Tulevaisuuden haasteet

Transkriptio

1

2 2 SAATTEEKSI Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin uusi strategia , Tavoitteena terveyttä, hyväksyttiin vuonna Strategian konkretisoimiseksi sairaanhoitopiirin johtaja Hannu Leskinen asetti neljä työryhmää. Näistä yksi oli Viestintä ja raportointi. Työryhmä kokoontui kolme kertaa ja jätti raporttinsa Siinä määriteltiin sairaanhoitopiirin viestinnän painopisteet ja strategiset päämäärät. Raportissaan työryhmä totesi, että viestinnälle asetetun vision ja päämäärien toteuttamisen varmistamiseksi sairaanhoitopiirille tulee laatia erillinen viestintästrategia/-suunnitelma. Siinä sairaanhoitopiiri asemoidaan omaan toimintaympäristöönsä ja viestinnän kenttään. Työryhmän mukaan viestintästrategia pitää tehdä keskustellen ja vuorovaikutteisesti. Viestintästrategian avulla pyritään varmistamaan viestinnän järjestelmällisyys ja jatkuvuus. Viestintäsuunnitelmaa valmistelemaan koottiin työryhmä, johon ovat kuuluneet: Sairaanhoitopiirin johtaja Hannu Leskinen, pj Kehitysjohtaja Pasi Parkkila Hallintoylilääkäri Juha Korpelainen Hallintoylihoitaja Pirjo Kejonen Vastuualuejohtaja Heikki Wiik Talousjohtaja Jarkko Raatikainen Tutkimuspalvelupäällikkö Minna Mäkiniemi Ylihoitaja Merja Meriläinen Intranet-toimittaja Päivi Hietapelto Viestintäkonsultti Martti Ahlstén, Viestintätoimisto Verbi Viestintäsuunnitelman valmistelussa on käyty taustakeskusteluja, joissa on ollut mukana sairaanhoitopiirin tulosalueiden edustajia, useita eri ammattiryhmiä, sairaanhoitopiirin johtavia viranhaltijoita sekä johtavia luottamushenkilöitä. Suunnitelmaa työstettäessä oli käynnissä kuntarakenneuudistuksen valmistelu sekä siihen liittyvä, sosiaali- ja terveysministeriön käynnistämä sosiaali- ja terveydenhuollon palvelurakenneuudistuksen valmistelu. Viestintäsuunnitelmaa arvioidaan ja tarkistetaan vuosittain erityisesti toimenpideohjelman osalta. Suunnitelman kohdalla on syytä tehdä perusteellisempi tarkastelu sen jälkeen, kun nähdään, miten kuntarakenteen uudistus toteutuu ja miten sosiaali- ja terveydenhuollon palvelurakenteita päätetään alkaa uudistaa valtakunnallisesti.

3 3 LÄHTÖTILANNE Viestinnän suunnittelua ja toteutusta ohjaavia dokumentteja ja päätöksiä ovat mm: Sairaanhoitopiirin strategia Tiedeviestinnän strategia Kuntaliiton viestintäohje Maakunnallinen hyvinvointiviestinnän yhteistyön suunnitelma Viestintä ja raportointi -työryhmän esitys Sairaanhoitopiirin hallintosääntö Terveydenhuoltolaki Laki potilaan asemasta, ja oikeuksista Kuntalaki Julkisuuslaki Henkilötietolaki Laki yksityisyyden suojasta työelämässä Laki kunnallisesta viranhaltijasta Hallintolaki Laki yhteistoiminnasta yrityksissä Sairaanhoitopiirille on tehty viestintästrategia runsaat kaksikymmentä vuotta sitten. Se ei ole ohjannut sairaanhoitopiirin viestintää kovin vahvasti ja on jo vanhentunut. Sairaanhoitopiirin viestinnän resurssit ovat vaatimattomat verrattuna moniin muihin julkisiin organisaatioihin. Viestintä on organisoitu seuraavasti: Päävastuu viestinnästä on sairaanhoitopiirin johtajalla. Viestinnän käytännön toteutuksesta vastaa kehitysjohtaja. Sairaanhoitopiirin palveluksessa on intranet-toimittaja, jonka koko kapasiteetti menee sisäiseen sähköiseen viestintään ja ulkoisten verkkosivujen osittaiseen päivittämiseen. Sairaanhoitopiirillä on tv-studio, jossa työskentelee studiomestari ja hänen apulaisenaan yksi siviilipalvelusta suorittava henkilö. Tv-studio vastaa Oulun yliopistollisesta sairaalasta suorana videoitavien koulutustilaisuuksien teknisestä toteutuksesta. Lisäksi studio tuottaa sairaalan yksiköiden käyttöön opetus- ja koulutusvideoita. Myös sairaanhoitopiirin esittelyvideoita on tuotettu usealla kielellä, mutta viimeisistä on jo useita vuosia. Sairaanhoitopiirin palveluksessa on viisi valokuvaajaa. Heidän kapasiteettinsa menee pääasiassa yksiköiden tarvitsemiin kliinisen hoidon valokuvauksiin ja silmänpohjakuvauksiin. Kuvaajilla on jonkin verran kapasiteettia tehdä myös viestintään liittyviä kuvauksia. Sairaanhoitopiiri julkaisee Pohjanpiiri-lehteä, joka ilmestyy kuusi kertaa vuodessa ja on laajuudeltaan 36 sivua. Lehden toimitustyö hankitaan ostopalveluna. Vuoden 2011 kesästä alkaen sairaanhoitopiirillä on ollut käytettävissä pienehkö määräraha viestinnän asiantuntijapalveluiden hankkimiseen ostopalveluna.

4 4 Tulevaisuuden haasteet Suomalainen lääketieteellinen osaaminen on maailman huippuluokkaa, ja suomalainen terveydenhuollon palvelujärjestelmä on yksi maailman parhaista. Olemme pystyneet tuottamaan korkealuokkaisia palveluita kansainvälisesti verrattuna kohtuullisin kustannuksin. Kansalaisten terveys ja hyvinvointi ovat lisääntyneet. Odotettavissa oleva elinikä on kasvanut. Yhä vaikeampia sairauksia pystytään hoitamaan. Nyt olemme murroskohdassa. Suomi on yksi nopeimmin ikääntyviä kansakuntia maailmassa. Hoidon tarve lisääntyy samanaikaisesti, kun terveydenhuollon henkilökunta ikääntyy ja eläköityy. Lääkäreiden, hoitajien ja heikommista huolta pitävien määrä vähenee. Sosiaali- ja terveydenhuollon työtekijöistä puolet jää eläkkeelle seuraavan kymmenen vuoden aikana. Samaan aikaan työelämään tulevat uudet ikäluokat pienentyvät. Kun ihmisten elinikä pitenee, myös pitkäaikaissairauksien määrä lisääntyy. Hoidot kehittyvät. Käytettävissä on yhä parempia ja tarkempia laitteita, hoitoja ja lääkkeitä. Osa niistä lisää pitkällä aikavälillä hoidon laatua ja tehokkuutta, mutta aiheuttaa kehittämisen ja käyttöönoton vaiheessa kustannuksia. Kustannusten arvioiminen, jaksottaminen ja hallinta käyvät yhä monimutkaisemmiksi. Hyvinvointiyhteiskunnan perinteinen tapa vastata haasteisiin, on ollut lisätä rahoitusta siihen kohtaan palvelujärjestelmää, jossa kehittämistä tarvitaan. Enää tällainen toimintamalli ei ole mahdollinen. Väestön ikääntymisen myötä kansantalouden verotuspohja kapenee, joten rahoitusta kasvaviin kustannuksiin on vaikea löytää. Vaikka rahoitustakin olisi, tekijöitä ei olisi riittävästi. Väestön ikääntyminen voi johtaa pahimmillaan kovaan kilpailuun työvoimasta yksityisen ja julkisen sektorin välillä ja julkisen sektorin sisällä. Yllä kuvatusta seuraa, että terveydenhuoltoon on kehitettävä uusia toimintamalleja, uusia tapoja järjestää ja tuottaa terveyspalveluita. Näiden toimintamallien kehittäminen on parhaillaan käynnissä. Hallitus on käynnistänyt kuntarakenneuudistuksen ja siihen liittyen sosiaali- ja terveysministeriö käynnistänyt valmistelun sosiaali- ja terveydenhuollon palvelurakenneuudistukseksi. Rahoitusta sosiaali- ja terveydenhuollon kehittämishankkeisiin on lisätty. Tulevaisuuden palvelujärjestelmää ei voida uudistaa ilman, että lisätään kansalaisten omaa vastuuta omasta ja läheistensä terveydestä ja hyvinvoinnista. Uudessa terveydenhuoltolaissa onkin omavastuun lisäämiseen tähtääviä elementtejä. Laki myös korostaa aiempaa voimakkaammin terveyden edistämisen merkitystä.

