Mm. pää-, rakenne-, M m. tarjouspyynnöt,

Transkriptio

1 I.5 KUNNAN TALONRAKENNUS l) Asiakirjan Asiakirjan nimi Asiakirjan tietosisältö ja sen tarkoitus Vähimmäissäilytysaika 1 Rakennuslupaasia ki rj a t 2 Tarkepiirustukset 3 M u u t piirustukset 4 U rakkasopimukset ja niihin liittyvät asiakirjat 5 Rakentamisen aikaise t asia k i rj at Lupahakemusten t oisteet, päätökset, piirustukset Mm. pää-, rakenne-, lvi-, sähkö-, kone-, maalaus-, louhinta-, salaoja- ja deta'jipiirustukset sekä sisustus- ja istutuspiirustukset S uunni t t e 1 u un 1 ii t t y- vät M m. tarjouspyynnöt, tarjoukset, urakkaohjelmat, rakennustapaselostukset, t yöselitykset, kustannusarviot ja vastaavat Mm. työmaakokousten pöytäkirjat, työrnaapäiväkirjat, vastaanotto- ja tarkastuspöytäkirjat, takuuasiakirjat, käyttöluvat ja vastaavat uotta; ks. myös rakennusvalvonta Pääpiirustukset säilytetään, muut hävitetään kun rakennus on purettu Hylätyt tarjoukset uotta, muut hävitetään kun rakennus on purettu 15 vuotta rakennuksen vastaanottamisesta 1) Talonrakennuksella tarkoitetaan tässä yhteydessä uudisrakennushankkeiden, perusparannusten ja -korjausten hanke- ja esisuunnittelua, varsinaista teknistä suunnittelua, rakentamista ja tonttitöitä. Talonrakennuksen piiriin luetaan mm. talot, liikennerakennukset, (esim. asemat ja terminaalit), vesi- ja viemärilaitostoimintaan liittyvät rakennukset (esim. käsitteiyiaitokset, pumppaamot ja vesitornit) ja energiahuoitoon liittyvät rakennukset (esim. voimalaitokset, lämpö kes ku kset, muun t amot ), väest önsuojat ja varastot. 23

2 Asia- Asiakirjan nimi Asiakirjan tietosisältö Vä h immäiskirjan ja sen tarkoitus säilytysai ka II Pii r us t us re k is t eri Rak nn isrekisteri Rakennustoimikunnan pöytäkirjat Rakentamista koskeva kirjeenvaihto Suunnittelukilpailuasia k i rj at Taidesuunnitelmat 12 Tyyppirakennuspiirust ukset Voi olla muodoltaan kortisto, luettelo tai at k-t iedosto Sisältävät perust iet oja rakennuksesta; voi olla muodoltaan kortisto, luettelo tai atk-tiedosto Takaukset, muut pankkiasiat, projektikohtainen kirjeenvaihto Kilpailuehdotukset, osanottaj aluet telot, palkintoluettelot ja vastaavat Pysyvästi säilytetään pääpiirustusten rekisteri t ied o t, rnu u t rekisteri t ied o t hävitetään kun ei enää taxvita Pysyvästi säilytett ä- vät rekisteri t ied ot säilytetään paperiasiakirjoina tai mikrofilmeillä yhtä kauan kuin vastaavat piirustukset S äi 1 yte t ään 15 vuotta rakennuksen vastaanott amisesta Palkitut, lunastetut ja erityismaininnan saaneet ehdotukset sekä osanottaja- ja palkintoluettelot säilytetään, muut asiakirjat hävitetään kun ei 24

3 Asia- Asiakirjan nimi Asiakirjan tietosisältö Vähimmäiskirjan ja sen tarkoitus säil yt ysai ka 13 Suunnittelusopimukset 2 vuotta sopimussit oumus ten päät tymisestä; jos kuitenkaan eläkkeiden määräyt y miseen vaikuttavia ja vastaavia tietoja ei ole saatavissa muista asiakirjoista, 50 vuotta 25

