Viestintäsuunnitelma - selvitys avoimuuden ja aktiivisen tiedottamisen toteutumisesta liikenne- ja viestintäministeriössä

Transkriptio

1 Liikenne- ja viestintäministeriö Ministeriön viestintä Viestintäsuunnitelma - selvitys avoimuuden ja aktiivisen tiedottamisen toteutumisesta liikenne- ja viestintäministeriössä Sisällys Johdanto...2 Tavoitteet ja periaatteet...2 Viestinnän sisällöt ja painopisteet...2 Hanketiedottaminen...3 Ministerin viestintätuki...3 Kanavat...3 Tiedotusvälineyhteistyö...3 Verkkoviestintä...4 Julkaisut ja esitteet...4 Sisäinen viestintä...5 Pörssiyhtiön omistajatiedotus...5 Ruotsinkielinen viestintä...5 Kriisiviestintä...5 EU-tiedotus ja kansainvälinen viestintä...5 Yhteiskunnallinen mainonta...5 Asiointi, asiakaspalvelu... 6 Kansalaisneuvonta... 6 Kirjaamo... 6 Vuorovaikutus, sidosryhmien vaikutusmahdollisuudet... 6 Viestinnän organisointi...7 Yhteistyö...7 Mediaseuranta...7 Viestinnän seuranta ja tutkimus

2 Johdanto Asetuksessa viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta sekä Valtionhallinnon viestintäsuosituksessa velvoitetaan viranomaiset laatimaan viestintäsuunnitelma. Viestintäsuunnitelmassa kerrotaan, miten julkisuuslain velvoitteet aktiivisesta toiminnan avoimuudesta ja yksilöiden mahdollisuudesta saada tietoa viranomaisen toiminnasta on toteutettu tai aiotaan toteuttaa. Tältä pohjalta liikenne- ja viestintäministeriö on laatinut tämän katsauksen viestinnän hoitamisesta ja avoimuuden toteuttamisesta. Viestintäsuunnitelma on laadittu vuonna 2003 ja päivitetty syksyllä Ministeriön viestinnän rooli perustuu ministeriön työjärjestykseen. Viestinnän tavoitteita, tehtäviä ja organisointia on käsitelty yksityiskohtaisesti vuonna 2001 hyväksytyssä viestintästrategiassa. Viestintästrategian pohjalta on laadittu käytännön viestintäohjeita ministeriön virkamiehille. Ministeriön viestintäyksikkö kokoaa puolivuosittain luettelon käynnistettävistä viestintäprojekteista. Isoille hankkeille tehdään erilliset viestintäsuunnitelmat. Tavoitteet ja periaatteet Liikenne- ja viestintäministeriö toimii mahdollisimman avoimesti ja tiedottaa aktiivisesti ja kattavasti. Ministeriön viestinnän lähtökohtana on hallinnon avoimuus ja kansalaisten oikeus saada tietoa. Lisäksi ministeriö tukee viestinnällä toimintaansa ja edistää liikenne- ja viestintäpoliittisten tavoitteiden toteutumista. Ministeriön viestinnän lähtökohta on tarjota riittävästi tietoa, jotta yhteiskunnan eri toimijat voivat muodostaa kuvan ministeriöstä ja sen toiminnasta. Ministeriö ei käytä resursseja itsetarkoitukselliseen yhteisökuvan luontiin. Viestinnän sisällöt ja painopisteet Liikenne- ja viestintäministeriössä käsiteltävät asiat koskettavat kiinteästi kansalaisten arkea ja yritysten toimintaa. Tämän vuoksi ministeriö on paljon esillä julkisuudessa ja sen toiminnasta kaivataan paljon tietoa. Tietoa tarvitaan erityisesti päätöksenteosta, lainvalmistelusta, suunnitelmista ja strategioista, toimialan kehityksestä, tekniikan hyödyntämisestä ja kansainvälisestä toiminnasta. Erityisesti ministeriö pitää esillä tavoitteitaan ja linjauksiaan. Viestinnän koordinoinnilla ja priorisoinnilla varmistetaan, että ministeriön käsittelemästä suuresta tietomäärästä pääsevät esille olennaiset asiat. Kaikissa ministeriöstä lähtevissä viesteissä painotetaan asian syitä ja seurauksia. Uudistusten perustelut ja vaikutukset tuodaan selkeästi esiin. Hyötyjen ohella kerrotaan haitat ja lakimuutosten erilaiset vaikutukset eri ryhmille. 2