5 5 Suunnittelun lähtökohdat Viestintästrategioissa tähdätään tulevaisuuteen. Tätä suunnitelmaa kirjoitettaessa tulevaisuus on ollut poikkeuksellisen vaikeasti ennustettavissa. Käytyjen taustakeskustelujen perusteella suunnitelmaa laatinut työryhmä on päätynyt seuraaviin lähivuosia koskeviin olettamuksiin: Sosiaali- ja terveyspalvelujärjestelmä säilyy verorahoitteisena. Kuntien määrä vähenee. Järjestämisvastuu siirtyy suuremmille alueille. Se voi tarkoittaa suurempia kuntia tai jotakin muuta suurempaa organisaatiota. Sairaanhoitopiirien määrä saattaa vähentyä ja ne voivat olla toisen nimisiä. Erva-toiminnan merkitys tulee kasvamaan. Yksi mahdollisuus on, että sairaanhoitopiirit muodostetaan nykyisten Erva-alueiden mukaisesti. Tällöin syntyvän organisaation nimi ei välttämättä ole Erva-alue tai sairaanhoitopiiri. Yliopistosairaalat säilyvät siitä riippumatta, miten yllä olevat kysymykset ratkeavat. Nimi voi muuttua ja organisoinnissa voi tapahtua muutoksia. Avohoitopainotteisuus lisääntyy. Perusterveydenhuoltoa vahvistetaan. Kansalaisten omavastuu lisääntyy. Kansalaisten valinnanvapaus ja liikkuvuus lisääntyvät. Teknologian merkitys kasvaa. Terveyden edistämisen merkitys kasvaa. Tutkimuksen ja koulutuksen funktio säilyvät. Yksityinen sektori ja kolmas sektori täydentävät julkista palvelutuotantoa. Ammattilaisten saatavuus heikkenee. Väestön sairastavuus sairaanhoitopiirin alueella pysyy korkeana. Taloudellinen liikkumavara tulee olemaan vähäinen. Odotukset hoitoon pääsylle kasvavat. Palveluiden kysyntä kasvaa. VIESTINNÄLLISET MAHDOLLISUUDET JA HAASTEET Mahdollisuuksia Sairaanhoitopiirin työntekijöiden saama potilaspalaute on lähes kauttaaltaan myönteistä, ajoittain jopa kiittävää. Henkilökunta työskentelee paineen alla, mutta hyvä palaute motivoi ja kannustaa ja luo hyvää yhteishenkeä. Tämä on hyvä lähtökohta sekä sisäiselle, että ulkoiselle viestinnälle. Kansalaiset arvostavat ja työntekijät ovat motivoituneita. Terveys kiinnostaa kansalaisia, ja media antaa yhä enemmän tilaa aihepiiriä käsitteleville jutuille ja uutisille. Terveyttä käsittelevät ohjelmat, liitteet ja verkkosivut yleistyvät. Terveyteen liittyvällä viestinnällä on siis kysyntää. PPSHP:n sairaalat edustavat lääketieteellisen hoidon huippua, asiantuntijuutta, josta media on kiinnostunut. Erityisesti Oulun yliopistollisessa sairaalassa on paljon aiheita ja henkilöitä, joita voidaan nostaa viestinnässä esiin.

6 6 Terveydenhuolto on kansantaloudellisesti niin suuri alue, että se kiinnostaa mediaa. Sairaanhoitopiirit ovat suuria terveydenhuollon toimijoita, ja niiden päätökset kiinnostavat usein jo taloudellisten vaikutustensa takia mediaa ja kansalaisia. Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri tekee aktiivista yhteistyötä sidosryhmien kanssa. Terveydenhuollon toimijoiden keskuudessa sairaanhoitopiiriä pidetään innovatiivisena. Julkisella sektorilla on odotettavissa ikääntymisen myötä pula osaajista. Se tulee koskettamaan myös terveydenhuoltoa. Kilpailua osaajista voi syntyä elinkeinoelämän ja yksityisen palvelutuotannon kanssa, mutta myös julkisen terveydenhuollon sisällä. Yliopistolliset sairaalat ovat silti vetovoimaisia työnantajia tulevaisuudessakin, koska ne tarjoavat mahdollisuuden kehittyä ammatissa monipuolisesti. Myös Oulu yhtenä valtakunnan keskuksista on vetovoimainen. Rekrytointiviestintää on kuitenkin kehitettävä. Haasteita Uudessa strategiassa on asetettu tavoitteita, joita ei voida saavuttaa ilman viestinnän kehittämistä. Tämä koskee sekä sisäistä että ulkoista viestintää. Sisäisessä viestinnässä haasteena on organisaation suuri koko. Talon sisällä on vuosien varrella kehittynyt toimivia sisäisen viestinnän käytäntöjä, jotka koskevat pääasiassa käytännön työtä toimintayksiköissä. Koko organisaatiota kattavan tiedon jakelu on haasteellista, samoin arvoihin ja sitouttamiseen liittyvä viestintä. Sisäisen viestinnän työkalut eivät kaikin osin ole ajan tasalla. Kuten aiemmin todettiin, potilaiden antama palaute on ollut myönteistä, osin jopa kiittävää. Sairaanhoitopiirin julkinen kuva on kuitenkin hieman samea. Potilaspalautteen osalta se näkyy yleisöosastojen ja verkkosivujen kansalaispalautteessa. Niissä korostuvat kansalaisten kokema huono palvelu ja kohdatut ongelmat. Näitä mielipiteitä ei pidä väheksyä. Suuressa organisaatiossa tulee myös epäonnistumisia, mutta julkisuudessa negatiivinen palaute korostuu, sillä hyvää palvelua saavat antavat julkista palautetta harvemmin. Toinen sairaanhoitopiirin julkista kuvaa rasittanut tekijä ovat muutaman viime vuoden aikana esiin nousseet hallinnolliset epäselvyydet, jotka ovat olleet mediassa esillä. Julkista kuvaa pitäisi pystyä parantamaan ja siihen tarvitaan kahta asiaa. Varsinaisen toiminnan on oltava kunnossa ja tämän eteen on viime vuosina tehty järjestelmällistä työtä. Toinen edellytys on, että harjoitetaan aktiivista viestintää. Terveydenhuollon palvelurakenteita ollaan muuttamassa. Muutostarpeen ja muutosten perusteleminen kansalaisille ja sidosryhmille on osoittautunut haasteelliseksi. Myös osa toimittajista on suhtautunut muutoksiin varauksellisesti, mikä on heijastunut median tapaan käsitellä muutoksia.