4 1.6 MAA- JA VESIRAKENNUS 1) Asia- Asiakirjan nimi Asiakirjan tietosisältö Vä himmäiskirjan ja sen tarkoitus säilytysaika 1 Katupiirust u kset Sis. myös rakennuskaava- ja muut tiet sekä yleiset alueet, jotka kunta rakentaa 2 Muut Sis. myös rakennuskad u ns u u nni t t el uasia- k aava- j a muut tiet kirjat sekä yleiset alueet, jotka kunta rakentaa 3 Kaukolämpö-, kaasu-, viemäri- ja vesijohtopiirust u kset ja -suun ni te 1 m at 4 Vesijohto- ja viemäri- Verkostot verkosto kartat uotta korvaavien piirustusten valmistumisesta tai kadun käytöstä poistamisesta asiakirjat h ävi tetään kun ei enää tarvita piirustukset ja suunnitelmat hävitetään kun ei enää tarvita Pysyvästi säilytetään loppuvuoden tilanteesta otetut kopiot nollaan päättyviltä vuosilta, muut hävitetään kun ei Otos säilytetään paperiasiakirjoina tai mikrofilmeillä 1) Maa- ja vesirakennuksilla tarkoitetaan tässä yhteydessä katu-ja yms. liikenneväylien, ratojen, vesi väylien, satamien, lento kenttien, puistojen, t orien, urheilu kent t ien, u 1 koilualueiden, vesija viemäriverkostojen ja maakaapeleiden hanke- ja detaljisuunnittelua ja rakentamista sekä tällaisten ulkopuoiisten töiden valvontaa ja rakennuttamista. Maa- ja vesirakennukseen kuuluvat myös hankekohtaiset maaperätutkimus- ja mittaustehtävät sekä talonrakennushankkeiden yhteydessä rakennettavat katualueet, yleiset viemärit jne. 26

5 Asiakirjan Asiakirjan nimi 5 Siltapiirustukset ja -suunnitelmat Asia kirjan tietosisältö ja sen tarkoitus 6 U r a k k a-as i a k i rj at Mm. tarjouspyynnöt, tarjoukset, urakkasopimukset, työselitykset, työmaakokousten pöytäkirjat, työmaapäivä k i rj a t 7 Maa- ja vesirakennuksen rakenteiden tarkepiirustu kset 8 Piirust usre kisteri Voi olla muodoltaan kortisto, luettelo, atktiedosto Vä himmäissäiiytysaika Pääpiirustukset säilytet ään, purettujen siltojen muut piirustukset ja suunnitelmat hävitetään kun ei. Kui t e n k i n merkit t ä- vien siltahankkeiden vaihtoehtoratkaisujen pääpiirustukset säilytetään Urakkasopimukset, t arj ouspyyn nöt ja hyväksytyt tarjoukset 30 vuotta, työselitykset hävitetään kun ei, työmaakokousten pöytäkirjat ja työmaapäiväkirjat 10 vuotta kohteen valmistumisesta ja hylätyt tarjoukset 10 vuotta hrettujen rakenteiden piirustukset hävitetään Pysyvästi säilytettäviä piirustuksia koskevat rekisteritiedot säilytetään, muut rekisteritiedot hävitetään kun ei enää tarvita Pysyvästi säil ytet tävät re kisteritiedo t säilytetään paperi as ia k i rj o i n a tai mikrofilmeillä 27

