täytyy tietää, mitä halutaan laskuttaa ja ettei mitään oleellista jää laskuttamatta. Yksitellen laskuja voidaan muodostaa toimeksiannon ikkunassa.

61 (60/117) Näkymävalintaa vaihtamalla voidaan seurata esimerkiksi omia laskutettavia toimeksiantoja tai kaikkia laskuttamattomia toimeksiantoja. Omiin laskutettaviin toimeksiantoihin listautuu sellaiset toimeksiannot, joissa käyttäjä on jossakin vastuuroolissa. Lisäksi listaa voidaan tarkastella esimerkiksi toimeksiantotyypin tai avauspäivän mukaan. 7.2 Normaalilaskut Toimenpiteiden ja kulujen tarkastaminen Kun toimeksianto on valmis laskutettavaksi, tulee toimenpiteen kirjaajan tarkistaa omat toimenpide- ja kulukirjauksensa. Tarkastus tulee tehdä ennen laskun muodostamista, sillä laskun muodostamisen jälkeen toimenpiteitä ja kuluja ei pääse enää muokkaamaan. Tarkastamisen voi tehdä avaamalla toimeksiannon ikkunan ja tarkastamalla Toimenpiteet - ja Kulut alakansioista kirjatut toimenpiteet ja kulut rivi kerrallaan. Toinen vaihtoehto on tulostaa ns. koelasku toimeksiannon peruspainikeriviltä Laskun esikatselu painikkeella. Laskun esikatselun voi tulostaa joko: - Valittuun päivään, jolloin voidaan itse valita päivä, mihin mennessä kirjatut toimenpiteet ja kulut koelaskulle tulostuvat tai - Kausilasku, jolloin ohjelmisto tuo koelaskulle toimenpiteet ja kulut asetetun laskutuskauden mukaisesti. Laskutuskausi voidaan asettaa Asetuksissa yrityksen parametreissa, asiakkaan tai toimeksiannon parametreissa. Tulevaa laskua muistuttava koelasku aukeaa erilliseen ikkunaan. Koelasku -toimintoa ei voida suorittaa massana, mutta jos toimeksiannossa on useampi maksaja, niille kaikille tulee oma koelaskunsa. Koelaskun erittelysivulta on helppo tarkistaa, että toimenpide- ja kulukirjaukset ovat oikein. Koelaskun voi tulostaa esikatselu -ikkunasta: Tiedosto > Tulosta, tai lähettää esimerkiksi sähköpostin liitteenä: Tiedosto > Lähetä sähköpostilla. Kun tarkistus on tehty, voidaan esikatselu sulkea ylhäältä oikealta punaisesta ruksista. Mikäli kirjauksiin tulee tehdä muutoksia tai lisäyksiä, tehdään ne Toimeksianto ikkunassa Toimenpiteet- ja Kulut alakansioissa. Avataan olemassa oleva kirjaus ja tehdään siihen tarvittavat muutokset tai lisätään kokonaan uusia kirjauksia Laskun muodostaminen Lasku voidaan muodostaa kolmea eri kautta: 1. Taloushallinto -alueella Laskutettavat toimeksiannot näkymästä 2. Toimeksianto ikkunasta tai Toimeksianto -näkymästä 3. Toimenpiteet -näkymästä 1. Laskun muodostus Taloushallinnon Laskutettavat toimeksiannot -näkymästä Lasku voidaan muodostaa Taloushallinto > Laskutettavat toimeksiannot näkymästä. Valitaan yksi tai useampi toimeksianto ja valitaan peruspainikeriviltä tai Toiminnot painikkeen alta Muodosta lasku painiketta, jonka alta tulee valita joko Muodosta lasku valittuun päivään (a) tai Muodosta kausilasku (b). a. Muodosta lasku valittuun päivään, kts. kuva alla. Mikäli lasku muodostetaan valittuun päivään, ehdottaa ohjelmisto laskun kirjaus- ja laskutuskauden loppupäiväksi kuluvaa päivää. Nämä päivät voi kuitenkin muuttaa.

62 (61/117) Jos lasku on valittu muodostettavaksi valittuun päivään, tulee laskulle mukaan kaikki avoimet toimenpiteet ja kulut, joiden tapahtumapäivä on sama tai aiempi kuin mikä Laskutuskauden loppupäiväksi, kts. kuva alla. Laskutuskauden loppupäivä kohtaan ohjelmisto oletuksena tarjoaa kuluvaa päivää. Sellaiset toimeksiannot, joille on merkitty toimeksiantokohtainen laskutuskausi, voidaan myös laskuttaa kuluvaan päivään. Kun valitaan laskun muodostus kuluvaan päivään, aukeaa alla oleva ikkuna. Siihen voi määrittää Laskutuskauden loppupäivän eli päivän mihin mennessä kirjatut toimenpiteet ja kulut laskulle halutaan. Lisäksi voi määrittää kirjanpidollisen Kirjauspäivän, jonka mukaisesti muodostettava lasku siirtyy kirjanpitoon ja näkyy Myyntipäiväkirja raportilla. Oletuksena molemmat päivät ovat kuluva päivä. Laskutuskauden loppupäivän ja laskun kirjauspäivän ei tarvitse olla sama päivä. Laskulla Päiväys -kenttä kertoo laskun varsinaisen muodostuspäivän. Kun Muodosta lasku valittuun päivään ikkunasta valitaan OK, ilmoittaa ohjelmisto muodostetun laskun/laskujen (jos toimeksiannossa on useampi maksaja) numerot. Laskujen massamuodostuksen yhteydessä alla oleva ikkuna aukeaa niin, että kaikille muodostettaville voidaan valita yhteinen Laskutuskauden loppupäivä ja Kirjauspäivä, kts. kuva alla, mutta kokonaismuutosta ei voi massamuodostuksen yhteydessä tehdä.

63 (62/117) b. Muodosta kausilasku. Jos toimipisteelle, asiakkaalle tai toimeksiannolle on niiden parametreissa määritetty laskutuskausi, muodostuu lasku asetetun laskutuskauden mukaisesti. Toimeksiannon parametreihin tallennettu laskutuskausi on kausista vahvin eli se ylimäärittää toimipisteen ja asiakkaan laskutuskauden. Kausilaskutus toimii muuten samoin, mutta laskun muodostusikkunaa ei tule. Kausilaskutuksessa laskutetaan kaikki avoimet rivit määritetyn laskutuskauden viimeiseen päivään asti ja kirjauspäiväksi tulee automaattisesti laskutuskauden viimeinen päivä. Kirjauspäivä on mahdollisuus muuttaa vielä laskulla. Kun laskuja muodostetaan massana, avaa ohjelmisto Yhteenveto ikkunan, kts. kuva alla. Onnistuneet laskut ovat merkittyinä vihreällä pallolla. Keltainen pallo toimeksiannon edessä kertoo, että laskutuksessa on ollut ongelma ja käyttäjälle annetaan sen syistä lisätietoa. Jos esimerkiksi maksajalta puuttuu laskutusosoite tai laskun kirjauspäivä on suljetulla kirjanpitokaudella, laskun muodostus epäonnistuu. Muodostetun laskun/laskujen tila on Avoin. Laskun muodostus Toimeksianto ikkunassa tai Toimeksianto -näkymästä Lasku voidaan muodostaa myös Toimeksianto ikkunassa tai missä tahansa Toimeksianto -näkymässä. Toimintatapa on tällöin sama kuin edellä; eli valitaan peruspainikeriviltä tai Toiminnot painikkeen alta Muodosta lasku, jonka alta valitaan muodostetaanko se valittuun päivään vai kausilaskuna. Laskun muodostus Toimenpiteet -kansiossa Kolmas vaihtoehto laskun muodostukselle on muodostaa se toimenpiteiden kautta. Toimenpiteittäin laskutus onnistuu vain yksi toimeksianto kerrallaan. Näin tehden laskulle voidaan poimia vain ne toimenpiteet, jotka sillä hetkellä halutaan laskuttaa. Loput toimenpiteet voidaan jättää odottamaan. Toimeksiannon avoimista kuluista voidaan ottaa laskulle joko kaikki tai ei mitään. Mikäli laskulle halutaan vain osa avoimista kuluista, tulee loput niistä laittaa tilapäisesti Ei laskuteta tilaan. Toimenpiteittäin laskutus voidaan tehdä missä tahansa Toimenpiteet -kansiossa joko Työtehtävät- tai Toimeksiannot -tehtäväalueella tai Toimeksianto -ikkunassa. Valitaan hiirellä ne toimenpiteet (käytä hiiren lisäksi apuna ctrl- tai shift-painikkeita), jotka halutaan laskulle tulevan mukaan ja valitaan Toiminnot > Muodosta lasku. Näin tehtyyn laskuun tulee kirjauspäiväksi aina kuluva päivä. Kirjauspäivän voi muuttaa vielä laskulla.

64 (63/117) Kokonaismuutos Laskutettaessa valittuun päivään yhtä toimeksiantoa kerrallaan, voidaan Muodosta lasku valittuun päivään ikkunassa, kts. kuva alla, tehdä kokonaismuutos. Kokonaismuutos tehdään muuttamalla toimenpiteiden nettosummaa. Kokonaismuutos ei vaikuta kiinteähintaisiin toimenpiteisiin eikä kuluihin. Ikkunan oikealla puolella on eritelty tulevan laskun tuntihintaiset toimenpiteet eli ne, joihin kokonaismuutos vaikuttaa, kiinteähintaiset toimenpiteet sekä kulut, ja kaikkien näiden yhteissumma. Ikkunan vasemmassa alakulmassa oleva Yhteensä summa muuttuu mahdollisen kokonaismuutoksen myötä, jotta käyttäjä näkee, mikä tulevan laskun nettosumma on. Kun tarvittavat muutokset on tehty, valitaan OK. Mikäli käyttäjä laskuttaa yhden toimeksiannon, ilmoittaa ohjelmisto suoraan laskunnumeron, joka juuri muodostettiin Laskun tiedot Muodostettua laskua voidaan tarkastella Laskut kansiossa Taloushallinto -tehtäväalueella, tai asiakkaan tai toimeksiannon ikkunassa. Laskua voidaan hieman muokata silloin, kun se on tilassa Avoin. Kaikki muutokset, jotka laskulle tehdään vaikuttavat ainoastaan kyseiseen laskuun.

65 (64/117) Tiedot alakansio, Yleinen välilehti, kts. kuva yllä Toimeksianto: toimeksiannon numero ja aihe, josta lasku on muodostettu Maksaja: yritys tai yksityishenkilö, joka on laskun maksajana. Laskun maksaja voidaan vaihtaa vielä laskulla, kunhan lasku on tilassa Avoin tai Tulostettu eikä siihen kohdistu hyvityksiä eikä suorituksia. Uuden maksajan tulee kuulua samaan vero-alueeseen, mutta muuten vaihtoa ei ole rajoitettu. Maksajan vaihto ei vaikuta laskun muihin tietoihin, ainoastaan laskutusosoite vaihdetaan. Vaihto ei vaikuta myöskään toimeksiannon laskutukseen jatkossa Maksajan osoite: laskun maksajan osoite. Voidaan muuttaa ennen ja jälkeen tulostuksen Maksuehto: oletusarvoinen maksuehto, joka voidaan vielä laskulla muuttaa Maksajan yhteyshenkilö: yhteyshenkilön voi laskukohtaisesti muuttaa ennen laskun tulostamista. Jos laskutusyhteyshenkilö puuttuu ja se halutaan jatkossakin laskuille, tulee tieto lisätä myös osapuolen tietoihin. Oletuksena yhteyshenkilö tulee asiakkaan tai toimeksiannon tiedoista Viivästyskorko: oletusarvoinen tieto, joka voidaan vaihtaa ennen laskun tulostamista Viitteenne: toimeksiannolla, maksajan osapuoli-tiedoissa, määritelty viite näkyy tässä kentässä, viitteen muokkaus on mahdollista ennen laskun tulostusta. Viite näkyy laskulla HUOM! Tämä on asiakkaan sisäiseen käyttöön tarkoitettu informatiivinen viite. Laskun varsinainen viitenumero, jota asiakkaan tulee käyttää maksaessaan laskua ja joka mahdollistaa viitesuoritusten tunnistuksen, muodostuu laskulle erikseen Laskun kieli: tulee oletuksena toimeksiannosta. Kieltä voidaan muuttaa vielä laskulla. Sen voi myös vaihtaa laskua tulostettaessa Laskutulosteen parametrit -ikkunassa Verollisuus: ei voida enää muuttaa. Tieto tulee oletuksena asiakkaasta/toimeksiannosta Osuus: kyseisen maksajan prosenttiosuus laskusta Avoimet: jos laskulle kohdistuu ennakkoa, jota jää myös vielä käyttämättä, näkyy tässä jäljelle jäävän ennakon määrä Alennusprosentti: jos maksajalle on asiakas parametreihin tai toimeksiannolla osapuolen tietoihin merkitty alennusprosentti, näkyy tässä annettu alennusprosentti Ennakko: laskulle kohdistuva ennakon määrä. Summa näkyy negatiivisena Maksettava: laskun alkuperäinen kokonaissumma, josta mahdollinen ennakko on vähennetty. Jos asiakkaalta tulee esimerkiksi osasuoritus, pysyy tämä summa ennallaan ja ainoastaan Avointa summa muuttuu

66 (65/117) Avointa: laskun tämän hetkinen avoinna oleva summa Eräpäivä: tulee oletuksena maksuehdon mukaisesti. Eräpäivää voidaan muuttaa myös manuaalisesti. Sen voi myös vaihtaa laskua tulostettaessa Laskutulosteen parametrit -ikkunassa Laskutyyppi: minkälaisesta laskusta on kyse Päivämäärä: oletuksena laskun luontipäivä, joka tulostuu laskulle. Päivämäärän voi muuttaa Lasku ikkunassa tai laskua tulostettaessa Laskutulosteen parametrit ikkunassa. HUOM! Päiväys ei kuitenkaan voi olla pienempi kuin laskun kirjanpidollinen Kirjauspäivä. Laskun numero: laskun muodostamisen yhteydessä muodostuu laskulle automaattisesti numero. Samaa numeroa ei voi käyttää uudestaan Laskutuskausi: aikaväli, jolta laskun toimenpiteet ja kulut ovat Laskutusyhteyshenkilö: oman yrityksen laskutusyhteyshenkilö, joka tulee oletuksena toimeksiannon tiedoista. Voidaan muuttaa/lisätä ennen laskun tulostamista. Laskutusyhteyshenkilön nimi tulostuu laskulle Maksukehotusten lkm: jos laskusta on lähetetty asiakkaalle maksukehotuksia, näkyy tässä lähetettyjen kehotusten lukumäärä Viimeisin maksukehotus: päivämäärä, jolloin viimeisin maksukehotus laskusta on lähetetty Perintäkiellossa: jos lasku on merkitty perintäkieltoon (Toiminnot > Perintäkielto > Aseta), ilmestyy tähän kohtaan ruksi. Laskun voi merkitä perintäkieltoon myös suoraan ruksittamalla tämän kohdan

67 (66/117) Lisätiedot välilehti, kts. kuva yllä Vapaa teksti: laskulle voidaan kirjoittaa lisätietoa laskukohtaisesti tähän kenttään. Se näkyy laskun etusivulla maksettavan erittelyn yläpuolella. Kenttä on aktiivinen myös laskun tulostamisen jälkeen. Kun vapaa teksti on lisätty, tallennetaan lasku, jonka jälkeen teksti tulostuu laskulle Viitenumero: ohjelmisto luo laskunnumeron perusteella automaattisesti viitenumeron. Kun laskua maksaessa käytetään viitenumeroa, voidaan suoritukset kohdistaa automaattisesti laskuille siirtämällä pankkiohjelmasta viiteaineisto ohjelmistoon Laskuntekijä: ohjelmiston käyttäjä, joka laskun on muodostanut Kirjauspäivä: oletuksena laskutuskauden viimeinen päivä. Kirjauspäivä voidaan vaihtaa manuaalisesti laskulla. Lasku näkyy kirjanpidonraporteissa kirjauspäivän mukaisesti. HUOM! Jos pääkäyttäjä on Asetuksissa lukinnut sen kirjanpidon kauden, jolle Kirjauspäivä kuuluu, ei Kirjauspäivää voi enää muuttaa Alkuperäinen lasku: linkki alkuperäiseen laskuun Tulostuspäivä: kun lasku tulostetaan tulostimelle, saa se automaattisesti tulostuspäivän. Tulostuspäivä on ainoastaan informatiivinen tieto, eikä se vaikuta kirjanpitoon Maksettu: kun lasku on maksettu kokonaisuudessaa ja laskun tilaksi muuttuu Maksettu, näkyy tässä se päiväys, mikä laskulle kohdistuneeseen suoritukseen on merkitty Kirjauspäiväksi Hyvityspäivä: kun laskulle tehdään kokonaishyvitys ja laskun tilaksi muuttuu Hyvitetty, näkyy tässä se päiväys, mikä laskulle kohdistuneeseen hyvityslaskuun on merkitty Kirjauspäiväksi Avoin koontilasku: jos lasku on valittuna koontilaskulle, näkyy tässä ruudussa ruksi Laskuttaja: toimipisteen nimi, jonka nimissä lasku lähtee asiakkaalle Pankkitili: oletustili, joka Asetuksissa on määritelty. Tili voidaan vaihtaa ennen laskun tulostamista. Myös muut näkyviksi määritetyt tilit näkyvät laskulla. HUOM! Mikäli tili vaihdetaan Laskutulosteen parametrit - ikkunassa, vain annettu tili näkyy laskulla. Kustannuspaikka: joka on toimeksiannolle merkitty. Voidaan vaihtaa/lisätä vielä laskulla Myyntitili: oletusmyyntitili, joka Asetuksissa tai toimeksiannon tiedoissa on määritelty. Voidaan vaihtaa/lisätä vielä laskulla Oikeusturvatiedot: jos kyseessä on oikeusturvatoimeksianto, näkyvät sen oikeusturvatiedot tässä. Ennakkolasku -kohdassa on linkki omavastuuennakkolaskuun, mikäli se on muodostettu tulostusvaiheessa. Maksettavan erittely välilehti Välilehdellä on eroteltu laskun osat bruttosummaisina. Siellä näkyvät: - Toimenpiteiden ja kulujen summat, sekä niiden yhteissumma - Maksajan euromääräinen osuus laskusta - Mahdolliset alennukset ja pyöristykset - Laskulle kohdistuneet ennakot - Laskun hyvitykset ja suoritusten kohdistukset - Laskun reaaliaikainen avoin summa. Muistiinpanot välilehti Laskulle voidaan lisätä muistiinpanoja tai tiedostoja laskuun liittyen. Kun lasku tulostetaan printterille, lähetetään verkkolaskuna tai sähköpostin liitteenä, muodostaa ohjelmisto automaattisesti laskusta PDF tiedoston ja liittää sen laskun muistiinpanoihin. Lasku ikkunan muut alakansiot: Laskurivit alakansiossa näkyvät kaikki laskulla olevat toimenpiteet ja kulut, jotka näkyvät omina ryhminään. Kirjauksiin ei voida tehdä enää muutoksia. Poikkeuksena ovat Aihe kenttä sekä Lisätiedot kenttä Lisätiedot -välilehdellä, joiden tekstejä voidaan muokata ennen laskun tulostamista. Hyvityslaskut alakansiossa näkyvät laskulle kohdistuneet hyvityslaskut. Hyvityslasku voidaan tulostaa täältä tai Taloushallinto > Hyvityslaskut kansion kautta.