3 Ministeriöllä on laajaa tutkimus- ja kehittämistoimintaa. Tutkimushankkeita ja niiden tuloksia esitellään seminaareissa sekä ministeriön Internet-sivuilla ja julkaisuissa. Monilla suurilla tutkimusohjelmilla on myös omaa julkaisutoimintaa ja omat Internet-sivunsa. Hanketiedottaminen Viestinnällä katetaan tärkeimpien lainvalmistelu- ja muiden hankkeiden koko elinkaari. Ensi kertaa pyritään tiedottamaan jo silloin kun hanketta vasta suunnitellaan. Hankkeen vaiheita seurataan verkkosivuilla. Myös toimeenpanosta ja seurannasta tiedotetaan. Tärkeimmistä hankkeista tiedotetaan tiedotusvälineiden kautta, ministeriön verkkosivuilla sekä hankerekisterin avulla. Ministeriö tiedottaa työryhmien, neuvottelukuntien ja muiden valmisteluelinten asettamisesta sekä niiden esityksistä. Uusista työryhmistä tiedottaminen on tärkeää, koska siten käynnistyy usein merkittävien uudistusten valmistelu. Liikenne- ja viestintäministeriö vie valtioneuvoston hankerekisteriin (HARE) tiedot julkisista hankkeista, myös ilman asettamispäätöstä käynnistetyistä säädöshankkeista sekä työryhmien ja toimielinten kokoonpanoista. HARE:n kansalaisille tarkoitettu Internetversio on osoitteessa Ministeriön yksiköistä on nimetty vastuuhenkilöt, jotka huolehtivat hankkeiden asettamispäätösten ja tilannekuvausten rekisteröimisestä HARE:en sekä toimittavat hankeasiakirjat tietopalveluun rekisteröitäväksi. Hankerekisteriin tallennetaan tiedot hankkeen alkamisesta, käsittelyvaiheesta ja määräajasta sekä hankkeen valmistelusta vastaavasta henkilöstä tai työryhmän jäsenistä. Ministerin viestintätuki Ministeriön viestintä -yksikkö on toiminnallisesti ministerin alaisuudessa ja tukee ministeriä viestinnässä ja julkisessa esiintymisessä. Ministeriön viestintä julkaisee ministerin puheita, puhereferaatteja ja artikkeleita sekä järjestää taustoittavia lehdistötapaamisia. Kanavat Tiedotusvälineyhteistyö Liikenne- ja viestintäministeriö tekee kiinteää yhteistyötä tiedotusvälineiden kanssa. Niiden kautta saadaan tieto ministeriön toiminnasta laajasti kansalaisten tietoon. Tiedotusvälineet ovat ministeriölle kustannukset ja resurssit huomioon ottaen tehokkain tapa tavoittaa kansalaiset. Toimittajille hankitaan heidän tarvitsemansa materiaali ja etsitään kuhunkin aiheeseen oikeat asiantuntijat antamaan lisätietoja. Jokaisen virkamiehen on oltava valmis kertomaan omista työtehtävistään. Ministeriö lähettää lehdistötiedotteita lähes päivittäin. Ne jaetaan tiedotusvälineille niiden toivomalla tavalla. Lehdistötiedotteiden jakelussa on mukana myös muita ministeriön 3