6 Asia- Asiakirjan nimi Asiakirjan tiet osisält ö Vähimmäiskirjan n ro ja sen tarkoitus säilyt ysaika Katurekisteri Vesijohto- ja viemärirekisteri Katujen ja rakennuskaavateiden haltuun o t t o as i a ki rj a t - päätökset - haltuunottosopimukset - katselmusasiakirjat ja vastaavat Maa- ja vesirakennukseen liittyvät tutkimukset ja selvitykset Paalutus- ja betonoint i p ö y t ä k i rj a t Suunnittelua koskevat yleisluonteiset valmisteluasiakirjat Perustiedot kad uis t a ja teistä Mm. maaperätutkimukset, soratutkimukset, rakennettavuusselvitykset, perustamistapaselvitykset ja vastaavat rekisteri tiedot hävitetään kun ei enää tarvita rekisteritiedot hävitetään kun ei enää tarvita Hävitetään kun on kulunut uotta korvauksia koskevien päätösten lainvoimaisuudesta Keskeiset tutkimukset ja selvitykset säilytetään, muut hävitetään kun ei Purettujen rakenteiden pöytäkirjat hävi te t ään Suunittelutyön poh- jaksi kerätyt asiakirjat ja muut aineistot 28

7 Asiakirjan Asiakirjan nimi 15 Maa- ja vesirakennusta koskevat lausunnot ja vastaavat 16 Annettujen korkeuksien päiväkirjat Asiakirjan t ietosisältö ja sen tarkoitus Vähimmäissäilytysai ka ; mikäli vastaavat tiedot löytyvät muista kunnassa säilytettävist ä asiakirjoista, hävitetään kun ei 5v 29

8 1.7 LIIKENNESUUNNITTELU JA -TURVALLISUUS SEKÄ MUUT LIIKENNEASIAT Asia- Asiakirjan nimi Asiakirjan tietosisältö Vä h i m mäiskirjan ja sen tarkoitus säilyt ysai ka Liikenteen yleissuunnitelmat Liike nneväy lien yleissuunnitelmat Terminaalien yleissuunnitelmat Liikenteen ohjausasia k i rj at Pysäköintiasiakirjat 6 Lii kennet urvallisuusasia k i rj a t - liikenneturvallisuussuunnitelmat - liikenneopetusta ja -valistusta koskevat asiakirjat - saapuneet liikenneturvallisuusraportit - tieliikennevahinkoilmoitukset - lausuntojen toisteet Mm. kuntasuunnitelman sektorisuunnitelmat, yleis kaavan liikennesuunnitelmat, liikenneverkkosuunnitelmat, asemakaavalliset liikennesuunnitelmat, liikenneuudist ussuunnitelmat Mm. pysäköintitilaja j ou kkoliikenneterminaalisuunnitelmat Mm. liikennevalo-, liikennemerkki- ja tiemerkintäsuunnitelmat Mm. pysäköintimittarisuunnitelmat yms. asiakirjat ; mikäli kuitenkin suunnitelmat sisältyvät muihin kunnassa säilytettäviin asiakirjoihin, hävitetään kun ei enää tarvita suun n i t e 1 m a-asi a- kirjat hävitetään kun ei tiedot hävitetään kun ei Keskeiset asiakirjat säilytetään, muut 20 vuotta Keskeiset lausunnot säilytetään, muut 5 vuotta 30

9 Asia- Asiakirjan nimi Asiakirjan t ietosisält Ö Vä h i mmäiskirjan ja sen tarkoitus säilyt ysai ka 7 Jouk koliikennesuunni t el mat 8 Muut joukkoliikenneasiakirjat - aikataulu asi a k i rj at - joukkoliikennesopimukset - liikennelupia koskevat asiakirjat 9 Tietoliikenneas i a k i rj at - tietoliikennesuunnitelmat - muut asiakirjat Mm. reitti- ja linjasto- suunnitelmat 2 vuotta sopimuskauden päättymisestä 5 vuotta ao. lupakauden päättymisestä 31