68 (67/117) Kohdistukset alakansiossa näkyvät kaikki laskulle kohdistuneet suoritukset. Jos laskulle kohdistuu ennakkoa, näkyy myös ennakon kohdistus tässä alakansiossa. Suorituksista lisää luvussa Suorituksen kirjaus ja kohdistus laskulle. Laskun Toiminnot valikko Muokkaa: avaa valitun laskun ikkunan Aseta tulostusjärjestys: laskun toimenpiteiden tai kulujen tulostusjärjestystä voi muuttaa. Tulostusjärjestyksen muuttaminen onnistuu kirjauksille, jotka on kirjattu samalle päivälle. Laskun erittelysivulta voidaan myös piilottaa toimenpiteitä tai kuluja Esikatselu: avaa laskun esikatseluun, josta voidaan tarkastella laskun ulkoasu ennen tulostamista. Lasku voidaan ottaa esikatseluun normaalilaskumuodon lisäksi Vakuutusyhtiölle, jolloin esikatseluun tulee vakuutusyhtiön kansilehti sekä laskulla näkyvät oikeusturvatiedot. Valinta Esikatselu > Vakuutusyhtiölle on aktiivisena vain oikeusturvalaskujen kohdalla. Lasku voidaan ottaa myös esikatseluun Oikeusapupohjalla. Tällöin laskun alareunaan tulee kohdat mm. tuomioistuimen päätöstietoja varten. HUOM! Oikeusaputapausten laskut tulee lähettää sähköisesti tuomioistuimelle, jolloin tätä tulostusvalintaa ei tarvita enää kuin sisäistä käyttöä varten. Esikatseluikkunassa on mahdollista tallentaa lasku eri tiedostomuodoissa, esimerkiksi rtf-muotoista laskua voidaan muokata wordissa. Ikkunassa on myös mahdollista tulostaa lasku (HUOM! Silloin lasku jää tilaan Avoin eikä saa tulostuspäivää) tai lähettää se esimerkiksi sähköpostilla eteenpäin. Asiakkaalle tulostettaessa on kuitenkin syytä aina käyttää seuraavaksi esiteltävää varsinaista Tulosta -toimintoa. Tulosta lasku: Lasku voidaan tulostaa: Suoraan tulostimelle: laskulle tallentuu tulostuspäivä ja laskun tilaksi muuttuu Tulostettu. Tulostuksen seurauksena ohjelmisto muodostaa automaattisesti laskusta PDF tiedoston laskun Muistiinpanot välilehdelle. PDF:nä: muodostaa laskusta PDF tiedoston, jonka voi lähettää sähköpostin liitetiedostona tai tallentaa tietokoneelle. Laskun tila säilyy kuitenkin avoimena. Sähköpostin liitteeksi: ohjelmisto avaa sähköpostiviestin, jonka liitteenä lasku on. Lasku muuttuu tilaan Lähetetty ja saa tulostuspäivän. Lähetyksen seurauksena ohjelmisto muodostaa automaattisesti laskusta PDF tiedoston laskun Muistiinpanot välilehdelle.

69 (68/117) Tulosta Finvoice lasku: Lasku voidaan tallentaa xml-muodossa, jonka jälkeen se voidaan lähettää Finvoice laskuna operaattorin tai pankin kautta. Laskun tilaksi muuttuu Tulostettu. Vakuutusyhtiölle: valinta aktivoituu, kun kyseessä on oikeusturvatapaus ja vakuutusyhtiön maksuosuudesta on vielä osa käyttämättä. Lue lisää aiheesta luvusta 7.8 Oikeusturvatapausten laskutus. Oikeusapupohjalla: jos kyseessä on oikeaputapaus, voidaan lasku tulostaa oikeusapupohjalle. Tällöin laskun erittelysivu muodostaa normaalin laskun tavoin, mutta laskun ensimmäiselle sivulle tulostuu kentät mm. tuomioistuimen päätöstä varten. Jos lasku tulostetaan oikeusapupohjalle, tulostuu lasku suoraan tulostimelle ja laskun tilaksi muuttuu Tulostettu. Laskusta muodostuu PDF tiedosto Muistiinpanot välilehdelle. HUOM! Oikeusaputapausten laskut tulee lähettää sähköisesti tuomioistuimelle, jolloin tätä tulostusvalintaa ei tarvita enää kuin sisäistä käyttöä varten. Lue laskujen sähköisestä lähettämisestä lisää luvusta 7.11 Vedos- ja normaalilaskun lähetys Romeoon. Tulosta alkuperäinen lasku: voidaan tulostaa Esikatseluun, Suoraan tulostimelle tai Sähköpostin liitteeksi. Alkuperäisellä laskulla tarkoitetaan laskua, jossa eivät näy mahdolliset suoritukset ja hyvityslaskut eli lasku saadaan tulostettua sellaisena kuin se on alun perin asiakkaalle lähetetty. Ennakko ei kuitenkaan näy tällä tulosteella, mikäli se on mitätöity jossain vaiheessa. Kun lasku on tilassa Avoin, on ainoastaan Suoraan tulostimelle -valinta aktiivinen. Kun lasku on tilassa Lähetetty, ovat Suoraan tulostimelle- ja Sähköpostin liitteeksi valinnat aktiiviset. Kun lasku on tilassa Tulostettu, ovat kaikki kolme valintaa aktiivisena. Lähetä verkkolasku: jos toimisto on rekisteröitynyt verkkolaskupalvelun Maventan, käyttäjäksi ja tallentanut sieltä saadun Maventan API avaimen Asetuksissa toimipisteen tietoihin, on tämä valinta aktiivinen. Rekisteröityä voi sivulta; Kun lasku lähetetään asiakkaalle verkkolaskuna, muuttuu laskun tilaksi Lähetetty, laskulle tallentuu tulostuspäivä automaattisesti ja ohjelmisto muodostaa laskusta PDF tiedoston laskun Muistiinpanot välilehdelle Tulosta maksukehotus: laskun eräpäivän jälkeen voidaan asiakkaalle lähettää maksukehotus. Lue aiheesta lisää luvusta 7.3 Maksukehotus. Perintäkielto: lasku voidaan määrittää perintäkieltoon (Aseta -valinta) tai jos lasku on aiemmin määritetty perintäkieltoon, voidaan määritys poistaa (Poista). Perintäkielto tietoa voidaan hallinnoida myös Lasku ikkunan kautta Yleinen välilehdellä. Perintäkielto on informatiivinen tieto, jota voidaan käyttää mm. raportoinnissa. Jos otetaan Erääntyneiden laskujen raportti, voidaan valita jätetäänkö raportilta perintäkiellossa olevat laskut pois. Perintäkielto tieto on myös mahdollista lisätä laskujen näkymiin. Tee hyvityslasku: Hyvityslasku tehdään aina laskun Toiminnot -valikosta. Hyvityslaskusta kerrotaan enemmän luvussa 7.7 Hyvityslaskut Peruuta lasku: toiminto vapauttaa toimenpiteet ja kulut avoimiksi toimeksiannon alle. Laskun tila muuttuu peruutetuksi ja laskulle muodostuu aina vastaavan suuruinen negatiivinen hyvityslasku. Laskun peruuttamisesta on kerrottu lisää luvussa 7.4 Laskun peruuttaminen. Kohdista suoritus: Suoritus laskuun voidaan kirjata suoraan laskun kautta. Suorituksista lisää luvussa 7.5 Suoritukset normaalilaskuihin Tee laskun oikaisu: jos lasku halutaan luottotappioida, tulee sille tehdä laskun oikaisu. Lue aiheesta lisää luvusta Laskun oikaisu eli luottotappiointi Maksun palautus: Toiminto aktivoituu, kun maksettuun laskuun tehdään hyvitys ja laskun loppusumma menee miinukselle. Maksun palautuksesta on kerrottu lisää luvussa Maksetun laskun hyvitys ja maksunpalautus Oikeusapu: oikeusapulaskut tulee lähettää sähköisesti eteenpäin tuomioistuimelle tämän valinnan kautta. HUOM! Mikäli korvattava summa ei ole täysin varmassa tiedossa, kannattaa tuomioistuimelle lähettää vedoslasku normaalilaskun sijaan. Sähköisestä oikeusapulaskujen lähetyksestä on kerrottu lisää luvussa 7.11 Vedos- ja normaalilaskun lähetys Romeoon Laskutulosteen valinnat Oletustulostuskriteerit määritellään Asetuksissa, toimipisteen parametreissa. Nämä oletukset voidaan ylimäärittää asiakkaan parametreissa. Ja kun ollaan tulostamassa tai ottamassa esikatseluun yksittäistä laskua, voidaan edellä mainitut kriteerit ylimäärittää Laskutulosteen parametrit ikkunassa, kts. kuva alla.

70 (69/117) Ikkunassa on oma välilehti maksukehotustiedoille, mikäli ollaan tulostamassa maksukehotusta. Tulostuskriteerien lisäksi ikkunassa voidaan muuttaa laskun päiväystä, eräpäivää, laskun kieltä, valuuttaa tai laskuttajan osoitetta sekä vaikuttaa pankkitilien näkymiseen laskulla. HUOM! Laskutulosteen parametrit ikkuna aukeaa myös laskujen massatulostuksessa, jos Asetuksissa toimipisteen parametreissa on ruksitettuna Näytä dialogi laskujen massatulostuksessa kohta. Päivämäärä: on oletuksena sama kuin laskun luontipäivä. Laskun kirjanpidollinen kirjauspäivä voi olla eri kuin luontipäivä. Tulostettaessa voidaan päiväystä muuttaa, mutta se ei voi olla aiempi kuin laskun kirjauspäivä. Ikkunaan vaihdettu uusi Päivämäärä tallentuu myös laskulle Eräpäivä: on laskun muodostuksen yhteydessä laskettu maksuehdon mukainen eräpäivä. Jos Päivämäärää muutetaan, muuttuu myös Eräpäivä maksuehdon mukaisesti Laskun kieli: ohjelmisto tarjoaa oletuksena sitä kieltä, mikä on toimeksiannolle merkitty Käsittelykieleksi. Kun laskun kieltä vaihtaa, tarjoaa ohjelmisto uuden kielen mukaista laskupohjaa. Mikäli kyseisellä kielellä ei ole laskupohjaa olemassa, tarjoaa ohjelmisto englanninkielistä laskupohjaa Valuutta: laskua tulostettaessa voidaan vaihtaa valuuttaa, jolla laskun summat näytetään. Jotta valuutan vaihto onnistuu, tulee ohjelmiston Asetuksissa olla päivitettynä valuuttakurssit Laskuttajan osoite: on käyttäjän toimipisteen oletusosoite tai, jos niitä on useita, laskun kieleen sopiva osoite Pankkitili: on oletuksena aina tyhjänä. Oletuksena laskulle tulostuu ne tilit, jotka on tallennettu Asetuksissa toimipisteen tietoihin ja ne on ruksittu laskulla näkyviksi. Jos halutaan laskulla näkyvän vain yhden pankkitilin, valitaan tähän kenttään tuo tili. Asiakkaan rastitettavat tulostusparametrit tallentuvat laskun tietoihin laskun muodostusvaiheessa, joten sen jälkeen tehdyt muutokset eivät näy vanhemmilla laskuilla. Muita tietoja voidaan vielä jonkin verran muuttaa vielä laskulla.

71 (70/117) 7.3 Maksukehotus Laskusta voi tulostaa maksukehotuksen, kun laskun eräpäivä on kuluva päivä tai se on menneisyydessä. Valitaan lasku, josta maksukehotus halutaan lähettää ja sitten valitaan Toiminnot > Tulosta maksukehotus. Maksukehotuksen voi tulostaa: - Esikatseluun. Esikatseluun voidaan valita vain yksi lasku kerrallaan. Mikäli maksukehotus tulostetaan esikatselun kautta, ei siitä jää jälkeä laskulle - Suoraan tulostimelle voidaan tulostaa joko yksittäinen maksukehotus tai useammasta laskusta kerrallaan. Tätä kautta otettuna jää maksukehotuksesta jäljet laskulle; maksukehotuksesta muodostuu PDF tiedosto laskun muistiinpanoihin, laskun Maksukehotusten lkm tieto päivittyy ja Viimeisin maksukehotus päivätieto päivittyy - Sähköpostin liitteeksi voidaan tulostaa yksi lasku kerrallaan. Tätä kautta otettuna jää maksukehotuksesta jäljet laskulle; maksukehotuksesta muodostuu PDF tiedosto laskun muistiinpanoihin, laskun Maksukehotusten lkm tieto päivittyy ja Viimeisin maksukehotus päivätieto päivittyy Maksukehotuksen tekstipohjavaihtoehtoja on valmiiksi kaksi. Maksukehotusten tekstit määritellään asetuksissa (Asetukset > Parametrit > Taloushallinnon parametrit > Maksukehotus). Asetuksissa voidaan myös lisätä kokonaan uusia tekstipohjia maksukehotuksille. Kehotustekstiä voi muokata myös laskukohtaisesti ennen maksukehotuksen tulostamista. Muokkaus tehdään Laskutulosteen parametrit ikkunassa, kts. kuva alla. Maksukehotusta tulostettaessa voidaan valita joko Maksukehotus 1 (hienovaraisempi) tai Maksukehotus 2 (tiukempi). Jos Asetuksissa on lisätty omia tekstipohjia, voidaan myös joku niistä valita. Ohjelmisto tarjoaa oletuksena Maksukehotus 1:stä silloin, kun laskusta tulostetaan ensimmäistä kertaa maksukehotusta. Seuraavalla kerralla ohjelmisto oletuksena tarjoaa Maksukehotus 2:sta. Teksti tulostuu maksukehotukselle ensimmäiselle sivulle toimeksiannon nimen yläpuolelle.

72 (71/117) Maksukehotus välilehdellä, kts. kuva yllä, voi laskulle tulostuvan tekstin ja maksukehotustyypin lisäksi muuttaa eräpäivää sekä laskun nimeä (Otsikko -kenttä), joka tulostuu maksukehotukselle. Jos eräpäivän antaa olla kuluva päivä, näkyy maksukehotuksen tulosteessa maksuehtona ja eräpäivänä HETI. Jos eräpäivää muuttaa, näkyy tulosteessa eräpäivänä annettu eräpäivä ja maksuehtona Eräpäivään mennessä. Maksuehdon päiväykseksi tulee sen tulostamispäivä. Yleinen -välilehdellä voi määrittää laskun kielen, laskuttajan osoitteen, valuutan sekä erittelysivun tulostuskriteerit. Maksukehotukseen ei tule oletuksena viivästyskorkoa. Jos viivästyskorko halutaan laskuttaa asiakkaalta, tulee se laskea itse ja kirjata siitä uusi veroton toimenpide. Toimenpide voidaan laskuttaa yksinään ja lasku lisätä samaan kuoreen maksukehotuksen kanssa. Viivästyskorko lasketaan seuraavan logiikan mukaan: x, viivästysmaksu k, viivästyskorko vuosikorkona desimaalimuodossa, esim 10% k = 0,1 pv, kuinka monta päivää maksu on myöhässä S, laskun alkuperäinen bruttosumma x = S * (1 + k) pv/365 - S Esim. 1000e laskulla, jonka maksu on myöhässä 14 päivää ja viivästyskoroksi on määritetty 10%, on viivästysmaksu 3,66e. Tietenkin viivästysmaksuun voidaan lisätä erillinen kiinteä perintämaksu ja/tai käsittelykuluja. 7.4 Laskun peruuttaminen Laskulla olevia toimenpiteitä ja kuluja ei voi muokata sen jälkeen, kun lasku on lähetetty asiakkaalle eli lasku on tilassa Tulostettu tai Lähetetty. Jos laskun toimenpiteisiin tai kuluihin täytyy tehdä muutoksia tai lisäyksiä tai muita laskun tietoja tulisi muuttaa, tulee lasku peruuttaa. Haetaan oikea lasku joko Toimeksianto ikkunasta Laskut alakansiosta tai Taloushallinto tehtäväalueelta Laskut -kansiosta. Kun oikea lasku on valittuna, valitaan Toiminnot > Peruuta lasku, jolloin alla oleva ikkuna aukeaa.

