LAPIN LIITTO TARJOUSPYYNTÖ FEM 2017 KONFERENSSIN JÄRJESTELYPALVELUISTA

Transkriptio

1 LAPIN LIITTO TARJOUSPYYNTÖ FEM 2017 TARJOUSPYYNTÖ FEM 2017 TARJOUSPYYNNÖN SISÄLLYSLUETTELO 1. HANKINTAYKSIKKÖ 2 2. HANKINNAN KOHDE 2 3. SOPIMUSKAUSI 3 4. HANKINTAMENETTELY 3 5. TARJOUSTIETOJEN JA HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS 3 6. YHTEYDENPITO JA LISÄTIEDOT KILPAILUTUKSEN AIKANA 3 7. TARJOUKSEN LAATIMINEN 4 8. ALIHANKKIJAT 4 9. LASKUTUS JA MAKSUEHTO TARJOUSTEN VOIMASSAOLO TARJOUSTEN KÄSITTELY TARJOAJAA KOSKEVAT SOVELTUVUUSVAATIMUKSET JÄRJESTELYPALVELUHANKINNAN KUVAUS TARJOUSTEN VALINTAPERUSTEET JA VERTAILU TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN 12 LIITTEET Liite 1: FEM 2015 konferenssiohjelma Liite 2: Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset lomake Liite 3: Referenssilomake Liite 4: CV-lomake Liite 5: Työaikataulu Levillä konferenssin yhteydessä Liite 6: Hintalomake

2 TARJOUSPYYNTÖ FEM HANKINTAYKSIKKÖ Lapin liitto Y-tunnus: Hallituskatu 20 B, PL Rovaniemi Lapin liitto on Suomen pohjoisimman ja maantieteellisesti laajimman maakunnan kehittäjä, kaavoittaja ja edunvalvoja. Lapin liitto on kuntayhtymä, jonka omistajia ovat kaikki Lapin 21 kuntaa. 2. HANKINNAN KOHDE Lapin liitto (jäljempänä tilaaja tai hankintayksikkö ) pyytää konferenssitoimistoilta (jäljempänä tarjoaja ) tarjousta FEM 2017 konferenssin järjestelypalveluista Hilma-hankintakanavassa ja Lapin liiton verkkosivuilla tämän tarjouspyynnön ja tarjouspyynnön liitteiden mukaisesti. Kansainvälinen 11 th Fennoscandian Exploration and Mining konferenssikokonaisuus (FEM 2017) järjestetään Osallistujamääräarvio: 900 henkeä. Tapahtumapaikka: Kokous- ja konferenssikeskus Levi Summit ( ), Kittilä, Levi. Konferenssin nettisivut: ( FEM 2017 konferenssin aikataulutus 1) Maanantai Tiistai Yksi tai useampi pre-conference short course: Hotel Hullu Poro, Levi 2) Tiistai Konferenssi, oheisnäyttely ja Icebreaker Party: Kokous- ja Konferenssikeskus Levi Summit 3) Keskiviikko Konferenssi ja oheisnäyttely: Kokous- ja Konferenssikeskus Levi Summit Konferenssi-illallinen: Kylpylähotelli Levitunturi 4) Torstai Konferenssi ja oheisnäyttely: Kokous- ja Konferenssikeskus Levi Summit 5) Perjantai Yksi tai useampi post-conference excursion Liite 1: FEM 2015 konferenssiohjelma Konferenssin pääjärjestäjänä toimii Lapin liitto. Tapahtumakokonaisuuden koordinoinnista ja järjestelyistä vastaa FEM-projektipäällikkö Riitta Muhojoki, (jäljempänä järjestäjä ). Hankinnan kohde on kuvattu yksityiskohtaisesti tämän tarjouspyynnön kohdassa 13. Järjestelypalveluhankinnan kuvaus 2

3 3. SOPIMUSKAUSI Joulukuu Järjestelypalveluiden yhteistyösopimus tehdään Lapin liiton ja valitun konferenssitoimiston kesken. Sopimuskausi alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta. Sopimus laaditaan tämän tarjouspyynnön pohjalta. 4. HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on kokonaisuutena kansallisen kynnysarvon ylittävä ja EU:n kynnysarvon alittava hankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä lakia täydentävää asetusta (614/2007). Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tilaaja pidättää itselleen oikeuden olla valitsematta ketään tarjouksen esittäneistä tarjoajista. Vain kokonaistarjoukset ovat sallittuja, osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjouksen tekemisestä, tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa ainoastaan suomen kielellä. 5. TARJOUSTIETOJEN JA HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Vertailuhinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 6. YHTEYDENPITO JA LISÄTIEDOT KILPAILUTUKSEN AIKANA Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä suomenkieliset lisäkysymykset klo 16:00 mennessä osoitteeseen riitta.muhojoki(at)lapinliitto.fi. Sähköpostin aihekenttään kirjoitetaan lisäkysymys/fem 2017 järjestelypalvelut. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata. Hankintayksikkö lähettää kysymykset ja vastaukset mennessä saman sisältöisenä kaikille kysymyksiä lähettäneille sekä niille, jotka ovat ilmoittaneet sähköpostiosoitteensa edellä mainittuun sähköpostiosoitteeseen. Tarjoaja on velvollinen huomioimaan kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä käyttämään hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. 3

4 7. TARJOUKSEN LAATIMINEN Tarjous laaditaan tämän tarjouspyynnön liitteenä olevia lomakkeita hyväksi käyttäen. Liite 2: Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset lomake Liite 3: Referenssilomake Liite 4: CV-lomake Liite 6: Hintalomake Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset on määritelty tämän tarjouspyynnön kohdassa 12. Tarjouksen on sisällettävä kaikki pyydetyt liitteet täytettynä sekä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa ja tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot ja dokumentit. Tarjoukseen ei saa sisällyttää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton. Tarjoajan on tehtävä tarjous sekä täytettävä tarjouspyynnön liitteenä olevat tarjouslomakkeet suomen kielellä. 8. ALIHANKKIJAT Mahdollisia alihankkijoita koskevat samat, tässä tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset kuin järjestelypalvelun tarjoajaakin. Järjestelypalveluiden tarjoaja vastaa alihankkijoiden työstä kuten omastaan. Kaikki vastaavat tiedot, todistukset sekä selvitykset, joita on edellytetty tässä tarjouspyynnössä tarjoajalta, on toimitettava pyydettäessä myös alihankkijoiden osalta, eivätkä ne saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia. Alihankkijoiden käyttö tulee kuvata tarjouksessa. 9. LASKUTUS JA MAKSUEHTO Maksuehto 14 päivää. Lapin liitto vastaanottaa pääsääntöisesti vain verkkolaskuja. Operaattorina toimii OpusCapita Group Oy. Laskun maksamisen edellytyksenä on, että palvelu tai sen osa on hyväksytysti suoritettu ja että hankintayksikkö on vastaanottanut eritellyn laskun. Viivästyskorko määräytyy kulloinkin voimassa olevan korkolain mukaisesti. 10. TARJOUSTEN VOIMASSAOLO Tarjouksen tulee olla voimassa sitovana neljä (4) kuukautta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä. 4

