Museo hankkeen uutiskirje Verkostomainen työskentelytapa museoiden voimavara

Transkriptio

1 Museo hankkeen uutiskirje Verkostomainen työskentelytapa museoiden voimavara Museot ovat perinteisesti tehneet yhteistyötä monin tavoin, kuten esimerkiksi vaihtuvien näyttelyiden toteuttamisessa ja tietotaidon jakamisessa kokoelmiin liittyvissä kysymyksissä. Museo hankkeessa tehty yhteistyö on tähän asti osoittanut, että verkostomainen työskentelytapa voi tulevaisuudessakin olla museoille voimavara ja taito, jolla vastataan muuttuvan toimintaympäristön tuomiin haasteisiin. Siirtyminen verkostomaiseen toimintatapaan ja logiikkaan edellyttää museoilta uudenlaista ja aikaisempaa yhteisvastuullisempaa näkökulmaa sekä yhteisten tavoitteiden määrittelyä nyt ja tulevaisuudessa. Museo uutiskirjeessä kerrotaan hankkeen kolmen työryhmän ajankohtaisista haasteista ja tuloksista, alueellisista tilaisuuksista, KDK:n Finnan museonäkymän kehitystyöstä sekä muutoksista hanketiimissä. Kaikissa hankkeen osa-alueissa on edetty suunnitelmien mukaan. Eräs hankkeen keskeisistä tuotoksista tulee olemaani uusi museoiden kokoelmahallintajärjestelmä. Hankinnan valmistelu on aloitettu. Järjestelmä kilpailutetaan menetelmällä, joka sisältää mahdollisimman vähän riskejä ja jossa hankitaan sellaisen järjestelmä, jonka kehityspolku voidaan turvata myös hanketyöskentelyn päätyttyä. Museo hankkeen työryhmissä toimii 55 museoammattilaista ja kommenttiryhmien jäsenet mukaan lukien hanketyöskentelyyn osallistuu jo yli 100 museoammattilaista. Kommenttiryhmiin ovat kaikki kiinnostuneet edelleen tervetulleita! Kommenttiryhmiin voi liittyä lähettämällä viesti työryhmien puheenjohtajille, joiden yhteystiedot löytyvät tästä uutiskirjeessä. Työskentely kommenttiryhmissä perustuu vapaaehtoisuuteen. Kukin voi panostaa kommentoimiseen omien resurssiensa mukaisesti ja esim. yhdessä 1

2 oman museon tai yhteistyömuseoiden kollegoiden kanssa. Kommentointityö on hyvä väylä hankkeen seuramiseen läheltä. Hanketta voi lisäksi seurata Museo verkkosivuilta sekä uutiskirjeen tilaajana. Työryhmätyöskentelystä saadun palautteen perusteella voidaan sanoa, että hanketyöskentely on antanut paitsi tietoa, myös vertaistukea ja uusia kontakteja. Tämä on luonut pohjaa uusille käytännöille museoiden kehittämiseksi yhtenäiseksi ja laadukkaaksi tiedontarjoajaksi, kuten esimerkiksi joulukuussa avattavassa Kansallisen digitaalisen kirjaston Finna - asiakasliittymässä. Projektipäällikkö Satu Savia, satu.savia@nba.fi Museo 2015 Tammisaaressa ja Kouvolassa intoa ja tuoreita näkökulmia (verkkouutinen ) Museo hankkeen alueelliset keskustelutilaisuudet jatkuivat syksyllä. Tilaisuudet järjestettiin Tammisaaressa ja Kouvolassa yhteistyössä Museokeskus EKTA:n ja Poikilo-museoiden kanssa. Tärkeäksi teemaksi nousi "museokokoelmat verkossa" eli digitoitujen kokoelmien julkisen esittämisen haasteet ja uudet mahdollisuudet museotyössä. Esitykset luettavissa ja katsottavissa hankkeen verkkosivuilla. Muutoksia Museo hanketiimissä (verkkouutinen ) Museo hankkeessa on aloittanut kaksi uutta työntekijää: koordinaattori, DI Toni Bärman ja It-suunnittelija, FM Tomi Orre. Arkkitehtuurikoordinaattori Riitta Autere on siirtynyt ympäristöministeriön hallintoyksikköön erityisasiantuntijan tehtäviin. 2