73 (72/117) Laskun peruuttamisen ohessa ohjelmisto tekee taustalla hyvityslaskun, jotta kirjanpito ei sotkeutuisi. Käyttäjän tulee valita taustalla tehtävälle hyvityslaskulle kirjanpidollinen Kirjauspäivä, joka oletuksena on tyhjä. Peruuta lasku ikkunassa näkyy myös normaalilaskun Kirjauspäivä. Mikäli kyseinen kirjanpidonkausi ei ole vielä suljettu ja viety eteenpäin kirjanpitoon, kannattaa hyvityslasku kirjata samalle päivälle kuin mille alkuperäinen normaalilasku on kirjattuna. Mikäli hyvityksen kirjaaminen ei enää onnistu alkuperäisen laskun kirjauspäivän mukaiseksi, kannattaa hyvityslaskun Kirjauspäiväksi määrittää kuluva päivä. Kun hyvityslaskun kirjauspäivä on lisätty ja valitaan OK, muodostaa ohjelmisto hyvityslaskun, joka on saman suuruinen kuin alkuperäinen normaali lasku. Peruutuksen myötä normaalilaskun tilaksi muuttuu Peruttu ja sillä olevat toimenpiteet ja kulut siirtyvät toimeksiannon alle tilaan Avoin. Tämän jälkeen kirjauksiin voi tehdä tarvittavat muutokset, lisäykset tai poistot, ja muodostaa laskun uudestaan. Ensimmäisen laskun laskunumero ei voi käyttää uudestaan vaan uusi lasku saa myös uuden oman numeronsa. HUOM! Mikäli samassa toimeksiannossa on useampi maksaja, tulee kaikkien maksajien laskut peruuttaa ennen kuin toimenpiteet ja kulut vapautuvat toimeksiannon alle muokattaviksi. Laskulla olevat mahdolliset suoritukset estävät laskun perumisen. Kohdistukset tulee ensin mitätöidä. Samat suoritukset voidaan kuitenkin kohdistaa myöhemmin uudestaan uudelle laskulle. Mahdollinen ennakon käyttö mitätöityy automaattisesti ja vapauttaa ennakon uudelleen käytettäväksi. Laskulla olevat hyvitykset eivät estä laskun perumista, mutta tällöin perumisen yhteydessä muodostuva hyvityslasku kattaa vain aiemmin hyvittämättömän osan. Näin laskulla voi olla useampi pätevä hyvityslasku, joiden yhteissumma vastaa laskun maksettavaa osaa. 7.5 Suoritukset normaalilaskuille Suorituksia voidaan tarkastella ja lisätä Suoritukset -kansiossa Taloushallinto -tehtäväalueella tai asiakkaan ikkunassa Suoritukset -alakansiossa. Suorituksia voidaan kirjata myös laskun kautta. Suorituksen kirjauksista on kerrottu jäljempänä. Normaalisuoritusten lisäksi ohjelmistossa voidaan kirjata: - Ennakkosuorituksia, lue aiheesta lisää luvusta Ennakkolaskun suorituksen kirjaaminen ja ennakon kuittaaminen maksetuksi - Laskun oikaisuja eli luottotappiointeja, lue aiheesta lisää luvusta Laskun oikaisu eli luottotappiointi - Maksun palautuksia, lue aiheesta lisää luvusta Maksetun laskun hyvitys ja maksunpalautus Suoritus voidaan kohdistaa yhdelle tai useammalle laskulle tai se voidaan tiliöidä Suorituksen tiedot Suorituksen ja ennakkosuorituksen tiedot ovat identtiset. Suoritus ikkunan tiedot on kuvattu alla. Laskun oikaisun ja maksun palautuksen ikkunat sisältävät vähemmän tietoja. Ne on kuvattu omissa luvuissaan, Laskun oikaisu eli luottotappiointi ja Maksetun laskun hyvitys ja maksunpalautus.

74 (73/117) Laskuttajan tilinumero: tili, jolle suoritus on tullut. Jos Asetuksissa toimipisteen tiedoissa, on määritelty oletuspankkitili, on se Suoritus ikkunassa valmiina. Pankkitilin saa vaihdettua suurennuslasista kentän päästä Tositenumero: suorituksen juokseva tositenumero, jonka ohjelmisto muodostaa automaattisesti tallennuksen yhteydessä. Suoritusnumerointi on automaattinen eikä siihen voida tehdä muutoksia asetuksissa. Suorituksen kirjauspäivän aloittaessa uuden tilikauden, järjestelmä aloittaa numeroinnin taas ykkösestä. Vanhalle tilikaudelle kirjattavat jatkavat edelleen vanhaa numerointia Debet tili: pankkitilin kirjanpidollinen tili tulee pankkitilin perusteella automaattisesti, mutta voidaan vaihtaa pankkitilin lisäämisen jälkeen Valuutta: valitaan suorituksen valuutta. Ohjelma ehdottaa aina pankkitiliin liitettyä valuuttaa (yrityksen oletusvaluutta). Jos valuuttaa vaihdetaan, ilmestyy Suoritus ikkunaan uusi kenttä; Suoritussumma valuutassa, kts. kuva alla. Lisäksi Vaihtokurssi kenttä aktivoituu. Vaihtokurssi tulee suoraan Asetuksista, mutta sitä voidaan manuaalisesti muuttaa. Ohjelmisto laskee vaihtokurssin ja suoritussumma valuutassa tietojen pohjalta Suoritussumma kentän summan, joka siirtyy kirjanpitoon Kirjauspäivä: päivä, jolloin maksu on kirjautunut saajan tilille. Päivämäärä on oletuksena kuluva päivä, mutta päivämäärä tulee vaihtaa oikeaksi kirjauspäiväksi. Suoritus siirtyy kirjanpitoon kirjauspäivän mukaisesti Vaihtokurssi: ohjelmisto näyttää valitun valuutan vaihtokurssin suhteessa oletusvaluuttaan. Vaihtokursseja ylläpidetään Asetuksissa. Vaihtokurssi kenttä on passiivinen, jos suoritus kirjataan oletusvaluutassa. Mikäli valuuttaa vaihdetaan myös Vaihtokurssi kenttä aktivoituu Suoritussumma: on oletuksena laskun avoinna oleva summa. Summaa voi tarvittaessa muuttaa Suoritussumma valuutassa: kenttä tulee näkyviin, kun Valuuttaa vaihdetaan, kts. kuva alla. Suoritussumma valuutassa vaihtuu, jos vaihtokurssia muutetaan. Valuuttasummaa voidaan muuttaa myös manuaalisesti. Suoritussumma muuttuu sen myötä, kun valuuttaa ja/tai suoritussummaa valuutassa muutetaan

75 (74/117) Maksaja: laskun maksajan nimi. Maksajana ohjelmisto oletuksena tarjoaa sitä yritystä tai yksityishenkilöä, joka laskulle on määritetty maksajaksi. HUOM! Oikeusturvatapauksissa tulee muuttaa vakuutusyhtiö maksajaksi, kun laskulle kirjataan vakuutusyhtiöltä tullutta suoritusta Maksajan nimilyhenne: jos suoritus on haettu viitesuorituspaketilla, näkyy tässä pankin kautta tuleva maksajan nimilyhenne Viite: jos suoritus on haettu viitesuorituspaketilla, näkyy tässä viite, jolla asiakas on laskunsa maksanut Viesti: jos suoritus on haettu viitesuorituspaketilla, näkyy tässä asiakkaan kirjoittama viesti, mikäli asiakas ei ole käyttänyt viitettä Suorituksen kirjaus ja kohdistus laskulle Kirjattuja suorituksia voidaan tarkastella Taloushallinto > Suoritukset kansiosta. Kohdistukset -sarakkeesta nähdään, onko suoritus kohdistettu laskulle. Mikäli suoritus on tiliöity kokonaan tai osittain, näkyy tiliöity euromäärä puolestaan Tiliöity sarakkeessa. Kohdistukset- ja Tiliöity sarakkeiden yhteenlaskettu summa tulisi olla sama kuin Suoritussumma sarakkeen yhteensäsumma. Silloin kaikki ohjelmistoon kirjattu raha on kohdistunut joko laskuille tai tiliöity kirjanpidon tileille. Mikäli summat eivät täsmää, on ohjelmistossa suorituksia, joita ei ole kohdistettu laskuille tai tiliöity. Tullut suoritus voidaan kohdistaa laskulle: 1. Laskun kautta 2. Taloushallinto > Suoritukset -kansion kautta tai 3. Viitesuoritusten sisäänluvulla. 1. Laskun kautta Suoritus suositellaan kirjaamaan aina laskun kautta, jos pankista ei tuoda suorituksia viiteaineistona ohjelmistoon. Poikkeuksena ovat ylisuoritukset, joissa joudutaan tekemään myös tiliöinti. Tällaiset suoritukset kannattaa kirjata Taloushallinto tehtäväalueen Suoritukset kansion kautta, jotta samalla saadaan kohdistettua suoritusta laskulle että tehtyä tiliöinti lopulle summalle. Suorituksen voi kirjata laskun kautta: - Taloushallinto > Laskut kansiossa - Toimeksianto ikkunassa Laskut alakansiossa - Asiakas ikkunassa Laskut -alakansiossa Valitaan oikea lasku ja Toiminnot > Kohdista suoritus, kts. kuva alla, jolloin Suoritus ikkuna aukeaa. Suoritus ikkunassa on valmiina Suoritussumma tieto, joka on sama kuin laskun avoin summa ja lisäksi suorituksessa on valmiina Maksaja tieto, joka tulee laskun maksajasta. HUOM! Oikeusturvatapauksissa tulee muuttaa vakuutusyhtiö maksajaksi, kun laskulle kirjataan vakuutusyhtiöltä tullutta suoritusta.

76 (75/117) Kun tarvittavat muutokset Suoritus ikkunaan on tehty, tallennetaan suoritus. Tallentamisen myötä, ohjelmisto tallentaa itse suorituksen ohjelmistoon ja samalla kohdistaa sen laskulle, joka pohjaksi on valittu. Jos asiakas on maksanut laskun kokonaisuudessaan, muuttuu laskun tilaksi Maksettu. Jos asiakas on maksanut vähemmän kuin laskua oli avoinna, voi laskun tulostaa uudestaan avoinna olevalla summalla ja lähettää se asiakkaalle maksettavaksi, tai laskulle voidaan tehdä laskun oikaisu, jolloin puuttuva osa kirjataan luottotappioihin. Ylisuorituksen tapauksessa tulee ylimenevälle osalle tehdä uusi kohdistus esimerkiksi saman maksajan toiselle laskulle tai tiliöinti erilliselle kirjanpidolliselle tilille. 2. Taloushallinto > Suoritukset -kansiossa Suoritusten kirjaus Suoritukset -kansiosta on monivaiheisempaa kuin laskun kautta, sillä Suoritukset kansion kautta suoritukselle tulee hakea kaikki tarvittavat tiedot (kuten Maksaja ja Suoritussumma) ja lisäksi se tulee erikseen kohdistaa asiakkaan laskulle. Valitse peruspainikeriviltä Uusi painikkeesta tai Uusi painikkeen sivussa olevasta nuolesta ja siitä avautuvalta listalta Suoritus, jolloin Suoritus ikkuna avautuu. Suoritus ikkuna on samannäköinen kuin, jos suorituksen kirjaisi suoraan laskun kautta. Siihen tulee vain itse valita Maksaja ja Suoritussumma sekä mahdollisesti korjata muita tietoja. Tämän jälkeen valitaan Tallenna. Kun suoritus on tallennettu saa se juoksevan tositenumeron. Kun suoritus on tallennettu, tulee se lisäksi kohdistaa laskulle. Ennen kohdistusta tulee varmistaa, että suorituksen tiedot ovat oikein, koska kohdistuksen jälkeen suoritus lukittuu eikä siihen enää voi tehdä muutoksia. Suoritus saadaan kohdistettua laskulle Suoritus ikkunassa Kohdistukset alakansiossa valitsemalla Uusi painikkeesta tai Uusi painikkeen sivussa olevasta nuolesta ja siitä avautuvalta listalta valitsemalla Kohdistus.

77 (76/117) Kohdistus ikkunaan, kts. kuva yllä, tulee hakea oikea lasku, jolle tullut raha kohdistetaan. Kun valitaan Lasku kohdassa suurennuslasista, tuo ohjelmisto listan kyseisen maksajan laskuista. Listalta valitaan se lasku, jolle suoritus kuuluu. Kohdistus ikkunassa voidaan muuttaa kirjanpidon Debet tiliä sekä euromääräistä summaa, joka valitulle laskulle kohdistetaan. Kohdistuksen summa ei voi olla suurempi kuin suorituksen summa eikä suurempi kuin laskun avoinna oleva summa. Kirjauspäivä tulee suorituksesta, eikä se voi olla eri kuin suorituksen kirjauspäivä. Suorituksen kirjauspäivä voidaan kuitenkin muuttaa, mikäli yhtään kohdistusta ei ole voimassa. Kun kohdistus tallennetaan, tiedot passivoituvat ja nyt asiakkaalta tullut suoritus on kohdistunut valitulle laskulle. HUOM! Suoritussumma saattaa olla suurempi kuin laskun loppusumma. Silloin asiakkaalta tullut suoritus voidaan kohdistaa useammalle eri laskuille. Tällöin kirjataan aina yksi Kohdistus per lasku eli yhdellä suorituksella voi olla useampia kohdistuksia laskuille. HUOM! Jos suoritettu summa ylittää laskun loppusumman, eikä ylijäänyttä summaa haluta kirjata millekään laskulle, voidaan lopulle osalle tehdä tiliöinti erillisenä kirjauksena. Jos valitaan Uusi painikkeen vierestä nuoli, josta valitaan Tiliöinti. Jotta tiliöinti voidaan tehdä, tulee kirjanpidon tilit olla lisättynä Asetuksissa. Tiliöinnistä lisää luvussa Ali- ja ylisuoritukset sekä suorituksen tiliöinti. 3. Viitesuoritusten sisäänluvulla Suoritukset voidaan tuoda sähköisesti pankkiohjelmasta CSI LakiMieheen viitesuoritusten sisäänluvulla. Sisäänluku tehdään Taloushallinto > Suoritukset kansion kautta valitsemalla Tuo viitesuoritukset -toiminto peruspainikeriviltä. Tämän jälkeen aukeaa Tuo viitesuoritukset ikkuna, kts. kuva alla. Jos Asetuksissa toimipisteen parametreissa on määritelty polku, mihin viiteaineistotiedosto siirtyy pankkiohjelmasta, näkyy se Viitesuoritustiedosto kentässä. Mikäli polkua ei ole Asetuksissa määritelty, voidaan tiedosto etsiä Haku -painikkeelle kentän päädyssä. Kun oikea tiedosto on valittu, valitaan OK, jolloin ohjelmisto antaa yhteenvedon tuoduista suorituksista.

78 (77/117) Esimerkiksi Nordealla tiedosto on.nda-päätteinen tekstitiedosto, mutta tiedoston päätteellä ei ole merkitystä sitä sisäänajettaessa. Tiedoston saa auki esim. Notepadissa ja se sisältää paljon nollia sekä ihan selväkielisiä tekstikohtia. Kun viitetiedosto on haettu, näkyy haettujen suoritusten yhteenveto ruudulla. Yhteenvedossa on eri tapaukset eritelty seuraavasti: - Jos suoritusrivillä näkyy vihreä ns. checkmark, on asiakas maksanut koko laskun avoimen summan verran - Jos suoritusrivillä näkyy nuoli alaspäin, on asiakas maksanut vähemmän kuin mitä laskulla on ollut avointa - Jos suoritusrivillä näkyy nuoli ylöspäin, on asiakas maksanut enemmän kuin mitä laskulla on ollut avointa. Suoritukset kohdistuvat suoraan laskuille viitenumeroiden perusteella, joten erillistä kohdistusta laskuille ei enää tarvitse tehdä. Jos asiakas on maksanut oikealla viitteellä laskun avoinna olevan summan verran, muuttuu kyseisen laskun tila automaattisesti Maksetuksi. Mikäli asiakas maksaa vain osan laskusta, jää lasku avoimeksi ja se voidaan tulostaa uudelleen asiakkaalle maksettavaksi tai tehdä laskun oikaisu ja merkitä luottotappioksi. Jos asiakas maksaa liikaa, jää osa suorituksesta kohdistumatta ja se pitää tiliöidä manuaalisesti Laskun oikaisu eli luottotappiointi Mikäli lasku tulee luottotappioida, tehdään se laskun oikaisulla. Laskun oikaisu näkyy järjestelmässä suorituksena, joka on tyypiltään laskun oikaisu ja laskulla kohdistuksena. Luottotappioinnit näkyvät Suoritusluettelo raportilla omassa ryhmässään. Se voidaan tehdä laskuun osittain tai koko summaan. Laskun oikaisun voi tehdä laskulle kahdella tavalla: 1. Laskun kautta 2. Taloushallinto > Suoritukset kansion kautta 1. Laskun kautta Laskun oikaisun saa tehtyä laskun kautta: - Taloushallinto > Laskut kansiosta - Toimeksianto ikkuna > Laskut alakansiosta - Asiakas ikkuna > Laskut alakansiosta

79 (78/117) Valitaan luottotappioitava lasku ja Toiminnot > Laskun oikaisu. Valinta avaa Laskun oikaisu ikkunan, kts. kuva alla. Laskun oikaisuun tulee valita kirjanpidollinen Debet tili, jolle luottotappiointi kirjataan. Debet tili tulee olla lisättynä ohjelmistoon Asetuksissa, jotta sen voi valita laskun oikaisulle. Kirjauspäiväksi merkitään se päivä, jolle luottotappiointi halutaan kirjata. Luottotappiointi näkyy Suoritusluettelo raportilla Kirjauspäivän mukaan. Suoritussummana on oletuksena laskun avoin summa. Kun laskun oikaisu tallennetaan, kohdistuu se automaattisesti valitulle laskulle, laskun tilaksi muuttuu Maksettu ja sen avoin muuttuu nollaksi. HUOM! Jos laskusta halutaan luottotappioida vain osa, voidaan Suoritussummaa vaihtaa. 2. Taloushallinto > Suoritukset kansion kautta Taloushallinto > Suoritukset kansiossa valitaan Uusi painikkeen vieressä olevasta nuolesta Laskun oikaisu, kts. kuva alla. Ohjelmisto avaa samanlaisen Laskun oikaisu ikkunan kuin laskun päältä kirjattaessa, kts. kuva yllä. Ainoana erona on, että Suoritussumma kenttä on tyhjänä. Laskun oikaisulle tulee valita oikea Debet tili, kirjata Suoritussumma sekä tarpeen vaatiessa vaihtaa Kirjauspäivää. Kun tarvittavat tiedot on lisätty/muutettu, tallennetaan laskun oikaisu. Kun laskun oikaisu on tallennettu, tulee se vielä kohdistaa laskulle. Valitaan Laskun oikaisu ikkunassa Kohdistukset alakansio ja sieltä valitaan Uusi painike, jolloin avautuu alla oleva Kohdistus ikkuna, kts. kuva alla. Ikkunassa voidaan vaihtaa vielä euromäärää (mikäli halutaan sama luottotappiointi jakaa esimerkiksi kahdelle eri laskulle) sekä Debet tiliä. Ikkunassa tulee hakea Lasku kenttään se lasku, jolle luottotappiointi kohdistuu. Kun tarvittavat tiedot on muutettu/lisätty, voidaan kohdistus tallentaa ja sulkea. Nyt ohjelmistoon on kirjattu laskun oikaisu sekä kohdistettu se valitulle laskulle.