7 7 Tilanne helpottuu nyt, kun muutostarve on nostettu poliittiseen keskusteluun ja valmisteluun. Muutostarpeen perusteleminen sinänsä käy helpommaksi, mutta siitä ei päästä kokonaan eroon. Toteutettavissa muutoksissa ja niiden perustelemisessa tullaan tarvitsemaan aktiivista ja järjestelmällistä viestintää. Asiakkuuden merkitys julkisissa palveluissa tulee kasvamaan. Tämä koskee myös terveydenhuoltoa. Kansalaiset eivät enää ota kuuliaisesti vastaan, mitä viranomaiset tarjoavat. He haluavat keskustella, kuulla perusteluja, vaikuttaa tarvitsemiinsa palveluihin ja jopa tehdä niiden suhteen valintoja. Tärkeitä kansalaisviestinnän muotoja ovat olleet verkkosivut sekä ohjeet, joita potilaille on lähetetty hoitoon liittyen. Uusi terveydenhuoltolaki nostaa asiakkuuden lisäksi esiin myös kansalaisten omavastuun entistä vahvemmin. Jotta omavastuuta voitaisiin kasvattaa, kansalaisia pitää motivoida siihen. Julkisten palveluorganisaatioiden on alettava harjoittaa motivoivaa kansalaisviestintää. Enää ei riitä, että kerrotaan, mitä päätöksiä on tehty, millaisia palveluita on käytettävissä ja miten niihin voidaan hakeutua. Motivoiva kansalaisviestintä tulee olemaan lähivuosien haaste kaikissa terveydenhuollon organisaatioissa. Vaikka yliopistolliset sairaalat ovat vetovoimaisia työnantajia, rekrytointiviestintää on kehitettävä, kun henkilökunta alkaa eläköityä. Sairaanhoitopiirin viestintä on tähän asti ollut melko vaatimatonta ja järjestäytymätöntä hyväksytyn strategian tavoitteisiin nähden. Viestintää ei ole myöskään resursoitu kovin hyvin. Kun paineet viestinnän kehittämiseen kasvavat, myös resurssit on järjestettävä.

8 8 VIESTINTÄSUUNNITELMA VIESTINNÄN ARVOT Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin viestinnän arvot ovat: Avoimuus Viestintä on avointa ja aktiivista. Meitä koskeva tieto on kaikkien saatavissa Kuuntelemme ja kuulemme. Oikeellisuus ja oikeudenmukaisuus Viestinnän lähtökohta on, että tiedot ovat oikein ja niitä käytetään oikeudenmukaisesti. Kunnioittaminen Viestinnässä kunnioitetaan yksilöitä ja muita organisaatioita. Kerromme itsestämme, emme arvostele muita. Tasapuolisuus Viestintä on tasapuolista ja yhdenvertaista. Vastuullisuus Jokaisella on vastuu omaan työhönsä ja omaan lähiyhteisöönsä liittyvästä viestinnästä. VIESTINNÄN TAVOITTEET Viestinnän tavoitteita ovat: Tukea sairaanhoitopiirin tehtävän toteutusta. Tukea sairaanhoitopiirin strategian toteutusta. Kehittää sairaanhoitopiirin ja sen sairaaloiden julkisuuskuvaa. Profilointi Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri on tähän asti puhunut julkisuudessa sairaanhoitopiirin nimellä. Kuitenkin valtaosa toiminnasta tapahtuu hoitoa antavissa yksiköissä. Kansalaiset eivät aina ymmärrä, mikä sairaanhoitopiiri on. Oulun yliopistollinen sairaala tai Oulaskankaan sairaala ovat käsitteinä selkeämpiä. Sairaanhoitopiiri on suomalainen keksintö, jota ei tunneta kansainvälisesti. Siksi sairaanhoitopiirin edustajat ovat ottaneet käytännöksi kansainvälisissä yhteyksissä puhua sairaanhoitopiirin sijasta mieluummin Oulun yliopistollisesta sairaalasta. Se ymmärretään hyvin.

9 9 Tulevaisuudessa käytetään viestinnässä sairaanhoitopiiriä vain silloin, kun puhutaan sairaanhoitopiirin kokonaisuudesta ja päätöksistä tai järjestelyistä, jotka on tehnyt sairaanhoitopiiri. Toiminnasta kerrottaessa käytetään sen sairaalan nimeä, jonka toiminnasta on kysymys. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että erityisesti Oulun yliopistollisen sairaalan profiili nousee ja sairaanhoitopiiri häivytetään viestinnässä taustalle. Sairaanhoitopiirin visuaalinen ilme uudistetaan tämän periaatteen mukaisesti. Tavoiteprofiilit Yleinen profiili Hoito on hyvää. Pohjoispohjanmaan sairaanhoitopiiri ja sen sairaalat/yksiköt tunnetaan valtakunnallisesti innovatiivisina, uudistuvina ja tuloksellisina terveydenhuollon toimijoina. Tutkimus- ja koulutustoiminnan profiili Oys tunnetaan huipputason kansainvälisestä tieteellisestä tutkimustoiminnasta sekä korkealaatuisesta koulutuksesta. Työnantajaprofiili Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri tunnetaan erikoissairaanhoidon arvostetuimpana ja vetovoimaisimpana työnantajana. Viestintää suunnitellaan ja arvioidaan yllä määriteltyjen profiilien kautta. Mitä tuloksia on saatu aikaan? Onko jonkin profiilin kohdalla tehty riittävästi töitä viestinnässä? Missä kohdin viestintää pitäisi kehittää tai toimenpideohjelmaa tarkistaa? VIESTINNÄN PERIAATTEET Viestintä on Avointa, aktiivista, järjestelmällistä ja luotettavaa Viestintää, ei pelkästään tiedottamista vaan vuoropuhelua. Kuuntelemme ja kuulemme. Sairaanhoitopiirin viestinnästä vastaa Yleisesti sairaanhoitopiirin johtaja. Sairaanhoitoa koskevissa asioissa johtajaylilääkäri ja erityisesti hoitotyötä koskevissa asioissa hallintoylihoitaja. Viestinnän operationaalisesta johtamisesta kehitysjohtaja. Tulosalueiden ja vastuualueiden viestinnästä ko. johtaja ja hoitotyöstä koskevissa asioissa ylihoitaja Jokainen vastaa omaan työhönsä liittyvästä viestinnästä.

10 10 Yleinen periaate on, että viestintä kuuluu kaikille. Jokaisen on huolehdittava, että omaan työhön liittyvistä tärkeistä asioista viestitään. Tämä ei tarkoita sitä, että jokaisen tulisi osata ja ehtiä hoitaa viestinnän käytännön toteutus. Joissakin tilanteissa se on mahdollista ja suotavaa, mutta kun tarvitaan erityistä viestinnällistä osaamista, siihen on tarjolla apua. Sairaanhoitopiirin kokonaisuutta koskevista asioista ja linjauksista tiedottaa ja antaa lausuntoja sairaanhoitopiirin johtaja. Hoidon kokonaisuutta koskevista asioista ja linjauksista tiedottaa ja antaa lausuntoja johtajaylilääkäri. Tulosaluetta koskevista asioista tiedottaa ja antaa lausuntoja tulosalueen johtaja, ja hoitotyöstä koskevissa asioissa ylihoitaja. Jokainen tiedottaa ja antaa lausuntoja omaan työhönsä ja omaan erikoisosaamiseensa liittyvistä asioista. Kohderyhmät Viestinnän kohderyhmiä ovat Omistajakunnat Sidosryhmät Kansalaiset Työntekijät ja luottamushenkilöt Viestinnän organisointi Viestinnän operationaalinen johtaminen Kehitysjohtaja Tulosalueiden viestintä Tulosalueiden viestinnän yhteyshenkilöt tulosalueen johtajan alaisuudessa Internet, intranet, av-viestintä intranet-toimittaja studiomestari Viestinnän asiantuntijapalvelut Ostopalvelu Viestinnän koordinointi Viestinnän ohjausryhmä