10 1.8 VESI- JA VIEMÄRILAITOSTOIMINTA Asia- Asiakirjan nimi Asiakirjan tietosisäitö Vä himmäiskirjan ja sen tarkoitus säilytysaika Li i t t ymisso pimu kset oheisaineist oineen Jo h tojen sijoitusyms. sopimukset Rekisteri kiinteistöjen vesi- ja viemärijohtoasennus ten t y önj o h t a- jista Kiinteistöjen vesi- ja viemäröintipiirustu k- set Laskutus- ja vesimitta r ias i a k i rj a t - maksettuja jätevesimaksuja koskevat asiakirjat - maksettuja vesimaksuja koskevat asiakirjat - maksamattomia ja poistettuja maksuja koskevat asiakirjat - muut asiakirjat Työ las k u t usnsia ki rj at Kiinteistöön ja maaalaan liittyvät sopimukset Kartastot Oheisaineistoon voi- 2 vuotta sopimusvat kuulua mm. liitty- suhteen päättymimis hakemu kset sestä Mm. mittareiden luentakortit Mm. kantoluettelot, työmääräy kset 2 vuotta sopimuskauden päättymisestä tiedot hävitetään kun ei 2 vuotta rakennuksen purkamisesta 6v 2 v Kuvaavat mm. lähtö- arvot iet oj a. Ks. myös maa-ja vesi rakennus 32

11 Asiakirjan Asiakirjan nimi Asiakirjan tietosisältö ja sen tarkoitus Vä h im mäissäiiyt ysai ka 9 Annetut lausunnot 10 Viranomaisille vesi- ja viemäriiai t 0s toiminnoista lähetettyjen asiakirjojen t ois tee t Keskeiset säilytetään, muut hävitetään kun ei 30 v II Käyttöpäiväkirjat ja niiden perusteella laadit ut vuotta ly hyempien jaksojen tilastot 12 Luvat 5 vuotta lupaehtojen voimassaolon päättymisestä 33

12 7.9 YLEISTEN ALUEIDEN KUNNOSSAPITO Asiakirjan Asiakirjan nimi Asiakirjan tietosisältö ja sen tarkoitus Vähimmäissäilytysai ka 1 Kunnossapidon katu- Perustiedot kaduista, rekisteri (katukortit) teistä ja yleisistä alu- eista 2 Kunnossapidon suunnitelmapiirustu kset 3 Kunnossapitourakkaasiakirjat 4 Kunnossapitotyösuunnitelmat ja töiden kustannusarviot ; kuitenkin tarkepiirustukset säilytetään 5 vuotta suunnitelmakauden päättymisestä 34

13 1.1 0 RAKENNUSTEN KUNNOSSAPITO JA HOITO Asia- Asiakirjan nimi Asiakirjan tietosisältö Vähimmäiskirjan ja sen tarkoitus säilytysaika Rakennuskiinteistöre- Perustiedot rakenk is teri nuksesta ja tontista, usein kortistomuodossa Huoneistorekisteri Perustiedot huoneist osta, usein ko rt ist o- muodossa Rakennuskiinteistöjen Mm. polttoaineet, vekulutuskortit si, sähkö Siivouskortit S iivousmit oit usasiakirjat Talonkirjat 7 Kunnan omistamien vuokratalojen kustannuslas kelmat 8 Kiinteistöosakeyhtiöiden kunnossapitoa ja hoitoa koskevat asiakirjat Mm. pinta-alakortit sekä puhdistusaineiden ja työvälineiden seurantakortit Ajan tasalla olevat t ied o t säilytetään, käytöstä poistetut tiedot hävitetään kun ei Ajan tasalla olevat tiedot säilytetään, käytöstä poistetut tiedot hävitetään kun ei 5v 5v talo nkirj at hävitetään kun ei enää tarvita 35

14 1.1 1 JÄTEHUOLTO JA KAATOPAIKAT Asia- Asiakirjan nimi Asia kirjan tiet osisält ö Vähi mmäiskirjan ja sen tarkoitus säii yt ysai k a 1 Kunnan jätehuoltosuunnitelmat 2 Kiinteistöjen jätehuoltosuunnitelmat Hakemukset kiinteistön jättämiseksi järjestetyn jätteenkuljetuksen ulkopuolelle Kiinteistöjen jätehuolt oa, kaato pai k koj a j a roskaamista koskevat valvonta-asiakirjat - jätehuoltoviranomaisen jätehuoltolain nojalla antamat päätökset - valvontakäyntipö ytäkirj at - hakemukset 5 Jät teenkäsittely luvat 6 Jätehuoltomaksupäätökset 7 Jätehuollon kiinteist ö ko ht aiset t iedost ot Mm. jätehuoltokortit Hävitetään 5 vuoden kuluttua siitä, kun suunnitelmakausi on päättynyt Vastaavan päätöksen voimassaoloaika; hylätyt hakemukset 2 vuotta S äii yte t ään Tärkeät säilytetään, muut 5 vuotta 5 vuotta päätöksestä uotta lupakauden päättymisestä 5 vuotta tiedon käytöstä poistamisesta 36