80 (79/117) Suorituksen kohdistuksen mitätöinti ja suorituksen poisto Kohdistuksen mitätöinti Jos suorituksen tiedoissa on virheitä ja/tai se on kohdistettu väärälle laskulle, toimitaan seuraavasti; mennään Taloushallinto > Suoritukset kansioon. Haetaan oikea suoritus ja avataan se ruudulle auki. Suoritus ikkunassa valitaan Kohdistukset alakansio ja sieltä valitaan Mitätöi kohdistus, kts. kuva alla. HUOM! Suorituksen saa auki myös laskun kautta, mutta siinä on hieman pidempi linkkiketju: Avaa laskun Kohdistukset -kansio > avaa oikea kohdistusrivi > Kohdistus -ikkunassa avaa Alkuperäinen suoritus -linkki. Toiminto Mitätöi kohdistus avaa alla olevan ikkunan. Mitätöinti kirjautuu automaattisesti kirjanpitoon alkuperäisen suorituksen kirjauspäivän mukaisesti.

81 (80/117) Kohdistuksen mitätöinnin jälkeen suorituksen voi kohdistaa toiselle laskulle tai itse suorituksen perustietoja voidaan muuttaa, sillä ne aktivoituvat kohdistuksen mitätöinnin myötä. Suoritukselle voidaan muuttaa esimerkiksi kirjauspäivää, maksajaa tai suoritussummaa. Suorituksen kohdistuksen mitätöinti toimii samalla lailla niin normaali suorituksiin, laskun oikaisuihin eli luottotappiointeihin, maksun palautuksiin että ennakkosuorituksiin. Suorituksen poisto Mikäli suoritus on tullut kirjattua kahteen kertaan ohjelmistoon tai on muusta syystä aiheeton, voidaan se passivoida tai poistaa kohdistusten mitätöinnin jälkeen. Passivointi/poisto tehdään Taloushallinto tehtäväalueen Suoritukset -kansiossa valitsemalla oikea suoritus listalta ja valitsemalla punaisesta ruksista Poista. Jos poistettavan suorituksen jälkeen on ohjelmistoon kirjattu uusia suorituksia tai suorituksessa on mitätöityjä kohdistuksia, ei ohjelma poista suoritusta, vaan ehdottaa sen passivointia, kts. kuva alla. Kirjanpidollisesti tämä vastaa poistoa Ali- ja ylisuoritukset sekä suorituksen tiliöinti Tilanteissa, joissa tullut suoritus ja laskun avoinna oleva summa eivät täsmää, toimitaan seuraavasti: Alisuoritus Mikäli asiakkaalta tulee alisuoritus, voidaan: A. Kirjataan suoritus laskun avoimen summan mukaisesti B. Kirjata tullut suoritus suoraan laskulle ja loppusumma joko hyvitetään tai kirjataan luottotappioksi A. Kirjataan suoritus laskun avoimen summan mukaisesti Suoritus tulee kirjata Taloushallinto > Suoritukset kansiosta. Tallennetaan suoritus samalla summalla kuin laskulla on avointa, esimerkissämme laskun avoin on 215,26. Kun suoritus on tallennettu, mennään Kohdistukset alakansioon. Ensin lisätään kohdistus laskulle sillä summalla kuin asiakas on maksanut, kts. kuva alla (esimerkissä asiakas on maksanut 214,00 ). EUR kohtaan merkitään asiakkaalta tullut summa, 214,00. Debet tilinä on pankkitilin kirjanpidollinen tili. Kun oikea lasku on haettu, tallennetaan ja suljetaan kohdistus.

82 (81/117) Tämän jälkeen tehdään uusi kohdistus. Ohjelmisto tarjoaa loppusuorituksen summaa EUR kohtaan. Debet tiliin vaihdetaan kirjanpidon tili, jolle loppusumma kirjataan. Esimerkissämme on valittu Pankkikulu tili, kts. kuva alla. Tämä on ajankohtainen valinta, mikäli asiakas on ulkomaalainen ja pankki on vähentänyt suorituksesta oman kulunsa pois. Vastaavasti Debet tiliksi voidaan hakea myös Luottotappio tili. Luottotappiokirjauksen voi tehdä myös suoraan laskun päältä, kts. kohta B. Lasku kohtaan haetaan sama lasku kuin mille aiempi kohdistus kirjattiin. Nyt kohdistus voidaan tallentaa ja sulkea. Yllä kuvattujen toimenpiteiden jälkeen lasku menee tilaan Maksettu ja poistuu avointen listalta. B. Kirjataan tullut suoritus suoraan laskulle ja loppusumma joko hyvitetään tai kirjataan luottotappioksi Toinen vaihtoehto alisuorituksen käsittelyyn on, että ensin kirjataan laskun päältä suoritus. Suoritus kirjataan sillä summalla, minkä asiakas on maksanut. Tämän jälkeen loppusumma joko hyvitetään tai kirjataan luottotappioksi. Sekä hyvitys että luottotappiointi tehdään laskun päältä. Luottotappiointikirjaus voidaan tehdä myös kohdan A mukaisesti. Ylisuoritus ja tiliöinti Asiakkaalta tullut ylisuoritus voidaan joko palauttaa asiakkaalle tai tiliöidä esim. korko- tai ylisuoritusten tilille. Suoritus kirjataan Taloushallinto > Suoritukset kansiosta. Suoritus kirjataan samalle summalle kuin asiakkaalta on tullut rahaa. Kun suorituksen tiedot on täydennetty, tallennetaan suoritus ja siirrytään Kohdistukset alakansioon. Ensin kohdistetaan laskun avoimen verran asiakkaan laskulle. Esimerkissämme laskun avoin on 492,00, joka merkitään EUR -kohtaan ja Lasku kohtaan haetaan asiakkaan lasku, kts. kuva alla. Kun tarvittavat tiedot on muutettu, tallennetaan ja suljetaan kohdistus. Kun laskun kohdistus on tehty, menee lasku tilaan Maksettu ja se poistuu avointen listalta. Tämän jälkeen loppu suoritussumma tiliöidään. Suoritus ikkunan Kohdistukset alakansiossa valitaan Uusi painikkeen viereisestä nuolesta Tiliöinti, kts. kuva alla.

83 (82/117) Valinta avaa alla olevan Tiliöinti ikkunan. EUR kohdassa on se summa, joka suorituksesta on laskun kohdistuksen jälkeen jäänyt jäljelle. Debet tilinä säilytetään pankkitilin kirjanpidollinen tili. Kredit tili kohtaan valitaan sopiva kirjanpidollinen tili, kuten Ylisuoritukset, mikäli rahaa ei asiakkaalle enää palauteta. Jos ylijäävä summa palautetaan asiakkaalle, valitaan Kredit tiliksi Maksun palautus tili. Valintojen jälkeen Tiliöinti ikkuna voidaan tallentaa ja sulkea. Tämän myötä suoritus on saatu kohdennettua kokonaan; osa kohdistettu laskulle ja osa tiliöity kirjanpidolliselle tilille. 7.6 Ennakkolaskut Ennakkolaskuja voidaan tarkastella asiakkaan tietojen kautta, jolloin näkyvät kaikki kyseisen asiakkaan ennakkolaskut riippumatta siitä, onko niitä kiinnitetty toimeksiantoihin vai ei. Toimeksiannon tietojen kautta voidaan tarkastella kyseiseen toimeksiantoon liitettyjä ennakkolaskuja. Taloushallinto > Ennakkolaskut kansiossa näkyvät kootusti kaikki ohjelmistoon tallennetut ennakkolaskut Ennakkolaskun muodostaminen ja tiedot Ennakkolaskuja voidaan muodostaa: 1. Taloushallinto > Ennakkolaskut kansiossa 2. Toimeksianto ikkuna > Ennakkolaskut alakansiossa 3. Asiakas -ikkuna > Ennakkolaskut -alakansiossa. Valitaan Uusi painikkeesta, jolloin Ennakkolasku ikkuna, kts. kuva alla, avautuu. Jos ennakkolasku muodostetaan asiakkaan alta, on kyseinen asiakas oletuksena Maksajana. Jos ennakkolasku muodostetaan toimeksiannon alta, on kyseinen toimeksianto oletuksena Toimeksianto kentässä ja Maksajana toimeksiannon osapuoli, jolle on määritelty rooliksi Maksaja.

84 (83/117) Yleinen -välilehti Maksaja: ennakkolaskun maksaja. Mikäli maksajaa ei näy, tulee se hakea ko. kenttään Maksajan osoite: tieto tulee automaattisesti, kun Maksaja on valittu. Osoitteen voi tarvittaessa vaihtaa. HUOM! Jotta osoiteen voi vaihtaa, tulee se ensin tallentaa asiakkaan tietoihin Toimeksianto: ennakkolasku voidaan kiinnittää asiakkaan tiettyyn toimeksiantoon. Tämä tieto ei kuitenkaan ole pakollinen. HUOM! Asiakkaalla ei saa olla toimeksiannossa oikeusturvatietoja. Tavalliset ennakot on estetty oikeusturvatoimeksiannoissa, jotta omavastuuosuuksien laskenta ei sekoittuisi Maksajan yhteyshenkilö: maksajan asiakastietoihin määritelty yhteyshenkilö. Yhteyshenkilön voi muuttaa tai lisätä, jos sitä ei oletuksena ole merkitty. HUOM! Jotta yhteyshenkilön saa lisättyä/muutettua, tulee se ensin tallentaa asiakkaan tietoihin Kirjauspäivä: oletuksena kuluva päivä. Jos kirjauspäivää muutetaan, muuttuu eräpäivä sen mukaisesti. Ennakkosuoritusta ei voi tallentaa aiemmaksi kuin mikä ennakkolaskun Kirjauspäivä on Eräpäivä: tulee oletuksena Asetuksiin merkityn maksuehdon mukaisesti. Eräpäivän voi muuttaa manuaalisesti. Se muuttuu automaattisesti Kirjauspäivää muutettaessa Maksettava: maksettava summa. HUOM! Tähän kenttään merkitään ennakkolaskun bruttosumma Laskun kieli: tulee oletuksena asiakkaan/toimeksiannon tiedoista. Lasku tulostuu valitulla kielellä. Kielen voi tarvittaessa myös muuttaa Verollisuus: verollisuus tulee oletuksena asiakkaan/toimeksiannon tiedoista eikä sitä voi ennakkolaskulla enää muuttaa Laskun numero: ohjelmisto antaa automaattisesti ennakkolaskun numeron Viivästyskorko: Asetuksissa määritelty viivästyskorko. Viivästyskoron voi myös muuttaa ennakkolaskukohtaisesti Laskutusyhteyshenkilö: oletuksena laskun tekijä. Jos ennakkolaskuun kiinnitetään toimeksianto, johon on määritetty joku toinen laskutusyhteyshenkilöksi, muuttuu tieto toimeksiannon laskutusyhteyshenkilön mukaisesti Viitenumero: ennakkolaskun tallennuksen jälkeen ohjelmisto muodostaa sille automaattisesti viitenumeron Laskuntekijä: ohjelmiston käyttäjä, joka on muodostanut laskun. Tätä tietoa ei voida muuttaa Tulostuspäivä: kun lasku tulostetaan suoraan tulostimelle, se saa automaattisesti tulostuspäivän Lisätiedot välilehti Lisätiedoissa on Vapaa teksti kenttä. Kyseisen kentän teksti tulee näkyviin ennakkolaskulle. Lisäksi Lisätiedot välilehdellä näkyvät Oikeusturvatiedot, jos kyseessä on omavastuu-ennakkolasku, aiheesta lisää luvussa 7.8 Oikeusturvatapausten laskutttaminen.

85 (84/117) Kun tarvittavat muutokset on tehty, ennakkolasku tallennetaan. Lasku saa automaattisesti ennakkolaskunumeron. Ennakkolaskua voi esikatsella valitsemalla Ennakkolasku ikkunassa peruspainikeriviltä Esikatselu painikkeen. Ennakkolaskun voi tulostaa suoraan Ennakkolasku ikkunasta valitsemalla Toiminnot > Tulosta lasku. Vaihtoehtoina ovat Suoraan tulostimelle, PDF, Sähköpostin liitteeksi ja Tulosta Finvoice lasku. Normaalilaskun tavoin myös ennakkolaskusta muodostuu PDF tiedosto Muistiinpanot välilehdelle, jos se tulostetaan printterille tai lähetetään s-postin liitteenä. Ennakkolaskun erittelysivulle ei tulostu listaa toimenpiteistä ja kuluista, sillä kyseessä on ns. työn laskutus ennakkoon. Erittelysivulle tulostuu yksi rivi, jonka vakiotekstin voi määritellä Asetuksissa, Asetukset > Parametrit > Yleiset parametrit > Vakiotekstit. Yksittäiselle ennakkolaskulle tekstiä voi muokata Ennakkolasku ikkunassa Ennakkolaskurivit alakansiossa. Ennakkolaskua voidaan muokata, jos lasku on tilassa Avoin, Tulostettu tai Lähetetty. Ennakkolaskulla voi jälkikäteen muuttaa kirjauspäivää, eräpäivää, maksettavan summaa tai toimeksiannon tietoja. Jos ennakkolaskulle on jo kirjattu suoritus, saadaan se takaisin tilaan Avoin mitätöimällä suorituksen kohdistus, kunhan siitä ei ole vielä osaakaan käytetty normaalilaskulle. Mikäli kytkös tiettyyn toimeksiantoon halutaan poistaa ennakosta, valitaan Toimeksianto kentän päässä olevasta suurennuslasista ja valitaan aukeavasta ikkunasta Poista arvo. Tällöin ohjelmisto tyhjentää Toimeksianto kentän tiedot ja ennakko on tämän jälkeen kiinnittynyt ainoastaan kyseiseen asiakkaaseen. Ilman toimeksiantoa maksettu ennakko käytetään laskunmuodostusjärjestyksessä kaikissa toimeksiannoissa, joissa asiakas on maksavana osapuolena Ennakkolaskun suorituksen kirjaaminen ja ennakon kuittaaminen maksetuksi Suoritus ennakkolaskulle voidaan kirjata kahdella tavalla: 1. Ennakkolaskun kautta a. Taloushallinto > Ennakkolaskut kansio b. Asiakkaan tai toimeksiannon Ennakkolaskut alakansio 2. Taloushallinto > Suoritukset kansiossa (Uusi > Ennakkosuoritus) 1. Ennakkolaskun kautta Asiakkaan maksaman ennakkosuorituksen voi kohdistaa ennakkolaskulle suoraan ennakkolaskun kautta. Ennakkolaskun voi hakea asiakkaan tai toimeksiannon alta tai Taloushallinto > Ennakkolaskut -kansiosta. Valitaan oikea ennakkolaskurivi ja valitaan Toiminnot > Kohdista suoritus, kts. kuva alla. Valinnan jälkeen ruudulle aukeaa samanlainen Suoritus ikkuna kuin normaalisuoritusta kirjattaessa, kts. luku Suorituksen tiedot.