11 11 Tulosalueet nimeävät viestinnän yhteyshenkilöt vuoden 2012 aikana. Yhteyshenkilön tehtävänä on haravoida viestintään liittyviä aiheita omassa organisaatiossaan ja välittää niitä eteenpäin. Yhteyshenkilö ideoi ja aktivoi viestintää omassa yksikössään. Hän tuntee sairaanhoitopiirin viestinnän periaatteet ja käytännöt ja tietää, mistä saa apua silloin, kun toteutuksessa tarvitaan erityisosaamista. Viestinnän yhteyshenkilö on se, johon muut yksikön jäsenet osaavat ottaa yhteyttä, kun eteen tulee viestintään liittyviä asioita. Viestinnän yhteyshenkilöt kokoontuvat säännöllisesti tarkastelemaan tulosalueiden viestintää ja ideoimaan yhteisiä aiheita ja toimenpiteitä. Yhteyshenkilöille järjestetään heidän valmiuksiaan parantavaa valmennusta. Luettelo viestinnän yhteyshenkilöistä liitetään tämän suunnitelman liitteeksi. Sairaanhoitopiirin johtaja nimeää viestinnän ohjausryhmän. Nykyinen Pohjanpiirin toimitusneuvosto lakkautetaan ja sen tehtävät siirretään viestinnän ohjausryhmälle. Ryhmä kokoontuu säännöllisesti ja seuraa ja ohjaa sairaanhoitopiirin viestinnän toteutusta. Viestinnän ohjasuryhmän kokoonpano liitetään tämän suunnitelman liitteeksi. ULKOINEN VIESTINTÄ Viestintä on kokonaisuus, jossa kaikki vaikuttaa kaikkeen. On vaikea harjoittaa hyvää ulkoista viestintää, jos sisäinen viestintä ja yhteisöllisyys ovat heikkoja. Vastaavasti myönteinen julkisuus vaikuttaa organisaation ja sen työntekijöiden identiteettiin ja motivaatioon. Peilaamme itseämme ja yhteisöämme julkisuuden kautta. Sillä on vaikutusta, mitä muut minusta ja meistä sanovat. PPSHP ei ole harjoittanut aktiivista ja järjestelmällistä ulkoista viestintää, joten lähtötilanne on haastava. Monikanavajulkaiseminen Ulkoisen viestinnän toteutuksessa sovelletaan monikanavaisen julkaisemisen periaatetta. Sen mukaan tekstejä ja materiaaleja suunnitellaan siten, että ne eivät ole ainakaan kaikilta osin välineeseen sidottuja. Erilaisia moduleita (kuvia, tekstejä, graafeja ja niiden yhdistelmiä) pyritään hyödyntämään eri välineissä, tarvittaessa välineen mukaan muokattuna. Media Media määrittelee todellisuutta. Jos media nostaa jotakin asiaa, se tulkitaan tärkeäksi. Jos jokin yhteisö on säännöllisesti esillä mediassa ja pääsääntöisesti asiallisesti, yhteisö tulkitaan tärkeäksi ja tärkeitä asioita tekeväksi. Myös henkilökunta arvioi työyhteisöään median kautta. Sidosryhmiin kuuluvat seuraavat mediaa ja arvioivat, sairaanhoitopiiriä sen perusteella.

12 12 Sairaanhoitopiirin strategiassa on määritelty tavoitteita, joiden saavuttamiseksi tarvitaan mediajulkisuutta, sekä alueellisesti että valtakunnallisesti. Tiedotusvälineisiin pyritään saamaan juttuja aktiivisen ja järjestelmällisen tiedottamisen avulla. Tarvittaessa aineistoja ja juttuideoita räätälöidään toimituksille sen mukaan, millainen on kyseisen median kohderyhmä/levikki (valtakunnallinen, alueellinen, lääketiede, hoitotyö, talous, palvelujärjestelmä, teknologia, ikääntyminen jne.) Toimituksiin niiden ulkopuolelta tulevan aineiston ja kontaktien määrä on kasvaa nopeasti. Tästä massasta on vaikea erottua muuten kuin toimimalla aktiivisesti ja järjestelmällisesti ja tuottamalla laadukkaita media-aineistoja ja hyviä juttuideoita. Mediaopas Median kanssa asioimisesta laaditaan erillinen opas sairaanhoitopiirin henkilökunnalle. Oppaassa annetaan neuvoja ja ohjeita siitä, miten menetellään, jos tiedotusvälineistä otetaan yhteyttä tai kun halutaan oma-aloitteisesti saada jokin oman yksikön toimintaa koskeva asia julkisuuteen. Mediaoppaan valmistelee viestinnän yhteyshenkilöiden verkosto. Mediaopas liitetään yhdeksi tämän suunnitelman liitteistä. Kärjet Määritellään sairaanhoitopiirin toiminnassa aiheita, joiden kautta voidaan profiloitua. Nostetaan näitä kärkiaiheita esiin määrätietoisesti. Kärkiä määritellään kohderyhmäpohjaisesti. Jotkin kärkiasiat voivat olla yhteisiä kaikille kohderyhmille, toiset erityisesti tietyille kohderyhmille. Kärkiaiheiden kautta voidaan nostaa esiin myös muita aiheita. Viestinnän yhteyshenkilöt keräävät kärkiaiheita. Listan hyväksyy viestinnän ohjausryhmä. Kärkien luettelo liitetään tämän suunnitelman liitteeksi. Tiedotteet Sairaanhoitopiiri on tehnyt lehdistötiedotteita harvoin. Niiden tuotantoa lisätään merkittävästi. Tiedotteiden aiheita voivat olla Kärkiaiheisiin liittyvät uutiset Ajankohtaiset aiheet toiminnasta: uudet toimintatavat jne. Päätökset. Sairaanhoitopiirin hallintoelinten esityslistat ja pöytäkirjat ovat olleet median saatavilla internet-sivuilla. Silloin, kun tavoitellaan valtakunnallista julkisuutta, tämä ei ole riittävää. Internetistä asiakirjoja käyvät katsomassa paikalliset ja alueelliset toimittajat.

13 13 Tärkeistä asioista pitää tiedottaa itse eikä tyytyä siihen, että toimittajat tekevät uutisen, jos aihe on mielenkiintoinen. Vain osa toimittajista on perehtynyt terveydenhuoltoon ja lääketieteeseen. Yleistoimittajan voi olla vaikea hahmottaa asiakirjoista, mikä on uutinen. Teksteihin voi myös tulla virheitä. Toimittaja ei myöskään välttämättä poimi juttuun tai uutiseen sitä näkökulmaa, joka on sairaanhoitopiirin kannalta tärkeä. Tiedottamalla itse voi tarjota paitsi oikeat faktat, myös näkökulmia ja painotuksia. Sairaanhoitopiirin mediarekisteri päivitetään säännöllisesti. Tiedotteiden jakelu hoidetaan mediarekisterin perusteella siten, että jakelu räätälöidään kulloisenkin aiheen perusteella (valtakunnallinen/maakunnallinen/sosiaali- ja terveysalan mediat jne.). Jakelu järjestetään siten, että lähettäjän nimenä näkyy aina lähettävä organisaatio (Oys, PPSHP jne.), ei lähettävän henkilön nimi. Tiedotteet julkaistaan uutisina sairaanhoitopiirin verkkosivujen etusivulla. Tiedotteen laatimisesta tulee tarkemmat ohjeet Mediaoppaaseen. Tiedotustilaisuudet Jos aihe on tavallista tärkeämpi, voidaan järjestää tiedotustilaisuus. Tässä on kuitenkin käytettävä tiukkaa harkintaa. Toimittajien mukaan tiedotustilaisuuksia järjestetään liian usein ja liian kevein perustein. Toimituksissa on tiukennettu linjaa siitä, mihin tilaisuuksiin lähdetään. Tiedotustilaisuus tulee suunnitella kunnolla etukäteen. Tilaisuudessa on oltava valmis lehdistötiedote, jossa on kiteytetty tilaisuuden sisältö. Puhujia ei saa olla liikaa ja heidän kanssaan on käytävä etukäteen läpi heidän esityksensä sisältö, jotta puheenvuoro ei ole liian pitkä ja jotta etukäteen laadittavaan tiedotteeseen voidaan poimia esityksen ydinviesti. Lehdistötiedote on laitettava tiedotustilaisuuden jälkeen mediajakeluun niille toimituksille, jotka eivät päässeet paikalle. Tiedotustilaisuuden järjestämisestä tulee tarkemmat ohjeet Mediaoppaaseen. Mediayhteydet Tiedotusvälineiden kanssa pitäisi pyrkiä vuorovaikutukseen, jossa puolin ja toisin voidaan käydä keskusteluja ja vaihtaa ajatuksia muutenkin kuin ajankohtaisiin uutisiin liittyen. Toimittajille voidaan laatia ajankohtaisista aiheista ja kärkiaiheista taustamuistiota ja tausta-artikkeleita. Toimittajia voidaan tavata kutsumalla heitä tutustumaan toimintaan ja vastaavasti käymällä toimituksissa tutustumassa niiden toimintaan.