3 Lokakuussa avoinna olleisiin projektiassistentin ja koordinaattorin tehtäviin valitaan henkilöt marraskuun aikana. Aineistojen kuvailu yhteistyötä Kansallisarkiston ja Kansalliskirjaston kanssa Museo-, kirjasto- ja arkistosektorilla on samanaikaisesti käynnissä useita aineistojen kuvailun kehittämishankkeita: Museo 2015, AHAA- ja RDAhanke. Kansallisen digitaalisen kirjaston kokonaisarkkitehtuuridokumentissa on selkeästi tuotu esiin kuvailun yhtenäistämisen tarve sektoreiden sisällä ja välillä. Hankkeet pyrkivätkin nyt yhdistämään voimiaan. KAMkuvailuryhmäksi nimetty työryhmä pyrkii edistämään sektoreiden välistä kuvailukäytäntöjen yhteen toimivuutta sekä luettelointisääntöjen yhdenmukaisuutta tarkastelemalla esimerkiksi yhteisiä käsitteitä ja termejä. KAM-kuvailuryhmän muodostavat luettelointikoordinaattori Leena Furu (Museo 2015), arkistoneuvos Jaana Kilkki (Kansallisarkisto) ja kirjastonhoitaja Marjatta Autio-Tuuli (Kansalliskirjasto), jotka vastaavat sektoreidensa kuvailun kehittämistyöstä. KAM-kuvailuryhmä kokoontuu tarpeen vaatiessa ja käsittelee ajankohtaisia kuvailuun liittyviä aiheita. Syksyllä 2012 ryhmä on kommentoinut Kansalliskirjaston parhaillaan suomeksi kääntämän RDA-kuvailustandardin (Resource Description and Access) henkilöitä, sukuja ja yhteisöjä käsittelevää osiota. RDA on KDK:n suosittelema erityyppisten aineistojen luettelointiin soveltuva kuvailustandardi, jonka kehittäminen liittyy kirjastoalalla käytettyjen angloamerikkalaisten luettelointisääntöjen (AACR) uudistamiseen. RDA:n ohjeita voidaan soveltuvin osin käyttää myös Museo hankkeessa laadittavien ohjeiden tukena. Lisätietoa: luettelointikoordinaattori Leena Furu, AHAA-hanke: Arkistokuvailun kansallinen kehittämistyöryhmä 3

4 Museoiden kokonaisarkkitehtuuri valmistumassa Kokonaisarkkitehtuuriryhmän työ on edennyt joutuisasti. Lokakuun alussa valmistui Kartturi-mallin mukaisesti laadittu museoiden kokoelmahallinnan kokonaisarkkitehtuurikuvauksen ensimmäinen versio. Arkkitehtuurityöryhmän työskentely perustuu Museolaissa 729/1992 museoille määritellyille tehtäville ja siinä on noudatettu Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin arkkitehtuuriperiaatteita. Työryhmässä on keskitytty tietovarantoihin, joita museoiden ydintehtävissä syntyy. Museoiden kokoelmahallinnan kokonaisarkkitehtuurin arkkitehtuuriperiaatteet ovat jo valmiina. Ne ovat linjauksia, jotka ohjaavat museoiden tietoarkkitehtuurin kehittämistä. Arkkitehtuurin muidenkin osa-alueiden kuvauksissa ollaan jo pitkällä. Myös prosessikartta, jossa on määritelty kokoelmahallinnan keskeiset prosessit on valmis. Työryhmäläiset ovat keränneet tiiviissä tahdissa syksyn kokouksiin järjestelmäkuvauksia omien kokoelmiensa hallinnassa käytetyistä järjestelmistä, sekä määritelleet kaikille museoille yhteisiä loogisten tietovarantojen ydintietoja (Master Data). Kokonaisarkkitehtuuri on osiensa summa ja ydintiedot ovat yksi sen osista. Tärkeän osan arkkitehtuurikuvauksesta muodostaa sanasto, josta voi saada tietoa esim. ydintiedon ja muiden vieraampien tai selitystä kaipaavien termien omaksumiseen. Kaikki hankkeen työryhmät työstävät yhdessä sanastoa, josta muodostuu Museo hankkeessa tehtyjen määritelmien ja termien luettelo. Osa arkkitehtuuridokumentin valmistuneista luvuista on parhaillaan kommenttiryhmällä kommentoitavana. Mikäli haluat mukaan tarkastelemaan valmiita dokumentin tekstiosuuksia, ilmoittaudu Satu Savialle: Kokonaisarkkitehtuurityötä esitellään Museoliiton Tietopäivässä Museoiden kokoelmahallinnan kokonaisarkkitehtuuri 1.0 julkaistaan 4