86 (85/117) Suoritus ikkunaan tehdään tarvittavat muutokset/lisäykset. Tarkistetaan, että suorituksella on oikea Kirjauspäivä, pankkitilitiedot, Suoritussumma sekä Maksaja. Kun tiedot on muokattu, tallennetaan suoritus, jolloin se automaattisesti kohdistuu kyseiselle ennakkolaskulle. Kokonaissuorituksen tapauksessa ennakkolaskun tilaksi muuttuu Maksettu. Mikäli halutaan kirjata osittainen suoritus, ennakko jää avoimeksi eikä kohdistu normaalilaskuille. Ennakko saadaan kohdistumaan asiakkaan maksamalla osalla normaalilaskuille kuittaamalla loppuennakko maksetuksi, lue aiheesta lisää luvusta Ennakkolaskun suorituksen kirjaaminen ja ennakon kuittaaminen maksetuksi. 2. Taloushallinto > Suoritukset kansiossa Ennakkosuorituksen voi kirjata myös Taloushallinto > Suoritukset -kansiossa. Valitaan Uusi painikkeen vierestä nuolesta ja valitaan avautuvalta valintalistalta Ennakkosuoritus, kts. kuva alla, jonka jälkeen aukeaa Suoritus ikkuna. Avautuva Suoritus ikkuna on samanlainen kuin normaalisuoritusta kirjattaessa. Ennakkosuoritus -ikkunassa Suoritussumma- ja Maksaja kentät tulee täydentää. Tarvittaessa Kirjauspäivän ja pankkitilitiedot voi muuttaa. Kun tiedot on kirjattu, tallennetaan suoritus. Tämän jälkeen valitaan Kohdistukset alakansio ja sieltä Uusi painike. Kohdistus ikkunaan voidaan vaihtaa summaa sekä debet tiliä. Lisäksi ikkunaan tulee valita se ennakkolasku, jolle suoritus kohdistetaan. Kun tarvittavat tiedot on lisätty, voidaan kohdistus tallentaa ja sulkea. Jos asiakas oli maksanut ennakkolaskun kokonaisuudessaan, muuttuu ennakkolaskun tilaksi Maksettu. Ennakkolaskun Avoin summa muuttuu nollaksi ja Käytetty summa muuttuu nollasta ennakkolaskun kokonaissummaksi. Käytetty tieto kertoo sen, paljonko ennakkoa on jäljellä käytettäväksi normaalilaskuille. Ennakon kuittaaminen maksetuksi Vain kokonaan maksettu ennakko kohdistuu normaalilaskulle. Ennakkolasku, johon on tullut osasuoritus, voidaan kuitata kokonaan maksetuksi. Kirjaus tehdään Ennakkolaskun kautta, joko Taloushallinto > Ennakkolaskut kansiosta tai asiakkaan tai toimeksiannon alta Ennakkolaskut alakansiosta. Valitaan oikea ennakkolaskurivi ja valitaan Toiminnot > Kuittaa ennakkolasku maksetuksi. Toimintoa on tarkoitus käyttää silloin, kun ennakko halutaan käyttöön normaalilaskujen maksuun niiltä osin kuin ennakkoa on maksettu. Maksetuksi kuittamisen myötä ennakkolaskun käytettävissä oleva summa on aiempien suoritusten yhteenlaskettu summa, avoinna oleva summa muuttuu nollaksi ja laskun tilaksi tulee Maksettu. Ennakkoon on silti mahdollista myöhemmin kirjata jatkosuoritus. HUOM! Kyseinen toiminto on aktiviisena vain silloin jos valitulle ennakkolaskulle on kirjattu osasuoritus.

87 (86/117) Ennakkosuorituksen kohdistuksen mitätöinti Ennakkosuorituksen kohdistuksen mitätöinti toimii samalla tavoin kuin normaalilaskun suorituksen osalta. Ennakkosuoritus ikkunassa voidaan Kohdistukset alakansiossa mitätöidä ennakkosuorituksen kohdistus. Tämän jälkeen suorituksen perustietoja voi käydä muokkaamassa samalla tavoin kuin tavallisessa suorituksessa ja/tai ennakkosuoritus voidaan kohdistaa jollekin toiselle ennakkolaskulle. Ennakon kohdistus voidaan mitätöidä vain, jos ennakkoa ei ole käytetty vielä normaalilaskulle Ennakon kohdistuminen normaalilaskulle Kun ennakko on tilassa Maksettu, se kohdistuu automaattisesti seuraavalle muodostettavalle laskulle, joka luodaan. Lasku, johon ennakko kohdistuu, määräytyy seuraavasti: 1. Jos asiakkaalla on useampi toimeksianto ja ennakkolasku on liitetty pelkästään asiakkaaseen, kohdistuu maksettu ennakko seuraavaan laskuun, joka asiakkaalle tehdään toimeksiannosta riippumatta. 2. Jos asiakkaalla on useampi toimeksianto ja ennakkolasku on liitetty asiakkaan lisäksi myös tiettyyn toimeksiantoon, kohdistuu maksettu ennakko seuraavaan laskuun, joka tehdään liitettyyn toimeksiantoon. 3. Mikäli asiakkaalla on useita maksettuja ennakoita, kohdistaa ohjelmisto ne kaikki omina ennakon käyttöinä laskulle. Ennakoiden käyttöjärjestys on vanhimmasta uusimpaan niin, että ohjelmisto kohdistaa ensin ennakot, jotka on liitetty toimeksiantoon ja niiden jälkeen kohdistaa laskulle sellaiset ennakot, jotka on liitetty pelkästään asiakkaaseen. Kohdistuva ennakko näkyy normaalilaskun esikatselussa (Toimeksianto > peruspainikerivi > Laskun esikatselu > Valittuun päivään/kausilasku). Mikäli muodostettavan laskun loppusumma on pienempi kuin ennakon summa, kohdistuu tulevalle laskulle sen avoimen verran ennakkoa. Tällöin laskun loppusummaksi tulee 0,00 euroa. Ylijäävä ennakko jää odottamaan seuraavaa normaalilaskua. HUOM! Ennakko ei näy Laskun muodostus ikkunassa. Kun maksettu ennakko on kokonaisuudessaan kohdistettu normaalille laskulle, muuttuu ennakkolaskun tila Maksetusta Käytetyksi. Lisäksi Ennakkolasku ikkunassa Ennakon käyttö alakansiossa näkyvät kaikki normaalilaskuille käytetyt summat. Jos yhdestä ennakkolaskusta on muodostunut kohdistuksia useampaan normaalilaskuun, näkyvät kaikki laskut listalla. Lisäksi ennakon tiedot näkyvät normaalilaskun ikkunassa Maksettavan erittely välilehdillä, kts. kuva alla, sekä Kohdistukset alakansiossa. Lasku ikkunan Kohdistukset alakansiossa ennakko näkyy Ennakon käyttö -nimellä. Sieltä ennakon käyttö voidaan laskulta mitätöidä, jolloin ennakko vapautuu uudelleen käytettäväksi seuraaville laskuille.

88 (87/117) Ennakon käytön mitätöinti normaalilaskulta Ennakon käytön pystyy mitätöimään normaalilaskun ikkunassa Kohdistukset -alakansiossa. Valitaan Ennakon käyttö rivi ja peruspainikeriviltä Mitätöi kohdistus, kts. kuva alla. Mitätöinnin jälkeen ennakko on uudelleen käytettävissä tai palautettavissa asiakkaalle käyttämättömän summan osalta. Kun kaikki ennakon käytöt on mitätöity, normaaliennakko palaa tilaan Maksettu. Mitätöinti on mahdollista vain, mikäli suorituksen kirjauspäivän mukainen kirjanpitokausi on avoimena Ennakon palautus ja ennakkolaskun mitätöinti Ennakon palautus Mikäli kaikkea asiakkaan maksamaa ennakkoa ei käytetä laskujen maksamiseen, voidaan loppu ennakko palauttaa. Kirjaus tehdään Ennakkolaskun kautta, joko Taloushallinto > Ennakkolaskut kansiosta tai asiakkaan tai toimeksiannon alta Ennakkolaskut alakansiosta. Valitaan oikea ennakkolasku ja valitaan Toiminnot > Palauta ennakko. Ennakon palautus on järjestelmässä oman tyyppisensä suoritus, mutta se voidaan tehdä vain ennakkolaskun kautta. Ennakon palautus näkyy suoritusluettelossa omassa ryhmässään. Ennakkolaskun mitätöinti Ennakkolaskun voi mitätöidä, jos se on tilassa Avoin, Tulostettu tai Lähetetty. Jos lasku on jo tilassa Maksettu, tulee ennakko palauttaa, kts. ylempi kappale, tai ensin mitätöidä ennakkolaskulta ennakkosuorituksen kohdistus, jonka jälkeen itse ennakkolaskun saa mitätöityä. Kyseisessä tapauksessa ennakkosuoritus tulee joko poistaa/passivoida tai kohdistaa toiselle ennakkolaskulle.

89 (88/117) Ennakkolaskun mitätöinnin voi tehdä Ennakkolaskut kansiossa joko Taloushallinto -tehtäväalueella, asiakastai toimeksiantoikkunassa. Valitaan oikea ennakkolasku ja Toiminnot > Mitätöi ennakkolasku. Mitätöinti ei vaikuta kirjanpitoon, sillä itse ennakkolasku ei siirry kirjanpitoon. Ennakko näkyy kirjanpidossa vasta, kun ennakkosuoritus tulee asiakkaalta Omavastuuennakko Omavastuuennakko toimii eri tavalla kuin tavallinen ennakko, lue aiheesta lisää luvusta 7.8 Oikeusturvatapausten laskuttaminen. Omavastuuennakko muodostetaan aina oikeusturvalaskun tulostusvaiheessa. Sille kohdistettu suoritus kuittaa ennakon heti tilaan Käytetty, sillä ennakko kohdistuu heti vakuutusyhtiölle lähetettyyn normaalilaskuun. Ohjelmistossa asiakkaalta tullut suoritus omavastuuennakolle näkyy normaalisuorituksena. Omavastuuennakkolasku erottuu normaaliennakosta Lisätieto -välilehdellä olevien oikeusturvatietojen avulla. 7.7 Hyvityslaskut Hyvityslasku tehdään silloin, kun lasku on jo muodostettu, mutta sen summaa tulisi alentaa. Tällaisessa tapauksessa puhutaan osahyvityksestä. Mikäli asiakkaalle on muodostettu lasku, joka on täysin aiheeton, tehdään laskulle kokonaishyvitys. Kokonaishyvityksen myötä laskulla olevat kirjaukset jäävät tilaan Laskutettu eikä niitä voi enää myöhemmin laskuttaa asiakkaalta. Ohjelmisto tekee taustalla hyvityslaskun myös silloin, kun normaalilasku peruutetaan. Laskun peruuttamisesta lisää luvussa 7.4 Laskun peruuttaminen. Hyvityslaskuja voidaan tarkastella asiakkaan tai toimeksiannon Hyvityslaskut alakansiossa tai Taloushallinto > Hyvityslaskut kansiossa. Hyvityslaskut alakansio löytyy myös normaalilaskun ikkunasta, jolloin siellä näkyy juuri kyseiselle laskulle tehdyt hyvityslaskut. Hyvityslasku vähentää yrityksen myyntiä ja tästä syystä hyvityslaskun näkyvät Myyntipäiväkirja raportilla Hyvityslaskun muodostaminen Uuden hyvityslaskun muodostaminen tapahtuu AINA normaalilaskun kautta. Normaalilaskun voi avata asiakkaan tai toimeksiannon alta, tai Taloushallinto > Laskut kansion kautta. Valitaan oikea lasku ja Toiminnot > Tee hyvityslasku, jolloin aukeaa alla oleva Hyvitys ikkuna.

90 (89/117) Hyvitys ikkunassa näkyy vasemmassa yläreunassa sen normaalilaskun numero, johon tehtävä hyvitys kohdistuu. Hyvitys välilehti Kirjauspäivä: hyvityslasku siirtyy kirjanpitoon Kirjauspäivän mukaisesti. Hyvityslaskun kirjauspäivä ei voi olla aiempi kuin normaalilaskun kirjauspäivä, jolle hyvitys kohdistuu Hyvitettävän laskun kirjauspäivä: tässä näkyy sen normaalilaskun kirjauspäivä, jolle hyvitys kohdistuu. Hyvitystä ei voi kirjata aiemmaksi kuin mihin normaalilasku on kirjattu Syötä hyvitettävät summat: voidaan valita, annetaanko hyvitys bruttona vai nettona. Ohjelmisto oletuksena tarjoaa brutto vaihtoehtoa. Jos syöttötapa vaihdetaan netoksi, näkyvät myös kaikki muut summat ikkunassa nettona Hyvitettävät summat: hyvitettäviin summiin voidaan merkitä kuinka paljon hyvitetään toimenpiteitä ja kuinka paljon kuluja. Oletuksena annettu hyvitys jakautuu tasaisesti kaikkiin kirjauksiin, sillä oletuksena kaikki kirjaukset on valittuna hyvitettäviksi Laskun avoimet summat: ohjelmisto näyttää paljonko laskulla on tällä hetkellä avoinna toimenpiteitä ja kuluja. Oletuksena summat näkyvät bruttona. Mikäli hyvityksen syöttötapa muutetaan netoksi, näkyvät myös laskun avoimet summat nettona

91 (90/117) Laskun alkuperäiset summat: ohjelmisto näyttää paljonko laskulla on ollut sen luontivaiheessa toimenpiteitä ja kuluja. Oletuksena summat näkyvät bruttona. Mikäli hyvityksen syöttötapa muutetaan netoksi, näkyvät myös laskun alkuperäiset summat nettona Hyvitettävät laskurivit: oletuksena kaikki laskulla olevat kirjaukset on valittuna ja hyvitys kohdistuu niihin kaikkiin. Jos poistetaan ruksi ylimmästä ruudukosta, kts. kuva yllä (kohta 1), poistuu rivivalinta kaikilta toimenpiteiltä sekä kuluilta. Tämän jälkeen voidaan valita yksi tai useampi rivi, joille hyvitys halutaan kohdistaa. Rivikohtainen valinta tehdään ruksittamalla rivin edessä oleva ruudukko. Rivivalinta voidaan kerralla poistaa myös vain joko pelkiltä toimenpiteiltä tai pelkiltä kuluilta, kts. kuva yllä (kohdat 2). Jos hyvitystä annetaan rivikohtaisesti, kannattaa hyvitys antaa suoraan riville. Hyvitys annetaan Hyvitys brutto/netto sarakkeeseen oikean toimenpiteen tai kulun kohdalle, kts. kuva yllä. Riville syötetty hyvitys tulee näkyviin myös Hyvitettävät summat > Toimenpiteitä- ja Kuluja -kohtiin. Jos käyttäjä valitsee useamman rivin ja syöttää hyvitettävän summan suoraan Hyvitettävät summat > Toimenpiteitä- ja Kuluja kohtiin, jakaa ohjelmisto annetun hyvityksen tasaisesti kaikille valituille riveille. Laskun historia välilehti Välilehti on jaettu kahteen osaan; Hyvityslaskut ja Kohdistukset, kts. kuva alla. Hyvityslaskut: jos normaalilaskulle on tehty aiemmin hyvityksiä, näkyvät kyseiset hyvityslaskut tässä kohtaa. Kaksoisklikkaamalla riviä, aukeaa kyseinen hyvityslaskuikkuna ruudulle Kohdistukset: jos normaalilaskulle on kohdistettu ennakkoa tai suoritusta, näkyvät ne tässä kohtaa. Kaksoisklikkaamalla aukeaa ennakon käytön/suorituksen kohdistuksen ikkuna ruudulle. Kun hyvitykselle on tarpeelliset tiedot täydennetty, valitaan OK, jolloin hyvityslasku tallentuu. Juuri muodostettu hyvityslaskun tila on Hyvitetty. Jos Hyvitys ikkunassa valitaan Peruuta, ei hyvityslasku tallennu.

92 (91/117) Hyvityslaskun saa tulostettua asiakkaan, toimeksiannon tai normaalilaskun alta tai Taloushallinto > Hyvityslaskut -kansiosta. Valitse oikea hyvityslasku ja Toiminnot > Tulosta lasku. Muiden laskujen tapaan hyvityslaskun voi tulostaa Suoraan tulostimelle, PDF:ksi, Sähköpostin liitteeksi tai lähettää asiakkaalle verkkolaskuna. Hyvityslaskua voidaan myös esikatsella, joko valitsemalla peruspainikeriviltä Esikatselu pikapainike tai Toiminnot > Esikatselu. Jos hyvityslaskun tulostaa suoraan tulostimelle, muuttuu sen tila Hyvitetystä Tulostetuksi. Jos valitaan Sähköpostin liitteeksi tai lähetetään verkkolaskuna, muuttuu hyvityslaskun tilaksi Lähetetty. Molemmissa tapauksissa ohjelmisto muodostaa hyvityslaskusta PDF tiedoston Muistiinpanot välilehdelle. Kokonaishyvityslaskun saa tulostettua samalla tavoin kuin normaalinkin hyvityslaskun Kokonaishyvitys Jos asiakkaalle lähetetty lasku on täysin aiheeton eikä sillä olevia toimenpiteitä ja kuluja tulla asiakkaalta myöhemmin laskuttamaan, tehdään normaalilaskulle kokonaishyvitys. Hyvitys ikkunassa merkitään Hyvitettävät summat > Toimenpiteitä- ja Kuluja -kenttiin samat summat kuin Laskun avoimet summat > Toimenpiteitä- ja Kuluja kentissä on ja valitaan OK. Siitä seuraa, että normaalilaskun tilaksi muuttuu Hyvitetty, ja sillä olevat toimenpiteet ja kulut jäävät tilaan Laskutettu eli ne jäävät lukittuina toimeksiannon alle. Myös jo maksetun laskun voi hyvittää kokonaan Hyvityslaskun kumoaminen Jos hyvityslasku tulee tehtyä väärälle laskulle tai se on muuten virheellinen, voi sen vielä peruuttaa. Peruutus tehdään hyvityslaskun päältä (esim. Taloushallinto > Hyvityslaskut -kansiossa). Valitaan oikea hyvityslasku ja Toiminnot > Kumoa hyvityslasku, jolloin alla oleva ikkuna aukeaa. Toiminnallisuus ei hävitä alkuperäistä hyvityslaskua, sillä se näkyy kirjanpidossa. Kumoamisen myötä ohjelmisto tekee kumotulle hyvityslaskulle vastakirjauksen, joka on positiivinen hyvityslasku. Näin kirjanpito pysyy kohdillaan, vaikka hyvityslasku on peruttu. Hyvityslaskun kumoaminen näkyy kirjanpidossa sen mukaan, mikä merkitään Kumouksen kirjauspäiväksi, kts. kuva yllä. HUOM! Kumoaminen on mahdollista tehdä vain sellaisille hyvityslaskuille, jotka on tehty hyvitystoiminnolla. Laskun peruutuksen synnyttämää hyvityslaskua ei voi perua. Jos normaalilaskun tila on hyvitetty, hyvityksen voi perua. Jos normaalilaskun tila on peruttu, hyvitystä ei voi perua Maksetun laskun hyvitys ja maksunpalautus Hyvitys voidaan tehdä myös jo maksettuun laskuun. Maksetulle laskulle tehtävä hyvitys avaa samanlaisen Hyvitys ikkunan kuin avoimelle laskulle hyvitystä tehtäessä. Kun maksettua laskua hyvitetään, muuttuu normaalilaskun avoin summa negatiiviseksi. Vaikka laskun avoin muuttuu negatiiviseksi, säilyy laskun tilana Maksettu.