4 sidosryhmiä. Verkkosivuilla tiedotteet ovat kaikkien luettavissa. Tärkeimmistä asioista pidetään lehdistötilaisuuksia. Erityisesti liikenne- ja viestintäalaa seuraaville toimittajille järjestetään myös taustoittavia tapaamisia. Keskeisille tiedotusvälineille lähetetään joka perjantai lista tulevan viikon tapahtumista uutissuunnittelun helpottamiseksi. Tiedotusvälineitä ja toimittajia kohdellaan tasapuolisesti. Materiaalit toimitetaan tiedotusvälineille maksutta. Verkkoviestintä Verkkoviestintä on yhä tärkeämpi osa ministeriön viestintää. Verkkopalvelu rakennetaan asialähtöisesti ja käyttäjäystävällisesti. Verkkoviestinnän periaatteita ovat nopeus, ajankohtaisuus, vuorovaikutteisuus ja selkeys. Perusmateriaalia ministeriön verkkosivuilla ovat tiedotteet, keskeiset säädösesitykset ja hankkeet, päätökset, politiikat, ohjelmat, strategiat, julkaisut ja raportit sekä tutkimukset. Lisäksi verkkosivuilla esitellään keskeiset valmisteilla olevat EU-asiat, toimialakohtaiset katsaukset sekä kannanotot ja puheet. Ministeriön toimintaan läheisesti liittyvät, mutta muulle viranomaiselle kuuluvat asiat (esimerkiksi verotus) hoidetaan linkeillä. Verkkoviestinnän merkitys korostuu kriisiviestintää vaativissa erityistilanteissa. Suomen- ja ruotsinkielisen palvelun lisäksi tarjotaan palvelua neljällä muulla kielellä. Englanniksi kerrotaan ministeriöstä, Suomen erityispiirteistä ja ajankohtaisista asioista. Venäjänkielisillä sivuilla on ministeriön esittely sekä venäläisille autoilijoille suunnattua tietoa, saksan- ja ranskankielisillä sivuilla on ministeriön esittelyn lisäksi tietoa Suomen liikenteen ja viestinnän erityispiirteistä. Ministeriön verkko-osoite on jouduttu valitsemaan lähinnä ulkomaisia asiakkaita ajatellen. Sivuston löydettävyyden parantamiseksi ovat lisäksi käytössä ohjausosoitteet sekä Ministeriön viestintä vastaa www-palvelun laadusta, kehittämisestä ja organisoinnista, suunnittelee rakenteen ja päättää ulkoisten palvelujen ostosta. Verkkopäätoimittajalla on kokonaisvastuu palvelusta. Julkaisut ja esitteet Ministeriöstä valmistuu vuosittain noin 100 julkaisua kahdessa julkaisusarjassa. Tärkein näistä on tulevaa luotaava ohjelmat ja strategiat -sarja. Kaikki työryhmämietinnöt ja tutkimusraportit julkaistaan ministeriön julkaisusarjassa. Esitemateriaalia tuotetaan erityisesti toiminnan esittelyn ja kampanjoinnin tarpeisiin sekä kansainvälisen yhteistoiminnan avuksi. Kaikki ministeriön julkaisut ovat luettavissa ja tulostettavissa Internet-sivuilla. Julkaisujasarja on lisäksi myynnissä Editassa. Yksiköt jakavat julkaisuja sidosryhmille, ja tiedotusvälineet saavat kaikki haluamansa julkaisut maksutta ministeriön viestinnästä. 4

5 Sisäinen viestintä Sisäisellä viestinnällä edistetään avointa toimintakulttuuria ja motivoivaa työympäristöä. Hyvin hoidettu sisäinen viestintä tukee ulkoista viestintää. Avoin ja nopea tiedonkulku on tärkeää kaikilla tasoilla. Vireillä olevista asioista viestitään ministeriön sisällä laajasti jo valmisteluvaiheessa. Pörssiyhtiön omistajatiedotus Liikenne- ja viestintäministeriö tiedottaa niistä hallinnonalan pörssiyhtiön (Finnair) asioista, jotka koskevat valtion omistajuutta yhtiöissä. Arvopaperimarkkinalaki ja pörssisäännöt asettavat erityisehtoja tiedottamisen ajoitukselle ja sisällölle. Ministeriön omistajatiedotus on niin avointa kuin pörssisäännöt sallivat. Tieto pyritään välittämään kaikille osakkeenomistajille samanaikaisesti ja heti kun tiedotettavaa on. Ruotsinkielinen viestintä Ministeriö palvelee ruotsinkielisiä kansalaisia näiden äidinkielellä. Ministeriön viestintä vastaa ruotsinkielisiin tiedusteluihin ja etsii asiantuntijat, jotka pystyvät kertomaan asioista ruotsin kielellä. Suurin osa tiedotusmateriaalista tarjotaan myös ruotsinkielisenä. Ruotsinkielinen verkkosivusto on lähes yhtä kattava kuin suomenkielinen. Lehdistötiedotteista lähes kaikki tuotetaan myös ruotsiksi. Kaikissa julkaisuissa on ruotsinkielinen kuvailulehti ja ohjelmiin ja strategioihin kirjoitetaan ruotsinkielinen tiivistelmä. Kriisiviestintä Ministeriöllä on kriisiviestinnän ohje erilaisten poikkeavien tilanteiden ja onnettomuuksien varalle. Häiriötilanteissa tiedottamista tehostetaan nopeasti. Viestinnän onnistumiseksi ollaan yhteistyössä valtioneuvostotasolla sekä hallinnonalalla. Tiedottaminen kytketään tiiviisti tilanteen hoitoon. EU-tiedotus ja kansainvälinen viestintä Liikenne- ja viestintäministeriö vastaa kotimaassa oman vastuualueensa EU-asioista tiedottamisesta. Pääasiassa tiedotetaan ministerineuvoston työskentelystä ja päätöksistä. Ministeriön tiedottaja osallistuu ministerineuvoston liikenne- ja telealan kokouksiin ja laatii kokouksista lehdistötiedotteita. Yhteistyötahoja ovat valtioneuvoston tiedotusyksikkö ja Suomen EU-edustuston tiedotus. Sidosryhmien on tärkeää saada tietoa EU-hankkeista heti niiden käynnistyessä sekä eri käsittelyvaiheissa. Sidosryhmät saavat tietoa liikenne- ja viestintäjaostojen ohella neljä kertaa vuodessa ilmestyvästä EU-vaihde -lehdestä. EU-vaihdetta jaetaan mm. muulle hallinnolle, järjestöille, kansanedustajille, tiedotusvälineille ja europarlamentaarikoille. Se on luettavissa myös ministeriön verkkosivuilla ja sitä voi tilata ilmaiseksi ministeriön viestinnästä. Yhteiskunnallinen mainonta Liikenne- ja viestintäministeriön tiedottamisessa käytetään myös yhteiskunnallisen mainonnan keinoja. Kampanjointia ja muita maksettavan viestinnän keinoja käytetään silloin, kun asiaa ei muuten saada kyllin varmasti perille, vaan tarvitaan toistoa ja tehokasta kohdentamista. Tämä on tarpeen mm. lakimuutostiedottamisessa sekä asenteita ja käyttäytymismalleja muokkaamaan pyrkivässä valistuksessa ja turvallisuusviestinnässä. 5