5 11. TARJOUSTEN KÄSITTELY Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen 2. Tarjoajan soveltuvuuden ja vähimmäisvaatimusten tarkistaminen 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 4. Tarjousten vertailu 5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen 6. Hankintasopimuksen solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Tarjousten vertailusta suljetaan pois, jos 1. Tarjoaja ei täytä sille asetettuja ehdottomia soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimuksia. 2. Tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen, esim. ei täytä muodolle asetettuja vaatimuksia tai tarjouksessa ei ole vastattu kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin seikkoihin. 3. Tarjoaja on syyllistynyt hankintalaissa lueteltuihin rikoksiin (pakolliset poissulkemisperusteet) tai tarjoajaa rasittaa seuraavat poissulkemisperusteet: Yritys on konkurssissa tai purettavana tai sille on vahvistettu velkajärjestely- tai velkasaneerausohjelma. Tarjoaja on laiminlyönyt velvollisuutensa maksaa veroja tai sosiaaliturvamaksuja. Tarjoaja on syyllistynyt väärien tietojen antamiseen tai laiminlyönyt vaadittavien tietojen antamisen. Tarjoaja tai sen johtohenkilö on saanut ammattinsa harjoittamiseen liittyvästä lainvastaisesta teosta lainvoimaisen tuomion. Tarjoaja tai yrityksen johtohenkilö on syyllistynyt ammattitoiminnassaan vakavaan virheeseen, joka voidaan näyttää toteen. 12. TARJOAJAA KOSKEVAT SOVELTUVUUSVAATIMUKSET Tarjoajan on täytettävä ehdottomat soveltuvuusvaatimuksetvaatimukset. Hankintayksikön velvollisuutena on sulkea pois tarjouskilpailusta tarjoaja, joka ei täytä kaikkia soveltuvuusvaatimuksia. Tarjoajan tulee todentaa soveltuvuusvaatimusten täyttyminen liitteellä 2: Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset lomake liitteellä 3: Referenssilomake ja liitteellä 4: CV-lomake Tarjousten vertailukelpoisuuden ja tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi, tarjoajan tulee ilmoittaa referenssit liitteellä 3: Referenssilomake. Selvityksestä tulee ilmetä kaikki lomakkeella kysytyt tiedot. Ilmoitetut referenssit eivät saa olla kolmea (3) vuotta vanhempia. Referensseiksi ilmoitettujen tapahtumien pitää olla toteutuneita tarjouksen lähettämispäivään mennessä (tarjouksen päiväys). Keskeneräisiä ja peruttuja tapahtumia, tai tapahtumia, joissa tilaaja on vaihtanut palveluntuottajaa kesken sopimuskauden, ei hyväksytä referensseiksi. Referenssilomakkeella tulee ilmoittaa vähintään vähimmäisvaatimuksen täyttävä määrä referenssejä. 5

6 Tarjoajan tulee nimetä liitteellä 4: CV-lomake kaksi järjestelypalveluiden vastuuhenkilöä, (jäljempänä vastuuhenkilöt ). Vastuuhenkilöiden on oltava järjestäjän tavoitettavissa puhelimitse tai sähköpostilla arkipäivinä klo 08:00-16:00. Vastuuhenkilöt toimivat tarvittaessa toistensa varahenkilöinä. hoitavat yhteydenpidon järjestäjään. vastaavat hankintaan liittyvästä asiakaspalvelusta sekä muista tässä tarjouspyynnössä määritellyistä toimenpiteistä. vastaavat siitä, että tilattu järjestelypalvelukokonaisuus suoritetaan hankintasopimuksen mukaisesti. Tarjoajan tulee olla kokenut konferenssitoimisto, joka pystyy tuottamaan FEM 2017 järjestelypalvelut laadukkaasti, ammattitaitoisesti ja kustannustehokkaasti. Tarjoajalla tulee olla riittävät taloudelliset ja tekniset edellytykset, henkilöstöresurssit sekä muut edellytykset