93 (92/117) Koska laskun avoin on negatiivinen, tulee normaalilaskulle hyvityksen jälkeen tehdä maksun palautus, kts. kuva yllä. Maksun palautus oikaisee laskun avoimen nollaksi ja maksun palautus kirjaus näkyy Suoritusluettelo raportilla. Maksun palautus ikkunassa, kts. kuva alla, täydennetään tarvittavat tiedot ja tallennetaan. Kirjauspäiväksi merkitään se päivä, jolloin raha konkreettisesti siirretään yrityksen tililtä asiakkaalle. 7.8 Oikeusturvatapausten laskuttaminen Oikeusturvatiedot toimeksiannon osapuolelle Oikeusturvatapauksissa tulee toimeksiannolla päämiehen osapuolen tietoihin täyttää oikeusturvatiedot, kts. kuva alla. Jotta omavastuuosuuden laskenta onnistuu, tulee kaikki oikeusturvatietojen kohdat täydentää.

94 (93/117) Oikeusturvatiedot Vakuutusyhtiö: valitaan se vakuutusyhtiö, mistä asiakkaan oikeusturva on Omavastuu bruttosummasta: yksityisasiakkaalla kohta on aina ruksitettu eikä sitä pysty vaihtamaan. Tällöin omavastuu lasketaan bruttosummasta ja laskujen alvit jakautuvat sekä päämiehen että vakuutusyhtiön maksettavaksi. Yritysasiakkaalla kohta on oletuksena tyhjä, jolloin omavastuu lasketaan nettosummasta ja laskujen alvit veloitetaan kokonaisuudessaan päämieheltä. Yritysasiakkaiden kohdalla on kuitenkin mahdollista ruksittaa kohta, mikäli kyseessä ei ole arvonlisäverovelvollinen yhteisö, jolloin laskutus toimii kuten yksityishenkilöiden osalta Oikeusturvanumero: päämiehen oikeusturvan numero, joka on ilmoitettu vakuutustiedoissa Omavastuuprosentti: päämiehen omavastuuprosentti, joka on ilmoitettu vakuutustiedoissa Maksimi: vakuutusyhtiön ilmoittama maksimikorvaussumma. Kun päämies on yksityishenkilö, merkitään maksimi bruttona (omavastuu lasketaan bruttosummasta). Kun päämiehenä on yritys, merkitään maksimi nettona (omavastuu lasketaan nettosummasta). Kuitenkin, jos yritysasiakkaalla on ruksitettu kohta Omavastuu bruttosummasta, tulee myös maksimimäärä ilmoittaa bruttona HUOM! Maksimisumman tulee aina sisältää myös omavastuuosuuden Minimi omavastuu: euromääräinen minimi omavastuu, joka tulee vähintään päämiehen maksettavaksi, mikäli omavastuuprosentti ei täyty Omavastuu-ennakkolasku kysely: päämiehelle saadaan muodostettua omavastuulasku vain silloin, kun tämä kysely on päällä eli ruksitettu. Kyselyn voi määrittää oletuksena päälle Asetuksissa toimipisteen parametreissa, jolloin sitä ei tarvitse erikseen enää valita toimeksiannolla osapuolen tietoihin. HUOM! Oikeusturvatoimeksiannoissa vakuutusyhtiötä ei tarvitse merkitä erikseen osapuoleksi. Laskutuksen kannalta riittää, että vakuutusyhtiö on lisätty päämiehen osapuolitietoihin Vakuutusyhtiö kohtaan, kts. kuva yllä. Jos halutaan, että vakuutusyhtiö näkyy toimeksiannon Osapuolet alakansiossa erikseen, voidaan se sinne lisätä, mutta vakuutusyhtiön rooli EI saa olla Maksaja.

95 (94/117) Oikeusturvatapauksen laskuttaminen Oikeusturvatapauksen laskutuksen voi hoitaa kahdella eri tavalla: 1. Ensin veloitetaan vakuutusyhtiötä ja sen jälkeen vasta päämiestä Toimeksiannosta muodostetaan yksi lasku, joka lähetetään ensin vakuutusyhtiölle maksettavaksi. Vakuutusyhtiöltä tulleen suorituksen jälkeen lähetetään loppulasku päämiehelle maksettavaksi. 2. Päämieheltä veloitetaan omavastuuosuus samaan aikaan, kun laskutetaan vakuutusyhtiötä Toimeksiannosta muodostetaan yksi lasku. Laskun tulostusvaiheessa ohjelmisto kysyy, että muodostetaanko myös omavastuu-ennakkolasku. Tähän kyselyyn vastataan kyllä. Tämän myötä ohjelmisto muodostaa kokonaislaskun, joka lähetetään vakuutusyhtiölle sekä omavastuu-ennakkolaskun, joka lähetetään päämiehelle maksettavaksi. 1. Ensin veloitetaan vakuutusyhtiötä ja sen jälkeen vasta päämiestä Toimeksiannosta muodostetaan lasku normaalisti. Laskua tulostettaessa valitaan Tulosta lasku > Vakuutusyhtiölle, kts. kuva alla. Valinta on aktiivinen vain oikeusturvatapausten laskuilla. Tavallisten toimeksiantojen laskuilla valinta on passiivinen. Jos Asetuksissa toimipisteen parametreissa tai toimeksiannolla osapuolen tiedoissa on ruksitettu kohta Omavastuu-ennakkolasku kysely, aukeaa ruudulle kysely ikkuna. Ikkunassa kysytään Muodostetaanko omavastuuosuudesta ennakkolasku?. Kyselyyn vastataan Ei. Koska lasku valittiin tulostettavaksi Vakuutusyhtiölle, muodostaa ohjelmisto laskulle kansilehden. Kansilehdessä on vakuutusyhtiön nimi ja osoitetiedot, oikeusturvanumero, otsikko ja tekstiosio sekä laskutusyhteyshenkilö. Tulostettu lasku lähetetään vakuutusyhtiölle maksettavaksi. Vakuutusyhtiölle lasku lähtee aina kokonaissummalla, ja vakuutusyhtiö itse laskee siitä oman osuutensa. Kokonaislaskun maksajaksi on merkitty päämies. Laskun kansilehden otsikon ja tekstiosion tekstit määritellään Asetuksissa Yleisissä parametreissa. Jos halutaan, voidaan kentät jättää Asetuksissa tyhjiksi, jolloin voidaan manuaalisesti kirjoittaa kansilehdelle tapauskohtainen otsikko ja teksti. Tämä tulee tehdä erillisessä tekstinkäsittelyohjelmassa. Kyseiset kentät

96 (95/117) ovat pakollisia Asetuksissa ja, jos niiden halutaan olevan tyhjinä, tulee niihin syöttää välilyönti, jonka jälkeen tallennus onnistuu. Tulostettu lasku lähetetään vakuutusyhtiölle maksettavaksi. Vakuutusyhtiöltä tuleva suoritus kohdistetaan normaalisti laskulle, niin että maksajaksi vaihdetaan vakuutusyhtiö. Näin suoritus kohdistuu oikein nettoon ja mahdollisesti alviin. HUOM! Viitesuoritusten sisäänajossa ohjelma tunnistaa maksajaksi vakuutusyhtiön viitteen perusteella, kunhan lasku on tulostettu Vakuutusyhtiölle. Päämiehelle tulee eri viite tulostettaessa lasku normaalisti. Suorituksen kohdistamisen jälkeen tulostetaan sama lasku uudelleen ja lähetetään päämiehelle. Laskussa avoinna olevassa summassa on huomioitu vakuutusyhtiöltä tullut suoritus, joka näkyy myös laskutulosteessa. Lasku tulostetaan joko Suoraan tulostimelle, Sähköpostin liitteeksi tai Verkkolaskuna, jolloin kansilehteä ei muodostu vaan jäljellä oleva lasku lähetetään suoran päämiehelle maksettavaksi. 2. Päämieheltä veloitetaan omavastuuosuus samaan aikaan, kun laskutetaan vakuutusyhtiötä Toimeksiannosta muodostetaan normaalisti lasku. Laskua tulostettaessa valitaan Tulosta lasku > Vakuutusyhtiölle, kuten kohdassa yksi, mutta Omavastuu-ennakkolaskun kysely ikkunaan vastataan Kyllä, kts. kuva alla. Valinnan seurauksena ohjelmisto muodostaa kaksi laskua: a. Kokonaislaskun toimeksiannosta, joka lähetetään vakuutusyhtiölle b. Omavastuulaskun päämiehen omavastuuosuudella a. Kokonaislaskun toimeksiannosta, joka lähetetään vakuutusyhtiölle Kokonaislasku on osoitettu päämiehelle, mutta se lähetetään vakuutusyhtiöön. Laskulle tulostuu samanlainen kansilehti kuin kohdassa yksi. Vakuutusyhtiö itse laskee korvattavan määrän laskulta ja maksaa sen mukaisesti. Vakuutusyhtiöltä tullut suoritus kohdistetaan kokonaislaskulle, kuten kohdassa yksi. b. Omavastuulaskun päämiehen omavastuuosuudella Omavastuulaskun summan ohjelmisto laskee oikeusturvatietojen perusteella. Pääsääntöisesti yritysasiakkailla vakuutusyhtiö maksaa korvauksen osuutensa mukaisesti laskun nettosummasta ja päämies itse maksaa arvonlisäveron täysmääräisesti omavastuuosuutensa lisäksi. Omavastuu lasketaan tällöin siis laskun nettosummasta. Yksityisasiakkailla vakuutusyhtiön osuus lasketaan laskun bruttosummasta, samoin kuin omavastuuosuuskin. Poikkeuksena kotimaiset yritykset, jotka jostain syystä ovat määritetty vapaaksi arvonlisäverovelvoitteesta. Tällaisia yritysasiakkaita laskutetaan samoin perustein, kuin yksityishenkilöitä ja he maksavat omavastuuosuutensa laskun bruttosummasta. Jotta omavastuun laskenta menee oikein, tulee toimeksiannon osapuolen tiedoissa olla kohta Omavastuu bruttosummasta ruksitettuna.

97 (96/117) Omavastuulasku käyttäytyy ennakkolaskun tavoin. Omavastuulaskun toiselle sivulle tulostuu yksi rivi, jonka oletusteksti voidaan määrittää Asetuksissa Yleisissä parametreissa. Rivin tekstin voi myös muuttaa laskukohtaisesti Ennakkolasku -ikkunassa Ennakkolaskurivit -alakansiossa. Omavastuulaskut näkyvät Taloushallinto > Ennakkolaskut kansiossa sekä vakuutusyhtiölle lähetetyn normaalilaskun Lisätiedot välilehdellä on linkki omavastuulaskuun Ennakkolasku kentässä, kts. kuva alla. Omavastuulasku näkyy myös päämiehen asiakas- sekä toimeksiantoikkunassa Ennakkolaskut alakansiossa. Tulostusvaiheessa ohjelmisto muodostaa molemmista laskuista PDF tiedoston laskun Muistiinpanot välilehdelle sekä tulostaa molemmat laskut tulostimelle. HUOM! Vakuutusyhtiöltä tuleva suoritus kohdistetaan normaalisti laskulle, niin että maksajaksi vaihdetaan vakuutusyhtiö. Näin suoritus kohdistuu oikeassa suhteessa nettoon ja alviin. HUOM! Päämieheltä tuleva suoritus taas kohdistetaan omavastuuennakkolaskulle (esim. Taloushallinto > Ennakkolaskut -kansiossa). Koska omavastuu toimii ennakon tavoin, kohdistuu sille tullut suoritus automaattisesti normaalilaskulle, joka vakuutusyhtiölle lähetettiin. Kun omavastuuennakkolaskuun kirjataan suoritus, menee omavastuuennakkolasku suoraan tilaan Käytetty. Jos vakuutusyhtiöltä ja päämieheltä tulleiden suoritusten jälkeen normaalilaskun avoinna oleva summa on 0,00, muuttuu lasku tilaksi Maksettu. Mikäli lasku jää suoritusten jälkeen vielä avoimeksi, voidaan se tulostaa ja lähettää päämiehelle maksettavaksi. Tulostettavassa laskussa näkyvät sekä päämieheltä että vakuutusyhtiöltä tulleet suoritukset.

98 (97/117) 7.9 Vedoslaskut Vedoslaskuja voidaan muodostaa ja tarkastella joko Taloushallinto > Vedoslaskut kansion kautta tai Toimeksianto ikkunassa Vedoslaskut alakansiossa. Vedoslasku ei ole kirjanpidollinen lasku ja se on muokattavissa vielä tulostamisen jälkeenkin Vedoslaskun luominen ja tiedot Vedoslasku muodostetaan valitsemalla Uusi painikkeesta Vedoslaskut -kansiossa. Toiminto avaa Vedoslasku ikkunan, kts. kuva alla. Jos vedoslasku muodostetaan toimeksiannon alta, alustuu sille valmiiksi Toimeksianto- ja Maksaja tieto. Jos vedoslasku muodostetaan Taloushallinto > Vedoslaskut kansion kautta, tulee Toimeksianto tieto hakea vedoslaskulle. Maksaja alustuu valitun toimeksiannon perusteella. Yleinen -välilehti Toimeksianto: toimeksianto, jolle vedoslasku tehdään. Toimeksianto -tieto alustuu vedoslaskulle, jos se muodostetaan Toimeksianto ikkunasta Maksaja: tieto alustuu Toimeksiannon pohjalta. Mikäli toimeksiannolla on useampi maksaja, tarjoaa ohjelmisto oletuksena sitä osapuolta, jolla on suurin maksuosuus. Maksajaa voidaan vaihtaa vedoslaskulle ennen tallentamista Maksajan yhteyshenkilö: tieto alustuu Maksajan mukaan. Yhteyshenkilöä voidaan myös vedoslaskulla vaihtaa Maksuehto: tulee oletuksena Asetuksista, jollei sitä ole asiakas- tai toimeksiantokohtaisesti ylimääritetty. Maksuehtoa voidaan vedoslaskukohtaisesti muuttaa Verollisuus: tieto tulee asiakkaasta. Verollisuutta ei voi vedoslaskulla muuttaa. Mikäli verollisuus on väärä, tulee ensin muuttaa esim. asiakkaan kotimaata ja luoda vedoslasku uudestaan Laskun kieli: tulee oletuksena toimeksiannolta. Kieli voidaan vaihtaa vedoslaskulla Viivästyskorko: tulee oletuksena Asetuksista. Viivästyskorkoa voidaan muuttaa vedoslaskulla Päivämäärä: vedoslaskun päiväys, joka tulostuu vedoslaskulle. Päivämäärä voidaan määrittää tulevaisuuteen

99 (98/117) Osuus: kun vedoslasku tallennetaan ja rajataan, mitkä kirjaukset sille tulevat mukaan, ilmestyy tähän muodostetun vedoslaskun bruttosumma. Mikäli vedoslaskulla olevien kirjauksien summia muutetaan, päivittyy Osuus tieto automaattisesti muutosten pohjalta Toimipiste: yrityksen toimipiste Laskutusyhteyshenkilö: tieto tulee oletuksena toimeksiannolta. Laskutusyhteyshenkilö voidaan muuttaa vedoslaskulla Kun tarvittavat lisäykset ja muutokset on vedoslaskun perustietoihin tehty, tallennetaan vedoslasku, kts. kuva yllä. Tallennuksen jälkeen aukeaa alla oleva ikkuna, jossa rajataan vedoslaskulle tulevat kirjaukset. Alku- ja loppupäivä: määritellään aikaväli, mille kirjatut toimenpiteet ja kulut ohjelmisto tuo vedoslaskulle. Mikäli alku- ja loppupäivä jätetään tyhjiksi, tuo ohjelmisto vedoslaskulle kaikki toimenpiteet ja kulut, jotka kyseiseen toimeksiantoon on kirjattu ajankohdasta riippumatta. Käyttäjä voi myös merkitä vain joko alku- tai loppupäivän Toimenpiteet ja kulut: määritellään, tuodaanko vedoslaskulle kaikki toimeksiannon toimenpiteet ja kulut (oletusarvo) tai vain laskuttamattomat eli avoinna olevat Osuusprosentti: Mikäli toimeksiannossa on useampi maksaja, voidaan määrittää muodostetaanko vedoslasku kyseisen maksajan osuuden mukaisesti (oletusarvo) vai kokonaissummalla (100 %) Tietojen täydennyksen jälkeen valitaan OK, jolloin ikkuna sulkeutuu. Tämän jälkeen vedoslasku on muodostettu eikä vedoslaskun maksajaa voi enää vaihtaa. Tallennetun vedoslaskun saa tulostettua suoraan Vedoslasku -ikkunasta valitsemalla Toiminnot > Tulosta vedoslasku. Valittavana on viisi tulostusvaihtoehtoa: Esikatselu Suoraan tulostimelle PDF Sähköpostin liitteeksi Oikeusapupohjalla Tulostusvalinnat ovat vastaavat kuin normaalilaskuissa. Myös vedoslaskuista muodostuu tulostettaessa tai s- postilla lähetettäessä PDF tiedosto Muistiinpanot välilehdelle. Normaalilaskun tavoin myös vedoslaskulle voi määrittää erittelysivun tulostusjärjestyksen (Toiminnot > Aseta tulostusjärjestys). Samalle päivälle kirjattujen toimenpiteiden tai kulujen järjestystä voi muuttaa haluamallaan tavalla. HUOM! Mikäli vedoslasku tulee lähettää tuomioistuimelle, valitaan Toiminnot > Oikeusapu > Luo korvaushakemus. Vedos- ja normaalilaskujen lähetyksestä sähköiseen oikeusapupalveluun on kerrottu lisää luvussa 7.11 Vedos- ja normaalilaskun lähetys Romeoon.