15 Asia- Asiakirjan nimi Asia kirjan t ietosisältö Vä h i m mäiskirjan ja sen tarkoitus säilyt ysai ka 8 Kaatopaikkojen ja muiden vastaavien jätteiden käsittelypaikkojen asia ki rj a t - perustamkasiakirjat - käyt tösuunnitelmat - kaatopaikkapäiväkirjat S äii ytet ään 37

16 1.1 2 PUISTO- JA PUUTARHA-ASIAT Asia- Asiakirjan nimi Asiakirjan tietosisältö Vähimmäiskirjan ja sen tarkoitus säilytysaika 1 Istutus- ja viljelysuunnitelmat 2 Puistoalue- ja leikkiken ttärekisteri 3 Puistonhoito-ja puu- Mm. taimisto-, lan- 5 v tarhatyöhön liittyvät asiakirjat noite-, nurmikko-, ruohonleikkuu- ja kastelu-, leikkiväline-, puistonpenkki- ja roskalaatikkoasiakijat suunnitelmat hävitetään kun ei enää tarvita tiedot hävitetään kun ei 38

17 1.1 3 TIEASIAT Asiakirjan Asiakirjan nimi Asiakirjan tietosisältö ja sen tarkoitus Vahimmäissäilytysaika 1 Y ksityisteiden rakent amissuunnitelmat Hävitetään kun tie on poistettu käytöstä; toteutumattomat suunnitelmat 5 vuotta 2 Toimitus- yms. pöytäkirjat Tiedoksi saapuneita asiakirjoja 3 Y ksityisteiden kunnossapitosopimukset ja vastaavat asiakirjat 2 vuotta sopimuskauden päättymisestä 4 Y ksityisteiden avustuksia koskevat asiakirjat Kunnan ja valtion avustukset; myös katselmusasiakirjat 5 Tiekartat kartat hävitetään kun ei 6 Yksityistieluettelot ja -kortistot kortistot ja luettelot hävitetään kun ei 7 Tiehoitokuntien jäsen- ym. luettelot ja kortistot kortistot ja luettelot hävitetään kun ei Yleisten teiden lakkauttamista koskevat asiakirjat Y ksityisteiden muuttamista paikallisteiksi koskevat asiakirjat Pai kallistiekorvauksia koskevat asiakirjat Tiedoksi tulleita asiakirjoja Rakentaminen ja kunnossapito enää t arvit a 39

18 Asia- Asiakirjan nimi Asiakirjan tietosisältö Vähimmäiskirjan ja sen tarkoitus säilyt ysai ka 1 i Yleisten teiden yleisj a r ake n nuss uu n ni telmat 12 Yleisten teiden tienpi- Rakentaminen, pa- tosuunnitelmat rantaminen, kunnos- sapito 40

19 1.1 4 TEKNISEN HALLINNON ASIAKIRJAT, JOITA EI ENÄÄ KERRY Asia- Asiakirjan nimi Asia kirjan tiet osisäl tö Väh i m rnäiskirjan ja sen tarkoitus säilytysaika Rakennustarvikkeiden säännöstely Rakennustarvikkeiden jakoluettelot Rakennustyölupien t o is tee t Rakennustarvikkeiden ostolupien toisteet Rakennustyölupa- ja tarvikeanomu kset niihin liittyvine piirust uksineen Ra kennustar k kailukortit Voidaan hävittää Voidaan hävittää Voidaan hävittää Voidaan hävittää Voidaan hävittää 41