6 Tiedotus- ja asennemuokkauskampanjat järjestetään usein monien osapuolten yhteistyönä, mikä tehostaa viestien perillemenoa. Kampanjoita on mm. liikenneturvallisuudesta, joukkoliikenteestä, tietoturvasta ja digi-tv:stä. Asiointi, asiakaspalvelu Kansalaisneuvonta Liikenne- ja viestintäministeriön yhteystiedot löytyvät Internet-sivuilta, kaikista omista esitteistä ja lukuisista hakemistoista. Verkkosivuilla on kaikista virkamiehistä valokuvin varustettu henkilöhakemisto, josta oikean virkamiehen löytää aakkosellisen, tehtäväkohtaisen tai organisaationmukaisen haun kautta. Kuvallinen henkilöhakemisto julkaistaan myös painettuna ja sitä jaetaan mm. sidosryhmille, toimittajille ja vierailijoille. Ministeriö haluaa palvella kaikkia asiakkaitaan: yhteisöjä ja yksityisiä kansalaisia. Kansalaisten elämää koskettavia asioita käsitellään ministeriössä paljon, mutta suora kansalaisneuvonta on usein tarkoituksenmukaisempaa hoitaa hallinnonalan virastojen ja laitosten kautta. Yksittäisten kansalaisten palvelemista yritetään rajallisten resurssien takia tehostaa. Kansalaisille voidaan valmistaa koottua materiaalia tai heidät voidaan ohjata hankkimaan lisätietoa verkkosivuilta. Ministeriöllä on yleinen -sähköpostiosoite, johon voi lähettää kysymyksiä, ehdotuksia ja kommentteja ministeriön toimialasta. Kaikkiin viesteihin pyritään vastaamaan mahdollisimman pikaisesti tai kysymykset lähetetään hallinnonalan virastojen ja laitosten vastattaviksi. Jos asia ei kuulu ministeriön toimialaan, ohjaa palvelua hoitava tiedotussihteeri kysyjän oikeaan organisaatioon. Ministeriön viestintä pyrkii päivystämään virka-aikaa pitempäänkin, ja tiedottajat ovat tiedotusvälineiden tavoitettavissa myös matkapuhelimitse. Kirjaamo Ministeriölle osoitettu ja ministeriöstä lähtevä virallinen posti kulkee kirjaamon kautta. Ministeriön aloitteet kirjataan hallintodiaariin, josta voidaan nähdä, mitä asioita ministeriössä on tullut vireille. Ministeriön virallinen sähköpostiosoite on johon viralliset asiakirjat lähetään. Asiakirja toimitetaan diaariin rekisteröinnin jälkeen esittelijälle. Virkamiehen on ilmoitettava suoraan hänelle saapuneesta sähköisestä asiakirjasta välittömästi lähettäjälle esimerkiksi sähköpostikuittauksella, minkä jälkeen hänen pitää lähettää asiakirja kirjaamoon rekisteröitäväksi. Kirjaamossa on päivystys virka-aikaan. Vuorovaikutus, sidosryhmien vaikutusmahdollisuudet Ministeriö haluaa lisätä vuorovaikutusta kansalaisten ja sidosryhmien kanssa. Viestinnässä painotetaan suunnitelmia ja vireillä olevia asioita, joihin vielä voi ottaa kantaa ja vaikuttaa. Kansalaiset ja sidosryhmät voivat osallistua keskusteluun ja hankkeiden valmisteluun myös antamalla lausuntoja. Lakihankkeista järjestetään virallinen lausuntokierros. Kuulluiksi tulevat asian mukaan kaikki keskeiset liikenne-, viestintämarkkina- ja 6