100 (99/117) Vedoslaskun rivien muokkaus Vedoslaskulla olevia toimenpiteitä ja kuluja voidaan muokata, lisätä ja poistaa Vedoslaskurivit alakansiossa. Uusia toimenpiteitä ja kuluja saa lisättyä Uusi painikkeesta, jolloin aukeaa alla oleva ikkuna. Oletuksena ohjelmisto tarjoaa kirjauksen tyypiksi toimenpidettä. Mikäli käyttäjä on lisäämässä kulua, tulee ensimmäiseksi vaihtaa Rivityypiksi, kts. kuva alla, Kulu. Uudelle kirjauksella lisätään tarvittavat tiedot ja tallennetaan. Jos toimeksiannolle halutaan sellainen kirjaus, joka on tehty toimeksiannon alle, mutta se ei ole vielä vedoslaskulla mukana, saadaan se haettu Liittyy kentän kautta, kts. kuva alla. Rivityypin tulee olla valmiiksi oikein, joko Toimenpide tai Kulu, ennen kuin Liittyy kentästä voi hakea toimeksiannolla olevaa kirjausta. Rivin poisto tehdään Vedoslaskurivit alakansiossa valitsemalla poistetta rivi ja peruspainikeriviltä valitaan Poista painike. Toiminto poistaa valitun rivin/-t vedoslaskulta, sekä päivittää vedoslaskun yhteensä summaa. Kirjaus EI poistu toimeksiannon alta. HUOM! Vedoslaskuriveihin tehdyt muokkaukset eivät siirry toimeksiannon toimenpiteisiin ja kuluihin vaan vaikuttavat ainoastaan muokattavana olevaan vedoslaskuun Vedoslaskun poistaminen Vedoslaskun voi poistaa näkymässä Poista -painikkeella. Toiminto kysyy poiston vahvistuksen ennen vedoslaskun poistamista. Vedoslaskuja voi poistaa myös useamman kerrallaan. Ja koska vedoslasku ei mene kirjanpitoon, eivät vedoslaskujen poistot häiritse kirjanpitoa. HUOM! Uuden vedoslaskun luominen ei edellytä aiemmin luodun vedoslaskun poistamista Koontilasku Asiakkaalle, jolla on useampia toimeksiantoja, voidaan lähettää kaikkien toimeksiantojen laskuista koontilasku. Itse koontilasku EI ole kirjanpidollinen lasku.

101 (100/117) Koontilaskun muodostus ja tiedot Ennen kuin koontilaskua voidaan muodostaa, tulee muodostaa laskut niistä asiakkaan toimeksiannoista, jotka halutaan mukaan koontilaskulle. Koontilasku ei ole oma laskunsa vaan ns. yhteenveto valituista asiakkaan avoimista normaalilaskuista. Tästä syystä koontilasku ei ole kirjanpidollinen lasku vaan myynti kirjautuu kirjanpitoon niiden normaalilaskujen myötä, jotka myöhemmin valitaan koontilaskulle. Koontilasku muodostetaan Taloushallinto > Koontilaskut kansiossa valitsemalla Uusi painikkeesta. Toiminnon myötä aukeaa alla oleva Koontilasku ikkuna. Yleinen-välilehti Maksaja: valitaan se asiakas, jolle koontilasku muodostetaan Maksajan osoite: tulee oletuksena asiakkaan tiedoista. Osoite voidaan vaihtaa koontilaskulle Maksajan yhteyshenkilö: tulee oletuksena asiakkaan tiedoista. Voidaan täydentää tai muuttaa koontilaskulle Laskutusyhteyshenkilö: jos Asetuksissa toimipisteen parametreissa on määritetty joku ohjelmiston käyttäjä oletus Laskutusyhteyshenkilöksi, tulee käyttäjän nimi tähän näkyviin. Tieto voidaan myös vaihtaa koontilaskulle Laskuttaja: yrityksen toimipiste, joka tulee oletuksena Koontilaskun numero: kun koontilasku tallennetaan, saa se automaattisesti numeron. Koontilaskujen numerointia hallinnoidaan Asetuksissa Viitenumero: ohjelmisto muodostaa koontilaskulle oman viitenumeron, kun lasku on tallennettu. Viitenumero tulostuu koontilaskulle Laskun päiväys: oletuksena kuluva päivä. Päiväystä voi muuttaa ja sen voi myös kirjata tulevaisuuteen Eräpäivä: lasketaan Laskun päiväyksen ja Maksuehdon pohjalta. Eräpäivää voidaan muuttaa myös manuaalisesti Maksuehto: oletus, joka on määritetty Asetuksissa toimipisteen parametreissa. Voidaan myös ylimäärittää asiakkaan parametreissa. Maksuehtoa voidaan muuttaa koontilaskulle Kieli: oletus, joka tulee asiakkaan tiedoista. Kieltä voidaan vaihtaa koontilaskulle Valuutta: oletuksena euro. Valuuttaa voidaan vaihtaa koontilaskulle. Mikäli valuuttaa vaihdetaan, tulee Asetuksissa olla valuuttakurssit päivitettynä Vapaateksti: tähän lisätty teksti tulostuu koontilaskulle etusivulle.

102 (101/117) Maksettavan erittely välilehti Maksettavan erittelyssä näkyy Yhteensä kentässä koontilaskun alkuperäinen bruttosumma ja Avointa kentässä näkyy tämän hetkinen avoin bruttosumma. Kun tarvittavat lisäykset ja muutokset koontilaskulle on tehty, tallennetaan se, mutta ei suljeta. Tallennuksen myötä aukeaa lista, jolta valitaan ne asiakkaan avoimet laskut, jotka halutaan mukaan koontilaskulle. Lisää laskuja ikkunassa, kts. kuva alla, valitaan tarvittavat laskut ja sen jälkeen valitaan ikkunan alareunasta OK. Kun normaalilasku on valittu yhdelle koontilaskulle, ei sitä voida valita enää toiselle koontilaskulle, jollei sitä ensin poisteta ensimmäiseltä koontilaskulta. Jos ikkunasta valitaan Peruuta, muodostuu koontilasku, mutta se ei sisällä yhtään laskua. Tällöin koontilaskun summana on 0,00. Laskuja saa myöhemmin lisättyä koontilaskulle valitsemalla Koontilasku ikkunassa tai näkymässä Toiminnot > Lisää laskuja. Toiminnon myötä aukeaa sama Lisää laskuja ikkuna kuin koontilaskua muodostettaessa. Kun normaalilasku on otettu mukaan koontilaskulle, näkyy normaalilaskun ikkunassa Lisätiedot välilehdellä ruksi kohdassa Avoin koontilasku. Jos normaalilasku poistetaan koontilaskulta, häviää ruksi automaattisesti. Koontilaskun saa otettua esikateluun (Toiminnot > Tulosta lasku > Esikatselu) tai tulostettua printterille (Toiminnot > Tulosta lasku > Suoraan tulostimelle). Koontilaskulle tulostuu samanlainen etusivu kuin normaalilaskulle. Erittelysivu tulostuu niin, että jokaisesta koontilaskulla olevasta normaalilaskusta on oma toimenpide- ja kuluerittelynsä.

103 (102/117) Koontilaskulta voidaan poistaa laskuja Laskut alakansiossa, kts. kuva yllä. Valitaan yksi tai useampi lasku ja valitaan peruspainikeriviltä Poista painikkeesta, jolloin ohjelmisto avaa Poiston varmistus ikkunan, kts. kuva alla. Kun kyselyyn vastataan OK, poistaa ohjelmisto valitun/-t laskut koontilaskulta. Kun normaalilasku on poistettu koontilaskulta, voidaan se valita toiselle koontilaskulle. Kun normaalilasku poistetaan koontilaskulta, poistuu siltä ruksi kohdasta Avoin koontilasku (Lasku ikkuna > Lisätiedot välilehti). Valitsemalla Poiston vahvistus -ikkunassa Peruuta, peruuntuu laskujen poisto. HUOM! Laskut poistuvat ainoastaan koontilaskulta, ohjelmisto ei poista niitä kokonaan Koontilaskun peruutus Koontilasku voidaan peruuttaa, mikäli sitä ei haluta lähettää asiakkaalle. Valitaan koontilaskun päällä Toiminnot > Peruuta koontilasku, jolloin aukeaa alla oleva ikkuna. Valitsella OK, muuttuu koontilaskun tilaksi Peruttu ja koontilasku lukittuu. Lisäksi normaalilaskuilta, jotka koontilaskulla olivat mukana, poistuu ruksi Avoin koontilasku kohdasta (Lasku ikkuna > Lisätiedot -välilehti). Peruutuksen myötä koontilaskulla olevat normaalilaskut ns. vapautuvat eli ne voidaan valita myöhemmin asiakkaalle muodostettavalle koontilaskulle.

104 (103/117) Jos koontilaskulle on jo kirjattu osasuoritus, ei koontilaskua voi enää peruuttaa Suorituksen kohdistus koontilaskulle Koontilaskulla on oma viitenumero, joka tulostuu myös laskulle. Jos suorituksia tuodaan ohjelmistoon pankkiohjelmasta viiteaineistona, kohdistuu asiakkaan suoritus suoraan koontilaskulle. Suoritus voidaan kohdistaa koontilaskulle myös manuaalisesti. Valitaan oikea koontilasku ja Toiminnot > Kohdista suoritus, jolloin avautuu alla oleva Suoritus ikkuna. Ikkuna on täysin vastaavanlainen kuin kirjattaessa suoritusta normaalilaskulle. Suoritukselle täydennetään tarvittavat tiedot ja tallennetaan ja suljetaan ikkuna. Jos asiakas ei maksa koko summaa, kohdistaa ohjelmisto suorituksen normaalilaskuille vanhimmasta uusimpaan. Koontilaskun voi tulostaa uudestaan tämän hetkisen avoimen mukaan ja lähettää asiakkaalle maksettavaksi. Mikäli asiakkaalta tulee vain osasuoritus ja loppua ei asiakkaalta veloiteta, tulee loppuhyvitys tai luottotappiointikirjaus tehdä normaalilaskun kautta. Kyseisiä kirjauksia ei voi suoraan koontilaskulle tehdä. Jos asiakas maksaa koontilaskun kokonaisuudessaan, muuttuu sekä koontilaskun että sillä olevien normaalilaskujen tilaksi Maksettu. Suoritukset voidaan myös kohdistaa normaalilaskuille, esim. Taloushallinto > Laskut kansiossa. Kun kaikille koontilaskulla oleville normaalilaskuille on kirjattu kokonaissuoritus, muuttuu myös koontilasku tilaan Maksettu Vedos- ja normaalilaskun lähetys Romeoon Ohjelmistosta voidaan siirtää sekä vedos- että normaalilaskuja sähköiseen oikeusapupalveluun, Romeoon. Vaikka myös normaalilaskujen lähetys Romeoon on mahdollistettu, käytännös lähes aina tuomioistuimelle lähetetään vedoslasku.

105 (104/117) Taustamäärittelyt Romeon käyttöä varten Yritys- ja käyttäjäkohtaiset määritykset Jotta yhteys Romeon ja ohjelmiston välillä saadaan muodostettua, tulee toimiston tilata CSI Helsingiltä yrityskohtaiset tunnukset. Tunnukset sisältävät käyttäjätunnuksen ja salasanan. Yrityskohtaiset tunnukset tallennetaan Asetuksissa toimipisteen parametreihin kohtaan Oikeusapu parametrit. Lisäksi kaikille ohjelmiston käyttäjille, jotka ovat avustajina oikeusaputapauksissa sekä niille, jotka lähettävät laskuja Romeoon, tulee tallentaa käyttäjätunnus tai hetu Asetuksissa käyttäjäkohtaisiin parametreihin kohtaan Oikeusapu parametrit. Se käytetäänkö käyttäjätunnusta vai hetua, määräytyy seuraavasti: 1. Mikäli yrityksessä toimii yksi asianajaja, voi käyttäjäkohtaisiin parametreihin tallentaa joko Käyttäjätunnuksen tai Hetun. Käyttäjätunnus kohtaan tallennetaan yhteisötunnus, jota käytetään oikeusapupalveluun kirjauduttaessa. Sama käyttäjätunnus voi olla asianajajalla sekä sihteerillä. 2. Mikäli yrityksessä toimii useampi kuin yksi asianajaja, tulee käyttäjäkohtaisiin parametreihin asianajajien osalta tallentaa tämän hetu, jollei jokaisella ole henkilökohtaista yhteisötunnusta avustajarekisteriin. Toimenpide- ja kulutyyppien laskutuslajin lisäys Helpottaakseen sähköisten oikeusapuhakemusten lähettämistä, kannattaa toimenpide- ja kulutyyppeihin (Asetukset > Mallipohjat) lisätä Oikeusavun laskutuslaji, kts. kuva alla. Sähköinen palvelu vaatii tämän lajin. Oikeusavun laskutuslajit voi lisätä toimenpiteille ja kuluille myös hakemuksen lähetysvaiheessa, mutta työn helpottamiseksi kannattaa laskutuslajit lisätä tyyppeihin valmiiksi. Oikeusavun laskutuslaji valintalista on vakio, eikä käyttäjä siihen pysty vaikuttamaan.

106 (105/117) Lisäksi oikeusaputapauksissa tulee oikeuspaikkatieto tallentaa toimeksiannolle. Oikeuspaikoissa tapahtuu kuitenkin muutoksia, joten kannattaa tarkastaa käsittelypaikan tiedot asetuksista (Asetukset > Parametrit > Toimeksiannon parametrit > Oikeuspaikat). Sähköisen palvelun kannalta tärkeät tiedot ovat Koodi, Tyyppi ja Oikeuspaikka, kts. kuva yllä Vedoslaskun lähetys Romeoon HUOM! Tarkista ennen laskun lähetystä, että asiakkaalle on tallennettuna asiakastietohin joko hetu tai syntymäaika (muodossa pp.kk.vvvv). 1. Toimeksiannosta muodostetaan vedoslasku normaaliin tapaan. HUOM! Päämiehen tulee olla maksajana. Kun vedoslasku on muodostettu ja tallennettu, valitaan Toiminnot > Oikeusapu > Luo korvaushakemus. Ruudulle aukeaa korvaushakemus ikkuna, kts. kuva alla. Kun tarvittavat tiedot on täydennetty, tallennetaan hakemus.

107 (106/117) Korvaushakemus ikkunan tietoja: - Avustaja Lakimies, joka tapausta hoitaa - Asianumero 9 numeroinen. Löytyy oikeusapupäätöksestä - Pääasian asiannumero Tuomioistuimen diaarinumero - Korotusvaatimus (%) Jos haetaan korotettua korvausta, tulee Perusteluihin kirjata syy korotuksen hakemiseen - Useita päämiehiä Jos tämä kohta on ruksitettu, tulee Perusteluihin kirjata kaikkien päämiehien nimet ja maksuosuudet 2. Kun hakemukseen on tehty tarvittavat lisäykset/muutokset ja se on tallennettu, voidaan se lähettää. Valitse peruspainikeriviltä Lähetä korvaushakemus. Sama toiminto on valittavissa myös Toiminnot painikkeen alta. Valinnan jälkeen ruudulle aukeaa ikkuna, johon on listattu laskulla olevat toimenpiteet ja kulut, kts. kuva alla. Tässä vaiheessa kirjausten laskutuslajeja voidaan vielä muuttaa. Lisäksi voidaan muuttaa rivikohtaisesti Laskutetut tunnit- sekä Yksikköhinta tietoja. Kun tarvittavat muutokset/lisäykset on tehty, valitaan OK, jolloin tiedot tallentuvat ja hakemus lähtee eteenpäin. 3. Jos hakemus on mennyt Oikeusministeriöön perille, tulee ruudulle näkyviin ikkuna, jossa ilmoitetaan, että hakemus on mennyt onnistuneesti vastaanottajalle. Lisäksi siinä mainitaan, että hakemus on tallennettuna muistiinpanoissa (hakemuksen muistiinpanoissa). Jos ikkunassa valitsee Kyllä, avaa ohjelma tuon PDF:n. Jos ikkunassa valitsee Ei, sulkeutuu ikkuna eikä PDF tiedosto avaudu.

108 (107/117) Jos hakemus ei ole mennyt perille Oikeusministeriöön, ilmoittaa ohjelmisto siitä. Ilmoitus kysyy, haluatko avata virhelokin ja siihen valitaan Kyllä. Virhelokista käyttäjä näkee, mistä syystä hakemus ei ole mennyt perille. 4. Tehtyjä hakemuksia pääsee tarkastelemaan jälkikäteen valitsemalla vedoslaskun päällä Toiminnot > Oikeusapu > Avaa korvaushakemus Normaalilaskun lähetys Romeoon Jos vedoslasku on lähetetty Romeoon ennen istuntoa, ei normaalilaskua tarvitse enää lähettää Romeoon. Ohjelmistossa on mahdollistettu normaalilaskujen lähetys Romeoon, joka on vaihtoehtona vedoslaskun lähetykselle. HUOM! Tarkista ennen laskun lähetystä, että asiakkaalle on tallennettuna asiakastietohin joko hetu tai syntymäaika (muodossa pp.kk.vvvv). 1. Normaali lasku lähetetään sähköiseen oikeusapupalveluun vastaavalla tavoin kuin vedoslaskukin. Toimeksiannosta muodostetaan lasku normaalisti, mutta sitä ei tulosteta. Kun lasku on muodostettu, valitaan Toiminnot > Oikeusapu > Luo korvaushakemus. Ruudulle aukeaa hakemusikkuna. 2. Loppu käsittely toimii samalla tavoin kuin vedoslaskullakin, kts. aiemminpi luku.