järjestelypalveluiden toteuttamiseksi. Vähimmäisvaatimus 1 Tarjoajan ammatillinen pätevyys (työkokemus) Tarjoajalla on oltava riittävästi työkokemusta ja pätevyyttä kilpailutettavaan hankintaan rinnastettavien kansainvälisten konferenssien järjestelypalveluista. Ilmoitetaan liitteellä 3: Referenssilomake. Tarjoajan on ilmoitettava vähintään viisi (5) referenssiä, jotka täyttävät tarjoajan referensseille määritellyt vähimmäisvaatimukset, kohdat 1.2. ja Vähintään kolmen (3) vuoden työkokemus. Ilmoitetaan liitteellä 3: Referenssilomake Vähintään yksi (1) toteutettu hankintaan rinnastettava tapahtuma viimeisen kolmen (3) vuoden aikana, joka täyttää seuraavat vaatimukset: Tarjoaja on hoitanut referensseiksi ilmoitetuissa tapahtumissa vastaavia työkokonaisuuksia kuin mitä tämän tarjouspyynnön kohdassa 13. JÄRJESTELYPALVELUHANKINNAN KUVAUS on määritelty. Tapahtumaan on ottanut osaa vähintään 900 osallistujaa. Tapahtuman rakenne on muodostunut vähintään seuraavista: seminaariosuudet, oheistapahtumat, oheisnäyttely messuosastoineen. Tapahtumassa on ollut osallistujia vähintään viidestä eri maasta. Konferenssin kielenä on ollut englanti mm. markkinointi- ja konferenssimateriaalit, viestintä, asiakaspalvelu, konferenssin eri tapahtumaosiot Vähintään neljä (4) toteutettua hankintaan rinnastettavaa tapahtumaa viimeisen kolmen (3) vuoden aikana, joka täyttää seuraavat vaatimukset: Tarjoaja on hoitanut referensseiksi ilmoitetuissa tapahtumissa vastaavia työkokonaisuuksia kuin mitä tämän tarjouspyynnön kohdassa 13. JÄRJESTELYPALVELUHANKINNAN KUVAUS on määritelty. Tapahtumaan on ottanut osaa vähintään 250 osallistujaa. Tapahtuman rakenne on muodostunut vähintään seuraavista: seminaariosuudet, oheistapahtumat, oheisnäyttely messuosastoineen ja/tai posternäyttely. Tapahtumassa on ollut osallistujia vähintään viidestä eri maasta. Konferenssin kielenä on ollut englanti mm. markkinointi- ja konferenssimateriaalit, viestintä, asiakaspalvelu, konferenssin eri tapahtumaosiot. 6

7 Vähimmäisvaatimus 2 Henkilöresurssit Tarjoajalla on oltava kilpailutettavan hankinnan laatu ja laajuus huomioon ottaen riittävästi ammattitaitoista työvoimaa järjestelypalveluiden toteuttamiseen. Ilmoitetaan liitteellä 2: Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset kaksi (2) työntekijää ennen konferenssia: järjestelypalveluiden vastuuhenkilöt. kolme (3) työntekijää konferenssin aikana: järjestelypalveluiden vastuuhenkilöt ja avustava infopistevastaava. Vähimmäisvaatimus 3 Tarjoajan nimeämien vastuuhenkilöiden ammatillinen pätevyys (työkokemus) Vastuuhenkilöillä on oltava riittävästi kokemusta ja pätevyyttä kilpailutettavaan hankintaan rinnastettavien kansainvälisten konferenssien järjestelypalveluista tarjoajan palveluksessa. Ilmoitetaan liitteellä 3: Referenssilomake. Tarjoajan on ilmoitettava molemmille vastuuhenkilöille vähintään neljä (4) referenssiä per henkilö, jotka täyttävät vastuuhenkilöiden referensseille määritellyt vähimmäisvaatimukset, kohdat 3.2. ja Vähintään kolmen (3) vuoden työkokemus konferenssitoimiston palveluksessa. Ilmoitetaan liitteellä 4: CV-lomake. Yli kolmen (3) vuoden työkokemusta konferenssitoimiston