7 tietoyhteiskunta-alan käyttäjä-, kuluttaja-, ympäristö- ym. järjestöt. Lausuntopyynnöt ovat lisäksi useimmiten saatavilla verkkosivuilla. Yksittäisten kansalaisten näkökannat tulevat edustetuiksi lähinnä edustuksellisen demokratian ja järjestöjen kautta. Kansalaispalautetta otetaan kuitenkin mielellään vastaan ja kansalaisten kysymyksiin vastataan. Kaikkien käytettävissä on mm. asiointisähköpostisoite Viestinnän organisointi Ministeriön johto vastaa viestinnän yleisistä linjauksista, painotuksista ja resurssoinnista ja osallistuu keskeisesti viestinnän toteutukseen. Ministeriön viestintä -yksikkö toimii ylimmän johdon apuna viestintäasioissa. Viestintä konsultoi osastoja ja yksiköitä niiden vastuulla olevissa viestintäasioissa. Se seuraa viestintätarpeita, suunnittelee ja käynnistää tiedotustoimia ja vastaa viestinnän linjauksista ja kehittämisestä. Osastot ja yksiköt huolehtivat oman vastuualueensa tiedonkulun sujumisesta ja omien sidosryhmiensä informoinnista. Viestintäjohtaja kuuluu ministeriön johtoryhmään; tiedottajat osallistuvat osastojen johtoryhmien kokouksiin. Yhteistyö Liikenne- ja viestintäministeriö tekee viestinnän yhteistyötä erityisesti hallinnonalan ja muiden ministeriöiden kanssa. Hallinnonalan valtionyhtiöt, virastot ja laitokset ovat itsenäisiä toimijoita, joilla on oma viestintänsä. Ministeriö kannustaa hallinnonalaa omaa toimialaa koskevaan tiedottamiseen ja keskusteluun. Hallinnonalan ja ministeriön viestinnällinen yhteistyö on tärkeää. Sen merkitys korostuu erityisesti isoja uudistuksia valmisteltaessa sekä akuuteissa ongelmatilanteissa. Yhtiöiden kanssa ollaan yhteistyössä omistajaohjaukseen liittyvässä viestinnässä ja pörssiyhtiön kanssa lisäksi pörssitiedottamisessa. Ministeriöllä on viestintäyhteistyötä myös alan järjestöjen ja yritysten kanssa (ks. kanavat/yhteiskunnallinen mainonta). Mediaseuranta Ministeriön viestintä on järjestänyt päivittäisen mediaseurannan, jonka avulla luodataan ministeriötä koskevien aiheiden käsittelyä ja yleistä mielipideilmastoa. Mediaseurannan avulla saadaan hyödyllistä palautetta ministeriön toiminnasta. Mediaseuranta kattaa suurimmat päivälehdet, ammattilehdet ja tärkeimmät aikakauslehdet. Myös verkkolehtiä ja tiedotuspalveluita seurataan. Tarvittaessa nauhoitetaan televisio- ja radiolähetyksiä. 7

8 Mediaseurannassa esille nouseviin asioihin reagoidaan tarpeen mukaan. Tiedotteilla tarkennetaan uusia tai vaillinaisesti ymmärrettyjä asioita, virheet oikaistaan ja yleisönosaston kirjoituksiin vastataan varsinkin, jos niissä on esitetty ministeriölle kohdistettuja kysymyksiä. Viestinnän seuranta ja tutkimus Ministeriön viestintä -yksikkö seuraa ministeriön viestinnän toteutumista itsearvioinnein ja ulkoisin tutkimuksin. Ministeriö teettää säännöllisesti tutkimuksia mm. henkilökunnan, median ja muiden sidosryhmien käsityksistä ja odotuksista. Tutkimustulokset ja niiden pohjalta käynnistettävät toimenpiteet esitellään ministeriön johdolle. Ministeriö osallistuu noin joka toinen vuosi toimittajille suunnattuun mediabarometritutkimukseen sekä muihin erityisesti julkishallinnon organisaatioiden viestinnän tutkimuksiin. Sisäisestä viestinnästä ja verkkoviestinnästä tehdään 2-3 vuoden välein käyttäjätutkimuksia. 8