109 (108/117) 8 Varainhallinta Varainhallinta löytyy Taloushallinto tehtäväalueelta, kts. kuva alla, ja sitä kautta hallinnoidaan sekä asiakasvaroja että irtainta omaisuutta. Niitä voidaan hallinnoida myös asiakkaan alta. Lisäksi asiakasvaroja voidaan hallinnoida myös toimeksiannon alta. 8.1 Asiakasvarat eli Tilitapahtumat Taloushallinto > Tilitapahtumat kansiossa hallinnoidaan asiakasvaratilien tilitapahtumia Tilitapahtuman kirjaaminen Valitaan Uusi painikkeesta, jolloin Tilitapahtuma ikkuna aukeaa, kts. kuva alla. Oletuksena ohjelmisto tarjoaa tilitapahtuman tyypiksi panoa. Mikäli kyseessä on otto tapahtuma, kannattaa valinta heti muuttaa. Tilitapahtumatyyppiä, Asiakasta ja Vastatapahtuma tietoja ei voi enää muuttaa, kun tilitapahtuma on tallennettu. Tilitapahtuma tallentuu valitsemalla alareunasta OK. HUOM! Tallennettua tilitapahtumaa ei voi poistaa, mutta tapahtumalle voidaan kirjata vastatapahtuma.

110 (109/117) Tapahtuma nro: tilitapahtuman juokseva tapahtumanumero Tosite nro: asiakasvarojen juokseva tositenumerointi Asiakasvaratili: pankkitili, jolle asiakasvara on kirjattu Pano ja Otto: minkä tyyppisestä pankkitapahtumasta on kyse. Oletuksena on Pano Summa: tilitapahtuman summa Selite: vapaamuotoinen selite asiakasvaratapahtumalle Tallennus- ja Kirjauspäivä: ovat oletuksena kuluva päivä. Tallennuspäivällä tarkoitetaan päivää, jolloin tilitapahtuma tallennetaan järjestelmään ja Kirjauspäivä on se päivä, jolloin rahat ovat yrityksen tilille tulleet Asiakas: asiakas, jonka asiakasvarasta on kyse Toimeksianto: toimeksianto, mikäli asiakasvara liittyy johonkin toimeksiantoon Vastatapahtuma: mikäli ollaan kirjaamassa vastatapahtumaa, haetaan aiemmin luotu tilitapahtuma (vastatapahtuman kohde) kyseiseen kenttään. Linkki tulee luoda ennen ikkunan sulkemista, koska sen jälkeen kenttä menee passiiviseksi eikä siihen voida enää tehdä muutoksia Asiakasvaratilin seuranta Asiakasvarojen tilejä voi seurata raportoinnin kautta (Taloushallinto > Tilitapahtumat > peruspainikerivistä Raportit > Asiakasvaratilien saldot tai Asiakasvaratilien Saldot tileittäin). Jos yrityksellä on useampi asiakasvaratili käytössä, pääsee yhden tilin tietoja myös tarkastelemaan seuraavasti; Asiakasvarat näkymässä valitsee jonkun tilitapahtuman päällä, tilinumeron kohdalla hiiren oikealla > Avaa linkki, kts. kuva alla.

111 (110/117) Ohjelmisto avaa kyseisen tilin tiedot Asetuksista. Asiakasvaratili ikkunassa valitaan Toiminnot > Näytä tilitapahtumat, jolloin ohjelmisto avaa alla olevan ikkunan, jossa näkyy kaikki kyseisen tilin asiakasvaratapahtumat. Ne näkyvät myös Asiakasvaratili ikkunan Tilitapahtumat alakansiossa. Asiakasvaranäkymää suodattamalla saadaan myös luotua raportteja. Asiakkaille voi lähettää otteen heidän tapahtumistaan suodattamalla näkymä Asiakas -sarakkeen perusteella, ja viemällä saatu lista esimerkiksi exceliin. Näkymän suodatus on kuvattu luvussa Näkymän suodatus. 8.2 Irtain omaisuus Taloushallinto > Irtain omaisuus kansiossa hallinnoidaan asiakkaiden irtaimistoa, joka on yrityksen hallinnassa Irtaimen omaisuuden kirjaaminen Valitaan Uusi painikkeesta, jolloin Irtain omaisuus ikkuna aukeaa, kts. kuva alla.

112 (111/117) Asiakas: asiakas, jonka irtainta omaisuutta säilytetään Tositenumero: irtaimen omaisuuden juokseva tositenumerointi Vastaanotettu: päivä, jolloin irtain omaisuus on vastaanotettu. Oletuksena ohjelmisto tarjoaa kuluvaa päivää Säilytyspaikka: missä irtainta konkreettisesti säilytetään. Valintalista määritellään Asetuksissa (Asetukset > Parametrit > Yleiset parametrit > Irtain omaisuus). Laji: millainen irtain omaisuus on kyseessä. Valintalistaa voi muokata Asetuksissa Arvo: irtaimen omaisuuden arvo Selite: vapaamuotoinen selite irtaimelle omaisuudelle Päättymispäivä: milloin irtain omaisuus on palautettu. Tieto päivittyy automaattisesti, kun irtain omaisuus palautetaan Poiston syy: luovutuksen syy. Tieto päivittyy automaattisesti, kun irtain omaisuus palautetaan. Valintalista määritellään Asetuksissa Kun tarvittavat tiedot on täydennetty, tallennetaan ja suljetaan ikkuna Irtaimen omaisuuden palautus Valitse palautettava irtaimen rivi ja Toiminnot > Palauta irtain omaisuus, jolloin alla oleva ikkuna aukeaa. Ikkunaan merkitään Poiston syy, jonka valintalista määritellään Asetuksissa sekä merkitään päättymispäivä ja valitaan OK. Palautuksen jälkeen irtain omaisuus lukkiutuu, eikä siihen voida tehdä enää muutoksia.

113 (112/117) 9 Raportointi Ohjelmisto on suunniteltu niin, että kaikki näkymät toimivat myös raportteina. Ne toimivat tehokkaina tiedonhallintatyökaluina, joita jokaisen käyttäjän kannattaa opetella hyödyntämään. Lisäksi ohjelmaan voidaan ladata varsinaisia raportteja, joihin saadaan yhdisteltyä tietoja useista tietokokonaisuuksista samaan raporttiin. Raportit voivat olla pivot-tyyppisiä tai tulostemallisia. Pivot-raporttia voidaa muokata avauksen aikana, joka tekee siitä hyvin monikäyttöisen. Pivotin käytöstä kerrotaan tarkemmin omassa luvussaan. Ohjelmiston mukana tulee joitain perusraportteja, jotka sopivat useimpien toimistojen tarpeisiin. Niitä on esitelty seuraavassa. Lisäksi on mahdollisuus saada asiakastarpeen mukaan räätälöityjä lisäraportteja. Pääkäyttäjät voivat myös itse luoda uusia raportteja ja jonkin verran muokata olemassa olevia raportteja. Helpointa käyttäjälle on kuitenkin luoda näkymiä. Raporttikansioissa raportti avataan riviä kaksoisnapsauttamalla. Raporttiin liitetty suodatuskysely aukeaa ensin, jolla voidaan rajata tarkasteltava tietojoukko tai jättää se tyhjäksi. Joukon rajaaminen nopeuttaa raportin avausta. Valinnan jälkeen raportti avautuu ns. esikatselutilaan ja raportti voidaan tulostaa, lähettää sähköpostin liitteenä tai tallentaa omalle koneelle. 9.1 Perusraportit Perusraportit löytyvät Työtehtävät -tehtäväalueelta omasta kansiostaan. Niitä voidaan avata myös CSIpainikkeen alta kohdasta Raportit. Listamuotoisia raportteja voidaan lisäksi ajaa myös kohteen listoilla. Osa listavalintaraporteista voidaan avata vain listan kautta, kuten Toimeksiannon kansilehti Kirjanpidon raportointi Kirjanpidon seurantaan tarkoitettuja perusraportteja ovat muun muassa seuraavat: Myyntipäiväkirja 2.0 Raportissa näkyvät kaiki valitun kauden normaali- ja hyvityslaskut. Niiden perusteella nähdään ajanjakson myynti alv -erittelyineen. Raportin voi avata joko koko toimiston osalta tai yhden valitun kustannuspaikan osalta. Avoimet laskut toimipisteittäin Raportti kertoo valitulla hetkellä avointen laskujen tilanteen. Suorituksia ja hyvityksiä ei ole eritelty, mutta ne sisältyvät avoimiin summiin. On hyvä huomata, että raportti voidaan avata myös takautuvasti mille tahansa päivälle, jolloin se näyttää aina kyseisen päivän tilanteen. Tämän kyseisen hetken jälkeen tehdyt toimet eivät näy raportin summissa. Suoritusluettelo 2.0 Raportti kertoo kirjattujen suoritusten summan sekä niiden kohdistumisen valitulta ajanjaksolta. Raportti on jaoteltu suoritustyypeitttäin: tavalliset suoritukset, ennakkosuoritukset, ennakon palautukset, luottotappiokirjaukset ja maksunpalautukset. Arvonlisäveron yhteenvetoraportti kuukausittain Raportti vetää yhteen yrityksen myynnin arvolisäveron määrän. Se on tarpeen vain, jos yrityksellä on myyntiä ulkomaille Yrityksen johdon raportointi Erääntyneet laskut Raportti listaa erääntyneet laskut.

114 (113/117) Toimenpiteiden kirjausanalyysi on pivot-raportti, josta nähdään yhteenveto kirjatuista toimenpiteistä. Raporttia on helppo muokata vastaamaan kunkin yrityksen tarpeita. Toimenpiteiden laskutusanalyysi on pivot-raportti, josta nähdään laskutetut toimenpiteet. Niitä voidaan ryhmitellä eri tekijöillä, kuten laskun, toimeksiannon vastuuhenkilön tai kustannuspaikan mukaan. Kirjatut ja laskutetut palkkiot on pivot-raportti. Siinä on rinnakkainen yhteenveto valitulla aikavälillä kirjatuista sekä samalla ajalla laskutetuista palkkioista. Laskuttamattomat palkkiot ja kulut (ryhmittelyt) Raportista on saatavilla myös pivot-tyyppinen versio. Raportin avulla voidaan seurata laskuttamattomia palkkioita ja kuluja eri tavoilla ryhmiteltyinä, kuten asiakkaittain, tekijöittäin, vastuuhenkilöittäin ja toimeksiannoittain. Laskutus- / Suoritusperusteinen proviisiolaskenta Myyntiproviision laskentaan on saatavilla kaksi eriperusteista raporttia. Laskutusperusteinen proviisiolaskenta laskee proviisiot laskutetuista toimenpiteistä ja suoritusperusteinen niistä toimenpiteistä, joihin on tullut suoritus. Proviisio lasketaan aina toimenpiteiden nettoarvosta, josta on vähennetty alennukset ja hyvitykset. Suoritusperusteinen lisäksi huomioi laskuun tehdyt oikaisut. Niissä on lisäksi mahdollisuus laskea nettomyynti toimenpiteiden kirjaajan tai toimeksiannon vastuuhenkilön perusteella Listaraportit Listaraportit ovat raportteja, joita ajetaan näkymälistalla aina valituille riveille tai vain yhdelle riville kerrallaan. Listaraportit on valittavissa perustyökaluriviltä Raportit painikkeen alta. Esimerkkejä listaraporteista: Avoimet asiakasvarat lista avoimista asiakasvaroista, sama tieto on saatavilla myös Tilitapahtumat - kansion näkymästä. Asiakasvaratilien Saldot Asiakkaittain Asiakaskohtaiset loppusaldot, sama tieto on saatavilla myös Tilitapahtumat -kansion näkymästä. Asiakasvaratapahtumat Kaikki asiakasvaratapahtumat, sama tieto on saatavilla myös Tilitapahtumat - kansion näkymästä. Toimeksiannon kansilehti tulostetaan toimeksiannon kansilehti. Toimeksiannon yhteenveto tulostaa toimeksiannon tiedot samalla sivulle. Toimenpiteet ja kulut (Kaikki) Toimeksiannon toimenpiteiden ja kulujen yhteenveto, jossa mukana kaikki toimeksiannon toimenpiteet ja kulut (esiintyy myös nimellä Toimeksiannon kirjaukset). Toimenpiteet ja kulut (Avoimet) Toimeksiannon toimenpiteiden ja kulujen yhteenveto, jossa on mukana kaikki avoimet toimenpiteet ja kulut. 9.2 Raporttien lataaminen Raportteja voidaan lähettää sähköpostilla asiakkaille, jolloin pääkäyttäjät lataavat raportti- tai näkymätiedostot ohjelmaan Asetuksissa. Raporttitiedostot tallennetaan väliaikaisesti johonkin helposti löytyvään kansioon esim. työpöydälle. Jos ne ovat pakatussa zip-tiedostossa, tulee se ensin purkaa. Tämän jälkeen avataan ohjelmasta Asetukset > Raportit, näymät ja kaaviot. Siellä valitaan Toiminnot >Tuo tiedostosta, kts. kuva alla.

115 (114/117) Toiminnolla Hae raportteja voidaan ladata CSI Helsingin tarjoamia yleisiä raportteja verkosta. Toiminto toimii samaan tapaan kuin tiedostosta lataaminenkin. Tuo tiedostosta ikkunassa, kts. kuva alla, haetaan tallennetut raporttitiedostot ja näkymät halutusta kansiosta Selaa -painikkeella. Raportteja ja näkymiä voi tuoda kerralla useita. Lopuksi valitaan OK ja odotetaan, että raportit latautuvat. Ladatut raportti- tai näkymätiedostot ovat nyt tallessa ohjelman tietokannassa ja ne voidaan tarvittaessa poistaa työpöydältä. Mikäli ohjelmistoon tuodun raporttitiedoston edessä ei näy vihreää palloa Julkaistu sarakkeessa, valitaan Toiminnot > Julkaise. Tämän jälkeen raportti on avattavissa esim. Työtehtävät > Raportit kansiosta.

116 (115/117) 9.3 Pivot -raportin muokkaus Osa raporteista avautuu pivot -raporttina. Pivot avataan kaksoisklikkaamalla raporttiriviä. Raportin auetessa saatetaan käyttäjältä pyytää alkusuodatusehtoja. Yleisimmät suodatusehdot koskevat päivämäärävalintoja. Suodattamalla raportin lataus nopeutuu. Joskus suodatus voi olla jopa pakollista tällöin suodatusvalinta näkyy punaisella. Alla olevassa kuvassa on pivottaulukko ja taulukon kaavakentät merkittyinä ja numeroituina. Pivot:ia voidaan muokata raahaamalla kenttiä alueilta toiselle. Muokkaukset vaikuttavat niin kauan kuin raportti-ikkuna on auki. Kaava-alueelle saadaan tarvittaessa yhteensä-rivi ja ryhmäsummarivit näkymään yläreunan painikkeilla. Pivotin mukana tulee myös kaavio, joka näyttää kulloinkin valitun tulosalueen tietoja graafisesti (merkitty kuvassa vihreällä). Kaaviota voidaan jonkin verran muokata yläreunan valinnoilla: suunta ja kaaviotyyppi Pivotin sarakkeen raahaaminen Yllä olevassa kuvassa on merkittynä kenttäalueet, joiden kesken sarakkeita voidaan sijoittaa. Ykköskenttään raahataan riviotsikoita. Riviotsikoiksi kelpaavat parhaiten sellaiset kentät, joiden mahdollisia arvoja on rajoitettu määrä, kuten valintalista-muuttujat. Kakkoskenttään raahataan laskennallisia kenttiä, joiden arvoa raportissa halutaan seurata. Kolmosalueelle raahataan taulukolle sarakeotsikoita. Yleensä tässä käytetään aikajaksoja kuvaavia kenttiä.

117 (116/117) Nelosalueella hyllyllä on varalla olevia kenttiä, joita voidaan raahata kaava-alueelle ja kaava-alueelta olevia kenttiä takaisin hyllylle. Kaava-alueilla olevien kenttien määrää ei ole rajoitettu, mutta pivot-taulukko alkaa kasvaa melko nopeasti hankalasti hallittavaksi, kun kenttiä alkaa olla yli viisi tai kuusi. Kuvassa alla raahataan toimeksiannon vastuuhenkilö ensimmäiseksi riviotsikoksi. Valinta vaikuttaa myös tietueen omistaja-kenttään, joka järjestyy ensimmäisen kentän sisään. Sarakeleveyttä voidaan säätää hiirellä. Rivi- ja sarakeotsikoiden perusteella tulosalueen tietoja voidaan järjestää haluttuun järjestykseen valitsemalla hiirellä kyseisen kentän päällä. Kentän järjestysvalinnan merkiksi sen otsikon perään ilmestyy pieni kolmio.

118 (117/117) Kenttäsuodatus Kaikkien kenttien perusteella voidaan lisäksi suodattaa riippumatta missä kaava-kentässä ne ovat. Kenttäkohtaiset suodatusehdot toimivat raportin alkuehtojen lisänä, sillä avausvaiheen alkuehtojen vaikutusta ei voida kenttäsuodatuksilla kumota. Suodatusvalikko aukeaa pienestä suppilosta, joka ilmestyy näkyviin, kun siirtää hiiren kohdistimen kentän päälle. Suodatussuppiloa ei pidä sekoittaa järjestyskolmioon Pivotin vienti tiedostoon Yläreunassa on tulostuspainike, josta pivot-taulukko voidaan tulostaa paperille tai tiedostoon.