14 14 Mediayhteyksien tavoitteena ei ole vaikuttaa siten, että toimittajat eivät kirjoittaisi kriittisesti. He kirjoittavat kriittisesti, jos siihen on aihetta. Yhteydenpidon tavoitteena on luoda molemminpuolista luottamusta ja varmistaa, että on kontakteja ja kanavia saada faktoja ja tarkistaa niitä. Visuaalinen ilme Sairaanhoitopiirin nykyinen visuaalinen ilme on peräisin runsaan 20 vuoden takaa eikä sitä koskaan ole otettu käyttöön kattavasti. Visuaalisen ilmeen uudistaminen on käynnistetty osana viestinnän suunnittelua. Uusi ilme hyväksytään tämän suunnitelman hyväksymisen yhteydessä. Visuaalisuus uusitaan tässä suunnitelmassa hahmotellun profiloinnin pohjalta. Sairaanhoitopiirille ja sen sairaaloille luodaan oma visuaalinen ilme siten, että kokonaisuus on yhtenäinen. Painotuotteet Viestintä digitalisoituu ja painotuotteiden merkitys vähenee. Sairaanhoitopiirin yleisesite toteutetaan laadukkaana painotuotteena, jonka ulkoasun suunnittelee graafikko ja joka painetaan kirjapainossa. Kieli on englanti. Muiden materiaalien kohdalla harkitaan tapauskohtaisesti, tarvitaanko niitä lainkaan painettuina, vai riittääkö verkkototeutus. Jos tarvitaan printtitoteutus, tarvittava laatu arvioidaan käyttötilanteen ja tarkoituksen perustella: Tulostus Monistaminen Digipaino Offset Tapauskohtaisesti harkitaan myös, milloin on tarpeellista käyttää mainostoimiston suunnittelua. Pääsääntöisesti käytetään mainostoimistoa, kun painetaan offsetilla. Mainostoimistotasoinen suunnittelu voi olla perusteltua myös painolaadultaan alemman tason töissä sekä tärkeissä verkkototeutuksissa. Muita painotöitä Kirjelomakkeet. Lomakkeista myös sähköiset pohjat uuden visuaalisen ilmeen mukaisiksi. Kirjekuoret Käyntikortit Folderi

15 15 Ppt-esitykset Viestinnän digitalisoitumisen myötä ppt-aineistojen määrä on lisääntynyt, mikä on samalla inflatoinut tämän välineen tehoa. Ppt-esitykset ovat useammin huonoja kuin hyviä ja esitystilanne perustuu liikaa ruutuihin kirjoitettuun tekstiin, vaikka kyse on suullisesta esityksestä. Suullisessa esittelyssä pitää tehdä vaikutus sen lisäksi tai jopa ennemmin kuin jakaa tietoa. Siksi esityksissä pitää kiinnittää huomiota visuaaliseen toteutukseen. Se tarkoittaa usein sitä, että tekstimäärää pitää radikaalisti lyhentää tai se pitää vähintään ryhmitellä uudestaan. Sairaanhoitopiirin ppt-esitysten pohja uusitaan uuden visuaalisen ilmeen mukaiseksi. Ppt-esityksiä runsaasti käyttäville järjestetään valmennusta esitystilainteiden suunnitteluun, hallintaan ja esitysten tekemiseen. Potilasmateriaalit Potilasmateriaalien taso vaihtelee sekä kielellisesti että visuaalisesti. Uuden visuaalisen ilmeen valmistuttua laaditaan ohjeistus potilasmateriaalien tuottamisesta sekä järjestetään koulutusta (visuaaliset työkalut, kieli) henkilöille, jotka materiaaleja tuottavat. Verkkoviestintä Verkkosivujen rakenne ei tällä hetkellä vastaa uutta organisaatiorakennetta tulosalueineen. Se tarkoittaa, että sivut pitää uudistaa rakenteellisesti. Suunnitelman kohdassa Media on esitetty, että myös sairaanhoitopiirin tiedotteet aletaan julkaista verkkosivujen etusivulla. Myöhemmin tässä suunnitelmassa esitetään sivustolle lisättäväksi uusina elementteinä: Videot Kuvat Blogit Pohjanpiiri Nämä elementit toteutetaan jo nykyisessä rakenteessa, sikäli kuin se on teknisesti mahdollista. Verkkosivujen rakenteellisessa uudistamisessa noudatetaan esteettömyyden periaatteita. Tämä tarkoittaa sivujen teknistä suunnittelemista siten, että esimerkiksi näkö- ja kuulovammaiset pystyvät käyttämään sivustoa ilman ongelmia. Esteettömästä sisällöntuotannosta on olemassa suosituksia ja standardeja. Verkkosivujen toteuttaminen esteettömyyden periaatteita noudattaen ei ole kovin yleistä. Kuitenkin juuri sairaanhoitopiirin kaltaisten toimijoiden tulisi noudattaa niitä. Sivuston visuaalisuus päivitetään uuden ilmeen mukaiseksi.

16 16 AV-materiaalit Sairaanhoitopiirin tilaisuuksista otetaan paljon valokuvia, mutta niitä hyödynnetään viestinnässä vain vähän. Kuvattavia kohteita ovat esimerkiksi koulutustilaisuudet, vierailut, palkitsemiset, eläkkeelle jäämiset jne. Näitä joka tapauksessa otettavia kuvia voidaan hyödyntää sairaanhoitopiirin verkkopalvelun sivuilla ja niissä sosiaalisen median kanavissa, joita kuvataan jäljempänä. Kuvia ottavat yksiköiden työntekijät ja sairaanhoitopiirin omat kuvaajat.. Ajoittain on käytettävissä myös harjoittelijoita. Kuvaajien työn pääsisältö on kliinisissä kuvauksissa ja silmänpohjakuvauksissa, mutta heillä on kapasiteettia kuvata jonkin verran myös viestinnällisiin tarkoituksiin. Tätä mahdollisuutta on hyödynnetty Pohjanpiirissä muutaman vuoden ajan. Sairaanhoitopiirillä on tv-studio, jossa työskentelee studiomestari ja hänen apulaisenaan yksi siviilipalvelusta suorittava henkilö. Studio vastaa OYS:sssa järjestettävien kokousten ja koulutustilaisuuksien välittämisestä etälähetyksinä eri puolille Pohjois-Suomea sekä tulosalueiden käytössä tarvittavien opastus- ja opetusvideoiden tuotannosta. Lisäksi studio on vuosien varrella tuottanut useamman sairaanhoitopiirin toimintaa esittelevän ohjelman, joista tuorein on vuodelta Studiota on käytetty myös taltioimaan sairaanhoitopiirin juhlatilaisuuksia ja korkean tason vierailuja. Tv-studion käyttöä sairaanhoitopiirin yleisviestinnässä lisätään. Osittain voidaan hyödyntää materiaaleja ja ohjelmia, joita studio joka tapauksessa tuottaa. Yleisviestinnän kannalta ne ovat liian pitkiä, sillä sosiaalisessa mediassa ja verkkosivuilla pitäisi pystyä kertomaan asiansa 0,5 1,5 minuutissa. Esimerkiksi Avohoitotalon avajaisista olisi voitu tuottaa useampia lyhyitä välähdyksiä ja julkaista niitä verkkosivuilla. Suunnitellaan rekrytointipalveluiden ja tv-studion yhteistyönä sarja lyhyitä video-ohjelmia rekrytoinnin käyttöön tapahtumissa ja sosiaalisessa mediassa. Sosiaalinen media Viestinnässä on tapahtunut eräänlainen paradigmasiirtymä perinteisestä, jakeluun perustuvasta viestinnästä ensin digitaaliseen ja viime vuosina yhteisölliseen viestintään. Yhteisöllisestä viestinnästä käytetään yleensä termiä sosiaalinen media Yritykset ja yhteisöt ovat suhtautuneet sosiaaliseen mediaan varauksellisesti, mutta yhä useampi on kuitenkin lähtenyt mukaan. Sairaanhoitopiireistä muutama on sosiaalisessa mediassa. Lisäksi yksittäiset viranhaltijat ovat alkaneet pitää blogeja. Sosiaalisen median hyödyistä yrityksille ja yhteisöille ei ole kattavaa selvitystä. Esimerkkejä onnistumisista on, mutta valtaosin näytöt puuttuvat. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että osallistuminen olisi turhaa tai epäonnistunut. Tietoa todellisista vaikutuksista vain on vähän. Ne sairaanhoitopiirit, jotka ovat sosiaalisessa mediassa, eivät ole panostaneet siihen merkittävästi eivätkä palvelut näytä ainakaan vielä kovin aktiivisilta.