palveluksessa käytetään palvelun laadun arviointiperusteena Vähintään yksi (1) toteutettu hankintaan rinnastettava tapahtuma viimeisen kolmen (3) vuoden aikana tarjoajan palveluksessa, joka täyttää seuraavat vaatimukset: Tarjoaja on hoitanut referensseiksi ilmoitetuissa tapahtumissa vastaavia työkokonaisuuksia kuin mitä tämän tarjouspyynnön kohdassa 13. JÄRJESTELYPALVELUHANKINNAN KUVAUS on määritelty. Tapahtumaan on ottanut osaa vähintään 900 osallistujaa. Tapahtuman rakenne on muodostunut vähintään seuraavista: seminaariosuudet, oheistapahtumat, oheisnäyttely messuosastoineen. Tapahtumassa on ollut osallistujia vähintään viidestä eri maasta. Konferenssin kielenä on ollut englanti mm. markkinointi- ja konferenssimateriaalit, viestintä, asiakaspalvelu, konferenssin eri tapahtumaosiot Vähintään kolme (3) toteutettua hankintaan rinnastettavaa tapahtumaa viimeisen kolmen (3) vuoden aikana tarjoajan palveluksessa, joka täyttää seuraavat vaatimukset: Tarjoaja on hoitanut referensseiksi ilmoitetuissa tapahtumissa vastaavia työkokonaisuuksia kuin mitä tämän tarjouspyynnön kohdassa 13. JÄRJESTELYPALVELUHANKINNAN KUVAUS on määritelty. Tapahtumaan on ottanut osaa vähintään 250 osallistujaa. Tapahtuman rakenne on muodostunut vähintään seuraavista: seminaariosuudet, oheistapahtumat, oheisnäyttely messuosastoineen ja/tai posternäyttely. Tapahtumassa on ollut osallistujia vähintään viidestä eri maasta. Konferenssin kielenä on ollut englanti mm. markkinointi- ja konferenssimateriaalit, viestintä, asiakaspalvelu, konferenssin eri tapahtumaosiot. 7

8 Vähimmäisvaatimus 4 Tarjoajan nimeämien vastuuhenkilöiden kielitaito. Vastuuhenkilöillä on oltava sujuva suomen kielen taito: puhuttu ja kirjallinen. englannin kielen taito: puhuttu ja kirjallinen. Selvitys kielitaidosta ilmoitetaan liitteellä 4: CV-lomake. Vähimmäisvaatimus 5 Konferenssihallintajärjestelmä Tarjouksen jättäneellä konferenssitoimistolla tulee olla käytössään online konferenssihallintajärjestelmä ilmoittautumisten vastaanottoa ja maksuhallintaa varten. Konferenssihallintajärjestelmän tarkka määrittely liitteessä 2: Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset lomake 13. JÄRJESTELYPALVELUHANKINNAN KUVAUS Hankinnat ja tilavaraukset Järjestäjä vastaa tarvittavien hankintojen ja palvelujen kilpailuttamisesta, sopimusneuvotteluista sekä tilauksista. Tarvittavat tilavaraukset on jo tehty: konferenssikeskus, short course tilat, hotellikiintiöt. Konferenssin ohjelma ja puhujat Järjestäjä vastaa konferenssiohjelman suunnittelusta sekä puhujien kutsuprosessista yhdessä konferenssin suunnittelutyöryhmien edustajien kanssa. Hinnoittelu Hankintayksikkö edellyttää, että järjestelypalvelut sekä niiden hinnoittelu koostuvat seuraavista kokonaisuuksista A: Per capita maksu/rekisteröitynyt osallistuja eli yhden osallistujan käsittelyyn sisältyvä kokonaisuus o Rekisteröitynyt osallistuja on tietokantaan rekisteröity henkilö (tapahtuman osallistuja, seuralainen, järjestäjä, näytteilleasettaja, no show-osallistuja tai osallistumisensa peruuttanut). o Konferenssitoimiston on toimitettava ennen laskutusta eritelty listaus rekisteröidyistä osallistujista. B: Järjestelytoimenpiteet 8