5 tammikuussa Arkkitehtuurin hallintamallia laaditaan Museo hankkeen johtoryhmässä koko hankkeen hallintamallin laadinnan yhteydessä ja se valmistuu alkuvuodesta Lisätietoa kokonaisarkkitehtuurityössä käytetyistä termeistä esim. Yhteentoimivuus.fi-sivustolta Vaatimusmäärittelytyöryhmän kuulumiset Museo 2015 hankkeessa toimivan vaatimusmäärittelytyöryhmän työ on jatkunut syksyllä kahdessa koko työpäivän kestäneessä kokouksessa. Kokouksissa on työstetty käyttötapauksia JHS 173:n mukaisesti. Käyttötapaukset ovat tiiviitä kuvaksia toiminnoista, joita varten kokoelmahallintajärjestelmä on olemassa. Käyttötapauskuvauksista on johdettu järjestelmän toiminnallisia määrityksiä. Käyttötapauskuvauksissa ovat korostuneet sellaiset toiminnot, jotka nopeuttavat ja helpottavat luettelointityötä. Näitä ovat mm. joukkoistamalla tuotettujen aineistojen liittäminen objekteihin (esineet, kuvat, liikkuva kuva, arkistonaineisto, 3 D -kuvat), erilaiset koritoiminnot (mahdollistavat esimerkiksi objektien massamuokkauksen) sekä digitaalisten kuvien exiftietojen automaattinen siirto kuvien liittämisen yhteydessä. Eräs keskeisimmistä käyttötapauksista on myös Kansallisen digitaalisen kirjaston pitkäaikaissäilytykseen (PAS) siirrettävien aineistopakettien tekeminen. PAS-paketointi on ominaisuus, joka puuttuu kaikista tämänhetkisistä kokoelmahallintajärjestelmistä Suomessa. Kaiken kaikkiaan toiminnallisten vaatimusmäärittelyjen työstämistä varten on valmiina 37 erilaista käyttötapausta. Työryhmässä laaditut käyttötapaukset on järjestetty hankkeen kokonaisarkkitehtuurityöryhmässä vuoden 2012 aikana laaditun museoiden 5