17 17 Monet sosiaaliseen mediaan mukaan lähteneet perustelevat päätöstään sillä, että on oltava siellä, missä ihmiset/asiakkaat/sidosryhmätkin ovat. Perustelu ei ole huono. Yritysten ja yhteisöjen tehottomuus sosiaalisessa mediassa perustuu usein siihen, että uusi media nähdään perinteiseen tapaan oman tiedotusmateriaalin yhtenä uutena jakelukanavana. Sosiaalinen media ei kuitenkaan ole ensisijaisesti jakelukanava. Tässä suhteessa se poikkeaa perinteisestä mediasta. Jos sosiaaliseen mediaan lähdetään, toiminnan on oltava sosiaalista. Se tarkoittaa yhteisöllistä sisällöntuotantoa. Sen yksi erityispiirre on, että sisältöä ei voi eikä pidä pyrkiäkään kontrolloimaan muuten kuin siinä suhteessa, että asiattomuuksia ja törkeyksiä ei pidä sallia. Sosiaalista mediaa on hyödynnetty tehokkaasti kriisiviestinnässä. Esimerkkejä on ulkomailla sattuneista luonnonkatastrofeista kotimaisiin sähkökatkoksiin. Sosiaalisen median avulla on voitu värvätä vapaaehtoisia, työskennellä kriisiorganisaation tukena verkossa hajautetusti ja jakaa tietoa kansalaisille, kun puhelinverkot ovat tukkeutuneet ja internet-sivut kaatuneet. Sosiaalista mediaa voidaan hyödyntää palveluiden suunnittelussa. Esimerkiksi Sitra hyödynsi sosiaalista mediaa palvelusetelihankkeessa. On myös olemassa sosiaalisen median palveluita, jotka on kehitetty toimimaan pienten, suljettujen ryhmien yhteydenpitovälineenä. Tällaisia palveluita voidaan hyödyntää kehittämishankkeissa ja tiimityöskentelyssä. Yhteisöjen työntekijöistä suuri osa on sosiaalisessa mediassa siitä riippumatta, mikä on työnantajan ratkaisu sosiaalisen median suhteen. Osa ihmisistä käsittelee työhön, työtovereihin ja työnantajiin liittyviä asioita sosiaalisessa mediassa. Näin on myös terveydenhuollossa ja se on koettu ongelmalliseksi. Huoleton, viattomaltakin tuntuva kommentti saattaa olla asiaton esimerkiksi potilaiden tietoturvan kannalta. Sairaanhoitopiirin työntekijöiden kanssa käydyissä keskusteluissa sosiaalinen media oli monille hämmennyksen ja epävarmuuden aihe. Ei tiedetty, voiko ammattiin liittyvistä asioista puhua vai ei. Osa oli tästä syystä tehnyt ratkaisun pysytellä poissa sosiaalisesta mediasta. Sairaanhoitopiiri alkaa hyödyntää/ohjeistaa sosiaalista mediaa tässä vaiheessa seuraavasti: Ohjeistus Laaditaan henkilökunnalle ohje käyttäytymisestä sosiaalisessa mediassa. Aiheessa käsitellään sitä, millaisissa rooleissa sosiaalisessa mediassa voi olla mukana ja miten työhön liittyviä asioita voi käsitellä. Ohjeen laatii viestinnän yhdyshenkilöiden verkosto. Ohje liitetään yhdeksi tämän suunnitelman liitteistä.

18 18 Seuranta Seurataan sosiaalisen median kehitystä ja sen käyttöä julkisten organisaatioiden viestinnässä. Tässä vaiheessa ei osteta kaupallisia seurantapalveluita. Blogi Pohjanpiirissä julkaistaan ns. mielipidekirjoituksia. Sellaisia ovat olleet : Pääkirjoitus, jota ovat vuorollaan kirjoittaneet sairaanhoitopiirin johtaja, johtajaylilääkäri, hallintoylihoitaja. Kolumni, joka on pyydetty pääsääntöisesti sairaanhoitopiirin ulkopuoliselta kirjoittajalta Uusina mielipidekirjoituksina Pohjanpiirissä aletaan julkaista numerosta 2/2012 alkaen Erva-alueen kuulumisia. Kirjoitus pyydetään vuoronperään Erva-alueen edustajilta Ramppa kalakattaa. Kyseessä on eläkkeellä olevan työntekijän pakina, jonka sisältö on muisteluksia vuosien takaa. Hyödynnetään mielipidekirjoitukset perustamalla Pohjanpiiri-blogi. Blogissa julkaistaan yllä kuvatut mielipidekirjoitukset siten, että ne ajoitetaan tasaisesti Pohjanpiirin ilmestymisrytmiin. Näin ollen Pohjanpiirin ilmestyessä osa kirjoituksista on jo julkaistu verkossa, osa julkaistaan Pohjanpiirin ilmestyessä ja osa ilmestymisen jälkeen. Blogia ei tarvitse rajoittaa Pohjanpiirin kirjoituksiin. Henkilökunnalle ja sidosryhmille voidaan tarjota mahdollisuutta kirjoittaa blogiin Facebook Perustetaan Facebook-sivusto rekrytointipalveluille. Facebook on nuorten suosima sosiaalisen median palvelu, joten nimenomaan rekrytoinnissa on syytä olla läsnä siellä, missä rekrytoitavat ovat. Facebook-sivustolla julkaistaan rekrytointiin liittyvää informaatiota, kuvia ja videoita. Youtube Perustetaan Youtube-tili, jolle ladataan kaikki ne videot, jotka julkaistaan sairaanhoitopiirin verkkosivuilla ja rekrytoinnin facebook-sivuilla. Twitter Perustetaan Twitter-tili. Tärkein syy tälle toimenpiteelle on se, että Twitter on osoittautunut tehokkaaksi välineeksi kriisin sattuessa. Jos joudutaan tilanteeseen, jossa tällaista viestintävälinettä tarvitaan, sen olisi syytä olla olemassa jo valmiina. Tilin perustaminen ja seuraajien kerääminen ottaa oman aikansa.

19 19 Twitteriä voidaan käyttää myös sairaanhoitopiirin tiedotteiden julkaisemiseen sekä muihin lyhytviesteihin. Henkilökohtaiset työkalut ja projektityökalut Sosiaalisessa mediassa on palveluita, joiden käyttöön ei tarvita varsinaista sairaanhoitopiirin päätöstä, mutta joista voi olla hyötyä työntekijöille heidän ammatissaan. Yksi tällainen palvelu on SlideShare, jossa ammattilaiset jakavat keskenään erilaisia esityksiä mm. markkinoinnista, hallinnosta ja taloudesta. Näiden sosiaalisen median palveluiden hyödyntämiseen voidaan järjestää valmennusta. Tapahtumat Sairaanhoitopiiri ei osallistu erilaisiin terveydenhuollon tapahtumiin aktiivisesti. Rekrytointipalvelut ovat olleet mukana sairaanhoitajapäivillä. Pohjolan Lääkäripäiville on osallistuttu rekrytointipalveluiden ja toimintayksiköiden yhteisprojektina tuomalla messuosastolle sairaalavälineistöä. Muissa tapahtumissa on oltu mukana satunnaisesti. Kun tavoitteeksi on asetettu profiilin korottaminen ja rekrytoinnin kohdalla peräti tavoite, olla vetovoimaisin työnantaja erikoissairaanhoidossa, tapahtumiin osallistumisen pitäisi olla järjestelmällisempää. Esimerkiksi Helsingin lääkäripäivillä ei vielä runsas kymmenen vuotta sitten ollut yhtään julkisten palvelutuottajan osastoa. Nykyään niitä on useita, mutta Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri ei ole tapahtumassa mukana. Viestinnän ohjausryhmä laatii suunnitelman tapahtumiin osallistumisesta. Selvitetään sairaanhoitopiirin oman, liikuteltavan messuosaston toteuttamismahdollisuudet ja kustannukset. Pohjanpiiri Pohjanpiiri on sairaanhoitopiirin merkittävä panostus viestintään. Lehti toimii sekä henkilöstö- että sidosryhmälehtenä. Se on formaatiltaan aikakauslehti, ilmestyy kuusi kertaa vuodessa ja sen laajuus on 36 sivua. Pohjanpiiriin tuotetaan aineistoa, jonka käyttöä voisi tehostaa monikanavajulkaisemisen kautta. Lehti julkaistaan internetissä, mutta vain pdf-muodossa. Pdf on huono formaatti viestinnällisten aineistojen julkaisemiseen verkossa. Pääsääntöisesti sitä ei pitäisi käyttää ainoana julkaisumuotona. Tehostetaan Pohjanpiirin juttujen käyttöä julkaisemalla jokaisen numeron tärkeimmät jutut omina, erillisinä html-sivuina, tarvittaessa lyhennettyinä. Näin jutulle saadaan yksilöllinen verkko-osoite, johon voidaan linkittää erilaisissa viestintätilanteissa. Nyt voidaan linkittää vain kokonaiseen lehteen, minkä jälkeen lukijan pitää selata pdf-tiedostoa löytääkseen