9 A: Per capita maksu / rekisteröitynyt osallistuja TARJOUSPYYNTÖ FEM 2017 Osallistuja- ja näytteilleasettajarekisteröinnit Konferenssitoimisto vastaanottaa online osallistuja- ja näytteilleasettajailmoittautumiset. Konferenssitoimiston vastuuhenkilöt vastaavat o osallistujien ja näytteilleasettajien ilmoittautumisten rekisteröinnistä. o rekisteröitymisten vahvistamisesta, yhteydenpidosta osallistujiin sekä muusta mahdollisesta yksittäiseen asiakkaaseen liittyvästä asiakasneuvonnasta ja -palvelusta. Osallistujien majoitusjärjestelyt Konferenssitoimisto vastaanottaa online majoitusvaraukset. Konferenssitoimiston vastuuhenkilöt vastaavat o osallistujien majoitusvarausten rekisteröinnistä, varausten vahvistamisesta osallistujille ja kiintiöhotelleille sekä muusta tarvittavasta asiakkaiden majoitusvarauksiin liittyvästä asiakaspalvelusta. Vastuuhenkilöt hoitavat osallistumiseen liittyvää maksuliikennettä paikan päällä konferenssin aikana: viivästyneet maksut, uudet asiakkaat. Osallistuja- ja näytteilleasettajamaksujen maksuliikenne Konferenssitoimiston vastuuhenkilöt vastaavat o osallistujamaksujen maksuliikenteestä: osallistuja- ja näytteilleasettajamaksujen vastaanottaminen, kirjaaminen ja kontrollointi, perintä ja palautukset. B: Järjestelytoimenpiteet Kielitaitovaatimus Konferenssin käyttökielenä on englanti. Järjestelypalveluiden vastuuhenkilöillä on oltava sujuva o suomen kielen taito: puhuttu ja kirjallinen. o englannin kielen taito: puhuttu ja kirjallinen. Konferenssiohjelman ja tieteellisten tekstien kääntämisestä vastaa järjestäjä. Yhteydenpito järjestäjän ja vastuuhenkilöiden käydään pääsääntöisesti suomenkielellä. Raportointi ja listaukset Konferenssitoimiston vastuuhenkilöt o toimittavat järjestäjän käyttöön rekisteröintitietojen koonnit ja raportit esim. osallistuja ja näytteilleasettajaluettelot yhteystietoineen, hotellikiintiön varaustilanne, maksuliikenne. Järjestäjä tulee pyytämään koonteja ja raportteja useaan otteeseen sopimuskauden aikana. Osallistuja- ja näytteilleasettajarekisteröinnit Konferenssin ilmoittautuminen avataan helmikuussa Konferenssitoimisto vastaanottaa online osallistuja- ja näytteilleasettajailmoittautumiset. Konferenssitoimistolla tulee olla käytössään konferenssihallintajärjestelmä ilmoittautumisten vastaanottoa ja maksuhallintaa varten. Järjestelmälle asetetut vaatimukset on tarkennettu liitteessä 2: Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset lomake Konferenssitoimiston tulee tuottaa FEM kotisivuille englanninkieliset online ilmoittautumislomakkeet sekä huolehtia tekstien kielitarkastuksesta. o Lomake osallistujarekisteröitymistä ja majoitusvarausta varten 9