6 kokoelmahallinnan kokonaisarkkitehtuurin prosessikartan mukaisesti. Lisätietoa: Projektipäällikkö Satu Savia, Museo 2015 kokoelmahallintajärjestelmän hankinta Museo hankkeen järjestelmähankinnan koordinointi on aloitettu Museo hankintatiimissä yhteistyössä Museoviraston laki- ja henkilöstöpalveluiden julkisista hankinnoista vastaavan lakimiehen, Tiina Tähtisen kanssa. Hankinta toteutetaan vuoden 2013 aikana. Järjestelmä kilpailutetaan hankintalain mukaisesti EU-kynnysarvon ylittävänä hankintana. Hankinnan esiselvitystyönä käytetään CSC - Tieteen tietotekniikan tutkimuskeskuksen raporttia Museoiden kokoelmahallintajärjestelmät. Nykytila ja vaihtoehtoiset kehitysmallit. Syksyn aikana tehdään markkinakartoitusta, neuvottelumenettelyiden aikataulujen täsmentämistä, sekä dokumenttien, kuten tarjouspyyntöjen ja sopimusten, alustavaa laatimista. Hankinnan koordinoimisesta vastaa Toni Bärman, toni.barman@nba.fi Museoiden kokoelmahallintajärjestelmät. Nykytila ja vaihtoehtoiset kehitysmallit. Selvitystyön loppuraportti. CSC - Tieteen tietotekniikan tutkimuskeskus. Versio Kansalliset luettelointiohjeet edistyvät Kansallisten, museoiden yhteisten ja ohjelmistoriippumattomien luettelointiohjeiden laadinta alkoi toden teolla elokuussa, jolloin luettelointityöryhmä kokoontui ensimmäistä kertaa kesätauon jälkeen. Vuonna 2014 valmistuvien ohjeiden tavoitteena on antaa edellytykset yhtenäisemmälle kokoelmaluetteloinnille. 6

7 Luettelointiohjeiden perustaksi on valittu Iso-Britanniassa Collections Trustin kehittämä ja ylläpitämä luettelointistandardi SPECTRUM 4.0 (Appendix 1). Standardi on yli 7000 museossa maailmanlaajuisesti käytetty museoiden kokoelmien luettelointiin tarkoitettu ohjeisto, jossa määritellään objekteista luetteloitavat tiedot ja annetaan tietojen merkitsemisohjeet esimerkkeineen. SPECTRUM on yksi KDK:n suosittelemista luettelointistandardeista. SPECTRUM:in lisenssi on hankittu Museovirastolle Museo hankkeen käyttöön. Luettelointiohjeet laaditaan suomentamalla SPECTRUM:in ohjeet ja muokkaamalla niitä suomalaisiin käytäntöihin paremmin soveltuvaksi. Luettelointityöryhmä työstää kokouksissaan luonnoksen ohjeista ja ne luovutetaan kommenttiryhmälle tarkasteltavaksi. Annetut kommentit käsitellään luettelointityöryhmän kokouksessa. Kuluneen syksyn aikana on työstetty ohjeita mm. toimijoiden, aikojen, paikkojen, hankintatapahtuman sekä keräys-/kaivaustapahtuman tietojen luettelointiin. Nyt on oikea hetki vaikuttaa luettelointiohjeiden sisältöön liittymällä kommenttiryhmään sähköpostitse osoitteeseen Collections Trust SPECTRUM Kansallisen digitaalisen kirjaston kokonaisarkkitehtuuri: Liite B Standardisalkku Suositusta laaditaan asiasanastojen, luokitusjärjestelmien ja ontologioiden käyttämisestä Huhtikuussa 2012 järjestettiin Museo hankkeessa työpaja, jossa käsiteltiin luetteloinnissa käytettäviä asiasanastoja, ontologioita ja luokitusjärjestelmiä. Työpajaan kutsuttiin aiheen asiantuntijoina Erkki 7