20 20 oikean tekstin. Verkkomaailman käytänteissä tämä tarkoittaa, että teksti jää usein lukematta. Perustetaan Pohjanpiiri-blogi, jossa julkaistaan lehden mielipidekirjoitukset Pääkirjoitus Kolumni Erva-alueen kuulumisia Ramppa kalakattaa. Blogiin voidaan pyytä myös muita kuin Pohjanpiirissä julkaistavia tekstejä. Julkaistaan Pohjanpiiriä varten otettavia kuvia sosiaalisen median kanavissa ja verkkosivuilla. Tällaisia kuvia ovat esimerkiksi eläkejuhlat, vierailut, palkintojen ja kunniamerkkien jakamiset, Vaparin kuvat jne. Pohjanpiirin ulkoasu uudistetaan, kun sairaanhoitopiirin uusi visuaalinen ilme on hyväksytty. Sidosryhmäviestintä Sairaanhoitopiiri pitää aktiivisesti yhteyttä tärkeimpiin sidosryhmiinsä. Näitä ovat omistajakunnat, yliopisto, terveydenhoitoalan oppilaitokset ja Erva-alueen sairaanhoitopiirit. Myös yhteys sosiaali- ja terveysministeriöön on hyvä. Muu sidosryhmäviestintä ei ole yhtä aktiivista. Kyse ei ole pelkästään varsinaisen sidosryhmäviestinnän aktiivisuudesta vaan sairaanhoitopiirin yleisestä profiilista. Näin ollen ulkoisen viestinnän aktiivisuuden lisääminen ja profiilin kehittäminen palvelevat myös sidosryhmäviestintää. Sidosryhmien edustajia on mahdollista tavata erilaisissa tapahtumissa. Näkyminen erilaisissa alan ammattitapahtumissa palvelee siten sidosryhmäviestintää. Viestinnän ohjausryhmä määrittelee sidosryhmäviestinnän kohteet ja tekee suunnitelman sidosryhmäviestinnän toimenpiteistä.

21 21 Rekrytointiviestintä Väestön ikääntymisen myötä myös terveydenhuollon henkilökunta ikääntyy ja eläköityy, mikä tulee väistämättä johtamaan jonkinasteiseen kilpailuun osaavasta henkilökunnasta. Tällä hetkellä PPSHP:n tilanne on hyvä. Oulu on yksi valtakunnan osakeskuksista ja sen vetovoima on hyvä. Myös yliopistolliset sairaalat ovat vetovoimaisia, koska niissä on tarjolla haastavia tehtäviä ja ne tarjoavat muita terveydenhuollon yksiköitä paremmat mahdollisuudet ammatilliseen kehittymiseen. PPSHP:n palvelukseen hakeutuvat erityisesti maan pohjoisosista kotoisin olevat ja/tai pohjoisen oppilaitoksista valmistuneet. Muualta valmistuneet hakeutuvat pohjoiseen huonommin. Sairaanhoitopiirillä on rekrytointiyksikkö, joka on keskittynyt erityisesti hoitohenkilökunnan rekrytoimiseen. Yksikkö osallistuu erilaisiin terveydenhuollon tapahtumiin ja järjestää rekrytointitilaisuuksia sairaanhoitopiirin sairaaloissa. Lisäksi yksikkö tuottaa jonkin verran rekrytointiin liittyviä painotuotteita ja lehti-ilmoituksia. Rekrytointiviestinnän perusta on sairaanhoitopiirin tunnettuuden lisääminen ja profiilin terävöittäminen. Kaikki se, mitä tässä suunnitelmassa on aiemmin esitetty ulkoisen viestinnän kehittämisestä, palvelee rekrytointia. Myös Oulun yleisen vetovoiman lisääminen palvelee rekrytointia. Sairaanhoitopiiri on ollut merkittävä yhteistyökumppani Oulun brandia kehittävässä projektissa. Uutisaiheita ja tiedotteita ja suunniteltaessa yksi näkökulma on rekrytointi. Rekrytointi voi olla media-aineistoissa pääaihe tai näkökulma jossakin muussa aiheessa. Media-aineistojen jakeluissa on oltava mukana terveydenhuollon yleismedioiden lisäksi myös alan ammatijulkaisuja. Valtakunnallisiin terveydenhuollon tapahtumiin osallistumista lisätään ja osallistumisen muotoja kehitetään. Näkyminen sinänsä on tavoite, koska se lisää sairaanhoitopiirin tunnettuutta. Osallistumisen muotoja ja sisältöjä on pohdittava yhdessä rekrytointiyksikön kanssa. Näkökulman pitäisi olla laajempi kuin pelkästään hoitohenkilökunnan rekrytoiminen. Sosiaalista mediaa käsittelevän osion yhteydessä on esitetty, että rekrytointia varten perustetaan Facebook-sivusto. Muutama muu sairaanhoitopiirin on jo näin menetellyt. Perustelu on se, että rekrytointiviestinnässä tavoitellaan erityisesti nuoria ikäluokkia. Niihin kuuluvat ovat aktiivisia sosiaalisessa mediassa. Rekrytoijan pitää olla siellä, missä rekrytoitavat ovat. Rekrytointiviestintää varten ryhdytään tuottamaan lyhyitä videoleikkeitä, joita julkaistaan facebook-sivustolla, sairaanhoitopiirin verkkosivuilla ja Youtubessa.

22 22 Kriisiviestintä Kriisillä tarkoitetaan kriisiviestinnän yhteydessä paitsi varsinaista kriisiä, myös kriisin uhkaa sekä poikkeuksellisia tilanteita, jotka eivät ole varsinaisia kriisejä. Kriisi tai poikkeuksellinen tilanne voi syntyä fyysisesti oman organisaation ulkopuolella tai sen sisällä, se voi olla valtakunnallinen, alueellinen tai paikallinen. Kriisi voi koskea myös mainetta. Kriisiviestinnän lähtökohtana on hyvin järjestetty ja toimiva normaalitilanteiden viestintä. Jos viestintä on järjestämättä tai toimii huonosti, ennuste viestinnän onnistumiselle kriisitilanteessa on huono. Normaaliolojen viestinnällä myös luodaan sitä luottamuspääomaa suhteessa toimittajiin, suureen yleisön ja sidosryhmiin, jota tarvitaan kriisitilanteessa. Kriisiviestinnässä on helpompi toimia, jos yhteisöä pidetään luotettavana ja asiallisena tiedottajana. Normaalitilanteissa on myös luotu kriisitilanteissa tarvittavat viestinnän toimintamallit, mediarekisterit ja välineet, joita tarvitaan kriisitilanteessa. Lisäksi tarvitaan kriisiä varten laadittuja erityisohjeita. On syytä muistaa, että epäonnistunut viestintä voi syventää kriisiä. Kriisiviestinnän tavoitteita ovat Auttaa kriisitilanteen haltuun otossa ja hallinnassa Estää ja vähentää vahinkoja Ohjeistaa henkilökuntaa ja kansalaisia Pitää organisaatio toimintakykyisenä Kriisiviestinnän periaatteita ovat Nopeus Avoimuus Totuudenmukaisuus Yksilön identiteetin kunnioittaminen ja suojaaminen Kriisiviestintää johtaa sairaanhoitopiirin johtaja. Hänen tuekseen kootaan viestinnän johtoryhmä, jossa ovat jäseninä sen yksikön johtaja, jota kriisi koskee, muut sairaanhoitopiirin johtajan nimeämät henkilöt sekä kriisiä varten perustettava tiedotuskeskus. Tiedotuskeskuksessa työskentelee viestinnän johtoryhmän lisäksi kolme työntekijää. Yhden tehtävä on tilanteen seuranta, yksi päivittää sairaanhoitopiirin verkkosivuja ja sosiaalisen median kanavia ja yksi tuottaa tekstejä. Osa kriiseistä koskettaa useita viranomaisia. On osoittautunut, että kriisin hoidossa mukana olevien organisaatioiden on vaikea pysytellä reaaliaikaisen tilanteen tasalla. Esimerkiksi sairaala ei välttämättä saa nopeasti tietoja poliisin tai pelastuslaitoksen antamista tiedotteita ja ohjeista. Tiedonkulku viranomaisten tiedotusorganisaatioiden välillä ei usein