10 o Lomake uusiville FEM 2015 näytteilleasettajille o Lomake uusille näytteilleasettajille Lomakkeiden toteutus aikavälillä joulukuu tammikuu Osallistuja- ja näytteilleasettajamaksujen maksuliikenne Käytettäviä maksutapoja ovat online luottokorttimaksu (Visa, MasterCard, EuroCard, Amex), verkkopankkimaksut sekä tarvittaessa verkkolaskutus tai paperilaskutus. Osallistuja- ja näytteilleasettajamaksut ohjataan konferenssitoimistoon, josta ne tilitetään (sisältäen arvonlisäveron) Lapin liitolle useampana suorituksena ennen ja jälkeen tapahtuman. Osallistujien majoitusjärjestelyt Hotellikiintiövaraukset FEM 2017 konferenssia varten on jo tehty. Konferenssitoimiston vastuuhenkilöt vastaavat o yhteydenpidosta sopimushotellien kanssa, huonekiintiöiden ylläpidosta ja valvonnasta. Huonekiintiöiden purkamisesta ennen tapahtumaa neuvotellaan järjestäjän kanssa. Oheisnäyttelyn järjestelytoimenpiteet Konferenssitoimiston vastuuhenkilöt vastaavat o oheisnäyttelyyn liittyvästä yhteydenpidosta ja neuvonnasta ennen tapahtumaa ja tapahtuman aikana: näytteilleasettajat, messurakentaja ja konferenssikeskus. o varmistavat hyvissä ajoin ennen konferenssia, että kaikki näytteilleasettajat ovat tehneet osastoonsa liittyvät tilaukset. Oheisnäyttelyn toteuttaa järjestäjän kilpailuttama messurakentaja. Näytteilleasettajat tilaavat kalusteet suoraan messurakentajalta. Yleisinfo ja rekisteröitymisohjeet Konferenssitoimiston vastuuhenkilöt toimittavat järjestäjälle tarvittavat englanninkieliset päivitykset edellisen FEM konferenssin markkinointimateriaaleihin: o Yleisinfo, rekisteröitymis- ja majoitusvarausohjeet, kartat yms. Toteutusaika: tammikuu 2017 ja syys-lokakuu Järjestäjä vastaa o markkinointi- ja oheismateriaalien sisällöstä ja tuotannosta sekä www-sivujen ylläpidosta. o markkinoinnista, viestinnästä ja mediasuhteista. Markkinointimateriaalin graafiseen suunnitteluun, toteutukseen ja painatukseen käytetään järjestäjän kilpailuttamaa mainostoimistoa ja painotaloa. Muut järjestelytoimenpiteet Järjestäjä ja konferenssitoimiston vastuuhenkilöt hankkivat yhteistyössä konferenssin aikana tarvittavan avustavan henkilökunnan Lapin oppilaitoksista. Konferenssitoimiston vastuuhenkilöt o o toimittavat päivitetyt osallistuja- ja tilausmäärät järjestäjälle sekä palveluiden tuottajille. päivittävät yhteistyössä järjestäjän kanssa osallistujille jaettavan materiaalin sisällön (lipukkeet, kutsukortit, kartat, ohjeet osallistujille jne.). 10

11 Suunnittelukokoukset järjestäjän kanssa Järjestäjä ja konferenssitoimiston vastuuhenkilö/-henkilöt tapaavat n. 20 kertaa sopimuskauden aikana. Suunnittelukokoukset järjestetään arkisin virastoaikaan Rovaniemellä. Konferenssin käytännönjärjestelyjen luonteesta johtuen suunnittelukokousten kesto maksimissaan 1 työpäivä / kokous. PDAC 2017, Toronto, Kanada Yksi konferenssitoimiston vastuuhenkilö osallistuu yhdessä järjestäjän kanssa PDAC 2017 tapahtumaan. o Työnkuvaus: näytteilleasettajana toimiminen. Työpäivät Torontossa PDAC 2017 näyttely on avoinna pääsääntöisesti klo 10:00-17:00. Järjestäjä o varaa ja maksaa konferenssitoimiston edustajan economy luokan lentoliput sekä majoituksen Torontossa. o hoitaa tapahtumaan ilmoittautumisen sekä näyttelyosastoon liittyvät tilaukset. FEM 2017 konferenssi, Levi Järjestäjällä on kokonaisvastuu tapahtuman aikana. Järjestäjä vastaa av-teknikoiden ja ravintolapalveluiden perehdyttämisestä ennen tapahtumaa. Järjestäjä edellyttää, että Levillä on konferenssitoimistosta paikalla kolme edustajaa: o Konferenssitoimiston vastuuhenkilöt sekä avustava infopistevastaava. Yleisvastaavana toimiva vastuuhenkilö