8 Anttonen (Valtion taidemuseo), Maija Ekosaari (SAKU -hanke), Suvi Kettula (Espoon kaupunginmuseo), Satu Savia (Museo 2015), Katri Seppälä (Sanastokeskus TSK) ja Sirkka Valanto (Museovirasto). Puheenjohtajana toimi Museo hankkeen luettelointikoordinaattori Leena Furu. Sanastoasiantuntijoiden kokoontumisen tavoitteena oli laatia suositus siitä, mitä asiasanastoja ja luokituksia museokokoelmien luetteloinnissa tulisi käyttää: Suosituksen laatimisen tavoitteena oli ottaa kantaa museoiden omien sanastojen, luokitusjärjestelmien sekä vapaiden asiasanojen ja ontologioiden käyttöön. Suosituksen tarkoituksena on varmistaa museoiden aineistojen yhteiskäyttöisyys ja saatavuus niin kansallisesti ja kuin kansainvälisestikin. Suositusta on työstetty kesän ja syksyn aikana työpajaan osallistuneiden kesken. Suosituksen valmistumista viivyttää ontologioiden kansallisen hallintamallin puuttuminen. Selvitystyö on kuitenkin käynnissä: Ontologiapalvelujen tilannetta on käsitelty Hallinnon ja aluekehityksen ministerityöryhmässä ja Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnassa eli JUHTA:ssa Museo hankkeessa seurataan tilannetta ja noudatetaan niitä suosituksia ja päätöksiä, joita syksyn aikana odotetaan valmistuvan. Museo hankkeessa tuotettavan asiasanastojen, luokitusjärjestelmien ja ontologioiden suosituksen valmistumisesta tiedotetaan myöhemmin. Lisätietoa: Luettelointikoordinaattori Leena Furu, MUSEO 2015 ja KDK - ajankohtaista Museonäkymä asiantuntijoiden testattavana Museo hanke kehittää Kansallisen digitaalisen kirjaston Finnaan nivoutuvaa museonäkymää eli museoiden omaa, yhteistä 8

9 käyttöliittymää. Museonäkymän asiantuntijatestaus on toteutettu syksyn aikana. Testauksessa selvitettiin etenkin taustajärjestelmistä asiakasliittymään siirrettyjen tietojen oikeellisuutta sekä liittymän ulkoasua ja ominaisuuksia. Lisäksi testattiin löytyvätkö objektit niillä hakusanoilla, joilla niiden pitäisi löytyä. Museoiden käyttöliittymä hyödyntää monipuolisesti objektien aika- ja paikkatietoja hakutulosten visualisoinnissa. Kartalta suoritettavaa hakua ja haun rajausta kehitetään kuitenkin edelleen asiantuntijatestaajien toivomalla tavalla. Hakuominaisuuksien testauksessa tuli lisäksi ilmi tapauksia, joissa hakusanalla joko löytyi vääriä objekteja tai ei löytynyt objekteja, joiden olisi pitänyt löytyä. Testaajapalaute on siis välttämätöntä, jotta sovellus voisi palvella toivotulla tavalla. Museo hankkeessa laaditaan parhaillaan museonäkymän kehittämissuunnitelmaa. Suunnitelma tulee olemaan linjassa Finnan kehittämisen kanssa. Museonäkymän ensimmäinen versio julkaistaan vuonna KDK:n I aallon museoiden aineistoja on jo sitä ennen mahdollisuus tarkastella Finnan beta-versiosta, joka otetaan käyttöön joulukuussa. Lisää museoiden aineistoja siirretään vaiheittain sekä Finnaan että museonäkymään vuosien aikana. KDK:n Finnan kehittämistä voi seurata parhaiten Finna-wikissä. Lisätietoa: Projektipäällikkö Satu Savia, Museo hanke, satu.savia@nba.fi KDK-museot -ryhmä tiedonvaihtoa edistämään Kansallisen digitaalisen kirjaston piirissä toimivien museoiden välisen tiedonvaihdon avuksi on perustettu KDK-museot -ryhmä, jonka jäsenet ovat KDK:n ensimmäisen aallon museoista. Ryhmän koollekutsujana on toiminut Museo hankkeen johtaja, Vesa Hongisto. KDK-museot -ryhmän 9

10 seuraava eli toinen kokoontuminen on Ryhmä jatkaa toimintaansa keväällä. Ryhmässä käsitellään muun muassa pitkäaikaissäilytykseen (PAS) sekä Finnan museonäkymään ja Kansalliseen näkymään liittyviä asioita. Lisätietoa: Osastonjohtaja Vesa Hongisto, Museovirasto, 10