23 23 ole niin nopeaa kuin pitäisi. Kriiseissä mukana olleet tiedottajat sanovat, että media yleensä tietää asioista nopeammin ja enemmän kuin kriisiä hoitava yksittäinen viranomainen. Ajantasaisen tiedon varmistamiseksi kriisin tiedotuskeskuksella on oltava käytössään virvepuhelin ja sitä käyttämään koulutettu henkilö. Verkkosivut ja sosiaalinen media ovat osoittautuneet kriisiviestinnässä erinomaisiksi välineiksi. Sairaanhoitopiirin verkkosivujen toimivuus kriisitilanteessa pitää varmistaa. Internet-sivustolle on tehty nopeasti vaihdettava krisiisitilanteen etusivu. Sen sisällön toteuttaminen on vielä ohjeistamatta. Verkkosivuja pitää pystyä kriisitilanteessa päivittämään nopeasti ja tiheään. Tämä saattaa aiheuttaa kriisitilanteessa ongelmia. Verkkosivuja on mahdollista päivittää talon ulkopuolelta vaikka normaalitilanteessa se on estetty tietoturvasyistä. Sellaista tilannetta ei ole testattu, että sivuja pitäisi pystyä päivittämään nopeasti virka-ajan ulkopuolella. Sairaanhoitopiirille perustetaan Twitter-tili. Normaalissa viestinnässä sitä voidaan käyttää tiedotteiden ja lyhytviestien jakamiseen ja kriisitilanteessa se voidaan ottaa kriisitiedotuksen käyttöön. Twitter-tili pitää olla valmiina. Sen perustaminen kriisitilanteessa vie turhaa aikaa. Turvallisuuspäällikkö on valmiussuunnitelmaan liittyen valmistamassa poikkeustilanteiden viestinnän ohjetta. Kun ohje on hyväksytty, se liitetään yhdeksi tämän suunnitelman liitteistä. SISÄINEN VIESTINTÄ Lähiverkot tärkeitä Viestinnässä kaikki vaikuttaa kaikkeen. Edellä on sivuttu sitä, että ulkoinen viestintä vaikuttaa työyhteisön sisäiseen identiteettiin. Ihmiset tulkitsevat yhteisöään julkisuuden kautta ja jos julkisuus on myönteistä, sillä on myönteinen vaikutus työyhteisöön. Vastaavasti työyhteisön identiteetti ja kulttuuri vaikuttavat ulkoiseen viestintään. Se tapahtuu erityisesti lähiverkkojen kautta. On laskettu, että ihmisellä on lähipiirissään eli lähiverkossaan noin 25 henkilöä. Sillä, mitä me viestitämme omassa lähiverkossamme työyhteisöstämme, on erittäin suuri vaikutus. Kyse ei ole pelkästään määristä vaan ennen kaikkea vaikuttavuudesta. Kasvokkain tapahtuva viestintä on teholtaan kaikkein parasta ja olemme taipuvaisia uskomaan viestejä, jotka tulevat ihmisiltä, joista pidämme ja joihin olemme sitoutuneet. PPSHP:n kohdalla myös määrät ovat suuret. Lähes hengen työyhteisön lähiverkojen yhteenlaskettu koko on noin henkilöä (lähiverkot ovat jonkin verran päällekkäisiä sillä sama henkilö voi kuulua useamman työntekijän lähiverkkoon). Ei ole lainkaan yhdentekevää, millaisia viestejä työyhteisöstä tässä verkostossa välittyy.

24 24 Viestintä lähiverkossa voi olla passiivista. Tällöin työntekijä ei koskaan puhu työhön ja työyhteisöön liittyvistä asioista. Tämä on negatiivinen viesti, koska kuitenkin tiedetään, missä hän on töissä. Joskus kuulee väitettävän, että ei haittaa, jos mitään ei puhuta. Tärkeintä on, että ei puhuta negatiivisia. Tämä ajatus on kuitenkin virheellinen. Puhumattomuus on aina negatiivinen viesti. Jokin on vialla yhteisössä, johon kuulutaan, mutta josta ei koskaan puhuta. No news is bad news. Lähiverkkoviestintä voi olla myös reaktiivista. Tällöin työntekijä vastaa, kun häneltä kysytään työyhteisöön liittyvistä kysymyksistä. Myös tällaisen viestinnän sävy on negatiivista. Aktiivinen lähiverkkoviestintä on sitä, että työntekijä kertoo lähiverkossaan oma-aloitteisesti työyhteisöönsä liittyvistä asioista. Tämä on myönteistä viestintää ja sen vaikutus on merkittävä. Se kestää myös sen, että välillä asioista kerrotaan kriittisesti. Työyhteisön kehittämisen ja sisäisen viestinnän kehittämisen yksi tavoite on synnyttää työyhteisö, jonka jäsenet ovat aktiivisia viestijöitä omassa lähiverkossaan. Se synnyttää ulkoista viestintää, jonka arvoa ei pystytä mittaamaan. Johtamisen väline Sisäinen viestintä on johtamisen työkalu. Se tekee mahdolliseksi tavoitteellisen työskentelyn organisaatiossa. Sen avulla voidaan sitouttaa työntekijöitä organisaation tavoitteisiin ja arvoihin. Sisäinen viestintä voi olla työkalu vain, jos se on jatkuvaa, säännöllistä, avointa ja vuorovaikutteista. Työkalu ei ole hyvä, jos tieto kulkee vain ylhäältä alas. Viestinnän on oltava vuorovaikutteista, jotta johto saa palautetta ja voi reagoida siihen. Organisaatio pystyy saamaan aikaan tuloksia vain, jos henkilökunta on motivoitunutta ja sitoutunutta. Sisäisen viestinnän ja työtyytyväisyyden välillä on tutkittu olevan voimakas korrelaatio. Asiaa on selvitetty molemmista suunnista. Sellaisissa organisaatioissa, joissa on hyvä työilmapiiri, on havaittu olevan hyvä sisäinen viestintä. Sellaisissa organisaatioissa, joissa on hyvä sisäinen viestintä, on mitattu korkea työtyytyväisyys. Esimies avainviestijä Kaikissa sisäistä viestintää käsittelevissä tutkimuksissa on todettu, että lähintä esimiestä pidetään yhtenä tärkeimmistä luotettavan tiedon lähteistä. Siksi työyhteisön kehittämisessä ja johtamisen kehittämisessä tulisi kiinnittää huomiota esimiesten henkilökohtaisiin viestintätaitoihin. Kaikessa sisäisessä viestinnässä osa viestinnästä on spontaania, osa organisoitua. Molemmille pitää jättää tietoisesti tilaa. Esimiesten pitää olla läsnä työyhteisössään, jotta syntyy vuorovaikutustilanteita. Toisaalta työyhteisön pitää luoda rutiineja, joissa voidaan viestiä organisoidusti.