vastaa: o avustavan henkilökunnan työnohjauksesta ja työnjohdosta. o ennen konferenssin alkua tapahtuvista käytännönjärjestelyistä mm. mahdollinen tilojen somistus, lyhytkurssien materiaalien ja konferenssikassien pakkaaminen, nimikorttien teko, opasteet. o palveluiden tuottajien työnseurannasta tapahtuman ajan mm. messurakentaja, ravintolapalvelu, järjestysmiehet. o tapahtuma-aikaisen infopisteen organisoinnista sekä miehityksestä koko tapahtuman ajan. o näytteilleasettajien, osallistujien ja puhujien avustamisesta ja informoinnista sekä yleisökuulutuksista. Infopistevastaavana toimiva vastuuhenkilö vastaa: o kaikista infopisteeseen liittyvistä toimenpiteistä koko tapahtuman ajan mm. asiakaspalvelu, maksuliikenne ja rekisteröinnit paikan päällä konferenssin aikana: viivästyneet maksut, uudet asiakkaat. Avustava infopistevastaava avustaa infopistevastaavaa ja toimii tarvittaessa hänen sijaisenaan mm. taukojen aikana. Konferenssitoimiston edustajien työpäivät Levillä: Liite 5: Työaikataulu Levillä konferenssin yhteydessä. Konferenssitoimiston edustajien työtuntimäärä Levillä yhteensä 186 tuntia. Tarjoaja on velvollinen huomioimaan tämän tuntimäärän tehdessään tarjousta. 11

12 15. TARJOUSTEN VALINTAPERUSTEET JA VERTAILU TARJOUSPYYNTÖ FEM 2017 Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Vain kokonaistarjoukset hyväksytään, osatarjouksia ei hyväksytä. Kokonaistaloudellisuutta arvioidaan seuraavilla vertailuperusteilla: Kokonaishinta (yhteensä max 4 pistettä) A: Per capita maksu/rekisteröitynyt osallistuja eli yhden osallistujan käsittelyyn sisältyvä kokonaisuus. Osallistujamääräarvio 900 henkeä. B: Järjestelytoimenpiteet Hinta yhteensä: Edullisin hinta saa neljä (4) vertailupistettä. Muiden tarjousten pisteet lasketaan kaavalla: edullisin hinta / vertailtavalla x 4 pistettä. Palvelun laatutekijät (yhteensä max 4 pistettä) Tarjoajan nimeämien vastuuhenkilöiden ammatillinen pätevyys (työkokemus) Vastuuhenkilöillä on oltava riittävästi kokemusta ja pätevyyttä kilpailutettavaan hankintaan rinnastettavien kansainvälisten konferenssien järjestelypalveluista. Painotetaan painoarvolla 60 % Painotetaan painoarvolla 40 % Vastuuhenkilö 1 Vähimmäisvaatimus: Kolmen (3) vuoden työkokemus konferenssitoimiston palveluksessa = 0 pistettä Yli kolmen (3) vuoden työkokemus konferenssitoimiston palveluksessa = 2 pistettä Vastuuhenkilö 2 Vähimmäisvaatimus: Kolmen (3) vuoden työkokemus konferenssitoimiston palveluksessa = 0 pistettä Yli kolmen (3) vuoden työkokemus konferenssitoimiston palveluksessa = 2 pistettä 16. TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN Hankintayksikölle osoitettu tarjous on toimitettava kello 16:00 mennessä sähköpostitse osoitteeseen riitta.muhojoki(at)lapinliitto.fi tarjousmerkinnällä Tarjous/FEM 2017 järjestelypalvelut. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. LAPIN LIITTO Riitta Muhojoki FEM-projektipäällikkö LIITTEET: Liite 1: FEM 2015 konferenssiohjelma Liite 2: Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset lomake Liite 3: Referenssilomake Liite 4: CV-lomake Liite 5: Työaikataulu Levillä konferenssin yhteydessä Liite 6: Hintalomake 12